Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh mtv cơ điện công trình

Đánh giá NVL trong khâu nhập kho Tùy theo doanh nghiệp tính VAT theo phƣơng pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có VAT hoặc không có VAT - Với nguyên vật liệu mua ngo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÒA BÌNH KHOA TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

TRẦN QUỲNH NHƯ – 510 KTK1

Ngành: Kế toán – Kiểm toán

Đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV Cơ Điện Công Trình”

GVHD: Th.S Nguyễn Thị Hằng

Hà nội, tháng 5 năm 2014

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẲN XUẤT 6

1.1 Cơ sở lý luận về NVL trong các DN sản xuất 6

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình SX 6

1.1.1.1 Khái niệm NVL 6

1.1.1.2 Đặc điểm NVL 6

1.1.1.3 Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất 6

1.1.2 Phân loại NVL 7

1.1.3 Đánh giá NVL 8

1.1.3.1 Các nguyên tắc vận dụng để đánh giá NVL 8

1.1.3.2 Đánh giá NVL trong khâu nhập kho 8

1.1.3.3 Đánh giá NVL trong khâu xuất kho 9

1.1.4 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL 11

1.1.5 Quy trình nhập và xuất kho NVL 12

1.2 Nội dung tổ chức kế toán NVL trong các DNSX 14

1.2.1 Chứng từ sử dụng 14

1.2.2 Kế toán chi tiết NVL 14

1.2.2.1 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 15

1.2.2.2 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 16

1.2.2.3 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư 17

1.2.3 Kế toán tổng hợp NVL 18

1.2.3.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 18

1.2.3.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 25

1.2.4 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 29

1.2.4.1 Điều kiện và giá trị trích lập 29

1.2.4.2 Phương pháp trích lập 30

1.2.5 Kiểm kê nguyên vật liệu 31

1.3 Các hình thức sổ kế toán 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ ĐIỆN CÔNG TRÌNH 41

2.1 Tổng quan về công ty TNHH MTV Cơ Điện Công Trình 41

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty 41

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 43

2.1.3 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty 45

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 47

2.1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm 2011, 2012 và định hướng phát triển trong tương lai 50

2.2 Đặc điểm tổ chức của công tác kế toán của công ty TNHH MTV Cơ Điện Công Trình 51

2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công Ty TNHH MTV Cơ Điện Công Trình 51

2.2.2 Đặc điểm hình thức sổ kế toán vận dụng tại Công Ty TNHH MTV Cơ Điện Công Trình 54

2.2.3 Chế độ và chính sách kế toán vận dụng tại công ty 56

2.2.3.1 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 56

2.2.3.2 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán 57

2.2.3.3 Tổ chức vận dụng sổ kế toán 58

2.2.3.4 Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán 58

2.3 Thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH MTV Cơ Điện Công

Trình 59

2.3.1 Đặc điểm và phân loại NVL tại Công ty 59

2.3.2 Yêu cầu quản lý NVL tại công ty 60

2.3.3 Đánh giá NVL tại công ty 60

2.3.2.1 Đánh giá với NVL nhập kho 60

2.3.3.2 Đánh giá với NVL xuất kho 61

2.3.4 Tổ chức quy trình nhập, xuất, kho NVL tại công ty 62

2.3.4.1 Tổ chức quy trình nhập kho NVL 62

2.3.4.2 Tổ chức quy trình xuất kho NVL 68

2.3.5 Kế toán chi tiết NVL tại Công ty 71

2.3.5.1 Chứng từ sử dụng 71

2.3.5.2 Phương pháp sử dụng 72

2.3.5.3 Sổ sách sử dụng 73

2.3.5.4 Ví dụ minh họa 73

2.3.6 Kế toán tổng hợp NVL tại công ty 81

2.3.6.1 Tài khoản sử dụng 81

2.3.6.2 Sổ sách sử dụng 81

2.3.6.3 Quy trình hạch toán 81

2.3.6.4 Ví dụ minh họa 82

2.3.7 Kiểm kê NVL tại công ty 88

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL CỦA CÔNG TY TNHH MTV CƠ ĐIỆN CÔNG TRÌNH 90

3.1 Đánh giá về công tác kế toán NVL tại công ty TNHH MTV Cơ Điện Công Trình: 90

3.1.1.Ưu điểm: 90

3.1.3 Nhược điểm 92

3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV Cơ Điện Công Trình 94 KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO 98

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Quy trình nhập kho NVL về mặt lý thuyết 9

Sơ đồ 1.2: Quy trình xuất kho NVL về mặt lý thuyết 10

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song 12

Sơ đồ 1.4: Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển NVL – CCDC 13

Sơ đồ 1.5: Phương pháp ghi sổ số dư 14

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) 18

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) 19

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) 25

Sơ đồ 1.9: Sơ đồ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 28

Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 32

Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái 34

Sơ đồ 1.12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 35

Sơ đồ 1.13: Trình tự ghi sổ kế toán theo chứng từ kế toán Nhật ký – chứng từ 37

Sơ đồ 1.14: Trình tự ghi sổ kế toán theo chứng từ kế toán phần mềm kế toán máy vi tính 38

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức hệ thống sản xuất đối với công trình xây dựng 43

Sơ đồ 2.2: Mô hình bộ máy quản lý của Công ty 45

Sơ đồ 2.3 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Công ty 50

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung của công ty 53

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu mẫu 01: Hóa đơn GTGT số 0000386 62

