Vận dụng quy trình kiểm toán vào kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán tài chính do công ty tnhh kiểm toán com pt thực hiện

Trường đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Hiện Việt Nam thành viên thức tổng số 153 thành viên thức tổ chức thương mại Thế giới (WTO) Nền kinh tế Việt Nam ngày hội nhập mạnh mẽ Điều khiến minh bạch Báo cáo tài ngày cấp thiết hết Sự minh bạch Báo cáo tài chịu ảnh hưởng định tính minh bạch khoản mục cấu thành Báo cáo tài Chu trình mua hàng – Thanh tốn chu trình giữ vai trò quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp liên quan đến nhiều khoản mục có ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài Vì việc minh bạch khoản mục, giai đoạn chu trình mua hàng – Thanh tốn điều cần thiết với doanh nghiệp người sử dụng Báo cáo tài Đây điều mà Cơng ty kiểm tốn cần lưu ý đến, để từ Cơng ty kiểm tốn phải xây dựng khơng ngừng hồn thiện quy trình kiểm tốn mua hàng – Thanh tốn Qua thực tập Cơng ty TNHH Kiểm Tốn COM.PT, em có dịp tìm hiểu quy trình kiểm tốn chung chu trình mua hàng – Thanh tốn Cơng ty TNHH Kiểm Tốn COM.PT nói riêng Bên cạnh ưu điểm COM.PT đạt được, tồn mặt hạn chế mà COM.PT khơng tránh khỏi Vì em chọn đề tài: “ Vận dụng quy trình kiểm tốn vào kiểm tốn chu trình mua hàng – Thanh tốn kiểm tốn tài Cơng ty TNHH Kiểm Tốn COM.PT thực hiện” Là sinh viên năm cuối chưa tiếp xúc nhiều với thực tế nên viết em chưa có nghiên cứu sâu rộng thực tế, với hiểu biết tiếp thu học trường kinh nghiệm thực tập công ty, với so sánh lý thuyết thực tế em rút số nhận xét, học kinh nghiệm giải pháp quy trình kiểm tốn Báo cáo tài nói chung qui trình kiểm tốn chu trình mua hàng – Thanh tốn nói riêng Cơng ty TNHH Kiểm Toán COM.PT Em mong muốn đề tài đóng góp phần nhỏ vào hồn thiện phát triển cơng ty Em mong tài liệu tham khảo cho đơn vị hoạt động lĩnh vực kiểm toán Việt Nam Nội dung đề tài gồm phần: Chương 1: Đặc điểm hoạt động chu trình mua hàng – Thanh tốn có ảnh hưởng đến kiểm tốn tài Cơng ty TNHH Kiểm Tốn COM.PT Chương 2: Thực trạng vận dụng quy trình kiểm tốn vào kiểm tốn chu trình mua hàng – Thanh tốn kiểm tốn Báo cáo tài Cơng ty TNHH Kiểm Toán COM.PT thực khách hàng Chương 3: Nhận xét đề xuất hoàn thiện vận dụng quy trình kiểm tốn vào kiểm tốn chu trình mua hàng – Thanh tốn kiểm tốn Báo cáo tài Cơng ty TNHH Kiểm Tốn COM.PT thực Trường đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề tốt nghiệp Trong q trình hồn thiện chun đề hạn chế nhiều lực thân nên cố gắng nhiều tránh khỏi sai sót Em mong nhận bảo thầy cô quan tâm đến viết Em xin chân thành cảm ơn TS.Nguyễn Thị Phương Hoa tận tình bảo giúp đỡ em hoàn thành viết Đồng thời xin gửi lời cảm ơn đến cô, chú, anh ,chị Cơng ty TNHH Kiểm Tốn COM.PT tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian thực tập Công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Cường Trường đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN CĨ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TỐN TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY TNHH KIỂM TỐNCOM.PT 1.1 Đặc điểm chu trình mua hàng – Thanh tốn có ảnh hưởng đến kiểm tốn tài 1.1.1 Đặc điểm ý nghĩa chu trình mua hàng – Thanh tốn Trong kinh tế nay, hoạt động kiểm toán phát triển giới, Việt Nam nhu cầu kiểm toán cần thiết ngày trở thành nhu cầu thiếu hoạt động kinh doanh Đối tượng chủ yếu hoạt động kiểm toán kiểm toán Báo cáo tài đối tượng kiểm tốn kiểm tốn tài chia theo hai cách thành phần hành sau: Phân chia theo khoản mục phân chia theo chu trình