CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍXÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤNXDCIC NAM VIỆT
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CP TVXD CIC NAM VIỆT
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát tại Công ty được xây dựng dựa trên các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cơ bản, đồng thời có sự vận dụng vào tình hình thực tế tại Công ty CIC Nam Việt.
2.2.3.1.Phân chia trách nhiệm tại đơn vị thi công
Sau khi trúng thầu công trình, Công ty tiến hành thiết lập một Ban chỉ huy công trình có trách nhiệm điều hành công tác thi công, quản lý nhân sự và kiểm soát chi phí tại công trường.Bộ máy kế toán tại Công ty gồm một phòng kế toán tại Công ty và kế toán tại các đội thi công.Tuy nhiên, kế toán tại đội thi công không hạch toán mà chỉ có trách nhiệm tập hợp, phân loại và kiểm tra bước đầu các chứng từ kế toán.Sau đó, tất cả các chứng từ kế toán được chuyển về phòng kế toán tại Công ty
để hạch toán tập trung và nhập liệu vào phần mềm kế toán.
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được Giám đốc phê chuẩn, ra quyết định bằng văn bản. Quy chế của công ty có quy định nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban, chủ nhiệm công trình, cán bộ kỹ thuật chính công trình, kế toán công trình, cán bộ giám sát kỹ thuật…
Tuy nhiên, quy định còn chung chung, chưa cụ thể. Đồng thời, trong các quy trình của Công ty đều có sự tách biệt giữa thực hiện các chức năng của một nghiệp vụ. Các vị trí tách biệt, không kiêm nhiệm tại Công ty như tách biệt thủ kho và kế toán vật tư, tách biệt thủ quỹ và các kế toán viên, kế toán trưởng, người chấm công và kế toán tính lương,… Tuy nhiên, việc phân tách trách nhiệm tại công ty chưa thực sự hiệu quả, bởi thực tế tại công trình trường mầm non Vân Khánh Đông, huyện An Minh cho thấy, thủ kho phải kiêm nhiệm đi nhận đất san nền trên công trường rộng, có khi ở xa kho nên khó quản lý được chính xác lượng vật tư xuất kho. Công ty cần nghiên cứu để điều chỉnh, phân công công việc phù hợp để đảm bảo hiệu quả KSNB.
2.2.3.2.Kiểm soát quá trình xử lý thông tin tại Công ty
Để kiểm soát tốt chi phí xây lắp trong quá trình thi công, Công ty đã xây dựng thông tin phục vụ KSNB chi phí xây lắp gồm hai bộ phận là thông tin dự toán và thông tin thực hiện.
a. Tổ chức hệ thống thông tin dự toán
Xí Nghiệp tư vấn giám sát XD & ĐT của Công ty được giao nhiệm vụ làm hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu các công trình xây dựng. Dự toán đấu thầu được căn cứ vào các định mức về giá và lượng được ban hành trong bộ tiêu chuẩn Định mức dự toán xây dựngcông trình xây dựngdo Bộ Xây dựngban hành theo văn bản số 1172/QĐ-BXD ngày 26tháng 12 năm 2012; cập nhật chỉnh sửa theo quyết định số 588/QĐ-BXD ngày 29 tháng 05 năm 2014.
Đối tượng lập dự toán chi phí xây lắp là từng nội dung công việc, từng hạng mục công trình. Đơn vị lập dự toán dựa trên các định mức về giá và lượng thi công của từng khoản mục.
Hệ thống định mức chi phí xây lắp bao gồm: Định mức chi phí trực tiếp bao
gồm chi phí phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, định mức chi phí chung và định mức chi phí khác cho tất cả các khoản mục.
Theo cách xây dựngđịnh mức chi phí thì chi phí trực tiếp phụ thuộc vào khối lượng xây lắp, vì vậy để kiểm soát tốt chi phí đơn vị thực hiện các nội dung sau:
Đối với việc lập định mức chi phí: Căn cứ vào bản thiết kế tính toán đúng khối lượng, riêng đối với chi phí chung thì phải tính toán phân tích thành những khoản mục chi phí cụ thể như: Tiền lương nhân viên quản lý đội, các khoản trích theo lương công nhân trực tiếp sản xuất, nguyên vật liệu dùng chung, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ, tiền điện nước và các chi phí khác có liên quan.
