ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP QUỐC GIA VIỆT NAM
Đặc điểm chu trình mua hàng – thanh toán ảnh hưởng đến kiểm toán tài chính của Công ty kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam
1.1.1 Bản chất của chu trình mua hàng – thanh toán
Quá trình mua vào của hàng hóa hay dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức
Chu trình mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa, dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chu trình thường được bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được.
Trong kiểm toán tài chính, có hai cách cơ bản để phân chia đối tượng kiểm toán thành các phần hành kiểm toán là phân chia theo khoản mục và phân chia theo chu trình. Việc phân chia theo chu trình được áp dụng một cách thông dụng hơn căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các quá trình nhỏ cấu thành nên các yếu tố trong một chu trình chung của hoạt động tài chính
Việc phân chia theo chu trình tuy phức tạp nhưng tạo ra được mối liên kết chặt chẽ giữa các khoản mục thể hiện trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán
(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tài chính, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân)
Dựa vào sơ đồ trên có thể thấy rằng chu trình mua hàng – thanh toán là một khâu rất quan trọng trong vòng quay tuần hoàn vốn của quá trình sản xuất kinh doanh Chu trình mua hàng – thanh toán có mối liên hệ mật thiết với các chu trình và nghiệp vụ cơ bản khác, là yếu tố gây ảnh hưởng tới hiệu quả toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ hoạt động kinh doanh chủ yếu tiến hành qua hai giai đoạn: cung ứng và tiêu thụ Hoạt đông kinh doanh ở doanh nghiệp sản xuất thì tiến hành qua ba giai đoạn: cung ứng , sản xuất, tiêu thụ Dù là hình thức doanh nghiệp nào thì hoạt động cung ứng (mua hàng – thanh toán) cũng luôn là khâu quan trọng, cung cấp yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và gây ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp vì vậy mà chu trình mua hàng – thanh toán giữ một vai trò quan trọng có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính và kiểm toán viên luôn cần phải quan tâm đến trong các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính.
Chu trình bán hàng thu tiền
Chu trình huy động và hoàn trả vốn
Chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình tiền lương và nhân viên
Hàng tồn khoTiền mặt
1.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán
Mặc dù ở các doanh nghiệp có quy mô, lĩnh vực hoạt động kinh doanh khác nhau, nhu cầu về hàng hóa khác nhau nhưng chu trình mua hàng – thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng sau:
1.1.2.1 Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ
Bản yêu cầu sản phẩm, dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là điểm bắt đầu chu kỳ Các quy định về mẫu của bản yêu cầu này phụ thuộc vào bản chất của hàng hóa, dịch vụ và chính sách của từng công ty.
Sự đúng đắn trong phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng là phần chính trong kiểm toán chức năng này vì nó đảm bảo hàng hóa dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê duyệt và tránh được việc mua vượt quá mức cần thiết hoặc mua các mặt hàng không phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh của công ty Hầu hết các công ty lớn đều thiết lập các chính sách trong việc phê chuẩn một cách cụ thể và có sự phân cấp trách nhiệm trong phê chuẩn.
Sau khi yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn thì việc nghiên cứu thị trường và tìm kiếm lựa chọn các nhà cung ứng cũng dần dành được sự quan tâm của các chủ doanh nghiệp Đối với một số doanh nghiệp thì công việc lựa chọn nhà cung ứng thể hiện trên các bảng phân tích nghiên cứu thị trường hoặc bảng báo giá của một vài các hãng cạnh tranh tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty Lựa chọn được nhà cung cấp tốt là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng và chi phí của sản phẩm, dịch vụ mua vào
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp thì một đơn đặt hàng được lập và gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, được giao hàng tại một ngày theo quy định Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp được xem như một đề nghị mua.
1.1.2.2 Nhận hàng hóa hay dịch vụ
Việc nhận hàng hóa từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ Khi hàng hóa nhận được đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác.
Thông thường các công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi cho thủ kho một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật tư để ghi chép sổ sách kế toán. Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.
1.1.2.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán
Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền.
Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “các khoản phải trả” Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về) Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra lại và được ghi vào hóa đơn Sau đó số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với tiền mặt, và các chứng khoán thị trường và các tài sản khác
1.1.2.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có bốn yếu tố: Đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẫn, đơn đạt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi thanh toán Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua Ngân hàng hay bằng tiền mặt.
