Người đại diện: KIM GYOUN SOO Nhiệm vụ: Tạo ra giá trị luân chuyển của khách hàng, nhân viên và xã hội thông qua việc cải thiện lợi nhuận của khách hàng và sự hài lòng về dịch vụ T
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP QUỐC TẾ WORLD STAR (WSI)
Sự hình thành và phát triển của công ty cổ phần quốc tế World Star (WSI)
1.1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần quốc tế World Star (WSI)
Công ty cổ phần quốc tế World Star, tiền thân là Công ty Cổ phần Sellex Việt Nam, có tên viết tắt là WS International., JSC hay WSI Công ty WSI là đại diện phát triển thương hiệu, nhà phân phối và hỗ trợ kỹ thuật độc quyền của các sản phẩm và phần mềm bản quyền tại Việt Nam.
Tên quốc tế: World Star International Joint Stock Company
Địa chỉ: Số 14 ngõ 294 phố Đội Cấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Người đại diện: KIM GYOUN SOO
Nhiệm vụ: Tạo ra giá trị luân chuyển của khách hàng, nhân viên và xã hội thông qua việc cải thiện lợi nhuận của khách hàng và sự hài lòng về dịch vụ
Tầm nhìn: Trở thành doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành công nghệ thông tin bằng những giải pháp công nghệ cao mang tới cho khách hàng những giải pháp tối ƣu
Định hướng: Tạo nên những giá trị cho khách hàng, nhân sự và cộng đồng bằng việc cung cấp những sản phẩm và dịch vụ chất lƣợng cao, mang lại cho các chủ đầu tƣ sự hài lòng
Hình 1.1: Logo công ty cổ phần quốc tế World Star J.S.C
(Nguồn: Website công ty World Star International J.S.C)
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần quốc tế World Star
Năm 2006, công ty TNHH Vina Sellex (tiền thân của công ty WSI) đƣợc thành lập với định hướng hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin Trong năm này, công ty đã có được những thỏa thuận hợp tác tương đối lớn như thỏa thuận hợp tác với hệ thống Aiji, trở thành nhà phân phối điện thoại cầm tay của VNTelecom…
Năm 2007 - 2008, công ty đạt đƣợc doanh số lên tới 1,3 triệu chiếc điện thoại cầm tay EVNTelecom đƣợc bán ra và là đối tác tin cậy trong dự án xây dựng Công ty điện lực 1.
Năm 2009-2012, công ty là nhà cung cấp giải pháp bảo mật ngân hàng điện tử VietcomBank, ký kết hợp đồng với trung tâm A/S Viettel (iStation), đồng thời trở thành nhà phân phối của doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin là AhnLab Cũng trong giai đoạn này, công ty TNHH Vina Sellex đƣợc đổi tên thành công ty cổ phần WorldStar International.
Năm 2013, WSI đƣợc Microsoft công nhận là đối tác bạc, ngoài ra, công ty còn là nhà cung cấp các dịch vụ về bảo trì, sửa chữa hệ thống bảo mật, tham gia xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của dự án MCNEX.
Năm 2014 - nay, công ty liên tục phát triển mạnh mẽ, là nhà cung cấp hệ thống về an ninh vật lý, thiết bị, phần mềm bảo mật, an toàn mạng của hàng loạt những dự án lớn nhỏ nhƣ dự án Shinsung, dự án RFTech Thái Nguyên, dự án HNT Vina…
Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm thị trường
1.2.1 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
Công ty cổ phần quốc tế World Star hiện đang là nhà cung cấp các thiết bị, linh kiện, hệ thống kỹ thuật, phần mềm và các hệ thống về an ninh, bảo mật của công ty Trong đó, các sản phẩm, dịch vụ cụ thể gồm:
Xây dựng hệ thống ERP/MES
Cung cấp thiết bị cho hệ thống mạng và liên lạc
Cung cấp thiết bị cho hệ thống Máy chủ/Lưu trữ
Cung cấp giải pháp an toàn thông tin mạng
Cung cấp giải pháp bảo mật mạng và bảo mật vật lý
Nhà phân phối phần mềm và thiết bị
Các thiết bị, phần mềm đƣợc cung cấp chủ yếu là những thiết bị hỗ trợ vấn đề an ninh tại các doanh nghiệp như camera, máy tính, tường lửa, hệ thống chấm công, hệ thống máy chủ… Trong đó, nhờ đội ngũ kỹ sƣ chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn chất lƣợng cao, hiện WSI đang là một trong những nhà cung cấp hàng đầu về giải pháp tƣ vấn các hệ thống quản lý tại các doanh nghiệp Việt Nam, doanh
3 nghiệp Hàn Quốc tại Việt Nam Công ty chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai hệ thống máy chủ/lưu trữ cũng như hệ thống về an toàn thông tin mạng
Theo đó, công ty WSI sẽ trực tiếp tiếp nhận các dự án, dựa vào yêu cầu của dự án để lên bản thiết kế các phần mềm và hệ thống thông tin, an ninh Từ đó, tổ chức lên kế hoạch, thu mua, chuẩn bị nguyên vật liệu cần thiết, phân phối tới các dự án và tiến hàng lắp đặt theo tiến độ và thời gian thỏa thuận
Công ty WSI đang là nhà cung cấp của hơn 100 doanh nghiệp trong nước và quốc tế Công ty hiện đã và tiếp tục đang hướng tới thị trường mục tiêu là các doanh nghiệp Hàn Quốc tại Việt nam, tập trung chủ yếu tại các khu công nghiệp, khu chế xuất trên ở khu vực miền Bắc nhƣ tại các tỉnh Ninh Bình, Hƣng Yên, Bắc Ninh Công ty tập trung tiếp cận đối tƣợng khách hàng này do có cổ đông lớn nhất là người Hàn Quốc, do đó có sự am hiểu sâu sắc về tập khách hàng trên thị trường, đồng thời cũng dễ dàng đảm phán, trao đổi và hợp tác hơn Hơn nữa, các doanh nghiệp Hàn Quốc cũng là những doanh nghiệp lớn trong hoạt động kinh doanh các thiết bị linh kiện điện tử, cũng nhƣ đi đầu về việc áp dụng các giải pháp công nghệ trong việc tổ chức, vận hành và quản lý hoạt động của doanh nghiệp, các thỏa thuận đƣợc ký kết với các doanh nghiệp này đều là những dự án đƣợc thực hiện trong dài hạn Trong thời gian sắp tới, bên cạnh việc tiếp tục triển khai các dự án đã đƣợc ký kết, với mục tiêu dẫn đầu về lĩnh vực cung cấp các giải pháp an ninh mạng, anh ninh vật lý… cùng với đó là sự phát triển mạnh mẽ của các DN Việt Nam, công ty WSI tiếp tục định hướng mở rộng tập khách hàng tới các DN Việt Nam, cũng như mở rộng tiếp cận các khu công nghiệp, khu chế xuất tại các tỉnh thành trên khắp cả nước.
