Cơ sở Lý luận về kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính
Chu trình tiền lơng và nhân viên với vấn đề Kiểm toán
1.1.1 Khái niệm, vai trò và chức năng của chu trình tiền lơng và nhân viên
Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp tiến hành thờng xuyên liên tục, thì một vấn đề thiết yếu là phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con ngời bỏ ra phải đợc bồi hoàn dới dạng thù lao lao động Mac từng nói: “Lao động sáng tạo ra giá trị hàng hoá nhng bản thân nó không phải là hàng hoá và không có giá trị Cái mà ngời ta gọi là “giá trị lao động” thực tế là giá trị sức lao động” Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động đợc biểu hiện bằng thớc đo giá trị gọi là tiền lơng
Kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Nh vậy, tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động theo thời gian, khối lợng công việc, lao vụ mà ngời lao động đó đã đóng góp cho doanh nghiệp
Nhận thức rõ vai trò của tiền lơng trong việc phát triển nền kinh tế quốc dân Tại Hội nghị lần thứ bảy Ban chấp hành Trung ơng khóa VIII đã khẳng định: “tiền lơng gắn liền với sự phát triển kinh tế – hội của đất nớc, trả lơng đúng cho ngời lao động chính là thực hiện đầu t cho phát triển; đóng góp phần quan trọng làm lành mạnh, trong sạch đội ngũ cán bộ Bảo đảm giá trị thực của tiền lơng và từng bớc cải thiện theo sự phát triển kinh tế xã hội
Với những lý do trên, kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên thờng đợc kiểm toán viên chú trọng trong khi tiến hành các cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính
Các chức năng cơ bản của chu trình tiền lơng và nhân viên
Thuê mớn và tuyển dụng nhân viên: Việc tuyển dụng và thuê mớn nhân viên đợc tiến hành bởi bộ phận nhân sự ( thờng là phòng nhân sự hay phòng tổ chức cán bộ) Tất cả những trờng hợp tuyển dụng và thuê mớn đều đợc ghi chép trên một bản báo cáo đợc phê duyệt bởi Ban giám đốc Bản báo cáo này cần phải ghi rõ về phân công vị trí và trách nhiệm công việc, mức lơng khởi điểm, các khoản thởng, các khoản phúc lợi và các khoản khấu trừ đợc phê chuẩn Báo cáo đợc lập thành hai bản, một bản dùng để vào sổ nhân sự và hồ sơ nhân viên lu ở phòng nhân sự, bản còn lại đợc gửi sang phòng kế toán tiền để làm căn cứ tính lơng.
Việc phân chia tách bạch giữa chức năng nhân sự với chức năng thanh toán tiền lơng là hết sức cần thiết nhằm
5 giảm thiểu rủi ro của việc thanh toán lơng cho những nhân viên khống Chỉ có phòng nhân sự mới có quyền đa thêm danh sách nhân viên vào sổ nhân sự và chỉ có phòng kế toán tiền lơng mới có quền và nghĩa vụ thanh toán lơng cho ngời lao động Việc tách bạch trách nhiệm này sẽ hạn chế các nhân viên của phòng nhân sự làm các hồ sơ nhân viên giả, đồng thời các nhân viên của phòng kế toán chỉ có thể thanh toán lơng cho những nhân viên có tên trong danh sách của phòng nhân sự với mức lơng đã đợc ấn định cụ thể Sự kết hợp hai chức năng này sẽ tạo điều kiện cho gian lận và sai sót nảy sinh.
Phê duyệt các thay đổi của mức lơng, bậc lơng, thởng và các khoản phúc lợi:Những thay đổi mức lơng, bậc lơng và các khoản đi kèm thờng xảy ra khi nhân viên đợc thăng chức, thuyên chuyển công tác hoặc tăng bậc tay nghề… Khi đó các nhà quản đốc hoặc đốc công sẽ đề xuất với Ban quản trị về sự thay đổi mức lơng hoặc bậc lơng cho cấp dới của họ Tuy nhiên, tất cả các sự thay đổi đó phải đợc ký duyệt bởi phòng nhân sự hoặc ngời có thẩm quyền trớc khi ghi vào sổ nhân sự Việc kiểm soát đối với những thay đổi này nhằm đảm bảo tính chính xác về các khoản thanh toán tiền lơng.
Bộ phận nhân sự cũng cần phải công bố những trờng hợp đã mãn hạn hợp đồng, bị đuổi việc hoặc thôi việc nhằm tránh tình trạng những nhân viên đã rời khỏi công ty rồi nhng vẫn đợc tính lơng.
