Xây dựng kế hoạch marketing cho hội thảo và cuộc thi cấp trường 2023 tại trường đại học sư phạm kỹ thuật thành phố hồ chí minh

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Tổng quan về Marketing

Marketing là một lĩnh vực kinh tế rộng lớn với nhiều hình thức cũng như mục đích khác nhau Chính vì lý do đó, nên có rất nhiều nhà kinh tế học, hiệp hội về kinh tế trên thế giới đưa ra những định nghĩa khác nhau về marketing, trong số đó có thể kể đến các định nghĩa nổi tiếng dưới đây:

Hiệp hội marketing Hoa Kỳ (AMA), năm 2005 có định nghĩa về marketing như sau: “Marketing là một chức năng quan trị đối với doanh nghiệp Marketing chính là quá trình tạo ra, truyền thông và phân phối các giá trị của doanh nghiệp đến với khách hàng (Hiệp hội Marketing Hoa Kỳ, 2005)

Ngoài ra Damian Ryan – chuyên gia rất nổi tiếng trong lĩnh vực marketing cũng đã đưa ra một định nghĩa ngắn gọn về marketing như sau: “Marketing chính là hoạt động truyền thông, quảng bá cho dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp thông qua các công cụ khác nhau nhắm mục đích tiếp cận đến người tiêu dùng (Damian

Theo Philip Kotler – một giáo sư về marketing nổi tiếng thế giới, ông cho rằng marketing có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự duy trì và phát triển của một doanh nghiệp (Philip Kotler, 2007)

Là một công cụ không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp nào, marketing có vai trò vô cùng quan trọng và có thể chia thành 03 nhóm như sau: Vai trò đối với doanh nghiệp; vai trò đối với người tiêu dùng và vai trò đối với xã hội a Vai trò đối với doanh nghiệp:

Xây dựng và duy trì bộ nhận diện và hình ảnh của doanh nghiệp: (Vũ Thị Thanh Loan, 2022)

Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường, sở thích của khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến từ đó xây dựng bộ nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp (Slogan, Màu sắc chủ đạo, Logo,…)

SVTH Ngành QTNH & DVAU – Khóa 2019 Nguyễn Thị Yến Linh

Và cũng dựa trên những mong muốn của khách hàng marketing dùng những chiến lược và công cụ truyền thông để quảng bá và để những hình ảnh về doanh nghiệp đi sâu vào tâm thức người tiêu dùng

Là cầu nối giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng:(Lê Thị Phương Lan,

Marketing đóng vai trò là cầu nối trung gian giữa các hoạt động của doanh nghiệp và thị trường Các chiến dịch marketing giống như cầu nối cung cấp cho khách hàng những thông tin cơ bản liên quan đến tất cả sản phẩm cũng như các hoạt động của doanh nghiệp

Marketing giúp doanh nghiệp đưa đến khách hàng những khía cạnh liên quan đến sản phẩm như: Thông tin tổng quát về hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp; Lợi ích mà hàng hóa, dịch vụ có thể mang đến cho khách hàng; Các chứng nhận về hàng hóa, dịch vụ đã được cấp; Đánh giá của những người đã từng trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp

Tìm kiếm, kết nối, xây dựng và duy trì mối quan hệ đối với khách hàng: (Thủy Nguyễn, 2022)

Bằng các phương thức truyền thông, quảng bá các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp marketing chính là những bước đầu mang các thông tin về doanh nghiệp đến với khách hàng Và bằng các thông tin, ưu đãi, … mà các phương thức truyền thông mang đến khách hàng, marketing đã góp phần không nhỏ trong việc tìm kiếm, kết nối, xây dựng và duy trì mối quan hệ đối với khách hàng

Cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ trong cùng lĩnh vực kinh doanh: (Nguyễn Thị Phương Dung, 2020)

Một trong những công việc của marketing là phân tích, đánh giá các đối thủ cạnh tranh với doanh nghiệp từ đó đưa ra các giải pháp quảng bá và tiếp thị sản phẩm Việc này giúp doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng một cách dễ dàng hơn và loại bỏ mối nguy hiểm từ các đối thủ cùng lĩnh vực trong thời gian quảng bá sản phẩm cho đến lúc sản phẩm đến tay người tiêu dùng

Nguyễn Thị Ngọc Thư b Vai trò đối với người tiêu dùng:

Hỗ trợ người tiêu dùng trong việc tìm kiếm và mua các sản phẩm dịch vụ: ( Đinh Mạnh, 2022)

Marketing với các công cụ truyền thông quảng bá của mình đã giúp cho người tiêu dùng có đa dạng các kênh để tìm kiếm, lựa chọn sản phẩm, dịch vụ theo đúng nhu cầu của mình

Người tiêu dùng nhận được các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của bản thân: (Lê Thị Phương Lan, 2021)

Vì marketing đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu nhu cầu của thị trường từ đó thông qua doanh nghiệp sản xuất, cho ra các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với thị hiếu và nhu cầu của người tiêu dùng trên thị trường c Vai trò đối với xã hội:

Cung cấp các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu khách hàng từ đó nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân: ( Lê Thị Phương Lan, 2021)

Thông qua việc nghiên cứu và cho ra các sản phẩm, dịch vụ phù hợp thị hiếu và nhu cầu của khách hàng, marketing đã góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống người dân thông qua các sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp

Tạo ra các giá trị thông qua “Trách nhiệm xã hội” của mỗi doanh nghiệp: (Việt Nguyễn, 2019)

Trách nhiệm xã hội doanh nghiệp là cam kết của doanh nghiệp đối với đạo đức kinh doanh và đóng góp vào phát triển kinh tế bền vững, nâng cao chất lượng cuộc sống cho người lao động và gia đình họ, cộng đồng địa phương và xã hội nói chung Thông qua các “Trách nhiệm xã hội” doanh nghiệp vừa marketing quảng bá hình ảnh của mình vừa tạo ra các giá trị mang tính nhân vân cho xã hội như: CTY CP Thương mại và Dịch vụ Cổng Vàng đã trao tặng những suất ăn đến với Y Bác sỹ bệnh viện Phổi vào năm 2020 – khi dịch Covid đang trong giai đoạn căng thẳng, HSBC Việt Nam đã thực hiện hàng trăm dự án về phát triển cộng đồng, bảo vệ môi trường tại khắp các tỉnh, thành phố trên toàn quốc,…)

Tổng quan về Marketing cho sự kiện

2.2.1 Khái niệm Marketing cho sự kiện:

Marketing sự kiện được định nghĩa là việc sử dụng những công cụ, kỹ thuật và các kênh để quảng bá sự kiện đến với khán giả, mục tiêu chính là thúc đẩy lượt mua vé, đăng ký tham gia của sự kiện (Lưu Văn Nghiêm, 2012)

2.2.2 Tầm quan trọng của Marketing đối với Tổ chức Sự kiện:

Công tác marketing đóng góp nhiều vai trò quan trọng khi tổ chức một sự kiện, các vai trò đó có thể được kể đến như: Thu hút lượt mua vé và đăng ký tham gia; Truyền tải thông tin về sự kiện một cách nhanh chóng và chính xác đến khán giả; Để lại những ấn tượng sâu sắc về sự kiện đối với khán giả sau khi kết thúc

Thu hút lượt mua vé và đăng ký tham gia: Trong marketing cho sự kiện, ở giai đoạn chuẩn bị cho sự kiện, các hoạt động marketing có thể nói đến như là việc chuẩn bị, in ấn banner, poster, backdrop,… cho sự kiện Đây là những công cụ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quảng bá sự kiện, và đưa những hình ảnh, nội dung chính xác, nhanh chóng đến công chúng Từ đó giúp quảng bá sự kiện đến các công chúng mục tiêu trong thời gian sớm và thu hút lượt đăng ký, mua vé tham gia sự kiện (Phạm Hà Thanh, 2019)

