THÔNG TIN TÀI LIỆU
lOMoARcPSD|38544120 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC TẠI TRUNG TÂM TIẾNG ANH LUYỆN THI CÔ HOÀNG ANH CƠ SỞ 5 GIAI ĐOẠN 2018 - 2020 BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản lý sự thay đổi trong tổ chức Mã phách: ………………………………… Hà Nội – 2021 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC 3 1.1 Một số khái niệm cơ bản: 3 1.2 Nguồn gốc của sự thay đổi: 4 1.3 Phân loại sự thay đổi: 5 1.4 Các yếu tố thúc đẩy và cản trở sự thay đổi trong tổ chức: 6 1.5 Nội dung, công cụ và các phương pháp quản lý sự thay đổi của tổ chức: 9 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC TẠI TRUNG TÂM TIẾNG ANH LUYỆN THI CÔ HOÀNG ANH CƠ SỞ 5 GIAI ĐOẠN 2018 - 2020 11 2.1 Giới thiệu về trung tâm: 11 2.2 Thực trạng về quản lý sự thay đổi trong tổ chức tại Trung tâm Tiếng anh luyện thi cô Hoàng Anh cơ sở 5 giai đoạn 2018 – 2020: 11 2.3 Kết quả đạt được và hạn chế: 14 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TRUNG TÂM TIẾNG ANH LUYỆN THI CÔ HOÀNG ANH CƠ SỞ 5 GIAI ĐOẠN 2018 - 2020 16 3.1 Tình hình chung của trung tâm: 16 3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý sự thay đổi trong tổ chức tại trung tâm: 16 KẾT LUẬN 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, sự thay đổi là một yếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công của công tác quản lý Để giữ được vị trí trong thị trường mạnh mẽ, các tổ chức, doanh nghiệp phải nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi Mỗi một tổ chức, doanh nghiệp đều hoạt động trong một môi trường kinh doanh biến đổi không ngừng, việc phát triển công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật mạnh mẽ cùng môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi các tổ chức đều phải tự thay đổi để tồn tại và phát triển Sự thay đổi thành công hay thất bại phụ thuộc phần lớn vào nhà quản trị, lãnh đạo tổ chức Trong bất kỳ sự thay đổi nào cũng bao gồm những cơ hội, một nhà quản trị có tầm nhìn chiến lược, có hiểu biết sâu sắc về bản chất và tầm quan trọng của sự thay đổi sẽ biết nắm bắt thời cơ, nhờ đó hoàn toàn có thể khiến tổ chức đạt được những thành quả mong muốn Việt Nam đã có nhiều biến chuyển mới trong lĩnh vực kinh tế với nhiều thành tựu to lớn trong giai đoạn 2018 - 2020, như việc nước ta ký kết nhiều các hiệp định thương mại quốc tế và khu vực làm cho vị thế đất nước trên thị trường quốc tế ngày các được nâng cao Tuy nhiên, cuối năm 2019, nước ta gặp nhiều khó khăn do vấn đề về đại dịch Covid-19, làm cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp, các ngành sản xuất kinh tế bị ảnh hưởng nghiêm trọng Ta có thể thấy công tác quản lý sự thay đổi của tổ chức trong thời gian này đã biểu hiện rất rõ tầm quan trọng của nó Sư thay đổi này không chỉ giúp tổ chức vượt qua giai đoạn khó khăn mà còn quyết định tới sự tồn tại của tổ chức trong tương lai Qua đề tài “Phân tích thực trạng công tác quản lý sự thay đổi trong tổ chức tại Trung tâm Tiếng anh luyện thi cô Hoàng Anh cơ sở 5 giai đoạn 2018 - 2020”, bằng phương pháp nghiên cứu phân tích, tổng hợp và đối tượng, phạm vi nghiên cứu là Trung tâm Tiếng anh luyện thi cô Hoàng Anh giai đoạn 2018 - 2020, em mong muốn làm rõ cơ sở lý luận về công tác quản lý sự thay 1 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 đổi, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý sự thay đổi trong tổ chức tại trung tâm 2 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC 1.1 Một số khái niệm cơ bản: - Tổ chức: Tổ chức là một hệ thống tập hợp của hai hay nhiều người, nhóm người, được điều phối một cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung - Thay đổi: Thay đổi hay biến đổi là hình thức tồn tại phổ biến nhất của tất cả các sự vật và hiện tượng, bao hàm mọi sự vận động và sự tác động qua lại, sự chuyển hóa từ trạng thái này sang trạng thái khác - Sự thay đổi: Là những sự kiện, hiện tượng diễn ra bên trong hoặc bên ngoài một tổ chức mà tùy theo tính chất và quy mô của nó, tổ chức có thể kiểm soát được những sự thay đổi này hay không + Sự thay đổi bên trong: là những hiện tượng đang diễn ra trong một Sự thay đổi này nhằm khắc phục những yếu kém của tổ chức và được kiểm soát, quản trị trong nội bộ tổ chức một cách tuần tự, có kế hoạch và hệ thống + Sự thay đổi bên ngoài: thay đổi của môi trường bên ngoài, tổ chức hầu như không kiểm soát được (thay đổi về đối thủ cạnh tranh, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, khoa học công nghệ, cách quản trị, những chính sách…) - Quản lý: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đã đề ra - Quản lý sự thay đổi: Là quá trình sử dụng các công cụ, phương pháp kỹ thuật để quản lý nhóm người mong muốn thay đổi nhằm đạt được kết quả đề ra => Khái niệm về quản lý sự thay đổi trong tổ chức: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có đích của chủ thể quản lý lên đối tượng khách thể quản lý nhằm sử 3 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 dụng hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường - Phát triển: Phát triển là quá trình vận động từ thấp (đơn giản) đến cao (phức tạp), đặc trưng chủ yếu là cái cũ mất đi, cái mới ra đời Bản chất của phát triển: + Phát triển cả chiều rộng và chiều sâu + Mối quan hệ giữa phát triển và thay đổi là mối quan hệ biện chứng Thay đổi và phát triển có mối quan hệ biện chứng với nhau: thay đổi là nhằm phát triển, đồng thời phát triển dẫn tới những thay đổi; thay đổi là mục tiêu của phát triển, phát triển là động lực của thay đổi Tuy nhiên, không phải mọi sự thay đổi đều dẫn tới phát triển, còn mọi sự phát triển đều dẫn tới thay đổi 1.2 Nguồn gốc của sự thay đổi: Nguồn gốc của sự thay đổi xuất phát từ ba nguyên nhân sau: - Nguyên nhân xã hội: Xã hội luôn vận động theo xu hướng đi lên và đều có ảnh hưởng đến các tổ chức cũng như con người Ví dụ như có sự thay đổi trong xu hướng thị trường, xu hướng tiêu dùng, nhu cầu của khách hàng … Vì vậy, các tổ chức cần thay đổi để thích ứng với xã hội mới - Nguyên nhân kinh tế: Xu hướng thay đổi trong kinh tế như biến động về thị trường, sự thay đổi của nền kinh tế, toàn cầu hóa, hội nhập… làm cho hình thức cạnh tranh thay đổi buộc các tổ chức cũng phải thay đổi theo cho phù hợp - Nguyên nhân công nghệ: Hiện nay tốc độ phát triển của khoa học công nghệ diễn ra mạnh mẽ Vì vậy, các tổ chức cần thiết phải tìm hiểu, nghiên cứu kỹ về công nghệ vì đó là công cụ hỗ trợ đắc lực cho mọi tổ chức 4 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 1.3 Phân loại sự thay đổi: 1.3.1 Theo tính kế hoạch: - Sự thay đổi được cân nhắc kỹ nhưng đôi khi sự thay đổi cũng diễn ra một cách ngẫu nhiên với hai lý do: + Những quyết định ngẫu nhien của nhà quản trị + Những yếu tố bên ngoài (đối thủ cạnh tranh, môi trường chính trị, pháp lý) hoặc những yếu tố bên trong (quyền lực của các nhóm lợi ích, sự không chắc chắn, sự phân chia kiến thức) 1.3.2 Theo phạm vi: Có 3 loại thay đổi cơ bản: - Thay đổi mang tính hoàn thiện: Được lập kế hoạch từ trước