Mục tiêu kiểm toán kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện
Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểm toán thì KTV phải xác định được các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV phải xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán của chu trình này. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam ( VAS) số 200 – Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối kiểm toán Báo cáo tài chính, khoản 11 đã xác định :” Mục tiêu của kiểm toán Báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và và có phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng yếu hay không? Từ mục tiêu kiểm toán chung, ta có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu kiểm toán chu trình như sau:
Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
Mục tiêu nghiệp vụ mua hàng Mục tiêu nghiệp vụ thanh toán
Các nghiệp vụ mua hàng đều có căn cứ hợp lý
Các khoản thanh toán có căn cứ hợp lý
Mọi nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh đều được ghi sổ
Các hàng hoá và dịch vụ đã mua đều được phản ánh đầy đủ
Mọi khoản thanh toán với người bán thực tế phát sinh đều được ghi sổ
Các khoản thanh toán phản ánh đầy đủ trên sổ sách
Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ đều thực tế phát sinh
Hàng hoá mua về nhập kho là có thực
Các nghiệp vụ chi tiền ghi sổ đều thực tế phát sinh
Các khoản phải trả đều tồn tại hay đều có đối tượng thanh toán thực tế
Tài sản mua vào phản ánh trên BCTC thuộc quyền sở hữu của đơn vị
Các khoản nợ phải trả thực hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị
Phân loại và trình bày
Các nghiệp vụ mua hàng đều được phân loại thích hợp ( chủng loại hàng mua, thời điểm mua…)
Các khoản phải trả được phân loại đúng, được ghi nhận theo tong đối tượng ( có thể phân loại theo thời hạn thanh toán, tần suet giao dịch Tính giá và định giá
Các nghiệp vụ mua hàng được tính giá đúng đắn
Các khoản triết khấu thanh toán được ghi nhận đúng đắn
Các nghiệp vụ mua hàng đều được cho phép đúng đắn ( được phê duyệt)
Phương thức, thời gian, địa điểm thanh toán đều được phê chuẩn
Tính chính xác số học
Cho phép tính số học được xác định chính xác Các con số chuyển từ sổ sang chứng từ tới sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải trùng khớp với nghiệp vụ mua hàng
Các nghiệp vụ thanh toán đều được tính toán chính xác
Các con số chuyển sổ, sang trang đều phải trùng khớp
Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ kịp thời theo quy định
Các nghiệp vụ thanh toán đều được ghi sổ cập nhật
Từ những mục tiêu trên ta có thể rút ra những sai phạm thường gặp khi kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
- Chưa có hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả (người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc người nhận thầu xây lắp chính, phụ) Chưa thực hiện phân loại các khoản phải trả như phải trả cho bên thứ ba, phải trả tồn lâu ngày
- Công nợ phải trả quả hạn thanh toán (hoặc lâu ngày chưa được giải quyết).
- Chưa thực hiện đối chiếu hoặc đối chiếu chưa đầy đủ công nợ với người bán tại thời điểm cuối năm
- Số dư công nợ phải trả trên sổ kế toán chênh lệch với biên bản đối chiếu công nợ phải trả nhưng chưa được xử lý.
- Các khoản phải trả bị hạch toán sai trong kỳ
- Cuối kỳ, chưa đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên ngân hàng tại thời điểm lập BCTC.
- Phân loại sai nội dung các khoản phải trả khác vào các khoản phải trả người bán, không phân loại khoản phải trả thương mại và phi thương mại, hạch toán không đúng nội dung kinh tế
- Không có bảng phân tích tuổi nợ để có kế hoạch thanh toán, các khoản nợ quá hạn chưa được thanh toán
- Không hạch toán giảm công nợ phải trả trong trường hợp giảm giá hàng bán hay được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán.
- Quản lý và hạch toán công nợ phải trả chưa phù hợp và chặt chẽ Những khoản công nợ phải trả không xác định được chủ nợ đã hạch toán tăng thu nhập khác, nhưng không đủ bằng chứng hợp lệ.
- Bù trử số dư trả tiền trước cho người bán với số dư phải trả người bán không cùng đối tượng.
- Số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh không khớp nhau và không khớp với hóa đơn, chứng từ gốc hoặc không khớp với thư xác nhận của Kiểm toán viên.
- Ghi nhận khoản phải trả không trên cơ sở hóa đơn chứng từ hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ
- Các khoản phải trả với bên thứ ba không có chứng từ hợp lệ, không được ghi chép, phản ánh, trình bày hoặc phản ánh không hợp lý.
- Không hạch toán lãi chậm trả trên những khoản phải trả quá hạn thanh toán
- Trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về, đơn vị phản ánh chưa đúng về mặt giá trị và chưa điều chỉnh hoặc điều chỉnh không đúng khi có hóa đơn về.
