PHẦN MỞ ĐẦU
Lời nói đầu
Hiện nay, việc nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và sự phát triển bền vững của bất kỳ tổ chức nào Chính vì thế, quản trị hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác quản trị hành chính văn phòng bởi hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức hỗ trợ việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quan trọng trong việc quản lý điều hành của lãnh đạo Bên cạnh đó, công tác quản trị hành chính văn phòng còn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả của bất kỳ công ty nào
Nó được ví như "xương sống" hay "bộ não thứ hai" của doanh nghiệp, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc điều hành và quản lý công việc Nếu công tác hành chính văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành của doanh nghiệp sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
Có thể thấy, công tác hành chính văn phòng đóng vai trò then chốt trong sự thành công của mỗi công ty Công tác được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của doanh nghiệp sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triến khai hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Việc đầu tư vào nâng cao chất lượng công tác này sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Vậy doanh nghiệp phải làm thế nào để nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng hiệu quả? Để hiểu hơn về văn phòng và việc nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng một cách hiệu quả, bằng những kiến thức đã được học và tìm hiểu thông qua buổi đi thực tế cùng các dữ liệu công khai trên các trang mạng xã hội chúng em xin chọn đề tài về
“Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH nội thất Sunwood”
2 để làm sáng tỏ vấn đề từ đó rút ra được nhiều bài học nhằm nâng cao hiệu quả học tập và kinh nghiệm sau này.
Lý do chọn đề tài
Công tác hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Nếu văn phòng được tổ chức khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, đơn vị Do vậy, công tác tổ chức và quản lý văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung cũng như văn phòng công chứng nói riêng Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, khâu đầu tiên là phải quản trị hành chính văn phòng sao cho hợp lý, khoa học
Phòng hành chính của Công ty TNHH Nội thất Sunwood là phòng tham mưu cho Tổng Giám đốc về công việc quản lý hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin Phòng có nhiệm vụ quản trị văn phòng Công ty, lập kế hoạch mua sắm hợp lý các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm; quản lý các bản thiết kế, nhà cửa; lập kế hoạch và thực hiện xây dựng, sửa chữa văn phòng công ty Ngoài ra, phòng còn quản lý và phục vụ đầy đủ cho yêu cầu làm việc hội họp, đi lại, lưu trú, đón tiếp khách hàng Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý và tổ chức hành chính văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ của một tổ chức Công ty TNHH Nội thất Sunwood không phải là ngoại lệ Với sự phát triển của công nghệ thông tin và xu hướng công nghiệp 4.0, việc nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng là một yêu cầu cấp thiết Việc nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn, tạo ra sự hài lòng cho khách hàng về chất lượng sản phẩm và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức Đó chính lý do chúng em chọn đề tài “Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood” nhằm tìm hiểu và đề xuất giải pháp để cải thiện chất lượng quản trị hành chính văn phòng của Công ty TNHH Nội thất Sunwood
Mục tiêu nghiên cứu
Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood
- Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood
- Đánh giá thực trạng, ưu điểm, khuyết điểm và nguyên nhân ảnh hưởng đến quá trình quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood
- Đề xuất giải pháp và kiến nghị để cải thiện các hạn chế còn tồn đọng.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood
- Phạm vi nội dung: Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nội thất Sunwood
- Phạm vi thời gian: Từ giữa tháng 02/2024 đến hết tháng 03/2024.
Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
Phương pháp nghiên cứu phân tích tổng hợp: Tiến hành phân tích các vấn đề về hành chính văn phòng đã đưa ra và tổng hợp ngắn gọn lại với các nội dung chính Nghiên cứu, tìm tài liệu liên quan để phân tích rõ ràng, triệt để các vấn đề đưa ra trong bài từ đó tóm tắt lại nội dung một cách cụ thể
Phương pháp phỏng vấn: Tiến hành buổi đi phỏng vấn trực tiếp tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood, hiểu thêm về mô hình thực tế văn phòng của công ty Từ đó đưa ra thực trạng và các giải pháp hiệu quả
5.2 Nguồn dữ liệu nghiên cứu
- Qua các báo chí, tạp chí, website về công ty, tài liệu có liên quan đến đề tài, các báo cáo về tình hình hành chính văn phòng của Công ty TNHH Nội thất Sunwood
Thu thập bằng các cách:
- Quan sát để đánh giá về thực trạng tình hình công tác văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood
- Phỏng vấn các cán bộ văn phòng của công ty để tìm ra những vấn đề tồn tại của công tác Hành chính văn phòng của công ty
- Thu thập thông tin đánh giá nhân viên và nhân viên tự đánh giá để đánh giá về thực trạng tình hình công tác văn phòng tại công ty.