Cơ cấu tổ chức
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty WSI
(Nguồn: Phòng hành chính, nhân sự cung cấp)
Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần quốc tế WSI đƣợc chia là 3 bộ phận chính là bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật và bộ phận quản lý chung Mô hình cấu trúc tổ chức mà công ty đang vận hành là mô hình tổ chức theo chức năng Theo đó, mỗi một bộ phận trong công ty sẽ có một giám đốc điều hành riêng, chịu trách nhiệm cho chức năng chính mà bộ phận đảm nhiệm Có thể thấy đây là một cơ cấu tổ chức tương đối phù hợp của công ty do đặc thù lĩnh vực về công nghệ là tương đối phức tạp, khó có thể đòi hỏi trình độ chuyên môn cao của tất cả các bộ phận chức năng trong công ty Hơn nữa, việc tổ chức công ty theo mô hình tổ chức theo chức năng cũng giúp tiết kiệm chi phí, tận dụng tối đa năng lực cốt lõi của nhân sự từng phòng ban, qua đó nâng cao hiệu quả làm việc tại công ty.
1.3.2 Mô tả chức trách, nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: là người đứng đầu công ty, có vai trò dẫn dắt và định hướng các hoạt động của công ty Giám đốc cũng là người trực tiếp lên kế hoạch, nghiên cứu, xây dựng và quyết định chiến lƣợc kinh doanh cũng nhƣ xác định các mục tiêu của công ty Đồng thời, giám đốc cũng là người làm việc trực tiếp với các phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc kỹ thuật và phó giám đốc điều hành, để phổ biến các chiến lƣợc, mục tiêu của công cũng nhƣ quản lý, kiểm tra đánh giá tình hình hoạt động của các bộ phận trong công ty, từ đó có những điều chỉnh kịp thời
Phó giám đốc kinh doanh: Là người trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ của công ty Phó giám đốc kinh doanh sẽ quyết định đối tượng khách hàng mục tiêu của công ty cũng như phương pháp để tiếp cận và chào bán sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp Đồng thời, đây cũng là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, do đó sẽ hiểu rõ nhất về những yêu cầu, mong muốn của khách hàng, từ đó kết hợp với các bộ phận phòng ban khác để điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ của công ty nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu thị trường Giám đốc kinh doanh của công ty WSI là người Hàn Quốc và sẽ làm việc trực tiếp với trợ lý kinh doanh để truyền đạt một cách tốt nhất những chiến, lƣợc mục tiêu mà giám đốc đã quyết định.
Phó giám đốc kỹ thuật: Là người có trình độ chuyên môn cao, có vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của công ty, do đặc điểm kinh doanh về lĩnh vực công nghệ thông tin, thiết bị, linh kiện điện tử Phó giám đốc kỹ thuật là người trực tiếp chỉ đạo bộ phận kế hoạch, bộ phận chuyên môn kỹ thuật và bộ phận nghiên cứu phát triển sản phẩm của mình triển khai thiết kế, tổ chức thi công cho các dự án đƣợc phòng kinh doanh đƣa về Cụ thể:
- Bộ phận kế hoạch: Sau khi đƣợc giao trách nhiệm thực hiện dự án từ giám đốc kỹ thuật, bộ phận kế hoạch sẽ nghiên cứu yêu cầu của từng dự án, khách hàng, từ đó xác định các mặt hàng cần mua và yêu cầu, thông số kỹ thuật của từng mặt hàng và chuyển giao thông tin cho bộ phận thu mua
- Trưởng phòng kỹ thuật: là người đảm bảo chất lượng các thiết bị, vật tư được cung cấp cho khách hàng, đồng thời chịu trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo thi công lắp đặt các thiết bị, máy móc, hệ thống này
- Trưởng phòng R&D: Là bộ phần tập trung vào việc phát triển các hệ thống, phần mềm dịch vụ của công ty Dựa trên những yêu cầu của khách hàng để tiến hành thiết kế mạng lưới các hệ thống bảo mật, hệ thống tường lửa, hệ thống máy chủ, các phần mềm diệt virus…
Phó giám đốc điều hành: Là người trực tiếp điều hành doanh nghiệp dựa trên chiến lƣợc và mục tiêu đã định của giám đốc Bên cạnh đó, giám đốc điều hành cũng có vai trò quan trọng trong việc xây dựng bộ máy công ty bao gồm việc quản
6 lý chất lƣợng nguồn lực đầu vào (nguồn tài chính, nguồn nhân sự, nguồn nguyên vật liệu đầu vào…) Giám đốc điều hành sẽ quản lý trực tiếp đối với:
- Bộ phận thu mua: Nhằm đảm bảo các linh kiện, vật tƣ, thiết bị đầu vào đƣợc thu mua một cách tối ưu, tiết kiệm chi phí, bộ phận thu mua trước khi đặt hàng nhà cung cấp sẽ cần phải có sự xét duyệt từ giám đốc điều hành của công ty
- Trưởng phòng tài chính: Là bộ phận có vai trò đảm bảo sử dụng nguồn tiền hiệu quả, thực hiện các giao dịch tài chính của công ty Sau đó, tiến hành lưu trữ và lập báo cáo tài chính hàng tháng Đồng thời, phòng tài chính có trách nhiệm vạch ra một bản kế hoạch cụ thể liên quan đến các khoản tiền cần phải chi, cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách chi các khoản tiền này và lịch trình hoàn trả các khoản vay
- Bộ phận hành chính nhân sự: Là bộ phận thực hiện các hoạt động về việc tuyển dụng, bố trí, tổ chức, quản lý nhân sự trong công ty Bên cạnh đó, bộ phận này còn chịu trách nhiệm về các vấn đề về pháp chế, và hoạt động truyền thông của công ty
Các nguồn lực của công ty
Công ty cổ phần quốc tế World Star là công ty đƣợc thành lập và lãnh đạo trực tiếp bởi 3 cổ đông bao gồm 1 cổ đông người Hàn Quốc và 2 cổ đông người Việt Nam Trong đó, cổ đông lớn nhất của công ty là cổ đông đến từ Hàn Quốc Thông tin chi tiết về nguồn vốn nói riêng và nguồn lực tài chính của công ty nói chung là thông tin bảo mật không đƣợc công khai, do đó sinh viên không đi sâu vào phân tích nguồn lực này.
1.4.2 Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật
Hiện công ty WSI đang có mạng lưới tài sản và điều kiện cơ sở vật chất gồm: 1 văn phòng, 1 chi nhánh và 1 nhà kho Cụ thể:
01 văn phòng: Văn phòng làm việc chính của công ty có địa chỉ 9 Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Đây là nơi làm việc chính của ban lãnh đạo công ty cũng nhƣ các bộ phận chuyên môn của công ty Ngoài ra, trong khu vực văn phòng còn có một khu vực riêng, là nơi các mặt hàng thiết bị, linh kiện điện tử, sau khi
7 đƣợc tiếp nhận từ nhà cung cấp sẽ đƣợc đƣa lên văn phòng để bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng và lưu trữ tạm thời tại đây trước khi trước khi giao cho khách hoặc vận chuyển về kho Ngoài ra, văn phòng của công ty còn đƣợc trang bị 1 xe đẩy hàng nhằm vận chuyển các hàng hóa lên văn phòng 1 cách thuận tiện nhất.
