Kỹ năng thuyết trình Chương 2

CHƢƠNG II: CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH Thành công không bao giờ tự nhiên đến, phần chúng ta trình bày chỉ là sự trình diễn lại những gì chúng ta đã chuẩn bị. Người Đức họ nói rằng “chẳng có nghệ thuật trình bày nào mà lại không cần đến sự chuẩn bị” (Keine Redekunst ohne Übung). Một bài thuyết trình thành công luôn có một sự chuẩn bị, một sự đầu tư kĩ lưỡng. Chính phần chuẩn bị mới là phần có tính quyết định đến sự thành công của bài thuyết trình, mới chứng tỏ sự đầu tư công sức và tâm huyết của người thuyết trình. Khi đã chuẩn bị tốt, chúng ta tức khắc sẽ có lý do để tự tin và thành công.

CHƢƠNG II: CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH Thành cơng khơng tự nhiên đến, phần trình bày trình diễn lại chuẩn bị Người Đức họ nói “chẳng có nghệ thuật trình bày mà lại khơng cần đến chuẩn bị” (Keine Redekunst ohne Übung) Một thuyết trình thành cơng ln có chuẩn bị, đầu tư kĩ lưỡng Chính phần chuẩn bị phần có tính định đến thành cơng thuyết trình, chứng tỏ đầu tư cơng sức tâm huyết người thuyết trình Khi chuẩn bị tốt, tức khắc có lý để tự tin thành công 2.1 Chọn chủ đề xác định mục đích thuyết trình 2.1.1 Chọn chủ đề Bước buổi thuyết trình chọn chủ đề Lựa chọn chủ đề cho thuyết trình, nghĩ chủ đề mà quan tâm liên quan đến vấn đề lớn, chủ đề mà biết nhiều (thời điểm sau hoàn thành cơng việc nghiên cứu), hay chủ đề mà thính giả hứng thú để nghe Chú ý đến chủ đề thú vị lớp lúc hội thoại, đài tivi, báo tạp chí Ghi lại ý tưởng cho chủ đề xuất vào sổ tay Làm kiểm kê ý tưởng khả thi để lựa chọn tốt hoạt động não lúc vào phút cuối Chúng ta trả lời câu hỏi: Vốn kiến thức lý luận thực tiễn có liên quan đến chủ đề dự kiến thuyết trình nhiều sao? Chúng ta có ưu đặc biệt gì? Uy tín thính nào? Mục đích thuyết trình chuyển tải thơng tin đến người nghe, trình bày để thính giả hưởng ứng nhiệt huyết chủ đề trình bày tập trung suy trì ý họ Vì vậy, xếp vấn đề thu hút người nghe nhiệt tình thân Những vấn đề đưa kèm theo lập luận xác có sức thuyết phục mạnh mẽ Do đó, khơng cần thiết phải trích dẫn q nhiều lời nói người tiếng khác Chúng ta giành lòng tin, thân thiện thính giả, biết xử lý tinh tế câu hỏi, nắm rõ thơng tin thính giả đồng thời có chuẩn bị chu đáo Lưu ý: Đừng nhận lời thuyết trình chủ đề mà khơng nắm vững, đừng nhận lời thuyết trình vấn đề mà tầm quan trọng khơng ngang tầm với người thuyết trình Hãy chọn chủ đề phù hợp với mạnh, kiến thức kinh nghiệm Nếu sớm lựa chọn chủ đề, có nhiều thời gian để có lựa chọn chuẩn bị cho nói chuyện hấp dẫn 2.1.2 Xác định mục đích chung Cùng với việc lựa chọn chủ đề, cần xác định mục đích chung thuyết trình Thơng thường rơi vào hai loại chính: để cung cấp thơng tin để thuyết phục Cịn loại thuyết trình để giải trí xảy khn khổ lớp học  Khi mục đích chung để thông tin Chúng ta thể giáo viên giảng viên Nhiệm vụ truyền tải thông tin, thực việc rõ ràng, xác mang tính lý thú Mục đích tăng kiến thức hiểu biết thính giả, để cung cấp thơng tin mà trước họ chưa biết đến Chúng ta muốn chuyển tải thông tin quan trọng khuyến khích họ hái tham gia vào hoạt động phần nội dung buổi thuyết trình Ví dụ: Khi thuyết trình phần học giáo viên phân cơng thuyết trình kỹ xử lý mâu thuẫn, kỹ kiểm soát lo lắng bảo vệ đồ án, khóa luận…  Khi mục đích chung để thuyết phục Chúng ta thể nhà ủng hộ biện hộ Chúng ta dựa vào việc đưa thông tin để tán thành vấn đề Chúng ta muốn thay đổi xếp thái độ hành động thính giả, làm cho họ tin vào làm điều sau thuyết trình Ví dụ: Thuyết trình việc tập thể thao, du học nước ngồi, thuyết trình sinh viên có nên làm thêm hay không… Sự khác biệt đưa thông tin thuyết phục khác biệt “giải thích” “cổ vũ” Ví dụ cố thuyết phục người nghe họ nên bắt đầu chương trình giảm cân thường xun, nói chuyện để thuyết phục Làm vậy, không giúp đỡ mà đưa thông tin; nhiệm vụ để thuyết phục người nghe quan điểm mình, để làm cho họ tin vào làm điều sau nghe thuyết trình Thơng thường thuyết trình lớp học để đưa thơng tin Biết mục đích chung thân, bước xác định mục tiêu cụ thể 2.1.3 Mục tiêu cụ thể Sau lựa chọn chủ đề mục đích chung, phải thu hẹp lựa chọn cách xác định mục tiêu cụ thể thuyết trình Mục tiêu nên tập chung vào khía cạnh chủ đề Chúng ta nói mục tiêu cụ thể câu đơn (để thơng tin tới thính giả ; để thuyết phục người nghe ) rõ hy vọng thu với thuyết trình Ví dụ: Một sinh viên định thuyết trình trước lớp với chủ đề mà có kinh nghiệm sau năm làm thêm cơng ty máy tính vị trí bán hàng Vận dụng hiểu biết thu từ công việc, bạn dự định