1. Tính cấp thiết của đề tài Kiểm soát nội bộ (KSNB) chi phí xây lắp là một vấn đề đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa sống còn đối với hoạt động của doanh nghiệpbởi lợi nhuận thu được chịu ảnh hưởng trực tiếp từ các chi phí sản xuất. Do đặc thù riêng của hoạt động xây lắp như sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài nên việc theo dõi và tập hợp chi phí khó khăn; mỗi sản phẩm, công trình đòi hỏi kết cấu, yêu cầu kỹ thuật, hình thức, địa điểm, biện pháp thi công riêng, hoạt động xây lắp thường phát sinh thêm các chi phí ngoài dự toán, khoảng cách địa lý khiến việc kiểm soát chi phí gặp nhiều khó khăn… nên công tác KSNB chi phí xây lắp cũng mang những đặc thù riêng, khó kiểm soát. Thực tế các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp cho thấy, vấn đề KSNB chi phí xây lắp được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu nhưng hiệu quả của nó còn kém hoặc không có hiệu lực. Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động xây lắp hiện nay đều lâm vào tình trạng chậm tiến độ và vượt quá dự toán chi phí so với ban đầu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Nếu thừa hoặc thiếu chi phí so với dự toán được duyệt, doanh nghiệp sẽ bị cơ quan thuế xuất toán hoặc sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình và doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại. Do đó, KSNB chi phí xây lắp cần được quan tâm, chú trọng, xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ, khoa học, phù hợp với các quy định và đặc thù của hoạt động xây lắp. Đối với Công ty Cổ Phần Tư vấn XD CIC Nam Việt (Công ty CP TV XD CIC Nam Việt) hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thì một hệ thống KSNB hiệu quả là vô cùng quan trọng. Sản phẩm chính của Công ty là các công trình xây dựng có quy mô và giá trị lớn được các nhà đầu tư đánh giá cao về mặt chất lượng, kỹ thuật cũng như tiến độ bàn giao công trình. Sau khi trúng thầu, Công ty thường giao khoán lại cho công trường trực thuộc Công ty thi công trên cơ sở hợp đồng giao khoán nội bộ. Thông qua hợp đồng giao khoán nội bộ và các thủ tục kiểm soát, Công ty đã kiểm soát tương đối chặt chẽ về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung cũng như các quy trình nhập và xuất vật liệu... Tuy nhiên, trên thực tế trong những năm qua, công tác kiểm soát nói chung và công tác KSNB nói riêng tại Công ty CP TV XD CIC Nam Việt vẫn còn tồn tại một số hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của ban quản lý. Chẳng hạn như thông tin kế toán tổng hợp các chi phí xây lắp theo toàn bộ công trình, trong khi hợp đồng giao khoán nội bộ kiểm soát chi phí xây lắp theo từng hạng mục công trình nên khó khăn trong việc đối chiếu kiểm tra và xác định nguyên nhân chênh lệch. Hoặc là việc kiểm soát chi phí xây lắp chỉ dừng lại ở việc ghi chép, hạch toán, phản ánh số liệu có được thực hiện hay không chứ chưa đi sâu vào kiểm tra, phân tích việc thực hiện chi phí như thế nào, tiết kiệm hay lãng phí và thất thoát bao nhiêu, hiệu quả như thế nào để tìm biện pháp khắc phục, nâng cao hiệu quả hoạt động. Xuất phát từ lý dođó, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ PhầnTư Vấn Xây DựngCIC Nam Việt, Tỉnh Kiên Giang” để nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ. Đề tài hướng tới xem xét thực trạng KSNB chi phí xây lắp tại Công ty CP TVXD CIC Nam Việt. Trên cơ sở đó đánh giá, phát hiện những vấn đề trong hoạt động hiện tại và đề xuất những giải pháp trên cơ sở khoa học cho hoạt động KSNB chi phí tại Công ty, khiến nó trở thành một công cụ hữu hiệu nâng cao hiệu quả hoạt động, góp phần giúp Công ty đứng vững và ngày càng phát triển trong điều kiện môi trường kinh doanh, pháp lý có nhiều sự biến động như hiện nay. 2. Mục tiêu nghiên cứu + Hệ thống hóa lý luận về KSNB chi phí xây lắp. + Đánh giá thực trạng công tác KSNB chi phí xây lắp tại + Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty CP TVXD CIC Nam Việt . 