TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-
-ĐỒ ÁN MÔN HỌC
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝĐỀ TÀI:
GIẢI PHÁP CHO CÔNG TY CỔ PHẦNĐẦU TƯ DÂN DỤNG HÀ NỘI
Nhóm sinh viên thực hiện:Nhóm 6
Lớp : DH20IM01Giảng viên hướng dẫn :Cô Võ Thị Kim Anh
Trang 2Sinh viên thực hiện:
Trang 3I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CPĐT XÂY DỰNG DÂN DỤNG HÀ NỘI
1 Giới thiệu về cty
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Dân dụng Hà Nội được chuyển đổi từ một doanh nghiệp Nhà nước hạng I, trước đây là Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội thành Công ty Cổ phần theo Quyết định số 1748/QĐ-UBND ngày 04/05/2007 của UBND Thành phố Hà Nội.
Lĩnh vực hoạt động: Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, nhà ở; Xây dựng công trình kỹ thuật hạ tầng, công trình giao thông đường bộ, công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ; Xây dựng lắp đặt đường dây và trạm biến áp đến 35KV; Xây dựng và lắp đặt máy móc, thiết bị cho các công trình; Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng, trang trí nội ngoại thất; Sản xuất tiêu thụ bê tông thương phẩm và các sản phẩm bê tông; Kinh doanh bất động sản; Kinh doanh dịch vụ bất động sản
2 Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh thế giới đang phát triển một cách nhanh chóng, nhu cầu xây dựng cơ sở hạ tầng trở nên nóng hơn bao giờ hết nên chúng em quyết định lựa chọn đề tài về công ty này
Với sự tìm hiểu về vấn đề về những khó khăn mà công ty còn
mắc phải và hệ thống quản lý dự án Từ đó đề ra những giải pháp hợp lý về chi phí và giải quyết vấn đề.
3 Thành tích mà cty đạt được
- Huân Chương Độc Lập Hạng 2
- Huân Chương Chiến Công Hạng 3 năm 1973
- Huân Chương Lao Động Hạng 3 năm 1978 - 1980 - 1983 - 1985 - Huân Chương Lao Động Hạng 2 năm 1982
- Huân Chương Lao Động Hạng Nhất năm 1986 - 1991 - Huân Chương Chiến Công Hạng 3 năm 1996
Trang 4- Huân Chương Độc Lập Hạng 2 năm 2011 - Cúp vàng 2005
- Cúp vàng hội nhập và phát triển 2010 - Cúp vàng chất lượng 2005
- Huy chương vàng chất lượng
4 Khó khăn mà cty đang gặp phải - Rủi ro về nhân sự và năng lực quản lý
- Rủi ro về nguyên vật liệu
- Rủi ro về thời gian thi công và tiến độ thanh toán dự án
II KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY
1 Rủi ro về nhân sự, năng lực quản lý:
Quá trình thi công các công trình luôn cần tập trung nguồn lực lớn của Công ty Đặc thù của các công trình xây dựng là trải dài trên cả nước, việc quản lý khó khăn đòi hỏi năng lực của các bộ phận, cán bộ quản lý ngày càng được nâng cao Bên cạnh đó, các công trình xây dựng luôn ẩn chứa những nguy cơ tai nạn từ sự chủ quan của con người Vì vậy, công tác an toàn lao động, an toàn giao thông, phòng chống cháy nổ phải luôn được đề cao.
2 Rủi ro nguyên vật liệu:
Sắt, thép, xi măng là những loại vật liệu xây dựng chiếm phần lớn trong giá thành sản xuất Biến động giá nguyên vật liệu có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty Căn cứ vào tiến độ thi công và mức độ nhu cầu cấp thiết của từng công trình để lựa chọn thời điểm mua vật tư, hạn chế tồn kho, tăng tiết kiệm, hạn chế thất thoát vật tư, tiết kiệm kinh phí chi phí vận chuyển
3 Rủi ro về thời gian thi công và tiến độ thanh toán:
Đặc điểm của hoạt động XDCB là thời gian thi công các công trình thường kéo dài, việc nghiệm thu và bàn giao được thực hiện từng phần Giải ngân thường chậm Quá trình hoàn thiện hồ sơ hoàn công cũng như thống nhất phê duyệt quyết toán giữa chủ đầu tư và nhà thầu thường mất nhiều thời gian, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình tài chính của Công ty Ngoài ra, nếu chất lượng công trình không đảm bảo có thể xảy ra sự cố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, gây mất hình ảnh và lòng tin của khách hàng.
