Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty tnhh vận tải thương mại xuân dũng

Các tài khoản được sử dụng.Để theo dõi tình hình thanh toán lương và các khoản khác với người laođộng, tình hình trích lập, sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, kinh phí cơng đồn...kếtốn sử dụng

VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

CÁC KHÁI NIỆM, CÁC NGUYÊN TẮC VÀ CÁC CHUẨN MỰC KẾ TOÁN NHIỆM VỤ KẾ TOÁN LIÊN QUAN ĐẾN CHUYÊN ĐỀ LỰA CHỌN

KẾ TOÁN NHIỆM VỤ KẾ TOÁN LIÊN QUAN ĐẾN CHUYÊN ĐỀ LỰA CHỌN

Nhiệm vụ của kế toán lao động tiền lương trong doanh nghiệp bao gồm ghi chép và phản ánh số lượng, thời gian và kết quả lao động Họ cũng tính lương và các khoản trích theo lương, đồng thời phân bổ chi phí nhân công đúng đối tượng sử dụng lao động.

1.1.1 Kế toán chi tiết tiền lương

 Kế toán số lượng lao động

Kế toán số lượng lao động đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi kịp thời và chính xác sự biến động về số lượng lao động Việc này giúp xác định các loại lao động và làm căn cứ cho việc tính toán lương cũng như các chế độ khác cho người lao động một cách chính xác và kịp thời.

 Kế toán thời gian lao động

Kế toán thời gian lao động là quá trình ghi chép chính xác thời gian làm việc của từng nhân viên, từ đó tính toán tiền lương một cách hợp lý Nó phản ánh số ngày công, giờ làm việc thực tế, cũng như thời gian nghỉ việc, ốm đau của từng lao động trong các bộ phận và phòng ban của doanh nghiệp.

Kế toán kết quả lao động phản ánh hiệu quả công việc thông qua các chứng từ ban đầu đa dạng, phù hợp với từng loại hình và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp Mặc dù có sự khác biệt về mẫu mã, các chứng từ này đều chứa đựng những thông tin cần thiết như tên công nhân, công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành, kỳ hạn và chất lượng công việc Các báo cáo kết quả sản xuất bao gồm: “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành“, “phiếu báo làm thêm giờ“, “hợp đồng giao khoán“, “bảng theo dõi công tác của tổ“, “Giấy báo ca“, “phiếu giao, nhận sản phẩm“, và “phiếu khoán“.

Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép kịp thời và chính xác số lượng lao động, chất lượng sản phẩm hoàn thành và doanh số của từng công nhân hoặc tập thể Điều này giúp tính toán lương, thưởng và kiểm tra tính hợp lý của tiền lương phải trả so với kết quả lao động thực tế.

Tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất, mỗi doanh nghiệp sẽ chọn hoặc tự lập các chứng từ khác nhau để hoạch toán kết quả lao động Phòng kế toán có trách nhiệm tập hợp kết quả toàn doanh nghiệp từ các chứng từ như “Giấy đi đường”, “Bảng chấm công trả lương khoán” và “Bảng chấm công”.

Dựa trên các chứng từ liên quan đến số lượng lao động, thời gian làm việc và kết quả lao động, kế toán sẽ lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng công nhân.

“Bảng thanh toán lương“ là căn cứ để thanh toán lương cho từng người lao động.

1.1.2 Kế toán tổng hợp tiền lương Để phản ánh tình hình thanh toán tiền lương và các khoản khác của người lao động, kế toán sử dụng tài khoản: TK334 (Phải trả công nhân viên) Tài khoản này phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công phụ cấp, tiền thưởng và một số khoản thuộc về thu nhập của người lao động.

1.1.3 Các tài khoản được sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán lương và các khoản khác với người lao động, tình hình trích lập, sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn kế toán sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 334 "Phải trả công nhân" được sử dụng để ghi nhận các khoản thanh toán của doanh nghiệp đối với người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác Kết cấu của tài khoản 334 "Phải trả công nhân viên" phản ánh đầy đủ các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với nhân viên.

- Tiền công, tiền lương và các khoản khác đã tạm ứng cho người lao động

- Các khoản khấu trừ vào tiền lương của người lao động

- Thanh toán lương và các khoản khác còn lại cho người lao động

- Tính lương phải trả cho người lao động

- Tiền thưởng trợ cấp phải trả cho người lao động

- Số BHXH trả thay lương cho người lao động

Số dư bên nợ có thể cho thấy số tiền đã trả vượt quá số tiền phải trả cho người lao động Công nợ còn lại cần thanh toán cho công nhân viên đến cuối kỳ là một yếu tố quan trọng cần lưu ý.

+ Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của người lao động.

+Tiền lương và tiền công và các khoản khác đã trả cho người lao động.

