Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do công ty tnhh kiểm toán pkf việt nam thực hiện

Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của Em còn cócác phần nội dung sau: Chương I: Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán

    

-chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Tên đề tài :

Hoàn thiện quy trình kiểm toán tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm

toán PKF Việt Nam thực hiện

Họ và tên sinh viên : nguyễn hùng linh

hà nội - 05/2010

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH PKF VIỆT NAM THỰC HIỆN 8

1.1 Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH PKF Việt Nam thực hiện 8

1.2 Đặc điểm kế toán chu trình tiền lương và nhân viên của khách thể kiểm toán có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH PKF thực hiện .10

1.2.1 Đặc điểm của chu trình tiền lương và nhân viên tại khách thể kiểm toán 10

1.2.2 Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán chu trình tiền lương và nhân viên 15

1.2.3 Đặc điểm của Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền lương và nhân viên của khách thể kiểm toán 18

1.2.4 Các thủ tục kiểm toán của chủ thể kiểm toán với khách thể kiểm toán trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại khách thể kiểm toán .20

1.3 Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH PKF thực hiện tại Công ty M1 và Công ty M2 26

1.3.1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán 26

1.3.2 Thực hiện kiểm toán 34

1.3.3 Kết thúc kiểm toán 53

1.4 Đánh giá chung về thực hiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên đối với hai khách hàng 54

CHƯƠNG II: NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN DO CÔNG TY TNHH KIỂM

TOÁN PKF VIỆT NAM THỰC HIỆN 56

2.1 Nhận xét về thực trạng kiểm toán tiền lương và nhân viên do Công ty TNHH PKF Việt Nam thực hiện 56

2.2 Tính tất yếu và phương hướng hoàn thiện chu trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương 60

2.3 Một số đề xuất hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH PKF Việt Nam thực hiện 61

2.3.1 Hoàn thiện thủ tục phân tích 61

2.3.2 Hoàn thiện vấn đề đánh giá mức trọng yếu và rủi ro 62

2.3.3 Hoàn thiện vấn đề tìm hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ 63

2.3.4 Hoàn thiện vấn đề trong thủ tục kiểm tra chi tiết 64

2.3.5 Hoàn thiện vấn đề chọn mẫu kiểm toán 65

KẾT LUẬN 67

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

BCKQKD Báo cáo kết quả kinh doanh

HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Trình tự hạch toán tiền lương 16

Sơ đồ 1.2: Trình tự hạch toán BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ 17

Sơ đồ 1.3: Trình tự hạch toán thuế TNCN 17

BẢNG BIỂ Bảng 2.1: Chương trình kiểm toán tiền lương và nhân viên 31

Bảng 2.2: Trích giấy tờ làm việc - Bảng ghi chú HTKSNB 35

Bảng 2.3: Trích giấy tờ làm việc - HTKSNB 36

Bảng 2.4: Trích giấy tờ làm việc – Ghi chú về HTKSNB 38

Bảng 2.5: Trích giấy tờ làm việc - Tổng hợp tiền lương 39

Bảng 2.6: Trích giấy tờ làm việc – Phân tích tỷ lệ chi phí lương trên giá vốn 40

Bảng 2.7: Trích giấy tờ làm việc – Phân tích tỷ lệ lương trên doanh thu 40

Bảng 2.8: Trích giấy tờ làm việc – Tổng hợp tiền lương 41

Bảng 2.9: Trích giấy tờ làm việc-Phân tích tỷ lệ lương trên doanh thu 42

Bảng 2.10: Trích giấy tờ làm việc – Kiểm tra chi tiết TK 334 43

Bảng 2.11: Trích giấy tờ làm việc – Kiểm tra nhân viên khống 44

Bảng 2.12: Trích giấy tờ làm việc - Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng 44

Bảng 2.13: Trích giấy iấy tờ làm việc – Kiểm tra số dư các khoản trích theo lương 45

Bảng 2.14: Trích giấy tờ làm việc – Kiểm tra thuế TNCN 46

Bảng 2.15: Trích giấy tờ làm việc – Kiểm tra việc tính thuế thu nhập cá nhân 46

Bảng 2.16: Trích giấy tờ làm việc - Kiểm tra việc thanh toán lương 47

Bảng 2.17: Trích giấy tờ làm việc – Phân bổ chi phí lương 48

Bảng 2.18: Trích giấy tờ làm việc – Kiểm tra chi tiết việc phân bổ chi phí lương 49

Bảng 2.19: Trích giấy tờ làm việc – Kiểm tra phân bổ chi phí lương 49

(nhân viên marketing) 49

Bảng 2.20: Trích giấy tờ làm việc – Kiểm tra chi tiết TK 334 50

Bảng 2.21: Trích giấy tờ làm việc - Kiểm tra việc thanh toán lương 51

Bảng 2.22: Trích giấy tờ làm việc - Kiểm tra thanh toán các khoản trích theo lương 52

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động kiểm toán đang có những bước phát triển vượt bậc trong nhữngnăm gần đây đã chứng tỏ vai trò quan trọng của kiểm toán đối với sự phát triển củanền kinh tế và theo yêu cầu quản lý: Kiểm toán góp phần củng cố nền nếp kế toán,lành mạnh hoá các quan tài chính, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý Trên mỗikhía cạnh, phương diện hoạt động kiểm toán có những đặc trưng và ý nghĩa nhấtđịnh, trong đó các dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính do các công ty kiểm toán độclập cung cấp là yếu tố quyết định cho sự tồn tại của kiểm toán độc lập

Cùng với sự ra đời và phát triển của các công ty kiểm toán trong và ngoàinước chất lượng của hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính ngày càng nâng cao do

sự chú trọng, tạo điều kiện thuận lợi từ phía Chính phủ đồng thời cũng do sự cốgắng nỗ lực từ bản thân các công ty kiểm toán, trong đó có sự đóng góp của Công tyTNHH Kiểm toán PKF Việt Nam với vai trò là một trong những công ty hàng đầu

về kiểm toán của Việt Nam

Một trong những vấn đề được chú trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính đó

là kiểm toán chi phí trong đó chi phí nhân công chiếm tỉ trọng lớn có ảnh hưởng lớnđến các thông tin khác trên báo cáo tài chính như doanh thu, thuế thu nhập doanhnghiệp đồng thời vấn đề quản lí nhân sự trong doanh nghiệp sao cho có hiệu quảnhất cũng là một vấn đề được chú trọng Nhận thức được tầm quan trọng này, trongthời gian thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán PKF Việt Nam Em đã chọn Đề tài

“Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện”

cho Chuyên đề thực tập tốt nghiệp đại học của mình

Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của Em còn cócác phần nội dung sau:

Chương I: Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên

trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH PKF Việt Nam thực hiện;

Chương II: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán tiền

lương và nhân viên do Công ty TNHH Kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện

Cùng với những kiến thức đã được học ở Trường và sự hướng dẫn củaGS.TS.Nguyễn Quang Quynh, Ban Giám đốc Công ty kiểm toán Việt Nam cùngcác anh chị Phòng Kiểm toán Doanh nghiệp đã hướng dẫn, giúp đỡ Em hoànthành Chuyên đề.