nói máy tính có chủ đề mục đích chung Chủ đề: Máy tính Mục đích chung: Thơng tin Tuy nhiên khía cạnh máy tính nhiều rộng như: Lịch sử đời máy tính? Các loại máy tính khác nhau? Cơng nghệ lĩnh vực máy tính? Như bạn phải chọn lĩnh vực mà nhiều người quan tâm thuyết trình dài phút Cuối cùng, bạn giải thích yếu tố nên xem xét mua 10 máy tính xách tay Bạn nêu mục tiêu cụ thể sau: Để thông tin tới thính giả yếu tố chủ yếu phải xem xét mua máy tính xách tay Hoặc thuyết trình Bác Hồ q rộng, có q nhiều thơng tin Vì vậy, cần thu hẹp lại mục tiêu thuyết trình tuổi thơ Bác Hồ, thuyết trình thời gian Bác tìm đường cứu nước,…  Những câu hỏi liên quan đến mục tiêu cụ thể Sau lựa chọn chủ đề thường tiến tới mục đích cụ thể Bất muốn xác định mục đích cụ thể, nên đặt câu hỏi nó: - Có thể hồn thành mục tiêu thời gian quy định không? Hầu hết thuyết trình trước lớp ngắn, giới hạn từ 4-5 phút đến 10 phút, dường tốn nhiều thời gian trước chưa thực thuyết trình Nhưng nhanh chóng tìm mà nhiều hệ sinh viên khám phá ra, ngạc nhiên họ khoảng thời gian trơi thực thuyết trình Hầu hết người nói mức trung bình từ 120 đến 150 từ phút Điều có nghĩa thuyết trình phút xấp xỉ 720 – 900 từ, thời gian không đủ dài để thực đề tài có tính phức tạp cao - Mục tiêu có liên quan với người nghe khơng? Dù xây dựng thuyết trình chắn nữa, sụp đổ không đưa vấn đề thú vị người nghe Ví dụ: thuyết trình với đối tượng nông dân mà chọn chủ đề cơng nghệ thơng tin, thuyết trình với đối tượng thiếu nhi chọn chủ đề tình yêu khơng phù hợp - Mục tiêu liệu có q tầm thường người nghe không? Chúng ta nên tránh chủ đề thuyết trình mà rộng q phức tạp Đáng tiếc khơng có quy luật tuyệt đối để xác định tầm thường người nghe khơng Đây vài ví dụ mục đích cụ thể mà hầu hết người thấy tầm thường: Nói với với người nghe cách rán trứng , nói với người nghe cách gập quần áo - Mục tiêu có địi hỏi kiến thức chun môn mức người nghe không? Không điều đưa người nghe vào giấc ngủ dễ thuyết trình khơ khan có nhiều kiến thức thuộc chun mơn mà người nghe khơng hiểu Ví dụ, thuyết trình với sinh viên năm mà chọn chủ đề phân tích tình hình tài cơng ty A q mức chun mơn người nghe Chỉ có mục tiêu cụ thể thuyết trình có hiệu Các nội dung thuyết trình hướng tới mục tiêu Nó động lực để triển khai thuyết trình Mục tiêu thuyết trình phải cụ thể từ mục đích thuyết trình Mục tiêu tiêu chí để đánh giá mức độ thành cơng thuyết trình Chẳng hạn, sau buổi thuyết trình đề án mở rộng quy mô sản xuất công ty nhằm thuyết phục thành viên hội đồng quản trị, hy vọng có 90% số thành viên hội đồng quản trị bỏ phiếu tán thành đề án Một xác định mục tiêu rõ ràng, nảy sinh ý tưởng tốt vấn đề sau: - Liệu có phải thuyết trình hay khơng? 11 - Liệu có phải thuyết trình trước đối tượng thính giả đặc biệt hoàn cảnh cụ thể hay khơng? - Chúng ta nên nói nói nào? - Những yêu cầu gì? - Những phản đối xảy ra? 2.1.4 Ý tưởng trung tâm Mục đích cụ thể thuyết trình mà người thuyết trình mong muốn đạt Ý tưởng trung tâm lời trình bày ngắn gọn mà người nói muốn diễn đạt Đơi lúc gọi luận điểm trình bày, câu chủ đề hay có quan điểm Trong trường hợp nào, ý trọng tâm/ quan điểm thường diễn đạt thành câu đơn mà bày tỏ ý định người viết, đọng làm sắc nét cho lời trình bày có chủ đích cụ thể Ví dụ: Chủ đề: Những máy tính Mục đích chung: Giới thiệu cho người biết Mục đích cụ thể: Nói cho người nghe yếu tố quan trọng nên cân nhắc mua máy tính Quan điểm trung tâm: Những yếu tố quan trọng nên cân nhắc mua máy tính giá cả, tốc độ, chất lượng hình Hãy xem kỹ ví dụ Nó cho thấy làm để người nói từ chủ đề rộng máy tính mà thu hẹp lại người nói chuyển từ mục đích chung sang mục đích cụ thể cuối ý tưởng trung tâm Từ đó, triển khai ý thuyết trình 2.2 Tìm hiểu thính giả 2.2.1 Phân tích thính giả Yếu tố then chốt thứ hai việc chuẩn bị phân tích tìm hiểu người nghe, dự đoán phản ứng người nghe để có cách thức diễn đạt cho phù hợp Thính giả góp phần định cho thành cơng buổi thuyết trình Do đó, nội dung thuyết trình phải xây dựng xoay quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm, muốn phải phân tích khán thính giả Càng hiểu rõ thính giả khả thành cơng buổi thuyết trình cao Để phân tích khán thính giả trả lời câu hỏi xoay quanh nội dung sau: - Thính giả buổi thuyết trình gồm ai? Tuổi tác, trình độ văn hóa, chun mơn nghiệp vụ, địa vị xã hội,… họ sao? - Mục đích họ đến nghe thuyết trình? - Họ đến với buổi thuyết trình tự nguyện hay bị ép buộc? - Tình trạng tâm lý họ đến nghe thuyết trình? 