Ý nghĩa của đề tài
6.1 Ý nghĩa khoa học Đề tài "Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood" mang ý nghĩa quan trọng trong việc nghiên cứu và hiểu sâu hơn về các phương pháp, công cụ, quy trình và chiến lược mới nhằm cải thiện hiệu quả trong việc quản lý và tổ chức các hoạt động hành chính văn phòng tại công ty TNHH Nội thất Sunwood Đồng thời, việc thực hiện đề tài này cũng có thể tạo ra các kết quả nghiên cứu có giá trị, góp phần vào sự tiến bộ của quá trình quản trị hành chính văn phòng trong các doanh nghiệp
“Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Nội thất Sunwood” là một đề tài có ý nghĩa thực tiễn quan trọng trong việc cải thiện hoạt động quản trị và vận hành của văn phòng công ty Đề tài này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả công việc, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và tăng sự hài lòng của nhân viên Bằng cách cải thiện quản trị hành chính văn phòng, Công ty TNHH Nội thất
Sunwood có thể đảm bảo việc thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn, từ việc tiếp nhận thông tin, xử lý văn bản, đến tổ chức hồ sơ và lưu trữ Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động nội bộ mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển và thành công của công ty.
PHẦN NỘI DUNG
Các lý thuyết liên quan đến đề tài
Không Trình bày cơ sở lý thuyết và không trình bày các dữ liệu khác liên quan với đề tài tiểu luận
Chỉ trình bày cơ sở lý thuyết hoặc trình bày các dữ liệu khác liên quan với đề tài tiểu luận
Trình bày cơ sở lý thuyết và các dữ liệu khác liên quan nhưng chưa đầy đủ với đề tài tiểu luận
Trình bày đầy đủ cơ sở lý thuyết và các dữ liệu khác liên quan và phù hợp với đề tài tiểu luận
2.1 Thực trạng về vấn đề được nêu trong tiểu luận
Không trình bày, mô tả thực trạng về vấn đề được nêu trong tiểu luận (0,0 điểm)
Trình bày, mô tả chưa đầy đủ , số liệu chưa đáng tin cậy thực trạng về vấn đề được nêu trong tiểu luận của nhóm thực hiện nghiên cứu, tìm hiểu
Trình bày, mô tả trung thực, thực trạng về vấn đề được nêu trong tiểu luận của nhóm thực hiện nghiên cứu, tìm hiểu nhưng chưa đầy đủ (1,1 - 1,5 điểm)
Trình bày, mô tả đầy đủ, trung thực, thực trạng vấn đề được nêu trong tiểu luận của nhóm thực hiện nghiên cứu, tìm hiểu
2.2 Đánh giá ưu, khuyết điểm,
(hoặc thuận lợi khó khăn) , nguyên nhân vấn đề đang nghiên cứu (1,5 điểm)
Phân tích đánh giá chưa đầy đủ những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn nhưng không phân tích nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu hoặc ngược lại
Phân tích đánh giá những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn nhưng không phân tích nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu hoặc ngược lại
Phân tích đánh giá những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu nhưng chưa đầy đủ
Phân tích đánh giá đầy đủ những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu (1,1 - 1,5 điểm)
Chương 3: Đề xuất các giải pháp (1,5 điểm)
Trình bày chưa đầy đủ các giải pháp và không hợp lý hợp lý, không khả thi để giải quyết các các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2
Trình bày các giải pháp cụ thể, hợp lý, nhưng chưa khả thi và đầy đủ để giải quyết các các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2
Trình bày các giải pháp cụ thể, hợp lý, khả thi để giải quyết các các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2 nhưng chưa đầy đủ
Trình bày đầy đủ các giải pháp cụ thể, hợp lý, khả thi để giải quyết các các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2
Tài liệu tham khảo (1,00 điểm)
Không trình bày phẩn kết luận và phần tái liệu tham khảo, hoạch ghi không đúng quy định
Trình bày tương đối hợp lý phẩn kết luận và ghi tương đối đúng quy định về phần tái liệu tham khảo
Trình bày, hợp lý phẩn kết luận nhưng chứa đầy đủ và ghi đúng quy định về phần tái liệu tham khảo
Trình bày đúng đầy đủ, hợp lý phẩn kết luận và ghi đúng quy định về phần tái liệu tham khảo
Trình bày không đúng quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái 3 cm, lề phải
2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định Số trang của
Không có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh
Trình bày đúng quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái 3 cm, lề phải 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định
