Trang 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ---
PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do lựa chọn đề tài
Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc kết hợp năng lực tài chính vững mạnh với phương pháp quản trị hiện đại là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp Các giải pháp kỹ thuật và thiết bị công nghệ ngày càng được cải tiến để đáp ứng nhu cầu khách hàng Sự phát triển của công nghệ thông tin không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn cải thiện chất lượng cuộc sống Sản phẩm công nghệ thông tin đang trở thành ngành hàng có tiềm năng phát triển mạnh mẽ.
Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin là yếu tố then chốt thúc đẩy tăng trưởng đất nước trên nhiều lĩnh vực Trong những năm gần đây, ngành này đã có những chuyển biến tích cực và được ứng dụng rộng rãi trong đời sống, xã hội và doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, giúp cải thiện chất lượng công việc và cuộc sống Các sản phẩm công nghệ thông tin ngày càng được ưa chuộng nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng Với mong muốn học hỏi và trải nghiệm sự phát triển công nghệ, tôi đã chọn thực tập tại Công Ty Cổ Phần Phân Phối XTREND – Chi nhánh Hồ Chí Minh.
Hoạt động bán hàng của công ty tập trung vào mô hình B2B, khác biệt so với phần lớn doanh nghiệp Việt Nam chủ yếu theo quy trình B2C Sản phẩm công nghệ mới của công ty gặp phải nhiều thách thức trong quy trình bán hàng Em hiểu rằng hoạt động bán hàng là yếu tố quyết định thành công của công ty, vì vậy em đã chọn đề tài này để nghiên cứu.
“Phân tích hoạt động bán hàng của Công Ty Cổ Phần Phân Phối XTREND” Từ
2 đó đưa ra những so sánh, đánh giá và đề xuất để công ty có thể hoàn thiện hơn trong quy trình của mình.
Mục tiêu đề tài
Mục tiêu của đề tài là phân tích hoạt động bán hàng của Công Ty Cổ Phần Phân Phối XTREND Qua quá trình thực tập và nghiên cứu tài liệu, tôi đã tích lũy được nhiều kiến thức thực tế về hoạt động kinh doanh.
- Nêu ra được ưu điểm và hạn chế của quy trình, chính sách bán hàng
- Đề xuất các giải pháp khắc phục hạn chế trong hoạt động bán hàng.
Phạm vi nghiên cứu
- Về thời gian: 03 tháng thực tập tại công ty ( từ ngày 18/09/2023 - 18/12/2023)
- Về không gian: 380/7B, Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM
Nghiên cứu về hoạt động tương tác và trao đổi với khách hàng là rất quan trọng, bao gồm việc tham gia các sự kiện để hiểu rõ hơn về quy trình bán hàng của công ty Việc phân tích các hoạt động này giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện mối quan hệ với khách hàng.
Phương pháp thực hiện
Các phương pháp được thực hiện cho bài báo cáo bao gồm 4 phương pháp như sau:
- Thứ nhất là phương pháp quan sát, quan sát các hành động và hoạt động thực tế diễn ra ở công ty
Phương pháp thu thập dữ liệu bao gồm việc thu thập tài liệu thực tế liên quan đến đề tài nghiên cứu, thông qua các báo cáo nội bộ, thông cáo báo chí và tài liệu chuyên ngành.
Phương pháp xử lý và phân tích thông tin bao gồm việc tổng hợp tài liệu báo cáo, mô hình, sơ đồ và hình ảnh, từ đó chọn lọc các thông tin chính để tiến hành phân tích chi tiết.
Cuối cùng, phương pháp đánh giá và nhận xét bao gồm việc phân tích chi tiết các thông số, từ đó đánh giá các vấn đề và so sánh với mục tiêu ban đầu Tiếp theo, cần xác định kết quả đạt được, chỉ ra những điểm hạn chế, phân tích nguyên nhân của các hạn chế đó và đề xuất giải pháp cải thiện, kết luận về toàn bộ quá trình.
- Ngoài ra, sử dụng thêm thông tin từ website của công ty để hoàn thành phần giới thiệu tổng quan về công ty.
Mô tả vị trí thực tập
Vị trí thực tập: Thực tập sinh kinh doanh, thuộc phòng kinh doanh với các công việc cụ thể như:
Chúng tôi cung cấp chương trình đào tạo chuyên sâu về sản phẩm và kỹ năng bán hàng, bao gồm cách làm báo giá, hợp đồng cho khách hàng, nắm bắt tâm lý khách hàng, đàm phán và chốt đơn Bên cạnh đó, chúng tôi cũng chú trọng đến việc chăm sóc khách hàng sau bán hàng để đảm bảo sự hài lòng và duy trì mối quan hệ lâu dài.
