ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
Đặc điểm Nguyên vật liêu tại công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây dựng Bưu chính Viễn thông
Công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây dựng BCVT, hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, có chi phí nguyên vật liệu chiếm 70% tổng chi phí sản xuất, cho thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong giá thành hạng mục công trình Bên cạnh đó, nguyên vật liệu cũng rất phong phú, đa dạng và mang nhiều sắc thái riêng.
Công ty chủ yếu cung cấp NLVL từ các nguồn như Công ty cáp VINADSUNg, nhà máy xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn và Công ty TNHH tổng hợp Phương Anh
1.1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu:
Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh duy nhất và được tiêu dùng hoàn toàn khi tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm.
Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra
1.1.3 Vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất
Quá trình sản xuất bao gồm ba yếu tố chính: sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động Đối tượng lao động, chủ yếu là nguyên vật liệu, là yếu tố thiết yếu không thể thiếu trong sản xuất, cung cấp cơ sở vật chất để tạo ra sản phẩm.
Việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời và đầy đủ là yếu tố quyết định đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Sản xuất không thể diễn ra nếu thiếu nguyên vật liệu, và khi đã có, chất lượng của nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến sự thuận lợi trong quá trình sản xuất Doanh nghiệp cần chú ý đến việc tuân thủ các biện pháp kỹ thuật để đảm bảo chất lượng sản phẩm, điều này trở thành yêu cầu quan trọng trong nền kinh tế thị trường Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, vì vậy việc kiểm tra chi phí nguyên vật liệu là cần thiết để tác động tích cực đến giá thành và chất lượng sản phẩm, đây là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp sản xuất.
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp cần phải đảm bảo thu nhập vượt chi phí để có lãi, do đó việc hạ giá thành sản phẩm là rất quan trọng Việc giảm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý không chỉ giúp hạ giá thành mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Vì vậy, nguyên vật liệu đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong vốn lưu động của doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, cần tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động, điều này gắn liền với việc dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm.
1.1.4 Phân loại nguyên vật liệu: a Căn cứ vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính là các thành phần chủ yếu cấu thành sản phẩm sau quá trình gia công chế biến, bao gồm nhiều loại vật liệu như cáp quang, xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, và gỗ Mỗi loại vật liệu này được phân chia thành nhiều nhóm khác nhau, chẳng hạn như cáp cống mỡ VNDS 100x2x0.5mm, cáp công dầu 0.4x2x500mm, và các loại xi măng như xi măng trắng, P400, P500 Ngoài ra, còn có các loại thép như thép 6A1, A1, 10A1, và 20A2, cùng với các loại gạch như gạch chỉ, gạch rỗng, và gạch xi măng Đặc biệt, nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả bán thành phẩm được mua ngoài để tiếp tục chế biến.
Vật liệu phụ là những thành phần hỗ trợ trong quá trình sản xuất, bao gồm nhựa PVC, que hàn, sơn, và nhiều loại khác Chúng được sử dụng kết hợp với vật liệu chính nhằm thay đổi màu sắc, hình dáng, và phục vụ cho hoạt động của các tư liệu cũng như công việc của công nhân viên chức, như dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, xà phòng, và giẻ lau.
* Nhiên liệu, năng lượng : Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt khí đốt
Phụ tùng thay thế là các chi tiết và linh kiện cần thiết để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị và phương tiện vận chuyển, bao gồm những sản phẩm như mũi khoan và săm lốp ô tô.
Vật liệu và thiết bị xây dựng bao gồm các loại cẩu lắp, không cẩu lắp, vật kết cấu, công cụ và khí cụ mà doanh nghiệp đầu tư để phục vụ cho xây dựng cơ bản.
* Trang phục bảo hộ lao động.
* Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc phục vụ thi công…
Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành giúp doanh nghiệp hiểu rõ nội dung kinh tế và chức năng của từng loại, từ đó đưa ra phương hướng và biện pháp quản lý phù hợp cho từng loại nguyên vật liệu.
* Nguồn từ bên ngoài nhập vào: Chủ yếu là mua ngoài, liên doanh, tặng, biếu.
Phân loại nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua sắm và dự trữ hiệu quả, từ đó xác định chính xác giá vốn thực tế của nguyên vật liệu.
Đặc điểm luân chuyển Nguyên vật liệu của công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây dựng Bưu chính Viễn thông
1.2.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Muốn quản lý tốt nguyên vật liệu ta phải quản lý tốt trên các khâu: Thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
Trong quá trình thu mua, việc tổ chức và quản lý là rất quan trọng để đảm bảo nguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ về số lượng, đúng chủng loại và đạt chất lượng tốt với giá cả hợp lý Điều này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu mà còn góp phần quan trọng vào việc hạ giá thành sản phẩm.
