Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty tnhh kiểm toán độc lập quốc gia việt nam thực hiện

QUY TRÌNH KIỂM TOÁN PHẦN HÀNH MUA HÀNG THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP QUỐC GIA VIỆT NAM

Đặc điểm phần hành Mua hàng – thanh toán

1.1.1 Vai trò phần hành Mua hàng - thanh toán

Các doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thương mại và dịch vụ, đều hướng tới mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận đồng thời lợi nhuận cũng là tiêu chí chính để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Muốn vậy, doanh nghiệp cần có cho mỉnh một kế hoạch sản xuất kinh doanh chặt chẽ khoa học và hiệu quả Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp được tạo thành từ các hoạt động nối tiếp nhau liên tục, lặp đi lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất kinh doanh.

Nó bao gồm nhiều chu trình nghiệp vụ cụ thể, mỗi chu trình nghiệp vụ lại được hợp thành bởi tập hợp những nghiệp kinh tế có liên quan chặt chẽ với nhau.

Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ giữa các chu trình

(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tài chính)

Như đã thấy ở sơ đồ trên, quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và tuần hoàn. Các giai đoạn được tiến hành kế tiếp nhau và có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhau Đầu ra của giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau Và chu trình mua hàng thanh toán là một mặt xích quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó là giai đoạn khởi đầu cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Nhờ đó mà mọi yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được đáp ứng kịp thời, đầy đủ Doanh nghiệp cần thực hiện tốt chu trình này thì mới có thể hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh và tạo điều kiện thuận lợi cho tiêu thụ Bên cạnh đó, kết quả tiêu thụ lại là định hướng cho kế hoạch sản xuất, kinh doanh và chu trình mua hàng thanh toán tiếp theo.

1.1.2 Bản chất của chu trình mua hàng thanh toán

Chu trình Mua hàng - thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ do một người hay một số người chịu trách nhiệm tại bộ phận ấy lập ra và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá, dịch vụ nhận được Quá trình mua vào của hàng hoá, dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì, hay các dịch vụ mua ngoài khác… Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng, phân bổ của chi phí ở bên trong đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp.

Có nhiều phương thức tiến hành mua hàng, ví dụ như:

Phương thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp mua hàng trực tiếp tại kho hoặc các phân xưởng sản xuất của người bán.

Phương thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo hợp đồng ký kết, số hàng này chỉ thuộc phần sở hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.

Phương thức mua hàng trả góp: số tiền mua hàng hoá được chia nhỏ và trả dần từng phần một trong một khoảng thời gian nhất định.

Ngoài ra còn có một số phương thức mua hàng khác như: điều chuyển hàng hóa trong nội bộ doanh nghiệp, trao đổi hàng hóa, dịch vụ… Với những hình thức mua hàng phong phú, các phương thức thanh toán và quản lý, tổ chức hạch toán cũng rất đa dạng.

1.1.3 Chức năng của chu trình Mua hàng - thanh toán

Chu trình mua vào và thanh toán bao gồm 4 chức năng cơ bản sau:

- Xử lý các đơn đặt hàng hoá hay dịch vụ;

- Nhận hàng hoá hay dịch vụ;

- Ghi nhận các khoản nợ người bán;

- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán;

 Xử lý các đơn đặt hàng Đơn đặt hàng hoặc yêu cầu về hàng hoá, dịch vụ là thời điểm khởi đầu của chu trình mua hàng và thanh toán và do công ty khách lập Khi các bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hoá hay dịch vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì phải tiến hành lập phiếu yêu cầu về hàng hoá và dịch vụ Phiếu yêu cầu này sau khi được sự

SV: Ngô Thị Minh Phơng Lớp: Kiểm toán 49B

Chuyên đề thực tập GVHD: TS Tô Văn Nhật phê duyệt của trưởng bộ phận thì sẽ chuyển lên cho những người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt để đảm bảo hàng hoá, dịch vụ được mua theo đúng mục đích tránh tình trạng mua quá ít hoặc quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Thông thường các công ty đề ra định mức dự trữ hàng tồn kho để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được hoạt động bình thường

Sau khi các phiếu yêu cầu đã được phê duyệt thì bộ phận mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng - trong đó có ghi rõ hàng hoá mua, giá cả, quy cách, thời gian nhận hàng gửi cho nhà cung cấp đã được lựa chọn Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá và dịch vụ chính thức Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán mới có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá và dịch vụ nhằm đảm bảo các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.

