Ngoài việc nắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, nhân viên kế toán công ty cũng cần học hỏi và trau dồi nhiều kỹ năng cho bản thân, đặc biệt là kỹ năng văn phòng, bởi kỹ năng văn phò
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA KẾ TOÁN
NGÀNH KẾ TOÁN
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 2KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH ART CONSULTING
VIỆT NAM
GVGS : MAI HUỲNH PHƯƠNG THẢO SVTH : TRƯƠNG THỊ KIM NGÂN MSSV : 221H0077
LỚP : 21H20102
Trang 2TP.HỒ CHÍ MINH – THÁNG 8/2023
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay ở toàn cầu nói chung và tại Việt Nam nói riêng, bộ phận kế toán luôn đóng vai trò quan trọng và to lớn Có thể nói ngành kế toán là một mảnh ghép chính của nền kinh tế, là một phần không thể thiếu để tập trung phát triển đất nước Trong tương lai và hiện tại nền kinh tế càng tăng trưởng và phát triển không ngừng Vì thế bộ phận kế toán đã trở nên vô cùng cấp thiết đối với các doanh nghiệp trong việc quản lý kinh tế, theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh, phân tích thị trường, …
Ta có thể thấy vị trí của kế toán đã bao trùm lên toàn bộ các hoạt động kinh tế xã hội và có sự ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc kế toán ghi chép và hệ thống hóa đầy đủ, chính xác các hoạt động kinh tế tài chính sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt kịp thời mọi hoạt động kinh doanh để từ đó đưa ra các kế hoạch quản lý phù hợp, dự đoán được các rủi ro cũng như đưa ra các chính sách tối ưu nhất để mang lại lợi ích tối đa cho công ty của mình Công việc kế toán luôn phải tiếp xúc với những con số cứng nhắc, vì vậy khả năng quan sát tình hình thực tế và óc phân tích sự việc phát sinh sẽ giúp nhân viên kế toán tổng hợp những con số kịp thời và chuẩn xác nhất Ngoài việc nắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, nhân viên kế toán công ty cũng cần học hỏi và trau dồi nhiều kỹ năng cho bản thân, đặc biệt là kỹ năng văn phòng, bởi kỹ năng văn phòng là rất quan trọng giúp nhân viên gia tăng hiệu quả giá trị trong công việc cũng như nâng cao chuyên môn, trở nên giỏi hơn, nhiều kinh nghiệm hơn và đạt được giá trị cao hơn trong công việc
Quá trình kiến tập tại Công ty TNHH Art Consulting là cơ hội để em tiếp xúc thực tế với bộ phận kế toán và giúp em hiểu một cách toàn diện hơn về vai trò và tầm quan trọng của công tác kế toán cũng như kỹ năng văn phòng Cùng với sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình, chu đáo của các thầy cô khoa kế toán cùng với các cán bộ kế toán tại công ty TNHH Art Consulting, em đã hoàn thành tốt báo cáo kiến tập chuyên đề kỹ năng văn phòng với nội dung sau: Chương 1: Giới thiệu về công ty TNHH Art Consulting
Chương 2: Thực trạng kiến tập kỹ năng văn phòng tại văn phòng Công ty TNHH Art Consulting
Chương 3: Những bài học kinh nghiệm, nhận xét và cảm nghĩ về quá trình kiến tập Tuy nhiên, do thời gian thực tập và kiến thức còn nhiều hạn chế nên báo cáo thực tập không tránh khỏi những nhận định chủ quan, chưa toàn diện Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp và thông cảm của thầy cô.