Hà Nội, ngày 09 tháng 05 năm 2010

Sinh viên Nguyễn Hùng Linh

CHƯƠNG I THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ

NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

DO CÔNG TY TNHH PKF VIỆT NAM THỰC HIỆN

Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên là một trong những quy trìnhquan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC) Chu trình tiền lương và nhânviên có liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên Bảng cân đối kế toán (BCĐKT)

và Báo cáo kết quả kinh doanh (BCKQKD) Đặc biệt, khoản mục chi phí lương cóliên quan trực tiếp đến lợi ích người lao động và thường là khoản chi phí lớn, có ảnhhưởng trực tiếp tới tình hình hoạt động sản xuất cũng như kinh doanh của doanhnghiệp Vì thế, kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên luôn là đối tượngthường xuyên và trực tiếp trong các cuộc kiểm toán Trong quá trình thực tập tạicông ty TNHH PKF Việt Nam (PKF Việt Nam) Em đã có cơ hội được tìm hiểu, họchỏi và nghiên cứu quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên Công tyđưa ra và thực trạng việc thực hiện quy trình kiểm toán chu trình đó với các kháchhàng kiểm toán Trong Chuyên đề Em xin trình bày quy trình kiểm toán thực tế tạihai khách hàng kiểm toán của PKF Việt Nam là Công ty M1 và Công ty M2 đạidiện cho hai loại hình doanh nghiệp khác nhau Công ty M2, một doanh nghiệp100% vốn đầu tư nước ngoài, là khách hàng thường xuyên của PKF Việt Nam,trong khi đó Công ty M1, một doanh nghiệp nhà nước, là khách hàng năm đầu tiênnên quy trình kiểm toán thực tế ở hai công ty sẽ có những điểm khác biệt và đưa rađược thực trạng kiểm toán đầy đủ hơn Để nắm bắt tốt hơn, việc tìm hiểu trình tựquy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC củaPKF Việt Nam là rất quan trọng

1.1 Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH PKF Việt Nam thực hiện

PKF Việt Nam xác định rằng với đối tượng kiểm toán là chu trình tiền lương

và nhân viên để cuộc kiểm toán đi đúng phương hướng và đạt hiệu quả việc nhìn

nhận và nắm bắt được mục tiêu kiểm toán chung và đặc thù cần hướng tới là điềurất quan trọng Các mục tiêu này được PKF Việt Nam đưa ra nhằm giúp các KTV(KTV) của Công ty hiểu rõ, bám sát và hoàn thiện được quy trình kiểm toán chutrình tiền lương và nhân viên đang áp dụng tại Công ty.

Mục tiêu chung của quy trình này là KTV phải thu thập các bằng chứng

để khẳng định tính trung thực và hợp lý của số dư khoản mục tiền lương, cáckhoản trích theo lương, các chi phí về nhân công, các nghiệp vụ về tiền lương vànhân viên Tất cả các thông tin tài chính trọng yếu có liên quan tới chu trình đềuđược trình bày nhất quán và phù hợp với các nguyên tắc và chế độ kế toán hiệnhành về tiền lương và nhân viên

Mục tiêu chung trên được cụ thể hóa thành các mục tiêu đặc thù nhằmgiúp cho KTV định hình được tốt hơn các công việc cần hướng tới

Thứ nhất, mục tiêu hiện hữu nghĩa là số dư TK tiền lương, các khoảntrích theo lương phải thực sự tồn tại, chi phí nhân công thực sự phát sinh và cácnghiệp vụ tiền lương đã được ghi chép thì thực sự đã xảy ra

Thứ hai, mục tiêu về sự trọn vẹn đối với các nghiệp tiền lương có ý nghĩarằng tất cả các nghiệp vụ tiền lương đã xảy ra thì đều được ghi chép đầy đủ

Thứ ba, mục tiêu quyền và nghĩa vụ đối với chu trình này có nghĩa rằng đơn

vị phải có nghĩa vụ thanh toán tiền lương và các khoản trích trên tiền lương theođúng Luật lao động, các quy định, hợp đồng đã ký kết với người lao động, chế độtài chính kế toán hiện hành, …

Thứ tư, mục tiêu về sự đo lường và tính giá đối với các nghiệp vụ tiền lương

và các số dư có liên quan nghĩa là những giá trị đã được ghi chép về các nghiệp vụtiền lương hợp lệ là đúng Nhiều khi giá trị của các nghiệp vụ về tiền lương đượcphản ánh, ghi chép không chính xác do một số các nguyên nhân khác nhau Mụctiêu về tính giá đối với các nghiệp vụ tiền lương còn có ý nghĩa quan trọng trongcông việc lập các bản báo cáo các khoản thuế phải nộp và các khoản phải nộp khác

có liên quan tới tiền lương Để tránh rủi ro về sai phạm trong việc tính toán cáckhoản thuế và các khoản phải nộp liên quan tới tiền lương thì các tổ chức thường

phân công một nhân viên thực hiện rà soát một cách độc lập về vấn đề tính toán vàlập các báo cáo.

Thứ năm, mục tiêu phân loại và trình bày đối với nghiệp vụ tiền lương cónghĩa là chi phí tiền lương và các khoản phải thanh toán cho công nhân viên phảiđược trình bày vào các TK phù hợp và được trình bày trên các BCTC đúng theo quyđịnh Có nhiều khi chi phí nhân công trực tiếp lại bị phản ánh vào TK chi phí sảnxuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp hay chi phí bán hàng Những sai phạmnhư vậy sẽ dẫn đến những sai lệch trong số dư khoản mục tiền lương, các khoảntrích theo lương, các khoản chi phí và các TK liên quan khác trên BCTC

Qua những mục tiêu trên, KTV đã có thể hiểu rõ hơn về công việc kiểmtoán cần thực hiện Tuy nhiên, KTV cần phải tiếp tục tìm hiểu những đặc điểmcủa chu trình tiền lương và nhân viên nói chung của khách thể kiểm toán PKFViệt Nam trong quá trình thực hiện kiểm toán đã tập hợp những đặc điểm quantrọng và xác định rằng sự hiểu biết của KTV về các đặc điểm này sẽ tăng hiệu quảcủa cuộc kiểm toán

1.2 Đặc điểm kế toán chu trình tiền lương và nhân viên của khách thể kiểm toán có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH PKF thực hiện

1.2.1 Đặc điểm của chu trình tiền lương và nhân viên tại khách thể kiểm toán

Các khách hàng của PKF Việt Nam khi hạch toán chu trình tiền lương và cáckhoản trích theo lương vẫn có chung những đặc điểm cơ bản của chu trình này màPKF Việt Nam nhận thấy là những đặc điểm quan trọng ảnh hưởng tới quy trìnhkiểm toán của Công ty

Thứ nhất, KTV cần hiểu rõ các yếu tố của chu trình này tại khách thể.

Một là tiền lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao độngsống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian hoặc khốilượng công việc lao động, lao vụ mà người lao động đóng góp cho doanh nghiệp.Tiền lương của doanh nghiệp bao gồm lương nhân viên hành chính, lương hưởngtheo giờ lao động hoặc sản lượng công việc thực tế, các khoản thưởng, hoa hồng,

các khoản phúc lợi và các khoản trích theo tiền lương theo qui định hiện hành củapháp luật hoặc theo sự thoả thuận của đôi bên.

Hai là các khoản trích theo lương, bao gồm Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảohiểm thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm y tế (BHYT), Kinh phí công đoàn (KPCĐ).Chế độ hiện hành quy định như sau:

BHXH được trích bằng 20% quỹ lương cơ bản kể cả các khoản phụ cấpthường xuyên (lĩnh vực, trách nhiệm, thâm niên) Trong đó, doanh nghiệp chịu 15%tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, người lao động chịu 5% tính trừ vào thu nhậphàng tháng của họ Doanh nghiệp phải nộp BHXH cho cơ quan bảo hiểm cấp trên.Quỹ này dùng để trợ cấp cho các đối tượng có tham gia đóng BHXH khi họ ốm đau,thai sản, về hưu, tai nạn lao động hay chết

BHYT được trích 3% quỹ lương cơ bản kể cả phụ cấp thường xuyên Trong

đó, doanh nghiệp chịu 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, người lao động chịu1% tính trừ vào thu nhập hàng tháng của họ Doanh nghiệp phải nộp BHYT cho cơquan BHYT cấp trên Quỹ này dùng để trợ cấp cho các đối tượng có tham gia đóngBHYT khi ốm đau, tai nạn

KPCĐ được trích 2% tổng quỹ lương thực hiện tính vào chi phí sản xuấtkinh doanh Trong đó, doanh nghiệp phải nộp 1% cho cơ quan công đoàn cấp trên

và 1% dùng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn cấp cơ sở như: chi lương cho cán

bộ công đoàn chuyên trách, chi quà tặng cho cán bộ công nhân viên nhân các ngày

lễ tết, chi đám hiếu hỉ,…

Từ ngày 1/1/2009 các doanh nghiệp phải chính thức áp dụng nghị định số126/2008/NĐ-CP ngày 12/12/2008 về Bảo hiểm thất nghiệp, trong đó quy định vớinhững doanh nghiệp có hơn 10 lao động người sử dụng lao động và người lao độngphải tham gia bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc Bảo hiểm thất nghiệp phải được tríchhàng tháng và bằng 3% tiền công, tiền lương hàng tháng của người lao động đăng

ký tham gia

Bảo hiểm thất nghiệp được hình thành từ ba nguồn với tỷ lệ như sau:

Người sử dụng lao động nộp 1% (trích vào lương tháng của người lao động)Người lao động nộp 1% (trích vào chi phí của DN)

Nhà nước hỗ trợ 1% (trả một lần vào cuối năm)

Ba là quỹ lương Quỹ lương là một vấn đề quan trọng trong chu trình tiền

lương và nhân viên Trong một doanh nghiệp, quỹ lương là toàn bộ tiền lương của

doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sửdụng Thành phần quỹ tiền lương bao gồm tiền lương trả cho người lao động trongthời gian thực tế làm việc, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừngviệc hoặc nghỉ phép, tiền thưởng thi đua, và một số khoản phụ cấp khác

Quỹ lương bao gồm 2 loại: tiền lương chính và tiền lương phụ

Tiền lương chính bao gồm lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên

và tiền thưởng trong sản xuất – đó là khoản tiền lương trả cho người lao động trongthời gian làm nhiệm vụ chính đã được quy định

Tiền lương phụ bao gồm lương trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làmnghĩa vụ xã hội, đi học, hội họp – đó là khoản tiền lương trả cho người laođộng trong thời gian không làm nhiệm vụ nhưng vẫn được hưởng lương theo chế

độ quy định

Bốn là thuế thu nhập cá nhân (TNCN) Thuế TNCN là một loại thuế có liênquan trực tiếp tới thu nhập của người lao động Đó là khoản thuế đánh vào ngườilao động có thu nhập cao nhằm phân phối lại thu nhập trong xã hội Cơ sở để tínhthuế TNCN là tổng thu nhập của người lao động và thuế suất Theo quy định hiệnnay, thuế suất thuế TNCN là loại thuế suất luỹ tiến từng phần, và theo đó người laođộng sẽ phải chịu mức thuế suất càng cao khi thu nhập của họ tăng lên

Thứ hai, xét đến hình thức trả lương, các khách thể kiểm toán sử dụng ba hình thức trả lương là trả lương theo sản phẩm, trả lương theo thời gian và khoán khối lượng hoặc khoán từng việc.

Một là hình thức trả lương theo sản phẩm Việc trả lương được thực hiệndựa vào số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành Đây là

hình thức tiền lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, khuyến khíchngười lao động làm việc, từ đó làm tăng năng suất lao động.

Hình thức trả lương theo sản phẩm bao gồm hình thức tiền lương theo sảnphẩm trực tiếp ko hạn chế, hình thức trả lương theo sản phẩm gián tiếp, hìnhthức tiền lương theo sản phẩm có thưởng, phạt và hình thức trả lương theo sảnphẩm luỹ tiến

Hai là hình thức trả lương theo thời gian Việc trả lương cho người lao độngđược thực hiện dựa theo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ thành thạonghiệp vụ, chuyên môn của người lao động Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau

mà mỗi ngành nghề cụ thể có thang lương riêng Đơn vị để tính lương theo thờigian là lương tháng, lương ngày, lương giờ

Lương tháng thường được áp dụng cho lương nhân viên làm công tác quản

lý, các nhân viên thuộc các ngành hoạt động ko có tính chất sản xuất

Lương ngày thường được áp dụng để trả cho lao động trực tiếp hưởng lươngthời gian, tính trả lương cho người lao động trong ngày hội họp, học tập hoặc làmnghĩa vụ quân sự Lương ngày là lương trả cho người lao động theo mức lươngngày và số ngày lao động thực tế trong tháng, được tính như theo công thức:

Mức lương ngày = Mức lương tháng / Số ngày làm việc trong tháng theo chế độLương giờ được áp dụng để trả lương cho người lao động trực tiếp trong thờigian làm việc không hưởng lương theo sản phẩm

Ba là hình thức khoán khối lượng hoặc khoán từng việc Hình thức này ápdụng cho những công việc lao động đơn giản, chẳng hạn như sửa chữa nhà cửa, bốc

dỡ nguyên vật liệu, hàng hoá…

Một dạng đặc biệt của hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức khoánquỹ lương Hình thức này được sử dụng để trả lương cho những người làm việc tạicác phòng ban, doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lương Quỹ lương thực tế củatừng phòng ban phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được giao

Thứ ba, các chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên.

Trong mỗi khách thể kiểm toán, chu trình tiền lương và nhân viên liên quanđến nhiều bộ phận khác nhau như bộ phận kế toán, bộ phận sử dụng lao động, bộphận nhân sự… Mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng của chu trình Chu trìnhbắt đầu bằng việc tuyển dụng và thuê mướn nhân viên và kết thúc bằng việc thanhtoán tiền lương cho người lao động

Một là chức năng thuê mướn và tuyển dụng nhân viên.

Bộ phận nhân sự trong mỗi doanh nghiệp sẽ đảm nhiệm việc tuyển dụng

và thuê mướn nhân viên Tất cả những trường hợp tuyển dụng và thuê mướn đềuphải được ghi chép trên một bản báo cáo phê duyệt bởi ban quản lý, trong đó cónêu rõ vị trí công việc, trách nhiệm công việc, mức lương khởi điểm,… Bản báocáo này sẽ được lập thành hai bản, một bản để vào hồ sơ nhân sự và hồ sơ nhânviên (lưu ở phòng nhân sự), một bản được đưa đến phòng kế toán tiền lương đểlàm căn cứ tính lương

Hai là chức năng phê duyệt thay đổi mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản phúc lợi

Khi người lao động được thăng chức hay tăng bậc tay nghề thì sẽ có sự thayđổi về mức lương Sau khi bộ phận nhân sự và những người có thẩm quyền phêduyệt, sự thay đổi này được ghi vào sổ nhân sự

Ba là chức năng theo dõi và tính toán thời gian lao động.

Đây là chức năng quan trọng nhất của chu trình tiền lương và nhân viên Nóthể hiện công việc theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác ngày công, giờcông làm việc thực tế, số lượng sản phẩm hoàn thành thông qua các chứng từ như:Bảng tính công, hợp đồng giao khoán…Đây là căn cứ để tính lương, tính thưởng vàcác khoản trích trên tiền lương của người lao động

Bốn là chức năng tính lương và lập bảng lương.

Dựa vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và kết quả công việc, sảnphẩm hoặc lao vụ hoàn thành cũng như các chứng từ liên quan khác gửi từ bộ phậnhoạt động tới bộ phận kế toán tiền lương, nhân viên kế toán phải kiểm tra tất cả các

chứng từ trước khi tính lương nhằm đảm bảo các yêu cầu về chứng từ Tiếp đó, kếtoán tiến hành tính lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ Bảng thanh toántiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng và bảng khai các khoản phải nộp là kết quảcủa công việc tính lương.

Năm là chức năng ghi chép sổ kế toán

Trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thưởng và các chứng từ gốc đi kèm,

kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký tiền lương, viết các phiếu chi kèm theo bảng thanhtoán lương và chuyển cho thủ quỹ sau khi đã được phê duyệt

Sáu là chức năng thanh toán tiền lương và đảm bảo những khoản lương chưa thanh toán.

Khi nhận được phiếu chi hoặc séc chi lương và bảng thanh toán tiền lương,thưởng, thủ quỹ phải kiểm tra đối chiếu các yếu tố trên phiếu chi hoặc séc chi lươngvới bảng thanh toán tiền lương, thưởng xem có khớp đúng hay không Nếu khớpđúng, thủ quỹ tiến hành chi lương cho nhân viên và yêu cầu người nhận ký nhậnvào phiếu chi hoặc séc chi, đồng thời thủ quỹ phải đóng dấu và ký vào phiếu “Đãchi tiền” Với những phiếu chi hoặc séc chi lương chưa được thanh toán thì được cấttrữ và ghi chép vào sổ sách kế toán một cách đầy đủ, chính xác tránh nhầm lẫn Đốivới các phiếu chi hoặc séc chi hỏng thì phải được cắt góc và lưu lại nhằm đảm bảongăn ngừa các phiếu chi hoặc séc chi giả mạo

1.2.2 Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán chu trình tiền lương và nhân viên

Thứ nhất, về tổ chức TK kế toán trong chu trình tiền lương và nhân viên.