Theo dõi, tính toán thời gian lao động và khối lợng công việc sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành Sau khi đã tuyển dụng đợc một số nhân viên theo yêu cầu, doanh nghiệp phải thực hiện theo dõi chấm công, tính và trả lơngKiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính cho những nhân viên đó Việc ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác thời gian thực tế hay khối lợng công việc, lao vụ hoàn thành của từng ngời lao động có ý nghĩa rất lớn trong quản lý lao động va tiền lơng Đây chính là căn cứ để tính lơng thởng và các khoản trích theo lơng cho cán bộ công nhân viên Các doanh nghiệp đang áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam thì chứng từ ban đầu đợc sử dụng hạch toán thời gian lao động hoặc khối lợng công việc hoàn thành là bảng chấm công (mẫu số 02- LĐTL- Chế độ chứng từ kế toán) và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành (mẫu số 06- LĐTL- Chế độ chứng từ kế toán), hợp đồng giao khoán (mẫu số 08- LĐTL- Chế độ chứng từ kế toán) Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác có liên quan nh thẻ thời gian, giấy chứng nhận nghỉ ốm, nghỉ phép… làm chứng từ cơ sở để hạch toán lơng cho ng- ời lao động Thông thờng, Bảng chấm công đợc lập riêng cho từng bộ phận (sản xuất, phòng, ban, tổ, nhóm… ) và dùng cho một kỳ thanh toán (thờng là một tháng) Mỗi phòng ban hay tổ sản xuất đều có một ngời thực hiện giám sát, ghi chép thời gian làm việc thực tế hoặc khối lợng sản phẩm hoàn thành của mỗi ngời lao động và Bảng chấm công đợc đặt tại một địa điểm công khai để tất cả nhân viên đều có thể xem và giám sát thời gian lao động của mình Những trờng hợp ngừng sản xuất, ngừng việc đều phải có Biên bản phản ánh rõ tình hình về thời gian kéo dài, thiệt hại gây ra và những nguyên nhân để từ đó có kế hoạch xử lý thiệt hại và làm căn cứ tính lơng
Tính lơng và lập bảng thanh toán tiền lơng: sau khi nhận đợc các chứng từ, theo dõi thời gian lao động và kết quả công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành từ các bộ
Nơi sử lao động dụng
Lập chứng tiền l ơng từ HBXH, BHYT
Phòng nh©n sù chức Tổ xuất Sản
Ghi nhËn kết quả lao động phận hay phân xởng, kế toán tiền lơng phải kiểm tra tất cả các chứng từ trớc khi tính lơng nhằm đảm bảo tính đầy đủ, tính hợp lệ của các chứng từ Đối với các khoản trích theo lơng hay các khoản khấu trừ nh BHXH, BHYT, KPCĐ, thuế thu nhập cá nhân ….đều phải đợc tính dựa trên các qui định của pháp luật hiện hành hoặc do sự thoả thuận giữa lao động và ngời sử dụng lao động Sau khi tính toán xong, kế toán phải lập Bảng thanh toán tiền lơng, Bảng khai các khoản phải nộp phải trả về khoản trích theo lơng Đó chính là cơ sở để kiểm tra việc thanh toán lơng cho ngời lao động và thực hiện nghĩa vụ với các cơ quan chức năng
Ghi chép sổ sách tiền lơng :Trên cơ sở Bảng thanh toán tiền lơng và các chứng từ gốc đợc gửi lên, kế toán tiến hành vào Sổ nhật ký tiền lơng Sau đó định kỳ kế toán sẽ vào Sổ cái TK 334 Đồng thời với việc vào sổ, kế toán tiền lơng viết các phiếu chi hoặc séc chi kèm theo Bảng thanh toán lơng cho thủ quĩ sau khi đợc duyệt bởi ngêi cã thÈm quyÒn
Thanh toán tiền lơng và bảo đảm những khoản l- ơng cha thanh toán: Việc thanh toán tiền lơng đợc thực hiện thông qua Bảng tính lơng Kế toán tiền lơng lập chứng từ thanh toán chuyển cho thủ quĩ tiến hành thanh toán tiền lơng và yêu cầu ngời nhận ký nhận Đối với những chứng từ chi cha thanh toán thì đợc cất trữ cẩn thận và bảo quản đợc ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ sách kế toán
Sơ đồ 01: Sự phân chia chức năng của chu trình tiền lơng và nhân viên
Kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính
1.1.2 Tổ chức công tác hạch toán tiền lơng.
Quản lý tiền lơng và nhân viên là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh của đơn vị, đó là nhân tố giúp đơn vị hoàn thành và hoàn thành vợt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình Tổ chức hạch toán lao động tiền lơng giúp công tác quản lý lao động của đơn vị đi vào nề nếp, thúc đẩy ngời lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động và hiệu quả công tác, đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc tính lơng đúng nguyên tắc “phân phối theo lao động”.
Các hình thức tiền lơng
Việc tính và trả lơng cho ngời lao động thể hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo hoạt động kinh doanh,tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp.Nhng mục đích của các hình thức này đều nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động Trên thực tế,các doanh nghiệp thờng áp dụng các hình thức tiền lơng sau:
Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính
1.2.1 Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên
Mục tiêu kiểm toán Báo cáo tài chính
Trong kiểm toán tài chính, ý kiến hay kết luận của kiểm toán viên không phải phục vụ cho bản thân ngời lập hay ngời xác minh mà phục vụ cho ngời quan tâm đến trung thực và hợp pháp của Báo cáo tài chính Do đó kết luận này phải dựa trên những bằng chứng đầy đủ và có hiệu lực với chi phí kiểm toán ít nhất Do đó, việc xác định hệ thống mục kiểm toán khoa học trên cơ sở mối quan hệ vốn có của đối tợng kiểm toán và khách thể kiểm toán sẽ giúp kiểm toán viên thực hiện đúng hớng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán Đặc điểm cơ bản trong triển khai chức năng chung của kiểm toán trong kiểm toán tài chính là thu thập bằng chứng (xác minh) để đa ra kết luận (bày tỏ ý kiến) trình bày trên một báo cáo kiểm toán thích hợp Đây chính là mục đích hay mục tiêu tổng quát trong kiểm toán tài chính Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 200, Khoản 11 xác định:
“Mục tiêu kiểm toán Báo cáo tài chính là giúp kiểm toán viên và công ty kiểm toán đa ra ý xác nhận rằng báo cáo tài chính có đợc lậo trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc đợc chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng yếu hay không?”
Kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Sai sót tiềm tàng ảnh hởng tới
CSDL Khả năng sai phạm
Chi phÝ tiÒn l- ơng cao hơn thực tế
Chi phí ghi sổ nhng thực tế không phát sinh.
Chi phí tiền lơng ghi sổ cao hơn thùc tÕ.
Chi phí phát sinh kỳ sau nhng ghi sổ kỳ này
Sè d chi phÝ tiÒn lơng
Số d tài khoản không đợc phản ánh đúng Số d trình bày không hợp lý
Chi phÝ tiÒn l- ơng phải trả thấp hơn thực tế
CP thực PS nhng cha ghi nhận công nợ
CP phải trả ghi sổ thấp hơn thực tế
CP phát sinh kỳ này ghi sổ phải trả kú sau
Tiền thanh toán cao hơn thực tế
Ghi sổ đã thanh toán nhng cha thực chi Số thanh toán ghi sổ cao hơn thực tế Thanh toán kỳ sau, ghi sổ kỳ này
Số d chi phí phải trả cho nhân viên
Số d tài khoản không dợc phản ánh đúng Số d trình bày không hợp lý Để xác định mục tiêu kiểm toán cho các chơng trình kiểm toán cụ thể cần phải căn cứ vào đặc điểm của chu trình tứ đó đánh giá khả năng sai phạm phát sinh trong chu trình ảnh hởng đến cơ sở dữ liệu Thực chất của một cuộc kiểm toán là Kiểm toán viên tiến hành các thủ tục kiểm toán nhằm đảm bảo phát hiện các sai
19 phạm trọng yếu tác động đến BCTC Đối với chu trình tiền lơng và nhân viên, khả năng sai phạm bao gồm:
Bảng số 01: Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình tiền lơng và nhân viên
Các mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của các thông tin tài chính đợc thiết kế dựa trên việc phân tích khả năng sai phạm bao gồm:
Mục tiêu hợp lý chung chung : Xác định đúng số tiền lơng trả cho CNV, cũng nh tính toán các khoản nghĩa vụ với Nhà nớc phát sinh trong kỳ lập BCTC Bảo đảm chi phí tiền lơng là hợp lý và không có sai phạm trọng yếu phát sinh liên quan đến việc trình bày và phản ánh số liệu trên BCTC.
Các mục tiêu kiểm toán khác:
Mục tiêu về sự hiện hữu và có thực: Mục tiêu về sự hiện hữu và có thực đối với các nghiệp vụ tiền lơng có nghĩa rằng các nghiệp vụ tiền lơng đã đợc ghi chépthì thực sự đã xảy ra và rằng các khoản chi phí tiền lơng và khoản tiền lơng cha thanh toán thực sự tồn tại.
Mục tiêu trọn vẹn: Mục tiêu về sự trọn vẹn đối với các nghiệp vụ tiền lơng hớng tới việc tất cả các nghiệp vụ tiền lơng đã xảy ra đều đợc ghi chép một cách đầy đủ. Trong trờng hợp ngợc lại, chi phí tiền lơng và các khoản phải thanh toán cũng nh các tài sản liên quan sẽ bị trình bày không đúng với thực tế.
Mục tiêu đo lờng và đánh giá: Mục tiêu đo lờng và tính giá với các nghiệp vụ tiền lơng và các số d có liên quan nhằm đạt đợc mục tiêu các giá trị đã ghi chép về các nghiệp vụ tiền lơng là hợp lệ và đúng Các giá trị đó có thể đợc phản ánh không đúng đắn do nhiều lý doKiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính khác nhau Tất cả các sai phạm về sự đo lờng tính toán trong các nghiệp vụ tiền lơng đều dẫn tới làm tăng hay giảm so với thực tế số chi phí tiền lơng và số tiền lơng phải thanh toán cũng nh các tài sản có liên quan khác.
Mục tiêu đo lờng và phân loại đối với các nghiệp vụ tiền lơng còn có ý nghĩa quan trọng trong việc lập các bản báo cáo các khoản thuế phải nộp và các khoản phải nộp khác có liên quan đến tiền lơng Để đánh giá rủi ro về sai phạm trong việc tính toán các khoản thuế va các khoản phải nộp liên quan tới tiền lơng thì các tổ chức th- ờng phân công một nhân viên thực hiện rà soát một cách độc lập về vấn đề tính toán và lập báo cáo.
