Câu 1. Phân tích mục đích của hoạt động đánh giá thực hiện công việc. lấy ví dụ minh hoạ. a. Khái niệm Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động so với các tiêu chuẩn đã được xác định và thỏa thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động. Đánh giá kết quả thực hiện công việc là xác định mức độ hoàn thành công việc của tập thể hoặc cá nhân so với các tiêu chuẩn đã đề ra hoặc so sánh với kết quả công việc của các tập thể, cá nhân khác cùng thực hiện công việc. b. Mục đích đánh giá thực hiện công việc * Mục đích đối với người lao động - Được cungm cấp các thông tin phản hồi Mục đích chính của hoạt động đánh giá thực hiện công việc trong việc cung cấp các thông tin phản hồi là tạo ra một cơ chế giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên và quản lý, giúp nhân viên hiểu rõ về mức độ hoàn thành công việc mà còn tạo ra cơ hội để phát triển và cải thiện năng lực cá nhân. Ví dụ, một công ty phần mềm thường xuyên thực hiện đánh giá để xác định hiệu suất làm việc của nhân viên trên dự án cụ thể. Kết quả đánh giá không chỉ đưa ra thông tin về việc hoàn thành công việc theo tiêu chí xác định mà còn cung cấp các điểm mạnh và điểm yếu cá nhân. Thông tin này sau đó được sử dụng để tạo ra cuộc trò chuyện giữa nhân viên và quản lý để thảo luận về cách cải thiện và phát triển. - Được ghi nhận, có thêm động lực lao động Mục đích chính của hoạt động đánh giá hiệu suất trong việc ghi nhận và thêm động lực lao động là tạo ra một hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu suất công bằng và minh bạch, đồng thời khuyến khích và thúc đẩy sự nỗ lực và đóng góp của nhân viên. Quá trình này không chỉ giúp xác định kết quả làm việc mà còn tạo ra cơ hội để nhân viên nhận được đánh giá tích cực và đồng thời giữ cho họ duy trì động lực cao. Ví dụ, một công ty sản xuất thực phẩm thường xuyên thực hiện đánh giá hiệu suất để theo dõi các chỉ số hiệu suất của nhân viên trên dây chuyền sản xuất. Kết quả đánh giá không chỉ ghi nhận việc đáp ứng đúng tiêu chí chất lượng và an toàn mà còn theo dõi tốc độ làm việc và sự chủ động trong việc giải quyết vấn đề. Thông tin này sau đó được sử dụng để tạo ra bảng xếp hạng hiệu suất và khen ngợi những nhân viên có hiệu suất xuất sắc. - Xác định mục tiêu, định hướng phát triển Mục đích chính của hoạt động đánh giá hiệu suất trong việc xác định mục tiêu và định hướng phát triển là giúp nhân viên hiểu rõ về mục tiêu nghề nghiệp của họ, xác định những kỹ năng cần cải thiện, và xây dựng một hướng đi phát triển cá nhân và nghề nghiệp hợp lý. Ví dụ, một công ty dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp thường xuyên thực hiện đánh giá hiệu suất để đánh giá kỹ năng lãnh đạo và khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên. Dựa trên kết quả đánh giá, họ có thể xác định mục tiêu phát triển cho mỗi nhân viên, chẳng hạn như việc thúc đẩy khả năng lãnh đạo trong dự án lớn hơn, hoặc cải thiện khả năng quản lý thời gian để tăng hiệu suất làm việc. Thông qua việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và có hỗ trợ, nhân viên có thể biết được họ cần phải tập trung vào những gì để đạt được sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp. - Có cơ hội được đào tạo, cơ hội thăng tiến Mục đích chính của hoạt động