Đề tài nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại công ty cổ phần đại thành phụng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ  MƠN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG Sinh viên thực hiện: Giảng viên hướng dẫn: Bình Dương, 17 tháng 11 năm 2022 0 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN Tên học phần: Quản trị hành văn phịng Lớp/Nhóm mơn học: HK1.TT.37 Mã học phần: LING221 Học kỳ: Năm học: 2022 - 2023 Danh sách nhóm SV: Tên đề tài: Nâng cao chất lượng quản trị hành văn phịng công ty Cổ Phần Đại Thành Phụng Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ (Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10) Điểm đánh giá Điểm Cán Cán Điểm thống Tiêu chí đánh giá tối đa chấm chấm Phần mở đầu 0.5 đ Chương sở lý thuyết 1.5 đ Chương -Mục 2.1 Thực trạng 2.0 đ Chương -Mục 2.2 Ưu, khuyết 1.5 đ điểm Chương 3- Đề xuất/ giải pháp Kết luận + TLTK Hình thức trình bày Chỉnh sửa ĐC + trả lời câu hỏi T T 1.5 đ 1.0 đ 1.0 đ 1.0 đ vấn đáp Điểm tổng cộng 10 Bình Dương, ngày 08 tháng 11 năm 2022 Cán chấm Cán chấm RUBRICS TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: Tên Kém Trung bình 0 Khá Giỏi mục A Phần mở đầu: (0,50 điểm) Khơng có có đến hai mục: - Lý chọn đề tài tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tượng nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; - Kết cấu tiểu luận (0,0 – 0.1 điểm) Có Có đầy đủ không đầy đủ mục: mục: - Lý chọn đề tài tiểu - Lý chọn luận; đề tài tiểu luận; - Mục tiêu Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tượng nghiên nghiên cứu; cứu; - Phạm vi nghiên - Đối tượng cứu; nghiên cứu; - Phương pháp - Phạm vi nghiên nghiên cứu; cứu; - Ý nghĩa đề tài; - Phương pháp - Kết cấu tiểu nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; luận - Kết cấu tiểu (0,35 - 04 điểm) luận (0,15 - 0,3 điểm) Khơng Trình bày sở lý thuyết khơng trình bày liệu khác liên quan với đề tài tiểu luận (0,0 điểm) Chỉ trình bày sở lý thuyết trình bày liệu khác liên quan với đề tài tiểu luận ( 0,1 - 0,5 điểm) Trình bày sở lý thuyết liệu khác liên quan chưa đầy đủ với đề tài tiểu luận (0,6 - 1,0 điểm) Trình bày đầy đủ sở lý thuyết liệu khác liên quan phù hợp với đề tài tiểu luận (1,1 - 1,5 điểm) Khơng trình bày, mô tả thực trạng vấn đề nêu tiểu luận (0,0 điểm) Trình bày, mơ tả chưa đầy đủ , số liệu chưa đáng tin cậy thực trạng vấn đề nêu tiểu luận nhóm thực nghiên cứu, tìm hiểu (0,1 - 1,0 điểm) Trình bày, mơ tả trung thực, thực trạng vấn đề nêu tiểu luận nhóm thực nghiên cứu, tìm hiểu chưa đầy đủ (1,1 1,5 điểm) Trình bày, mơ tả đầy đủ, trung thực, thực trạng vấn đề nêu tiểu luận nhóm thực nghiên cứu, tìm hiểu (1,6 2,0 điểm) Có đầy đủ, hay mục: - Lý chọn đề tài tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; Đối tượng nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; - Kết cấu tiểu luận (0.45 - 0,5 điểm) B Phần nội dung: (6,5 điểm) Chương 1: Các lý thuyết liên quan đến đề tài (1,5 điểm) Chương 2: (3,5 điểm) 2.1 Thực trạng vấn đề nêu tiểu luận (2,0 điểm) 0 2.2 Đánh giá ưu, khuyết điểm, (hoặc thuận lợi khó khăn) , nguyên nhân vấn đề nghiên cứu (1,5 điểm) Phân tích đánh giá chưa đầy đủ ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn khơng phân tích nguyên nhân ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu ngược lại (0,1 - 0,25 điểm) Phân tích đánh giá ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn khơng phân tích ngun nhân ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu ngược lại (0,3 - 0,5 điểm) Phân tích đánh giá ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn nguyên nhân ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu chưa đầy đủ (0,5 - 1.0 điểm) Phân tích đánh giá đầy đủ ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn nguyên nhân ưu, khuyết điểm, mặt tích cực hạn chế thuận lợi, khó khăn vấn đề nghiên cứu (1,1 - 1,5 điểm) Chương 3: Đề xuất giải pháp (1,5 điểm) Trình bày chưa đầy đủ giải pháp không hợp lý hợp lý, không khả thi để giải vấn đề tồn tại, hạn chế phát huy việc làm theo phân tích chương (0,1 - 0,25 điểm) Trình bày giải pháp cụ thể, hợp lý, chưa khả thi đầy đủ để giải vấn đề tồn tại, hạn chế phát huy việc làm theo phân tích chương (0,3 - 0,5 điểm) Trình bày giải pháp cụ thể, hợp lý, khả thi để giải vấn đề tồn tại, hạn chế phát huy việc làm theo phân tích chương chưa đầy đủ (0,6 - 1,0 điểm) Trình bày đầy đủ giải pháp cụ thể, hợp lý, khả thi để giải vấn đề tồn tại, hạn chế phát huy việc làm theo phân tích chương (1,1 - 1,5 điểm) C Phần kết luận, Tài liệu tham khảo (1,00 điểm) Khơng trình bày phẩn kết luận phần tái liệu tham khảo, hoạch ghi không quy định (0,00 điểm) Trình bày tương đối hợp lý phẩn kết luận ghi tương đối quy định phần tái liệu tham khảo (0,1 - 0,50 điểm) Trình bày, hợp lý phẩn kết luận chứa đầy đủ ghi quy định phần tái liệu tham khảo (0,6 - 0,75 điểm) Trình bày đầy đủ, hợp lý phẩn kết luận ghi quy định phần tái liệu tham khảo (0,8 - 1,00 điểm) Trình bày quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 Trình bày quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng Trình bày quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái cm, lề phải D Hình thức trình bày: (1,00 điểm) Trình bày không quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái cm, lề phải cm, 0 E Điểm hoạt động, chuyên cần, thuyết trình: (1,00 điểm ) lưới cm, lề line; lề trái cm, 2,5cm thủ thuật lề phải cm, lưới trình bày văn cm, lề quy định 2,5cm thủ thuật Số trang trình bày văn quy Tiểu luận < 15 trang định Khơng có minh họa biển, bảng, hình Số trang Tiểu luận < 15 ảnh trang Khơng có (0,1 - 0,25 điểm) minh họa biển, bảng, hình ảnh (0,3 - 0,5 điểm) cách dòng 1,5 line; lề trái cm, lề phải cm, lưới cm, lề 2,5cm thủ thuật trình bày văn quy định Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn (0,1 - 0,50 điểm) Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn (0,6 - 0,75 điểm) Sinh viên khơng trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương (0.0 điểm) TỔNG CỘNG 10 ĐIỂM 0 Số trang của Tiểu luận thiểu 15 trang Tối đa 25 trang Có minh họa biển, bảng, hình ảnh khơng nhiều, khơng sắc nét (0, - 0,75 điểm) cm, lưới cm, lề 2,5cm thủ thuật trình bày văn quy định Số trang Tiểu luận tối thiểu 15 trang Tối đa 25 trang Có minh họa biển, bảng, hình ảnh rõ ràng, sắc nét (0,8 - 1,0 điểm) Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn (0,8 - 1,00 điểm) MỤC LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài 2 Mục tiêu đề tài 3 Phương pháp nghiên cứu nguồn liệu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Ý nghĩa đề tài Kết cấu đề tài B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI .5 1.1 Khái niệm liên quan đến dề tài .5 0 1.1.1 Văn phịng ? 1.1.2 Hành văn phịng ? 1.1.3 Quản trị hành văn phịng ? 