- Hỗ trợ công tác duy trì, giải đáp, chăm sóc với các khách hàng hiện có
- Hỗ trợ các dự án công việc, nghiệp vụ kinh doanh khác theo sự phân công
- Từ thứ 2 - thứ 6: buổi sáng từ 8:00 - 12:00 và buổi chiều từ 13:30 - 17:30
1.6 Kết cấu của báo cáo
Phần 2: Giới thiệu tổng quan về Công Ty Cổ Phần Phân Phối XTREND
Phần 3: Phân tích quy trình bán hàng của Công Ty Cổ Phần Phân Phối XTREND Phần 4: Đề xuất giải pháp
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI
Thông tin chung
Hình 1: Logo của công ty XTREND
(Nguồn: Phòng Nhân sự XTREND)
Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Phân Phối XTREND
Tên quốc tế: XTREND DISTRIBUTION JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: XTREND DISTRIBUTION JSC
Mã doanh nghiệp: 0107661429 Địa chỉ đăng ký kinh doanh: 49 Kỳ Vũ, Phường Thượng Cát, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Trụ sở chính: Số 27C2, Khu đô thị Nam Trung Yên, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
Chi nhánh Hồ Chí Minh: 380/7B Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị Sáu, Quận
Lĩnh vực kinh doanh chính:
- Phân phối và hỗ trợ các dự án công nghệ thông tin
- Xây dựng hệ thống phân phối và hỗ trợ dự án toàn diện
Triển khai hỗ trợ khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm sự phối hợp giữa các Bộ, ngành, cơ quan thuộc Chính phủ, hệ thống ngân hàng nhà nước và ngân hàng thương mại cổ phần, cùng với các doanh nghiệp viễn thông và các tập đoàn lớn.
Lịch sử hình thành và phát triển
XTREND đã hoạt động tại thị trường Việt Nam từ năm 2016, chuyên phân phối và hỗ trợ các dự án công nghệ thông tin Trong hơn 7 năm, công ty cam kết xây dựng hệ thống phân phối và hỗ trợ toàn diện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng với chất lượng dịch vụ và hiệu quả ngày càng được cải thiện XTREND đã cung cấp hỗ trợ cho nhiều đối tượng khách hàng, bao gồm doanh nghiệp vừa và nhỏ, các bộ ban ngành, cơ quan chính phủ, ngân hàng nhà nước, ngân hàng thương mại cổ phần, cũng như các doanh nghiệp viễn thông và tập đoàn lớn trên toàn quốc.
Bắt đầu từ năm 2020, với kế hoạch và định hướng cho giai đoạn 5 năm lần thứ
Công Ty Cổ Phần Phân Phối XTREND được đổi tên với mục tiêu đẩy mạnh hỗ trợ dự án và mở rộng thị trường phân phối Công ty đã ký kết nhiều hợp đồng phân phối sản phẩm chính hãng trực tiếp với các nhà cung cấp nước ngoài, nhằm cung cấp sản phẩm chất lượng cho thị trường trong nước.
Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, XTREND đang xây dựng một doanh nghiệp kiểu mới với cơ cấu gọn nhẹ và vận hành linh hoạt Doanh nghiệp kết hợp giữa năng lực tài chính vững mạnh và phương pháp quản trị hiện đại để thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường.
XTREND là sự kết hợp giữa đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm gần 20 năm trong ngành IT và những nhân sự trẻ tuổi đầy nhiệt huyết Chúng tôi cam kết xây dựng một hệ thống phân phối hoàn chỉnh, toàn diện và rộng khắp trên toàn quốc, nhằm khẳng định giá trị bản thân và tạo ra những cơ hội phát triển bền vững.
Bộ tiêu chí điều hành được xây dựng nhằm quản lý mọi hoạt động của công ty một cách hiệu quả và đảm bảo đúng hướng, bao gồm:
- Đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả mọi yêu cầu của khách hàng
- Đảm bảo chất lượng mọi sản phẩm cung cấp
- Đảm bảo tính liên tục đối với tất cả các sản phẩm được cung cấp
- Đảm bảo các giải pháp đồng bộ, giá cả cạnh tranh và dịch vụ tiện lợi
- Không ngừng đào tạo và nâng cao kỹ năng của đội ngũ nhân sự
- Nhiệt tình, chu đáo, nhanh nhẹn
Khẩu hiệu: “Nền vững, tương lai vững” (“Chắc nền móng, Vững tương lai”) XTREND hướng tới trở thành tập đoàn công nghệ thông tin vững mạnh và phát triển.
Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi
XTREND hướng tới việc trở thành công ty phân phối và hỗ trợ dự án hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng với chất lượng phục vụ và hiệu quả không ngừng được cải thiện.
