Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu Điện

Những năm qua, cùng với sự chuyển biến mạnh mẽ của nền kinh tế quốc dân với sự đa dạng hoá của các thành phần kinh tế, các ngành kinh tế đang từng bước đổi mới về phương thức sản xuất và cách thức quản lý. Nền kinh tế chuyển từ cơ chế quản lý bao cấp sang cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phấn đấu tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành đáp ứng nhu cầu tiêu dùng để đạt được mong muốn cuối cùng của bất kỳ doanh nghiệp nào đó là lợi nhuận. Để đạt được mục đích đó các doanh nghiệp cần phải chú trọng đến tất cả các khâu của quá trình sản xuất, từ khi bỏ vốn đến khi thu hồi vốn. Một trong những yếu tố quan trọng và mang tính quyết định là chi phí nguyên vật liệu bởi chi phí nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành của sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Chất lượng sản phẩm mới tốt hay xấu, chi phí nhiều hay ít phụ thuộc phần lớn vào nguyên vật liệu dùng để sản xuất. Nhưng nếu chỉ xét đến việc sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh thì mục đích của sản xuất kinh doanh sẽ khó thực hiện mà phải trên góc độ kế toán phải theo dõi phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời đáp ứng yêu cầu của mỗi doanh nghiệp. Như vậy,công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết đối với việc hạ thấp giá thành của sản phẩm, góp phần làm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu Điện em nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu, được sự giúp đỡ tận tình của các phòng ban,đặc biệt là phòng kế toán - tài chính của công ty cùng hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo, em đã lựa chọn chuyên đề với đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu Điện” để nghiên cứu. Nội dung chuyên đề được chia làm ba phần: Phần I : Đặc điểm về tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Bưu điện. Phần II : Thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện Mặc dù có nhiều cố gắng xong do thời gian thực tập có hạn và hiểu biết của bản thân còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót nhất định. Em rất mong nhận được ý kiến của các Thầy Cô giáo, Cán bộ kế toán của Công ty để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn GS.TS Đặng Thị Loan, Ban lãnh đạo Công ty, Cán bộ phòng kế toán – tài chính đã giúp em hoàn thiện chuyên đề này.

LỜI MỞ ĐẦU 

Những năm qua, cùng với sự chuyển biến mạnh mẽ của nền kinh tế quốc dânvới sự đa dạng hoá của các thành phần kinh tế, các ngành kinh tế đang từng bướcđổi mới về phương thức sản xuất và cách thức quản lý Nền kinh tế chuyển từ cơchế quản lý bao cấp sang cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phấn đấu tăngnăng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành đáp ứng nhu cầutiêu dùng để đạt được mong muốn cuối cùng của bất kỳ doanh nghiệp nào đó là lợinhuận Để đạt được mục đích đó các doanh nghiệp cần phải chú trọng đến tất cảcác khâu của quá trình sản xuất, từ khi bỏ vốn đến khi thu hồi vốn Một trongnhững yếu tố quan trọng và mang tính quyết định là chi phí nguyên vật liệu bởi chiphí nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành của sản phẩm và lợi nhuậncủa doanh nghiệp Chất lượng sản phẩm mới tốt hay xấu, chi phí nhiều hay ít phụthuộc phần lớn vào nguyên vật liệu dùng để sản xuất Nhưng nếu chỉ xét đến việc

sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh thì mục đích của sản xuất kinh doanh sẽkhó thực hiện mà phải trên góc độ kế toán phải theo dõi phản ánh đầy đủ, chínhxác kịp thời đáp ứng yêu cầu của mỗi doanh nghiệp

Như vậy,công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết đối với việc hạ thấpgiá thành của sản phẩm, góp phần làm nâng cao hiệu quả kinh doanh

Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu Điện

em nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu, được sự giúp đỡ tận tình của cácphòng ban,đặc biệt là phòng kế toán - tài chính của công ty cùng hướng dẫn nhiệt

tình của cô giáo, em đã lựa chọn chuyên đề với đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu Điện” để

nghiên cứu

Nội dung chuyên đề được chia làm ba phần:

Phần I : Đặc điểm về tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Bưu điện

Phần II : Thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện

Mặc dù có nhiều cố gắng xong do thời gian thực tập có hạn và hiểu biết củabản thân còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót nhất định.

Em rất mong nhận được ý kiến của các Thầy Cô giáo, Cán bộ kế toán của Công ty

để chuyên đề này được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn GS.TS Đặng Thị Loan, Ban lãnh đạo Công ty, Cán

bộ phòng kế toán – tài chính đã giúp em hoàn thiện chuyên đề này

PHẦN I ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

1.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện:

1.1.1 Đặc điểm NVL:

Công ty cổ phần Vật liệu xây dựng Bưu Điện, cùng với quy trình công nghệ sảnxuất phức tạp phải trải qua nhiều bước công nghệ, do đó phải sử dụng khối lượngnguyên vật liệu tương đối lớn và nhiều chủng loại khác nhau trong quá trình sảnxuất sản phẩm Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng nguyên vậtliệu cũng gặp không ít những khó khăn đòi hỏi cán bộ quản lý, kế toán vật liệu phải

có trình độ và trách nhiệm trong công việc

Mặt khác, nguyên vật liệu của Công ty sử dụng trong quá trình sản xuất sảnphẩm chủ yếu là nhựa PVC, bột màu vàng, nước rửa chén, dung môi để sản xuấtnhựa, nhiều vật liệu dưới dạng bột và dạng lỏng

Để sản xuất ra ống dẫn cáp phục vụ cho những công trình Bưu điện, NVL sửdụng để sản xuất là bột PVC – SG 660, PVC – LS 100

Phụ gia ổn định tự gia là các chất độn, nở, chất ổn định nhiệt, bột màu

Cân, pha chế NVL dựa vào các công thức của kỹ sư hóa nhựa trong công ty,công nhân cân các loại vật liệu phụ và bột pha màu sau đó đóng gói vào bao nhỏriêng biệt

Lập trình cho máy điều khiển tốc độ, nhiệt độ

Điện trên máy: công nhân tiến hành điều chỉnh điện trên máy, đặt nhiệt độ đểnung xilanh

Địa hình trên không: làm sạch xilanh,pittong và đầu khuôn bằng bột tẩy sau đólắp đinh hình sản phẩm đổ bột PVC vào

Làm mát sản phẩm bằng chân không và nước sau đó kiểm tra sản phẩm và lấyra

In nhãn sản phẩm: in ống phải đúng quy định của nhà nước về biểu tượng quyđịnh, quy cách ống, địa chỉ cơ quan, tiêu chuẩn sản xuất…

Cắt thành hình bán thành phẩm: ống đã được in chữ cho ra máy kéo đưa ốngsang máy cưa để cắt.

