CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍXÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤNXDCIC NAM VIỆT
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP TVXD CIC NAM VIỆT
2.2.1. Môi trường kiểm soát
2.2.1.1. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Công ty cho thấy nhà quản lý quan tâm đến hiệu quả của KSNB.Các chính sách, chế độ, quy định thể hiện quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, coi trọng và tuân thủ các quy định của pháp luật. Ban lãnh đạo Công ty luôn chú trọng tổ chức bộ máy quản lý hệ thống, giao việc rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân. Đồng thời, chú trọng đến việc kiểm tra, kiểm soát với phương châm: Có giao việc thì phải có kiểm tra lại. Mọi hoạt động diễn ra tại các công trường đều có sự kiểm tra từ các bộ phận, phòng ban.Đối với xử lý thông tin, quan điểm được Ban lãnh đạo Công ty thể hiện là chú trọng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, do đó các thông tin kiểm soát chi phí xây lắp cũng được quy định cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác.
Các thủ tục KSNB chi phí xây lắp của Công ty theo nguyên tắc phân công kiêm nhiệm, bất kiêm nhiệm, uỷ quyền phê chuẩn. Trong điều lệ hoạt động của Công ty, trách nhiệm và quyền hạn của Ban giám đốc, đội ngũ trưởng các bộ phận, các đơn vị trực thuộc được quy định cụ thể về chức năng nhiệm vụ. Các Giám đốc
chịu trách nhiệm về công tác chuyên môn và được uỷ quyền phê duyệt những ở những đơn vị được trực tiếp phụ trách. Trưởng các phòng ban, đơn vị trực thuộc có chức năng tổ chức sản xuất, kiểm tra và xác nhận những vấn đề trong phạm vi chuyên môn của mình. Việc phân quyền cho cấp dưới giúp giảm sức ép lên Giám đốc qua đó phát huy được tính tự chủ, năng động và tham gia quản lý của nhiều người.Mỗi dự án, mỗi công trình đều có sự phân chia trách nhiệm đầy đủ cho các cá nhân có liên quan.
Công ty áp dụng quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015.
Các thủ tục kiểm soát chi phí, kiểm soát thu chi… đều được xây dựng để kiểm soát về mặt kế toán và kiểm soát trong quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, việc thực hiện các quy trình, công tác kiểm soát vẫn còn mang tính hình thức, chưa được thực hiện triệt để, người được phân công kiểm tra chưa phát huy hết trách nhiệm, người bị kiểm tra tìm cách đối phó. Công tác kiểm tra được thực hiện định kỳ thường xuyên tuy nhiên chưa có biện pháp, phương án giải quyết triệt để khi phát hiện sai sót ở các đơn vị.
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức và sự quan tâm của Hội đồng quản trị
Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty, các bộ phận được chuyên môn hoá sâu, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau và được phân công trách nhiệm một cách rõ ràng nhằm đảm bảo chức năng quản lý.
Ngoài chủ tịch hội đồng quản trị đồng thời là Phó tổng Giám đốc Công ty, các thành viên ban quản trị không tham gia trực tiếp vào các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty. Ban quản trị Công ty quyết định cơ cấu tổ chức quản lý nội bộ và các quy trình của Công ty nhằm đảm bảo sự công bằng, tính minh bạch, tính trách nhiệm và tính hiệu quả.
Có sơ đồ tổ chức như sau (sơ đồ 2.1):
Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Phó tổng Giám đốc
Là người có trách nhiệm cao nhất trong thiết lập và đảm bảo đạt được hiệu quả của KSNB Công ty, ký ban hành các quy chế quản lý nội bộ, quy định, quy trình, thủ tục kiểm soát chi phí, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty.
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát không có cơ cấu tổ chức độc lập, mà chủ yếu là các thành viên CHỦ TỊCH
HĐQT BAN
KIỂM SOÁT
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM
ĐỐC
XN TƯ VẤN QL
DA
XN TV GIÁM SÁT XD &
ĐT
XN THI CÔNG XD
ĐỘI THI CÔNG SỐ
1
ĐỘI THI CÔNG SỐ
2
ĐỘI THI CÔNG SỐ
3
ĐỘI THI CÔNG SỐ
4
ĐỘI THI CÔNG SỐ
5 PHÒNG
KẾ TOÁN
PHÒNG TC HÀNH
CHÁNH VÀ KẾ HOẠCH
VP ĐD TẠI PHÚ
QUÔC Sơ đồ 2.1 tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty Cổ
Phần Tư Vấn XD CIC Nam Việt:
được cử ra từ một số nhân viên ở các bộ phận phòng ban trong đơn vị, vừa kiêm nhiệm công việc tại bộ phận của mình, vừa đảm đương chức năng của ban KSNB.