Hệ thống TK hạch toán chu trình tiền lương và nhân viên được sử dụng trongcác khách thể kiểm toán như sau:

TK 334: Tiền lương phải trả;

TK 3382: Kinh phí công đoàn;

TK 3383: Bảo hiểm xã hội;

TK 3384: Bảo hiểm y tế;

TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân

TK 431Tiền thưởng ngoài quỹ lương

TK 3383BHXH phải trả cho CBCNV

TK 335Lương phép phải trả CNV

TK 622Trích trước lương phép

TK 111,112

Thanh toán cho CNV

TK 3388Thanh toán tiền lương lĩnh chậmTiền lương lĩnh chậm

Do quy định về BHTN mới có trong năm 2009 và chưa có hướng dẫn về việchạch toán nên đa số khách thể kiểm toán của PKF Việt Nam hạch toán cùng vào TK

3383 là TK BHXH Ngoài ra có một số khách thể kiểm toán hạch toán vào TK 3388.Điều này cũng được chấp nhận, tuy nhiên PKF Việt Nam nhận thấy vì BHTN có nhiềuđặc điểm hạch toán tương đồng với BHXH nên việc sử dụng TK 3383 là hợp lý hơn

Các TK chi phí khác được sử dụng để hạch toán lương bao gồm TK 621, TK

623, TK 627, TK 641 và TK 642

Thứ hai, về trình tự hạch toán kế toán chu trình tiền lương và nhân viên.

Các khách thể kiểm toán hạch toán của PKF Việt Nam có những đặc thù khácnhau trong hạch toán chu trình tiền lương và nhân viên, nhưng về cơ bản chúng đềuđược bao hàm trong và phù hợp với trình tự hạch toán kế toán như sau:

Sơ đồ 1.1: Trình tự hạch toán tiền lương

TK 111,112

Nộp BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ

TK 338(2,3,4)

TK 622,627,641,642Trích BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ vào CP SXKD

TK 111,112,1388KPCĐ vượt chi đề nghị cấp bù

TK 334Thuế TNCN phải nộp cho Ngân sách Nhà nước

TK 3335

TK 111,112

Nộp thuế TNCN

TK 711

Phần thuế TNCN doanh nghiệp được hưởng

Sơ đồ 1.2: Trình tự hạch toán BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ

Sơ đồ 1.3: Trình tự hạch toán thuế TNCN

Ba trình tự hạch toán trên được PKF xác định là ba trình tự quan trọng vàbao hàm được các nghiệp vụ phát sinh của chu trình tiền lương và nhân viên Đây làmột trong những đặc điểm quan trọng nhất giúp cho PKF đưa ra được phương phápkiểm toán hiệu quả chu trình tiền lương và nhân viên Số dư các TK tiền lương và

số phát sinh các TK chi phí nhân công cũng là đối tượng kiểm toán trực tiếp củacuộc kiểm toán

1.2.3 Đặc điểm của Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền lương và nhân viên của khách thể kiểm toán

Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) đóng vai trò rất quan trọng trong mộtkhách thể kiểm toán nói chung và việc quản lý chu trình tiền lương và nhân viên nóiriêng Việc tìm hiểu và đánh giá được HTKSNB sẽ giúp các KTV rất nhiều trongquá trình thực hiện cuộc kiểm toán

Các khách hàng kiểm toán của PKF Việt Nam hiện nay thiết kế HTKSNBđối với chu trình tiền lương và nhân viên để phục vụ cho việc thực hiện và quản lýcác chức năng của chu trình này

Một là nghiệp vụ phê duyệt Các cần được tuyển dụng dựa trên các tiêu

chuẩn do ban quản lí phê duyệt để phòng nhân sự có thể tuyển chọn được đúngngười, đúng việc thì doanh nghiệp cần có các tiêu chí tuyển dụng lao động rõ ràng.Nếu không, sẽ chỉ tuyển chọn, thuê mướn được những lao động kém về năng lực vàphẩm chất dẫn tới việc tăng chi phí đào tạo, phải bỏ ra những chi phí không đáng

có Các chính sách, quyết định,… liên quan đến tiền lương và người lao động đềuphải được giám đốc, trưởng phòng nhân sự phê duyệt

Ghi sổ kế toán về tiền lương: Các khoản chi liên quan tới lương, thưởng, các

khoản trích theo lương, khoản khấu trừ, thuế, phúc lợi phải được ghi chép chính xác

về số học, nếu không sẽ dẫn tới việc chi phí và nợ sau đó bị trình bày sai và việcphân bổ chi phí nhân công sẽ không chính xác

Thực chi: Thiết lập các thủ tục tiền lương và nhân viên cần phải tuân thủ

theo sự phê chuẩn của ban quản lí, tất cả các khoản chi tiền lương phải căn cứ váocác chứng từ hợp lệ

Tiếp cận hệ thống sổ sách: Nhằm kiểm soát đối với các khoản chi không

đúng chỗ và những chi phí nhân công không được thông qua thì ban quản lí doanhnghiệp cần đưa ra chính sách nhằm hạn chế việc tiếp cận hệ thống báo cáo sổ sáchnhân sự và kế toán tiền lương ở một số người có thẩm quyền Chẳng hạn, ban quản

lí có thể tạo ra các hàng rào cản trở những nhân viên không có phận sự tiếp cận tớitài liệu của bộ phận nhân sự và bộ phận tiền lương và phân chia trách nhiệm táchbạch giữa các quyền phê duyệt, quyền ghi chép sổ sách và quyền thanh toán tiềnlương để hạn chế các hành vi gian lận

Phân chia trách nhiệm: Để đảm bảo một cánh thoả đáng về việc phân chia

tách bạch các trách nhiệm thì bộ phận nhân sự cần phải tách bạch khỏi trách nhiệmtính toán lương, thưởng; lập bảng lương, thưởng; chi lương, thưởng và trách nhiệmgiám sát thời gian lao động hoặc dịch vụ hoàn thành Nếu không chức năng phêduyệt của bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với chức năng thanh toán tiền lương dẫn tớicác cơ hội tăng mức lương, bậc lương một cách cố ý vì mục đích tư lợi hoặc tạo ranhân viên khống

Trong quá trình thực hiện kiểm toán, PKF Việt Nam luôn tìm hiểu và hoànthiện hơn kiến thức về các đặc điểm nói trên, đồng thời qua đánh giá và phân tích,PKF Việt Nam nhận thấy được các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình tiền lương

và nhân viên ở các khách thể kiểm toán

Thứ nhất, tiền lương thanh toán cao hơn thực tế Điều này xảy ra khi đã ghi

sổ thanh toán nhưng thực tế chưa chi, ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế, thanh toánvào kỳ sau nhưng ghi sổ thanh toán ở kỳ này

Thứ hai, chi phí tiền lương cao hơn so với thực tế xảy ra khi chi phí đã ghi

sổ nhưng thực tế lại không phát sinh, chi phí tiền lương ghi sổ cao hơn thực tế haychi phí phát sinh ở kỳ sau nhưng lại được hạch toán vào kỳ này

Thứ ba, chi phí tiền lương phải trả thấp hơn so với thực tế Chi phí tiềnlương phát sinh nhưng không được ghi sổ như là một khoản chi phí phải trả, chi phítiền lương ghi sổ thấp hơn thực tế hay chi phí phát sinh ở kỳ này nhưng lại đượchạch toán vào kỳ sau

Thứ tư, số dư hoặc tổng cộng số phát sinh không được đánh giá đúng hay số

dư hoặc tổng cộng số phát sinh không được trình bày hợp lý

Thứ năm, tình trạng nhân viên khống không được kiểm soát, trong danh sáchcông nhân viên của khách thể kiểm toán xuất hiện các đối tượng không thực tế làmviệc, không có trong danh sách lao động,… của công ty nhưng vẫn được tính vànhận lương hàng tháng

Trên đây là những đặc điểm mà PKF cho rằng KTV khi thực hiện cuộc kiểmtoán tại khách thể cần phải nắm được về khách thể kiểm toán Các thủ tục kiểm toáncủa KTV phải thu thập được thông tin và độ tin cậy về các đặc điểm này của kháchthể kiểm toán Có như vậy cuộc kiểm toán mới đi đúng lộ trình và đạt được hiệuquả tốt

Để đáp ứng được yêu cầu đó, PKF Việt Nam trong quy trình kiểm toán chutrình tiền lương và nhân viên đã đưa ra và tiến hành các thủ tục kiểm toán, các thủtục này được dựa trên các trắc nghiệm trong kiểm toán Các thủ tục đó là thửnghiệm kiểm soát, thực hiện thủ tục phân tích và thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết.Các thủ tục này được thiết kế phù hợp với thực tế đặc điểm khách hàng hiện naycủa PKF Việt Nam

1.2.4 Các thủ tục kiểm toán của chủ thể kiểm toán với khách thể kiểm toán trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại khách thể kiểm toán

Thứ nhất, thủ tục thử nghiệm kiểm soát.