Nong đầu tạo: các ống được cho lên dàn nung và nong đầu Quá trình nongđầu, đầu nong phải đảm bảo nong đủ độ dài theo quy định của từng loại ống, đầunong phải đảm bảo đúng kích thước quy định, đầu nong không được để cháy, ốngnong đầu xong thì gọt hai đầu cho sạch

Kiểm tra ngoại quan và trọng lượng: các dàn máy làm việc 3 ca liên tục, ống đãhoàn thành KCS phải kiểm tra chất lượng ống liên tục 24/24 giờ Các hình thứckiểm tra: kiểm tra ngoại hình ống, kiểm tra chất lượng sản phẩm

Cơ sở phân loại sản phẩm: trên cơ sở những tiêu chuẩn của sản phẩm đã đượcquy định nhân viên KCS tiến hành kiểm tra lần cuối Sau đó đưa ra quyết định sảnphẩm nào đưa vào nhập kho còn những sản phẩm nào không đủ tiêu chuẩn thì đưa

đi tái chế lại

Nhập kho: ống đã nhập kho phải làm lán hoặc phủ bạt bảo vệ che nắng mưacho ống

 Vai trò NVL trong họat động sản xuất kinh doanh:

* Nguyên vật liệu tạo nên thực thể của sản phẩm với những đặc trưng về giátrị, giá trị sử dụng, chất lượng, mẫu mã Chi phí NVL là một trong 3 chi phí cơ bảnquan trọng để tính giá thành sản phẩm, đó là chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhâncông trực tiếp, chi phí sản xuất chung Do đó, có giảm được chi phí NVL mới giảmđược chi phí SXKD từ đó hạ giá thành sản phẩm Nhưng yêu cầu đặt ra là khônglàm thay đổi chất lượng sản phẩm, vì vậy không thể cắt giảm NVL dưới định mứccủa một sản phẩm mà phải tổ chức quản lý, sử dụng hợp lý tiết kiệm NVL mớimang lại hiểu quả cao, tăng tích lũy và đạt lợi nhuận cao nhất

Mặt khác, NVL là thành phẩn quan trọng của vốn lưu động trong doanhnghiệp và NVL nằm trong khâu dự trữ sản xuất của vốn lưu động Do đó, phảiquản lý sử dụng tốt NVL mới góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động,tránh tình trạng ứ đọng cũng như sử dụng lãng phí vốn lưu động

1.1.2 – Phân loại nguyên vật liệu:

Để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đã phải sửdụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau Chúng có vai trò, công dụng, tínhchất lý hóa rất khác nhau và biến động thường xuyên, liên tục hàng ngày trongquá trình sản xuất kinh doanh Nhằm tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toánnguyên vật liệu bảo đảm sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu theo từng thứ, loạinguyên vật liệu khác nhau Nhờ có sự phân loại này mà kế toán nguyên vật liệu

có thể theo dõi được tình hình biến động của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu

từ đó cung cấp thông tin được chính xác kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua

dự trữvề nguyên vật liệu, đồng thời tính toán chính xác số chi phí về nguyên vậtliệu chiếm trong tổng giá thành sản phẩm

Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị, Công ty tiến hành phân loạinguyên vật liệu như sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính, là cơ sở vật chất cấu

thành nên thực thể sản phẩm ống Nhựa bao gồm: Vật liệu nhựa và vật liệu bột nhựa

- Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động nhưng nó không phải là cơ sở

vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới mà nó chỉ có tác dụng làm tăng chấtlượng nguyên vật liệu chính như: mực in, dung môi

- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật liệu mà công ty mua về để thay

thế cho các bộ phận chi tiết máy móc như: vòng bi, bánh răng các loại, bulong cácloại , và các loại phụ tùng khác

- Vật liệu khác:

* Từ việc phân loại trên, kế toán mã hóa từng loại vật tư theo đặc điểm củatừng loại nguyên vật liệu, ví dụ như vật liệu Bột nhựa sẽ mã hóa theo mã vật tư bắtđầu bằng chữ B và mã hóa theo thứ tự là B001, B002…, Vật liệu nhựa sẽ bắt đầu mãvật tư “ VL…” Cùng với khai báo cài đặt với các nội dung “Đơn vị tính”, “Mãnhóm”, “Loại vật tư”, “TK vật tư”, “TK giá vốn”, “TK doanh thu”, “TK hàng bántrả lại”… Khi muốn thêm một loại vật tư thì sẽ bấm F4, khi muốn sữa một mã vật tưnào đó thì sẽ bấm F2, khi muốn tìm nhanh thì sẽ bấm F8, còn khi muốn Xóa một mãvật tư nào đó thì sẽ chọn F3

Ví dụ: khi ta muốn thêm mã vật liệu bột nhựa không có trong danh mục vật tư

có sẵn,ta chọn F4 và điền vào các nội dung mà ta muốn mã hóa:

+ Mã vật tư: “B…”

+ Tên vật tư:

+ Đơn vị tính : “Kg”

+ Loại Vật tư: “2”

+ TK Vật tư: “ 1521”…

Sau đây là danh mục vật liệu bột nhựa và vật liệu Nhựa:

* Danh mục vật liệu bột nhựa

Màn hình 1:

* Danh mục vật liệu nhựa

Màn hình 2:

1.1.3 – Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty:

a, Tính giá thực tế nhập kho NVL:

 Đối với NVL mua nội địa: Phần lớn các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho

công ty đều chịu trách nhiệm chuyên chở đến tận nơi và các chi phí vận chuyểnđược tính vào giá mua

+

Thuế nhập khẩu (nếu có)

