Nhậnthức đợc điều này nên trong thời gian thực tập tại Công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin học em đã chọn đề tài “Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trongquy trình kiểm toán Báo cáo t
Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
Quá trình bán hàng - thu tiền với vấn đề kiểm toán
1.1.1 Vị trí và ý nghĩa của chu trình bán hàng - thu tiền Đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh biểu hiện sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Quá trình này bao gồm các hoạt động nối tiếp liên tục thành vòng tuần hoàn, lặp đi lặp lại tạo nên những chu kỳ sản xuất Theo cách nhìn của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm các nghiệp vụ có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành các chu trình nghiệp vụ cơ bản Các thông tin về mỗi chu trình đều đợc thu thập, xử lý trên các loại sổ sách kế toán Với cách phân chia này, quá trình kinh doanh có thể đợc bắt đầu từ khi doanh nghiệp tạo vốn bằng vốn tự có hoặc huy động vốn do vay mợn ( Chu trình huy động và hoàn trả vốn) Sau khi đã có vốn doanh nghiệp xây dựng nhà xởng mua sắm máy móc thiết bị, nguyên vật liệu…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê mớn lao động, trả lơng cho cán bộ công nhân viên( chu trình tiền lơng và nhân viên). Các yếu tố của đầu vào kết hợp với nhau để sản xuất ra sản phẩm và nhập kho cùng với các loại nguyên vật liệu khác dùng để sản xuất (chu trình hàng tồn kho) Sản phẩm sản xuất ra đợc bán trên thị trờng và qua quá trình thanh toán tạo thành chu trình bán hàng và thu tiền Nh vậy từ khi dùng vốn để đầu t dến khi thu đợc tiền từ hoạt động bán hàng tức là đã thực hiện một chu kì sản xuất kinh doanh hay thực hiện một vòng quay của vốn Vốn thu đợc lại đợc đầu t cho chu kỳ tiếp theo tạo ra một quá trình kinh doanh liên tục Các chu trình này nối tiếp nhau, chu trình sau đánh giá hiệu quả của chu trình trớc Chính vì vậy, chu trình bán hàng không chỉ đánh giá quá trình tiêu thụ sản phẩm mà còn đánh giá hiệu quả của chu trình trớc đó và hiệu quả của toàn bộ của quá trình sản xuất kinh doanh và khả năng bù đắp chi phí để tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất
1.1.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng - thu tiền
Bán hàng - thu tiền ( tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng-tiền (giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ).
Với ý nghĩa nh vậy, quá trình này đợc bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng( đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m) và kết thúc bằngviệc chuyển đổi hàng hoá thành tiền Trong trờng hợp này, hàng hoá và tiền tệ đợc xác định theo bản chất kinh tế của chúng Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán đợc; tiền tệ là phơng tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán đợc giải quyết tức thời.Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng (tiêu) và thu tiền (thụ) đợc thể chế hoá trong từng thời kỳ và cho từng đối tợng cũng có điểm cụ thể khác nhau Ví dụ, phạm vi của hàng hoá có hoặc không bao hàm đất đai, sức lao động là tuỳ thuộc vào quan hệ xã hội trong trong từng thời kỳ; Hoặc khái niệm thu tiền cũng có thể chỉ đợc tính khi tiền đã trao tay hay chuyển vào tài khoản của ngời bán song cũng có thể tính cả những trờng hợp khách hàng đã chấp nhận trả tiền.v.v…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Do vậy, trong kiểm toán phải dựa vào các văn bản pháp lý để xem xét ranh giới của các đối tợng kiểm toán nói trên.
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phơng thức thực hiện mục đích này rất đa dạng Chẳng hạn, theo phơng thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng theo phơng thức thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp nhng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theo phơng thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận (sau khi kiểm tra chất lợng và số lợng hàng hoá rồi trả tiền)…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m
Theo cách thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hoá sản xuất ra, dịch vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng theo phơng thức bán lẻ hoặc gián tiếp qua phơng thức bán buôn, bán hàng qua đại lý…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Với mỗi ph- ơng thức này, trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao, nhận, thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau Do đó nội dung và cách thức kiểm toán cụ thể cũng khác nhau Để thể hiện đợc những nguyên lý chung của kiểm toán và chu trình này, nội dung và phơng pháp kiểm toán nêu sau đây sẽ đề cập những vấn đề chung nhất trên cơ sở hoạt động của loại công ty điển hình của chu trình bán hàng - thu tiền là công ty bán buôn.
Với bản chất và hình thức biểu hiện trên, có thể cụ thể hoá chu trình bán hàng - thu tiền thành các chức năng với các bớc công việc tơng ứng nh: xem xét nhu cầu và quyết định tiêu thụ, xem xét khả năng của khách hàng và quyết định bán chịu, vận chuyển và bốc xếp hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng , ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phải thu và thu tiền Mỗi bớc công việc nói trên lại bao gồm nhiều nghiệp vụ với những minh chứng bằng các chứng từ tơng ứng. Hiểu đợc các chức năng , các chứng từ cùng quá trình luân chuyển của chúng mới có thể đa ra những quyết định đúng đắn trong kiểm toán
Xử lý đặt hàng của ngời mua: Đặt hàng của ngời mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua th, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hóa dịch vụ
Xét duyệt bán chịu : Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm “tiêu thụ” nên ngay từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng.Việc xét duyệt có thể đợc tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hớng khuyến khích ngời mua trả tiền nhanh qua tỉ lệ giảm giá khác nhau qua thời hạn thanh toán.
Chuyển giao hàng : Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến ngời mua là điểm bắt đầu của chu trình nên thờng là điểm chấp nhận đợc ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng đợc lập Chứng từ vận chuyển thờng là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn.
Gửi hóa đơn tính tiền cho ngời mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng :
Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lợng hàng hóa, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn đợc lập thành 3 liên: liên đầu đợc gửi cho khách hàng, các liên sau đợc lu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thờng và không bình thờng Trong mọi trờng hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thờng về thu tiền bán hàng.
Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá: Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi ngời mua không thỏa mãn về hàng hóa Khi đó, ngời bán có thể nhận lại hàng hóa hoặc bớt đi Trờng hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có th báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào Nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ.
Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu đợc : Có thể có những trờng hợp ngời mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh
6 toán Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “ bất khả kháng”, cần xem xét xóa sổ khoản phải thu đó.
Dự phòng nợ khó đòi : Đợc lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu đợc trong cả tơng lai Tuy nhiên ở nhiều công ty, dự phòng này là số d đo điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu đợc tiền.
1.1.3 Mục tiêu kiểm toán bán hàng - thu tiền
Kiểm toán bán hàng - thu tiền là một phần hành cụ thể của kiểm toán tài chính Vì vậy, nhiệm vụ chung của kiểm toán bán hàng - thu tiền là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phơng pháp kiểm toán thích ứng với đặc thù của phần hành này qua các bớc trong quy trình kiểm toán.
Chức năng của kiểm toán đã đợc cụ thể hóa thành các mục tiêu kiểm toán Do chu trình bán hàng - thu tiền đợc cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và từ đó hình thành các khoản mục trên các báo cáo tài chính nên các mục tiêu đặc thù của kiểm toán bán hàng - thu tiền cần cụ thể hóa cả mục tiêu kiểm toán tài chính và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với các đặc điểm của phần hành kiểm toán này Mặt khác, mặc dù các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có quan hệ chặt chẽ và tạo nên chu trình xác định song mỗi loại nghiệp vụ này lại có yêu cầu riêng và phản ánh cụ thể vào sổ kế toán riêng theo trình tự độc lập tơng đối Do đó mục tiêu đặc thù cho các khoản mục và nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ thu tiền cũng cần có định hớng cụ thể qua các mục tiêu kiểm toán đặc thù riêng biệt
Những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu và trắc nghiệm đạt yêu cầu về bán hàng
Các mục tiêu kiểm toán bán hàng và thu tiền cần đợc thực hiện qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ tin cậy Do bán hàng thu tiền là một quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa - tiền tệ giữa ngời mua và ngời bán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công việc kiểm soát nội bộ cần đợc thực hiện chặt chẽ Hơn nữa quá trình này bao hàm nhiều chức năng cụ thể có liên quan chặt chẽ với nhau.Do đó, những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu và các trắc nghiệm đạt yêu cầu tơng ứng cần đ- ợc xác định cụ thể Từ phân tích quá trình này thành các chức năng khác nhau có thể thấy những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu cùng các trắc nghiệm đạt yêu cầu tơng ứng thờng bao gồm cả tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh
8 số trớc các chứng từ, việc phân cách nhiệm vụ trong công tác kế toán, việc xét duyệt các nghiệp vụ bán hàng.
Sự đồng bộ của sổ sách : Đòi hỏi hệ thống kế toán chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và do đó, các trình tự kế toán phải có trớc khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ Tất nhiên, với mọi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là nh nhau và đợc quy định tr- ớc Tuy nhiên, mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn các hình thức kế toán, các phơng thức kế toán khác nhau dẫn dến trình tự kế toán cụ thể cũng khác nhau Hơn nữa , mọi văn bản pháp lý vẫn chỉ là khung tối thiểu còn thực tế của mỗi đơn vị lại rất đa dạng, phong phú Do đó, mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể t - ơng ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực
Tơng ứng với công việc kiểm soát này, trắc nghiệm đạt yêu cầu dựa vào quy định về trình tự ghi sổ đã nêu để đối chiếu với thực tiễn của đơn vị đợc kiểm toán Tuy nhiên, trắc nghiệm đạt yêu cầu cũng cần chú ý cả những chi tiết cụ thể của tính đồng bộ không chỉ trong trình tự mà ngay trong từng sự kết hợp cụ thể.