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, việc bảo quản nguyên vật liệu cần tuân thủ đúng quy định và tổ chức hệ thống kho hợp lý, nhằm ngăn chặn tình trạng thất thoát, hư hỏng và giảm chất lượng.
Để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, việc quản lý khâu dự trữ là rất quan trọng Cần thiết lập mức dự trữ nguyên vật liệu tối đa và tối thiểu hợp lý nhằm tránh tình trạng ứ đọng hoặc gián đoạn trong sản xuất.
Quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều công ty vẫn để xảy ra thất thoát lớn do quản lý kém ở các khâu khác nhau Việc không xác định đúng mức tiêu hao hoặc thực hiện không đúng quy trình là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này Do đó, việc cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu là cần thiết để phù hợp với thực tế và giảm thiểu lãng phí.
1.2.2 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung thực khách quan.
Do đặc điểm của ngành công ty áp dụng phương pháp tính giá thực tế theo phương pháp nhập bình quân
1.2.3 Các cách đánh giá nguyên vật liệu
1.2.3.1 Đánh giá NL VL Nhập kho
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế nhập kho = giá mua + chi phí mua + thuế nhập khẩu (Nếu có) + thuế VAT
* Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến:
Giá thực tế nhập kho = giá thành sản xuất nguyên vật liệu
* Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế nhập kho = chi phí nguyên vật liệu + Chi phí gia công + Chi phí vận chuyển.
* Đối với nguyên vật liệu nhận đóng góp từ đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:
Giá trị thực tế = Giá thoả thuận do các bên xác định + Chi phí tiếp nhận (Nếu có)
Phế liệu thu hồi nhập kho là giá trị thực tế của phế liệu có thể sử dụng được, hay còn gọi là giá trị thu hồi tối thiểu.
1.2.3.2 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: a) Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này, giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của các loại hàng tương tự tại đầu kỳ và giá trị của hàng hóa được mua hoặc sản xuất trong kỳ Việc tính giá trị trung bình có thể thực hiện theo từng kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Giá thực tế của nguyên vật liệu (NVL) xuất kho được tính bằng công thức: Số lượng NVL xuất kho nhân với Đơn giá thực tế bình quân của NVL Đơn giá này được xác định dựa trên giá trị thực tế của NVL tồn đầu kỳ và NVL nhập trong kỳ.
Số lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Đơn giá bình quân cuối kỳ trước Giá tị tồn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ
Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) b) Phương pháp giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này, việc tính toán dựa trên số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô nguyên vật liệu xuất kho Phương pháp này thích hợp cho các loại nguyên vật liệu có số lượng ít, ổn định và dễ nhận diện.
Tại Công ty, hầu hết vật tư sử dụng là vật tư đặc chủng có giá trị cao và tần suất nhập xuất thấp Do đó, phòng kế toán áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh cho các mặt hàng này, ví dụ như giá của Tủ cáp là 4.872.000 VNĐ/chiếc.
Sử dụng giá thực tế bình quân gia quyền cho các vật liệu có giá trị nhỏ và tần suất nhập xuất cao, trong khi chỉ một số ít danh mục vật liệu áp dụng phương pháp này, phần lớn vẫn được tính giá theo phương pháp trực tiếp.
Ví dụ: Tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Giá thực tế của cáp cống mỡ VNDS 100x2x0,5mm (đơn vị tính lượng: mét) tháng 12/2003 được tính như sau:
Chỉ tiêu Đơn giá thực tế Số lượng Thành tiền
Tổng cộng 5.380 194.724.000 Đơn gí thực thế xuất kho
6A1, thép 195VNĐ/M tháng 1/11 của cáp cống mỡ VNDS 2.6A1, thép 10 + 2.770
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG 26A1, thép 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty ở công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây Dựng
Trình tự nhập kho NL vật liệu
a) Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài:
Theo quy định của chế độ kế toán, mọi loại vật liệu và công cụ dụng cụ khi về đến công ty đều cần được kiểm nhận và thực hiện thủ tục nhập kho.
Khi nhận hàng vật liệu và công cụ, nhân viên tiếp liệu cần mang hóa đơn từ bên bán lên phòng kinh tế kế hoạch và kỹ thuật Hóa đơn phải ghi rõ các chỉ tiêu như chủng loại, quy cách, khối lượng, đơn giá, thành tiền và hình thức thanh toán.
Dựa vào hóa đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị sẽ xem xét tính hợp lý của hóa đơn Nếu nội dung hóa đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng và đảm bảo chất lượng, thì sẽ đồng ý nhập kho số vật liệu đó và lập thành 2 liên phiếu nhập kho.
