CHƯƠNG 1 CÔNG TY DUYÊN VIỆT VÀ CÔNG VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN1.1 TÓM TẮT NỘI DUNG NGẮN GỌN VỀ CÔNG TY DUYÊN VIỆT1.1.1 Thông tin về công ty Duyên Việt Event & Media.- Tên doa
CÔNG TY DUYÊN VIỆT VÀ CÔNG VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TÓM TẮT NỘI DUNG NGẮN GỌN VỀ CÔNG TY DUYÊN VIỆT
-Tên doanh nghiệp: Công ty tổ chức sự kiện và truyền thông Duyên Việt
Hình 1 1: Logo công ty Duyên Việt Event & Media.
-Tên viết tắt: Duyên Việt Event & Media
-Địa chỉ: B18, Quốc lộ 1A, KDC TTVH Tây Đô, Phường Hưng Thạnh, Quận Cái Răng, Cần Thơ.
1.1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty Duyên Việt Event & Media
Hình 1 2: Sơ đồ tổ chức công ty Duyên Việt Event & MediaPhòng tổ chức sự kiện nằm dưới sự điều hành của phó giám đốc điều hành cùng 2 bộ phận khác là phòng kế hoạch và phòn thiết kế.
1.1.3 Những sự kiện chính mà công ty Duyên Việt Event & Media đã thực hiện
-Ngày 23/02/2022 Ngân hàng TMCP Bản Việt đã tổ chức buổi lễ kỷ niệm 10 năm thành lập Bản Việt An Giang tại địa ch số 1219 Trần Hưng Đạo, Phường Mỹ bình, TP Long Xuyên, Tỉnh An Giang.
Hình 1 3: Lễ kỷ niệm 10 năm ngân hàng TMCP Bản Việt.
-Ngày 10/03/2022 Lễ khai trương PGD Ngã Năm – Ngân hàng TMCP Bản Việt.
Hình 1 4: Lễ khai trương hoạt động Bản Việt Ngã Năm.
-28/05/2022 Lễ khai trương Đại lý 3S chính thức SUZUKI Tây Đô Cần Thơ 2.
Hình 1 5: Lễ khai trương Đại lý SUZUKI Tây Đô Cần Thơ 2
-21/07/2022 Lễ Khai trương YATAKA Cần Thơ.
Hình 1 6: Lễ khai trương YATAKA Cần Thơ.
-08/10/2022 Sự Kiện ra mắt xe ERTIGA HYBRID 2022 tại SUZUKI Cần Thơ.
Hình 1 7: Sự kiện ra mắt sản phẩm của SUZUKI Cần Thơ.
-10/10/2022 Lễ khai trương công ty cổ phần CEN Cần Thơ.
Hình 1 8: Lê khai trương công ty cổ phần CEN Cần Thơ.
-30/10/2022 Lễ khánh thành tòa nhà Phúc Hợp phòng thí nghiệm và tòa nhà công nghệ cao – Dự án Nâng cấp Trường Đạ học Cần Thơ.
Hình 1 9: Lễ khánh thành dự án nâng cấp Trường Đại học Cần Thơ.
-29/12/2022 Lễ khai trương Di Động Việt Cần Thơ.
Hình 1 10: Lễ khai trương Di Động Việt Cần Thơ.
CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG CÔNG TY
1.2.1 Nội dung công việc của nhân viên tổ chức sự kiện
-Tiếp nhận yêu cầu của các phòng ban trong công ty/cấp trên và khách hàng để lên ý tưởng, triển khai tổ chức sự kiện.
-Đánh giá, phân tích quy mô của sự kiện.
-Xây dựng các bản đề xuất về nội dung của chương trình, sự kiện với lãnh đạo:
+Thời gian dự kiến tổ chức sự kiện
+Không gian dự kiến diễn ra
+Đơn vị tổ chức sự kiện
+Ước tính chi phí, dự trù chi phí,….
-Tiến hành kế hoạch, liên hệ với nhà cung cấp, đơn vị đối tác, sắp xếp, trang trí không gian tổ chức sự kiện Sắp xếp vị tr chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời, chuẩn bị các thiết bị chiếu sáng, âm thanh phục vụ cho sự kiện.
