CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍXÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤNXDCIC NAM VIỆT
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP TVXD CIC NAM VIỆT
2.2.5. Giám sát hoạt động kiểm soát
Công ty có ban kiểm soát gồm ba thành viên, giám sát toàn bộ các mặt hoạt động.
Nhưng ban kiểm soát không đi sâu, chi tiết vào giám sát các hoạt động kiểm soát chi phí xây lắp tại các công trình. Hiện tại, Công ty CIC Nam Việt chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ mà chỉ có sự kiểm tra, kiểm soát chéo giữa các phòng ban, giữa các nhân viên, giữa cấp trên với cấp dưới và giữa các phòng ban Công ty với các đội thi công.
Việc kiểm tra chéo được thực hiện cả trong quá trình lập chứng từ ban đầu, xử lý dữ liệu, tổng hợp báo cáo, đối chiếu với định mức, dự toán và cung cấp thông tin đầu ra.
Tuy nhiên, các hoạt động điều chỉnh thiếu sót chưa kịp thời, thường chậm trễ làm giảm hiệu quả hoạt động kiểm soát.Mặt khác, còn có những trường hợp bao che cho nhau.Bên cạnh đó, định kỳ, đầu mỗi tuần, nhân viên Công ty lập báo cáo tuần để người quản lý trực tiếp kiểm soát các hoạt động nhân viên đã làm được trong tuần và kế hoạch công việc của tuần kế tiếp.
Nhìn chung, qua thực tế quan sát có thể thấy hoạt động giám sát của Công ty chưa phát huy được hết hiệu quả của nó. Công ty cần có những văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết hơn, quy định chế độ thưởng phạt rõ ràng để nâng cao hiệu quả kiểm tra, kiểm soát.
Tóm lại, thông qua tìm hiểu thực tế KSNB tại Công ty CIC Nam Việt,tác giả nhận thấy hệ thống KSNB tại Công ty có những mặt tốt và những vấn đề tồn tại, hiệu quả kiểm soát chưa cao, cần được ban lãnh đạo Công ty quan tâm, chú trọng hoàn thiện.Công tác giám sát đánh giá thường xuyên như kiểm tra đối chiếu, đánh giá hệ thống KSNB. Công ty ký kết hợp đồng với Công ty kiểm toán độc lập để định kỳ đến kiểm toán và đánh giá toàn bộ hoạt động của Công tyCIC Nam Việt và tư vấn cho Hội đồng quản trị các biện pháp cải tiến, điều chỉnh hệ thống KSNB.
2.3.ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TYCIC NAM VIỆT.
2.3.1. Môi trường kiểm soát
Thực trạng hiệu quả môi trường kiểm soát tại Công tyđược đánh giá như sau:
+Công tyđã ban hành bằng văn bản quy chế, điều lệ quy định chức năng, quyền hạn của các bộ phận, các quy định xử phạt vi phạm và phổ biến các quy định cho nhân viên. Tuy nhiên, các quy định này vẫn ở mức chung chung, chưa cụ thể và nhân viên không ký cam kết tuân thủ các quy định đã được thiết lập; không có quy định để tránh xảy ra mâu thuẫn, xung đột quyền lợi giữa ban lãnh đạo và nhân viên Công ty.
+Công ty có các văn bản quy định chungđối với các hoạt động nhưng không có hướng dẫn, yêu cầu cụ thể, chi tiết.
+ Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của Ban Giám đốc là tấm gương sáng để nhân viên noi theo.
+Cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng hợp lý đảm bảo các hoạt động quản lý được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
+ Công ty có hệ thống văn bản thống nhất quy định việc đào tạo, tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên để khuyến khích nhân viên làm việc, nâng cao hiệu quả công việc nhưng chưa chi tiết. Đôi khi vẫn có những trường hợp ưu tiên, ưu đãi.
+Không có chính sách thường xuyên luân chuyển nhân viên ở những vị trí nhạy cảm.
Môi trường kiểm soát tại Công ty chưa thực sự tốt làm ảnh hưởng tới hiệu lực của các thủ tục kiểm soát được thiết kế.
2.3.2. Tổ chức hệ thống thông tin
Tại đơn vị việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho việc kiểm soát chưa phù hợp giữa thông tin dự toán và thông tin thực hiện.