Người lập phiếu nhập kho cần đánh số hiệu và ghi vào thẻ kho, sau đó giao cả 2 liên cho người nhận hàng Người nhận hàng mang theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cùng 2 liên phiếu nhập kho để nhận hàng Thủ kho sẽ kiểm tra số lượng và chất lượng, ghi vào cột thu nhập và ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó cập nhật vào thẻ kho Cuối ngày, thủ kho chuyển một phiếu liên nhập cho kế toán vật liệu, trong khi liên phiếu còn lại (kèm hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) được gửi cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán Kế toán vật liệu cần đối chiếu với kế toán công nợ để phát hiện các trường hợp thiếu phiếu nhập kho hoặc chứng từ thanh toán Kế toán theo dõi công nợ cần thường xuyên cập nhật số nợ của từng cá nhân và thực hiện biện pháp thanh toán kịp thời.
Sơ đồ 2.2: Thủ tục nhập kho được
Mỗi tháng, nhân viên kho gửi chứng từ lên phòng kế toán để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho Kế toán cũng sẽ rút sổ số dư cuối tháng và
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Liên 2: (Giao khách hàng) Ký hiệu : AA/2010
2010 Số: 000538 Đơn vị bán hàng:
76A1, thép 8 Số TK:03001010009822NHTMCP Hàng hải- CN HN
Họ tên người mua hàng:
Công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây dựng Bưu chính viễn thông, với địa chỉ tại số 15, ngõ 151A/29 Phố Thái Hà, phường Láng Hạ, quận Đống Đa, TP Hà Nội, chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và đầu tư trong lĩnh vực xây dựng viễn thông Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua số điện thoại.
04 Số TK: 1221000042796A1, thép 2 Tại NH BIDV – CN Hà Thành
Hình thức thanh toán: CK-TM
Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lư- ợng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ: 99.720.000
GTGT: 9.972.000 ổng công tiền thanh toán 109.6A1, thép 92.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chin triệu sáu trăm chin hai nghìn đồng chẵn./ .
( Ký, ghi rõ họ, tên) hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên)
(Ký, ghi rõ họ, tên)
( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký)
Bảng 2.2. Đơn vị: CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐẦU
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM CÁP
Chủng loại cáp: Cáp cống mỡ VNDS 100x2x0,5mm Tiêu chuẩn áp dụng: TCVN 5935 Khách hàng: Công ty cáp VNADAESUNG Hợp đồng số: 74/HĐ/VTĐT 01/10/2010
Ban kiểm nghiệm: Phạm Thanh (Trưởng ban),
Lê Thanh An (Uỷ viên), Nguyễn Huy Hoàng (Uỷ viên)
TTTên, nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Chất lượng Theo chứng từ Thực nhập Thành tiền
1 SH3-01021/01/001 Mét 1.000 1.000 36A1, thép 000 36A1, thép 000.000 Đạt
2 SH3-01021/01/002 Mét 1.700 1.700 36A1, thép 000 6A1, thép 3.720.000 Đạt
Kết luận của hội đồng khiểm nghiệm: Đủ tiêu chuẩn nhập kho Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Đơn vị bán có thể sử dụng hóa đơn kiêm phiếu xuất kho thay cho hóa đơn bán hàng Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho là cơ sở để đơn vị bán hạch toán doanh thu, đồng thời là chứng từ để người mua ghi sổ kế toán.
Dựa trên hoá đơn và Biên bản kiểm nghiệm, phòng kỹ thuật vật tư đã lập phiếu nhập kho vào ngày 8/01/11 với số 358 Thủ kho sẽ xác định số lượng và đơn giá để thực hiện việc nhập kho.
Bảng 2.3. Đơn vị: Công ty CP Tư vấn Đầu tư và Xây dựng
Bưu chính Viễn thông Mẫu 01-VT Địa chỉ: Số 15, ngõ 151A/29 Phố Thái Hà,
Láng Hạ, quận Đống Đa, Tp Hà Nội Số: 358
Tên người mua: Nguyễn Văn Hùng
Theo hoá đơn số 538 ngày 02/1/2011 của cty Cáp Vina Daesung và biên bản kiểm nghiểm ngày 05/01/11
Nhập tại kho: Công ty
Tên, nhán hiệu, quy cách ĐVT Số lượng Đơn Thành TK hạch toán c.từ T.tế giá tiền Nợ Có
Tổng giá trị vật tư đã nhập: Chín mươi chín triệu bẩy trăm hai mươi nghìn đồng chẵn /.
