NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH NỘI THẤT SUNWOOD

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH NỘI THẤT

i

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, nhóm chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Quý Thầy Cô trường Đại học Thủ Dầu Một, đặc biệt là thầy Nguyễn Thế Huân Qua quá trình học tập và nghiên cứu bộ môn Quản trị hành chính văn phòng, nhóm chúng em đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình, tận tâm của Thầy Thầy là người đã định hướng dẫn và hỗ trợ nhóm chúng em trong việc tích lũy thêm nhiều kiến thức bổ ích làm hành trang trên con đường sau này của mình Qua bài tiểu luận cuối kì này, chúng em xin trình bày những vấn đề mà chúng em đã nghiên cứu

Trong quá trình hoàn thành bài tiểu luận sẽ không thể tránh khỏi sai sót, nhóm chúng em rất mong nhận được những góp ý quý báu từ Quý Thầy Cô để bài tiểu luận trở nên hoàn thiện hơn Từ đó, chúng em cũng có thể rút ra bài học cho các bài luận sau này

Kính chúc Quý Thầy Cô mạnh khỏe, hạnh phúc và gặt hái được nhiều thành công trên con đường giảng dạy của mình

Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn!

KHOA KINH TẾ

CTĐT………

PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN

Tên học phần: Quản trị hành chính văn phòng Mã học phần: LING221 Lớp/Nhóm môn học: KITE.TH.05 Học kỳ: 2 Năm học: 2023 – 2024 Danh sách nhóm SV: Lê Thị Quý Sang - 2223401150368

(Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10) 4 Chương 2 -Mục 2.2 Ưu, khuyết điểm 2.0 đ 5 Chương 3- Đề xuất/ giải pháp 1.5 đ

khác liên quan với đề tài tiểu luận quan nhưng chưa đầy đủ với đề tài

được nêu trong tiểu luận của đang nghiên cứu hoặc ngược lại đang nghiên cứu hoặc ngược lại đang nghiên cứu nhưng chưa đầy thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của

phần tái liệu tham khảo, hoạch ghi

Số trang của của Tiểu luận< 15 trang Không có minh họa Số trang của của Tiểu luận thiểu 15 trang Tối đa

Tiểu luận tối thiểu 15 trang Tối đa 25 trang Có minh họa

bằng biển, bảng, hình ảnh rõ ràng, sắc nét

(0,8 - 1,0 điểm)

Sinh viên không trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt

đề cương (0.0 điểm)

Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa

Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4.1 Đối tượng nghiên cứu 3

4.2 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu 3

5.1 Phương pháp nghiên cứu 3

5.2 Nguồn dữ liệu nghiên cứu 4

6 Ý nghĩa của đề tài 4

1.1.1 Khái niệm văn phòng 6

1.1.2 Chức năng của văn phòng 6

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 6

1.2 Quản trị 7

1.2.1 Khái niệm quản trị 7

1.2.2 Chức năng của quản trị 7

1.3 Quản trị hành chính văn phòng 8

1.3.1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng 8

1.3.2 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng 8

1.4 Các yếu tố cấu thành văn phòng 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM, KHUYẾT ĐIỂM, NGUYÊN NHÂN 10

2.1 Tổng quan doanh nghiệp 10

2.1.1 Một vài nét về Công ty TNHH Nội thất Sunwood 10

2.1.2 Giá trị cốt lõi, lĩnh vực kinh doanh 11

2.2 Cơ cấu tổ chức công ty 13

2.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty 13

2.2.2 Quy định làm việc 13

2.2.3 Chức năng của các phòng ban 14

2.3 Thực trạng công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH Nội thất Sunwood 16

2.3.1 Khái quát về phòng hành chính 16

2.3.2 Công tác quản lý hành chính văn phòng 18

2.3.3 Tình hình công tác văn thư của công ty 19

2.3.4 Quản lý văn bản đến/ đi của công ty 20

2.3.5 Thủ tục soạn thảo văn bản, duyệt và trình ký văn bản 20

2.4 Đánh giá thực trạng và nguyên nhân 21

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP 22

C KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

ix

DANH SÁCH HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Logo Công ty TNHH Nội thất Sunwood 10

