Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

Lời mở đầu Từ nớc ta chuyển từ kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hớng xà hội chủ nghĩa, vận động theo kinh tế thị trờng có quản lý nhà nớc, thực mục tiêu : Dân giàu, nớc mạnh, xà hội công bằng, dân chủ, văn minh; hiệu kinh tế đà trở thành vấn đề đợc nhiều ngời quan tâm Sự đời kiểm toán nhằm phát huy hiệu kinh tế, phát huy nguồn lực phục vụ cho công Công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc Các dịch vụ kiểm toán ngày mở rộng đặc biệt dịch vụ kiểm toán báo cáo tài đà có đợc chỗ đứng vững vàng Để đáp ứng đợc nhu cầu phát triển ngành kiểm toán, trờng Đại học Kinh tế quốc dân đà đa chuyên ngành Kiểm toán vào đào tạo Và để cung cÊp cho sinh viªn kiÕn thøc thùc tÕ, Khoa KÕ toán - Trờng Đại học Kinh tế quốc dân phối hợp với Công ty kiểm toán để giúp đỡ sinh viên thực điều Chu trình bán hàng thu tiền phận có liên quan đến nhiều tiêu trọng yếu Báo cáo tài , có quan hệ mật thiết với Báo cáo kết kinh doanh doanh nghiệp Do đó, kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền phần hành quan trọng kiểm toán Báo cáo tài Nhận thức đợc điều nên thời gian thực tập Công ty Kiểm toán Dịch vụ Tin học em đà chọn đề tài Kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền quy trình kiểm toán Báo cáo tài Công ty Kiểm toán dịch vụ Tin học thực Mục đích nghiên cứu đề tài vận dụng lý thuyết kiểm toán, đặc biệt kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền kiểm toán báo cáo tài việc xem xét thực tiễn công tác kiểm toán Công ty AISC, từ ®ã rót bµi häc kinh nghiƯm vµ ®a số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền kiểm toán báo cáo tài Công ty AISC thực Do thời gian có hạn, khả nh kinh nghiệm thân hạn chế nên viết không tránh khỏi nhiều sai sót Em mong đợc thầy cô, anh chị kiểm toán viên có kinh nghiệm bạn bè quan tâm đến đề tài giúp đỡ để em hoàn thành tốt Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình TS Lê Thị Hòa (giáo viên hớng dẫn ),anh Đào Tiến Đạt (Giám đốc chi nhánh AISC Hà Nội ) , anh chị Công ty thầy cô giáo Khoa đà giúp em hoàn thành viết CHƯƠNG Cơ sở lý luận chung kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền 1.1 Quá trình bán hàng - thu tiền với vấn đề kiểm toán 1.1.1 Vị trí ý nghĩa chu trình bán hàng - thu tiền Đối với doanh nghiệp sản xuất, trình sản xuất kinh doanh biểu tồn phát triển doanh nghiệp Quá trình bao gồm hoạt động nối tiếp liên tục thành vòng tuần hoàn, lặp lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất Theo cách nhìn nhà quản lý góc độ tài chính, trình bao gồm nghiệp vụ có quan hệ chặt chẽ với tạo thành chu trình nghiệp vụ Các thông tin chu trình đợc thu thập, xử lý loại sổ sách kế toán Với cách phân chia này, trình kinh doanh đợc doanh nghiệp tạo vốn vốn tự có huy động vốn vay mợn ( Chu trình huy động hoàn trả vốn) Sau đà có vốn doanh nghiệp xây dựng nhà xởng mua sắm máy móc thiết bị, nguyên vật liệu( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m ớn lao động, trả lơng cho cán công nhân viên( chu trình tiền lơng nhân viên) Các yếu tố đầu vào kết hợp với để sản xuất sản phẩm nhập kho với loại nguyên vật liệu khác dùng để sản xuất (chu trình hàng tồn kho) Sản phẩm sản xuất đợc bán thị trờng qua trình toán tạo thành chu trình bán hàng thu tiền Nh từ dùng vốn để đầu t dến thu đợc tiền từ hoạt động bán hàng tức đà thực chu kì sản xuất kinh doanh hay thực vòng quay vốn Vốn thu đợc lại đợc đầu