Công việc này chỉ được thực hiện khi HTKSNB có hiệu lực KTV tiến hànhthử nghiệm kiểm soát nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán về thiết chế và vận hànhcủa HTKSNB của khách hàng Chúng ta cùng tìm hiểu công việc này theo từngchức năng của chu trình tiền lương và nhân viên

Đối với chức năng tổ chức nhân sự: KTV tiến hành tìm hiểu việc tuyểndụng lao động, những quy định về mức lương, sự tách biệt giữa bộ phận nhân sựvới bộ phận theo dõi thời gian làm việc và hạch toán lương, thanh toán lươngcho người lao động Vì vậy, KTV phải thu thập các tài liệu, quy định về tuyển

dụng và về mức lương, thưởng khác, đồng thời quan sát và kiểm tra thực tế vềviệc bất kiêm nhiệm trên.

Đối với chức năng theo dõi thời gian lao động, khối lượng sản phẩm hoànthành, lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương:

Giai đoạn này ảnh hưởng trực tiếp đến việc hạch toán chi phí tiền lương vàcác khoản trích theo lương KTV tìm hiểu, đánh giá các quá trình kiểm soát đượcthiết kế trong doanh nghiệp nhằm phát hiện các sai phạm từ khi chấm công đếnthanh toán lương và các khoản đi cùng

Các công việc của KTV gồm: xem xét hệ thống tổ chức chấm công hoặckiểm nhận sản phẩm hoàn thành về tính thường xuyên của công việc, độ tin cậy củangười chịu trách nhiệm về công việc; kiểm tra các thủ tục kiểm soát đối với việcphê chuẩn, quyết định về mức lương, tiền thưởng, thanh toán làm thêm giờ…

Đối với chức năng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương:KTV xem xét tính độc lập trong việc phân công công việc giữa người tính lương,người chi trả lương và người theo dõi chấm công Đồng thời, KTV tìm hiểu côngviệc chi trả lương, chú ý đến các khoản tiền lương chưa thanh toán được theo dõinhư thế nào

Một là kiểm tra số nhân viên khống

Nhân viên khống là gian lận thường xảy ra tại các doanh nghiệp Để pháthiện ra các sai phạm dạng này KTV thực hiện các thủ tục khảo sát sau:

KTV xem xét trên sổ nhân sự và chọn ra một số hồ sơ nhân viên để kiểmtra chi tiết Mục đích của công việc này là nhằm phát hiện ra những nhân viên đãthôi việc hoặc đã mãn hạn hợp đồng nhưng vẫn có tên trên bảng thanh toánlương, cùng đó xem các khoản mãn hạn hợp đồng có phù hợp với quy định củacông ty hay không

So sánh tên của người lao động trên phiếu chi, bảng thanh toán lương vàbảng chấm công, bảng kê khai sản phẩm hoàn thành Đồng thời tiến hành đối chiếuchữ ký của người lĩnh tiền với chữ ký trên hồ sơ nhân viên để tìm ra những bất

thường, hoặc chữ ký có thể xuất hiện nhiều lần trên bảng thanh toán lương, đều lànhững dấu hiệu của gian lận.

Hai là kiểm tra số giờ, khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành khống.Những sai phạm như khai tăng số giờ làm việc, số lượng sản phẩm hoànthành là rất dễ xảy ra, nhiều trường hợp có sự thông đồng giữa nhân viên và ngườigiám sát của họ Để phát hiện ra những sai phạm này KTV thực hiện các thủ tụckhảo sát sau:

KTV có thể theo dõi, quan sát việc chấm công của quản đốc và phỏng vấnnhân viên về việc chấm công

Xem xét số giờ công hoặc số lượng công việc, sản phẩm hoàn thành đượcthanh toán trên thực tế với số liệu do các bộ phận kiểm soát ghi chép

Ba là kiểm tra việc phân bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng sử dụng lao động.Việc tính và phân bổ không đúng chi phí tiền lương vào các đối tượng sửdụng lao động sẽ dẫn đến việc đánh giá sai lệch các giá trị tài sản trên bảng cân đối

kế toán, sai lệch về chỉ tiêu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh KTV thựchiện các thủ tục:

Xem xét sơ đồ hạch toán xem có đúng quy định hiện hành hay không

Xem xét tính nhất quán trong việc hạch toán chi phí giữa các kỳ kế toán vớitừng bộ phận Phân loại các đối tượng lao động theo các bộ phận chức năng, từ đóphân bổ và hạch toán chi phí tiền lương đúng đối tượng

KTV có thể xem xét một số đối tượng cụ thể từ sổ nhân sự đến việc tínhtoán và phân bổ lương nhằm kiểm tra doanh nghiệp có hạch toán đúng tiềnlương của những người này theo đúng bộ phận họ làm việc hay không (bộ phậnsản xuất trực tiếp, bộ phận quản lý phân xưởng, bộ phận bán hàng hay quản lýdoanh nghiệp)

Bốn là kiểm tra các khoản trích theo lương (BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ).KTV cần thực hiện một số thủ tục sau:

Xác định tính chính xác của quỹ lương làm cơ sở cho việc tính toán cho cáckhoản trích theo lương Từ đó so sánh với số liệu trên bảng kê khai các khoảnBHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp để đánh giá tính đúng đắn của các khoản phải nộp.

So sánh các khoản đã thanh toán với các khoản kê khai để xác định doanhnghiệp có kê khai đúng không và thủ tục quyết toán với các cơ quan có liên quanxem có đúng không

Thứ hai, thực hiện thủ tục phân tích

Thủ tục phân tích là cách thức xem xét các mối quan hệ kinh tế và xu hướngbiến động của các chỉ tiêu kinh tế Việc thực hiện các thủ tục phân tích trong kiểmtoán chu trình tiền lương và nhân viên là rất quan trọng, nó giúp KTV phát hiệnđược những sai phạm hoặc những điểm nghi ngờ cần tiến hành kiểm tra chi tiết vàquy mô thủ tục kiểm tra chi tiết

Một số thủ tục phân tích KTV thường áp dụng:

So sánh số liệu của TK chi phí tiền lương của năm kiểm toán với các nămtrước Việc so sánh này nhằm phát hiện những biến động bất thường về tiền lương,

từ đó là cơ sở cho KTV thu thập những bằng chứng có thể có hoặc xác định phạm

vi kiểm tra chi tiết về tiền lương

So sánh tỷ lệ chi phí tiền lương trên giá thành sản xuất, hay trên doanh thucủa kỳ này với các kỳ trước nhằm khẳng định tính hợp lý về cơ cấu chi phí giữa các

kỳ kế toán Khi thực hiện thủ tục này KTV cần chú ý đến điều kiện thực tế củadoanh nghiệp, chẳng hạn: có những biến động về giá nguyên vật liệu, về chi phíkhấu hao những TSCĐ mới đưa vào sử dụng,…hay doanh nghiệp gặp khó khăntrong việc tiêu thụ sản phẩm nên doanh thu trong kỳ bị giảm có thể làm thay đổi cơcấu chi phí tiền lương

So sánh tỷ lệ chi phí tiền lương trên giá thành sản xuất, hay trên doanh thucủa khách hàng với các doanh nghiệp khác kinh doanh cùng ngành nghề để thấyđược sự hợp lý trong tỷ trọng về chi phí lương

So sánh số phát sinh của các TK BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ giữa các kỳ

kế toán, so sánh số phát sinh với tổng lương phải trả nhằm phát hiện ra các sai sót

trong công tác hạch toán Các khoản trích theo lương phụ thuộc vào số lượng nhânviên trong doanh nghiệp, mức lương cơ bản và các văn bản quy định của Nhà nướcnên nhìn chung ít có sự biến động về các khoản trích theo lương.

So sánh tỷ lệ thuế TNCN trên tổng số tiền lương so với các năm trước đểphát hiện các sai phạm về thuế TNCN

Thứ ba, thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết.

Đây là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật cụ thể của trắc nghiệm công việc

và trắc nghiệm trực tiếp số dư để kiểm tra từng khoản mục và các nghiệp vụ tạo nên

số dư trên khoản mục này Thủ tục kiểm tra chi tiết thực hiện dựa trên cơ sở kết quảcủa việc đánh giá HTKSNB và thủ tục phân tích Nếu kết quả của thử nghiệm kiểmsoát cho chúng ta một HTKSNB hoạt động hiệu quả thì việc kiểm tra chi tiết sẽ tốn

ít thời gian hơn Và ngược lại, nếu HTKSNB hoạt động ít hiệu quả thì cần mở rộngviệc kiểm tra chi tiết Với những khách hàng rủi ro kiểm soát đánh giá là quá caotức HTKSNB hoạt động không có hiệu quả thì KTV thực hiện ngay các thử nghiệm

cơ bản

Trình tự kiểm tra chi tiết các TK trong chu trình tiền lương và nhân viênđược thực hiện như sau:

Thứ nhất, kiểm tra chi tiết TK Phải trả công nhân viên (TK 334)

KTV tiến hành thử nghiệm thông qua số dư tiền lương, tiền thưởng và cáckhoản thanh toán khác phải trả cho CNV

Về số dư tiền lương tính dồn thực chất là các khoản lương phát sinh khingười lao động không nhận lương vào những ngày làm việc cuối kỳ mà để lạithanh toán vào kỳ sau Thời hạn tính và trả lương phụ thuộc vào quy định của từngdoanh nghiệp, song về nguyên tắc thì các doanh nghiệp phải thực hiện quy định đómột cách nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác Nếu có sự thay đổi thì phải giải trìnhlên BCTC các thay đổi đó

KTV cần nắm chắc các chính sách, chế độ thanh toán tiền lương củadoanh nghiệp và xem xét việc áp dụng các chính sách, chế độ này có nhất quánhay không Nếu đã nhất quán thì KTV cần quan tâm đến thời hạn tính và độ tin

cậy của số dư trên TK Phải trả công nhân viên KTV chọn mẫu tính toán lại chiphí tiền lương, các khoản đã trả… để phát hiện sai sót có thể xảy ra khi đơn vịtrích quỹ lương không đúng so với thực tế trả cho CNV Đồng thời KTV cũngcần xem xét tính kịp thời trong việc ghi sổ các khoản đó thông qua việc kiểm tra

sự phê duyệt của Ban giám đốc

Đối với các khoản tiền thưởng tính dồn ở một số doanh nghiệp, tiền thưởngchưa trả cho người lao động vào cuối năm đó là một khoản mục lớn, KTV cần xemxét tính kịp thời, tính chính xác trong việc ghi sổ các khoản đó thông qua việc đốichiếu với các quyết định của ban giám đốc Đối với các khoản phải trả khác choCNV như các khoản được chia từ quỹ phúc lợi, tiền bảo hiểm, nghỉ ốm, thai sản…

mà người lao động được hưởng, KTV cần xem xét tính nhất quán trong cách tínhgiữa các kỳ kế toán, kiểm tra chứng từ kèm theo

Thứ hai kiểm tra chi tiết TK phải trả, phải nộp khác (TK 338)

Các TK liên quan đến BHXH và BHTN (TK3383), BHYT (TK 3384),KPCĐ (TK3382) KTV tiến hành so sánh số dư của các TK đó đối với các số liệutrên bảng tính, các bảng kê khai các khoản phải nộp về BHXH, BHTN, BHYT,KPCĐ cho cơ quan chức năng và đối chiếu với việc thanh toán các khoản đó Đồngthời kiểm tra một số nghiệp vụ thanh toán các khoản trích theo lương, kiểm tra thờihạn tính, trích các khoản đó

Thứ ba, kiểm tra chi tiết TK thuế TNCN (TK 3335)

KTV tiến hành đối chiếu số dư trên sổ chi tiết TK 3335 và số liệu trên bảng

kê khai thuế và các nghĩa vụ phải nộp cho Nhà nước Ngoài ra, KTV dựa vào bảnglương để lọc ra các đối tượng có mức lương phải chịu thuế TNCN và từ đó tính toánđược mức thuế TNCN phải trả, so sánh với số liệu trên sổ sách Đồng thời kiểm trachọn mẫu chứng từ chi tiền mặt, tiền gửi liên quan đến việc thanh toán thuế TNCNvới Nhà nước

Kiểm tra các khoản chi phí liên quan tới chu trình tiền lương và nhân viênKTV cần kiểm tra sổ chi tiết TK 622, TK 623, TK 627, TK 641, TK 642 các

TK chi tiết liên quan tới tiền lương, tiến hành so sánh lương giữa kỳ này với kỳ

trước, phát hiện những biến động bất thường Đặc biệt cần quan tâm đến tính chínhxác trong việc phân bổ chi phí tiền lương cho các đối tượng chịu chi phí Ngoài ra,KTV có thể phỏng vấn nhân viên, xem xét các bảng kê về giờ làm thêm, tăng ca haynhững bồi dưỡng khác.

1.3 Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH PKF thực hiện tại Công ty M1

và Công ty M2

Công ty M1 và Công ty M2 là hai khách hàng kiểm toán của PKF Việt Namtrong năm 2009, trong đó công ty M1 là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên tạiPKF Việt Nam và công ty M2 là khách hàng kiểm toán thường xuyên Đặc điểmnày về hai khách hàng sẽ ảnh hưởng tới quy trình kiểm toán nói chung và quytrình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên nói riêng thực hiện tại từngkhách hàng

1.3 1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán

Công ty M1 là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Liên hiệp các Xí nghiệpDược Việt Nam (nay là Tổng Công ty Dược Việt Nam) Công ty hạch toán kinh

tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và TK riêng Đây là năm đầu tiênPKF Việt Nam tiến hành kiểm toán Công ty M1, BCTC năm 2008 của Công ty

đã được CPA Việt Nam kiểm toán, PKF Việt Nam nhận thấy tổng hợp các búttoán điều chỉnh, phân loại là không nhiều, HTKSNB của Công ty được CPAđánh giá tốt PKF Việt Nam đã chấp nhận thực hiện kiểm toán BCTC năm 2009cho Công ty M1

Công ty M2 là một doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, là kháchhàng thường xuyên của PKF Việt Nam PKF Việt Nam vẫn tiếp tục kiểm toánBCTC cho Công ty M2 trong năm 2009

Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, nhóm KTV được phân công đi tìm hiểucác thông tin cơ sở về khách hàng, thực hiện các công việc kiểm toán ban đầu để lập

kế hoạch kiểm toán

Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng

Tất cả các thành viên trong nhóm kiểm toán đều có trách nhiệm thu thập hiểubiết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kếtoán, HTKSNB và các bên liên quan để đánh giá rủi ro và lên kế hoạch kiểm toánđối với những khách hàng quen thuộc thì việc thu thông tin cơ sở về khách hàngchủ yếu sẽ ở hồ sơ kiểm toán năm ngoái còn với những khách hàng mới việc thuthập thông tin sẽ phải ở nhiều nguồn Trong giai đoạn này KTV đánh giá khả năng

có những sai sót trọng yếu, đưa ra đánh giá đầu về mức trọng yếu và thực hiện cácthủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết thực hiện cuộc kiểm toán và việc

mở rộng các thủ tục kiểm toán cần thiết khác

Đối với kiểm toán tiền lương, KTV tìm hiểu về chính sách tiền lương củađơn vị, các phê duyệt về thay đổi mức lương bậc lương, thưởng, các khoản phúc lợi,chính sách tuyển dụng, các quy chế chấm dứt hợp đồng lao động …cũng như sựphân tách trách nhiệm giữa các phòng ban đặc biệt là phòng tổ chức lao động vàphòng kế toán tại đơn vị khách hàng

Với Công ty M1 là khách hàng năm đầu tiên của PKF Việt Nam nên KTV

tìm hiểu các thông tin cơ sở về khách hàng thông qua tài liệu do Công ty cungcấp và thông qua phỏng vấn Ban giám đốc Còn M2 là khách hàng thường xuyêncủa PKF Việt Nam nên KTV dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trước để thu thậpthông tin cơ sở

Công ty M1 là doanh nghiệp Nhà nước thuộc Liên hiệp các xí nghiệp DượcViệt Nam (nay là Tổng Công ty Dược Việt Nam) được thành lập theo Quyết định

Số 401/BYT-QĐ ngày 22 tháng 4 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ Y tế Công ty hoạtđộng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 108249 ngày 20/5/1993 do Sở

kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp Công ty là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tưcách pháp nhân, có con dấu và TK riêng Công ty M1 có vốn kinh doanh là6.915.000.000 đồng, trong đó: Vốn cố định là 2.985.000.000 đồng; vốn lưu động là

3.930.000.000 đồng Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Số 108249 ngày20/5/1993, ngành nghề kinh doanh của Công ty M1 sản xuất dược phẩm.