Ban KSNB có chức năng xem xét, đánh giá và kiểm tra về tình hình chi phí sản xuất, nhưng công việc này thường mang tính hình thức (chủ yếu là hoạt động kiểm tra số liệu tài chính), không thường xuyên (1 năm/lần) và không đem lại hiệu quả vì các thành viên chưa đảm bảo tính độc lập. Nhìn chung, Ban KSNB Công ty CIC Nam Việt chưa thể hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.
* Giám đốc
Giám đốc Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
* Phó Giám đốc
- Thay mặt Giám đốc khi Giám đốc đi vắng, điều hành mọi hoạt động của công ty. Chủ động giải quyết các công việc được Giám đốc ủy quyền và tự chịu trách nhiệm về công việc do mình phụ trách. Tham mưu cho Giám đốc, thường xuyên báo cáo tình hình diễn biến sản xuất kinh doanh trong Công ty cho Giám đốc, Chi bộ để cùng nhau bàn bạc thực hiện tốt chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh.
* Kế toán trưởng
Kế toán trưởng tham mưu cho Giám đốc tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê thu chi đúng quy định, đúng chế độ, đúng chính sách, đúng pháp luật và có quyền hạn theo quy định của pháp luật (giám sát việc thực hiện chế độ tài chính trong Công ty), tự chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
* Phòng Tổ chức - Hành chính và Kế hoạch
Tham mưu giúp Giám đốc trong lĩnh vực sắp xếp bộ máy tổ chức nhân sự, thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động, điều hành công tác hành chính, quản trị đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Theo dõi, báo
cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư của Công ty, lập dự thảo các hợp đồng kinh tế.
* Phòng kế toán
Tham mưu giúp Giám đốc công ty về chế độ kế toán, công tác quản lý tài chính theo quy chế của công ty và quy định của pháp luật.
Chịu trách nhiệm cung cấp số liệu cần thiết cho xây dựng KH, SXKD hàng năm với cơ quan cấp trên. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong Công ty và cho Công ty theo quy định.
* Xí nghiệp Tư Vấn Quản lý Dự án
Tham mưu giúp Ban Giám đốc trong các lĩnh vực Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình; tư vấn thẩm tra hồ sơ thiết kế, dự toán; tư vấn khảo sát, thiết kế, kiểm định công trình xây dựng và các ngành, nghề được phép qui định trong giấy phép kinh doanh của Công ty.
* Xí nghiệp Tư vấn Giám sát Xây dựng và Đấu thầu
Tham mưu giúp cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực Tư vấn giám sát, tư vấn đấu thầu. Nghiên cứu, nắm bắt các văn bản, chính sách và quy định mới về xây dựng cơ bản và lĩnh vực đấu thầu.
* Xí nghiệp Thi công Xây dựng
Tham mưu giúp cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực thi công xây lắp, thi công xây dựng các công trình: Dân dụng, công nghiệp, giao thông, hạ tầng kỹ thuật, công trình nông nghiệp phát triển nông thôn... Trực tiếp quản lý và thực hiện thi công xây lắp của Công ty.
* Văn phòng Phú Quốc
Tham mưu giúp Ban Giám đốc trong các lĩnh vực khảo sát, thiết kế, quy hoạch; thẩm tra thiết kế kỹ thuật – Dự toán; tổ chức đấu thầu trong đầu tư; giám sát chất lượng công trình xây dựng; tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình; kiểm định chất lượng, thí nghiệm vật liệu cho công trình xây dựng.