Không có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh
Trình bày đúng quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái 3 cm, lề phải
2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định
Số trang của của Tiểu luận thiểu
25 trang Có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh nhưng không nhiều,không sắc nét
Trình bày đúng quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái 3 cm, lề phải 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định Số trang của
Tiểu luận tối thiểu 15 trang Tối đa 25 trang
Có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh rõ ràng, sắc nét
E Điểm hoạt động, chuyên cần, thuyết trình:
Sinh viên không trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt đề cương (0.0 điểm)
Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt đề cương tối thiểu 1 lần và nộp bài đúng thời hạn
Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt đề cương tối thiểu 2 lần và nộp bài đúng thời hạn
Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt đề cương tối thiểu 3 lần và nộp bài đúng thời hạn
DANH SÁCH HÌNH ẢNH ix
2 Lý do chọn đề tài 2
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
5 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu 3
5.2 Nguồn dữ liệu nghiên cứu 4
7 Kết cấu của đề tài 5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 6
1.1.2 Chức năng của văn phòng 6
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 6
1.2.1 Khái niệm quản trị 7 viii
1.2.2 Chức năng của quản trị 7
1.3 Quản trị hành chính văn phòng 8
1.3.1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng 8
1.3.2 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng 8
1.4 Các yếu tố cấu thành văn phòng 8
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM, KHUYẾT ĐIỂM, NGUYÊN NHÂN 10
2.1.1 Một vài nét về Công ty TNHH Nội thất Sunwood 10
2.1.2 Giá trị cốt lõi, lĩnh vực kinh doanh 11
2.2 Cơ cấu tổ chức công ty 13
2.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty 13
2.2.3 Chức năng của các phòng ban 14
2.3 Thực trạng công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH Nội thất Sunwood 16
2.3.1 Khái quát về phòng hành chính 16
2.3.2 Công tác quản lý hành chính văn phòng 18
2.3.3 Tình hình công tác văn thư của công ty 19
2.3.4 Quản lý văn bản đến/ đi của công ty 20
2.3.5 Thủ tục soạn thảo văn bản, duyệt và trình ký văn bản 20
2.4 Đánh giá thực trạng và nguyên nhân 21
TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 ix
Hình 2.1 Logo Công ty TNHH Nội thất Sunwood 10
Hình 2.2 Sản phẩm của Công ty TNHH Nội thất Sunwood 12
Hình 2.3 Tổ chức bộ máy quản lý công ty 13
Hình 2.4 Phòng hành chính Công ty TNHH Nội thất Sunwood 15
Hiện nay, việc nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và sự phát triển bền vững của bất kỳ tổ chức nào Chính vì thế, quản trị hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác quản trị hành chính văn phòng bởi hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức hỗ trợ việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quan trọng trong việc quản lý điều hành của lãnh đạo Bên cạnh đó, công tác quản trị hành chính văn phòng còn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả của bất kỳ công ty nào
Nó được ví như "xương sống" hay "bộ não thứ hai" của doanh nghiệp, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc điều hành và quản lý công việc Nếu công tác hành chính văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành của doanh nghiệp sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Văn phòng
Theo Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An (2009), “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức
1.1.2 Chức năng của văn phòng
Văn phòng có hai nhóm chức năng:
- Nhóm chức năng tham mưu và tổng hợp
Nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng Nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý
- Nhóm chức năng dịch vụ hậu cần
Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả (Phương & An, 2009)
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác
- Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng
- Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác
- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo
- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan nhưkinh phí hoạt động, các trang thiết bị phương tiện làm việc.
