MỤC TIÊU NGHIÊN CỨUBài báo cáo nhằm mục tiêu mô tả lại dịch vụ giao nhận trong hoạt động Logisticstại chi nhánh Bưu chính Viettel Gia Lai - Tổng Công ty cổ phần Bưu chính Viettel.Từ đó đ
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Bài báo cáo này tập trung vào việc mô tả dịch vụ giao nhận trong lĩnh vực Logistics tại chi nhánh Bưu chính Viettel Gia Lai, thuộc Tổng Công ty cổ phần Bưu chính Viettel.
Đánh giá các khó khăn và thuận lợi trong dịch vụ giao nhận tại chi nhánh Bưu chính Viettel Gia Lai sẽ giúp đề xuất những giải pháp hiệu quả nhằm hoàn thiện hoạt động Logistics.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Bài báo cáo này được xây dựng dựa trên việc kết hợp lý thuyết với phương pháp quan sát thực tế và sử dụng cơ sở dữ liệu của công ty Nó cũng áp dụng các phương pháp nghiên cứu như thu thập, thống kê và mô tả số liệu từ báo cáo của hai năm gần đây Mục tiêu là phân tích dịch vụ giao nhận trong hoạt động Logistics tại chi nhánh Bưu chính Viettel Gia Lai thuộc Tổng Công ty cổ phần Bưu chính Viettel, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động này.
KẾT CẤU BÀI BÁO CÁO
Bài báo cáo này bao gồm các phần chính sau: Chương 1 sẽ giới thiệu tổng quan về chi nhánh Bưu chính Viettel Gia Lai, thuộc Tổng Công ty cổ phần Bưu chính Viettel.
Chương 2: Thực trạng dịch vụ giao nhận trong hoạt động Logistics của chi nhánh Bưu chính Viettel Gia Lai - Tổng Công ty cổ phần Bưu chính Viettel
Chương 3: Giải pháp nâng cao dịch vụ giao nhận trong hoạt động Logistics của chi nhánh Bưu chính Viettel Gia Lai - Tổng Công ty cổ phần Bưu chính Viettel
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CHI NHÁNH BƯU CHÍNH VIETTEL
TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH BƯU CHÍNH VIETTEL GIA LAI - TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL
- Tên doanh nghiệp: CHI NHÁNH BƯU CHÍNH VIETTEL GIA LAI - TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL
- Địa chỉ trụ sở chính: Tòa nhà Viettel, Số 87-89 Nguyễn Tất Thành, phường Hoa
Lư, Thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai, Việt Nam
- Địa chỉ bưu cục :257 Hùng Vương, Thị trấn Phú Túc, huyện Krông Pa, tỉnh Gia Lai.
- Website:www.viettelpost.com.vn
- Email: cskh@viettelpost.com.vn
- Đại diện theo pháp luật Bưu cục: Nguyễn Văn Sinh – Trưởng Bưu cục
- Mã số địa điểm kinh doanh: 00014
- Slogan: “Viettel Post - Đi sâu hơn, đi xa hơn để con người gần nhau hơn”
- Biểu tượng của công ty:
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA VIETTEL POST
Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel (Viettel Post) được thành lập vào ngày 01/07/1997, ban đầu hoạt động như Trung tâm phát hành báo chí phục vụ cho các cơ quan Quân đội trong Bộ Quốc phòng Năm 2006, Viettel Post chuyển đổi sang mô hình hạch toán độc lập và đổi tên thành Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên Bưu chính Viettel.
Năm 2009, Bưu chính Viettel chính thức hoạt động theo mô hình Công ty Cổ phần sau khi hoàn thành kế hoạch cổ phần hóa Việc phát hành cổ phiếu lần đầu ra công chúng đã được thực hiện thành công, và Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội đã cấp Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu vào ngày 03/07/2009, với mã số đăng ký kinh doanh 0103038883.
Vào ngày 13/04/2012, Sở KH&ĐT Hà Nội đã cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho Bưu chính Viettel với mã số 0104093672, chính thức công nhận đây là Tổng Công ty đầu tiên thuộc Tập đoàn Viễn thông Quân đội Với tầm nhìn dài hạn và chiến lược phát triển bền vững, Viettel Post đặt mục tiêu đầu tư mạnh mẽ vào lĩnh vực Chuyển phát, hướng tới việc trở thành một trong những thương hiệu chuyển phát hàng đầu tại Việt Nam.
CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.3.1 Tổng quan về cơ cấu tổ chức
Hình 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty Viettel Post
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Lao động)
Công ty Viettel Post có cơ cấu tổ chức rõ ràng, với Giám Đốc đứng đầu và có quyền lực cao nhất trong các quyết định về tài chính, nhân sự và chiến lược kinh doanh Giám Đốc và Phó Giám Đốc phụ trách chuyển phát Logistics quản lý các phòng ban như Phòng Tổ chức - Lao động, Trưởng Bưu Cục, Đội xe, Phòng Kinh Doanh, Phòng Chăm Sóc Khách Hàng và Phòng Tài Chính - Kế Toán Trưởng Bưu Cục bao gồm hai bộ phận chính là Nhân Viên Vận Hành và Nhân Viên Bưu Tá, với mối quan hệ phối hợp chặt chẽ để giải quyết công việc Cơ cấu tổ chức của Viettel Post mang tính chuyên môn hóa cao, cho phép các phòng ban hoạt động độc lập nhưng vẫn giữ mối liên hệ chặt chẽ nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của công ty.