Việc đánh số thứ tự các chứng từ : Sử dụng các chứng từ có đánh số trớc theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng Tất nhiên việc đánh số trớc phải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hớng tích cực để đạt mục đích đó Ví dụ, khi bán hàng và vận chuyển diễn ra với tần suất lớn cần kiểm soát qua số thứ tự liên tục của vận đơn để tránh bỏ sót các nghiệp vụ thu tiền cần phân công nhân viên làm hóa đơn lu trữ tất cả chứng từ vận chuyển đã đánh số liên tục sau mỗi lần vận chuyển đã thu tiền và cùng một ngời khác định kỳ soát lại tất cả các số thứ tự và tìm nguyên nhân của bất kỳ sự bỏ sót nào.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu thông thờng cho việc kiểm soát này là chọn ra một dãy liên tục các chứng từ khác nhau nh liên thứ hai của hóa đơn bán hàng đã ghi vào nhật ký tiêu thụ để phát hiện các trờng hợp bỏ sót hay ghi trùng trong dãy liên tục Trắc nghiệm này đồng thời cung cấp bằng chứng cho cả hai mục tiêu: hiệu lực và trọn vẹn.
Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho ngời mua: Các Công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với qui mô lớn, thông thờng hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền Do các cân đối này có liên quan đến ngời mua nên cần gửi đến ngời mua để thông báo đồng thực thời xác nhận quan hệ mua - bán đã phát sinh trong tháng Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công cho ngời không có liên quan ( đến thu tiền hàng, đến ghi sổ bán hàng và thu tiền ) lập ra và gửi qua bu diện để ngời mua dễ dàng trả lời ngay cả khi có sai sót Trong trờng hợp này, lập và xác nhận các bảng cân đối hàng, tiền và phải thu là công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu Trắc nghiệm đạt yêu cầu trong trờng hợp này là sự xem xét và đa ra ý kiến của kiểm toán viên về việc lập và xác nhận các bảng cân đối trên.
Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng cũng là việc kiểm soát nội bộ thờng thấy và tập trung vào ba điểm chủ yếu: a Việc bán chịu phải đợc duyệt y cẩn trọng trớc khi bán hàng. b Hàng bán chỉ đợc vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng cứ ( tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua). c Giá bán phải đợc duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán
Hai việc kiểm soát đầu tiên nhằm ngăn chặn tổn thất do vận chuyển đến ngời mua “ma” hay ngời mua không có điều kiện thanh toán hoặc dây da trong thanh toán Việc duyệt giá nhằm tránh thất thu, kích thích thỏa đáng tăng thu và giải quyết hợp pháp và hiệu quả các quan hệ lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua - bán
Tơng ứng với việc kiểm soát nội bộ này, trắc nghiệm đạt yêu cầu đợc thực hiện qua xem xét chứng từ với các thủ tục xét duyệt tơng ứng theo ba điểm then chốt nói trên
Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán là công việc trọng yếu trong kiểm soát nội bộ nhằm ngăn chặn những sai sót và gian lận trong kế toán nói chung và lĩnh vực bán hàng - thu tiền nói riêng
Trắc nghiệm đạt yêu cầu thích hợp là xem xét chung sự phân công trong công tác kế toán và quan sát thực tế công việc kế toán
Tính độc lập của ngời kiểm tra - kiểm soát trong việc thực hiện trình tự kiểm soát nội bộ là yếu tố chủ yếu trong việc phát huy hiệu lực của kiểm soát nội bộ Thông thờng, sử dụng kiểm toán viên nội bộ để kiểm soát việc xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ đảm bảo chất lợng kiểm soát
Trắc nghiệm độ vững chãi các nghiệp vụ bán hàng
Nếu các mục tiêu dặc thù đã có nhiều cơ hội cùng khó khăn trong việc lựa chọn theo tình huống cụ thể cùng kinh nghiệm và khả năng phán đoán của kiểm toán viên thì cơ hội và khó khăn này càng nhiều hơn trong việc lựa chọn các trắc nghiệm độ vững chãi Mỗi mục tiêu kiểm toán chung có thể có một hoặc nhiều mục tiêu kiểm toán đặc thù; đến lợt mình, mỗi mục tiêu đặc thù này lại có nhiều trắc nghiệm độ vững chãi có thể đồng thời hoặc đợc chọn lọc tùy đặc điểm của đơn vị đợc kiểm toán và tùy kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ qua trắc nghiệm đạt yêu cầu Những trắc nghiệm độ vững chãi t- ơng ứng với mỗi mục tiêu nêu sau đây chỉ là những định hớng chung.
Các khoản bán hàng đã ghi sổ đều có hiệu lực
Nhìn chung, việc ghi sổ những khoản bán hàng vô thực thờng ít xảy ra nếu các khoản doanh thu hay thu thập tơng ứng đợc xem là căn cứ để tính thuế Tuy nhiên tình huống đó vẫn có thể xảy ra khi có những thay đổi trong chính sách thuế nói chung hay mức thuế suất nói riêng giữa các kỳ kinh doanh Hơn nữa doanh thu hay thu thập không chỉ xem là căn cứ tính thuế mà có thể xem là cơ sở xem xét bổ sung vốn lu động, vay vốn hoặc thu hút thêm vốn v.v…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Vì vậy, với mục tiêu này có thể chú ý tới những sai phạm theo nh÷ng híng sau:
- Sai sót do sơ suất hoặc do hạn chế khác của ngời ghi sổ cha đợc phát hiện, điều chỉnh hết qua kiểm soát nội bộ
- Cố ý ghi nghiệp vụ bán hàng không nhất quán với kỳ quyết toán.
- Có khoản bán hàng đã ghi vào Nhật ký nhng thực tế cha vận chuyển.
- Vận chuyển cho ngời mua “ ma” vẫn đợc ghi nh khoản bán hàng.
Với xu hớng chung và những dặc thù riêng trong từng cuộc kiểm toán, trắc nghiệm độ vững chãi cho những nghiệp vụ vô thực theo ý nghĩa trên tùy theo khả năng có sai sót và gian lận Trong trờng hợp bình thờng trắc nghiệm này chỉ thực hiện khi phát hiện những yếu kém về kiểm soát nội bộ trong khâu bán hàng Chẳng hạn, qua trắc nghiệm đạt yêu cầu có thể phát hiện khâu yếu kém về năng lực kế toán của ngời ghi sổ cha phát hiện đầy đủ, trong kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên có thể chỉ thực hiện thử nghiệm này ở những khâu yếu đã phát hiện; Với xu hớng cố ý ghi nghiệp vụ bán hàng của kỳ này với kỳ khác có thể đối chiếu ngày ghi trên chứng từ với ngày ghi sổ của những nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào thời gian gần với giao điểm giữa 2 kỳ kinh doanh Với các khoản bán hàng đã ghi sổ nhng thực tế không vận chuyển cần ghi lại những khoản đó từ nhật ký để đối chiếu với các chứng từ vận chuyển. Nếu ngay cả chứng từ này vẫn có khả năng là hóa đơn “ma” hay vận đơn “ ma”, có thể xác minh qua đối chiếu các khoản bán hàng nghi vấn đã ghi sổ với các chứng từ nh lệnh bán, duyệt bán chịu, cho phép vận chuyển…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Cách làm khác có hiệu lực là lập bảng kê về hàng bán chịu có chú ý đến nguồn gốc của việc bán hàng: Nếu khoản phải thu đợc ghi vào Sổ quỹ hoặc hàng bị trả lại đã nhập kho thì nghiệp vụ bán hàng đợc khẳng định đã phát sinh Ngợc lại nếu việc bán chịu trở thành nợ khó đòi đã xóa sổ hoặc chỉ trên giấy ghi nhớ bán chịu hay cha trả tiền thì phải xác minh bằng cách đi sâu xem xét chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng của ngời mua Trong một số trờng hợp có thể xác minh qua hệ thống tin khác ngoài kế toán nếu thông tin này cho khả năng tốt hơn trong việc xác minh
Tuy nhiên, cần chú ý nguyên tắc cơ bản là việc kiểm toán bình thờng không phải chủ yếu để vạch gian lận trừ khi chúng có ảnh hởng cụ thể đến báo cáo tài chính Cụ thể hơn, những gian lận chỉ cần xác minh qua trắc nghiệm độ vững chãi khi kiểm toán viên nhận thấy kiểm soát nội bộ đã buông lỏng khâu nào đó và cần thiết xác minh lại.
Các nghiệp vụ bán hàng đợc phê chuẩn đúng đắn
Mục tiêu đợc phép trong bán hàng thờng có liên quan trực tiếp đến các quyết định về bán chịu, về vận chuyển và về giá cả Trắc nghiệm độ vững chãi chính là việc rà soát các quyết định về chính sách chung cùng những thay đổi cụ thể trong từng thơng vụ Các trắc nghiệm này có quan hệ và tác động tích cực đến việc triển khai các mục tiêu khác có liên quan đặc biệt là trắc nghiệm về định giá Trắc nghiệm độ vững chãi về định giá là so sánh giá thực tế của hàng bán bao gồm cả phí vận chuyển, khoản bớt giá với bảng giá đã đợc duyệt Nếu giá cả đợc thỏa thuận qua từng thơng vụ cần xem xét quyền hạn của ngời cho phép thay đổi này Các hợp đồng mua bán hàng hóa cũng đợc xem xét tơng tự hoặc có thể qua xác nhận của ngời mua …( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê mCác nghiệp vụ bán hàng đợc ghi sổ đầy đủ
Một công ty danh tiếng thờng chú ý tăng uy tín của mình, ở đây xu hớng khai tăng thờng xảy ra nhiều hơn xu hớng dấu diếm doanh thu Tuy nhiên , không loại trừ các trờng hợp, đặc biệt là các công ty kinh doanh theo kiểu
“chụp giật” hoặc tạo “ lỗ tình thế” vẫn có xu hớng dấu diếm doanh thu và thu nhập Ngoài ra, chỉ tiêu doanh thu và thu nhập còn liên quan đến các chính
1 2 sách tài chính qua từng thời kì Do vậy, hớng chú ý cũng rất đa dạng Tất nhiên trắc nghiệm độ vững chãi không phải chỉ hớng vào phát hiện gian lận. Nguyên tắc chung là phải ứng dụng trắc nghiệm này khi trắc nghiệm đạt yêu cầu phát hiện công việc kiểm soát nội bộ không đợc thực hiện đầy đủ.