đánh giá hiệu suất trong quá trình đào tạo và thăng tiến là xác định nhu cầu đào tạo, phát triển kỹ năng, và đồng thời cung cấp cơ hội cho nhân viên nâng cao trình độ của mình để đạt được các vị trí cao hơn trong tổ chức. Ví dụ, một công ty công nghệ thường xuyên thực hiện đánh giá hiệu suất để xác định những lỗ hổng kỹ năng trong đội ngũ nhân viên. Dựa trên kết quả đánh giá, họ có thể nhận thức được rằng một nhóm nhân viên cần cải thiện kỹ năng lập trình mới để đáp ứng với các yêu cầu công nghệ mới. Bằng cách này, tổ chức có thể tập trung vào việc phát triển chương trình đào tạo chuyên sâu để cung cấp kỹ năng cần thiết cho nhóm này và sau khi đánh giá hiệu suất hàng năm, thông qua quá trình đánh giá này, công ty có thể xác định rõ ràng những ứng viên tiềm năng cho vị trí quản lý cấp cao hơn và cung cấp chương trình đào tạo và hỗ trợ phát triển cá nhân để chuẩn bị cho thăng tiến. * Mục đích đối với nhà quản lý - Cải tiến quy trình thực hiện công việc Mục đích chính của hoạt động đánh giá hiệu suất trong công tác cải tiến quy trình thực hiện công việc là đo lường và đánh giá hiệu quả của các quy trình hiện tại, từ đó xác định những cơ hội và vấn đề cần cải thiện. Quá trình này giúp tổ chức tối ưu hóa hiệu suất, giảm lãng phí, và tạo ra các quy trình làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất thường xuyên thực hiện đánh giá hiệu suất để đo lường thời gian và nguồn lực cần thiết cho từng bước trong chuỗi cung ứng. Kết quả đánh giá này có thể làm nổi bật những giai đoạn mà có thể tối ưu hóa quá trình, giảm thời gian sản xuất, và giảm chi phí. Thông qua việc đánh giá và cải tiến các quy trình, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu suất và khả năng cạnh tranh trong thị trường. - Phát triển nhân viên, tái cơ cấu nhân lực Mục đích chính của hoạt động đánh giá hiệu suất trong việc phát triển nhân viên và tái cơ cấu nhân lực là xác định nhu cầu phát triển cá nhân, tìm ra những cơ hội để cải thiện hiệu suất, và quyết định về việc điều chỉnh cơ cấu nhân lực để đáp ứng mục tiêu chiến lược của tổ chức. Ví dụ, một công ty dịch vụ tài chính thường xuyên thực hiện đánh giá hiệu suất để đo lường khả năng làm việc cá nhân và nhóm. Nếu kết quả cho thấy một nhóm nhân viên đang đối mặt với thách thức trong việc hiểu và thích ứng với công nghệ mới, tổ chức có thể phát triển chương trình đào tạo cụ thể để nâng cao kỹ năng của họ. - Điều chỉnh chính sách và quy trình quản lý Mục đích chính của hoạt động đánh giá hiệu suất trong việc điều chỉnh chính sách và quy trình quản lý là cung cấp thông tin đáng tin cậy và chi tiết về cách tổ chức hoạt động và nhân viên thực hiện công việc. Điều này giúp quản lý và lãnh đạo hiểu rõ hơn về những thách thức và cơ hội, từ đó đưa ra các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo tuân thủ các chính sách. Ví dụ, một công ty đang áp dụng chính sách làm việc linh hoạt để hỗ trợ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Thông qua quá trình đánh giá hiệu suất, họ có thể nhận thức rằng một số nhân viên có thể cần sự linh hoạt cao hơn trong việc quản lý thời gian làm việc. Dựa trên phản hồi này, công ty có thể điều chỉnh chính sách linh hoạt làm việc để đáp ứng nhu cầu cụ thể của nhân viên và tăng cường sự hài lòng và hiệu suất làm