Không có thành viên nào trong Ban giám đốc có lợi nhuận thu được từ vốn pháp định của Công ty Công ty cũng không có cứ kỳ thỏa thuận nào khuyến khích các thành viên Ban giám đốc thu lợi nhuận từ Công ty hay bất kỳ một đơn vị liên quan nào khác Ngoài lương và các khoản phụ cấp theo lương, không có thành viên nào trong Ban giám đốc có bất kỳ một khoản lợi nào khác từ một hợp đồng ký với Công ty hay một bên liên quan

Với Công ty M2

Công ty M2 là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài được thành lập vàhoạt động với thời hạn 35 năm tại Việt Nam theo Giấy phép đầu tư Số 22/GP-HDngày 26/4/2002, Giấy phép điều chỉnh Số 22/GPĐC1-HD ngày 11/5/2006 và Giấychứng nhận điều chỉnh giấy phép đầu tư Số 22/GCNĐC2/04/1 ngày 12/9/2009 do

Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương cấp

Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh các sảnphẩm bằng nhựa (hộp, khay, vật liệu bao gói) tại Nam Sách, Hải Dương

Không có thành viên nào trong Ban Giám đốc có lợi nhuận thu được từ vốnpháp định của Công ty Công ty cũng không có bất cứ thoả thuận nào khuyến khíchcác thành viên Ban Giám đốc thu lợi nhuận từ Công ty hay bất kỳ một đơn vị liênquan nào khác Ngoài lương và các khoản phụ cấp theo lương, không có thành viênnào trong Ban Giám đốc có bất kỳ một khoản lợi nào khác từ một hợp đồng ký vớiCông ty hay một bên liên quan

Trên cơ sở những hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng, KTV

sẽ tiến hành tìm hiểu HTKSNB của khách hàng và thực hiện thủ tục phân tích đểlập kế hoạch kiểm toán

Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ

KTV thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ nhằm thu thập hiểu biết về tình hìnhnhân sự, tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, pháthiện những biến động lớn về tiền lương và các khoản trích theo lương

Tại Công ty M1

Khi xem xét những chỉ tiêu trên BCTC của Công ty M1, KTV không thấy cónhững biến động lớn trong khoản mục tiền lương phải trả và các khoản trích theolương Đồng thời, về nhân sự cũng không có sự thay đổi lớn về việc nhận hoặc giảm

số lao động trong kỳ

Tại Công ty M2

Qua phân tích sơ bộ các chỉ tiêu trên BCTC, KTV nhận thấy có sự tăng lêntương đối lớn của khoản mục tiền lương phải trả và doanh thu trong kỳ Điều nàyđược giải thích là do trong năm vừa qua Công ty M2 có mở rộng quy mô sản xuấtbằng cách xây thêm nhà xưởng, mua sắm thêm máy móc và tuyển thêm lao động

Tìm hiểu về HTKSNB

Tại Công ty M1

Đây là lần kiểm toán đầu tiên của PKF Việt Nam tại Công ty M1, vì vậyKTV có xem xét báo cáo kiểm toán năm 2008 do CPA Việt Nam thực hiện Quabáo cáo, KTV thấy rằng đánh giá về HTKSNB của Công ty M1 là tương đối tốt vàcác khoản mục liên quan tới tiền lương không bị điều chỉnh KTV cũng tìm hiểu vềchế độ kế toán áp dụng tại Công ty, về chế độ lao động và tiền lương thì thấy rằngCông ty áp dụng chế độ kế toán và luật lao động hiện hành

Đồng thời, KTV qua tìm hiểu nhận xét rằng Giám đốc Công ty là người cóchuyên môn cao, và đã có kinh nghiệm lâu năm trong quản lý; bộ máy nhân viên kếtoán được tuyển chọn là những người có bằng cấp và có kinh nghiệm

Qua đó, KTV đưa ra nhận định ban đầu về HTKSNB của Công ty M1 là hoạtđộng tương đối hiệu quả và đáng tin cậy Do đó, KTV căn cứ vào HTKSNB để xâydựng các thủ tục kiểm toán thích hợp

KTV đánh giá mức trọng yếu, rủi ro trên góc độ tổng thể năm tài chính ởmức độ trung bình Sau đó, KTV lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cho cuộc kiểm toántại công ty M1.

độ trung bình

Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết

Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết là những dự kiến chi tiết về các công việckiểm toán cần thực hiện, thời gian hoàn thành, phân công lao động giữa các KTV,

dự kiến về các thông tin cần thu thập, các công việc cần thực hiện trong cuộc kiểmtoán Tuỳ vào đặc điểm của từng khách hàng mà kế hoạch kiểm toán sẽ có sự khácnhau để phù hợp với tình hình thực tế của mỗi khách hàng Sau đây là các thủ tụckiểm toán chung được PKF Việt Nam thiết kế làm cơ sở để thực hiện kiểm toán chutrình tiền lương và nhân viên trong các cuộc kiểm toán

Bảng 2.1: Chương trình kiểm toán tiền lương và nhân viên

thực hiện

Tham

chiếu

I Kiểm tra hệ thống kiểm soát

1 Kiểm tra quy chế tiền lương; quy chế tuyển dụng và quy

chế ký hợp đồng lao động, các quy định về thưởng, phạt,

tăng lương

2 Kiểm tra tính tuân thủ của công ty đối với nghĩa vụ nộp

BHXH, BHTN và BHYT cho người lao động có đúng theo Bộ

luật lao động và các văn bản hướng dẫn cụ thể không?

3 Rà soát kết quả kiểm tra HTKSNB chi phí và đối chiếu với

việc thanh toán các khoản chi phí cộng dồn Việc kiểm tra phải

ghi chép lại trên giấy tờ làm việc

Kiểm tra việc kiểm soát đối với việc đóng thuế thu nhập

của người lao động trong Công ty

II Phân tích soát xét

1 So sánh số dư công nợ dồn tích với tổng số công nợ ngắn

hạn phải trả; với tổng số công nợ dồn tích phát sinh trong kỳ;

với số dư cùng kỳ năm trước

2 Phân tích tốc độ tăng tiền lương với tốc độ tăng doanh thu

hoặc lợi nhuận của Công ty Những ảnh hưởng của biến động

lao động trong kỳ

Phân tích lương theo tháng hoặc theo doanh thu

II

I

Kiểm tra chi tiết

1 Lập bảng tổng hợp các khoản chi phí cộng dồn và đối chiếu

với BCTC

2 Các khoản chi phí cộng dồn trình bày những ước lượng

đúng nhất của các khoản chi phí cộng dồn phát sinh nhưng

chưa phải thanh toán cho đến sau ngày lập bảng cân đối

Thu thập danh sách các khoản chi phí phải trả so sánh với

kỳ trước để xác định xem chính sách kế toán áp dụng có nhất

quán không?

