NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA

MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề Công tác hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Bất cứ cấp quản trị nào, ngoại trừ công nhân trực tiếp sản xuất, đều phải làm công việc hành chính và các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng của mình thì đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác Hành chính văn phòng bởi Hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo doanh nghiệp. Đây cũng là bộ phận tổ chức trong công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin nhằm kiểm tra các mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, nếu thực hiện tốt công tác Hành chính văn phòng, làm việc có khoa học, trật tự và nề nếp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả công việc, quản lý và điều hành công việc thông suốt, tận dụng tối đa các nguồn lực tài chính, chất lượng, thúc đẩy sự triển khai hiệu quả kinh doanh. Đồng thời giảm thiểu các hoạt động tham mưu, lãng phí, giúp hoạt động quản trị của doanh nghiệp, để có thể hoạt động, vận hành hiệu quả và phát huy tối đa công suất.

KHOA KINH TẾ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN MISA MỤC LỤC DANH SÁCH HÌNH ẢNH Hình Tiêu mục hình Trang Hành văn phịng Quản trị hành văn phịng Logo Cơng ty Công ty CP MISA Cơ cấu tổ chức máy Công ty 11 Văn phịng đại 14 Văn phịng đại có vách ngăn 18 Nhân viên lễ tân 20 10 MỞ ĐẦU Đặt vấn đề Công tác hành văn phịng cơng tác quan trọng khơng thể thiếu hoạt động tất quan, tổ chức doanh nghiệp Bất cấp quản trị nào, ngoại trừ công nhân trực tiếp sản xuất, phải làm cơng việc hành quan, tổ chức hay doanh nghiệp muốn thực tốt chức phải tổ chức tốt cơng tác Hành văn phịng Hành văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ cho việc định quản lý điều hành lãnh đạo, nơi tiếp nhận mối quan hệ đối nội, đối ngoại, “cánh tay nối dài” lãnh đạo doanh nghiệp Đây phận tổ chức công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thông tin nhằm kiểm tra mục tiêu đề Vì vậy, thực tốt cơng tác Hành văn phịng, làm việc có khoa học, trật tự nề nếp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu công việc, quản lý điều hành công việc thông suốt, tận dụng tối đa nguồn lực tài chính, chất lượng, thúc đẩy triển khai hiệu kinh doanh Đồng thời giảm thiểu hoạt động tham mưu, lãng phí, giúp hoạt động quản trị doanh nghiệp, để hoạt động, vận hành hiệu phát huy tối đa cơng suất Phịng hành Cơng ty CP MISA phịng tham mưu cho Ban Giám đốc cơng tác hành chính, xây dựng kế hoạch tổ chức, giám sát an ninh trật tự, an tồn lao động phịng cháy nổ Ngoài ra, quản lý xếp kế hoạch, phân công việc, giám sát đánh giá kết quả; đề xuất khen thưởng kỷ luật Các hoạt động chăm sóc sức khỏe định kỳ, quản lý cơng tác lễ tân, đảm bảo sở vật chất, đạo, hướng dẫn kiểm tra đơn vị trực thuộc công ty phạm vi chức Do đó, phịng Hành có vai trị quan trọng máy Công ty CP MISA việc tổ chức đạo thực kinh doanh không phạm luật, xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác cơng ty cách hồn thiện xác Hiện này, phịng hành Cơng ty làm tốt vai trò trách nhiệm giao mình, giúp Cơng ty CP MISA ngày hồn thiện phát triển thêm bền vững, góp phần hồn thiện, củng cố nâng cao hiệu hoạt động Tuy nhiên, phịng hành cịn nhiều bất cập, điểm thiếu sót, chưa hồn thiện, đạt u cầu tối đa nơi giữ mối quan hệ trao đổi cơng văn