1.2 Hiện đại hóa văn phịng 1.2.1 Mục tiêu đại hóa văn phịng 1.2.2 Q trình đại hóa văn phịng .8 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG .9 2.1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP 2.2 THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM CỦA CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG 2.2.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 2.2.2 Con người 10 2.2.3 Quy định 10 2.2.4 Nghiệp vụ 11 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG 12 C KẾT LUẬN 14 0 LỜI MỞ ĐẦU Cảm ơn trường ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT tạo điều kiện chương trình đào tạo có mơn QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Cảm ơn cơng ty Cổ Phần Đại Thành Phụng tạo điều kiện cho nhóm chúng em có hội tham quan tìm hiểu thực tế cơng ty Cảm ơn thầy ThS.Nguyễn Thế Huân hướng dẫn thực báo cáo Kính thưa thầy thân mến ! Người xưa ta có câu : “ Lời chào cao mâm cổ “ Để có học nhận định đắn môn Quản Trị Hành Chính Văn Phịng , khơng thể thiếu dịu dàng thầy dìu dắt chúng em qua nhiều giai đoạn tích lũy đong đầy kiến thức , hành trang vững mạnh để chúng em tự tin bước vào ngã rẻ đời chông gai Thầy dạy cho chúng em học sống : “Knowledge” để nhắc nhỡ chúng em rằng: Thành công không đong đầy kiến thức mà cịn tạo dựng niềm tin tín nhiệm đời , học giá trị đạo đức mà ta kiến tạo kiến thức thật tế Gia đình tảng xã hội sống , thầy cô giáo tảng kiến thức giúp em trao dồi thân hoàn thiên ngày, cảm ơn thầy , cảm ơn tất Cảm ơn lời dặn dị chân tình , lời khun khích lợi tinh thần , để em có thêm động lực để hoàn thành báo cáo tất kiến thức thầy trao tặng Trong báo em có sử dụng mốt số tài liệu kham khảo trích nguồn Tuy nhiên kiến thức em hạn chế có số ý em cịn sai sót mong thầy lượng thứ bỏ qua đóng góp ý kiến để em có thêm trao dồi kĩ hồn thiện thân theo ngày Em xin chân thành cảm ơn ! 0 A.PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể khẳng định rằng, yếu tố định phát triển bền vững quan, tổ chức hay doanh nghiệp nghiệp vụ chun mơn hành văn phịng Mặc khác văn phịng từ lâu trở nên quan trọng thiếu với doanh nghiệp Bước vào thời kì hội nhập hóa cơng tác văn phịng ngày khẳng định giá trị tầm quan trọng Nói cách khác quan tổ chức , doanh nghiệp muốn thực tốt chức nhiệm vụ bước phải tổ chức cơng tác hành văn phịng Bộ phận hành văn phịng nơi tiếp nhận mối quan hệ đối nội, đối ngoại, cầu nối lãnh đạo doanh nghiệp Địi hỏi có văn phịng phải hoạt động đủ hiệu để giải nhanh gọn , đảm bảo tính xác , hiểu cơng việc Và văn phịng khơng thể khơng sở hữu nhà quản trị hành văn phịng Xuất phát từ tình hình thực tiễn, việc quản trị hành văn phịng chun nghiệp yếu tố quan trọng để giúp nâng cao chất lượng hiệu hoạt động công ty Đồng thời, giúp nhân viên nâng cao tầm nhận thức vai trò, ý nghĩa cơng tác văn phịng xem yếu tố tiên để hoàn thành nhiệm vụ gia Do đó, việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản trị hành văn phịng cần thiết có ý nghĩa thực tiễn để thực nhiệm vụ chung công ty Cổ Phần Đại Thành Phụng đạt hiệu cao 0 Trong suốt thời gian qua , cơng tác quản trị hành văn phịng đóng góp tầm nhìn xứ mệnh quan trọng cơng ty Cổ Phần Đại Thành Phùng việc điều tiết chẳng hạn thu thập thơng tin xử lý thơng tin cách nhanh chóng hiệu , đưa định nhanh chóng kịp thời Tuy nhiên cơng tác quản trị hành văn phịng cơng ty Cổ Phần Đại Thành Phụng số hạn chế cần đưa dẫn nghiên cứu đưa biện pháp điều tiết để công tác quản trị hành văn phịng hoạt động trơn tru khoa học tương lai Chính lý , nhóm em định chọn đề tài : “Nâng cao chất lượng quản trị hành văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Đại Thành Phụng” để làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần mơn Quản trị hành văn phịng Sau buổi trải nghiệm thức tế nhóm chúng em đúc kết tầm quan trọng xứ mệnh mà công tác quản trị hành văn phịng đem lại nhằm đưa ý kiến đóng góp giải pháp để phát triển cách tối ưu công tác quản trị hành văn phịng Mục tiêu đề tài 2.1 Mục tiêu chung Nghiên cứu thực trạng bao gồm bốn yếu tố như: người , trang thiết bị sở vật chất, nghiệp vụ quy định công ty Cổ Phần Đại Thành Phùng , nhằm đưa giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hành văn phịng công ty 2.2 Mục tiêu cụ thể Hệ thống hóa cơng tác lý luận cơng tác quản trị hành văn phịng cơng ty Cổ Phần Đại Thành Phụng Từ mục tiêu nhằm đưa giải pháp nâng cao công tác quản trị hành văn phịng ưu điểm , nhược điểm để đến hướng khắc phục cho công ty Cổ Phần Đại Thành Phùng Phương pháp nghiên cứu nguồn liệu 0 Phương pháp nghiên cứu từ tư liệu có sẵn: Nghiên cứu xem xét lại thành thực tiễn mang lại rút học bổ ích từ thực tiễn khoa học Nguồn liệu: từ tài liệu kham khảo có sẵn trích nguồn Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Nâng cao chất lượng quản trị hành văn phịng công ty Cổ Phần Đại Thành Phụng 4.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi thời gian: Từ tháng 10/2022 - tháng 11/2022 Phạm vi không gian: Số 551 Võ Văn Kiệt , phường Hòa Phú , Thủ Dầu Một , Bình Dương Ý nghĩa đề tài Nghiên cứu đề tài nhằm đưa giải pháp ưu điểm – nhược điểm hạn chế nguyên nhân cơng tác văn phịng mang đến cho cơng ty Căn vào luận khoa học vào quản lý nhằm tăng cường chất lượng, hiệu công tác tham mưu , tổng hợp hành văn phịng công ty Cổ Phần Đại Thành Phụng Sau buổi trải nghiệm thực tế nhóm em rút học q giá liên quan cơng tác hành văn phòng kiến thức cần thiết định hướng tìm hiểu thêm hành văn phịng soạn thảo văn bản, hoạch định, tổ chức công việc hành văn phịng, … cách hiệu Kết cấu đề tài Kết cấu đề tài gồm chương Trong chương nghiên cứu , em đưa tính cấp thiết lý chọn đề tài Qua nhằm xác định mục tiêu nghiên cứu tổng quát cụ thể , lựa chọn đối tượng nghiên cứu , phạm vi nghiên cứu cho nghiên cứu CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI 0 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM, KHUYẾT ĐIỂM NGUYÊN NHÂN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI 1.1 Khái niệm liên quan đến dề tài 1.1.1 Văn phòng ? 1.1.1.1 Khái niệm văn phịng Văn phòng phận doanh nghiệp kinh doanh dành cho việc đạo điều phối hoạt động khác 0 Nó quan khơng hoạt động hành định sách doanh nghiệp, mà sở hoạt động điều hành nhờ mà sách thực Văn phòng tồn nơi thực số loại công việc định Sai lầm coi văn phòng địa điểm cụ thể Giống biết đến nó, văn phịng kinh doanh biết đến chức mà thực 1.1.1.2 Văn phịng có chức ? Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp, nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức 1.1.1.3 Các yếu tố cấu thành văn phịng Hiệu cơng việc văn phịng quan trọng công ty nên yếu tố cấu thành văn phòng quan trọng Các yếu tố bao gồm: người, hệ thống nguyên tắc thủ tục, hệ thống trang bị, hệ thống nghiệp vụ hành văn phịng 1.1.1.4 Các phương pháp bố trí văn phịng  Văn phịng bố trí kín Đây cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch phịng, phận với tường xây ngăn cách có cửa vào đóng kín, khóa cần thiết Bố trí theo kiểu có ưu điểm bảo đảm độc lập phận, không gây ồn ào, trật tự, đáp ứng yêu cầu bí mật