Hoạt động kinh doanh lữ hành cho khách nước ngoài ở công ty tnhh traval agency

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỊ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Họ tên sinh viên: Huỳnh Hồng Ngọc Mã số: 1354010198 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TÓT NGHIỆP HOẠT ĐỘNG KINH DOANH LỮ HÀNH CHO KHÁCH NƯỚC NGOÀI Ở CÔNG TY TNHH EXOTISSIMO TRAVEL AGENCY Ngành: Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Kỉnh doanh quốc tế Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Bích Phượng TP Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2017 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2017 TRƯỞNG KHOA Trịnh Thùy Anh MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần .3 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VÈ CÔNG TY TNHH EXOTISSIMO TRAVEL AGENCY LI Quá trình hình thành phát triển công ty 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Các cột mốc phát triển quan trọng 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.1 Tổ chức 1.2.2 Nhân 1.3 Sản phẩm dịch vụ chủ yếu lĩnh vực hoạt động 12 1.3.2 Dịch vụ 12 1.3.3 Dịch vụ phụ 13 1.4 Thị trường đổi thủ cạnh tranh 15 1.4.2 Thị trường 15 1.4.3 Đối thủ cạnh tranh 16 1.5 Kết hoạt động kinh doanh Công Ty TNHH EXOTISSIMO Travel Agency 18 Phần ' 21 PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH LŨ HÀNH CHO KHÁCH NUỚC NGỒI CỦA CƠNG TY TNHH EXOTISSIMO TRAVEL AGENCY .21 2.1 Mơ tả cơng việc vị trí thực tập 21 2.2 Lập kế hoạch tư vấn/ bán hàng tư vấn/du lịch khách lẻ 22 2.2.1 Phân khúc thị trường dạng khách lẻ 22 2.2.2 Các dịch vụ book tour, khách sạn, nhà hàng, 27 2.2.3 Hoạt động nhập liệu vào hệ thống 28 2.2.4 Liên hệ đặt trước loại dịch vụ khác với nhà cung cấp 32 2.3 Hoạt động chào mịi tour với cơng ty .33 2.3.1 Lập kế hoạch quảng cáo chào mời 33 2.3.2 Liên hệ tìm hiểu thơng tin chi tiết cho kế hoạch chào mời 33 2.3.3 Đưa kế hoạch cụ thể, xác nhận bổ sung thêm vóikhách hàng 35 2.3.4 Đàm phán kí kết họp đồng 36 2.3.5 Liên hệ với nhà cung cấp việc thực dịch vụ họp đồng 37 2.4 Thuận lợi khó khăn 37 2.4.1 Thuận lợi 37 2.4.2 Khó khan 38 KẾT THÚC 40 III LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Ngày du lịch trở thành tượng phổ biến đời sống người dân Thậm chí người có thu nhập cao, nhu cầu thiếu Đặc biệt đại phận dân cư có thu nhập trung bình cao cần nhu cầu du lịch, giải trí để thư giản giải tỏa tinh thần điều thiết yếu Xuất phát từ nhu cầu tạo điều kiện cho phát triển nhóm ngành dịch vụ có ngành du lịch Doanh thu, lượng khách quốc tế đến Việt Nam tăng nhanh với mức 6,6% đóng góp cho GDP ngành du lịch Việt Nam dần khẳng định ngành mũi nhọn nước nhà phương diện kinh tể, du lịch ngàng cơng nghiệp khơng khói, giải lượng lớn công ăn việc làm, đem lại thu nhập cho người lao động, phân phối lại thu nhập quốc dân, mặt xã hội, góp phần giao lưu văn hóa vùng, địa phương, quốc gia, Qua giai đoạn khác nhau, du lịch dần thay đổi hình thức trở nên đa dạng không chuyến tham quan thắng cảnh bình thường trước, thay vào hoạt động thú vị kết hợp với du