Hình 2.2 Sản phẩm của Công ty TNHH Nội thất Sunwood 12

Hình 2.3 Tổ chức bộ máy quản lý công ty 13

Hình 2.4 Phòng hành chính Công ty TNHH Nội thất Sunwood 15

A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lời nói đầu

Hiện nay, việc nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và sự phát triển bền vững của bất kỳ tổ chức nào Chính vì thế, quản trị hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác quản trị hành chính văn phòng bởi hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức hỗ trợ việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quan trọng trong việc quản lý điều hành của lãnh đạo Bên cạnh đó, công tác quản trị hành chính văn phòng còn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả của bất kỳ công ty nào Nó được ví như "xương sống" hay "bộ não thứ hai" của doanh nghiệp, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc điều hành và quản lý công việc Nếu công tác hành chính văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành của doanh nghiệp sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Có thể thấy, công tác hành chính văn phòng đóng vai trò then chốt trong sự thành công của mỗi công ty Công tác được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của doanh nghiệp sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triến khai hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Việc đầu tư vào nâng cao chất lượng công tác này sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Vậy doanh nghiệp phải làm thế nào để nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng hiệu quả?

Để hiểu hơn về văn phòng và việc nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng một cách hiệu quả, bằng những kiến thức đã được học và tìm hiểu thông qua buổi đi thực tế cùng các dữ liệu công khai trên các trang mạng xã hội chúng em xin chọn đề tài về “Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH nội thất Sunwood”

2

để làm sáng tỏ vấn đề từ đó rút ra được nhiều bài học nhằm nâng cao hiệu quả học tập và kinh nghiệm sau này

2 Lý do chọn đề tài

Công tác hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Nếu văn phòng được tổ chức khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, đơn vị Do vậy, công tác tổ chức và quản lý văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung cũng như văn phòng công chứng nói riêng Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, khâu đầu tiên là phải quản trị hành chính văn phòng sao cho hợp lý, khoa học

Phòng hành chính của Công ty TNHH Nội thất Sunwood là phòng tham mưu cho Tổng Giám đốc về công việc quản lý hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin Phòng có nhiệm vụ quản trị văn phòng Công ty, lập kế hoạch mua sắm hợp lý các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm; quản lý các bản thiết kế, nhà cửa; lập kế hoạch và thực hiện xây dựng, sửa chữa văn phòng công ty Ngoài ra, phòng còn quản lý và phục vụ đầy đủ cho yêu cầu làm việc hội họp, đi lại, lưu trú, đón tiếp khách hàng Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý và tổ chức hành chính văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ của một tổ chức Công ty TNHH Nội thất Sunwood không phải là ngoại lệ Với sự phát triển của công nghệ thông tin và xu hướng công nghiệp 4.0, việc nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng là một yêu cầu cấp thiết Việc nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn, tạo ra sự hài lòng cho khách hàng về chất lượng sản phẩm và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức Đó chính lý do chúng em chọn đề tài “Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood” nhằm tìm hiểu và đề xuất giải pháp để cải thiện chất lượng quản trị hành chính văn phòng của Công ty TNHH Nội thất Sunwood

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Đánh giá thực trạng, ưu điểm, khuyết điểm và nguyên nhân ảnh hưởng đến quá trình quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood

- Đề xuất giải pháp và kiến nghị để cải thiện các hạn chế còn tồn đọng

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu

Chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung: Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood

- Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nội thất Sunwood

- Phạm vi thời gian: Từ giữa tháng 02/2024 đến hết tháng 03/2024

5 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu 5.1 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu phân tích tổng hợp: Tiến hành phân tích các vấn đề về hành chính văn phòng đã đưa ra và tổng hợp ngắn gọn lại với các nội dung chính Nghiên cứu, tìm tài liệu liên quan để phân tích rõ ràng, triệt để các vấn đề đưa ra trong bài từ đó tóm tắt lại nội dung một cách cụ thể