với quan có thẩm quyền Sở kế hoạch đầu tư, quan phòng cháy chữa cháy Xuất phát từ lý trên, nhóm sinh viên tìm hiểu rõ hơn, sâu vấn đề Từ đó, nhóm sinh viên định lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng quản trị hành văn phịng Cơng ty cổ phần Misa” với mong muốn góp phần củng cố, hồn thiện nâng cao chất lượng hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Cơng ty Mục tiêu nhiệm vụ đề tài 2.1 Mục tiêu - Hệ thống hóa sở lý luận cơng tác quản trị hành văn phịng doanh - nghiệp Phân tích thực trạng cơng tác văn phịng Công ty CP MISA nhằm làm rõ - điểm mạnh, điểm yếu Công ty Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác hành văn phịng Cơng ty CP MISA 2.2 Nhiệm vụ Đề tài, tập trung nội dung sau: - Nghiên cứu văn phịng: Khái niêm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò, hoạt động - văn phòng Các khái niệm nội dung mục tiêu quản trị văn phòng Định hướng hoạt động hành văn phịng Cơng ty CP MISA - điểm mạnh, điểm yếu Đề xuất số giải pháp khắc phục Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp nghiên cứu liệu thứ cấp: - Qua nguồn liệu từ tài liệu liên quan, báo chí, Website nghiên cứu, tài liệu hội thảo có liên quan đến đề tài, báo cáo tình hình hành văn phịng - Công ty CP MISA Thông tin từ sách báo, tạp chí, internet Thơng tin truyền miệng (qua ý kiến đóng góp phản ánh từ họp, qua điện thoại, email, thư, qua trao đổi trực tiếp ) Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Nâng cao chất lượng quản trị hành văn phịng Cơng ty - CP MISA Phạm vi nghiên cứu: Cơng tác hành văn phịng Công ty Cổ Phần MISA Ý nghĩa đề tài - Nghiên cứu đề tài điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt tiểu luận cuối kỳ giúp - cá nhân học hỏi kinh nghiệm làm việc văn phòng Vận dụng luận khoa học vào quản lý nhằm tăng cường chất lượng, hiệu công - tác quản trị hành văn phịng Cơng ty CP MISA Mong muốn góp phần cải tiến lối làm việc, nâng cao hiệu quản lý cơng tác, tổng hợp, hành văn phịng phịng Hành cơng ty MISA Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài có cấu trúc 03 chương cụ thể sau: Chương 1: Cơ sở lý thuyết liên quan đề tài Chương 2: Thực trạng, điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân quản trị hành văn phịng Cơng ty CP MISA Chương 3: Đề xuất số giải pháp kiến nghị NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỀ TÀI 1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp làm việc tiếp khách đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Văn phịng nơi làm việc thủ trưởng có tầm cỡ cao Là máy tổng hợp trực tiếp quan chức phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung lớn thành lập văn phòng Văn phòng hiểu hoạt động doanh nghiệp, quan Văn phòng nơi thu thập, xử lý, bảo quản, lưu trữ có trách nhiệm với loại giấy tờ Nhắc đến văn phịng người thường nghĩ đến cơng việc làm việc với giấy tờ, công việc liên quan đến vấn đề văn thư Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập, xử lý thông tin, nơi chăm lo cho lĩnh vực dịch vụ hậu cần dảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan tổ chức 1.2 Khái niệm hành - Theo nghĩa rộng hành gắn liền với tính quyền lực nhà nước mang tính hỗ - trợ, phục vụ quan, tổ chức Theo nghĩa hẹp hành hoạt động chấp hành vầ điều hành quản lý hệ thống theo quy ước định trước nhằm đạt mục tiêu hệ thống 1.3 Khái niệm hành văn phịng Hành văn phịng nơi diễn hoạt động