Truyền tải thông tin về sự kiện một cách nhanh chóng và chính xác đến khán giả: Không như trước đây, khi công nghệ vẫn chưa phát triển, thay vì người tham gia sự kiện phải đến tận nơi, hoặc rất khó khăn mới có thể tiếp cận được đến với các thông tin của sự kiện thì ngày nay với sự hỗ trợ của các phương pháp và kênh marketing hiện đại, khán giả hay những người quan tâm đến sự kiện rất dễ dàng tiếp cận được với các thông tin về sự kiện Với các công cụ từ truyền thống (tờ rơi, xe phát quảng cáo, quảng cáo trên TV, …) đến hiện đại (mạng xã hội, email, website,…) Marketing sẽ đưa các thông tin chính xác về sự kiện với tốc độ nhanh chóng đến khán giả (Nguyễn Thanh Trường, 2023) Để lại những ấn tượng sâu sắc về sự kiện đối với khán giả sau khi kết thúc: marketing giúp cho sự kiện được người xem nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về sự kiện Sau khi sự kiện được hoàn thành, marketing sự kiện thường có thao tác công bố lại những hình ảnh và đoạn clip các khoảnh khắc ấn tượng về sự kiện, hoặc tổng kết kết quả của sự kiện Việc này giúp cho những hình ảnh của sự kiện được ghi nhớ sâu đậm hơn trong lòng công chúng, các hình ảnh về sự kiện cũng được quảng bá rộng rãi hơn từ đó tăng độ tin cậy cho sự kiện và đơn vị tổ chức sự kiện (Nguyễn Thanh Trường, 2023)

2.2.3 Các phương thức Marketing cho Sự kiện phổ biến hiện nay:

Tùy theo nhu cầu và mục đích ban đầu được đưa ra của sự kiện mà sẽ có những cách thức marketing phù hợp dành cho sự kiện Những phương thức marketing cho sự kiện được sử dụng thường xuyên hiện nay có thể kể đến như sau: Quảng bá sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội; Hé lộ dàn khách mời/nhà tài trợ

Nguyễn Thị Ngọc Thư một cách sáng tạo; Thường xuyên cập nhật thông báo về thời hạn và hình thức đăng ký; Tặng quà cho người tham dự để quảng bá sự kiện a Quảng bá sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội: Đây là hình thức sử dụng các mạng xã hội (Facebook, Zalo, Tumblr, Twitter, Instagram,…) nhưng phần lớn được dùng nhiều là Facebook như một công cụ để giới thiệu, quảng bá sự kiện cũng như sản phẩm của doanh nghiệp để mọi người biết đến thương hiệu và hình ảnh của công ty một cách nhanh chóng Với phương thức quảng bá sự kiện trên mạng xã hội như thế, nếu số lượng người tham gia lớn cũng như lượt thích và lượt Share nhiều thì hiệu quả quảng cáo cho sự kiện sẽ tăng lên đáng kể Sự kiện sẽ thu hút được sự chú ý và tìm kiếm được người mua vé, đăng ký tham gia (AZTECH, 2019) b Hé lộ dàn khách mời/nhà tài trợ một cách sáng tạo:

Khi thông tin được tiết lộ một cách từ từ, thường sẽ khiến mọi người rất dễ tò mò, hãy tận dụng điều đó trong chiến dịch quảng cáo sự kiện của bạn Nên cập nhật những nội dung khác nhau mỗi ngày để gây ấn tượng cho người đọc, tránh đăng những thông tin giống nhau, mọi người sẽ dễ bị lờ đi Có thể dùng Video, hình ảnh, Teaser để tăng độ hứng thú hơn (SMARTAGENCY, 2022) c Thường xuyên cập nhật thông báo về thời hạn và hình thức đăng ký:

Ngoài việc đăng xen kẽ các bài viết về sự kiện sẽ diễn ra thì chuẩn bị những bài Post đăng tin thông báo hạn đặt vé cũng cực kỳ quan trọng như một hình thức quảng bá cho sự kiện, những bạn đã mua vé tham gia, chắc chắn rằng sẽ thuyết phục bạn bè của mình cùng đi với nhau cho vui, hoặc những bạn có ý định tham gia nhưng vẫn chưa đăng ký Và việc thông báo như là lời ngỏ cho việc hối thúc đăng ký để không mất cơ hội sẽ khiến mọi người đưa ra quyết định sớm hơn ( Lưu

Văn Nghiêm, 2012) d Tặng quà cho người tham dự để quảng bá sự kiện: (AZTECH, 2019)

Nên thực hiện song song với hình thức bán vé trực tiếp cho sự kiện đó Chắc chắn rằng một số Fan sẽ lo âu rằng mình có thể không đủ chi phí để mua vé tham dự thì đây là cú đánh mạnh vào tâm lý người tham gia Bằng cách tổ chức các trò

Nguyễn Thị Ngọc Thư chơi trên mạng, với điều kiện yêu cầu sau: like & share bài viết; tag 3 người bạn bất kì; Cuối cùng comment con số bạn thích trong phạm vi cho phép Và chờ kết quả random hệ thống chọn lựa

Và phần thưởng tất nhiên là vé tham dự hay những mã giảm giá tận 30- 50% Điều đó, sẽ mang lại hiệu quả ngoài sức mong đợi Chẳng cần phải tốn kém quá nhiều chi phí cho quảng cáo mà mọi người lại biết tới sự kiện nhờ share và tag từ cộng đồng mạng xã hội Đó là một trong những cách quảng cáo sự kiện được nhiều người áp dụng nhất

2.2.4 Phân tích thị trường Marketing cho Sự kiện hiện nay:

Những thay đổi trong thời đại công nghệ 4.0 đã tạo ra sự phát triển không ngừng của lĩnh vực marketing, đặc biệt là marketing cho sự kiện Theo Hoàng Anh, nhân viên tổ chức sự kiện của một công ty thuốc bảo vệ thực vật cho biết đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn rất khó có thể tự tay tổ chức và quản lý hoàn hảo tất cả các hoạt động marketing cho Sự kiện của mình tổ chức Nắm bắt được nhu cầu của thị trường, các công ty truyền thông quảng cáo cho sự kiện liên tiếp được thành lập và “tấn công” vào thị trường Việt Nam trong những năm gần đây (Hoàng Anh, 2023)

Việc lựa chọn các công ty về giải pháp marketing sự kiện bên ngoài hay sử dụng chính nhân lực mảng marketing của công ty sẽ tùy thuộc vào nhu cầu sự kiện cũng như quy mô tổ chức của công ty Đối với các công ty nhỏ, các sự kiện được tổ chức không thường xuyên và với quy mô không quá lớn thì các doanh nghiệp thường lựa chọn giải pháp là đội ngũ marketing của chính công ty Với lựa chọn này doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí cũng như đảm bảo rằng người thực hiện các chiến lược truyền thông hiểu khá rõ về văn hóa của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp lớn và các sự kiện lớn đòi hỏi hiệu quả truyền thông cao cũng như tính chuyên nghiệp trong từng khâu vận hành, thì các doanh nghiệp này thường lựa chọn các công ty bên ngoài chuyên cung cấp những giải pháp về marketing cho Sự kiện để quảng bá sự kiện tốt hơn Các công ty cung cấp dịch vụ marketing cho sự kiện thường sẽ luôn cập nhật những thông tin, kỹ thuật mới trong

Nguyễn Thị Ngọc Thư quảng bá và tiếp thị sự kiện, họ thường có đầy đủ trang thiết bị chuyên nghiệp giúp các sự kiện quy mô từ vừa đến lớn vận hành suôn sẻ (AZevent, 2023)