Thông tin dự toán nội bộ được lập trên bản vẽ kỹ thuật và dự toán của chủ đầu tư, dự toán này thường chưa bám sát thực tế hiện trường thi công. Khi lập dự toán Công ty chưa làm thủ tục khảo sát tính toán, đo đạc lại hiện trường vì vậy dự toán nội bộ phải thường xuyên điều chỉnh để làm căn cứ thực hiện. Tuy nhiên công tác này cũng thường xuyên bị chậm trễ do điều kiện thi công khó khăn, trình độ cán bộ kỹ thuật và trang thiết bị thí nghiệm, khảo sát, trắc đạc…
2.3.3.Thủ tục kiểm soátchi phí xây lắp
Thực tế tại Công ty CIC Nam Việt chưa thực sự tốt thể hiện qua các vấn đề sau:
+Công ty có hệ thống định mức, dự toán là cơ sở để đánh giá, soát xét thực hiện, có hệ thống báo cáo tổng hợp kết quả đạt được, số liệu thực hiện với dự toán, định mức nhưng chưa thường xuyên, kịp thời, hệ thống báo cáo còn thiếu, chưa có biện pháp điều chỉnh, bổ sung kịp thời khi có chênh lệch.
+ Công ty có quy định quyền phê chuẩn các hoạt động. Tuy nhiên, việc ủy quyền này chưa được quy định cụ thể bằng văn bản để mọi nhân viên cùng biết và thực hiện đúng.Đồng thời, công ty chưa có văn bản nào quy định chế tài xử phạt đối với những nhân viên thực hiện các hoạt động chưa được phê duyệt bởi người có đủ thẩm quyền.
+ Việc phân tách trách nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã được thực hiện nhưng chưa triệt để.
+ Công ty có hệ thống lưu trữ dữ liệu về các hoạt động dưới dạng chứng từ và dưới dạng dữ liệu điện tử trên máy tính.
+Công ty có hệ thống chứng từ, sổ sách theo quy định của Nhà Nước và do Công ty tự thiết kế đế đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí. Các chứng từ được kiểm soát theo hai cấp là kiểm soát ban đầu tại ban quản lý công trình và kiểm soát tổng hợp tại các phòng ban Công ty. Tuy nhiên, hoạt động kiểm soát chưa triệt để do chưa có văn bản quy định rõ ràng và hướng dẫn cụ thể, người kiểm soát chưa hiểu hết mục tiêu của hoạt động kiểm soát và chưa có đủ khả năng để kiểm soát, chưa được xem xét, đánh giá thường xuyên.
+ Công ty có sử dụng các hoạt động kiểm soát vật chất phù hợp với từng loại tài sản và có tiến hành hoạt động kiểm kê. Tuy nhiên, hoạt động kiểm kê không được thực hiện thường xuyên nên chưa phát huy được hết vai trò kiểm soát của nó.
+ Thủ tục quy trình mua nguyên vật liệu, khai thác vật liệu tại chỗ chưa chặt chẽ, dễ thông đồng tại giá và khối lượng vật tư tại Ban chỉ huy công trường với nhà cung cấp mà Công ty không kiểm soát được. Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài, Công ty
cũng chưa có định mức kiểm soát mức chi vì vậy cần ban hành quy chế nội bộ quản lý chi phí này.
Để KSNB chi phí xây lắp tại công ty đạt hiệu quả cao hơn, công ty cần chú trọng hoàn thiện các vấn đề trên.
2.3.4.Phân tích soát xét lại việc thực hiện
Đây là thủ tục thực hiện kiểm soát sau chi phí xây lắp,cũng giống như những doanh nghiệp xây dựng khác, Công ty vẫn chưa tiến hành phân tích chi phí thực tế với chi phí dự toán nội bộ để đánh giá năng lực quản lý hoặc tìm ra những biện pháp khen thưởng hay kỷ luật đối với những cán bộ có liên quan.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này, Luận văn đã giới thiệu tổng quan về Công tyCIC Nam Việt, hệ thống KSNB và thực trạng công tác KSNB tại Công ty.
Trong thực tế không có một hệ thống KSNB nào là hoàn hảo, không thể có một hệ thống ngăn ngừa được mọi rủi ro, kiểm soát được hoàn toàn chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong doanh nghiệp xây lắp.
Nhìn chung, Công ty đã thiết lập được một hệ thống định mức nội bộ, các thủ tục KSNB tương đối hữu hiệu nhằm ngăn chặn được các gian lận và hạn chế được các sai sót.
Tuy nhiên các thủ tục kiểm soát sau đối với chi phí xây lắp chưa được thực thi triệt để, khi công trình hoàn thành Công ty chưa tổ chức đánh giá mức độ lãng phí hay tiết kiệm chi phí xây lắp để rút kinh nghiệm trong quản lý hay quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân hoặc tập thể.
Vì vậy phải nhất thiết hoàn thiện lại công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty CIC Nam Việt.