việc. - Củng cố và phát triển văn hóa tổ chức Mục đích chính của hoạt động đánh giá hiệu suất trong việc phát triển văn hóa tổ chức là đo lường và đánh giá mức độ thích ứng và tuân thủ của nhân viên đối với giá trị, mục tiêu, và quy tắc của tổ chức. Qua quá trình này, tổ chức có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và định hình văn hóa tổ chức theo hướng phát triển. Ví dụ, một công ty công nghệ có giá trị mạnh mẽ về sự sáng tạo và sự đổi mới. Qua đánh giá hiệu suất, công ty có thể xác định những nhóm nhân viên hoặc cá nhân nào thể hiện sự sáng tạo xuất sắc và đóng góp tích cực vào quy trình đổi mới. Các thành tích này có thể được công nhận và khen ngợi, từ đó khuyến khích mọi người theo đuổi giá trị sáng tạo, hình thành một phần của văn hóa tổ chức. * Mục đích trong phát triển nhân lực - Cung cấp cơ sở để phản hồi thông tin: Là tạo ra một hệ thống phản hồi mang tính xây dựng, hỗ trợ nhân viên nâng cao hiệu suất và phát triển sự chuyên nghiệp. Cung cấp phản hồi để xác định xem nhân viên đã đạt được những kỳ vọng và mục tiêu được đề ra hay không. Ví dụ: Trong một mục tiêu hàng tháng về doanh số bán hàng, người quản lý cung cấp phản hồi về việc đạt được hay không mục tiêu bán hàng đã được đặt ra cho nhân viên. - Xác định điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân: là để cung cấp thông tin chi tiết và cụ thể về hiệu suất và khả năng của người đó. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ về mình, phát triển các kỹ năng chính và làm việc hiệu quả hơn. Xác định những khía cạnh của công việc mà nhân viên thực hiện xuất sắc để có thể tập trung và phát triển. Nhìn nhận những khía cạnh cần cải thiện và phát triển nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Ví dụ: Một nhân viên marketing được đánh giá cao về khả năng sáng tạo trong việc tạo ra chiến lược tiếp thị nội dung. Điều này là một điểm mạnh, và việc phát hiện nó giúp nhân viên tập trung vào các dự án liên quan đến sáng tạo nội dung. - Nhìn nhận hiệu quả thực hiện công việc của cá nhân người lao động: là đo lường và đánh giá mức độ đạt được của mục tiêu công việc, đồng thời tìm ra những cách để cải thiện hiệu suất và đảm bảo rằng nhân viên đang đóng góp đúng cách cho mục tiêu tổ chức. Ví dụ: Trong ngành sản xuất, hiệu suất của một công nhân có thể được đánh giá dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành theo giờ so với tiêu chuẩn công ty.
TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1 Giai đoạn chuẩn bị đánh giá (câu 2)
2 Giai đoạn thực hiện đánh giá Đối tượng Ưu điểm Hạn chế
Cán bộ quản lý đánh giá nhân viên
Thường hiểu rõ về năng lực và kết quả làm việc của nhân viên Nguy cơ thiếu công bằng
Tự đánh giá Giúp người lao động phát triển bản thân Thường có xu hướng đánh giá mình cao hơn so với thực tế Đồng nghiệp Có đóng góp đáng kể khi người quản lý không theo sát công việc của nhân viên. Đưa ra những góc nhìn mới về kết quả thực hiện công việc và năng lực thực hiện công việc của người lao động.
Quan hệ cá nhân có thể gây ảnh hưởng tới kết quả đánh giá.
Khi đánh giá thực hiện công việc có liên quan mật thiết tới lợi ích người lao động được hưởng, phương thức này đẩy người lao động vào thế khó xử Nếu đánh giá kín có thể gây mất sự tin tưởng giữa các nhân viên, mất đoàn kết nội bộ.
