Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty tnhh kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế ifc thực hiện

Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Bùi Minh Hải LỜI NÓI ĐẦU Như ta biết, kinh tế đất nước muốn phát triển cao, khẳng định vị trường quốc tế phải trọng đến vai trị cơng cụ quản lý tài Việt Nam khơng đứng ngồi quy luật tất yếu Là nước lên công nghiệp hoá, đại hoá từ kinh tế yếu sau chiến tranh Việt Nam có bước tiến vượt bâc năm qua Đặc biệt Việt Nam không ngừng vươn lên theo kịp với đà phát triển giới xu toàn cầu hóa- vốn đem lại nhiều hội khơng thử thách Có từ đầu Việt Nam trọng quan điểm phát triển kinh tế đôi với quản lý kinh tế Kiểm toán đời tất yếu khách quan để đáp ứng yêu cầu kinh tế nước nhà Cơng ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn tài quốc tế (IFC) đời năm 2001 bao gồm KTV có chun mơn tâm huyết nghề nghiệp có đóng góp tích cực tới ngành nghề kế toán, kiểm toán tư vấn tài Viêtt Nam Trên sở phương châm hoạt động “Đem đến tin cậy” Công ty không ngừng lớn mạnh để góp phần vào thành cơng khách hàng phần đáp ứng yêu cầu ngày cao kinh tế nước nhà Chu trình bán hàng thu tiền phận có liên quan đến nhiều tiêu trọng yếu Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết kinh doanh doanh nghiệp, kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền phần hành kiểm toán quan trọng kiểm toán Báo cáo tài Nhằm tiếp cận lý luận kiểm tốn báo cáo tài nói chung kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền nói riêng, em lựa chọn đề tài: Trần Thị Quỳnh Giang Lớp: Kiểm toán 46A Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Bùi Minh Hải “Hồn thiện quy trình kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền kiểm tốn Báo cáo tài Cơng ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn Tài quốc tế IFC thực hiện” để làm Luận văn tốt nghiệp Mục đích nghiên cứu đề tài: Mục đích nghiên cứu đề tài nhằm tiếp cận lý luận kiểm toán báo cáo tài nói chung kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền nói riêng, mơ tả thực tế kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền khách hàng Cơng ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn Tài quốc tế IFC thực hiện, từ rút học kinh nghiệm đưa ý kiến đóng góp nhằm hồn thiện hoạt động kiểm tốn chu trình bán hàng thu tiền kiểm toán BCTC IFC thực Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài: Là lý luận kiểm toán BCTC, kiểm tốn chu trình bán hàng - thu tiền kiểm toán BCTC thực tiễn hoạt động kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn Tài quốc tế IFC Phạm vi nghiên cứu đề tài: Đề tài nghiên cứu thời gian tháng em tham gia thực tập công ty IFC chọn hai khách hàng Công ty để nghiên cứu cụ thể công ty ABC công ty XYZ Phương pháp nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu sở lý luận kiểm toán thực tiễn IFC, thực lý luận Chủ nghĩa vật biện chứng, lý thuyết kinh tế học kiến thức mơn học: tốn học, lý thuyết thống kê, luật… chủ yếu hoàn thành kiến thức kế toán kiểm toán mà em học tự tích lũy Trần Thị Quỳnh Giang Lớp: Kiểm toán 46A Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Bùi Minh Hải Luận văn chia thành phần chính: Phần I: Lý luận chung kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền kiểm tốn báo cáo tài Phần II: Kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn tài quốc tế IFC thực Phần III: Bài học kinh nghiệm số ý kiến đóng góp nhằm hồn thiện quy trình kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn tài quốc tế IFC thực Trong trình thực tập cơng ty IFC em tìm hiểu nghiên cứu thực tế hoạt động kiểm tốn Cơng ty mơ tả lại cách trung thực Em xin chân thành cảm ơn cô ThS Bùi Minh Hải - Giảng viên trường ĐHKTQD anh chị KTV Cơng ty IFC giúp em hồn thành luận văn Trần Thị Quỳnh Giang Lớp: Kiểm toán 46A Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Bùi Minh Hải PHẦN LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 Khái quát nội dung đặc điểm quản lý chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp 1.1.