Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng quản lý nguyên vật liệu tại công ty cpdp hà nội

Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng, quản lý NVL công ty CPDP Hà Nội Sự cần thiết phải hồn thiện Thơng tin kế tốn loại thơng tin cần thiết cho công tác quản lý nay, kinh tế thị trường nước ta Trong điều kiện cạnh tranh để tìm chỗ đứng thị trương, doanh nghiệp cần phải có thơng tin thật xác tình hình tài để đề biện pháp thích hợp cho hoạt động SXKD doanh nghiệp Điều địi hỏi cơng tác kế tốn doanh nghiệp nói chung kế tốn NVL nói riêng cần phải hồn thiện để đáp ứng nhu cầu cao thơng tin kế tốn cho quản lý Ngun tắc hồn thiện Hồn thiện cơng tác kế tốn NVL khơng phải làm thay đổi cho phục vụ thuận lợi cho mà hoàn thiện phải dựa nguyên tắc sau: - Thứ nhất, phải tuân thủ chế độ tài kế toán hành, văn pháp luật nhà nước có liên quan, đồng thời hướng tới hồ nhập thơng lệ chung chuẩn mực kế tốn quốc tế - Thứ hai, phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD riêng có cơng ty Việc vận dụng sáng tạo chế độ kế toán tài vào cơng tác hạch tốn NVL nâng cao hiệu hiệu công tác kế toán - Thứ ba, phải đặt mối quan hệ chi phí bỏ lợi ích đạt được, mục đích hồn thiện nhằm nâng cao hiệu cơng tác kế tốn NVL, góp phần vào cơng tác hạch tốn chung doanh nghiệp thuận lợi - Thứ tư, phải hướng tới làm tốt vai trị cung cấp thơng tin kế tốn cho cơng tác quản trị nơị công ty cho nhà quản lý tài chính, người quan tâm biết tình hình tài cơng ty u cầu hồn thiện Để hồn thiện kế tốn NVL với việc nâng cao hiệu sử dụng, quản lý NVL công ty CPDP Hà Nội, qúa trình hồn thiện cần đáp ứng số yêu cầu sau: - Một là, cung cấp thơng tin chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho thứ, loại NVL cho yêu cầu quản lý công ty - Hai là, củng cố tăng cường vai trị cung cấp thơng tin tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL từ sổ kế tốn tổng hợp cơng ty - Ba là, phản ánh giá trị NVL cách xác thực hơn, phù hợp với giá NVL thời điểm sử dụng - Bốn là, phản ánh nội dung kinh tế nghiệp vụ phát sinh kỳ, tạo điều kiện cung cấp xác thơng tin cho cơng tác hạch tốn - Năm là, cung cấp kịp thời số liệu để tiến hành phân tích hiệu sử dụng NVL phục vụ cho yêu cầu quản lý NVL nói riêng quản lý tồn cơng ty nói chung Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn NVL cơng ty CPDP Hà Nội Sau thời gian thực tập công ty CPDP Hà Nội, qua tiếp xúc với thực tế kết hợp với kiến thức học trường, em xin mạnh dạn đề số ý kiến với mục đích góp phần hồn thiện cơng tác kế tốn NVL công ty 4.1 Xây dựng hệ thống danh điểm NVL Sổ danh điểm NVL Để phục vụ cho nhu cầu quản lý NVL tránh nhầm lẫn, thiếu sót cơng ty cần lập hệ thống danh điểm NVL ghi vào sổ danh điểm vật tư theo dõi cho thứ, nhóm, loại NVL cách chặt chẽ, giúp cho cơng tác hạch tốn quản lý thực dễ dàng Nhất điều kiện nay, công ty ứng dụng tin học vào kế tốn việc lập hệ thống danh điểm NVL cần thiết giúp cho việc quản lý NVL máy tính dễ dàng Việc lập hệ thống danh điểm NVL phải đảm bảo tính thống có kết hợp chặt chẽ phận phịng ban tồn cơng ty Sổ danh điểm NVL lập phải tiện cho