12 - Họ có lợi ích nghe nói? - Chúng ta muốn nói với họ? - Mức độ hiểu biết thính giả chủ đề thuyết trình? Mức độ quan tâm họ vấn đề này? - Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả thu nhận lượng thông tin bao nhiêu? - Chúng ta muốn họ nhớ thuyết trình sau tuần? Trong đó, trọng tâm câu hỏi: họ ai? Càng trả lời rõ câu hỏi khả thành công cao nhiêu Sẽ lý tưởng trước thực giai đoạn tiếp theo, có danh sách khán thính giả với thông tin chi tiết: họ tên, tuổi tác, giới tính, dân tộc, tơn giáo, trình độ văn hóa, chun mơn nghiệp vụ, chức vụ, nơi cơng tác, mục đích, kỳ vọng họ buổi thuyết trình Trên sở thơng tin có được, phân tích khán thính giả khía cạnh: nhân chủng học, văn hóa tâm lý, từ lựa chọn giải pháp thích hợp giúp buổi thuyết trình thành cơng 2.2.2 Phân loại người nghe Muốn tìm hiểu người nghe ta phải phân loại người nghe theo nhóm khác để chọn cách ứng xử phù hợp  Căn vào cách thức tiếp nhận thông tin người nghe Ta phân loại người nghe thành loại: - Người nghe thính giác: Là người nghe ưa chuộng ngơn ngữ âm thanh, thích khái qt trình bày với nhóm người nghe thính giác cần có hỗ trợ âm bày thuyết trình hiệu - Người nghe thị giác: Thường ưa thích cách thu thập tiếp nhận thơng tin hình ảnh số, dẫn chứng cụ thể rõ ràng Vì thuyết trình với người nghe thị giác cần chuẩn bị thơng tin rõ ràng, sử dụng hình ảnh để minh họa cần có dẫn chứng cụ thể cho nhận định kết luận Ngôn ngữ sử dụng với người nghe thị giác ngơn ngữ giầu hình ảnh, có màu sắc - Người nghe trực giác: Là nhóm người nghe ưa thích cảm thơng, chia sẻ đặc biệt thích sử dụng ngôn ngữ giản dị, thân thiện  Dựa vào cách phản ứng người nghe: Có thể chia người nghe thành nhóm khác như: thân thiện, trung lập, thờ ơ, chống đối (xem bảng 2.1.) Bằng việc dự đoán trước phản ứng khác nhóm người nghe, có ý tưởng tốt cho việc bố cục, xếp thuyết trình Ví dụ, người nghe thân thiện hưởng ứng ưa thích tính hài hước chia sẻ kinh nghiệm cá nhân thuyết trình Người nghe trung lập lại địi hỏi phong cách thuyết trình điềm đạm nghiêm túc, có nhiều kiện thực tế, dẫn chứng đầy đủ thông số ý kiến chuyên gia Người nghe chống đối thường bị bắt buộc phải tham dự nghe thuyết trình nên họ thích phong cách thuyết trình ngắn gọn súc 13 tích Người nghe thờ bị thu hút thuyết trình có tính hài hước, nhiều hình ảnh sống động, số liệu đáng ngạc nhiên Bảng 2.1: Các loại ngƣời nghe cách phản ứng ngƣời thuyết trình Loại ngƣời nghe Cách truyền đạt nội dung thuyết trình Thái độ, phong cách thể Cố gắng thể điều Hãy tỏ thân Thường vui lạ, hút thiện,vui vẻ cởi mở Sử dụng vẻ người nghe giao tiếp ủng hộ người mắt cách thuyết trình thường xun và chủ đề đưa ln tươi cười Thân thiện Trung lập Thường có thái độ bình tĩnh, sáng suốt; Suy nghĩ họ thường khách quan Thờ Thường có tập trung họ phải tham gia cách bắt buộc Tài liệu hỗ trợ Nên hài hước chia sẻ ví dụ thực tế kinh nghiệm thân Trình bày hai mặt vấn đề Trinh bày ưu điểm nhược điểm vấn đề nêu vấn đề cách giải vấn đề Dành thời gian hợp lý để trả lời câu hỏi người nghe Hãy tỏ nghiêm túc đừng làm phơ trương, làm số cử nhỏ thể tự tin Sử dụng kiện thông số,ý kiến chuyên gia,so sánh mặt đối lập Tránh hài hước,các câu chuyện cá nhân hình ảnh lịe loẹt Hãy ngắn gọn, khơng ba ý Tránh nêu hai mặt vấn đề Tỏ nổ thú vị Đi lại xung quanh làm cử mạnh Sử dụng hài hước, có hình ảnh động, hình ảnh nhiều màu sắc, lời trích dẫn ấn tượng thông số đáng ngạc nhiên Tránh việc làm cho bầu khơng khí u ám, khơng đứng bất động, khơng phát tài liệu ngồi, khơng sử dụng hình ảnh lặp lặp lại, khơng kì vọng vào tham gia người nghe Chống đối Sắp xếp nói logic sử dụng phương thức không gây tranh cãi xếp dàn ý theo trình tự thời gian hay khơng gian Tỏ ra bình tĩnh mực Nói cách chậm rãi đặn Thêm vào liệu khách quan ý kiến chuyên gia tránh câu chuyện vặt hài hước Muốn thay thế, chế nhạo người trình bày, thường phịng thủ dễ bị kích Tránh phần hỏi trả lời có thể, khơng điều chỉnh cho động phù hợp chấp nhận câu hỏi viết 14 Bằng việc dự đoán trước phản ứng khác nhóm người nghe, có ý tưởng tốt cho việc bố cục, xếp thuyết trình Ví dụ, người nghe thân thiện hưởng ứng ưa thích tính hài hước chia sẻ kinh nghiệm cá nhân thuyết trình Người nghe trung lập lại địi hỏi phong cách thuyết trình điềm đạm nghiêm túc, có nhiều kiện thực tế, dẫn chứng đầy đủ thông số ý kiến chuyên gia Người nghe chống đối thường bị bắt buộc phải tham dự nghe thuyết trình nên họ thích phong cách thuyết trình ngắn gọn súc tích Người nghe thờ bị thu hút thuyết trình có tính hài hước, nhiều hình ảnh sống động, số liệu đáng ngạc nhiên  Phân loại người nghe theo tuổi