Sứ mệnh của chúng tôi là đồng hành cùng các đối tác kinh doanh trong và ngoài nước, cung cấp giải pháp, thiết bị và dịch vụ công nghệ tốt nhất Chúng tôi cam kết nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng cuộc sống cho khách hàng.
Giá trị cốt lõi của XTREND là “Con người là tài sản giá trị lớn nhất”, thể hiện sự coi trọng con người trong môi trường văn hóa doanh nghiệp lành mạnh và giàu bản sắc Với cấu trúc tinh gọn và khả năng vận hành linh hoạt, XTREND nhanh chóng nắm bắt xu hướng, giúp công ty thích nghi hiệu quả với môi trường kinh doanh trong giai đoạn mới.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của XTREND
(Nguồn: Phòng Nhân sự XTREND)
Đối tác
Hình 2: Đối tác cung cấp của XTREND
Hình 3: Đối tác tài chính của XTREND
Phân tích SWOT công ty
Chúng tôi cam kết cung cấp 100% hàng chính hãng từ các nhà phân phối uy tín, mang đến giải pháp công nghệ thông tin và dịch vụ đáng tin cậy từ những thương hiệu hàng đầu toàn cầu.
- Dịch vụ chuyên nghiệp: giao hàng đảm bảo đúng thời gian, an toàn, nhanh chóng Thanh toán thuận tiện với nhiều hình thức
- Tận tâm và nhiệt huyết: đội ngũ nhân viên của XTREND là những người trẻ trung, nhiệt huyết, giỏi về chuyên môn, tận tình với công việc
- Giá cạnh tranh, chính sách chiết khấu hấp dẫn cho đối tác
- Công ty mới thành lập nên chưa tạo được niềm tin cho khách hàng
- Thương hiệu sản phẩm mới trên thị trường
- Đối với những sản phẩm không có sẵn, khách hàng phải đợi từ vài ngày đến vài tuần
- Đội ngũ nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm
- Mở rộng hợp tác với nhiều nhãn hàng
- Tiếp cận với nhiều sản phẩm mới hiện đại
- Phát triển thương hiệu ra toàn quốc
- Cạnh tranh trực tiếp với các đối thủ lâu năm trên thị trường
- Ký kết với các nhà cung cấp nước ngoài
- Nhiều đối thủ cạnh tranh lớn đã có mặt lâu trên thị trường
- Nhu cầu đổi mới liên tục của khách hàng
- Cạnh tranh giá với các nhà phân phối khác
- Xây dựng sự tin tưởng và lòng trung thành của khách hàng
Bảng 1: Mô hình SWOT của Công Ty Cổ Phần Phân Phối XTREND
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI XTREND
Quy trình bán hàng của công ty
Về cơ bản, quy trình bán hàng B2B phổ biến nhất hiện nay bao gồm 7 bước:
● Bước 1: Tìm kiếm và phân loại khách hàng
● Bước 2: Chuẩn bị tiếp cận khách hàng
● Bước 3: Tiếp cận khách hàng
● Bước 5: Xử lý từ chối của khách hàng
● Bước 6: Đàm phán và thương lượng
● Bước 7: Chốt hợp đồng và bàn giao Đối với XTREND, công ty cũng thực hiện 7 bước nhưng có sự thay đổi nhỏ:
Sơ đồ 2: Quy trình bán hàng của XTREND
Tìm kiếm và phân loại khách hàng
Chuẩn bị tiếp cận khách hàng
Xử lý từ chối của khách hàng
Báo giá và thương lượng
Chốt đơn và bàn giao
● Bước 1: Tìm kiếm và phân loại khách hàng
Đối với khách hàng mới, nhân viên kinh doanh sẽ tìm kiếm và chọn lọc những khách hàng tiềm năng Họ sẽ liên lạc với các đại lý để giới thiệu về công ty và sản phẩm, đồng thời kết nối qua Zalo và Facebook để cung cấp thêm thông tin về sản phẩm, giá cả và các chính sách bảo hành.
- Đối với khách hàng cũ: theo nguồn dữ liệu có sẵn, tương tác cập nhật giá cả, hỗ trợ và giải đáp những thắc mắc của khách hàng
Công ty XTREND tích cực tìm kiếm khách hàng bằng cách tham gia các sự kiện do đại lý tổ chức, từ đó thu hút sự quan tâm của nhiều bên liên quan và các đại lý khác, giúp mở rộng định vị thương hiệu và phát triển lượng khách hàng.
* Khách hàng tiềm năng có những đặc điểm sau:
Đối tượng mục tiêu của chúng tôi bao gồm các đại lý, cửa hàng sửa chữa thiết bị điện tử, công ty cung cấp giải pháp điện, và các kênh bán lẻ phục vụ người
- Nhu cầu: tìm sản phẩm giá rẻ nhất có thể, phân phối sản phẩm chính hãng, nhà phân phối có chế độ hậu đãi tốt, luôn sẵn hàng
- Khu vực: chủ yếu tập trung các quận trung tâm TP.HCM
● Bước 2: Chuẩn bị tiếp cận khách hàng
Nhân viên kinh doanh cần nắm vững thông tin về khách hàng, bao gồm nhu cầu và loại hình kinh doanh của họ, từ đó đề xuất các sản phẩm phù hợp để chào hàng hiệu quả.
● Bước 3: Tiếp cận khách hàng
- Sắp xếp các buổi gặp mặt đại lý tại cửa hàng hoặc gặp mặt ở quán cà phê, gặp ở nơi đang công tác,…
Hằng ngày, việc chào hỏi và quan tâm đến các đại lý qua các nhóm trên Zalo rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt Điều này giúp cập nhật giá cả kịp thời, tạo điều kiện cho đại lý nắm bắt thông tin và dễ dàng trao đổi để nhập hàng và chốt đơn hiệu quả.
Hình 4: Tin nhắn Zalo chào sản phẩm và bảng giá cho khách hàng
- Gửi hàng demo cho khách hàng trải nghiệm
- Làm phiếu đề nghị gửi hàng demo/trả hàng demo khi đem đến đại lý
Hình 5: Danh sách hàng demo xuất trên phần mềm Meliasoft
● Bước 5: Xử lý từ chối của khách hàng
- Nhân viên xác định vấn đề lý do khách hàng từ chối và tìm ra giải pháp phù hợp để hỗ trợ khách hết sức có thể
- Nhân viên kinh doanh xin giữ liên hệ với khách, chào hỏi và lập kế hoạch chào các sản phẩm khác mà công ty đang kinh doanh
● Bước 6: Báo giá và thương lượng
• Bước 7: Chốt đơn và bàn giao
Sau khi đạt được thỏa thuận về giá cả, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành xuất đơn hàng theo mẫu quy định của công ty Hiện tại, công ty đang sử dụng phần mềm Meliasoft để thực hiện việc này.
- Đối với khách hàng mới: làm phiếu đề nghị tạo mã khách hàng mới
Nhân viên giao hàng liên hệ chặt chẽ với thủ kho để chuẩn bị hàng hóa và đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra đúng tiến độ như đã cam kết.
Hình 6: Phiếu đề nghị tạo mã khách hàng mới
Hình 7: Xuất hàng hóa bán trên phần mềm Meliasoft
Chính sách bán hàng của Công Ty Cổ Phần Phân Phối XTREND
Để tồn tại và phát triển thì bên cạnh công tác bán hàng, công ty còn phải có các chính sách bán hàng hợp lý
XTREND chia giá thành 4 mức (Tier 1, Tier 2, Tier 3 và giá công khai), trong đó các đại lý muốn mua hàng với giá ưu đãi cần cam kết lấy số lượng nhất định Số lượng này được phân chia theo từng loại sản phẩm do giá thành khác nhau Giá công khai là giá sỉ, tuy nhiên không phải là mức giá tốt nhất mà chỉ tốt hơn giá lẻ, áp dụng cho những khách hàng chưa có giao dịch với XTREND, bao gồm những khách hàng tự tìm đến hoặc những khách hàng lần đầu nhận báo giá từ XTREND.
Ví dụ: Đối với sản phẩm bộ lưu điện UPS, giá được quy định như sau:
Tier 1: Dành cho các đại lý lấy với số lượng ít nhất 100 cái
Tier 2: Dành cho các đại lý lấy với số lượng ít nhất 50 cái
Tier 3: Dành cho các đại lý lấy với số lượng chưa tới 50 cái
Giá công khai (giá MD)
Hình 8: Chính sách giá UPS_PROLINK
- Chiết khấu khi đạt chỉ tiêu về doanh thu (áp dụng cho từng đại lý dựa trên quy mô).
- Chiết khấu theo hãng (chương trình theo thời gian thương hiệu sản phẩm đưa ra).