3 Lập bảng theo dõi luân chuyển của các khoản chi phí phải

trả lớn (lương, BHXH, BHTN, BHYT, thuế thu nhập,…) và

đối chiếu với TK chi phí đảm bảo rằng các số dư thể hiện

phương pháp ước tính hợp lý khoản phải trả và đã được tính

toán trên cơ sở nhất quán giữa các kỳ kế toán

4 Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh sau ngày khoá sổ để xác định

tính hợp lý của phương pháp ước tính số phải trả cuối năm

Kiểm tra tính hiệu lực của các khoản chi phí cộng dồn cùng

các chứng từ liên quan

Kiểm tra việc tính toán các khoản chi phí cộng dồn

Đối chiếu các khoản chi phí cộng dồn năm trước với các sổ

theo dõi chi phí để loại bỏ những chi phí tính trùng vào các

tháng đầu kỳ

5 Thảo luận với khách hàng về tính chất các khoản chi phí

phải trả

Kiểm tra các khoản chi phí cộng dồn phát sinh bằng ngoại

tệ và kiểm tra tỷ giá áp dụng

6 - Tính toán lại tổng quỹ lương (nếu công ty đã đăng ký đơn

giá tiền lương)

- Tính toán lại BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ mà công ty

phải nộp, so sánh với kết quả tính toán của công ty xem có

chính xác không?

- Xác định các khoản nợ với giám đốc và nhân viên

- Kiểm tra bảng thanh toán lương: chú ý đến bảng chấm công,

phiếu theo dõi sản phẩm, chữ ký của công nhân viên

- Kiểm tra việc thanh toán tiền lương, tiền công cho lao động

thuê ngoài, xem xét hợp đồng lao động…

- Kiểm tra khoản chi trả cho công nhân thôi việc, thử việc…

xem xét sự phê duyệt của ban giám đốc

Đối chiếu với bản quyết toán của cơ quan có liên quan về

BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ…

I

V

Kết luận

Trên cơ sở kiểm tra tất cả các nghiệp vụ trọng yếu và các

nghiệp vụ không trọng yếu, theo ý kiến của tôi các ghi chép kế

toán về các khoản chi phí cộng dồn của khách hàng là đầy đủ

và hợp lý

Tôi khẳng định rằng tất cả các thủ tục kiểm toán cần thiết

đã được thực hiện, được ghi chép trên các giấy tờ làm việc

theo các thủ tục kiểm toán của hãng và cung cấp đầy đủ bằng

chứng cho kết luận đưa ra

Tôi khẳng định rằng các sai sót và yếu điểm cũng như

các kiến nghị đã được nêu ra để đưa vào thư quản lý gửi cho

khách hàng

Căn cứ trên các công việc kiểm toán và các quy trình kiểm

toán đã thực hiện, chúng tôi thấy có đủ tin tưởng kết luận rằng

số dư các khoản chi phí cộng dồn……của Công ty trên sổ sách

và báo cáo kế toán là phản ánh tương đối chính xác và hợp lý

cho kỳ hoạt động từ ngày… đến ngày …

Trưởng nhóm sẽ lên chương trình kiểm toán đối với các phần hành nói chung

và chương trình kiểm toán tiền lương nói riêng Trưởng nhóm là người trực tiếpphân công nhiệm vụ cho các thành viên, mỗi người trong nhóm chịu trách nhiệmlàm một số phần hành nhất định Về phần hành tiền lương, KTV được phân công sẽtiến hành thu thập các tài liệu cần thiết có liên quan như:

Quy chế tính lương

Quy chế tuyển dụng lao động và các hợp đồng lao động được ký kết trongnăm 2009.

Quy chế về phân phối tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp khác

Danh sách nhân viên hết hạn hợp đồng

Bảng kê khai sản phẩm hoàn thành, bảng chấm công, bảng tổng hợp tiềnlương của các tháng trong năm

Bảng tính BHXH, BHYT, thuế TNCN

Bảng kê nộp BHXH, BHYT, thuế TNCN trong năm 2009

Sổ cái và sổ chi tiết các TK 334, 338, sổ chi tiết TK 3335

1.3.2 Thực hiện kiểm toán

Tìm hiểu về HTKSNB và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Tại Công ty M1

Đây là công việc tiếp sau của lập kế hoạch kiểm toán Trước hết, KTVtiến hành phỏng vấn, điều tra và thu thập các văn bản, tài liệu liên quan đến vấn

đề tiền lương

Các tài liệu KTV thu thập:

Quy chế tuyển dụng lao động và ký hợp đồng lao động;

Quy chế chấm công, ghi nhận kết quả sản xuất và trả lương

Quyết định về giao đơn giá tiền lương

Quỹ lương của Công ty

Các văn bản khác có liên quan

Một số nét chính KTV thu thập được thông qua các tài liêu trên, KTV ghinhận vào trong giấy tờ làm việc

LIMITED COMPANY

CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PKF VIỆT NAM

PKF VIET NAM COMPANY LIMITED

Client/Khách hàng…Công ty M1 Prepare/Người lập……… Date…

Period/Kỳ…………01/01/09 – 31/12/09Reviewed by/Người soát xét…… Date…

Subject/Nội dung…Hệ thống KSNBReviewed by/Người soát xét…… Date……

1 Tuyển dụng và quản lý lao động:

- Việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý lao động do phòng Nhân sự đảm nhiệm

- Việc tuyển chọn nhân viên mới phải được thực hiện nghiêm túc, cẩn thận

- Việc ký kết hợp đồng lao động và kết thúc hợp đồng lao động tuân thủ theo luật Lao động và các văn bản hiện hành của Nhà nước Công ty ABC có thể ký hợp đồng lao động có kỳ hạn hoặc không xác định kỳ hạn, phụ thuộc vào từng vị trí tuyển dụng

- Người lao động được hưởng lương, thưởng như theo quy định hiện hành

2 Quản lý quỹ lương Tổng quỹ lương của Công ty được tính theo từng năm, dựa trên mức doanh thu tạm tính và đơn giá tiền lương đã được Tổng công ty phê duyệt Cuối năm, sau khi Tổng công ty phê duyệt chính thức đơn giá tiền lương, doanh nghiệp tính toán lại quỹ lương của mình Toàn bộ số chênh lệch sẽ được điều chỉnh vào quỹ lương tháng 12

3 Ghi nhận kết quả lao động, tính và thanh toán lương Tiền lương của người lao động được tính dựa trên kết quả lao động thực tế (đối với nhân công trực tiếp sản xuất) và thời gian lao động (đối với các bộ phận khác)Tại các phân xưởng, quản đốc sẽ thực hiện ghi nhận số lượng sản phẩm của mỗi công nhân theo từng ngày Cuối tháng, quản đốc lập bảng tổng hợp kết quả lao động, người lao động ký nhận trước khi chuyển lên phòng kế toán để tính lương

Tại các bộ phận khác, mỗi nhân viên được phát một thẻ điện tử Hàng ngày, các máy tự động sẽ cập nhật thời gian đến và về của các nhân viên thông qua thẻ của mỗi người Các trưởng, phó phòng cũng kết hợp chấm công theo thời gian của các nhân viên trong phòng và đối chiếu với kết quả của máy vào cuối tháng

Cuối tháng, nhân viên tính lương trong phòng kế toán sẽ tính lương cho người lao động và gửi bảng thanh toán lương cho giám đốc ký duyệt và bộ phận thanh toán lương sẽ thanh toán cho người lao động bằng tiền mặt

4 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

Việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành Công ty hạch toán bảo hiểm thất nghiệp theo quy định và sử dụng chung TK kế toán với bảo hiểm xã hội

P 30

Bảng 2.2: Trích giấy tờ làm việc - Bảng ghi chú HTKSNB

Ngoài việc tìm hiểu các quy định về tiền lương và nhân viên của khách hàng,các KTV còn thực hiện phỏng vấn như sau:

Phỏng vấn công nhân viên về chế độ lương, thưởngPhỏng vấn nhân viên kế toán về phương pháp tổ chức hạch toán kế toán tiền lương

Phỏng vấn BGĐ về chính sách phê duyệtPhỏng vấn quản đốc phân xưởng về chế độ ghi nhận kết quả sản phẩmPhỏng vấn người lao động trực tiếp về việc ký nhận kết quả lao động hàng thángNgoài ra, KTV tiến hành quan sát về việc ghi nhận kết quả sản phẩm tại phânxưởng, việc hạch toán ghi sổ tại doanh nghiệp