Mục tiêu phân loại và trình bày: Mục tiêu phân loaị và trình bày đối với cá nghiệp vụ về tiền lơng là việc các khoản chi phí về tiền lơng và khoản thanh toán cho công nhân viên phải đợc trình bày vào các khoản thích hợp
1.2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lơng và nhân viên
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong qúa trình quản lý và đợc thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm viêc thực hiện các chế độ pháp lý; và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”
Các loại hình kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền l- ơng và nhân viên đợc thiết lập nhằm thực hiện các chức
21 năng của chu trình Mỗi loại hình kiểm soát sẽ gắn với các mục tiêu kiểm soát cụ thể nhằm phát hiện và ngăn chặn những khả năng sai phạm có thể xảy ra.Ngoài đặc trng riêng của chu trình , việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cho chu trình tiền lơng và nhân viên vẫn phải tuân theo các nguyên tắc chung:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Nguyên tắc bất kiêm nghiệm
Nguyên tắc uỷ quyềnvà phê chuẩn
Các loại hình kiểm soát nội bộ chủ yếu
Nghiệp vụ phê duyệt: Thông thờng công tác về nhân sự đợc phòng nhân sự (hoặc phòng tổ chức) đảm nhận. Để phòng nhân sự có thể chọn đúng ngời, đúng việc thì Ban quản lý cần phải có tiêu chí tuyển dụng lao động rõ ràng Ban giám đốc phải tự thiết lập một hệ thống chính sách bằng văn bản chặt chẽ về việc điều chỉnh mức lơng, bậc lơng và phải đợc cơ quan chức năng có thẩm quền phê duyệt, sau đó các văn bản này phải đợc công bố rộng rãi cho toàn thể đơn vị Ban quản lý cần tích cực thẩm tra, thờng xuyên xem xét tất cả các thông tin có liên quan đến hồ sơ tuyển dụng của các lao động để có thể theo dõi đợc tình hình biến động nhân sự của mình.
Theo dõi thời gian làm việc, lập bảng chấm công và ghi sổ kế toán: Để kiểm soát đợc việc ghi chép thì Ban giám đốc phải dựa vào các văn bản hớng dẫn của cơ quan cấp trên hoặc có thể thiết lập ra một sơ đồ hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công phù hợp với loại hính sản xuất đặc trng của doanh nghiệp Theo đó, Giám đốc doanh nghiệp phải hớng dẫn các nhânKiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính viên giúp việc của mình thực hiện theo dõi và chấm công đúng nh văn bản đã quy định Kế toán trởng phải có trách nhiệm hớng dẫn kế toán viên ghi chép đúng và vào sổ kịp thời.
Thực chi thanh toán lơng: Để kiểm soát các khoản chi không có thật, thủ quỹ và cả ngời nhận lơng cần phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của Chế độ kế toán cũng nh quy đinh của cơ quan cấp trên và của doanh nghiệp: Các phiếu chi hoặc séc chi lơng phải thể hiện đó là những phiếu chi cho các công việc, sản phẩm hoặc lao vụ đã thực hiện hoặc những sản phẩm hoặc dịch vụ đã hoàn thành và nghiệm thu Ngời chi lơng chỉ đợc phép chi khi phiếu chi có đủ chữ ký của những ngời có thẩm quyền để chắc chắn rằng khoản chi phí đó đã đợc kiểm soát tránh gây thất thoát tiền của doanh nghiệp Khi chi phải yêu cầu ngời đó ký nhận đầy đủ nhằm kiểm soát việc chi đúng đối đối tợng Các phiếu chi này phải thể hiện đợc số tiền trên phiếu đúng với giá trị của sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành đã nghiệm thu.
Khái quát về công ty AISC
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty AISC
Công ty Kiểm toán và dịch vụ tin học, tên giao dịch Quốc tế là Auditing & Infomatic Services Company ( AISC) là một tổ chức t vấn, kiểm toán độc lập hợp pháp có quy mô lớn, hoạt động trên toàn quốc Công ty đợc thành lập theo Thông báo số 637/TC/CĐKT ngày 21/03/1994 của Bộ Tài Chính và Quyết định số 1292/QĐ-UB-TM ngày 29/04/1994 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh AISC hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 103020 do Trọng tài Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 04/05/1994 Trụ sở giao dịch chính của Công ty đặt tại 142 Nguyến Thị Minh Khai- Qu©n 3- TPHCM.
AISC là công ty kiểm toán duy nhất tại Việt Nam có liên doanh với một Công ty Kiểm toán Quốc tế trong lĩnh vực kiểm toán và t vấn đó là công ty Price Waterhouse Coopers để cùng tham gia kiểm toán, cùng trao đổi và học hỏi kinh nghiệm kiểm toán quốc tế Sau đó, năm
1995, AISC đã chính thức liên doanh với Công ty Kiểm toán Quốc tế Price Waterhouse Coopers, trở thành Công ty Liên doanh Price Waterhouse Coopers- AISC.
Từ ngày thành lập đến nay, Công ty đã rất nỗ lực, có nhiều bớc phát triển và ngày càng hoàn thiện trong các lĩnh vực hoạt động của mình Công ty đã có thêm nhiềuKiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính khách hàng ở mọi miền của đất nớc, góp phần làm cho uy tín của Công ty ngày càng tăng cao Do đó mà từ năm
1998 trở đi, số lợng các chi nhánh của Công ty tại các tỉnh và thành phố đã tăng lên.
+ Chi nhánh tại Thành phố Hà Nội:
39B- Thuỵ Khuê- ĐT: (04)8473960 + Chi nhánh tại Thành phố Đà Nẵng:
+ Văn phòng đại diện tại Thành phố Cần Thơ:
64- Nam Kỳ Khởi Nghĩa- ĐT: (071)813004
Giai đoạn từ 1998 đến nay, doanh thu của Công ty thờng xuyên đạt mức 10- 15 tỷ đồng mỗi năm, luôn đảm bảo các chỉ tiêu nộp ngân sách Thu nhập của cán bộ, kiểm toán viên của AISC hiện thuộc loại khá trong khu vực các công ty kiểm toán độc lập.