+

Các chi phí thu mua thực tế

-Các khoản giảm giá thu mua được hưởng chiết khấu thương mại

Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên nếu hóa đơn mua hàng

có thuế GTGT thì trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho không bao gồm thuế GTGT,

mà thuế GTGT được theo dõi trên TK 133 ( Thuế GTGT được khấu trừ)

Ví dụ: Ngày 02-10-2010 ,Xí nghiệp tiến hành nhập PVC-PM66 của hóa đơn số

02106 ngày 2/10/2010 của công ty Cổ phần hóa chất Nhựa với

- Số lượng: 2,000 Kg

- Đơn giá : 17,000đ/kg

- Chi phí thuê xe vận chuyển về kho của công ty là 500,000đ

- Thuế giá trị gia tăng của vật tư và phí thuê xe đều là 10%

Như vậy, chi phí thuê xe sẽ được tính vào trị giá vốn PVC-PM66 nhập kho: Trị giá vốn PVC-PM66 = 2,000*17,000 + 500,000 = 34,500,000 đ

Nhập kho

Vậy, kế toán sẽ nhập lô hàng trên với số lượng là 2,000 kg và với đơn giá là17,250 đ/kg

 Đối với NVL nhập khẩu: Giá thực tế NVL nhập kho là giá trên hóa đơn (chưa

thuế giá trị gia tăng) cộng chi phí mua thực tế trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu(nếu có) và cộng thêm thuế nhập khẩu Chi phí mua của NVL nhập khẩu thường lớnhơn chi phí mua của NVL nội địa rất nhiều do chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản,

ngoài ra công ty còn phải chi trả tiền thuê kho bãi ở cảng nhập khẩu, lệ phí hảiquan….

b, Tính giá NVL xuất kho:

Để xác định trị giá vốn xuất kho của nguyên liệu, vật liệu Công ty áp dụngphương pháp “bình quân gia quyền cố định” Theo phương pháp này, kế toán tínhđơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm cuối tháng, sau đó lấy số lượng nguyênliệu, vật liệu xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính

Ví dụ: Trong tháng 6/2010 có các nghiệp vụ nhập xuất kho NVL liên quan đến

nhựa hạt trắng như sau:

Loại vật tư: Nhựa hạt trắng

1.2 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty:

1.2.1 – Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty: (sang trang 9)

SƠ ĐỒ 1 - BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN

VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

- Đại hội cổ đông:

Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, được tổ chức mỗi năm một lần,

có quyền quyết định chiến lược phát triển của Công ty, kế hoạch sản xuất kinhdoanh hàng năm, thông qua nghị quyết các vấn đề như bổ sung và sửa đổi Điều lệ,loại cổ phiếu và số lượng cổ phần phát hành, mức cổ tức chi trả cho cổ đông hàng

XÍ NGHIỆP

BÊ TÔNG BƯU ĐIỆN II

XÍ NGHIỆP XÂY LẮP VIỄN THÔNG I

XÍ NGHIỆP XÂY LẮP VIỄN THÔNG II

XÍ NGHIỆP XÂY LẮP VIỄN THÔNG III

XÍ NGHIỆP CÁP VIỄN THÔNG

XÍ NGHIỆP

TƯ VẤN THIẾT KẾ

XÍ NGHIỆP

BÊ TÔNG

BƯU ĐIỆN I

P TỔNG GIÁM ĐỐC

P TỔNG GIÁM ĐỐC

CHI NHÁNH MIỀN NAM CHI NHÁNH MIỀN

KT - KD

PHÒNG

KẾ TOÁN TÀI

CHÍNH

PHÒNG

TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

PHÒNG TỔNG HỢP

PHÒNG VẬT TƯ

P TỔNG GIÁM

ĐỐC

năm, thù lao cho Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát…, Đại hội đồng cổ đông cóquyền bầu, bãi nhiệm thay thế thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.

- Hội đồng quản trị:

Có quyền quyết định, chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh

và ngân sách hàng năm, xác định các mục tiêu hoạt động và mục tiêu chiến lược trên

cơ sở Đại hội đồng cổ đông thông qua, đề xuất mức chi trả cổ tức hàng năm Hộiđồng quản trị có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm Giám đốc điều hành và các Cán bộquản lý khác

- Ban Kiểm soát:

Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các báo cáotài chính hàng năm, 6 tháng, hàng quý, các vấn đề kiểm toán và các vấn đề liên quanđến hoạt động của Công ty, bảo vệ quyền lợi cổ đông theo luật pháp và Điều lệCông ty

- Ban Giám đốc:

Điều hành toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu tráchnhiệm trước Đại hội đồng cổ đông, HĐQT và pháp luật về kết quả hoạt động củamình Xác định cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị trực thuộc,các cấp quản lý trong công ty Xây dựng kế hoạch sản xuất dài hạn và hàng năm, cácphương án kinh doanh, các dự án đầu tư mới, các phương án liên doanh, liên kếttrình Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông phê duyệt

- Các phòng chức năng:

 Phòng Tổ chức – Hành chính: có chức năng giúp Tồng giám đốc trong

điều hành, tồ chức thực hiện công tác tổ chức, quản lý hồ sơ công nhân viên, quản lýlao động tiền lương: BHXH, BHYT của Công ty

 Phòng Kế toán – Tài chính: Thống kê, báo cáo tài chính của Công ty và

các xí nghiệp thành viên: cung cấp hồ sơ, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chocông tác điều hành sản xuất, kiểm tra, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty

 Phòng Kế hoạch Kỹ thuật Kinh doanh: tham mưu cho giám đốc xây dựng

kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn và kế hoạch tác nghiệp, đầu tư, xây dựng kếhoạch giá thành, tìm hiểu thị trường trong và ngoài ngành để khai thác triệt để việctiêu thụ sản phẩm cho Công ty định giá sản phẩm Nghiên cứu, thiết lập mô hình sản

xuất, quy trình công nghệ, xây dựng hệ thóng quản lý chất lượng và kỹ thuật sảnphẩm theo tiêu chuẩn đặt ra; định mức nguyên liệu cho sản xuất sản phẩm chế thử

và kiểm nghiệm sản phẩm mới, dây chuyền công nghệ và dụng cụ thay thế

 Phòng Vật tư: Quản lý công tác xuất – nhập nguyên vật liệu; Quản lý tồn

kho, sắp xếp kho bãi, lập và thực hiện kế hoạch xuất – nhập nguyên liệu

 Phòng Tồng hợp: quản lý công tác an ninh, quốc phòng, quân sự, bảo vệ

chính trị nội bộ và làm công tác thi đua, khen thưởng

 Các Xí nghiệp trực thuộc và các chi nhánh: có chức năng giúp Tổng giám

đốc trong điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Đơn vịtheo ủy quyền của Tổng giám đốc