Đối với kế toán: Chứng từ được lập theo chứng từ gốc ban đầu, ghi sổ một cách chính xác, kịp thời, theo đúng từng khoản mục chi phí, đúng hạng mục công trình, số liệu phải so sánh được với số liệu dự toán, định mức nội bộ.
Cụ thể Bảng tổng hợp kinh phí theo dự toán công trình Trụ sở Công ty Hòa Phát(Bảng 2.2):
Bảng 2.2. Tổng hợp dự toán chi phí
Gói thầu: Thi công xây lắp Trụ sở Công ty Hòa Phát
TT KHOẢN MỤC CHI PHÍ GIÁ TRÚNG THẦU
1 Phần xây dựng 11.340.796.675
2 Phần kiến trúc 15.450.142.657
3 Phần hoàn thiện 4.725.639.654
4 Những công việc Nhà thầu phải thực hiện khảo
sát để thi công gói thầu 1.101.249.709
Chuẩn bị mặt bằng thi công 180.164.765
Các cơ sở phụ trợ 300,165,165
Lán trại tạm phục vụ thi công 450.748.102
Hệ thống cấp thoát nước thi công 320.168.130
Cấp điện thi công 150.168.712
TỔNG CỘNG 32.617.828.695
Căn cứ vào dự toán đấu thầu và định mức chi phí trực tiếp của Công ty CIC
Nam Việt, bảng tổng hợp kinh phí được lập (Bảng 2.3):
Bảng 2.3. Bảng tổng hợp kinh phí theo dự toán Gói thầu: Thi công xây dựng Trụ sở Công ty Hòa Phát T
T KHOẢN MỤC
CÔNG THỨC TÍNH
GIÁ TRỊ
KÝ HIỆ
U
1 Chí phí trực tiếp 32.617.828.695 T
+ Chi phí nguyên vật liệu 18.073.567.772
+ Chi phí nhân công 5.539.182.621
+ Chi phí máy thi công 9.005.078.302
2 Chi phí chung T* 6.5% 2.120.158.865 C
3 Thu nhập chịu thuế tính trước (T+C)*5.5
% 1.910.589.316
TL 4 Giá trị dự toán trước thuế T+C+TL 36.648.576.876 G
5 Thuế VAT đầu ra G* 10% 3.664.857.688 VAT
6 Giá trị dự toán sau thuế
Chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường
G+ VAT K* 1%
40.313.43 4.564 403.134.
345
K Gt
7 Tổng cộng K+ Gt 40.716.56
8.909
Để kiểm soát tốt chi phí xây lắp các hạng mục công trình thì Công ty đã thực hiện các nội dung sau:
- Đối với việc lập định mức chi phí: Căn cứ vào bản vẽ thiết kế tính đúng khối lượng thi công, tính toán biện pháp thi công. Áp đúng định mức đơn giá của Bộ Xây dựngđã ban hành.
- Đối với kế toán: Chứng từ gốc ban đầu phải được lập đầy đủ, bảo quản, sắp xếp khoa học và ghi sổ kế toán kịp thời chính xác theo đúng khoản mục chi phí, đúng hạng mục công trình. Số liệu phải so sánh được với số liệu định mức.
b. Tổ chức hệ thống thông tin thực hiện
b1. Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Mục tiêu kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là tiết kiệm tối đa tiêu hao nguyên vật liệu, giá cả vật liệu, đồng thời cũng phải đảm bảo chất lượng công trình
đúng theo thiết kế. Công ty chú trọng thực hiện kiểm soát vật tư ở tất cả các khâu:Cung ứng vật tư, nhập xuất vật tư cũng như bảo quản và sử dụng vật tư trên công trường.
