Một câu hỏi đặt ra cho các doanh nghiệp là phải làm gì để đạt lợi nhuận tối đa trong giới hạn năng lực sản xuất của mình.Trong doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC
Quản lý nguyên vật liệu và nhiệm vụ của kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu
- Khái niệm về nguyên vật liệu : nguyên vật liệu là đối tượng lao động – một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất (tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động) mà khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn để cấu thành thực thể của sản phẩm
- Nguyên vật liệu có những đặc điểm chủ yếu sau:
+ Trong quá trình sản xuất tạo sản phẩm khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một quá trình chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định
+ Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, dưới tác động của sức lao động và máy móc thiết bị chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra một hình thái vật chất của sản phẩm
+ Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
- Vai trò của nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 65% - 70% trong tổng giá trị công trình Khi thi công xây dựng công trình, thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu ta có thể đánh giá những khoản chi phí chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm Bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao trong sản xuất cũng là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội Có thể nói rằng nguyên vật liệu giữ vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và quá trình thi công xây lắp nói riêng
1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
Quản lý nguyên vật liệu là một yêu cầu khách quan của mọi doanh nghiệp sản xuất, có tổ chức quản lý chặt chẽ thì mới tránh khỏi sự mất mát, hư hỏng, giảm bớt rủi ro, thiệt hại trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng
- Đối với khâu thu mua nguyên vật liệu: nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Đối với khâu bảo quản nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu phải được bảo quản tại kho theo đúng chế độ quy định và phù hợp với quy mô tổ chức của từng doanh nghiệp Thường xuyên kiểm tra phát hiện hàng hóa vật tư bị hư hỏng, giảm phẩm chất, mất mát để từ đó có biện pháp xử lý
- Đối với khâu dự trữ nguyên vật liệu: Doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng thứ, loại nguyên vật liệu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường không bị ngưng trệ do cung ứng vật tư không kịp thời cũng như không gây tình trạng ứ đọng do dự trữ quá nhiều
- Đối với khâu sử dụng : Đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm
Tóm lại, việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý sản xuất kinh doanh luôn được các nhà quản lý quan tâm
1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu, tính giá thành thực tế vật liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất và tồn kho vật liệu, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu tư về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phương pháp quy định Kiểm tra chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất
1.1.4 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.1.4.1.Phân loại nguyên vật liêụ
- Căn cứ vào công dụng chủ yếu, nguyên vật liệu gồm:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm
+ Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm Nguyên vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm
+ Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi…
+ Phụ tùng thay thế: Là những loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số:15/ 2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, để dùng cho việc hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp cần có các chứng từ sau: “ Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT), phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 03-VT), biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 05-VT), hóa đơn GTGT (mẫu 01-GTKT)…”.Ngoài các chứng từ sử dụng thống nhất theo Quy định của Nhà nước các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn và các chứng từ khác tùy thuộc đặc điểm lĩnh vực hoạt động khác nhau của DN
1.2.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.2.2.1 Phương pháp thẻ song song
- Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng Khi nhận các chứng từ nhập, xuất, thủ kho phải triểm tra tính hợp lý, hợp pháp rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từng thứ NVL cho phòng kế toán
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng Tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu
Có thể khái quát nội dung trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
: Ghi cuối kỳ Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số liệu và giá trị của chúng
Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật tư nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày Áp dụng với những DN còn ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ chưa cao
1.2.2.2 Phương p háp s ổ đố i chi ế u luân chuy ể n
- Ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL ở từng kho dùng cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp Có thể khái
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập - xuất - tồn quát nội dung trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển
: Ghi cuối kỳ Ưu điểm : Giảm được khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng
Nhược điểm là việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng do trong tháng kế toán không ghi sổ Áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu
- Ở kho: Thủ kho cũng là thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại NVL theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán
Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập
Bảng kê nhập tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kế tổng hợp nhập, xuất tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp Nội dung theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ số dư
: Ghi cuối kỳ Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng công việc Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày
Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại vật liệu nên qua số liệu kế toán không thể không nhận biết được số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho Áp dụng trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế về nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp là việc ghi chép theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản kế toán tình hình nhập - xuất - tồn kho của nguyên vật liệu nhằm hệ thống hóa thông tin theo các chỉ