Trong cách phân chia theo chu trình thơng dụng cách phân chia theo khoản mục, thực dựa sở mối liên hệ chặt chẽ lẫn khoản mục, trình cấu thành yếu tố chu trình chung hoạt động tài Chính mà cách phân chia theo chu trình tạo mối liên hệ chặt chẽ khoản mục trình, nhược điểm cách phân chia theo khoản mục, cách phân chia theo chu trình có phần phức tạp Do cách phân chia theo chu trình áp dụng thông dụng thực tế Trong Báo cáo tài chu trình có mối quan hệ chặt chẽ mật thiết với thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Mối quan hệ chu trình kiểm tốn Tiền ( Bán hàng – thu tiền Huy động – hoàn trả Mua hàng – trả tiền Tiền lương nhân viên Hàng tồn kho (Nguồn: Giáo trình Kiểm tốn tài chính, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) Dựa vào sơ đồ thấy chu trình mua hàng – tốn khâu quan trọng vòng quay tuần hồn vốn q trình sản xuất kinh doanh Chu trình mua hàng – tốn có mối liên hệ mật thiết với chu trình nghiệp vụ khác, yếu tố gây ảnh hưởng tới hiệu tồn q trình kinh doanh doanh nghiệp Trường đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề tốt nghiệp Đối với doanh nghiệp thương mại, dịch vụ hoạt động kinh doanh chủ yếu tiến hành qua hai giai đoạn: cung ứng tiêu thụ Hoạt đơng kinh doanh doanh nghiệp sản xuất tiến hành qua ba giai đoạn: cung ứng , sản xuất, tiêu thụ Dù hình thức doanh nghiệp hoạt động cung ứng ( mua hàng – toán) khâu quan trọng, cung cấp yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có ảnh hưởng đến việc thực mục tiêu doanh nghiệp Chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất kinh doanh gây ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận doanh nghiệp mà chu chình mua hàng – tốn giữ vai trị quan trọng có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài kiểm tốn viên ln cần phải quan tâm đến kiểm tốn Báo cáo tài 1.1.2 Bản chất chu trình mua hàng – Thanh tốn Chu trình mua hàng – Thanh tốn gồm định q trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho trình hoạt động doanh nghiệp Chu trình thường bắt đầu việc lập đơn đặt mua người có trách nhiệm cần hàng hóa, dịch vụ kết thúc việc tốn cho quyền lợi nhận Chu trình mua hàng – tốn chu trình cung cấp yếu tố đầu vào như: Hàng hóa , nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, chi phí điện, nước, sửa chữa bảo trì, nghiên cứu phát triển vv chu trình khơng bao gồm q trình mua toán dịch vụ lao động, chuyển nhượng phân bổ chi phí bên tổ chức Có thể nói kiểm tốn mua hàng – tốn việc kiểm tra đánh giá số dư Bảng cân đối kế tốn Cơng việc mà kiểm tốn viên thực với chu trình kiểm tra tính hợp lý số dư Bảng cân đối kế tốn phát sai sót trọng yếu, sở chứng kiểm tốn có đưa kết luận kiểm tốn Báo cáo tài 1.1.3 Chức chu trình mua hàng – tốn Dù doanh nghiệp kinh doanh theo hình thức nào, nhu cầu hàng hóa chu trình mua hàng tốn cũng có chức sau: 1.1.3.1 Xử lý đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ Đây chức quan trọng chu trình mua hàng – tốn Các bước thực chức gồm: - Xác định nhu cầu hàng hóa , dịch vụ: Trong doanh nghiệp phận kế hoạch thực nhiệm vụ nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa cần thiết cho sản xuất, kinh doanh Bộ phận có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng bảo đảm cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào để trình sản xuất, kinh doanh liên tục đồng thời không nhiều gây lãng phí ứ đọng vốn khiến ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp - Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau thống kế hoạch cung ứng, phận kế