t cho chu kỳ tạo trình kinh doanh liên tục Các chu trình nối tiếp nhau, chu trình sau đánh giá hiệu chu trình trớc Chính vậy, chu trình bán hàng không đánh giá trình tiêu thụ sản phẩm mà đánh giá hiệu chu trình trớc hiệu toàn trình sản xuất kinh doanh khả bù đắp chi phí để tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất 1.1.2 Chức chu trình bán hàng - thu tiền Bán hàng - thu tiền ( tiêu thụ) trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá qua trình trao đổi hàng-tiền (giữa khách thể kiểm toán với khách hàng họ) Với ý nghĩa nh vậy, trình đợc yêu cầu mua khách hàng( đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m) kết thúc bằngviệc chuyển đổi hàng hoá thành tiền Trong trờng hợp này, hàng hoá tiền tệ đợc xác định theo chất kinh tế chúng Hàng hoá tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị bán đợc; tiền tệ phơng tiện toán nhờ quan hệ giao dịch toán đợc giải tức thời.Tuy nhiên, ranh giới bán hàng (tiêu) thu tiền (thụ) đợc thể chế hoá thời kỳ cho đối tợng có điểm cụ thể khác Ví dụ, phạm vi hàng hoá có không bao hàm đất đai, sức lao ®éng lµ t thc vµo quan hƯ x· héi trong thời kỳ; Hoặc khái niệm thu tiền đợc tính tiền đà trao tay hay chuyển vào tài khoản ngời bán song tính trờng hợp khách hàng đà chấp nhận trả tiền.v.v( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Do vậy, kiểm toán phải dựa vào văn pháp lý để xem xét ranh giới đối tợng kiểm toán nói Bán hàng trình có mục đích thống song phơng thức thực mục đích đa dạng Chẳng hạn, theo phơng thức trao đổi toán bán hàng theo phơng thức thu tiền mặt trực tiếp két thu qua ngân hàng, bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp nhng thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theo phơng thức gửi hàng, theo yêu cầu khách hàng chờ khách hàng chấp nhận (sau kiểm tra chất lợng số lợng hàng hoá trả tiền)( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Theo cách thức cụ thể trình trao đổi, hàng hoá sản xuất ra, dịch vụ hoàn thành bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng theo phơng thức bán lẻ gián tiếp qua phơng thức bán buôn, bán hàng qua đại lý( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Với ph ơng thức này, trình tự trình bán hàng diễn kh¸c nhau, c¸c thđ tơc giao, nhËn, to¸n khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát khác Do nội dung cách thức kiểm toán cụ thể khác Để thể đợc nguyên lý chung kiểm toán chu trình này, nội dung phơng pháp kiểm toán nêu sau đề cập vấn đề chung sở hoạt động loại công ty điển hình chu trình bán hàng thu tiền công ty bán buôn Với chất hình thức biểu trên, cụ thể hoá chu trình bán hàng - thu tiền thành chức với bớc công việc tơng ứng nh: xem xét nhu cầu định tiêu thụ, xem xét khả khách hàng định bán chịu, vận chuyển bốc xếp hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng , ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phải thu thu tiền Mỗi bớc công việc nói lại bao gåm nhiỊu nghiƯp vơ víi nh÷ng minh chøng chứng từ tơng ứng Hiểu đợc chức , chứng từ trình luân chuyển chúng đa định đắn kiểm toán Xử lý đặt hàng ngời mua: Đặt hàng ngời mua đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua th, fax, điện thoại sau hợp đồng mua - bán hàng hóa dịch vụ Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền khái niệm tiêu thụ nên từ thỏa thuận ban đầu, sau định bán cần xem xét định bán chịu phần hay toàn lô hàng.Việc xét duyệt đợc tính toán cụ thể lợi ích hai bên theo