* Các đội thi công xây dựng
Đội trưởng công trình có nhiệm vụ rất quan trọng trong việc tổ chức đưa ra các giải pháp và quyết định đúng đắn nhất để công trình được thực hiện đúng tiến độ và giai đoạn của dự án được xây dựng. Quản lý theo dõi tiến độ thi công những phần việc trong phạm vi của mình. Kiểm tra và lập báo cáo báo cáo tiến độ thi công lên cấp trên và theo dõi báo cáo của nhân viên. Tổ chức triển khai kế hoạch thi công và nghiệm thu công trình đạt chuẩn tiến độ và chất lượng khi ký kết với chủ đầu tư sau đó phân công và quản lý công nhân,cán bộ theo đúng quy định cũng như đảm bảo an toàn lao động cho người trực tiếp tham gia sản xuất.
Công tác kế toán
Công ty áp dụng mô hình quản lý tổ chức kế toán thống nhất theo mô hình mỗi đơn vị trực thuộc, mỗi công trình đều có nhân viên kế toán trực tiếp theo dõi chi phí, định kỳ kế toán tổng hợp, ghi sổ và nộp báo cáo quyết toán chi phí về phòng kế toán Công ty. Vì vậy, các đơn vị trực thuộc áp dụng hình thức kế toán hạch toán báo sổ. Tại phòng kế toán của công ty, kế toán được phân chia nhiệm vụ theo từng mảng công việc và tổng hợp báo cáo của các đơn vị chuyển về để làm quyết toán và lập báo cáo tài chính toàn Công ty.
Bộ máy kế toán tại Công ty gồm có 06 người: 01 kế toán trưởng; 01 kế toán thanh toán, công nợ; 01 Kế toán thi công; ; 01 Kế toán ngân hàng và thuế; 01 Kế toán tiền lương và trích theo lương, tài sản cố định; 01 thủ quỹ.
Ở đội xây dựng, tổ kế toán gồm 02 người, có trách nhiệm theo dõi mọi thu - chi, chi phí phát sinh tại công trình và tập hợp toàn bộ các số liệu, thanh toán - quyết toán với Công ty.
Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty và điều hành bộ máy kế toán toàn Công ty; chịu trách nhiệm trước cấp trên và Nhà Nước về tình hình
Kế toán trưởng
Kế toán thanh toán, công nợ
Kế toán thi công
Kế toán ngân hàng và thuế
Kế toán tiền lương và trích theo lương, tài sản
cố định
Thủ quỹ
Kế toán đội
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán công ty
hoạt động tài chính của Công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra đôn đốc thường xuyên mọi hoạt động của bộ máy kế toán trong toàn Công ty. Kế toán trưởng trực tiếp ký báo cáo thống kê kế toán, các hợp đồng kinh tế và chứng từ tín dụng, thanh toán thu chi tiền mặt…Nếu không có chữ ký của kế toán trưởng thì không có giá trị pháp lý.
- Kế toán thanh toán - Công nợ: Theo dõi thu, chi đối chiếu, thanh toán công nợ nội bộ công ty. Theo dõi công nợ khách hàng, các khoản tiền vay, theo dõi tình hình công nợ giữa người bán, người mua, người nhận tạm ứng trong toàn công ty.
- Kế toán thi công: Ghi nhận các chứng từ của đội thi công nộp về, phản ánh số liệu vào sổ sách kế toán, quyết toán công trình với đội khi hoàn thành.
- Kế toán ngân hàng và thuế: Ghi chép số liệu vào sổ sách kế toán các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ghi nhận báo có, báo nợ từ ngân hàng .Theo dõi các hoá đơn chứng từ có liên quan đến việc tính thuế, liệt kê hoá đơn thông thường và hoá đơn có thuế giá trị gia tăng, tính ra thuế cần nộp
- Kế toán Tiền Lương và các khoản trích theo lương, tài sản cố định: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, kết quả lao động để tính tiền lương, tính bảo hiểm và phân bổ tiền lương, bảo hiểm cho các đối tượng sản xuất, lập báo cáo tiền lương. Theo dõi tình hình nhập xuất TSCĐ và ghi vào sổ sách có liên quan, tham gia kiểm kê thường xuyên và bất thường các loại vật tư hàng hoá, khấu hao TSCĐ
- Thủ quỹ: Thực thi việc thu chi tại Công ty, bảo quản tiền mặt, ghi chép vào sổ quỹ theo quy định hằng ngày và cuối tháng đối chiếu số dư tiền mặt với kế toán thanh toán - công nợ.