Mỗi công ty đều tự xây dựng cho mình các quy định về việc phê duyệt nghiệp vụ mua hàng Do vậy, khi kiểm toán về vấn đề này kiểm toán viên phải căn cứ vào các quy định nội bộ về thẩm quyền phê duyệt đối với nghiệp vụ mua hàng áp dụng trong doanh nghiệp để đánh giá việc mua hàng có hợp lý hay không.

 Nhận hàng hóa hay dịch vụ

Việc nhận hàng hoá hay dịch vụ từ nhà cung cấp là một điểm quyết định trong chu trình mua hàng và thanh toán vì đây là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cùng các rủi ro đi kèm và bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách kế toán của mình Khi nhận hàng hoá, dịch vụ bộ phận mua hàng của công ty sẽ tiến hành quá trình kiểm soát thích hợp về mẫu mã, chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng và các điều kiện khác căn cứ vào đơn đặt hàng Nếu các điều kiện trên đơn đặt hàng được thực hiện tốt thì bộ phận mua hàng sẽ ký nhận trên phiếu giao hàng của người bán và lập báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo Một rủi ro gắn liền vơi hàng hoá, vật liệu nhập vào là tình trạng mất mát, thất thoát có thể diễn ra Để ngăn ngừa rủi ro này, hàng hoá phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận, bảo quản cho đến khi chuyển đi bán hoặc đưa vào sử dụng, sản xuất Nhân viên tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật tư và kế toán chi phí) sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.

 Ghi nhận các khoản nợ người bán

Việc ghi nhận đúng đắn khoản nợ người bán về hàng hoá hay dịch vụ nhận được là rất quan trọng nên đòi hỏi việc ghi sổ chính xác, nhanh chóng và có cơ sở hợp lý Việc ghi sổ các khoản thanh toán này có ảnh hưởng quan trọng tới các BCTC và đến khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ được phép ghi nhận dựa trên các lần mua có cơ sở hợp lý về thời gian, số tiền, nhà cung cấp Để đảm bảo việc ghi nhận đúng đắn các khoản thanh toán, kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả Do vậy, khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về) Sau đó, kế toán các khoản phải trả cần tính toán lại các phép nhân và phép cộng tổng trên hoá đơn số tiền rồi chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.

 Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thanh toán cho người bán

Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Thanh toán thường được thực hiện bằng các chứng từ như uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi, các chứng từ này phải có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền. Các chứng từ này sẽ được sao làm nhiều bản mà bản gốc được gửi cho người được thanh toán, bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán

1.1.4 Kế toán chu trình Mua hàng - thanh toán

Chứng từ sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán

Yêu cầu mua: được lập bởi bộ phận sản xuất để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ.

Trong một số trường hợp, các bộ phận trong kinh doanh có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng: trên đơn đặt hàng phải ghi rõ chủng loại, số lượng và các thông tin liên quan của hàng hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua.

Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu này được chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế.

Mục tiêu kiểm toán phần hành Mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện

1.2.1 Các rủi ro tiềm ẩn đối với chu trình Mua hàng - thanh toán Đối tượng của kiểm toán nói chung và đối tượng của kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng luôn chứa đựng nhiều mối quan hệ về kinh tế, pháp lý phong phú và đa dạng.

Cụ thể hơn, đối với chu trình Mua hàng - thanh toán thì đối tượng nghiên cứu có thể được phần thành hai phần là quá trình mua hàng và quá trình thanh toán với các đặc điểm riêng cũng như các rủi ro tiềm ẩn.