+Kết chuyển các khoản người lao động chưa lĩnh vào tài khoản thích hợp. Bên có:

Phản ánh số tiền lương, tiền công và cá khoản khác phải trả cho người lao động phát sinh trong kỳ.

Dư có: Phản ánh số tiền lương, tiền công và các khoản khác phải tả cho người lao động.

Dư nợ (nếu có): phản ánh số trả thừa cho người lao động

Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ, và khi đó, số dư này sẽ được cộng với số dư của tài khoản 138 để hình thành số dư của tài khoản 1388, tức là phải trả khác Ngoài ra, số dư này cũng có thể được chuyển trực tiếp sang tài khoản 138.

Tài khoản 338, được gọi là "Phải trả, phải nộp khác," dùng để ghi nhận các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, tổ chức xã hội, và cấp trên Các khoản này bao gồm kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, cũng như các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của tòa án như tiền nuôi con khi ly dị và án phí Ngoài ra, tài khoản này còn phản ánh giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, ký quỹ, ký cược ngắn hạn, và các khoản thu hộ, giữ hộ cùng doanh thu chưa thực hiện.

+ Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ:

+ Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn:

+ Xử lý giá trị tài sản thừa.

+ Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện đến kỳ hạch toán.

+ Các khoản đã trả, đã nộp khác.

+ Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ.

+Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

+Ghi nhận tổng số doanh thu chưa thực hiện tế phát sinh.

+ Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại.

Tài khoản 338 ” Các khoản phải, trả phải nộp khác” có thể có số dư bên Nợ và bên Có tuỳ thuộc vào từng truờng hợp cụ thể.

Dư Nợ (nếu có): Phản ánh số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán.

Dư có: Phản ánh số tiền còn phải trả, phai nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Tài khoản 338 bao gồm 6 tài khoản cấp 2 sau đây:

+ Tài khoản 3381 “Tài sản thừa chờ xử lý”.

+ Tài khoản 3382 “Kinh phí công đoàn”.

+ Tài khoản 3383 “Bảo hiểm xã hội”.

+ Tài khoản 3384 “Bảo hiểm y tế”.

+ Tài khoản 3385 “Doanh thu chưa thực hiện”.

+ Tài khoản 3388 “Phải nộp khác”.

Trong hạch toán kế toán, bên cạnh các tài khoản 334 và 338, còn có những tài khoản khác quan trọng như tài khoản 111 “tiền mặt”, tài khoản 112 “tiền gửi ngân hàng” và tài khoản 338 “phải thu khác” để hỗ trợ quá trình ghi chép và quản lý tài chính hiệu quả.

Hàng tháng, doanh nghiệp cần tính toán thù lao lao động cho người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp liên quan đến tiền lương và tiền ăn giữa ca, sau đó phân bổ cho các đối tượng sử dụng Kế toán sẽ ghi chép các khoản này một cách chính xác.

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Thù lao phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các dịch vụ.

Nợ Tk 627(6271): Thù lao phải trả công nhân viên quản lý phân xưởng sản xuất.

Nợ TK 641(6411): Thù lao phải trả nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm.

Nợ TK642 (6421): Thù lao phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp.

Nợ TK 241: Thù lao phải trả cho nhân công bộ phận xây dựng cơ bản hay bộ phận sửa chữa lớn tài sản cố định tự làm

Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả cho người lao động trong kỳ…

- Số tiền thưởng phải trả cho người lao động trong kỳ:

Nợ TK 431 (4311): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng.

TỐ CHỨC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

Bộ phận kế toán cần phải tính toán chính xác các khoản trích BHXH, BHYT và KPCĐ theo tỷ lệ quy định, đồng thời thực hiện giám sát chặt chẽ tình hình chi tiêu của các khoản này Việc thanh toán BHXH cần được thực hiện kịp thời để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

BHYT, KPCĐ cho người lao động cũng như ngân sách Nhà nước.

1.2.1 Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương

Theo chế độ kế toán hiện hành như đã nêu trong phần lý luận, việc tính trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ được tính theo tỉ lệ quy định:

Mức trích các khoản theo lươngTống số tiền lương thực tế hàng thángTỷ lệ trích trước các khoản theo quy định

 Bảo hiểm xã hội trích 20% trên tổng quỹ lương, trong đó: Doanh nghiệp chịu 15% được hạch toàn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Người lao động chịu 5% được trừ vào lương.

 Bảo hiểm y tế trích 3% trên tổng quỹ lương, trong đó: Doanh Nghệp chịu

2% được hoạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Người lao động chịu 1% được trừ vào lương.

 Kinh phí công đoàn trích 2% trên tổng quỹ lương, doanh nghiệp chịu và được hoạch toán phần này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Như vậy các khoản trích theo lương doanh nghiệp sẽ hoạch toán 19% vào chi phí và 6% trừ vào lương cho người lao động.