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác KSNBchi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp bao gồm việc kiểm soát từ khâu lập hồ sơ dự toán công trình, kiểm soát quá trình thi công và đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán sau khi hoàn thành công trình. Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu tại Công ty CP TVXD CIC Nam Việt. Hệ thống số liệu được sử dụng từ năm 2017 đến năm 2019. 4. Phương pháp nghiên cứu + Phương pháp so sánh: So sánh khuôn khổ mô hình lý thuyết theo COSO 2013 với mô hình KSNB đang áp dụng tại Công ty. + Phương pháp quan sát, thu thập dữ liệu: Tiến hành quan sát thực tế công tác KSNB tại Công ty từ bộ máy quản lý đến chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan đến công tác kiểm soát để tìm hiểu thực trạng công tác KSNB tại Công ty. Thông tin, số liệu thu thập được là các quyết toán, dự toán chi phí và thực tế thực hiện chi phí tại các công trình của Công ty nhằm thu thập thông tin về các khoản mục chi phí xây lắp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung. + Phương pháp phân tích: Nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty nhằm nắm bắt một cách thật tường tận, rõ ràng và cụ thể những mặt tích cực cũng như những điểm hạn chế còn tồn tại của hệ thống KSNB tại Công ty. + Phương pháp lập luận (suy luận từ cơ sở lý thuyết đến vận dụng lý thuyết vào thực tế tại Công ty) được vận dụng nhằm đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty. 5. Kết cấu của luận văn Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung luận văn được chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp. Chương 2: Thực trạng công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty CP TVXD CIC Nam Việt. Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện công tácKSNBchi phí xây lắp tại Công ty CP TVXD CIC Nam Việt. 6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu Trước đây, trong công tác kế toán, việc kiểm soát chi phí xây lắp ít được quan tâm đúng mức, chủ yếu phục vụ lập các báo cáo theo quy định của Nhà Nước, báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị cũng chính là báo cáo tài chính, chưa quan tâm đến báo cáo quản trị, đặc biệt là báo cáo kiểm soát chi phí xây lắp. Trên thực tế hiện nay, đã có một số công trình nghiên cứu nhằm góp phần giúp các đơn vị xây lắp kiểm soát chi phí tốt hơn. Tuy nhiên, để đi sâu vào nghiên cứu KSNB chi phí xây lắp, đặc biệt là chi phí xây lắp công trình tại Công ty CP TV XD CIC Nam Việt thì chưa có nghiên cứu nào thực hiện. Để thực hiện đề tài, tác giả đã có tham khảo các tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu như sau: Luận văn thạc sĩ: “KSNB chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp Vật tư Kỹ thuật” của tác giả Nguyễn Thị Lý Tuệ Đại học Kinh tế Quốc Dân (năm 2015). Nội dung trình bày của luận văn gồm những vấn đề sau: + Hệ thống những vấn đề lý luận chung: Khái niệm, mục tiêu, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát và các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB một cách logic, khoa học. + Luận văn đã phản ánh được thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp Vật tư Kỹ thuật theo đúng định hướng nghiên cứu đã đề cập ở chương 1. Tuy nhiên, trong phần này tác giả chủ yếu đưa ra nhận xét mang tính định tính mà chưa đưa ra được các số liệu thực tế để minh họa. + Trong chương 3, tác giả đã đưa ra các quy trình kiểm soát chi phí khá rõ ràng, khoa học đối với thông tin kế toán phục vụ kiểm soát và thủ tục kiểm soát nhưng vẫn mang nặng tính lý thuyết. Nhìn chung, đề tài chưa cho thấy được thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại một công trình cụ thể, để từ đó người đọc thấy được những tồn tại và có thể đánh giá được tính phù hợp của các giải pháp đề xuất 3. Luận văn thạc sĩ: “KSNB chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Vinaconex 25” của tác giả Phan Thanh Trà – Đại học Đà Nẵng (năm 2013).Nội dung trình bày