Hình 9: Chương trình chiết khấu LEADTEK
Có 3 hình thức thanh toán:
- Công nợ: tối đa 21 ngày, riêng bộ lưu điện (tối đa 30 ngày)
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán chuyển khoản: khách hàng phải chuyển trực tiếp đến tài khoản công ty hoặc tài khoản của Giám đốc chi nhánh
Theo giá trị đơn hàng:
Giá trị đơn hàng từ 3.000.000 VND (ba triệu đồng) trở lên sẽ được giao bởi
XTREND trong ngày (nếu đơn hàng được duyệt trước 10:00)
- Giá trị đơn hàng từ 1.000.000 dưới 3.000.000 VND sẽ được giao trong ngày tiếp theo hoặc kết hợp giao chung với các đơn hàng có giá trị trên 3.000.000 VND
- Các đơn hàng dưới 1.000.000 sẽ không giao hàng
+ Các đơn hàng được Giám đốc chi nhánh phê duyệt từ Đề nghị hợp lý của bộ phận kinh doanh
+ Đơn hàng SSD từ 10 chiếc trở lên
Theo thời gian giao hàng: Kinh doanh và Thủ kho kiểm tra với khách hàng thời gian đóng cửa trước khi giao
Thủ kho cần tập hợp các đơn hàng đã được phê duyệt trước 9:00, bao gồm cả những đơn hàng còn tồn đọng Sau đó, các đơn hàng này sẽ được bàn giao cho bộ phận giao vận để bắt đầu quá trình vận chuyển vào lúc 9:30.
- Các đơn hàng tiếp theo trong buổi sáng sẽ áp dụng theo quy định ở mục 2
Các đơn hàng cần giao gấp sẽ được Giám đốc chi nhánh phê duyệt dựa trên đề nghị hợp lý từ bộ phận kinh doanh, bao gồm các dịch vụ giao hàng nhanh như Grab, Ahamove, và các bộ phận kho vận.
- Thủ kho tập hợp các đơn hàng đã được duyệt trước 14:00, bàn giao cho giao vận giao bắt đầu vận chuyển lúc 14:30
- Các đơn hàng tiếp theo trong buổi chiều được kế toán phê duyệt trước 17:00 sẽ áp dụng theo quy định ở mục 2
• Chính sách đổi trả sản phẩm
Điểm khác biệt của XTREND không chỉ nằm ở giá cả mà còn ở hình thức bảo hành độc đáo XTREND hiểu rõ mối quan tâm của các đại lý và giúp họ nhập hàng với số lượng lớn để tối ưu hóa lợi nhuận Bằng cách tặng thêm thời hạn bảo hành cho sản phẩm bộ lưu điện UPS, XTREND giúp đại lý yên tâm về việc lưu kho mà vẫn luôn có hàng sẵn để phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng cuối.
Cụ thể đối với sản phẩm bộ lưu điện UPS:
1/ Tặng thêm 2 tháng bảo hành
2/ Bảo hành 1 đổi 1 trong 24 tháng
3/ Miễn phí vận chuyển đổi trả bảo hành
Hình 10: Chính sách bảo hành, đổi trả sản phẩm
• Chính sách hỗ trợ Marketing
XTREND hiểu rõ những lo lắng của các đại lý và cam kết hỗ trợ họ trong việc bán hàng qua nhiều hình thức khác nhau Với vai trò là nhà phân phối, XTREND đưa ra các đề xuất cho các nhãn hàng nhằm hỗ trợ đại lý trong việc trưng bày sản phẩm trên tủ, kệ và bảng quảng cáo Sự hỗ trợ này không chỉ giúp tăng cường nhận diện thương hiệu mà còn làm cho cửa hàng trở nên chuyên nghiệp, uy tín và hấp dẫn hơn.
Hình 11: XTREND tài trợ trang thiết bị trưng bày cho các sản phẩm thương hiệu TRM
Các chương trình quà tặng của hãng cung cấp để XTREND gửi đại lý làm quà tặng cho khách hàng cuối
Hình 12: Quà tặng thương hiệu TRM
Công ty chú trọng đến việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng thông qua những hành động nhỏ nhưng ý nghĩa, như tặng quà vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật hoặc lễ khai trương.
Các hoạt động hỗ trợ hoạt động bán hàng
Nhân viên kinh doanh không chỉ thực hiện quy trình bán hàng mà còn cần tham gia vào các hoạt động Marketing để hỗ trợ truyền thông và quảng bá thương hiệu cá nhân.
Hoạt động 1: Truyền thông trên Facebook, Zalo và Tiktok
Facebook: Hợp tác với các bạn thực tập sinh để đăng bài giới thiệu sản phẩm của công ty lên trang cá nhân, nhằm quảng bá sản phẩm đến khách hàng hiệu quả.
Bước đầu tiên là tạo một trang Facebook cá nhân mới, sau đó cập nhật thông tin tiểu sử với tên và chức danh nhân viên kinh doanh Hãy công khai số điện thoại và thêm địa chỉ email mà công ty cung cấp cho từng nhân viên.
Hình 13: Trang Facebook cá nhân
+ Bước 2: Tăng số lượng bạn bè, kết bạn thêm với những người có liên quan đến ngành nghề mình đang kinh doanh, cụ thể mảng công nghệ
Tham gia vào các nhóm trên Facebook có nhu cầu mua sản phẩm mà công ty bạn đang kinh doanh là bước quan trọng Hãy đăng bài giới thiệu sản phẩm trong các nhóm đó để nâng cao nhận diện thương hiệu và tìm kiếm khách hàng sỉ.