Quá trình mua hàng diễn ra đối với mỗi một doanh nghiệp, một đơn vị hay tổ chức thường rất đa dạng Trong một thời kỳ nhất định để phục vụ cho hoạt động sản xuất của mình, các doanh nghiệp phải thực hiện rất nhiều các giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ khác nhau vì vậy các rủi ro dễ dàng có thể xảy ra Hàng hoá, dịch vụ có thể bị ghi trùng lắp vào chi phí hoặc ghi giá không đúng do gian lận hay sai sót Sự phối hợp không hiệu quả hay thiếu độc lập giữa các bộ phận có liên quan trong khi hệ thống kiểm soát của công ty yếu kém cũng có thể dẫn đến mất mát, thất thoát đối với hàng hoá, vật liệu nhập mua Mặt khác, đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm trên 70% giá vốn hàng bán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh, do đó một số công ty tìm cách khai khống hoặc thiếu giá trị hàng nhập mua nhằm phục vụ cho một số mục đích công khai tài chính riêng nhằm che đậy những thông tin tài chính yếu kém

Quá trình thanh toán trực tiếp hay việc ghi nhận và theo dõi các khoản phải trả đối với nhà cung cấp có thể xuất hiện các rủi ro như: việc ghi nhận các khoản nợ không đầy đủ, ghi nhận không chính xác, thanh toán hai lần cho một hoá đơn hoặc không ghi nhận các khoản đã thanh toán cũng như không đúng kỳ phát sinh Đối với các công ty có nhiều giao dịch liên quan đến một số lượng lớn các nhà cung cấp trong khi hệ thống kiểm soát không hữu hiệu sẽ khiến các sai phạm đối với nghiệp vụ thanh toán dễ xảy ra Đôi khi để phục vụ mục đích công khai tài chính nào đó của doanh nghiệp, các khoản phải trả thương mại hay các khoản thanh toán đối với các bên có liên quan (như công ty mẹ, công ty thành viên) có thể bị nghi nhận và công bố sai lệch, không phù hợp.

Các rủi ro cơ bản liên quan đến khoản phải trả: Các khoản nợ phải trả nói chung và các khoản nợ phải trả người bán nói riêng đều là những khoản mục quan trọng trên BCTC thể hiện nghĩa vụ của công ty và là nguồn tài trợ chính cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việc sai phạm xảy ra với các khoản mục này sẽ làm sai lệch các tỉ suất quan trọng cũng như các chỉ tiêu trên BCTC Do yếu tố quan trọng của mình, đôi khi vì các mục tiêu của doanh nghiệp hay vì các sơ suất các khoản phải trả này bị phản ánh một cách sai lệch thường là bị ghi giảm xuống và làm tăng một cách giả tạo khả năng thanh toán của doanh nghiệp Ngoài ra, nợ phải trả cũng có khả năng bị khai khống là dấu hiệu của hành vi gian lận, rút tiền công quỹ hoặc ghi nhận không đúng kỳ kế toán (khoản nợ kỳ này lại ghi nhận sang kỳ khác) cũng là những rủi ro có thể xuất hiện khi kiểm toán các quá trình thanh toán và số dư khoản phải trả.

Với các rủi ro tiềm ẩn như trên thì việc xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán khoa học trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán sẽ giúp KTV thực hiện đúng hướng và có hiệu quả đối với toàn cuộc kiểm toán nói chung và đối với từng chu trình nói riêng.

1.1.2.2 Mục tiêu kiểm toán chu trình Mua hàng - thanh toán

Chuyên đề thực tập GVHD: TS Tô Văn Nhật

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 200: “Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính còn giúp cho đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng tài chính của đơn vị mình”

Mục đích của kiểm toán Báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của các thông tin và tính tuân thủ các nguyên tắc trong việc lập và trình bày Báo cáo tài chính Do vậy mục đích chung của chu trình Mua hàng - thanh toán là đánh giá xem liệu các số dư tài khoản có liên quan có được trình bày và trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận rộng rãi hay không Từ mục tiêu chung của chu trình, các mục tiêu kiểm toán cụ thể đối với chu trình bao gồm các mục tiêu được trình bày như sau:

Một là, tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán Mục tiêu này hướng tới việc đảm bảo rằng các nghiệp vụ mua hàng hoá dịch vụ và các khoản phải trả nhà cung cấp được kế toán ghi nhận trên sổ sách thực sự tồn tại và phát sinh trên thực tế

Hai là, tính đầy đủ của việc ghi nhận các nghiệp vụ của chu trình: hướng tới việc đảm bảo rằng mọi hoạt động mua nhận hàng hoá và khoản phải trả nhà cung cấp đã phát sinh trên thực tế đều được ghi sổ đầy đủ, không bỏ sót.

Ba là, tính đúng đắn của việc tính giá: với hàng hoá, dịch vụ mua vào việc tính toán giá cả, phân bổ chi phí phải phù hợp với các khoản phí thực sự phát sinh đồng thời việc tính toán các khoản phải trả nhà cung cấp phù hợp với các hợp đồng giao dịch, hoá đơn, biên bản giao nhận hàng hoá và dịch vụ.

Bốn là, mục tiêu phân loại và trình bày: đối với các khoản phải trả người bán và đặc biệt là đối với hàng hoá và dịch vụ mua vào, KTV cần quan tâm tới việc phân loại đúng đắn các nghiệp vụ phát sinh công nợ và tài sản cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết.

Bên cạnh các mục tiêu trên, chu trình MH-TT còn gắn liền với mục tiêu quyền và nghĩa vụ cùng việc thể hiện và trình bày đúng đắn tài sản thuộc quyền sở hữu cũng như các công nợ mà công ty có trách nhiệm phải thanh toán trên các BCTC.

Quy trình kiểm toán phần hành Mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo

Tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng

Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng

Thực hiện các thủ tục phân tích Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Đánh giá mức độ trọng yếu rủi ro

Mục tiêu thứ sáu là mục tiêu chính xác về mặt số học được thể hiện trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ, đối với các nghiệp vụ MH-TT.

Các mục tiêu kiểm toán trên là cái đích hướng tới và là cơ sở cho KTV trong quá trình thu thập bằng chứng hỗ trợ cho việc đưa ra ý kiến của mình về toàn bộ chu trình. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện được các cơ cấu, các quá trình kiểm soát chủ yếu theo từng mục tiêu và phục vụ cho việc xây dựng thủ tục kiểm tra chi tiết tương ứng.

1.3 Quy trình kiểm toán phần hành Mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện Để đáp ứng yêu cầu về chất lượng, tính hiệu lực cùng tính kinh tế của cuộc kiểm toán đồng thời đảm bảo uy tín của công ty, các bằng chứng kiểm toán cần thu thập một cách đầy đủ và có giá trị làm căn cứ cho kết luận của kiểm toán viên về tính trung thực hợp lý của các số liệu trên Báo cáo tài chính Do đó một cuộc kiểm toán của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thường được tiến hành theo ba giai đoạn: Chuẩn bị kiểm toán, Thực hiện kiểm toán, Kết thúc kiểm toán

Cũng như các chu trình kiểm toán khác, chu trình kiểm toán Mua hàng - thanh toán cũng được tiến hành theo quy trình chung của cuộc kiểm toán bao gồm ba bước nêu trên.

Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán này, các bước tiến hành được thể hiện ở sơ đồ sau đây:

Sơ đồ 1.4: Quy trình tiến hành giai đoạn chuẩn bị kiểm toán

Thiết kế chương trình kiểm toán

Chuyên đề thực tập GVHD: TS Tô Văn Nhật Đối với công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam, khách hàng là nhân tố quan trọng và tiên quyết giúp công ty tồn tại và phát triển Trong bước đầu tiên, thư chào hàng sẽ được gửi đến mỗi khách hàng, bao gồm cả khách hàng cũ và mới nhằm thông báo tới khách hàng các dịch vụ mà công ty cung cấp và các quyền lợi mà khách hàng được hưởng khi sử dụng các dịch vụ đó Sau khi nhận được phản hồi từ phía khách hàng, công ty sẽ tiến hành khảo sát thu thập thông tin sơ bộ để nhận diện khách hàng Ban giám đốc sẽ xem xét và cân nhắc việc chấp nhận khách hàng hay không Tùy thuộc đó là khách hàng mới năm đầu tiên hay khách hàng đã từng làm việc với công ty mà sử dụng bảng đánh giá khác nhau ( Chi tiết xem Phụ lục 01)