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Bảng kê lũy kế nhập Bảng kê nhập- xuất- tồn Bảng kê lũy kế xuất tiêu kinh tế tổng hợp
1.3.1 Kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên Đây là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu…trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho Phương pháp này được sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại, kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị…
1.3.1.1 Tài kho ả n k ế toán s ử d ụ ng Để tiến hành hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản: TK 152 "Nguyên vật liệu" Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế TK 152 có TK cấp 2, trong từng TK cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4… tới từng nhóm, thứ … vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp TK 151 "Hàng mua đang đi đường" phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác như: TK111,TK 112,TK 331…
Sơ đồ 1.4 P hương pháp kê khai thườ ng xuyên (VAT kh ấ u tr ừ )
NVL mua ngoài xuất kho NVL cho SXKD
(giá chưa thuếGTGT) và cho quản lý DN
TK 133 TK 331 Thuế VAT chiết khấu mua hàng, giảm khấu trừ giá hàng mua,trả lại NVL
Chi phí vận chuyển TK 154
Bốc dỡ NVL Xuất NVL thuê ngoài
Hàng đi đường kỳ trước TK 157, 632
Xuất NVL gửi đi bán,
TK 3333 xuất bán trực tiếp
Cho NVL nhập khẩu Chênh lệch thừa
Vay ngắn hạn mua NVL Xuất NVL cho liên doanh
NVL thuê ngoài gia công, TK 1388
Tự chế biến, phế liệu Xuất NVL cho vay
Nhận tài trợ, biếu tặng TK 138
Thiếu NVL khi kiểm kê
Nhận lại vốn góp liên doanh đánh giá giảm đánh giá tăng
NVL thưà khi kiểm kê
Sơ đồ 1.5 Phương pháp kê khai thường xuyên (VAT trực tiếp)
NVL mua ngoài Xuất kho NVL cho SXKD
(giá đã có thuế GTGT) và cho quản lý DN
TK 331 Chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua,trả lại NVL
Chi phí vận chuyển TK 154
Bốc dỡ NVL Xuất NVL thuê ngoài
Hàng đi đường kỳ trước TK 157, 632
Xuất NVL gửi đi bán,
TK 3333 xuất bán trực tiếp
Cho NVL nhập khẩu Chênh lệch thừa
Vay ngắn hạn mua NVL Xuất NVL cho liên doanh
NVL thuê ngoài gia công, TK 1388
Tự chế biến, phế liệu Xuất NVL cho vay
Nhận tài trợ, biếu tặng TK 138 thiếu NVL khi kiểm kê
Nhận lại vốn góp liên doanh đánh giá giảm đánh giá tăng
NVL thưà khi kiểm kê
1.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
- Là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu đã xuất
- Áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật liệu giá trị thấp và được xuất thường xuyên
TK 611(6111) “ Mua hàng” dùng để phản ánh tình hình thu mua tăng, giảm NVL theo giá thực tế Từ đó xác định giá trị vật liệu xuất dùng Tài khoản này cuối kỳ không có số dư mà được kết chuyển sang TK 151,152 Trong quá trình hạch toán cũng sử dụng các TK liên quan như TK 111,112, 331, 631…
1.3.2.2 Phương pháp hạ ch toán
Sơ đồ 1.6 Phương pháp kiểm kê định kỳ (VAT khấu trừ)
Giá trị NVL tồn đầu Giá trị NVL tồn cuối kỳ chưa sử dụng kỳ chưa sử dụng
Tổng giá Giảm giá hàng mua Thanh toán Nhập do hàng mua trả lại mua ngoài
Thuế nhập khẩu Giá trị NVL xuất kho trong kỳ
Nhận góp vốn liên doanh Xuất bán NVL góp cổ phần
TK 711 TK 222 Được quyên tặng Xuất góp vốn liên doanh
Sơ đồ 1.7 Phương pháp kiểm kê định kỳ (VAT trực tiếp)
Giá trị NVL tồn đầu Giá trị NVL tồn cuối kỳ chưa sử dụng kỳ chưa sử dụng
Giá trị NVL tăng thêm Giảm giá hàng mua trong kỳ hàng mua trả lại
Thuế nhập khẩu Giá trị NVL xuất kho trong kỳ
Nhận góp vốn liên doanh Xuất bán NVL góp cổ phần
TK 711 TK 222 Được quyên tặng Xuất góp vốn liên doanh
1.3.3 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro quá trình sản xuất, kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc “thận trọng” của kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện việc dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Theo Chuẩn mực kế toán 02 - Hàng tồn kho “Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của nguyên vật liệu và giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hànồn kho” Kế toán sử dụng TK 159 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đã lập ở cuối kỳ trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá nguyên vật liệu)
Có TK 159: Dự phòng giảm giá
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá
Có TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá nguyên vật liệu)
Việc trích lập hay hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm phải tuân thủ các yêu cầu sau:
- Phải có đầy đủ tài liệu, chứng từ chứng minh giá vốn của nguyên vật liệu tại thời điểm lập dự phòng cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng trên thị trường
- Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện của nguyên vật liệu phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu nhập được tại thời điểm ước tính
- Là nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn kho tại thời điểm lập dự phòng
- Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được thực hiện trên cơ sở từng mặt nguyên vật liệu Tuy nhiên đối với những nguyên vật liệu tồn kho có giá gốc cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được nhưng giá bán sản phẩm từ nguyên vật liệu này không giảm hoặc thậm chí cao hơn giá hiện tại thì không được lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
1.3.4 Các hình thức sổ kế toán Để tiến hành ghi chép sổ sách và xác định giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho, kế toán nguyên vật liệu có thể áp dụng một trong các hình thức ghi sổ kế toán Mỗi hình thức có một hệ thống sổ sách riêng, cách thức hạch toán riêng Để vận dụng một cách có hiệu quả, doanh nghiệp phải căn cứ vào trình độ của nhân viên kế toán để lựa chọn và áp dụng một trong năm hình thức sổ kế toán như sau:
1.3.4.1 Hình th ứ c Nh ậ t ký s ổ cái
Hình thức này phù hợp với các đơn vị sự nghiệp và ở những doanh nghiệp nhỏ sử dụng ít tài khoản kế toán
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ và có trên cùng một trang sổ Căn cứ ghi vào sổ là ghi một dòng vào nhật ký sổ cái
Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái
Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra :
1.3.4.2 Hình th ứ c Ch ứ ng t ừ ghi s ổ
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công
Theo hình thức này, hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu vào chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ chi tiết vật liệu Từ chứng từ
Bảng tổng hợp bán hàng, giá vốn,doanh thu, chi phí
Sổ kho, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán
Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng, thanh toán, Giá vốn doanh thu
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÁI NGUYÊN…29 2.1 Khái quát chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Quá trình hình thành và phát triển