Hình 14: Hội nhóm tham gia
Để tăng cường sự hiện diện trên trang cá nhân, hãy đăng từ 1 đến 2 bài mỗi ngày với nội dung đa dạng, không chỉ tập trung vào đặc tính sản phẩm Bên cạnh đó, đừng quên chia sẻ hình ảnh cá nhân hoặc hình ảnh của cả nhóm, giúp khách hàng nhận biết hoạt động hàng ngày và ghi nhớ thương hiệu XTREND.
Hình 15: Các bài đăng trên Facebook
• Zalo: Mục tiêu giới thiệu sản phẩm đến các đại lý mới kết bạn qua số điện thoại, tạo dựng lòng tin
Hình 16: Các bài đăng trên Zalo
Tạo kênh Tiktok mới cho chi nhánh XTREND Hồ Chí Minh, phối hợp cùng các thực tập sinh để sản xuất nội dung hấp dẫn, quay video, chỉnh sửa và đăng tải lên Tiktok.
Link: https://www.tiktok.com/@xtrend_hcm?_t=8gUrPnSix8c&_r=1
Hình 17: Mã QR và những video trên Tiktok XTREND_HCM
Hoạt động 2: Tổ chức sự kiện và tài trợ các sự kiện
Hình 18: Hội thảo trải nghiệm sức mạnh in ấn cùng máy in Pantum
● Sự kiện (trực tiếp tham gia)
* Sự kiện “Tech and Job” tại trường Đại học Yersin Đà Lạt
Hình 19: Thông tin sự kiện đăng tải trên Facebook
Mục đích XTREND tham gia sự kiện:
- Thương hiệu XTREND được các đại lý biết tới thông qua truyền thông của nhà trường, của đại lý Thái Hiếu và tự truyền thông
- Các nhà tài trợ cùng trong sự kiện biết đến sản phẩm và thương hiệu XTREND
- Quý Thầy cô nhà trường tin tưởng các nhãn hiệu mà XTREND đang phân phối và liên hệ khi có nhu cầu đầu tư trang thiết bị
- Giúp các bạn sinh viên được tiếp cận công nghệ mới
- Cơ hội đến Đà Lạt để chào hỏi về sản phẩm, quan tâm các đại lý đã hợp tác và chưa hợp tác
- Mang đến sự trải nghiệm thực tế nhất và truyền thông hình ảnh cho đội kinh doanh XTREND
Những hoạt động cá nhân đóng góp cho sự kiện:
- Lập danh sách số lượng các sản phẩm cần cho sự kiện và chuẩn bị các sản phẩm để trưng bày và làm quà tặng, gửi hàng
Trong nhóm kinh doanh, việc phân chia công việc cụ thể và rõ ràng cho từng cá nhân là rất quan trọng Mỗi thành viên sẽ có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa trước và sau sự kiện, đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị chu đáo Ngoài ra, một số người sẽ chụp ảnh tại sự kiện để ghi lại những khoảnh khắc quan trọng, trong khi một thành viên khác sẽ đảm nhận vai trò MC dẫn chương trình, tạo không khí sôi động và thu hút cho sự kiện.
Hình 20: Hình ảnh trong sự kiện “Tech and Job”
* Sự kiện “Ngày truyền thống hội thiết bị văn phòng Việt Nam”
Hình 21: Sự kiện “Ngày truyền thống hội thiết bị văn phòng Việt Nam”
Mục đích: XTREND hỗ trợ hãng máy in Pantum về việc truyền thông thương hiệu đến các khách mời và mời trải nghiệm in ấn thử
Hình 22: Hình ảnh trong sự kiện
“Ngày truyền thống hội thiết bị văn phòng Việt Nam”
Phân tích ưu điểm và hạn chế
- Nhân sự bán hàng trẻ tuổi nhiệt huyết, tận tâm
- Mỗi nhân viên được đảm nhận 2 thương hiệu nhất định, chính vì thế sự tập trung của nhân viên tăng cao và đem lại hiệu quả
- Có lộ trình, quy chuẩn rõ ràng, dựa trên những quyết định đã được thống nhất
Công ty cam kết luôn hỗ trợ và tư vấn tận tình cho khách hàng, bất kể họ đã phát sinh đơn hàng hay chưa.