Too long to read onyour phone? Save
to read later on your computer
Save to a Studylist
Trang 5III GIẢI QUYẾT KHÓ KHĂN1 Giải quyết vấn đề quản lý nhân viên:1.1 Quy trình đào tạo nhân viên mới
●Bước 1: Thiết kế chương trình đào tạo
Ở bước này, bộ phận đào tạo thiết kế chương trình đào tạo chung và riêng cho từng vị trí:
- Chương trình đào tạo chung: thực hiện đào tạo tập trung cho tất cả nhân viên
- Chương trình đào tạo riêng: xác định các kỹ năng và hoạt động cần thiết để thực hiện công việc theo bản mô tả công việc, phối hợp với trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền xây dựng tài liệu đào tạo (xác định người đào tạo), thời lượng chương trình đào tạo.
Hàng năm, doanh nghiệp sẽ rà soát hiệu quả và xem xét lại các hoạt động triển khai từng chương trình đào tạo để điều chỉnh và xây dựng chương trình đào tạo mới khi cần thiết.
- Chi phí đào tạo:4000$ - Thời gian đào tạo: 2 - 3 tháng
●Bước 2: Sắp xếp lịch đào tạo
Các Bên chịu trách nhiệm lập kế hoạch đào tạo nhân viên mới tham gia các chương trình đào tạo Kế hoạch đào tạo dựa trên:
○ Giờ làm việc của nhân viên mới
○ Giờ làm việc của người đào tạo
○ Địa điểm thực hiện
Ở bước này, người phụ trách cần lập danh sách nhân viên sẽ tham gia đào tạo và thông báo cho người tham gia qua email (hoặc hình thức khác).
●Bước 3: Tổ chức đào tạo tập trung
Tiến hành đào tạo chung bằng các chương trình đào tạo với thời gian, địa điểm và số lượng nhân viên được lên kế hoạch trước.
Trang 6●Bước 4: Tổ chức đào tạo riêng
Nhân viên mới ở các vị trí khác nhau sẽ tham gia đào tạo riêng tại từng bộ phận theo chương trình đã được thiết kế từ trước Người phụ trách việc đào tạo sẽ hướng dẫn và cung cấp tài liệu cho nhân viên mới.
●Bước 5: Đánh giá sau đào tạo
Tổ chức cho nhân sự mới kiểm tra sau khóa đào tạo và đánh giá từng nhân viên đạt, chưa đạt để quyết định ký hợp đồng chính thức, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc đào tạo lại.
2 Giải quyết khó khăn về nguyên vật liệu và thời gian thi công và giải quyết dự án
2.1.Các thách thức và lợi ích khi sử dụng phần mềm:
a.1)Thách thức về đối thủ cạnh tranh
Trang 7a.1) Đối thủ trong ngành:
Số lượng các đối thủ cạnh tranh trong ngành là rất lớn, đặc biệt các đối thủ "ngang sức" như: Công ty xây dựng Thành Nam; Vinaconex.,INCOMEX, ASPACE, Công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp DELTA…
Các công ty này đều chú trọng tăng sức cạnh tranh bằng cách tăng quy mô hoạt động, tăng cường đầu tư máy móc thi công tiên tiến, nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên, hiệu quả doanh nghiệp, đồng thời tăng cường tiếp thị, quảng cáo, thương hiệu để hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo chất lượng sản phẩm tiến độ
Mức độ cạnh tranh trong ngành là rất cao, chính vì vậy công ty cần tập trung phân tích điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ để đưa ra quyết định đúng đắn Đặc biệt, cần phân tích sâu các đối thủ cạnh tranh trực tiếp đã đề cập ở trên .