Thủ tục cung ứng vật tư
Để đảm bảo mục tiêu kiểm soát chi phí xây lắp của Công ty, hầu hết vật tư thi công công trình đều được Công ty mua cấp. Ngoài ra, đối với những vật tư có giá trị thấp và nhỏ lẻ thì Công ty ủy quyền cho chỉ huy trưởng công trình được mua trên cơ sở giấy đề nghị mua vật tư(Phụ lục 01: Giấy đề nghị mua vật tư, sửa chữa). Căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư, sửa chữa đã được phê duyệt lập đề nghị báo giá (Phụ lục 02: Giấy đề nghị báo giá) gửi tới các nhà cung cấp. Sau khi nhận được bảng báo giá từ các nhà cung cấp, cán bộ phụ trách phòng thi công lập bảng so sánh giá vật tư(Phụ lục 03: Bảng so sánh vật tư).
Đối với vật tư do Công ty mua cấp:
Quy trình mua vật tư (sơ đồ 2.4) như sau:
Sơ đồ 2.4. Lưu đồ quy trình mua vật tư tại Công ty
Kiểm tra chất lượng, số lượng VT
Thực hiện mua hàng Lập hợp đồng
Đơn đặt hàng Đơn mua hàng
Duyệt Xác nhận
+ Kế hoạch sản xuất + NVL kỳ tiếp theo
Phiếu yêu cầu cấp vật tư
Thẻ kho Nhập kho
Lựa chọn NCC Viết phiếu - NVL tồn kho
- Tiến độ thực hiện HĐ
+ Kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch mua hàng.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu còn tồn kho,chỉ huytrưởng lập giấy đề nghị cung ứng nguyên vật liệu đầu vào.
Kế toán công trình có nhiệm vụ lập kế hoạch vật tư.
+ Kiểm tra sơ bộ và xác nhận kế hoạch, khảo sát giá, lựa chọn nhà cung cấp.
Cán bộ kỹ thuật của Xí Nghiệp Thi công Xây dựng kiểm tra sơ bộ và xác nhận kế hoạch.
Khảo sát giá cả nguyên vật liệu cùng loại trên thị trường xem xét so sánh giá cả, lựa chọn nhà cung cấp, chất lượng hàng hoá trình ban giám đốc Công ty.
+ Duyệt mua vật tư.
Giám đốc nhận được kế hoạch, xem xét giá khảo sát do Phòng thi công cung cấp, đồng ý sẽ duyệt mua hàng.
+ Lập hợp đồng.
Phòng tổ chức hành chánh và kế hoạch sẽ lập hợp đồng hoặc đơn đặt hàng + Nhập kho vật tư.
Khi nguyên vật liệu về đến kho, chỉ huy trưởng và cán bộ kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng vật tư.
Thủ kho tiến hành nhập kho và lên thẻ kho Lưu chứng từ
Chứng từ mua hàng và chứng từ giao nhận bản chính được kế toán công trình tập hợp chuyển sang phòng kế toán kiểm tra đối chiếu.
Bộ phận liên quan đến việc tiếp nhận NVL đầu vào lập thẻ kho chịu trách trước Giám đốc và pháp luật nếu cấu kết với nhà cung cấp làm sai lệch số lượng và chất lượng hàng hóa.
Đối với vật tư do công trường tự mua:
- VT tồn kho - Tiến độ thực hiện HĐ
Kế hoạch VT kỳ tiếp theo
Báo cáo thực hiện HĐ
Viết phiếu
Thực hiện mua hàng
Sơ đồ 2.5.Lưu đồ quy trình mua vật tư tại công trình.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu còn tồn kho, Chỉ huy trưởng
lập giấy đề nghị cung ứng nguyên vật liệu đầu vào và lập phiếu ứng tiền mua vật tư Cán bộ kỹ thuật Xí nghiệp Thi Công Xây Dựng kiểm tra sơ bộ và duyệt kế hoạch trình kế toán trưởng và Giám đốc.
Kế toán trưởng xác nhận vào phiếu yêu cầu cung cấp vật tư và phiếu tạm ứng trình Giám đốcxem xét và Duyệt mua hàng, phiếu tạm ứng.
Chỉ huy trưởng công trình tiến hành mua hàng.Kiểm tra số lượng và chất Phiếu yêu cầu cấp vật tư + Phiếu ứng chi phí mua vật tư
Xác nhận
Duyệt mua hàng và phiếu tạm ứng
Kiểm tra chứng từ thanh toán hoàn ứng
Kiểm tra chất lượng và số lượng NVL giao nhận tại công
trình
lượng trước khi đưa vào sử dụng tại công trường.
Kế toán công trình tiến hành tập hợp chứng từ, kiểm tra và tiến hành thanh toán hoàn ứng
Thủ tục kiểm soát nhập vật tư
Vật tư nhập vào công trường phải có phiếu giao hàng của người giao, thủ kho trực tiếp nhận hàng và ghi số thực nhận vào thẻ kho (đối với nguyên vật liệu nhập kho). Đối với một số nguyên vật liệu sử dụng ngay không qua nhập kho thì bộ phận sử dụng (đội trưởng hoặc tổ trưởng) phải lập bảng giao nhận vật tư đưa vào sử dụng theo biên bản giao nhận vật tư. Khi nhận hàng, ban kiểm nhận hàng gồm: Cán bộ kỹ thuật Xí nghiệp thi công xây dựng, Chỉ huytrưởng, thủ kho, kế toán công trình, cán bộ kỹ thuật tại công trường và đại diện nhà cung cấp. Biên bản giao nhận hàng hóa (Phụ lục 04: Biên bản giao nhận hàng hóa)và phiếu nhập kho (Phụ lục 05:
Phiếu nhập kho) được lập, các bên ký xác nhận đầy đủ. Các chứng từ được lưu và luân chuyển theo quy định của Công ty.
Thủ tục kiểm soát xuất vật tư
Tại công trường, Chỉ huy trưởng của các tổ thi công khi có nhu cầu về vật tư sẽ làm giấy yêu cầu xuất vật tư và phải được cán bộ kỹ thuật của Xí nghiệp thi công xây dựng xác nhận(Phụ lục 06: Phiếu đề nghị xuất vật tư). Khi cán bộ kỹ thuật đồng ý xác nhận, sẽ chuyển cho kế toán công trình viết phiếu xuất kho giao liên 2 cho thủ kho làm thủ tục xuất kho và vào thẻ kho. Phiếu xuất kho được luân chuyển về kế toán để làm bảng tổng hợp chứng từ, áp đơn giá và ghi sổ kế toán(Phụ lục 07:
Phiếu xuất kho). Quy trình xuất vật tư được thực hiện theosơ đồ 2.6 như sau:
Sơ đồ 2.6. Lưu đồ quy trình xuất kho vật tư
1. Căn cứ nhu cầu vật tư thi công hàng ngày, Chỉ huy trưởng công trình lập giấy yêu cầu xuất vật tư gửi trình Cán bộ kỹ thuật Xí nghiệp thi công xây dựngxem xét và phê duyệt.
2. Cán bộ kỹ thuật Xí nghiệp thi công xây dựng xem xét và xác nhận phiếu yêu cầu xuất vật tư của chỉ huy trưởng công trình.
3. Sau khi được Cán bộ kỹ thuật Xí nghiệp thi công xây dựng xác nhận vào phiếu yêu cầu cấp vật tư, trình ban dám đốc phê duyệt cấp vật tư.
4. Nếu Giám đốc đồng ý kế toán công trình sẽ lập phiếu xuất kho
5. Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu xuất kho, tiến hành xuất nguyên vật liệu Thẻ kho
Xuất kho Phiếu xuất kho
Xác nhận
Phê duyệt Phiếu yêu cầu
xuất vật tư - VT dự kiến
- Kế hoạch thực hiện HĐ
đúng theo nội dung phiếu xuất kho cho các bộ phận quản lý công trường, đồng thời ký vào phiếu xuất kho và thẻ kho.
Công tác kế toán:
Căn cứ vào các phiếu xuất kho, kế toán công trình tiếp tục thực hiện công tác phân loại và tập hợp riêng cho từng hạng mục và phản ánh số lượng của từng loại vật liệu cho mỗi hạng mục công trình. Cuối mỗi tháng hoặc quý, kế toán Xí nghiệp Thi công Xây Dựng báo đơn giá thực tế của nguyên vật liệu làm căn cứ để kế toán công trình ghi sổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng.
Cụ thể Bảng tổng hợp chi phí công trình Trụ sở Công ty Hòa Phát như sau (Bảng 2.4):
Bảng 2.4. Tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo hạng mục công trình
CÔNG TYCIC NAM VIỆT CÔNG TRÌNH: TRỤ SỞ CÔNG TY
HÒA PHÁT
CHI TIẾT TÀI KHOẢN 621 (Lũy kế từ đầu công trình
đến quý III/2019)
STT HẠNG MỤC CHI PHÍ NGUYÊN
VẬT LIỆU CHÍNH
1 Cọc đại trà và cọc thí nghiệm 954.765.354
2 Móng 13.876.087.765
3 Kết cấu phần thân 649.876.509
4 Hoàn thiện thân nhà 1.980.146.828
TỔNG CỘNG 17.460.876.456
Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho:
Giá nguyên vật liệu nhập kho = giá mua + chi phí mua – các khoản giảm trừ Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Áp dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Như vậy, kế toán công trình tập hợp chi phí sản xuất cho từng hạng mục lớn, còn các hạng mục nhỏ thì chưa tập hợp riêng chi phí.
Do đó việc so sánh và phân tích phục vụ công tác kiểm soát chưa được thực hiện tốt.
Thủ tục bảo quản vật tư
Các loại vật tư sử dụng cho công trình đều bố trí vào các khu vực đã được xác định trong hồ sơ mặt bằng thi công nguyên vật liệu trực tiếp như sắt thép tồn kho được bảo quản bằng hệ thống kiên cố, bãi có hàng rào B40 bảo vệ có khóa cẩn thận, thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu.
Khi có yêu cầu, tại công trường sẽ tiến hành kiểm kê kho. Thông thường, ban kiểm kê gồm thủ kho, cán bộ kỹ thuật Xí nghiệp thi công Xây Dựng, chỉ huy trưởng công trường, kế toán công trình và có thể có kế toán vật tư của công ty. Trước khi kiểm kê, kế toán vật tư và thủ kho thống nhất số liệu tồn kho trên sổ sách để làm cơ sở tiến hành kiểm kê. Tại Công ty, biên bản kiểm kê (Phụ lục 08: Biên bản kiểm kê kho) chỉ xác định sự chênh lệch về số lượng chứ chưa đánh giá được chất lượng vật tư. Hoạt động kiểm kê kho không được tiến hành thường xuyên.
b2. Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Kiểm tra, theo dõi quy trình và bộ chứng từ theo dõi chấm công, thanh toán lương tại công trình:Trụ sở công ty Hòa Phát, quy trình diễn ra như sau:
1. Tổ trưởng sẽ thực hiện chấm công cho công nhân trong tổ. Cuối ngày, một liên bảng chấm công được chuyển cho kế toán công trình, có chữ ký của tổ trưởng và cán bộ kỹ thuật giám sát (Phụ lục 09: Bảng chấm công hàng ngày).
2. Cuối tháng kế toán công trình lập bảng chấm công tháng, lập bảng lương và kèm theo biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành có xác nhận của chỉ huy trưởng công trình,
3. Kế toán công trình trình cán bộ kỹ thuật Xí nghiệp Thi công xây dựng xác nhận.
4. Sau đó trình Giám đốc Công ty duyệt
5. Toàn bộ chứng tư gửi đến bộ phận kế toán Công ty, Kế toán thi công tổng hợp kiểm tra bảng chấm công và bảng lương, tiến hành lập phiếu chi lương trình Kế toán trưởng và Giám đốc công ty, thủ quỹ tiến hành chi lương.