Khách hàng Khách hàng có sự nhìn nhận chính xác về hành vi nhân viên Tạo mối quan hệ dài hạn với khách hàng khi cho phép họ đánh giá nhân viên Đánh giá có thể không chính xác, thiếu công bằng
Nhân viên đánh giá cán bộ quản lý
Phản ánh cách thức đối xử của cán bộ quản lý đối với nhân viên Có thể áp dụng khi nhân viên yêu thích nơi làm việc Sử dụng như công cụ phát triển cá nhân cho người quản lý Nếu chương trình đánh giá không bị lợi dụng, giúp nâng cao tinh thần người lao động
Khi đánh giá kín có thể dẫn đến thiếu tin tưởng trong bộ phận Nhân viên có thể không hình dung được toàn cục vấn đề
Nhiều đối tượng cùng đánh giá Đưa ra cái nhìn toàn diện về đối tượng được đánh giá Thông tin có thể có sự chênh lệch nhiều do quan điểm, trình độ, động cơ của các đối tượng tham gia đánh giá khác nhau Có thể bị lợi dụng gây mất đoàn kết trong doanh nghiệp
*Người lao động tự đánh giá
- Thu hút sự tham gia của nhân viên, thiết lập tinh thần cộng tác trong đánh giá
- Giúp cởi mở hơn với phản hồi tiếp theo của nhà quản lý
- Đem lại cho nhà quản lý một cách nhìn nhận khác về công việc của cấp dưới, thực tế có thể nhà quản lý chỉ mới nhìn thấy một phần nhỏ những gì nhân viên đang phải thực hiện hoặc đối mặt hàng ngày
* Đánh giá của tập thể và người quản lý
Đánh giá năng lực là cuộc đối thoại chính thức giữa cán bộ đánh giá (thường là quản lý) và nhân viên để xem xét toàn diện quá trình thực hiện công việc Quá trình đánh giá ghi nhận kết quả, ưu điểm, hạn chế và tiềm năng của nhân viên, đồng thời thu thập ý kiến, quan điểm của họ Từ đó, cán bộ đánh giá đưa ra các phương hướng, biện pháp hỗ trợ nhân viên cải thiện năng lực và hiệu quả công việc trong tương lai.
Một số yêu cầu cần thiết cho phỏng vấn đánh giá
- Trong giai đoạn chuẩn bị:
+ Bạn cần biết những gì từ người được đánh giá?
+ Người được đánh giá cần biết những gì từ bạn?
+ Xem xét kết quả đánh giá các kỳ trước;
+ Bạn và người được đánh giá sẽ phải thống nhất về những vấn đề nào?
+ Xác định những ưu điểm, nhược điểm chủ yếu và tiềm năng của nhân viên, đó cũng là những vấn đề quan trọng nhất khi trao đổi với nhân viên
+ Chuẩn bị phương pháp tiếp cận, cách trình bày vấn đề với nhân viên và các vấn đề nhân viên thắc mắc để có giải đáp phù hợp
+ Lên lịch tiếp cận và chọn địa điểm phỏng vấn phù hợp
+ Thông báo cho nhân viên nội dung trao đổi để nhân viên có sự chuẩn bị.
+ Phòng tránh những khó khăn trong phê bình hoặc tiếp thu phê bình;
+ Đảm bảo chắc chắn cuộc phỏng vấn không bị gián đoạn
+ Lựa chọn kiểu phỏng vấn phù hợp.
- Mở đầu cuộc phỏng vấn:
+ Tạo sự thoải mái cho nhân viên;
+ Thể hiện rõ mục đích của buổi phỏng vấn;
+ Thông báo trình tự phỏng vấn;
+ Giới thiệu những vấn đề sẽ trao đổi;
+ Bổ sung những vấn đề mà nhân viên muốn trao đổi;
+ Trấn an được nhân viên
- Trong giai đoạn thực hiện phỏng vấn:
+ Thông báo kết quả đánh giá độc lập và so sánh kết quả này với các tiêu chuẩn đã đặt ra;
+ Nhân viên có đồng ý với kết quả đánh giá? Tại sao?