Quản trị
Theo Robert Kreitner (2008), “Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người để đạt được nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi.”
Còn với James Stoner và Stephen Robbins (1996), “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”
1.2.2 Chức năng của quản trị
Chức năng của quản trị là những nhóm công việc chung, tổng quát mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện Nói cụ thể hơn, chức năng quản trị được hiểu là một loại hoạt động quản trị, được tách riêng trong quá trình phân công và chuyên môn hóa lao động quản trị, thể hiện phương hướng hay giai đoạn tiến hành các tác động quản trị nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Hiện nay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhà khoa học đã tương đối có sự thống nhất về bốn chức năng quản trị là: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát
Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị Hoạt động này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lậpmột hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức Đồng thời đưa ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức
Chức năng tổ chức: chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác định những việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần được thành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và xác lập hệ thống quyền hànhtrong tổ chức
Chức năng điều khiển: là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp con người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các xung đột trong tập thể nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ chức
Chức năng kiểm soát:để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chức củamình hoạt động như thế nào, bao gồm việc theo dõi toàn bộ hoạt động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức Hoạt động kiểm soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết quả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ravà tiến hành các điều chỉnh nếu có sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu (Tài, 2007)
Quản trị hành chính văn phòng
1.3.1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý ra quyết định điều hành doanh nghiệp (Phương
1.3.2 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng có 5 chức năng:
- Hoạch định công việc hành chính văn phòng
- Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Kiểm soát công việc hành chính văn phòng
- Dịch vụ hành chính văn phòng (Phương & An, 2009)
Các yếu tố cấu thành văn phòng
Con người: mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến yếu tố con người Sự hiểu biết và tinh thần của mọi người sẽ quyết định rất lớn đến hiệu quả văn phòng
Hệ thống trang thiết bị: là một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao gồm: máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng ngày càng hiện đại giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan,
9 một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác
Hệ thống nguyên tắc thủ tục: là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân Những nguyên tắc thủ tục này là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng
Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc văn phòng trở nên hài hòa (VnDoc,
THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM, KHUYẾT ĐIỂM, NGUYÊN NHÂN
Tổng quan doanh nghiệp
2.1.1 Một vài nét về Công ty TNHH Nội thất Sunwood
Công ty TNHH Nội thất Sunwood khởi nghiệp vào năm 2021, tuy nhiên với tầm nhìn và xây dựng chiến lược kinh doanh bền vững, xác định mục tiêu cụ thể, sứ mệnh rõ ràng Nội thất Sunwood bắt đầu mở rộng thị trường kết hợp với việc đầu tư xưởng sản xuất và máy móc trang thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến với đội ngũ kỹ thuật có tay nghề cao Công ty tập trung vào việc thiết kế căn hộ chung cư, biệt thự và nhà phố Với sự sáng tạo và tinh thần nghệ thuật, Sunwood mang đến không gian sống đẹp và sang trọng cho khách hàng Đội ngũ kiến trúc sư của Sunwood luôn nỗ lực để biến mỗi không gian trở thành tác phẩm nghệ thuật tinh tế, độc đáo và thời gian không thể xóa mờ