1.2.2.Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương

Khi phản ánh tình hình thanh toán trích lập và sử dụng các quỹ BHXH,

BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng TK338 (phải trả phải nộp khác) và chi tiết cho 3 tài khoản cấp 2: TK338.2; TK338.3; TK338.4.

 TK338.2: Kinh phí công đoàn.

Bên Nợ: + Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị.

+ Kinh phí công đoàn đã nộp cho công đoàn cấp trên.

Bên Có: Trích lập quỹ kinh phí công đoàn từ chi phí kinh doanh.

Dư Có: Kinh phí công đoàn chưa sử dụng đến cuối kỳ.

Dư Nợ: Kinh phí công đoàn vượt thu.

 TK338.3: Bảo hiểm xã hội

Bên Nợ: + Bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động.

+ Bảo hiểm xã hội nộp cho cơ quan quản lý BHXH.

Bên Có: + Trích BHXH từ chi phí kinh doanh.

+ Trích BHXH trừ vào thu nhập của người lao động.

Dư Có: BHXH chưa sử dụng đến cuối kỳ.

Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định tính vào CPCĐ Trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định trừ vào thu nhập của CNV

TK338 (338.2 –> 338.4) Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT

Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp

Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV

Chỉ tiêu KPCĐ tại cơ sở

Dư Nợ: Chi BHXH vượt thu.

Bên Nợ: Nộp BHYT cho cơ sở y tế.

Bên Có: + Trích BHYT trừ vào thu nhập của người lao động.

+ Trích BHYT từ chi phí sản xuất kinh doanh.

Dư Có: BHYT chưa nộp đến cuối kỳ.

Dựa vào phiếu nghỉ lương BHXH, phiếu thanh toán BHXH và báo cáo quyết toán BHXH, kế toán sẽ ghi chép các khoản chi theo lương vào sổ, sử dụng sơ đồ phù hợp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.

Sơ đồ số 2: Sơ đồ hoạch toán các khoản trích theo lương.

Sau khi đã tập hợp chi phí và hoạch toán các khoản tiền lương trích theo lương, kế toán sẽ vào “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”.

1.2.3 Tổ chức hệ thống sổ sách để hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Tùy thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của từng doanh nghiệp, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ theo một trong bốn hình thức kế toán Điều này còn phụ thuộc vào trình độ quản lý yêu cầu và năng lực của đội ngũ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp.

Bảng thanh toán lương, thưởng, BHXH và các chứng từ thanh toán

Sổ chi tiết Nhật ký chung

Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán

 Hình thức nhật ký chung

Dựa vào chứng từ gốc "Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và BHXH", kế toán sẽ ghi chép vào nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh, kết hợp với các chứng từ liên quan khác.

Hình thức này rất đơn giản và dễ thực hiện, giúp công việc được phân chia đều trong suốt tháng Nó có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp sử dụng máy vi tính.

THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY

ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI XUÂN DŨNG

2.1.1 Quá trình phát triển của công ty:

Công ty Trách nhiệm hữu hạn vận tải thương mại Xuân Dũng, thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2602002086 vào ngày 15/01/2001, là một công

Công ty TNHH Vận tải Thương mại Xuân Dũng đã thực hiện việc thay đổi giấy nhận đăng ký kinh doanh lần thứ 5 vào ngày 21/03/2005, theo quyết định của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Thanh Hóa.

Công ty là một đơn vị kinh tế độc lập với tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh dựa trên luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành của nhà nước, đồng thời tuân thủ điều lệ nội bộ của công ty.

Trụ sở đăng ký tại : Khu 1 Thị trấn Lam Sơn, Thọ Xuân, Thanh Hóa

V ốn điều l ệ : 6.000.000.000VNĐ ( Sáu tỷ Việt Nam đồng)

Sau tám năm hoạt động, công ty ngày càng lớn mạnh theo thời gian

Công ty được thành lập với số vốn điều lệ ban đầu là 600 triệu đồng Hiện tại, vốn điều lệ đã tăng lên 6 tỷ đồng, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của công ty.

Khi mới thành lập, công ty chỉ có 10 cán bộ nhân viên và phải thuê văn phòng chật hẹp Hiện tại, công ty đã phát triển với hơn 160 công nhân viên và sở hữu khu hành chính cùng nhà xưởng khang trang trên diện tích 25.000m².

Doanh thu của công ty đã liên tục gia tăng, dẫn đến số tiền thuế nộp cho ngân sách nhà nước cũng tăng theo Cụ thể, vào năm 2001, doanh thu đạt 400 triệu đồng, trong khi đến năm 2007, con số này đã tăng vọt lên 41.000 triệu đồng.

Mô hình kinh doanh của công ty đang phát triển mạnh mẽ với vốn điều lệ, doanh thu và khoản đóng góp thuế ngày càng tăng, thể hiện sự tăng trưởng bền vững Công ty đã cùng với các doanh nghiệp khác trong nước góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế của Thanh Hóa cũng như của cả nước.