Tiền thân Công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái Nguyên là đội công trình của tỉnh Bắc Thái (nay là tỉnh Thái Nguyên) được thành lập năm 1961
Trên cơ sở hợp nhất giữa các đội thi công của tỉnh với các đội chủ lực Thủy lợi 202 các huyện, theo quyết định số 346/TC-CQ ngày 6/4/1971 của Ủy ban hành chính, Công ty xây lắp thủy lợi thủy điện Bắc Thái được thành lập, là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, sử dụng con dấu riêng
Trước quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng và yêu cầu thực tế khách quan của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải sắp xếp, bố trí lại các đơn vị sản xuất trong ngành cho phù hợp, Công ty xây lắp thủy lợi thủy điện Bắc Thái được sáp nhập với Xí nghiệp thi công cơ giới thủy lợi, đổi tên là Công ty xây dựng thủy lợi Bắc Thái theo quyết định số 67/QĐ/UB ngày 19/3/1981 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Thái
Căn cứ vào công văn số 3072/ĐMDN ngày 27/6/1996 của Chính phủ về việc phê duyệt phương án tổng thể sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên, ngày 1/3/1997, theo quyết định số 406/QĐ-UB của Ủy ban nhân dân lâm thời tỉnh Thái Nguyên, Công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái Nguyên được thành lập trên cơ sở sáp nhập Xí nghiệp xây dựng và dịch vụ giống lâm nghiệp và Công ty xây dựng thủy lợi Bắc Thái
Căn cứ vào quyết định số 5117/QĐ-UB ngày 29/12/2001 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên phê duyệt phương án cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước đối với Công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái Nguyên, từ ngày 1/1/2002, công ty đã chuyển sang hình thức cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
2.1.3.1 Ch ức năng, n hi ệm vụ v à quy ền hạn
Chức năng của công ty
- Sản xuất khai thác vật liệu xây dựng thủy lợi
- Lắp đặt và sửa chữa thiết bị cơ khí thủy lợi
- Làm đường giao thông nông thôn, lâm nghiệp
- Xây dựng cơ sở hạ tầng
- Xây dựng công trình nước sạch
- Sửa chữa, lắp đặt máy, thiết bị cơ khí nông nghiệp thủy lợi
- Khai thác và mua bán đá, cát, sỏi, gạch
Nhiệm vụ của công ty
- Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các chính sách, chủ trương và chế độ của nhà nước theo quy định của pháp luật
- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động, phân phối thu nhập hợp lý, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động, tham gia quản lý công ty
- Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ nguồn tài nguyên môi trường, quốc phòng an ninh quốc gia
- Thực hiện nghiêm túc các hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm về kết quả lao động sản xuất kinh doanh của mình trước nhà nước, trước khách hàng, trước pháp luật về sản phẩm mà công ty thực hiện
Quyền hạn của công ty
- Tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật
- Có con dấu riêng, độc lập về tài sản, mở tại khoản tại các ngân hàng
- Điều lệ tổ chức và hoạt động
- Chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ trong phạm vi vốn điều lệ
- Tự chịu trách nhiệm về vốn kinh doanh, hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính
- Được phép tham gia đấu thầu và xây dựng các công trình trong nước phù hợp với khả năng của công ty
- Được phép mở rộng mô hình kinh doanh trong khuôn khổ nhà nước pháp luật Việt Nam
Sản phẩm của công ty mang đầy đủ đặc điểm của sản phẩm xây lắp Đó là những công trình kiến trúc, cơ sở hạ tầng mang tính đơn chiếc, có kích thước và chi phí lớn, thời gian hoàn thành lâu dài Mỗi công trình đều có dự toán riêng và phân bổ ở các địa điểm khác nhau Thời gian để hoàn thành một sản phẩm dài hay ngắn phụ thuuocj vào quy mô từng hạng mục, công trình lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp, điều kiện thi công thuận lợi hay khó khăn…
Công ty phải thực hiện đấu thầu đối với tất cả các công trình Để đảm bảo trúng thầu, công ty phải chứng minh được khả năng, năng lực của mình trên mọi mặt: khả năng tổ chức thi công, khả năng tài chính… Tất cả các công trình khi tham gia đấu thầu đều phải có tiền đặt cọc hoặc giấy bảo lãnh (đặt cọc) của ngân hàng nộp cho chủ đầu tư tránh tình trạng đơn vị trúng thầu nhưng vì lý do nào đó bỏ không thi công thì sẽ phải bồi thường khoản tiền đặt cọc Vì vậy, trước khi làm hồ sơ dự thầu, công ty phải đi thực tế hiện trường để khảo sát điều kiện thi công sau đó mới bắt tay vào công việc làm hồ sơ dự thầu Quá trình này phải hết sức thận trọng, chính xác sao cho giá cả đưa ra cho chủ đầu tư là thấp nhất có thể để trúng thầu nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng và hiệu quả kinh tế của mỗi sản phẩm sau khi hoàn thành
Sau khi trúng thầu, hai bên hoàn thành phần ký hợp đồng, công ty tổ chức thi công sao cho đảm bảo tiến độ, chất lượng kỹ thuật sản phẩm và an toàn lao động Mỗi hạng mục công việc hoàn thành phải có biên bản nghiệm thu sơ bộ đồng ý chuyển bước tiếp theo do giám sát kỹ thuật bên A xác nhận Mỗi công trình phải mở sổ nhật ký thi công hàng ngày cũng do giám sát kỹ thuật bên A ký xác nhận Khi công trình hoàn thành toàn bộ, hai bên sẽ tổ chức nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành, chất lượng toàn bộ công trình và bàn giao công trình cho chủ đầu tư đưa vào sử dụng Thời gian bảo hành công trình thường là 12 tháng kể từ ngày bàn giao
Tùy theo sự thỏa thuận trên hợp đồng, bên A sẽ tạm ứng hoặc thanh toán cho bên B theo từng giai đoạn hoặc khối lượng công việc hoàn thành nào đó Khi công trình hoàn thành được bàn giao, bên A sẽ thanh toán hết số tiền còn lại trừ số tiền bảo hành giữ lại (thường là 5% giá trị xây lắp) Hết thời gian bảo hành, bên A sẽ thanh toán hết
Hồ sơ nghiệm thu bàn giao tổng thể công trình bao gồm: Hồ sơ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật, biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành Tất cả các biên bản này được lập căn cứ vào nhật ký thi công và biên bản nghiệm thu từng hạng mục công việc
Sơ đô 2 1 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
2.1.3.3 K ết quả hoạt động kinh doanh
Căn cứ vào nguồn hình thành, doanh thu của công ty gồm:
- Doanh thu từ hoạt động kinh kinh doanh
Lập, nộp hồ sơ đấu thầu
Nhận thông báo trúng thầu
Ký hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư
Bảo vệ phương án và biện pháp tổ chức thi công
Lập phương án tổ chức thi công
Thành lập công trường, Ban chỉ huy
Tổ chức thi công theo kế hoạch
Lập nhật ký thi công, hồ sơ nghiệm thu hạng mục công trình…
Hồ sơ quyết toán Tổ chức nghiệm thu toàn bộ và bàn giao công trình
- Doanh thu từ hoạt động bất thường
Bi ểu 2 1 Doanh thu của công ty giai đoạn 2010 - 2012
Năm Doanh thu hoạt động kinh doanh
Doanh thu hoạt động bất thường
Bi ểu 2.2 Phân tích doanh thu từ hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn
Năm Chênh lệch(+)(-) Tốc độ tăng (giảm)
Doanh thu hoạt động kinh của Công ty tăng cao nhất là năm 2011, tốc độ tăng là 29,29% so với năm 20010 Nhưng năm 2012, tốc độ tăng doanh thu hoạt động kinh doanh giảm nhẹ, còn 27,51%
Bi ểu 2.3 Phân tích doanh thu từ hoạt động bất thường của công ty trong giai đoạn
Năm Chênh lệch(+)(-) Tốc độ tăng (giảm)
Trong 2011, doanh thu từ hoạt động bất thường có nhiều biến động, giảm mạnh với tốc độ giảm là 69,86% so với năm 20010 Nhưng đến năm 2012, doanh thu này lại có xu hướng tăng trở lại, tốc độ tăng là 82,25% so với năm 20011
Bi ểu 2.4 Lợi nhuận sau thuế của công ty trong giai đoạn 2010 - 2012
Bi ểu 2.5 Phân tích lợi nhuận sau thuế của công ty trong giai đoạn 2010 - 2012
Năm Chênh lệch(+)(-) Tốc độ tăng (giảm)
Bảng trên cho thấy năm 2011, lợi nhuận sau thuế của công ty so với năm 2010 có tăng nhưng không đáng kể Nhờ có biện pháp điều chỉnh đến hết tháng 12 năm 20010, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng 6,54% so với năm 2009.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái Nguyên tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng Giám đốc điều hành trực tuyến các phòng chức năng và đồng thời trực tiếp điều hành các đơn vị trực tiếp thi công
Công ty thực hiện chế độ tự chủ về sản xuất kinh doanh trong phạm vi luật định, quản lý kinh tế theo chế đọ một thủ trưởng
- Ban Giám đốc gồm: 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc
- Các phòng chức năng gồm:
+ Phòng tổ chức hành chính: 4 người
+ Phòng kế hoạch kỹ thuật: 3 người
+ Phòng kế toán tài vụ: 5 người
* Bộ phận sản xuất gồm: 7 đội thi công và 1 đội máy thi công
Sơ đồ 2 2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
- Số lao động của công ty: 80 người Trong đó:
+ Chức danh quản lý doanh nghiệp: 4 người
+ Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: 76 người
Phòng kế toán tài vụ
Phòng kế hoạch kỹ thuật
Phòng tổ chức hành chính
+ Đại học và trên Đại học: 23 người
+ Công nhân qua đào tạo: 15 người
+ Lao động phổ thông: 14 người
* Bộ máy quản lý điều hành trực tiếp của công ty gồm:
- Giám đốc : Lãnh đạo, điều hành chung công việc của toàn công ty, là người quyết định cuối cùng về mọi mặt của công ty Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động của công ty Đảm bảo về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cuart đơn vị cũng như quản lý về nhân sự, đảm bảo thu nhập cho cán bộ công nhân viên chức
- Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật : Quản lý và điều hành trực tiếp phòng kế hoạch kỹ thuật, phụ trách về mặt kỹ thuật như thiết kế, sửa chữa, tu bổ, xây dựng các công trình thủy lợi
- Phó Giám đốc phụ trách đời sống: Điều hành doanh nghiệp thay Giám đốc khi
Giám đốc điều hành đi vắng hoặc ủy quyền chung và ủy quyền từng lĩnh vực , chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về phầm việc được phân công phụ trách
+ Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc công ty hoàn thành nhiệm vụ mà Hội đồng quản trị giao
+ Kiểm tra, giám sát việc chấp hành các chính sách kinh tế tài chính và chế độ kế toán trong doanh nghiệp
+ Tổ chức lãnh đạo bộ phận kế toán thống kê trong doanh nghiệp, thực hiệ tốt các hoạt động tài chính của công ty theo luật định
+ Tổng hợp và phân tích kinh tế trong công ty một cách thường xuyên, đảm bảo phục vụ cho công tác điều hành của Giám đốc, đồng thời xây dựng các quy định về quản lý tài chính trong doanh nghiệp trình Giám đốc ban hành
+ Quản lý nguồn tài chính của công ty
+ Đề xuất cho ban lãnh đạo các cơ chế chính sách về quản lý kinh tế, chế độ khen thưởng
+ Đề ra những quy định để thực hiện tốt các chế độ cho người lao động, chính xác đến từng cá nhân, từng công việc cụ thể
- Phòng hành chính t ổng hợp
+ Giúp việc cho Giám đốc soạn thảo, quản lý hồ sơ nhân sự
+ Cố vấn, đề xuất cho ban lãnh đạo công ty tiêu chuẩn, yêu cầu cần thiết của từng công việc để bố trí, sắp xếp và tuyển dụng lao động một cách hợp lý và khoa học
+ Xây dựng lịch trình làm việc, tiếp khách…
+ Quản lý các dự toán công trình, kiểm tra và tính toán cụ thể từ đó lên kế hoạch tiến độ thi công
+ Thực hiện thiết kế, tu bổ, sửa chữa, xây dựng từng hạng mục công trình
+ Đề xuất các biện pháp quản lý và sửa chữa các hạng mục công trình cho ban lãnh đạo
+ Xây dựng kế hoach tháng, năm, quý như kế hoạch sản xuất, kế hoạch trật tự, phù hợ với tiến độ thi công và yêu cầu sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ
+ Giám sát kỹ thuật thi công và các công trình
+ Lập phiếu giá thanh toán báo cáo Giám đốc xin ý kiến xử lý khi cần thiết
+ Theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công trình.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán Để đảm bảo nhu cầu tổ chức bộ máy kế toán được gọn nhẹ, hợp lý và hoạt động có hiệu quả, từ đó cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ và căn cứ vào đặc điểm quy mô kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức hạch toán tập trung Các đơn vị trực thuộc không tổ chức hạch toán riêng mà chỉ có nhân viên hạch toán ghi chép chứng từ ban đầu, lập bảng kê kèm theo chứng từ gốc nộp về phòng kế toán công ty để hạch toán
Sơ đồ 2 3 Tổ chức bộ máy kế toán
Ghi chú : Ghi theo dõi hàng ngày Đối chiếu hàng ngày
Phòng kế toán của công ty hiện có 5 người, mỗi người đảm nhận 1 phần công việc riêng:
- K ế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm chung trong toàn bộ công tác kế toán của Công ty, bao quát và điều hành công việc chung của phòng
+ Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý tài chính, chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
+ Yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng
Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán
Nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị trực thuộc
Các kế toán thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Kế toán trưởng, trao đổi trực tiếp với Kế toán trưởng về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ cũng như về chế độ kế toán, chính sách tài chính của Nhà nước
+ Theo dõi các khoản thanh toán như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng, phải thu của khách hàng, phải trả người bán và lập bảng kê chứng từ gốc
+ Mở sổ theo dõi như: Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi
+ Hàng ngày đối chiếu với thủ quỹ về số dư tiền mặt, đối chiếu với ngân hàng về số dư tiền gửi ngân hàng
- K ế toán nguy ên v ật liệu, công cụ dụng cụ : Có nhiệm vụ ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu vật liệu, tình hình nhập, xuất và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trìmh sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán tổng hợp để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