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Để có kiến thức và kết quả thực tế ngày hôm nay, trước hết em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa kế toán trường đại học Tôn Đức Thắng đã giảng dạy, chỉ bảo và truyền đạt cho chúng em những kiến thức rất quý báu, vô giá và cũng như tạo điều kiện giúp đỡ chúng em trong quá trình học tập
Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cô Mai Huỳnh Phương Thảo là người trực tiếp tận tình hướng dẫn, quan tâm và giúp đỡ chúng em hoàn thành bài báo cáo kiến tập chuyên đề 2 ( Kỹ năng văn phòng ) trong khoảng thời gian vừa qua
Ngoài ra em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Công ty TNHH Art Consulting đã tiếp nhận em kiến tập tại công ty và luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em kiến tập và hoàn thành bài báo cáo này Em xin chân thành cảm ơn các anh chị bộ phận kế toán đã luôn quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn và tin tưởng để em có cơ hội tiếp xúc thực tế với công việc tại công ty.
Đồng thời nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được kiến tập nơi mà em yêu thích, cho em bước ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đã giảng dạy Qua công việc kiến tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong công tác kế toán để giúp ích cho công việc sau này của bản thân.
Trong quá trình kiến tập cũng như làm báo cáo dưới sự hỗ trợ của quý thầy cô và quý công ty, em không tránh khỏi được những sai lầm, thiếu sót do còn hạn chế kiến thức chuyên ngành Vì vậy, em mong nhận được sự thông cảm và chỉ dẫn thêm từ mọi người
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 8 năm 2023 Sinh viên thực hiện
Trương Thị Kim Ngân
Trang 5MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 1
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ART CONSULTING 1
1.1 Tổng quan về công ty TNHH Art Consulting 1
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty 1
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Art Consulting Việt Nam 1
1.1.3 Đội ngũ ban lãnh đạo công ty 3
1.1.4 Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty 4
1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Art Consulting Việt Nam 6
1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 6
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận 6
1.3 Giới thiệu phòng kế toán của Công ty TNHH Art Consulting Việt Nam 7
1.3.1 Phòng kế toán (Nơi kiến tập) 7
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng kế toán 7
CHƯƠNG 2 8
THỰC TRẠNG KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH ART CONSULTING VIỆT NAM 8
2.1 Tác phong, văn hóa doanh nghiệp 8
2.1.1 Quy định của công ty về thời gian, trang phục 8
2.1.2 Các quy định khác của công ty, phòng ban 8
2.2 Thực trạng kiến tập kỹ năng văn phòng 8
2.2.1 Tham quan công ty, tìm hiểu các phòng ban 8
2.2.2 Công việc được giao 1: Scan tài lệu từ máy photocopy 9
2.2.3 Công việc được giao 2: Photo các tài liệu, chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT 10
2.2.4 Công việc được giao 3: Sắp xếp giấy báo nợ, giấy báo có từ bảng sao kê giao dịch 11
2.2.5 Công việc được giao 4: Kiểm tra thông tin từ file excel và so với hóa đơn giá trị gia tăng 12
2.2.6 Công việc được giao 5: Lập phiếu thu, phiếu chi vào phần mềm kế toán Misa 13
2.2.7 Công việc được giao 6: Tra cứu hóa đơn thông qua mã số thuế của doanh nghiệp 14
2.3 Những khó khăn và cách thức khắc phục của sinh viên khi kiến tập 15
CHƯƠNG 3 17
NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM NHẬN ĐƯỢC VÀ CẢM NGHĨ VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 17
3.1 Những kinh nghiệm, bài học nhận được sau quá trình kiến tập 17
3.2 Một số giải pháp mà có thể cải thiện được hiệu quả công việc nơi kiến tập 17
Trang 6DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU
Hình 1.1 Logo công ty TNHH Art Consulting 1
Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 6
Hình 1.3 Sơ đồ phòng kế toán của công ty 7
Hình 2.1 Văn phòng kế toán tại trụ sở chính 8
Hình 2.2 Phòng kế toán tại công ty 9
Hình 2.3 Máy photocopy RICOH dùng để scan 9
Hình 2.4 Quá trình bỏ giấy vào khay máy in RICOH để photo 10
Hình 2.5 Sắp xếp chứng từ - giấy báo nợ, giấu báo có 11
Hình 2.6 Kiểm kê số lượng hóa đơn giá trị gia tăng và nhập liệu vào file excel 12
Hình 2.7 Lập phiếu thu, phiếu chi trên phần mềm kế toán Misa 13
Hình 2.8 Nhận biết địa chỉ tra cứu và mã tra cứu của hóa đơn 14
Bảng 1.1 Khó khăn từ những công việc được giao trong quá trình kiến tập 16
Trang 7CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ART CONSULTING1.1 Tổng quan về công ty TNHH Art Consulting
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
- Địa chỉ văn phòng: Tháp B Officetel, Sunrise City View, số 33 đường Nguyễn Hữu Thọ,
phường Tân Hưng, quận 7, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Loại hình doanh nghiệp:Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên
- Logo công ty:
Hình 1.1 Logo công ty TNHH Art Consulting
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Art Consulting Việt Nam
Công ty TNHH Art Consulting Việt Nam (gọi tắt là ART) được sáng lập bởi các kiểm toán viên giàu kinh nghiệm vào ngày 30 tháng 5 năm 2016 tại Việt Nam theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0313833585 Tại thời điểm công ty thành lập năm 2016, kinh nghiệm của các thành viên sáng lập đều trên mười lăm năm kinh nghiệm Hiện nay, ART đã
Nguồn: http://artbookkeeping.vn
Trang 8trở thành một công ty tư vấn tài chính kế toán, thuế có kinh nghiệm phục vụ hơn 100 khách hàng đa dạng trong lĩnh vực kế toán, tư vấn thuế và tư vấn kinh doanh tại Việt Nam.
Ngành nghề chính: Hoạt động liên quan đến kế toán, kiểm toán và tư vấn về thuế
ART cung cấp loại hình dịch vụ chính:
Dịch vụ kế toán trọn gói chuyên nghiệp Dịch vụ tính lương, kê khai bảo hiểm xã hội Dịch vụ kê khai và Quyết toán thuế Dịch vụ soát xét tuân thủ về thuế Dịch vụ tư vấn thuế
Dịch vụ đại lý thuế
Dịch vụ chuyên nghiệp cho cửa hàng/ hộ kinh doanh cá thể/ văn phòng đại diện Dịch vụ thủ tục thành lập/ giải thể doanh nghiệp
ART hiện là đối tác độc lập của DCPA, một trong những công ty kiểm toán độc lập chuyên tập trung phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu dịch vụ kiểm toán chất lượng ở mức phí hợp lý Thông tin thêm về DCPA: www.dcpa.com.vn DCPA hiện là thành viên độc lập của GGI (Geneve Group International), một trong 6 liên minh quốc tế hàng đầu của các hãng dịch vụ chuyên nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực kiểm toán/ kế toán tư vấn thuế/ kinh doanh và tư vấn luật có mặt rộng khắp các châu lục và quốc gia trên toàn cầu Phần lớn khách hàng của DCPA là các doanh nghiệp FDI có quốc tịch từ nhiều quốc gia/ lục địa khác nhau trên thế giới Thông tin thêm về GGI: www.ggi.com
ART hiện là đại lý cấp 1 của Công ty cổ phần Misa, một trong những công ty lớn về cung cấp phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, hóa đơn điện tử và chữ ký số và cũng là đại lý, đối tác của tập đoàn viễn thông VNPT chuyên cung cấp hóa đơn điện tử và chữ ký số.
Trang 91.1.3 Đội ngũ ban lãnh đạo công ty
Ông Đoàn Anh Trà (CPA), Chủ tịch HĐTV kiêm Tổng giám đốc
Với phương châm: “Cách một đội bóng chơi chính là điều tạo ra sự thành công Bạn có thể có những ngôi sao bóng đá trên thế giới nhưng nếu họ không chơi cùng nhau, câu lạc bộ đó cũng sẽ không có giá trị”
Ông Trà có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán, tư vấn tài chính kế toán, tư vấn thuế trong đó có 8 năm làm việc cho Công ty Kiểm toán BDO (Việt Nam), một trong 6 hãng kiểm toán lớn nhất toàn cầu Ông đã rất thành công trong việc cung cấp các dịch vụ kiểm toán cho các công ty có vốn nước ngoài (FDI), các doanh nghiệp Nhà nước lớn và các tổ chức phi lợi nhuận tại Việt Nam.