01 Chi nhánh: Chi nhánh công ty WSI có địa chỉ tại tỉnh Hƣng Yên, Việt Nam Đây là một cơ sở trong mạng lưới cơ sở hạ tầng mới của công ty, được mở rộng với chức năng nhƣ một Trung tâm dữ liệu nhằm hỗ trợ về mặt kỹ thuật, kết hợp với nhân sự khối văn phòng để xử lý các dự án đƣợc triển khai
01 nhà kho: Nhà kho của công ty đƣợc đặt tại địa chỉ tại Hà Đông, Hà Nội với diện tích 100m2 Đây là nơi lưu trữ các loại linh kiện vật tư ít phức tạp, có trữ lƣợng tồn kho lớn Các loại vật tƣ này sau khi đƣợc đặt hàng sẽ đƣợc giao trực tiếp tại kho, sẵn sàng cung cấp cho khách hàng bất cứ khi nào Tại đây nhà kho của công ty được trang bị hệ thống giá kệ tương đối chắc chắn, các loại giá kệ được sử dụng gồm kệ 3 tầng (dùng để chứa các loại máy móc, vật tƣ cồng kềnh) và kệ 4 tầng, 5 tầng (để chứa các thiết bị máy móc có kích thước bé hơn).Bên cạnh đó, xe còn được trang bị 02 xe đẩy hàng để di chuyển hàng hoá ra vào kho một cách thuận tiện
Ngoài ra, để linh hoạt hơn cho việc chuyên chở hàng hoá, vật tƣ thiết bị tới các địa điểm triển khai dự án, công ty còn trang bị 01 xe tải có trọng tải 2 tấn để vận chuyển hàng hoá tới các địa điểm các khách hàng hoặc các site dự án, đồng thời cũng tiết kiệm đáng kể chi phí thuê ngoài phương tiện vận tải
Tại tất cả các văn phòng, nhà kho và chi nhánh của công ty đều đƣợc trang bị hệ thống thiết bị máy móc, camera an ninh, hệ thống phòng cháy chữa cháy… nhằm đảm bảo tiến hành các hoạt động một cách thuận tiện nhất
Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự của công ty WSI (1/2024) Chỉ tiêu Đặc điểm
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Theo tiêu chí giới tính, có thể thấy có tới ⅔ nhân sự tại công ty là nam giới Điều này là tương đối dễ hiểu đó đặc thù lĩnh vực công nghệ thông tin thường được lựa chọn bởi nam giới nhiều hơn là nữ Trên thực tế, hiện tại nhân sự phận kỹ thuật của công có 100% nhân sự là nam, trong khi nhân sự bộ phận kỹ thuật chiếm tới hơn 50% cơ cấu nhân sự của công ty Điều này giải thích cho cơ cấu nhân sự theo tiêu chí giới tính kể trên Theo tiêu chí độ tuổi: Theo bảng thống kê, phần lớn nhân sự của công ty WSI có độ tuổi trong khoảng từ 25-35 tuổi, ngƣợc lại chỉ có 2,22% và 4,44% nhân sự trong độ tuổi từ trên 50 và từ 18-25 tuổi Quan sát tiếp tiêu chí về kinh nghiệm của có thể thấy hai tiêu chí này có mối liên hệ khá mật thiết với nhau, bởi phần lớn nhân sự của công ty là những người có kinh nghiệm trên 5 năm Trên thực tế, các nhân sự thuộc nhóm độ tuổi từ 25-35 này cũng đồng thời thuộc nhóm có kinh nghiệm từ 3 tới trên 5 năm và thuộc bộ phận kỹ thuật của công ty Do đây là bộ phận tạo ra giá trị cốt lõi của công ty nên thường có những đãi ngộ riêng nhằm giữ chân họ cống hiến lâu hơn tại công, do đó mà đây cũng là bộ phận có tỷ lệ cơ cấu nhân sự lớn nhất.
Một số kết quả kinh doanh chủ yếu
Trong giai đoạn 3 năm gần đây, hoạt động kinh doanh của công ty có những biến động nhất định.
Bảng1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty WSI trong giai đoạn từ năm 2021 - 2024
(Nguồn: Phòng kế toán cung cấp)
Quan sát bảng số liệu có thể thấy, tình hình tài chính của công ty WSI trong
3 năm trở lại đây có sự biến động đáng kể Trong năm 2021, tình hình kinh doanh của công đạt ở mức 15,5 tỷ đồng, với tỷ lệ lợi nhuận đạt đạt 28,26% Tuy nhiên qua tới năm 2022, doanh thu của công ty đã bị giảm một cách đáng kể Nguyên nhân là bởi, công ty chủ yếu hoạt động theo các dự án và hợp đồng đƣợc ký kết, trong đó mỗi dự án, hợp đồng thường kéo trong vài năm Sự sụt giảm về doanh số kể trên xảy ra do sự tác động mạnh mẽ của đại dịch Covid 19, cùng với những khủng hoảng của nền kinh tế thế giới trong thời gian vừa qua do ảnh hưởng của chiến sự Nga- Ukraine, mối quan hệ căng thẳng Mỹ - Trung… đã khiến tình trạng nợ công, thâm hụt ngân sách tăng cao; thanh khoản hệ thống ngân hàng căng thẳng một số thời điểm Tuy nhiên, năm 2021, mặc dù tình hình dịch bệnh diễn ra căng thẳng hơn, nhƣng công ty vẫn có thể tiếp tục hoạt động với những dự án, hợp đồng đã đƣợc ký kết từ trước giai đoạn dịch bệnh Tương tự như vậy, trong năm 2022, khi các dự án cũ dần đƣợc hoàn thiện, doanh nghiệp lại không có tìm kiếm nhiều dự án mới, do lúc này nền kinh tế toàn cầu đang rơi và tình trạng suy thoái trầm trọng bởi tác động của đại dịch Covid 19 Do vậy, doanh thu sụt giảm là điều có thể thấy rõ ở đây Trong năm 2023 vừa qua, khi mà nền kinh tế bắt đầu phục hồi, các doanh nghiệp bắt đầu hoạt động trở lại, cùng với chất lƣợng sản phẩm dịch vụ tốt mà công ty WSI đang sở hữu, công ty trong năm 2023 đã ký kết thêm đƣợc nhiều dự án mới và có
10 tín hiệu phục hồi tình hình tài chính khá mạnh mẽ với mức doanh thu đạt tới 16,98 tỷ đồng, tăng tới 3,72 tỷ đồng so với năm 2022, kéo theo tỷ lệ lợi nhuận tăng trưởng cũng 27,81% so với năm 2022.