2.2.5 Các công cụ hỗ trợ Marketing Sự kiện: a Banner, Poster, Backdrop, Flyer, Phướn dọc: Đây là các công cụ giúp truyền thông cho sự kiện được sử dụng phổ biến trong hầu hết các sự kiện Banner và các Poster, Backdrop với kích thước lớn thường chứa các thông tin quan trọng và được đặt ở các vị trí quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện Những công cụ này giúp khán giả dễ dàng theo dõi các thông tin về sự kiện và ghi nhớ về sự kiện ngay cả khi nó đã kết thúc (Skyenter, 2019) b Các phương tiện truyền thông đại chúng: Đối với các sự kiện mà người tham gia mục tiêu sự kiện hướng đến là những người dành nhiều thời gian trên internet thì các phương tiện truyền thông đại chúng đóng vai trò rất quan trọng trong việc quảng bá sự kiện (Trúc Mai, 2019)

Giới thiệu tổng quan về sự kiện Hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng Thịt Gà Mỹ” và Cuộc thi “Thử thách món ngon từ Thịt Gà Mỹ”

Gà Mỹ” và Cuộc thi “Sáng tạo món ngon từ Thịt Gà Mỹ”

- Tạo cơ hội cho sinh viên được giao lưu ẩm thực với đại diện Hiệp Hội Gà

- Tạo cơ hội cho sinh viên tìm hiểu về thịt gà Mỹ Hoa Kỳ và các nguyên tắc vệ sinh an toàn thực phẩm Từ đó sinh viên nắm bắt được các nguyên tắc đảm bảo chất lượng món ăn cơ bản và kết hợp với nguyên liệu gà Mỹ trong chế biến món ăn

- Tạo cơ hội cho sinh viên phát huy kỹ năng nấu nướng với nguyên liệu gà

Mỹ thông qua cuộc thi cấp trường

- Góp phần mang những hình ảnh về ngành Quản trị Nhà hàng và Dịch vụ ăn uống tại trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM đến với sinh viên những ngành khác

- Vòng 1_Hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng Thịt gà Mỹ”: 7h30 -11h30, thứ 6 ngày 5/5/2023, địa điểm: Hội trường lớn (Khu A)

- Vòng 2 _Cuộc thi “Sáng tạo món ngon từ Thịt Gà Mỹ”: 13h30 – 16h30, thứ 6 ngày 5/5/2023, địa điểm: Xưởng Thực hành BM Quản trị Nhà hàng

2.3.3 Thành phần tham gia Đại diện Ban chủ nhiệm Khoa Thời trang & Du Lịch: Thầy Nguyễn Tuấn Anh, Trưởng khoa

Bộ môn Quản trị Nhà hàng:

+ Cô Lê Mai Kim Chi, Trưởng Bộ môn

+ Cô Hà Thị Huế, Phó Bộ môn

+ Cô Phạm Thị Hưng, Giảng viên

+ Cô Nguyễn Thị Thanh Nhân, Giảng viên

+ Thầy Lương Thế Bảo, Giảng viên

+ Thầy Đinh Hoàng Anh Tuấn, Giảng viên

+ Thầy Nguyễn Lâm Khang, Giảng viên thỉnh giảng

Khách mời Hiệp Hội Gà Mỹ Hoa Kỳ: 4 thành viên

+ Bà Phương Đặng, Trưởng văn phòng đại diện USAPEEC tại Việt Nam + Ms.Anna Vũ, Đại diện văn phòng liên lạc Hiệp hội Potatoes USA tại Việt Nam

+ Thông dịch viên Nguyễn Hoa Chơn

+ Vòng 1: 120 sinh viên tham dự hội thảo gồm có SV ngành Quản trị Nhà hàng và Dịch vụ ăn uống K20NH, K21NH, K22NH và SV ngành khác

+ Vòng 2: 60 thí sinh tham gia cuộc thi (30 đội) dự kiến

- Thầy Nguyễn Tuấn Anh, Trưởng Khoa

- Cô Lê Mai Kim Chi, Trưởng BM

- Cô Hà Thị Huế, Phó BM

- Thầy Lương Thế Bảo, Giảng viên BM

- Thầy Đinh Hoàng Anh Tuấn, Giảng viên BM

- Thầy Nguyễn Ngọc Phước, Giảng viên thỉnh giảng

PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MARKETING CỤ THỂ CHO SỰ KIỆN

Sơ đồ xây dựng kế hoạch Marketing cho sự kiện

Để hoạt động marketing cho sự kiện diễn ra một cách thuận lợi và suôn sẻ thì người thực hiện cần phải có một kế hoạch tổng quát cho marketing cho sự kiện

Vì vậy, nhóm nghiên cứu đã lập sơ đồ các giai đoạn và công việc tổng quát cho từng giai

Giai đoạn 1: Đánh giá và phân tích Ở giai đoạn 1, nhóm nghiên cứu tiến hành phân tích sự kiện từ đó xác định các mục tiêu marketing mà sự kiện hướng đến (Số lượt đăng ký tham gia, số lượt tương tác,…) Trong khoảng thời gian đầu tiên này, nhóm tiến hành phân tích các yếu tố ảnh hướng đến sự kiện như (chi phí, yêu cầu nhà tài trợ, yêu cầu của Bộ môn,…) Từ đó, lập ra danh sách các công việc mà marketing cần làm cho sự kiện

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch Ở giai đoạn 2, dựa theo danh sách công việc đã lập nhóm nghiên cứu tìm kiếm các chiến lược marketing phù hợp với sự kiện Qua đó lập được kế hoạch marketing chi tiết cho sự kiện

Sơ đồ 3 1 Sơ đồ xây dựng kế hoạch Marketing cho sự kiện

Giai đoạn 3: Thực hiện Ở giai đoạn 3, nhóm nghiên cứu bắt tay vào làm các công việc cụ thể của kế hoạch marketing cho sự kiện như: thiết kế bộ nhận diện sự kiện, thiết kế các ấn phẩm truyền thông, đăng bài quảng bá, ghi hình sự kiện,…

Cùng với việc tìm kiếm và liên hệ các kênh truyền thông hỗ trợ cho sự kiện và nhà cung cấp in ấn các sản phẩm truyền thông, nhóm nghiên cứu tiến hành lập bảng dự trù chi phí cho sự kiện

Giai đoạn 4: Ở giai đoạn cuối, nhóm nghiên cứu tập trung phân tích và đánh giá hiệu quả marketing của sự kiện thông qua hiệu quả về truyền thông và khảo sát người xem

Từ đó, rút ra những kết luận chung cho kế hoạch marketing và rút kinh nghiệm.

Triển khai công việc trong từng giai đoạn theo sơ đồ xây dựng kế hoạch

3.2.1 Triển khai công việc trong giai đoạn 1:

3.2.1.1 Xác định mục tiêu marketing cho sự kiện: Để một sự kiện được tổ chức thành công cần có những mục tiêu cụ thể từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện một cách chặt chẽ và hợp lý Để làm được điều này, đòi hỏi các khâu trong sự kiện đều phải được lên kế hoạch với những mục tiêu cụ thể mà những mục tiêu đó phải dựa trên mục tiêu của sự kiện nhầm đảm bảo cho sự kiện được diễn ra theo dự kiến

Sơ đồ 3 2 Các bước xác định mục tiêu marketing sự kiện

Thuyết minh sơ đồ: Để xác định được mục tiêu của marketing sự kiện, người thực hiện cần phải phân tích & tìm hiểu kỹ những mục tiêu mà sự kiện đề ra Sau đó, tiến hành phân tích các yếu tố sẽ tác động đến sự kiện cũng như marketing sự kiện Thông qua các yếu tố đã phân tích, người thực hiện cần tiến hành đánh giá và phân loại từng mục tiêu theo mức độ: mục tiêu phụ và mục tiêu chính Từ đó, có thể dựa theo các mục tiêu này để làm nền tảng xây dựng kế hoạch marketing phù hợp