của luận văn gồm những vấn đề sau: + Hệ thống những vấn đề lý luận chung: Các quan điểm khác nhau về KSNB, sự cần thiết xây dựng hệ thống KSNB trong công ty, các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB. + Chỉ ra được các nguyên nhân gây nên sự lãng phí, thất thoát trong đầu tư xây dựng cơ bản. + Chưa áp dụng tốt hệ thống thông tin vào trong quản lý hệ thống kiểm soát tại Công ty cổ phần Vinaconex 25 6. Luận văn thạc sĩ: “KSNB chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần 504” của tác giả Nguyễn Thị Phương Mai Đại học Đà Nẵng (năm 2012). Nội dung trình bày của luận văn gồm những vấn đề sau: + Luận văn đã đưa ra được một số giải pháp có cơ sở, hợp lý, thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi phí. + Tuy nhiên trong chương 2, tác giả chỉ tập trung phân tích, đánh giá các thủ tục kiểm soát chung của Công ty mà ít đề cập đến phần thông tin phục vụ kiểm soát, chưa đưa ra được số liệu về chi phí xây lắp cụ thể của một công trình mà Công ty đang thực hiện, trong khi chương 3 tác giả lại tập trung các giải pháp cho phần thông tin phục vụ kiểm soát 4. Sau khi tham khảo các luận văn trước đây, luận văn đã kế thừa những cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nói chung và KSNBchi phí xây lắp nói riêng, tham khảo một số cách thức hoàn thiện hệ thống KSNBtại các đơn vị được các luận văn tìm hiểu để vận dụng phù hợp với thực tế Công ty CP TV XD CIC Nam Việt . Bên cạnh đó, luận văn cũng có một số hướng tiếp cận mới như: Xem xét công tác KSNB chi phí xây lắp của Công ty trên cơ sở hợp đồng giao khoán nội bộ, dựa trên mục tiêu kiểm soát chi phí xây lắp mà Công ty đã đề ra để khảo sát, đánh giá công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty và đề xuất giải pháp phù hợp; xây dựng các quy trình, thủ tục kiểm soát mới và chặt chẽ hơn, góp phần vào việc hoàn thiện công tác quản lý kinh doanh của đơn vị trong thời gian đến.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮPTRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
Tóm lại trên đây là năm thành phần cơ bản và 17 nguyên tắc và thuộc tính của các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB.KSNB không phải là một chuỗi quá trình nối tiếp mà là một thành phần chỉ ảnh hưởng đến thành phần tiếp theo Đó là một quá trình lặp đi lặp lại, đa chiều mà mỗi thành phần có thể tác động qua lại lẫn nhau.
1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ XÂY LẮPTRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí xây lắp
1.2.1.1 Khái niệm chi phí xây lắp
Chi phí xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình mà doanh nghiệp xây lắp đã chi ra trong một kỳ nhất định (quý, năm) [9, tr 6].
1.2.1.2 Phân loại chi phí xây lắp
Chi phí xây lắp có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau Mỗi tiêu thức phân loại có ý nghĩa riêng đối với các hoạt động của đơn vị Có thể phân loại chi phí xây lắp như sau:
Phân loại theo tính chất kinh tế
Các chi phí xây lắp được phân loại thành các yếu tố chi phí, trong mỗi yếu tố chi phí bao gồm những chi phí chung có cùng tính chất kinh tế, hay nói cách khác, phân loại chi phí xây lắp theo tính chất kinh tế là sắp xếp những chi phí có chung tính chất kinh tế vào một yếu tố, bất kể chi phí đó phát sinh ở đâu, dùng vào mục đích gì trong giá thành công trình Theo cách phân loại này thì toàn bộ các chi phí xây lắp được chia ra thành năm yếu tố chi phí cơ bản như sau:
- Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu
- Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp, khoản trích theo lương như BHXH,BHYT, BHTN, KPCĐ
- Chí phí công cụ dụng cụ, lán trại
-Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác
Phân loại chi phí xây lắp theo yếu tố giúp ta biết được những chi phí gì đã sử dụng vào sản xuất và tỉ trọng của từng khoản chi phí đó trong giá thành để phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí thi công, dự toán chi phí nhận thầu… từ đó cung cấp những tài liệu để tính toán.
Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng kinh tế
Căn cứ vào ý nghĩa chi phí trong giá thành công trình đồng thời để có thể so sánh, kiểm tra chi phí xây lắp thực tế so với dự toán nội bộ Chi phí xây lắp được phân chia theo mục đích và công dụng của chi phí.Theo cách phân loại này thì căn cứ vào mục đích và công dụng của chi phí xây lắp được chia ra các khoản mục chi phí khác nhau Mỗi khoản mục chi phí bao gồm những chi phí có cùng mục đích và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế và công dụng như thế nào Vì vậy, phân loại này còn được gọi là phân loại chi phí theo khoản mục được chia ra thành các khoản mục chi phí như sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chí phí của các nguyên vật liệu chính, vật kết cấu, vật liệu phụ, phụ liệu luân chuyển, bán thành phẩm… cần thiết để tạo nên sản phẩm xây lắp Chi phí này chiếm tỉ trọng rất lớn khoảng từ 55% đến 70% giá trị công trình.
- Chi phí nhân công trực tiếp là toàn bộ chi phí về tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương của công nhân trực tiếp thi công xây lắp. Khoản mục chi phí này thường chiếm khoảng 10% đến 20% giá trị công trình Đối với công trình cải tạo, nâng cấp thì chi phí nhân công thường chiếm tỉ trọng lớn hơn.
- Chi phí sử dụng máy thi công là những chi phí phát sinh liên quan đến việc sử dụng máy thi công để thực hiện khối lượng xây lắp Bao gồm các khoản mục chi phí về vật tư, lao động, khấu hao, nhiên liệu, phụ tùng… phục vụ cho hoạt động thi công Chi phí này còn được phân loại ra chi phí tạm thời và chi phí thường xuyên.
+ Chi phí tạm thời: Là những chi phí có liên quan đến việc tháo lắp, chạy thử, vận chuyển máy đến công trình tạm thời phục vụ cho máy thi công Chi phí này được phân bổ dần theo thời gian máy ở công trường.
+ Chi phí thường xuyên: Là những chi phí hằng ngày cần thiết cho việc sử dụng máy thi công như: Khấu hao máy móc thiết bị, chi phí thuê máy móc thiết bị, lương công nhân vận hành, nhiên liệu, phí tổn sửa chữa và các chi phí khác.
Trong chi phí máy thi công không bao gồm các khoản mục tiền lương của công nhân vận chuyển, phân phối nhiên liệu cho máy, chi phí lắp đặt lần đầu, chi phí sử dụng cho sản xuất phụ, chi phí sửa chữa thường xuyên, đại tu máy móc thiết bị và các khoản trích theo lương của công nhân vận hành máy thi công.
- Chi phí sản xuất chung là lương của nhân viên quản lý đội xây dựng, các khoản trích theo tiền lương theo tỷ lệ quy định (19%) của nhân viên quản lý đội và nhân công trực tiếp tham gia xây lắp, chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động của đội, chi phí vật liệu, chi phí CCDC và các chi phí khác phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động của đội…
Ngoài ra, trong xây lắp thường phát sinh các khoản thiệt hại về ngừng sản xuất, do thiên tai, phá đi làm lại Đây là những khoản chi phí không có trong kế hoạch và dự toán, là một nhân tố làm tăng giá thành sản phẩm xây lắp Đối với các khoản thiệt hại do thiên tai và phá đi làm lại do không đúng thiết kế, vượt quá định mức thì không được tính vào chi phí xây lắp.
Việc phân loại chi phí theo đúng mục đích và công dụng kinh tế có tác dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý chi phí theo định mức dự toán, cung cấp số liệu cho việc tính giá thành công trình, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành.
Phân loại chi phí theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB Bao gồm các nhân tố như triết lý quản lý và phong cách điều hành; cơ cấu tổ chức, sự quan tâm của Hội đồng quản trị; chính sách nguồn nhân lực, sự trung thực và giá trị đạo đức Môi trường kiểm soát cũng là nền tảng của các yếu tố khác Ví dụ, một tổ chức có môi trường kiểm soát yếu kém thì các hoạt động kiểm soát khó có thể đạt được mục tiêu.
1.3.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý về quản lý trước hết chỉ quan điểm khác nhau của người quản lý đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị Mọi hoạt động của đơn vị đều đặt dưới sự điều hành của các nhà quản trị Bởi vậy, quan điểm đường lối cũng như tư cách của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB Đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực trong đơn vị Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm soát phụ thuộc chủ yếu vào quan điểm, phong cách điều hành của họ, còn nếu quyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra giám sát việc sử dụng quyền lực đã phân quyền, nhằm tránh tình trạng sử dụng không hết quyền hạn được giao hay lạm quyền.