- Th ủ quỹ : Thu, chi tiền khi có phiếu thu, chi của kế toán thanh toán chuyển đến, hàng ngày đối chiếu số dư quỹ tiền mặt với kế toán thanh toán
+ Tính toán và hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản khấu trừ vào lương, các khoản thu nhập, trợ cấp cho cán bộ, công nhân viên trong công ty Hàng tháng căn cứ hệ số lương và các bảng thanh toán lương do các nhân viên ở phòng kế toán gửu lên, tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp thanh toán lương của công ty, lập bảng phân bổ
+ Theo dõi toàn bộ tình hình tăng giảm của tài sản trong công ty, đồng thời tính và trích khấu hao cho tài sản cố định
2.2.2 Hình thức ghi sổ kế toán
Xuất phát từ tình hình kinh doanh của Công ty, để thuận tiện cho việc hạch toán các tài khoản, kế toán áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung
2.2.2.1 Đặc trưng cơ bản của h ình th ức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinnh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng ngiệp vụ phát sinh
Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung; Sổ nhật ký đặc biệt
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
2.2.2.2 Trình t ự ghi sổ kế toán theo h ình th ức kế toán Nh ật ký chung
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ thẻ, kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối phát sinh
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lắp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ
Sơ đồ 2 4 Hình thức ghi sổ Nhật ký chung
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.2.3 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND)
- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính
Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng TH chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
+ Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại
+ Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Đường thẳng, theo thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/20.09 của Bộ tài chính Cụ thể:
Nhà cửa, vật kiến trúc: 25 – 60 năm
Máy móc, thiết bị xây dựng: 8 – 12 năm
Phương tiện vận tải: 6 - 10 năm
Thiết bị văn phòng: 3-8 năm
+ Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
+ Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Khấu trừ
2.2.4 Hệ thống tài khoản được sử dụng
- Được áp dụng thống nhất theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC gồm 10 loại: + TK loại 1, 2 là TK phản ánh Tài sản
+ TK loại 3, 4 là TK phản ánh Nguồn vốn
+ TK loại 5 và loại 7 mang kết cấu TK phản ánh Thu nhập
+ TK loại 6 và loại 8 là TK mang kết cấu TK phản ánh Chi phí
+ TK loại 9 có duy nhất TK 911 là TK xác định kết quả kinh doanh
+ TK loại 0 là nhóm TK ngoài Bảng cân đối kế toán
Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, báo cáo tài chính của công ty được lập vào cuối năm, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (mẫu số B02-DN)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN)
- Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN)
Ngoài ra, để thuận tiện cho cho việc hạch toán kiểm tra cuối kỳ, kế toán còn lập một số báo cáo chi tiết sau:
- Báo cáo công nợ phải thu, phải trả
- Báo cáo tạm ứng vật tư, tài sản
- Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp
- Báo cáo chi phí chung
- Báo cáo phải trả nội bộ
Báo cáo tài chính của công ty được gửi đến
+ Cục thuế tỉnh Thái Nguyên
+ Cục thống kê tỉnh Thái Nguyên.
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái Nguyên
2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu
Tại công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn cũng tiến hành phân loại nguyên vật liệu Nhưng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại nguyên vật liệu mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng như quy định một lần trên bảng mã vật tư bởi các chữ cái đầu của vật liệu Vì vậy các loại nguyên vật liệu sử dụng đều hạch toán
STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT
1 Thép 13 Thép D13 VIS GR60 Kg
2 Thép 25 Thép D25 VIS GR60 Kg
128 X18 Xi măng Duyên Hà Kg
Nguyên vật liệu của công ty được phân loại như sau:
+ Nguyên vật liệu không phân loại thành nguyên vật liệu chính, phụ mà đều được coi chúng là nguyên vật liệu chính Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: “xi măng, sắt, thép, gạch, đá, gỗ, sỏi…”.Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P300, xi măng P400, thép 6, thép
10, thép 20… thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng …
+ Nhiên liệu: Là loại nguyên vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu
+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô
+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng…
2.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu
2.3.2 1 Đánh giá nguyên v ậ t li ệ u nh ậ p kho
Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập, nguyên vật liệu của công ty chủ yếu do mua ngoài, hầu như không vật tư thuê ngoài gia công chế biến
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Công ty mua nguyên vật liệu ngoài theo phương thức nhận hàng tại kho của công ty
Giá gốc vật liệu mua về = Trị giá mua + Chi phí trong quá trình thu mua
Trị giá mua = Giá mua – Giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại + Các khoản thuế không được hoàn lại
Chi phí trong quá trình thu mua = Chi vận chuyển bốc dỡ + Chi cho bộ phận thu mua + Hao hụt trong định mức
Chẳng hạn: Căn cứ vào hóa đơn số 0018273 ngày 12/1/2012 công ty mua Thép D25 VIS GR60 của chi nhánh công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên, số tiền chưa có thuế VAT là 216.439.450 đ, chi phí vận chuyển chưa VAT là 33.560.550 đ Tổng cộng tiền thanh toán là: (216.439.450đ + 33.560.550đ) x 1,1 '5.000.000
* Đối với nhiên vật liệu và phụ tùng thay thế: Khi đội xe có nhu cầu sử dụng sẽ tạm ứng để đi mua nhiên vật liệu và phụ tùng thay thế, kèm theo phiếu yêu cầu xuất kho hoặc phiếu lĩnh vật tư
2.3.2.2 Đánh giá nguyên v ậ t li ệ u xu ấ t kho
* Đối với nguyên vật liệu: Giá thực tế xuất vật liệu dùng được tính theo phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ, cụ thể:
Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó:
Giá đơn Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ vị bình quân Lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ + Lượng thực tế NVL nhập trong kỳ Chẳng hạn: Căn cứ vào sổ chi tiết mở cho vật liệu Thép D25 VIS GR60 (biểu 2.11) về tình hình không có tồn đầu kỳ, trong kỳ nhập 13.015 kg Thép D25 VIS GR60 với đơn giá 16.630 đ/kg và chi phí vận chuyển là 33.560.550đ ta tính được đơn giá bình quân gia quyền cho 13.015 kg thép xuất đi như sau: Đơn giá 13.015 x 16.630 + 33.560.550 bình quân = = 19.208,605 đ cả kỳ dự trữ 13.015
