Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và dịch vụ tin học aisc thực hiện

Luận văn tốt nghiệp Lời mở đầu Trong năm vừa qua, với phát triển kinh tế thị trờng định hớng xà hội chủ nghĩa đà tạo động lực mạnh mẽ phát triển kinh tế đất nớc Là phận kinh tế, việc hình thành phát triển hoạt động kiểm toán độc lập vừa tất yếu kết kinh tế thị trờng võa lµ bé phËn cÊu thµnh quan träng cđa hƯ thống công cụ quản lý vĩ mô kinh tế tài chính, đóng vai trò tích cực việc ph¸t triĨn nỊn kinh tÕ x· héi NhËn thøc vỊ kiểm toán đà đợc đổi mới, vai trò kiểm toán ngày đợc nâng cao Hiện có khoảng 40 công ty kiểm toán với loại hình dịch vụ kiểm toán độc lập nh kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán chơng trình đầu t xây dựng bản, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán dự án Trong đó, kiểm toán báo cáo tài hoạt động chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn Báo cáo kiểm toán tài kết tổng hợp kiểm toán chu trình nghiệp vụ Chu trình mua hàng toán chu trình khâu quan trọng kiểm toán báo cáo tài Với việc tìm hiểu quy trình kiểm toán báo cáo tài nói chung qui trình kiểm toán chu trình mua hàng toán nói riêng, em đà đợc thực tập Công ty kiểm toán dịch vụ tin học (AISC) Trong thời gian thực tập, với giúp đỡ anh chị kiểm toán viên Công ty hớng dẫn nhiệt tình thầy giáo THS Phan Trung Kiên em đà lựa chọn đề tài: Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng toán kiểm toán báo cáo tài Công ty kiểm toán dịch vụ tin học (AISC) thực luận văn tốt nghiệp Nội dung luận văn gồm phần: Chơng I: Cơ sở lý luận kiểm toán chu trình mua hàng toán kiểm toán báo cáo tài Chơng II: Kiểm toán chu trình mua hàng toán kiểm toán báo cáo tài Công ty Kiểm toán Dịch vụ tin học thực Chơng III: Bài học kinh nghiệm số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng toán kiểm toán báo cáo tài Công ty Kiểm toán Dịch vụ tin học thực Do giới hạn thời gian trình độ nên viết em nhiều thiếu sót Em mong nhận đợc nhận xét, góp ý anh chị kiểm toán viên thầy cô giáo Em xin chân thành cảm ơn! Luận văn tốt nghiệp Chơng I Cơ sở lý luận kiểm toán chu trình mua hàng – to¸n kiĨm to¸n b¸o c¸o to¸n kiểm toán báo cáo tài I Đặc điểm chu trình mua hàng toán kiểm toán báo cáo toán Vị trí vai trò chu trình mua hàng toán Quá trình sản xuất doanh nghiệp bao gồm hoạt động nối tiếp liên tục thành vòng tròn tuần hoàn, lặp lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất Theo cách nhìn nhà quản lý góc độ tài chính, trình bao gồm nhiều chu trình nghiệp vụ cụ thể, chu trình nghiệp vụ lại đợc cấu thành tập hợp nghiệp vụ kinh tế có liên quan chặt chẽ với Trớc hết, doanh nghiệp huy động nguồn vốn có sở tự có, vay mợn trả lÃi (chu trình huy động hoàn trả vốn), nguồn đợc biểu dới hình thái tiền tệ nh tiền mặt, tiền gửi, Luận văn tốt nghiệp khoản tơng đơng tiền (chu trình vốn tiền) Nguồn vốn tiền đợc dùng để mua sắm t liệu sản xuất, hàng hoá, dịch vụ (chu trình mua hàng toán) thuê nhân công (chu trình tiền lơng nhân viên) để tiến hành sản xuất tích trữ sản phẩm hàng hoá (chu trình hµng tån kho) vµ kÕt thóc mét chu kú kinh doanh chu kỳ bán hàng thu tiền Sơ đồ 1: Mối quan hệ chu trình Tiền mặt Chu trình huy động hoàn trả vốn Chu trình bán hàng thu tiền Chu trình mua hàng Chu trìnhtoán tiền lơng nhân viên Sơ đồ cho thấy chu trình mua hàng - toán khâu Chuquá trìnhtrình hàngsản tồn kho quan trọng xt kinh doanh Mét chu tr×nh nghiƯp vơ mua hàng toán có hiệu có nghĩa vốn đợc huy động mức tạo tiền đề cho sản xuất cho chu trình đợc thực cách hợp lý Bản chất chức chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán bao gồm định trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chu trình không bao gồm trình mua hàng toán dịch vụ lao động chuyển nhợng phân bổ chi phí bên tổ chức.Chu trình thờng đợc bắt đầu việc lập đơn