TL Thủ trưởng đơn vị
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Cty mua VL của công ty cáp Vina Deasung, nhập kho theo phiếu nhập 358 ngày 08/1/11 số tiền: 99.720.00 Chưa thanh toán với người bán kế toán ghi:
BẢNG KÊ TỔNG HỢP NHẬP VẬT TƯ
Tên đơn vị Diễn giải
104 24-T1 Công ty Cáp Vina Daesung Nhập phụ tùng cáp quang 152(3) 331(1) 214.038.000
105 8-T3 Công ty Cáp Vina Daesung Nhập cáo Cống mỡ 100x2x0,5mm 152(2) 331(1) 99.720.000 106A1, thép 29-T3 Công ty Cáp Vina Daesung Tủ cáp 100x2 152(3) 331(1) 344.322.000
CộngCông ty Cáp Vina Daesung 6A1, thép 58.080.000
110 13-T2 Xí nghiệp XL 1 Vật tư thu hồi từ CT đại tu 152(5) 136A1, thép (3) 6A1, thép 97.000
111 18-T2 Xí nghiệp XL1 Nhập vật tư thừa 152(2) 136A1, thép (3) 13.037.340
112 18-T3 Công ty Vật tư P.vụ s/chữa điện nóng 152(2) 411 428.6A1, thép 30.000
Xí nghiệp XL 2 Nhập êcu, bu lông 152(2) 136A1, thép (3) 5.219.000
Nhập số dư vật tư cuối T3/2011 từ các đơn vị trực thuộc (có bảng kê) 152 136A1, thép (3) 2.913.750.00
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký) b) Nhập do di chuyển nội bộ.
Dựa vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật và tiếp thị sẽ lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho và xuất hàng theo số thực xuất, sau đó ký nhận Một liên sẽ được giữ lại để giao cho kế toán vật liệu, trong khi liên còn lại sẽ được đưa đến kho nhập, nơi thực hiện thủ tục nhập hàng và ký nhận Cuối ngày, thủ kho sẽ giao lại cho kế toán vật liệu để kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất.
Thủ tục xuất kho
Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc công ty thi công các công trình.
- Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh.
Dựa vào số lượng vật tư cần thiết, phòng kinh tế, kế hoạch và kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho gồm hai liên Người nhận vật tư mang hai liên phiếu đến kho để xin lĩnh vật tư Thủ kho sẽ xuất vật liệu và công cụ dựa trên quyết định của Giám đốc xí nghiệp và tiến độ thi công Một liên phiếu sẽ được lưu lại để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật tư, trong khi liên còn lại sẽ được gửi cho cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu, công cụ đưa đến nơi sử dụng.
Bảng 2.4 Đơn vị: Công ty CP Tư vấn Đầu tư
Xây dựng Bưu chính viễn thông Số: 205/2011 Địa chỉ: Thái hà , Hà nội
Họ tên người Nhận hàng: Cao Văn Lạc - Bộ phận: Xí nghiệp XL 3
Lý do xuất: Thi công công trình “ Mở rộng mạng ngọi vi Bưu điện Tp Hà Nội”
Xuất tại kho: Thượng Đình
QUY CÁCH ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền TK hạch toán
Yêu cầu T.tế Nợ Có
100x2x0,5mm Mét 710 6A1, thép 90 36A1, thép 195 24.974.550136A1, thép (3) 152(2)
200x2x0,5mm Mét 125 120 86A1, thép 340 10.36A1, thép 0.800136A1, thép (3) 152(2)
Tổng giá trị vật tư đã xuất: Ba mươi lăm triệu, ba trăm ba mươi lăm ngàn, ba trăm năm mươi đồng chẵn /.
(Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ, tên)
( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký)
Căn cứ vào phiếu nhập, xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho:
CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐẦU
TƯ XÂY DƯNG BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
Kho: Thượng Đình - Hà Nội
Lập thẻ, ngày 01 tháng 3 năm 2011 Tờ số: 02
Kế toán trưởng: (Ký, ghi họ tên)
QUY CÁCH Đơn vị tính Mã số vật tư Dự trữ tối đa Dự trữ tối thiểu Cáp nhôm AC 240mm2 m 31528240
Ngày nhập xuất SỐ LƯỢNG
Xác nhận của kế toán
Từ tờ số 01 chuyển sang 2.612
Số ngày Nhập Xuất Tồn
Cộng T3/2011 2.770 1.735 3.647 Ngọc Đồng thời căn cứ vào chứng từ xuất để lập bảng kê tổng hợp xuất vật tư.
Trích Bảng 2.6A1, thép BẢNG KÊ TỔNG HỢP XUẤT VẬT TƯ
Dựa trên các chứng từ nhập và xuất, kế toán ghi chép vào sổ chi tiết vật liệu, đồng thời lập báo cáo về tình hình nhập, xuất và tồn kho cho từng loại vật liệu tại hai kho Ba La và Thượng Đình.
Tên đơn vị Tài khoản
Chuyển trả số dư cuối T3/2011 về các Đ.vị trực thuộc 136A1, thép (3) 152 3.120.139.299
202 3-T3 Xí nghiệp XL1 136A1, thép (3) 152(5) 22.46A1, thép 1.36A1, thép 0
Cộng Xí nghiệp XL1 22.46A1, thép 1.36A1, thép 0
Cộng Xí nghiệp XL2 27.6A1, thép 44.997
203 4-T2 Tư vấn thiết kế 136A1, thép (3) 152(2) 58.205.750
Cộng Tư vấn thiết kế 58.205.750
207 8-T3 Xí nghiệp XL3 136A1, thép (3) 152(2) 22.981.576A1, thép
211 10-T3 Xí nghiệp XL3 136A1, thép (3) 152(2) 4.376A1, thép 400
Cộng Xí nghiệp XL3 6A1, thép 2.6A1, thép 93.326A1, thép
Cộng xuất trong kỳ cho các đơn vị 330.223.223
204 4-T12 Xuất phụ kiện máy tính cho đại tu 241(31) 152(2) 112.96A1, thép 2.880
213 12-T12 Xuất ắc quy cho đại tu 241(32) 152(2) 312.598.415
214 26A1, thép -T12 Xuất trang bị hành chính 6A1, thép 42(3) 152(2) 3.734.490
(Đã ký) Kế toán trưởng
CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐẦU TƯ XD BCVT
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Năm 2011 Tên kho: Thượng Đình - Hà Nội Tên, quy cách vật liệu: Cáp cống mỡ 100x2x0,5mm
Số thẻ: 36A1, thép 9 - Số danh điểm vật liệu: 3152840 Đơn vị tính lượng: mét ĐVT: VNĐ
Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Số NT SL Tiền SL Tiền SL Tiền
Số dư đầu năm 36A1, thép 26A1, thép 8 3.894 141.227.592
8/3/11 358 8/3 Nhập từ Cty Cáp VNDS 311(1) 36A1, thép 000 2.770 99.720.000 15.382.875 95.004.000
5/3/11 185 5/3 Xuất cho XNXL1 136A1, thép (3) 36A1, thép 195 425 22.440.900
10/3/11 189 10/3 Xuất choXNXL2 136A1, thép (3) 36A1, thép 195 6A1, thép 20 24.974.550
13/3/11 205 13/3 Xuất cho XNXL3 136A1, thép (3) 36A1, thép 195 6A1, thép 90 6A1, thép 2.798.325
Cộng phát sinh tháng 2.770 99.720.000 1.735 3.6A1, thép 45 131.930.775
Người ghi sổ (Đã ký)
Kế toán trưởng(Đã ký)
CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐẦU TƯ XDBCVT
BÁO CÁO NHẬP, XUẤT, TỒN VẬT TƯ
KHO BA LA, THƯỢNG ĐÌNH
T Mã vật tư Tên vật tư ĐV
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL Đơn giá Giá trị SL Đơ n giá Giá trị SL Đơn giá Giá trị SL Đơn giá Giá trị
Người lập biểu Trưởng phòng TC-KT Trưởng phòng vật tư
( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký)
Trích bảng 2.9 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ DƯ TÀI KHOẢN
Tài khoản: Nguyên liệu, Vật liệu
Số hiệu: 152 (Trích Tháng 3 năm 2011)
T Diễn giải Chứng từ Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ
Số NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Người lập Kế toán trưởng
Kế toán Chi tiết thanh toán với người bán
Căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người bán hàng, kế toán ghi vào sổ theo dõi chi tiết tài khoản 331 – Thanh toán với người bán.
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤNĐẦU TƯ XÂY DỰNG
SỔ THEO DÕI CHI TIẾT
Tài khoản 331- Thanh toán với người bán
Tháng 3 năm 2011 Tên khách hàng: Công ty cáp Vina Daesung
TT Nội dung Chứng từ Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ
NT Số Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 Mua Cáp quang (Hiền XNXL3) 1/3/11 94 58.970.00
3 Mua tủ cáp 100x2 (Hội XNXL3) 4/3/11 126A1, thép 344.322.00
0 Mua tủ cáp 100x2 (Hội XNXL3) thuế VAT 20/3/11 34.432.200 0 34.432.200
Người lập Kế toán trưởng
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Tài khoản 331- Thanh toán với người bán
Tên đơn vị Diễn giải TK Đối ứng
Số dư đầu kỳ 3.528.496A1, thép 10
104 24-T1 Công ty Cáp Vina Daesung Nhập phụ tùng cáp quang 152(3),133 214.038.000 3.742.234.10
112 29-T1 Công ty Vật liệu viễn thông Thanh toán tiền vật tư 112 79.6A1, thép 00.000 3.73.274.100
105 8-T3 Công ty Cáp Vina Daesung Nhập cáo Cống mỡ
0 106A1, thép 29-T3 Công ty Cáp Vina Daesung Tủ cáp 100x2 152(3),133 378.754.200 4.222.720.30
108 29-T3 Công ty Vật liệu Viễn thông Mua vật tư 152(3),133 384.782.090 4.6A1, thép 17.86A1, thép 3.19
113 30-T3 Công ty Cáp Vina Daesung Thanh toán tiền vật tư 112 4.425.300.000 192.56A1, thép 3.100
113 30-T3 Công ty Vật liệu Viễn thong Thanh toán tiền vật tư 70.790.000 20.072.390
Người lập biểu Kế toán trưởng
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây dựng BCVT đã có một hướng phát triển tích cực từ khi thành lập, vượt qua nhiều giai đoạn khó khăn và phức tạp Những bước
- Sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá.
- Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước.
Chúng tôi liên tục gia tăng đầu tư vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng và chủ động nâng cấp trang thiết bị sản xuất, bao gồm các loại máy thi công và máy móc văn phòng, nhằm hoàn thiện quy trình sản xuất.
- Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu qủa theo từng giai đoạn.
Với bộ máy quản lý gọn nhẹ và các phòng ban chức năng hiệu quả, công ty đã hỗ trợ lãnh đạo trong giám sát thi công, quản lý kinh tế và tổ chức sản xuất một cách hợp lý, khoa học Phòng kế toán được bố trí hợp lý với nhân viên trẻ, có năng lực và trung thực, góp phần quan trọng vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế Công ty đã áp dụng chế độ kế toán mới theo hình thức nhật ký chung, giúp hệ thống sổ sách gọn nhẹ và ghi chép đơn giản Bộ máy kế toán linh hoạt trong việc vận dụng công nghệ, nâng cao cơ giới hóa công tác kế toán Hệ thống sổ sách được lập đầy đủ theo quy định và dễ dàng sửa chữa nếu phát hiện sai sót trong tháng, đồng thời việc ghi chép thường xuyên thuận tiện cho kiểm tra giữa kế toán chi tiết và tổng hợp.
Công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ theo từng công trình và hạng mục công trình, thực hiện hạch toán theo tháng và quý một cách rõ ràng Mỗi năm, công ty chia hạch toán thành 4 quý, với mỗi quý gồm 3 tháng, nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ.
- Về tổ chức kho bảo quản:
Để tránh hao hụt, công ty duy trì 2 kho bảo quản vật liệu, mỗi kho tương ứng với một công trình Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong việc hạch toán, đồng thời giúp kiểm tra quy trình thu mua, dự trữ và bảo quản, sử dụng vật liệu trở nên dễ dàng hơn.
- Về hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung:
- Việc đánh giá thực tế vật liệu nhập, xuất kho có tác dụng:
Giá thực tế của vật liệu giúp xác định chi phí thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí sản phẩm và xác định chính xác chi phí đầu vào Điều này cho phép theo dõi tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu và công cụ dụng cụ, cũng như hao phí lao động trong giá thành sản phẩm Để công ty phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh hiện nay, nhà quản lý cần chú trọng đến chất lượng quản lý toàn diện Hạch toán kinh tế không chỉ là công cụ quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả mà còn hỗ trợ nhà nước trong việc lãnh đạo và chỉ đạo kinh doanh, từ đó thực hiện đầy đủ chức năng giám sát mọi hoạt động kinh tế và chính trị.
Kế toán cần tuân thủ các quy định cụ thể và thống nhất để đảm bảo tính khách quan trong công tác quản lý Việc nghiên cứu và cải tiến hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ là vấn đề cấp bách, đặc biệt đối với các doanh nghiệp tự chủ trong hạch toán kinh doanh Do đó, việc thực hiện đúng các nguyên tắc hạch toán là vô cùng quan trọng.
Kế toán vật liệu cần nắm rõ chức năng và nhiệm vụ của việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ từ bộ phận chuyên ngành Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ phải thực hiện đồng thời hai chức năng quan trọng: phản ánh và giám sát quá trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ một cách nhanh chóng và kịp thời, đồng thời cung cấp thông tin chính xác để phục vụ cho công tác quản lý.
Để tổ chức hạch toán vật liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần xuất phát từ đặc trưng cụ thể của mình Kế toán phải ghi chép chính xác theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý hạch toán vào thực tiễn của đơn vị.
Kế toán cần tuân thủ mô hình chung trong hạch toán và các quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện sơ đồ hạch toán và ghi chép kế toán.
Để đảm bảo tuân thủ các quy định mới về kế toán mà nhà nước đã ban hành, cần thiết phải phục vụ yêu cầu hạch toán vật liệu theo đúng nguyên tắc.
Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại công ty còn có một số hạn chế cần được khắc phục:
Việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ là cần thiết, nhưng với yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình xây dựng phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh và hạ giá thành Khi một kế toán và một thủ kho kiêm thủ quỹ là không đủ cho nhiều công trình có giá trị lớn và nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc bố trí nhân sự gọn nhẹ dẫn đến công tác kế toán vật liệu và CCDC ở các đội, xí nghiệp thi công không chính xác Điều này không đáp ứng được yêu cầu quản lý sản xuất và hạch toán chi phí vật liệu, CCDC Do đó, phòng kế toán công ty và giám đốc cần sớm tìm giải pháp hài hòa để đảm bảo tuân thủ quy định về tổ chức công tác kế toán.
Hiện nay, công ty đã áp dụng kế toán trên máy vi tính, tuy nhiên các đơn vị trực thuộc vẫn chưa sử dụng phần mềm kế toán chính thức do trình độ kế toán không đồng đều Họ chỉ sử dụng chương trình EXCEL, dẫn đến tình trạng công việc bị trùng lặp và hiệu quả làm việc không cao.
Mặc dù việc ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại nhược điểm như việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời nếu phân công công việc của kế toán không hợp lý Do đó, mỗi nhân viên kế toán cần thực hiện đúng chức năng của mình để thuận tiện hơn trong việc lập báo cáo Hơn nữa, hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung cũng gặp phải hạn chế lớn do địa bàn hoạt động công ty hiện nay rải rác và trang bị kỹ thuật ghi chép thông tin còn thiếu Điều này dẫn đến việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán và hoạt động sản xuất kinh doanh không được thực hiện kịp thời và hiệu quả.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Qua thời gian thực tập tại công ty, tôi đã áp dụng lý thuyết học được vào thực tế và xin đề xuất một số ý kiến nhằm cải thiện và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty xây dựng số 34.
Quản lý vật tư tại công ty hiện nay tương đối chặt chẽ nhưng vẫn còn một số thiếu sót, đặc biệt là trong việc quản lý các loại vật tư như cát, sỏi, vôi đá được chuyển đến công trình Việc giao nhận vật tư thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, dẫn đến thất thoát lớn Do đó, cần chuẩn bị đủ kho chứa vật liệu và nơi bảo quản thuận tiện cho quá trình thi công, đồng thời tăng cường công tác đong đếm để giảm thiểu thất thoát Trong công tác thu mua, việc ký hợp đồng tại chân công trình giúp giảm bớt công việc cho cán bộ tiếp liệu nhưng cần tham khảo kỹ giá cả và chọn nhà cung cấp có chất lượng, đảm bảo khối lượng và thời hạn thanh toán hợp lý để không làm gián đoạn thi công Phòng kế toán cũng cần tăng cường kiểm tra giám sát dự toán thi công, kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu và kiểm tra các báo cáo kế toán để tránh tình trạng vật tư nhập kho không đủ chứng từ gốc.
Ý kiến thứ hai cho rằng việc nhập kho vật liệu chủ yếu do công ty tự vận chuyển, dẫn đến giá trị thực tế của vật liệu và CCDC chưa được ghi nhận chính xác trên phiếu nhập kho Kế toán ghi sổ theo giá trên phiếu nhập kho do các phòng chức năng lập, nhưng số tiền này chỉ phản ánh giá hoá đơn mà không bao gồm chi phí thu mua thực tế Điều này vi phạm quy định về xác định giá vốn thực tế của NVL trên tài khoản 152.
* Ý kiến thứ 3: Xây dựng định mức dự trữ.
Hiện tại, Công ty chỉ có định mức sử dụng vật tư, vì vậy cần xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu Việc này sẽ giúp giải quyết tình trạng hàng tồn đọng, giảm thiểu lãng phí chi phí bảo quản và ứ đọng vốn lưu động, đồng thời đảm bảo đủ nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
* Ý kiến 4 Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho.
Hàng tồn kho, đặc biệt là nguyên vật liệu, là tài sản lưu động biến đổi theo thời gian, đặc biệt trong ngành công nghiệp với các loại vật tư chuyên dụng không có sẵn trên thị trường Công ty cần dự trữ một lượng lớn vật tư để đảm bảo sản xuất liên tục, dẫn đến việc khó tránh khỏi tình trạng giảm chất lượng hàng tồn kho Những yếu tố này khiến giá trị vật tư tồn kho giảm, do đó, để giảm thiểu rủi ro từ sự giảm giá, Công ty cần lập dự phòng cho việc giảm giá vật tư tồn kho.