Ông Trà có chứng chỉ kiểm toán viên Quốc gia (CPA); Chứng chỉ hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế; Chứng chỉ kế toán trưởng và bằng cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán và kiểm toán của Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh.
Ông Kim Seung Ho, Giám đốc đối ngoại
Với phương châm: “Hãy cố gắng tận dụng từng cơ hội đến với bạn”
Ông Kim quốc tịch Hàn quốc, có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh Với cương vị giám đốc đối ngoại, ông đã tạo được mối quan hệ gắn bó với các khách hàng người Hàn Quốc.
Bà Bùi Thị Mai Chinh (CPA), Giám đốc nghiệp vụ
Với phương châm: “Không có bí mật nào tạo ra sự thành công Đó chỉ là kết quả của sự chuẩn bị, làm việc hết sức mình và rút ra kinh nghiệm từ những thất bại”
Bà Mai Chinh có hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán, tư vấn tài chính kế toán Ngoài ra, bà Mai Chinh cũng từng làm các công viêc khác như kế toán viên, kế toán trưởng doanh nghiệp, nhân viên ngân hàng
Bà Mai Chinh có chứng chỉ kiểm toán viên Quốc gia (CPA); Chứng chỉ hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế; Chứng chỉ kế toán trưởng và bằng cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán và kiểm toán của Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh.
Bà Giang Thị Minh Nhung (APC), Phó Giám đốc nghiệp vụ
Với phương châm: “Thay đổi suy nghĩ của bạn là thay đổi cả thế giới”
Trang 10Bà Minh Nhung có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán, tư vấn tài chính kế toán, tư vấn thuế Ngoài ra, Bà Minh Nhung cũng từng làm các công viêc khác như kế toán viên, kế toán trưởng doanh nghiệp, quản lý doanh nghiệp
Bà Minh Nhung có chứng chỉ hành nghề kế toán (APC), chứng chỉ hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế, chứng chỉ kế toán trưởng và bằng cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán và kiểm toán của Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh
Bà Phạm Thị Ngọc Anh (CPA), Trưởng phòng tư vấn nghiệp vụ
Với phương châm: “Kẻ ngốc tìm kiếm hạnh phúc ở nơi xa, kẻ khôn ngoan vun đắp hạnh phúc ngay dưới chân mình”
Bà Ngọc Anh có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán, tư vấn tài chính kế toán, thuế Bà Ngọc Anh có nhiều kinh nghiệm chuyên sâu trong các lĩnh vực thương mại, sản xuất, xây dựng, viễn thông, khách sạn – nhà hàng – du lịch và đã làm việc với khách hàng thuộc nhiều hình thức sở hữu khác nhau (nhà nước, nước ngoài, tư nhân trong nước) Bà Ngọc Anh có chứng chỉ kiểm toán viên Quốc gia (CPA); Chứng chỉ kế toán trưởng và bằng cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán và kiểm toán của Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh.
1.1.4 Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty Slogan của Công ty
“Accounting is considered an because it requires the use of skills and creative judgment One has to be trained in this discipline to be able to perform accounting functions well”
Tạm dịch là “Kế toán được coi là một nghệ thuật vì nó đòi hỏi sử dụng các kỹ năng và phán
đoán sáng tạo Người ta phải được đào tạo về chuyên ngành này để có thể thực hiện tốt chứcnăng kế toán”
Triết lý và phương châm kinh doanh
“Chúng tôi luôn đồng hành với nhân viên và khách hàng để cùng phát triển!”
Quan điểm kinh doanh của ART là “Chăm lo cho sự phát triển của đội ngũ nhân viên chúng tôi và trở thành nền tảng hỗ trợ mang lại giá trị gia tăng và sự phát triển cho khách hàng” Chúng tôi hoàn toàn không quan tâm đến việc làm sao chỉ có công ty chúng tôi phát triển Việc đầu tiên chúng tôi làm là chăm lo tốt cho sự phát triển của đội ngũ nhân viên chúng tôi để từ đó làm cho khách hàng hài lòng với dịch vụ của mình.