* Nhiệm vụ kinh doanh của công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Xuân Dũng

+ Buôn bán và đại lý mua, bán vật tư, tư liệu sản xuất, hàng kim khí hàng tiêu dùng, dịch vụ giao nhận hàng hoá.

Kinh doanh các loại máy móc, thiết bị điện, phương tiện vận tải, vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất, hàng thủ công mỹ nghệ, nông sản, thực phẩm, vật tư nông nghiệp và các loại quặng hợp pháp theo quy định của nhà nước.

+ Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm nhựa.

+ Sản xu ất và kinh doanh sản phẩm khí công nghiệp.

+ Kinh doanh dịch vụ vận tải.

Trong giai đoạn đầu, công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, cung cấp các mặt hàng như hóa chất và kim loại màu Sau khi nghiên cứu thị trường, công ty quyết định mở rộng sang sản xuất nhựa phục vụ ngành sản xuất ắc quy tại miền Bắc, đặc biệt là các loại vỏ bình ắc quy cho xe gắn máy Tiếp theo, công ty cũng triển khai sản xuất nhựa PET, chủ yếu cung cấp bao bì cho các sản phẩm nước lọc, hóa mỹ phẩm và nước mắm.

Một số chi tiêu hoạt động kinh doanh trong thời gian gần đây: đvt: 1.000.000

Thu nhập bình quân/người 24 30

Trong hai năm qua, mặc dù vốn điều lệ của công ty không thay đổi, các chỉ tiêu khác vẫn liên tục gia tăng, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của công ty.

Vào năm 2007 và 2008, công ty đã mở rộng sản xuất bằng cách xây dựng thêm một nhà xưởng mới và đầu tư vào một số máy móc thiết bị hiện đại nhập khẩu từ Trung Quốc, dẫn đến sự gia tăng tổng tài sản cố định của công ty lên 12 tỷ.

Vào năm 2008, số lượng công nhân của công ty tăng nhẹ, dẫn đến thu nhập bình quân đầu người tăng từ 2.000.000đ/tháng (2007) lên 2.500.000đ/tháng Thu nhập của người lao động dao động từ 600.000đ đến 4.400.000đ/người/tháng, bao gồm các khoản trích theo lương để đóng BHXH, BHYT, KPCĐ (19%) Sự gia tăng thu nhập bình quân đầu người được thúc đẩy bởi kết quả kinh doanh tốt và lợi nhuận tăng, cùng với việc lương tối thiểu tăng từ 350.000đ lên 450.000đ từ tháng 10/2008, yêu cầu công ty phải trả lương cao hơn cho người lao động và các khoản trích theo lương cũng tăng theo.

Trong giai đoạn 2007-2008, lợi nhuận của công ty đã tăng từ 861 triệu VNĐ lên 921 triệu VNĐ, tương ứng với mức tăng 60 triệu VNĐ Sự gia tăng này chứng tỏ rằng công ty đã đạt được kết quả kinh doanh tích cực nhờ vào chiến lược định hướng kinh doanh và mở rộng sản xuất phù hợp với điều kiện thị trường.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Để tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh ngoài quốc doanh, công ty cần phải linh hoạt trong hoạt động thương mại và sản xuất, đồng thời định hướng phát triển phù hợp với từng giai đoạn của thị trường Việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất sản phẩm là yếu tố quyết định sự sống còn của công ty Do đó, bộ máy tổ chức quản lý cần phải được thiết lập hợp lý, bao gồm Hội đồng quản trị, Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng như Phòng Tổ chức hành chính, Phòng kế toán tài vụ, Phòng kế hoạch, thị trường, quản lý dự án, nghiên cứu và phát triển, Phòng thương mại, và Nhà máy nhựa, nhằm đáp ứng hiệu quả các nhu cầu cần thiết trong hoạt động kinh doanh.

Hội đồng quản trị của Công ty TNHH Vận tải Thương mại Xuân Dũng, một công ty TNHH hai thành viên, có vai trò quyết định cao nhất trong các vấn đề quan trọng của công ty Các thành viên thực hiện quyền và nghĩa vụ theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty, bao gồm việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung điều lệ, xác định chiến lược phát triển, lập kế hoạch kinh doanh hàng năm, quyết định tăng, giảm vốn, đầu tư, phát triển thị trường và chuyển giao công nghệ Ngoài ra, Hội đồng còn có quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY

2.2.1 Đặc điểm lao động và hình thức trả lương của công ty a Đặc điểm lao động và yêu cầu quản lý lao động của công ty

Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Xuân Dũng hoạt động trong lĩnh vực thương mại và sản xuất, chuyên tiêu thụ các sản phẩm Với đội ngũ lao động có trình độ và chuyên môn đa dạng, công ty thực hiện quản lý nhân sự theo từng bộ phận công việc để đảm bảo hiệu quả hoạt động.