Bước thứ hai, công ty tiến hành tìm hiểu chi tiết hơn về khách hàng, cụ thể như đặc điểm ngành nghề kinh doanh, điều kiện hoạt động, cơ câu tổ chức bộ máy quản lý, chức năng nhiệm vụ các phòng ban, hệ thống các phương pháp kế toán, hình thức sổ… Nếu là khách hàng năm đầu tiên thì những thông tin nêu trên được thu thập không chỉ thông qua gặp gỡ, làm việc với Ban giám đốc mà còn tìm hiểu trên các sách báo, tạo chí về ngành nghề của khách hàng, thông qua kiểm toán viên tiền nhiệm Nếu là khách hàng đã từ được kiểm toán bởi công ty, các thông tin trên đã được lưu trong hồ sơ kiểm toán cũ, kiểm toán viên chỉ cần bổ sung, sửa đổi cho chính xác và cập nhật.

Tiếp theo, công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam gửi tới cho khách hàng Danh mục tài liệu cần cung cấp trong đó liệt kê các loại tài liệu, giấy tờ, chứng từ, sổ kế toán , biên bản… cần thiết cho cuộc kiểm toán mà khách hàng có trách nhiệm cung cấp cho kiểm toán viên Với phần hành Mua hàng – thanh toán, các tài liệu được yêu cầu thường bao gồm:

Các tài liệu của năm trước như Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, Biên bản thanh tra, kiểm tra năm trước

- Các tài liệu năm nay: Báo cáo tài chính năm, Biên bản họp hội đồng quản trị, họp Ban giám đốc

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán

- Các biên bản đối chiếu công nợ

- Bảng cân đối phát sinh công nợ

(Nguồn: Giáo trình Lý thuyết kiểm toán)

- Sổ nhật ký mua hàng

- Các hoá đơn chứng từ có liên quan

- Các quy định về tạm ứng tại công ty.

Sau đó, các kiểm toán viên tiến hành thực hiện tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đối với toàn bộ các chu trình nói chung và với chu trình Mua hàng – thanh toán nói riêng Trong bước này các kiểm toán viên sẽ xem xét bằng cách quan sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu Qua đó kiểm toán viên của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam đưa ra kết luận của mình: hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng có được thiết kế cho chu trình Mua hàng – thanh toán hay không, nếu có thì có được tuân thủ đúng hay không, có hiệu lực không? Các kết luận này được đưa ra chủ yếu dựa trên kinh nghiệm nghệ nghiệp của cá nhân kiểm toán viên.

Bước tiếp theo, kiểm toán viên thực hiện các thủ tục phân tích để nhận định tình hình tài chính của khách hàng Kiểm toán viên sẽ lập các bảng phân tích, phân tích sơ bộ báo cáo tài chính của khách hàng dựa trên các biến động của các số dư tài khoản qua các kỳ kế toán (phân tích ngang) và dựa trên bảng phân tích các nhóm tỉ suất ( phân tích dọc). Với chu trình Mua hàng – thanh toán, nhóm tỷ suất khả năng thanh toán đặc biệt được chú ý

Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán này, kiểm toán viên tiến hành đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của Báo cáo tài chính có thể chấp nhận được, xác định phạm vi của cuộc kiểm toán và đánh giá ảnh hưởng của các sai sót lên Báo cáo tài chính để từ đó xác định bản chất, thời gian và phạm vi thực hiện các thử nghiệm kiểm toán Sau khi thu thập được các thông tin về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, các thông tin về nghĩa vụ pháp lý, cũng như việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện các thủ tục phân tích KTV cần xác định được mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính sau đó phân bổ cho các khoản mục trong chu trình mua hàng và thanh toán. Mức độ sai phạm trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính thường được xác định bằng 1% tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Bước cuối cùng là thiết kế chương trình kiểm toán Bắt đầu từ tháng 1 năm 2011, quy trình chung của một cuộc kiểm toán BCTC ở Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam áp dụng chương trình kiểm toán mẫu của Hội kiểm toán viên hành nghề

Việt Nam (VACPA), tùy theo tính chất và mục tiêu của từng cuộc kiểm toán mà Công ty có sự điều chỉnh chương trình cho phù hợp Khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại khách hàng, kiểm toán viên sử dụng những chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả người bán và thực hiện chương trình kiểm toán bổ sung Hàng tồn kho Tuỳ từng khách hàng cụ thể mà kiểm toán viên có thể bỏ qua bước công việc này hay bổ sung thêm các bước công việc khác (Phụ lục 02)

1.3.2 Thực hiện kiểm toán Để bắt đầu giai đoạn thực hiện kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ phân công công việc cụ thể cho từng kiểm toán viên trong đoàn kiểm toán Các kiểm toán viên sẽ tiến hành các công việc theo các bước đã được đề ra trong chương trình kiểm toán Khi thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên chú trọng kiểm toán các khoản phải trả người bán Công việc thực hiện gồm bước: thực hiện thủ tục kiểm soát, thực hiện thủ tục phân tích và thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết số dư dựa trên các tài liệu đã được khách hàng cung cấp theo Danh mục tài liệu cần cung cấp đã nêu ở trên.

Thực tế cho thấy đây là giai đoạn quan trọng và chiếm nhiều thời gian nhất trong toàn bộ cuộc kiểm toán Nó có vai trò quyết định đến chất lượng cuộc kiểm toán vì vậy trong khi thực hiện cuộc kiểm toán, kiểm toán viên của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam luôn tuân thủ đúng những bước công việc đã được đề ra trong chương trình kiểm toán.

 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát

Các trắc nghiệm đối với chu trình Mua hàng – thanh toán được chia thành hai phần hành cơ bản: trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng và trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng quan tâm đến ba trong bốn chức năng của chu trình: xử lý đơn đằt mua hàng hoá dịch vụ, nhận hàng hoá hay dịch vụ, ghi nhận các khoản nợ người bán Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán quan tâm đến chức năng thứ bốn: xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.

 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng

THỰC TRẠNG VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VÀO KIỂM TOÁN PHẦN HÀNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP QUỐC GIA VIỆT NAM THỰC HIỆN

Nhận xét về quy trình kiểm toán chu trinhg Mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty ABC do công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện

Sau khi kết thúc các công việc thu thập bằng chứng và có được kết luận, kiểm toán viên trước khi rời khỏi nơi làm việc của khách hàng cần soát xét lại công

- Các bằng chứng đã thu thập được đánh giá mô tả một cách đầy đủ về thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán của khách hàng

- Quá trình kiểm toán chu trình Mua hàng – thanh toán được thực hiện theo đúng kế hoạch và tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán được thừa nhận

- Các mục tiêu kiểm toán xác định đối với chu trình mua hàng thanh toán đã được thỏa mãn

- Các giấy tờ làm việc đã chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết để chứng minh cho kết luận trong Báo cáo kiểm toán

Sau khi kiểm tra không còn gì sai sót, trưởng đoàn kiểm toán trao đổi các vấn đề phát sinh với khách hàng đi đến thống nhất để chuẩn bị phát hành báo cáo

2.2.Nhận xét về quy trình kiểm toán chu trinhg Mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty ABC do công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện

 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán Đây là giai đoạn đầu tiên cả cả cuộc kiểm toán Nếu giai đoạn chuẩn bị kiểm toán được tiến hành tốt sẽ giúp cho nhóm kiểm toán thực hiện các giai đoạn sau có kết quả tốt hơn Do đó, tại công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam, ngay từ khi tiếp cận khách hàng, công ty đã cử các kiểm toán viên có năng lực và kinh nghiệm như Chủ nhiệm kiểm toán, kiểm toán viên cao cấp, hoặc đích thân Giám đốc công ty sẽ làm việc, tìm hiểu khách hàng nếu cần thiết Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán chu trình Mua hàng – thanh toán công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam đã rất chú ý trong việc thu thập và tìm hiểu các thông tin về khách hàng Việc thu thập thông tin được tiến hành cẩn thận, các thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau (sách báo, tạp chí chuyên ngành, phương tiện truyền thông) Điều này đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, khách quan cho những hiểu biết ban đầu của công ty về khách hàng, là căn cứ đúng đắn cho việc đưa ra kết luận sau này.

Quy trình ký kết hợp đồng kiểm toán của công ty TNHH Kiểm toán Việt Nam diễn ra chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý cao Sau khi gửi thư mời kiểm toán tới khách hàng và nhận được lời mời kiểm toán, công ty và khách hàng sẽ tiến hành thỏa thuận, trao đổi một cách kỹ lưỡng để đi đến thống nhất về các điều khoản trong hợp đồng Điều này là hoàn toàn phù hợp trong hoàn cảnh nền tảng pháp lý của Việt Nam chưa ổn định, nhận thức của một số ít doanh nghiệp về kiểm toán còn lệch lạc Nó sẽ giúp công ty và khách hàng tránh khỏi những mâu thuẫn bất đồng không cần thiết phát sinh trong quá trình thực hiện kiểm toán cũng như khi phát hành báo cáo kiểm toán Ngoài ra công ty còn tự tìm khách hàng cho mình bằng cách gửi thư mời kiểm toán Đó là một cách tự giới thiệu và khẳng định mình trước khách hàng của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam.

 Giai đoạn thực hiện kiểm toán

Mặc dù thời gian thực hiện cho mỗi cuộc kiểm toán rất ngắn nhưng kiểm toán viên vẫn vận dụng linh hoạt các phương pháp kỹ thuật kiểm toán để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán đủ để đưa ra kết luận kiểm toán

Trên cơ sở chương trình kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng các phương pháp kiểm toán thích ứng với đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán Tại các cuộc kiểm toán, kiểm toán viên của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam đã thực hiện đầy đủ, đúng các thủ tục đã đưa ra mặc dù thời gian cho một cuộc kiểm toán là có hạn Trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên thực hiện ghi chép số liệu đầy đủ trên giấy tờ làm việc và áp dụng triệt để các phương pháp kiểm toán để thu thập bằng chứng chứng minh cho số liệu đưa ra Tại công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam, cuộc kiểm toán được tiến hành theo khoản mục Các kiểm toán viên được phân chia nhiệm vụ thực hiện kiểm toán các khoản mục khác nhau Tuy nhiên giữa các kiểm toán viên luôn có sự hỗ trợ và phối hợp nhuần nhuyễn với nhau.

Những giấy tờ làm việc của kiểm toán viên liên tục được chủ nhiệm soát xét, vì vậy luôn bảo đảm tính đúng đắn của các kết luận Ngoài ra, các kiểm toán viên của công ty luôn tuân theo những quy định mang tính chất nghề nghiệp như: luôn tuân thủ sự lãnh đạo thống nhất của Ban giám đốc, thực hiện công việc có tính tập trung cao, năng động và quyết đoán, giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng.

Vì vậy mà chất lượng dịch vụ do công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam cung cấp luôn ngang tầm với các Công ty kiểm toán mạnh trong nước.