kiểm soát kinh doanh, nghĩa nơi soạn thảo sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thơng tin đạt hiệu cao Cơng việc hành văn phịng diện khắp nơi Tất công việc phải làm công việc hành văn phịng Mỗi người tùy theo chức nhiệm vụ phải xử lý cơng văn giấy tờ Vai trị hành văn phịng xử lý ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất phận tổ chức kinh doanh tất giao dịch kinh doanh phải thực giấy tờ kết thúc văn bảng, hành văn phòng trở thành trung tâm thần kinh não quan trọng cho doanh nghiệp Hành văn phịng cịn dịch vụ hỗ trợ cho tất phận hoạt động có hiệu Chức năng: tham mưu tổng hợp, trợ giúp điều hành hậu cần Hình 1: Hành văn phịng (Nguồn: Internet) 1.4 Khái niệm quản trị hành văn phịng Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thông tin Quản trị hành văn phịng lĩnh vực quản trị quan, đơn vị Vai trò quản trị hành văn phịng: Văn phịng phận quan trọng thiếu quan, đơn vị Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với lĩnh vực quản trị khác quan, văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học cơng việc quan chạy đều, quản lý hành thơng suốt có hiệu Như vậy, tổ chức khoa học cơng tác văn phịng có lợi ích sau: + Tạo tiền đề phát triển cho quan đơn vị + Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động đơn vị + Tăng khả sử dụng nguồn lực quan, đơn vị + Nâng cao suất lao động quan đơn vị + Tiết kiệm chi phí Tóm lại, hoạt động văn phịng đa dạng, phong phú phức tạp Chất lượng làm việc văn phòng ảnh hưởng đến hiệu hoạt động phận khác toàn thể quan Do đó, quản trị hành văn phịng góp phần quan trọng để quan, đơn vị thực lĩnh vực quản trị khác cách có hiệu nhằm đạt mục tiêu đề Hình 2: Quản trị hành văn phịng (Nguồn: Internet) Chức quản trị hành văn phịng: - Hoạch định cơng việc hành chính: q trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp, cơng cụ, hình thành kế hoạch chương trình hành động để thực có hiệu mục tiêu để Hoạch định chức trình quản trị ảnh hưởng đến chức khác - Tổ chức cơng việc hành văn phịng: q trình nghiên cứu thiết lập cấu hợp lí mối quan hệ thành viên tổ chức, thơng qua cho phép thực mục tiêu tổ chức Sự thiếu vắng tổ chức động hợp lý gây hậu đáng tiếc - Lãnh đạo cơng việc hành văn phòng: hoạt động tác động, thúc đẩy, hối thúc nhân viên hồn thành cơng giao Để lãnh đạo tốt trước hết người lãnh đạo này phải hồn thành có tiêu chuẩn, phương pháp làm việc hiệu - Kiểm sốt cơng việc hành chính: phải nắm tiến độ cơng việc nhân viên Kiểm tra việc đề mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc…; kiểm tra nghiệp vụ chun mơn văn phịng thực theo tiêu chuẩn, thủ tục, kế hoạch đề hay không; xem xét việc thực quy chế làm việc đánh giá lực nhân viên - Dịch vụ hành văn phịng: làm cơng việc sau: kế hoạch hành chính, dịch vụ lễ tân, lưu giữ bảo quản sổ sách, chuyển phát thư hay dịch vụ nhân sự, dựa thỏa thuận hợp đồng 10 CHƯƠNG THỰC TRẠNG, ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CP MISA 2.1 Sơ lược Cơng ty CP MISA Hình 3: Logo Công ty (Nguồn: Công ty Cổ phần MISA) - - Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty Cổ phần - Tên công ty: Công ty Cổ phần MISA - Tên quốc tế: MISA Joint Stock Company - Tên viết tắt: MISA JSC - Ngày thành lập: 25/12/1994 Địa (trụ sở chính): Tầng – Tịa nhà TECHNOSOFT, phố Duy Tân, phường Dịch - Vọng Hậu, Q Cầu Giấy, TP Hà Nội - Điện thoại: 028 54318318 - Fax: 043 7958088 - Email: esales@hcm.misa.com.vn - Website: http://www.misa.com.vn/ - Mã số doanh nghiệp: 0101243150-005 Ngành nghề kinh doanh: Thông tin – Viễn thông, nghiên cứu, cung cấp phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho quan, nhà nước, doanh nghiệp 2.2 Lịch sử hình thành phát triển Công ty 11 Tên gọi "MISA" bắt nguồn từ "Management Information System for Accounting" giai đoạn đầu thành lập MISA sản xuất phần mềm kế toán Hiện nay, Công ty CP MISA chuyên cung cấp phần mềm quản lý cho cộng đồng doanh nghiệp khối quan nhà nước, cá nhân Sau 20 năm hình thành phát triển, cơng ty phấn đấu trở thành công ty hàng đầu lĩnh vực sản xuất phần mềm Việt Nam MISA trải qua giai đoạn : Giai đoạn (1994 – 1996): Xác lập chỗ đứng thương trường Là bước đầu sáng lập MISA Group, tìm hiểu nghiên cứu xác lập đường lâu dài cho MISA Phần mềm đóng gói MISA phục vụ cho cơng tác kế tốn chứng minh tảng cho sản phẩm hướng phát triển sau công ty Năm 1994, sản phẩm phần mềm Misa 1.0 đưa thị trường, năm sau MISA – SME 2.0 RESTAP đời Giai đoạn (1996 – 2001): Tận dụng hội, phát triển thương hiệu Giai đoạn 1996 – 2001, mục tiêu chiếm lĩnh thị trường nước xây dựng MISA thành thương hiệu mạnh Các dòng sản phẩm đời ứng dụng khắp đơn vị kinh tế Nhà Nước như: MISA Mimosa 4.0, MISA Mimosa 4.5, MISA Mimosa 5.0 hàng loạt giải thưởng như: Huy chương bạc CNTT97, đơn vị phần mềm có doanh số cao Computer World Expo’2000 Tận dụng hôi, MISA triển khai phần mềm kế tốn hành nghiệp phạm vi toàn quốc trở thành phần mềm tác nghiệp phổ biến Việt Nam Giai đoạn (2001 – 2010): Vươn lên để trở thành chuyên nghiệp Tháng 4/ 2002 MISA chuyển đổi thành Công ty Cổ phần MISA, tên giao dịch MISA JSC Để triển khai mạng lưới phân phối tồn quốc, cơng ty thành lập văn phịng đại diện khu vực Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh Bn Ma Thuột Giai đoạn này, MISA thành công với sản phẩm như: MISA Panda.NET 2006, MISA Bamboo.NET 2008 MISA CRM.NET 2009 Giai đoạn (2010 – đến nay): Xây dựng đưa phần mềm vào sử dụng dịch vụ Năm 2010, MISA công ty phần mềm Việt Nam xây dựng triển khai phần mềm dịch vụ (Software as a Service – SaaS), 12 xu hướng điện toán đám mây (Cloud Computing) như: SME.NET, AMIS.VN, QLTS.VN, HOTICH.VN, QLTH.VN Hình 4: Cơng ty CP MISA (Nguồn: https://www.lienvietcons.vn/) 2.3 Bộ máy tổ chức Công ty 2.3.1 Cơ cấu tổ chức Một doanh nghiêp hoạt động hiệu địi hỏi cần phải có cấu tổ chức chặt chẽ, phối hợpn hịp nhàng hoạt động Hiểu điều này, MISA luôn trọng vào việc xây dựng tổ chức công ty Dưới cấu tổ chức cơng ty MISA 13 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN THƯ KÝ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY KHỐI SẢN XUẤT TRUNG TÂM TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG Hình 5: Cơ cấu tổ chức máy Cơng ty (Nguồn: Phịng Tổ chức MiSa, 2019) 2.3.2 Mơ tả trách nhiệm phịng ban - Đại hội đồng Cổ đông: Chủ tịch Lữ Thành Long có nhiệm định sữa đổi, bổ sung điều lệ, vạch chiến lược cho công ty, giám sát hoạt động kinh doanh - giải hoạt động rủi ro Ban kiểm soát: gồm trưởng ban kiểm sốt bà Ngơ Thị Thanh Hoa, có nhiệm vụ giám sốt, kiểm sốt hoạt động công ty, quản lý điều hành báo cáo lên Đại hội đồng - cổ đông Hội đồng quản trị: Quyết định cấu tổ chức Công ty Đề loại cổ phiếu phát hành tổng số phiếu phát hành theo loại Giải khiếu nại định lựa chọn đại diện để giải vấn đề liên quan tới thủ tục pháp lý 14 - Ban