+ Ghi nhận những nỗ lực, kết quả, chỉ rõ tầm quan trọng của nhân viên và công việc họ đảm nhiệm trong tổ chức;
+ Hạn chế của nhân viên phải có bằng chứng, số liệu cụ thể Nguyên nhân do bản thân nhân viên hay do tổ chức?
+ Tránh đụng chạm đến những vấn đề riêng hoặc tâm lý, đặc điểm riêng của cá nhân nhân viên.
+ Lắng nghe, ghi chép và quan tâm thực sự tới ý kiến của nhân viên;
+ Khuyến khích nhân viên nói và đưa ra lời khuyên, tư vấn nếu cần;
+ Xử lý khác biệt về kết quả tự đánh giá của nhân viên và kết quả đánh giá của cấp trên; + Thông báo và thống nhất với nhân viên về những giúp đỡ của tổ chức trong tương lai đối với họ để giúp họ hoàn thành tốt mục tiêu.
+ Kiểm tra việc ghi chép thông tin;
+ Xác nhận biên bản phỏng vấn;
+ Cảm ơn và động viên nhân viên;
+ Hứa hẹn những giúp đỡ từ tổ chức
Một số lỗi thường gặp phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc
- Tiêu chuẩn đánh giá không rõ ràng
- Xu hướng trung bình chủ nghĩa
- Lỗi thái cực (quá nghiêm khắc hoặc khoan dung)
* Quyết định về kết quả đánh giá và lưu hồ sơ đánh giá
- Gửi lại kết quả đánh giá cho người lao động và các bên liên quan yêu cầu xác nhận về việc đã nhận kết quả đánh giá và có đồng ý với kết quả đánh giá hay không?
2.3 Giai đoạn sử dụng kết quả đánh giá và khắc phục sự tồn tại sau đánh giá
Câu hỏi: Các bạn hãy thảo luận về việc sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc vào quá trình quản trị nhân lực của cơ quan/tổ chức?
2.3.1 Ứng dụng kết quả đánh giá
- Đánh giá lại các chính sách, công cụ, nguồn lực hợp lý không
- Phân tích công việc, xác định vị trí việc làm
- Hoạch định nhân lực: kế cận cho các vị trí quản lý.
- Phân công, bố trí nhân lực: đúng người, đúng công việc
- Đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nhân lực: ĐGTHCV là cơ sở thực tiễn quan trọng để xây dựng chương trình đào tạo cụ thể, phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
- Thù lao lao động: Căn cứ kết quả thực hiện công việc, cơ sở xây dựng thù lao LĐ.
- Cải thiện quan hệ lao động: Đánh giá lại mối quan hệ giữa NSDLĐ và NLĐ trong giao tiếp, trong lao động, trong quá trình thực hiện công việc Xem lại sự hỗ trợ, tương tác giữa lẫn nhau, tìm ra nút thắt tháo gỡ.
Tồn tại phổ biến nhất trong quản lý nhân sự khu vực công là trả lương không công bằng Biểu hiện của việc trả lương không công bằng bao gồm việc chênh lệch mức lương giữa các vị trí tương đương, cơ hội thăng tiến không đều, mức tăng lương không hợp lý giữa các nhân viên có cùng năng lực Để khắc phục tình trạng này, cần xây dựng hệ thống trả lương dựa trên năng lực và hiệu quả công việc, đảm bảo sự công bằng, minh bạch và tạo động lực cho nhân viên cống hiến.
2.3.2 Khắc phục tồn tại sau đánh giá
* Bước 1: Xác định vấn đề
- Kết quả công việc của cá nhân/ đơn vị nào đang có vấn đề?
- Kết quả mong muốn so với kết quả thực tế như thế nào
- Ảnh hưởng của sự khác biệt này như thế nào?
- Bước 2: Phân tích nguyên nhân và giải pháp
- Năng lực và động lực của nhân viên?
- Họ có bị cản trở hoàn thành tốt công việc hay ko?
- Họ có biết làm thế nào để làm tốt hay ko?