tác, giới tính, trình độ, kinh nghiệm để lựa chọn phong cách nội dung truyền tải thông điệp cách phù hợp  Khi tìm hiểu người nghe, cần trả lời câu hỏi sau: - Chủ đề thuyết trình lơi người nghe nào? Lợi ích mà thuyết trình đem lại cho người nghe gì? - Người nghe biết biết đến đâu chủ đề thuyết trình? Người nghe muốn nghe chủ đề này? - Người nghe thuộc nhóm làm để người nghe tôn trọng? Làm cách để người nghe tiếp nhận thông điệp cách thuận lợi nhất? - Người nghe tiếp nhận quan điểm cá nhân, kiện, thông số, kinh niệm cá nhân, ý kiến chun gia, tính hài hước, hình động, tranh minh họa, ví dụ thực tế, hồn cảnh lịch sử, vấn đề tương tự có liên quan theo cách thức ? - Làm cách để giúp người nghe nhớ ý thuyết trình ? Nếu phải thuyết trình cho đối tượng người nghe hồn tồn khơng quen biết, cách tốt cần tìm hiểu tính cách mong muốn ½ nhóm người nghe cách cố gắng trị chuyện với họ tìm hiểu số thơng tin cá nhân kì vọng họ thuyết trình Những thơng tin giúp cho trả lời câu hỏi việc người nghe muốn nghe nên phát triển nội dung thuyết trình theo hướng Trước thực thuyết trình nên cảm ơn người để gây ấn tượng tốt với người nghe Trong số trường hợp đối tượng người nghe với nhu cầu đa dạng khác ta phải lựa chọn đối tượng người nghe quan trọng cần ưu tiên Đối tượng người nghe cần ưu tiên đối tượng người nghe giúp đạt mục đích cá nhân thực thuyết trình 2.2.3 Xác định số lượng người nghe - Với số lượng người nghe xác định, lựa chọn địa điểm thuyết trình phương tiện kỹ thuật hỗ trợ thích hợp khả thành cơng cao Ví dụ: thuyết trình với đối thượng nghe thiếu nhi nội dung cách ăn mặc, nét mặt người thuyết trình phải khác thuyết trình trước nhà lãnh đạo Hoặc thuyết trình phịng rộng phải trang bị loa đài, máy chiếu, ánh sáng thích 15 hợp Phịng rộng mà khơng có loa mic khán thính giả khó nghe tập trung vào thuyết trình - Số lượng thính giả ảnh hưởng lớn đến phương pháp, cách thức tổ chức buổi thuyết trình Nếu số lượng người ít, điều kiện giao tiếp với thính giả nhiều ta kết hợp vừa thuyết trình vừa trả lời thính giả, thảo luận vấn đề liên quan Cịn trường hợp số lượng đơng thuyết trình mang tính giao lưu nhiều hơn, nói phải có trọng tâm, điểm phải rõ ràng, thơng điệp muốn truyền tải phải thơng suốt Có kéo số đông hứng thú nghe thuyết trình ta từ đầu buổi đến cuối buổi 2.2.4 Thu thập thông tin người nghe Nguồn cung cấp thông tin người nghe người tổ chức buổi thuyết trình Chúng ta đề nghị ban tổ chức cung cấp danh sách đại biểu tham dự Trong trường hợp đối tượng người nghe khách hàng tiềm đề tìm hiểu họ thơng qua người quen biết ngành Cịn họp công cộng, nên tìm thơng tin báo chí địa phương để nắm rõ mối quan tâm người dân địa phương Hãy tận dụng tốt thơng tin để thuyết trình khơng đề cập đến vấn đề họ quan tâm, mà tạo mối đồng cảm, tương đồng Ví dụ: hội thảo Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng nói lĩnh vực cơng nghệ thơng tin, điện tử truyền thơng, mutimedia… cịn hội thảo trường kinh tế, tài chính, ngoại thương thuyết trình lĩnh vực kinh tế Thu thập nhiều thông tin người đến tham dự buổi thuyết trình tốt Chúng ta dự định mời ai? Đồng nghiệp chiếm số người nghe đó? Sau nắm thơng tin người đến tham dự, chỉnh sửa thuyết trình cho phù hợp nhằm mang lại phản hồi tích cực từ người nghe 2.2.5 Đánh giá người nghe Để truyền đạt thơng điệp cách hiệu quả, cần lưu ý đến trình độ văn hóa quan điểm người nghe Đồng thời tính tới phản ứng người nghe trước đề cập đến vấn đề nhạy cảm điều ảnh hưởng đến bầu khơng khí buổi thuyết trình Nếu biết số người nghe có quan điểm cứng rắn thận trọng nêu lên vấn đề cần tranh cãi tay có chứng lập luận tốt Ngồi ra, nên nhớ hài hước không lúc đơi gây phản cảm Do chọn lọc sử dụng câu chuyện vui, lời nói đùa lúc để đem lại hiệu cao Ví dụ: thuyết trình cho thiếu nhi, thiếu niên nên vui vẻ, có câu chuyện hài hước Tuy nhiên, buổi họp sự, hài hước gây phản cảm Hoặc thuyết trình cho đối tượng sinh viên khác, cho đối tượng cán làm khác, cho đối tượng cán nghỉ hưu lại khác 16 2.3 Thu thập tƣ liệu cho thuyết trình 2.3.1 Các loại thơng tin, tư liệu cần thu thập  Thông tin phải biết Những điều cần phải cung cấp để thính giả nắm rõ vấn đề đặt Người thuyết trình phải nắm vững hiểu xác thơng tin, tư liệu  Thông tin cần biết Những điều chứng minh rõ thêm, tạo thêm thuyết phục người nghe  Thông tin nên biết Là tư liệu, thực tế mơ hình, số liệu làm thêm phong phú Để chuẩn bị tốt cho thuyết trình nên thu thập thơng tin mới, có ý tưởng độc đáo  Tài liệu hỗ trợ Người thuyết trình chuẩn bị thêm tranh vẽ, bảng số liệu, đồ thị, sơ đồ minh hoạ… giúp cho thính giả dễ hiểu  Thơng tin điều kiện, hồn cảnh trình bày Là thơng tin số lượng thính giả, thời gian bắt đầu thời gian trình bày; hội trường, phòng họp, sân bãi, loa đèn, bảng, bục, nơi đứng trình bày; mơi trường, khí hậu… Người thuyết trình cần biết để chủ động chuẩn bị cho phù hợp, đề xuất khắc phục bất lợi 2.3.2 Các nguồn thông tin  Sử dụng kiến thức kinh nghiệm người thuyết trình Khi người thuyết trình lựa chọn chủ đề từ kiến thức kinh nghiệm riêng mình, nên bổ sung thơng tin từ bên ngồi với kinh nghiệm riêng ln để giúp mang thơng điệp vào sống Thực thuyết trình giống đóng chiến đinh vào ván, nhát búa phải thật mạnh Trong giai đoạn thính giả tập trung vào nhiều mở đầu thật ấn tượng Hãy tránh mở đầu nhàm chán cách “Hơm tơi trình bày bạn đề tài…” Bạn cần tạo ý thính giả giữ lấy điều Tạo cho thính giả vài phút thú vị câu chuyện vui, câu trích dẫn ý nghĩa…  Nghiên cứu thư viện Cách thức tốt để làm quen với tìm kiếm thơng tin thư viện vào thư viện Thủ thư chuyên gia lĩnh vực mình, đào tạo để sử dụng thư viện phương pháp tìm kiếm Nếu có câu hỏi, đừng ngần ngại đặt câu hỏi cho thủ thư Bởi họ giúp tìm nguồn thơng tin, thơng tin nhỏ mà người thuyết trình cần  Tìm kiếm Internet Internet gọi thư viện lớn giới Trên Internet, người thuyết trình đọc phiên mềm tạp chí, báo tiếng giới, tiến 17 hành thăm quan thư viện lớn nhất, tiếp cận thơng tin phủ tập đồn lớn Mỗi địa mạng Internet có nhiều tư liệu, chọn từ khố để tìm mạng giúp tìm tư liệu tham khảo có liên quan Người thuyết trình ghi chép, in lại để tham khảo Phương pháp tốt tư liệu mạng tư liệu in thành sách Tuy nhiên, phần lớn tài liệu Web tồn dạng điện tử Chỉ có số biên tập để đảm bảo mức độ tối thiểu tính tin cậy tài liệu in ấn Web coi “Kinh nghiệm tự công bố lớn lịch sử” Bất kỳ có máy tính đường kết nối Internet chia sẻ ý kiến với nhóm, cơng bố tin điện tử, tạo trang web cá nhân Chưa câu châm ngơn cổ lại áp dụng với Internet“Hãy đừng tin vào tất bạn đọc”  Phỏng vấn Phỏng vấn nghiên cứu điều tra cách thức tiết kiệm thời gian mà cách thu thập thơng tin tốt cho thuyết trình - Trước vấn cần làm: Xác định mục đích vấn, định vấn ai, xếp vấn, định liệu có sử dụng máy ghi âm hay không, chuẩn bị câu hỏi - Trong vấn cần làm: Ăn mặc phù hợp giờ, nhắc lại mục đích vấn, chuẩn bị máy ghi âm có, giữ cho vấn tập trung vào nội dung mình, lắng nghe chăm - Sau vấn cần làm: Xem lại ghi chép nhanh có thể, tập hợp lại nội dung vấn rút kết luận riêng Ví dụ: với thuyết trình môn học này, tự chọn chủ đề lớp trước hay chọn chủ đề sinh viên có nên làm thêm hay khơng, có nên u hay khơng sinh viên có nên sử dụng facebook hay không Chúng ta thường phát phiếu điều tra có video phịng vấn trực tiếp bạn sinh viên trường 2.3.3 Nghiên cứu tài liệu cách hiệu Trước hết suy nghĩ kỹ ưu, nhược điểm nguồn thơng tin mà dự định sử dụng Đồng thời phải xác định tính xác liệu này, trích dẫn phải ghi nguồn gốc rõ ràng sau sử dụng chúng hiệu thuyết trình Ngồi nên tham khảo ý kiến người xung quanh, họ cho lời khuyên bổ ích cung cấp tài liệu quý cần Ví dụ: thuyết trình biển Đông, cần phải lấy thông tin tài liệu thống Nếu khơng biết chọn tài liệu tham khảo chọn lọc thông tin, dễ lấy phải thơng tin sai làm sai lệch nội dung thuyết trình 2.4 Xây dựng nội dung thuyết trình 2.4.1 Phác thảo đề cương 18 + Hoan nghênh thính giả giới thiệu đơi nét thân/ nhóm thuyết trình: Chúng ta nên có lời hoan nghênh chào đón quý thính giả cảm ơn họ đến tham dự buổi thuyết trình + Lựa chọn cách thu hút ý người nghe hút họ Nếu hút người nghe lơi họ vào thuyết trình từ lúc bắt đầu, có nhiều khả có ý họ kết thúc Để thu hút người nghe, cố gắng xem xét cân nhắc việc sử dụng số kĩ thuật đặt câu hỏi gợi mở, định hướng người nghe đưa ví dụ thực tế đáng kinh ngạc, lời nói người tiếng, mẩu chuyện, hay câu châm ngôn danh nhân… Một số nhà thuyết trình giỏi đạt lôi cách mở đầu với câu hỏi hay yêu cầu đòi hỏi người nghe phải giơ tay đứng dậy để trả lời + Giới thiệu thân tạo tín nhiệm Để tạo tín nhiệm, cần giới thiệu chức vụ, trình độ học vấn kinh nghiệm phong phú thân…Chúng ta cần giới thiệu tất thông tin để chứng minh hoàn toàn đủ tiêu chuẩn (hiểu biết kỹ năng, quyền hạn) để trình bày vấn đề trở thành nhà thuyết trình đáng tin cậy Trước bắt đầu trình bày, nên xây dựng lịng tin với người nghe hình thức giao lưu xây dựng quan hệ thân thiện với họ Người nghe thường đặc biệt phản ứng tích cực với người thuyết trình gần gũi chia sẻ thân hay bộc lộ điểm chung với họ + Giới thiệu đề tài:Chúng ta cần giới thiệu cho thính