thơng tin cần thiết Tuy nhiên lại vấp phải nhược điểm tốn diện tích sử dụng mặt bằng, thiếu động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển phận văn phịng.mặt khác, người phụ trách khó kiểm sốt hoạt động nhân viên 0 HÌNH Nguồn:https://dplusvn.com/kien-thuc-hay/van-phong-dong-la-gi-khainiem-dac-diem-loi-ich-han-che.html  Văn phịng bố trí mở Trong thực tế, kiểu bố trí văn phịng chia nhỏ thu hẹp thay vào kiểu văn phịng bố trí mở Tồn văn phịng khoảng khơng gian rộng lớn ngăn thành ô, khoang vật liệu, dụng cụ thích hợp Bố trí văn phịng theo kiểu có nhiều ưu điểm như: Tận dụng diện tích mặt tối đa khơng có tường ngăn, diện tích điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất, động khơng có tường ngăn nên dễ bố trí lại cần thiết vừa nhanh vừa giảm phí tổn Do bố trí nhóm nhân viên phụ trách cơng việc có liên quan với sát cạnh nên giảm thiểu thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu cơng việc Mặt khác, bố trí theo kiểu nhân viên có điều kiện gần gũi hơn, người phụ trách quán xuyến theo dõi nhân viên 0 HÌNH Nguồn: https://hanghieugiatot.com/so-sanh-van-phong-dong-va-vanphong-mo 1.1.2 1.1.2.1 Hành văn phịng ? Khái niệm hành văn phịng Hành văn phịng phận thiếu công ty nào, đảm nhiệm công việc liên quan đến thủ tục hành lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho tồn thể nhân viên, ngồi cịn tư vấn pháp lý cho lãnh đạo cần thiết Vì tính chất cơng việc vậy, nhiều cơng ty, phận Hành – Nhân Hành – Tổ chức thường xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn 1.1.2.2 Chức hành văn phịng Xuất phát từ quan niệm văn phịng, thấy hành văn phịng có chức sau đây: Chức tham mưu tổng hợp; Chức trợ giúp điều hành; Chức hậu cần 1.1.3 Quản trị hành văn phịng ? 0 1.1.3.1 Khái niệm quản trị hành văn phịng Quản trị phối hợp tất tài ngun thơng qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá kiểm soát hoạt động xử lý thông tin 1.1.3.2 Chức quản trị hành văn phịng Quản trị hành văn phịng có chức năng: Hoạch định cơng việc hành chính; Tổ chức cơng việc hành chính; Lãnh đạo cơng việc hành chính; Kiểm sốt cơng việc hành 1.2 Hiện đại hóa văn phịng 1.2.1 Mục tiêu đại hóa văn phịng Hiện đại hóa văn phịng cách thay sử dụng tường ngăn kiên cố phịng làm việc văn phịng đại lại tích cực khai thác khơng gian làm việc mở Tạo không gian làm việc chung, nơi người trao đổi cơng việc cách dễ dàng Hiện đại hóa văn phịng tiền đề giúp phát triển quan hay tổ chức Bên cạnh giúp giảm tải cơng việc Cuối nâng cao suất lao động cho quan quản lý tổ chức , tạo môi trường làm việc động phát huy tính sáng tạo nhân viên văn phịng 1.2.2 Q trình đại hóa văn phịng Hiện đại hóa văn phịng cách thay sử dụng tường ngăn kiên cố phịng làm việc văn phịng đại lại tích cực khai thác khơng gian làm việc mở.Tạo không gian làm việc chung, nơi người trao đổi cơng việc cách dễ dàng Các văn phịng đại tích cực khai thác khơng gian làm việc mở Do đó, việc tạo khơng gian làm việc chung, nơi người trao đổi công việc cách dễ dàng điều tất yếu Bên cạnh đó, áp dụng cơng nghệ cao vào việc vận hành yếu tố quan trọng Nó giúp cho văn phịng hoạt động hiệu quả, tiết kiệm thời 0 gian chi phí hoạt động văn phịng Cuối cùng, yếu tố người Do vậy, để đại hóa văn phịng trước hết cần phải thay đổi tác phong làm việc, nâng cao trình độ nhân viên Từ đảm bảo hiệu cách tối đa hoạt động văn phịng đại CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Đại Thành Phụng Người đại diện: Kiều Thị Bạch Liên MST: 3701864821 Địa chỉ: Số 551 Võ Văn Kiệt, phường Hịa Phú, Thủ Dầu Một, Bình Dương Ngành nghề: Sản xuất, xây dựng lắp đặt kết cấu thép Web: daithanhphung.com Sđt: 0916.898.979 0 2.2 THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM CỦA CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG 2.2.