* Đối với nhiên liệu, phụ tùng thay thế: Giá thực tế vật liệu xuất kho cũng được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
2.3.3 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
2.3.3.1 Quy trình nh ậ p kho nguyên v ậ t li ệ u
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho Khi nguyên vật liệu được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng phải mang hoá đơn của bên bán nguyên vật liệu lên phòng kế hoạch trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu:“ Chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán…”
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kỹ thuật xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 2 liên phiếu nhập kho
Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả
2 liên cho người nhận hàng Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ Kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ nần dây dưa
Thủ tục nhập kho được thể hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho
Minh họa cho quá trình nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài ở Công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái Nguyên như sau: Căn cứ vào nhu cầu Thép D25 VIS GR60 để phục vụ thi công công trình Hồ Tích Lương, vào ngày 12/1/2012 công ty đã tiến hành mua Thép D25 VIS GR60 của Công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên với số lượng theo hóa đơn
Phòng kỹ thuật Nhập kho
Biên bản kiểm nghiệm nhập kho
HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số 01/GTKT 3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng QY/2010B Ngày 12/01/2012 0018273 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên Địa chỉ : Phường Cam Giá – TP Thái Nguyên
Họ và tên người mua hàng: Đặng Văn Ninh Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái
Nguyên Địa chỉ: Tổ 32 – Phường Quang Trung – TP Thái Nguyên
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty CP XDNN & PTNT TN)
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Số lượng (kg) Đơn giá (đồng) Thành tiền
Tổng cộng tiền thanh toán : 238.083.395
Số tiền bằng chữ: Hai trăm ba mươi triệu không trăm tám mươi ba nghìn ba trăm chín mươi lăm đồng
Số/Seq No: 26 Ngày/Date: 12/01/2012
TÊN TÀI KHOẢN/ Account Name: CTY CP XDNN & PTNT THAI NGUYEN
SỐ TÀI KHOẢN/ Account no: 390100000073 Cif no.: 459430
Kính gửi/To/: CTY CP XDNN &
Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo: Tài khoản của Quý khách đã được ghi Nợ với nội dung sau:
Please note that we have today DEBITED your account with the following entries:
12/01/2012 238.083.395 VND Thanh toan tien hang cho Cty CP gang thep TN
Giao dịch viên Kiểm soát
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty CP XDNN & PTNT TN)
Mẫu 02-TT Đơn vị: Cty CP XDNN & PTNT TN (Ban hành theo QĐ số :15/2006/QĐ –BTC Địa chỉ: P.Quang Trung - TPTN ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Quyển số: 01
Họ và tên người nhận tiền: Trần Hậu Thuận Có Tk: 111 Địa chỉ: Công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên
Lý do chi: Thanh toán tiền vận chuyển Thép D25 VIS GR60
Số tiền: 33.560.550 (viết bằng chữ): Ba mươi ba triệu lăm trăm sáu mươi nghìn năm trăm năm mươi nghìn đồng
Kèm theo: Chứng từ gốc
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty CP XDNN & PTNT TN)
Sau khi thanh toán tiền vận chuyển Thép D25 VIS GR60 và căn cứ vào hóa đơn số
0018273 Ngày 13/01/2012 khi hàng về kho thì cán bộ ban kiểm nhận vật tư tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng, phẩm chất của Thép D25 VIS GR60 theo biên bản kiểm nhận vật tư (biểu 2.9) sau:
BIÊN BẢN KIỂM NHẬN VẬT TƯ ĐƯA VÀO SỬ DỤNG TẠI CÔNG TRƯỜNG
Tại công trình: Công trình Hồ chứa nước Tích Lương Căn cứ vào hóa đơn số: 0018273 Ngày 12/01/2012 giữa Công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên với Công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái Nguyên Căn cứ thực tế giao nhận ngày 13/01/2012 tại Công trình Hồ chứa nước Tích Lương Hôm nay, ngày 13 tháng 1 năm
1 Đại diện bên bán Ông :Trần Văn Khâm Ông :Trần Hậu Thuận
Chức vụ : NV Giao Hàng
2 Đại diện bên mua: Công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái Nguyên Ông : Hoàng Cung Sơn Chức vụ: Phụ trách công trình Ông : Phạm Quốc Đông Chức vụ: Kỹ Thuật
Sau khi cùng nhau kiểm tra đo đạc và đối chiếu thực tế giao nhận hàng hai bên thống nhất nghiệm thu khối lượng như sau:
STT Tên quy cách vật tư, hàng hóa Đơnvị tính K.lượng Chất lượng hàng giao nhận
1 Thép D25 VIS GR60 Kg 13.015 Tốt
Kết luận: Đồng ý đưa vào sử dụng, hiện đang sử dụng tại công trình Hồ Tích Lương
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty CP XDNN & PTNT TN)
(Ký, ghi rõ họ tên)
( Ký, ghi rõ họ tên)
( Ký, ghi rõ họ tên) Đại diện bên bán
( Ký, ghi rõ họ tên)
Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái Nguyên
TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÁI NGUYÊN
* Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Đây là khâu đặc biệt được công ty coi trọng ngay từ đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu trữ khá hợp lý, không chồng chéo Kế toán công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, trong từng tháng, từng quý rõ ràng Tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục thông qua các chứng từ như phiếu nhập kho, hóa đơn (VAT) và các loại sổ sách đã phản ánh đúng thực trạng biến động nguyên vật liệu ở công ty Hạch toán vật liệu tổng hợp cũng được chia làm hai phần: hạch toán vật liệu nhập và hạch toán xuất nguyên vật liệu
Về khâu thu mua nguyên vật liệu: Công ty theo dõi lượng nguyên vật liệu đang dự trữ trong kho và nhu cầu của các bộ phận để làm căn cứ xác định số lượng nguyên vật liệu cần mua thêm vừa đảm bảo đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, mà lượng nguyên vật liệu trong kho không quá lớn tránh ứ đọng vốn Thêm vào đó là hệ thống nhà cung cấp ổn định, cán bộ thu mua là những người có hiểu biết rõ về từng chủng loại nguyên vật liệu, nhờ vậy mà có thể đảm bảo về chất lượng của nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh
Về khâu bảo quản: Công ty có những quy định rõ ràng về việc quy định trách nhiệm, yêu cầu bồi thường đối với những cá nhân làm mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu, nhờ đó làm tăng trách nhiệm của nhân viên kho vật tư đối với việc bảo quản nguyên vật liệu
Về khâu sử dụng nguyên vật liệu: Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đều được đưa qua phòng kỹ thuật đánh giá và xem xét tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các nhu cầu trước khi cung ứng nguyên vật liệu nhưng vẫn đảm bảo kịp thời cho sản xuất kinh doanh
Về khâu dự trữ nguyên vật liệu: Công ty luôn đảm bảo dự trữ ở mức hợp lý đáp ứng cho việc xây dựng được liên tục mà không gây ứ đọng vốn, công ty thường nhập vật liệu và xuất kho theo phương pháp xuất thẳng vì thế mà nguyên vật liệu tồn kho là không nhiều