hay ngẫu nhiên Đây là loại thay đổi nhằm tăng cường hoặc sửa chữa những khía cạnh đang tồn tại trong tổ chức còn chưa đạt mức mong muốn và thường tập trung vào việc hoàn thiện một kỹ năng hay một chu trình Quá trình hoàn thiện thường diễn ra liên tục, không tạo ra sự biến đổi về chất mà chỉ nhằm cải thiện các mặt hiện có, cải tiến tình hình cũ - Thay đổi mang tính quá độ: Nhằm tìm kiếm một hiện trạng mong muốn của tổ chức đã được biết trước hoàn toàn khác biệt so với hiện tại Loại thay đổi này diễn ra định kỳ, có kế hoạch và mang tính căn bản Theo Lewin sự thay đổi mang tính quá độ là tiến trình gồm 3 bước: + Phá vỡ sự cân bằng hiện tại của tổ chức (gồm những hoạt động như: làm lung lay những kỳ vọng, tạo ra sự lo lắng và hình thành sự an toàn về mặt tâm lý khiến cho những lo lắng chuyển thành động lực thay đổi) + Tiến đến một vị trí mới (thông qua sự tái cơ cấu có nhận thức và thường thông qua sự nhận diện một mô hình vai trò mới, rà soát môi trường để tìm kiếm thông tin mới có liên quan) 5 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 + Tái thiết lập sự cân bằng ở vị trí mới (diễn ra khi quan điểm mới được quán triệt đến tất cả các cá nhân với tính cách khác nhau và trong các mối quan hệ quan trọng) - Thay đổi mang tính biến đổi: Thường có căn bản và đòi hỏi một sự chuyển dịch về quan điểm của tổ chức và các thành viên của nó Sự biến đổi có thể tạo nên một tổ chức hoàn toàn mới về cơ cấu, các quy trình, văn hóa và chiến lược Do vậy, nó dẫn đến sự hình thành của một tổ chức hoạt động trong một trạng thái luôn phát triển nghĩa là luôn học hỏi, thích nghi và tiến bộ 1.3.3 Theo chu kỳ: Có 2 loại thay đổi cơ bản: - Thay đổi thất thường: Diễn ra không thường xuyên và không có dự tính trước Loại này thường được đặc trưng bởi sự thay thế một chiến lược hay một chương trình trong tổ chức - Thay đổi đều đặn: Diễn ra liên tục Loại này diễn ra khi các cá nhân trong tổ chức dần chấp nhận và thay đổi những ý kiến từ các nguồn khác nhau => Sự khác biệt giữa hai loại thay đổi này giúp làm rõ suy nghĩ về sự phát triển trong tương lai và sự cải cách của tổ chức trong mối quan hệ với mục tiêu lâu dài của tổ chức 1.4 Các yếu tố thúc đẩy và cản trở sự thay đổi trong tổ chức: 1.4.1 Các yếu tố thúc đẩy sự thay đổi trong tổ chức: a) Các yếu tố bên ngoài tổ chức: - Thể chế chính trị: Sự ổn định về chính trị là những điều kiện cần thiết khách quan để phát triển nền kinh tế ở mỗi quốc gia và ở mỗi tổ chức Chúng ta đều biết rằng, đối với các hoạt động về quản lý ở các tổ chức, Chính phủ đóng vai trò quan trọng: Chính phủ vừa thúc đẩy, vừa có thể hạn chế kinh doanh Tât cả 6 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 các quan điểm, đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước đều có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động quản lý sự thay đổi của tổ chức, của doanh nghiệp… - Sự đa dạng về lực lượng lao động: Lực lượng lao động ngày càng đa dạng về văn hóa, khả năng chuyên môn, trình độ do vậy tổ chức cần phải quản lý sự đa dạng đó một cách hiệu quả - Sự thay đổi và tiến bộ của khoa học công nghệ: Các tổ chức sử dụng công nghệ như là công cụ để nâng cao năng suất lao động và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường - Sự thay đổi của thị trường và toàn cầu hóa: Sự toàn cầu hóa nền kinh tế buộc các tổ chức phải thay đổi để thích nghi với môi trương kinh doanh mới - Áp lực xã hội và các chính sách: Khuynh hướng xã hội trong những năm đầu của thế kỷ 21 đòi