- Khoản giao dịch với số tiền lớn không ký hợp đồng mua hàng với người bán
Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC do Công ty kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện
do Công ty kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện
Mỗi một cuộc kiểm toán dù to hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quy trình kiểm toán thường tuân thủ theo trình tự chung Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán được tiến hành qua ba bước:
Sơ đồ 1.4: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán
1.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán là một phần công việc của giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán báo cáo tài chính Thông qua công việc này kiểm toán viên đánh giá được hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ với chu trình, xác định được mức độ trọng yếu và rủi ro ban đầu phân bổ cho từng khoản mục của chu trình Từ đó xác định được quy mô của các trắc nghiệm kiểm toán cần thực hiện ở giai đoạn sau Việc lập kế hoạch kiểm toán chính là căn cứ quan trọng để kiểm toán viên tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán đúng hướng và đạt hiệu quả cao.
Theo đó, quy trình lập kế hoạch kiểm toán bao gồm sáu bước công việc như sau:
Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
Kết thúc công việc kiểm toán
Sơ đồ 1.5: Quy trình lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
1.3.1.1 Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán Để chấp nhận lời mời kiểm toán phải căn cứ vào khả năng của Công ty và các điều kiện của khách hàng Trong giai đoạn này KTV phải đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty sau đó kết hợp với việc đánh giá các chu trình khác để đưa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán Công ty hay không.
Nhận diện các lý do kiểm toán của Công ty khách hàng
Sau khi chấp nhận kiểm toán, Công ty kiểm toán tiến hành xem xét các lý do kiểm toán của khách hàng để từ đó tiến hành xác định số lượng bằng chứng kiểm toán cần thu thập và các mức độ chính xác của các ý kiến mà KTV đưa ra trong Báo cáo kiểm toán.
Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán
Công ty kiểm toán ước lượng được quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán Công ty kiểm toán sẽ lựa chọn nhưng nhân viên kiểm toán có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán để kiểm toán chu trình này Số lượng và trình độ của các KTV phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình.
Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát Đánh giá trọng yếu, rủi ro kiểm toán
Thu thập thông tin cơ sở
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán
Chấp nhận một hợp đồng kiểm toán
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 210 – Hợp đồng kiểm toán ( Ban hành theo Quyết định số 120/1999/QĐ-BTC ngày 27 tháng 9 năm 1999 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) “ Hợp đồng kiểm toán: Là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên tham gia ký kết ( công ty kiểm toán, khách hàng) về các điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm toán của khách hàng và công ty kiểm toán trong đó xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức báo cáo kiểm toán, thời gian thực hiện và các điều khoản về phí, về xử lý tranh chấp hợp đồng.
Hợp đồng kiểm toán phải được lập và ký chính thức trước khi tiến hành công việc kiểm toán nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng và công ty kiểm toán.”
1.3.1.2 Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đối với phần hành kiểm toán mà mình đảm nhận là mua hàng và thanh toán.Trong giai đoạn này, KTV tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hưởng đến chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán của mình Có các thông tin cơ sở sau:
Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp KTV nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng như cách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hóa có đúng với mục đích đã cam kết bằng văn bản không Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho KTV biết được cách thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc thù của chu trình mua hàng thanh toán nói riêng và ngành nghề này nói chung.
Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung
Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung giúp cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu trình, những bước mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém Chẳng hạn như đơn vị khách hàng thường yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ với các nhà cung cấp nhỏ không thường xuyên Thông thường những điểm yếu này chưa khắc phục được trong thời gian ngắn
Công việc này sẽ cung cấp cho KTV những điều mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp KTV đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng.
Nhận diện các bên hữu quan
Trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán các bên hữu quan mà kiểm toán viên quan tâm chủ yếu là cung cấp, đại lý, các tổ chức ảnh hưởng đến quyết định mua của Công ty khách hàng Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho KTV trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn.
Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài
Trong trường hợp phải giám định giá trị của những hàng hoá mà Công ty mua vào nếu trong nhóm kiểm toán không có ai có khả năng giám định thì họ phải dùng những chuyên gia trong các lĩnh vực trên.
1.3.1.3 Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Việc thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng sẽ giúp cho Kiểm toán viên nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến chu trình mua hàng – thanh toán Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với ban giám đốc của Công ty khách hàng gồm các loại sau:
- Giấy phép thành lập điều lệ của Công ty.
- Các báo cáo tài chính, báo cáo Kiểm toán, thanh tra hoặc kiểm tra của các năm hiên hành hoặc trong vài năm trước.
- Biên bản các cuộc họp cổ đông, hội đồng quản trị và ban giám đốc.
- Các hợp đồng cam kết quan trọng
Thực hiện các thủ tục phân tích
Sau khi đã thu thập được các thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, KTV tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích đối với các thông tin đã thu thập để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích thường được thực hiện như sau:
So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trước để xem xét những biến động bất thường.