Vị trí và nhiệm vụ của sinh viên tại đơn vị thực tập
Tại công ty WSI, hiện sinh viên đang thực tập tại phòng Thu mua với vị trí thực tập sinh thu mua với nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau:
Từ ngày 3/1 - 5/1, sinh viên đƣợc giới thiệu về các mặt hàng kinh doanh của công ty cũng nhƣ những trách nhiệm, nhiệm vụ của phòng thu mua Sinh viên đƣợc cung cấp bản tổng hợp báo giá của năm 2023 nhằm nghiên cứu, làm quen với các mặt hàng, cũng nhƣ tìm hiểu sơ qua về các loại thiết bị, linh kiện kinh doanh chính
Từ ngày 8/1 - 13/1, Sinh viên đƣợc giới thiệu về quy trình tiến hành thu mua của một đơn hàng bao gồm việc tiếp nhận thông tin từ các bộ phận kinh doanh, bộ phận kế hoạch của công ty Sinh viên đƣợc giới thiệu về mẫu PO (đơn đặt hàng), mẫu đơn đề nghị thanh toán và các tài liệu liên quan khác của công ty Tiếp đó, sinh viên được hướng dẫn về cách xác định các mặt hàng cần mua, số lượng cần mua, cách hỏi giá nhà cung cấp, so sánh giá và lên PO cho đơn hàng Sau đó, sinh viên được hướng dẫn thực hiện thu mua những đơn hàng đơn giản của công ty nhằm giúp sinh viên nắm rõ hơn về những kiến thức đã đƣợc đào tạo
Từ ngày 15/1 - nay, sinh viên tiếp tục đƣợc giới thiệu về các nhà cung cấp theo từng mặt hàng của công ty, dựa trên yêu cầu của từng dự án Đồng thời, sinh viên cũng đã có thể tự tiến hành thu mua các loại vật tƣ, vật liệu không quá phức tạp, tự làm việc với các nhà cung cấp, đặt hàng, báo cho bộ phận Logistics nhận hàng, tiếp nhận các chứng từ lưu trữ lên hệ thống máy chủ và bàn giao bản cứng cho bộ phận hành chính Ngoài ra, sinh viên cũng thường xuyên được tham gia hỏi giá đối với những đơn hàng lớn hơn, đƣợc tìm hiểu về những mặt hàng có tính chất phức tạp hơn nhằm mục tiêu có thể tự làm việc với các nhà cung cấp mặt hàng này trong thời gian gần nhất
Nhiệm vụ của sinh viên tại vị trí thực tập:
- Đọc hiểu EO (đơn đặt hàng) của bộ phận kinh doanh (đối với việc thu mua hàng hóa cho bên ngoài) và của bộ phận hành chính nhân sự (khi có nhu cầu mua thiết bị vật tƣ cho công ty)
- Kiểm tra hàng tồn kho: Sau khi xác định các mặt hàng và số lƣợng của từng mặt hàng, sinh viên sẽ phải báo với bộ phận kho kiểm tra và cập nhật về lƣợng hàng đã có sẵn trong kho
- Xác định mặt hàng và số lƣợng hàng cần mua: Sau khi kiểm tra kho, sinh viên sẽ xác định đƣợc chính xác các loại hàng và số lƣợng cần mua mỗi loại
- Tiếp đó, sinh viên sẽ tiến hành hỏi giá của các nhà cung cấp cũ và mới, để làm so sánh báo giá và lựa chọn nhà cung cấp có giá và tổng chi phí mua tốt nhất
- Sau khi đã lựa chọn đƣợc nhà cung cấp, sinh viên sẽ phải lên PO và đợi xét duyệt từ bộ phận kỹ thuật cũng như giám đốc điều hành trước khi đặt hàng
- Hàng sau khi đƣợc nhận thành công, sinh viên sẽ phải tập hợp các giấy tờ liên quan để lưu trữ trên hệ thống máy chủ và bàn giao hồ sơ bản cứng cho kế toán lưu giữ hồ sơ
- Sau đó, sinh viên vẫn sẽ phải tiếp tục làm việc, hỗ trợ với bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật và bộ phận chăm sóc khách hàng khi có vấn đề phát sinh
BỐI CẢNH VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CÔNG TY WSI
Các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng của công ty
2.1.1 Các yếu tố môi trường vĩ mô
Trong những năm gần đây, nền kinh tế toàn cầu phải gánh chịu những hậu quả nặng nề của đại dịch Covid – 19, trong đó nền kinh tế tại Việt Nam cũng không ngoại lệ Trong giai đoạn năm 2020 – 2021, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam liên tục gặp phải tình trạng thua lỗ, thậm chí là phá sản, điều này cũng đã gây những ảnh hưởng không nhỏ đối với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty WSI Theo Tổng cục thống kê, trong năm 2021, số doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn và số doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể tăng đều tăng lần lƣợt 18% và 27,8% so với năm 2020 Bình quân một tháng có gần 10 nghìn doanh nghiệp rút lui khỏi thị trường Do đó, trong giai đoạn này, công ty gặp khó khăn rất lớn trong việc tìm kiếm các dự án, đối tác mới, thậm chí ngay cả những dự án đã đƣợc ký kết cũng có những điều chỉnh về quy mô cho phù hợp với tình hình thực tế
Bước qua năm 2022, tình hình đại dịch cũng đã được kiểm soát đáng kể, các doanh việc từng bước đi vào hoạt động trở lại Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp bên cạnh việc hoàn thiện các dự án còn giang dở cũng đã bắt đầu triển khai những dự án mới, nhờ vậy mà công ty cũng đã kiếm thêm đƣợc những hợp đồng trong năm này, qua đó giúp cải thiện tình hình doanh thu và lợi nhuận của công ty.
Bên cạnh đó, có thể thấy phần lớn các dự án mà WSI đang thực hiện đến từ các công ty Hàn Quốc tại Việt Nam thay vì là của các doanh nghiệp Việt Nam Điều này tương đối dễ hiểu, bởi các doanh nghiệp Việt Nam có tiềm lực tài chính tương đối thấp so với các doanh nghiệp nước ngoài Do đó, các doanh nghiệp này cũng chƣa tập trung vào việc đầu tƣ các hệ thống hiện đại về an ninh, bảo mật hay các thiết bị, phần mềm tân tiến.
Yếu tố văn hoá xã hội
Theo một dự báo của Research and Markets (2019), doanh thu của thị trường thiết bị an ninh trên toàn cầu trong 3 năm tới có thể đạt tới con số 82 tỷ USD Riêng
13 với Việt Nam, giới chuyên gia cho rằng sức tăng trưởng ở phân khúc thị trường này trong vài năm tới sẽ ở mức hai con số khi mà nhu cầu tiêu thụ luôn tăng cao ở nhiều lĩnh vực
Tại Việt Nam, việc đầu tƣ thiết bị an ninh thông minh cũng là một chủ đề bắt đầu nhận được sự quan tâm lớn từ các nhà đầu tư sản xuất, không chỉ vì xu hướng cách mạng công nghiệp 4.0, mà còn do làn sóng các DN FDI đầu tƣ vào Việt Nam đang tăng cả về số lƣợng và chất lƣợng Do vậy nhu cầu về kinh doanh và tiêu thụ các thiết bị, hệ thống bảo mật, an ninh cũng ngày càng gia tăng.