- Họ có muốn làm tốt hay ko?
* Bước 3: Lập kế hoạch và thực hiện
- Công việc nào cần khắc phục? Mục tiêu công việc?
- Ai sẽ thực hiện? Ai phối hợp? Ai sẽ hướng dẫn và giám sát?
Câu 2: Phân tích các nội dung cần thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị ĐGTHCV Lấy ví dụ minh hoạ.
1 Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
- Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc được hiểu là bộ thước đo về mức độ hoàn thành các nhiệm vụ của cá nhân và bộ phận thực hiện công việc trong tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng.
PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
cơ bản về các phương pháp đó.
KPI (Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc) là số liệu, tỷ lệ hoặc chỉ tiêu định lượng dùng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hoặc doanh nghiệp cá nhân KPI phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu và hiệu suất hoạt động, giúp doanh nghiệp theo dõi và cải thiện hiệu quả công việc.
1.2 Đặc điểm của chỉ số KPI
- Là các chỉ số đánh giá phi tài chính KPI không được biểu thị bằng đơn vị tiền tệ như đồng, đô la,…nó có thể là số nhân viên được tuyển dụng trong một đợt tuyển dụng hoặc số văn bản được phát hành trong ngày.
- Các chỉ số phải được đánh giá thường xuyên (tháng, quý, năm)
- Chịu tác động bởi cấp quản lý và lãnh đạo cấp cao Việc theo dõi thường xuyên sự biến động, thay đổi của KPI giúp cho cấp quản lý, lãnh đạo cấp cao đưa ra những quyết định của mình.
- Đòi hỏi nhân viên phải hiểu chỉ số và có hành động điều chỉnh phù hợp KPI có thể được gắn với từng nhân viên, để từ đó đo lường và đánh giá được nhân viên Vì vậy chỉ có thể hiểu rõ KPI và có sự điều chỉnh hoạt động làm việc của bản thân nhằm hoàn thành tốt mục đích từ chính cá nhân từng nhân viên.
- Gắn trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc từng nhóm.
- Có tác động đáng kế tới các chỉ tiêu được đặt ra trong tổ chức.
Theo dõi KPI mang lại những tác động tích cực bằng cách cung cấp thông tin về các hành động cần thực hiện và các thay đổi cần thiết để cải thiện kết quả Hơn nữa, việc cải thiện KPI dẫn đến sự cải thiện của các chỉ số khác, chỉ ra mối liên hệ chặt chẽ giữa KPI và hiệu suất tổng thể của tổ chức.
1.3 Quy trình xây dựng KPI
Bước 1: Xác định mục tiêu của các phòng ban, bộ phận
Việc xác định mục tiêu của các phòng ban, bộ phận căn cứ trên mục tiêu, chiến lược phát triển từng thời kỳ của tổ chức.
Các tổ chức thường có mục tiêu hoạt động theo từng năm và các thời kỳ trong năm Căn cứ vào đó, các bộ phận, phòng ban sẽ đề ra mục tiêu tương ứng với các thời kỳ này: mục tiêu quý, mục tiêu 6 tháng đầu năm, mục tiêu 6 tháng cuối năm,…
Bước 2: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI Để xây dựng các tiêu chí đánh giá một cách hiệu quả thì tổ chức cần xác định được người hoặc bộ phận đứng ra xây dựng các chỉ số KPI cho nhân viên Người/bộ phận xây dựng chỉ số KPI sẽ là những người đưa ra các tiêu chí và thang đo đánh giá rõ ràng, đảm bảo tính thực tế và phù hợp với chỉ tiêu của doanh nghiệp cùng với năng lực của nhân viên.
Có hai phương pháp để xây dựng các chỉ số KPI:
+ Thứ nhất, Người xây dựng KPI thường là trưởng bộ phận/phòng/ban - người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn thì việc xây dựng KPI, nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn. Ưu điểm của phương pháp này: Các chỉ số KPI do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Điểm yếu của phương pháp này dễ dẫn đến sự thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPI, chẳng hạn đặt mục tiêu quá thấp Do đó, nếu xây dựng KPI theo phương pháp này cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn am hiểu về công việc của bộ phận/phòng/ban.