Vài nét về Công ty Kiểm toán và dịch vụ tin học- Chi nhánh Hà Nội
Công ty Kiểm toán và dịch vụ tin học- chi nhánh tại Thành phố Hà Nội đợc thành lập theo Quyết định số 4485/QĐ- UB ngày 09/08/2001 của UBND Thành phố Hà Nội Chi nhánh hoạt động theo Giấy phép kinh doanh số
314886 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp ngày 04/08/2001.
Nguyên tắc hoạt động của Chi nhánh là độc lập về nghiệp vụ chuyên môn, tự chủ về tài chính, khách quan,chính trực, chịu sự kiểm tra và kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nớc theo luật pháp Nhà nớc Việt Nam quy định Chi nhánh chịu trách nhiệm trớc pháp luật về tính trung thực và chính xác, bí mật của những số liệu,tài liệu do Chi nhánh kiểm tra hoặc cung cấp cho các
Văn phòng đại diện Cần Thơ
Chi nhánh Đà Nẵng phòng Văn chÝnh
Hà nội Ban giám đốc doanh nghiệp và đảm bảo đợc xã hội, đợc các cơ quan pháp luật Nhà nớc tôn trọng.
Hoạt động của Chi nhánh theo cơ chế thị trờng vừa làm căn cứ, vừa là đối tợng hoạt động Chi nhánh phải chịu trách nhiệm kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn, với giá cả, lệ phí dịch vụ hợp lý, chất lợng của dịch vụ cao Chi nhánh AISC- Hà Nội đã ngày càng có uy tín và đạt đợc những hiệu quả kinh doanh tốt.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty AISC
Sau hơn 10 năm ra đời và phát triển với những thay đổi lớn trong hoạt động cũng nh tổ chức bộ máy quản lý, đến nay có thể nói bộ máy quản lý của Công ty tơng đối ổn định và hoàn chỉnh.
Các chi nhánh hạch toán phụ thuộc, lên bảng cân đối tài sản, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và tính lãi nhng cha trừ đi chi phí phải nộp cho tổng công ty( chi phí quản ly doanh nghiệp) Các chi nhánh thực hiện nghĩa vụ về thuế tại đơn vị và nộp thuế TNDN cùng với
Kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Sơ đồ 5: tổ chức bộ máy quản lý của AISC
Quan hệ hỗ trợ cả Công ty Chi nhánh tại Cần Thơ là văn phòng đại diện nên thực hiện việc báo cáo sổ hàng tháng về Công ty Mỗi chi nhánh đợc trực tiếp ký kết và duyệt hợp đồng độc lập nh một công ty, nhng lãi phải chuyển về tổng công ty.
C ơ cấu tổ chức tại chi nhánh Thành phố Hà Nội
Chi nhánh tại Thành phố Hà Nội do Ông Đào Tiến Đạt làm giám đốc Giám đốc của chi nhánh có toàn quyền điều hành và quyết định mọi hoạt động của chi nhánh theo đúng luật pháp nhà nớc Giám đốc chi nhánh phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của chi nhánh.
Giúp việc cho Giám đốc chi nhánh có 1 Phó giám đốc, kế toán trởng và các trởng phòng.
Tại chi nhánh Hà Nội đợc phân cấp hoạt động tơng đối độc lập Do đó chức năng và nhiệm vụ của chi nhánh giống nh chức năng và nhiệm vụ của Công ty tại TPHCM.
Số lợng nhân viên của chi nhánh khoảng 25 ngời Mỗi phòng ban trong chi nhánh đều có 1 trởng phòng và các phòng này đều do Giám đốc trực tiếp chỉ đạo và phân công nhiệm vụ. Để phù hợp với chức năng nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của mình, AISC- chi nhánh Hà Nội có cơ cấu tổ chức bộ máy theo mô hình quản trị chức năng kết hợp với tổ chức theo lãnh thổ địa lý thể hiện rõ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 06: có cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty AISC- Hà Nội
2.1.3 Loại hình dịch vụ của AISC
AISC thực hiện các hoạt động dịch vụ kiểm toán, t vấn tài chính, kế toán và tin học trên cơ sở hợp đồng kinh tế đợc ký kết giữa AISC và khách hàng, bao gồm các nội dung sau:
+ Kiểm toán báo cáo tài chính
+ Kiểm toán dự toán và quyết toán công trình xây dựng cơ bản.
+ Kiểm tra và xác định tính đúng đắn và hợp pháp của các loại vốn, các quỹ của doanh nghiệp.
+ Kiểm tra, xác định sự đúng đắn và cơ sở pháp lý của của việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, nộp thuế và các khoản nộp khác của doanh nghiệp T vấn cho doanh nghiệp về giải quyết các vụ tranh chấp, đánh giá, thanh xử lý tài sản.
+ Xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá theo luật định,
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty AISC thực hiện
Vấn đề chọn mẫu kiểm tra
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam sô 530” Lấy mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác” :
“ Khi thiết kế thủ tục kiểm toán, kiểm toán viên phải xác định đợc các phơng pháp thích hợp để lựa chọn các phần tử thử nghiệm nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán thoã mãn mục tiêu thử nghiệm kiểm toán”
Các phơng pháp lựa chọn phần tử kiểm tra bao gồm: a/ Chọn toàn bộ (kiểm tra 100%) b/ Lựa chọn các phần tử đặc biệt c/ Lấy mẫu kiểm toán: lấy mẫu kiểm toán có thể áp dụng phơng pháp thống kê hoặc phơng pháp phi thống kê, việc lựa chọn phơng pháp lấy mẫu nào là tuỳ thuộc vào các xét đoán của kiểm toán viên xem phơng pháp nào có hiệu quả hơn.
Chơng trình kiểm toán có đa ra một số phơng pháp chọn mẫu áp dụng cho các cuộc kiểm toán do AISC tiến hành Đối với các thử nghiệm cơ bản, số mẫu lựa chọn thờng áp dụng theo phơng pháp phân tầng kết hợp với chọn mẫu theo theo đơn vị tièn tệ Theo phơng pháp này các phần tử có giá trị lớn sẽ đợc lựa chọn, các phần tử còn lại sẽ đợc lấy ngẫu nhiên theo kinh nghiệm của kiểm toán viên.
Kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Theo cách này, mẫu đợc chọn có mang tính chất đại diện cao do khả năng đợc lựa chọn của một đơn vị tiền tệ là nh nhau, đồng thời số mẫu đợc chọn chịu ảnh hởng của chỉ số của độ tin cậy kiểm tra chi tiết do đó số mẫu chọn có thể giảm xuống trong trờng hợp hệ thống kiểm soát đợc cho là tốt và ngợc lại Điều này phù hợp với các quy định chuẩn mùc:
“Trong quá trình thu thập bằng chứng, kiểm toán viên phải sử dụng khả năng xét đoán nghề nghiệp để đánh giá rủi ro kiểm toán và thiết kế các thủ tục kiểm toán để bảo đảm rủi ro kiểm toán giảm xuống mức có thể chấp nhận đ- ợc “
Tuy nhiên, khi tiến hành chọn mẫu cho các thử nghiệm kiểm soát, đặc biệt là đối với chu trình tiền lơng và nhân viên, thực tế phát sinh là ngoài phơng pháp chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ (áp dụng đối vói các khoản chi tiêu quỹ), thì hầu hết các mẫu chọn là phi tiền tệ (kiểm tra danh sách lơng khống,kiểm tra tính chính xác trong tính l- ơng…), việc chọn mẫu đối với các thủ tục kiểm tra này đợc dựa trên việc chọn mẫu kiểm tra hệ thống, kết quả kiểm tra hệ thống sẽ giúp cho kiểm toán viên quyêt định mở rộng hay không quy mô mẫu chọn để kiểm tra chi tiết
Trên nhận xét đó, có thể thấy rằng, việc chọn mẫu này đợc thực hiện là phi thống kê do nó chỉ phù thuộc vào xét đoán của kiểm toán viên và rất khó có tính đại diện cao cho tổng thể Hơn nữa, số lợng mẫu chọn cha có mối liên hệ chặt chẽ với việc đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm toán nội bộ và các rủi ro kiểm toán Trong chuẩn mực
77 kiểm toán Việt Nam 530 đoạn 41 chỉ rõ: “…Cỡ mẫu chịu ảnh hởng bởi rủi ro kiểm toán Rủi ro có thể chấp nhận đợc càng thấp thì số mẫu kiểm tra càng lớn…”.
Do đó, việc chọn mẫu cho các thử nghiẹm kiểm soát ( chọn mẫu phi tiền tệ ) mặc dù không có công thức chung nào nhng cũng cần xây dựng một quy trình tiến hành xác định số mẫu chọn Điều này có thể giúp cho kiểm toán viên vừa hạn chế mẫu chọn vừa tránh đợc rủi ro. Giải pháp dơn giản nhất kiểm toán viên có thể lập Bảng tổng hợp các nhân tố ảnh hởng đến cỡ mẫu trong thử nghiệm kiểm soát.
Bảng số 13: Tổng hợp các nhân tố ảnh hởng đến cỡ mẫu trong thử nghiệm kiểm soát
STT Nh©n tè NhËn xÐt ảnh h- ởng cỡ mÉu
1 Mức độ tin cậy mà kiểm toán viên dự định dựa vào hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tăng lên
2 Tỷ lệ sai phạm đối với thủ tục kiểm soát mà kiểm toán viên có thể chấp nhận tăng lên
3 Tỷ lệ sai phạm đối với thử nghiệm kiểm soát mà kiểm toán viên dự đoán sẽ xảy ra trong tổng thể tăng lên
4 Rủi ro kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát thấp hơn thực tếgiảm xuèng
5 Số lợng đơn vị láy mẫu trong tổng @ OKiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính thể không thay đổi
Tổng hợp các đánh giá
Sử dụng các thủ tục kiểm toán
3.2.1 Đánh giá hê thống kiểm soát nội
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400- đoạn 02 chỉ rõ: “ kiểm toán viên phải có đầy đủ hiểu biết về hệ thống kế toán , hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để kập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chơng trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả…” Để có đợc sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và mô tả chi tiết trên giấy tờ làm việc , công ty nên thiết kế thủ tục kiểm soát chung cho mọi cuộc kiểm toán để từ đó chi tiết với từng khách hàng cụ thể với các loại hình hoạt động kinh doanh , quy mô kinh tế… Thủ tục kiểm soát đợc thiết kế với nhiều hình thức nh Bảng tờng thuật, L- u đồ, song cách phổ biến là dới dạng Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ Các câu hỏi nên đợc lập dới dạng câu hỏi đóng để không chiếm quá nhiều thời gian tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng mà vẫn đảm bảo không bỏ qua sai sót triọng yếu nào Đối với chơng trình kiểm toán tiền lơng và nhân viên , kiểm toán viên có thể đa ra bảng câu hỏi nh sau:
Bảng số 14 : Câu hỏi về hệ thống KSNB đối với chơng trình kiểm toán tiền lơng
1 Việc tuyển dụng lao động, nâng cấp nâng bậc lơng, có đợc lãnh đạo phê duyệt hay không?
2 Bộ phận nhân sự có đợc thông báo th- ờng xuyên việc chấm dứt hợp đồng lao động hay không ?
3 Ngời chấm công lao động có đợc độc lập với bộ phận kế toán không ?
4 Bộ phận kế toán và bộ phận sản suất có thờng xuyên đối chiếu về số lợng lao động và ngay công trên bảng tính lơng và thanh toán lơng không ?
5 Các bảng thanh toán lơng có đợc phê duyệt trớc khi thanh toán bởi ngời có quyền hay không ?
6 Có xây dựng chế lơng riêng đối đạc điểm sản xuất của đơn vị không
7 Có chế độ khen thởng khuyến khích sản xuất không?
Qua phỏng vấn nhân viên khách hàng dựa trên hệ thống câu hỏi đã xây dựng kết hợp việc quan sát thực tế tại đơn vị khách hành, kiểm toán viên có thể đánh giá đợc hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng nhanh chóng và xác định mức rủi ro phù hợp
Kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Thủ tục phân tích đợc sử dụng rộng rãi trong kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên, nó giúp kiểm toán viên nhận thấy sự biến động bất thờng, qua đó tiến hành các thủ tục bổ sung (điều tra, phỏng vấn, kiểm tra chi tiết…) để phát hiện các sai phạm trọng yếu Chuẩn mực kiểm toán số 520 quy định:
" Kiểm toán viên phải thực hiện phân tích khi lập kế hoạch kiểm toán và giai đoạn soát xét tổng thể về cuộc kiểm toán Quy trình phân tích cũng đợc thực hiện ở các giai đoạn khác trong quá trình kiểm toán".
Trong quá trình thực hiện quy trình phân tích, kiểm toán viên đợc phép sử dụng nhiều phơng pháp khác nhau từ việc so sánh đơn giản đến những phân tích phức tạp đòi hỏi phải sử dụng các kỹ thuật thống kê tiên tiến Mức độ tin cậy vào kết quả của quy trình phụ thuộc vào các nhân tố sau:
- Tính trọng yếu các tài khoản hoặc nghiệp vụ
- Các thủ tục kiểm toán khác có cùng mục tiêu kiểm toán
- Độ chính xác dự kiến của quy trình phân tích
- Đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát
Trờng hợp quy trình phân tích phát hiện đợc những chênh lệch trọng yếu hoặc mối liên hệ không hợp lý giữă thông tin tơng ứng, hoặc có chênh lệch lớn với số liệu dự tính, kiểm toán viên phải thực hiện các thủ tục điều tra để thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp.Trong trờng hợp các thủ tục bổ xung không giải thích đợc
81 các chênh lệch thì kiểm toán viên phải xem xét lại mô hình íc tÝnh. Đồng thời Công ty nên sử dụng phân tích các tỷ suất sau:
+ Tỷ suất chi phí tiền lơng/ tổng chi phí
+ Tỷ suất chi phí tiền lơng/ doanh thu
+ Tỷ suất chi phí tiền lơng/ lợi nhuận Đối với những doanh nghiệp có số d TK334 cuối kỳ lớn sẽ phản ánh đợc khả năng thanh toán của doanh nghiệp từ đó đánh giá đợc tình hình tài chính của doanh nghiệp để xác định mức độ rủi ro trong khi kiểm toán.
3.2.3 Thủ tục kiểm tra chi tiết số d
Số d có tài khoản 334( hoặc tài khoản 3388) phản ánh số tiền lơng cha thanh toán( hoặc cha phân phối ) cho ngời lao động Việc kiểm tra số d cuối kỳ của các tài khoản này thờng đợc kiểm toán viên tại AISC thực hiện bằng biện pháp phân tichs biến động và thu thập giải trnhf của kế toán Đối với Công ty khách hàng có số d nhỏ nh Công ty ABC biện pháp này là phù hợp, tuy nhiên tại một số doanh nghiệp có l- ơng theo đơn giá tiền lơng thì viêc trình bày số d cuối kỳ còn ảnh hởng đến nhân sự việc giao đơn giá tiền lơng năm sau Nếu số d tiền lơng cha phân phối lớn thì đơn giá tiền lơng sẽ thấp và ngợc lại Do đó, khả năng phát sinh sai phạm tại khoản mục này là khách hàng sẽ hạch toán phân phối tạm thời quỹ lơng này.