1.2.2 – Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty:

Công tác quản lý NVL ở công ty cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu Điện đượcthực hiện ở cả kho và phòng kế toán Tại kho chỉ quản lý NVL về số lượng và chủngloại Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý về số lượng và giá trị

NVL được thu mua cả trong nước và nhập khẩu NVL nội địa thường để sảnxuất các sản phẩm đơn giản, tiêu thụ trong nước, yêu cầu chất lượng không cao, nên

1 tháng tiến hành dự báo NVL một lần để lên kế hoạch thu mua Những NVL nàythường được mua ở các tỉnh lân cận như Hà Nội, Thái Nguyên, Phú Thị để hạn chếchi phí vận chuyển Tuy nhiên, có nhiều đơn đặt hàng nước ngoài mà NVL trongnước không đáp ứng yêu cầu và công ty phải nhập khẩu Vì thế sản xuất những sảnphẩm có yêu cầu kỹ thuật và chất lượng cao nên những NVL này cũng phải đảm bảonhiều tiêu chuẩn phức tạp…do đặc điểm này nên công ty phải tiến hành dự báotrước 6 tháng Dù vậy việc dữ trữ NVL cũng trong thời gian không dài, tránh mấtmát hư hỏng hoặc biến động giá cả bất lợi đối với công ty cũng như tránh ứ đọngvốn mà vẫn đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường, theo đúng thời hạncủa đơn đặt hàng

Vì chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên trong quá trình

sử dụng, công ty luôn khuyến khích tiết kiệm NVL một cách hợp lý, sử dụng đúngmục đích, đúng định mức đã thiết kế đảm bảo chất lượng sản phẩm, tránh bớt xénNVL hoặc thay đổi các loại NVL không theo thiết kế

 Tại phòng Kế hoạch Kỹ thuật Kinh doanh: tìm hiểu thị trường trong và

ngoài ngành để khai thác triệt để việc tiêu thụ sản phẩm cho Công ty định giá sản

phẩm Nghiên cứu, thiết lập mô hình sản xuất, quy trình công nghệ, xây dựng hệthống quản lý chất lượng và kỹ thuật sản phẩm theo tiêu chuẩn đặt ra; lập kế hoạchđịnh mức nguyên liệu cho sản xuất sản phẩm chế thử và kiểm nghiệm sản phẩmmới, dây chuyền công nghệ và dụng cụ thay thế.

 Phòng Vật tư: phối hợp với phòng Kế toán – Tài chính quản lý công tác

xuất – nhập nguyên vật liệu; Quản lý tồn kho, sắp xếp kho bãi, lập và thực hiện kếhoạch xuất – nhập nguyên liệu

 Tại phòng Kế toán – Tài chính: Thống kê, báo cáo tài chính của Công ty

và các xí nghiệp thành viên: cung cấp hồ sơ, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhcho công tác điều hành sản xuất, kiểm tra, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty

 Kế toán vật tư: Dựa trên hợp đồng mua bán do phòng Vật tư, phòng Kế

hoạch Kỹ thuật kinh doanh đã ký với người bán, hàng ngày ghi chép tổng hợp sốliệu và tình hình mua bán, vận chuyển nhập – xuất – tồn để lập các chứng từ và ghi

sổ sách có liên quan Kiểm tra việc cung cấp nguyên vật liệu về số lượng, tính giáthành thực tế nguyên vật liệu nhập, xuất, chấp hành chế độ bảo quản vật tư, cácđịnh mức tiêu hao, có biện pháp giải quyết nguyên vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất.Định kỳ hoặc đột xuất đối chiếu với thủ kho, bộ phận kế hoạch về các chứng từ cóliên quan

 Quản lý nguyên vật liệu theo hệ thống danh mục: Để phục vụ nhu cầu

quản lý ngày càng cao, công ty đã mở hệ thống các loại tài khoản, phân thành cácloại chứng từ, các loại NVL, sản phẩm, hàng hóa, danh sách khách hàng, danh sáchkho hàng…để quản lý các đối tượng này Công ty đã xác định quản lý hệ thốngdanh mục tương ứng bao gồm: danh mục tài khoản, danh mục vật tư, hàng hóa, danhmục khách hàng, danh mục kho, danh mục vụ việc…phần mềm kế toán SAS 2.3 đãthiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượngliên quan

* Danh mục tài khoản:

Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoảnbằng lệnh “Danh mục tài khoản” Tiến hành cập nhật (thêm, sửa, xóa) bằng cách sửdụng phím chức năng F4,F2,F8,F3 Sau đó, kế toán sẽ khai báo các thông tin về tàikhoản: số hiệu tài khoản, tên tài khoản, tài khoản mẹ, tài khoản có hay không theo

dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải thu, phải trả, tài khoản số cái hay không

là tài khoản số cái…

Đối với kế toán NVL, công ty đã theo dõi tình hình nhập, xuất qua tài khoản 152

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK

131, TK 411, TK 511, TK 621, TK 627, TK 911… các tài khoản này cũng có thểđược mở chi tiết theo yêu cầu quản trị của công ty

* Danh mục đối tượng

Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong công ty(liênquan tạm ứng)…Nói chung, danh mục khách hàng dùng để theo dõi chi tiết công nợcho từng đối tượng

Việc khai thác báo đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằngmenu lệnh: “Danh mục đối tượng” Sau đó, kế toán sẽ tiến hành cập nhật và khaibáo các thông tin liên quan như: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã sốthuế, tài khoản công nợ ngầm định, số tài khoản ngân hàng mã đối tượng được xếptheo thứ tự ưu tiên: Khách hàng cung cấp hàng hóa, CBCNV, xí nghiệp thành viên,khách hàng lẻ