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền Trong loại hình doanh nghiệp kể doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ thương mại… bán hàng thu tiền giai đoạn có vai trò quan trọng Chu kỳ kinh doanh doanh nghiệp thường doanh nghiệp góp vốn, vốn tự có, vốn góp liên doanh, vốn vay… để bắt đầu trình sản xuất kinh doanh giai đoạn cuối chu kỳ kinh doanh q trình tiêu thụ sản phẩm Khi sản phẩm tiêu thụ, doanh nghiệp thu lại vốn kinh doanh bỏ tiếp tục quay vòng bắt đầu chu kỳ kinh doanh Q trình diễn liên tục, đặn, gián đoạn khâu ảnh hưởng tới hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Bán hàng- Thu tiền (tiêu thụ) trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi Hàng-Tiền (giữa khách thể kiểm tốn với khách hàng họ) Khi hàng hóa sản phẩm hữu hình thường có độ trễ trình chuyển giao quyền sử dụng trình tiêu dùng sản phẩm, hàng hóa dịch vụ trình chuyển giao quyền sở hữu đồng thời q trình chuyển giao hồn thành Q trình bán hàng- thu tiền yêu cầu mua khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng ) kết thúc việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền Trong trường Trần Thị Quỳnh Giang Lớp: Kiểm toán 46A Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Bùi Minh Hải hợp hàng hóa tiền tệ xác định theo chất kinh tế chúng Hàng hóa tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị bán đựơc Tiền tệ phương tiện giao dịch toán giải tức thời Tuy nhiên, ranh giới bán hàng (tiêu) thu tiền (thụ) thể chế hóa thời kỳ cho đối tượng có điểm cụ thể khác kiểm toán phải dựa vào văn pháp lý để xem xét đối tượng kiểm tốn Q trình tiêu thụ thực hàng hóa dịch vụ chuyển giao cho người mua người mua chấp nhận tốn Bán hàng – thu tiền q trình thực giá trị giá trị sử dụng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ Thơng qua giai đoạn doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ đồng thời thu lợi nhuận để tái sản xuất ngày cang gia tăng quy mô sản xuất kinh doanh Kết chu trình bán hàng – thu tiền không phản ánh riêng kết chu trình mà cịn phản ánh kết tồn trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc thực tốt trình đẩy mạnh khâu khác chu kỳ kinh doanh doanh nghiệp, góp phần mở rộng quy mơ sản xuất, nâng cao khả cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Để hiểu chu trình phục vụ cho mục đích kiểm tốn KTV cần nắm đặc điểm chu trình: - Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền liên quan tới đối tượng bên doanh nghiệp - Chịu ảnh hưởng quy luật cung cầu thị trường - Mật độ phát sinh nghiệp vụ bán hàng thu tiền tương đối lớn - Các tiêu liên quan tới chu trình dễ bị phản ánh sai lệch - Các quan hệ toán thường phức tạp liên quan tới việc chiếm dụng vốn việc lập dự phịng phải thu khó địi thường bị lợi dụng để ghi tăng chi phí khó kiểm sốt Trần Thị Quỳnh Giang Lớp: Kiểm toán 46A Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Bùi Minh Hải - Rủi ro khoản mục chu trình xảy theo chiều hướng khác nhau, bị ghi tăng hay ghi giảm theo ý đồ doanh nghiệp Do tính phức tạp chu trình việc kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền tương đối tốn thời gian KTV cần phải xem xét đặc điểm ảnh hưởng tới q trình thực kiểm tốn Thơng thường, với số doanh nghiệp, biểu cụ thể chức phận đảm nhiệm chức có khác song chung nhất, chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm chức sau: * Xử lý đơn đặt hàng khách hàng: Có thể xem điểm bắt đầu tồn chu trình Về pháp lý, việc bày tỏ sẵn sàng mua hàng hóa theo điều kiện xác định Khi nhận đơn đặt hàng khách hàng gửi đến doanh nghiệp phải xem xét có chấp nhận việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng khơng Việc chấp nhận hay khơng phụ thuộc vào nhu cầu hàng hóa khách hàng khả cung cấp doanh nghiệp yếu tố giá cả, phương thức toán * Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền khái niệm “tiêu thụ” nên từ thỏa thuận ban đầu, sau định bán cần xem xét định bán chịu phần hay tồn lơ hàng Đối với phương thức bán chịu cho khách hàng chuyển sau có phê chuẩn người có thẩm quyền doanh nghiệp * Chuyển giao hàng: Đây chức chức duyệt bán Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển lập Chứng từ vận chuyển thường hóa đơn vận chuyển hay vận đơn * Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Trần Thị Quỳnh Giang Lớp: Kiểm toán 46A Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Bùi Minh Hải Hóa đơn bán hàng chứng từ rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá hàng hóa gồm giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng.Hoá đơn phải lập sau giao hàng, hóa đơn phương thức rõ cho khách hàng số tiền thời hạn toán đồng thời ghi sổ nhật ký bán hàng theo dõi khoản phải thu * Xử lý ghi sổ khoản thu tiền: Sau thực chức bán hàng ghi sổ kế toán nghiệp vụ cần thực tiếp chức thu tiền điều kiện bình thường khơng bình thường Trong trường hợp cần xử lý ghi sổ khoản thông thường thu tiền bán hàng * Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại khoản giảm giá: Các khoản giảm trừ doanh thu xảy người mua khơng thỏa mãn hàng hóa Các khoản cần phê chuẩn đắn người có thẩm quyền phải ghi sổ kế tốn cách xác nhanh chóng * Dự phịng nợ khó địi xóa sổ khoản phải thu khơng thu hồi được: Dự phịng nợ khó địi lập với u cầu đủ trang trải khoản tiêu thụ kỳ song khơng có khả thu tương lai Trước khóa sổ tài khoản chuẩn bị lập báo cáo tài phải tiến hành đánh giá phí tồn kho cho khỏan phải thu khơng có khả thu hồi được, qua tiến hành lập dự phịng khoản Cịn khoản khơng thê thu hồi phải thực xóa sổ kế toán Trần Thị Quỳnh Giang Lớp: Kiểm toán 46A Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Bùi Minh Hải Sơ đồ 1.1: Chức chu trình bán hàng – thu tiền (theo nguồn giáo trình kiểm tốn tài - ĐHKTQD) Lệnh tiêu thụ Đặt hàng khách Duyệt bán chịu Chuyển giao hàng Duyệt bán chịu Lập hoá đơn vận chuyển Lệnh bán Lệnh bán duyệt Hoá đơn vận chuyển Phiếu tiêu thụ Lệnh bán Người mua hàng vận chuyển Hàng bán bị trả lại giảm giá Lập hoá đơn Lập hoá đơn bán hàng(thu tiền) Hoá đơn bán hàng Nh Hoá đơn duyệt Người mua Lập bảng ghi nhớ giấy (hoá đơn báo Có) Giấy báo có Người mua Cập Lệnh bán Bản ghi nhớ Trần Thị Quỳnh Giang Kế Lớp: Kiểm toán 46A S t Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Bùi Minh Hải 1.1.2 Kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Trong hoạt động doanh nghiệp, chức kiểm tra kiếm sốt ln giữ vai trị quan trọng q trình quản lý thực hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp Các q trình kiểm soát doanh nghiệp thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu quat nguồn lực doanh nghiệp Bán hàng – thu tiền trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa – tiền tệ người mua người bán, gắn với lợi ích kinh tế trách nhiệm pháp lý bên nên công việc kiểm sốt nội cần thực chặt chẽ Cơng việc kiểm soát nội chủ yếu thường bao gồm:  Sự đồng sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán bảng tổng hợp có tác dụng kiểm sốt tối đa nghiệp vụ Với đơn vị, khung pháp lý kế toán nhau, nhiên doanh nghiệp lại lựa chọn hình thức kế tốn khác trình tự kế tốn cụ thể khác Bên cạnh đó, văn pháp lý khung tối thiểu thực tế đơn vị lại đa dạng đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo Trần Thị Quỳnh Giang Lớp: Kiểm toán 46A Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Bùi Minh Hải thành yếu tố kiểm sốt có hiệu lực  Việc đánh số thứ tự chứng từ: Doanh nghiệp sử dụng chứng từ có số đánh trước theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phịng bỏ sót, giấu diếm, vừa tránh trùng lặp khoản phải thu, khoản ghi sổ bán hàng Việc đánh số trước phải có mục đich rõ rang kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực để đạt mục đích  Lập bảng cân đối toán tiền hàng gửi cho người mua: Các doanh nghiệp có nghiệp vụ bán hàng thu tiền có quy mơ lớn, thơng thường hàng tháng có tổng hợp lập bảng cân đối giá trị hàng bán với khoản thu tiền, khoản phải thu để kiểm sốt cơng việc bán hàng thu tiền Do bảng cân đối có liên quan đến người mua cần gửi đến người mua để thông báo, đồng thời xác nhận quan hệ mua bán phát sinh tháng Để đảm bảo tính khách quan xác nhận, việc lập gửi bảng cân đối nên thực người độc lập, không liên quan tới việc thư tiền hàng hay ghi sổ bán hàng thu tiền  Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng: Việc bán hàng thu tiền bán chịu cho khách hàng cần phải duyệt y cẩn trọng trước bán hàng hàng bán vận chuyển sau duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, dấu, chữ ký hợp pháp bên mua…) nhằm ngăn ngừa tổn thất vận chuyển hàng đến người mua “ma” hay người mua khơng có điều kiện tốn…Giá bán phải duyệt bao gồm chi phí vận chuyển, giảm giá điều kiện toán nhằm tránh thất thu, kích thích tăng thu giải hợp pháp hiệu quan hệ lợi ích bên quan hệ mua – bán  Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Đây công việc trọng yếu kiểm soát nội nhằm ngăn ngừa sai sót gian lận kế tốn nói chung lĩnh vực bán hàng – thu tiền Trần Thị Quỳnh Giang Lớp: Kiểm toán 46A