THỰC TRẠNG VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VÀO KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP QUỐC GIA VIỆT NAM THỰC HIỆN TẠI KHÁCH HÀNG ABC
Giới thiệu về khách hàng
Quá trình kinh doanh là quá trình diễn ra liên tục, các giai đoạn kế tiếp nhau phản ánh sự tuần hoàn vốn trong doanh nghiệp Các giai đoạn của quá trình kinh doanh có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Đối với đơn vị sản xuất thì quá trình kinh doanh gồm có 3 giai đoạn chính: giai đoạn cung ứng, giai đoạn sản xuất, giai đoạn tiêu thụ Còn đối với đơn vị kinh doanh thương mại thì quá trình kinh doanh gồm 2 giai đoạn là mua vào và bán ra.
Dù doanh nghiệp là đơn vị sản xuất hoặc kinh doanh thương mại thì quá trình mua vào và thanh toán cho hàng hoá và dịch vụ của nhà cung cấp (chu trình mua hàng và thanh toán) không thể thiếu Nó là giai đoạn khởi đầu cho quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Nhờ đó mà mọi yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được cung ứng đầy đủ. Để trình bày rõ hơn quy trình kiểm toán tại Công ty KTQGVN phần tiếp sau đây của chuyên đề xin trình bày chi tiết quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực hiện tại khách hàng ABC
Tổng quan chung về Công ty Cổ phần ABC Để đảm bảo trước khi thực hiện một cuộc kiểm toán, KTV nhất thiết cần phải tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng Một mặt giúp KTV thu thập được đầy đủ bằng chứng hỗ trợ cho ý kiến kết luận của KTV sau này, mặt khác đây cũng là căn cứ quan trọng để KTQGVN xem xét KTV phù hợp và dự kiến chuyên gia bên ngoài Tuy vậy tùy theo tính chất khách hàng mà việc thu thập thông tin về hoạt động kinh doanh là khác nhau Đối với công ty Cổ phân ABC là khách hàng mới thành lập lại tiến hành kiểm toán năm tài chính đầu tiên nên KTV phải thu thập đầy đủ và trình bày chi tiết các thông tin có liên quan từ khi công ty đi vào hoạt động đến khi lập BCTC.
Thông thường KTV tập trung vào các thông tin sau:
Sự hình thành phát triển và đặc điểm kinh doanh của công ty
Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Hệ thống kế toán và cách thức tổ chức hạch toán kế toán chu trình mua hàng thanh toán
Công ty Cổ phần ABC
Sự hình thành phát triển và đặc điểm kinh doanh
Công ty Cổ phần ABC tiền thân là Nhà máy Cơ khí XYZ được thành lập theo Quyết định số 2445/QĐ của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 04/11/1971 Ngày 09 tháng 04 năm 2004 Nhà máy chuyển sang hoạt động theo hình thức Công ty Cổ phần theo Quyết định số 238/2004/QĐ-BCN ngày 19/12/2003 của Bộ Công nghiệp về việc chuyển đổi Doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần Trụ sở chính: Phường Lĩnh Nam, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.Vốn điều lệ : 15.000.000.000 đồng (Mười lăm tỷ đồng) Theo Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103004147 đăng ký lần đầu ngày ngày 09 tháng 04 năm 2004 đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 23 tháng 11 năm 2010 do Phòng Đăng ký kinh doanh số 2 - Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm:
- Thiết kế, chế tạo, lắp đặt, sửa chữa các loại thiết bị nâng vận chuyển (Cầu trục lăn, cầu trục treo, cổng trục, cần cẩu, thang máy, vận thăng, băng tải, vít tải), các thiết bị phi tiêu chuẩn và các thiết bị phục vụ ngành công nghiệp và dân dụng;
- Thiết kế, chế tạo, lắp đặt kết cấu thép: Nhà xưởng, khung kho, giàn giáo, sàn thao tác và các mặt hàng kim khí khác;
- Xây lắp các công trình công nghiệp và dân dụng;
- Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng;
- Kinh doanh bất động sản …
(Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật).
Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần ABC
Do công ty ABC là khách hàng mới nên KTV cần thu thập đầy đủ và trình bày chi tiết về đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty là hết sức cần thiết Qua đó KTV nắm bắt được sự phù hợp và tính hiệu quả của bộ máy quản lý này trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu và miễn nhiệm Ban Kiểm soát là cơ quan kiểm soát hoạt động của Công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu và miễn nhiệm Tại Công ty, giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và là người điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty, là người đại diện theo pháp luật của Công ty.