Các khoản bán hàng ghi sổ đã đợc phân loại thích hợp
Với các nghiệp vụ bán hàng, phân loại đúng các nghiệp vụ vào các tài khoản, tiểu khoản thích hợp thòng không phát sinh những vấn đề phức tạp nh những loại nghiệp vụ khác Tuy nhiên, những nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến các khoản phải thu tiền mặt hoặc đến những mặt hàng tơng tự nhng giá cả khác nhau hoặc các nghiệp vụ bán tài sản hoạt động không thuộc hàng hóa th- ờng có nhiều khả năng tiềm ẩn trong việc vi phạm mục tiêu phân loại.
Thông thờng, trắc nghiệm độ vững chãi các nghiệp vụ bán hàng theo mục tiêu phân loại gắn với trắc nghiệm này theo mục tiêu định giá Trong trờng hợp này, cần xem xét lại các chứng từ của các mặt hàng tơng tự nhng có giá bán khác nhau và đối chiếu với các sổ chi tiết, sổ tổng hợp Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền mặt tại két cần đợc đối chiếu qua các quan hệ đối ứng trên các tài khoản tổng hợp Các tài sản không phải hàng hóa đợc bán trong kỳ thờng ít xảy ra và có thể phát hiện qua kết quả phần hành kiểm toán tài sản hoặc qua các Nhật ký bán hàng
Các khoản bán hàng đợc ghi sổ kịp thời Để ngăn ngừa bỏ sót các nghiệp vụ , việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng , đợc thực hiện theo nguyên tắc cập nhật Vì vậy, đồng thời với việc kiểm toán theo mục tiêu định giá, mục tiêu trọn vẹn, cần đối chiếu ngày ghi trên các chứng từ vận chuyển đã chọn với ngày ghi trên hóa đơn bán hàng , Nhật ký bán hàng và Sổ quỹ Những chênh lệch lớn về thời gian ghi sổ có thể chứa đựng khả năng gian lận trong sử dụng tiền bán hàng hoặc kê khai hàng hóa hay doanh số bán hàng
Các nghiệp vụ bán hàng đợc ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồn chính xác
Ghi sổ đúng tất cả nghiệp vụ bán hàng vào Sổ quỹ và các sổ theo dõi thu tiền có thể coi là đòi hỏi chính xác cơ học của chuyển sổ phản ánh t ơng quan giữa bán hàng với thu tiền và quan hệ giữa hàng - tiền đã thu và còn phải thu, đặc biệt với các khoản tồn đọng.
Công việc kiểm soát nội bộ và trắc nghiệm nghiệp vụ thu tiền
Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nghiệm cho nghiệp vụ thu tiền cũng tơng tự nh cách thức và trình tự này cho các nghiệp vụ bán hàng.Cụ thể, với mỗi mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ nói chung cần có những công việc kiểm soát nội bộ tơng ứng Theo đó, những trắc nghiệm đạt yêu cầu đợc dự kiến t- ơng thích để xác minh cho mỗi công việc kiểm soát nội bộ Trên cơ sở đó, những trắc nghiệm độ vững chãi cũng đợc xác định phù hợp Nh vậy, những trắc nghiệm đạt yêu cầu tùy thuộc vào những công việc kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên muốn dựa vào đó để giảm bớt trắc nghiệm độ vững chãi Đến lợt mình, trắc nghiệm độ vững chãi tùy thuộc vào kết quả của trắc nghiệm đạt yêu cầu và những đánh giá, nghiên cứu khác trong kiểm toán.
Trong phơng thức thu tiền mặt trực tiếp rất khó phát hiện các khoản tiền mặt bị biển thủ trớc khi ghi sổ.Ví dụ, nhân viên quầy hàng cố ý gian lận bằng cách biển thủ tiền bán hàng không ghi sổ Biện pháp tốt nhất là phân cách nghiệp vụ bán hàng với nghiệp vụ thu tiền trong tổ chức kiểm soát nội bộ Tất nhiên, công việc phân cách nhiệm vụ này còn tùy thuộc vào quy mô quầy hàng và vào cách tổ chức kinh doanh của công ty Nếu với một quầy hàng nhỏ trong đó chỉ một ngời vừa bán hàng vừa thu tiền và báo cáo về công ty thì chính sách nhân sự trong việc tuyển chọn và sử dụng nhân viên phải đợc coi trọng.Tuy nhiên, trong mọi trờng hợp, cần kết hợp các biện pháp về tổ chức bộ máy kinh doanh với xây dựng hệ thống sổ sách theo mẫu sẵn từ giấy báo nhận tiền có đánh số trớc đến bảng kê tiền mặt đủ để ngăn chặn biển thủ tiền mặt Khi tiền mặt đợc báo về công ty theo giấy báo đánh số trớc và bảng kê yêu cầu lập kịp thời thì các biện pháp kiểm soát thờng xuyên việc lập và gửi các giấy báo, các bảng kê vẫn phải coi là công việc hệ trọng trong kiểm soát nội bộ Trong trờng hợp này, trắc nghiệm đạt yêu cầu hớng vào việc xác minh các công việc kiểm soát nội bộ trên Trắc nghiệm độ vững chãi sẽ là việc đối chiếu trực tiếp các khoản tiền ghi trên bảng kê hoặc báo cáo thu của các bé phËn vÒ trung t©m.
Thủ tục kiểm toán nội bộ hữu hiệu với các khoản thu tiền bán hàng là qui định rõ việc chuyển các khoản tiền thu trực tiếp tại công ty vào tài khoản ở ngân hàng Theo đó, trình tự kiểm toán cũng đặt ra cả việc gửi đầy đủ các khoản thu này vào ngân hàng Trong trờng hợp này, trắc nghiệm độ vững chãi có thể bắt đầu từ việc đối chiếu tổng số tiền đã thu đợc và ghi vào Nhật ký thu tiền vào Sổ quỹ trong một kỳ nhất định với số thực tế nộp vào ngân
1 4 hàng trong cùng kỳ đó Trình tự này không phát hiện đợc khoản thu không ghi sổ hoặc chuyển vào ngân hàng không kịp thời nhng có thể khám phá ra những khoản tiền thu không nộp, khoản nộp không vào sổ và những sai phạm tơng tù.
Trong phơng thức thanh toán qua ngân hàng cùng các khoản thu trực tiếp nộp vào ngân hàng cần đặc biệt chú ý đến các chứng cứ thu tiền.
Khi bán hàng theo phơng thức nhờ ngân hàng thu tiền, các giấy báo của ngân hàng là chứng cứ quan trọng Về nguyên tắc, giấy báo này của ngân hàng đợc gửi cho công ty thờng xuyên theo từng nghiệp vụ phát sinh Kế toán giao dịch với ngân hàng cần đính kèm chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ đó vào giấy báo.Tiếp đó, cần phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo.Trên cơ sở đó, thực hiện các phép đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đính kèm, giữa các số thứ tự liên tục của các giấy báo, giữa số d đầu kì của giấy báo sau với số d cuối kì của giấy báo trớc liền đó, giữa số d của giấy báo cuối kì với số d của tài khoản Tiền gửi ngân hàng trên Sổ cái Nếu việc đối chiếu này đã đợc thực hiện có nền nếp trong kiểm soát nội bộ, kiểm toán tài chính thờng hớng vào trắc nghiệm đạt yêu cầu Khi phát hiện những yếu kém trong kiểm soát nội bộ cần thực hiện trắc nghiệm độ vững chãi Trọng điểm của trắc nghiệm độ vững chãi này, ngoài những điểm yếu kém trong kiểm soát nội bộ có khả năng ảnh hởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính, cần phải quan tâm đặc biệt đến những nghiệp vụ phát sinh vào thời gian giao điểm giữa 2 kỳ kế toán.
Kiểm toán các khoản phải thu ở ngời mua hàng
Các khoản phải thu ở ngời mua phát sinh từ quá trình bán hàng nên có quan hệ chặt chẽ với quá trình này tạo nên chu trình bán hàng - thu tiền Tuy nhiên, do “ độ trễ” của quá trình thu tiền so với quá trình bán hàng nên số tiền ghi trên khoản mục này của Bảng Cân đối tài sản, cũng là số d của các tài khoản phải thu ở khách hàng là số lũy kế từ các quá trình kinh doanh trớc đến cuối kỳ kinh doanh này Cùng với thời điểm phát sinh và thời hạn thanh toán khác nhau, các khoản phải thu còn liên quan đến nhiều ngời mua có đặc điểm, điều kiện kinh doanh, quản lý và khả năng thanh toán khác nhau và có thể dẫn đến các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không đòi đợc ở ngời mua.Do đó,với các khoản phải thu này, việc trình bày, thuyết minh rõ các khoản phải thu cần đợc coi là công việc kiểm soát nội bộ Để kiểm soát đợc các khoản phải thu và đảm bảo thu đợc tiền, các công ty phải theo dõi Giám đốc thờng xuyên trên các bảng kê, Nhật ký Cuối kỳ, cần lập ra bảng cân đối giữa doanh thu với các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu còn lại, bảng cân đối giữa các khoản nợ quá hạn với các thời hạn khác nhau…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Mục đích chủ yếu của công việc kiểm soát này là góp phần giải quyết các quan hệ thanh toán sòng phẳng và bảo đảm hiệu quả kinh doanh nói chung Theo đó, mục tiêu trình bày trong kiểm toán cần đợc quan tâm đầy đủ Cũng từ đó, các trắc nghiệm phân tích cần đợc sử dụng triệt để cả trong lập kế hoạch, chơng trình kiểm toán lẫn trong thực hành kiểm toán kết hợp trắc nghiệm trực tiếp các số d Mặt khác, nếu hàng hóa và tiền mặt đã thu là những tài sản tồn tại trong đơn vị đợc kiểm toán với hình thái vật chất cụ thể nên có thể kết hợp kiểm kê với các phơng pháp kiểm toán khác thì các khoản phải thu lại không xác minh dễ dàng nh vậy Do đó, trong kiểm toán các khoản phải thu, phơng pháp điều tra thông qua chọn mẫu và lấy xác nhận có thể coi là một đặc thù riêng trong việc thực hiện các mục tiêu và thủ tục kiểm toán các khoản phải thu.