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị Trang thiết bị có vai trị quan trọng giúp cho cán tiết kiệm thời gian công sức tiến hành công việc, đảm bảo nhập liệu thông tin kịp thời, xác Tại cơng ty Cổ phần Đại Thành Phụng, trang thiết bị trang bị đầy đủ Cụ thể phịng có máy bao gồm nhiều chức năng: photo, scan,1 điện thoại bàn, máy tính để bàn máy tính xách tay, phương tiện văn phòng từ nhỏ đến lớn như: kẹp ghim, bao thư, bút chì, giấy a4, giấy màu, bàn đựng dấu, Ngồi ra, phịng cịn có tủ lạnh, bàn ghế, điều hòa, tủ đựng hồ sơ-tài liệu, → Nhìn chung, trang thiết bị phục vụ cho công việc công ty đáp ứng đủ Cơ sở vật chất công ty thiết kế độc lạ, làm bật sản phẩm công ty làm sản xuất, xây dựng lắp đặt kết cấu thép Ngồi cơng ty cịn có thang máy, nhà ăn, bãi đỗ xe đảm bảo tiện ích cho nhân viên 2.2.2 Con người Cơng ty có phịng ban bao gồm: Phịng kế tốn, phịng kỹ thuật, phịng marketing, phịng nhân phịng sale Phịng kế tốn có người, bao gồm người, nhân viên nữ, nhân viên nam, độ tuổi từ 30 trở lên Bộ phận kỹ thuật có người Phịng marketing có giám đốc chính, ngồi cịn có nhân thời vụ, không trực tiếp làm việc với công ty mà làm việc bên ngồi Bên cạnh đó, cách bố trí văn phịng giúp tiết kiệm diện tích, nhân viên dễ giao lưu trao đổi Việc phận làm việc phịng riêng tốn chi phí lắp đặt, xây dựng điện nước Nhưng thay vào đó, nhân viên cảm thấy thoải mái tính chất cơng việc phịng khác nhau, cách lưu trữ hồ sơ khác nên tính bảo mật thông tin cao giới tính phịng ban khác rõ rệt 2.2.3 Quy định Công ty yêu cầu đồng phục nhân viên: Áo sơ mi sọc xanh da trời có logo công ty Nữ mặc váy với áo đồng phục, váy yêu cầu đầu gối xíu Nam mặc quần tây với áo đồng phục 11 0 → Điều thể tác phong chuyên nghiệp công ty, gây ấn tượng tốt mắt khách hàng Có máy chấm cơng trước phịng làm việc để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên tính cơng tính lương Nếu qn chấm cơng mà có làm u cầu phận quản lý phịng ban xác nhận Cơng ty làm việc từ 8h đến 17h, thời gian tăng ca tính từ 18h đến 21h, lương khoảng thời gian tính 1h bình thường, từ 21h trở tính 1h30 → Thời gian làm việc phù hợp, cơng Tăng ca có tính lương giúp nâng cao tinh thần, hiệu suất làm việc nhân viên Bên cạnh đó, vào dịp lễ, tết 2/9, tết Nguyên Đán, 30/4, 1/5, 10/3 nhân viên thưởng theo quy định nhà nước Ngoài ra, nhân viên nhận phụ cấp cưới hỏi, thưởng riêng triệu/người, sinh nhật 500/người → Với đãi ngộ vậy, nhân viên cảm thấy thoải mái làm việc môi trường đồng nghiệp thân thiệt, sếp nhiệt tình cịn hưởng phụ cấp lương thưởng Từ đó, gắn bó lâu dài với công ty Tuy nhiên, làm sai quy định cơng ty, ví dụ trễ, làm việc riêng làm lần nhắc nhở, tiếp tục vi phạm có hình phat riêng ví dụ nhắc nhở văn Đối với trễ lần đầu nhắc nhở, lần sau trừ lương → Thưởng phạt rõ ràng, tạo công môi trường làm việc 2.2.4 Nghiệp vụ Làm việc văn phịng, ngồi việc phải có kỹ chun mơn cịn phải chịu áp lực tốt Tại công việc liên quan đến tới tiền nong số liệu, làm sai ảnh hưởng đến tài công ty Đối với phận liên quan đến kỹ thuật, yêu cầu sử dụng máy tính thành thạo, chuyên ngành thiết kế đồ họa có ý tưởng tốt Việc lưu trữ tài