* Về tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán tập trung đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động thi công xây lắp cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hóa công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin Trình độ cán bộ kế toán cơ bản đáp ứng yêu cầu công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính của đơn vị, quy trình làm việc khoa học, sự phân công nhiệm vụ các phần hành kế toán hợp lý, rõ ràng
Hình thức ghi sổ “Nhật ký chung” đây là hình thức kế toán mới có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản Bộ máy kế toán đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả chế độ kế toán trên máy vi tính theo hình thức nhật ký chung nhằm nâng cao trình độ cơ giới hóa công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong tình hình hiện nay Công tác kế toán kiểm tra cụ thể, khoa học và đúng trình tự quy định Sổ, thẻ rõ ràng, mức độ chính xác cao, vào sổ kịp thời đầy đủ, chứng từ hợp lệ theo đúng quy định ban hành của Nhà nước
* Về tình hình luân chuyển chứng từ:
Cuối tháng nhân viên kế toán các đội xây dựng mới gửi chứng từ về phòng kế toán Các chứng từ chủ yếu là các chứng từ gốc (Hóa đơn, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu nhập, xuất NVL,, biên bản nghiệm thu…) Do đó công việc của phòng kế toán tập trung vào cuối tháng, trong khi thời điểm giữa tháng công việc không nhiều dẫn đến tình trạng công việc không được dàn đều trong tháng, việc xử lý số lượng chứng từ lớn có thể gây ra những sai sót làm sai lệch thông tin kế toán Mặt khác, vào cuối tháng khối lượng hóa đơn VAT là khá lớn, điều này làm cho khối lượng công việc của kế toán thuế vào thời điểm cuối tháng tăng lên có thể gây ra những sai sót làm ảnh hưởng đến quyết toán thuế hàng tháng của công ty
* Về tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được công ty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán và một thủ kho kiêm thủ quỹ là số ít Do vậy việc bố trí gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán vật liệu ở các đội thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý công trình nói chung và hạch toán chi phí vật liệu nói riêng, vấn đề này phòng kế toán công ty và giám đốc cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hoà đảm bảo đúng quy định về tổ chức công tác kế toán
* Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Việc sử dụng phương pháp thẻ song song có sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian
* Về kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Hiện nay, công ty chưa thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Có thể nói, đây là một rủi ro trong công tác quản lý nguyên vật liệu, đặc biệt khi vật tư, hàng hóa giảm giá do hư hỏng, do kém phẩm chất, do ứ đọng và chậm luân chuyển… thì công ty sẽ không xác định được giá trị thực hiện thuần túy của hàng tồn kho và không dự kiến trước được những tổn thất có thể ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh
* Về công nghệ thông tin:
Công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán kế toán khiến các phần hành kế toán khá phức tạp, cồng kềnh, sổ sách nhiều dễ gây ra sai sót, nhầm lần Trình độ nhân viên kế toán sử dụng hệ thống vi tính chưa thành thạo, gây cản trở cho quá trình thu nhập và bảo mật dữ liệu
Là công ty xây dựng nên việc nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và đa dạng nên đôi khi xảy ra nhầm lẫn tuy không ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận
Hệ thống làm việc của kế toán chưa đầy đủ trang thiết bị tiện nghi, gây cản trở cho quá trình làm việc của nhân viên kế toán.
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÁI NGUYÊN
Giải pháp về công nghệ thông tin
BIÊN BẢN KIỂM NHẬN VẬT TƯ ĐƯA VÀO SỬ DỤNG TẠI CÔNG TRƯỜNG
Tại công trình: Công trình Hồ chứa nước Tích Lương Căn cứ vào hóa đơn số: 0018273 Ngày 12/01/2012 giữa Công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên với Công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái Nguyên Căn cứ thực tế giao nhận ngày 13/01/2012 tại Công trình Hồ chứa nước Tích Lương Hôm nay, ngày 13 tháng 1 năm
1 Đại diện bên bán Ông :Trần Văn Khâm Ông :Trần Hậu Thuận
Chức vụ : NV Giao Hàng
2 Đại diện bên mua: Công ty cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thái Nguyên Ông : Hoàng Cung Sơn Chức vụ: Phụ trách công trình Ông : Phạm Quốc Đông Chức vụ: Kỹ Thuật
Sau khi cùng nhau kiểm tra đo đạc và đối chiếu thực tế giao nhận hàng hai bên thống nhất nghiệm thu khối lượng như sau:
STT Tên quy cách vật tư, hàng hóa Đơnvị tính K.lượng Chất lượng hàng giao nhận
1 Thép D25 VIS GR60 Kg 13.015 Tốt
Kết luận: Đồng ý đưa vào sử dụng, hiện đang sử dụng tại công trình Hồ Tích Lương
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty CP XDNN & PTNT TN)
(Ký, ghi rõ họ tên)
( Ký, ghi rõ họ tên)
( Ký, ghi rõ họ tên) Đại diện bên bán
( Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn số 0018273 và biên bản kiểm nhận vật tư số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho ngày 13/1/2012 – số 04 Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho
Mẫu 01-VT Công ty CP XDNN&PTNT TN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Địa điểm: Tổ 32 – P.Quang Trung ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
TP Thái Nguyên PHIẾU NHẬP KHO Số: 04
Ngày 13 tháng 01 năm 2012 Nợ TK: 152
Họ tên người giao hàng: Đặng Văn Ninh Có TK: 112,111
Theo hóa đơn số : 0018273, Nguồn nhập: Công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên
Nhập tại kho:Công trình Hồ Tích Lương Địa điểm: Phường Tích Lương – TP TN
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm năm mươi triệu đồng
Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hóa đơn GTGT 0018273, biên bản kiểm kê
Thủ kho (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty CP XDNN & PTNT TN)
2.3.3.2 Quy trình xu ấ t kho nguyên v ậ t li ệ u Đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ và kịp thời là nhân tố có ảnh hưởng lớn
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền
Cộng 250.000.000 đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị
* Các chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu yêu cầu xuất kho, phiếu xuất kho
* Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh: Khi có nhu cầu phát sinh, cán bộ đội thi công lập phiếu yêu cầu xuất kho, bộ phận kỹ thuật vật tư sẽ lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho này lập thành 3 liên: Liên 1- Đội thi công giữ Liên 2 - Bộ phận kỹ thuật giữ Liên 3 - Thủ kho giữ Tại kho, thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu xin lĩnh nguyên vật liệu và lượng nguyên vật liệu thực tồn trong kho để tiến hành xuất kho vật liệu và ghi số thực xuất (theo đơn hiện vật) vào phiếu xuất kho