Việc đặt mã khách hàng được thực hiện theo quy định sau:

* Với đối tượng là đơn vị bán: NB + số thứ tự (hoặc tên viết tắt)

Ví dụ:

NB001 Điện lực Từ Liêm

NB002 Công ty xây dựng Liên Hà

NB007 Công ty cổ phần Hóa chất Thiên Hà

NB031 Công ty cổ phần Hóa chất Chất Nhựa

…………

* Với các đối tượng là đơn vị mua:

Nếu là công ty mua: CT + số thứ tự

Nếu là ban quản lý: BQL + số thứ tự

Nếu là xí nghiệp: XN + số thứ tự

* Danh mục hàng hóa, vật tư:

Mỗi vật tư, hàng hóa sẽ mang một mã hiệu riêng Mã này sẽ được sử dụng khinhập kho thành phẩm, xuất vật tư cho sản xuất…các loại vật tư, NVL sẽ được kếtoán mã hóa theo: Tên loại vật tư + số thứ tự của vật tư đó:

Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menulệnh: “danh mục nhóm vật tư” Sau đó, kế toán sẽ tiến hành cập nhật và khai báo cácthông tin liên quan như: mã nguyên vật liệu, mã vật tư hàng hóa, tên vật tư hànghóa, đơn vị tính, số thứ tự…

* Danh mục kho hàng:

Kế toán khai báo danh mục kho hàng thông qua menu lệnh “Danh mục kho”.Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng: Mã kho hàng, tênkho hàng, số thứ tự đơn vị cơ sở

Việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán NVL cần chú ý vấn đềkhử trùng Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho, công ty

đã quy ước chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến NVL và không cập nhật giấy đềnghị thanh toán tạm ứng Ngoài ra, trong nghiệp vụ mua NVL trả bằng tiền mặt cóphiếu chi tiền mặt và phiếu nhập NVL, kế toán của công ty đã hạch toán qua tàikhoản công nợ Như vậy, cả hai chứng từ thu chi và vật tư đều được cập nhật Đây làphương pháp giản đơn nhưng đôi khi ta nhìn và hạch toán sẽ không biết là mua bántrả chậm hay thanh toán ngay

1.3 Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại Công ty:

* Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

* Công ty Cổ phần VLXDBĐ áp dụng hình thức “chứng từ ghi sổ”.

* Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp: “ Kê khai thường xuyên” để hạch toán hàng tồn kho Theo phương pháp này kế toán thực hiện ghi

chép một cách thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn vật tưhàng hóa và các tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập xuất

* Tính thuế GTGT theo: “ phương pháp khấu trừ”

* Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật của công ty được tiến hành theo

phương pháp “ghi thẻ song song” Đây là phương pháp ngày càng được sử dụng

rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi ưu điểm của nó là ghi chép đơn giản, dễ kiểmtra, đối chiếu

PHẦN II:

THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty:

2.1.1 – Thủ tục chứng từ kế toán nguyên vật liệu:

(*) Phiếu nhập kho: được lập thành 4 liên và chuyển cho các bộ phận sau:

Bước 2: Kiểm tra chất lượng

NVL về căn cứ hợp đồng, đơn hàng đã nhận cùng với phiếu xuất kho, phiếuđóng gói của nhà cung cấp hoặc căn cứ “lệnh sản xuất”, bộ phận QC kiểm tra chấtlượng NVL

+ Nếu đạt yêu cầu, phát hành phiếu xác nhận chất lượng, số lượng chuyển bộphận kho

+ Nếu NVL không đạt yêu cầu về chất lượng, chuyển trả lại một phần hoặc toàn

bộ lô hàng (tùy trường hợp cụ thể)

Bước 3: Kiểm tra số lượng

Bộ phận kho kiểm đếm về số lượng, xác nhận vào phiếu xác nhận chất lượng, sốlượng và chuyển kế toán NVL để lập phiếu nhập kho

Bước 4: Nhập kho

Kế toán NVL căn cứ vào bộ chứng từ giao hàng, phiếu xác nhận của QC để lậpphiếu nhập kho, chuyển bộ phận kho để tiến hành nhập kho và tiếp tục nghiệp vụquản lý kho

Bước 5: Luân chuyển chứng từ

Sau khi hoàn tất việc nhập NVL bộ phận kho có trách nhiệm chuyển tiếp bộchứng từ cho phòng mua hàng hoặc các bộ phận tương đương để tiếp tục quy trìnhthanh toán

b, Thủ tục chứng từ nhập kho NVL mua nội địa: (sang trang 18)

Sơ đồ 3 - Nghiệp vụ quản lý kho

 Công việc cần làm như sau:

- Lưu hồ sơ mua hàng:

Vào dữ liệu những danh mục hàng hóa đã mua

Ngày mua, số lượng thực nhập, chênh lệch thừa thiếu so với yêu cầu

Lên kế hoạch cấp NVL cho các bộ phận yêu cầu

- Nhập kho:

+ Kiểm tra chất lượng, chủng loại NVL:

Xác nhận vào phiếu kiểm tra chất lượng

PHÒNG KẾ TOÁN

KHO

NHẬP KHOLƯU HỒ SƠ

MUA HÀNGNếu không

còn tồn tại

 Chứng từ nhập kho NVL:

 Giấy đề nghị mua hàng (đã lưu)

 Hóa đơn (bán lẻ hoặc giá trị gia tăng)

 Biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho của bên bán

 Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký (theo quy định về chứng từ)

* Lưu ý: chứng từ của bên bán phải ghi rõ giá bán

 Biên bản kiểm tra chất lượng (của QC hoặc kỹ thuật)

c, Thủ tục chứng từ nhập kho NVL nhập khẩu:

Sơ đồ 4 - Nghiệp vụ quản lý kho

 Công việc cần làm như sau:

- Nhập kho:

+ Kiểm tra chất lượng, chủng loại NVL

Xác nhận vào phiếu kiểm tra chất lượng

+ Kiểm tra chứng từ

Kiểm tra số lượng

Nhập kho

- Phòng kế toán: Lập phiếu nhập kho

- Kho: Lưu chứng từ theo kho

 Invoice (Hóa đơn thương mại)

 Packing list (Phiếu đóng hàng)

 Tờ khai hải quan (nếu có)

 Biên bản kiểm tra chất lượng (của QC hoặc kỹ thuật)

Ví dụ: Trong tháng 10 năm 2010 Công ty nhu cầu về nguyên liệu, vật liệu

Dựa trên kế hoạch sản xuất cụ thể và yêu cầu của phòng Vật tư, phòng Kế hoạch

kỹ thuật kinh doanh tiến hành ký hợp đồng với người bán Căn cứ vào hợp đồngkinh tế số 116/HĐ 2010 ký kết với bên cung cấp là công ty cổ phần Hóa chất Nhựa

Hà Việt hai bên đã tiến hành giao dịch

Biếu số 1:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc -ooo - HỢP ĐỒNG MUA BÁN

Số: 116/HĐ 2010Căn cứ vào Luật Thương mại ngày 14/06/2005 của nước Cộng Hòa xã hội Chủnghĩa Việt Nam và các văn bản hướng dẫn liên quan

Căn cứ chức năng nhiệm vụ, nhu cầu và thỏa thuận của hai bên

Hôm nay, ngày 02 tháng 10 năm 2010, chúng tôi gồm:

BÊN BÁN: CÔNG TY CỔ PHẦN HC NHỰA.

(Sau đây gọi tắt là “Bên bán”)

Địa chỉ: Số 9 – Ngô Thị Nhậm – Q Hai Bà Trưng – Hà Nội

Điện thoại: (04)634 1790 Fax:(04) 634 1790

Người đại diện: Lê Chí Dũng Chức vụ: Giám đốc

BÊN MUA: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

(Sau đây gọi tắt là “Bên mua”)

Địa chỉ: Phú Diễn – Từ Liêm – Hà Nội

Điện thoại: (04)765 6942 Fax: (04) 765 9816

Người đại diện: Bùi Huy Tiến Chức vụ: Giám đốc

HAI BÊN THỎA THUẬN KÝ HỢP ĐỒNG VỚI CÁC ĐIỀU KHOẢN NHƯSAU:

Điều 1: Hàng hóa – Quy cách – Giá cả - Số lượng

STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Mó số ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền

4 Tổng tiền tiền thanh toỏn: 37 900 000

(Bằng chữ: Ba mơi bảy triệu, chớn trăm nghìn đồng chẵn /.)

Điều 2: Chất lượng – đúng gúi

- Chất lượng & Đúng gúi: Theo tiờu chuẩn của nhà sản xuất

- Kiểm tra chất lượng hàng húa: Bờn mua cú trỏch nhiệm kiểm tra số lượng,chất lượng hàng húa, bao bỡ đúng gúi khi nhận hàng Nếu trong vũng 03 ngày bờnmua khụng cú khiếu nại về chất lượng hàng húa bằng văn bản, thỡ coi như hàng húa

đó đảm bảo chất lượng như trong hợp đồng

Điều 3: Phương thức giao nhận hàng

- Địa điểm và phương thức giao nhận hàng: Hàng được giao tại kho Bờn Muatại Hà Nội trờn phương tiện vận chuyển của Bờn Bỏn Khi giao nhận hàng bờn giao

và bờn nhận phải ký vào húa đơn bỏn hàng hoặc giấy biờn nhận

- Thời gian giao hàng: Thỏng 10/2010

Điều 4: Phương thức thanh toỏn

Bờn Mua thanh toỏn cho Bờn Bỏn toàn bộ giỏ trị của hợp đồng trong vũng 30ngày kể từ khi Bờn Bỏn hoàn tất mỗi đợt giao hàng và giao húa đơn

Nếu Bờn Mua thanh toỏn chậm, Bờn Mua phải thanh toỏn thờm cho Bờn Bỏntiền lói phỏt sinh đối với số tiền thanh toỏn chậm và số ngày thanh toỏn chậm Lóisuất thanh toỏn chậm bằng lói suất tiền Việt Nam của ngõn hàng Nhà nước ViệtNam tại thời điểm đến hạn thanh toỏn Tuy nhiờn, việc thanh toỏn chậm khụng đượcvượt quỏ 15 ngày kể từ ngày đến hạn thanh toỏn

Thanh toỏn bằng tiền mặt, Sộc hoặc chuyển khoản Việc thanh toỏn chỉ hoàn tấtkhi cú bỏo của ngõn hàng Bờn Bỏn hoặc Phiếu Thu của Bờn Bỏn ghi rừ nội dungthanh toỏn tiền hàng theo hợp đồng này

Điều 5: Trách nhiệm

Hai bên nhất trí thực hiện nghiêm túc từng điều khoản của hợp đồng

Trong quá trình thực hiện, nếu gặp bất kỳ trở ngại nào phải thông báo cho bênkia biết đẻ tìm giải pháp Trong trường hợp không tìm được giải pháp, thì tranh chấp

sẽ đưa ra Trọng tài Kinh tế Hà Nội giải quyết Phán quyết của trọng tài là cuối cùng

và có tính ràng buộc với cả hai bên Bên vi phạm phải chịu trách nhiệm theo phápluật và chịu mọi án phí

Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký đến ngày 02/10/2010 và được lậpthành 4 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị tương đương

Căn cứ vào hợp đồng mua bán số 116/HĐ 2010 ký ngày 02/10/2010

BÊN BÁN: CÔNG TY CỔ PHẦN HC NHỰA.

(Sau đây gọi tắt là “Bên bán”)

Địa chỉ: Số 9 – Ngô Thị Nhậm – Q Hai Bà Trưng – Hà Nội

Điện thoại: (04)634 1790 Fax:(04) 634 1790

Người đại diện: Lê Chí Dũng Chức vụ: Giám đốc

BÊN MUA: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

(Sau đây gọi tắt là “Bên mua”)

Địa chỉ: Phú Diễn – Từ Liêm – Hà Nội

Điện thoại: (04)765 6942 Fax: (04) 765 9816

Người đại diện: Bùi Huy Tiến Chức vụ: Giám đốc

HAI BấN THỎA THUẬN Kí HỢP ĐỒNG VỚI CÁC ĐIỀU KHOẢN NHƯSAU:

1.Khối lượng giao hàng theo hợp đồng số 116/HĐ 2010 ngày 02/10/2010 STT Tờn hàng hoỏ,

4 Tổng tiền tiền thanh toỏn: 37 900 000

(Bằng chữ: Ba mơi bảy triệu, chớn trăm nghìn đồng chẵn /.)