Biểu mẫu 02: Hóa đơn GTGT số 0085678 63

Biểu mẫu 03: Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ xi măng 64

Biểu mẫu 04: Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ sắt phi 16 65

Biểu mẫu 05: Phiếu nhập kho xi măng 66

Biểu mẫu 06: Phiếu nhập kho sắt phi 16 67

Biểu mẫu 07: Phiếu lĩnh vật tƣ của xi măng 68

Biểu mẫu 08: Phiếu lĩnh vật tƣ sắt phi 16 69

Biểu mẫu 09: Phiếu xuất kho xi măng 70

Biểu mẫu 10: Phiếu xuất kho sắt phi 16 71

Biểu mẫu 11: Thẻ kho của xi măng 74

Biểu mẫu 12: Thẻ kho sắt phi 16 75

Biểu mẫu 13: Sổ chi tiết vật liệu xi măng 77

Biểu mẫu 14: Sổ chi tiết vật liệu sắt phi 16 78

Biểu mẫu 15: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu 80

Biểu mẫu 16: Bảng phân bổ vật liệu 81

Biểu mẫu 17: Sổ nhật ký chung 84

Biểu mẫu 18: Sổ cái 87

Biểu mẫu 19: Biên bản kiểm kê kho vật tƣ 90

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường, muốn tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp phải biết định hướng sản xuất kinh doanh cho mình sao cho có hiệu quả Muốn vậy doanh nghiệp phải nghiên cứu, bố trí nhân sự như thế nào để sử dụng nguồn nhân sự hợp lý,

sử dụng vật liệu để phục vụ sản xuất có hiệu quả Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường như hiện nay thì đòi hỏi phải có sự cạnh tranh

Vì có sự cạnh tranh mới thúc đẩy được sự sản xuất, phát triển

Trên thực tế trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp có thể thành công hoặc thất bại, việc tìm ra nguyên nhân của sự thành công hay thất bại, việc tìm ra nguyên nhân của sự thành công hay thất bại đấy là cơ sở cho sự tồn tại và phát triền của một doanh nghiệp Qua đó nhằm tối đa hóa lợi nhuận và tổi thiểu hóa mức độ chi phí Việc quản lý tốt các yếu tố sản xuất là biện pháp hữu hiệu để giảm giá thành sản phẩm và làm cho chất lượng sản phẩm đủ điều kiện để cạnh tranh trên thị trường Nhưng để làm được điều đó thì chi phí đầu vào luôn là vấn đề cần quan tâm của bất kỳ doanh nghiệp nào Làm thể nào để chi phí đầu vào là thấp nhất mà đầu ra lại lớn nhất Tiết kiệm chi phí luôn là một động lực lớn thúc đẩy sự tăng trưởng và làm

ăn có lãi của doanh nghiệp Để làm được điều này thì việc sử dụng nguyên vật liệu phải hợp lý Vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu trong quá trình sản xuất và tiết kiệm nguyên vật liệu là một bài toán cho hiệu quả cao nhất trong kinh doanh

Công tác kế toán là vấn đề không thể thiếu trong các đơn vị Vì công tác kế toán trong đơn vị làm nhiệm vụ quản lý và kiểm soát toàn bộ tình hình tài chính của đơn vị Việc sử dụng nguyên vật liệu trong một doanh nghiệp phải phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp

Nguyên vật liệu là thứ không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất Đồng thời việc sử dụng vật liệu như thế nào, đó là yếu tố quyết định đến tình hình phát triển của doanh nghiệp Một doanh nghiệp để đạt được doanh thu, hiệu quả kinh tế cao trong sản xuất kinh doanh thì đòi hỏi kế toán vật liệu phải làm sao để đạt được mức độ yêu cầu của một kế toán là phải chính xác kịp thời, đầy đủ và trung thực để giúp cho quá trình sản xuất và tái sản xuất được diễn ra thường xuyên

Công ty TNHH MTV Cơ Điện Công Trình có nhiều nhiệm vụ như sản xuất các sản phẩm cơ khí, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng… Vì thế mà lượng tiêu hao

vật liệu hàng ngày của công ty rất lớn Việc nhập xuất vật liệu của công ty được phát sinh liên tục Vậy nên công tác kế toán hết sức quan trọng, việc quản lý nguyên vật liệu có ảnh hưởng tích cực đến tốc dộ sản xuất kinh doanh của công ty,qua đó để tạo điều kiện cho công ty thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán Công tác quản lý vật liệu mà tốt thì việc tiến hành sản xuất và tái sản xuất không còn gặp những khó khăn không đáng

có Vì vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong các yếu tố cấu thành thực thể sản phẩm

Vật liệu có tầm quan trọng, vai trò rất lớn trong các doanh nghiệp sản xuất điều đó

đã thúc đẩy em đi sâu vào nghiên cứu kỹ hơn về đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán

nguyên vật liệu tại Công Ty TNHH MTV Cơ Điện Công Trình”

Khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất Chương 2: Thực trạng về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV Cơ Điện Công Trình

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công

ty TNHH MTV Cơ Điện Công Trình

Để hoàn thành được luận văn, ngoài sự nỗ lực của bản thân còn có sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Th.S Nguyễn Thị Hằng và sự chỉ bảo của các cô chú trong phòng Tài vụ công ty Nhưng vì kiến thức cũng như kinh nghiệm có hạn nên luận văn không thể tránh khỏi những sai sót Em rất mong được sự giúp đỡ của các cô giáo Th.S Nguyễn Thị Hằng cùng các cô chú cán bộ trong phòng Tài Vụ để bài luận văn của em được hoàn thiện