hoạch lập đơn yêu cầu mua hàng để trình lên Giám đốc người có thẩm quyền để kí duyệt Khi đơn yêu cầu mua hàng đồng ý kí duyệt chuyển đến phận mua hàng Trường đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề tốt nghiệp - Tìm nhà cung cấp: Khi đơn mua hàng chuyển xuống phận mua hàng dựa vào đơn phận xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp cho doanh nghiệp qua đơn chào hàng nhiều nhà cung cấp khác - Lựa chọn nhà cung cấp: Khi có đầy đủ thơng tin đơn chào hàng nhà cung cấp, phận bán hàng dựa vào tiêu chuẩn như: Gía cả, chất lượng hàng hóa, thực trạng hoạt động kinh doanh nhà cung ứng, điều kiện ưu đãi : chiết khấu thương mại, chiết khấu toán, phương thức tốn vv…Bộ phận phân tích xem xét lựa chọn nhà cung ứng thích hợp cho doanh nghiệp phận khơng chịu trách nhiệm phê chuẩn việc mua hay nhận hàng nhằm tránh việc gian lận sảy - Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng chứng từ ghi rõ tên hàng, số lượng, thông tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp có ý định mua vào, tất đơn phải đánh số hiệu trước phải đầy đủ chữ kí người có thẩm quyền Tất đơn phải bao gồm đủ cột diện tích nhằm hạn chế tối đa khả bỏ sót vơ ý hay gian lận đơn đặt mua hàng Như đơn đặt hàng yêu cầu sản phẩm dịch vụ lập người mua hàng mốc khởi đầu chu trình mua hàng – tốn Nó chứng từ hợp pháp lập để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ Trong trường hợp thực giao dịch lớn phức tạp hay giao dịch lần đầu với hai bên mua – bán bắt buộc phải kí hợp đồng cung ứng hàng hóa hay dịch vụ nhằm bảo vệ quyền lợi nghĩa vụ cho bên tham gia hợp đồng Đối với loại hàng hóa, dịch vụ chất khác mẫu đơn đặt hàng phê chuẩn theo quy định doanh nghiệp khác Việc phê chuẩn sáng suốt đắn nghiệp vụ mua hàng dịch vụ chức quan trọng bảo đảm yếu tố đầu vào sản xuất kinh doanh mua theo mục đích phê chuẩn, tránh trường hợp mua nhiều hay mua mặt hàng không cần thiết gây thất thốt, lãng phí, ứ đọng vốn doanh nghiệp Hiện hầu hết cơng ty cho phép phê chuẩn chung cho việc phục vụ nhu cầu hoạt động thường xuyên ví dụ hàng tồn kho mức độ cho phép cho phù hợp với định mức hàng tồn kho Cụ thể như: Các đơn đặt mua hàng có số tài sản cần mua lần mua thường xuyên vượt giới hạn tiền định Hội đồng quản trị, Ban giám đốc chịu trách nhiệm phê chuẩn Các đơn đặt mua mặt hàng không thường xuyên như: hợp đồng dịch vụ dài hạn cần phê chuẩn nhân viên định Vật tư, dịch vụ có giá trị thấp giá trị quy định trước cần phê chuẩn trưởng phòng hay quản đốc loại vật liệu, vật tư, phục vụ hoạt động sản xuất liên tục, thường xuyên quy định yếu tố đầu vào thiết yếu tự động tái đặt hàng cần nằm giới hạn ấn định trước Qua cho thấy cơng việc kiểm tốn viên trước kiểm tốn bước công việc nêu phải đặt câu hỏi như: Trường đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề tốt nghiệp  Ai người phê duyệt đơn đặt hàng?  Bộ phận đưa đơn đặt hàng?  Thời điểm đặt hàng từ ngày, tháng , năm nào?  Số lượng hàng hóa đơn đặt hàng bao nhiêu?  Nhà cung cấp đơn đặt hàng doanh nghiệp nào?  