Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu Điện theo phương pháp ghi chép liên tục

Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại Công ty

Theo phương pháp này kế toán thực hiện ghi chép một cách thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa và các tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập xuất. Đây là phương pháp ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi ưu điểm của nó là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty

Khi nhận hợp đồng, đơn hàng từ bộ phận mua NVL hoặc “Lệnh sản xuất” từ bộ phận sản xuất, bộ phận kho lập kế hoạch nhận NVL và chuẩn bị kho, bộ phận QC lập kế hoạch kiểm tra chất lượng NVL. Kế toán NVL căn cứ vào bộ chứng từ giao hàng, phiếu xác nhận của QC để lập phiếu nhập kho, chuyển bộ phận kho để tiến hành nhập kho và tiếp tục nghiệp vụ quản lý kho.

Hàng hóa – Quy cách – Giá cả - Số lượng

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 116/HĐ 2010 ký kết với bên cung cấp là công ty cổ phần Hóa chất Nhựa Hà Việt hai bên đã tiến hành giao dịch. Nếu trong vòng 03 ngày bên mua không có khiếu nại về chất lượng hàng hóa bằng văn bản, thì coi như hàng hóa đã đảm bảo chất lượng như trong hợp đồng.

Phương thức giao nhận hàng

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền. - Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Bên mua có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa, bao bì đóng gói khi nhận hàng.

Trách nhiệm

(Số lượng hàng xuất của công ty Cổ phần HC Nhựa theo hợp đồng trên được ghi nhận theo hóa đơn tài chính 02106). Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Ở phòng kế toán: kế toán vật tư tiến hành nhập vào phần mềm kế toán phần hành vật tư –hàng hóa ,Sau đó in ra phiếu nhập kho có đầy đủ cả về mặt giá trị và số lượng.

Màn hình 3

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, bộ phận sản xuất thấy có nhu cầu sử dụng vật liệu nào đó sẽ làm phiếu xin lĩnh vật tư để xin ký duyệt cấp vật tư, sau đó đưa sang phòng vật tư lập phiếu xuất kho. Cuối tháng, kế toán tiến hành thao tác tính đơn giá xuất kho do phần mềm máy tính tự động cập nhập theo công thức cài đặt sẵn và tuân theo phương pháp tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình quân. Hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giỏ trị mà cũn cả mặt số lượng, khụng phải theo dừi ở từng kho mà cũn chi tiết cho từng loại, từng nhóm, từng thứ để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời làm cơ sở để ghi sổ kế toán đồng thời kiểm tra, giám sát sự biến động của vật liệu.

Đặc điểm của phương pháp ghi thẻ song song là sự kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho và ghi chép của kế toán tại phòng kế toán, trên cơ sở đó giám sát tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty.  Tại kho: Hàng ngày khi các nghiệp vụ nhập, xuất thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các phiếu nhập, xuất kho và thẻ kho của từng thứ vật liệu.

THẺ KHO

- Kế toán NVL nhập dữ liệu vào máy và in ra phiếu nhập kho kèm cùng hóa đơn và Phiếu nhập kho do thủ kho lập để làm bộ chúng từ nhập kho ,cuối tháng in ra sổ chi tiết NVL. Như đã giới thiệu ở trên, đây là phương pháp ghi chép thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư trên các tài khoản kế toán. Hàng ngày khi nhận được chứng từ là các phiếu nhập kho, kế toán tiến hành kiểm tra, xác nhận và nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào máy.

Sau khi nhập xong nội dung một nghiệp vụ , kế toán có thể nhấn chuột phải vào bảng để nhập thêm các nghiệp vụ khác và kết thúc việc nhập liệu bằng nút "lưu". Khi nội dung nghiệp vụ này được nhập vào máy, máy cũng sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu PVC –S65, Khi cần kế toán có thể in ra Bảng kê phiếu nhập , sổ chi tiết phải trả người bán, bảng tổng hợp và sổ tổng hợp.

TỔNG HỢP NHẬP KHO

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN Xí nghiệp Nhựa Bưu Điện.  Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán bằng tiền tạm ứng. Đối với trường hợp này, kế toán sau khi nhận được phiếu nhập kho vật tư thì tiến hành nhập dữ liệu vào máy.

Sau khi nhập xong, máy sẽ tự động xử lý thông tin theo quy trình đã đề cập ở trên.