liệu, Hồ sơ đc Lưu trữ theo cơng trình, cơng ty, thời gian kết thúc Có thể lưu trữ bìa cịng, bên cạnh cịn scan máy tính Những thơng tin cũ khơng vứt bỏ, xếp lung tung mà đóng bỏ vào kho, xếp theo công ty thời gian → Sắp xếp có trật tự giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm thơng tin 12 0 → Nhược điểm, sử dụng giấy q nhiều Vì cơng ty thành lập từ lúc công nghệ chưa phổ biến giờ, nên thói quen sử dụng văn giấy cịn thơng dụng Việc gây thời gian phải vừa lưu giấy, vừa lưu scan, giấy không lưu trữ q lâu giấy bị giịn, dễ rách Cơng ty cịn lắp đặt camera cho phịng làm việc chỗ gửi xe để bảo mật thông tin công ty Mỗi tối nhân viên về, bảo vệ kiểm tra lại lần đèn điện khóa cửa → Đảm bảo phần thơng tin công ty, việc bảo vệ kiểm tra lại lần giúp công ty tiết kiệm điện không may nhân viên quên tắt điện CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG Con người Chính cách bố trí văn phịng cơng ty theo kiểu truyền thống phịng ban với chức khác xây dựng phân thành phòng riêng, nên nhân viên phòng ban có khoảng cách định, khơng gần gũi, tiếp xúc với nhau, nhân viên chung phịng giúp bảo mật thơng tin, tạo không gian riêng tư cho nhân viên, dễ dàng tra đổi cơng việc, khó để gắn kết chặt chẽ phòng với Đặc biệt phận kỹ thuật, đặc thù ngành làm máy tính nhiều nên tương tác, nhân viên công ty phản ánh họ khơng nói chuyện nhiều với phận kỹ thuật, cảm thấy phận kỹ thuật tách biệt Nhưng mà thay đổi cách bố trí văn phịng cách linh hoạt được, tốn chi phí cho doanh nghiệp Chính chúng em đề xuất giải pháp công ty thường xuyên tổ chức buổi gặp mặt liên hoan, bữa ăn chung lúc cuối tuần, Hoặc tổ chức buổi chơi tuor du lịch để gia tăng tương tác phịng Nếu cơng ty tổ chức du lịch phải giải thích rõ ràng chi phí chuyến để nhân viên hiểu rõ, lịch trình Đồng thời, phải tính đến chi phí hợp lý điểm đến cho nhân viên lập kế hoạch du lịch đến địa điểm, hoạt động du lịch phải tổ chức hợp lý Khi chúng em đến công ty để vấn phịng khách khơng có anh/ chị lễ tân hướng dẫn chúng em, có lẽ điều bất tiện hơm khách hàng 13 0 công ty đến, họ cảm thấy họ không tôn trọng, công ty không đáng tin cậy Công ty cần tuyển thêm lễ tân u cầu phải có ngoại hình, ngơn ngữ để đại diện cơng ty tiếp đón khách hàng, hướng dẫn khách hàng Vì cơng ty có nhiều khách hàng nước nên cần phải trọng ngoại ngữ Trang thiết bị sở vật chất nghiệp vụ hành văn phịng Trang thiết bị sở vật chất đủ cũ, dẫn đến việc lưu hồ sơ, nhập liệu tốn nhiều thời gian Thêm vào đó, người làm lĩnh vực nên khơng tránh khỏi việc thất hồ sơ người muốn tìm hồ sơ liên quan đến lính vực người làm khó Giải pháp: người nhập liệu nên nhập thêm list danh sách nhận nào, lưu đâu, cất chỗ để phận khác cần tìm tìm dễ Phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị ln sẵn sàng hoạt động Công ty cần ý đến an toàn lao động cho nhân viên, lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, máy báo động cháy nổ, công ty trang bị lối phát hiểm khí hậu Việt Nam nóng, đặc biệt vào mùa hè nhiệt độ tăng cao, dễ gây cháy nổ Cách bố trí văn phịng nay, doanh nghiệp có xu hướng đặt xanh văn phịng, cơng ty cổ phần Đại Thành Phụng có xanh có vài lối văn phòng khơng có Nhóm em đề xuất cơng ty nên để vài chậu nhỏ bàn, phòng để tạo cảm giác thoải mái, thư giản, lành, giảm căng thẳng cho nhân viên Phần trần nhà phòng thiết kế độc đáo, việc thiết kế có khe hở mơi trường mà phịng có máy lạnh nên việc tốn điện chi phí lớn Nên hạn chế khe hở kính