Hơn thế nữa, với gần 100 triệu dân, trong đó dân số trẻ và số người dùng di động thông minh chiếm tỷ lệ cao Hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin và truyền thông quốc gia tiếp tục đƣợc xây dựng hiện đại và rộng khắp Chính phủ đã đổi mới mạnh mẽ phương thức làm việc gắn với ứng dụng công nghệ số trong xây dựng chính phủ điện tử (CPĐT), chuyển đổi số (CĐS) quốc gia lấy người dân là trung tâm, tạo nền tảng thúc đẩy tăng trưởng kinh tế số, hình thành Chính phủ số, xã hội số Nguồn nhân lực công nghệ của Việt Nam có kiến thức tốt về công nghệ Ở Việt Nam, hàng năm có gần 50.000 sinh viên tốt nghiệp ngành CNTT hoặc liên quan đến lĩnh vực CNTT Đây là điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của công ty bởi có đƣợc thị trường tiêu thụ ngày càng lớn và nguồn nhân lực dồi dào.
Có thể nói đây là yếu tố quan trọng nhất, tác động mạnh mẽ nhất tới hoạt động kinh doanh của công ty WSI, bởi đây cũng là nền tảng giá trị cốt lõi của công ty Khoa học, công nghệ (KHCN), đổi mới sáng tạo (ĐMST) và CMCN 4.0 đang diễn biến rất nhanh, đột phá, tác động sâu rộng và đa chiều trên phạm vi toàn cầu KHCN, ĐMST ngày càng trở thành nhân tố quyết định đối với năng lực cạnh tranh của mỗi quốc gia Công nghệ số và các doanh nghiệp (DN) công nghệ số đƣợc xác định là cốt lõi của mọi mô hình tăng trưởng nhanh và bền vững sẽ thúc đẩy phát triển kinh tế số, xã hội số, làm thay đổi phương thức quản lý nhà nước, mô hình sản xuất kinh doanh, tiêu dùng và đời sống văn hóa, xã hội Khoa học, công nghệ đang ngày một phát triển và đƣợc ứng dụng ngày càng rộng rãi tại các doanh nghiệp trong nhiều những lĩnh vực ngành nghề khác nhau Điều này làm tăng nhu cầu về
14 việc sử dụng có thiết bị, máy móc hiện đại… cũng nhƣ nhu cầu áp dụng các hệ thống quản lý tại các DN
Tận dụng cơ hội này, công ty WSI liên tục cập nhật những giải pháp công nghệ mới nhất, các thiết bị, vật tư, máy móc hiện đại nhất nhằm dẫn đầu thị trường về kinh doanh phân phối các mặt hàng Đồng thời, cũng nhờ hệ thống công nghệ phát triển hiện đại cũng giúp công ty có thể dễ dàng quản lý đội ngũ nhân sự của mình, giúp ban lãnh đạo kiểm soát đƣợc ngay cả những nhân sự làm việc tại các tỉnh thành khác một cách dễ dàng hơn Ngoài ra, với mạng lưới nhà cung cấp và khách hàng ở cả trong và ngoài nước, có thể nói công nghệ thông tin là một công cụ không thể thiếu để có thể tiếp nhận những đối tƣợng này, đảm bảo cả đầu vào và đầu ra cho công ty.
Hệ thống chính trị của Việt Nam đƣợc xây dựng trên cơ sở Đảng cầm quyền, một nhà nước pháp quyền mạnh mẽ, sáng suốt, gắn bó mật thiết và hành động vì lợi ích của nhân dân, từ Trung ương đến cơ sở Do vậy, khi triển khai một chủ trương, chính sách lớn của Đảng và Nhà nước, cụ thể là phát triển công nghiệp số thì hệ thống truyền thông từ Trung ƣơng đến cơ sở góp phần quan trọng trong nhận thức, tư tưởng và hành động Đây là một trong những đặc sắc của Việt Nam để phát triển công nghiệp công nghệ số, đƣa công nghệ số đến tận ngõ ngách cuộc sống.
Ngoài ra, do bản thân là công ty cổ phần quốc tế có vốn đầu tƣ trực tiếp từ chủ đầu tư Hàn Quốc, do đó yếu tố chính trị có ảnh hưởng trực tiếp tới doanh nghiệp Theo đó, với xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu, đầu tư nước ngoài là ngành kinh tế mũi nhọn của nhiều quốc gia trên thế giới và Việt Nam là một trong những môi trường đầu tư tiềm năng mà nhiều nước đang hướng đến Vì vậy, Chính phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách ưu đãi đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài nhƣ chính sách ƣu đãi đầu tƣ chung, chính sách ƣu đãi về thuế… Hơn thế nữa, các khách hàng của công ty WSI cũng chủ yếu là DN Hàn Quốc tại Việt Nam, do vậy, các chính sách ưu đãi của nhà nước sẽ giúp các doanh nghiệp này phát triển, nhờ vậy mà càng có nhiều cơ hội hợp tác, triển khai dự án đối với công ty WSI.