Kiểm toán viên nên lập Bảng theo dõi các khoản lơng cha thanh toán cuối kỳ và thu thập xác nhận của ngời lao động.
Kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Lập Bảng theo dõi các khoản lơng cha thanh toán cuối kỳ: kiểm toán viên thu thập danh sách các cá nhân cha nhận lơng( toàn bộ hoặc chọn mẫu), theo dõi thời gian nhân viên nhận lại các khoản này Nếu đến ngày tién hành kết thúc kiểm toán, các khoản này vẫn cha đợc thanh toán thì tiến hành điều tra thực tế hoặc lấy xác nhận của Ban Giám đốc.
Việc thu thập xác nhận của ngời lao động: thủ tục này chỉ đợc thực hiện khi phát hiện khả năng sai phạm trong thủ tục thứ nhất Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp các xác nhận số d cuối kỳ của tiền lơng cha nhận, ktra chữ ký và đối chiếu với các Hợp đồng lao động Thủ tục này có vai trò lớn trong việc xác định công nợ của doanh nghiệp đối với công nhân viên trong đơn vị đồng thời kiểm tra tính chính xác trong trình bày và khai báo trên Báo cáo tài chính , phản ánh rung thực khoản thu nhập thực tế của ngời lao động.
Vì vậy , trong các cuộc kiểm toán tại các doanh nghiệp có khả năng sai phạm tiềm tàng về việc trình bày và khai báo số d tiền lơng, kiểm toán viên nên thực hiện các thủ tục kiểm toán nêu trên và coi đó là những thủ tục kiểm tra chi tiết Bên cạnh đó, AISC cũng nên từng bớc hoàn thiện các ch- ơng trình kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau, đặc biệt là các doanh nghiệp Nhà nớc, nơi mang nặng cơ chế quản lý cấp phát về quỹ lơng nói riêng và các khoản chi phí nói chung.
Hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán tài chính nói riêng còn khá mới mẻ ở nớc ta, khuôn khổ và môi trờng pháp lý cho hoạt động kiểm toán đã đợc tạo dựng song cha thật hoàn thiện, các kỹ năng và hớng dẫn cần thiết về kiểm toán cha đợc hệ thống hoá và phổ biến, vì vậy khi triển khai công việc còn gặp nhiều khó khăn Bên cạnh đó, kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên cóKiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính ý nghĩa rất quan trọng liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh Đặc biệt khoản mục chi phí lơng có liên quan trực tiếp đến lợi ích của ngời lao động và là khoản mục chi phí lớn đối với doanh nghiệp.
Trên cơ sở phơng pháp luận kiểm toán đợc trang bị trong nhà trờng kết hợp với thực tiễn ở Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học, cùng với sự giúp đỡ của các thầy cô và các anh chị trong Công ty em đã đi sâu vào tìm hiểu và đa ra một số kiến nghị việc hoàn thiện chơng trình kiểm toán tiền lơng và nhân viên của AISC
Tuy nhiên, do hạn chế về mặt thời gian, phạm vi nghiên cứu của chuyên đề, cũng nh sự hạn chế về lý luận, thực tế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong đợc sự quan tâm của thầy để bài viết của em đợc hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Dang mục các tài liệu tham khảo
STT Tác giả Tên tài liệu tham khảo Nhà xuất
1 ACCA The Auditng Framwork BPP
2 AISC Hồ sơ kiểm toán
3 Bộ giáo dục và đào tạo
Giáo trình kinh tế chính trị
NXB chÝnh trị quốc gia
4 Bộ tài chính Chuẩn mực kiểm toán
5 EURO- TAPVIET Chuẩn mực kế toán quèc tÕ.
6 EURO- TAPVIET Chuẩn mực kiểm toán quèc tÕ.
Lý thuyết kiểm toán NXB Tài chÝnh
Kiểm toán tào chính NXB Tài chÝnh
Kiểm toán NXB Tài chÝnh
Thực hành kiểm toán tài chính
Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính
12 Quèc héi, Bé lao động thơng binh xã héi
Các văn bản liên quan đến tiền lơng và các khoản trích.
13 Luận văn tốt nghiệp khoá
Khoa kế toán – kiểm toán Kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Chơng I Cơ sở Lý luận về kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính 3
1.1 Chu trình tiền lơng và nhân viên với vấn đề Kiểm toán 3
1.1.1 Khái niệm, vai trò và chức năng của chu trình tiền lơng và nhân viên 3
1.1.2 Tổ chức công tác hạch toán tiền lơng 7
1.1.3 Đặc điểm chu trình tiền lơng và nhân viên ảnh hởng đến qui trình kiểm toán Báo cáo tài chÝnh 12
1.2 Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính 13
1.2.1 Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên 13
1.2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lơng và nhân viên 16
1.2.3 Quy trình kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên 18
1.2.3.1.Lập kế hoạch kiểm toán 19
Chơng II Thực trạng kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty aisc thực hiện 32
2.1 Khái quát về công ty AISC 32
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty AISC 32
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty AISC 33
2.1.3 Loại hình dịch vụ của AISC 36
2.1.4 Quy trình kiểm toán tại AISC 37
2.2 Quy trình kiểm toán chu trình tiền lơng và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty AISC thực hiện 38
2.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán 41
2.2.2.3 Khảo sát nghiệp vụ và kiểm tra chi tiết 51