hớng khuyến khích ngời mua trả tiền nhanh qua tỉ lệ giảm giá khác qua thời hạn toán Chuyển giao hàng: Là chức chức duyệt bán Theo nghĩa hẹp khái niệm tiêu thụ vận chuyển hàng hóa đến ngời mua điểm bắt đầu chu trình nên thờng điểm chấp nhận đợc ghi sổ bán hàng Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển đợc lập Chứng từ vận chuyển thờng hóa đơn vận chuyển hay vận đơn Gửi hóa đơn tính tiền cho ngời mua ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Hóa đơn bán hàng chứng từ rõ mẫu mÃ, số lợng hàng hóa, giá hàng hóa gồm giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn đợc lập thành liên: liên đầu đợc gửi cho khách hàng, liên sau đợc lu lại ghi sổ theo dõi thu tiền Xử lý ghi sổ khoản thu tiền: Sau thực chức bán hàng ghi sổ kế toán nghiệp vụ cần thực tiếp chức thu tiền điều kiện bình thờng không bình thờng Trong trờng hợp cần xử lý ghi sổ khoản thông thờng thu tiền bán hàng Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại khoản bớt giá: Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ngời mua không thỏa mÃn hàng hóa Khi đó, ngời bán nhận lại hàng hóa bớt Trờng hợp phải lập bảng ghi nhớ có th báo Có hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm khoản phải thu Trên sở ghi đầy đủ kịp thời vào Nhật ký hàng bị trả lại khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ Thẩm định xóa sổ khoản phải thu không thu đợc: Có thể có trờng hợp ngời mua không chịu toán không khả toán Sau thẩm định, thấy khoản thất thu bất khả kháng, cần xem xét xóa sổ khoản phải thu Dự phòng nợ khó đòi: Đợc lập với yêu cầu đủ trang trải khoản đà tiêu thụ kỳ song khả thu đợc tơng lai Tuy nhiên nhiều công ty, dự phòng số d đo điều chỉnh cuối năm quản lý bớt giá khoản không thu đợc tiền 1.1.3 Mục tiêu kiểm toán bán hàng - thu tiền Kiểm toán bán hàng - thu tiền phần hành cụ thể kiểm toán tài Vì vậy, nhiệm vụ chung kiểm toán bán hàng - thu tiền triển khai chức kiểm toán thông qua việc vận dụng phơng pháp kiểm toán thích ứng với đặc thù phần hành qua bớc quy trình kiểm toán Chức kiểm toán đà đợc cụ thể hóa thành mục tiêu kiểm toán Do chu trình bán hàng - thu tiền đợc cấu thành nghiệp vụ cụ thể từ hình thành khoản mục báo cáo tài nên mục tiêu đặc thù kiểm toán bán hàng - thu tiền cần cụ thể hóa mục tiêu kiểm toán tài mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với đặc điểm phần hành kiểm toán Mặt khác, nghiệp vụ bán hàng thu tiền có quan hệ chặt chẽ tạo nên chu trình xác định song loại nghiệp vụ lại có yêu cầu riêng phản ánh cụ thể vào sổ kế toán riêng theo trình tự độc lập tơng đối Do mục tiêu đặc thù cho khoản mục nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ thu tiền cần có định hớng cụ thể qua mục tiêu kiểm toán đặc thù riêng biệt Trên sở mục tiêu kiểm toán đặc thù đà xác định, cần cụ thể hóa công việc tơng ứng với mục tiêu kiểm toán nội nói riêng hay kiểm soát nội nói chung Từ đó, xác định công việc tơng ứng trắc nghiệm đạt yêu cầu trắc nghiệm độ tin cậy kiểm toán tài Trên sở đó, xác định mẫu chọn để thực thủ tục xác minh cụ thể nh đối chiếu lại hóa dơn với sổ sách, lấy xác nhận ngời mua hàng khoản phải thu v.v 1.1.4 Chứng từ sổ sách sử dụng trình kiểm toán Các chứng từ đợc sử dụng trình kiểm toán bao gồm: - Đơn đặt hàng khách hàng đà đợc phê duyệt: - Phiếu xuất kho; - Hóa đơn bán hàng; - Hóa đơn vận chuyển vận đơn; - Bảng giá đà đợc phê duyệt; - Phiếu thu/ Giấy báo Có khách hàng; - Các hợp đồng, khế ớc tín dụng; - Các