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày… Tháng 5 năm 2014

Sinh viên thực hiện

Như Trần Quỳnh Như

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẲN XUẤT

1.1 Cơ sở lý luận về NVL trong các DN sản xuất

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình SX

1.1.1.1 Khái niệm NVL

- Khái niệm nguyện vật liệu: nguyện vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa trong các doanh nghiệp Nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm, hoặc thực hiện lao vụ - dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng

quản lý doanh nghiệp

1.1.1.2 Đặc điểm NVL

- Đặc điểm của nguyên vật liệu:

o Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì kinh doanh;

o Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc

bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sản xuất vật chất của sản

phẩm;

o Nguyên vật liệu thuộc TSCĐ, giá trị NVL thuộc vốn lưu động dự trữ và thường

chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm;

1.1.1.3 Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất

- Chính từ những đặc điểm vừa nêu của NVL chúng ta thấy NVL có một vai trò rất quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh Trên thực tế, để sản xuất ra bất kì một sản phẩm nào thì doanh nghiệp cũng phải cần đến NVL… tức là phải có đầu vào hợp lí Nhưng chất lượng sản phẩm sản xuất ra còn phụ thuộc vào chất lượng của NVL làm ra nó Điều này là tất yếu vì với chất lượng sản phẩm không tốt sẽ ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ, dẫn đến chất lượng sản phẩm không tốt sẽ ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ, dẫn đến thu nhập của doanh nghiệp không ổn định và sự tồn tại của doanh nghiệp không chắc chắn Vì vậy, việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm đồng nghĩa với việc giảm chi phí NVL một cách hợp lý Mặt khác, xét về mặt vốn thì NVL là một thành phần quan trọng của vốn lưu động trong các doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ Để nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn sản xuất kinh doanh cần phải tăng tốc

luân chuyển vốn lưu động và không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách

cho kế toán quản trị và cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu

- Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quản lý sản xuất kinh

doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

 Nguyên vật liệu chính: Là những NVL sau quá trình chế biến sẽ là cơ sở vật

chất chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm

 Nguyên vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao

động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức

 Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất

kinh doanh như: than, củi, xăng, dầu…

 Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho

máy móc thiết bị

 Nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các nguyên vật liệu và

thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản

 Phế liệu: Là các nguyên vật liệu thu trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài

sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài

 Nguyên vật liệu khác: bao gồm các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài các thứ

chưa kể trên

- Căn cứ vào mục đích công dụng của nguyên vật liệu, chia thành:

 Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm

 Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu quản lý

- Căn cứ vào nguồn hình thành, nguyên vật liệu được chia thành:

 Nguyên vật liệu tự sản xuất, gia công, chế biến

 Nguyên vật liệu mua ngoài

bỏ ra để có được những NVL tại thời điểm và trạng thái hiện tại

 Nguyên tắc thận trọng: theo nguyên tắc này doanh nghiệp phải trích lập tại phòng khi hàng tồn kho bị giảm giá

 Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá NVL phải đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó trong suốt niên độ kế toán Tuy nhiên doanh nghiệp có thể thay thế phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó

1.1.3.2 Đánh giá NVL trong khâu nhập kho

Tùy theo doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà

trong giá thực tế có thể có VAT hoặc không có VAT

- Với nguyên vật liệu mua ngoài: giá thực tế gồm giá mua ghi trên hóa đơn người bán (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản chi phí mua thực tế (-) các khoản giảm

giá hàng mua được hưởng (chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán)

- Với nguyên vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế

- Với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị

nguyên vật liệu chế biến cùng các chi phí liên quan

- Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức tham gia đóng góp vốn liên

doanh: Giá thực tế là giá thỏa thuận do các bên xác định (+) chi phí tiếp nhận (nếu có)

- Với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối

thiểu

- Với NVL được tặng thưởng: Tính theo giá trị trường tương đương (+) chi phí

tiếp nhận (nếu có)

Do trong quá trình thu mua giá nguyên vật liệu để sản xuất có thể có nhiều biến đổi, có thể giá mua tháng này tăng (giảm) so với tháng sau nên doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá xuất nguyên liệu cho sản xuất theo giá hạch toán, vừa đảm bảo việc ghi chép vào sổ sách quá trình nhập xuất nguyên liệu không bị dồn lại nhiều vừa đơn giản hơn trong việc tính toán Khi sử dụng giá hạch toán thì trên các phiếu nhập kho, xuất kho và các sổ sách kế toán về nguyên vật liệu được phản ánh theo giá hạch toán

Cuối tháng, sau khi xác định được mức giá thực tế sẽ tiến hành điều chỉnh giá trị nguyên vật liệu, công cụ từ giá hạch toán sang giá thực tế

Việc sử dụng giá hạch toán áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng Còn những doanh nghiệp nhỏ, sản xuất kinh doanh ít mặt hàng mới thực hiện được việc ghi sổ kế toán theo giá thực tế

1.1.3.3 Đánh giá NVL trong khâu xuất kho

Ta căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp, số lần nhập, xuất NVL, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho… Theo chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho các doanh nghiệp có thể tính giá NVL xuất kho theo các phương pháp sau:

 Phương pháp tính theo giá đích danh: theo phương pháp này, doanh nghiệp phải quản lý vật tư theo từng lô hàng Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng

đó

 Phương pháp bình quân gia quyền: theo phương pháp này, giá xuất kho hàng hóa được tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước, bình quân sau mỗi lần nhập)

Giá thực tế NVL Số lượng xuất

xuất dùng = dùng x giá đơn vị bình quân

Giá đơn vị bình quân được xác định bằng nhiều cách:

- Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít doanh điểm nhưng số lần nhập, xuất mặt hàng lại nhiều, căn cứ vào giá thực tế, tồn đầu kỳ để kế toán xác định giá bình quân của một đơn giá sản phẩm, hàng hóa

Đơn giá bình quân giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ

cả kỳ dự trữ =

số lượng tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ

- Phương pháp bình quân cuối kỳ trước

Phương pháp này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của NVL Tuy nhiên lại không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả

Đơn giá bình quân giá thực tế tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

cuối kỳ trước =

lượng thực tế tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

- Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập

Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhập được thường xuyên liên tục

Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

Đơn giá bình quân giá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập

Sau mỗi lần nhập =

Lương thực tế tồn đầu kho sau mỗi lần nhập

 Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): theo phương pháp này, NVL nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần nhập đó là giá của vật tư xuất kho

Do đó vật tư tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập kho sau cùng

 Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): theo phương pháp này, NVL nào nhập kho sau sẽ được xuất trước, lấy đơn giá nhập đó là đơn giá xuất kho Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên

 Phương pháp hệ số giá: Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu Trị giá thực tế vật liệu + Trị giá thực tế vật liệu nhập

Hệ số giá tồn đầu kỳ trong kỳ

Vật liệu =

Trị giá hạch toán vật + Trị giá hạch toán vật liệu nhập liệu tồn đầu kỳ trong kỳ

Giá thực tế vật liệu xuất kho = (Trị giá hạch toán xuất kho trong kỳ) x (hệ số giá vật liệu)

Tùy thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp sản xuất mà hệ số giá vật liệu có tể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cho cả loại vật liệu

1.1.4 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL

 Yêu cầu quản lý NVL

Quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm từ khâu thu mua đến khâu bảo toàn sử dụng,

dự trữ chính là yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý NVL

Khâu thu mua phát sinh ngoài quá trình sản xuất song nó liên quan trực tiếp đến sản xuât Thực hiện tốt khâu thu mua không những đảm bảo nguồn cung cấp thường xuyên liên tục mà còn đảm bảo được số lượng, quy cách giá cả của NVL giúp cho sản xuất hoàn thành kế hoạch đặt ra và ngược lại nó sẽ gây khó khăn đến sản xuất

Khâu bảo quản, dự trữ NVL cũng luôn phải quan tâm chú ý, phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL đảm bảo không thiếu hụt và tránh ứ đọng Góp phần hạ thấp chi phí tồn kho, làm tăng vòng quay của vốn nâng cao doanh lợi cho doanh nghiệp

Khâu sử dụng NVL phải quản lý chặt chẽ sao cho sử dụng tiết kiệm trên cơ sở xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL đảm bảo không thiếu hụt và tránh

ứ đọng Góp phần hạ thấp chi phí tồn kho, làm tăng vòng quay của vốn nâng cao doanh lợi cho doanh nghiệp

Khâu sử dụng NVL phải quản lý chặt chẽ sao cho sử dụng tiết kiệm trên cơ sở xác định các định mức dự toán có như vậy mới hạ thấp được chi phí, từ đó hạ thấp được giá thành làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Quán triệt những yêu cầu quản lý NVL trên doanh nghiệp sẽ thực hiện tốt công tác

kế toán NVL

 Nhiệm vụ kế toán NVL

Để thực hiện chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lí: Vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất như sau:

- Tổ chức phân loại NVL theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, sắp xếp và tạo

thành danh mục NVL đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, số kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có

và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh,

cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình

sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

1.1.5 Quy trình nhập và xuất kho NVL

Quy trình nhập kho NVL

5b

2 8a

4 1a 1b 3a 3b 5a 7a 8b 9a 9b

7b

Sơ đồ 1.1: Quy trình nhập kho NVL về mặt lý thuyết

(1a, 1b) – Phòng Kế hoạch căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, kế hoạch sản xuất để lập phiếu đề nghị mua vật tư, phiếu này do trưởng phòng Kế hoạch ký duyệt, sau đó nhân viên phòng Kế hoạch sẽ mang lên phòng giám đốc chở ký duyệt Sau khi ban giám đốc ký duyệt, phiếu đề nghị mua vật tư được nhân viên mang về phòng

(2) – Khi phiếu đề nghị cấp vật tư đã được ban giám đốc ký duyệt, phòng Kế hoạch chuyển phiếu đề nghị cấp vật tư cho phòng Mua hàng và lưu lại một bản

(3a, 3b) – Phòng Mua hàng căn cứ theo phiếu đề nghị cấp vật tư của phòng Kế hoạch tiến hành chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Sau đó, nhân viên phòng mua hàng mang đơn đăt hàng hoặc hợp đồng lên phòng giám đốc để chở ký duyệt Sau khi ban giám đốc ký duyệt, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng được nhân viên mang về phòng

(4) – Sau khi ban giám đốc đã ký duyệt đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, phòng Mua hàng chuyển đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp được chọn để ký kết hợp

đồng Ký kết xong, một bản được nhân viên mang về phòng, một bản nhà cung cấp giữ và

sẽ căn cứ đơn đặt hàng hoặc hợp đồng để giao hàng đúng ngày giao hàng

(5a, 5b) – Sau khi ký kết hợp đồng, phòng Mua hàng chuyển bản gốc cho phòng

Kế toán, một bản sao cho bộ phận QC, và lưu lại một bản sao

(6, 7a) – Khi hàng đến công ty, phòng Mua hàng sẽ nhận được hóa đơn mua hàng (hóa đơn giá trị gia tăng) và liên hệ với bộ phận QC, bộ phận Kho tiến hành kiểm tra

và nhận hàng

(7b) – Sau khi kiểm tra xong,bộ phận QC sẽ lập biên bản kiểm tra chất lượng vật

tư, có ký nhận của người giao hàng, thủ kho và bộ phận QC Mỗi bên đều giữ một bản

Bộ phận Kho sau khi đã kiểm đủ số lượng thì ký nhận hàng và nhập kho vật tư (8a, 8b) – Bộ phận Kho tập hợp chứng từ giao phòng Kế toán (gồm biên bản kiểm tra chất lượng vật tư và phiếu giao hàng) Đồng thời phòng Mua hàng cũng chuyển hóa đơn gốc cho phòng Kế toán