hỏi các tổ chức cũng phải điều chỉnh cho phù hợp b) Các yếu tố bên trong tổ chức: - Mục tiêu của tổ chức: Mục tiêu được dùng để chỉ cái đích hoặc kết quả mà tổ chức mong muốn đạt đến Không tổ chức nào có thể duy trì hoạt động nếu lãnh đạo, quản lý không đặt ra mục tiêu để hướng đến - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là cấu trúc bên trong và các mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành tổ chức thể hiện cơ chế điều hành, phối hợp trong hoạt động của tổ chức - Văn hóa của tổ chức: là toàn bộ các giá trị, niềm tin, truyền thống và thói quen có khả năng quy định hành vi của các cá nhân, thành viên trong tổ chức và mang lại cho tổ chức một bản sắc riêng Văn hóa tổ chức được coi là “linh hồn” của tổ chức, định ra các đòn bẩy, động lực vô hình của tổ chức và được 7 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 thể hiện qua các giá trị mà thành viên chia sẻ, các tín điều, các chuẩn mực ứng xử… - Con người trong tổ chức: Với tư cách là một thành viên, thành tố quan trọng nhất cấu thành tổ chức có những đặc trưng cơ bản sau: Con người là thành tố trung tâm, quyết định của tổ chức; con người vừa là chủ thể, vừa là khách thể (đối tượng) của tổ chức; con người trong tổ chức cần có sự tương hợp, đồng thuận dựa trên tương quan nhân sự của tổ chức - Nhu cầu của người lao động: Sự thỏa mãn công việc, sự cam kết với tổ chức, hành vi và kết quả thực hiện công việc của họ có tác động nhất định tới hoạt động của tổ chức, đòi hỏi tổ chức phải có những thay đổi 1.4.2 Các yếu tố cản trở sự thay đổi trong tổ chức và các biện pháp khắc phục: a) Cản trở về mặt tổ chức - Tính ì của tổ chức - Văn hóa tổ chức - Sự thay đổi không đồng bộ - Tính ì của nhóm - Đe dọa về mặt chuyên môn - Đe dọa về mối quan hệ quyền lực đã được thiết lập - Đe dọa về sự phân bổ nguồn lực đã được thiết lập b) Cản trở về phía cá nhân: - Thói quen của con người 8 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 - Nhu cầu bảo đảm an toàn - Các yếu tố kinh tế - Xử lý thông tin có chọn lọc - Lo sợ về điều chưa biết - Sự bất tiện hoặc mất tự do 1.4.3 Các biện pháp khắc phục những cản trở đối với sự thay đổi: - Giáo dục, tiếp xúc, trao đổi với nhân viên về sự thay đổi - Tăng sự tham gia của nhân viên vào quá trình ra quyết định thay đổi - Tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ nhằm giảm sự cản trở - Đàm phán - Vận động tranh thủ và dung nạp - Ép buộc 1.5 Nội dung, công cụ và các phương pháp quản lý sự thay đổi của tổ chức: - Nội dung của sự thay đổi: + Thay đổi cơ cấu tổ chức + Thay đổi về chính sách + Thay đổi về con người + Thay đổi về văn hóa + Thay đổi về khoa học công nghệ 9 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 - Công cụ quản lý sự thay đổi: Chính sách, hệ thống luật pháp, thị trường, kế hoạch hóa - Các phương pháp quản lý sự thay đổi của tổ chức (7 bước sau): Bước 1: Thiết lập chiến lược Bước 2: Tổ chức và lên kế hoạch Bước 3: Giao tiếp, truyền thông Bước 4: Động viên Bước 5: Phát triển nhân viên Bước 6: Thay đổi văn hóa của tổ chức Bước 7: Đánh giá 10 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC TẠI TRUNG TÂM TIẾNG ANH LUYỆN THI CÔ HOÀNG ANH CƠ SỞ 5 GIAI ĐOẠN 2018 - 2020 2.1 Giới thiệu về trung tâm: - Trung tâm Tiếng Anh luyện thi cô Hoàng Anh thành lập năm 2015, gồm 6 cơ sở tại Hà Nội, được xây dựng bởi đội ngũ giảng viên các trường đại học chuyên Tiếng Anh luôn đem lại những giờ học chất lượng cao cho các thế hệ học sinh Trung tâm đào tạo môn tiếng anh