Màn hình 6

Nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu cho sản xuất sản phẩm, phục vụ quản lý sản xuất chung, phục vụ cho nhu cầu bán hàng và nhu cầu quản lý cũng như công tác sửa chữa lớn. Do vậy, kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Đây là trường hợp xuất diễn ra thường xuyên nhất, chiếm phần lớn khối lượng nguyên vật liệu trong công ty.

Các thao tác vào màn hình này cũng tương tự như trường hợp vào màn hình nhập liệu của nghiệp vụ nhập vật liệu. Riêng chỉ tiêu đơn giá máy tự động tính ra tiền vốn xuất kho của nguyên vật liệu đó.

Số tiền

Màn hình 10

Màn hình 11

Đối tượng sử dụng

621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN Phú Diễn – Từ Liêm – Hà Nội.

SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL thường xuyên biến động, công tác quản lý NVL đã được coi trọng; tuy nhiên trong quản lý và bảo quản không thể tránh khỏi những nhầm lẫn, sai sót như mất mát, nhầm lẫn, thừa, thiếu… với nhiều nguyên nhân khác nhau. Công ty lập ra một hội đồng kiểm kê trong đó có nhân viên của phòng kế toán, phòng tổ chức và các đơn vị có liên quan sẽ tiến hành đối chiếu trực tiếp giữa sổ sách và thực tế, giữa chứng từ và hiện vật, tiến hành cân đo đong đếm số lượng, trọng lượng của từng thứ vật tư và lập báo cáo kiểm kê theo đúng mẫu biểu và thời gian quy định…. Những số liệu thu thập được sẽ là căn cứ để kế toán tiến hành điều chỉnh chênh lệch trên tài khoản và cơ sở để kế toán lập “Báo cáo kiểm kê vật tư cuối kỳ”.

Khi kiểm kê có thể phát hiện một số NVL được ghi chép nhầm lẫn, giữa các loại vật tư, công cụ dụng cụ với nhau, ví dụ: nhập kho Dây treo loại 7/1.0mm nhưng trên sổ lại ghi nhận là Dây treo loại 7/1.2 mm, do đó đến cuối kỳ giá trị tồn thực tế và tồn trên sổ sách không giống nhau. Các nghiệp vụ kiểm kê được kế toán tiến hành điều chỉnh theo các định khoản như trên, căn cứ vào báo cáo kiểm kê, kế toán tính toán và nhập bút toán điều chỉnh vào máy tương tự như các bút toán nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

• Điều kiện thực hiện

Đối với việc áp dụng định mức xuất vật tư cho sản xuất, thực tế, dựa vào các lô lệnh sản xuất, các phân xưởng xuất hiện nhu cầu vật tư cho sản xuất, khi đó, cán bộ quản lý ở phân xưởng sẽ dựa vào nhu cầu thực tế để viết “Phiếu đề nghị cấp vật tư” gửi lên phòng kinh doanh để viết phiếu xuất kho vật tư cho phân xưởng. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp, góp phần ngăn ngừa các hiện tượng sử dụng lãng phí, tham ô hoặc thất thoát vật liệu trong quá trình sản xuất, tạo động lực cho doanh nghiệp huy động và sử dụng vốn có hiệu quả cho do tổ chức hợp lý việc cung cấp và dự trữ NVL. Do vậy Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu song song với việc tim tòi nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, bền vững vì khi quản lý tốt các yếu tố đầu vào và sử dụng hạch toán nguyên vật liệu đúng phương pháp thì mới giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra theo đúng kế hoạch và đem lại hiêụ quả kinh tế cao.

- Ngoài ra để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu công ty cần từng bước hiện đại hóa quy trình công nghệ tiên tiến, máy móc thiết bị sản xuất, đồng thời cần tiếp tục kết hợp và hợp tác với các nhà nghiên cứu để chế tạo ra sản phẩm cải tiến có cùng tính năng công dụng nhưng chi phí thấp hơn, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Bưu điện, được sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của các anh, chị trong phòng Tài chính - Kế toán và giáo viên hướng dẫn em đã có được những kiến thức thực tế nhất định về quá trình kế toán trong doanh nghiệp sản xuất, đã nêu lên những ưu điểm, tồn tại trong công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp và mạnh dạn đề xuất những ý kiến với mong muốn công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu của Công ty không ngừng hoàn thiện và ngày càng phát huy được những mặt mạnh, hạn chế được những khuyết điểm của mình.