Xác nhận các khoản phải thu là thủ tục ( cách thức) quan trọng nhất để đáp ứng các mục tiêu hiệu lực, định giá và kịp thời ( đúng thời hạn) Theo thông lệ quốc tế , xác nhận các khoản phải thu( điều tra để các minh) cùng với xem xét hiện vật ( kiểm kê) các tài sản là hai yêu cầu phổ biến Xác nhận này đợc kết hợp với các trắc nghiệm công việc để xác minh và phát hiện những sai phạm liên quan đến các khoản phải thu không có thật, đến số tiền còn cha rõ ràng hoặc đã trở thành các khoản nợ khó đòi hay không đòi đợc Mặc dù xác nhận này không đảm bảo phát hiện mọi sai lầm nói trên nhng vẫn tin cậy hơn các trắc nghiệm nghiệp vụ vì nó tạo ra bằng chứng từ ngời độc lập ở bên ngời đơn vị đợc kiểm toán
Về loại xác nhận : Có 2 loại thông dụng cho xác nhận khoản phải thu là xác nhận khẳng định và xác nhận phủ định.
Xác nhận khẳng định đòi hỏi thông qua quả quyết của ngời mua trên mọi giấy yêu cầu xác nhận về khoản nợ tiền hàng của ngời bán: hoặc đúng hoặc sai, hoặc có phần lu ý Trong trờng hợp này, mọi giấy yêu cầu xác nhận của kiểm toán viên đều đợc trả lời
Xác nhận phủ định chỉ đòi hỏi thông báo của ngời mua khi họ không đồng tình với số tiền ghi trên giấy yêu cầu xác nhận và trên báo cáo hàng tháng của ngời mua
Về thời gian : Giấy xác nhận đợc gửi đến ngời mua để trắc nghiệm số d của các tài khoản phải thu ghi trên Bảng Cân đối tài sản Do đó, ngày gửi giấy
1 6 xác nhận cần gần với ngày lập Bảng Tuy nhiên, có thể do yêu cầu phải hoàn thành công việc kiểm toán trong thời gian gấp nên giấy xác nhận có thể phải gửi vào ngày trớc khi lập Bảng Trong trờng hợp này có thể chấp nhận nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và không có những rủi ro dẫn đến mất khả năng thanh toán Do vậy, nếu quyết định xác nhận khoản phải thu trớc ngày cuối năm thì cần trắc nghiệm những nghiệp vụ xảy ra giữa ngày xác nhận và ngày lập Bảng Cân đối tài sản.
Về các khoản mục phải chọn để xác nhận : Cần chú ý đến cả qui mô của số d và độ dài thời gian của các khoản phải thu Thông thờng, trọng điểm của xác nhận là những số d lớn và đã kéo dài nhiều tháng Tuy nhiên, cũng cần kết hợp chọn ngẫu nhiên các khoản còn lại.
Theo dõi và xử lý các khoản không trả lời : thờng đợc thực hiện theo trình tự chặt chẽ Thông thờng, nếu không nhận đợc giấy xác nhận gửi lần thứ nhất, cần gửi tiếp lần thứ hai Nếu sau lần thứ hai vẫn không nhận đợc, cần có cách thức hỗ trợ để xét tính hiệu lực của số d tài khoản Theo đó, với mọi xác nhận khẳng định không đợc phản hồi từ ngời mua có thể thực hiện các cách hỗ trợ sau:
- Trắc nghiệm các khoản phải thu tiền mặt tiếp sau:
Có thể giấy xác nhận không đợc phản hồi là do khoản phải thu không có hiệu lực hoặc đã có thỏa thuận trả tiền vào thời gian xác nhận Do đó việc xem xét các bằng chứng thu tiền mặt tiếp theo sau qua đối chiếu các chứng từ nhận tiền và sổ chi tiết các khoản phải thu là một cách thức hỗ trợ tích cực cho cả các giấy xác nhận khoản phải thu cha đợc phản hồi và cả các khoản không ăn khớp giữa nghiệp vụ bán hàng không thu đợc tiền với số tiền đã thu với bằng chứng cụ thể.
- Thẩm tra các chứng từ bán hàng và thu tiền nh: Hóa đơn bán hàng để định rõ bên mua và ngày lập hóa đơn để tính tiền cho ngời mua; Chứng từ vận chuyển để xác định hiệu lực của nghiệp vụ vân chuyển.
Khi có kết quả xác nhận, cần xác định lý do dẫn đến các khoản chênh lệch giữa sổ sách và xác nhận Thông thờng, chênh lệch này bao gồm:
- Khoản tiền phải thu ghi sổ đã đợc thanh toán.
- Ngời mua cha hoặc không nhận đợc hàng.
- Hàng bán bị trả lại.
- Sai lệch trong quá trình ghi sổ hoặc bán hàng.
Kết thúc việc xác nhận : Sau khi thu thập và xử lý xác nhận, kể cả các thủ tục hỗ trợ, cần thẩm tra lại hệ thống kiểm soát nội bộ trên cơ sở phân tích sự phù hợp giữa những sai lệch vừa phát hiện với đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát này Đồng thời cần thực hiện khoa học việc suy rộng từ mẫu chọn đền quần thể khoản phải thu ngay cả khi chênh lệch từ xác minh không ảnh hởng nhiều đến khoản mục phải thu Trên cơ sở đó có quyết định cuối cùng về số d các khoản phải thu qua xác nhận và tập hợp những bằng chứng kÌm theo.
Trắc nghiệm những khoản phải thu đã xóa sổ và khoản thu không ghi sổ
Các khoản tiền bán hàng không thể thu đợc tiền cần xóa sổ và là tổn thất tài chính do rất nhiều nguyên nhân khác nhau kể cả khả năng xảy ra thiếu sót trong thủ tục bán hàng đến khả năng gian lận để biển thủ khoản tiền thực tế đã thu Do vậy, cần trắc nghiệm toàn diện các khoản tiền hàng đã xóa sổ. Thủ tục thông thờng cho những trắc nghiệm này là thẩm tra lại việc xét duyệt xóa sổ của ngời có trách nhiệm.Trong trờng hợp cần thiết phải xem xét cả môi trờng kiểm soát và thủ tục kiểm soát đặc biệt là đặc tính của ngời đợc giao quyền xét duyệt và quan hệ kinh tế cùng sự phân cách nhiệm vụ giữa ngời ghi sổ với ngời phê duyệt xóa sổ.
Khả năng sai phạm trong ghi sổ các khoản phải thu còn chứa đựng ở việc “đánh lận” giữa những khoản thực tế đã thu tiền nhng vẫn còn chuyển vào sổ sách thành khoản phải thu để biển thủ số tiền đã thu hoặc che giấu khoản tiền mặt thâm hụt Trong trờng hợp này buộc phải kiểm tra lại các chứng từ đặc biệt là giấy báo hoặc báo cáo thu tiền, hớng chú ý vào tên ngời nhận tiền, số tiền đã nhận và ngày ghi trên giấy báo Từ đó, thực hiện đối chiếu giữa các chứng từ này với những sổ nhật ký thu tiền và giấy biên nhận số tiền đã nộp Phơng pháp này thờng tốn thời gian nên phải kết hợp với việc khảo sát và đánh giá những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ về thu tiÒn
Chơng 2 thực tế quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
2.1 Tổng quan về Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học (AISC)
Tên gọi : Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học
Tên giao dịch: Auditing and Information Service Company( viết tắt là AISC) Địa chỉ: 142 Nguyễn Thị Minh Khai , Quận 3 TPHCM.
Chi nhánh tại Hà Nội: 39B Thụy Khuê-HN.
Hình thức sở hữu vốn: Vốn nhà nớc, vốn tự có, vốn vay.
Tài khoản Công ty tại Ngân hàng Công thơng : số 710A02227
Lĩnh vực kinh doanh: Kiểm toán, t vấn tài chính kế toán, t vấn đầu t và dịch vụ tin học.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học( AISC) là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Sở tài chính TPHCM, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực kiểm toán t vấn tài chính kế toán và dịch vụ tin học.
Thực tế quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
Tổng quan về Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học (AISC)
Tên gọi : Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học
Tên giao dịch: Auditing and Information Service Company( viết tắt là AISC) Địa chỉ: 142 Nguyễn Thị Minh Khai , Quận 3 TPHCM.
Chi nhánh tại Hà Nội: 39B Thụy Khuê-HN.
Hình thức sở hữu vốn: Vốn nhà nớc, vốn tự có, vốn vay.
Tài khoản Công ty tại Ngân hàng Công thơng : số 710A02227
Lĩnh vực kinh doanh: Kiểm toán, t vấn tài chính kế toán, t vấn đầu t và dịch vụ tin học.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học( AISC) là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Sở tài chính TPHCM, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực kiểm toán t vấn tài chính kế toán và dịch vụ tin học.
Công ty đợc thành lập theo thông báo số 637 / TC/ CĐKT ngày 21/3/1994 của Bộ Tài chính và Quyết định số 1292/QĐ-UB-TM ngày 29/4/1994 của UBND thành phố Hồ Chí Minh.
AISC hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 103020 do Trọng tài kinh tế thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 4/5/1994 Trụ sở giao dịch chính của công ty 142 Nguyễn Thị Minh Khai- Quận 3 thành phố Hồ Chí Minh
Do có nhiều nỗ lực đầu t để phát triển và tạo dựng một chất lợng dich vụ ổn định, ngay từ khi thị trờng chứng khoán ra đời , AISC đã đợc Uỷ ban chứng khoán nhà nớc công nhận đủ năng lực kiểm toán các doanh nghiệp tham gia niêm yết chứng khoán Năm 2000, Công ty đã tham gia kiểm toán một số doanh nghiệp thuộc lĩnh vực này , trong đó có TRánimẽ là doanh nghiệp đã đa cổ phiếu ra thị trờng và Công ty gạch ngói Long Bình, thủ Đức là đơn vị chuẩn bị đa cổ phiếu ra thị trờng …( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m
Tổng số vốn đầu t ban đầu là 2 tỉ VNĐ ( vốn pháp định là 300 triệu VNĐ) -Vốn cố định : 600 triệu
Trong đó vốn ngân sách: 436,224 triệu VNĐ càng ngày càng hoàn thiện trong các lĩnh vực hoạt động của mình và số lợng các chi nhánh của Công ty tại các tỉnh và thành phố đã tăng lên đáng kể
Chi nhánh tại Hà Nội: 39B Thuỵ Khê - HN. §T: 048473960.