tổng giám đốc: có bà Đinh Thị Thúy làm tổng giám đốc với nhiệm vụ đưa kế hoạch chiến lược, chiến thuật ngắn dài hạn cho công ty, giám sát chặt chẽ hoạt động chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị Văn phòng đại diện: - VP MISA HÀ NỘI: Thực việc triển khai hỗ trợ khách hàng thuộc khu vực miền - Bắc từ Quảng Bình trở VP MISA ĐÀ NẴNG: Thực việc triển khai hỗ trợ khách hàng tỉnh thành khu - vực miền Trung Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam Quãng Ngãi VP MISA BUÔN MA THUỘC: Thực việc triển khai hỗ trợ khách hàng tỉnh - khu vực Tây Nguyên Kon Tum, Gia Lai, Đăk Lăk Đăk Nơng VP MISA TP HỒ CHÍ MINH: Thực việc triển khai hỗ trợ khách hàng từ Bình - Định trở vào VP MISA CẦN THƠ: Thực việc triển khai hỗ trợ khách hàng tỉnh thành khu - vực đồng sông Cửu Long Trung tâm phát triển phần mềm: Thực chức xúc tiến, triển khai sản - phẩm phần mềm công ty Trung tâm tư vấn hỗ trợ khách hàng: Thực chức chăm sóc khách hàng sau bán hàng tư vấn khách hàng mua hàng Văn phịng tổng cơng ty: - Phịng quan hệ cộng đồng: Thực chức thiết lập quan hệ đối tác, truyền thơng chủ trương sách kinh doanh, nhà tài trợ cho chương trình - trì mối quan hệ với quan báo chí Phịng tài – kế tốn: Thực chức quản lý, kiểm sốt tài Tổng hợp số liệu, báo cáo, phân tích hoạt động tài đề nghị biện pháp điều chỉnh sai - lệch cơng ty Phịng hành tổ chức: Thực chức tổ chức công tác văn thư lưu trữ, - quản lý dấu giấy tờ pháp lý, đảm bảo sở vật chất, thiết bị Phòng công nghệ thông tin: Tham mưu cho Giám đốc lĩnh vực Công nghệ thông tin Công ty gồm hệ thống hạ tầng, hệ thống phần mềm, giải pháp cơng nghệ thơng tin nhằm tối ưu hóa, bảo mật an toàn liệu Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc - theo chức quyền hạn giao Ban ISO: Thực chức đảm bảo chất lượng phần mềm theo yêu cầu - khách hàng trước đưa vào sử dụng thức Ban quản lý sản phẩm thị trường: Tư vấn hỗ trợ công tác phát triển phần mềm trung tâm vấn đề nghiệp vụ 15 2.4 Ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân công tác tổ chức văn phịng Cơng ty CP MISA 2.4.1 Ưu điểm a) Loại hình văn phịng Văn phịng đại trung tâm hành doanh nghiệp thiết kế theo hướng đại Không gian, nội thất, trang trí mang đến mẻ tích hợp với công nghệ, ánh sáng tạo nên môi trường làm việc đa chức Đồng thời thể tính nhận diện, tính thương hiệu cách rõ ràng Văn phịng Công ty CP MISA theo phong cách đại với kiểu thiết kế mở giúp tăng kết nối tương tác thành viên Không gian linh hoạt, đa dạng “cá nhân hóa” để phù hợp với nhu cầu người Nổi bật văn phịng trang bị đồ nội thất thơng minh nhằm tối ưu cơng Ngồi cịn trang bị đầy đủ công nghệ kỹ thuật, sở vật chất đại giúp toàn thể cán nhân viên MISA có mơi trường làm việc chun nghiệp với điều kiện tối ưu để nâng cao chất lượng tối ưu suất Hình 6: Văn phịng đại - ( Nguồn internet ) b) Điều hành công việc hành văn phịng Điều hành q trình khởi động trì hoạt động doanh nghiệp theo kế hoạch đề ra, thực chất chức tác động lên người, phát huy yếu tố người Điều hành cơng việc hành áp dụng phương pháp, cách thức huy nhằm đảm bảo thực mục tiêu nhiệm vụ doanh nghiệp 16 - Công ty CP MISA sử dụng 03 phương thức điều hành công việc hành chính: + Điều hành hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: Là trình thiết lập nguyên tắc qui trình phù hợp nhằm giải cơng việc Cần phải tuân thủ nguyên tắc thủ tục ban hành giải công việc + Điều