-Đảm nhận vai trò đón tiếp khách mời tới.
-Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ đồ uống, đồ ăn và quà tặng cho khách hàng trong sự kiện.
-Kiểm tra, theo dõi và giám sát các hoạt động từ khi sự kiện bắt đầu cho đến khi kết thúc.
-Lập báo cáo kết quả công việc cho cấp trên.
1.2.2 Yêu cầu về tố chất, kiến thức, kỹ năng và thái độ của nhân viên tổ chức sự kiện mà khách hàng lựa chọn cho cá sự kiện
Mô tả lại yêu cầu tố chất, kiến thức, kỹ năng và thái độ của một nhân viên tổ chức sự kiện mà khách hàng doan nghiệp/khách hàng cá nhân lựa chọn cho các sự kiện.
- Các tố chất cần có:
+Khả năng giao tiếp tốt.
+Chịu khó và chủ động trong công việc.
+Khả năng giải quyết tình huống nhanh chóng.
+Sự cẩn thận và tỉ mỉ.
+Khả năng chịu đựng áp lực.
- Các kiến thức cần có:
+Kiến thức về tin học.
+Am hiểu truyền thông, tiếp thị, báo chí.
+Hiểu biết về truyền thống dân tộc.
- Các kỹ năng cần có:
+Kỹ năng viết kịch bản, lên kế hoạch.
+Kỹ năng xây dựng mối quan hệ và làm việc với nhà cung cấp. +Khả năng quan sát và quản lý con người.
+Giữ bình tĩnh trong mọi tình huống.
+Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm.
- Các thái độ cần có:
+Không ngại khó và chủ động trong công việc.
+Niềm đam mê và sự nhiệt tình.
+Sự năng động trong công việc.
+Luôn khát khao trao dồi kiến thức.
1.2.3 Xác định cơ hội và thách thức của nhân viên tổ chức sự kiện phải đối mặt trên thực tế
+Giao lưu gặp gỡ được nhiều người ở nhiều vùng miền khác nhau.
+Tiếp xúc được nhiều nền văn hóa khác nhau giúp cho cá nhân mở rộng kiến thức.
+Có cơ hội việc làm cao: trải nghiệm được cho là tất cả bởi công chúng ngày càng quan tâm nhiều hơn đến các bữa tiệc, s kiện.
+Đây là nghề nghiệp rất giàu cơ hội cho những người có sự sáng tạo bởi vì không một ai mong muốn sự kiện của mình phả giống với sự kiện nào.
+Yêu cầu người làm sự kiện phải có sức khỏe: người làm sự kiện không giống nhân viên văn phòng phải ngồi một chỗ m họ phải di chuyển liên tục trong nhiều giờ hoặc nhiều ngày tùy theo quy mô sự kiện vì vậy người làm sự kiện phải có sức khỏ tốt.
+Phải sáng tạo về nội dung chương trình: bởi lẽ khi có quá nhiều công ty sự kiện ra đời kéo theo đó quá nhiều sự kiện đượ tạo nên thì những sự kiện về sau lại càng áp lực vì phải làm thế nào để làm mới nội dung làm cho công chúng không bị nhàm chán.
+Người làm sự kiện phải biết nắm bắt xu hướng.
+Chịu được áp lực công việc.
DỰ TOÁN VÀ HUY ĐỘNG NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN PR- COLLECTION
THỰC HIỆN LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN
Bảng 2 1: Bảng dự toán ngân sách sự kiện PR-COLLECTION.