Trong thời gian qua, Công ty TNHH Nội thất Sunwood đã chứng kiến và quan sát sự trưởng thành từng ngày trong nội lực củ a các thành viên và sự ưu ái của quý khách hàng lên đến 20 – 30 đơn hàng trong những tháng đầu thành lâ ̣p
Với đội ngũ thiết kế nội thất sáng tạo, chuyên nghiệp, kết hợp việc sử dụng máy móc thiết bị, công nghệ thiết kế hiện đại vào quy trình sản xuất, Sunwood đã cho ra đời những sản phẩm uy tín, chất lượng cao với mẫu mã đa dạng Thiết kế, thi công nội thất với nhiều phong cách như: Phong cách nội thất hiện đại, phong cách nội thất tân cổ điển, phong cách nội thất Indochine, phong cách nội thất Industrial, phong cách thiết kế mới,…
Hình 2.1 Logo Công ty TNHH Nội thất Sunwood
Nguồn: (Công ty TNHH Nội thất Sunwood, 2024)
Tầm nhìn Định hướng của Công ty TNHH Nội thất Sunwood là đưa thương hiệu phát triển thành một đơn vị thiết kế thi công nội thất uy tín, lớn mạnh, không ngừng đổi mới, sáng tạo để kiến tạo nên những không gian sống sang trọng, đẳng cấp, nâng tầm và khẳng định giá trị thương hiệu Việt Nam
Sứ mệnh của Công ty TNHH Nội thất Sunwood là mang lại giá trị cho khách hàng, sự hài lòng tuyệt đối, và đảm bảo lợi ích cộng hưởng bằng những sản phẩm đẹp nhất, chất lượng nhất, dịch vụ có ưu điểm vượt trội
Không gian nội thất hiện đại bắt kịp xu hướng, nâng cao chất lượng đời sống và nỗ lực, cố gắng để Nội thất Sunwood là nơi khách hàng gửi gắm niềm tin, sự tín nhiệm qua mỗi công trình nội thất
Nội thất Sunwood Nội thất đẹp – Nhà sang
Công ty TNHH Nội thất Sunwood đă ̣t ra mu ̣c tiêu trong thờ i gian tới sẽ trở thành thương hiê ̣u lớn cũng cấp những sản phẩm đe ̣p nhất, sang tro ̣ng nhất, uy tín nhất
- Địa chỉ: 453/56 Lê Hồng Phong, Phú Hòa, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
2.1.2 Giá trị cốt lõi, lĩnh vực kinh doanh
Trung thực để phát triển bền vững
Đề cao tinh thần hợp tác cùng phát triển
Hướng tới sự chuyên nghiệp hóa, tự động hóa
Đặt lợi ích chung lên trên lợi ích cá nhân
Tôn trọng, tin cậy và đề cao chữ tín
Sunwood chú trọng đầu tư vào nhà xưởng, với trang thiết bị máy móc hiện đại cùng sự chuyên môn hóa trong từng bộ phận Thêm vào đó đội ngũ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, có cái tâm và luôn đặt sự uy tín trong nghề nghiệp lên hàng đầu Tất cả những điều đó đã làm nên một Sunwood khác biệt, một Sunwood chuyên nghiệp và có thể khiến khách hàng không thể không hài lòng khi đến, luôn mang đến những sản phẩm có chất lượng cao, tiến độ giao hàng đảm bảo, giá thành hợp lý, chế độ bảo hành tốt nhất và đáp ứng những nhu cầu khác nhau của khách hàng
Tư vấn giải pháp thiết kế nội thất, ngoại thất cho không gian sống của khách hàng
Thiết kế không gian nội thất, ngoại thất cho khách hàng
Thực hiện thi công từ A – Z cho mọi công trình của khách hàng
Hình 2.2 Sản phẩm của Công ty TNHH Nội thất Sunwood
Nguồn: (Công ty TNHH Nội thất Sunwood, 2024)
Cơ cấu tổ chức công ty
2.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty
Hình 2.3 Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Nguồn: (Phòng hành chính nhân sự Công ty TNHH Nội thất Sunwood, 2024)
Tổ chức bộ máy công ty có 1 tổng giám đốc, 2 phó giám đốc và 4 phòng nghiệp vụ:
- Phòng hành chính nhân sự
2.2.2 Quy định làm việc Điều 1: Thời gian làm việc
Thời gian làm việc là 8 giờ / ngày, từ thứ 2 đến thứ 7
Sáng: 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút
Chiều: Từ 12 giờ 30 phút đến 16 giờ 30 phút
Có chế độ làm ngày chủ nhật khi cần thiết
Có thể trực thêm giờ khi có khách bất ngờ đến muộn Điều 2: Tác phong và đạo đức
Không làm việc riêng trong giờ hành chính
Nhân viên phải mang giầy, dép xăng đan, áo sơ mi có cổ, hoặc đồng phục, bảo hộ lao động do văn phòng cấp
Trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao, tận tâm đào tạo nhân viên mới Điều 3: An toàn lao động
Không hút thuốc lá, uống bia, rượu hoặc đánh bài bạc
Tuân thủ các quy định về phòng cháy, chữa cháy, an toàn điện