Thành viên trong Hội đồng quản trị bao gồm 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch và 3 uỷ viên. Ban Giám đốc gồm một Tổng Giám đốc và 1 Phó Tổng Giám đốc Ban Kiểm soát gồm 1 trưởng ban và 2 uỷ viên
Hệ thống kế toán và cách thức tổ chức hạch toán kế toán chu trình mua hàng thanh toán
Trong năm 2011, Công ty đã tuân thủ Luật Kế toán ban hành ngày 17 tháng 06 năm
2003 kèm theo Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ban hành ngày 31 tháng 5 năm 2004 của Chính Phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh Công ty đã áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, Thông tư số 244/2009/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp, các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dương lịch
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính Hoặc: Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm trong giai đoạn trước hoạt động được phản ánh trên Bảng cân đối kế toán và được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí khi hoàn thành bàn giao công trình (hoặc được phân bổ vào doanh thu và chi phí trong 5 năm từ khi hoàn thành bàn giao công trình).
Quy trình kiểm toán phần hành Mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện tại khách hàng ABC
- Các khoản phải trả thương mại bao gồm các khoản phải trả cho nhà cung cấp tài sản, vật tư, hàng hóa, dịch vụ, Các khoản phải trả thương mại được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong trường hợp vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì kế toán sử dụng giá tạm tính để ghi sổ trị giá các khoản phải trả và hàng nhập chưa có hóa đơn này sau đó kế toán thực hiện điều chỉnh theo giá thực tế khi đã có hóa đơn Các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán ngoài hóa đơn mua hàng được được ghi sổ tương ứng với khoản phải trả có liên quan để ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu Các khoản phải trả có gốc ngoại tệ được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam (VND) theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh.
Khoản dự phòng phải trả được lập mỗi năm một lần vào cuối niên độ kế toán Khi lập dự phòng phải trả, doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp, riêng đối với khoản dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm được ghi nhận vào chi phí bán hàng, đối với khoản dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây lắp được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh chung
2.2 Quy trình kiểm toán phần hành Mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện tại khách hàng ABC
Tại công ty KTQGVN các cuộc kiểm toán tiến hành theo khoản mục cấu thành nên BCTC Do vậy, phần này em xin trình bày quy trình của cuộc kiểm toán các khoản mục có liên quan đến chu trình mua hàng - thanh toán tại Công ty ABC
Lập hợp đồng kiểm toán và bố trí nhân viên kiểm toán
Là công ty kiểm toán TNHH ra đời chưa được 10 năm tuy chưa là sự lựa chọn của nhiều khách hàng như Bigfour hay AASC nhưng KTQGVN hiện nay cũng là sự lựa chọn của nhiều khách hàng lớn và nhỏ trên thị trường Việt Nam Công ty có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, qua thời gian hoạt động đã có được uy tín rộng lớn nhờ đó Công ty đã ngày càng ký được nhiều khách hàng có nhu cầu kiểm toán Sau khi thư chào hàng được phát hành thì đơn vị có nhu cầu kiểm toán sẽ có thông tin phản hồi Cuộc thương lượng giữa Công ty với khách hàng về giá phí, yều cầu về KTV, yêu cầu về công việc thực hiện và những thông tin khác sẽ đi đến việc ký kết hợp đồng kiểm toán. Đối với Công ty Cổ phần ABC là khách hàng mới lại thực hiện kiểm toán năm tài chính đầu tiên nên KTQGVN gửi thư chào hàng kiểm toán nêu rõ các dịch vụ mà KTQGVN đã có kinh nghiệm như dịch vụ kế toán, dịch vụ tư vấn tài chính, và quản trị kinh doanh, dịch vụ tư vấn thuế, dịch vụ đào tạo và hỗ trợ tuyển dụng… Sau đó KTQGVN nhận được thư mời kiểm toán
Hợp đồng kiểm toán được ký kết là điểm khởi đầu của cuộc kiểm toán Căn cứ vào những điều đã thương lượng tại hợp đồng kiểm toán, KTQGVN xem xét yêu cầu kiểm toán của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán và phân công nhân sự phù hợp cho cuộc kiểm toán Số lượng, chất lượng KTV phụ thuộc vào mức độ phức tạp của công việc, quy mô của đơn vị khách hàng và yêu cầu cụ thể của từng khách hàng
Công ty Cổ phần ABC là khách hàng năm đầu tiên của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam Sau khi nhận được Thư mời kiểm toán, công ty Cổ phần ABC đã quyết định chọn công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam là Công ty thực hiện kiểm toán BCTC của công ty mình cho năm tài chính kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm 2011 Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam nhanh chóng xúc tiến làm việc với Ban giám đốc, tìm hiểu sơ bộ khách hàng và chập nhận kiểm toán, trong đó quy định thời gian tiến hành kiểm toán, thời gian phát hành báo cáo kiểm toán, phí kiểm toán Theo kế hoạch được thỏa thuận giữa hai bên và được ghi trong hợp đồng, cuộc kiểm toán sẽ thực hiện từ ngày 5 tháng 3 tới ngày 10 tháng 3 năm 2012 Ban giám đốc công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam phân công kiểm toán viên B.T.H.A làm trưởng nhóm kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong đoàn kiểm toán Kiểm toán viên Đ.N.M và trợ lý kiểm toán P.Đ.T được phân công thực hiện kiểm toán chu trình Mua hàng – thanh toán.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm toán
VSA số 400 - "Đánh giá rủi ro và KSNB" yêu cầu: "KTV phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế hoạch tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp có hiệu quả "
Trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán việc đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng của KTV thường đạt được thông qua sự hiểu biết về môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và cuối cùng là kiểm toán nội bộ Để hiểu biết về hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty ABC KTV phải tìm hiểu các thủ tục và quy trình đối với các chức năng, nhận hàng, thanh toán, đồng thời phải hiểu về hạch toán hàng tồn kho và khoản phải trả người bán và hạch toán chi phí liên quan đến hàng tồn kho của khách hàng
Trước tiên, để đánh giá hệ thống KSNB một cách tổng quan nhất KTV phải xem xét đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty khách hàng ABC và mức độ tin cậy vào hệ thống KSNB của hai Công ty.