T HẠNG MỤC CHI PHÍ ĐVT SỐ
(VNĐ) NHÀ CUNG CẤP GHI CHÚ
In ấn Backdrop M 2 7.5 130.000 975.000 Điền Phát
2 Thiết kế Gói 0 0 0 Danh Minh Trí Hỗ trợ
1 Ánh sáng Đèn follow Cái 1 500.000 500.000 Minh Hiệp CT Đèn sân khấu Gói 1 2.000.000 2.000.000
3 Âm thanh Dàn 1 0 0 Trường cao đẳng FPT
Polytechnic Cần Thơ Được tài trợ
4 Ghế Cái 150 0 0 Trường cao đẳng FPT
Polytechnic Cần Thơ Được tài trợ
5 Bàn Cái 3 0 0 Trường cao đẳng FPT
Polytechnic Cần Thơ Được tài trợ
6 Hội trường Phòng 1 0 0 Trường cao đẳng FPT
Polytechnic Cần Thơ Được tài trợ
7 Màn hình Led Cái 1 0 0 Trường cao đẳng FPT
Polytechnic Cần Thơ Được tài trợ
1 Trang phục bà ba Bộ 7 100.000 700.000 Áo dài Lan Châu
2 Nguyên liệu tái chế Bộ 7 100.000 Ban tổ chức Keo, chỉ,…
3 Nón lá Nón 1 10.0000 10.000 Áo dài Lan Châu
1 Người dẫn chương trình Người 2 100.000 200.000 Kim Nhản,
2 Người mẫu Người 15 0 0 Hỗ trợ
3 Makeup Artist Người 2 0 0 Thảo Ly, Phú Lương Hỗ trợ
4 Ca sĩ Người 2 0 0 Hoàng Nhã
5 Vũ đoàn Nhóm 1 0 0 Dance Fbee Zone Hỗ trợ
6 Đạo diễn sân khấu Người 1 0 0 Hữu Luân Ban tổ chức
7 Cameraman Gói 1 1.000.000 1.000.000 Duy Nguyễn, Nhật
3 Nước sâm Chai 30 5.000 150.000 Tự thực hiện
VI/ Chi phí làm nước sâm 170.000 Nước sâm để bán và đồ uống cho BTC
5 Bọc đựng gam 100 20.000 20.000 20.000VNĐ/100ga
VIII/ Chi phí dự phòng 1.000.000
1 Đèn chụp hình Cái 1 250.000 250.000 Điền Phát Phát sinh
LẬP BẢNG KẾ HOẠCH HUY ĐỘNG NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN PR– COLLECTION
Bảng 2 2: Bảng kế hoạch huy động ngân sách cho sự kiện PR-COLLECTION.
T HOẠT ĐỘNG NGUỒN THU ĐVT SỐ
1 Huy động cá nhân Ban tổ chức Người 12 430.000 5.160.000
2 Tiền lời bán nước sâm Trong và ngoài trường Chai 100 50.000 500.000 Bán từ 17/5 -
3 Bán vé tham gia sự kiện Khán giả Vé 150 19.000 2.850.000
LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
THÔNG TIN SỰ KIỆN
-Địa điểm: Hội trường tòa F, Cao đẳng FPT Polytechnic cơ sở Cần Thơ.
-Giới thiệu chung: Sự kiện PR-COLLECTION là sự kiện trình diễn thời trang kết hợp giữa “BST áo bà ba” và “BST tái chế”.
-Thông điệp truyền tải: Mong muốn gợi lại nét đẹp văn hóa của người dân Việt Nam nói chung và người dân vùng Tây Nam bộ nói riêng, đó là những chiếc áo bà ba, một trong những nét đẹp của truyền thống văn hóa Đồng thời hưởng ứng ngày môi trường thế giới 5/6, sự kiện mang đến thông điệp cho mọi người về việc bảo vệ môi trường và tình trạng ô nhiễm đáng báo động hiện nay.
-Đơn vị tổ chức: Nhóm PCP và Hugs thành viên lớp PR18303 ngành PR&Event.
BAN TỔ CHỨC VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN
STT HỌ VÀ TÊN CHỨC VỤ NHIỆM VỤ, VAI TRÒ
1 Nguyễn Yến Như Trưởng BTC Quan sát, điều phối chương trình
2 Huỳnh Kim Yến BTC Hỗ trợ trang phục và di chuyển của mẫu
3 Nguyễn Thái Quyên BTC Hỗ trợ trang phục và di chuyển của mẫu
4 Dương Hoài Phương BTC Sắp xếp vị trí khách mời
5 Nguyễn Hữu Luân BTC Điều phối âm thanh chương trình
6 Nguyễn Thành Dinh BTC Take care khách tham dự, xếp ghế
7 Bùi Tô Châu Kỳ Đồng trưởng
Take care khách tham dự, xếp ghế
8 Phạm Quang Nhất BTC Take care khách tham dự, xếp ghế
9 Huỳnh Anh BTC Đón khách, hỗ trợ khu vực check-in
10 Tô Minh Cảnh BTC Soát vé
11 Đặng Trúc Mai BTC Soát vé
12 Trần Thị Yến Nhi BTC Hỗ trợ khu vực check-in
Bảng 3 2: Tiến độ thực hiện.