2008, số lao động trong công ty là 170 người chia ra các phòng ban, xí ngiệp như sau :

STT Phòng ban chức năng, nghiệp vụ Tổng số lao động trong bộ phận Số lao động

2 Phòng tổ chức hành chính 9

Quản lý nhân sự 2 bảo vệ 6

3 Phòng kế toán tài vụ 6 6

4 Phòng kế hoạch, dự án 4 4

Thiết kế quản lý khuôn 6 phân xưởng PE 25 phân xưởng PET 24 tổ kỹ thuật, KCS 15 tổ máy, thiết bị 6

Phòng Thương Mại đảm nhận trách nhiệm quản lý 3 bộ phận bán hàng, 6 bộ phận kinh doanh, 30 bộ phận xuất nhập khẩu, 8 bộ phận cung ứng vật tư và 6 bộ phận kho hàng, vận tải, bốc xếp.

Do công ty có nhiều phòng ban, việc quản lý lao động được thực hiện theo hình thức trực tuyến Giám đốc điều hành có trách nhiệm quản lý chung và chỉ đạo trực tiếp tới các Trưởng, Phó phòng ban và phụ trách nhà máy Các Trưởng, Phó phòng ban sẽ quản lý và chỉ đạo trực tiếp tới các tổ trưởng, tổ phó trong từng bộ phận, đảm bảo mỗi bộ phận đều có sự phân công rõ ràng để điều hành công việc và quản lý lao động hiệu quả.

Phòng Tổ chức hành chính chịu trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc điều hành trong việc tuyển chọn lao động, xét bậc, hệ số lương, nâng lương và kỷ luật Hình thức trả lương và thưởng của công ty được xác định rõ ràng để đảm bảo công bằng và khuyến khích nhân viên.

Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Xuân Dũng áp dụng hai hình thức trả lương cho người lao động: trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm Các phòng ban trong công ty sẽ được áp dụng các hình thức trả lương tương ứng với đặc thù công việc của từng bộ phận.

STT Phòng ban chức năng, nghiệp vụ Số lượng người hưởng lương theo thời gian

Số lượng người hưởng lương theo sản phẩm

2 Phòng tổ chức hành chính 9

3 Phòng kế toán tài vụ 6

4 Phòng kế hoạch, dự án 4

Hệ số tiền lương cua công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Xuân Dũng được chia làm hai loại hệ số:

Hệ số H1 là chỉ số xác định mức lương cơ bản của người lao động dựa trên trình độ chuyên môn, được ghi rõ trong hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên Hệ số này không chỉ là căn cứ để tính toán các khoản đóng góp theo lương mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi và chế độ lương mà người lao động được hưởng.

Hệ số H2 là hệ số theo công việc, là hệ số để người lao động hưởng lương theo thời gian làm căn cứ để tính lương tháng được hưởng.

* Hệ số quy đổi của từng công đoạn sản phẩm thời gian hoàn thành công đoạn đó

* hệ số tinh xảo, trách nhiệm của riêng từng công đoạn

* Số tiền/1 hệ số quy đổi

: tổng hệ số quy đổi của sản phẩm.

* Số tiền /1 công đoạn sản phẩm

= Hệ số quy đổi * Số tiền/1 hệ số quy đổi

* Tiền lương của lao động hưởng lương theo sản phẩm

Số tiền /1 công đoạn sản phẩm

Số lượng công đoạn hoàn thành

Chế độ hưởng phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp độc hại được quy định rõ ràng cho các nhiệm vụ quản lý: Giám đốc điều hành nhận phụ cấp trách nhiệm là 0,4, trong khi các trưởng phòng ban nhận 0,3 và các phó phòng ban nhận 0,2 Ngoài ra, phó phòng ban còn được hưởng phụ cấp độc hại là 0,2 Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất như Phân xưởng PET và PE, khi thực hiện khoán giá công sản phẩm, không tính thêm phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp độc hại, vì tất cả đã được bao gồm trong giá khoán công của sản phẩm.

Chế độ tiền lương cho người lao động làm thêm giờ được quy định rõ ràng Đối với lao động hưởng lương theo thời gian, số giờ làm thêm ngoài giờ sẽ được tính theo hệ số H2, với mức tăng 0,5 lần vào ngày thường và 1 lần vào ngày nghỉ, ngày lễ so với giờ làm việc chính Đối với lao động hưởng lương theo sản phẩm, ngoài lương sản phẩm trong thời gian làm thêm, người lao động còn được hưởng chế độ ăn ca, cụ thể là 5.000đ cho mỗi tiếng làm thêm.