Qua quá trình quan sát và phỏng vấn nhân viên tại Công ty, KTV đã thu thập được những thông tin về hệ thống KSNB chu trình mua hàng – thanh toán của Công ty ABC. KTV nhận thấy công ty ABC có thiết kế chương trình KSNB cho chu trình mua hàng – thanh toán như có quy định cụ thể về việc mua hàng, hình thức mua và điều kiện thanh toán nhưng Công ty lại không có bộ phận KTNB hay bộ phận chuyên trách theo dõi, giám sát việc thực hiện quy định này KTV còn phát hiện ra có một số hóa đơn mua hàng được hạch toán không kịp thời Do đó, KTV đánh giá hệ thống KSNB của Công ty ABC ở mức trung bình, nên có thể giảm bớt thử nghiệm kiểm soát tới mức hợp lý và mở rộng thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng – thanh toán tại công ty ABC Tuy nhiên,KTV lại không trình bày các công việc mình đã thực hiện trên giấy tờ làm việc để lưu vào hồ sơ kiểm toán.
Bảng 2.1 : kiểm tra hệ thông KSNB đối với chu trình mua hàng – thanh toán
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP QUỐC GIA VN
Tên khách hàng: Công ty Cổ phần ABC
Nội dung: KIỂM TRA HỆ THỐNG KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH
MUA HÀNG, PHẢI TRẢ, TRẢ TIỀN
Người thực hiện Người soát xét 1 Người soát xét 2
Thủ tục kiểm soát chính
Thủ tục kiểm toán hệ thống KSNB
Tham chiếu tài liệu kiểm tra chi tiết
Hài lòng với kết quả kiểm tra hay không?
Có tin tưởng vào KSNB hay không?
Sửa đổi kế hoạch kiểm tra cơ bản
Tất cả các khoản mua hàng của
DN và các nghĩa vụ nợ liên quan trong kỳ phải được ghi nhận đầy đủ.
DN phải nhanh chóng quản lý những hóa đơn đã nhận được, ví dụ việc ghi nhận những hóa đơn đó vào nhật ký mua hàng hoặc Sổ Cái
TK phải được thực hiện kịp thời.
Sổ chi tiết TK phải đã được đối chiếu số nhật ký chung hàng tháng (bởi một ai đó độc lập với mua hàng và chi tiêu tiền mặt) chênh lệch phải được xử lý kịp thời.
… hóa đơn trong kỳ, đối chiếu với phiếu nhập kho tương ứng để đảm bảo rằng chi phí mua hàng được ghi nhận phù hợp với việc nhập kho
Thực hiện kiểm tra cơ bản ở mức độ trung bình
Tất cả các nghiệp vụ mua hàng trong kỳ là có thật
Có kiểm tra hay không?
Có hài lòng với kết quả kiểm tra hay không?
Tham chiếu Ý kiến hoặc phát hiện
1 KTV có tin tưởng vào hệ thống KSNB chính của chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền có thể ngăn ngừa, phát hiện kịp thời các sai sót trọng yếu
Thực hiện kiểm tra cơ bản ở mức độ cao nhất
2 KTV có tin tưởng vào hệ thống KSNB chính của chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền có thể ngăn ngừa, phát hiện kịp thời các sai sót trọng yếu
Thực hiện kiểm tra cơ bản ở mức độ trung bình
3 Có vấn đề phải đưa vào Thư QL và thư giải trình của BGĐ liên quan đến các điểm yếu của hệ thống KSNB về chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền.