(9a, 9b) – Phòng Kế toán tập hợp chứng từ bao gồm: Hóa đơn mua hàng (hóa đơn giá trị gia tăng), phiếu giao hàng và biên bản kiểm tra chất lượng vật tư Nếu đủ phiếu

và các phiếu này hợp lệ thì phòng kế toán sẽ lập phiếu nhập kho vật tư, có chữ ký của người giao hàng, thủ kho và kế toán trưởng

Quy trình xuất kho NVL

2

3a 3b 6 4 5

7

Sơ đồ 1.2: Quy trình xuất kho NVL về mặt lý thuyết

(1) Bộ phận Sản xuất lập căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, kế hoạch sản xuất

để lập phiếu đề nghị cấp vật tư, do quản đốc phân xưởng ký duyệt và cho nhân viên mang lên phòng Kế hoạch chờ ký duyệt

(2) Khi nhận được phiếu đề nghị cấp vật tư, trưởng phòng Kế hoạch ký duyệt và gửi cho bộ phận Kho

Bộ phận sản xuất

Kho

Phòng kế toán

(3a, 3b) – Bộ phận Kho nhận được phiếu đề nghị cấp vật tư của phòng Kế hoạch, tiến hành xuất kho cho bộ phận Sản xuất Và bộ phận kho lập phiếu giao nhận vật tư

có ký nhận của hai bên (bên giao và bên nhận)

(4) Sau khi giao nhận vật tư, bộ phận kho tập hợp chứng từ và chuyển cho phòng Kế toán gồm: Phiếu đề nghị xuất kho vật tư và phiếu giao nhận vật tư Nếu các chứng từ hợp lệ thì phòng Kế toán căn cứ vào các chứng từ này để lập phiếu xuất kho

(5, 6, 7, 8) – Phiếu xuất kho chuyển đến các phòng để lấy đủ các chữ ký của bên giao (bộ phận Kho), bên nhận (bộ phận Sản xuất), kế toán trưởng và ban giám đốc

1.2 Nội dung tổ chức kế toán NVL trong các DNSX

1.2.1 Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu nhập kho (MS01 – VT)

- Phiếu xuất kho (MS02 – VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (MS:03PXK-3LL)

- Biện bản kiểm nghiệm vật tư – công cụ sản phẩm hàng hóa (MS03 – VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (MS04 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư – công cụ sản phẩm hàng hóa (MS05-VT)

- Bảng kê mua hàng (MS06 –VT)

- Bảng kê thu mua hàng hóa, mua vào không có hóa đơn (MS:04/GTGT)

- Bảng phân bổ NVL (MS07 – VT)

- Thẻ kho (MS:S12 – DN)

- Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa (MS:S10 – DN)

- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa (MS:S11 –DN)

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Phiếu giao nhận chứng từ nhập kho (xuất kho)

- Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu

1.2.2 Kế toán chi tiết NVL

Hạch toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho; nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm NVL về số lượng và giá trị Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết vật liệu phù hợp góp phần tăng cường quản lý NVL

1.2.2.1 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song

song

Theo phương pháp này công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán như sau:

- Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất khoghi chép tình hình nhập, xuất kho vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho Theo định kỳ (cuối tháng) nhânviên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho,sau đó ký xác nhận vào thẻ kho Mỗi thẻ chỉ được lập cho một thứ vật liệu ở kho

- Tại phòng kế toán: kế toán mở Sổ chi tiết vật liệu cho từng vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho Theo định kỳ (cuối tháng) nhân viên kế toán vật tư xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng

từ Sau khi phân loại xong kế toán căn cứ vào đó để ghi chép biến động của từng danh điểm vật liệu bằng cả thước đo hiện vật và giá trị vào sổ chi tiết vật liệu Cuối tháng sau khi ghi chép xong toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho lên sổ chi tiết, kế toán tiến hành cộng và tính số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu Số liệu này phải khớp với

số liệu tồn kho của thủ kho trên thẻ kho tương ứng Đồng thời kế toán phải căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập báo cáo nhập, xuất, tồn vật liệuvề mặt giá trị của từng loại vật tư rồi đối chiếu bảng báo cáo này với số liệu của phần kế toán tổng hợp

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Bảng tổng hợp xuất nhập

Sổ chi tiết Thẻ kho

- Nhận xét: phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng việc ghi chép còn nhiều trùng lặp vì thế chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít, trình độ nhân viên kế toán chưa cao

1.2.2.2 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu cuối tháng

Sơ đồ 1.4: Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển NVL – CCDC

- Ở kho: thủ kho theo dõi về mặt số lượng, căn cứ vào PNK, PXK thủ kho tiến

hành nhập xuất vật tư sau đó ghi vào thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng, mỗi danh điểm vật tư mở một thẻ kho định kỳ, hoặc hàng ngày phải chuyển PNK, PXK cho kế toán vật tư, phải thường xuyên đối chiếu về mặt số liệu giữ thẻ kho với số lượng thực tế trong kho với số liệu kế toán theo dõi trên sổ chi tiết vật tư

- Ở phòng kế toán: hàng ngày sau khi nhận được chứng từ nhập kho, xuất kho, kế

toán kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ, phân loại theo từng danh điểm, chứng từ nhập xuất, sau đó lập bảng kê nhập xuất, cuối tháng căn cứ vào bảng kê nhập xuất kế toán ghi vào sổ kế toán luân chuyển, mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng,