1.3.2 Nhiệm vụ của các phòng, ban
Giám đốc Chi nhánh Viettel Post đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và ra quyết định cho mọi hoạt động kinh doanh của công ty Là đại diện của doanh nghiệp, giám đốc ký kết hợp đồng kinh tế và chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh, đồng thời thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước Họ cũng chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược kinh doanh, phương án đầu tư, định hướng phát triển chi nhánh, cũng như tổ chức cơ cấu và quy chế quản lý nội bộ công ty.
Phó Giám Đốc Phụ trách chuyển phát Logistics có trách nhiệm chỉ đạo và điều hành dịch vụ vận tải nội địa và quốc tế qua đường hàng không, đường biển, và hải quan tại Chi nhánh Người này cũng đảm bảo xây dựng một hệ thống và tổ chức bộ máy kinh doanh hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động của Chi nhánh.
Phòng Tổ chức - Lao động chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong công ty, bao gồm tuyển dụng, đánh giá quá trình làm việc và quản lý nghỉ phép Phòng cũng thực hiện chính sách liên quan đến cán bộ công nhân viên theo hợp đồng lao động, tiền lương và khen thưởng Bên cạnh đó, phòng còn quản lý trang thiết bị, đảm bảo thay mới các thiết bị hỏng hóc như máy tính, điện thoại và máy in.
Phòng Kinh Doanh có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tiềm năng và thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng, bao gồm đàm phán và giải quyết vấn đề với khách hàng trong và ngoài nước Bộ phận này liên hệ với hãng tàu để lấy giá cước, thực hiện báo giá cho khách hàng, booking, theo dõi lô hàng và hỗ trợ xử lý các phát sinh nhằm đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất Đồng thời, Phòng Kinh Doanh cũng hỗ trợ nhân viên chứng từ và giao nhận trong việc liên lạc với khách hàng để hoàn thiện bộ chứng từ.
Trưởng Bưu cục:Phát triển doanh thu, kinh doanh các dịch vụ Chuyển phát.
Tổ chức hoạt động giao nhận, khai thác và kết nối hàng hóa, bưu phẩm, bưu kiện là nhiệm vụ chính của Bưu cục Đồng thời, chăm sóc khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ cũng được chú trọng Quản lý tài chính, tiền hàng và thu nộp công nợ là các hoạt động quan trọng, bên cạnh việc quản lý nhân sự và đào tạo truyền thông Cuối cùng, giám sát việc thực hiện các quy trình và quy chế của chi nhánh và Tổng công ty là cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Nhân viên Vận Hành có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, kiểm soát thu công nợ COD của bưu tá, và tư vấn cho khách hàng lẻ về việc gửi bưu phẩm tại Bưu cục Họ cũng điều hành việc phát bưu gửi trong ngày và thực hiện kiểm kê bưu phẩm tồn mỗi ngày Ngoài ra, nhân viên còn thực hiện quy trình 5S tại phòng giao dịch và kiểm soát ca làm việc cùng biên bản đi đến.
Nhân viên Bưu tá có trách nhiệm giao nhận bưu phẩm và bưu kiện trong khu vực được phân công Họ cũng tìm kiếm và phát triển khách hàng mới, đồng thời khai thác các bưu phẩm bưu kiện để đảm bảo giao chuyển thư đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Phòng Chăm sóc Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận Khách hàng mới và nhanh chóng giải quyết các vấn đề tại bưu cục Nơi đây cung cấp tư vấn và dịch vụ tận tình cho khách hàng, đồng thời truyền đạt thông tin cần thiết đến các phòng ban liên quan Phòng cũng chịu trách nhiệm phổ biến các ưu đãi dành cho khách hàng và tổng hợp khiếu nại để cải thiện dịch vụ trong tương lai.
Phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kế toán, lập báo cáo tài chính và thuế theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện thanh toán ngân hàng và lập kế hoạch sử dụng vốn cho công ty Phòng cũng định giá dịch vụ cung cấp cho khách hàng, tham mưu và báo cáo định kỳ cho Giám Đốc về lãi, lỗ và hiệu quả kinh doanh, phản ánh trung thực kết quả hoạt động kinh doanh, bảo quản chứng từ kế toán và giải quyết công nợ, cũng như quyết toán thuế với Nhà nước Đội xe quản lý, điều hành và sắp xếp nhân sự, xe kết nối theo đúng KPI, kiểm tra và giám sát vận chuyển hàng hóa, đảm bảo giao hàng đúng thời gian và an toàn Đội cũng thực hiện quy trình thuê xe đối tác, sửa chữa xe theo phê duyệt, kiểm tra và nhập hệ thống sửa chữa, đồng thời tổng hợp, giám sát sản lượng tính lương cho nhân viên lái xe và quản lý tài sản thuộc đội vận chuyển.
HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA CÔNG TY
Hiện nay, Viettel Post đang chú trọng vào ba lĩnh vực kinh doanh chính, bao gồm dịch vụ chuyển phát nội địa và quốc tế, dịch vụ Logistics và thương mại, cùng với các dịch vụ hỗ trợ khác.
Dịch vụ chuyển phát bao gồm các lựa chọn tiết kiệm, hỏa tốc và nhanh, cùng với nhiều dịch vụ cộng thêm Hoạt động chuyển phát dự kiến sẽ đóng góp khoảng 40% doanh thu cho Công ty, tạo đòn bẩy vững chắc cho sự phát triển lâu dài.
Dịch vụ Logistics bao gồm vận tải nội địa và quốc tế, vận tải nguyên chuyến và hàng gom, đồng thời hỗ trợ thương mại điện tử Dịch vụ này đang thu hút sự quan tâm và phát triển mạnh mẽ, có khả năng mang lại doanh thu lớn cho công ty, chiếm trên 20% tổng doanh thu Sau khi mở rộng đầu tư ra nước ngoài, các chỉ số kinh doanh của công ty đã cải thiện đáng kể.
Doanh thu từ thương mại dịch vụ, bao gồm vé máy bay, văn phòng phẩm, voso.vn, dịch vụ viễn thông, quản lý vận hành cửa hàng và điểm bán viễn thông, đã ghi nhận mức tăng mạnh Sự gia tăng này chủ yếu đến từ hoạt động dịch vụ buôn bán, với mức tăng khoảng 30%.
THỊ TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG VÀ ĐỐI THỦ CẠNH TRANH
Thị trường của doanh nghiệp bao gồm khách hàng hiện tại và tiềm năng có nhu cầu sử dụng dịch vụ Viettel Post phục vụ tất cả các doanh nghiệp trong và ngoài Việt Nam với các dịch vụ giao nhận như giao hàng nhanh, tiết kiệm và hoả tốc, cũng như xuất nhập khẩu hàng hóa Đối tượng khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp trong nước, đặc biệt là những doanh nghiệp nhập khẩu máy móc từ Trung Quốc và Nhật Bản Viettel Post tập trung mạnh vào thị trường Việt Nam và mở rộng sang Campuchia, Myanmar Mục tiêu của công ty là trở thành cầu nối hiệu quả giữa các đại lý, đối tác và khách hàng, đồng thời nỗ lực khai thác thị trường đa dạng để cung cấp dịch vụ chất lượng, nhanh chóng và chi phí hợp lý nhất.
Viettel Post đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ Vietnam Post, một đối thủ có nhiều năm kinh nghiệm và cùng thời điểm thành lập Cả hai công ty không chỉ cạnh tranh về giá mà còn chia sẻ thị trường mục tiêu tại châu Á Viettel Post đã áp dụng công nghệ dự báo và các nền tảng thương mại điện tử để mở rộng giao thương Mặc dù cạnh tranh, Viettel Post và Vietnam Post vẫn duy trì mối quan hệ đối tác hỗ trợ lẫn nhau trong ngành Ngoài ra, Giao hàng nhanh và Giao hàng tiết kiệm cũng là những đối thủ đáng gờm trong lĩnh vực dịch vụ hậu cần tại Việt Nam, chiếm lĩnh thị phần và thách thức nhiều doanh nghiệp, bao gồm cả Viettel Post.
Trong ngành dịch vụ giao nhận, các công ty thường cạnh tranh nhau qua từng mảng dịch vụ, nhưng vẫn hỗ trợ lẫn nhau để phát triển ngành chung Sự hợp tác này góp phần thúc đẩy cán cân thương mại và hỗ trợ sự phát triển kinh tế của Việt Nam.
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CHI NHÁNH BƯU CHÍNH
Hình 3 Dữ liệu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ Quý I - Quý III/2023 của
Viettel Post chi nhánh Gia Lai
Dữ liệu báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Viettel Post chi nhánh Gia Lai được cung cấp bởi phòng kế toán, phản ánh hoạt động của công ty từ quý I đến hết quý III năm 2023.
Dựa trên dữ liệu báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm, công ty cho thấy tình hình kinh doanh ổn định với lợi nhuận sau thuế tăng trưởng liên tục qua các quý.
Trong quý II năm 2023, lợi nhuận sau thuế của Viettel Post đã tăng 1.02% so với quý I, cho thấy công ty đã thực hiện hiệu quả các kế hoạch kinh doanh và ứng phó kịp thời với biến động thị trường So với các đối thủ, Viettel Post vẫn giữ vững vị thế trong môi trường cạnh tranh khốc liệt Đến quý III, lợi nhuận sau thuế đạt 6.774.520.531, tăng 1.3% so với quý II, phản ánh sự khởi sắc và tín hiệu tích cực từ thị trường.
