Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nga Kiểm toán 43B Quách Thị Thu Lời nói đầu Kinh tế Việt Nam trình chuyển đổi sang kinh tế thị trờng bớc tham gia hội nhập kinh tế quốc tế Tuy nhiên, mặt trái kinh tế phát sinh nhiều tiêu cực: lạm dụng chức vụ, quyền hạn để mu cầu thu lợi cá nhân gây tổn thất lớn tài sản, tiền vốn, nguồn lực tài quốc gia Để khắc phục tồn cần sử dụng tổng hợp công cụ kiểm tra, kiểm soát, kiểm tra tài đợc xem nh công cụ hữu hiệu để hạn chế mặt tiêu cực Vì tổ chức kiểm tra nội quan quản lý nhà nớc, cần phải có tổ chức kiểm tra độc lập từ bên để thực kiểm tra Báo cáo tài thờng niên Xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan nh để bắt kịp xu phát triển chung khu vực giới, kiểm toán độc lập qua 14 năm đà hình thành phát triển đà góp phần nâng cao chất lợng kế toán sở Nhờ tổ chức kiểm toán độc lập, chế độ, sách nhà nớc cập nhật đợc đến doanh nghiệp, doanh nghiệp nắm bắt đợc thông lệ chuẩn mực quốc tế, Báo cáo tài đà đợc kiểm toán tạo đợc niỊm tin cho ngêi sư dơng NhËn thøc tÇm quan trọng vấn đề, sở nghiên cứu hoạt động kiểm toán thực tế Công ty Kiểm toán Dịch vụ tin học, thời gian thực tập đây, em đà tìm hiểu nghiên cứu Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quách Thị Thu Nga Kiểm toán 43B chu trình quan trọng kiểm toán Báo cáo tài đà hoàn thành chuyên ®Ị thùc tËp tèt nghiƯp víi ®Ị tµi: “Hoµn thiƯn kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Công ty Kiểm toán Dịch vụ tin học Chuyên đề thực tập với mục đích kết hợp lý luận đợc học taị trờng đại học hoạt động thực tế công ty kiểm toán đợc chia thành ba phần chính: Chơng I: Cơ sở lý luận kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán báo cáo tài Chơng II: Thực trạng kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán báo cáo tài Công ty Kiểm toán Dịch vụ tin học thực Chơng III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Trong trình nghiên cứu đề tài em đà sử dụng kết hợp phơng pháp nghiên cứu quan hệ biện chứng kiểm toán tổ chức quản lý, phơng pháp toán học, thống kê kinh tế, phơng pháp mô tả phân tích sơ đồ , để minh hoạ cho viết Do giới hạn thời gian phạm vi nghiên cứu, nh giới hạn nhận thức nên viết nhiều thiếu sót Em mong nhận đợc bảo thầy cô nh anh chị Công ty để viết đợc hoàn thiện Em xin cảm chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 28 tháng 04 năm 2005 Sinh viên thực Quách Thị Thu Nga Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Chuyên ®Ị thùc tËp tèt nghiƯp Nga – KiĨm to¸n 43B Quách Thị Thu Chơng I Cơ sở Lý luận kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán báo cáo tài 1.1 Chu trình tiền lơng nhân viên với vấn đề Kiểm toán 1.1.1 Khái niệm, vai trò chức chu trình tiền lơng nhân viên Muốn cho trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tiến hành thờng xuyên liên tục, vấn đề thiết yếu phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa sức lao động mà ngời bỏ phải đợc bồi hoàn dới dạng thù lao lao động Mac nói: Lao động sáng tạo giá trị hàng hoá nhng thân hàng hoá giá trị Cái mà ngời ta gọi giá trị lao động thực tế giá trị sức lao động Trong kinh tế hàng hoá, thù lao lao động đợc biểu thớc đo giá trị gọi tiền lơng Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quách Thị Thu Nga Kiểm toán 43B Nh vậy, tiền lơng biểu tiền hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động theo thời gian, khối lợng công việc, lao vụ mà ngời lao động đà đóng góp cho doanh nghiệp Nhận thức rõ vai trò tiền lơng việc phát triển kinh tế quốc dân Tại Hội nghị lần thứ bảy Ban chấp hành Trung ơng khóa VIII đà khẳng định: tiền lơng gắn liền với phát triển kinh tế hội đất nớc, trả lơng cho ngời lao động thực đầu t cho phát triển; đóng góp phần quan trọng làm lành mạnh, đội ngũ cán Bảo đảm giá trị thực tiền lơng bớc cải thiện theo phát triển kinh tế xà hội Với lý trên, kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên thờng đợc kiểm toán viên trọng tiến hành kiểm toán Báo cáo tài Các chức chu trình tiền lơng nhân viên Thuê mớn tuyển dụng nhân viên: Việc tuyển dụng thuê mớn nhân viên đợc tiến hành phận nhân ( thờng phòng nhân hay phòng tổ chức cán bộ) Tất trờng hợp tuyển dụng thuê mớn đợc ghi chép báo cáo đợc phê duyệt Ban giám đốc Bản báo cáo cần phải ghi rõ phân công vị trí trách nhiệm công việc, mức lơng khởi điểm, khoản thởng, khoản phúc lợi khoản khấu trừ đợc phê chuẩn Báo cáo đợc lập thành hai bản, dùng để vào sổ nhân hồ sơ nhân viên lu phòng nhân sự, lại đợc gửi sang phòng kế toán tiền để làm tính lơng Việc phân chia tách bạch chức nhân với chức toán tiền lơng cần thiết nhằm Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quách Thị Thu Nga Kiểm toán 43B giảm thiểu rủi ro việc toán lơng cho nhân viên khống Chỉ có phòng nhân có quyền đa thêm danh sách nhân viên vào sổ nhân có phòng kế toán tiền lơng có quền nghĩa vụ toán lơng cho ngời lao động Việc tách bạch trách nhiệm hạn chế nhân viên phòng nhân làm hồ sơ nhân viên giả, đồng thời nhân viên phòng kế toán toán lơng cho nhân viên có tên danh sách phòng nhân với mức lơng đà đợc ấn định cụ thể Sự kết hợp hai chức tạo điều kiện cho gian lận sai sót nảy sinh Phê duyệt thay đổi mức lơng, bậc lơng, thởng khoản phúc lợi:Những thay đổi mức lơng, bậc lơng khoản kèm thờng xảy nhân viên đợc thăng chức, thuyên chuyển công tác tăng bậc tay nghề Khi nhà quản đốc đốc công đề xuất với Ban quản trị thay đổi mức lơng bậc lơng cho cấp dới họ Tuy nhiên, tất thay đổi phải đợc ký duyệt phòng nhân ngời có thẩm quyền trớc ghi vào sổ nhân Việc kiểm soát thay đổi nhằm đảm bảo tính xác khoản toán tiền lơng Bộ phận nhân cần phải công bố trờng hợp đà mÃn hạn hợp đồng, bị đuổi việc việc nhằm tránh tình trạng nhân viên đà rời khỏi công ty nhng đợc tính lơng Theo dõi, tính toán thời gian lao động khối lợng công việc sản phẩm lao vụ hoàn thành Sau đà tuyển dụng đợc số nhân viên theo yêu cầu, doanh nghiệp phải thực theo dõi chấm công, tính trả lơng Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quách Thị Thu Nga Kiểm toán 43B cho nhân viên Việc ghi chép phản ánh kịp thời, xác thời gian thực tế hay khối lợng công việc, lao vụ hoàn thành ngời lao động có ý nghĩa lớn quản lý lao động va tiền lơng Đây để tính lơng thởng khoản trích theo lơng cho cán công nhân viên Các doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam chứng từ ban đầu đợc sử dụng hạch toán thời gian lao động khối lợng công việc hoàn thành bảng chấm công (mẫu số 02- LĐTL- Chế độ chứng từ kế toán) phiếu xác nhận sản phẩm lao vụ hoàn thành (mẫu số 06- LĐTL- Chế độ chứng từ kế toán), hợp đồng giao khoán (mẫu số 08- LĐTL- Chế độ chứng từ kế toán) Ngoài ra, doanh nghiệp sử dụng chứng từ khác có liên quan nh thẻ thêi gian, giÊy chøng nhËn nghØ èm, nghØ phÐp… lµm chứng từ sở để hạch toán lơng cho ngời lao động Thông thờng, Bảng chấm công đợc lập riêng cho phận (sản xuất, phòng, ban, tổ, nhóm ) dùng cho kỳ toán (thờng tháng) Mỗi phòng ban hay tổ sản xuất cã mét ngêi thùc hiƯn gi¸m s¸t, ghi chÐp thêi gian làm việc thực tế khối lợng sản phẩm hoàn thành ngời lao động Bảng chấm công đợc đặt địa điểm công khai để tất nhân viên xem giám sát thời gian lao động Những trờng hợp ngừng sản xuất, ngừng việc phải có Biên phản ánh rõ tình hình thời gian kéo dài, thiệt hại gây nguyên nhân để từ có kế hoạch xử lý thiệt hại làm tính lơng Tính lơng lập bảng toán tiền lơng: sau nhận đợc chứng từ, theo dõi thời gian lao động kết công việc, sản phẩm lao vụ hoàn thành từ Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quách Thị Thu Nga Kiểm toán 43B phận hay phân xởng, kế toán tiền lơng phải kiểm tra tất chứng từ trớc tính lơng nhằm đảm bảo tính đầy đủ, tính hợp lệ chứng từ Đối với khoản trích theo lơng hay khoản khấu trừ nh BHXH, BHYT, KPCĐ, thuế thu nhập cá nhân .