Các điểm yếu của hệ thống KSNB đã được trình bày trong Thư QL
Thưc hiện thủ thục phân tích
NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VẬN DỤNG
Nhận xét về thực trạng vận dụng quy trình kiểm toán vào kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán Đây là giai đoạn đầu tiên cả cả cuộc kiểm toán Nếu giai đoạn chuẩn bị kiểm toán được tiến hành tốt sẽ giúp cho nhóm kiểm toán thực hiện các giai đoạn sau có kết quả tốt hơn Do đó, tại công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam, ngay từ khi tiếp cận khách hàng, công ty đã cử các kiểm toán viên có năng lực và kinh nghiệm như Chủ nhiệm kiểm toán, kiểm toán viên cao cấp, hoặc đích thân Giám đốc công ty sẽ làm việc, tìm hiểu khách hàng nếu cần thiết Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán chu trình Mua hàng – thanh toán công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam đã rất chú ý trong việc thu thập và tìm hiểu các thông tin về khách hàng Việc thu thập thông tin được tiến hành cẩn thận, các thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau (sách báo, tạp chí chuyên ngành, phương tiện truyền thông) Điều này đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, khách quan cho những hiểu biết ban đầu của công ty về khách hàng, là căn cứ đúng đắn cho việc đưa ra kết luận sau này.
Quy trình ký kết hợp đồng kiểm toán của công ty TNHH Kiểm toán Việt Nam diễn ra chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý cao Sau khi gửi thư mời kiểm toán tới khách hàng và nhận được lời mời kiểm toán, công ty và khách hàng sẽ tiến hành thỏa thuận, trao đổi một cách kỹ lưỡng để đi đến thống nhất về các điều khoản trong hợp đồng Điều này là hoàn toàn phù hợp trong hoàn cảnh nền tảng pháp lý của Việt Nam chưa ổn định, nhận thức của một số ít doanh nghiệp về kiểm toán còn lệch lạc Nó sẽ giúp công ty và khách hàng tránh khỏi những mâu thuẫn bất đồng không cần thiết phát sinh trong quá trình thực hiện kiểm toán cũng như khi phát hành báo cáo kiểm toán Ngoài ra công ty còn tự tìm khách hàng cho mình bằng cách gửi thư mời kiểm toán Đó là một cách tự giới thiệu và khẳng định mình trước khách hàng của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Mặc dù thời gian thực hiện cho mỗi cuộc kiểm toán rất ngắn nhưng kiểm toán viên vẫn vận dụng linh hoạt các phương pháp kỹ thuật kiểm toán để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán đủ để đưa ra kết luận kiểm toán
Trên cơ sở chương trình kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng các phương pháp kiểm toán thích ứng với đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán Tại các cuộc kiểm toán, kiểm toán viên của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam đã thực hiện đầy đủ, đúng các thủ tục đã đưa ra mặc dù thời gian cho một cuộc kiểm toán là có hạn Trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên thực hiện ghi chép số liệu đầy đủ trên giấy tờ làm việc và áp dụng triệt để các phương pháp kiểm toán để thu thập bằng chứng chứng minh cho số liệu đưa ra Tại công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam, cuộc kiểm toán được tiến hành theo khoản mục Các kiểm toán viên được phân chia nhiệm vụ thực hiện kiểm toán các khoản mục khác nhau Tuy nhiên giữa các kiểm toán viên luôn có sự hỗ trợ và phối hợp nhuần nhuyễn với nhau.
Những giấy tờ làm việc của kiểm toán viên liên tục được chủ nhiệm soát xét, vì vậy luôn bảo đảm tính đúng đắn của các kết luận Ngoài ra, các kiểm toán viên của công ty luôn tuân theo những quy định mang tính chất nghề nghiệp như: luôn tuân thủ sự lãnh đạo thống nhất của Ban giám đốc, thực hiện công việc có tính tập trung cao, năng động và quyết đoán, giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng.