lịch du thuyền, băng qua làng dân tộc, học nau ăn tiếng nơi du lịch, minh chứng cho phong phú ngành sản xuất phi vật chất Tuy nhiên với đa dạng nhu cầu khách, việc kết hợp hài hịa mong muốn khách hàng hình thức du lịch lạ thực không đơn giản Một số câu hỏi đặt với Công ty du lịch lữ hành làm để xây dựng tổ chức tốt chuyến hành trình cho khách, câu hỏi mà Cơng ty TNHH EXOTISSIMO Travel Agency ln ln tìm tịi sáng tạo điều bất ngờ cho khách hàng Thị trường du lịch năm gần nóng lên kéo theo nhiều công ty thành lập, đối thủ cạnh tranh xuất nhiều Bên cạnh mơi trường kinh doanh tất ngành nghề kinh tế nói chung ngành kinh doanh lữ hành du lịch nói riêng biến động khơng ngừng ngày phức tạp Nhận thấy tầm quan trọng cùa dịch vụ bán hàng sản phẩm du lịch em chọn nghiên cứu đề tài: “Hoạt động kinh doanh lữ hành cho khách nước ngồi Cơng ty TNHH EXOTISSIMO Travel Agency” Mục tiêu nghiên cứu: Đe tài nhằm tìm hiểu trình kinh doanh du lịch lữ hành thị trường khách nước ngồi nói chung cách thức lập kế hoạch, lịch trình du lịch cho khách đồn nói riêng Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu hoạt động kinh doanh du lịch lữ hành cho khách nước Công ty TNHH EXOTISSIMO Travel Agency Với phạm vi nghiêm cứu không gian quốc gia giới có nhu cầu cao du lịch đặc biệt khu vực có trụ sở Cơng ty EXO Travel Châu Á, Châu Âu Mỹ mà Cơng ty thâm nhập mở rộng qua năm 2014-2016 Phần GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH EXOTISSIMO TRAVEL AGENCY 1.1 Quá trình hình thành phát triển cơng ty 1.1.1 Lịch sử hình thành: Cơng ty cổ phần du lịch Exotissimo thành lập Việt Nam từ năm 1993 với 15 người, giám đốc ông Denis Colonna Từ năm 2004, ông Oliver Colomes giám đốc Chỉ hon mười năm qua, Công ty đạt kết thật đáng tự hào liên tiếp nhiều nãm liền công ty Tong cục Du Lịch Việt Nam bình chọn danh hiệu Top- Ten lữ hành, doanh nghiệp kinh doanh có hiệu Do nhận thấy nhu cầu du lịch cho khách nội địa tăng cao nên Công ty TNHH Exotissimo Travel Agency đời, cấp giấy phép hoạt động từ ngày 03 tháng 04 năm 2014 Thông tin công ty - Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH EXOTISSIMO TRAVEL AGENCY - Tên giao dịch: EXOTISSIMO TRAVEL AGENCY co.,LTD - Loại hình cơng ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên trở lên - Trụ sở chính: Lầu 8, Tịa nhà Nam Giao, 261 - 263 Phan Xích Long, Phường 02, Quận Phú Nhuận, Hồ Chí Minh - Đại diện pháp luật: Ơng Lê Hồng Khánh Long - Số điện thoại: (+84) 39959898 -Fax:(+84) 39959184 -Email: uyen@exotravel.com -Website: www.exotravel.com EXO TRAVEL -Logo công ty: -Mã số thuế: 0312723205 -Giấy phép kinh doanh số: 0312723205 -Ngày cấp - Ngày bắt đầu hoạt động : 03/04/2014 -Lĩnh vực kinh doanh hoạt động : Đại lý du lịch 1.1.2 Các cột mốc phát triển quan trọng: Exo Travel, trước Exotissimo, Công ty Pháp cung cấp dịch vụ cho khách du lịch Nam Á Đây Cơng ty nước ngồi cấp giấy phép hoạt động du lịch Việt Nam Năm 2015, Exotissimo có 20 văn phịng khoảng 600 nhân viên tồn thời gian Trụ sở Bangkok, Thái Lan, có vãn phịng kinh doanh Pháp, Tây Ban Nha Đức, Bắc