hành hệ thống văn bản: Quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải công việc thông qua văn thức cụ thể + Điều hành thơng qua ủy quyền phân quyền: Dựa vào cấu tổ chức để phân quyền trách nhiệm giải công việc 2.4.2 Khuyết điểm a) Loại hình văn phịng Ngồi ưu điểm văn phịng đại kiểu văn phịng cịn có số nhược điểm ồn gây tập trung căng thẳng Ngồi ra, kiểu văn phịng với khơng gian mở cịn cản trở lớn thiếu không gian riêng tư, tập trung cao làm ảnh hưởng hiệu suất công việc - b) Tổ chức hội họp, công tác Thiếu kỹ tổ chức hội họp thực việc trao đổi truyền đạt thông tin cần thiết để điều hành họp Tình trạng sai lệch số liệu, thơng tin chưa xác, rõ ràng Chọn lọc nội dung vấn đề quan trọng cần thiết để tránh lãng phí thời gian, trao đổi họp hay lỗi kỹ thuật máy chiếu, máy in, thường - tổ chức đột xuất chưa có thơng báo rõ ràng cho phịng ban Tổ chức chuyến cơng tác: Tham mưu, đề xuất đạo công tác hậu cần - cơng ty để bảo đảm sức khỏe, ăn, phịng chống dịch bệnh, cho cán công ty c) Công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ chưa bố trí nhân viên đủ yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy tác dụng nguồn nhân lực Tra cứu tài liệu thơng tin cịn khó khăn, ảnh hưởng đến cơng tác thống - kê, báo cáo Chưa triển khai lập hồ sơ cơng việc, gây khó khăn cho thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hệ thống d) Công tác lễ tân - Khách hàng chưa thực hài lịng với dịch vụ hỗ trợ cơng tác lễ tân trình độ nhân viên tư vấn yếu kém, chưa đáp ứng yêu cầu hay giải đáp thắc mắc khách hàng với vấn đề phức tạp Tác phong chậm, thời gian hỗ trợ kéo dài 17 2.4.3 Nguyên nhân - 2.4.3.1 Ưu điểm Ưu điểm loại văn phòng đại: loại văn phịng ổn định mặt pháp lý mặt hình thức, tạo hình ảnh ấn tượng với khách hàng có nét mẻ, thiết kế văn phịng mở khơng gian linh hoạt tùy mục đích dùng theo ý muốn, mang đến mẻ, độc lạ làm tăng tin tưởng với đối tác khách hàng, tạo môi trường làm việc hòa hợp chung - Ưu điểm điều hành công việc: + Điều hành hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: tạo tính nề nếp, tạo tính khả vận hành, thay đổi hoạt động nhanh chóng + Điều hành hệ thống văn bản: phạm vi rộng, sở pháp lý, giải cố tốt + Điều hành thông qua ủy quyền phân quyền: linh hoạt cao, trách nhiệm cơng việc, kiểm sốt phân quyền - Cơng tác lễ tân + Khách hàng hài lịng với dịch vụ hỗ trợ công tác lễ tân có cam kết giải thời gian ngắn Nhân viên hỗ trợ có chuẩn bị tốt trước, có sát vấn đề giải + Thái độ nhã nhặn, lịch đánh giá cao ngồi cịn có đầu tư tư trang thiết - bị phục vụ giúp thời gian giảm thiểu đáng kể 2.4.3.2 Khuyết điểm Loại hình văn phịng đại: áp dụng văn hóa, phong cách theo hướng cơng nghệ vào thiết kế văn phịng dẫn đến ảnh hưởng trực tiếp khơng có riêng tư, yên tĩnh môi trường làm việc dẫn đến tập trung vào công việc gián tiếp ảnh hưởng đến suất công việc, hiệu công ty - Khuyết điểm điều hành công việc: + Điều hành hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: khả giải cố chưa tốt, dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ + Điều hành hệ thống văn bản: tâm lý chờ đợi văn bản, vấn đề giấy gia tăng - Tổ chức hội họp, công tác: nhân viên kỹ tổ chức hội họp xây dựng kế hoạch công việc chưa hợp lý thường tổ chức đột xuất chưa có thơng báo - rõ ràng cho phịng ban Cơng tác văn thư, lưu trữ: Do khơng đủ người, nhân viên cịn trẻ, thiếu máy in, khơng có nhiều