bảng kê Ngân hàng, Bảng toán lý hợp đồng; Các sổ sách sử dụng trình kiểm toán - Sổ nhật ký bán hàng; - Sổ Cái TK phải thu khách hàng, Sổ Cái TK doanh thu; - Sổ Nhật ký thu tiền, sổ chi tiết khoản phải thu; - Sổ theo dõi dự phòng; ( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m 1.2 Những công việc kiểm soát nội chủ yếu trắc nghiệm đạt yêu cầu bán hàng Các mục tiêu kiểm toán bán hàng thu tiền cần đợc thực qua trắc nghiệm đạt yêu cầu trắc nghiệm độ tin cậy Do bán hàng thu tiền trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa - tiền tệ ngời mua ngời bán, gắn với lợi ích kinh tế trách nhiệm pháp lý bên nên công việc kiểm soát nội cần đợc thực chặt chẽ Hơn trình bao hàm nhiều chức cụ thể có liên quan chặt chẽ với nhau.Do đó, công việc kiểm soát nội chủ yếu trắc nghiệm đạt yêu cầu tơng ứng cần đợc xác định cụ thể Từ phân tích trình thành chức khác thấy công việc kiểm soát nội chủ yếu trắc nghiệm đạt yêu cầu tơng ứng thờng bao gồm tính đồng chứng từ, việc đánh số trớc chứng từ, việc phân cách nhiệm vụ công tác kế toán, việc xét duyệt nghiệp vụ bán hàng Sự đồng sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán chứng từ đến sổ kế toán bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa nghiệp vụ đó, trình tự kế toán phải có trớc đặt mục tiêu kiểm soát nội Tất nhiên, với đơn vị, khung pháp lý kế toán nh đợc quy định trớc Tuy nhiên, đơn vị lại lựa chọn hình thức kế toán, phơng thức kế toán khác dẫn dến trình tự kế toán cụ thể khác Hơn , văn pháp lý khung tối thiểu thực tế đơn vị lại đa dạng, phong phú Do đó, đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tơng ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực Tơng ứng với công việc kiểm soát này, trắc nghiệm đạt yêu cầu dựa vào quy định trình tự ghi sổ đà nêu để đối chiếu với thực tiễn đơn vị đợc kiểm toán Tuy nhiên, trắc nghiệm đạt yêu cầu cần ý chi tiết cụ thể tính đồng không trình tự mà kết hợp cụ thể Việc đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trớc theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp khoản phải thu, khoản ghi sổ bán hàng Tất nhiên việc đánh số trớc phải có mục đích rõ ràng kÌm theo viƯc tỉ chøc hỵp lý theo híng tÝch cực để đạt mục đích Ví dụ, bán hàng vận chuyển diễn với tần suất lớn cần kiểm soát qua số thứ tự liên tục vận đơn để tránh bỏ sót nghiệp vụ thu tiền cần phân công nhân viên làm hóa đơn lu trữ tất chứng từ vận chuyển đà đánh số liên tục sau lần vận chuyển đà thu tiền ngời khác định kỳ soát lại tất số thứ tự tìm nguyên nhân bỏ sót Trắc nghiệm đạt yêu cầu thông thờng cho việc kiểm soát chọn dÃy liên tục chứng từ khác nh liên thứ hai hóa đơn bán hàng đà ghi vào nhật ký tiêu thụ để phát trờng hợp bỏ sót hay ghi trùng dÃy liên tục Trắc nghiệm đồng thời cung cấp chứng cho hai mục tiêu: hiệu lực trọn vẹn Lập bảng cân đối toán tiền hàng gửi cho ngời mua: Các Công ty có nghiệp vụ bán hàng thu tiền với qui mô lớn, thông thờng hàng tháng có tổng hợp lập bảng cân đối giá trị hàng bán với khoản đà thu tiền, khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng thu tiền Do cân đối có liên quan đến ngời mua nên cần gửi đến ngời mua để thông báo đồng thực thời xác nhận quan hệ mua - bán đà phát sinh tháng Để đảm bảo tính khách quan xác nhận, bảng cân đối phân công cho ngời liên quan ( đến thu tiền hàng, đến ghi sổ bán hàng thu tiền ) lập gửi qua bu diện để ngời mua dễ dàng trả lời có sai sót Trong trờng hợp này, lập xác nhận bảng cân