2.1.2 Các yếu tố môi trường vi mô
Nhà cung cấp là thành viên quan trọng trong chuỗi cung ứng của công ty WSI, có tác động trực tiếp tới khả đáp ứng nhu cầu khách hàng của công ty cũng nhƣ tác động trực tiếp tới giá bán của sản phẩm Để đảm bảo nguồn cung của mình, công ty WSI hợp tác với rất nhiều những nhà cung cấp lớn nhỏ trong nước và cả quốc tế, trong đó các mặt hàng linh kiện, vật tƣ, thiết bị, máy móc chủ yếu sẽ đƣợc thu mua từ các nhà cung cấp trong nước nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển, tăng sự linh hoạt về thời gian cung ứng Trong khi đó, các phần mềm, dịch vụ của công ty thường được cung cấp bởi các nhà cung cấp nước ngoài nhằm tận dụng sự phát triển mạnh mẽ về lĩnh vực công nghệ tại các quốc gia này Cụ thể, hiện nay công ty đang có mạng lưới lên tới hơn 300 nhà cung cấp lớn nhỏ khác nhau Trong đó có các nhà cung cấp chiến lƣợc có thể kể đến nhƣ: Ahnlab, Cisco, Handreamnet… đây là những nhà cung cấp chiến lƣợc về giải pháp, thiết bị an ninh, an toàn mạng Ngoài ra, công ty còn có các nhà cung cấp thân thiết nhƣ: VietnamSmart, VietNet, TechPro… Các nhà cung cấp này đều đã có mối quan hệ lâu năm, qua đó giúp công ty có được giá cả cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường
Đối thủ cạnh tranh của công ty
Tại thị trường Việt Nam, hơn 90% DN công nghệ số Việt Nam vẫn là DN vừa và nhỏ, tiềm lực đầu tƣ cho nghiên cứu phát triển các sản phẩm, giải pháp, nền tảng công nghệ số mới còn hạn chế, chƣa có nhiều công ty có khả năng cung cấp tốt các hệ thống, phần mềm về an ninh, bảo mật Do vậy, hầu hết các đối thủ cạnh tranh của công ty WSI đến từ các doanh nghiệp Hàn Quốc tại Việt Nam Một vài cái tên tiêu biểu có thể kể đến nhƣ Gymasys (công ty về giải pháp quản lý doanh nghiệp), Cyber (công ty về giải pháp an ninh mạng), công ty SIG…
Bên cạnh đó, lĩnh vực về kinh doanh các thiết bị, vật tƣ hữu hình chịu nhiều sự tác động mạnh mẽ hơn do ngoài việc phải cạnh tranh với các công ty nước ngoài, công ty còn phải chịu sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các doanh nghiệp cung cấp thiết bị, vật tư công nghệ từ trong nước
Khách hàng là mục tiêu đối với bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào và với công ty WSI cùng vậy Công ty WSI do sở hữu vốn đầu tƣ chủ yếu từ Hàn Quốc, do vậy công ty có lợi thế hơn trong việc tìm kiếm và đàm phán, ký kết hợp đồng với các
Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty WSI hiện đang kinh doanh 2 nhóm mặt hàng chính là các giải pháp hạ tầng mạng, giải pháp an ninh vật lý, các phần mềm và các thiết bị văn phòng thông minh Cụ thể:
Bảng 2.1: Danh sách các sản phẩm kinh doanh của công ty WSI
Ngành hàng Nhóm hàng Một số sản phẩm tiêu biểu
Thiết bị, Vật tƣ hữu hình
Màn hình ghép, máy chiếu, máy in, máy photo, máy tính, laptop…
Thiết bị, vật tƣ khác
Cáp quang, bộ lưu điện, âm-ly, tủ rack…
Hệ thống an ninh, bảo mật và các dịch vụ, phần mềm
Dịch vụ Tƣ vấn hạ tầng mạng, tƣ vấn an ninh, dịch vụ bảo trì…
Phần mềm Phần mềm bản quyền
Hệ thống an ninh vật lý
Hệ thống cửa từ, hệ thống rào cảm biến, hệ thống camera…
Hệ thống hạ tầng mạng
Hệ thống UPS, hệ thống mạng không dây…
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Trong đó, lĩnh vực về các giải pháp công nghệ, và hệ thống an ninh bảo mật vẫn là sản phẩm cốt lõi của công ty Do vậy, hoạt động kinh doanh các hệ thống về an ninh, bảo mật và dịch vụ, phần mềm vẫn chiếm tỷ trọng lớn hơn trong cơ cấu doanh thu của doanh nghiệp
Hình 2.1: Biểu đồ doanh thu của doanh nghiệp theo từng nhóm hàng hóa
(Nguồn: Phòng kế toán cung cấp)
Quan sát biểu đồ trên có thể thấy, trong năm 2021, doanh thu từ việc tƣ vấn, triển khai, thi công các phần mềm dịch vụ của công ty mang lại doanh thu nhiều hơn đáng kể so với ngành hàng còn lại, đạt gần 9 tỷ đồng so với 6,67 tỷ doanh thu từ việc kinh doanh các phần mềm, giải pháp Giải thích cho điều này là bởi, các phần mềm, hệ thống thường được tư vấn, thực hiện cho các dự án hoặc cho các doanh nghiệp, do đó dù số lượng hợp đồng cho các dự án này thường ít hơn nhưng quy mô và giá trị hợp đồng lại lớn hơn Hơn thế nữa, nhóm sản phẩm này đòi hỏi nhà cung cấp phải có trình độ chuyên môn cao và thường được thiết kế riêng cho từng dự án, do đó mà giá trị hợp đồng sẽ cao hơn, mang lại doanh thu nhiều hơn cho công ty
Trong năm 2022, doanh thu của công ty WSI có sự giảm mạnh, chỉ đạt 13,26 tỷ đồng, nguyên nhân chủ yếu do chịu sự tác động của đại dịch Covid 19, bên cạnh đó là sự biến động của nền kinh tế thế giới do ảnh hưởng của chiến sự Nga-Ukraine và mối quan hệ căng thẳng Mỹ - Trung Năm 2021, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục triển khai những dự án đã được ký kết trong giai đoạn trước đại dịch,
18 tuy nhiên, khi đại dịch xảy ra, nền kinh tế rơi vào khủng hoảng, tình hình tài chính của nhiều doanh nghiệp rơi vào khó khăn, nhiều doanh nghiệp thậm chí phải đóng cửa Công ty WSI cũng do vậy mà gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các dự án mới Hoạt động kinh doanh của công ty do vậy cũng tập trung nhiều hơn vào việc kinh doanh, phân phối các loại máy móc, trang thiết bị, vật tƣ cho các công ty kinh doanh thiết bị cho các cửa hàng, công ty kinh doanh sản phẩm công nghệ, thiết bị an ninh… Điều này đã khiến cho cơ cấu doanh thu của công ty trong năm 2022 nghiêng nhiều hơn về lĩnh vực kinh doanh các thiết bị, vật tƣ hữu hình với doanh thu lên tới hơn 9 tỷ đồng. Đối với năm 2023, những tác động của đại dịch Covid 1 đã phần nào đƣợc cải thiện, các doanh nghiệp bắt đầu hoạt động trở lại nhiều hơn và không ngừng nỗ lực khắc phục những hậu quả của đại dịch Covid 19 Trong năm 2023, các khách hàng trước đó của công ty như MCNEX, DreamTech, Econy Vina… cũng bắt đầu triển khai những dự án mới, qua đó giúp công ty ký thêm đƣợc những hợp đồng mới với các khách hàng này Đây đều là những khách hàng lớn, có nhu cầu sử dụng, lắp đặt hệ thống về an ninh, bảo mật cho dự án của mình, các dự án này thường có quy mô tương đối lớn, điều này đã làm cải thiện đáng kể tình hình doanh thu của công ty trong năm 2023.
Thực trạng quản trị logistics và chuỗi cung ứng của công ty
2.3.1 Thực trạng chuỗi cung ứng của công ty
Sơ đồ chuỗi cung ứng sản phẩm/dịch vụ của công ty:
Hình 2.2: Quy trình chuỗi cung ứng của công ty WSI
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Mô hình chuỗi cung ứng của công ty WSI gồm có 3 thành phần chính bao gồm: Nhà cung cấp (các thiết bị, vật tƣ, hệ thống, phần mềm…), công ty WSI (ở vị trí trung tâm), và khách hàng (các cá nhân, tổ chức…)
19 Đối với nhà cung cấp, công ty WSI hiện có mạng lưới lên tới hơn 300 nhà cung cấp lớn nhỏ, trong và ngoài nước Trong đó, những nhà cung cấp có mối quan hệ chiến lƣợc đối với công ty là những nhà cung cấp các hệ thống, giải pháp an ninh, bảo mật nhƣ AhnLab, Handreamnet, Cisco… đây chủ yếu là những nhà cung cấp nước ngoài Ngoài ra còn có những nhà cung cấp thường xuyên đến từ trong nước như VietnamSmart, VietNet, Tenko…
Khách hàng đầu ra của công ty WSI chủ yếu là các doanh nghiệp Hàn Quốc nhƣ Lotte, Hanwha, Dreamtech… ở các khu công nghiệp, khu chế xuất khu vực miền Bắc Các khách hàng này thường có nhu cầu được tư vấn, lắp đặt các hệ thống về bảo mật, an ninh và hệ thống quản lý trong doanh nghiệp Ngoài ra, công ty còn cung cấp một lƣợng lớn các thiết bị công nghệ hiện đại cho các doanh nghiệp trong nước và cả các khách hàng cá nhân khác.