Trang 11Khi có được lòng tin và sự đồng cảm của khách hàng, từ đó chính đội ngũ nhân sự của chúng tôi cũng sẽ phát triển Và kết quả cuối cùng, chúng tôi lại tiếp tục được khách hàng yêu mến Phương châm đó đã được công ty không ngừng duy trì và phát triển liên tục kể từ ngày thành lập, và đến nay đã có hơn 100 khách hàng yêu mến và tin dùng.
Với tình yêu cho đất nước Việt Nam, sẽ không có gì làm thay đổi nhiệt huyết và quyết tâm để cùng nhân viên chúng tôi và cùng khách hàng phát triển tại đất nước này.
Doanh nghiệp xanh bảo vệ môi trường và công nghệ 4.0
Với tinh thần trách nhiệm bảo vệ môi trường, đội ngũ nhân viên của công ty TNHH Art Consulting Việt Nam cam kết sử dụng năng lượng tiết kiệm như sử dụng điện và văn phòng phẩm tiết kiệm, hạn chế sử dụng những vật liệu khó tiêu hủy, trồng cây cảnh trong văn phòng làm việc.
Công ty đã áp dụng công nghệ 4.0 trong công việc như sử dụng phần mềm kế toán online, cụ thể là ASP và Amis Misa đối với các khách hàng ở Việt Nam, Xero software đối với các khách hàng đa quốc gia Lưu trữ chứng từ trên hệ thống server, khách hàng ở bất cứ nơi đâu trên toàn cầu đều có thể truy cập vào dữ liệu ,
Năng lực toàn cầu
ART hiện là đối tác độc lập của DCPA, một trong những công ty kiểm toán độc lập chuyên tập trung phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu dịch vụ kiểm toán chất lượng ở mức phí hợp lý.
DCPA hiện là thành viên của GGI (Geneva Group International), một trong 6 liên minh quốc tế lớn nhất thế giới (năm 2013) của các hãng kiểm toán, tư vấn thuế/ kinh doanh và tư vấn luật hoạt động độc lập GGI có thành viên ở hơn 115 quốc gia/vùng lãnh thổ, với tổng cộng 650 văn phòng, và 22.000 chuyên viên GGI được sáng lập năm 1995 và có trụ sở đặt tại Zurich, Thụy Sỹ.
Trang 121.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Art Consulting Việt Nam 1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ tổ chức các phòng ban Công ty TNHH Art Consulting Việt Nam
Nguồn: Công ty TNHH Art Consulting Việt Nam
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận- Phòng ban trong công ty:
Giám đốc – Đại diện pháp luật : Là người chịu toàn bộ trách nhiệm trước pháp luật.
Là người trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách
nhiệm về hoạt động của công ty
Phòng kinh doanh : Bộ phận này có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc về các
vấn đề liên quan đến tiếp thị sản phẩm và dịch vụ của công ty; tư vấn phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường và xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
Phòng tư vấn : Là đơn vị trực thuộc tổ chức quản lý của công ty, có chức năng tham
mưu, giúp việc cho hội đồng quản trị, giám đốc thực hiện sự lãnh đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát của công ty đối với các đơn vị trực thuộc.
Phòng nghiệp vụ : Phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám
đốc trong việc quản lý, tổ chức triển khai và theo dõi thực hiện hoạt động liên quan đến chuyên môn
Phòng nhân sự : Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, thực
hiện việc tuyển dụng nhân sự, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế trong công ty Bên cạnh đó còn thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ và quản lý hệ thống tính lương, phúc lợi
Phòng kế toán : Có nhiệm vụ quản lý và chịu trách nhiệm trước công ty về hoạt động
tài chính kế toán Cung cấp số kiệu kịp thời, chính xác về kết quả hoạt động của công