Doanh thu của công ty Viettel Post trong quý II năm 2023 đã tăng 1.06% so với quý I, cho thấy sự phát triển nhanh chóng Đặc biệt, doanh thu quý III đạt 12.449.983.025, vượt trội hơn hẳn so với hai quý trước Ba quý đầu năm 2023 đã ghi nhận những chuyển biến tích cực, và dự báo doanh thu sẽ bùng nổ vào cuối năm nhờ vào khối lượng hàng hóa lớn và biên độ giao nhận cao, mang lại nhiều thành quả cho sự nỗ lực và đoàn kết của toàn công ty.
Hoạt động của công ty trong năm qua đã có sự phát triển đáng kể và đạt được các chỉ tiêu đề ra Mặc dù thị trường có nhiều biến động, công ty vẫn khẳng định được vị thế của mình, chứng tỏ khả năng sử dụng nguồn vốn và chi phí một cách hiệu quả Báo cáo tài chính cho thấy công ty luôn phát huy tối đa năng lực, linh hoạt thay đổi để phù hợp với thị trường, từ đó duy trì được danh tiếng và vị thế với các đối tác quốc tế.
THỰC TRẠNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN TRONG HOẠT ĐỘNG
VỊ TRÍ THỰC TẬP
Hình 4 Sơ đồ tổ chức trong Bưu cục
(Nguồn: Phòng Tổ chứ - Lao động)
Về Bưu cục, Viettel Post hiện có 2 bộ phận chính bao gồm Trưởng Bưu cục và Nhân viên Bưu tá, Nhân viên Vận hành.
Bộ phận Nhân viên Vận hành tại Viettel Post đóng vai trò quan trọng, là cầu nối giữa Trưởng Bưu cục, nhân viên Bưu tá và khách hàng Nhân viên Vận hành thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, xử lý đơn hàng và các giấy tờ quan trọng trong Bưu cục Môi trường làm việc tại đây rất vui vẻ, hòa đồng và chuyên nghiệp.
Trong thời gian thực tập với vị trí Nhân viên Vận hành, em đã thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng như tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng của khách hàng tại Bưu cục, đóng gói hàng hóa một cách chắc chắn và giữ gìn vệ sinh khu vực hàng hóa Em cũng đã tham gia vào việc điểm danh tác phong 5S, đảm bảo đồng phục của các Bưu tá, và bàn giao bưu gửi đã xác minh cho các Bưu tá Ngoài ra, em xử lý các đơn hoàn và chuyển hoàn bưu gửi, thu COD vào cuối ngày, kiểm tra đơn vị liên quan và báo cáo kết quả cho khách hàng Một trong những công việc quen thuộc nhất của em là tiếp nhận đơn hàng và tham gia hỗ trợ các hoạt động trong Bưu cục, cũng như tham gia các cuộc họp để học hỏi thêm nhiều kiến thức mới.
CHUỖI CUNG ỨNG CỦA VIETTEL POST
Viettel Post đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, kết nối hàng hóa giữa các châu lục và tỉnh thành Doanh nghiệp sử dụng đa dạng phương tiện vận chuyển như máy bay, tàu thủy và xe van để đảm bảo hàng hóa đến tay người tiêu dùng Đại diện Viettel Post cho biết, công ty sẽ tái đầu tư vào công nghệ và cơ sở hạ tầng, với kế hoạch áp dụng công nghệ thông minh trong quản lý kho và xã hội hóa hoạt động cho thuê kho để tối ưu hóa công suất trong năm 2020.
Đối với công ty dịch vụ như Viettel Post, nhu cầu sử dụng dịch vụ là yếu tố quan trọng quyết định nguồn cung Mặc dù công ty có thể phát triển các loại hình dịch vụ, nhưng không thể tạo ra giá trị thực sự nếu không có yêu cầu từ khách hàng Quá trình hoàn thiện dịch vụ cần phải gắn liền với việc hiểu và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Dịch vụ Bưu chính của Công ty Viettel Post coi "Khách hàng" không chỉ là đối tác đầu ra mà còn là nguồn cung cấp yếu tố đầu vào quan trọng cho hoạt động kinh doanh.
Lãnh đạo công ty đã nhận thức rõ ràng tầm quan trọng của người sử dụng dịch vụ, xem họ không chỉ là “khách hàng” mà còn là “nhà cung cấp” quan trọng Họ đã chú trọng đến việc làm hài lòng khách hàng và tìm kiếm các phương án để thu hút sự quan tâm của người sử dụng đối với dịch vụ bưu chính của mình.