- Tổ kế toán các đội xây dựng: Có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại công trường, tập hợp chứng từ về thanh - quyết toán với Công ty theo định kỳ.
Sơ đồ 2.3.Sơ đồ ghi sổ kế toán tại Công ty CIC Nam Việt
Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Hình thức kế toán áp dụng trong công ty
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lên thẻ kế toán. Từ thẻ kế toán, chứng từ kế toán nhập vào phần mềm kế toán, cuối tháng in ra các bảng kê chứng từ, sổ kế toán chi tiết, sổ cái tài khoản, bảng kê đối chiếu số liệu giữa các đơn vị, bảng cân đối phát sinh và các báo cáo tài chính.
Nhìn chung, thông qua sự phân công quyền hạn và trách nhiệm, sự điều hành và kiểm soát được thiết lập trên tất cả các hoạt động của Công ty. Đồng thời có sự phân chia trong thực hiện các chức năng: Phê duyệt, xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản. Sự phân công quyền hạn và trách nhiệm cho các phòng ban, cá nhân được Công ty thực hiện tương đối tốt tạo môi trường kiểm soát
Chứng từ gốc + Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Phiếu kế toán Phần mềm kế toán tổng
hợp
Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền
gửi ngân hàng Sổ nhật kí chung, các
bảng kê, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản
Bảng cân đối phát sinh các tài khoản
Báo cáo tài chính
tốt.Nhưng các quy định phân chia vẫn còn khá chung chung, chưa có bản mô tả công việc cho từng phòng ban và từng cá nhân nên KSNB sẽ hiệu quả hơn nữa nếu có văn bản riêng quy định rõ ràng, chi tiết, đầy đủ hơn nữa quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban, vị trí, các cấp quản lý giúp các nhân viên hiểu rõ hơn công việc họ được giao, đảm bảo hoạt động kiểm soát theo chiều dọc trong Công ty.
2.2.1.3.Chính sách nhân sự và giá trị đạo đức
Ban Giám đốc Công ty CIC Nam Việtluôn chú trọng truyển dụng, đào tạo kỹ năng, kiến thức để nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao, đảm bảo năng lực làm việc của nhân viên. Vì vậy, Công ty sở hữu nguồn nhân lực chất lượng, tài năng trong các lĩnh vực tài chính, quản trị, kỹ sư xây dựng, kiến trúc sư; hệ thống nhân sự với nhiều năm kinh nghiệm, đội ngũ kỹ sư có trình độ chuyên môn cao, các nhà quản lý, đội ngũ nhân viên đều có kinh nghiệm kiểm soát trong đặc thù hoạt động xây dựng cơ bản.
Trong Công ty, các quy định được xây dựng trên cơ sở bình đẳng, công bằng đối với tất cả nhân viên, người laođộng. Đồng thời, quy chế Công ty cũng quy định rõ thời gian làm việc và nghỉ việc, các chế độ về nghỉ phép năm, nghỉ ốm, thai sản… được thực hiện theo quy định của Nhà Nước. Khi nghỉ phép phải báo cáo cho người quản lý trực tiếp, nghỉ không phép, không có lí do chính đáng sẽ phải chịu các hình thức kỷ luật của Công ty. Điều này đảm bảo cho việc kiểm soát chi phí nhân công hiệu quả, chặt chẽ, tránh tình trạng nghỉ việc mà vẫn được hưởng lương.
Đối với tiền lương, Công ty cũng quy định rõ điều kiện, cách tính lương với hai hình thức lương sản phẩm và lương thời gian một cách công bằng, minh bạch, theo quy định của Nhà Nước. Bên cạnh đó, quy chế cũng quy định công tác đánh giá, khen thưởng, kỷ luật phải được công ty tiến hành thường xuyên, liên tục trên nguyên tắc công bằng, công khai, minh bạch ở các đội và tại Công ty. Hình thức, nội dung thi đua, tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá, mức độ tiền thưởng được áp dụng một cách linh hoạt, lấy cơ sở là hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và được quy định bằng văn bản. Kết quả thi đua là cơ sở xét nâng lương, sắp xếp công việc, khen thưởng, kỷ luật, kiểm soát laođộng, chi phí.Các chính sách và thông lệ về nhân sự của