- Nhận xét: phương pháp này dễ kiểm tra đối chiếu, nhưng việc ghi chép vẫn còn

trùng lặp về chi tiêu số lượng, giữa thử kho và phòng kế toán, làm tăng chi phí kế toán, mặt khác công việc lại dồn vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho quản lý, vì vậy phương pháp này chỉ nên áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ, mật độ nhập – xuất ít

Thẻ kho

Phiếu Nhập Kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ kế toán tổng hợp

Phiếu Xuất Kho

Bảng kê nhập

Bảng Kê Xuất

1.2.2.3 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư

Sơ đồ 1.5: Phương pháp ghi sổ số dư

- Ở kho: thủ kho hàng ngày ghi thẻ kho sau đó thủ kho tổng hợp toàn bộ chứng từ

nhập – xuất kho phát sinh trong ngày theo từng nhóm vật liệu, trên cơ sở đó lập phiếu giao nhận chứng từ nhập – xuất, phiếu này nhập xong được chuyển cho kế toán cùng với phiếu nhập kho – xuất kho Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho theo từng danh điểm vào sổ số dư, sổ số dư do kế toán mở theo từng kho và mở cho cả năm, và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng, trong sổ số dư, các danh điểm vật liệu nhập – xuất, phiếu này nhập xong được chuyển cho kế toán cùng với phiếu nhập kho – xuất kho Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho theo từng danh điểm vào sổ số dư,

sổ số dư do kế toán mở theo từng kho và mở cho cả năm, và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng, trong sổ số dư, các danh điểm vật liệu được in sẵn, sổ số dư thủ kho ghi xong được chuyển cho kế toán kiểm tra và tính thành tiền

- Ở phòng kế toán: sau khi nhận được các chứng từ nhập kho – xuất kho, phiếu

giao nhận chứng từ, kế toán kiểm tra hoàn chỉnh sau đó tính giá trị các chứng từ, tổng hợp số tiền các chứng từ nhập kho – xuất kho theo từng nhóm, từng danh điểm, từng loại vật tư và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Số liệu trên phiếu giao nhận chứng từ làm căn cứ lập bảng lũy kế nhập – xuất – tồn Căn cứ vào sổ số dư do

Phiếu xuất kho

Kế toán tổng hợp

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Sổ số dư

Bảng lũy kế nhập, xuất tồn kho vật tư

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

thủ kho chuyển đến, kế toán ghi đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư trên sổ số dư

và tính thành tiền, số liệu trên sổ số dư được đối chiếu với bảng nhập – xuất – tồn, số liệu trên bảng lũy kế nhập – xuất – tồn được đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp

- Nhận xét: phương pháp này tránh được sự trùng lặp giữa chỉ tiêu số lượng, giữa

kho và phòng kế toán, làm giảm chi phí kế toán tuy nhiên việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn hơn khi kế toán cần biết thông tin về số lượng cho một thứ vật tư công cụ nào đó thì xuống trực tiếp kho xem thẻ kho, vì vậy phương pháp này áp dụng với doanh nghiệp có quy mô lớn, mật độ nhập – xuất nhiều, trình độ

kế toán tương đối cao

1.2.3 Kế toán tổng hợp NVL

Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập – xuất – tồn kho

về NVL trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hóa thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp

NVL là TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, nên việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ sách kế toán và xác định giá trị NVL tồn kho, giá trị NVL xuất dùng tùy thuộc vào việc doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho nào trong số hai phương pháp: kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ

1.2.3.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên

 Khái niệm phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường

xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa trên sổ kế toán, trên tài khoản hàng tồn kho (TK 151, 152, 153) dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm vật tư hàng hóa trong kho của đơn vị, giá trị vật tư hàng hóa tồn

kho trên sổ kế toán có thể xác định tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hạch toán

Giá trị tồn cuối kỳ = giá trị tồn đầu kỳ + giá trị nhập trong kỳ - giá trị xuất trong kỳ

- Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp sản xuất, đơn vị kinh doanh

thương mại mặt hàng có giá trị lớn

 Tài khoản sử dụng

Sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi đã phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trực tiếp ở các tài khoản cấp I, cấp II về vật liệu Đây là phương pháp kê toán phân loại vật liệu để phản ánh Giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu Bởi vì

chỉ bằng việc xây dựng và thực hiện hạch toán trên các tài khoản thì kế toán vật liệu mới có thể nâng cao hiệu xuất công tác của nhân viên kế toán vật liệu, cung cấp nhanh chóng kịp thời các thông tin cần thiết cho công tác quản lý vật liệu, đảm bảo tính hợp pháp và tính chính xác, khoa học của số liệu, thông tin

Để tiến hành hạch toán vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá trị thực tế

Tài khoản 152 có thể được mở thành các tài khoản cấp I, cấp II để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm thứ tự vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

- Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”

Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thiên về các khoản vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

Tài khoản 331 được mở theo dõi cho từng đối tượng cụ thể, từng người nhận thầu Khi lập bảng cân đối kế toán số dư chi tiết bên người bán, nơ được ghi vào chỉ tiêu trả trước cho người bán (mã số 132), số dư chi tiết bên Có được ghi vào chỉ tiêu phải trả cho người bán (mã 313);

- Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp

đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho

Ngoài các tài khoản trên kế toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản:

- Tài khoản 111 “Tiền mặt”

- Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”

- Tài khoản 141 “Tạm ứng”

- Tài khoản 222 “Góp vốn liên doanh”

- Tài khoản 241 “Xây dựng cơ bản”

- Tài khoản 411 “Vốn kinh doanh”

- Tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”

- Tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”

- Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

 Trình tự hạch toán: kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (thuế VAT theo phương pháp trực tiếp)