hạch toán quản lý, đảm bảo sử dụng lâu dài Khi sổ danh điểm NVL lập, kế toán vật tư theo dõi NVL máy vi tính, tạo thống kế toán vật tư thủ kho việc theo dõi, phản ánh loại NVL * Nguyên tắc xây dựng hệ thống danh điểm NVL: Lập theo vần A,B,C…của tên vật liệu Nghĩa dựa vào ký hiệu tài khoản cấp 2, tên vật liệu việc phân loại NVL theo cấp độ từ loại, nhóm, thứ để lập danh điểm Mỗi theo dõi loại vật liệu đưa mã gồm: Tên tài khoản cấp hai, mã nhóm, mã vật liệu tên kho Ví dụ: Xây dựng số danh điểm NVL (Biểu số 21) TT Tên vật liệu Loại vật liệu Atropinsulfat VL Benzakolium VL Bột mì VL phụ Bột phacmocat 606 VL phụ Hòm Apixilin VL phụ Hòm Amoxilin VL phụ Biểu số 21: Mã nhóm A B B1 B1 H1 H1 Mã vật liệu 1 2 Tên kho Kho Kho Kho Kho Kho Kho Danh điểm NVL 1521- A -1- k1 1521- B -1- k1 1522-B1-1- k3 1522-B1-2- k3 1522-H1-1-k2 1522-H1-2-k2 Xây dựng số danh điểm NVL * Mã nhóm: Chữ tên vật liệu kho nhóm có số nhóm nhỏ khác chi tiết thêm Ví dụ: Trong nhóm B có nhóm nhỏ Bột ký hiệu B1 Trong nhóm H có hai nhóm nhỏ Hịm Hộp ký hiệu H1 H2 Sau lập hệ thống danh điểm NVL, cơng ty mở Sổ danh điểm NVL (Biểu số 22) theo kho theo nhóm Sổ DANH ĐIểM nGUN VậT LIệU cơng ty CPDP HN ký hiệu Nhóm Danh điểm NVL A 1521-A-1-K1 A 1521-A-2-K1 B 1521-B-1-K1 B1 1522-B1-1-K3 H1 1522-H1-1-K2 C 1521-C-1-K1 Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Atropinsulfat Ampixilin Benzakolium Bột mì g g g Kg Hịm Ampixilin Cái Codeinbazo Kg Đơn giá hạch toán Ghi 400.000 Biểu số22: Sổ danh điểm nguyên vật liệu 4.2.Về hệ thống sổ sách kế tốn - Thứ nhất: Hiện cơng ty chưa sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc phân loại vào chứng từ ghi sổ, sau vào chứng từ ghi sổ kế toán phải tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Vì cơng ty nên mở ghi chép sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để thực đầy đủ theo chế độ kế toán quy định đảm bảo tính hợp lý cách ghi chép Kế toán cần phải sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu sau: (Biểu số 23) Công ty Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CPDPHN Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Người ghi sổ (Ký,họ tên) Tháng (năm, quý) Số tiền Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Số tiền Cộng tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày tháng năm Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Biểu số 23 : Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (Nhật ký) Sổ vừa dùng để đăng ký nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh * Phương pháp ghi chép sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: Cột 1: Ghi số hiệu chứng từ ghi sổ Cột 2: Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột3: Ghi số tiền chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang Cuối tháng, cuối năm kế toán cộng tổng số tiền phát sinh sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh - Thứ hai: hệ thống sổ chi tiết, kế tốn vật tư khơng lập Sổ chi tiết NVL mà lại lập thẻ kho Theo qui định thẻ kho phịng kế tốn lập ghi tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư sau phải giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Việc kế tốn ghi thẻ kho khơng với qui định không tạo phù hợp thống qui trình ghi sổ Do vậy, cơng ty nên sử dụng sổ chi tiết NVL (Biểu số 24) q trình hạch tốn chi tiết Sổ theo dõi NVL theo kho theo loại NVL mặt số lượng giá trị 4.3 áp dụng phương pháp giá hạch tốn tính giá NVL Với đặc điểm tình hình SXKD đặc điểm NVL công ty công ty nên đổi phương pháp tính giá NVL xuất kho từ phương pháp bình quân gia quyền sang phương pháp hệ số giá Nghĩa kế toán vật tư sử dụng giá hạch tốn để tính giá NVL Giá hạch tốn lấy theo giá kế hoạch giá cuối kỳ trước quy định thống Sổ danh điểm NVL (Giá hạch tốn khơng có giá trị giao dịch với bên ngồi, sử dụng hạch tốn nội bộ) Việc nhập, xuất kho NVL hàng ngày phản ánh theo giá hạch toán Cuối kỳ kế toán vật tư phải tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế để ghi sổ kế tốn tổng hợp Việc tính giá thực tế NVL xuất kho sau: + Xác định hệ số giá (H) giá thực tế giá hạch toán NVL luân chuyển kỳ: Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + nhập kho kỳ H = Giá hạch toán NVL Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + nhập kho kỳ + Tính trị giá NVL xuất kỳ: Trị giá thực tế = Trị giá hạch toán x Hệ số NVL xuất kỳ NVL xuất kỳ giá Ví dụ: Đối với Ampixilin (Thẻ kho- Biểu số 7) ta tính sau: 246.211.500 +369.608 x 1000 615.680.000 H = = = 0,962 600 x 400.000 + 1000 x 400.000 640.000.000 Vậy trị giá thực tế Ampixilin xuất kho là: 0,962 x ( 1100 x 400.000 ) = 423.280.000 Nếu áp dụng phương pháp hệ số giá Sổ chi tiết NVL cũ (Biểu số 24) lập lại sau: (Biểu số 25) Phương pháp hệ số giá giúp cho việc hạch toán tiến hành thuận lợi hơn, cơng tác tính giá nhanh chóng không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, sổ chi tiết NVL công ty Tháng năm 2004 Tên kho: Kho 1(Vật liệu chính) Giá kế hoạch: 400 (Giá hạch tốn) Đơn vị tính: 1.000 đồng Nhập Xuất Tồn cpdp hn N-T 17/3 17/3 30/3 Danh điểm vật tư: 1521-A-2-K1 Tên vật tư: Ampixilin Đơn vị tính: gam Số hiệu Diễn giải chứng từ Nhập Xuất Tồn đầu tháng 3/04 3/3 Mua Aurobin 10/3 Bán cho XN DPTW1 26/3 Bán cho XN DPTW1 Cộng Đơn giá SL TT 1.000 369.608 SL 410,12 369,608 SL 600 TT 246.072 1.600 615.680 384,8 500 192.400 1.100 423.280 384,8 600 230.880 500 192.400 1.100 423.280 500 192.400 1.000 369.608 Tồn cuối tháng 3/04 Biểu số 24: công ty TT Sổ chi tiết NVL sổ chi tiết NVL Nhập Tháng năm 2004 Tên kho: Kho 1(Vật liệu chính) Giá kế hoạch: 400 (Giá hạch tốn) Đơn vị tính: 1000 đồng Xuất Tồn HT TT cpdp hn Danh điểm vật tư: 1521-A-2-K1 Tên vật tư: Ampixilin Đơn vị tính: gam Số hiệu Diễn giải Đơn chứng từ giá N X thực tế SL 3/3 10/3 26/3 Tồn đầu tháng 3/04 Mua Aurobin Bán cho XN DPTW1 Bán cho XN DPTW1 Cộng SL HT TT 410,12 SL HT TT 600 240.000 246.072 369,608 1.000 400.000 369.608 1.600 640.000 615.680 500 200.000 192.400 1.100 440.000 423.280 600 240.000 230.880 500 200.000 192.400 1.000 400.000 369.608 1.100 440.000 423.280 500 200.000 192.400 Tồn cuối tháng 3/04 Biểu số 24: Sổ chi tiết NVL số lần nhập, xuất có kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết hạch toán tổng hợp Hơn