Viettel Post thường xuyên tuyển dụng nhân viên qua trang web chính thức của họ (viettelpost.com) và các trang web việc làm như indeed.com, timviecnhanh.com Công ty hợp tác với nhiều nền tảng tuyển dụng khác nhau, cho thấy Viettel Post có nhiều nguồn cung ứng nhân lực, không bị giới hạn hay phụ thuộc vào bất kỳ đơn vị nào.
Việc đa dạng hóa hình thức tuyển dụng và lựa chọn kỹ lưỡng các đơn vị tuyển dụng thể hiện sự chú trọng đến nguồn nhân lực và sự chuẩn bị cẩn thận về nguồn lực của công ty.
+ Ngoài ra một nguồn quan trọng đối với Viettel Post chính là Học Viện Viettel, một đơn vị trực thuộc Tập đoàn Công Nghiệp Viễn thông Quân Đội Viettel.
Về máy móc thiết bị và cơ sở hạ tầng:
Công ty Bưu chính Viettel, thuộc Tập đoàn công nghệ Viễn thông Viettel, nhận được sự hỗ trợ trong việc tìm kiếm mặt bằng bưu chính, kho, bãi từ công ty Bất động sản Viettel Trong những trường hợp không thuộc phạm vi hoạt động của công ty Bất động sản Viettel, việc tìm kiếm nhà cung ứng sẽ được thực hiện trực tiếp bởi công ty Bưu chính Viettel.
Viettel Post đã ký hợp đồng mua điện kinh doanh với Tập đoàn Điện lực Việt Nam, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí điện năng.
Công ty Viễn Thông Viettel là nhà cung cấp thiết bị mạng, viễn thông và Internet hàng đầu, đảm bảo cung cấp dịch vụ và thiết bị chất lượng cao Nhờ mối quan hệ chặt chẽ với Viettel Post, khách hàng có thể yên tâm về tính an toàn và độ tin cậy của các sản phẩm mà công ty cung cấp.
Về phần mềm, hệ thống quản lý:
Trung tâm Giải pháp công nghệ thông tin và viễn thông Viettel, Trung tâm Phần mềm Viễn Thông Viettel, và Trung tâm Đo lường chất lượng Viettel đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ cho Viettel Post Mặc dù sự phụ thuộc vào các công ty trực thuộc Tập đoàn mang lại hiệu quả cao trong cung ứng, nhưng nó cũng hạn chế khả năng mở rộng quan hệ đối tác của Viettel Post.
Công ty hợp tác với ISUZU để cung cấp xe tải cỡ lớn, được thiết kế riêng cho Viettel Post, nhằm nổi bật thương hiệu và đánh dấu sự hợp tác giữa hai đơn vị.
+ Hóa đơn, bao bì, nhãn dán: Nhà máy in Viettel Post
+ Bút viết: Công ty Cổ phần Tập đoàn Thiên Long
Công ty đang sở hữu hệ thống kho bãi chất lượng cao tại Hà Nội, Đà Nẵng,
Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Cần Thơ với tổng diện tích hơn 100.000m 2 , vị trí thuận lợi cho việc lưu trữ và vận chuyển hàng hóa trên khắp cả nước.
Dịch vụ hoàn tất đơn hàng của Viettel Post mang đến giải pháp toàn diện cho khách hàng kinh doanh thương mại điện tử, giúp họ tập trung vào việc bán hàng trong khi toàn bộ quy trình hậu cần được thực hiện tự động Hệ thống băng chuyền chia chọn tự động với công suất 42.000 bưu phẩm/giờ, là hệ thống duy nhất tại Việt Nam có khả năng chia tự động hàng nặng đến 50kg và hàng nhỏ trên cùng một kịch bản Điều này cho phép Viettel Post cải tiến quy trình chia chọn một cách chính xác theo từng quận, huyện, giúp hàng hóa được kết nối đến khách hàng mà không cần chia chọn lần hai Ngoài ra, công nghệ cũng được áp dụng để kiểm soát an ninh và giám sát tại trung tâm Logistics miền Nam.
AI để giám sát luồng vận hành 1 vào 1 ra duy nhất, nhận diện người vào, xe vào; tự động cảnh báo khói, cháy nổ trong kho…
Hình 5 Mô tả hoạt động giao nhận bưu phẩm
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Lao động)
Quy trình giao nhận và đóng gói tại Viettel Post
Bước 1: Viettel Post sẽ kiểm tra nội dung hàng hóa của khách hàng trước khi chấp nhận vận chuyển để đảm bảo đúng theo quy định của nhà nước.
Để hoàn tất quy trình gửi hàng, khách hàng cần ghi đầy đủ thông tin lên phiếu gửi, bao gồm thông tin người gửi, người nhận, nội dung hàng hóa và dịch vụ lựa chọn Đặc biệt, đối với điện thoại di động, cần ghi rõ loại điện thoại, tình trạng máy và số IMEI.
Bước 3: Viettel Post sẽ tính cước cho quý khách và trả lại liên thứ 3 cho quý khách lưu giữ.
- Nếu là khách hàng lẻ vui lòng thanh toán cước phí trước hoặc để đầu nhận thanh toán.
- Nếu quý khách đã có hợp đồng sử dụng dịch vụ có thể thanh toán đối soát cuối tháng.
Quy trình tạo đơn trên điện thoại
Bước 1: Tải App Viettel Post về máy điện thoại
Bước 2: Quý khách Click đăng kí mới và điền đầy đủ thông tin để tạo tài khoản sử dụng
Sau khi tạo tài khoản thành công, quý khách hãy đăng nhập để tiến hành tạo vận đơn Vui lòng điền đầy đủ thông tin và nhấn nút gửi hàng qua Viettel Post.
2.2.2 Nhà cung cấp dịch vụ
Viettel Post, với hơn 600 bưu cục trên toàn quốc, quản lý hiệu quả hàng hóa tại các trung tâm phân phối và cửa hàng bán lẻ toàn cầu Công ty cung cấp tài liệu và thông tin điện tử để hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, nâng cao độ tin cậy và giảm chi phí chuỗi cung ứng Để đảm bảo chất lượng, Viettel Post thực hiện thanh tra ngẫu nhiên và kiểm toán các lô hàng theo yêu cầu của đối tác, giám sát sản phẩm và cung cấp hình ảnh kỹ thuật số để khách hàng có thể chấp nhận hoặc từ chối lô hàng Ngoài ra, Viettel Post cũng cung cấp dịch vụ đóng gói và dán nhãn chuyên nghiệp, giúp khách hàng tối ưu hóa quy trình này.
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN TRONG HOẠT ĐỘNG
Viettel Post chi nhánh Gia Lai đã đạt được nhiều kết quả đáng khen, góp phần vào thành công chung của toàn thể Công ty Viettel Post.
Chi nhánh Viettel Post Gia Lai đã đạt doanh thu 4 tháng liên tiếp với mức tăng trưởng 42% trong tháng 10/2023 so với cùng kỳ năm trước, hoàn thành 112% kế hoạch và tăng 14% so với tháng trước Để động viên tinh thần làm việc, chi nhánh đã tổ chức buổi họp sơ kết với sự chủ trì của Giám đốc Nguyễn Quang Phúc, trong đó khen thưởng các tập thể và cá nhân xuất sắc trong tháng 10.
Kết quả đạt được của Viettel Post Gia Lai là nhờ vào định hướng rõ ràng và sự điều hành quyết liệt từ Trưởng bưu cục, cùng với sự quan tâm sâu sắc đến từng nhân viên Tinh thần đoàn kết và nỗ lực không ngừng nghỉ của toàn thể cán bộ nhân viên chi nhánh đã góp phần quan trọng vào sự thành công này.
Viettel Post chi nhánh Gia Lai đang là nơi giao nhận lý tưởng mà khách hàng lựa chọn tin tưởng
Viettel Post Gia Lai đã triển khai quy hoạch hạ tầng logistics hiệu quả, tối ưu hóa quy trình dịch vụ giao nhận Hệ thống này đảm bảo an toàn cho hàng hóa từ khâu nhận hàng, kiểm tra đến gia cố sản phẩm, giúp bảo vệ tốt nhất cho các sản phẩm Quá trình này cam kết bảo vệ an toàn hàng hóa từ khi giao hàng đến tay khách hàng, cũng như từ kho đến các bưu cục lẻ.
Luôn gia cố và hỗ trợ sản phẩm của mình, đảm bảo tính an toàn và bảo mật.
Hỗ trợ đóng gói miễn phí từ các bưu phẩm nhỏ và thư.
Nhân viên Bưu cục Viettel Post luôn nhiệt tình và sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ khách hàng trong quá trình gửi hàng Họ được đào tạo chuyên sâu về kỹ năng và chuyên môn, giúp giải quyết mọi nhầm lẫn hoặc thắc mắc của khách hàng một cách hiệu quả.
Viettel Post Gia Lai cung cấp nhiều phương thức lập đơn hàng linh hoạt trên các thiết bị di động, cho phép khách hàng dễ dàng tạo đơn qua trang web tại nhà Nhân viên của công ty sẽ đến tận nơi để lấy hàng hoặc thư, mang đến sự tiện lợi tối đa cho người sử dụng dịch vụ.
Viettel Post Gia Lai luôn linh hoạt trong quá trình làm việc, luôn đúng hẹn và tạo niềm tin uy tín với khách hàng.
2.3.3 Hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế
Mặc dù có một số kết quả đạt được, nhưng chất lượng dịch vụ Logistics của Viettel Post vẫn còn một số hạn chế nhất định:
Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn của Viettel Post chưa đồng đều qua các năm và giữa các dịch vụ Đặc điểm giao thông chưa hoàn thiện tại vùng Tây Nguyên, đặc biệt là Gia Lai, dẫn đến việc khách hàng phản ánh tình trạng giao hàng trễ Trong khi đó, tỷ lệ giao hàng đúng hẹn của các dịch vụ chuyển phát tại các khu vực khác đạt 97,66%, cao hơn đáng kể so với các dịch vụ Logistics mà Viettel Post cung cấp tại Gia Lai.