Mỹ, úc, Anh Ireland Mỹ Latinh Công ty cổ phần du lịch Exotissimo khai thác đa dạng thị trường khách hàng từ hầu khắp châu lục chủ yếu quốc gia: Châu Âu (nhiều Tây Âu: với 9.796 khách Pháp năm 2005) Bắc Á (nhất thị trường Nhật với 7.071 khách năm 2005) Đây nhừng thị trường tiềm khách du lịch khu vực chi tiêu cho du lịch cao ổn định hàng năm Hình 1.1: Cơng ty đại diện Exotissimo nước ngồi (Nguồn: www.google.com) Các giai đoạn Cơng ty cổ phần Du lịch Exotỉssỉmo Việt Nam phát triển đến ngày nay: • Giai đoạn nhừng năm 1990, Exotissimo mở rộng sang nước châu Á khác, hợp tác với Su Su Tin cho du lịch Myanmar, đất nước mà sau có ngành cơng nghiệp du lịch nhỏ Exotissimo đưa khách du lịch tới điểm đến mới, bao gồm vịnh Hạ Long, Hà Nội Bagan, Thái Lan • Năm 2011, Exotissimo cung cấp hướng dẫn cho khách du lịch cá nhân khắp Việt Nam Đó năm Cơng ty tặng giải thưởng Du lịch Tổng cục Du lịch Việt Nam • Năm 2012 Cơng ty bắt đầu hoạt động tour du lịch Trung Quốc • Năm 2014 Exotissimo tặng giài thưởng Trách nhiệm xã hội doanh nghiệp Đại sứ quán Pháp Hội đồng Phát triển Campuchia • Năm 2015 Cơng ty, sau đồi tên thành EXO Travel, đưa Travelife Xác nhận Chương trình Mơi trường Liên hợp quốc cho hoạt động họ Campuchia Việt Nam.Giai đoạn 1993 - 2014, Exotissimo phục vụ cho khách nước tới địa điểm du lịch Việt Nam mà chưa thật trọng tới thị hiếu khách nội địa Việt Nam Nhận thấy năm qua bỏ qua thị trường mẻ tiềm lớn nên đời Công ty Exotissimo Travel Agency từ 03/04/2014 Hiệu kinh doanh sau năm ngày tăng cao trước, giai đoạn 2014 đến Công ty Exotissimo Travel Agency đà nổ lực tìm hiểu thị hiếu khách nội địa, xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tập trung quảng bá hình ảnh Cơng ty đến người tiêu dùng, Bên cạnh việc tạo mối quan hệ tốt đẹp tìm kiếm nhà cung ứng dịch vụ thực nhanh chóng, hiệu 1.2 Cơ cấu tổ chức Đe đảm bảo tính linh hoạt cao yêu cầu hoạt động kinh doanh có hiệu phải tổ chức máy hoạt động với quy mơ hợp lý nhất, tối ưu nhất, khó khăn khắc phục Các phịng ban phải có liên kết hỗ trợ lẫn để thực mục tiêu đặt 1.2.1 Tổ chức: BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG NHẰN Sự PHÒNG KẾ toan - TÀI VỤ PHÒNG IT PHÒNG KINH DOANH Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức cơng ty (Nguồn: Phịng Ke Tốn Công ty TNHH ExotissimoTravel Agency) Do nhu cầu du lịch ngày gia tăng, đa dạng cách loại hình thức du lịch nên lực lượng lao động phải cập nhật nhu cầu thị hiếu khách hàng, xu hướng người hướng tới, nhằm thu hút lượng khách, phát triển Công ty thời gian tới Bên cạnh đó, Cơng ty ln có phân biệt rõ ràng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, mối quan hệ công tác phận cá nhân với nhằm đảm bảo công việc chung Công ty, gắn với trách nhiệm rõ ràng phân ăn khớp với nhau, đồng đơn vị phạm vi tồn Cơng ty 4- Chức phòng ban > Ban Giám Đốc: Điều hành hoạt động kinh doanh ngày Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên việc thực quyền nhiệm vụ Các cơng việc họ thường tổ chức thực định Hội đồng thành viên; định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh ngày Công ty; tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư Công ty; ban hành quy chế quản lý nội Công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý công ty, trừ chức danh thuộc thẩm quyền Hội đồng thành viên Bên cạnh Ban Giám Đốc quyền kiến nghị tái cấu tổ chức Công ty phương án sử dụng lợi nhuận xử lý lỗ kinh doanh > Phòng Nhân Sự: Phòng Nhân phòng tham mưu, giúp việc cho Ban Giám Đốc việc đảm bảo cho phận, cá nhân Công ty thực chức nhiệm vụ đạt hiệu công việc; đảm bảo tuyển dụng xây dựng, phát triển đội ngũ cán công nhân viên theo yêu cầu, chiến lược Công ty Các cơng việc phịng nhân thực công tác tuyển dụng nhân đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược Công ty; tổ chức phối hợp với đơn vị khác thực quản lý nhân sự, đào tạo tái đào tạo; xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích - kích thúc người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động Việc nghiêm cứu, soạn thảo trình duyệt qui định áp dụng Công ty, xây dựng cấu tổ chức Công ty - phận tổ chức thực nhiệm vụ nhân viên phòng Nhân Sự > Phòng IT: Phòng IT phòng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc lĩnh vực Công nghệ Thơng tin tồn Cơng ty (bao gồm: hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm, giải pháp công nghệ thông tin) nhàm tối ưu hóa hệ thống, bảo mật, an tồn liệu Cơng việc chủ yếu phịng IT nghiên cứu, đề xuất triển khai xây dựng hệ thống, trì, quản trị, tối ưu hóa hệ thong máy chủ, hệ thống lưu trữ, tổng đài, camera, giám sát vào ra, mạng, phần mềm hệ thống v.v ); thực việc đánh giá, phân tích định kỳ hiệu hệ thống phần cứng, phần mềm; đề xuất giải pháp để cải tiến, toi ưu hoá hiệu hoạt động hệ thống cơng nghệ thơng tin Ngồi ra, nhân viên phòng lên kế hoạch xây dựng tài liệu sử dụng, đào tạo hướng dẫn sử dụng phầm mềm ứng dụng cho cán bộ, nhân viên Công ty đề xuất mua sắm, quản lý tài sản cơng nghệ thơng tin tồn Cơng ty > Phịng Kinh Doanh: Nhiệm vụ bán chương trình du lịch cho khách du lịch Cung cấp cho du khách tối đa loại hình dịch vụ cần thiết cho chuyến lu lịch vé máy bay, khách sạn, vé tham quan thắng cảnh loại hàng hố mà Cơng ty có khả kinh doanh Lập kế hoạch, triển khai công việc liên quan đến việc thực chương trình du lịch đăng ký chỗ khách sạn, visa, vận chuyển, đảm bảo yêu cầu thời gian, chất lượng cơng việc phịng ban Cịn phía nhà cung ứng dịch vụ việc thiết lập, trì mối quan hệ mật thiết điều quan trọng Nhân viên cần cẩn trọng, tỉ mỉ việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm đảm bảo uy tín chất lượng triển khai tồn cơng việc điều hành chương trình cung cấp dịch vụ du lịch > Phòng Ke Toán - Tài Vụ: Nhân viên Ke Toán tham mưu cho giám đốc thực chế độ quy định quản lý nguồn vốn, quản lý tài sản, quản lý quỹ; kế hoạch hạch toán, chế độ kiểm toán chế độ khác nhà nước quy định; thống kê, kế hoạch kinh doanh dài hạn ngắn hạn; chịu trách nhiệm tính xác thực hợp pháp hoạt động tài hàng năm, dự án đầu tư phát triển; kiểm tra hóa đơn, chứng từ thu chi, việc tốn tour cách đầy đủ xác kịp thời trực tiếp