Không mang vật dụng dễ cháy nổ hoặc hung khí vào văn phòng
Mọi nhân viên ra ngoài trong giờ làm việc phải thông báo với cấp trên Điều 4: Quản lý tài sản
Trừ khi được giao trách nhiệm trực, không tự ý vào kho hàng
Mọi nhân viên mang tài sản văn phòng ra ngoài cần được sự đồng ý của giám đốc
Có ý thức tiết kiệm và bảo vệ tài sản chung
Không tự ý sử dụng tài sản riêng của người khác
2.2.3 Chức năng của các phòng ban
Tổng giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, lên kế hoạch và điều hành, chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động đó, đồng thời là người đại diện hợp pháp của Công ty trước pháp luật
Phó giám đốc: Trợ giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, thay mặt giám đốc quyết định những vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty khi giám đốc vắng mặt
Phó giám đốc thứ nhất phụ trách kinh doanh: Là người phụ trách các khâu từ việc nhập sản phẩm, cho đến việc khảo sát thị trường, đưa sản phẩm đi tiêu thụ bằng việc ký kết các hợp đồng tiêu thụ
Phó giám đốc thứ hai phụ trách hành chính: Là người chịu trách nhiệm chính mọi hoạt động về nghiệp vụ tài chính của Công ty và đời sống của người lao động trong Công ty
Phòng kinh doanh: Giúp Công ty phát triển hoạt động tiêu thụ sản phẩm Có nhiệm vụ làm công tác tiếp thị, khai thác và mở rộng thị trường, liên hệ với khách hàng làm thủ tục để khách hàng kí kết hợp đồng, thanh toán hợp đồng Phòng kinh doanh phối hợp với phòng kế toán để tổ chức mạng lưới tiêu thụ của Công ty
Phòng hành chính nhân sự: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ trực thuộc, có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Giám đốc phối hợp các hoạt động chung của các phòng chuyên môn nghiệp vụ Quản lý về văn thư lưu trữ, lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị văn phòng phẩm Tham mưu, giúp việc cho giám đốc và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế Công ty Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong Công ty thực hiện nghiêm túc nộ quy, quy chế Công ty Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc Công ty Ngoài ra còn quản lý và lập kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng trụ sở chính và các chỉ nhánh, trang thiết bị nội thất, thiết bị văn phòng, thiết bị thông tin liên lạc và có môi quan hệ với các cơ quan chức năng trong địa phương để giúp cho hoạt sản xuất kinh doanh của công ty được thuận lợi
Hình 2.4 Phòng hành chính Công ty TNHH Nội thất Sunwood
Nguồn: (Công ty TNHH Nội thất Sunwood, 2024)
Phòng kế toán: Là phòng tham mưu trực tiếp cho giám đốc, giúp giám đốc về công tác quản lý trong Công ty Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý chặt chẽ tài sản, nguồn vốn của
Công ty, tổ chức tập hợp chính xác, đầy đủ chi phí, giá bán hàng hoá hợp lý, giám sát công tác tài chính của Công ty Cung cấp thông tin tài chính cho ban giám đốc và cơ quan chức năng Thực hiện ký gửi, rút tiền thanh toán, vay trả thuận lợi, đòi thanh toán công nợ đến hạn, thực hiện nghiêm túc các chế độ kế toán thống kê của nhà nước
Chức năng: Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng nguyên, nhiên vật liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra Quy trình sản xuất sản phẩm Công tác quản lý sử dụng phương tiện, máy móc thiết bị
Nhiệm vụ: Lập hồ sơ công bố chất lượng sản phẩm, quản lý kiểm định đo lường các thiết bị an toàn Tổng hợp phân tích đánh giá các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, nghiên cứu cải tiến công nghệ hợp lý hoá sản xuất
Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật
Xây dựng quy trình công nghệ, qui trình vận hành thiết bị
Nghiệm thu chất lượng vật tư, nguyên liệu đầu vào, sản phẩm đầu ra trước khi nhập kho
Có nhiệm vụ nhập và xuất vật tư, thiết bị, sau khi đã xong thủ tục kiểm tra chất lượng hàng hoá
Ghi chép vào số sách, thẻ kho chính xác về chủng loại, ký hiệu, giá trị, số hoá đơn nhập kho Báo cáo số liệu cập nhật và định kỳ cho người phụ trách hoặc khi lãnh đạo yêu cầu Chịu trách nhiệm vật tư, hàng hóa nhập, xuất kho.