2.3.2 Thực trạng hoạt động logistics của công ty
Thực trạng lập kế hoạch, tổ chức hoạt động logistics của công ty WSI
Hiện nay, tại công ty WSI, các hoạt động logistics đang đƣợc công ty tổ chức thực hiện một cách có kế hoạch khác nhau đối với từng bộ phận khác nhau. Đối với hoạt động lưu kho, dự trữ: công ty sẽ lên kế hoạch dự trữ dựa theo số lượng dự án mà công ty đang thực hiện, theo tình hình thị trường và theo từng mùa vụ Cụ thể, bộ phận kế hoạch sẽ chịu trách nhiệm về việc dự báo số lƣợng tồn kho của từng loại thiết bị, vật tƣ, và thông báo cho bộ phận kho Bộ phận kho tiếp nhận thông tin, kiểm tra lƣợng hàng tồn kho và gửi yêu cầu mua thiết bị, vật tƣ còn thiếu để lưu trữ trong kho Bộ phận thu mua sẽ cập nhật tình hình giá cả từ các nhà cung cấp, xác định về số lƣợng cần mua và thông báo cho bộ phận kho để nhập kho Đối với hoạt động thu mua: Hoạt động thu mua tại công ty WSI có mối liên hệ mật thiết đối với bộ phận sale, bộ phận planning và bộ phận kho Trong đó, khi nhận đƣợc đơn đặt hàng từ khách và danh sách vật từ cần chuẩn bị cho thực hiện dự án từ bộ phận kế hoạch, bộ phận thu mua cần lên kế hoạch chuẩn bị hàng hóa cho công ty theo quy trình chi tiết bên dưới (Hình 2.4: Quy trình thu mua của công ty WSI) Tuy vậy, do các nhà cung cấp hầu hết ở thị trường trong nước nên tính sẵn có của hàng hóa thường được đảm bảo hơn Trong một số trường hợp khi nhà cung cấp
20 hiện tại đang hết hàng, bộ phận mua sẽ phải tìm kiếm nhà cung cấp mới để đảm bảo tiến độ đơn hàng Đối với hoạt động vận chuyển: Hoạt động vận chuyển tại công ty WSI đang đƣợc tổ chức tự thực hiện dựa theo thông tin từ phòng kinh doanh và phòng kế hoạch Cụ thể, khi hàng hóa đã sẵn sàng để vận chuyển, bộ phận kho và thu mua sẽ báo cho bộ phận vận chuyển Dựa vào kế hoạch giao hàng cho khách và cho các site dự án để lên kế hoạch sắp xếp lịch trình, lộ trình vận chuyển và thứ tự ƣu tiên của các đơn hàng Trong trường hợp phải thuê ngoài đơn vị vận chuyển, cần phải có sự phê duyệt từ bộ phận tài chính và giám đốc điều hành để nhận chi phí chi trả cho chuyến hàng.
Thực trạng dịch vụ khách hàng và quá trình đáp ứng đơn hàng
Hình 2.3: Quy trình đáp ứng đơn hàng của công ty WSI
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Quy trình thực hiện đơn hàng sẽ bắt đầu khi bộ phận kinh doanh của công ty tiếp nhận đƣợc thông tin đặt hàng của khách hàng Lúc này, bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu chuyên môn, đồng thời bộ phận mua sẽ liên hệ với nhà cung cấp để kiểm khả năng đáp ứng hàng hóa dịch vụ cho khách hàng Sau khi xác định có thể thực hiện đơn hàng, công ty sẽ xác nhận đơn đặt hàng của khách (đối với các đơn hàng nhỏ, lẻ) hoặc ký hợp đồng (đối với các dự án lớn) Đối với các đơn hàng vật tƣ, thiết bị, sau khi mua hàng từ các nhà cung cấp, công ty sẽ tổ chức vận chuyển để giao hàng cho khách hoặc trực tiếp tới thi công lắp đặt tại địa điểm khách hàng. Đối với các dự án, quy trình có phần phức tạp hơn do các dự án thường được thực hiện trong thời gian dài lên tới vài năm, lúc này cần có sự tham gia của phòng kế hoạch (planning) để lên danh sách các loại thiết bị cần giao trong từng giai đoạn triển khai dự án Đồng thời, công ty sẽ phải lập một đội kỹ thuật, thi công tới các
21 hiện trường để triển khai lắp đặt các hệ thống về bảo mật, an ninh, hay hệ thống thông tin, quản lý tùy theo thỏa thuận của từng hợp đồng
Sau khi việc giao hàng và thi công dự án đƣợc hoàn tất, bộ phận chăm sóc khách hàng và bộ phận kinh doanh của công ty vẫn sẽ tiếp tục giữ liên lạc với khách hàng và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng thực hiện các hoạt động bảo trì, bảo dƣỡng cũng nhƣ tƣ vấn xử lý các vấn đề khi phát sinh.