Chi nhánh miền Trung: 92A Quang Trung- Đà Nẵng. §T: 0511895619.
Văn phòng đại diện miền Tây: 64 Nam Kỳ Khởi Nghĩa – Cần Thơ. §T: 071 813004.
Với sự tăng trởng không ngừng, AISC từ chỗ là một doanh nghiệp có mức doanh thu thuộc loại nhỏ trong giai đoạn mới thành lập đã đạt đợc mức tăng tr- ởng khá từ vài năm trở lại đây Giai đoạn từ năm 1998 đến nay, doanh thu của Công ty thờng xuyên đạt mức từ 4-5 tỷ đồng mỗi năm, luôn đảm bảo các chỉ tiêu nộp ngân sách Thu nhập của cán bộ, kiểm toán viên của AISC thuộc loại khá trong khu vực các doanh nghiệp kiểm toán độc lập.
2.1.2 Những nét chính về chi nhánh AISC tại HN.
Chi nhánh tại Hà Nội đợc thành lập theo Quyết định số 4485/ QĐ- UB ngày 9/8/2001 của UBND thành phố Hà Nội Chi nhánh hoạt động theo Giấy phép kinh doanh số 314886 do sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp ngày 4/8/2001.
Khách hàng của chi nhánh bao gồm tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, các đơn vị có vốn đầu t nớc ngoài, các cơ quan nhà nớc, các đoàn thể công cộng và tổ chức xã hội Các khách hàng hoạt động hầu hết trong tất cả các ngành nghề nh ngân hàng, thơng mại, xây dựng, dịch vụ, bu chính viễn thông, công nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế trên tất cả địa bàn trong cả nớc
Số lợng nhân viên của Chi nhánh không nhiều, chỉ khoảng gần 20 nhân viên nhng họ đều là những nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao và đạo đức nghề nghiệp Chi nhánh AISC tại Hà Nội có đội ngũ cán bộ và cộng tác viên đông đảo, gồm những chuyên gia có kinh nghiệm, có nhiều năm công tác trong ngành quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, pháp lý…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m đợc đào tạo có hệ thống , đã tốt nghiệp đại học, trên đại học ở trong và ngoài nớc trong đó đã có nhiều chuyên gia làm việc ở nớc ngoài.
Nguyên tắc hoạt động của chi nhánh là độc lập về nghiệp vụ chuyên môn, tự chủ về tài chính, khách quan, chính trực Chịu sự kiểm tra và kiểm soát của Cơ quan chức năng Nhà nớc theo luật pháp Nhà nớc VIệt Nam quy định, Chi nhánh chịu trách nhiệm trớc pháp luật về tính trung thực , chính xác và bí mật của những số liệu, tài liệu do Chi nhánh kiểm tra hoặc cung cấp cho các doanh nghiệp và đảm bảo đợc xã hội, các cơ quan pháp luật, nhà nớc tôn trọng.
Hoạt động của Chi nhánh theo cơ chế thị trờng vừa là căn cứ vừa là đối t- ợng hoạt động Chi nhánh phải chịu trách nhiệm kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn Với giá cả, lệ phí dịch vụ hợp lý, chất lợng của dịch vụ cao, Chi nhánh AISC Hà Nội đã ngày càng có huy tín và đạt đợc những hiệu quả kinh doanh tèt.
2.1.3 Những dịch vụ AISC cung cấp. a) Kiểm toán.
- Kiểm toán báo cáo tài chính
- kiểm toán dự toán và quyết toán công trình XDCB.
- Xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá theo luật định.
- Thẩm đinh giá trị tài sản và góp vốn liên doanh. b) T vấn quản lý- tài chính- kế toán -thuế.
- Tiến hành đăng ký chế độ kế toán
- Hớng dẫn áp dụng chế độ kế toán chính thống kê- thuế theo luật định.
- T vấn cải tổ hệ thống kế toán và quản trị kinh doanh, môi trờng kiểm soát nội bộ
- Hớng dẫn và thực hiện kế toán , lập các báo cáo tài chính , báo cáo thuế.
- Đào tạo bồi dỡng kế toán trởng và kiểm toán viên nội bộ. c) Dịch vụ tin học
- T vấn về việc lựa chon các thiết bị tin học, cài đặt các hệ thống thông tin trong quản trị kinh doanh.
- Cung cấp các phần mềm tin học nh: quản trị kinh doanh, kế toán, thuế doanh nghiệp , quản lý kế hoạchách sạn, quản lý ngân sách Nhà nớc, quản lý các đinh mức XDCB.
- Cung cấp các loại giấy vi tính, giấy văn phòng.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh AISC Hà Nội
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh AISC tại Thành phố Hà Nội
Giám đốc điều hành Giám đốc nhân sự
Phòng hành chÝnh tổng hợp
Phòng Kiểm toán x©y dùng cơ bản
Phòng đào tạo và t vÊn
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh AISC Hà Nội đ ợc phân cấp hoạt động tơng đối độc lập Do đó chức năng và nhiệm vụ của các chi nhánh giống nh chức năng và nhiệm vụ của Công ty tại thành phố Hồ Chí
Chi nhánh của AISC tại Hà Nội do giám đốc lãnh đạo đó là ông Đào
Tiến Đạt, giám đốc của chi nhánh có quyền điều hành và quyết định mọi hoạt động của Chi nhánh theo đúng luật pháp Nhà nớc.
Giám đốc Chi nhánh phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về mọi hoạt động của Chi nhánh Giúp việc cho giám đốc Chi nhánh có một phó giám đốc và kế toán trởng.
Mỗi phòng ban trong Chi nhánh đều có một trởng phòng và các phòng này đều do giám đốc trực tiếp chỉ đạo và phân công nhiệm vụ Các phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng theo đúng tên gọi của mình.
Quá trình thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
2.2.1 tìm hiểu về khách hàng
Việc tìm hiểu khách hàng giúp cho kiểm toán viên có những hiểu biết về khách hàng từ đó có những định hớng và thiết kế phơng pháp kiểm toán cho phù hợp Việc tìm hiểu khách hàng nh sau:
Công ty TNHH United Motor Việt Nam ( gọi tắt là Công ty) là doanh nghiệp 100% vốn nớc ngoài đợc thành lập bởi Công ty Chế tạo máy móc
Trùng Khánh( Trung Quốc) Công ty hoạt động theo giấy phép số 23/CP- ACP-HL ngày 30/03/2000.
Trụ sở chính của Công ty : Xã Quang Tiến- Sóc Sơn- Hà Nội.
Văn phòng đại diện: 43A- Nam Thành Công- Hà Nội
Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất và lắp ráp các linh kiện phụ tùng xe gắn máy 2 bánh và sản xuất mũ bảo hiểm cho ngời đi xe.
Thị trờng tiêu thụ: Chủ yếu các sản phẩm của Công ty tiêu thụ tại Hà Nội, một phần để xuất khẩu.
Công ty hoạt động theo Luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam và tuân thủ theo các quy định hiện hành Hàng năm, Báo cáo tài chính của Công ty phải đợc kiểm toán theo quy định của Luật đầu t nớc ngoài trớc khi gửi tới các cơ quan chức năng để công bố công khai
Với sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty, kiểm toán viên nhận thấy rằng trong việc phân công công tác kế toán đảm bảo theo đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty là hoàn toàn hợp lý.
Chế độ kế toán mà Công ty áp dụng:
Công ty thực hiện hạch toán theo chế độ kế toán Việt Nan ban hành theo Quyết định 1141/QĐ/CĐ ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính Niên độ kế toán bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm Riêng năm đầu tiên hoạt động thì niên độ kế toán bắt đầu vào ngày 01/04/2000 kết thúc ngày 31/12/2000.
Hình thức mở sổ kế toán: theo hình thức Nhật kí chứng từ Đồng tiền sử dụng trong hạch toán là Việt Nam đồng (VNĐ) Trong kì các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán và cuối kì quy theo tỷ giá thực tế, chênh lệch tỷ giá phát sinh trong thanh toán đợc kết chuyển vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kì Các khoản nợ phải thu, phải trả cha đợc thanh toán tại ngày 31/12/2001 có số d ngoại tệ đợc quy đổi bằng VND theo tỷ giá mua bán bình quân ngân hàng.Phơng thức bán hàng: Công ty chủ yếu thực hiện các nghiệp vụ bán hàng trực tiếp theo phơng thức trả chậm Sở dĩ Công ty chấp nhận việc bán
2 4 hàng cho khách hàng bằng phơng thức trả chậm bởi nó hoàn toàn phù hợp với cơ chế thị trờng đang cạnh tranh khốc liệt Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng thì trởng phòng kinh doanh thảo luận trực tiếp với khách hàng để quyết định giá cả và các điều khoản khác Hợp đồng mua bán sẽ do phó Tổng giám đốc phụ trách bán hàng kí, sau đó phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn bán hàng, giao hàng cho khách và đợc sự soát xét phê duyệt của trởng phòng kinh doanh Sau đó chuyển chứng từ lên cho phòng tài chính kế toán ghi sổ Nếu khách hàng thanh toán ngay thì phòng tài chính kế toán sẽ lập phiếu thu và nhập tiền vào quỹ Trong trờng hợp khách hàng mua trả chậm, phòng kình doanh đề nghị và Ban giám đốc và phê chuẩn phơng thức bán chịu,đối với các khoản phải thu khó đòi Công ty lập dự phòng theo chế độ quy định
Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 2 điều kiện sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng và khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán.