nữa, với đội ngũ kế tốn có trình độ chun mơn cao cơng ty việc tính giá thực tế NVL theo phương pháp hệ số giá khơng gặp khó khăn 4.4.Về hạch toán tổng hợp NVL Thứ nhất, tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” Công ty sử dụng TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” để hạch toán tổng hợp chung cho tất NVL công ty TK không chi tiết thành tiểu khoản Như vậy, ta biết tổng NVL nhập, xuất kỳ biết loại NVL vào nhập, xuất nhập, xuất từ kho Điều gây khó khăn cho cơng tác kế tốn quản lý Do đó, cơng ty nên mở chi tiết cho TK 152 để tạo thuân lợi công tác kiểm tra đối chiếu Theo hướng phân loại NVL theo tác dụng theo cách chia kho để quản lý vật tư, TK 152 chi tiết thành: - TK 152.1: Vật liệu - TK 152.2: Vật liệu phụ - TK 152.3: Nhiên liệu - TK 152.4: Vật tư kỹ thuật Các tài khoản chi tiết hố theo đặc điểm nhóm vật tư hay chi tiết cho loại vật tư Với việc chi tiết hoá TK 152 cơng ty theo dõi giá trị vật liệu ,vật liệu phụ…được hạch tốn giá trị nhập, xuất chúng rõ ràng Thứ hai, hạch toán NVL kiểm kê Hiện công ty việc NVL thừa, thiếu qua kiểm kê phản ánh thông qua TK 138.8 Việc xem TK 138.8 TK điều chỉnh số NVL thừa, thiếu không với nội dung TK nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dẫn tới việc TK 138.8 dư bên có Trong hệ thống TK theo qui định TK 138.1 lập để theo dõi không Tài sản cố định thiếu kiểm kê mà bao gồm NVL Vì vậy, cơng ty nên sử dụng TK 138.1 để phản ánh số NVL thiếu kiểm kê - để sử dụng tài khoản với qui định chuẩn mực kế toán Khi kiểm kê thấy NVL thiếu định khoản: Nợ TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu Sau dựa vào biên xử lý kiểm kê ta phản ánh: Nợ TK 334: Phần tổ chức cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý Còn NVL thừa phát kiểm kê xác định doanh nghiệp, kế toán phải hạch toán vào TK 711 “Thu nhập khác”( khoản thu nhập bất thường ) sau: Nợ TK 152: Giá trị NVL thừa kiểm kê Có TK711: Thu nhập khác Thứ ba, việc hạch toán NVL xuất kho cho sản xuất cơng ty, xuất kho NVL kế tốn phản ánh giá trị NVL xuất vào Bảng kê xuất NVL cho phân xưởng, tháng dựa vào báo cáo từ kế toán phân xưởng gửi sang mà biết giá trị NVL thực sử dụng tháng, lúc kế tốn định khoản Cịn NVL thực tế xuất, xuất thừa theo dõi sổ sách, số NVL thực sử dụng định khoản vào TK621,627…Cách hạch tốn khơng với phương pháp KKTX mà công ty đăng ký Bảng thuyết minh Báo cáo tài chính, khơng phải phương pháp KKĐK kế tốn khơng sử dụng TK611,631 Vậy cơng ty nên thống hạch tốn tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX Ví dụ: Ngày 11/3 xuất NVL cho phân xưởng trị giá 153.328.297 cho phân xưởng viên định khoản là: Nợ TK 621: 153.328.297 Có TK 152: 153.328.297 Cuối kỳ, phân xưởng báo cáo số NVL chưa sử dụng (xuất thừa) 259.593.602 phản ánh: Nợ TK 152: 259.593.602 Có TK 154: 259.593.602 4.5 Về hạch tốn phế liệu thu hồi Sau sản xuất phân xưởng thường có phế liệu thu hồi Nhưng cơng ty khơng hạch tốn nghiệp vụ phế liệu thu hồi từ sản xuất Điều gây lãng phí không phản ánh giá trị hàng tồn kho doanh nghiệp.Theo em, cuối tháng kế toán tiến hành nhập kho phế liệu thu hồi vào kho để