Một số tiêu chí liên quan đến độ tin cậy và khả năng đáp ứng của dịch vụ Logistics chưa được đánh giá cao Điều này dẫn đến việc một số khách hàng có yêu cầu khắt khe trong vận chuyển hàng hóa, làm giảm mức độ tin cậy của dịch vụ.
Vào thứ ba, khách hàng bày tỏ sự không hài lòng với năng lực phục vụ của dịch vụ Logistics Nhiều khách hàng cảm thấy khó chịu với một số nhân viên phục vụ tại các cửa hàng, dẫn đến cảm giác không vui vẻ trong trải nghiệm của họ.
Tây Nguyên, được mệnh danh là “vùng chảo lửa,” có hai mùa nắng và mưa, gây khó khăn cho các bưu tá trong việc giao hàng Địa hình với nhiều đường đất làm chậm quá trình giao nhận, trong khi các làng xã cách xa nhau và chủ yếu là dân tộc thiểu số sinh sống Tại Gia Lai, nhiều làng xã vẫn còn hạn chế trong việc sử dụng thiết bị điện tử, dẫn đến khó khăn trong việc liên lạc và tăng tỉ lệ giao hàng trễ.
Vào thứ năm, tại các làng xã với địa chỉ không rõ ràng, việc tìm kiếm nhà và hẹn gặp khách trở nên khó khăn Các xã thường cách xa nhau, dẫn đến chi phí giao nhận tăng cao Tuyến đường nhỏ và khó đi, đặc biệt vào mùa mưa gây trơn trượt, khiến các bưu tá gặp nhiều trở ngại Do đó, việc giao nhận hàng hóa đến từng thôn bản một cách nhanh chóng và an toàn là rất khó khăn.
Vào thứ sáu, hầu hết các huyện tại Gia Lai đang trong quá trình phát triển nông nghiệp, điều này dẫn đến nhu cầu vận chuyển thiết bị hỗ trợ sản xuất Tuy nhiên, việc này đã gây ra khó khăn cho các Bưu tá trong quá trình vận chuyển.
2.3.3.2 Nguyên nhân của những hạn chế
Đội ngũ nhân viên của Viettel Post đang gặp nhiều hạn chế, với 88% trong số họ là lực lượng trực tiếp thực hiện dịch vụ và tiếp xúc với khách hàng Tuy nhiên, phần lớn cán bộ nhân viên chỉ có trình độ trung cấp, và một số nhân viên chưa hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, dẫn đến những tình huống khó xử trong quá trình phục vụ.
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NGUỒN NHÂN LỰC
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong dịch vụ giao nhận Logistics Đội ngũ nhân viên không chỉ tương tác trực tiếp với khách hàng mà còn điều hành các phương tiện vận tải và mạng lưới công nghệ thông tin của doanh nghiệp Do đó, việc cải thiện chất lượng nguồn nhân lực là điều cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ Logistics tại Viettel Post Gia Lai.
Việc bổ sung nhân viên bưu tá là cần thiết để cải thiện quá trình vận chuyển đơn hàng, đặc biệt là tại các tuyến xã xa Sự tăng cường này sẽ giúp giảm thiểu tỷ lệ giao hàng trễ, nâng cao hiệu quả hoạt động của bưu cục.
Viettel Post Gia Lai cần tăng cường hoạt động đào tạo nguồn nhân lực bằng cách nâng cao kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ cho nhân viên Để đạt được điều này, công ty nên tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn, thuê giảng viên và chuyên viên từ các trung tâm đào tạo kỹ năng mềm uy tín Đồng thời, cần cử các vị trí chủ chốt thường xuyên tiếp xúc với khách hàng tham gia vào các chương trình đào tạo này nhằm cải thiện tác phong làm việc chuyên nghiệp.
Viettel Post Gia Lai cần nhanh chóng xây dựng đội ngũ nhân viên nội bộ với chuyên môn vững vàng, hiểu biết sâu về hoạt động sản xuất kinh doanh Đội ngũ này sẽ là nòng cốt cho các hoạt động đào tạo nội bộ, đặc biệt là đào tạo tại chỗ Ngoài ra, giảng viên nội bộ cũng cần được đào tạo về nghiệp vụ và kỹ năng sư phạm để nâng cao hiệu quả trong việc truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm cho đồng nghiệp.
Viettel Post Gia Lai cần chú trọng nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho đội ngũ lao động trực tiếp, đặc biệt là trong các lĩnh vực như bốc vác, xếp dỡ, lái xe và kiểm đếm hàng hóa Việc tạo ra một môi trường làm việc tôn trọng, hăng say và vui vẻ sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, Tổng Công ty và Viettel Post Gia Lai cần chú trọng vào quy trình tuyển dụng, đảm bảo chất lượng nhân sự ngay từ đầu Việc chiêu mộ những ứng viên có kinh nghiệm cho các vị trí lãnh đạo với chế độ đãi ngộ hấp dẫn sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp Điều này không chỉ giúp giữ chân nhân tài mà còn mở ra cơ hội tổ chức các chương trình thực tập sinh, góp phần vào sự thịnh vượng và bền vững của tổ chức.