Tài khoản phải thu khách hàng đợc mở sổ để theo dõi chi tiết cho từng khách hàng
Sau khi nắm bắt đợc khái quát về tình hình của khách hàng, AISC tổ chức cơ cấu nhân sự để tiến hành kiểm toán.
Bảng Số 1: cơ cấu nhân sự thực hiện kiểm toán tại Công ty TNHH United Motor
T Họ tên Chức vụ Công việc
Giám đốc Trởng phòng kiểm toán Phó phòng kiểm toán KTV
Phụ trách chung Chủ nhiệm kiểm toán KTV
KTV Trợ lý kiểm toán
2.2.2 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền, KTV của AISC đã thực hiện việc kiểm tra các giấy tờ nh: bản sao điều lệ của khách hàng, quy chế về việc ghi nhận doanh thu, theo dõi khách hàng, chiết khấu, giảm giá, bớt giá, lập dự phòng phải thu khó đòi, xoá sổ.
Qua tìm hiểu KTV nhận thấy cán bộ của phòng kế toán đều là những ngời có chuyên môn nghiệp vụ cao,đề là những ngời liêm khiết đáng tin cậy. Đồng thời việc phân công, phân nhiệm rất rõ ràng nên các số liệu thờng xuyên đợc đối chiếu đầy đủ.
Qua việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh, hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty United Motor và qua các bớc đánh giá tổng quát, kiểm toán viên nhận thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đợc thiết kế và hoạt động tơng đối có hiệu quả, đã xây dựng và thực thi đợc các thủ tục kiểm soát đặc thù cho chu trình bán hàng và thu tiền nh: chính sách quản lý tiền mặt, việc ghi nhận doanh thu, theo dõi và thu hồi các khoản nợ Theo đó kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức độ trung bình và có thể thiết kế phơng pháp kiểm toán bằng cách: có thể dựa vào kết quả kiểm tra của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quá trình kiểm toán và kết hợp với việc thực hiện kiểm tra chọn mẫu đối với từng khoản mục cụ thể
Do vậy KTV tiến hành các thủ tục phân tích để đợc cái nhìn tổng quát hơn về chu trình bán hàng và thu tiền của công ty NIIH United Motor.
Thực hiện các thử nghiệm cơ bản đối với chu trình bán hàng và thu tiền
2.3.1 Thực hiện các thủ tục phân tích tổng quát
Sau khi có một cái nhìn tổng quát về tình hình kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên thực hiện các bớc phân tích tổng quát đối với từng tài khoản trong chu trình bán hàng và thu tiền nh: tài khoản doanh thu, tài khoản phải thu khách hàng, tài khoản tiền (bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng). Tuy nhiên, khi đánh giá tổng quát các tài khoản của chu trình bán hàng và thu tiền, KTV sử dụng phơng pháp phân tích thông qua việc so sánh, đối chiếu giữa số liệu của năm tài chính hiện hành với số liệu của năm trớc là chủ yếu, nhằm phát hiện ra những biến động bất thờng, có ảnh hởng lớn đến việc lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán Những biến động này có thể chứa đựng những sai sót hoặc gian lận có tính trọng yếu mà kiểm toán viên cần phải quan tâm khi thực hiện kiểm tra chi tiết Đây là một phơng pháp đơn giản, dễ thực hiện so với nhiều phơng pháp phân tích khác nên đợc sử dụng nhiều trong quá trình kiểm toán Song, nó mới chỉ dừng lại ở những đánh giá ban đầu về tính trọng yếu của từng tài khoản, không phù hợp với bớc kiểm tra chi tiết Đây là một phơng pháp đơn giản, dễ thực hiện so với nhiều phơng pháp phân tích khác nên đợc sử dụng nhiều trong quá trình kiểm toán Song, nó mới chỉ dừng lại ở những đánh giá ban đầu về tính trọng yếu của từng
2 6 khoản, không phù hợp với bớc kiểm tra chi tiết và cha phản ánh đợc mối quan hệ giữa các tài khoản trong cùng một chu trình.
Khi tiến hành đánh giá, thông thờng kiểm toán viên lấy các số liệu trên Báo cáo tài chính của đơn vị, sổ tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản Các tài liệu này đợc Ban giám đốc, kế toán trởng, kế toán phần hành cung cấp.
Thực hiện đánh giá tổng quát tài khoản doanh thu
Bảng số 2: Bảng phân tích tổng quát tài khoản doanh thu của Công ty TNHH
Chỉ tiêu Luỹ kế đến 31-
Doanh thu thuÇn 6.262.282.400 16.898.513.500 10.636.231.100 166,84 Đây là năm thứ hai đi vào hoạt động, năm trớc công ty chỉ hoạt động 6 tháng cuối năm (từ tháng 4 đến tháng 9: đầu t xây dựng cơ bản, từ tháng 10 đến tháng 12 bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh) nên việc phân tích doanh thu so với năm trớc không đợc chú trọng và kết quả của việc phân tích này không phản ánh chính xác tính hợp lý của việc ghi nhận doanh thu Bảng trên cho ta thấy doanh thu năm nay tăng so với năm trớc rất nhiều
Chính vì vậy kiểm toán viên quan tâm đến tỷ lệ lãi gộp của năm nay so với tỷ lệ lãi gộp của năm trớc Thông thờng, nếu không có gì biến động giữa giá bán và chi phí sản xuất thì tỷ lệ không biến động qua các năm Để tính đợc tỷ lệ này kiểm toán viên phải kết hợp với kiểm toán phần giá vốn hàng bán Số liệu này đợc lấy trên báo cáo tài chính đã đợc kiểm toán năm trớc và giá vốn hàng bán trong năm nay để ớc tính Kiểm toán viên thu đợc số liệu và lập bảng phân tích.
Bảng số 3: Phân tích tổng quát về tỷ lệ lãi gộp
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Chên lệch
Nhìn vào bảng phân tích của kiểm toán viên, ta nhận thấy tỉ lệ lãi gộp của năm nay so với năm trớc hầu nh không có thay đổi Do vậy việc lo doanh thu của năm 2001 tăng so với doanh thu 2000 là hợp lý.
Thực hện đánh giá tổng quát Tài khoản phải thu khách hàng
Phần lớn các nghiệp vụ bán hàng của Công ty đều đợc thực hiện theo phơng thức trả chậm Sở dĩ Công ty chấp nhận việc bán hàng cho khách hàng trả chậm vì điều đó hoàn toàn phù hợp với cơ chế thi trờng với điều kiện cạnh tranh khắc nghiệt Do vậy việc ghi nhận doanh thu phải đợc gắn liền với quá trình theo dõi việc ghi sổ và thanh toán các khoản phải thu của khách hàng. Cho nên khi kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền kiểm toán viên phải đặc biệt quan tâm đến những biến động của các khoản phải thu khách hàng.
Bảng số 4 : Đánh giá tổng quát khoản phải thu khách hàng của Công ty
Số d tài khoản phải thu khách hàng của Công ty United Motor tại thời điểm 3 1 - 1 2-200 1 đã tăng so với số d tại thời điểm 3 1 - 1 2-2000.Nguyên nhân làm cho khoản phải thu khách hàng tăng một phần là do doanh thu của năm 2001 lớn hơn năm 2000, vì Công ty mới đi vào hoạt động từ tháng 4 năm
2000 Ngoài ra, do Công ty cha có những chính sách tín dụng thích hợp đối với các khoản phải thu khách hàng Do vậy tỉ lệ vốn của khách hàng đã bị chiếm dụng trong năm 2001 nhiều hơn so với năm 2000.
Thực hiện đánh giá tổng quát tài khoản giá vốn Nếu nhìn qua ta sẽ thấy chu trình bán hàng và thu tiền không có liên quan nhiều đến giá vốn hàng bán Nhng trên thực tế khi có bất kỳ một nghiệp vụ bán hàng nào xảy ra thì kế toán phải đồng thời ghi 2 bút toán: một bút toán
2 8 phản ánh giá vốn, mộ bút toán phản ánn doanh thu Bên cạnh đó, việc xuất hàng giao cho khách hàng cũng cần phải theo dõi giá vốn hàng bán Cho nên khi kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền KTV cũng cần phải quan tâm đến những biến động của tài khoản giá vốn.
Bảng số 5: Đánh giá tổng quát khoản giá vốn của Công ty United Motor.
Giá vốn của Công ty United Motor tại thời điểm 31/12/2ọ01 đã tăng so với số d tại thời điểm 3 1/12/2000 Từ bảng số 5 ở trên ta thấy doanh thu của năm 2001 tăng so với doanh thu của năm 2000 Doanh tllu tăng do số lợng sản phẩm năm nay bán đợc nhiều hơn năm trớc do vậy giá vốn tăng theo là hợp lý.
2.3.2 Kiểm toán các khoản phải thu khách hàng
Tài khoản phải thu là một tài khoản mà các KTV thờng cho là tài khoản trọng yếu Nó là một chỉ tiêu cơ bản để đánh giá khả năng thanh toán và phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp Mặt khác, tài khoản phải thu cũng là một tài khoản chứa đựng nhiều rủi ro, sai sót nên số lợng bằng chứng cần thu thập là tơng đối íớn KTV thu thập băng chứng kiểm toán về tài khoản phải thu bằng cách gửi th xác nhận đến khách hàng nợ của đơn vị đợc kiểm toán Do đó, công việc thu thập bằng chúng tơng đối mất thời gian Đó cũng chính là lý do kiểm toán viên thờng tiến hành kiểm toán khoản mục phải thu khách trớc tiên trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền.
2.3.2.1 Thực hiện kiểm tra chi tiết số d tài khoản phải thu
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ bán hàng trả chậm thờng chiếm một tỉ trọng lớn trong chu trình bán hàng thu tiền Do vậy, cần phải phản ảnh rõ mối quan hệ giữa doanh thu và các khoản phải thu.