Thực trạng mua và quản lý nguồn cung
Trước khi thực hiện một đơn đặt hàng, nhân viên thu mua cần phải xác định chính xác về mã loại hàng hoá và số lƣợng hàng hoá cần mua Cụ thể, bộ phận kinh doanh và bộ phận kế hoạch sẽ gửi thông tin và số lƣợng hàng hóa mà khách yêu cầu Dựa vào số lƣợng này, nhân viên thu mua cần kiểm tra với bộ phận kho để chốt số lƣợng đặt hàng Sau đó, nhân viên thu mua cần phải xin báo giá từ các nhà cung cấp cũ và mới, so sánh giá và lập PO xin xét duyệt trên hệ thống nội bộ của công ty Sau khi PO đã đƣợc duyệt, nhân viên sẽ gửi PO cho nhà cung cấp, đặt hàng và yêu cầu giao hàng trong thời gian quy định Sau khi hàng đƣợc giao, nhân viên thu mua cần tổng hợp các giấy tờ cần thiết để lưu lên hệ thống của công ty và bàn giao cho bộ phận kế toán để lưu trữ
Hình 2.4: Quy trình thu mua của công ty WSI
(Nguồn: Phòng thu mua cung cấp)
Công ty WSI có mạng lưới nhà cung cấp tương đối lớn, chủng loại hàng hóa lại khá phức tạp Do đó, để quản lý nguồn cung một cách hiệu quả, công ty đã phân các nhà cung cấp thành các mức độ hợp tác khác nhau Trong đó, nhà cung cấp các giải pháp, phần mềm về bảo mật, an ninh nhƣ AhnLab, Cisco, FPT… đƣợc đƣa vào danh sách những nhà cung cấp chiến lƣợc, bởi số lƣợng nhà cung cấp này không nhiều, đây còn là những nhà cung cấp tạo nên lợi thế cạnh tranh của công ty Tiếp đó, đối với các nhà cung cấp về thiết bị, máy móc hữu hình, phần lớn đều là các doanh nghiệp trong nước, công ty WSI chia các nhà cung cấp này thành 2 nhóm:
22 nhà cung cấp thân thiết và nhà cung cấp thông thường Trong đó, nhà cung cấp thân thiết là các nhà cung cấp đã làm việc lâu năm, lượng mua hàng thường xuyên với giá trị đơn hàng tương đối lớn Nhờ vậy, công ty thường được hưởng ưu đãi về giá và dịch vụ khi mua hàng từ các nhà cung cấp này Các nhà cung cấp thân thiết của công ty WSI có thể kể đến gồm: VietnamSmart, Vietnet, Thiên An… Về nhóm nhà cung cấp thông thường, chủ yếu là các nhà cung cấp về các vật tư phụ như cáp, dây điện, ghen hộp, ống luồn… các nhà cung cấp này thường có không khó tìm trên thị trường, do vậy, công ty có thể linh hoạt lựa chọn nhà cung cấp với báo giá thấp nhất.
Trong mối xây dựng quan hệ với nhà cung cấp, công ty luôn tập trung xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, thường xuyên trao đổi thông tin, chia sẻ rủi ro, và gặp gỡ nhau nhằm mục tiêu hợp tác lâu dài, qua đó giúp giảm thiểu những rủi ro của chuỗi cung ứng cũng như hưởng ưu đãi đáng kể về giá.
Thực trạng quản trị vận tải
Hiện nay, hoạt động vận tải của công ty chủ đƣợc sẽ đƣợc tự thực hiện với
01 xe tải đƣợc trang bị để phục vụ cho tác nghiệp này Cụ thể, hàng hoá, thiết bị sau khi đƣợc các nhà cung cấp giao tới kho hoặc văn phòng của công ty sẽ đƣợc báo lại cho bộ phận lái xe để lên kế hoạch qua lấy hàng Lịch trình các chuyến xe của công ty đƣợc phân bổ khá linh hoạt, nhằm đáp ứng kịp thời nhất nhu cầu sử dụng các thiết bị cho dự án cũng nhƣ tối ƣu chuyến hàng và lộ trình di chuyển của xe
Ngoài ra, trong một số ít trường hợp, khi có loại thiết bị có kích thước còng kênh, không thể vận chuyển bằng phương tiện của công ty, công ty sẽ tiến hành thuê ngoài dịch vụ vận tải Các nhà cung cấp dịch vụ vận tải ngày thường không cố định do tần suất phải thuê ngoài là tương đối thấp Trong trường hợp phải thuê ngoài phương tiện vận tải này, công ty sẽ lựa chọn đơn vị vận chuyển có thời gian giao hàng tại nơi đến phù hợp và có giá cả tốt nhất.
Thực trạng quản trị kho và dự trữ hàng hóa
Với số lƣợng lớn các chủng loại hàng hoá, công ty WSI đã xây dựng kế hoạch tồn kho khác nhau đối với các mặt hàng khác nhau Đầu tiêu, đối với những thiết bị công nghệ, có tính kỹ thuật phức tạp và có giá trị lưu thường sẽ không được lưu kho dài ngày mà chỉ được mua khi có đơn đặt hàng của khách nhằm tránh
Đánh giá về thực trạng hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng của công ty WSI
3.1.1 Ưu điểm hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng của công ty
Hoạt động logistics của công ty đƣợc thực hiện một cách khá bài bản với quy trình rõ ràng, giúp các bộ phận có thể dễ dàng làm việc với nhau
Công ty có mạng lưới nhà cung cấp tương đối lớn, nhờ vậy có được nguồn cung dồi dào, đồng thời cũng cho phép doanh nghiệp dễ dàng so sánh giá giữa các bên
Tất cả các hoạt động trong công ty đều đƣợc quản lý bằng một hệ thống nội bộ chung đƣợc xây dựng riêng, phù hợp với quy trình tác nghiệp riêng của công ty, giúp quản lý hiệu quả tổ chức các hoạt động logistics trong công ty một cách rõ ràng
Hoạt động thu mua đƣợc tổ chức một cách có hệ thống, có sự phối hợp với các phòng ban liên quan khác một cách chặt chẽ theo quy trình đã thiết lập, qua đó giúp đáp ứng tốt các đơn hàng
Do bản thân là công ty về công nghệ và hệ thống an ninh bảo mật, công ty WSI đã áp dụng công nghệ phần mềm vào việc quản lý hoạt động logistics của công ty đặc biệt là hoạt động quản lý kho, giúp hoạt động quản lý đƣợc thực hiện một cách hiệu quả và dễ dàng hơn
3.1.2 Nhược điểm hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng của công ty
Số lượng nhà cung cấp của công ty là tương đối lớn gây khó khăn trong việc quản lý, xây dựng và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp
Thị trường hoạt động của công ty là tại khu vực miền Bắc, đây là một trong những thị trường có nhu cầu sử dụng thiết bị công nghề cũng như hệ thống lưu trữ, bảo mật lớn Tuy vậy lại có nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường, vì vậy công ty đang mục tiêu mở rộng ra các khu vực lân cận, cũng nhƣ liên tục cập nhật nhu cầu khách hàng để có thể sẵn sàng đáp ứng một cách tốt nhất
Hoạt động quản lý kho còn gặp nhiều khó khăn do kho của công ty đƣợc đặt ở vị trí riêng biệt so với văn phòng, khiến việc liên lạc giữa bộ phận kho với các
25 bộ phận khác nhƣ thu mua, kinh doanh… kém linh hoạt hơn do không đƣợc làm việc trực tiếp
Hoạt động vận tải của công ty đƣợc tự thực hiện, tuy nhiên do chỉ có 01 xe nên đôi khi việc lên lịch trình gặp nhiều khó khăn, để tối ƣu các chuyến xe có thể sẽ mất nhiều thời gian cho việc gom hàng.
Định hướng đề tài khóa luận tốt nghiệp
Qua quá trình thực tập và những phân tích kể cho, em xin đề xuất 3 định hướng nghiên cứu cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình như sau:
Định hướng 1: Quản trị nguồn cung ứng hàng hoá/ dịch vụ cho công ty WSI
Định hướng 2: Hoàn thiện quy trình cung ứng hàng hoá và dịch vụ của công ty WSI
Định hướng 3: Hoàn thiện quy trình mua hàng cho công ty WSI.