NỘI DUNG THỰC HIỆN NHÂN SỰ
Thiết kế, thi công trang phục tái chế Nhóm PCP Yến Như 1/6/2023
3 Thiết kế standee, vé, background, thẻ BTC Minh Trí, Hoài
3 Lập trang fanpage PR - COLLECTION Thái Quyên,
3 In standee, vé, thẻ đeo BTC Hữu Luân, Yến Như Yến Như 27/5/2023
3 Đăng bài truyền thông fanpage Hữu Luân,
Liên hệ vũ đoàn Yến Như
3 Liên hệ ca sĩ Yến Như, Thành
3 Liên hệ MC Yến Như 19/5/2023
3 Liên hệ mẫu tái chế Yến Như 30/5/2023
3 Kịch bản MC Thái Quyên, Yến
Liên hệ thuê trang phục Bà ba Quang Nhất, Yến
Liên hệ mẫu Bà ba Quang Nhất, Trúc
3 Liên hệ thuê Ánh sáng Hữu Luân Hữu Luân 30/5/2023
3 Chuẩn bị visual âm thanh, màn Led Hữu Luân 31/5/2023
3 Bán vé và làm truyền thông cho sự kiện PCP và Hugs
Thiết kế và gửi thiệp mời Yến Như,
3 Chuẩn bị quà tặng Yến Như, Kim Yến,
18 1/6/2023 Rehearsal PCP và Hugs Mr Lai
THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
-Thủ tục hành chính: Trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức.
-Các thủ tục hành chính đã thực hiện:
+Xác nhận sử dụng hội trường.
+Đơn xin cấp phép tiến hành tổ chức sự kiện.
-Sự kiện đang thực hiện nhận được sự đồng ý, cho phép từ phía nhà trường.
ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
-Địa điểm: Hội trường tòa nhà F.
-Địa chỉ: Tòa nhà F, Đ.22, P.Thường Thạnh, Q.Cái Răng, TP Cần Thơ.
-Lý do: Vì sự kiện biểu diễn thời trang PR-COLLECTION cần có không gian rộng và dễ dàng trong việc bố trí thảm đỏ các thiết bị ánh sáng, âm thanh Không gian hội trường tránh được những ảnh hưởng trong trường hợp thời tiết xấu.
Hình 3 1: Hội trường tòa nhà F
CHUẨN BỊ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI
-Lập danh sách khách mời.
Bảng 3 3: Danh sách khách mời VIP của sự kiện.
STT Họ và tên Chức vụ Email
1 Nguyễn Thị Thanh Thùy (Ch nhi m ủ ệ ngành Kinh Tếế) thuyntt117@fe.edu.vn
2 Đặng Nguyễn Khánh Linh (Trưởng môn ngành PR-Event) linhdnk2@fe.edu.vn
3 Lai Phước Minh (Giảng viên ngành PR-Event) minhlp3@fe.edu.vn
4 Lê Quang Triệu (Giảng viên ngành PR-Event) trieulq@fe.edu.vn
5 Nguyễn Thị Ngọc Yến (Trưởng môn ngành Digital Marketing) Yenntn14@fe.edu.vn
6 Vũ Lê Duy (Trưởng môn Mar – Sale) DuyVL@fe.edu.vn
7 Nguyễn Hồng Tín (Gi ng viếnả ngành Mar – Sale) TinNH8@fe.edu.vn
8 Trần Thị Mỹ Phụng (Gi ng viếnả ngành Mar – Sale) PhungTTM@fe.edu.vn
9 Nguyễn Hữu Lợi (Gi ng viếnả ngành Mar – Sale) LoiNH14@fe.edu.vn
10 Nguyễn Phương Quang (Gi ng viếnả ngành Mar – Sale) QuangNP3@fe.edu.vn
11 Tạ Vĩnh Phúc (Gi ng viếnả ngành Mar – Sale) PhucTV18@fe.edu.vn
12 Nguyễn Ngọc Tân (Trưởng môn Logistics) TanNN39@fe.edu.vn
-Chuẩn bị và gửi giấy/mail thư mời cho khách mời.