3.2.1.2 Phân tích và xác định các công việc cần thực hiện trong từng mục tiêu marketing đề ra

Sau khi đã xác định được mục tiêu, việc tiếp theo là xây dựng bảng kế hoạch gồm những công việc cụ thể đáp ứng những mục tiêu đề ra, để xác định được những công việc đó cần trải qua quá trình phân tích và đánh giá các mục tiêu, dưới đây là sơ đồ xây dựng bảng công việc cụ thể theo mục tiêu marketing sự kiện:

Sơ đồ 3 3 Các bước xác định công việc cụ thể theo mục tiêu marketing

Khi đã xác định được mục tiêu marketing cụ thể dựa trên mục tiêu sự kiện, để xác định được những chiến lược marketing phù hợp cần phân tích những mục tiêu đã đề ra, nắm được những yếu tố tác động đến từng mục tiêu, cũng như những yếu tố then chốt quyết định sự thành công của từng mục tiêu, để đưa ra những phương án phù hợp nhất Trong những mục tiêu marketing sẽ có những mục tiêu quan trọng được ưu tiên thực hiện và những mục tiêu phụ, sau khi phân tích mục tiêu, cần tiến hành phân loại mục tiêu để đảm bảo thực hiện một cách có hiệu quả tránh sai sót Sau khi phân tích và phân loại được mục tiêu, bước tiếp theo là xác định những công việc cần thực hiện để hoàn thành từng mục tiêu từ đó có sự tính toán và phân chia công việc theo thời gian phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu mà sự kiện đề ra, từ đó đưa ra bảng công việc vụ thể cho mục tiêu marketing sự kiện

3.2.2 Triển khai công việc trong giai đoạn 2:

3.2.2.1 Phân tích và xác định các chiến lược marketing phù hợp:

Hiện nay có rất nhiều chiến lược marketing được sử dụng để truyền thông cho sự kiện có thể kể đến như: tiếp thị video, sử dụng công cụ livestream, tiếp thị bằng email,… Việc xác định được chiến lược marketing là bước quan trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch marketing bởi mỗi một sự kiện sẽ có những cách thức quảng bá và tiếp người tham gia một cách khác nhau, để xác định được chiến lược Marketing phải dựa trên những mục tiêu, nhiệm vụ mà sự kiện đề ra, kết hợp với việc phân tích và đưa ra những chiến lược marketing phù hợp

Sơ đồ 3 4 Các bước xác định chiến lược marketing cụ thể

Việc xác định chiến lược marketing sẽ diễn ra sau khi thiết lập được kế hoạch marketing cụ thể theo thời gian (trước, trong, sau sự kiện) Ở mỗi giai đoạn của sự kiện sẽ có những mục tiêu khác nhau, chẳng hạn như trước sự kiện, mục tiêu đề ra là thu hút đủ số lượng người tham gia dự kiến, để làm được điều này kế hoạch marketing có nhiệm vụ đưa ra chiến lược phù hợp, cũng như những nhiệm vụ cụ thể trong kế hoạch marketing

3.2.2.2 Lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động marketing sự kiện:

Hoạt động marketing cho sự kiện là một hoạt động lớn bao hàm nhiều công việc nhỏ bên trong Người thực hiện cần có một kế hoạch chi tiết cho hoạt động

Nguyễn Thị Ngọc Thư marketing cho sự kiện để có thể thuận tiện hơn trong việc kiểm soát công việc và theo dõi tiến độ trong quá trình thực hiện

Sơ đồ 3 5 Các bước lập bảng kế hoạch marketing chi tiết cho sự kiện Thuyết minh sơ đồ: Để lập được bảng kế hoạch marketing chi tiết cho sự kiện, nhóm nghiên cứu tiến hành tổng hợp các nhiệm vụ cần thực hiện, sau đó phân loại và sắp xếp các công việc này theo giai đoạn và thời gian phù hợp

3.2.3 Triển khai công việc giai đoạn 3:

3.2.3.1 Thiết kế các ấn phẩm truyền thông cho sự kiện: Để thiết kế các ấn phẩm truyền thông cho sự kiện, người thực hiện cần phải có sự nghiên cứu kỹ càng về màu sắc chủ đạo của nhà tài trợ và cuộc thi, các yêu cầu của cuộc thi,

Sơ đồ 3 6 Các bước thiết kế ấn phẩm truyền thông cho sự kiện

Thuyết minh sơ đồ: Để thiết kế ấn phẩm truyền thông cho sự kiện, nhóm nghiên cứu tiến hành nghiên cứu và phân tích màu sắc chủ đạo mà sự kiện hướng đến Kết hợp với những yêu cầu và gợi ý từ Bộ môn cũng như Nhà tài trợ, nhóm tiến hành vẽ các bản phác thảo của logo, standee, backdrop và poster của sự kiện Chọn mẫu phù hợp và vẽ bằng các phần mềm chuyên dụng như AI, PTS, Corel,…

3.2.3.2 Dựng các video sử dụng trong sự kiện:

Video là một trong những công cụ hữu hiệu cho công việc marketing sự kiện, để chuẩn bị cho các video sử dụng trong sự kiện, nhóm nghiên cứu đã thực hiện theo các bước như sau

Sơ đồ 3 7 Các bước dựng video cho hoạt động marketing sự kiện

Thuyết minh sơ đồ: Để dựng video sử dụng cho hoạt động marketing sự kiện, người thực hiện cần hiểu rõ nội dung của sự kiện Thông qua việc xác định mục đích sử dụng của video để viết kịch bản phù hợp Từ đó, tiến hành thu thập các nguồn tài nguyên như: hình ảnh, video tư liệu, thông tin,… để tiến hành dựng video bằng các phần mềm và công cụ chuyên dụng

3.2.3.3 Viết các bài đăng marketing sự kiện:

Bài đăng trên các nền tảng xã hội được xem là một công cụ hữu ích cho việc marketing sự kiện Để thực hiện được công việc này, nhóm nghiên cứu đã lập sơ đồ các bước cơ bản để hoàn thành một bài đăng như sau:

Sơ đồ 3 8 Các bước viết bài đăng cho sự kiện Thuyết minh sơ đồ: Để viết nội dung bài đăng marketing cho sự kiện, nhóm nghiên cứu tiến hành phân tích nội dung của sự kiện và xác định mục tiêu cụ thể của từng bài đăng Kết hợp với việc nghiên cứu kỹ đối tượng mục tiêu mà sự kiện đang hướng đến, các xu hướng đang diễn ra trên mạng xã hội Thông qua các thông tin đó, nhóm tiến hành viết các bài đăng marketing cho sự kiện và chuẩn bị các hình ảnh đi kèm với bài đăng

3.2.3.4 Liên hệ các kênh truyền thông hỗ trợ marketing cho sự kiện:

Sau đây là các bước liên hệ kênh truyền thông hỗ trợ marketing sự kiện

Sơ đồ 3 9 Các bước liên hệ hỗ trợ truyền thông cho sự kiện

KẾT QUẢ XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH

Kết quả phân tích và xác định mục tiêu sự kiện

Sau quá trình phân tích, xác định và thực hiện những mục tiêu marketing được đề ra trong kế hoạch marketing cho sự kiện, nhóm nghiên cứu thu được những kết quả cụ thể, đánh giá một cách tương đối mức độ hiệu quả, cũng như những thành công đạt được sau quá trinh thực hiện triển khai kế hoạch theo mục tiêu marketing, dưới đây là kết quả phân tích và thực hiện mục tiêu marketing cho sự kiện:

Bảng 4 1 Kết quả phân tích, xác định và thực hiện mục tiêu marketing sự kiện

STT Mục tiêu sự kiện Mục tiêu

Marketing Kết quả thực hiện

1 - Tạo sự tò mò, thu hút người theo dõi sự kiện

- Thu hút sự quan tâm, tò mò về sự kiện

- Gia tăng lượt tương tác và thu hút người theo dõi cho kênh truyền thông chính của sự kiện

+ Trang Fanpage Sinh viên Bộ môn Quản trị Nhà hàng và Dịch vụ ăn uống ĐH SPKT

- Số lượt xem video Trailer : 1.800

- Số lượng sinh viên tham gia minigame : 42 sinh viên

- Số lượt tiếp cận Trang Fanpage Bộ môn tăng : 8.488 lượt

2 - Đạt được 120 sinh viên đăng ký tham gia sự kiện

- Thu hút đủ số lượng người tham gia sự kiện

- Số lượng sinh viên đăng ký tham gia Hội thảo :

- Số lượng sinh viên đăng ký tham gia Cuộc thi : 60 sinh viên ( 30 đội thi )

3 - Góp phần mang những hình ảnh về ngành Quản trị

Dịch vụ ăn uống tại trường Đại học Sư

TP.HCM đến với sinh viên những ngành khác

- Góp phần quảng bá hình ảnh ngành Quản trị Nhà hàng với sinh viên Trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM

- Các bài đăng trên Trang Fanpage Sinh viên Bộ Môn Quản trị Nhà hàng và Dịch vụ ăn uống , duy trì được lượt tương tác ở mức ổn định từ 121 đến

Thông qua việc thực hiện những mục tiêu marketing thu được kết quả như sau: thành công thu hút 120 sinh viên đăng ký tham gia sự kiện thông qua bài đăng trailer với 1.800 lượt xem trên kênh truyền thông sự kiện, có thể thấy được việc sử dụng video để marketing là một chiến lược marketing hiệu quả, tối ưu và tiết kiệm thời gian Ngoài ra, với mục tiêu đưa hình ảnh về ngành QTNH đến gần hơn với sinh viên tại Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM thông qua những bài đăng trong xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện, đã thu hút được số lượt tương tác ổn định hơn

1.000 lượt tương tác, cho thấy việc sử dụng hình ảnh để truyền tải nội dung thay vì những văn bản khô khan, cứng nhắc, hình ảnh/video sẽ giúp người xem dễ dàng tiếp cận, và thu thập thông tin sự kiện một cách có hiệu quả hơn.

Kết quả phân tích và xác định các công việc cần làm của Marketing

Bảng 4 2 Xác định công việc của marketing sự kiện

Stt Nhiệm vụ Công việc cụ thể Ghi chú

Xây dựng hình ảnh chủ đạo - Case visual cho sự kiện Phân tích - phác thảo bố cục của các ấn phẩm truyền thông:

Phân tích chủ đề sự kiện, bộ nhận diện thương hiệu của nhà tài trợ về màu sắc và hình ảnh chủ đạo Phác thảo tay các bản vẽ Logo

Standee, Poster, Backdrop Phác thảo bằng phần mềm (Corel) các bản vẽ Logo, Standee, Poster, Backdrop, lên màu cho các thiết kế Gửi mẫu Logo, Standee, Poster,

Backdrop cho nhà tài trợ duyệt Duyệt và hoàn thiện lần cuối các bản vẽ Logo, Standee, Poster,

Lập danh sách số lượng ấn phẩm truyền thông cần in ấn

Thống nhất về hình ảnh và số lượng ấn phẩm truyền thông của sự kiện Nhận file hình ảnh sticker Logo từ

Tìm kiếm nhà in ấn

Gửi nội dung in ấn cho nhà cung cấp

Nhận các bản in ấn: Backdrop, Standee, Logo của sự kện và tiến hành kiểm tra

Bàn giao hóa đơn cho ban tài chính sự kiện

Bàn giao các ấn phẩm truyền thông của sự kiện cho nhóm layout

3 Lập bảng dự trù chi phí

Xác định các chi phí cần phải sử dụng và lập bảng dự trù các chi phí cho hoạt động marketing sự kiện

Xây dựng ý tưởng nội dung video marketing cho sự kiện: Kết cấu nội dung video trailer; Kết cấu nội dung video review sự kiện;

Lên ý tưởng cho nội dung các video Thu thập hình ảnh và thông tin về các chef

Dựng video Trailer cho sự kiện +

Dựng video giới thiệu chef Norbert

Dựng video giới thiệu Ban giám khảo

Duyệt và hoàn thiện video lần cuối Đăng video trailer - Bàn giao 02 video giới thiệu cho nhóm tổ chức sự kiện

Xây dựng nội dung và timeline bài đăng quảng bá sự kiện

Lập danh sách bài đăng cần sử dụng để quảng bá sự kiện

Lên ý tưởng về các nội dung tổng quát của từng bài đăng

Thiết kế hình ảnh đi kèm với các bài đăng

Viết content chính thức cho các bài đăng

Kiểm tra lần cuối nội dung và hình ảnh của các bài đăng Đăng bài đăng theo timeline đã đặt ra

6 Liên hệ kênh hỗ trợ truyền thông

Trình bày lý do và xin phép Bộ môn sử dụng Fanpage Bộ môn cho việc đăng các bài đăng quảng bá sự kiện

Thuê người quay phim và chụp hình cho sự kiện

Liên hệ thuê người quay video và chụp hình cho sự kiện

Viết kịch bản cho cho người quay video và chụp hình trong sự kiện Duyệt kịch bản và gửi kịch bản cho người quay và chụp hình

8 Tổng hợp chi phí marketing cho sự kiện

Thực hiện kết toán các chi phí sử dụng trong quá trình thực hiện Gửi bản báo cáo tài chính + hóa đơn của sự kiện cho ban tài chính sự kiện

Dựa vào việc xác định rõ các nhiệm vụ mà Marketing sự kiện cần làm, nhóm nghiên cứu cũng xác định được các công việc cụ thể cần thực hiện để hoàn thành những nhiệm vụ đã đề ra Thông qua việc xác định và lập danh sách rõ ràng, các công việc sẽ không bị bỏ sót hay chồng chéo trong quá trình thực hiện.

Kết quả phân tích và xác định các chiến lược marketing phù hợp

Hiện nay có rất nhiều chiến lược marketing được sử dụng để truyền thông cho sự kiện có thể kể đến như: tiếp thị video, sử dụng công cụ livestream, tiếp thị bằng email,… Việc xác định được chiến lược marketing là bước quan trọng trong

Nguyễn Thị Ngọc Thư quá trình xây dựng kế hoạch marketing bởi mỗi một sự kiện sẽ có những cách thức quảng bá và tiếp người tham gia một cách khác nhau Đối với sự kiện Hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng Thịt gà Mỹ” và Cuộc thi “Sáng tạo món ngon từ Thịt gà Mỹ” nhóm nghiên cứu chia chiến lược marketing cho sự kiện thành 3 giai đoạn là: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện Và lập chiến lược marketing theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 4 1 Chiến lược Marketing sự kiện theo giai đoạn cụ thể

Kết quả lập kế hoạch chi tiết cho Marketing sự kiện

Kết hợp giữa danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện và chiến lược marketing sự kiện theo giai đoạn, nhóm nghiên cứu đã lập bảng kế hoạch công việc chi tiết theo thời gian như sau:

Bảng 4 3 Bảng kế hoạch công việc chi tiết theo thời gian

Việc thiết lập một bảng kế hoạch chi tiết với thời gian cụ thể sẽ đảm bảo quá trình triển khai thực hiện cũng như kiểm tra đánh giá Để tranh bỏ sót những nội dung công việc quan trọng ảnh hưởng đến quá trình thực hiện tổ chức sự kiện, cũng như tránh những vấn đề phát sinh không mong muốn, chảng hạn như do thiếu sót trong khâu dựng video, chọn lọc hình ảnh nên nội dung video, hình ảnh bị thiếu, sai lệch với thực tế làm ảnh hưởng đến người tham gia Chính vì vậy, việc thiết lập và cụ thể hóa các nội dung công việc trong kế hoạch marketing cho toàn bộ sự kiện là vô cùng cần thiết