Sự tăng hay giảm doanh thu thờng dẫn đến sự thăng hay hay giảm các khoản phải thu Vì vậy khi thiết lập thủ tục kiểm toán, việc kiểm tra chi tiết các khoản phải thu khách hàng cũng cần phải kiểm tra tính đúng đắn và hợp lý của chính sách ghi nhận doanh thu trong kỳ.
Trớc hết, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra số liệu tổng hợp của tài khoản 131 trên Bảng cân đối kế toán ngày 31-12-2001
Bảng số 1: Biểu chỉ đạo
Công ty Kiểm toán và dịch vụ tin học
Khách hàng: C.ty TNHH United
Khoản mục Ngời TH Hung 28/4 Mã số E
Niên độ kiểm toán: 31-12-2001 Ngời KT Nguyên 30/4 Trang _ Đơn vị: VNĐ
Nội dung Số BC của KH
Sè ®iÒu chỉnh của KTV
Biểu 2: Bảng tổng hợp sai sót của Công ty United Motor
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
Khách hàng: Công ty TNHH United motor Tên Ngà y Khoản mục: Phải thu khách hàng Ngời T.H Hung 28/4 Mã số E1 Bớc công việc: Tổng hợp sai sót
Niên độ kiểm toán: 31/12/2001 Ngời K.T Nguyên 30/4 Trang
1 Điểu chỉnh tăng nợ phải thu và doanh thu
Nợ TK 131 (XNK Thiết bị Hà Nội) : 73.835.000
2 Do nghiệp vụ bán hàng có phát sinh trong năm nhng kế toán bán hàng đã không hạch toán.
3 Điều chỉnh giảm doanh thu và các khoản thu do Công ty đã hạch toán trớc vào trong năm nh- ng thực tế khách hàng đã không lấy.
Có TK 131 (TNHH Hoàng Giang) : 322.190.000 NhËn xÐt :
Công ty đã mở sổ đầy đủ, khoa học, chứng từ lập đầy đủ theo đúng quy định của Bộ tài chính, các khách hàng đợc theo dõi trên sổ chi tiết riêng, trong năm Công ty đã có hoạt động đối chiếu công nợ Tuy nhiên đối với khoản phải thu vẫn còn sai sót. Để xây dựng số d của tài khoản phải thu trên Bảng cân đối kế toán có đúng hay không KTV căn cứ vào Bảng kê nợ phải thu Tài khoản 131 để kiểm tra chi tiết số d Tài khoản 131 Sau đây ta có Bảng kê nợ phải thu Tài khoản
Biểu 3: Bảng kê nợ phải thu TK131 tính đến ngày 31/12/2001
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
Khách hàng: Cty TNHH United Motor
Khoản mục : Phải thu khách hàng
Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết
Tên Ngày Ngêi T.H Hung 28/4 Ngời K.T Nguyên 30/4
TT Khách hàng Công nợ
1 Công ty XNK Phú Yên 1.003.857.262 *
2 Công ty TNHH Minh Phú 183.522.754 R
5 Công ty XNK Hải Phòng 1.781.431.879 *
6 Công ty TNHH Minh Phúc 95.569.275 &
7 Công ty TNHH Anh Quân 312.659.000 *
8 Công ty XNK Máy móc R
9 Công ty XNK Thiết bị Hà Nội 280.166.393 *
10 Công ty chế tạo máy Đông Anh 2.040.385.999 #
11 Công ty TNHH Minh Tiến 538.024.860 *
& : Công ty không đồng ý cho gửi th xác nhận.
: Đã đối chiếu khớp đúng với Bảng Cân đối kế toán ngày 31/12/2001.
R: Đã có biên bản đối chiếu công nợ.
#: Đã thanh toán vào tháng 01 và đầu tháng 02/2002.
*: Chọn mẫu để gửi th xác nhận.
Kết thúc kiểm toán
2.4.1 Kiểm tra giấy tờ làm việc:
KTV kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ làm việc trớc khi lập tờ trình về kết quả kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền Công việc này do một KTV khác thực hiện chứ không phải là KTV lập ra các giấy tờ đó Sở dĩ làm nh vậy vì để tạo ra sự kiểm tra chéo giữa các KTV Trởng phòng kiểm toán sẽ xem lại toàn bộ giấy tờ làm việc của các KTV lần cuối.
2.4.2 Lập tờ trình về kết quả kiểm toán của chu trình bán hàng và thu tiÒn:
Kết thúc quá trình kiểm toán, KTV chính tổng hợp các bằng chứng và các kết quả thu đợc để lập Tờ trình trong đó nêu rõ về phần doanh thu và phải thu của khách hàng có chấp nhận đợc không Điều này rất quan trọng trong việc đa ra ý kiến của KTV đối với toàn bộ Báo cáo tài chính của đơn vị khách hàng Sở dĩ nh vậy vì tài khoản doanh thu và tài khoản phải thu khách hàng là một trong những chỉ tiêu trọng yếu trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Nói một cách khác, tính đúng đắn của các chỉ tiêu này liên quan đến các sản nghiệp lẫn kết quả của hoạt động.
Biểu 13: Tờ trình của KTV chính
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
Khách hàng: Cty TNHH United Motor
Khoản mục : Doanh thu, phải thu
Bớc công việc: Tờ trình của KTV chính
Công ty TNHH United Motor là doanh nghiệp 100% vốn nớc ngoài, đợc thành lập bởi Công ty Chế tạo máy móc Trùng Khánh Công ty hoạt động theo giấy phép số 23/CP- ACP-HL ngày 30/03/2000.
Công ty chuyên sản xuất và lắp ráp các linh kiện phụ tùng xe gắn máy 2 bánh và sản xuất mũ bảo hiểm.
Một vài số liệu chính về tình hình hoạt động
1 Ưu điểm : Công ty TNHH United Motor có đội ngũ kế toán trình độ, trung thực cho nên việc mở sổ kế toán khoa học, đầy đủ theo quy định của Bộ Tài chính, hàng tháng đều có đối chiếu kiểm tra giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp Hoá đơn chứng từ lu giữ đầy đủ.
- Một số hoá đơn bán hàng không có hợp đồng đính kèm Có nhiều trờng hợp khách hàng đặt hàng bằng điện thoại hoặc bằng miệng, không viết giấy đặt hàng …( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Nh vậy rất dễ xẩy ra trờng hợp đã chuẩn bị hàng cho họ nhng khách hàng lại không đến lấy.
- Việc ghi sổ doanh thu và các khoản phải thu cha đợc làm chính xác, đầy đủ.
- Việc đối chiếu rà soát giữa kế toán và các bộ phận cha thực sự đạt hiệu quả cao
Sau khi kiểm toán, KTV phát hiện đợc một số sai sót đối với số d của tài khoản phải thu và doanh thu Các sai sót này đã đợc trình bày trên giấy làm việc (tờ tổng hợp sai sót) Nguyên nhân của các sai sót chủ yếu do kế toán ghi sai, ghi thiếu trong quá trình ghi sổ Hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện ra các sai sót này, mặc dù trong quá trình kiểm toán KTV có tìm thấy dấu hiệu của sự kiểm tra đối chiếu Nhng do Công ty United Motor thờng tiến hành đối chiếu theo tháng mà các nghiệp vụ bán hàng diễn ra rất nhiều nên không thể tránh khỏi sai sót trong quá trình đối chiếu Để khắc phục, Công ty United Motor nên tiến hành kiểm tra, đối chiếu thờng xuyên hơn (đối chiếu theo tuần hoặc hai tuần) Đồng thời nên sử dụng kế toán máy để nâng cao hơn nữa công tác tài chính kế toán.
Các bút toán điều chỉnh đợc đa ra trong biểu chỉ đạo Các điều chỉnh này đã đợc KTV thông qua Ban Giám đốc và đợc chấp nhận Kế toán Công ty đã thực hiện các bút toán điều chỉnh. ý kiến của KTV chính:
Sau khi kiểm tra KTV nhận thấy các bút toán điều chỉnh đã đợc thực hiện đầy đủ. Dựa trên cơ sở đã thực hiện công việc kiểm toán tuân theo các chuẩn mực kiểm toán, chế độ kế toán và quy trình kiểm toán Kiểm toán viên chính đề nghị phát hành Báo cáo kiểm toán của phần hành bán hàng và thu tiền dới hình thức sau :
Kiểm toán viên chính (Ký tên) ý kiến của tr ởng phòng kiểm toán :
Trong quá trình giám sát việc thực hiện kiểm toán tại Công ty TNHH United Motor, và kiểm tra lại các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Tôi nhận thấy việc phản ánh các thông tin về chu trình bán hàng và thu tiền có một số sai sót nhng đã đợc điều chỉnh đúng với yêu cầu của KTV Các KTV đã thực hiện đầy đủ các chuẩn mực kiểm toán, chế độ kế toán, quy trình kiểm toán Tôi đồng ý với ý kiến của kiểm toán viên chính về việc phát hành Báo cáo kiểm toán đối với chu trình bán hang và thu tiền là chấp nhận toàn bộ.
Trởng phòng kiểm toán (Ký tên)
Hớng hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty kiểm toán và dịch vụ tin học AISC.
3.1 Nhận xét chung và những bài học kinh nghiệm rút ra qua thực tiễn kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền của công ty AISC
Trong thời gian thực tập tại Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học, nhận đợc sự giúp đỡ của các cô, chú, anh, chị em đã tìm hiểu đợc phần nào công tác kiểm toán trên thực tế diễn ra nh thế nào Nhìn chung quá trình kiểm toán nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền nói riêng tại AISC từ khâu lập kế hoạch kiểm toán đến việc thực hiện và phát hành báo cáo kiểm toán đã đợc thực hiện tơng đối đầy đủ và tuân thủ theo các chuẩn mực kiểm toán quốc tế đợc chấp nhận ở Việt Nam và các quy định của Nhà nớc Việt Nam, phát huy sáng tạo và đã vận dụng khá linh hoạt các thủ tục kiểm toán cho các khách hàng khác nhau phù hợp với đặc điểm của từng khách hàng với mục đích đa ra các kết luận kiểm toán chính xác cũng nh giúp cho khách hàng nâng cao đợc hiệu quả kinh doanh của mình.