Thực trạng công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH Nội thất Sunwood
2.3.1 Khái quát về phòng hành chính
Phòng Hành chính có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo công ty cụ thể như sau:
+ Tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty trong công tác hành chính, văn thư lưu trữ, y tế + Giúp Tổng giám đốc công ty trong lĩnh vực đối ngoại
Nhiệm vụ Để thực hiện các chức năng trên Phòng Hành chính có những nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ chức sản xuất
- Soạn thảo, trình duyện, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng
- Quản lý toàn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn phòng của cơ quan công ty
- Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu
- Quản lý và sử dụng con dấu
- Thực hiện tốt các công tác quản lý hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ quan công ty hoạt động có hiệu quả cao
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm
- Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong cơ quan
- Liên hệ với chính quyền địa phương nơi công ty đóng trụ sở để giải quyết những vấn đề liên quan
Quyền hạn Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, Phòng Hành chính phải quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong công ty, các đơn vị trực thuộc công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng và các lĩnh vực khác mà lãnh đạo công ty phân công Được ủy quyền ký các văn bản như: các loại công văn đôn đốc, nhắc nhở các phòng ban, đơn vị trực thuộc thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo công ty, ký các thông báo, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường
Trách nhiệm, phạm vi và cách giải quyết công việc của cán bộ phòng
- Chấp hành sự chỉ đạo, phân công nhiệm vụ của Trưởng phòng, thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về công chức, viên chức, công vụ Quy chế thực hiện dân chủ ở cơ sở và quy định của Phòng và công ty
- Nắm vững hệ thống văn bản pháp quy liên quan đến lĩnh vực công tác mình phân công, đảm bảo vận dụng chính xác, kịp thời vào các tình huống cụ thể Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ của công ty khi đến giải quyết công việc trên cơ cở đảm bảo đúng nguyên tắc và theo quy định của pháp luật
- Phát huy tính chủ động, sáng tạo để giải quyết công việc đúng thời hạn được giao, đảm bảo chất lượng, tuân thủ quy trình xử lý công việc, đảm bảo về nội dung, hình thức, trình tự, thủ tục ban hành văn bản
- Trực phòng theo lịch trực phân công: mỗi người một ngày, thực hiện đúng tác phong, đúng giờ, các công việc trực như: quét sàn, chuẩn bị nước, đảm bảo đã tắt các thiết bị trước khi về
Tổng 3 người, đều là nữ, độ tuổi từ 25 tuổi đến 35 tuổi, trong đó có 02 người trình độ đại học, 01 người trình độ cao đẳng Thâm niên trung bình 1 năm 2 tháng Nhân viên trẻ, có tính sáng tạo, kiên nhẫn, cẩn thận
2.3.2 Công tác quản lý hành chính văn phòng
Cách bố trí nơi làm việc:
Văn phòng của bộ phận Hành chính là nơi để xử lý công văn giấy tờ, đồng thời cũng là bộ máy giúp việc cho Tổng giám đốc công ty Thông qua văn phòng các chủ trương, chính sách, chỉ thị của cấp trên đến được từng bộ phận, phòng ban và các đơn vị đồng thời những thông tin từ cấp dưới gửi lên để phản ánh tỉnh hình, xin ý kiến chỉ đạo cũng đều được chuyển qua văn phòng để xử lý, phân loại, tổng hợp và gửi lên cấp trên giúp cho lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, qua đó tìm ra những biện pháp cần thiết để điều chỉnh, bổ sung kịp thời
Công ty quy mô khá nhỏ, phong Hành chính kết hợp với phòng nhân sự diện tích 30 mét vuông, nằm kế bên khu vực sản xuất, thiết kế cửa kính trong suốt tạo không gian mở, thoáng đãng và gần chỗ gửi xe thuận tiện cho nhân viên đi lại Tuy nhiên dễ bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, cần mức độ tập trung cao
Trang thiết bị văn phòng:
Phòng được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị, phương tiện làm việc, cụ thể là 1 máy photocopy, 1 máy in phục vụ soạn thảo văn bản, 1 máy điện thoại để bàn, 7 chiếc máy tính để bàn,… tất cả các thiết bị đều hiện đại, chất lượng cao Ngoài ra phòng làm việc còn được trang bị máy điều hòa, bàn ghế, tủ hồ sơ tài liệu Nhìn chung các trang thiết bị phục
19 vụ cho yêu cầu công việc đều được trang bị đầy đủ, kịp thời đáp ứng được nhiệm vụ được giao
Cách tổ chức lao động: Phòng Hành chính hiện có 3 nhân viên nữ, trong đó 01 chuyên viên quản lý và sử dụng con dấu kiêm trực điện thoại, phục vụ họp hành, hội nghị;
01 chuyên viên tiếp nhận chuyển giao tài liệu đi, quản lý hồ sơ của các đối tác, văn phòng phẩm 01 nhân viên văn thư kiêm công việc hậu cần
2.3.3 Tình hình công tác văn thư của công ty
Công tác văn thư được hoạt động trên các văn bản quy định của Nhà nước và được thực hiện nghiêm túc chưa có sai phạm lớn nào Hình thức tổ chức công tác văn thư tại cơ quan được tiến hành chủ yếu thông qua giám đốc chủ trì, trong đó nêu rõ nội dung của công tác văn thư cũng như trách nhiệm của cán bộ văn thư Khi có sự điều chỉnh trong quản lý văn bản thì cán bộ công tác văn thư dựa trên các văn bản của cục văn thư - Lưu trữ nhà nước, của Chính phủ để thực hiện
Công ty cũng quan tâm đến việc trang bị các thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác văn thư Các máy móc đều được đầu tư, nếu hư hỏng thì được sửa chữa một cách kịp thời để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công việc Trang thiết bị có vai trò rất quan trọng giúp cho cán bộ tiết kiệm được thời gian và công sức khi tiến hành công việc, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, hiện nay được trang bị đầy đủ các trang thiết bị tương đối đầy đủ các loại máy móc, hiện đại, dụng cụ, phương tiện văn phòng từ nhỏ đến lớn như: kẹp ghim, máy tính, tù đựng bảo quản con dấu, bàn làm việc, máy tính, máy fax, điện thoại, máy in, máy photocopy
Công tác chỉ đạo về công tác văn thư:
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì thông tin và hoạt động suôn sẻ của công ty Tuy công ty quy mô nhỏ, nhưng công tác văn thư vẫn đầy đủ các nội dung như sau:
Tiếp nhận và xử lý văn bản đến: cán bộ văn thư sẽ nhận và đăng ký văn bản đến, sau đó trình cho ban giám đốc và chuyển cho người liên quan Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành và chuyển phát văn bản đi
Đánh giá thực trạng và nguyên nhân
Do là công ty thiết kế nội thất nên trang thiết bị được trang bị, thiết kế hiện đại, đầy đủ phục vụ cho quá trình làm việc
Tối ưu hóa quy trình làm việc: Quản trị hành chính văn phòng giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc, loại bỏ bước không cần thiết và tăng hiệu suất làm việc
Quy mô công ty nhỏ, khối lượng công việc cho phòng Hành chính không nhiều nên tối ưu được nguồn nhân lực, giảm chi phí cho công ty
Môi trường làm việc năng động, các phòng ban bố trí gần nhau nên tạo nhiều mỗi quan hệ cho nhân viên, giúp gắn kết, nâng cao tinh thần đoàn kết của công ty
Văn phòng bị ảnh hướng bởi tiếng ồn và nhiệt độ gây mất tập trung cho nhân viên do quy mô công ty nhỏ nên văn phòng bố trí nằm cạnh khu sản xuất, tiếng máy móc hoạt động và lượng nhiệt tỏa ra khó kiểm soát
Vấn đề quản lý hành chính về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập, chưa được chú trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của công ty, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ Việc truy cứu tài liệu còn khó khăn, ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo
Chưa triển khai thực hiện lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử
Chưa triển khai thực hiện việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu )
Thiếu cây xanh trong khu vực văn phòng do thiết kế tối giản hóa, một phần do nhiệt độ bên ngoài cao, cần người thường xuyên chăm sóc
Nhà vệ sinh bố trí dùng chung với khu sản xuất gây khó khăn cho nhân viên văn phòng