- Công ty có sự chu đáo và quan tâm tận tình khi gửi tặng hoa, quà cho đối tác vào các dịp đặc biệt
- Thông qua các buổi tham gia sự kiện, XTREND đã có thể mở rộng độ nhận biết về thương hiệu lẫn sản phẩm
- Kết nối và tạo mối quan hệ với mọi người qua việc truyền thông, giao tiếp và trao đổi thông tin
- Nhóm có cơ hội cọ xát thực tế trong việc tổ chức sự kiện, tiếp xúc môi trường và các đại lý
- Chưa tối ưu được hiệu quả tìm kiếm khách hàng
- Đội ngũ còn mới, chưa có kinh nghiệm dày dặn trong ngành
- Công tác bán hàng còn chịu nhiều ảnh hưởng lớn từ việc tăng giá, tiến độ giao hàng từ nhà sản xuất
- Nhóm chưa có sự chuẩn bị cho các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện
- Phân công chưa được cụ thể cho từng công việc
- Chưa có kế hoạch cụ thể cho các hoạt động truyền thông mạng xã hội
Những bài học kinh nghiệm rút ra trong quá trình thực tập
3.5.1 Bài học kinh nghiệm về cách thực hiện công việc
Chủ động là bài học quan trọng nhất mà em cần học trong công việc Việc chủ động kết nối với mọi người, tìm hiểu về công việc, và đề xuất ý kiến sẽ giúp em nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới Sự chủ động trong hợp tác và giao tiếp không chỉ tạo ra cơ hội học hỏi mà còn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp.
Bộ phận nhân viên kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu cho công ty, với sản phẩm chủ yếu được giới thiệu trực tiếp đến khách hàng Để hỗ trợ khách hàng hiệu quả và nhanh chóng, nhân viên cần nắm vững thông tin kỹ thuật sản phẩm Họ cũng được đào tạo các kỹ năng thiết yếu như kỹ năng bán hàng, giao tiếp, chăm sóc khách hàng và xử lý từ chối.
Mỗi công ty đều có quy trình và khuôn mẫu riêng, vì vậy việc tìm hiểu và thực hiện đúng quy trình là cần thiết để làm việc hiệu quả Để hoàn thành tốt công việc, cần không ngừng bổ sung kiến thức về công nghệ và kỹ năng cá nhân Điều này không chỉ giúp hoàn thành nhiệm vụ mà còn tăng cường sự tự tin trong môi trường làm việc cạnh tranh.
3.5.2 Bài học kinh nghiệm về kỹ năng
Mỗi sinh viên thực tập không chỉ được trang bị kiến thức chuyên môn mà còn được rèn luyện các kỹ năng thiết yếu cho công việc sau này.
Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh, là yếu tố thiết yếu mà nhân viên cần có Giao tiếp hiệu quả giúp nâng cao khả năng đàm phán, thương lượng và thỏa thuận các giao dịch với khách hàng, từ đó tạo ra cơ hội thành công hơn trong công việc.
Khách hàng có thể đánh giá sự chuyên nghiệp của nhân viên và công ty, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh Giao tiếp hiệu quả không chỉ thiết lập mối quan hệ tốt với khách hàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ hội hợp tác trong tương lai.
• Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố quan trọng trong môi trường công sở, đặc biệt trong lĩnh vực bán hàng, nơi mà quy trình chuẩn mực cần được tuân thủ để giảm thiểu sai sót Việc hợp tác trong nhóm không chỉ giúp hoàn thành công việc hiệu quả hơn mà còn là cơ hội để mỗi cá nhân thể hiện năng lực và sự nhiệt huyết của mình.
• Kỹ năng quản lý thời gian
Công việc của nhân viên kinh doanh đòi hỏi sự linh hoạt và sẵn sàng hỗ trợ khách hàng bất cứ lúc nào, kể cả trong giờ nghỉ Để làm tốt công việc này, kỹ năng quản lý thời gian là rất quan trọng, bao gồm việc sắp xếp công việc hợp lý và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng Nhân viên cần tránh lạm dụng một khoảng thời gian cho nhiều công việc, vì điều này có thể làm giảm hiệu quả Bên cạnh đó, khả năng thích ứng với tính cách của từng khách hàng cũng rất cần thiết, đòi hỏi nhân viên phải sử dụng những hành động và lời nói phù hợp để thuyết phục, đồng thời nhanh nhạy trong việc xử lý các tình huống khẩn cấp.
3.5.3 Bài học kinh nghiệm về thái độ
Ngoài kiến thức và kỹ năng, thái độ làm việc đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của mỗi cá nhân Dù có kiến thức tốt, nhưng nếu thái độ không tích cực sẽ gây khó khăn trong việc hòa nhập và tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, ảnh hưởng đến sự kết nối giữa công ty và sinh viên Hơn nữa, tinh thần làm việc chủ động và năng động cũng là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Sự ham học hỏi và thái độ tích cực là yếu tố quan trọng giúp cá nhân xây dựng niềm tin và sự tín nhiệm trong tổ chức Điều này không chỉ nâng cao uy tín mà còn tạo điều kiện thuận lợi để được đề bạt khi trở thành nhân viên chính thức.