Việc lập các khoản dự phòng thực chất là tạo ra một quỹ để hỗ trợ khi tài sản dự trữ của doanh nghiệp bị giảm giá trên thị trường Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác doanh thu và chi phí trong niên độ kế toán mà còn yêu cầu kế toán phải có thông tin dự báo kịp thời về diễn biến giá bán vật tư và hàng hóa.
Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho:
Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp căn cứ vào hàng tồn kho bị giảm giá hiện có tại DN để lập dự phòng, kế toán ghi :
Chỉ được lập danh sách cho các nguyên vật liệu chính phục vụ sản xuất, vật tư và hàng hoá tồn kho có chứng từ, hoá đơn hợp lệ, đồng thời phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
Cuối năm tài chính, doanh nghiệp cần xem xét tình hình giảm giá hàng tồn kho vào ngày 31/12 để tính toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Việc này bao gồm so sánh với số dự phòng đã được lập trong năm trước, từ đó xác định số chênh lệch cần lập thêm hoặc hoàn giảm (nếu có).
Trong trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập trong năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệch này cần được ghi nhận.
Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở cuối niên độ kế toán trước, thì số chênh lệch này sẽ được hoàn nhập.
Quá trình lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau:
Cuối niên độ kế toán, việc xác định giá trị hàng tồn kho dựa trên số lượng, giá thực tế trên thị trường và giá ghi trên sổ sách kế toán là rất quan trọng Kế toán cần lập dự phòng cho các loại vật liệu có xu hướng giảm giá, và mức dự phòng này được tính theo một công thức cụ thể.
Để giải quyết tình trạng hàng hóa thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa được ghi nhận trong sổ sách, kế toán cần mở tài khoản 151 - Hàng mua đi đường Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp hóa đơn đã về nhưng hàng hóa vẫn chưa được nhận Việc theo dõi các mặt hàng đã mua hoặc chấp nhận mua sẽ giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý hàng tồn kho.
- Cuối tháng, nếu chỉ có hoá đơn, chưa nhận được phiếu nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có VAT)
Nợ TK 1331: VAT đựơc khấu trừ.
- Sang tháng, khi nhận đựơc phiếu nhập kho.
Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Nếu nhập kho
Nợ TK 136A1, thép (3): Nếu xuất thẳng cho đơn vị trực thuộc
Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về.
* Ý kiến 6.Tổ chức thanh toán khoản tạm ứng mua vật liệu.
Hiện nay, Công ty quy định cán bộ cung tiêu phải đứng tên cùng khách hàng và thực hiện thủ tục thanh toán Trong kỳ, có nhiều nghiệp vụ tạm ứng chi phí mua hàng cho cán bộ cung tiêu với số tiền lớn, nhưng chỉ được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán (tài khoản 331), khiến cán bộ cung tiêu được coi là người bán vật liệu Điều này dẫn đến việc không theo dõi thời hạn thanh toán, sử dụng tài khoản không phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh, gây ra tình trạng thanh toán tạm ứng kéo dài và chiếm dụng vốn của Công ty Để khắc phục, cần hạch toán khoản tạm ứng cho cán bộ cung tiêu một cách hợp lý hơn.
Mức dự phòng cần lập Số lượng hàng Mức chênh lệch năm tới cho = tồn kho i x do giảm giá của hàng tồn kho i cuối niên độ hàng tồn kho i
Tài khoản 141 - Tạm ứng (chi tiết theo đối tượng) yêu cầu cán bộ cung tiêu hoàn tất công việc và thực hiện thủ tục thanh toán hoàn ứng trước thời hạn quy định của Công ty Nếu không tuân thủ, cán bộ sẽ bị trừ lương và cắt thưởng Đối với khách hàng cung cấp vật tư, hàng hóa, việc nhập hàng và thanh quyết toán phải được thực hiện đúng thời hạn và theo các trách nhiệm đã ký trong hợp đồng.
* Ý kiến7 Mở Nhật ký đặc biệt: Nhật ký mua hàng
Tại công ty, các nghiệp vụ mua hàng diễn ra thường xuyên, vì vậy kế toán cần mở Nhật ký mua hàng, một loại nhật ký chuyên dụng cho nghiệp vụ này Kế toán sẽ ghi chép các chứng từ làm căn cứ vào Nhật ký mua hàng Các nghiệp vụ đã được ghi vào Nhật ký đặc biệt sẽ không được ghi vào Nhật ký chung Cuối tháng hoặc định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ các số liệu trùng lặp do nghiệp vụ được ghi vào nhiều sổ Nhật ký.
Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NKC
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