1.3.1.2 Cơ cấu tổ chức và sự quan tâm của Hội đồng quản trị
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận, giữa các thành viên trong đơn vị, góp phần rất lớn trong việc giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị, sự quan tâm của Hội đồng quản trị đến việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân công, phân nhiệm, sự uỷ quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách cũng được kiểm soát Từ đó ngăn ngừa được các sai sót, gian lận Để thực hiện được điều này, cơ cấu tổ chức của đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc sau:
- Phải thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không được bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo lên nhau giữa các bộ phận.
- Thực hiện việc phân chia ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản Sự phân chia này tạo điều kiện kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
1.3.1.3 Chính sách nguồn nhân lực và giá trị đạo đức
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng là con người. Nếu đơn vị có đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thiết mà vẫn có các báo cáo đáng tin cậy Con người thật thà, có năng lực, có khả năng thực hiện công việc ở mức độ cao ngay cả khi có rất ít quá trình kiểm soát khác hỗ trợ cho họ Ngược lại, con người không có năng lực và không trung thực có thể làm cho công việc trở nên hỗn độn cho dù có rất nhiều quá trình kiểm soát hỗ trợ Ngoài ra còn người còn bị ảnh hưởng bởi tâm lý, sức khoẻ hay do thói quen không tốt mà có ảnh hưởng tiêu cực đến công việc đang làm dẫn đến những sai sót không đáng có khi thực hiện công việc.
Vì vậy, trong công tác tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, đối với nhân viên trong đơn vị là một vấn đề hết sức quan trọng đối với bất kỳ hệ thống KSNB nào.
1.3.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát
Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp cần xác định được rõ ràng mục tiêu của toàn đơn vị và của từng bộ phận Mục tiêu chung toàn đơn vị cần phải được thiết lập rõ ràng, thông qua việc ban hành những chính sách hay hướng chung đến từng nhân viên, từng người quản lý, ban giám đốc Mục tiêu được thiết lập phải phù hợp với chiến lược phát triển, có sự nhất quán giữa kế hoạch và ngân sách của đơn vị.
Mục tiêu bộ phận được xây dựng trên cơ sở kế hoạch mục tiêu chung của toàn đơn vị nhưng phải mang những đặc điểm riêng của bộ phận đó, cần có sự nhất quán giữa mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận Việc xây dựng mục tiêu bộ phận cần có sự kết hợp của các cấp quản lý tham gia, để bảo đảm tính đầy đủ của mục tiêu cần nhận dạng những nhân tố quan trọng chi phối: Đâu là mục tiêu hoạt động, đâu là mục tiêu tuân thủ Ví dụ, bộ phận kế toán cần xác lập rõ mục tiêu hoạt động của mình là hoàn thành báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ đáng tin cậy, kịp thời, với một ngân sách hợp lý; mục tiêu tuân thủ là tổ chức và duy trì công tác ghi chép kế toán tài chính phù hợp với luật pháp và các quy định nội bộ.
Rủi ro là những sự kiện do ảnh hưởng từ bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp làm suy giảm mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp.
Các nhân tố bên ngoài tác động đến rủi ro như chiến lược hoặc hoạt động của đối thủ cạnh tranh, sự phát triển của khoa học kỹ thuật, sự thay đổi nhu cầu của khách hàng, thay đổi môi trường vĩ mô chính sách của Nhà Nước, quy định của pháp luật hay tác động của thiên tai Các nhân tố này mang tính khách quan ảnh hưởng đến mục tiêu của toàn đơn vị, tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể lường trước, tiên đoán được rủi ro có thể xảy ra thông qua các việc thu thập thông tin bên ngoài để có biện pháp kiểm soát, đối phó hạn chế thấp nhất mức độ ảnh hưởng đến đơn vị.