Đơn đặt hàng có theo dõi, kiểm sốt chặt chẽ khơng Dựa vào câu hỏi cần trả lời kiểm tốn viên vạch cho hướng để thực cơng việc kiểm tốn tìm câu trả lời để làm sở cho việc phân tích, đối chiếu, đánh giá đưa kết luận kiểm toán Báo cáo tài doanh nghiệp 1.1.3.2 Nhận hàng hóa hay dịch vụ Việc nhận hàng hóa hay dịch vụ từ người bán điểm định chu trình mua hàng – toán, điểm mà bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán sổ sách họ Hàng hóa giao nhận địi hỏi phải có kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến điều kiện khác Ở doanh nghiệp thường có phịng tiếp nhận để nhận hàng, phòng chịu trách nhiệm kiểm tra nhận hàng, kiểm tra số lượng, quy cách, mẫu mã thời gian giao hàng nhằm ngăn ngừa mát lạm dụng bảo đảm hàng hóa chặt chẽ từ lúc nhận lúc chuyển đi, đồng thời phận phải lập biên ( báo cáo) nhận hàng gửi cho kế toán vật tư để ghi chép sổ sách kế toán, gửi cho thủ kho để tiến hành nhập kho hàng hóa Nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với nhận viên kho phịng kế tốn nhằm tránh gian lận sảy tiện cho việc kiểm tra chéo Cuối sổ sách kế toán chuyển trách nhiệm hàng hóa hàng hóa chuyển từ phịng tiếp nhận qua kho từ kho vào trình sản xuất, tiêu thụ 1.1.3.3 Ghi nhận khoản nợ Sự ghi nhân khoản nợ đắn dịch vụ hàng hóa nhận địi hỏi việc ghi sổ xác kịp thời đồng thời phải nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến Báo cáo tài đến khoản chi tiền mặt thực tế nên kế toán phép ghi vào lần mua có sở hợp lý theo số tiền Trong cơng ty phịng kế tốn phải trả thường kiểm tra tính đắn lần mua ghi nhận chúng vào sổ nhật kí hay biên hay sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả Khi kế toán khoản phải trả nhận hóa đơn người bán cần phải so sánh mẫu mã, số lượng, giá, phương thức phí vận chuyển ghi hóa đơn với thơng tin đơn đặt mua hàng hợp đồng báo cáo nhận hàng Thơng thường phép nhân phép cộng tổng kiểm tra lại ghi vào hóa đơn Khi sử dụng hệ thống biên lai, chứng từ phân bổ số biên lai Sau nghiệp vụ mua ghi vào sổ biên lai khoản nợ, khoản phí tổn, hay tài sản số tiền chuyển vào sổ phụ khoản phải trả Một q trình kiểm sốt quan trọng khoản phải trả quy định bắt buộc tất ghi sổ chi tiền Trường đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề tốt nghiệp mặt khơng dính líu đến tiền mặt chứng khoán thị trường, tài sản khác liên quan đến công ty 1.1.3.4 Xử lý ghi sổ khoản tốn phải trả cho người bán Cơng việc xử lý ghi sổ khoản toán phải trả người bán thực có yếu tố: Đơn yêu cầu mua hàng phê chuẩn, Đơn đặt mua hàng, Hoá đơn bán hàng Biên giao nhận hàng Hoá đơn bán hàng kế toán nợ phải trả lưu giữ toán Thanh toán thường thực qua uỷ nhiệm chi phiếu chi làm thành nhiều mà gốc gửi cho người toán, lưu lại hồ sơ theo người toán Trong hầu hết trường hợp, ngân phiếu toán ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, ghi hồ sơ số phiếu chi lưu trữ có tác dụng sổ nhật ký chi tiền mặt Đó bốn chức quan trọng chu trình mua hàng tốn, cơng việc mà doanh nghiệp cần tiến hành giai đoạn cung ứng Mỗi chức chu trình phải tuân thủ theo quy tắc định có biện pháp kiểm sốt riêng Nắm chức chu trình mua hàng tốn nêu sở để Kiểm toán viên tiến hành kiểm tốn cách có hiệu 1.1.4 Chứng từ sổ sách tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng tốn Trong chu trình mua hàng tốn, hầu hết doanh nghiệp sử dụng loại chứng từ sổ sách sau: -Yêu cầu mua: Tài liệu lập phận sử dụng ( phận sản xuât) để đề nghị mua hàng hoá dịch vụ -Lệnh mua: Lặp lại chi tiết có đề nghị mua, gửi cho người cung cấp hàng để báo cho họ biết khách hàng sẵn sàng mua hàng hay dịch vụ để đề xuất -Phiếu giao hàng: Tài liệu chuẩn bị người cung cấp hàng Phiếu giao nhận thường ký nhận khách hàng để hàng hoá nhận -Phiếu nhận hàng: Tài liệu nhận người cung cấp hàng đề nghị toán cho hàng hoá dịch vụ chuyển giao Một hoá đơn mua phải bao gồm chi tiết sau:  Miêu tả mặt hàng mua  Số lượng mặt hàng  Giá đơn vị  Thành tiền  Giảm giá ( có)  Ngày điều kiện toán  Thuế VAT thuế khác -Nhật ký mua: Đây ghi chép hệ thống kế toán để ghi khoản mua