a.2) Cạnh tranh từ khách hàng:
Do đặc thù về sản phẩm của công ty là các sản phẩm về xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, nhà ở, khu đô thị và các công trình về giao thông đường bộ, kỹ thuật, hạ tầng;…vì vậy khách hàng của công ty rất đa dạng Công ty hiện đang chịu rất nhiều sức ép rất lớn từ phía các khách hàng Chẳng hạn trong lĩnh vực xây lắp khách hàng chủ yếu là các chủ dự án như: Các Bộ, các cơ quan chủ quản, địa phương được Nhà nước đầu tư xây dựng công trình Sức ép của các chủ đầu tư, chủ công trình có thể kể đến những điểm như: xu hướng hạ thấp giá giao thầu xây dựng công trình; xu hướng chiếm dụng vốn kinh doanh cũng là sức ép lớn đối với Tổng công ty bởi nhiều khi công trình đã hoàn thành nhưng Chủ đầu tư vẫn chưa thanh toán hết tiền, không thanh lý hợp đồng
a.3) Cạnh tranh từ các Nhà cung cấp:
Trang 8Các nhà cung cấp của công ty bao gồm các nhà cung cấp máy móc thiết bị, nhà cung cấp vật liệu xây dựng…
Đối với nhà cung cấp máy móc và nhà xưởng Do đó, công ty phải chịu áp lực rất lớn, thường tính giá cao hơn giá thị trường và cung cấp máy móc, thiết bị lạc hậu, kém chất lượng
Đối với các nhà cung cấp vật liệu xây dựng như các doanh nghiệp kinh doanh cát, đá, sỏi… Hoặc chính quyền địa phương, nơi khai thác nguyên liệu thô, công ty đang chịu sức ép tăng giá nguyên liệu của họ Ngoài ra, các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình khai thác của công ty.
a.4) Các đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn:
Các đối thủ cạnh tranh này, đặc biệt là các công ty xây dựng nước ngoài có tiềm lực tài chính mạnh, công nghệ tiên tiến và kinh nghiệm quốc tế sẽ là mối đe dọa lớn hơn đối với công ty trước yêu cầu hội nhập kinh tế toàn cầu Vấn đề là công ty phải tìm ra giải pháp phát huy thế mạnh của mình thông qua liên doanh, liên kết với các công ty khác, gắn chặt thị trường đặc thù của mình, tạo rào cản gia nhập ngành cho các đối thủ này.
a.5) Cạnh tranh của các Sản phẩm thay thế:
Trong lĩnh vực xây dựng, có rất ít sản phẩm thay thế, chỉ có sự cạnh tranh thông qua việc sử dụng các kỹ thuật công nghệ mới Những thay đổi này là rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến khả năng phát triển của công ty.
a.6) Thách thức khác:
Ngoài ra, công ty còn phải đối mặt với một số thách thức liên quan như: - Yêu cầu cao về chất lượng công trình, sự ép giá của các chủ đầu tư - Xuất hiện liên doanh xây dựng
- Chính sách, pháp luật thay đổi thường xuyên
b) Ứng dụng khi sử dụng hệ thống trong công ty
● Thiết lập quy trình và lập kế hoạch công việc khoa học từ trên xuống dưới
Trang 9- Xây dựng hệ thống chuẩn hóa mọi quy trình nghiệp vụ: Tất cả các quy trình từ Bán hàng, Marketing, Hành chính - Tổng hợp, Kế toán, Phân phối đều được quản lý và thực thi trên phần mềm - Liên kết và tự động hóa các quy trình liên phòng ban: Chuyển tiếp
công việc theo quy trình thiết lập sẵn, bàn giao công việc chỉ cần kéo - thả dễ dàng
- Giao việc kèm Deadline, đến từng nhân viên cụ thể: Lập danh sách công việc, đặt deadline cụ thể cho từng công việc, phân công công việc chính xác đến từng thành viên
- Quản lý linh hoạt theo đến mô hình phòng ban, dự án: Tối ưu hóa hoạt động quản lý bằng nhiều công cụ hỗ trợ: Gantt Chart, Kanban, Checklist, Calendar t, Kanban, Checklist, Calendar
● Theo dõi tiến độ trực quan, phân bổ nguồn lực hiệu quả nhờ dữ liệu
- Theo dõi tiến độ xử lý công việc, dự án Real-time: Ta sẽ chủ động nắm bắt ai phụ trách công việc gì, tiến độ ra sao, deadline khi nào… mà không mất thời gian kiểm tra lại
- Theo dõi từng bước thực hiện phối hợp quy trình: Các công việc phối hợp đang thực hiện, ai là người phụ trách, ai là người nhận bàn giao, có điều gì cần lưu ý không,
- Cập nhật thông báo tức thời khi phát sinh điểm nóng: Công việc đang vướng mắc ở khâu nào, bao nhiêu nhiệm vụ quá hạn, vướng mắc gì , ai chịu trách nhiệm?