2 Đến thời điểm thanh lý hợp đồng Bờn Bỏn đó giao xong lượng hàng núi trờn

cho Bờn Mua Bờn Mua cũn nợ Bờn Bỏn số tiền cho hợp đồng là: 37.900.000

(Bằng chữ: Ba mơi bảy triệu, chớn trăm nghìn đồng chẵn /.)

3 Bờn mua thanh toỏn cho Bờn Bỏn số tiền trờn khụng muộn hơn ngày

(Số lượng hàng xuất của cụng ty Cổ phần HC Nhựa theo hợp đồng trờn được ghi nhận theo húa đơn tài chớnh 02106)

 Nhập kho NVL:

Biểu số 3:

Hóa đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKI – 3LL

Liờn 2 (giao cho khỏch hàng)

Ngày 02 thỏng 10 năm 2010

Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty cổ phần HC nhựa

Địa chỉ: 09 Ngụ Thị Nhậm- Hai Bà Trưng – Hà Nội Số TK: 010100 000 0028 Điện thoại: 0437643547 Mó số: 2900324829-1

Họ và tờn người mua hàng: Đặng Quang Vinh

Đơn vị: Cụng ty Cổ phần VLXD Bưu Điện

Địa chỉ: Phỳ Diễn – Từ Liờm – Hà Nội Số TK:

4 Tổng tiền tiền thanh toỏn: 37 900 000

Tổng tiền thanh toỏn bằng chữ: Ba mơi bảy triệu chớn trăm nghìn đồng chẵn.

Ngày tháng Loại Người nhận Ghi chú

Tên vật tư Số lượng

Ngày 02tháng 10 năm 2010 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐG-BTC

Quyển số : 01 Ngày 20 – 03 – 2006 củaa Bộ trưởng BTC

Nợ TK : 152

Có TK: 111

Họ tên người giao hàng: Nguyễn Vũ Chiến

Theo hóa đơn GTGT Số 02106 Ngày 02 tháng 10 năm 2010 của Công ty cổ phần

HC nhựa

Nhập kho tại : Công ty cổ phần Vật liệu xây dựng Bưu Điện

STT Tên, nhãn hiệu, quy

cách, phẩm chất vật

tư (sản phẩm, hàng

hoá)

Mã Số

Đơn vị Tính

Số

Theo C.từ

lượng

Thực nhập

Ở phòng kế toán: kế toán vật tư tiến hành nhập vào phần mềm kế toán phần

hành vật tư –hàng hóa ,Sau đó in ra phiếu nhập kho có đầy đủ cả về mặt giá trị và

số lượng

Màn hình 3:

Biểu số 6: Phiếu nhập kho do kế toán in ra từ phần mềm ngày 2/10/2010

Công ty Cổ phần VLXDBĐ PHIẾU NHẬP KHO

Phòng Vật tư Số:01 Mẫu số 01 – VT

Ngày 02tháng 10 năm 2010 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐG-BTC

Quyển số : 01 Ngày 20 – 03 – 2006 của Bộ trưởng BTC

Nợ TK : 152

Có TK: 111

Họ tên người giao hàng: Đặng Quang Vinh

Theo hóa đơn GTGT Số 02106 Ngày 02 tháng 10 năm 2010 của Công ty cổ phần HC

Đơn vị Tính

Số

Theo C.từ

Lượng

Thực nhập

Đơn giá Thành tiền

Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba mươi bẩy triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng

NVL của công ty xuất cho sản xuất là chủ yếu và quy định xuất kho NVL được

thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 5 - Quy trình xuất kho NVL

Quy trình sản xuất

* BPSản xuất

* Thủ kho

* Kế toán NVL

Quy trình giá thành sản xuất

Phiếu xuất kho (8)

* Phiếu yêu cầu cấp phát

NVL

Phòng Ban

Chứng từ

Đường đi chứng từ

Các quy trình liên quanPhòng ban

* Phiếu sản xuất/ Bản vẽ

kỹ thuật/ Phiếu yêu cầu

cấp phát NVL

Diễn giải:

Bước 1: Yêu cầu

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, bộ phận sản xuất thấy có nhu cầu sử dụng vật liệunào đó sẽ làm phiếu xin lĩnh vật tư để xin ký duyệt cấp vật tư, sau đó đưa sangphòng vật tư lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển chothủ kho để thực hiện việc cấp phát Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho giao vật tưhàng hoá cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và ngườinhận ký tên vào phiếu xuất

Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên có chữ ký của các bộ phận liên quan Trongđó: - 1 liên lưu lại

- 1 liên thủ kho ký xác nhận trả lại cho bộ phận lĩnh vật tư giữ

- 1 liên thủ kho ghi vào thẻ, ghi xác nhận rồi định kỳ gửi về phòng Tàichính- Kế toán

Bước 2: Xuất kho

Biểu số 7: Phiếu xuất kho do thủ kho lập ngày 30/10/2010

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

Xí nghiệp Nhựa

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 30/10/2010

Người nhận: Đoàn Thu Thủy

Đơn vị: Xí nghiệp Nhựa –XN004

Nội dung : Sản xuất tháng 10/2010

Kho : Kho vật liệu Từ Liêm - KVLTL

tự động in ra bảng kê chứng từ xuất và cho in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái các tàikhoản liên quan Kế toán vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận sau khinhận phiếu xuất kho

Vào ngày 31 tháng 10 năm 2010, sau khi nhập liệu xong kế toán mới vào danhmục “ tính giá vốn vật tư, hàng hóa” để chương trình tự động cập nhập giá vốn xuấtvật tư

Màn hình 4:

Bước 3: Luân chuyển chứng từ

Sau khi xuất kho, thủ kho phải tập hợp phiếu xuất kho và các hồ sơ liên quanchuyển cho bộ phận kế toán để thực hiện các nghiệp vụ liên quan