Nhật ký mua phải liệt kê danh sách hoá đơn cho đầy đủ rõ ràng , với việc tên người cung cấp hàng, ngày tháng hoá đơn khoản tiền Trường đại học Kinh tế Quốc dân Chun đề tốt nghiệp hố đơn -Sổ người cung cấp hàng: Là danh sách khoản tiền phải trả cho người cung cấp hàng Tổng số tài khoản người cung cấp hàng sổ phải khoản tiền ghi dòng người cung cấp sổ chung -Trích tài khoản người cung cấp hàng: Báo cáo nhận nhà cung cấp hàng ( thông thường vào hàng tháng) hoá đơn chưa toán vào ngày đặc biệt Thông tin, số liệu vận động từ chứng từ vào sổ sách kế tốn thơng qua hệ thống tài khoản Đối với chu trình mua vào tốn, tài khoản chịu ảnh hưởng chu trình gồm có tài khoản tài sản, cước phí, cơng nợ , thu nhập khác… Nhìn chung số tài khoản chịu ảnh hưởng chu trình mua hàng tốn nhiều so với tất chu trình khác kết hợp lại ( Sơ đồ 2) Sơ đồ : Phải trả người bán Tiền mặt,TGNH ứng trước tiền cho người bán Vật tư, hàng hoá Mua hàng nhập kho TSCĐ Vật tư, hàng hoá Đầu tư TSCĐ Hàng trả lại giảm giá Chi phí SXKD Thu nhập tài Chiết khấu mua hàng hưởng Mua hàng hố dịch vụ xuất dùng ngày khơng qua kho Chi phí trích trước Bảo hiểm trích trước Số lượng tài khoản liên quan chịu ảnh hưởng chu trình mua hàng tốn thể qua sơ đồ Tuy nhiên, trình mua hàng chu trình mua hàng tốn có hai loại: Mua hàng trả tiền ngày Mua hàng trả chậm Sơ đồ minh hoạ cho trường hợp mua hàng trả chậm Trường đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề tốt nghiệp Từ chứng từ tài khoản kế tốn có, phận kế toán tiến hành hạch toán chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự kế tốn định Sơ đồ 3: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh chu trình mua hàng tốn TK 111,112,311… TK 331 TK 111,112 Thanh toán tiền mặt Tiền trả trước trả thừa tiền vay ( kể đặt trước) người bán trả lại TK 131 TK 152,153,156,611 Thanh tốn bù trừ cơng nợ Giá trị vật liệu, dụng cụ, hàng hoá mua chịu ( giá không thuế GTGT) TK 133 TK 152,153,156,611 Thuế GTGT đầu vào Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại cho người bánkhấu trừ TK 133 TK 621,627,641,642 Thuế GTGT hàng chiết khấu, hàng giảm giá hàng mua trả lại dịch vụ mua chịu khác sử dụng cho kinh doanh Quy trình tổ chức chứng từ kế tốn dịng vận động chứng từ kế toán doanh nghiệp từ lập chứng từ, thực nghiệp vụ đến đưa chứng từ vào bảo quản, lưu giữ Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho nghiệp vụ thực gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Các chức dòng vận chuyển nghiệp vụ mua hàng toán thể sơ đồ Trường đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề tốt nghiệp Sơ đồ : Qui trình tổ chức chứng từ chu trình mua hàng tốn Qui trình tổ chức chứng từ nghiệp vụ mua vào Nhu cầu vật liệu hàng hoá Bộ phận kế hoạch Bộ phận cung ứng Cán thu mua Trưởng phận cung ứng Kế hoạch cung ứng Khai thác hàng Lập chứng từ nhập kho Ký duyệt chứng từ Thủ kho Kế toán Nhập kho Lưu trữ bảo quản chứng từ Ghi sổ Qui trình tổ chức chứng từ nghiệp vụ toán Kế toán quỹ Nhu cầu toán Lập chứng từ chi quĩ Thủ trưởn g Kế toán trưởn g Thủ quỹ Duyệt chứng từ Chi quĩ Nhân viên toán Kế toán Nhận tiền toán Ghi sổ Lưu trữ bảo quản chứng từ 1.2 Mục tiêu kiểm tốn chu trình mua hàng – tốn có ảnh hưởng đến kiểm tốn tài Để thực hướng có hiệu hoạt động kiểm tốn KTV phải xác định mục tiêu kiểm toán sở mối quan hệ vốn có đối tượng khách thể kiểm toán Mục tiêu kiểm toán định hướng quan trọng cần xác định kiểm tốn Báo cáo tài Vì vậy, tiến hành kiểm tốn chu trình mua hàng toán, KTV phải xác định hệ thống mục tiêu kiểm tốn chu trình