3.1.1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán Đây là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán Trớc hết, AISC thực hiện công việc tìm hiểu khách hàng, sau đó lập kế hoạch kiểm toán Trong b- ớc công việc này kiểm toán viên của AISC căn cứ vào nội dung, yêu cầu công việc, tính chấ phức tạp, điều kiện của khách hàng để xác định mục đích, nội dung, phơng pháp kiểm toán, đánh giá rủi ro và những vấn đề trọng tâm cần giải quyết Thực tế cho thấy công tác chuẩn bị đợc AISC tiến hành nhanh chóng, không gây khó khăn cho khách hàng, đa ra các quy định đi đến chấp nhận kiểm toán và ký kết hợp đồng Nhìn chung giai đoạn này đợc AISC coi trọng và thực hiện khá tốt.
3.1.2 Giai đoạn lập kế hoạch.
Qua đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để đề ra cho mình một chơng trình kiểm toán, kiểm toán viên của AISC đã tìm hiểu từ những vấn đề chung nhất liên quan đến toàn bộ báo cáo tài chính đến những vấn đề cụ thể của từng phần hành kiểm toán Việc tìm hiểu khách hàng và
6 2 kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kế toán đợc thực hiện tốt không những tạo cơ sở cho việc đánh giá rủi ro và xác định tầm quan trọng của vấn đè một cách phù hợp, phục vụ cho quá trình kiểm toán sau này mà qua đó AISC còn đa ra những ý kiến đóng góp có giá trị cho khách hàng nhằm giúp họ hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, công tác tài chính của mình, từ đó kiểm toán viên AISC đã lập đợc kế hoạch kiểm toán phù hợp cho mỗi cuộc kiểm toán, xác định đợc phạm vi, nội dung yêu cầu, các trọng tâm của những công việc cần làm.
3.1.3 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Việc thực hiện kiểm toán phụ thuộc vào quá trình lập kế hoạch, trong đó kiểm toán viên đánh giá các khoản mục là trọng yếu hay không trọng yếu. Chính vì thế, công việc kiểm tra chi tiết các tài khoản, thực hiện thủ tục phân tích đợc kiểm toán viên áp dụng theo các mức độ khác nhau cho từng loại tài khoản Quá trình kiểm tra chi tiết đối với khoản mục nợ phải thu, doanh thu, đợc các kiểm toán viên tiến hành đầy đủ và phù hợp với từng khách hàng. AISC đã đa ra các khảo sát chi tiết thích ứng với nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy với chi phí bỏ ra ở mức thấp nhất.
3.1.4 Giai đoạn hoàn thành kiểm toán
AISC thực hiện soát xét lại công việc kiểm toán trên hồ sơ kiểm toán của khach hàng bởi những ngời độc lập, có trình độ và kinh nghiệm Toàn bộ giấy tờ làm việc có liên quan đến những mục tiêu trọng tâmdc kiểm tra bởi ngời có trách nhiệm nh trởng phòng, hoặc Giám đốc …( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Các kết luận kiểm toán đa ra là độc lập khách quan, tạo đợc uy tín với khách hàng và đối tợng quan tâm.
Những đánh giá và đề xuất phơng hớng hoàn thiện kiểm toán
Khi thực hiện kiểm toán, AISC luôn có sự phối hợp chặt chẽ kiểm toán theo chu trình kết hợp với kiểm toán theo khoản mục Nếu chỉ thực hiện kiểm toán theo khoản mục thì theo cách phân chia này mặc dù việc kiểm toán đơn giản hơn song không hiệu quả và có rủi ro lớn do tách biệt những khoản mục ở những vị trí khác nhau trong khi các khoản mục đó có mối quan hệ chặt chẽ,nhng nó có u điểm là đơn giản không đòi hỏi một công nghệ kiểm toán cao Cho nên AISC đã kết hợp kiểm toán theo chu trình và kiểm toán theo khoản mục Phát huy đợc các thế mạnh của hai phơng pháp này và hạn chế đ- ợc nhợc điểm của cả hai Đồng thời nó giúp cho kết luận của các cuộc kiểm toán mà AISC đem lại sự tin tởng đối với khách hàng và những đối tợng quan t©m
3.2 Những đánh giá và đề xuất phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền tại AISC
Là một tổ chức trong lĩnh vực kiểm toán còn mới mẻ và là một Chi nhánh mới đợc thành lập AISC ( chi nhánh Hà Nội ) phải đối nhiều khó khăn trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và chu trình kiểm toán bán hàng- thu tiền nói riêng.
Khó khăn lớn nhất là môi trờng và khung pháp lý cho hoạt động kiểm toán Mặc dù hiện nay Việt Nam đã có quy chế về kiểm toán độc lập, đã ban hành đợc các chuẩn mực kiểm toán nhng hệ thống chuẩn mực kiểm toán vẫn cha đấy đủ và đang trong giai đoạn dự thảo các chẩn mực tiếp theo
Hơn nữa hoạt động kiểm toán là hoạt động đòi hỏi phải có kiến thức chuyên ngành sâu rộng, kiểm toán viên phải là ngời sáng tạo, có khả năng phân tích và đánh giá cao, am hiểu tờng tận tình hình thực tiễn của Việt Nam.
Do những đòi hỏi khắt khe nên kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền không tránh khỏi những điều bất cập
Một khó khăn nữa là việc tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trờng Vì là chi nhánh mới thành lập nên việc ký kết các hợp đồng với các khách hàng là rất khó khăn do phải cạnh tranh với các công ty kiểm toán đã thành lập trớc.Với chất lợng kiểm toán và đội ngũ kiểm toán viên kinh nghiệm chắc chắn rằng trong những năm tới AISC sẽ thể hiện đợc chỗ đứng và vị trí của mình trong lĩnh vực kiểm toán còn mới mẻ này.
Nhiều doanh nghiệp cha dánh giá đợc tầm quan trọng của công tác kiểm toán Báo cáo tài chính Do vậy kiểm toán vẫn cha trở thành một nhu cầu tự nguyện của các doanh nghiệp
Kiểm toán giúp các doanh nghiệp phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sót trong hạch toán, trong việc áp dụng chế độ kế toán phù hợp và đóng vai trò hữu ích cho doanh nghiệp trong việc làm lành mạnh hóa tình hình tài chính, kế toán của mình Kiểm toán còn mang lại niềm tin cho những ngời quan t©m :
Các nhà đầu t cần có tài kiệu tin cậy để có hớng đầu t đúng đắn, điều hành sử dụng vốn đầu t và có tài liệu trung thực về phan chia kết quả đầu t
Các nhà quản trị doanh nghiệp cầnn thông tin trung thực trên BCTC để có đợc những quyết định trong mọi giai đoạn quản lý Những thông tin đó chỉ có đợc thông qua hoạt động kiểm toán khoa học
Khách hàng, các nhà cung cấp và những ngời quan tâm khác cũng cần hiểu rõ thực chất về hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của các đơn vị đợc kiểm toán
Ngời lao động cũng cần có những thông tin đáng tin cậy về kết quả kinh doanh, về ăn chia phân phối, về thực hiện chính sách tiền lơng và bảo hiểm…( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m
Tất cả những ngời quan tâm này không cần và không thể biết tất cả các kĩ thuật nghiệp vụ của tài chính - kế toán nhng cần biết thực trạng của các hoạt động này.Chỉ có kiểm toán mới mang lại cho họ niềm tin và xác minh độc lập, khách quan.
3.2.2 Sự cạnh tranh giữa các công ty kiểm toán
Trong cơ chế thị trờng, tối đa hóa lợi nhuận là mục tiêu của các doanh nghiệp, các Công ty kiểm toán cũng không nằm ngoài mục đích đó Nhng bên cạnh mục đích tối đa hóa lợi nhuận thì các Công ty kiểm toán còn quan tâm đến uy tín của Công ty, quan tâm đến việc tạo niềm tin cho nng ngời quan tâm. Hiện nay các Công ty kiểm toán đang cạnh tranh gay gắt lẫn nhau Do vậy một thực trạng xảy ra là giá phí kiểm toán ngày càng thấp và các Công ty kiểm toán phải chấp nhận một số yêu cầu của khách hàng.
Thời gian bị hạn chế dẫn đến các thủ tục thực hiện trong quy trình kiểm toán đôi khi bị rút ngắn, them chí có những bớc bị rút ngắn dẫn đến kế hoạch và chơng trình kiểm toán nhiều khi phải điều chỉnh, và Báo cáo kiểm toán đôi khi bị hạn chế và còn chứa đựng rủi ro.
Trong tình hình đó, các công ty đã đề ra một số hớng khắc phục sau: Để tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên phải tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kiểm toán và quy trình kiểm toán; đồng thời phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản về mục tiêu của cuộc kiểm toán Có nh vậy Báo cáo kiểm toán mới đáp ứng đợc yêu cầu của những ngời quan tâm Do đó các Công ty kinh doanh cần phải nâng cao hiểu biết về công tác kiểm toán và các chuẩn mực kiểm toán để tạo điều kiện cho các Công ty kiểm toán tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc, hệ thống chuẩn mực và quy trình kiểm toán trong quá trình thực hiện dịch vụ để tranhns xảy ra các sai sót trọng yếu trong Báo cáo kiểm toán, để cung cấp đợc các thông tin chính xác và trung thực cho nững ngời quan tâm Kiểm toán là một ngành còn rất mới mẻ và lợi ích của nó mang lại cho xã hội ngàyh càng đợc ghi nhận Vậy thiết nghĩ các Công ty kiểm toán nên chăng thành lập một Hiệp hội nghề kiểm toán Hiệp hội này có vai trò phát triển nghề kiểm toán, đảm bảo quyền lợi của các Công ty kiểm toán, và đồng thời có những biện pháp khắc phục tình trạng giảm giá phí kiểm toán nh hiện nay.
3.2.3.Vấn đề thực hiện công tác kế toán tại các đơn vị đợc kiểm toán