Phương pháp phỏng vấn: Tiến hành buổi đi phỏng vấn trực tiếp tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood, hiểu thêm về mô hình thực tế văn phòng của công ty Từ đó đưa ra thực trạng và các giải pháp hiệu quả

4

5.2 Nguồn dữ liệu nghiên cứu Dữ liệu thứ cấp

- Qua các báo chí, tạp chí, website về công ty, tài liệu có liên quan đến đề tài, các báo cáo về tình hình hành chính văn phòng của Công ty TNHH Nội thất Sunwood

Dữ liệu sơ cấp

Thu thập bằng các cách:

- Quan sát để đánh giá về thực trạng tình hình công tác văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood

- Phỏng vấn các cán bộ văn phòng của công ty để tìm ra những vấn đề tồn tại của công tác Hành chính văn phòng của công ty

- Thu thập thông tin đánh giá nhân viên và nhân viên tự đánh giá để đánh giá về thực trạng tình hình công tác văn phòng tại công ty

6 Ý nghĩa của đề tài 6.1 Ý nghĩa khoa học

Đề tài "Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood" mang ý nghĩa quan trọng trong việc nghiên cứu và hiểu sâu hơn về các phương pháp, công cụ, quy trình và chiến lược mới nhằm cải thiện hiệu quả trong việc quản lý và tổ chức các hoạt động hành chính văn phòng tại công ty TNHH Nội thất Sunwood Đồng thời, việc thực hiện đề tài này cũng có thể tạo ra các kết quả nghiên cứu có giá trị, góp phần vào sự tiến bộ của quá trình quản trị hành chính văn phòng trong các doanh nghiệp

6.2 Ý nghĩa thực tiễn

“Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood” là một đề tài có ý nghĩa thực tiễn quan trọng trong việc cải thiện hoạt động quản trị và vận hành của văn phòng công ty Đề tài này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả công việc, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và tăng sự hài lòng của nhân viên Bằng cách cải thiện quản trị hành chính văn phòng, Công ty TNHH Nội thất

Sunwood có thể đảm bảo việc thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn, từ việc tiếp nhận thông tin, xử lý văn bản, đến tổ chức hồ sơ và lưu trữ Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động nội bộ mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển và thành công của công ty

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung đề tài bao gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết

Chương 2: Thực trạng, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân Chương 3: Giải pháp

6

B PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Theo Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An (2009), “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện

vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức 1.1.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng có hai nhóm chức năng: - Nhóm chức năng tham mưu và tổng hợp

Nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng Nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý

- Nhóm chức năng dịch vụ hậu cần

Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả (Phương & An, 2009)

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác - Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin

- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành - Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng

- Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại - Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan nhưkinh phí hoạt động, các trang thiết bị phương tiện làm việc

1.2 Quản trị

1.2.1 Khái niệm quản trị

Theo Robert Kreitner (2008), “Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người để đạt được nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi.”

Còn với James Stoner và Stephen Robbins (1996), “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”

1.2.2 Chức năng của quản trị

Chức năng của quản trị là những nhóm công việc chung, tổng quát mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện Nói cụ thể hơn, chức năng quản trị được hiểu là một loại hoạt động quản trị, được tách riêng trong quá trình phân công và chuyên môn hóa lao động quản trị, thể hiện phương hướng hay giai đoạn tiến hành các tác động quản trị nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Hiện nay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhà khoa học đã tương đối có sự thống nhất về bốn chức năng quản trị là: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát

Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị Hoạt động này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lậpmột hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức Đồng thời đưa ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức

Chức năng tổ chức: chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác định những việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần được thành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và xác lập hệ thống quyền hànhtrong tổ chức