kinh nghiệm thực tiễn chư đào tạo cách - Công tác lễ tân: + Trình độ, kỹ nhân viên tư vấn cịn yếu, nhân viên trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm dẫn đến khó khăn q trình hỗ trợ khách hàng + Trang thiết bị phục vụ công việc hỗ trợ khách hàng hạn chế 18 19 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Loại văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Misa thiết kế với loại văn phòng đại Tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên thêm vào công ty không quên tạo vách ngăn nhỏ để nhân viên có khoảng khơng gian riêng cho tạo nên cảm giác lạ Trang thiết bị ưu tiên sử dụng loại đại, bắt kịp xu hướng thời đại máy điều hòa, thang máy, máy chấm cơng, Sử dụng màu sắc ơn hịa, tạo nên cảm giác thoải mái cho nhân viên làm việc Phong cảnh xung quanh công ty hàng xanh, nhìn xun qua kính nhân viên có cảm giác hịa vào thiên nhiên mang lại màu sắc vui vẻ, thoải mái Vốn dĩ Misa công ty cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp nên việc ứng dụng công nghệ đại, công nghệ thông tin phần mềm hỗ trợ quản lý ứng dụng cách tốt hồn thiện Hình 7: Văn phịng đại có vách ngăn (Nguồn: internet) 3.2 Tổ chức hội họp, công tác - a) Hội họp Cần tuyên truyền cho đội ngũ nhân viên công ty tầm quan trọng họp, hội nghị Do đó, cần đẩy mạnh tầm quan trọng họp hội để nắm bắt kế hoạch tới quan, kết hội để bày tỏ tâm tư, mong muốn cá nhân với lãnh đạo 20 - Củng cố, kiện toàn tổ chức máy, xây dựng đội ngũ cán có đủ số lượng, đảm bảo chất lượng Tham mưu bổ sung hoàn thiện Quy chế hội nghị, hội thảo Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên kỹ hoạt động cần thiết phục vụ đại - hội, hội nghị b) Chuyến công tác Nên giao trách nhiệm cho nhân viên chuyên hoạt động để có kinh - nghiệm, kỹ năng, xây dựng lịch công việc quen thuộc nhân viên Có thể tránh thiếu sót q trình chuẩn bị có hạn mức kinh phí chuyến công tác lãnh đạo 3.3 Công tác văn thư, lưu trữ - Công tác văn thư công việc liên quan đến công văn giấy tờ; giải công văn đến đi; quản lý dấu; chuyển giao công văn; lập hồ sơ, nộp lưu lưu - trữ quan Công tác lưu trữ cơng việc có liên quan đến tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu – lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu xã hội - Để công tác văn thư – lưu trữ hoàn thiện cần: + Xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ Quản lý công văn đến, phần mềm quản lý lưu trữ đại + Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ, cải thiện môi trường làm việc, tạo điều kiện nâng cao chất lượng hiệu cho cơng tác văn thư đáp ứng q trình hội nhập + Hệ thống file văn hợp lý, kiểm tra số văn lưu trữ quy định + Trang bị đội ngũ nhân viên kiến thức đến bổ trợ kiến thức CNTT, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 3.4 Công tác lễ tân - Giải pháp nâng cao trình độ, kỹ chun mơn đội ngũ nhân viên, trọng - công tác tuyển dụng làm việc lâu dài Xây dựng kế hoạch đào tạo, kế hoạch giả định tình để có phương án giải trước Tổ chức bồi dưỡng khóa nghiệp vụ, khuyến khích nhân viên cơng việc tìm hiểu nâng cao trình độ thân Tổ chức buổi chia kinh nghiệm - cá nhân Đào tạo nhân viên biết sử dụng máy móc, trang thiết bị đại Cần xác định kiểm kê tiến hành mua máy móc, thiết bị để nâng cao hiệu kinh doanh 21 Hình 8: Nhân viên lễ tân (Nguồn: internet) 22 KẾT LUẬN Đề tài tập trung nghiên cứu “Nâng cao chất lượng quản trị hành văn phịng