Vì vậy mà chất lượng dịch vụ do công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam cung cấp luôn ngang tầm với các Công ty kiểm toán mạnh trong nước.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Kết thúc kiểm toán là giai đoạn cuối cùng của một cuộc kiểm toán nhằm tổng hợp công việc kiểm toán và phát hành Báo cáo kiểm toán Để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán, trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, công ty TNHH Kiểm toán Việt Nam luôn thực hiện việc soát xét lại toàn bộ công việc kiểm toán của giai đoạn trước đó, tổng hợp kết quả kiểm toán của từng khoản mục Ban Giám đốc của công ty luôn chỉ đạo soát xét rất kỹ lưỡng kết quả do các kiểm toán viên và các trợ lý kiểm toán viên thực hiện tại đơn vị khách hàng Để đưa ra ý kiến kiểm toán cuối cùng thì hồ sơ kiểm toán phải được soát xét bởi kiểm toán viên chính và Ban Giám đốc Dự thảo báo cáo được lập bởi trưởng nhóm kiểm toán sẽ được soát xét kỹ cẩn thận lần thứ nhất bởi một thành viên trong nhóm kiểm toán, lần thứ hai bởi chủ nhiệm kiểm toán và lần cuối cùng bởi Giám đốc Sau ba lần soát xét, đảm bảo không còn bất cứ lỗi nào trên báo cáo kiểm toán thì báo cáo mới được phê duyệt để gửi cho khách hàng Nếu khách hàng thống nhất hoàn toàn và đồng ý phát hành, báo cáo kiểm toán sẽ được đóng dấu và phát hành Sau khi Báo cáo kiểm toán chính thức được phát hành kiểm toán viên của công ty vẫn tiếp tục theo dõi các sự kiện sau ngày báo cáo phát hành có ảnh hưởng đến Báo cáo kiểm toán
Có thể nói, các ưu điểm kể trên là một trong những lý do chính của số lượng khách hàng của công ty ngày càng tăng và uy tín của công ty cũng vì thế mà ngày càng được nâng cao Công ty cần duy trì các điểm mạnh này để củng cố và nâng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường.
Bên cạnh những tích cực cần phát huy như đã nêu ở trên, công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam cũng còn tồn tại nhiều nhược điểm cần khắc phục.
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Về thủ tục phân tích: Tại công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cho chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên tuy có tiến hành thủ tục phân tích dọc nhưng chỉ mới đưa ra giá trị các tỷ suất mà chưa đưa ra nhận xét thích đáng về sự biến động của các tỷ suất đó Trong khi đó thủ tục phân tích ngang lại được sử dụng như một công cụ chính để phân tích tổng quát Báo cáo tài chính của công ty khách hàng Như ta biết thủ tục phân tích ngang có nhược điểm là chỉ xem xét số liệu một cách riêng rẽ, rời rạc, chưa thấy được mối quan hệ giữa chúng với nhau Trong khi đó các tỷ suất lại biểu hiện được mối quan hệ giữa các số liệu trên Báo cáo tài chính và cung cấp cho kiểm toán viên nhiều thông tin hữu ích về thực trạng tài chính của khách hàng Mặt khác, một trong những mục đích phân tích tổng quát là giúp kiểm toán viên phán đoán những vùng có rủi ro cao trên Báo cáo tài chính Do đó nếu sử dụng các thủ tục phân tích chênh lệch (phân tích ngang) để phân tích Báo cáo tài chính thì KTV không thể xử lý tối đa các dữ liệu được cung cấp để tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng và thu thập bằng chứng một cách đầy đủ.
Về việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ: Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chưa thực sự được công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia thực hiện có hiệu quả Vì trong giai đoạn này, ngoài việc tìm hiểu về cơ cấu hoạt động, hệ thống chính sách kế toán mà công ty khách hàng đang áp dụng thì KTV chỉ tiến hành tìm hiểu sơ bộ về môi trường kiểm soát Còn đối với việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát của công ty khách hàng thì KTV chỉ tiến hành quan sát, phỏng vấn nhân viên trong công ty mà không mô tả lên giấy tờ làm việc Từ những phân tích trên ta thấy rằng việc đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty là chưa thực sự chính xác.
Về việc xác định mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán: Ngoài ra trong giai đoạn này bước đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán cũng chưa được công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam xây dựng một cách chuẩn tắc Có thể nói chưa có một tài liệu, một văn bản cụ thể cũng như một thông tư nào của Bộ tài chính hướng dẫn cách thức xác định mức trọng yếu và rủi ro Tuy nhiên việc xác định mức trọng yếu và phân bổ mức trọng yếu cũng như việc đánh giá mức rủi ro là rất quan trọng vì nó có thể giúp
KTV giảm bớt khối lượng công việc và tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, khi kiểm toán viên thực hiện chọn mẫu các nghiệp vụ, hoá đơn, chứng từ chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên Cách chọn mẫu này chưa mang tính đại diện cao cho mẫu được chọn Đặc biệt là với các trợ lý kiểm toán viên kinh nghiệm nghề nghiệp còn hạn chế nên việc chọn mẫu theo kinh nghiệm sẽ gặp nhiều khó khăn và mẫu được chọn sẽ không mang tính đại diện Hơn nữa phương pháp chọn mẫu trên có thể dẫn đến rủi ro kiểm toán cao nếu kiểm toán viên chưa có hiểu biết tốt về các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp của đơn vị được kiểm toán, đặc biệt là đối với khách hàng kiểm toán năm đầu tiên Như ta đã biết các sai sót và gian lận nếu xảy ra với những khoản nhỏ nhưng lặp đi lặp lại thì nó sẽ gây ra tác động dây truyền làm ảnh hưởng trọng yếu đến thông tin trên Báo cáo tài chính.