quản lý riêng tiến hành định khoản sau: Nợ TK 152: chi tiết theo vật liệu Có TK 621: chi tiết theo phân xưởng Khi xuất bán phản ánh giá trị thu hồi: Nợ TK 111 Có TK 711 4.6 Về lập dự phịng giảm giá NVL Cơng ty nên tiến hành lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nói chung cho NVL nói riêng Việc lập dự phịng giúp cho cơng ty có khoản để bù đắp NVL bị giảm giá Việc lập dự phòng thực sau: Số dự phòng cần lập dựa số lượng loại HTK theo kiểm kê thực tế diễn biến giá năm có kết hợp với dự báo giá diễn biến niên độ Mức dự phòng cần phải Số lượng hàng Mức chênh lệch giảm lập cho niên độ (n+1) = tồn kho loại x giá loại Cuối niên độ kế tốn có chứng chắn giá trị thực tế vật liệu tồn kho thấp giá thị trường, kế tốn lập dự phịng giảm giá vật liệu: Nợ TK 632 Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế tốn năm lớn khoản dự phịng giảm giá vật liệu lập cuối kỳ kế toán năm trước số chênh lệch lớn lập thêm, kế tốn ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nhỏ khoản dự phòng giảm giá vật liệu lập cuối kỳ kế tốn năm trước số chênh lệch nhỏ hồn nhập, kế tốn ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế tốn năm khơng thay đổi so với khoản dự phòng giảm giá vật liệu lập cuối kỳ kế toán năm trước khơng cần ghi sổ Ví dụ: Lập dự phịng cho NVL tồn kho cuối năm 2003 (Biểu số 26) Căn vào mức trích dự phịng cần lập cho NVL, kế tốn ghi: Nợ TK 632 :150.628.270 Có TK 159: 150.628.270 Bảng trích lập dự phịng giảm giá NVL Đơn vị tính: Đồng TT Tên vật tư Đơn Số Đơn giá Đơn giá Chênh Mức dự vị lượng ghi sổ thị lệch phịng tính trường A B C = 3-2 = 4x1 Ampixilin g 500 410.300 410.000 -300 150.000 Dexametazon g 2.511,2 23.000 22.175 -825 2.071.740 Tetraxilin g 1.000 190.400 190.000 -400 400.000 Axid Benzoic g 300 41 42 Cộng 150.628.270 Biểu số 26: Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL Cuối năm 2004 năm sau nữa, kế toán vào số dự phòng cần phải lập cho năm sau để có điều chỉnh mức dự phịng hạch tốn dự phòng giảm giá NVL cho phù hợp với qui định Nhà nước 4.7 Về cơng tác phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL Hiện cơng ty chưa tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL Việc phân tích quan trọng công tác quản lý, sử dụng NVL cơng ty nên tiến hành phân tích, việc phân tích tiến hành mặt sau: 4.7.1.Phân tích tình hình cung cấp tổng khối lượng NVL tình hình cung cấp khối lượng NVL chủ yếu Phương pháp phân tích phương pháp so sánh Kế tốn tiến hành so sánh mức độ hoàn thành kế hoạch tiêu cung cấp tổng khối lượng NVL tiêu cung cấp loại NVL chủ yếu Cơ sở lý luận kế hoạch thu mua NVL phòng Kinh doanh lập cho tháng (quý) tình hình thực kế hoạch Cơng thức sử dụng tiêu tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp rổng khối lượng NVL(Tvt) tiêu hoàn thành kế ∑ V ti× g ki ×100 % ∑ V ki× g ki V tik × gki ∑ T vc = ×100 % ∑ V ki× gki T vt = hoạch cung cấp loại NVL chủ yếu(Tvc) Trong đó: Vti: Số lượng thực tế cung cấp loại NVL Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp loại NVL Gki: Đơn giá kế hoạch loại NVL Tvt >=100%, Tvc = 100%: Đạt yêu cầu cung cấp NVL Tvt