đối hàng, tiền phải thu công việc kiểm soát nội hữu hiệu Trắc nghiệm đạt yêu cầu trờng hợp xem xét đa ý kiến kiểm toán viên việc lập xác nhận bảng cân đối Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng việc kiểm soát nội thờng thấy tập trung vào ba điểm chủ yếu: a Việc bán chịu phải đợc duyệt y cẩn trọng trớc bán hàng b Hàng bán đợc vận chuyển sau duyệt với đầy đủ chứng ( tài khoản, dấu, chữ ký hợp pháp bên mua) c Giá bán phải đợc duyệt bao gồm phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá điều kiện toán Hai việc kiểm soát nhằm ngăn chặn tổn thất vận chuyển đến ngời mua ma hay ngời mua điều kiện toán dây da toán Việc duyệt giá nhằm tránh thất thu, kích thích thỏa đáng tăng thu giải hợp pháp hiệu quan hệ lợi ích bên quan hệ mua - bán Tơng ứng với việc kiểm soát nội này, trắc nghiệm đạt yêu cầu đợc thực qua xem xÐt chøng tõ víi c¸c thđ tơc xÐt dut tơng ứng theo ba điểm then chốt nói Phân cách nhiệm vụ đầy đủ tổ chức công tác tài kế toán công việc trọng yếu kiểm soát nội nhằm ngăn chặn sai sót gian lận kế toán nói chung lĩnh vực bán hàng - thu tiền nói riêng Trắc nghiệm đạt yêu cầu thích hợp xem xét chung phân công công tác kế toán quan sát thực tế công việc kế toán Tính độc lập ngêi kiĨm tra - kiĨm so¸t viƯc thùc hiƯn trình tự kiểm soát nội yếu tố chủ u viƯc ph¸t huy hiƯu lùc cđa kiĨm so¸t nội Thông thờng, sử dụng kiểm toán viên nội để kiểm soát việc xử lý ghi sổ nghiệp vụ bán hàng thu tiền đảm bảo chất lợng kiểm soát phục vụ tốt cho việc thực mục tiêu kiểm toán 1.3 Trắc nghiệm độ vững chÃi nghiệp vụ bán hàng Nếu mục tiêu dặc thù đà có nhiều hội khó khăn việc lựa chọn theo tình cụ thể kinh nghiệm khả phán đoán kiểm toán viên hội khó khăn nhiều việc lựa chọn trắc nghiệm độ vững chÃi Mỗi mục tiêu kiểm toán chung có nhiều mục tiêu kiểm toán đặc thù; đến lợt mình, mục tiêu đặc thù lại có nhiều trắc nghiệm độ vững chÃi đồng thời đợc chọn lọc tùy đặc điểm đơn vị đợc kiểm toán tùy kết đánh giá hệ thống kiểm soát nội qua trắc nghiệm đạt yêu cầu Những trắc nghiệm độ vững chÃi tơng ứng với mục tiêu nêu sau định hớng chung Các khoản bán hàng ®· ghi sỉ ®Ịu cã hiƯu lùc Nh×n chung, viƯc ghi sổ khoản bán hàng vô thực thờng xảy khoản doanh thu hay thu thập tơng ứng đợc xem để tính thuế Tuy nhiên tình xảy có thay đổi sách thuế nói chung hay mức thuế suất nói riêng kỳ kinh doanh Hơn doanh thu hay thu thập không xem tính thuế mà xem sở xem xét bổ sung vốn lu động, vay vốn thu hút thêm vốn v.v( chu trình mua hàng - trả tiền).Tiến hành thuê m Vì vậy, với mục tiêu ý tới sai phạm theo hớng sau: - Sai sót sơ suất hạn chế khác ngời ghi sổ cha đợc phát hiện, điều chỉnh hết qua kiĨm so¸t néi bé - Cè ý ghi nghiƯp vơ bán hàng không quán với kỳ toán - Có khoản bán hàng đà ghi vào Nhật ký nhng thùc tÕ cha vËn chuyÓn - VËn chuyÓn cho ngêi mua ma đợc ghi nh khoản bán hàng Với xu hớng chung dặc thù riêng kiểm toán, trắc nghiệm độ vững chÃi cho nghiệp vụ vô thực theo ý nghĩa tùy theo khả có sai sót gian lận Trong trờng hợp bình thờng trắc nghiệm thực phát yếu kiểm soát nội khâu bán hàng Chẳng hạn, qua trắc nghiệm đạt yêu cầu phát khâu yếu lực kế toán ngời ghi sổ cha phát đầy đủ, kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên thực thử nghiệm khâu yếu đà phát hiện; Với xu hớng cố ý ghi nghiệp vụ bán hàng kỳ với kỳ khác đối chiếu ngày ghi chứng từ với ngày ghi sổ nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào thời gian gần với giao ®iĨm gi÷a kú kinh