giả rõ tên đề tài thuyết trình, ý nghĩa - tầm quan trọng đề tài, mục đích buổi thuyết trình, phạm vi dự định thuyết trình lý giới hạn phạm vi + Giới thiệu dàn ý thuyết minh: Nên giới thiệu cho thính giả biết thuyết trình gồm phần, phần trình bày trước, phần sau, phần gồm có ý nào, đâu trọng tâm,… để thính giả chủ động theo dõi lắng nghe có hiệu + Thỏa thuận chế trình bày: Hãy cho thính giả biết buổi thuyết trình có phần giao lưu thính giả khơng? Nếu có vào thời điểm nào? Cách thính giả nêu câu hỏi? Lợi ích thính giả nhận tham gia giao lưu … Làm lơi thính giả chủ động, tích cực tham gia thuyết trình chúng ta, tạo bầu khơng khí tốt, đảm bảo cho buổi thuyết trình thành cơng + Chỉ lợi ích thuyết trình: Thơng thường người ta thích nghe thơng tin có lợi cho Họ thường đặt câu hỏi: Thơng tin có ích mình? - Cách mở đầu thuyết trình: + Dẫn nhập trực tiếp: Nhắc lại tên đề tài, nói rõ mục đích vấn đề nói Ví dụ: - “Điều mà tơi muốn nói ngày hơm với bạn giới thiệu về… Nội dung gồm … phần: Thứ nhất…, Thứ hai…, Thứ ba…,… Bây xin vào phần thứ nhất:….” 22 - “Kính thưa quý vị! Xin hoan nghênh quý vị có mặt vào buổi hôm nay! Tên công ty Hơm nay, tơi xin trình bày vấn đề sử dụng hiệu dịch vụ tư vấn hoạt động kinh doanh Tơi xin bắt đầu với số bình luận lĩnh vực tư vấn kinh doanh Việt Nam, sau tơi vào thực trạng loại hình tư vấn Cuối cùng, xem xét triển vọng tới tư vấn Việt Nam với doanh nghiệp xây dựng” Ưu điểm lối dẫn nhập trực tiếp đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, người nghe nhanh chóng nắm bắt chủ đề vấn đề nói chuyện Nó thích hợp với buổi nói chuyện mang tính chất cơng việc trọng đến nội dung nói chuyện + Dẫn nhập tương phản: Bài thuyết trình bắt đầu việc nhấn mạnh mâu thuẫn để gây ý Ví dụ: “Thưa bạn! Chưa đất nước ta đứng trước hội phát triển lớn nay, chưa đất nước ta đứng trước nguy tụt hậu so với nước giới ” Lối dẫn nhập thường sử dụng tình có nhiều thử thách người nói chuyện muốn kêu gọi người nghe huy động sức mạnh mình, đồn kết, trí để vượt qua thử thách + Dẫn nhập kể chuyện: Kể câu chuyện có liên quan cách thoải mái tự nhiên để tạo đà cho phần lại diễn văn Hoặc người nói chuyện từ từ dẫn đưa người nghe đến với chủ để nói chuyện cách nhắc lại kiện khứ có liên quan đến chủ đề Ví dụ: nói phát triển cơng nghệ thông tin thời đại ngày nay, người thuyết trình mở đầu thuyết trình sau: “Thưa bạn! Vào năm 40 kỷ trước, máy tính xuất Mỹ Nó nặng 30 tấn, có 18.000 dây chân khơng hình ống 70.000 điện trở Năm 1966, người ta phải dùng nhà lớn tốn 15 triệu USD để lắp máy tính Cịn ngày nay, bạn cần bỏ 10 USD có chíp vi xử lý nhỏ xíu lực tính tốn khơng cố máy đồ sộ trước ” Cách dẫn nhập có rườm tí chút, hấp dẫn, lôi không đột ngột mà từ từ đưa người nghe vào câu chuyện cách tự nhiên + Dẫn nhập đặt câu hỏi: Bằng cách đặt câu hỏi phần mở đầu để làm người nghe phải suy nghĩ đến chủ đề nói chuyện Ví dụ: Khi cần thuyết trình chủ đề văn hố giao thơng đặt câu hỏi: “Các bạn có biết có bao người chết tai nạn giao thơng khơng?” Hoặc “Hoan nghênh bạn đến Xin cám ơn tạo cho tơi có hội nói chuyện với bạn ngày hơm Thưa bạn, vịng tháng trở lại đây, có giảm mạnh doanh số nhóm hàng X, Y Nguyên nhân có suy giảm đâu? Chất lượng dịch vụ? Hay: Thị trường xuống? Hôm dành thời gian nhìn nhận vấn đề đề giải pháp khắc phục.” 23 Hoặc để nhấn mạnh, để thu hút khán thính giả người ta sử dụng câu hỏi tu từ: ”Khi virus khơng cịn virus? Một virus khơng cịn virus sâu Hãy để tơi giải thích cho bạn biết khác biệt virus sâu theo thuật ngữ máy tính.” Ưu điểm cách dẫn nhập thu hút ý người nghe mà cịn kích thích họ suy nghĩ theo hướng định, tạo thuận lợi cho việc tiếp thu nội dung nói chuyện Chẳng hạn, nhà thuyết trình nói chuyện cho sinh viên chủ để tình u mở đầu nói sau: “Chắc nhiều người số bạn yêu, yêu Tình yêu thật kỳ diệu phải không bạn? Nhưng bạn băn khoăn, có mối tình khởi đầu tốt đẹp kết cục lại không ý chưa? Bài nói chuyện tơi hơm giúp bạn giải đáp phần thắc mắc đó” + Dẫn nhập trích dẫn: Nêu câu trích dẫn thích hợp, câu thành ngữ, tục ngữ câu nói tiếng… Một câu trích dẫn thích hợp cách mở đầu thú vị Ví dụ: Để mở đầu nói vấn đề giáo dục gia đình cho ơng bố, bà mẹ nói: “Thưa quý vị! Phu nhân tổng thống Mỹ Abraham Lincoln nói: “Ni dạy đứa trai nuôi dạy người lính Ni dạy đứa gái ni dạy gia đình” Lời nói đáng quý vị suy ngẫm việc giáo dục mình…” Hoặc: “Thưa q vị, William James có nói rằng: ”Nếu quý vị quan tâm mức đến mục tiêu, quý vị chắn đạt nó” Xác định mục tiêu vô quan trọng, đặc biệt kinh doanh Hôm nay, đến để chia sẻ với quý vị xác định mục tiêu chiến lược kinh doanh bước để thực mục tiêu.” + Dẫn nhập gây chấn động: Đưa thông báo thống kê theo cách làm người khác phải giật Ví dụ: “Theo ước tính Hiệp hội quốc tế phịng chống bệnh ung thư, năm giới có khoảng 14,1 triệu người mắc bệnh ung thư, 8,2 triệu người số người chết ung thư năm tồn giới năm” sử dụng để mở đầu thuyết trình an tồn thực phẩm Kiểu mở đầu tạo khơng khí nơn nao, chờ đợi háo hức người tham dự lý lẽ đưa nhằm làm rõ nhận định Ngồi cách mở đầu nêu cịn có cách mở đầu khác Tùy theo tình huống, đặc điểm người nghe sở thích mà chọn cách mở đầu phù hợp Lưu ý: Tránh mở đầu dài dễ làm giảm hứng thú người nghe; Tránh mở đầu không ăn nhập với chủ đề nói chuyện; Tránh cách mở đầu thiếu tự tin, lời biện hộ lời xin lỗi 24 Chúng ta chọn cho cách mở đầu phù hợp phần cần giải phần thân thuyết trình Mở đầu ấn tượng phần giải vấn đề cần trình bày khơng rõ ràng gây ấn tượng xấu thính giả người thuyết trình Hết phần mở đầu nên có câu chuyển ý sang phần thuyết trình Chú ý: chuyển ý nên đổi giọng để tăng thêm sinh động, hấp dẫn nói  Phần thân - Mục tiêu: Làm để làm rõ thơng điệp chính? - Nội dung: + Sử dụng lập luận chặt chẽ: + Lập luận phù hợp: Phải gắn với kết luận, không cho phạm vi tranh luận chung + Lập luận phải quán với lập luận khác lập trường Khơng nên “ơng nói gà, bà nói vịt” + Giải thích đầy đủ: Khi nêu lập luận cần giải thích rõ, khơng nên đưa lập luận mà khơng giải thích lập luận hỗ trợ kết luận nào? + Lý giải đầy đủ: Nếu có lập luận gây tranh cãi, lý giải, không dễ bị làm để phản bác - Một thuyết trình tốt phần thân thường có - vấn đề Nếu q vấn đề thuyết trình bị sơ sài, nhàm chán, thiếu sức hấp dẫn, ngược lại, đừng tham đưa nhiều vấn đề vào thuyết trình thính giả khó theo dõi Tác giả Lee Gek Ling coi trọng Quy tắc số (Ruler of Three) Theo ông, số ba số thuyết phục mạnh mẽ Do đó, thuyết trình có phần (mở đầu, thân kết luận) phần thân lý tưởng nên có ba vấn đề Mỗi vấn đề nên giới thiệu theo trình tự sau: + Vấn đề 1: nêu vấn đề, trình bày nội dung, nhấn mạnh trọng tâm, nhận xét, kết luận, chuyển ý + Vấn đề 2: (tương tự trên) + Vấn đề 3: (tương tự trên) Nếu thuyết trình ngắn vấn đề nên trình bày thành đoạn văn Bài thuyết trình dài ý trình bày thành đoạn văn, vấn đề gồm nhiều ý Giữa phần, vấn đề cần có phần chuyển ý - câu kết nối phần, vấn đề với Câu chuyển ý giúp thính giả nắm bắt vừa trình bày chuyển sang vấn đề Trong thuyết trình nên chọn mẫu chuyển ý khác nhau, giúp nói thêm phần sinh động, hấp dẫn Một số mẫu chuyển ý tiếng Việt - “Trước hết tôi/ xin giới thiệu với bạn về… (nêu tên vấn đề thứ mà bạn thuyết trình)” 25 - Hoặc: “Mở đầu thuyết trình, xin giới thiệu về…” - Hoặc: “Đầu tiên xin giới thiệu vắn tắt nội dung…(chương 1, vấn đề )” - “Trên đây, giới thiệu về… phần xin trình bày về…” - “Trên sở đánh giá ở… (chương 1, phần 1, vấn đề 1…) xin đề xuất giải pháp…” - “Nói tóm lại…” - “Cuối cùng, đến kết luận…”  Phần kết - Mục tiêu: Làm để tóm tắt điểm chính? - Nội dung: Khi trình bày, khơng người vội vã kết luận lời khơng có ý nghĩa mà qn người nghe thường quan tâm đến lời kết thuyết trình Những lời kết ấn tượng thường giúp người nghe nhớ lâu Chính vậy, người thuyết trình nên dành nhiều thời gian chuẩn bị lời kết ấn tượng để đạt hiệu thuyết trình cao - Để có phần kết cho thuyết trình hay cần ý yếu tố sau: + Cơ chế chuyển sang phần kết: Để tránh cho khán thính giả bị rơi vào trạng thái hụt hẫng, nên mở đầu phần kết câu chuyển ý, ví dụ như: “Trên đây, tơi giới thiệu tồn văn thuyết trình về…” hay nói ngắn gọn hơn: “Trên tơi giới thiệu/trình bày về…” gọn nữa: “Nói tóm lại…” Tiếp cảm ơn thính giả ý lắng nghe thuyết trình đề nghị họ đặt câu hỏi (nếu có), đề nghị thính giả cho xin lại bảng câu hỏi (nếu có phát trước đó) Trả lời câu hỏi có đủ thời gian + Tóm tắt nội dung chủ yếu thuyết trình: Đây phần ngắn quan trọng thuyết trình Một kết luận rõ ràng nên điểm lại nét nhấn mạnh vào mà người nghe cần làm, nên suy nghĩ, hay cần ghi nhớ Trong số trường hợp nói “Để kết thúc thuyết trình này, tơi xin nhắc lại mục đích chính…”, hay “Tóm lại, mục đích thuyết trình là…”, “Như vậy, vấn đề trình bày hơm tập trung ba nội dung (1) là… (2)…, (3) là….” Điều cốt yếu phải nêu bật nội dung mục đích thuyết trình Tùy trường hợp cụ thể đặt phần tóm tắt trước sau phần “hỏi đáp” , cách có ưu, nhược điểm riêng + Câu kết phù hợp, gây ấn tượng tốt: Phần kết thúc coi điểm sáng cho thuyết trình Do đó, cần cung cấp thơng tin cốt lõi có giá trị để ghi nhớ có tính chất gợi mở để người nghe có hội phát triển “Điểm cốt