suốt Hồ sơ công ty nhân viên thực công tác lưu trữ theo tên công ty, với công ty, hồ sơ để theo dự án, hợp đồng nhỏ cơng ty Trên ghi tên công ty tên dự án Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể cho nhân viên văn phịng từ đầu, từ cán chun sâu vào cơng việc đề xuất tham mưu cho lãnh đạo vấn đề liên quan tới nghiệp vụ tốt 14 0 Quy định Về quy định công ty nam nữ mặc áo sơ mi đồng phục công ty, quần tây với nam váy với nữ Trang phục lịch trang trọng phù hợp với tính chất khối văn phịng Quy định lưu trữ văn thư, hồ sơ, dự án với công ty khác có quy định khác nhau, Công ty Cổ phần Đại Thành Phụng công ty sản xuất vật liệu xây dựng việc quy định lưu trữ hồ sơ theo tên công ty hợp lý phù hợp, nhóm em khơng có đề xuất khác C KẾT LUẬN Cơng ty cổ phần Đại Thành Phụng nằm đường Võ Văn Kiệt, Khu phố 3, Phường Hoà Phú, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương, hoạt động lĩnh vực: Xây dựng nhà không để Được thành lập từ năm 2011 đến 11 năm, khoảng thời gian tương đối dài, nhân công ty tuyển dụng nhân viên có trình độ trung cấp, cao đăng trở lên Nên nhân viên công ty có học thức cao, kiến thức nhiều Thái độ nhân viên vui vẻ hoà đồng, cởi mở Nhân viên công ty tuân thủ chấp hành theo quy định công ty, điểm dễ dàng nhận thấy họ ln mặc đồng phục cơng ty chỉnh chu gọn gàng Cách bố trí văn phịng cơng ty chia theo chức riêng, chứng tỏ cơng ty có đầu tư cho nhân viên, giúp nhân viên có khơng gian riêng, dễ dàng làm việc theo chuyên môn, bên cạnh đó, có điều tốn chi phí có khoảng cách nhân viên với Mơi trường bên ngồi văn phịng mặt hướng phía đường xe cộ họ xây lên kính suốt khiến cho nhân viên ngắm trọn cảnh quan xanh phía bên từ tầng 4, Không gian từ cao nhìn xuống đẹp Bên văn phịng có máy in scan, có kệ để lưu trữ hồ sơ riêng, công phu, đáp ứng nhu cầu làm việc nhân viên Ngoài đầu tư cách bố trí văn phịng, vào dịp lễ, tết 2/9, tết Nguyên Đán, 30/4, 1/5, 10/3 nhân viên cơng ty cịn 15 0 thưởng theo quy định nhà nước, cịn có phụ cấp cưới hỏi, sinh nhật, Dù hấp dẫn khen khen thưởng thưởng, công ty công Nếu vi phạm quy định công ty nhân viên bị nhắc nhở lần thứ hai trừ trực tiếp vào lương Về công tác lưu trữ hồ sơ cơng ty lưu trữ giấy bìa thật cứng, theo tên cơng ty, có tên dự án nhỏ, cơng ty có áp dụng lưu trữ máy tính bên cạnh đó, nhân viên phải thực lưu trữ giấy, điều khiến công tác lưu trữ tốn nhiều thời gian, rườm rà chưa hồn thiện hồn tồn Cơng ty chưa thật quan tâm đến vấn đè phòng cháy, chữa cháy phịng đón khách vị trí lễ tân trốn 16 0 TÀI LIỆU KHAM KHẢO https://www.studocu.com/vn/document/truong-dai-hoc-ngoai-ngu-dai-hoc-da-nang/co-so-vanhoa-hoc-viet-nam/tieu-luan-quan-tri-hanh-chinh-van-phong/20850394 https://www.goffice.vn/article/khai-niem-van-phong-la-gi-chuc-nang-va-tam-quan-trong-cuavan-phong-206.html https://sites.google.com/site/trungthupy83/home/quan-tri-van-phong/1-3-to-chuc-vanphong/1-3-2-bo-tri-van-phong https://iconicjob.vn/blog/hanh-chinh-van-phong-la-gi-tat-tan-tat-ve-nghe-hanh-chinh-vanphong 17 18 0 ... NHÂN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẠI... lý , nhóm em định chọn đề tài : ? ?Nâng cao chất lượng quản trị hành văn phịng Công Ty Cổ Phần Đại Thành Phụng? ?? để làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần môn Quản trị hành văn phịng Sau buổi trải... CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI THÀNH PHỤNG Con người Chính cách bố trí văn phịng cơng ty theo kiểu truyền thống phòng ban