Thứ hai, bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn: khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp Tuy nhiên các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPI sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các KPI, được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Để xây dựng hệ thống chỉ số KPI hiệu quả, người xây dựng KPI cần tập trung xác định rõ các trách nhiệm chính của từng vị trí công việc thông qua mô tả công việc Các trách nhiệm này phải đáp ứng tiêu chí cụ thể, rõ ràng và có khả năng thực hiện Bởi vì chúng là nền tảng để xây dựng hệ thống chỉ số KPI, đảm bảo tính chính xác và tính khả thi của hệ thống này.
Bước 4: Xác định các chỉ số đo lường hiệu suất (chỉ số đánh giá) a Hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất KPI của bộ phận:
Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPI, sẽ xây dựng những chỉ số KPI chung đặc trưng cho cả bộ phận Những chỉ số KPI này là cơ sở để xây dựng KPI của từng vị trí chức danh. b Hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất cho từng vị trí chức danh:
- Vận dụng KPI để cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc Do đó, các chỉ số KPI được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPI, của từng bộ phận.
- Các chỉ số KPI phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải có nguồn thu nhập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.
- Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm Tùy vào từng chỉ số KPI, nội dung của các vị trí công việc.
Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Câu 1 Trình bày và phân tích các nguyên tắc đánh giá cán bộ, công chức, viên chức
* Nguyên tắc đánh giá cán bộ công chức viên chức
1 Bảo đảm khách quan, công bằng, chính xác; không nể nang, trù dập, thiên vị, hình thức; bảo đảm đúng thẩm quyền quản lý, đánh giá cán bộ, công chức, viên chức.
2 Việc đánh giá, xếp loại chất lượng phải căn cứ vào chức trách, nhiệm vụ được giao và kết quả thực hiện nhiệm vụ, thể hiện thông qua công việc, sản phẩm cụ thể; đối với cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý phải gắn với kết quả thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao quản lý, phụ trách.
3 Cán bộ, công chức, viên chức có thời gian công tác trong năm chưa đủ 06 tháng thì không thực hiện việc đánh giá, xếp loại chất lượng nhưng vẫn phải kiểm điểm thời gian công tác trong năm, trừ trường hợp nghỉ chế độ thai sản.
- Cán bộ, công chức, viên chức nghỉ không tham gia công tác theo quy định của pháp luật trong năm từ 03 tháng đến dưới 06 tháng thì vẫn thực hiện đánh giá nhưng không xếp loại chất lượng ở mức hoàn thành tốt nhiệm vụ trở lên.
- Cán bộ, công chức, viên chức nghỉ chế độ thai sản theo quy định của pháp luật thì kết quả xếp loại chất lượng trong năm là kết quả xếp loại chất lượng của thời gian làm việc thực tế của năm đó.
4 Kết quả đánh giá, xếp loại chất lượng cán bộ, công chức, viên chức theo quy định tại Nghị định này được sử dụng làm cơ sở để liên thông trong đánh giá, xếp loại chất lượng đảng viên.
5 Cán bộ, công chức, viên chức bị xử lý kỷ luật đảng hoặc kỷ luật hành chính thì đánh giá, xếp loại chất lượng như sau: a) Cán bộ, công chức, viên chức bị xử lý kỷ luật đảng hoặc kỷ luật hành chính trong năm đánh giá thì xếp loại chất lượng ở mức không hoàn thành nhiệm vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này. b) Trường hợp hành vi vi phạm chưa có quyết định xử lý kỷ luật của cấp có thẩm quyền nhưng đã được dùng làm căn cứ để đánh giá, xếp loại chất lượng ở mức không hoàn thành nhiệm vụ trong năm đánh giá thì quyết định xử lý kỷ luật ban hành sau năm đánh giá đối với hành vi vi phạm đó (nếu có) không được tính để đánh giá, xếp loại chất lượng ở năm có quyết định xử lý kỷ luật. c) Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức là đảng viên, đã bị xử lý kỷ luật đảng và kỷ luật hành chính về cùng một hành vi vi phạm nhưng quyết định kỷ luật đảng và quyết định kỷ luật hành chính không có hiệu lực trong cùng năm đánh giá thì chỉ tính là căn cứ xếp loại chất lượng ở một năm đánh giá.