TK 111, 112, 331, 141 TK 152 TK 621

Mua vật tư xuất ra chế tạo sản phẩm

TK 152, 222, 411 TK 627, 641, 642 Tăng do nguyên nhân khác xuất cho nhu cầu khác

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

(thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)

Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu

 Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu:

Do vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau tủy theo từng nguồn nhập mà ghi

sổ kế toán cho phù hợp

- Nhập kho vật liệu do mua ngoài

+ Trường hợp nhập vật liệu hóa đơn cùng về

Trong tháng khi hóa đơn và hàng cùng về, kế toán đối chiếu giữa hóa đơn và phiếu nhập kho về mặt số lượng, đối chiếu với hợp đồng để xem phẩm chất và quy cách vật

tư

- Nếu hàng về đủ so với hóa đơn và đúng quy cách phẩm chất trong hợp đồng,

căn cứ vào hóa đơn và chứng từ có liên quan

+ Nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế

- Nếu hàng về thiếu hụt so với hóa đơn, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho,

biên bản kiểm nghiệm vật tư và các chứng từ có liên quan kế toán phản ánh giá thực tế của hàng thực nhập và giá thực tế của hàng thiếu hụt

Nợ TK 152

Nợ TK 138

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 141, 331, 311

- Nếu hàng về thừa so với hóa đơn ngoài bút toán giống trương hợp 1 Kế toán

còn phản ánh trị giá hàng thừa so với hóa đơn:

+ Nếu doanh nghiệp không mua lại số vật tư thừa

Nợ TK 002

+ Nếu doanh nghiệp trả lại cho người bán

Có TK 002

+ Nhập kho vật liệu hóa đơn chưa về

Trong tháng hàng về nhưng hóa đơn chưa về thì chưa ghi sổ ngay mà lưu phiếu nhập vào hồ sơ riêng

Cuối tháng nếu hóa đơn chưa về, căn cứ vào phiếu nhập và hóa đơn tạm tính

Nợ TK 152 Gía tạm tính

- Trường hợp hóa đơn về mà vật liệu chưa về

Trong tháng khi hóa đơn về mà hàng chưa về thì kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hóa đơn vào hồ sơ hóa đơn về mà hàng chưa về

Cuối tháng hàng vẫn chưa về căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi:

+ Khi phát sinh khoản chi phí thu mua căn cứ vào các chứng từ có liên quan

kê, đánh giá lại vât tƣ, hàng hóa vào sổ kế toán:

Đánh giá lại vật tƣ hàng hóa nếu giá đánh giá lại cao hơn trị giá đã ghi sổ kế toán thì số chênh lệch giá tăng, ghi:

Có TK 621, 627

Có TK 152, 711

 Phương pháp kế toán xuất vật liệu

+ Xuất vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành phân loại vật liệu theo từng loại, từng đối tượng sử dụng sau đó tính ra giá thực tế của vật liệu xuất kho Việc phân loại và tổng hợp vật liệu xuất kho được thực hiện trên bảng phân bổ vật liệu Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu ghi

Xuất vật liệu đem bán

Xuất vật liệu đem góp vốn liên doanh

Xuất vật liệu di chuyển nội bộ

- Kế toán một số trường hợp khác về vật liệu

Kế toán vật liệu thuê ngoài, tự chế biến

Kế toán vật liệu thừa thiếu khi kiểm kê

Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho

Kế toán đánh giá lại nguyên vật liệu

1.2.3.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ

 Khái niệm phương pháp kiểm kê định kỳ

- Phương pháp KKĐK là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để

phản ánh giá trị vật tư tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính ra giá trị

xuất kho vật tư trong kỳ trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính ra giá trị xuất kho vật tư trong kỳ Mọi biến động về vật tư hàng hóa không theo dõi phản ánh trên tài khoản hàng tồn kho (151, 152, 153) mà được phản ánh trên TK 611: mua hàng (tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng để kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ)

Giá trị vật tư giá trị thực tế + giá trị vật tư - giá trị vật tư

xuất dùng = tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ

- Đối với các nghiệp vụ xuất kho, kế toán chỉ phản ánh vào sổ chi tiết và tổng

hợp tình hình xuất kho theo các đối tượng sử dụng bằng chỉ tiêu hiện vật cuối kỳ, sau khi kiểm kê vật tư tồn xác định giá trị thực tế vật tư đã xuất dùng, từ đó lập định khoản

và ghi vào tài khoản liên quan

- Phương pháp này thường áp dụng ở đơn vị có nhiều chủng loại vật tư nhỏ, xuất dùng

thường xuyên Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ khối lượng kế toán, nhưng độ chính xác phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, tại quầy

 Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng tài khoản 611 “Mua hàng”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hóa mua vào và xuất dùng trong kỳ

Tài khoản 611 không có số dư và được mở thành hai tài khoản cấp II

TK 6111: Mua nguyên vật liệu

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (thuế

VAT theo phương pháp khấu trừ)

TK 151 TK 611 (6111) TK 151

Gía trị vật liệu đang đi đường Giá trị vật liệu đang đi đường

đầu kỳ chưa sử dụng cuối kỳ chưa sử dụng

TK 152 TK 152

Gía trị vật liệu tồn kho Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

đầu kỳ chưa sử dụng chưa sử dụng

TK 411 Xuất dùng trực tiếp để chế tạo TK 621

Giá trị VL mua vào trong kỳ TK giảm giá hàng mua, chiết khấu

chưa có thuế GTGT thương mại được hưởng và giá trị

TK 1331 hàng mua trả lại

Thuế GTGT đầu vào thuế GTGT đầu vào tương ứng

được khấu trừ với số chiết khấu thương mại giảm giá hàng

mua, hàng mua trả lại,…

TK 515

Tổng số chiết khấu thanh toán khi mua hàng được hưởng (tính trên tổng số tiền đã thanh toán)

Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

- Căn cứ vào giá thực tế vật liệu, hàng mua đang đi đường tồn cuối kỳ trước hết

để kết chuyển vào tài khoản 611 (6111) lúc đầu kỳ

Có TK 331, 341: Mua bằng tiền vay

+ Chiết khấu hàng mua được hưởng:

Nợ TK 331, 111

Có TK 711

- Các trường hợp tăng vật tư do nhận góp vốn liên doanh, kế toán ghi:

Nợ TK 611: Mua hàng

Có TK 411 : Nguồn vốn kinh doanh

- Khi có quyết định của Nhà nước về đánh giá lại vật tư, hàng hóa,… hoặc định giá

khi tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tiến hành kiểm

kê, đánh giá lại vât tư, hàng hóa vào sổ kế toán:

+ Nếu giá đánh giá lại cao hơn trị giá đã ghi sổ kế toán thì số chênh lêch giá tăng, ghi:

Nợ TK 611

Có TK 412 + Nếu giá đánh giá lại thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán thì số chênh lệch giảm, ghi:

Nợ TK 412

Có TK 611

- Cuối kỳ, tính giá trị vật tư hàng hóa xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh,

gửi bán hoặc xuất bán trực tiếp, kế toán ghi:

Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

1.2.4 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.2.4.1 Điều kiện và giá trị trích lập

Điều kiện:

- Hàng hóa tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thị trường nhỏ

hơn giá trị ghi sổ kế toán

- Hàng hóa là mặt hàng kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

- Có chứng từ, hóa đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá

Giá gốc hàng tồn kho = chi phí mua + chi phí chế biến + các chi phí liên quan trực tiếp khác

Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thu (ước tính)

Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại hàng hóa bị giảm giá và tổng hợp bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của doanh nghiệp Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp

1.2.4.2 Phương pháp trích lập

Thời điểm hoàn nhập dự phòng đã lập và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm

 Phương pháp hạch toán kế toán

- Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá số lượng tồn

kho thực tế của từng hàng hóa kế toán xác định mức trích lập dự phòng cho niên độ kế toán (1)

Nợ TK 632

Có TK 159

- Cuối niên độ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:

Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: (2a)

Nợ TK 632

Có TK 159

Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: (2b)

1.2.5 Kiểm kê nguyên vật liệu

Kiểm kê hàng hóa tồn kho là nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị từng loại hàng hiện có của doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản nhập – xuất và

sử dụng hàng hóa, phát hiện và xử lý kịp thời những hiện tượng tiêu cực nhằm chấn chỉnh và đưa vào nền nếp công tác và hạch toán hàng hóa ở doanh nghiệp

Đánh giá lại hàng hóa được thực hiện trong trương hợp nhà nước quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả và đem hàng hóa đi góp vốn liên doanh

Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê hàng hóa có thể được thực hiện theo phạm vi từng bộ phận, đơn vị hoặc toàn doanh nghiệp, kiểm kê định kì hoặc kiểm kê bất thường

Khi kiểm kê doanh nghiệp phải tiến hành thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê phải có thành phần của đai diện lãnh đạo những người chịu trách nhiệm vật chất về bảo quản hàng hóa, phòng kế toán và cán bộ quản lí doanh nghiệp khi kiểm kê phải thực hiện cân, đong, đo, điếm và phải lập biên bản kiểm kê (08 – VT) Xác định chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu ghi trong sổ sách kế toán, đề xuất ý kiến xử lý khoản chênh lệch (nếu có)

- Phương pháp hạch toán khi kiểm kê

+ Căn cứ vào biên bản kiểm kê hàng hóa xác định thừa chưa rõ nguyên nhân

+ Trường hợp kiểm nhận hàng hóa mua về nhập kho, nếu có số kiểm nhận lớn hơn hoặc nhỏ hơn số ghi trên hóa đơn, hội đồng hoặc ban kiểm nhận phải lập biên bản kiểm nghiệm (MS05 –VT) và xác định nguyên nhân cụ thể để ghi sổ kế toán

Nếu thừa với số lượng lớn do bên giao nhầm kế toán ghi vào TK002: “Vât tư, hàng hóa nhận giữ hộ, gia công” và phải có trách nhiệm báo cho bên bán biết để xử lý Trong thời gian giữ hộ, doanh nghiệp cần có trách nhiệm bảo quản số hàng hóa đó Trường hợp thiếu hàng hóa chưa rõ nguyên nhân, ghi:

Nợ TK 156: Số thực nhập

Nợ TK 138: Số thiếu

Có TK 111, 112, 331: Số theo hóa đơn

Nếu giá trị hàng hóa thiếu làm trong phạm vụ hao hụt cho phép (Hao hụt trong định mức) thì được tính vào giá trị vật tư, hàng hóa nhập kho

+ Khi có quyền định của Nhà nước về đánh giá lại tài sản vật tư, hàng hóa… hoặc định giá khi tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp phải tiến hành lập hội đồng hoặc ban đánh giá lại kiểm kê, đánh giá lại tài sản và phản ánh số chênh lệch do đánh giá lại vật tư, hàng hóa vào sổ kế toán Căn cứ vào biên bản đánh giá lại:

Nếu đánh giá lại nhỏ hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch ghi:

Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại hàng hóa

Theo quy định của Chế độ kế toán hiện hành có 5 hình thức ghi sổ:

 Hình thức kế toán nhật ký chung

- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng

nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(2) Cuối tháng, cuối kỳ, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báocáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối

số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật Ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng

số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái

(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền “phát sinh” ở phần Nhật ký = Tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản = Tổng số tiền phát sinh Có của các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản

(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khóa sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên

“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính