Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Kỹ năng thuyết trình nhằm phục vụ đối tượng độc giả là đông đảo các bạn sinh viên, các bạn trẻ, đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, nhân viên môi giới bất động sản, nhân viên đang làm việc tại các doanh nghiệp, ngân hàng, các quản lý cấp trung, trưởng phòng, giám đốc kinh doanh, …. và bất cứ ai đang phải làm công việc cần đến kỹ năng truyết trình, đang mong muốn hoàn thiện hơn nữa kỹ năng này. Để nắm chi tiết hơn, mời các bạn cùng tham khảo tiếp nội dung phần 2 dưới đây.
CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH Mục tiêu: § Mơ tả cấu trúc thuyết trình § Hiểu u cầu tối thiểu mặt nội dung thuyết trình § Xác định mục tiêu thuyết trình § Soạn thuyết trình có nội dung phù hợp, có chứng khoa học rõ ràng, có ích cho khán giả § Nghiêm túc, kỹ lưỡng giai đoạn chuẩn bị cho phần thuyết trình § Xây dựng thái độ tơn trọng, hịa nhã với người nghe 34 2.1 Cấu trúc nội dung thuyết trình Kết cấu thuyết trình ln phải chia thành phần, cho dù phần trình bày bạn ngắn hay kéo dài Với phần, người thuyết trình phải nắm nội dung cốt lõi phải trình bày Đáp ứng điều đó, bạn đạt phần thuyết trình mức độ đơn giản Một thuyết trình chuẩn gồm có phần: mởi bài, thân kết luận Tuy nhiên, xác định buổi làm việc nên linh hoạt thường xuyên thay đổi cách thức dẫn dắt, đặt vấn đề cho thú hút ý khán giả Vì vậy, mong đợi cụ thể cho phần thể sau: Mở bài: Giới thiệu cách khái quát vấn đề mà bạn trình bày trước khán giả Các kiểu mở đầu thơng dụng là: § Tự giới thiệu (đối với người nghe chưa quen biết) § Có thể mở đầu câu chuyện (chuyện cổ tích, chuyện đời thường ) § Có thể dẫn lời lãnh tụ cán cấp trên, danh nhân có liên quan đến vấn đề thuyết trình; dẫn tục ngữ, ca dao có nội dung gần gũi với vấn đề định nói § Có thể đặt số câu hỏi xoay quanh vấn đề § Có thể nêu tình gợi ý người nghe Thân bài: trình bày nội dung cốt lõi đồng thời mở rộng, triển khai, minh họa cho phần nội dung mà bạn trình bày § Giới thiệu khái quát bố cục chung (các vấn đề chính), sau trình bày vấn đề cụ thể theo trật tự định § Thơng thường, để thuyết phục người nghe, vấn đề cần triển khai ý sau: vấn đề hiểu gì? (giải thích từ ngữ, làm rõ vấn đề); cần thực (nêu mục đích ý nghĩa)? Cần làm (phương pháp, cách thức?) 35 § Khi trình bày vấn đề cần dẫn dắt người nghe để họ tiếp nhận thơng tin từ mức độ đơn giản đến phức tạp, từ thấp đến cao; đồng thời người thuyết trình áp dụng linh hoạt cách lập luận như: quy nạp, diễn dịch, phân tích, tổng hợp, so sánh ) Lời lẽ phải rõ ràng, sáng ý, ý phải có mối liên hệ chặt chẽ logic Kết luận: Người thuyết trình áp dụng kiểu kết thúc thơng dụng sau đây: § Tóm tắt lại ý lời giải thích, phát biểu báo cáo cách ngắn gọn khơng thiếu § Kết thúc cách gửi tới người nghe lời khuyên mang tính tâm lý, triết lý sống đời thường, dễ gây ấn tượng § Khuyến khích người nghe hành động § Đặt vài câu hỏi, nêu số vấn đề để người nghe tiếp tục suy nghĩ, tự tìm câu trả lời § Chúc người nghe sức khỏe đạt mà họ mong đợi 2.2 Các dạng mơ hình cấu trúc phần Thân thuyết trình Đối với phần này, cho dù bạn trình bày vấn đề nhỏ, gần gũi, đơn giản hay vĩ mơ, quan trọng phải đảm bảo tính Thuyết phục Đây phần quan trọng nhất, chiếm nhiều thời gian trình bày vậy, người thuyết trình phải đầu tư nghiêm túc Dựa đề cương thực trước đó, kiến thức tài liệu thu thập được, bạn có nhiệm vụ “làm đầy” khung xương cho thuyết trình mình, cụ thể cơng việc sau: § Xác định rõ ràng vấn đề cần trình bày Giữa vấn đề cần đảm bảo có chuyển tiếp giúp người nghe dễ hiểu liên kết, xâu chuỗi kiện 36 § Cung cấp thơng tin cụ thể đáng tin (sự kiện, câu chuyện, hình ảnh…) § Tạo tập trung ý cử tọa § Lập luận đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu § Vấn đề trình bày phải “kết nối” với hiểu biết (trình độ kiến thức) khán giả Với nhiệm vụ nhằm đạt đến tính thuyết phục, bạn vai trị người thuyết trình cần lưu ý điều sau đây: § Cung cấp cho thính giả yêu cầu mới, đáp ứng cao nhu cầu thơng tin thính giả: kiện, câu chuyện, chuyện vui, biểu diễn, trình bày hình ảnh để thuyết phục § Lập luận sắc bén rõ ràng, dễ hiểu, dễ theo dõi § Gây ý thính giả cách: trao đổi, đặt câu hỏi, yêu cầu người nghe tham gia vào mục biểu diễn § Ln liên hệ vấn đề với hiểu biết hay kiến thức thính giả § Tuyệt đối khơng nói chung chung § Dừng lại chút sau ý trước chuyển sang ý sau § Nên có phần chuyển ý phần mở đầu nội dung § Kiểm tra phản hồi khán thính giả để biết họ nắm vấn đề, hiểu vấn đề hay chưa § Biết sử dụng hình ảnh minh họa, phương tiện hỗ trợ trình bày số liệu, liệu; biểu đồ minh họa… thay viết nhiều chữ Nội dung thuyết trình nên đảm bảo có từ 3-5 vấn đề Sau xác định số lượng vấn đề cần trình bày, cần phải xếp thuyết trình theo hay số cách (phương pháp) nêu Mỗi vấn đề nên giới thiệu theo trình tự sau: 37 § Vấn đề 1: - Nêu vấn đề, - Trình bày nội dung, - Nhấn mạnh trọng tâm, Nhận xét, - Kết luận, - Chuyển ý § Vấn đề 2: (Như trên) § … Giữa phần, vấn đề chí ý, cần phải có đoạn chuyển ý, câu chuyển ý, câu kết nối vấn đề với Điều giúp cho người nghe theo dõi thuận lợi, liên tục, dễ dàng nhận kết thúc vấn đề, ý, chuẩn bị sang vấn đề mới, ý Nếu thuyết trình dài, phức tạp, phần chuyển ý, nên có tóm tắt ý trước, vấn đề trước, phần thuận lợi Một số mẫu câu, đoạn chuyển ý sử dụng là: - Trước hết, xin giới thiệu với bạn … - Mở đầu thuyết trình, xin giới thiệu … - Đầu tiên, xin giới thiệu tóm tắt nội dung Chương thứ … - Trên đây, chúng tơi giới thiệu về… tiếp theo, xin trình bày … - Trên cở sở điều nêu ở…, Xin thử đề xuất số giải pháp… - Nói tóm lại… - Sau phân tích, đưa kết luận sau … Các lưu ý sau giúp bạn hoàn thiện nội dung cho phần Thân thuyết trình: * Lựa chọn nội dung quan trọng Một lỗi thường gặp nhà thuyết trình đưa nhiều nội dung vào thuyết trình Điều xảy hai nguyên nhân bản: Thứ nhất: không xác định đâu thơng tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu cần biết nên biết 38 Thứ hai: sợ thính giả khơng hiểu nói “Đa thư loạn tâm” Nếu ta đưa nhiều nội dung vào thuyết trình gây phản ứng ngược lại làm thính giả rối trí khơng nhớ Vì vậy, phần thân cần thiết xác định đâu thông tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu thông tin cần truyền đạt cuối đâu thông tin nên truyền đạt Theo thứ tự này, vào thời gian cho phép ta xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần cuối thông tin nên biết Thách thức lớn người thuyết trình “giới hạn điểm chính” hay cịn gọi lựa chọn nội dung quan trọng * Chia thành phần dễ tiếp thu Một thuyết trình thơng thường chia làm - phần Các phần xếp với theo trật tự lơgíc định Lơgíc theo trình tự thời gian, theo quan hệ nguyên nhân - kết * Phân bổ thời gian cho nội dung Sau phân chia thành phần điều cần thiết phải phân bổ thời gian phù hợp cho nội dung Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác thuyết trình ngắn gọn tăng mức độ tập trung Xác định thời lượng cho phần thuyết trình quan trọng, tâm lí người nghe khơng muốn nghe diễn văn dài dù có hấp dẫn đến đâu Đặc biệt hạn hẹp thời gian bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí để có thời gian sâu vào phần quan trọng 39 * Xác định thông điệp cốt lõi Thơng điệp mà bạn muốn người nghe ghi nhớ Do vậy, thuyết trình nên đưa thơng điệp ngắn gọn, súc tích: 1-2 câu cho thơng báo kinh doanh điển hình Khi có khó khăn việc làm rõ thu gọn thơng điệp chính, bạn phải khó xếp với hai thơng điệp khơng liên quan đến văn → thực thành vấn đề tách biệt thuyết trình khác * Cấu trúc rõ ràng, logic Quyết định chiến lược viết dựa hiểu biết bạn người đọc, nhu cầu bạn, ngữ cảnh mục đích viết bạn Sắp đặt xây dựng chuỗi lơ-gíc ý tưởng thành câu văn đoạn văn Một số lưu ý chuẩn bị nội dung thuyết trình: Về nội dung: cần trả lời câu hỏi sau: - Nội dung nói gì? - Nói bao lâu? - Nói cho lơi cuốn? - Động người nghe gì? - Xem silde để hiểu rõ kế hoạch soạn nội dung Trả lời câu hỏi thật cô đọng súc tích, có bước khởi đầu tốt Kinh nghiệm soạn nội dung trình chiếu phải viết ra, viết viết lại 3- lần nội dung cô đọng Cố gắng làm cho nội dung ngắn tốt quan trọng phải làm thật rõ ý mối quan hệ ý *Lời mở đầu thu hút ý: 40 Dùng câu hỏi, câu nói gây ngạc nhiên, đề cập vấn đề liên quan để gợi lên mối quan tâm khán giả Phần đầu chiếm 5- 10 phần trăm nói *Nội dung - Ý then chốt Bài diễn thuyết cần từ 4- ý mà bạn cần thêm chứng vào, ví dụ số liệu thống kê, giấy chứng nhận, minh chứng hay phép so sánh Đảm bảo ý mấu chốt phục vụ cho thông điệp Phần chiếm 80-85% 41 *Lời kết ấn tượng Bạn kết cách tóm tắt hay nhắc lại thông điệp để lại kết mở cho khán giả Phần kết mà liên hệ lại phần mở đầu hiệu Dù bạn chọn kiểu nào, bạn nói cho khán giả biết điều bạn muốn họ làm Phần chiếm 10 phần trăm nói Một điểm mà bạn cần lưu ý việc lên kế hoạch, chuẩn bị luyện tập trước cho thuyết trình chiếm 75% lượng thời gian ước lượng Nếu bạn kết thúc sớm khơng kết thúc muộn tệ Nếu bạn muốn người lắng nghe thuyết trình, nên dành 50% để trình bày dành 25% cịn lại để người nghe tham gia 2.3 Các cách mở đầu thuyết trình Thuyết trình kỹ thiếu bạn trẻ ngày Trong đó, việc dẫn dắt tạo ấn tượng ban đầu bước quan trọng để thu hút quan tâm người nghe Cần đảm bảo bạn giới thiệu với người nghe cách ấn tượng Lời giới thiệu tốt tạo uy tín cho bạn, đồng thời kích thích người nghe có cảm giác trơng chờ vào điều bạn trình bày Bạn tìm hiểu người dẫn chương trình cung cấp thông tin cần thiết bạn cho người Ngồi bạn u cầu người giới thiệu trình độ chun mơn bạn chủ đề thuyết trình Bạn bắt đầu phần mở đầu cách tự tin, to rõ, với tốc độ bình thường cố gắng khơng nhìn vào thuyết trình Điều giúp bạn xây dựng khơng khí tự tin, cởi mở lơi Trước tiên, bạn nên cố gắng nhìn bao qt tồn người nghe để thu hút người ý vào thuyết trình Trong nhiều trường hợp, thay tác phong trang trọng, bạn bắt đầu cách nói nên cảm nhận đến với chương trình Những chia 42 sẻ chân tình bạn kéo người nghe lại gần, đồng cảm kết thúc tràng pháo tay nồng nhiệt Những cảm xúc chân thành bạn, tâm bạn kiện đòn bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim người nghe Nhưng bạn nhớ, phải cảm xúc thật, đừng giả hay đóng kịch để đánh lừa người nghe phản tác dụng Một giọng nói truyền cảm, ấm áp, giàu sinh khí tác phong chuyên nghiệp lợi tuyệt vời bạn mong muốn trở thành nhà thuyết trình chuyên nghiệp Bạn quan sát Obama, Steven Job thuyết trình chưa? Bạn nhận thấy khác biệt cách mở đầu nói họ Tất nhiên, giọng nói thiên phú bạn luyện rèn bên cạnh hàng ngày hoàn thiện tác phong chuyên nghiệp Thuyết trình hình thức giao tiếp trực tiếp với thính giả Để đảm bảo hiệu việc thuyết trình bạn cần ý nguyên tắc giao tiếp trực tiếp, đặc biệt ngun tắc 5C: § Clear (rõ ràng): Thơng điệp phải rõ ràng để người nhận hiểu theo nghĩa Như vậy, truyền đạt thông tin cần tránh dùng từ ngữ cách mã hóa khác cách mập mờ, hiểu theo hai hay ba cách khác Thông tin truyền đạt rõ ràng, dễ hiểu giảm thiểu rủi ro giao tiếp § Complete (hồn chỉnh): Thơng điệp phải chứa đựng đầy đủ thơng tin cần thiết Trên sở q trình trao thơng tin rút ngắn, nhờ cắt giảm nhiều bước phản hồi không cần thiết, trình nhận thức phối hợp hành động đạt hiệu cao 43 § Dùng điểm bullet slide § Dùng màu Nguyên tắc thiết kế slide: § Mỗi slide cần phải có tựa đề Tựa đề slide giống bảng đường Bảng đường dẫn dắt câu chuyện cách logic lí thú Do đó, bạn cần phải suy nghĩ cách đặt tựa đề cho slide cho đơn giản đủ để khán giả biết đâu câu chuyện § Mỗi slide nên trình bày ý tưởng: Một slide nên trình bày ý tưởng, khơng nên nhồi nhét ý tưởng vào slide Do đó, tất bullet, liệu, biểu đồ slide nên dùng để hỗ trợ cho ý tưởng Ý tưởng slide thể qua tựa đề slide Nếu tựa đề slide khơng chuyển tải ý tưởng cách nhanh chóng, diễn giả phải tốn thời gian giải thích, làm cho khán giả lãng vấn đề § Slide trình bày theo cơng thức n x n: Một slide có nhiều chữ làm khán giả khó theo dõi ý tưởng bị lỗng Mỗi slide, có chữ, nên tn thủ theo cơng thức “n x n” Cơng thức có nghĩa định slide có dịng chữ dịng nên có chữ Bạn cần lưu ý rằng, slide khơng nên có q dịng chữ (n < 7) § Viết slide theo cơng thức telegraphic: Telegraphic cách viết kiểu điện tín, giống cách phóng viên viết tiêu đề báo Cách viết telegraphic có hiệu giảm số chữ slide, giúp diễn giả tập trung vào cách diễn giải vấn đề đọc Bạn trả lời câu hỏi sau: “Giữa 84 đọc nghe, làm cho khán giả dễ theo dõi hơn?” Câu trả lời đọc, đọc địi hỏi nỗ lực nghe Nếu diễn giả soạn slide với nhiều chữ, khán giả đọc khơng nghe Tuy nhiên, diễn giả cần khán giả phải nghe đọc (vì họ đọc báo hay báo cáo khoa học chi tiết hơn) Do đó, soạn slide ngắn gọn giúp khán thính giả dùng thời gian đọc dành nhiều thời gian lắng nghe Cách viết slide tốt cách viết telegraphic Đó cách viết ngắn gọn, phóng viên đặt tựa đề tin Nói cách khác, cách viết khơng tn theo văn phạm, khơng cần phải có câu văn hoàn chỉnh Cụ thể: viết ngắn lượt bỏ chữ khơng cần thiết Có thể lấy vài ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn sau: Thay viết Thì nên viết Chúng ta cần phải làm so So sánh X Y sánh X Y Một vài phương pháp để giải vấn Phương pháp đề là: § Dùng biểu đồ hình ảnh: Người xưa có câu “một hình có giá trị hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng biểu đồ Thật vậy, thường nhớ biểu đồ nhớ bảng số liệu chi chít Chúng ta dễ cảm nhận có ấn tượng với biểu đồ số Biểu đồ có giá trị ghi nhớ lâu, người ta thường dùng biểu đồ hội nghị khoa học Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ cách trình bày biểu đồ cách có ý nghĩa 85 Ưu tiên sử dụng đồ thị hình ảnh Có nhiều dạng biểu đồ dạng áp dụng cho tình riêng Một số hướng dẫn chung tóm lược sau: Loại biểu đồ Mục đích Hình trịn (Pie chart) Biều đồ (bar chart) Tối đa Phần trăm, cấu – slide Dùng để so sánh, tương – slide quan, xếp hạng Biểu đồ tán xạ (scatter Mô tả biến đổi theo thời plot) – slide gian, mối tương quan Bảng số liệu Hình ảnh cartoons So sánh số liệu Minh họa cột dòng – slides Trong biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải ý định danh đơn vị trục hoành trục tung Biểu đồ hay bảng số liệu nên thiết kế cách đơn giản “chiến lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), khơng nên q tham lam làm lỗng chủ đề hay điểm thuyết trình Nên tránh dùng hình hoạt họa, hình ảnh làm giảm trang trọng thuyết trình Hình hoạt họa dùng không chỗ cách làm cho người xem cảm thấy khó theo dõi thơng điệp thuyết trình § Font cỡ chữ 86 Hiện nay, soạn thảo văn người ta thường sử dụng font chữ Times New Roman, Arial, hay font tương tự Về cỡ chữ (size), phần lớn chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 24 trở lên Nếu dùng cỡ chữ nhỏ 24 khán giả khó đọc, hội trường rộng Riêng phần tựa đề, cỡ chữ phải từ 30 đến 40 Tuy nhiên, trường hợp phải trình bày tài liệu tham khảo cỡ chữ 12-14 chấp nhận Khơng dùng chữ viết in hoa nội dung slide Chữ in hoa hiểu la hét, lịch Ngoài ra, chữ in hoa khó đọc khó theo dõi Tuy nhiên, viết nghiêng hay tơ đậm, đừng nên lạm dụng cách viết Chỉ dùng gạch cần nhấn mạnh điều quan trọng; khơng nên tránh sử dụng kiểu trình bày § Màu: Chọn màu cho chữ nghệ thuật Màu đỏ màu cam màu “nóng” nên khó tập trung Màu xanh cây, xanh nước biển, nâu màu “ngọt dịu” khó gây ý Màu đỏ xanh khó thấy người với hội chứng mù màu Cách chọn màu tùy vào bối cảnh môi trường Cũng cần phân biệt màu chữ (text color) màu (background color) Nhìn chung: § Nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy: chọn chữ màu tối sáng Ví dụ chữ màu đen hay màu xanh đậm trắng § Nếu hội trường rộng lớn: chọn chữ sáng tối, chữ màu trắng/vàng xanh đậm 87 Tránh dùng slide với chữ màu xanh màu đỏ (hay chữ màu đỏ màu xanh cây) nhiều người bị mù màu với kết hợp Nói chung tránh chọn màu đỏ loại màu “nóng” dễ làm cho mắt bị mệt khó theo dõi Một điều quan trọng bạn nên sử dụng Slide Master soạn thảo Powerpoint, chức giúp dễ dàng định dạng thay đổi Font chữ hàng loạt cách dễ dàng Bài thuyết trình chuẩn bị sẵn, đối tượng người nghe có thay đổi nội dung soạn sẵn không phù hợp như: bị trùng, đối tượng thay đổi, bị thay đổi “quỹ thời gian” Khi đó, có cách giải hồn chỉnh sử dụng chức Custom Show để chọn lọc số Slide cần thuyết trình, ẩn bớt slide khơng cịn phù hợp Ngồi ra, soạn Slide thuyết trình theo nhóm, Google cung cấp ứng dụng tương tự Powerpoint thông thường cộng thêm nhiều ưu điểm như: cho phép lúc nhiều người tác động thuyết trình, làm việc đâu với tài khoản Gmail internet, trình chiếu online máy tính cài đặt thêm Skype Ngồi ra, hình ảnh chất lượng cao mang lại ý nghĩa vô lớn slide thuyết trình Điều khơng làm cho slide bạn sinh động chất lượng mà cịn làm cho người xem tơn trọng Một số lưu ý sử dụng máy chiếu (LCD projector): § Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy cơng cụ phụ trợ (nếu có) trước thuyết trình § Kiểm tra kết nối điện đầu dây nối với máy tính § Điều chỉnh độ nét trang chiếu kích thước trang chiếu cho phù hợp với hình (focus zoom) § Sử dụng chuột từ để điều khiển trang chiếu từ xa § Khơng qua trước ống kính máy chiếu 88 § Lưu ý tắt bật máy gián đoạn lần thuyết trình dài Với lượng thời gian giới hạn bạn có để thực thuyết trình, phân chia thời gian bạn trình bày slide Cố gắng trình bày trang cách rõ ràng, khơng q nhiều chữ rối mắt, thay vào hình ảnh biểu đồ màu sắc để tăng độ hấp dẫn Hiện tại, ngồi Powerpoint cịn có nhiều công cụ bạn lựa chọn muốn thiết kế thuyết trình đẹp mắt như: Prezi, Knovio, Canva, Google Presentation, …Hy vọng kiến thức giúp bạn trau dồi kỹ làm slide giúp cho bạn thuyết trình thuyết phục học tập kinh doanh 3.2 Kỹ thuật trình bày bảng thuyết trình Một số yếu tố định tới thành cơng thuyết trình bạn trình bày bảng Thơng tin bảng khơng trình bày sẵn mà xuất từ từ theo tiến trình thuyết trình bạn Những thơng tin trình bày bảng thường đọng, xúc tích chặt chẽ tài liệu Chính thế, bảng giúp thính giả ghi nhớ nhanh chắn để theo dõi, ghi chép, nhầm lẫn Đối với người thuyết trình, cần nắm vững số quy tắc cách trình bày bảng sau: § Trình bày bảng viết từ trái qua phải có hình thành kiến thức bắt đầu ghi nội dung cần vào cột bên trái bảng § Lựa chọn nội dung ngắn gọn, cụ thể để viết vào phần chia, treo tranh ảnh cho phù hợp § Khơng viết q làm bảng khơng cần phần chữ phần cảng nhiều làm bảng rối khó nhìn § Thường xun rèn viết chữ bảng viết mẫu chữ không to khơng q nhỏ khiến thính giả khó nhìn § Viết thẳng hàng không lên, xuống dốc Viết đủ đậm để thính giả đủ nhìn thấy § Khơng vẽ dày đặc, chi chít bảng, trình bày thơng tin vụn vặt 89 Khi luyện tập quan trọng tập thành thục kĩ từ tư đứng, cách cầm phấn, nét khơng nên bỏ qua quy trình viết chữ thường, chữ số chữ hoa Tuy nhiên nắm quy trình viết đẹp giấy phần việc luyện tập bảng nhanh Cần ý tập nét cần tập liên hợp nét cho cổ tay dẻo mềm mại vào tập kĩ thuật liền mạch (các nét nối: móc sang móc, móc sang cong, cong sang móc, cong sang cong ), liên kết âm vần thành tiếng, từ Phần khoảng cách, dấu chữ dấu kĩ trình bày văn giống ta viết giấy Về cách xóa bảng: Đây cơng việc tưởng chừng đơn giản cần có nguyên tắc Chúng ta xóa bảng đâu? Ở giữa, bên trái hay bên phải bảng? Nếu xóa từ hay từ bên phải bảng trước xóa bên trái bạn phải chờ cho bảng khô thời gian viết bảng Theo nguyên tắc nơi xóa trước khơ trước bắt đầu việc xóa từ xuống từ trái qua phải, đảm bảo chắn bảng bạn tư sẵn sàng cho bạn viết vẽ Đồng thời thực xóa ngang dọc bảng 3.3 Kỹ thuật thiết kế tài liệu phát tay Trong thuyết trình, tài liệu phát tay cần thiết cho thính giả khi: § Cần cập nhật thơng tin khơng có tài liệu khác § Những thơng tin trình bày phức tạp q chi tiết § Hệ thống tóm tắt thơng tin thuyết trình § Thính giả gặp khó khăn việc ghi nhớ rèn luyện kĩ Một vài lưu ý sử dụng tài liệu phát tay thuyết trình: § Xác định rõ mục đích sử dụng tài liệu phát tay § Thu thập thơng tin có liên quan đến tài liệu phát tay § Đặt mục tiêu đề rõ ràng cho tài liệu phát tay § Sử dụng ngơn ngữ từ rõ ràng đơn giản 90 § Định nghĩa thuật ngữ có § Minh hoạ rõ lời nói sơ đồ phác hoạ, tranh minh hoạ biểu đồ thích hợp § Tránh viết dày đặc trang giấy, để lề phù hợp § Sử dụng gạch chân chữ in đậm, đánh số gạch đầu dòng để nhấn mạnh phân biệt tiêu đề, phụ đề nội dung § Sử dụng thuật ngữ quán § Cung cấp tài liệu tham khảo có, để thính giả quan tâm đọc thêm CÂU HỎI ƠN TẬP Slide trình chiếu có vai trị thuyết trình? Trình bày nguyên tắc thiết kế slide trình chiếu 10 Những quy tắc trình bày bảng thuyết trình gì? 11 Khi cần chuẩn bị tài liệu phát tay cho thính giả? 12 Cần lưu ý soạn tài liệu phát tay? BÀI TẬP Chọn chủ đề thuyết trình chuẩn bị nội dung chương trước: Thiết kế slide trình chiếu Thiết kế tài liệu phát tay cho thính giả Thực hành trình bày bảng thuyết trình theo nhóm 91 CHƯƠNG KỸ NĂNG HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ Mục tiêu: § Nắm rõ quy trình hồi đáp thính giả § Nhận thức tầm quan trọng việc tương tác với thính giả thuyết trình § Có khả tương tác hiệu với thính giả thuyết trình § Có kỹ ứng xử phù hợp tình khó với thính giả 92 4.1 Quy trình hồi đáp thính giả 4.1.1 Hồi đáp sau thuyết trình Sau thuyết trình, thường giải đáp thắc mắc khán giả để giúp khán giả hiểu rõ nội dung Vì thế, kỹ trả lời câu hỏi sau thuyết trình ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng buổi thuyết trình Đã có thuyết trình thất bại diễn giả không giải đáp thỏa đáng câu hỏi người nghe Để không rơi vào trường hợp trên, từ bây giờ, bạn nên rèn luyện cho phong thái cách trả lời câu hỏi thật tự tin chuyên nghiệp Dưới quy trình hồi đáp thính giả: § Thank - Cảm ơn câu hỏi: nhận câu hỏi, bạn cần cảm ơn thính giả trước đưa câu trả lời Điều làm cho người hỏi cảm thấy tôn trọng khuyến khích thính giả đặt thêm câu hỏi Khi kết thúc thuyết trình, số lượng câu hỏi bạn nhận phản ánh quan tâm thính giả đến thuyết trình bạn § Repeat - Lặp lại câu hỏi: việc lặp lại câu hỏi vừa thể bạn lắng nghe nghiêm túc câu hỏi thính giả, vừa giúp bạn xác nhận lại nội dung hỏi thính giả Nếu khơng thực bước này, bạn gặp phải trường hợp nghe không đầy đủ hiểu sai ý hỏi thính giả trả lời khơng xác thính giả quan tâm § Answer - Trả lời: Bạn cần trả lời đầy đủ nội dung hỏi mà thính giả đặt Nếu nội dung hỏi trùng lắp với ý trả lời trước đó, bạn cần khéo léo tóm tắt lại ý trả lời Nếu khơng thể trả lời, bạn cần xin lỗi đưa lời hứa cụ thể việc phản hồi cho thính giả sau Bạn từ chối trường hợp câu hỏi nằm ngồi nội dung thuyết trình người hỏi cố tình gây cơng kích § Control - Kiểm soát thời gian: bên cạnh việc đảm bảo trả lời đầy đủ nội dung câu hỏi, bạn cần lưu ý kiểm soát thời gian để tránh trả lời lan man, kéo dài thời gian buổi thuyết trình làm thính giả mệt mỏi Việc kiểm sốt thời gian tốt 93 giúp bạn chủ động việc xác định cần phải trả lời làm chủ buổi thuyết trình đến phút cuối 4.1.2 Tương tác với thính giả thuyết trình v Tầm quan trọng tương tác với người nghe thuyết trình Tương tác với thính giả yếu tố khơng thể thiếu thuyết trình Tương tác” giúp thuyết trình trở nên sinh động, thú vị, đưa người nói người nghe lại gần Nhưng bạn hỏi trăm người “tương tác với khán giả”, nhiều khả bạn nhận chừng câu trả lời mơng lung, mơ hồ Vậy tương tác? Bất kể chủ đề bạn nói gì, khán giả bạn ai, tương tác khơng khác vào lịng khán giả, đánh động tâm trí họ để hịa quyện thơng điệp bạn muốn truyền tải vào cảm xúc họ Nhưng phải chạm đến cảm xúc khán giả? Khoa học kết luận người sống thiên cảm xúc lý trí Nếu vận dụng quy luật cảm xúc vào thuyết trình, bạn tồn tâm trí khán giả vào nội dung thông điệp bạn Một lý khác cho việc đánh động cảm xúc khán giả bạn “trộn” thơng điệp muốn truyền tải vào cảm xúc khán giả, bạn giúp khán giả ghi nhớ thơng điệp dễ dàng Nghiên cứu rằng, hứng thú, cảm động, kinh ngạc, vui vẻ … tất trạng thái cảm xúc mãnh liệt kích thích não tiết Dopamine – hoạt chất giúp não xử lý thông tin mạnh mẽ ghi nhớ sâu sắc Như vậy, bạn muốn thông điệp bạn mũi khoan sắc bén khai phá tâm trí khán giả, khơng hơn, bạn phải truyền đạt cảm xúc chân thật nhằm khơi gợi cảm xúc họ 94 v Cách thức tạo tương tác với người nghe: § Ngơn ngữ thể: ánh mắt, nụ cười, nét mặt Người thuyết trình đứng trước thính giả gặp nhiều khó khăn việc quan sát thính ánh đèn chiếu lên sân khấu, hội trường, đôi lúc không quan sát thấy ta phải nhìn Ta khơng nhìn rõ thính giả hành vi, thái độ, biểu ta thính giả để ý Người thuyết trình ln phải nhớ nguyên tắc “Ta không quan tâm đến hội trường hội trường khơng quan tâm đến ta” Liên tục quan sát hội trường giúp diễn giả điều chỉnh đựợc nói mình, thuyết trình nhìn biểu thính giả ta biết được tâm thính đo lường mức độ thành công nói để kịp thời điều chỉnh Thấy mắt thính giả chăm lắng nghe ta biết nội dung nói ta hút người nghe, trường hợp thính giả thất chăm tham gia đặt câu hỏi ta nói kỹ hơn, sâu ý phụ nói mình.Ngược lại, ta nói nội dung cốt lõi nói quan sát thấy thính giả khơng tâm, mắt nhìn chỗ khác bắt đầu nói chuyện riêng cần ta điều chỉnh nội dung nói vấn đề ta đề cập hội trường không hứng thú biết Bài thuyết trình thành cơng đảm bảo ngun tắc “Nói hội trường cần khơng phải nói có” Trong hội trường cách quan sát hiệu chia hội trường thành nhóm nhỏ phương pháp giúp người nói quan tâm tới thính giả hội trường thính giả có cảm giác quan tâm Mỗi ý ta dừng nhóm người cá nhân Thơng thường với hội trường lớn, khơng thể nhìn hết người được, ta phải chia hội trường thành khu vực nhỏ Trong khu vực nhỏ, ta nhìn người Sau nói hết ý ta chuyển sang nhóm Khi quét lại nhóm, ta nhìn sang người bên cạnh, nhìn hết hội trường 95 Đặc biệt ý là, phải quan tâm khắp người hội trường mắt không đảo nhanh Cũng giống giọng nói, dáng điệu, mắt phải có điểm dừng Với ý, ta phải dừng mắt lần giống tâm Bằng cách kể cho họ câu chuyện sinh động, chiếu cho họ xem hình ảnh, video đầy cảm xúc để khiến họ thực trải nghiệm chúng Nụ cười thứ dễ lây lan, với điều kiện bạn phải thật cười Khán giả dễ dàng nhận nụ cười giả tạo thông qua khuôn miệng nếp gấp lại góc mắt người thuyết trình Khơng thế, cười cách khơng thành thật khiến khán giả mang ấn tượng người thuyết trình tên giả dối, không đáng tin tưởng Ngược lại, bạn thật vui vẻ, hào hứng trước khán giả, tương tác thật dễ dàng mà đảm bảo tính tự nhiên, chân thật Vậy bí là, trước thuyết trình, khởi động mình, tự bồi đắp suy nghĩ tích cực, cười lớn để tự lên tinh thần (nếu ngại q, bạn vào phịng vệ sinh, đóng kín cửa và… há há hố hố) Như thế, bạn lan toản niềm vui đến tồn khán phịng, tương tác dễ dàng đâyNhìn chung, thực tế, bạn phải vận dụng lúc nhiều kỹ ngôn ngữ thể cách ứng xử, ánh mắt, tư thế…nhằm thu hút ý người nghe Chẳng hạn, muốn nhấn mạnh