Các nhân tố bên trong ảnh hưởng đến mục tiêu mang tính chủ quan và nó xảy ra ở các bộ phận như năng lực quản lý của Hội đồng quản trị, ban kiểm toán nội bộ,năng lực của nhân viên, hệ thống thông tin quản lý bất cập Rủi ro ở các bộ phận liên quan đến việc thực hiện mục tiêu của bộ phận đó, ví dụ ở bộ phận kế toán các rủi ro có thể đe dọa là: Các thay đổi trong phương thức kinh doanh của đơn vị, trong quy định của Nhà Nước, trong chuẩn mực, chế độ kế toán… không được cập nhật và phản ứng kịp thời Sự bất cập trong đội ngũ nhân viên: Không đủ số lượng hoặc chất lượng, sức ép công việc quá cao, sự gắn bó với đơn vị bị đe dọa bởi thu nhập thấp… Hệ thống thông tin không đủ khả năng về tính ổn định, tính bảo mật và khả năng xử lý của thiết bị, chương trình.
Thực hiện nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Nguyên tắc cơ bản này là việc phân công công việc và trách nhiệm được chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận cùng thực hiện Mục đích nhằm không cho một cá nhân hay bộ phận nào cùng thực hiện một nghiệp vụ từ đầu đến cuối Cơ sở của nguyên tắc này là các sai sót dễ phát hiện và các gian lận khó xảy ra nếu nhiều người cùng tham gia vào một công việc nào đó Chế độ phân công phân nhiệm còn có tác dụng chuyên môn hoá cao vì vậy nâng cao hiệu quả công việc và giúp cho việc kiểm tra giám sát dễ dàng.
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệm vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm thực hiện cơ chế nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện kịp thời và giảm cơ hội giấu diếm những sai phạm có thể gây ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn Cụ thể, không được bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện nghiệp vụ hay không thể kiêm nhiệm giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dẫn đến sự lạm dụng và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn
Chẳng hạn, nếu để kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ hay kế toán thanh toán kiêm việc thu mua vật tư thì rất dễ điều chỉnh sổ sách để che dấu hành vi tham ô tài sản. Thông thường, chế độ kế toán các nước quy định rất rõ nguyên tắc bất kiêm nhiệm này, các đơn vị không được bố trí cán bộ kế toán kiêm nhiệm thủ quỹ, thủ kho và các công tác phụ trách vật chất tài sản khác.
1.3.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin a Tổ chức hệ thống thông tin dự toán
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍXÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤNXDCIC NAM VIỆT
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠICÔNG TY CP TVXD CIC NAM VIỆT
KIỂM SOÁT NỘI BỘCHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN TƯ VẤN XD CIC NAM VIỆT
3.1.HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
Một môi trường kiểm soát tốt là nền tảng cho KSNB hiệu quả.Thực trạng môi trường kiểm soát tại Công ty cho thấy vẫn còn những tồn tại, hạn chế, môi trường kiểm soát của Công ty chưa thực sự hiệu quả Để nâng cao chất lượng môi trường kiểm soát tại Công ty, tác giả đề xuất các giải pháp sau:
Công ty cần ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc ứng xử dành cho nhân viên Công ty nói chung và dành cho từng bộ phận, vị trí nói riêng, các quy định về khen thưởng khi nhân viên tuân thủ tốt và các quy định xử phạt thích hợp khi nhân viên vi phạm các quy tắc ứng xử, vi phạm các quy tắc đạo đức nghề nghiệp, có hành vi thiếu trung thực.
Công ty cần xây dựng bằng văn bản thống nhất, quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, chính sách lương, thưởng, phụ cấp trên cơ sở công bằng và hợp lý để đảm bảo năng lực làm việc của nhân viên, khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của mình và gắn bó với Công ty Cần có văn bản quy định về chế độ khen thưởng, đãi ngộ hợp lý với các nhân viên, bộ phận có sáng kiến giúp tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, kiểm soát hiệu quả chi phí sản xuất của Công ty Các văn bản này cần phải được ban hành rộng rãi, được tuân thủ nghiêm ngặt. Đặc biệt là ban Giám đốc Công ty phải làm gương, không ưu tiên tuyển dụng người quen, không đáp ứng yêu cầu công việc, không đặt ra các tiêu chí đánh giá thiếu thực tế, xóa bỏ các trường hợp ưu tiên, ưu đãi thiếu công bằng, hợp lý.