Kết quả thiết kế các ấn phẩm truyền thông cho sự kiện

4.5.1 Thiết kế hoàn thiện các ấn phẩm truyền thông cho sự kiện:

Bảng 4 4 Kết quả thiết kế các ấn phẩm truyền thông cho sự kiện

STT Nội dung thực hiện Ý tưởng thiết kế Hình ảnh phác thảo

- Lấy ý tưởng từ những dụng cụ của người đầu bếp

- Thiết kế hướng đến mục để dễ nhìn, dễ nhớ thậm chí có thể vẽ lại nên nhóm nghiên cứu sử dụng thiết kế 2D

- Màu sắc chủ đạo: cam; cam là tông màu nóng, tượng trưng cho ngọn lửa nhiệt huyết của đam mê nấu ăn và học hỏi

- Theo yêu cầu màu sắc của Bộ môn và Nhà tài trợ: xanh, đỏ

- Cờ Mỹ là thiết kế gợi nhắc đến nơi xuất xứ của nguyên liệu đặc biệt mà chương trình cung cấp

- Các nội dung về tên, nội dung hội thảo, các phần quà giúp làm nổi bật sự kiện

- Thống nhất với standee hội thảo về màu sắc và bố cục

4 vị giám khảo chuyên nghiệp tăng tính hấp dẫn của cuộc thi

- Lấy cảm hứng từ các dụng cụ nhà bếp làm nền mờ

- Màu sắc chủ đạo: xanh đỏ

- Nội dung bao gồm: Logo, tên sự kiện, thời gian

- Màu chủ đạo: xanh, đỏ

- Hình ảnh chủ đạo: cờ mỹ và các món ăn

- Nội dung: logo, tên sự kiện

Theo khảo sát đánh giá về các ấn phẩm truyền thông trong một sự kiện, khi được hỏi những yếu tố nào dẫn đến quyết định đăng ký tham gia một sự kiện, có 85% người tham gia trả lời rằng họ quyết định tham gia sự kiện là bởi vì những thiết kế của sự kiện như poster, banner, backdrop, các thiết kế ấn tượng và cách sử dụng màu sắc phù hợp sẽ ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng ban đầu từ đó dẫn đến quyết định có tham gia sự kiện đó hay không Tác giả Trần Tiến Duy chia sẻ trong bài đăng về “Ý nghĩa của các thiết kế trong truyền thông sự kiện” đăng ngày 23/12/2022

Chính vì lí do đó, mà việc thiết kế các ấn phẩm như : logo, poster, standee, background, cho sự kiện cần có sự chỉnh chu, đầu từ, làm sao vừa thể hiện được thông điệp sự kiện mà còn đáp ứng nhu cầu thẩm mỹ, màu sắc hài hòa và bắt mắt, cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng

4.5.2 Danh sách số lượng in ấn các ấn phẩm truyền thông của sự kiện: Để thuận tiện trong quá trình thiết kế và in ấn, sau khi đã có những phác thảo về các ấn phẩm, tiến hành lập bảng danh sách gồm: số lượng, kích cỡ, chất liệu, cũng như những yêu cầu khi tiến hành in ấn các thiết kế cho sự kiện

Dựa theo số lượng yêu cầu của Bộ môn và Nhà tài trợ về số lượng Standee là 2 (1 hội thảo, 1 cuộc thi), số lượng backdrop là 1 (backdrop cuộc thi), và các công cụ dụng cụ cần dán sticker, logo của Nhà tài trợ, nhóm nghiên cứu đã lập bảng sau:

Bảng 4 5 Bảng số lượng ấn phẩm truyền thông cần in cho sự kiện

STT Trang thiết bị/dụng cụ

1 Backdrop sân khấu 250x400cm 1 Chất liệu Hiflex chừa biên mỗi cạnh 10cm

2 Standee sự kiện 180x80cm 2 Chất liệu PP, đục lỗ

4 Logo USAPEEC 5x4.3cm 350 In decal, bế thành phẩm

5 Logo SOYBEAN 5x2cm 350 In decal, bế thành phẩm

6 SBD đội thi Hình tròn đường kính 7cm

150 In decal, bế thành phẩm

7 Bảng tên BTC 54x85mm 25 In giấy C300, in 2 mặt

Kết quả tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ in ấn cho hoạt động Marketing sự kiện

Sau khi đã có bảng danh sách các ấn phẩm cần được in nhóm đã tiến hành công việc tìm nhà cung cấp dịch vụ in ấn với mức giá phù hợp như: Công ty in ấn 2H ( Địa chỉ: 1A Đào Trinh Nhất, Phường Linh Tây, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh), Công ty TNHH In nhanh Thủ Đức (Địa chỉ: C705 Quốc lộ 1A, Tổ 11, Khu

Phố 5, Phường Linh Trung, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh), Công ty TNHH SX – XD & DV In Vĩnh Trị (Địa chỉ: Số 26, Đường 20, P Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức, TP HCM),… Sau cùng, nhóm quyết định chọn công ty Vĩnh Trị làm nhà cung cấp in ấn, gia công các ấn phẩm truyền thông sự kiện, với mức giá phù hợp với mức chi phí dự trù mà kế hoạch đề ra, cùng với chất lượng in ấn đảm báo uy tín.

Kết quả dựng các video sử dụng trong sự kiện

4.7.1 Lập danh sách các video cần sử dụng trong sự kiện:

Theo yêu cầu từ Bộ môn & Nhà tài trợ cũng như theo kế hoạch marketing sự kiện của nhóm đã lập ra được danh sách các video cần sử dụng trong sự kiện như sau:

Bảng 4 6 Danh sách các video sử dụng trong sự kiện

Stt Tên video Mô tả Nội dung chính Ghi chú

Video giới thiệu sự kiện

- Đăng tải Fanpage Bộ môn

Giới thiệu sơ lược về cuộc thi

- Mini game đoán tên cuộc thi

Sử dụng trong hội thảo

Giới thiệu các thông tin thú vị về Chef Norbert Ehrbar

Sử dụng trong cuộc thi

Giới thiệu các thông tin thú vị về những vị giám khảo

4 Video Tổng kết sự kiệ

Sử dụng trong marketing sau sự kiện

Tổng kết lại những khoảnh khắc đẹp của sự kiện

4.7.2 Kết quả hoàn thiện video:

Bảng 4 7 Kết quả thực hiện video

Stt Tên video Kết quả thực hiện Ghi chú

1 Video Trailer - Giới thiệu sự kiện

3 Video Giới thiệu Ban giám khảo

4 Video Tổng kết sự kiện

Thông qua việc lập danh sách các video cần thực hiện, kết hợp với kế hoạch chương trình chi tiết trước đó Nhóm thực hiện không bị bỏ sót bất cứ công việc nào, và cập nhật một cách dễ dàng những nội dung và yêu cầu để cho ra những video chất lượng, có thể sử dụng cho hoạt động marketing sự kiện

Kết quả viết các bài đăng cho hoạt động Marketing sự kiện

4.8.1 Lập danh sách các bài đăng sử dụng trong hoạt động Marketing sự kiện:

Dựa vào các yêu cầu của Bộ môn & Nhà tài trợ, kết hợp với những mục tiêu cũng như nhiệm vụ của marketing sự kiện Nhóm nghiên cứu tiến hành lập bảng danh sách các bài đăng cần sử dụng trong sự kiện theo thời gian cụ thể như sau:

Bảng 4 8 Danh sách bài đăng cần sử dụng cho hoạt động marketing sự kiện

Thông qua việc lập danh sách chi tiết các bài đăng gồm yêu cầu, nội dung cũng như thời gian thực hiện, nhóm sẽ dễ dàng hơn trong khâu tiếp nhận công việc và hoàn thành công việc đúng theo yêu cầu cũng như thời hạn

4.8.2 Kết quả liên hệ các kênh hỗ trợ truyền thông sự kiện: Để có thể đăng các bài đăng quảng bá sự kiện lên Fanpage Bộ môn, nhóm đã viết đơn xin phép Bộ môn Quản trị Nhà hàng như sau:

Hình 4 1 Đơn xin phép sử dụng Fanpage Bộ Môn quảng bá sự kiện

Kết quả hoàn thiện bài đăng sử dụng cho hoạt động Marketing sự kiện

Bảng 4 9 Kết quả thực hiện bài đăng cho hoạt động marketing sự kiện

Giai đoạn Tiêu đề Ngày đăng tải

Lượt like : 147 Lượt xem : 1.800 Công bố

Poster sự kiện, mở cổng đăng ký tham gia sự kiện

Lượt like và tương tác : 54

Trong sự kiện Đếm ngược 24h đóng link đăng ký tham gia

Công bố danh sách tham gia chính thức

Những điều cần lưu ý thi tham gia chương trình

Cập nhật 3 món ăn Chef Demo tại Hội Thảo

Công bố danh sách các đội thi giành giải thưởng

Bài đang video review sự kiện

Sau quá trình xây dựng và thực hiện một cách có hệ thống các bài đăng nhằm hỗ trợ truyền thông cho sự kiện, trải qua 8 bài đăng Bài đăng công bố Poster sự kiện có số lượt tiếp cận cao nhất 6.448, nhờ vào bài đăng trước đó về video trailer sự kiện đã gây được sự chú ý, tò mò cho người xem, giúp cho bài đăng công bố sự kiện có được lượt tiếp cận cao do những người xem có nhu cầu muốn biết những thông tin cụ thể của sự kiện thông qua bài đăng và poster sự kiện Bài đăng có lượt tiếp cận thấp nhất là bài đăng “Những khoảnh khắc đáng nhớ trong sự kiện” với 263 lượt tiếp cận do nội dung bài đăng gồm những hình ảnh, video trong sự kiện, chỉ những người đã tham gia mới có hứng thú muốn nhìn lại những khoảnh khắc đẹp, do đối tượng mà bài đăng hướng đến là những người có tham gia sự kiện, có nhu cầu xem lại sự kiện Ngoài ra, những bài đăng khác về sự kiện cũng thu hút số lượt tiếp cận tương đối ổn định, nhờ vào việc sử dụng kết hợp nhiều hình thức truyền tải nội dung đa dạng như sử dụng video/hình ảnh minh họa giúp người xem tiếp nhận thông tin một cách dễ dàng

Theo chia sẻ của CEO Trần Thanh Yến Cty Phần mềm và truyền thông Vân Tây chia sẻ trong bài đăng ngày 03/07/2020 về content marketing trên fanpage - Theo khảo sát cho thấy, những bài đăng marketing trên các kênh truyền thông như trang fanpge, website,… của một sự kiện có nội dung phù hợp, tạo ấn tượng cho người đọc chiếm tới 75 – 90 % quyết định tham gia một cuộc thi hay bất kỳ sự kiện nào Ngoài ra, việc kết hợp sử dụng hình ảnh, video thay vì những bài viết khô khan cứng nhắc cũng giúp người xem dễ dàng tiếp cận với những nội dung mà sự kiện mang đến Theo một khảo sát của Facebook cho thấy mỗi ngày có hơn

8 tỷ video được xem và lượng tương tác với nội dung video đạt 6,55% trên tổng số lượt tiếp cận, cao hơn 5,22% so với những bài đăng chỉ có nội dung bài viết mà không có hình ảnh hay video đi kèm.

Kết quả xác định bảng dự trù chi phí cho sự kiện

Thông qua các hoạt động marketing cho sự kiện mà nhóm sẽ thực hiện, nhóm đã lập ra bảng dự trù chi phí cho hoạt động marketing sự kiện như sau:

Bảng 4 10 Bảng dự trù chi phí cho hoạt động marketing sự kiện

Kết quả theo dõi tiến độ làm việc

Bảng 4.11 Bảng theo dõi và đánh giá mức độ công việc

Stt Nhiệm vụ Công việc cụ thể

Xây dựng hình ảnh chủ đạo -

Case visual cho sự kiện

Phân tích - phác thảo bố cục của các ấn phẩm truyền thông:

Phân tích chủ đề sự kiện, bộ nhận diện thương hiệu của nhà tài trợ về màu sắc và hình ảnh chủ đạo

Phác thảo tay các bản vẽ Logo Standee, Poster, Backdrop

Phác thảo bằng phần mềm (Corel) các bản vẽ Logo, Standee, Poster, Backdrop, lên màu cho các thiết kế

Gửi mẫu Logo, Standee, Poster, Backdrop cho nhà tài trợ duyệt

Duyệt và hoàn thiện lần cuối các bản vẽ Logo, Standee, Poster, Backdrop

Lập danh sách số lượng ấn phẩm truyền thông cần in ấn

Thống nhất về hình ảnh và số lượng ấn phẩm truyền thông của sự kiện

Nhận file hình ảnh sticker Logo từ Nhà tài trợ

Tìm kiếm nhà in ấn 24/04/23 24/04/23 100% Gửi nội dung in ấn cho nhà cung cấp 25/04/23 25/04/23 100%

Nhận các bản in ấn:

Backdrop, Standee, Logo của sự kện và tiến hành kiểm tra

Bàn giao hóa đơn cho ban tài chính sự kiện 26/04/23 26/04/23 100%

Bàn giao các ấn phẩm truyền thông của sự kiện cho nhóm layout

3 Lập bảng dự trù chi phí

Xác định các chi phí cần phải sử dụng và lập bảng dự trù các chi phí cho hoạt động marketing sự kiện

Xây dựng ý tưởng nội dung video marketing cho sự kiện:

Kết cấu nội dung video trailer; Kết cấu nội dung video review sự kiện;

Lên ý tưởng cho nội dung các video

Thu thập hình ảnh và thông tin về các chef

Dựng video Trailer cho sự kiện + Minigame

Dựng video giới thiệu chef Norbert Ehrbar

Dựng video giới thiệu Ban giám khảo

Duyệt và hoàn thiện video lần cuối 27/04/23 27/04/23 100% Đăng video trailer -

Bàn giao 02 video giới thiệu cho nhóm tổ chức sự kiện

Xây dựng nội dung và timeline bài đăng quảng bá sự kiện

Lập danh sách bài đăng cần sử dụng để quảng bá sự kiện

Lên ý tưởng về các nội dung tổng quát của từng bài đăng

Thiết kế hình ảnh đi kèm với các bài đăng

Viết content chính thức cho các bài đăng

Kiểm tra lần cuối nội dung và hình ảnh của các bài đăng

27/04/23 100% Đăng bài đăng theo timeline đã đặt ra

Liên hệ kênh hỗ trợ truyền thông

Trình bày lý do và xin phép Bộ môn sử dụng Fanpage Bộ môn cho việc đăng các bài đăng quảng bá sự kiện

Thuê người quay phim và chụp

Liên hệ thuê người quay video và chụp hình cho sự kiện

Nguyễn Thị Ngọc Thư hình cho sự kiện

Viết kịch bản cho cho người quay video và chụp hình trong sự kiện

Duyệt kịch bản và gửi kịch bản cho người quay và chụp hình

Tổng hợp chi phí marketing cho sự kiện

Thực hiện kết toán các chi phí sử dụng trong quá trình thực hiện

Gửi bản báo cáo tài chính + hóa đơn của sự kiện cho ban tài chính sự kiện

Thông qua việc kiểm tra và theo dõi tiến độ liên tục, các nhiệm vụ nhỏ trong kế hoạch marketing cho sự kiện luôn được hoàn thành đúng tiến độ và không bị bỏ sót bất cứ công việc nào.