ý quan trọng, bạn cần sử dụng câu ngắn gọn, súc tích, đứng thẳng người cao giọng Hoặc muốn khơi gợi tò mò người nghe điều bạn tiết lộ rướn người phía trước hạ thấp giọng xuống Cử dấu hiệu cho biết bạn chia sẻ điều bí mật thú vị Bạn luyện tập thường xuyên để sử dụng nhuần nhuyễn, nhằm đạt hiệu diễn đạt cao 4.2 Kỹ ứng xử tình khó thuyết trình Trong vai trị người thuyết trình, tình huống, chí cố xảy q trình thuyết trình điều phổ biến, địi hỏi kỹ xử lý tình hết đầu tư, chuẩn bị kỹ lưỡng Vì vậy, từ giai đoạn xác định chủ đề, người thuyết trình nên lựa chọn phù hợp với lực, hiểu biết thân Ngoài ra, hứng thú với chủ đề khiến cho người có động tìm hiểu thêm nhiều thơng tin cho chủ đề Sau 96 cùng, người thuyết trình đầu tư cách thảo luận, làm việc với nhóm nhằm đặt nhiều giả định, tình điều vơ cần thiết để đối diện với tình khó q trình thuyết trình Với tình thật khó, khán giả đặt câu hỏi khó người thuyết trình chắc khơng thể giải được, chân thành xin lỗi điều nằm ngồi tầm hiểu biết, ghi nhận thiếu sót, cảm ơn cam kết với họ khắc phục, tìm hiểu sau phần làm việc Ngồi ra, người thuyết trình cam kết cung cấp kiến thức điều cách xin email khán giả có trách nhiệm phản hồi cam kết Với tình khán giả đặt nhiều câu hỏi người thuyết trình khơng đảm bảo thời gian để giải quyết, nhóm câu hỏi chung vấn đề trả lời chung, đồng thời xin lỗi buộc phải bỏ qua số câu hỏi tỏ thái độ kỳ vọng cho phần làm việc Với tình khán giả hợp tác, khơng tham gia tích cực vào phần làm việc chung, người thuyết trình thực số gợi ý sau: § Trước tiên, tập trung vào nhóm đối tượng hợp tác người ngồi hàng ghế đầu tiên, người chăm lắng nghe Điều giúp người thuyết trình giữ bình tĩnh cân đối nội dung thuyết trình § Người thuyết trình nên đặt nhiều câu hỏi từ dễ đến khó, câu chuyện kể thú vị, gây tị mị để tăng tính tương tác với khán giả (đang khơng ý) § Người thuyết trình nên di chuyển gần với nhóm khán giả ý, đặt câu hỏi mở, câu hỏi dễ nhằm gia tăng kết nối Tăng cường khen ngợi cảm ơn họ hợp tác, thể nhiều mong đợi làm việc chung nghe họ trả lời § Người thuyết trình sử dụng số trị chơi hoạt động liên quan để thu hút tham gia họ (có thể vận động, rời khỏi chỗ ngồi, đơn giản cử động giơ tay đồng tình khơng) Đơi mệt mỏi phải lắng 97 nghe, ngồi chỗ thời gian dài khiến khán giả khơng thể tập trung, từ hợp tác § Linh động thay đổi số nội dung để phù hợp với đặc điểm tâm lý khán giả lúc Để giải tốt tất điều này, người thuyết trình nên đảm bảo thực tốt bước chuẩn bị cho thuyết trình, đặc biệt phương án dự phịng, đó, bao gồm trị chơi, hoạt động vận động nhẹ, câu hỏi, video clip làm phong phú thu hút người nghe CÂU HỎI ÔN TẬP Quy trình hồi đáp thính giả gồm bước nào? Việc tương tác với thính giả có vai trị quan trọng thuyết trình? Làm để tạo tương tác hiệu với thính giả? Khi gặp tình khó xử với thính giả, người thuyết trình cần ứng xử nào? BÀI TẬP Chọn chủ đề thuyết trình thực chương trước: Thực hành việc tương tác với thính giả thuyết trình Các thành viên nhóm đặt câu hỏi sau thuyết trình, người trình bày thực hành việc trả lời câu hỏi Các thành viên tạo vài tình để người thuyết trình tập luyện kỹ xử lý tình khó xử thuyết trình 98 .. .2. 1 Cấu trúc nội dung thuyết trình Kết cấu thuyết trình ln phải chia thành phần, cho dù phần trình bày bạn ngắn hay kéo dài Với phần, người thuyết trình phải nắm nội dung cốt lõi phải trình. .. cấu thuyết trình ln phải chia thành phần, cho dù phần trình bày bạn ngắn hay kéo dài Với phần, người thuyết trình phải nắm nội dung cốt lõi phải trình bày Đáp ứng điều đó, bạn đạt phần thuyết trình. .. muộn tệ Nếu bạn muốn người lắng nghe thuyết trình, nên dành 50% để trình bày dành 25 % lại để người nghe tham gia 2. 3 Các cách mở đầu thuyết trình Thuyết trình kỹ thiếu bạn trẻ ngày Trong đó, việc