Trong quá trình thực tập, em luôn duy trì thái độ nghiêm túc, biết lắng nghe và sẵn sàng điều chỉnh bản thân Thái độ làm việc tích cực không chỉ cải thiện
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Cơ sở đề xuất
Công ty mới gia nhập thị trường với sản phẩm kinh doanh độc đáo, nhưng đang đối mặt với nhiều thách thức Khách hàng lo ngại về độ tin cậy của nhà phân phối mới và vấn đề bảo hành sản phẩm, gây khó khăn trong việc tiếp cận các đại lý Đội ngũ bán hàng phải dựa vào uy tín cá nhân để giới thiệu sản phẩm, trong khi công ty cần tuyển dụng những người có danh tiếng trong ngành Tuy nhiên, những người này lại ngần ngại thử sức với sản phẩm mới vì lo lắng về ảnh hưởng đến thương hiệu cá nhân của họ.
Dù công ty còn mới, nhưng đã đầu tư mạnh mẽ vào Marketing, truyền thông sản phẩm và xây dựng danh tiếng Qua quá trình làm việc, tôi đã rút ra những ý kiến và đề xuất nhằm hỗ trợ công ty hoàn thiện hơn trong từng hoạt động.
Cải thiện quy trình
Sự phụ thuộc giữa các phòng ban gây khó khăn trong việc chủ động thực hiện công việc Để khắc phục tình trạng này, công ty cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận và yêu cầu trách nhiệm báo cáo Ví dụ, thủ kho nên cập nhật tồn kho vào đầu giờ làm, cụ thể là lúc 8:30 sáng và 13:30 chiều, để mọi người có thể chủ động nắm bắt thông tin.
Để đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm kinh doanh có thể hỗ trợ khách hàng tốt nhất, cần thiết phải phổ biến thông tin từ cấp trên xuống các cấp nhỏ về tình trạng nhập hàng và biến động thị trường Việc này giúp tất cả mọi người nắm rõ tình hình hiện tại.
Hoạt động truyền thông trên mạng xã hội
Để quản lý hiệu quả nội dung bài viết, hãy lập bảng chi tiết về các bài đăng, kênh tương tác và người thực hiện Chuẩn bị nội dung trước từ một đến hai tuần để đảm bảo lịch đăng bài được sắp xếp hợp lý.
Để tránh tình trạng bí ý tưởng hoặc trùng lặp, cần đảm bảo 34 nội dung phù hợp Hơn nữa, mỗi cá nhân nên thường xuyên cập nhật các hoạt động hàng ngày nhằm tăng cường sự tương tác với khách hàng.
Hình 23: Mẫu kế hoạch đăng bài trên Facebook
Hoạt động tổ chức sự kiện
Sau mỗi sự kiện hoặc chiến dịch, bộ phận Marketing sẽ tổ chức họp để đánh giá lại các hoạt động đã thực hiện Trong cuộc họp này, họ sẽ phân tích những thuận lợi, khó khăn và các rào cản cần khắc phục nhằm nâng cao chất lượng cho các hoạt động tiếp theo.
Sau khi tham gia các sự kiện, em có một số đề xuất như sau:
Để xử lý rủi ro hiệu quả, hãy dự trù thêm thời gian bằng cách đến nơi tổ chức sự kiện sớm hơn thời gian bắt đầu Việc đến địa điểm trước 1 ngày sẽ giúp bạn chỉ đạo công việc cần làm và giúp mọi người hình dung rõ hơn về sự kiện, từ đó tạo điều kiện cho ngày hôm sau diễn ra suôn sẻ và giảm bớt bối rối.
- Vận chuyển hàng hóa đến hội trường trước để kiểm tra số lượng và tình trạng hoạt động nếu như liên quan đến máy móc thiết bị
Để tổ chức sự kiện hiệu quả, cần phân công rõ ràng các công việc, từ những nhiệm vụ nhỏ nhất như ai sẽ giữ quầy chính, ai sẽ chụp hình, ai sẽ tư vấn, đến ai sẽ hỗ trợ việc check-in Sự phân công này giúp đảm bảo mọi người đều có trách nhiệm và sự kiện diễn ra suôn sẻ.
35 người chuyên môn đứng tại quầy để có thể giải đáp chi tiết cụ thể nhất cho mọi người về sản phẩm
Lập kế hoạch cho các tình huống có thể xảy ra trước, trong và sau sự kiện là rất quan trọng Kèm theo đó, cần có phương án phòng tránh và xử lý khi vấn đề phát sinh Điều này giúp mọi người chủ động hơn trong việc giải quyết các vấn đề, đặc biệt trong những tình huống khẩn cấp.
Hình 24: Kế hoạch phòng rủi ro