Cơng ty CP MISA” Đề tài sâu tìm hiểu lý thuyết khái niệm, vai trò, nhiệm vụ chức văn phịng, hành chính, hành văn phịng Đồng thời thông qua nghiên cứu làm rõ thêm tầm quan trọng, cần thiết công tác hành văn phịng phát triển doanh nghiệp Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác hành Trong chương 2, nghiên cứu khái quát chung Công ty CP MISA thơng tin bản, lịch sử hình thành phát triển, sơ đồ tổ chức trách nhiệm phòng ban Đưa ưu điểm loại hình văn phịng cơng ty sử dụng, hệ thống điều hành mà công ty áp dụng, bên cạnh cịn sâu phân tích thực trạng mà cơng ty mắc trước hạn chế khơng gian làm việc văn phịng đại, cơng tác lưu trữ chưa nâng cao, tổ chức hội họp công tác chưa chỉnh chu phần chuẩn bị chưa có đầu tư vào nguồn nhân lực trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm cơng việc, việc áp dụng công nghệ vào công tác lưu trữ hay hành chưa quan tâm nhiều, khai thác tối ưu Từ thực trang Công ty, nghiên cứu đưa số giải pháp giúp giải hạn chế cơng tác hành công ty như, đào tạo đội ngũ nhân viên, nâng cao kiến thức bổ trợ CNTT để hỗ trợ khách hàng, ứng dụng công nghệ đại, phần mềm tiên tiến vào cơng tác lưu trữ để có phong cách làm việc mới, nhanh chóng, tiện lợi, gọn gàng dễ dàng tìm kiếm, tra cứu thơng tin tài liệu văn cách nhanh chóng xác Nghiên cứu công tác quan trọng thiết thực đẩy mạnh đào tạo nhân viên, lễ tân, hậu cần có kỹ thái độ làm việc chuyên nghiệp Các giải pháp đề góp phần nâng cao chất lượng cơng tác quản trị hành văn phịng Cơng ty CP MISA thực triệt để, đáp ứng kịp yêu cầu xu nay, nâng cao vị Công ty thời gian tới 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO Hồ Hoàng Long Khái niệm chung quản trị quản trị hành văn phòng, ngày 19/03/2022, https://tailieu.vn/doc/hanh-chinh-van-phong-1304819.html Lê Ánh Quản trị hành văn phịng, ngày 20/03/2022, https://leanhhr.com/quantri-hanh-chinh-van-phong.html Nguyễn Nam Hồi Khái niệm vai trị quản trị hành văn phịng, ngày 20/03/2022, https://vndoc.com/khai-niem-va-vai-tro-cua-quan-tri-hanh-chinh-van- phong-236532 Nguyễn Thị Ngọc An (2009), Giáo trình quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Lao Động Xã hội, Hà Nội Nguyễn Văn Thọ (2011), Quản trị văn phịng, Phân tích chiến lược kinh doanh công ty cổ phần MISA https://anydoc.me/v/254282/luan-van-phan-tich-chien-luockinh-doanh-cua-cong-ty-co-phan-misa Nguyễn Thanh Duy ( 2014), Tiểu luận tìm hiểu đánh giá phần mềm kế toán misa so sánh với phần mềm kế toán vietsun https://text.xemtailieu.net/tai-lieu/tieu-luan-timhieu-danh-gia-phan-mem-ke-toan-misa-va-so-sanh-voi-phan-mem-ke-toan-vietsun45180.html Phạm Mỹ Hạnh (2008) Quản trị Văn phịng, Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn Thơng, Hà Nội 24 ... CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CP MISA 2.1 Sơ lược Cơng ty CP MISA Hình 3: Logo Công ty (Nguồn: Công ty Cổ phần MISA) - - Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty Cổ phần - Tên công ty: Công. .. nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Nâng cao chất lượng quản trị hành văn phịng Cơng ty - CP MISA Phạm vi nghiên cứu: Cơng tác hành văn phịng Công ty Cổ Phần MISA Ý nghĩa đề tài - Nghiên cứu đề... lý thông tin Quản trị hành văn phịng lĩnh vực quản trị quan, đơn vị Vai trò quản trị hành văn phịng: Văn phịng phận quan trọng thiếu quan, đơn vị Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị vừa có nội