Sơ đồ 6 – Luân chuyển chứng từ xuất kho

Công việc cần làm như sau:

 Lưu hồ sơ sản xuất theo lô sản xuất

Vào dữ liệu những sản phẩm đã cấp phát NVL

Kiểm tra lại định mức tiêu hao NVL và số lượng thực tế sử dụng

 Xuất kho: Kiểm tra chứng từ xuất kho, xác định số lượng thực xuất

 Phòng kế toán: Lập phiếu xuất kho

 Kho: Lưu chứng từ theo kho

Phiếu xuất:

Chứng từ xuất (copy)

Kế hoạch sản xuất

Phiếu yêu cầu cấp phátNVL

Xuất kho

PHßNG KÕ TO¸N

KhoL¦U Hå S¥ S¶N

XUÊT THEO L¤ SX

* Chứng từ xuất kho NVL:

 Phiếu yêu cầu cấp phát NVL

 Bảng kê NVL thực dùng, còn tồn tại các bộ phận

2.1.2 – Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty:

 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện đồng thời ở cả kho vàphòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho Hạch toán chi tiết không chỉ

về mặt giá trị mà còn cả mặt số lượng, không phải theo dõi ở từng kho mà còn chitiết cho từng loại, từng nhóm, từng thứ để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời làm

cơ sở để ghi sổ kế toán đồng thời kiểm tra, giám sát sự biến động của vật liệu

 Tại phòng kế toán và kho sử dụng các chứng từ sau:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm nghiệm

 Tại kho: Hàng ngày khi các nghiệp vụ nhập, xuất thực tế phát sinh, thủ kho

thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các phiếunhập, xuất kho và thẻ kho của từng thứ vật liệu Mỗi loại vật liệu chỉ được theo dõitrên một thẻ kho

Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứvật tư hàng hoá cho phòng kế toán

Ví dụ: Trong tháng 10/2010, tại kho: Sau khi nhận được các chứng từ nhập kho,

xuất kho PVC – PM66 – BOO2….thủ kho đã vào thẻ kho như sau:

Ở phòng kế toán: Định kỳ, nhận được phiếu nhập - xuất kho của thủ kho

gửi lên, kế toán vật liệu kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hoàn chỉnh chứng từ Docông ty sử dụng phần mềm kế toán nên kế toán chỉ phải nhập số liệu từ các chứng từliên quan vào máy, phần mềm cài đặt tự xử lý thông tin và có thể in ra các sổ vàchứng từ cần thiết Thông thường, sau khi nhập liệu về các nghiệp vụ nhập, xuất,toàn bộ sẽ được ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp vật liệu phục vụ cho việc quản lývật liệu của doanh nghiệp Sổ chi tiết là sổ dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất củatừng loại vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị Cuối tháng, kế toán vật liệutiến hành thao tác cộng sổ chi tiết trên máy và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, tránhtình trạng nhầm lẫn trong quá trình ghi sổ Quá trình nhập dữ liệu vào máy đượcthực hiện một lần cho cả kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, vì vậy em sẽ trình bày

Ví dụ: Trong tháng 10/2010, thủ kho nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất liên

quan tới nguyên vật liệu chính của ống nhựa:

- Thủ kho ghi vào thẻ kho

- Kế toán NVL nhập dữ liệu vào máy và in ra phiếu nhập kho kèm cùng hóađơn và Phiếu nhập kho do thủ kho lập để làm bộ chúng từ nhập kho ,cuối tháng in ra

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

Xí nghiệp Nhựa Bưu Điện

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 1521 Kho : Vật tư Từ Liêm – VTTL

Tên vật tư : PVC – PM66 Mã vật tư : B002

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

Xí nghiệp Nhựa BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN

Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 31/10/2010Kho: Kho vật tư Từ Liêm - VLTL

ST

Mã vật tư

Đơn vị tính

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty

2.2.1 – Kế toán tổng hợp thu mua nhập kho nguyên vật liệu:

Đồng thời với quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán cũng phải ghi sổtổng hợp nguyên vật liệu Phương pháp kế toán mà công ty đang áp dụng là phươngpháp kê khai thường xuyên Như đã giới thiệu ở trên, đây là phương pháp ghi chépthường xuyên các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư trên các tài khoản kế toán

Vì vậy để theo dõi tình hình biến động tăng, giảm nguyên vật liệu tại công ty, kế toán

sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152 “nguyên liệu, vật liệu”

- Và các tài khoản chi tiết dùng tại xí nghiệp Nhựa Bưu Điện như sau :

+ TK1521: Nguyên liệu ,vật liệu chính

 Trường hợp vật liệu mua ngoài chưa thanh toán cho người bán:

Khi vật liệu về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”

Nợ TK 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ”

Có TK 331 “ Phải trả cho người bán”

Khi thanh toán cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK 331 “ Phải trả cho người bán”

Có TK 111,112,…

Màn hình 5:

Sau khi nhập xong nội dung một nghiệp vụ , kế toán có thể nhấn chuột phải vàobảng để nhập thêm các nghiệp vụ khác và kết thúc việc nhập liệu bằng nút "lưu"

Ví dụ: Ngày 06/10/2010, nhập kho bột liệu Nhựa của công ty cổ phần Công nghiệp

Nhựa Việt Nam theo hợp đồng số 04 ngày 02/10/2010

- Giá chưa thuế là 229 738 000

- Thuế GTGT là 22 973 800

- Tổng thanh toán 252 711 800

Chưa trả tiền người bán

Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho 004, kế toán tiến hành nhập nộidung nghiệp vụ này vào máy theo các chỉ tiêu sau :

− Loại chứng từ: PN

− Ngày : 06/10/2010

Biểu số 11:

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

Xí nghiệp Nhựa

TỔNG HỢP NHẬP KHO

Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

Ghi Có TK 331- Phải trả người bán

Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 31/10/2010

2/10 PN001 Mua vật tư nhập kho (CTCP

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

Xí nghiệp Nhựa Bưu Điện

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

TK331: Phải trả người bánĐối tượng : Công ty cổ phần hóa chất Nhựa