Kết quả đánh giá hiệu quả truyền thông của sự kiện

Sau khi thực hiện thống kê các dữ liệu marketing cho sự kiện nhóm đạt được biểu đồ sau:

Sơ đồ 4 2 Tỷ lệ tương tác và tiếp cận qua các bài viết Thông qua sơ đồ, nhóm nghiên cứu rút ra nhận xét:

Lượt tương tác của bài đăng về trailer sự kiện ở mức tương đối cao 6.368 lượt tiếp cận và 1.260 lượt tương tác, chứng tỏ sự kiện đã gây được sự chú ý và quan tâm nhất định với người xem tạo sự hứng thú, tò mò muốn tìm hiểu thêm về sự kiện, từ đó làm động lực cho những bài đăng tiếp theo Ở những bài đăng tiếp theo có lượt tương tác trung bình nằm ở mức trên 1.600 lượt tiếp cận và 121 lượt tương tác, con số tuy có sự chênh lệch nhưng duy trì được sự ổn định, do lúc này sự kiện đã có những số lượng người đăng ký tham gia nhất định, vì vậy mục đích hướng đến của bài đăng là để thông báo những thông tin cần thiết về chương trình sự kiện đến thí sinh tham gia nên số lượt tương tác này chủ yếu xuất phát từ những người tham gia sự kiện Các con số trên cũng phần nào chứng minh được sự hiệu quả trong kế hoạch marketing thông qua các bài đăng marketing

Lượt tiếp cận Lượt tương tác

Sơ đồ tỷ lệ tương tác và tiếp cận các bài đăng trong sự

Kết quả khảo sát hiệu quả Marketing sự kiện thông qua người xem

Sơ đồ 4 3 Tỷ lệ khảo sát mức độ hiệu quả marketing sự kiện

Qua kết quả khảo sát sơ đồ 4.3 với 120 sinh viên tham gia trả lời khảo sát cho thấy Với câu hỏi về phương thức tiếp cận sự kiện có 73,3% câu trả lời là thông qua kênh truyền thông sự kiện, 23,3% thông qua giới thiệu từ thầy cô, bạn bè Câu hỏi về cảm nhận mức độ hiệu quả của các chiến lược marketing sự kiện có 20% đánh giá mức độ bình thường, 35% đánh giá mức độ tốt, 45% đánh giá mức độ rất tốt Câu hỏi đánh giá về chất lượng hình ảnh/video trong các bài đăng sự kiện có 19,95% đánh giá mức độ bình thường, 35% đánh giá mức độ tốt, 53% đánh giá mức độ rất tốt Câu hỏi về mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin trong các bài đăng sự kiện trên kêng truyền thông, có 20% đánh giá mức độ bình thường, 39,2% đánh giá mức độ tốt, 40,8% đánh giá mức độ rất tốt Câu hỏi về đánh giá cảm quan các ấn phẩm truyền thông sự kiện (logo, standee, poster, backdrop,…), có 18,5% đánh giá mức độ bình thường, 39,5% đánh giá mức độ tốt, 42% đánh giá mức độ rất tốt

Thông qua khảo sát cho thấy tỷ lệ người tham gia biết đến sự kiện thông qua kênh truyền thông sự kiện chiếm phần lớn hơn (73,3%), có thể thấy rằng việc lựa chọn chiến lược marketing trước sự kiện là sử dụng video trailer và đăng tải

Phương thức tiếp cận sự kiện Mức độ hiệu quả của các chiến lược marketing sự kiện

Chất lượng hình ảnh/video trong các bài đăng sự kiện

Mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin trong các bài đăng Đánh giá cảm quan về các ấn phẩm truyền thông sự kiện

Thông qua kênh truyền thông Thông qua thầy cô, bạn bè Đánh giá mức độ bình thường Đánh giá mức độ tốt Đánh giá mức độ rất tốt

Nguyễn Thị Ngọc Thư trên kênh truyền thông online có hiệu quả hơn việc quảng bá bằng hình thức truyền thống (quảng bá thông qua việc truyền thông tin từ bạn bè, thầy cô,…) Để đánh giá được mức độ hiểu quả của một kế hoạch marketing yếu tố quan trọng có thể kể đến là đánh giá từ những người tham gia trực tiếp, theo kết quả cho thấy có 35% sinh viên cảm thấy các chiến lược marketing của sự kiện ở mức rất tốt Điều này chứng tỏ các chiến lược marketing đã thực hiện trong sự kiện, cũng đã phần nào đạt hiệu quả, theo những mục tiêu đề ra như thú hút 120 sinh viên tham gia sự kiện, thành công trong quá trình truyền tải nội dung sự kiện Đối với việc sử dụng nội dung là các hình ảnh/video thay vì dùng những bài viết khô khan, cứng nhắc, thì việc cần chú trọng là chất lượng hình ảnh/video, thông qua khảo sát cho thấy 53,3% sinh viên đánh giá mức độ rất tốt về chất lượng hình ảnh/video trong bài đăng, cho thấy rằng việc đầu tư xây dựng những bài đăng chứa video/hình ảnh cần chú trọng hơn về chất lượng, vừa thể hiện tính chuyên nghiệp, cũng như sự chỉnh chu giúp người xem có cái nhìn tốt hơn về sự kiện Các bài đăng trên kênh truyền thông là chiến lược marketing được sử dụng trong xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện, đã đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu thông tin về sự kiện của người tham gia, cụ thể là 40,8% câu trả lời rằng nội dung các bài đăng truyền tải rất tốt các thông tin sự kiện mà họ cần Thay vì sử dụng hình thức marketing truyền thống như : phát tờ rơi, treo banner, phát poster sự kiện, thì việc sử dụng những bài đăng qua kênh truyền thông sẽ hiệu quả và tiếp cận được với nhiều người theo dõi hơn, đồng thời thông tin được đưa đến người xem cũng nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn Các ấn phẩm truyền thông là bộ mặt chính của sự kiện, nó thể hiện tinh thần và thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải, cũng như thu hút sự quan tâm và là công cụ nhận diện sự kiện cho những người tham gia Kết quả quả sát cho thấy có 42% sinh viên đánh giá các thiết kế (logo, poster, backdrop, standee,…) sự kiện ở mức độ rất tốt, cho thấy được thành công của việc thiết kế và truyền tải các ấn phẩm truyền thông sự kiện Hoàn thành mục tiêu marketing được đề ra.

Kết quả quản lý tài chính và thanh toán

Bảng 4 12 Chi phí thực tế marketing sự kiện

Thông qua bảng tổng hợp chi phí thực tế hình 4 , có thế thấy rằng tổng chi phí thực tế có sự chênh lệch với tổng chi phí dự trù, cụ thể là thấp 60.000 đồng Ở hạng mục standee, logo sự kiện có sự chênh lệch giá thực tế với giá dự kiến là 20.000 đồng, do quá trình bàn bạc và chọn lựa chất liệu in ấn, cũng như giá gia công sản phẩm có sự thương lượng và định lại giá Tuy nhiên, ở hạng mục backdrop sự kiện giá thực tế thấp hơn dự kiến là 120.000 đồng vì vậy mà, mặc dù có sự chênh lệch giá ở mục standee và logo nhưng tổng chi phí thực tế vẫn thấp hơn dự kiến, đảm bảo mức chi phí dự trù đặt ra

Định dạng
Số trang	100
Dung lượng	9,38 MB