Hình 3 2: Thư mời các khách mời VIP sẽ xuất hiện trong chương trình.
Hình 3 3: Gửi thư mời qua mail cho khách mời.
Hình 3 4: Sự phản hồi của khách mời qua mail.
-Kiểm tra, xác nhận các thông tin về khách mời
-Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời.
NHÂN SỰ
Bảng 3 4: Phân công nhân sự.
STT HỌ VÀ TÊN CHỨC VỤ NHIỆM VỤ, VAI TRÒ
1 Nguyễn Yến Như Trưởng BTC chính, Điều phối viên Điều phối các công việc chi tiết được yêu cầu để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và bám sát với kế hoạch đã đề ra
2 Huỳnh Kim Yến Nhân viên phục trang Chịu trách nhiệm bảo đảm các trang phục ở trong tình trạng hoàn hảo nhất khi xuất hiện trước mặt khán giả
3 Nguyễn Thái Quyên Nhân viên phục trang Chịu trách nhiệm bảo đảm các trang phục ở trong tình trạng hoàn hảo nhất khi xuất hiện trước mặt khán giả
4 Dương Hoài Phương Quản lý khu vực sảnh Đảm bảo các khách mời tham dự được an toàn và thoải mái trong sự kiện
5 Nguyễn Hữu Luân Kỹ thuật âm thanh Điều phối âm thanh chương trình
6 Nguyễn Thành Dinh Quản lý khu vực Take care khách tham dự, xếp ghế
7 Bùi Tô Châu Kỳ Quản lý khu vực Take care khách tham dự, xếp ghế
8 Phạm Quang Nhất PB Đón khách, hỗ trợ khách mời
9 Huỳnh Anh PG khu vực check in, thảm đỏ Đón khách, hỗ trợ khu vực check-in
10 Tô Minh Cảnh Nhân viên soát vé Soát vé
11 Đặng Trúc Mai Nhân viên soát vé Soát vé
12 Trần Thị Yến Nhi PG Hỗ trợ khu vực check-in
13 Huỳnh Anh Huy Kỹ thuật màn hình led Chịu trách nhiệm trình chiếu màn hình led
14 Võ Minh Hiệp Kỹ thuật ánh sáng Đảm bảo chất lượng ánh sáng, hiệu ứng tốt nhất khi chương trình diễn ra.
15 Nguyễn Anh Duy Cameraman Quay phim, lưu giữ những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện
16 Trần Minh Trường Cameraman Chụp ảnh, lưu giữ những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện
HẬU CẦN
Bảng 3 5: Phân công nhân sự hậu cần.
CÔNG VIỆC SỐ LƯỢNG NGƯỜI THỰC HIỆN
1 Quan sát đảm bảo an ninh cho sự kiện 3 Thành Dinh, Hoài Phương,
2 Sắp xếp khách mời đảm bảo không gian 2 Thành Dinh, Hoài Phương
3 Chuẩn bị nước cho đại biểu 2 Thành Dinh, Hoài Phương
4 Hỗ trợ người tham dự sự kiện 6 Thành Dinh, Hoài Phương,
Châu Kỳ, Quang Nhất,Huỳnh Anh, Yến Nhi
CHUẨN BỊ TRANG THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Bảng 3 6: Trang thiết bị trong sự kiện.
STT HẠNG MỤC SỐ LƯỢNG NHÂN SỰ ĐẢM NHẬN
6 Bàn 4 Thành Dinh, Châu Kỳ, Hoài Phương, Minh Cảnh
CHUẨN BỊ TÀI LIỆU VÀ QUÀ TẶNG
Bảng 3 7: Tài liệu và quà tặng.
STT HẠNG MỤC SỐ LƯỢNG
TRUYỀN THÔNG TRƯỚC SỰ KIỆN
-Xác định mục tiêu, đối tượng của truyền thông cho sự kiện sắp tới.
-Đăng bài quảng cáo và PR trên trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, Tiktok đăng ảnh các bạn chụp với standee để thu hút các đối tượng tiềm năng khác, nhờ các bạn share và tương tác vào bài đăng.