* Chế độ thưởng, phạt, phúc lợi của công ty

Công ty không chỉ chú trọng đến chế độ tiền lương mà còn xây dựng chế độ tiền thưởng nhằm khuyến khích cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong hoạt động sản xuất kinh doanh Chế độ thưởng này bao gồm thưởng luỹ tiến cho người lao động hưởng lương sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, tiết kiệm chi phí, phát minh sáng chế, và vượt doanh thu, vượt kế hoạch, từ quỹ khen thưởng của công ty Để nâng cao trách nhiệm trong công việc, công ty cũng áp dụng hình thức phạt đối với những trường hợp lãng phí vật tư, làm sai sản phẩm, hoặc sản phẩm kém chất lượng, với mức phạt tùy theo độ nghiêm trọng và sẽ được trừ vào lương của người lao động.

Ngoài chế độ lương và thưởng trong quá trình sản xuất kinh doanh, người lao động còn nhận được các khoản trợ cấp bổ sung ngoài quỹ Bảo hiểm xã hội (BXXH) và Bảo hiểm y tế (BHYT) Các khoản trợ cấp này được hình thành từ sự đóng góp của người lao động và một phần được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2.2 Kế toán chi tiết tiền lương tại công ty a Kế toán chi tiết tiền lương theo thời gian :( H2)

Tiền lương theo thời gian tại công ty là hình thức trả lương đơn giản, bao gồm lương giờ, lương ngày và lương tháng, trong đó công ty hiện đang áp dụng lương ngày Mức lương thời gian được xác định dựa trên suất lương cấp bậc và số ngày làm việc thực tế của người lao động Để tính toán tiền lương, cần xác định suất lương ngày và số ngày làm việc của từng nhân viên.

Suất lương ngày được xác định dựa trên bảng lương và bảng chấm công, theo quy định của nhà nước về chế độ làm việc 5 ngày trong tuần, tổng cộng 40 giờ, và 22 ngày làm việc trong tháng Do đó, tiền công một ngày được tính theo công thức cụ thể.

Ln = ( (H2 + Phụ cấp trách nhiệm) * LCB )/22 ngày.

Ln: là suất lương ngày của 01 lao động.

LCB : mức lương cơ bản

Ngày công thực tế của người lao động hưởng lương theo thời gian được xác định qua bảng chấm công, dựa trên việc tuân thủ kỷ luật lao động Điều này bao gồm việc đi làm đúng giờ, có mặt tại địa điểm làm việc và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Trên cơ sở bảng chấm công của các phòng ban, bộ phận, kế toán chi tiết tiền lương tính lương tháng cho người lao động theo công thức sau :

L tháng = (Ln * ngày công thực tế)

Dựa vào bảng chấm công của anh Hoàng Thanh Hải, Trưởng phòng cung ứng vật tư, hệ số H2 là 4.32 và phụ cấp trách nhiệm là 0.3 Trong tháng 9/2006, anh Hải đã làm việc 20 ngày thực tế và để đáp ứng yêu cầu của công ty về nguyên liệu sản xuất, anh đã làm thêm 5 giờ vào các ngày thường.

Lương của ông Hải được tính như sau:

Ln = ((4.32+0,3)*350.000)/22 = 73.500 đồng/ ngày lương giờ = 63.000/8 tiếng = 9.188 đồng/ giờ

Lương làm thêm giờ = 9.188 *5*1,5 = 68.906 đồng

Tổng tiền lương = 1.538.906 đồng / tháng

NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI XUÂN DŨNG

NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI XUÂN DŨNG

Trong những năm qua, Ban Lãnh đạo công ty đã chú trọng đến việc cải tiến và hoàn thiện công tác tiền lương Hệ thống trả lương của công ty đã được điều chỉnh để phù hợp với từng giai đoạn phát triển.

Trong công tác kế toán tiền lương của công ty thể hiện những ưu, nhược điểm sau :

Kế toán tiền lương tại công ty được đảm nhiệm bởi nhân viên có trình độ chuyên môn Đại học, với năng lực chuyên môn cao, sự nhiệt tình và tính trung thực Nhân viên kế toán được trang bị đầy đủ các thiết bị tin học và phần mềm kế toán tiền lương hiện đại để hỗ trợ công việc hiệu quả.

Dưới sự quan tâm của Ban Lãnh đạo công ty, các bộ phận liên quan đã tích cực hợp tác, cung cấp đầy đủ và kịp thời tài liệu cần thiết để xây dựng bảng tính lương và bảng lương cho kế toán tiền lương.

Công ty áp dụng chế độ trả lương hợp lý dựa trên năng lực và trình độ của người lao động Bộ phận Quản lý hành chính thường xuyên theo dõi và tư vấn cho Ban Lãnh đạo để sử dụng nhân sự đúng chuyên môn và sở trường, tương ứng với hệ số lương H2 và hệ số lương trách nhiệm Điều này đảm bảo tiền lương trở thành động lực kinh tế, khuyến khích người lao động làm việc tích cực, nâng cao năng suất, chất lượng và trách nhiệm.