Minh họa cho quá trình xuất kho nguyên vật liệu: Ngày 21/01/2012 trên cơ sở dữ liệu tính toán về nhu cầu thép để phục vụ thi công công trình Hồ Tích Lương, đội vật tư lập phiếu yêu cầu xuất kho (biểu 2.6) gửi cho phòng kỹ thuật
Bi ể u 2.11 Đơn vị: Cty CP XDNN & PTNT TN PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO Địa chỉ: Tổ 32 – P Quang Trung - TN Ngày 21 tháng 1 năm 2012
Bộ phận xin cấp: Đội vật tư
Lý do xuất kho: Phục vụ công trình Hồ Tích Lương
Xuất tại kho: Công trình
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty CP XDNN & PTNT TN)
Phòng kỹ thuật vật tư tính toán hợp lý nhu cầu và phiếu yêu cầu xuất kho, cùng với việc xem xét thực tế còn tồn kho để quyết định xuất kho, lập phiếu xuất kho thành 3 liên Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho đã xét duyệt, thủ kho tiến hành xuất kho và ký vào phiếu xuất kho (biểu 2.12)
Bi ể u 2.12 Mẫu số: 02- VT Đơn vị: Cty CP XDNN & PTNT TN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Địa chỉ: Tổ 32 – P Quang Trung ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 621
(Ngày 22 tháng 01 năm 2012) Có TK 152
Họ tên người nhận hàng: Phạm Quốc Đông
Lý do xuất kho: Thi công công trình Hồ Tích Lương
Xuất tại kho: Công trình Địa điểm: P Tích Lương – TP Thái Nguyên
Tổng số tiền( bằng chữ): Năm trăm chín mươi hai triệu ba trăm hai tám nghìn năm trăm năm mươi đồng
Số chứng từ gốc kèm theo: 1 giấy đề nghị
Thủ kho (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty CP XDNN & PTNT TN)
2.3.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Các chứng từ kế toán liên quan nguyên vật liệu tại công ty gồm :“ Phiếu nhập kho vật liệu, phiếu xuất kho vật liệu, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu…” Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá (đồng)
Sơ đồ 2 6 Trình tự luân chuyển chứng từ
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.3.4.2 Phương pháp k ế toán chi ti ế t nguyên v ậ t li ệ u
Kế toán chi tiết ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song
- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, đảm bảo cho vật liệu trong kho đủ về số lượng và chất lượng của từng loại vật liệu
- Bộ phận kế toán: Nhân viên kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết ghi chép tình hình nhập – xuất kho cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập – xuất – tồn, sau đó đối chiếu: Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế
Chẳng hạn: Thẻ kho theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của Thép D25 VIS GR60 trong tháng 1 như sau:
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bi ểu 2 13 Mẫu Số S12 - DNN Đơn vị: Cty CP XDNN & PTNT TN (Ban hành theo QĐ số15/ 2006/QĐ -BTC Địa chỉ: Tổ 32 – P Quang Trung - ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
TP Thái Nguyên Tờ số : …
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép D25 VIS GR60 Đơn vị tính: Kg
Số lượng Ký nhận của
SH NT Nhập Xuất Tồn
Số phát sinh trong tháng
1 04 13/01 Nhập kho thi công Hồ Tích
2 05 22/01 Xuất phục vụ thi công Hồ Tích
Cộng lũy kế đến tháng 2 0
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty CP XDNN & PTNT TN)
Bi ểu 2 14 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Đơn vị: Cty CP XDNN & PTNT TN Mở sổ ngày 1 tháng 1 năm 2012 Địa chỉ: P.Quang Trung - TPTN Tên vật liệu: Thép D25 VIS GR60
Diễn giải TKĐƯ Đơn giá
Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
Số phát sinh trong tháng
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty CP XDNN & PTNT TN)
Bi ểu 2.1 5 Đơn vị: Cty CP XDNN & PTNT TN Địa chỉ: Tổ 32 – P.Quang Trung – TP Thái Nguyên
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT- TỒN VẬT LIỆU
Kế toán trưởng Người lập biểu
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính Cty CP XDNN & PTNTN)
STT Mã vật tư Vật tư ĐVT Tồn đầu SL nhập SL xuất Tồn cuối
Bi ểu 2 16 Mẫu số S32 DNN
Công ty CP XDNN &PTNT TN (Ban hành theo QĐ số15/ 2006/QĐ - BTC Địa chỉ: Tổ 32 – P.Quang Trung – TP TN ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 152 “ Nguyên vật liệu”
Từ ngày 1/1/2012 đến ngày 31/1/2012 Đơn vị: đồng
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
PN04 13/01/2012 Đặng Văn Ninh nhập thép D25 VIS
GR60 của Cty gang thép Thái Nguyên
PX 05 22/1/2012 Công ty xuất kho thép D25 VIS GR60 621 250.000.000
Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính Cty XDNN & PTNT TN)
2.3.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở các dạng tổng quát Do đặc điểm ở công ty rất đa dạng và phong phú, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu
2.3.5.1.Tài kho ản kế toán sử dụng
Các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật tuân theo quyết 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Các TK bao gồm: TK 152 – NVL, TK 151 – Hàng mua đang đi đường, TK 111 – Tiền mặt, TK 112, TK 331 TK 133…
Tại công ty không xây dựng TK cấp 2 của TK 152
Tài khoản phải trả cho nhà cung cấp 331, công ty đã xây dựng đến TK cấp 2 để chi tiết đến từng đối tượng nhà cung cấp, cụ thể:
TK 3311: Phải trả cho người bán vật tư
TK 3312: Phải trả cho người bán nhân công
TK 3313: Phải trả cho người bán máy
TK 3318: Phải trả cho nhà cung cấp khác
2.3.5.2 K ế toán tổng hợp nhập kho nguy ên v ật liệu
Tại công ty, nguyên vật liệu chủ yếu được nhập kho từ nguồn mua bên ngoài nên yêu cầu kế toán phải phản ánh đúng đắn, đầy đủ, chính xác giá thực tế của nguyên vật liệu bao gồm: giá hóa đơn, chi phí thu mua thực tế và tình hình thanh toán với nhà cung cấp
- Đối với nguyên vật liêu mua ngoài khi về đến kho phải được kiểm tra quy cách, số lượng và chất lượng Nếu hàng đạt chất lượng thì cho nhập kho
- Nhân viên kho cùng kế toán nguyên vật liệu tiếp nhận nguyên vật liệu và các chứng từ liên quan, kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ, sau đó tiến hành hạch toán nhập kho nguyên vật liệu Chẳng hạn: Căn cứ trên hóa đơn VAT (liên 2) số 0018273 (biểu 2.6) ngày 12/01/2012, công ty nhập kho Thép D25 VIS GR60 của Công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên Số lượng 13.015 kg, đơn giá 16.630 đ/kg, cộng tiền hàng là 216.439.450 đ, thuế VAT là 21.643.945 đ, công ty chuyển khoản trả nhà cung cấp, chi phí vận chuyển căn cứ theo phiếu chi 023 ngày 12/01/2011 là 33.560.550đ đã thanh toán bằng tiền mặt
Quy trình hạch toán như sau:
- Khi vật tư về đến kho, ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng phẩm chất của thép đạt cho nhập kho Kế toán hạch toán:
+ Với giá mua trên hóa đơn:
+ Hạch toán chi phí vận chuyển:
2.3.5.3 K ế toán tổng hợp xuất kho nguy ên v ật liệu