-Xác định các kênh truyền thông:
+Online: Facebook, tiktok,… đăng tải những hình ảnh về sự kiện, viết các bài viết để truyền thông
Hình 3 5: Bài đăng PR sự kiện trên fanpage ngành và các bên hỗ trợ.
Hình 3 6: Bài đăng trên fanpage của PR-COLLECTION.
Hình 3 7: PR bằng các ấn phẩm truyền thông như: Standee và Poster.
+Offline: Standee, poster,… đặt ở cầu thang hoặc các vị trí mà mọi người thường xuyên lui tới.
Hình 3 8: Truyền thông trực tiếp bằng cách bán vé.
Hình 3 9: Truyền thông trực tiếp bằng cách gửi mail cho khách mời.
Hình 3 10: Tạo thông điệp trên Fanpage PR-COLLECTION.
THỰC HIỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN, TỔNG KẾT RÚT KINH NGHIỆM VÀ TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN
THỰC HIỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
+Màn hình led được chạy thử trong buổi Rehearsal (1/6/2023).
+Các thiết bị âm thanh và ánh sáng được lắp đặt và chạy thử vào buổi sáng ngày tổ chức chương trình, được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chương trình bắt đầu để tránh những sai sót không đáng có.
-Trang trí và set up khu vực tổ chức: Bàn ghế và thảm đỏ được bố trí vào buổi Rehearsal.
-Nhân sự: Được bố trí làm việc đúng như dự kiến để đạt được hiệu quả tối ưu nhất.
-Hậu cần: Hỗ trợ, phụ trách những công việc mà bộ phận quản lý giao phó.
Buổi trình diễn thời trang
18:30 Ngày 2/6/2023 Bảng 4 1: Diễn biến của sự kiện.
GIAN NỘI DUNG PHỤ TRÁCH
18:15 - 18:55 Đón khách Quang nhất, Huỳnh Anh
Soát vé Trúc Mai, Minh Cảnh
Hỗ trợ khách sắp xếp chỗ ngồi khách mời Hoài Phương, Thành Dinh
19:00 - 19:10 Khai mạc sự kiện Kim Nhản, Trọng Lượng 19:10 - 19:30 Tiếết m c văn ngh m mànụ ệ ở Nhóm dance Fbee Zone, Kim
Ngọc, Hoàng nhã 19:30 - 19:55 Trình diễn bộ sưu tập áo bà ba Nhóm Hugs
19:55 - 20:00 Tiếết m c văn ngh ụ ệ Nhóm dance Fbee Zone 20:05 - 20:20 Trình diễn bộ sưu tập thời trang tái chế Nhóm PCP
20:35 – 20:40 Phát biểu và cảm ơn của ban tổ chức Đại diện BTC PR-Collection20:40 – 21:00 Kếết thúc chương trình BTC PR-Collection
HỌP NHÓM SAU SỰ KIỆN, TỔNG KẾT ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC ĐỂ RÚT KINH NGHIỆM VÀ LẬP BÁO CÁO
ĐỂ RÚT KINH NGHIỆM VÀ LẬP BÁO CÁO
4.2.1 Họp nhóm sau sự kiện.
-Họp nhóm ban tổ chức để tìm ra ưu điểm và nhược điểm từ đó rút kinh nghiệm sửa chữa và khắc phục:
+Chuẩn bị trang thiết bị đầy đủ, không thiếu soát.
+Bán hết số lượng vé.
+Đảm bảo thời gian chương trình diễn ra đúng dự kiến.
+Khán giả thích thú và hào hứng khi tham gia chương trình.
+Đèn follow quá sáng gây khó khăn cho MC, người mẫu, nhóm nhảy và ca sĩ. +Nhân sự tiếp đón khách mời còn tập trung nhiều ở một vị trí.
4.2.2 Tổng kết đánh giá quá trình tổ chức sự kiện.
Bảng 4 2: Bảng đánh giá sau sự kiện.
T HẠNG MỤC PHỤ TRÁCH GHI CHÚ
1 Chuẩn bị BTC Hoàn thành
2 Gửi thư mời Yến Như Chưa hoàn thành tốt
3 Đón tiếp khách Huỳnh Anh, Quang Nhất Chưa hoàn thành tốt
4 Diễn biến sự kiện BTC, Huỳnh Anh Huy Hoàn thành
5 Kết thúc sự kiện BTC Hoàn thành
6 Tri ân khán giả/khách mời Yến Như, Thái Quyên, Hữu Luân,
7 Truyền thông sau sự kiện Hữu Luân, Thái Quyên Hoàn thành
TIẾN HÀNH TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN
-Truyền thông sau sự kiện bao gồm các hoạt động sau:
-Các đánh giá từ Google Form:
Hình 4 1: Phiếu khảo sát và đánh giá của khán giả tham gia sự kiện.
-Các bài PR sau sự kiện từ Fanpage sự kiện và các trang của những bên hổ trợ: +Bài truyền thông sau sự kiện của trên trang PR-COLLECTION:
“ Chúng tôi đã làm được
Một Fashion Show thu nhỏ đã được diễn ra tại “Hội trường tòa nhà F – Trường Cao đẳng FPT Polytechnic Cần Thơ” vào 18h30 ngày 02/06/2023 vừa qua
Lấy cảm hứng từ thông điệp bảo vệ môi trường, cùng với sự mong muốn mang những nét đẹp của chiếc áo bà ba Việt Nam đến với mọi người Nhóm PCP và nhóm
Hugs đã cùng nhau kết hợp tạo nên một show diễn thời trang mang tên PR- COLLECTION.
Sự kiện được diễn ra một cách mỹ mãn, với bao nụ cười cùng với những giọt nước mắt đã rơi vì hạnh phúc Chúng tôi không biết nói gì hơn khi mà cảm xúc vẫn còn đọng lại trong những trái tim này Để có thể mang đến một show diễn, BTC đã đặt hết tất cả mọi sự cố gắng, nhiệt huyết và niềm tin với mong muốn sẽ nhận được tình yêu thương của tất cả mọi người Đã có những hôm phải thâu đêm, đã có những ngày phải bỏ bữa nhưng bỏ qua tất cả những điều trên, chúng tôi những con người mang trong mình một sự nhiệt huyết – một niềm đam mê với ngành nghề mà chúng tôi đã và đang theo đuổi, thì lại cảm thấy hạnh phúc khi được cống hiến hết mình cho đứa con tinh thần này.
BTC xin chân thành cảm ơn “Trường cao đẳng FPT Polytechnic Cần Thơ” đã hỗ trợ địa điểm cùng với các cơ sở vật chất và trang thiết bị để thực hiện chương trình.
Chúng em xin được cảm ơn quý thầy cô đã dành thời gian đến tham dự sự kiện đầu tay của cả 2 nhóm Xin phép được ôm vào lòng tất cả tình yêu thương mà thầy cô, cùng tất cả các bạn đã dành cho PR-Collection.
Xin gửi vô vàng tình cảm đến hai MC “Kim Nhản” và “Trọng Lượng” đã dẫn dắt chương trình một cách hoàn hảo nhất
Cảm ơn hai ca sĩ “Kim Ngọc” và “Hoàng Nhã” đã mang đến những bài hát vô cùng ngọt ngào
Cảm ơn nhóm nhảy “Dance Fbee Zone” với các tiết mục đã đốt cháy sân khấu Gửi lời cảm ơn rất lớn đối với các nhân vật chính trong buổi trình diễn, đó chính là các model đã ngày đêm tập luyện để hỗ trợ cho sự kiện BTC xin cảm ơn “Phúc Bảo,
Thiên Hữu, Phạm Trí, Triệu Định, Chí Rước, Tùng Trần, Đức Nguyên, Anh Thư, Minh Châu, Hải Hà, Trà My, Thị Nhanh, An Tâm, Hồng Nhật, Thanh Bùi”.
Song đó, chúng em xin được gửi lời cảm ơn đến bộ phận hiệu ứng với sự hỗ trợ từ anh “Huỳnh Anh Huy”, đã đóng góp công sức cho buổi biểu diễn cũng như nhận được những lời nhận xét từ anh.
Và sự kiện sẽ thể không hoàn thiện nếu như thiếu đi bộ phận ánh sáng BTC chúng em cảm ơn các anh đã nhiệt tình hỗ trợ, mang đến những hiệu ứng vô cùng nổi bật. Lời cảm ơn tiếp theo PR- Collection muốn gửi đến chính là anh “Nhựt Trường” và anh “Duy Nguyễn”, cùng sự hỗ trợ vô cùng nhiệt tình đến từ bạn “Đăng Khoa” đã góp phần lưu giữ cho sự kiện những khoảnh khắc tuyệt đẹp.
Chúng em xin gửi một lời cảm ơn đến anh “Kiên Định” đã hỗ trợ dụng cụ liên lạc, xin được trân quý sự đóng góp từ anh.
Các bạn mẫu có thể trở nên lộng lẫy, không thể nào thiếu đôi bàn tay khéo léo của team makeup “Thảo Ly” và “Phú Lương”.
Không thể nào không nhắc tới đại sứ thương hiệu của PR-Collection thầy “Quang
Triệu”, chúng em muốn gửi đến thầy lời cảm ơn sâu sắc, cảm ơn thầy đã luôn dành sự ủng hộ, chỉ dẫn tận tình cũng như đã yêu thương chúng em trong quá trình tổ chức sự kiện.
Và đặc biệt hơn trên hết, BTC chúng em muốn dành đôi lời cảm ơn thân thương đến với một người vô cùng đặc biệt, một người đã chỉ dạy chúng em rất tận tình, luôn đồng hành cùng với team từ những ngày đầu, luôn là người truyền lửa và tạo động lực cho chúng em đó chính là thầy “Lai Phước Minh” Tuy rằng trong quá trình chuẩn bị đã có những lúc chúng em đã làm không tốt, có những thiếu sót, nhưng mà thầy vẫn luôn ở đó,
29 góp ý và động viên chúng em Đó là điều mà chúng em luôn luôn ghi nhớ và biết ơn Một lần nữa, chúng em – tập thể team PR-Collection xin gửi đến thầy một lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất
Lời cuối cùng, BTC muốn gửi lời cảm ơn đến tất cả quý khán giả đã dành thời gian quý báu của mình để đến tham dự show diễn thời trang này, cảm ơn mọi người đã yêu thương – đã theo dõi hành trình của PR-Collection Chúng tôi sẽ luôn đón nhận, ghi nhớ và trân quý những tình yêu thương mà mọi người đã dành cho PCPteam & Hugsteam Trân trọng !
#PRCollection #fptpolytechnic #PCPteam #Hugsteam #ChungtoilaPREvent ”
Hình 4 2: Bài truyền thông sau sự kiện ngày 4/6/2023.
“ Cùng nhìn lại những khoảnh khắc đáng nhớ của đêm trình diễn thời trang PR - COLLECTION
#PRCollection #fptpolytechnic #PCPteam #Hugsteam #ChungtoilaPREvent ”
Hình 4 3: Bài truyền thông sau sự kiện ngày 8/6/2023.
“ Có những điều mà chúng ta vừa trải qua nhưng lại không muốn quên, những hình ảnh BTC tất bật chuẩn bị cho đứa con tinh thần
#PRCollection #fptpolytechnic #PCPteam #Hugsteam #ChungtoilaPREvent ”
Hình 4 4: Bài truyền thông sau sự kiện ngày 9/6/2023.
Lộ diện 5 vị mentor tại PR-COLLECTION
Cre: Deny Nguyễn Ở đây có 1 chiếc link hãy nhấn vào và nêu cảm nhận của bạn nhé: https://forms.gle/cnY4rjXBQ2mmo17Z8
Hình 4 5: Bài truyền thông sau sự kiện ngày 10/6/2023. +Bài truyền thông sau sự kiện của các trang hỗ trợ truyền thông:
Hình 4 6: Bài đăng truyền thông sau sự kiện của trang Cao Đẳng FPT Polytechnic Cần Thơ.
Hình 4 7: Bài đăng truyền thông sau sự kiện của trang PR-Event-Fpoly Cần Thơ. +Bài báo về sự kiện trình diễn thời trang PR-COLLECTION:
Link bài báo: 02/06/2023 - Cần Thơ - Fashion Show "PR - Collection" (fpt.edu.vn)
Hình 4 8: Bài báo về sự kiện trình diễn thời trang PR-COLLECTION.