 Giai đoạn kết thúc kiểm toán

Kết thúc kiểm toán là giai đoạn cuối cùng của một cuộc kiểm toán nhằm tổng hợp công việc kiểm toán và phát hành Báo cáo kiểm toán Để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán, trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, công ty TNHH Kiểm toán Việt Nam luôn thực hiện việc soát xét lại toàn bộ công việc kiểm toán của giai đoạn trước đó, tổng hợp kết quả kiểm toán của từng khoản mục Ban Giám đốc của công ty luôn chỉ đạo soát xét rất kỹ lưỡng kết quả do các kiểm toán viên và các trợ lý kiểm toán viên thực hiện tại đơn vị khách hàng Để đưa ra ý kiến kiểm toán cuối cùng thì hồ sơ kiểm toán phải được soát xét bởi kiểm toán viên chính và Ban Giám đốc Dự thảo báo cáo được lập bởi trưởng nhóm kiểm toán sẽ được soát xét kỹ cẩn thận lần thứ nhất bởi một thành viên trong nhóm kiểm toán, lần thứ hai bởi chủ nhiệm kiểm toán và lần cuối cùng bởi Giám đốc Sau ba lần soát xét, đảm bảo không còn bất cứ lỗi nào trên báo cáo kiểm toán thì báo cáo mới được phê duyệt để gửi cho khách hàng. Nếu khách hàng thống nhất hoàn toàn và đồng ý phát hành, báo cáo kiểm toán sẽ được đóng dấu và phát hành Sau khi Báo cáo kiểm toán chính thức được phát hành kiểm toán viên của công ty vẫn tiếp tục theo dõi các sự kiện sau ngày báo cáo phát hành có ảnh hưởng đến Báo cáo kiểm toán

Có thể nói, các ưu điểm kể trên là một trong những lý do chính của số lượng khách hàng của công ty ngày càng tăng và uy tín của công ty cũng vì thế mà ngày càng được nâng cao Công ty cần duy trì các điểm mạnh này để củng cố và nâng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường.

Bên cạnh những tích cực cần phát huy như đã nêu ở trên, công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam cũng còn tồn tại nhiều nhược điểm cần khắc phục.

 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán

- Về thủ tục phân tích: Tại công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cho chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên tuy có tiến hành thủ tục phân tích dọc nhưng chỉ mới đưa ra giá trị các tỷ suất mà chưa đưa ra nhận xét thích đáng về sự biến động của các tỷ suất đó Trong khi đó thủ tục phân tích ngang lại được sử dụng như một công cụ chính để phân tích tổng quát Báo cáo tài chính của công ty khách hàng Như ta biết thủ tục phân tích ngang có nhược điểm là chỉ xem xét số liệu một cách riêng rẽ, rời rạc, chưa thấy được mối quan hệ giữa chúng với nhau Trong khi đó các tỷ suất lại biểu hiện được mối quan hệ giữa các số liệu trên Báo cáo tài chính và cung cấp cho kiểm toán viên nhiều thông tin hữu ích về thực trạng tài chính của khách hàng Mặt khác, một trong những mục đích phân tích tổng quát là giúp kiểm toán viên phán đoán những vùng có rủi ro cao trên Báo cáo tài chính Do đó nếu sử dụng các thủ tục phân tích chênh lệch (phân tích ngang) để phân tích Báo cáo tài chính thì KTV không thể xử lý tối đa các dữ liệu được cung cấp để tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng và thu thập bằng chứng một cách đầy đủ.

- Về việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ: Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chưa thực sự được công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia thực hiện có hiệu quả Vì trong giai đoạn này, ngoài việc tìm hiểu về cơ cấu hoạt động, hệ thống chính sách kế toán mà công ty khách hàng đang áp dụng thì KTV chỉ tiến hành tìm hiểu sơ bộ về môi trường kiểm soát Còn đối với việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát của công ty khách hàng thì KTV chỉ tiến hành quan sát, phỏng vấn nhân viên trong công ty mà không mô tả lên giấy tờ làm việc Từ những phân tích trên ta thấy rằng việc đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty là chưa thực sự chính xác.

Tiêu đề	Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính
Tác giả	Ngô Thị Minh Phương
Người hướng dẫn	TS. Tô Văn Nhật
Trường học	Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam
Chuyên ngành	Kiểm toán
Thể loại	Chuyên đề thực tập

Định dạng
Số trang	65
Dung lượng	450,22 KB