Viettel Post tuyển sinh viên từ các trường đại học trên toàn quốc trong các lĩnh vực như quản trị kinh doanh, nhân sự, bán hàng, marketing, logistics, chuỗi cung ứng và công nghệ thông tin Chúng tôi bố trí các sinh viên vào những vị trí thực tập phù hợp, tạo ra nguồn nhân lực dự phòng giá trị Điều này giúp Viettel Post dễ dàng tuyển dụng sau này mà không cần tốn nhiều thời gian đào tạo lại.
TĂNG CƯỜNG HOẠT ĐỘNG KHUYẾN MÃI VÀ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, Viettel Post Gia Lai cần cải thiện chính sách chăm sóc khách hàng và chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ Logistics.
Để nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng, Viettel Post cần cập nhật thông tin khách hàng một cách kịp thời và chính xác Hiện tại, hệ thống giao dịch vẫn còn thiếu thông tin, thông tin không chính xác hoặc đã cũ Việc rà soát và bổ sung thông tin khách hàng sẽ giúp phân bổ đối tượng khách hàng một cách dễ dàng hơn, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Viettel Post chú trọng công tác chăm sóc khách hàng sau bán hàng, thực hiện phục vụ khách hàng hiệu quả ở cả ba giai đoạn: trước, trong và sau bán hàng Viettel Post Gia Lai đã thể hiện vai trò này bằng cách quan tâm đến khách hàng qua việc tặng bánh kem vào sinh nhật, bánh trung thu và quà trong các dịp lễ trong năm Khách hàng rất hài lòng và dành nhiều lời khen cho dịch vụ của Viettel Post Gia Lai.
Việc quảng bá dịch vụ Logistics là rất quan trọng để thu hút lượng khách hàng trong tương lai Viettel Post Gia Lai cần chú trọng đến vấn đề này, đặc biệt khi mật độ dân số sử dụng Internet ngày càng cao Quảng cáo trên nền tảng trực tuyến không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn có khả năng lan truyền nhanh chóng Đối với khu vực Gia Lai với mật độ dân cư thưa và việc tiếp cận công nghệ còn hạn chế, truyền miệng vẫn là một hình thức quảng cáo hiệu quả, giúp mang lại nhiều khách hàng mới nhờ vào sự tin tưởng từ khách hàng cũ.
Trong thời gian tới, Viettel Post cần tích cực tham gia và lan tỏa hơn nữa trong các chương trình xã hội liên quan đến học sinh, sinh viên, lễ hội và thể thao, đồng thời duy trì công tác từ thiện trên toàn quốc Việc tham gia vào các tổ chức xã hội sẽ nâng cao hình ảnh của Viettel Post trong ngành Logistics, giúp khách hàng cảm thấy thiện cảm và hài lòng hơn với chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp.
TIẾP TỤC CẢI THIỆN HỆ THỐNG CƠ SỞ VẬT CHẤT
Để nâng cao chất lượng dịch vụ Logistics, Viettel Post Gia Lai cần tiếp tục đầu tư và cải thiện hệ thống cơ sở vật chất Các giải pháp cụ thể mà Viettel Post cần thực hiện bao gồm nghiên cứu và phát triển các công nghệ mới, nâng cấp trang thiết bị, và tối ưu hóa quy trình vận hành để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Để phát triển hạ tầng tại vùng Tây Nguyên núi rừng, cần tập trung đầu tư vào giao thông và Internet Sự cải thiện này sẽ giúp quy trình Logistics diễn ra một cách mạch lạc, giảm thiểu sự gián đoạn và tiết kiệm chi phí nguyên liệu.
Viettel Post Gia Lai cần rà soát và lập kế hoạch đầu tư mua sắm phương tiện vận tải để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Đặc biệt, khi khách hàng thuê dịch vụ Logistics, hàng hóa thường có tải trọng lớn và yêu cầu trang thiết bị hiện đại để bảo quản, lưu trữ và xếp dỡ hiệu quả.
Kho hàng của các doanh nghiệp logistics lớn thường có hạ tầng hiện đại và được bố trí khoa học Tuy nhiên, kho hàng nhỏ Viettel Post Gia Lai hiện chưa đồng đều trong việc sử dụng thiết bị nâng, đỡ và lưu trữ hàng hóa, dẫn đến tình trạng ẩm ướt và hư hỏng Do đó, cần xây dựng các kho với hệ thống lô giá kệ đúng tiêu chuẩn và phù hợp với đặc điểm lưu trữ hàng hóa, đồng thời thiết kế khu khai thác hàng có mái che để đảm bảo chất lượng hàng hóa trong điều kiện thời tiết xấu.