lõi” thuyết trình giá trị người nghe ích lợi mà người nghe nhận nghe thuyết trình Tất giá trị trình bày nhấn mạnh lại phần kết để thuyết phục người nghe để lại tâm trí người nghe Cần vào bối cảnh, đối tượng người nghe cụ thể để chọn câu kết thích hợp Ở Châu Á, hội thảo, hội nghị quan trọng, với đối tượng người 26 nghe có tuổi, có địa vị, câu kết phù hợp “Xin cảm ơn”, trang trọng kèm theo lời chúc tụng hứa hẹn Nhưng trước người nghe trẻ tuổi (thế hệ 8X, 9X) câu “Xin cảm ơn” bị coi máy móc không gây ấn tượng mạnh Nên chọn câu kết độc đáo Ví dụ: Để kết thuyết trình giới thiệu loại sản phẩm dịch vụ, dùng câu kết như: “Hãy mua nó”, “Hãy dùng thử nó” “Cịn chờ nữa…” Khi kết luận thuyết trình, cần tránh đưa ý kiến có tính chất võ đốn Nên tập trung trình bày thơng tin xác minh chứng rõ ràng, đồng thời khơng nên đưa luận điểm thuyết trình thiên ý kiến cá nhân Phần kết luận cần vào thơng tin trình bày Nếu sau phần thuyết trình có phần trả lời câu hỏi người nghe, cẩn thận nguyên nhân làm giảm hiệu câu kết thúc thuyết trình vốn chuẩn bị kỹ lưỡng Trong trường hợp này, nên chọn cách ghi nhận loạt câu hỏi người nghe, sau trả lời tóm tắt ngắn gọn, súc tích nhắc lại ý thuyết trình  Phân bổ thời gian phần mở đầu, thân kết luận Một thuyết trình coi có bố cục hợp lý, khoa học, phần mở chiếm khoảng 10% nói, phần thân chiếm 85% kết luận chiếm 5% Nếu thích thuyết trình theo kiểu “Hỏi - đáp” phần kết dài phần thân rút ngắn tương ứng 10 % Phần mở 85 % % Phần kết luận Phần thân Hình 2.1: Phân bổ thời gian cho thuyết trình  Một số phương pháp thu hút ý người nghe Những người thuyết trình có kinh nghiệm thường biết rõ phải làm thể để thu hút ý người nghe cách trì suốt thuyết trình Dưới phương pháp kiểm chứng - Hứa hẹn Mở đầu với lời hứa đáp ứng mong đợi thính giả ví dụ: “Sau thuyết trình kết thúc, quý vị biết làm để tăng doanh thu thêm 50%” - Tạo kịch tính Mở đầu cách kể câu chyện cảm động mô tả vấn đề nghiêm trọng liên quan đến người nghe nội dung trình bày Trong suốt thuyết trình, nên nhớ cho thêm vào yếu tố kịch tính, dùng “khoảng lặng” sau nêu ý then chốt Thay đổi giọng điệu âm lượng Các chuyên gia thường sử dụng cách diễn đạt với cường độ cao tức giận, thích thú, buồn hào hứng để tạo kịch tính 27 - Giao tiếp mắt Khi bắt đầu, điều chỉnh tập trung cách quan sát cách bao quát tất người nghe để nhận diện họ Nên dừng lại người từ đến giây để dự đốn tính cách cảm nhận thái độ người nghe Khơng nên nhìn q lướt khơng đủ thời gian để cảm nhận có dự đoán ban đầu người nghe - Sự di chuyển Rời khỏi bục đứng để tránh cứng nhắc tiếp cận với người nghe nhiều Di chuyển hướng người nghe đặc biệt bắt đầu lúc kết thúc trình bày để tạo thiện cảm với người nghe - Đặt câu hỏi Khuyến khích người nghe nghe trình bày cách chủ động lơi với câu hỏi gợi mở mang tính chất định hướng cho người nghe hội trả lời, chia sẻ quan điểm riêng họ Thái độ phản ứng người nghe với câu hỏi đặt câu trả lời người nghe giúp đánh giá mức độ quan tâm, ý, hứng thú người nghe nội dung trình bày - Minh họa Mời người nghe tham gia vào nội dung trình bày cách đề nghị người nghe đưa ví dụ trực tiếp mời người nghe thể tình đóng vai ví dụ:“ Tơi cho bạn thấy cách áp dụng bốn bước quy trình ưu đãi khách hàng, tơi cần người nghe tình nguyện lên đóng vai khách hàng” - Sử dụng sản phẩm mẫu để làm phần thưởng, quảng cáo Khi trình bày mang tính chất quảng cáo sản phẩm đó, cân nhắc đến việc dùng số sản phẩm mẫu để thưởng cho khách hàng cho khách hàng hội dùng thử - Sử dụng hình ảnh Dùng nhiều hình ảnh đa dạng để trình bày cho nội dung định, đừng quên ghi lên bảng thắc mắc hay mối quan tâm người nghe liên quan đến chủ đề suốt q trình nói để thể hiến tơn trọng người nghe giải thích trả lời trả lời hay làm rõ thắc mắc - Lợi ích cá nhân Rà sốt tồn thuyết trình để đảm bảo đáp ứng nhu cầu cá nhân người nghe Nên nhớ người ta thường quan tâm đến có ích cho họ 2.5 Chuẩn bị điều kiện cho buổi thuyết trình 2.5.1 Chuẩn bị tài liệu có liên quan Khi thuyết trình, ngồi nội dung nói chuẩn bị, người thuyết trình nên có tài liệu khác hỗ trợ nhằm làm cụ thể hố vấn đề trình bày, tăng thêm phần hấp dẫn ấn tượng với thính giả Tài liệu hỗ trợ nên chuẩn bị nhiều chủng loại khác cho phù hợp với nội dung thính giả Các tài liệu hỗ trợ tóm tắt ý thuyết trình, copy trang chiếu mà người thuyết trình trình bày, tờ rơi theo mẫu sẵn, báo hay tạp chí nhằm bổ sung thơng tin cho nói… Nếu thuyết trình có nhiều loại tài liệu hỗ trợ khác nhau, nên rõ cho thính giả hiểu rõ nội dung mục đích loại tài liệu trước tiến hành trình bày 28