đặt mua ngời có trách nhiệm phận cần hàng hoá hay dịch vụ kết thúc việc toán cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc Có nhiều phơng thức mua hàng khác nhau: Phơng thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp mua hàng trực tiếp kho phân xởng sản xuất ngời bán đợc chuyển quyền sở hữu Phơng thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo hợp đồng ký kết, số hàng đợc nhận doanh nghiệp toán chấp nhận toán phần toàn Phơng thức mua hàng trả góp: số tiền mua hàng hoá đợc trả góp kỳ Luận văn tốt nghiệp Ngoài ra, có hình thức mua hàng khác nh mua hàng hoá nội doanh nghiệp Với hình thức mua hàng phong phú, phơng thức toán nh việc tổ chức hạch toán đa dạng Có thể nói, chu trình mua hàng toán giai đoạn quan trọng trình sản xuất kinh doanh Chu trình mua hàng toán bao gồm chức bản: Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Thông thờng, doanh nghiệp việc xác định nhu cầu hàng hoá hay dịch vụ phòng kế hoạch đảm nhiệm, đảm bảo chất lợng thích hợp hàng hoá dịch vụ với giá thấp Bộ phận kế hoạch thờng xuyên lên kế hoạch mua hàng hoá, dịch vụ đảm bảo đầy đủ yếu tố đầu vào để trình sản xuất diễn liên tục mà không gây ứ đọng vốn Sau xác định nhu cầu mua hàng, phận kế hoạch lập đơn yêu cầu mua hàng để trình cho Giám đốc ngời có thẩm quyền ký duyệt Sự phê chuẩn đắn phần chức đảm bảo hàng hoá dịch vụ đợc mua theo mục đích đà đợc phê chuẩn doanh nghiệp, tránh cho việc mua nhiều mua mặt hàng không cần thiết Sau đợc phê duyệt đơn yêu cầu mua hàng đợc chuyển cho phận mua hàng Bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp giao đơn đặt hàng Nh vậy, đơn đặt hàng đợc lập ngời mua điểm khởi đầu chu trình Nó chứng từ hợp pháp đợc xem nh đề nghị để mua hàng hoá hay dịch vụ Trong số trờng hợp khác, ngời mua ngời bán có quan hệ giao dịch thực giao dịch lớn phức tạp nhằm đảm bảo thực quyền lợi nghĩa vụ bên tham gia hợp đồng Nhận hàng hoá hay dịch vụ Đây thời điểm định chu trình thời điểm bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan bên bán sổ sách họ Khi hàng hoá nhận đợc, trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi kiểm tra mẫu mÃ, số lợng, thời gian đến điều kiện khác Việc tiếp nhận hàng hoá thờng phận hay phòng đảm nhiệm để đa báo cáo nhận hàng nh chứng nhận hàng kiểm tra hàng hoá Một thờng đợc gửi cho thủ kho khác gửi cho kế toán khoản phải trả để thông báo Hàng hoá phải đợc kiểm soát cách chặt chẽ từ lúc nhận chuyển đi, nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho phòng kế toán Luận văn tốt nghiệp Ghi nhận khoản nợ ngời bán Việc ghi nhận khoản nợ ngời bán đòi hỏi việc ghi sổ xác nhanh chóng, kế toán đợc phép ghi vào lần mua có sở hợp lý theo số tiền Kế toán khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đắn lần mua vào ghi chúng vào sổ nhật ký sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả Khi kế toán khoản phải trả nhận đợc hoá đơn ngời bán phải so sánh mẫu mÃ, giá, số lợng, phơng thức chi phí vận chuyển ghi hoá đơn với thông tin đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) báo cáo nhận hàng (nếu hàng đà về) Thờng phép nhân phép cộng tổng đợc kiểm tra lại đợc ghi vào hoá đơn Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả Xử lý ghi sổ khoản toán cho ngời bán Việc toán đợc thực đà thực đầy đủ yếu tố: đơn yêu cầu mua hàng đà đợc phê chuẩn, đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng biên giao nhận hàng Phơng thức toán đợc thùc hiƯn qua ủ nhiƯm chi, sÐc hc tiỊn mỈt Các trình kiểm soát quan trọng chức việc ký phiếu chi cá nhân có trách nhiệm, việc tách biệt công việc ngời ký phiếu chi với ngời chi tiền Các phiếu chi phải đợc đánh số trớc, cần phải thận trọng kiểm soát phiếu chi đà ký, phiếu chi trắng phiếu chi hiệu lực Tỉ chøc chøng tõ kÕ to¸n 3.1 Chøng tõ Trong chu trình mua hàng toán, hầu hết