Công ty nên thiết lập và sử dụng “bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁCKIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TYCỔ PHẦN TƯ VẤN XD CIC
HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
Một môi trường kiểm soát tốt là nền tảng cho KSNB hiệu quả.Thực trạng môi trường kiểm soát tại Công ty cho thấy vẫn còn những tồn tại, hạn chế, môi trường kiểm soát của Công ty chưa thực sự hiệu quả Để nâng cao chất lượng môi trường kiểm soát tại Công ty, tác giả đề xuất các giải pháp sau:
Công ty cần ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc ứng xử dành cho nhân viên Công ty nói chung và dành cho từng bộ phận, vị trí nói riêng, các quy định về khen thưởng khi nhân viên tuân thủ tốt và các quy định xử phạt thích hợp khi nhân viên vi phạm các quy tắc ứng xử, vi phạm các quy tắc đạo đức nghề nghiệp, có hành vi thiếu trung thực.
Công ty cần xây dựng bằng văn bản thống nhất, quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, chính sách lương, thưởng, phụ cấp trên cơ sở công bằng và hợp lý để đảm bảo năng lực làm việc của nhân viên, khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của mình và gắn bó với Công ty Cần có văn bản quy định về chế độ khen thưởng, đãi ngộ hợp lý với các nhân viên, bộ phận có sáng kiến giúp tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, kiểm soát hiệu quả chi phí sản xuất của Công ty Các văn bản này cần phải được ban hành rộng rãi, được tuân thủ nghiêm ngặt. Đặc biệt là ban Giám đốc Công ty phải làm gương, không ưu tiên tuyển dụng người quen, không đáp ứng yêu cầu công việc, không đặt ra các tiêu chí đánh giá thiếu thực tế, xóa bỏ các trường hợp ưu tiên, ưu đãi thiếu công bằng, hợp lý.
Công ty nên thiết lập và sử dụng “bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức, chất lượng nhân sự, nhiệm vụ, trách nhiệm và công việc cụ thể cho từng vị trí trong Công ty Đây là cơ sở để tuyển chọn ứng viên cho từng vị trí, nhân viên thực hiện và là cơ sở để Công ty quản lý, kiểm soát, đánh giá hiệu quả, năng lực làm việc của nhân viên có đáp ứng yêu cầu công việc hay không, đồng thời các hoạt động kiểm soát được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
Công ty nên thường xuyên tổ chức tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, khuyến khích nhân viên tham gia các chương trình tập huấn của các cơ quan có liên quan như cơ quan thuế tổ chức tập huấn cho nhân viên kế toán Công ty cần quan tâm, xây dựng kế toán quản trị phát triển bên cạnh kế toán tài chính để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản trị, đảm bảo hiệu quả KSNB chi phí xây lắp Khác với kế toán tài chính, kế toán quản trị chỉ cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tượng bên trong Công ty Các thông tin kế toán quản trị cung cấp là các thông tin về hoạt động nội bộ của Công ty được phản ánh một cách linh hoạt, kịp thời nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định của các nhà quản trị Công ty
Do vậy, bên cạnh hệ thống kế toán tài chính, kế toán quản trị cũng có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí xây lắp nhưng việc thực hiện kế toán quản trị tại Công ty vẫn chưa được coi trọng và vẫn chưa được tổ chức theo đúng nghĩa của nó. Mặc dù tại Công ty đã có hoạt động lập dự toán kế hoạch cho các công trình thi công nhưng chỉ đơn giản coi kế toán quản trị cũng là một chức năng của kế toán tài chính đó là cung cấp các báo cáo, thông tin cho ban quản trị.
Mặt khác, do trình độ tin học của các nhân viên kế toán trong Công ty chưa cao nên việc lập các báo cáo quản trị chi tiết từ các dữ liệu có sẵn trong phần mềm là khó khăn, không được chú trọng Xuất phát từ vai trò của nó và từ thực tế cụ thể tại Công ty, kế toán quản trị nên được xây dựng theo mô hình kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính trong cùng một bộ máy kế toán Sự kết hợp này sẽ phát huy được tối đa năng lực của bộ máy kế toán, tận dụng được nguồn số liệu đáng tin cậy, khoa học và có hệ thống đã có sẵn trong phần mềm kế toán do hệ thống kế toán tài chính thu thập và xây dựng được.