Công ty áp dụng phương pháp tính lương theo sản phẩm cho người lao động, đảm bảo tính công bằng trong việc trả lương bằng cách xem xét kỹ lưỡng từ khâu kỹ thuật, trách nhiệm, chuyên môn cho đến độ khó của công việc.

Công ty tuân thủ đầy đủ quy định của nhà nước về bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) nhằm bảo vệ quyền lợi cho người lao động Dựa trên hệ số lương H1, công ty tiến hành tính toán các khoản lương cho nhân viên một cách công bằng và hợp lý.

Chế độ trả lương hai lần mỗi tháng giúp công ty đảm bảo bù đắp và tái tạo sức lao động kịp thời cho người lao động, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

Hiện nay, cách tính lương theo sản phẩm của công ty rất thực tế và chi tiết đến từng công đoạn Nếu có thay đổi về chế độ tiền lương, khoản tiền trả cho người lao động vẫn không bị ảnh hưởng, chỉ có giá công của sản phẩm sẽ thay đổi theo cơ chế thị trường, phụ thuộc vào khả năng kinh doanh của công ty.

Mặc dù Ban Lãnh đạo công ty đã chú trọng đến việc đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán tiền lương, nhưng vẫn còn nhiều vướng mắc và bất hợp lý Những vấn đề này gây khó khăn cho công tác quản lý và không tối ưu hóa được lợi ích kinh tế từ tiền lương.

Kế toán tiền lương hiện nay chỉ có một người đảm nhiệm toàn bộ quy trình từ tính lương, trích các khoản theo lương đến thanh toán với BHXH và công đoàn Công việc này yêu cầu sự chính xác và công bằng, nhưng mặc dù có sự hỗ trợ của phần mềm, kế toán vẫn gặp khó khăn trong việc kiểm tra và rà soát do sự nhầm lẫn có thể xảy ra Với khối lượng công việc lớn, kế toán tiền lương phải tổng hợp các chứng từ như bảng chấm công, giấy nghỉ, danh sách hưởng lương theo hệ số và bảng tính hệ số công đoạn sản phẩm, dẫn đến tình trạng quá tải Sau khi tính toán các khoản phải thu và phải trả, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm để hỗ trợ lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp và sổ nhật ký chung.

Chế độ tính lương cho người lao động hưởng lương theo thời gian chưa phản ánh đầy đủ khả năng kinh tế của tiền lương Đối tượng này chủ yếu là nhân viên hành chính và kinh doanh, nhưng việc trả lương chưa liên kết chặt chẽ với doanh thu và sản phẩm tiêu thụ Người lao động chỉ nhận lương cho thời gian thực tế làm việc, không quá số ngày nghỉ quy định, dẫn đến khó khăn trong việc báo cáo và chấm công chính xác Kế toán tiền lương dựa vào bảng chấm công để tính lương, trong khi thời gian lao động thực tế không được kiểm soát, làm giảm hiệu suất làm việc Nhược điểm này khiến công ty chưa khai thác hết tiềm năng của nguồn nhân lực, mặc dù kinh doanh là trọng tâm phát triển.

Căn cứ vào hệ số lương H1, việc đóng các khoản trích theo lương cho người lao động được xem là phù hợp và công bằng Tuy nhiên, mức lương cơ bản đã tăng từ 180.000đ/tháng lên 450.000đ/tháng từ năm 2000 đến nay, dẫn đến Quỹ tiền lương thực tế của công ty tăng cao, kéo theo chi phí doanh nghiệp tăng vọt, mặc dù hiệu quả kinh doanh không cải thiện lợi nhuận Đồng thời, hệ số lương H2 cũng không còn phù hợp, vì vậy công ty đang nghiên cứu cải cách chế độ tính lương cho khối lao động này.

GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THƯƠNG MẠI XUÂN DŨNG

Công ty cam kết thực hiện chính sách tiền lương và các khoản trích theo lương theo quy định của nhà nước Do đó, công tác tiền lương tại công ty luôn được nghiên cứu kỹ lưỡng, từ việc tính lương đến việc sử dụng phần mềm kế toán tiền lương, nhằm đảm bảo phù hợp với các chế độ hiện hành.

Sau thời gian thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng công tác kế toán tiền lương chưa phát huy hết vai trò trong việc tham mưu xây dựng hệ thống tiền lương, dẫn đến tình trạng quá tải Để cải thiện điều này, tôi mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty.

- Công ty nên có hai kế toán tiền lương, 01 kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương, 01 kế toán chi tiết tiền lương

Kế toán chi tiết tiền lương thực hiện các công việc quan trọng như tính lương dựa trên các chứng từ như bảng chấm công, bảng giá thành công đoạn, và tờ khai sản lượng công việc Dữ liệu về lương thực tế của từng bộ phận và cá nhân được nhập vào phần mềm kế toán, giúp tự động cập nhật sổ chi tiết tiền lương và tổng hợp tiền lương Để đảm bảo quyền lợi của người lao động, kế toán chi tiết cần thường xuyên kiểm tra, rà soát, theo dõi và in ấn các sổ này nhằm phát hiện sai sót và đảm bảo tính công bằng.

Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương thực hiện việc lập bảng và tính toán các khoản trích nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn dựa trên hệ số H1 Công việc này bao gồm việc tổng hợp tiền lương thực tế từ kế toán chi tiết, lập bảng phân bổ tiền lương, và theo dõi các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả của người lao động Đồng thời, kế toán tổng hợp cần phối hợp chặt chẽ với kế toán chi tiết để kiểm tra, rà soát và in ấn các sổ chi tiết tiền lương, nhằm đảm bảo tính chính xác và công bằng trong quyền lợi của người lao động.

Công ty cần thiết lập một hệ thống trả lương thống nhất cho toàn bộ nhân viên Đối với khối thương mại, nên áp dụng hình thức trả lương dựa trên kết quả sản phẩm, tương tự như khối sản xuất, vì sản phẩm của họ phản ánh trực tiếp hiệu quả kinh doanh Phương pháp này không chỉ tạo ra sự công bằng mà còn khuyến khích sự nhiệt huyết, sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc Đối với khối hành chính, mức lương sẽ được xác định dựa trên kết quả chung từ cả hai khối sản xuất và thương mại.

Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương được xác định dựa trên giá công của sản phẩm hoàn thành trong khối sản xuất, trong khi đó, khối thương mại tính phần trăm từ giá bán sản phẩm tiêu thụ không hoàn lại Khối hành chính sẽ nhận lương dựa trên hai khối này.

Ví dụ : Giá công của 50.000 sản phẩm hoàn thành : 250.000.000đ 10% của 80.000 sản phẩm tiêu thụ không hoàn lại : 250.000.000đ

Vậy Quỹ lương và các khoản trích theo lương của công ty là : 500.000.000đ.

Công ty sẽ thành lập Ban xét phân bổ quỹ lương, bao gồm Lãnh đạo, kế toán, trưởng bộ phận và kỹ thuật viên Ban này sẽ căn cứ vào tình hình thực tế, công việc và kỹ năng của từng bộ phận để phân bổ phần trăm quỹ lương và các khoản trích theo lương Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, Ban sẽ tự giải tán và chỉ được thành lập lại khi có nhu cầu Dựa vào bảng phân bổ, kế toán tiền lương sẽ tính toán quỹ lương và các khoản trích cho từng bộ phận hàng tháng, dựa trên kết quả sản xuất và tiêu thụ.

Ban xét phân bổ quỹ lương duỵệt :

Phòng hành chính gồm 20 nhân viên với trình độ chuyên môn cao, có chức năng quản lý Đội ngũ này được hưởng 15% quỹ lương cùng các khoản trích theo lương từ khối sản xuất và 15% từ khối thương mại, tổng số tiền lên đến 75.000.000đ.

Phòng Thương mại : 73 người được hưởng 85% quỹ lương và các khoản trích theo lương của khối thương mại : 212.500.000đ

Bộ phận bán hàng thuộc Phòng Thương mại : 20 người hưởng 19% quỹ lương và các khoản trích theo lương khối thương mại : 47.500.000đ

Số tiền lương và phụ cấp mà bộ phận nhận được sẽ được xác định theo hệ số H2, sau khi đã trừ đi các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận trong quý.

Bộ phận bán hàng có quỹ lương tổng cộng là 47.500.000đ, trong đó người lao động được đóng BH và KPCĐ theo hệ số H1 là 19%, tương đương 5.130.000đ Tổng các khoản trích theo lương là 6.750.000đ, do đó quỹ lương còn lại là 42.370.000đ.

Để tính lương cho từng người lao động, cần dựa vào hệ số lương H2, phản ánh hệ số phân công công việc như tổ trưởng, tổ phó và nhân viên trong khối Thương mại và khối hành chính Công thức tính lương bao gồm số tiền công việc của người lao động nhân với hệ số H2, sau đó chia cho quỹ lương bộ phận tổng hệ số H2 cộng với phụ cấp.

Nguyễn Văn A, nhân viên bộ phận bán hàng, nhận lương từ quỹ 42.370.000đ với tổng hệ số lương H2 là 60 Trong tháng, Nguyễn Văn A làm việc 20 ngày, và kế toán chi tiết sẽ tính toán tiền lương thực tế của anh.

Nguyễn Văn A phải nộp 6 % BH : 140.260VNĐ

Để tính lương cho người lao động trong lĩnh vực sản xuất, cần dựa vào bảng tính hệ số công đoạn sản phẩm do phòng kỹ thuật lập và bảng kê số lượng hoàn thành công đoạn sản phẩm của từng cá nhân, được xác nhận bởi tổ trưởng bộ phận hoặc đốc công.

Công thức được tính như sau :