- Cân đối nguồn lực và phân bổ công việc theo khối lượng: Mỗi thành viên phải làm bao nhiêu công việc, bao nhiêu dự án và quy trình liên quan, có ai bị quá tải hay không.
● Báo cáo công việc tự động , đo lường hiệu suất nhân viên real-time
- Báo cáo công việc, đo lường hiệu suất xử lý: Thống kê thời gian hoàn thành (SLA), khối lượng công việc, tỷ lệ hoàn thành từng công đoạn, thời gian xử lý quá hạn
- Báo cáo công việc, đo lường hiệu suất theo dự án: Đo lường thời gian hoàn thành thực tế so với thời gian cam kết, khối lượng công việc, khối lượng công việc trung bình
- Báo cáo công việc, đo lường hiệu suất theo bộ phận: Khối lượng công việc của từng bộ phận, tỷ lệ phần trăm công việc hoàn thành đúng hạn so với lượng công việc bị trễ
Trang 10- Tổng hợp đánh giá kết quả, hiệu quả công việc nhân viên 360°: Đánh giá chính xác khả năng, hiệu quả công việc của từng nhân viên: Khối lượng thực hiện, phần trăm hoàn thành , trình cam kết
● Xây dựng hệ sinh thái làm việc số cho doanh nghiệp, tăng 200% hiệu suất
- Đồng bộ phương thức làm việc vào một công cụ duy nhất: Không còn lo phải lựa chọn: Excel, Email, Zalo, Viber hay Messenger để làm việc, 100% công việc và trao đổi sẽ được đẩy về Base xử lý
- Trao đổi, thảo luận trực tiếp trong từng công việc: Không còn mất thời gian nhắn tin nhóm chat để hỏi, chỉ cần tag tên người liên quan rồi trao đổi
- Hệ thống nhắc việc tự động, ghi chú thực hiện: Nhắc việc tự động qua Email và Notification, đồng bộ lịch làm việc với Google Calendar, iCalendar để không bao giờ quên công việc.
- Làm việc mọi lúc, mọi nơi trên laptop, điện thoại : Dù ở trong hay ngoài văn phòng, mọi thành viên vẫn có thể tương tác, cộng tác dễ dàng thông qua phần mềm.
2.2 Chọn ra công ty phù hợp và ký hợp đồng mua bán phần mềm
Có một thực trạng đang hiện hữu ở nhiều doanh nghiệp xây dựng là: họ vẫn đang rất hạn chế ứng dụng phần mềm vào trong công tác quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp Xây dựng là một ngành có vốn đầu tư lớn, thời gian triển khai dự án lâu, địa bàn thi công rộng và phân tán, có sự tham gia của nhiều đơn vị, tổ chức, cá nhân Bài toán quản trị cho ngành xây dựng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết khi các doanh nghiệp xây dựng vẫn giữ cách quản lý truyền thống: vừa chưa sử dụng hiệu quả nguồn lực lại gây nên tình trạng lãng phí, mất đi một số cơ hội đầu tư mới.
Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp xây dựng thường gặp phải nhiều vấn đề, có thể kể đến những phát sinh trong quá trình nhận và thực thi nhiều công trình, dự án thiết kế, thi công,… Cụ thể hóa những khó khăn thường gặp như:
- Không quản lý hết các đầu việc trong từng dự án, số thành viên và thông tin thành viên trong dự án
- Không có kế hoạch thực hiện dự án, lịch trình thực hiện rõ ràng
Trang 11- Năng suất nhân viên ít được cải thiện, tính cá nhân hóa trong công việc cao, khiến hiệu quả công tác ở mức thấp
- Triển khai nhiều dự án xây dựng, kiến trúc cùng lúc khiến việc quản lý tiến độ và quy trình chồng chéo, khó khăn trong phân bổ nguồn lực, chi phí…
- Mất nhiều thời gian cho nhà quản lý họp hành để nắm bắt tiến độ, phê duyệt công việc của cấp dưới đệ trình…
Và để giải quyết thực trạng đó thì nhóm mình xin đề ra phần mềm quản lý xây dựng được thiết kế, phát triển với mục tiêu nâng cao tính chuyên nghiệp trong tất cả các khâu từ xây dựng đồ án, thiết kế thi công, quản lý nhân sự, kế toán… Phần mềm sẽ giúp công ty quản lý toàn bộ quy trình cần thiết của một doanh nghiệp xây dựng Phần mềm quản lý dự án xây dựng có những tính năng sau đây được coi là giải pháp toàn diện giúp giải quyết toàn bộ những khó khăn nêu trên
* TỔNG QUAN CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ XÂY DỰNG:
· Quản lý chi tiết hàng hóa, danh mục hàng hóa: ngày nhập, lô hàng nhập, số serial, hạn sử dụng của hàng hóa
· Cảnh báo hàng đến hạn sử dụng, quá hạn sử dụng, hàng đến ngày xuất,cảnh báo hết hàng khi số lượng hàng chạm ngưỡng tối thiểu… · Quản lý kế hoạch nhập hàng, dự trữ hàng, quản lý hàng tồn kho, hàng chờ xuất,…
· Quản lý chi tiết loại hàng hóa: hàng xuất trả, hàng từng dự án… · Quản lý giá vốn hàng hóa, các chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa, để chuyển đến kế toán
Trang 12Hoạch định thời gian thi công dựa vào dữ liệu về dự toán đã lập: vẽ sơ đồ Gantt, kết xuất biểu đồ nhu cầu nhân lực, vốn, vật tư,
ca máy…
Quản lý thông tin dự án: Quản lý chi tiết thông tin dự án: thời
gian dự toán, tổng mức đầu tư, thời gian thực hiện, lĩnh vực đầu tư , địa điểm, quy mô của dự án,…
Quản lý dự toán đầu tư: Quản lý các nguồn vốn & kế hoạch sử
dụng vốn của dự án Quản lý các quyết định đầu tư, phê duyệt và thiết kế của dự án.
Lập kế hoạch công việc và quản lý: Phần mềm có thể phân cấp
giúp người dùng lập kế hoạch công việc một cách chi tiết Dễ dàng tạo lập công việc và phân chia công việc Có thể đặt các mức trạng thái công việc: hoàn thành, chưa hoàn thành, hay đang hoàn thiện, …
Quản lý về tài chính cũng như nguồn lực của dự án:
- Thiết lập và quản lý chi tiết các nguồn tài chính liên quan đến dự án, các nguồn thu chi đầy đủ đều được ghi lại giúp người dùng dễ dàng quản lý.
- Bố trí quản lý và phân bổ nhân viên - Theo dõi tiến trình và quản lý rủi ro của dự án
- Kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc công việc chi tiết nhất, thậm chí là tiến độ hoàn thành theo ngày Theo dõi những ghi chú quan trọng trong công việc
- Bằng việc thường xuyên theo dõi giúp nhà quản lý có thể cập nhật và đánh giá sự rủi ro cũng như cơ hội khi triển khai dự án
● Quản lý về tư liệu của dự án
- Số lượng và dung lượng, các dạng tài liệu không giới hạn Các tài liệu có liên quan đến dự án có thể lưu trữ một cách hệ thống dễ dàng tìm kiếm
- Nhà quản lý có thể phân quyền cho người có thể xem hoặc không xem tài liệu để đảm bảo tính bảo mật