doanh nghiệp sử dụng loại chứng từ, sổ sách sau: - Yêu cầu mua: tài liệu đợc lập phận sử dụng (nh phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá dịch vụ Trong số trờng hợp, phận doanh nghiệp trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt gửi cho nhà cung cấp - Đơn đặt hàng: lặp lại chi tiết có đề nghị mua, đợc gửi cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ - Phiếu giao hàng (biên giao nhận hàng hoá nghiệm thu dịch vụ): tài liệu đợc chuẩn bị nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải đợc ký nhận khách hàng để chứng minh chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế Luận văn tốt nghiệp - Báo cáo nhận hàng: đợc phËn nhËn hµng lËp nh mét b»ng chøng cđa viƯc nhận hàng kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu thủ tục kiểm soát) - Hoá đơn ngời bán: chứng từ nhận đợc từ ngời cung cấp hàng, đề nghị toán cho hàng hoá dịch vụ đà đợc chuyển giao - Nhật ký mua hàng: ghi chép hệ thống kế toán để ghi lại khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách hoá đơn (từng mét), cïng víi viƯc chØ tªn ngêi cung cÊp hàng, ngày hoá đơn khoản tiền hoá đơn - Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách khoản tiền phải trả cho ngời cung cấp hàng Tổng số tài khoản ngời cung cấp hàng sổ hạch toán chi tiết phải khoản tiền ghi khoản mục phải trả ngời bán - Bảng đối chiếu nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc nhà cung cấp hàng (thờng hàng tháng) hoá đơn cha toán vào ngày đối chiếu định Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 2: Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng toán Đối với nghiệp vụ mua hàng Bộ phận kếBộ hoạch phËn cungC¸n øngbé thu Trëng muabéphËn cung Thđ øng kho Nhu cầu vật liệu hàng hoa Kế toán Lu trữ, bảo quản chứng từ Đơn đề nghị mua Đơnhàng đặt hµng LËp chøng tõ Kýkho dut chøngNhËp tõ kho Ghi sổ Đối với nghiệp vụ toán Cán thu muaKÕ to¸n Thđ qtrëng, kÕ to¸n tr Thđ ëngq KÕ toán tiền mặt Nhu cầu toán Lu chứng từ Hoá đơn bán hàng Lập phiếu chi Ký duyệt Ghi chó: Chi q Ghi sỉ :tr×nh tù thùc hiƯn 3.2 Tài khoản sử dụng cách hạch toán Chu trình mua hàng toán liên quan đến nhiều tài khoản bảng cân đối kế toán nh tài khoản mục vốn tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả Nhng gồm loại tài khoản sau: - TK 111: tiền mặt tồn quỹ - TK 112: tiền gửi ngân hàng Luận văn tốt nghiệp - TK 133: thuế GTGT đầu vào - TK 152, 153, 156, 331 Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán nghiệp vụ toán phát sinh chu trình mua hàng - toán theo phơng thức tr¶ chËm: TK 111, 112 TK 331 øng tríc tiỊn cho ngời bán TK 152,153,156,611 Mua hàng nhập kho Hoặc trả nợ ngời bán TK 152, 153, 156, 611 Giảm giá hàng mua TK 133 VAT đầu vào Trả lại hàng cho ngời bán TK 515 TK 627, 641, Hàng chiết khấu Dịch vụ mua chịu Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán chu trình quan trọng, tạo đầy đủ yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh đoanh doanh nghiệp Vì việc xác định mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng toán việc làm cần thiÕt, Chn mùc kiĨm to¸n ViƯt Nam sè 200 – Mục tiêu nguyên tắc chi phối Báo cáo tài đà xác định: Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng Mục tiêu kiểm toán Báo cáo tài giúp kiểm toán viên công ty kiểm toán đa ý kiến xác nhận báo cáo tài có đợc lập sở chuẩn mực chế độ kế toán hành đợc chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan có phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài khía cạnh trọng yếu hay không Do mục đích chung kiểm toán chu trình mua hàng toán đánh giá xem liệu số d tài khoản có liên quan có đợc trình bày trung thực phù hợp với nguyên tắc kế toán hành đợc thừa nhận hay không Từ mục tiêu chung cụ thể hoá thành mục tiêu đặc thù sau: Luận văn tốt nghiệp - Tính có thực hàng hoá hay dịch vụ mua vào nh khoản nợ ngời bán: với ý nghĩa thông tin phản ánh tài sản công nợ phải đợc đảm bảo tồn tài sản nh công nợ - Tính đắn việc tính giá vốn thức tế hàng nhập kho:đợc tính theo chi phí thùc tÕ thùc hiƯn nghiƯp vơ, viƯc tÝnh to¸n c¸c khoản phải trả ngời bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn ngời bán biên giao nhận hàng hoá hay dịch vụ - Tính đắn việc phân loại trình bày tài sản mua vào nh koản phải trả ngời bán: với ý nghĩa tuân thủ qui định việc phân loại tài sản công nợ việc thể chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp chi tiết - Tính đắn việc phản ánh quyền nghĩa vụ: với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh Báo cáo tài phải thuộc quyền sở hữu đơn vị nợ phải trả ngời bán thể nghĩa vụ đơn vị - Tính xác học: tính xác việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ nghiệp vụ mua hàng toán Các mục tiêu kiểm toán nêu khung tham chiếu cho việc xác định thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng toán để thu thập chứng kiểm toán Căn vào mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế thử nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc cấu, trình kiểm soát có nhợc điểm theo mục tiêu Từ đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo mục tiêu xây dựng thủ tục kiểm tra chi tiết số d nghiệp vụ cách tơng ứng II Kiểm toán chu trình mua hàng to¸n kiĨm to¸n b¸o c¸o to¸n quy trình kiểm toán báo cáo tài Lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán giai đoạn mà kiểm toán thực kiểm toán nhằm tạo điều kiện pháp lý nh điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán không xuất pháp từ yêu cầu kiểm toán nhằm chuẩn bị điều kiện công tác kiểm toán, cho kiểm toán mà nguyên tắc công tác kiểm toán đà đợc quy định thành chuẩn mực, có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lợng hiệu chung toàn kiểm toán Luận văn tốt nghiệp 1.1 Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán Quy trình kiểm toán bắt đầu kiểm toán viên công ty kiểm toán thu nhận khách hàng Các công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: Đánh giá khả chấp nhận kiểm toán Kiểm toán viên phải đánh giá xem việc chấp nhận khách hàng hay tiếp tục kiểm toán cho khách hàng cũ có làm tăng rủi ro cho hoạt động kiểm toán viên hay làm hại đến uy tín công ty kiểm toán hay không? Để làm đợc điều đó, kiểm toán viên phải tiến hành công việc nh sau: - Xem xét hệ thống kiểm soát chất lợng - Tính liêm Ban giám đốc công ty khách hàng - Liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm Nhận diện lí kiểm toán công ty khách hàng: việc xác định ngời sử dụng Báo cáo tài mục đích sử dụng họ Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực kiểm toán: lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán thích hợp cho kiểm toán không hớng tới hiệu kiểm toán mà tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán chung đợc thừa nhận Hợp đồng kiểm toán: đà định chấp nhận kiểm toán cho khách hàng xem xét vấn đề nêu trên, bớc cuối giai đoạn chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán mà công ty kiểm toán phải thực ký kết hợp đồng kiểm toán Đây thoả thuận thức công ty kiểm toán khách hàng việc thực kiểm toán dịch vụ liên quan khác 1.2 Thu thập thông tin sở Trong giai đoạn này, kiểm toán viên thu thập hiểu biết ngành nghề, công việc kinh doanh khách hàng, tìm hiểu hệ thống kế toán, kiểm soát nội bên liên quan để đánh giá rủi ro lên kế hoạch kiểm toán kiểm toán viên đánh giá khả có sai sót trọng yếu, đa đánh giá đầu mức trọng yếu thực thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết để thực kiểm toán việc mở rộng thủ tục kiểm toán khác Những hiểu biết ngành nghề kinh doanh bao gåm nh÷ng hiĨu biÕt chung vỊ nỊn kinh tÕ, lÜnh vực hoạt động đơn vị hiểu biết cụ thể tổ chức hoạt động đơn vị kiểm toán Đối với