6 Tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức xếp loại "Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ" trong tổng số cán bộ, công chức, viên chức tại cùng cơ quan, tổ chức, đơn vị và đối với từng nhóm đối tượng có nhiệm vụ tương đồng không quá tỷ lệ đảng viên được xếp loại "Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ" theo quy định của Đảng Trường hợp cơ quan, tổ chức, đơn vị có thành tích xuất sắc, nổi trội, hoàn thành vượt kế hoạch các công việc được giao, hoàn thành tốt các công việc đột xuất, có đề xuất hoặc tổ chức thực hiện đổi mới sáng tạo, tạo sự chuyển biến tích cực, mang lại giá trị, hiệu quả thiết thực thì cấp có thẩm quyền quyết định tỷ lệ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ phù hợp với thực tế, bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của cán bộ, công chức, viên chức.”.
Câu 2: Phân tích những ưu điểm và hạn chế khi áp dụng một trong các phương pháp (KPI, MBO, 360 độ) vào đánh giá thực hiện công việc của cán bộ/công chức/viên chức.
(Tài liệu trong các bài thuyết trình của các nhóm có đủ cả)
Câu 3 Những hạn chế còn tồn tại trong công tác ĐG cán bộ, công chức, viên chức tại Việt Nam hiện nay? Đề xuất giải pháp khắc phục.
* Những hạn chế còn tồn tại trong công tác đánh giá cán bộ công chức, viên chức tại Việt Nam
Công tác đánh giá cán bộ còn hạn chế do nhiều nguyên nhân chủ quan, chủ yếu như nhận thức chưa đúng đắn, quản lý cán bộ thiếu chặt chẽ, thiếu chiều sâu, tinh thần tự phê bình và phê bình thấp, e ngại va chạm, xuê xoa, hình thức Trong một số trường hợp, do quản lý cán bộ không sâu sát, nên công tác đánh giá còn nhiều hạn chế Việc đánh giá cán bộ nhiều khi mang tính hình thức, chưa phản ánh đúng thực chất Một số cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan tham mưu về tổ chức, cán bộ chưa thực sự chú trọng, thiếu biện pháp cụ thể để hiểu sâu về tư tưởng, lập trường, khả năng hoàn thành nhiệm vụ, uy tín và quan hệ xã hội của cán bộ.
Thứ nhất, việc xây dựng hệ thống đánh giá phải được thực hiện một cách rõ ràng và minh bạch Các tiêu chí và chuẩn đánh giá cần phản ánh đầy đủ các khía cạnh của công việc, từ hiệu suất nhiệm vụ hàng ngày đến sự đóng góp vào mục tiêu chiến lược của tổ chức Đặc biệt, việc thiết lập mục tiêu SMART giúp định rõ các kỳ vọng và đồng thời tạo điều kiện cho việc đánh giá mức độ đạt được.
Thứ hai, quá trình đánh giá nên hướng tới tạo dựng môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự tham gia và tương tác giữa nhân viên và quản lý Phản hồi liên tục, không chờ đến kỳ đánh giá cuối cùng cho phép cân nhắc và điều chỉnh linh hoạt Các cuộc trò chuyện thường xuyên giúp củng cố mối quan hệ giữa hai bên, tạo cơ hội để nhân viên bày tỏ mối quan tâm và quản lý có thể giải quyết các vấn đề kịp thời.