đều phải đợc tính dựa qui định pháp luật hành thoả thuận lao động ngời sử dụng lao động Sau tính toán xong, kế toán phải lập Bảng toán tiền lơng, Bảng khai khoản phải nộp phải trả khoản trích theo lơng Đó sở để kiểm tra việc toán lơng cho ngời lao động thực nghĩa vụ với quan chức Ghi chép sổ sách tiền lơng :Trên sở Bảng toán tiền lơng chứng từ gốc đợc gửi lên, kế toán tiến hành vào Sổ nhật ký tiền lơng Sau định kỳ kế toán vào Sổ TK 334 Đồng thời với việc vào sổ, kế toán tiền lơng viết phiếu chi séc chi kèm theo Bảng toán lơng cho thủ quĩ sau đợc duyệt ngời có thẩm quyền Thanh toán tiền lơng bảo đảm khoản lơng cha toán: Việc toán tiền lơng đợc thực thông qua Bảng tính lơng Kế toán tiền lơng lập chứng từ toán chuyển cho thủ quĩ tiến hành toán tiền lơng yêu cầu ngời nhận ký nhận Đối với chứng từ chi cha toán đợc cất trữ cẩn thận bảo quản đợc ghi chép đầy đủ, xác sổ sách kế toán Sơ đồ 01: Sự phân chia chức chu trình tiền lơng nhân viên Nơi sử Phòng kế Phòng dụng toán nhân lao động Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nga Kiểm toán 43B Quách Thị Thu 1.1.2 Tổ chức công tác hạch toán tiền lơng Quản lý tiền lơng nhân viên nội dung quan trọng công tác quản lý kinh doanh đơn vị, nhân tố giúp đơn vị hoàn thành hoàn thành vợt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh Tổ chức hạch toán lao động tiền lơng giúp công tác quản lý lao động đơn vị vào nề nếp, thúc đẩy ngời lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng suất lao động hiệu công tác, đồng thời tạo sở cho việc tính lơng nguyên tắc phân phối theo lao động Các hình thức tiền lơng Việc tính trả lơng cho ngời lao động thể theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo hoạt động kinh doanh, tính chất công việc trình độ quản lý doanh nghiệp Nhng mục đích hình thức nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động Trên thực tế, doanh nghiệp thờng áp dụng hình thức tiền lơng sau: Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quách Thị Thu Nga Kiểm toán 43B Tiền lơng theo thời gian lao động: hình thức trả lơng theo thời gian làm việc thực tế (theo tháng, tuần, ngày, giờ) Hình thức lơng thờng áp dụng cho ngời làm công tác văn phòng nh hành quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài Tuy nhiên, việc áp dụng hình thức lơng theo thời gian có hạn chế mang tính bình quân cha thực gắn với kết sản xuất Để phần khắc phục hạn chế đó, trả lơng theo thời gian thơng kèm theo chế độ khen thởng kỷ luật để khuyến khích ngời lao động hăng say làm việc Tiền lơng theo sản phẩm: hình thức trả lơng cho ngời lao động vào số lợng, chất lợng sản phẩm hoàn thành Hình thức lơng đợc áp dụng doanh nghiệp hoạt động sản xuất, phù hợp nguyên tắc phân phối theo lao động, khuyến khích ngời lao động nâng cao suất lao động Ngời sử dụng lao động có quyền chọn hình thức trả lơng theo thời gian, theo sản phẩm nhng phải trì hình thức trả lơng đà chọn thời gian định phải thông báo cho ngời lao động biết Ngời lao động đợc quyền nhận lơng tháng lần nửa tháng lần tuỳ theo thoả thuận hai bên Tổ chức hạch tóan tiền lơng: Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quách Thị Thu Nga Kiểm toán 43B Tổ chức hạch toán ban đầu kế toán chi tiết tiền lơng: Hạch toán ban đầu khoản mục tiền lơng việc tổ chức hệ thống chứng từ ghi nhận kết lao động, thời gian lao động nhân viên, qua lập Bảng toán lơng xác định mức lơng cá nhân ngời lao động làm ghi sổ toán lơng Theo quy định hành hệ thống chứng từ phát sinh chu trình tiền lơng nhân viên bao gồm: + Chứng từ cấu lao động: Là chứng từ liên quan đến việc thay đổi cấu lao động nh: Quyết định tun dơng, bỉ nhiƯm, b·i miƠn,… + Chøng tõ h¹ch toán thời gian kết lao động: Bao gồm tất chứng từ nhằm xác định công việc đà đợc ngời lao đong thực nh: Bảng chấm công, Phiếu giao nhận sản phẩm, Biên kiểm tra chất lợng + Chứng từ tiền lơng, khoản phải trả khoản toán cho ngời lao động: Bảng toán lơng, Bảng phân phối thu nhập theo lao động, Chứng từ chi tiền toán lơng Tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lơng: Theo quy định hành để tiến hành hạch toán tổng hợp tiền lơng, tiền thởng phản ánh tình hình toán với công nhân viên sử dụng tài khoản: TK334 Phải trả công nhân viên Nội dung tài khoản bao gồm: Bên Nợ: + Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng công nhân viên Kiểm toán chu trình tiền lơng nhân viên kiểm toán Báo cáo tài