chương trình tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, luyện thi chuyên và các Chứng chỉ Quốc tế - Một sốt thông tin về Trung tâm Tiếng anh luyện thi cô Hoàng Anh cơ sở 5: + Phương châm phát triển: “Education through motivation and inspiration” Nghĩa là: “Giáo dục thông qua động lực và truyền cảm hứng” + Địa chỉ: 37B, Hoàng Như Tiếp, Long Biên, Hà Nội + Điện thoại: 0941869900 + Email: tienganhcohoanganh.longbien@gmail.com 2.2 Thực trạng về quản lý sự thay đổi trong tổ chức tại Trung tâm Tiếng anh luyện thi cô Hoàng Anh cơ sở 5 giai đoạn 2018 – 2020: - Với sự phát triển của công nghệ thông tin, đặc biệt là nội dung lưu trữ đám mây, cô Hoàng Anh - giám đốc trung tâm đề xuất thay đổi cách thức quản lý dữ liệu, tài liệu tại tất cả các cơ sở, cần nhanh chóng chuyển đổi sang hình thức lưu trữ điện tử Ta cũng có thể thấy, đây cũng là xu hướng chuyển đổi đang được diễn ra tại nhiều các tổ chức, doanh nghiệp - Trung tâm tiến hành chuyển đổi, thay thế việc lưu trữ dữ liệu, tài liệu: 11 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 + Tất cả các dữ liệu, tài liệu liên quan đến thông tin học sinh, bài giảng trước đây của trung tâm được hoàn toàn nhập vào máy tính và lưu trữ lên hệ thống máy tính trong các ổ cứng, đồng thời tải dữ liệu lên nền tảng lưu trữ đám mây Google Drive + Việc tải dữ liệu lên hệ thống máy tính để trung tâm luôn có tệp dữ liệu gốc tại tổ chức Còn dữ liệu trên Google Drive sẽ phục vụ cho việc truyền đạt thông tin trong trung tâm được dễ dàng hơn, đặc biệt trong việc có thể theo dõi dữ liệu của trung tâm bằng công cụ điện thoại thông minh 2.2.1 Nội dung về quản lý sự thay đổi trung tâm: - Nội dung của công tác quản lý sự thay đổi trong tổ chức của Trung tâm Tiếng anh luyện thi cô Hoàng Anh cơ sở 5 về vấn đề chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ dữ liệu, tài liệu sẽ tập trung vào vấn đề liên quan đến “Sự thay đổi của trung tâm khi triển khai lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử.” 2.2.2 Sự thay đổi của trung tâm: a) Về yếu tố con người: - Các thay đổi này đòi hỏi mỗi nhân viên của trung tâm phải thay đổi tư duy - Sự thay đổi về tư duy sẽ dần dần thay đổi thói quen xử lý công việc bằng tài liệu điện tử trên hệ thống của mỗi cá nhân - Trung tâm đã tiến hành hoạt động để triển khai công tác chuyển đổi lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử: + Năm 2018, cô Hoàng Anh đã tổ chức cuộc họp để đề ra kế hoạch triển khai công tác thay đổi cách thức lưu trữ dữ liệu, tài liệu và phổ biến tới quản lý cơ sở Quản lý cơ sở tổ chức đào tạo theo đợt cho nhân viên làm quen dần và tiếp cận với cách thức lưu trữ mới 12 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 + Năm 2019: Trung đã tiến hành tuyển dụng nhân sự mới để đảm bảo công việc trong trung tâm được vận hành ổn định Sau đó, trung tâm đào tạo và hội nhập cho nhân viên mới làm quen với cách thức lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử của trung tâm + Năm 2020, hiệu quả của hệ thống lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử phát huy trong tình hình dịch bệnh Do thực hiện giãn cách xã hội, trong thời gian trung tâm đóng cửa và tổ chức việc học trực tuyến cho học sinh, bộ phận nhập liệu phải làm việc tại nhà nhưng vẫn hoàn thành yêu cầu công việc mà trung tâm tổ chức việc học trực tuyến cho học sinh đề ra Nhờ có dữ liệu điện tử lưu trữ đám mây, việc truyền đạt các thông tin, văn bản trong trug tâm vẫn diễn ra như bình thường, đạt được hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu thay đổi trong tình hình mới b) Về yếu tố hệ thống: - Cuối năm 2018, việc triển khai hệ thống mới đã hoàn toàn đi vào ổn định - Việc triển khai hệ thống lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử liên quan đến sự thay đổi đáng kể đối với trung tâm Hệ thống này đến nay làm cho quá trình thực hiện công việc của trung tâm bị ảnh hưởng tương đối và hằng năm tiêu tốn của trung tâm một khoản kinh phí nhưng lại không đảm bảo khả năng lưu trữ lâu dài - Với việc chuyển sang lưu trữ bằng hệ thống điện tử Hệ thống đem lại nhiều lợi ích cần được nhấn mạnh, có thể kể đến như: tiết kiệm về chi phí mua giấy, in ấn và chuyển giao tài liệu; thông tin nhanh hơn trên hệ thống; xử lý công việc nhanh, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc, khả năng lưu trữ lớn hơn, Những lợi thế này sẽ giúp cho việc thay đổi hệ thống thuận lợi hơn trong quá trình triển khai 13 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 - Việc đẩy nhanh, mạnh quá trình thay đổi trong thời gian ngắn sẽ giúp hệ thống trung tâm đáp ứng được yêu cầu thay đổi trong tình hình mới c) Về yếu tố quy trình: - Bước đầu, có thể phát sinh một vài khâu công việc mới so với truyền thống, đặc biệt là vấn đề nhập liệu tài liệu cũ lên hệ thống, đây là công việc tốn một khoản thời gian và chi phí của trung tâm - Với quy trình hiện tại, nhân viên tiếp nhận dữ liệu, tài liệu thì ngay lập tức dữ liệu, tài liệu được số hóa và đưa vào hệ thống Từ đó, tài liệu giấy không trực tiếp được phân phối đến các cá nhân, phòng, ban chức năng, thay vào đó tài liệu điện tử sẽ được phân phối trên hệ thống của trung tâm d) Về văn hóa trung tâm: - Văn hóa trung tâm mới được hình thành sau quá trình thay đổi làm mang đến không khí làm việc mới cho tổ chức, trung tâm làm việc chuyên nghiệp hơn, chủ động hơn, tiết kiệm thời gian hơn, Đặc biệt là đến năm 2020, trung tâm bắt đầu chấp nhận hình thức làm việc tại nhà hay làm việc từ xa, 2.3 Kết quả đạt được và hạn chế: 2.3.1 Kết quả đạt được: - Cơ sở vật chất tại bộ phận lưu trữ của văn phòng đã giảm một nửa, giúp trung tâm tiết kiệm được nhiều chi phí và mở rộng diện tích sử dụng văn phòng - Tất cả tài liệu cũ được nhập lên hệ thống lưu trữ dữ liệu, tài liệu của trung tâm Giảm trường hợp mất hoặc thiết sót tài liệu - Việc sử dụng hệ thống điện tử giúp tăng cường khả năng tiếp nhận thông tin của trung tâm 14 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 - Dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp, hình thức sử dụng văn bản, tài liệu điện tử càng hữu ích vì nó giúp hạn chế tiếp xúc xã hội nhưng vẫn đảm bảo việc trao đổi, báo cáo, chỉ đạo giữa các bộ phận trong trung tâm - Tiết kiệm về chi phí mua giấy, in ấn và chuyển giao tài liệu; thông tin nhanh hơn trên hệ thống; xử lý công việc nhanh, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc, khả năng lưu trữ lớn hơn, 2.3.2 Về hạn chế: - Trình độ của nhân viên: Công tác nhập liệu lên hệ thống chung của trung tâm không làm khó nhân viên nhưng việc triển khai lưu trữ đám mây và truyền tải thông tin từ lưu trữ đám mây buộc nhân viên trong công ty phải có sự tìm hiểu và làm quen Chính vì vậy, muốn đẩy nhanh quá trình làm quen thì quản lý cơ sở cần phải khắc phục trình độ của nhân viên, tức là tổ chức các hoạt động tập huấn, đào tạo trong trung tâm - Các thói quen cũ về sử dụng tài liệu giấy: việc tiến hành hệ thống mới trong toàn trung tâm cần phải được tiến hành đồng bộ, hiệu quả giữ các phòng ban, phải ngừng sản sinh ra tài liệu Thay vào đó, tài liệu sẽ được tạo lập, phân loại và lập danh mục ở định dạng điện tử Để làm tốt công tác quản lý sự thay đổi trong tổ chức, quản lý cơ sở phải là người đi đầu, làm gương, từ đó là nhân viên sẽ tiếp cận và sẵn sàng đón nhận sự thay đổi 15 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TRUNG TÂM TIẾNG ANH LUYỆN THI CÔ HOÀNG ANH CƠ SỞ 5 GIAI ĐOẠN 2018 - 2020 3.1 Tình hình chung của trung tâm: - Năm 2020 là một năm bị ảnh hưởng lớn do dịch Covid - 19, gây tác động xấu tới hoạt động giảng dạy của trung tâm Đến năm 2021, trung tâm đã làm quen với phương pháp giảng dạy trong hoàn cảnh mới, trung tâm vẫn tiếp tục tiến hành các hoạt động lưu trữ dữ liệu, tài liệu điện tử tại tổ chức và có sự đánh giá định kỳ về hoạt này - Việc triển khai sớm hoạt động thay đổi hệ thống lưu trữ đã góp phần không nhỏ tới việc thông tin các nội dung, văn bản trong tổ chức được thông suốt Trung tâm nhận định, nếu năm 2018 không tiến hành sự thay đổi thì trước những tình hình mới của dịch bệnh, trung tâm sẽ gặp một số trở ngại không nhỏ trong các hoạt động giảng dạy và truyền đạt thông tin trong trung tâm 3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý sự thay đổi trong tổ chức tại trung tâm: 3.2.1 Về phía trung tâm: - Sẵn sàng tiến hành thay đổi khi cần thiết, đó là thay đổi cách thức lưu trữ tài liệu và về phương pháp giảng dạy trong hoàn cảnh dịch bệnh căng thẳng - Tạo lập văn hóa tổ chức mới phù hợp với tình hình tổ chức sau quá trình thay đổi - Chủ động tiến hành đánh giá thường niên, định kỳ sau khi tiến hành thay đổi việc lưu trữ tài liệu, phương pháp dạy và rút kinh nghiệm cho các lần thay đổi tiếp theo 16 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 - Đẩy nhanh, mạnh công tác tập huấn, đào tạo nhân viên phục vụ cho quá trình thay đổi - Tăng cường sự tham gia vào quá trình ra quyết định thay đổi của các thành viên trong tổ chức - Động viên, khuyến khích nhân viên sẵn sàng thay đổi - Tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên trong tổ chức tiến hành thay đổi, chú trọng tới công tác lương, thưởng cho nhân viên 3.2.2 Về phía quản lý cơ sở: - Quản lý cơ sở cần hoàn thiện các kỹ năng về công tác quản lý sự thay đổi trong tổ chức, cụ thể: + Kỹ năng lập kế hoạch, chiến lược + Kỹ năng tổ chức thực hiện thay đổi + Kỹ năng truyền đạt thông tin, đàm phán, thuyết phục + Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm + Kỹ năng giải quyết tình huống phát sinh… - Có tầm nhìn chiến lược lâu dài, thấy được sự tích cực, ưu việt của quá trình thay đổi trong tổ chức, chấp nhận khó khăn và lường được rủi ro khi thay đổi phương pháp dạy trực tuyến sẽ xảy ra - Thuyết phục, động viên nhân viên tinh thần sẵn sàng thay đổi 3.2.3 Về phía nhân viên: - Các nhân viên cần bổ sung, hoàn thiện các kỹ năng, trình độ cá nhân để đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của tổ chức 17 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com) lOMoARcPSD|38544120 - Thay đổi thói quen dựa theo văn hóa của tổ chức, sẵn sàng từ bỏ thói quen cũ, tư duy cũ - Xử lý, cập nhập thông tin có lựa chọn, không để bản thân bị hoang mang giữa quá trình thay đổi của tổ chức - Luôn chuẩn bị tinh thần sẵn sàng cho sự thay đổi trong tổ chức, đặt niềm tin vào lãnh đạo và sự tích cực của quá trình thay đổi - Tích cực tham gia vào quá trình thay đổi trong tổ chức 18 Downloaded by Uy vu Nguyen (tailieuso.11@gmail.com)
Ngày đăng: 12/03/2024, 16:36
Xem thêm: