Nhận thức đợc điều này nên trong thời gian thực tậptại Công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin học em đã chọn đề tài “Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong quy trình... thời kỳ; Hoặc k
Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
Quá trình bán hàng - thu tiền với vấn đề kiểm toán
1.1.1 Vị trí và ý nghĩa của chu trình bán hàng - thu tiÒn Đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh biểu hiện sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Quá trình này bao gồm các hoạt động nối tiếp liên tục thành vòng tuần hoàn, lặp đi lặp lại tạo nên những chu kỳ sản xuất Theo cách nhìn của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm các nghiệp vụ có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành các chu trình nghiệp vụ cơ bản.
Mỗi chu trình kinh doanh được ghi chép và xử lý qua các sổ sách kế toán, bắt đầu từ việc huy động vốn tự có hoặc vay mượn Sau khi có vốn, doanh nghiệp tiến hành xây dựng cơ sở hạ tầng và mua sắm máy móc, thiết bị cùng nguyên vật liệu Tiếp theo, doanh nghiệp thuê mướn lao động và trả lương cho nhân viên Cuối cùng, các yếu tố đầu vào được kết hợp để sản xuất sản phẩm và nhập kho nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất.
Sản phẩm sản xuất ra đợc bán trên thị trờng và qua quá trình thanh toán tạo thành chu trình bán hàng và thu tiền.
Việc sử dụng vốn để đầu tư và thu hồi từ hoạt động bán hàng tạo thành một chu kỳ sản xuất kinh doanh liên tục Mỗi lần thu hồi vốn được đầu tư cho chu kỳ tiếp theo, từ đó hình thành một quá trình kinh doanh không ngừng Các chu trình này liên kết với nhau, trong đó chu trình sau sẽ đánh giá hiệu quả của chu trình trước Do đó, chu trình bán hàng không chỉ phản ánh quá trình tiêu thụ sản phẩm mà còn đánh giá hiệu quả tổng thể của toàn bộ quy trình sản xuất kinh doanh và khả năng bù đắp chi phí để mở rộng quy mô sản xuất.
1.1.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng - thu tiÒn
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa thông qua việc trao đổi hàng hóa và tiền giữa đối tượng kiểm toán và khách hàng của họ.
Quá trình kinh doanh bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng và kết thúc khi hàng hóa được chuyển đổi thành tiền Hàng hóa là tài sản hoặc dịch vụ có giá trị và có thể bán, trong khi tiền tệ là phương tiện thanh toán cho các giao dịch Ranh giới giữa bán hàng và thu tiền có thể thay đổi theo từng thời kỳ và đối tượng Ví dụ, phạm vi hàng hóa có thể bao gồm hoặc không bao gồm đất đai và sức lao động, tùy thuộc vào quan hệ xã hội Khái niệm thu tiền có thể được tính khi tiền đã được trao hoặc khi khách hàng đồng ý trả tiền Do đó, trong kiểm toán, cần dựa vào các văn bản pháp lý để xác định ranh giới của các đối tượng kiểm toán.
Bán hàng là một quá trình có mục đích với nhiều phương thức thực hiện khác nhau Các phương thức này bao gồm thu tiền mặt trực tiếp, thu qua ngân hàng, bán chịu với giao hàng trực tiếp và thu tiền sau, hoặc gửi hàng theo yêu cầu của khách hàng để chờ họ kiểm tra chất lượng và số lượng trước khi thanh toán.
Quá trình trao đổi hàng hóa và dịch vụ có thể diễn ra qua hai phương thức chính: bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng và bán buôn gián tiếp thông qua đại lý Mỗi phương thức này có trình tự bán hàng, thủ tục giao nhận và thanh toán khác nhau, dẫn đến sự khác biệt trong tổ chức kế toán và kiểm soát Do đó, nội dung và cách thức kiểm toán cũng sẽ khác nhau Bài viết này sẽ trình bày những nguyên lý chung của kiểm toán và chu trình bán hàng - thu tiền, tập trung vào hoạt động của các công ty điển hình trong lĩnh vực bán buôn.
Chu trình bán hàng - thu tiền bao gồm các chức năng và bước công việc như: xác định nhu cầu và quyết định tiêu thụ, đánh giá khả năng khách hàng và quyết định bán chịu, vận chuyển và bốc xếp hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phải thu và thu tiền Mỗi bước này chứa đựng nhiều nghiệp vụ với chứng từ tương ứng Việc hiểu rõ các chức năng, chứng từ và quá trình luân chuyển của chúng là cần thiết để đưa ra quyết định chính xác trong kiểm toán.
Xử lý đơn đặt hàng của người mua bao gồm nhiều hình thức như đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, và cuối cùng là hợp đồng mua - bán hàng hóa và dịch vụ.
Xét duyệt bán chịu là quá trình quan trọng trong bán hàng, liên quan đến việc quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng ngay từ thỏa thuận ban đầu Việc này cần được tính toán kỹ lưỡng, dựa trên lợi ích của cả hai bên, nhằm khuyến khích người mua thanh toán nhanh chóng Các tỉ lệ giảm giá khác nhau sẽ được áp dụng tùy theo thời hạn thanh toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao dịch.
Chuyển giao hàng là bước tiếp theo sau chức năng duyệt bán, đánh dấu sự khởi đầu của chu trình tiêu thụ Theo nghĩa hẹp, việc vận chuyển hàng hóa đến tay người mua được coi là thời điểm chấp nhận ghi sổ bán hàng.
Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng đợc lập Chứng từ vận chuyển thờng là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn.
Gửi hóa đơn tính tiền cho ngời mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng :
Hóa đơn bán hàng là tài liệu quan trọng ghi rõ mẫu mã, số lượng và giá cả hàng hóa, bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo quy định của luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn được lập thành ba liên: liên đầu tiên gửi cho khách hàng, trong khi các liên còn lại được lưu lại để ghi sổ và theo dõi thu tiền.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền là một bước quan trọng sau khi thực hiện các chức năng bán hàng và ghi sổ kế toán Cần tiến hành thu tiền trong cả điều kiện bình thường và không bình thường Việc này đảm bảo rằng mọi khoản thu từ bán hàng đều được ghi nhận và xử lý một cách chính xác.
Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá:
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không hài lòng với hàng hóa, dẫn đến việc người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá Trong trường hợp này, cần lập bảng ghi nhớ hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu Dựa trên đó, cần ghi đầy đủ và kịp thời vào Nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá, đồng thời ghi vào sổ phụ.
Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được là quy trình quan trọng khi người mua không thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán Sau khi thực hiện thẩm định, nếu khoản thất thu được xác định là “bất khả kháng”, cần tiến hành xóa sổ khoản phải thu đó để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu và trắc nghiệm đạt yêu cầu về bán hàng
Các mục tiêu kiểm toán bán hàng và thu tiền cần thực hiện qua trắc nghiệm đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ tin cậy Quá trình này liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa - tiền tệ giữa người mua và người bán, gắn liền với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên, do đó cần kiểm soát nội bộ chặt chẽ Các chức năng cụ thể trong quá trình này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, vì vậy cần xác định rõ các công việc kiểm soát nội bộ và trắc nghiệm đạt yêu cầu tương ứng Những công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu bao gồm tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số trước các chứng từ, phân cách nhiệm vụ trong kế toán, và xét duyệt các nghiệp vụ bán hàng.
Sự đồng bộ của sổ sách kế toán là yếu tố quan trọng để kiểm soát tối đa các nghiệp vụ tài chính trong mỗi đơn vị Hệ thống kế toán cần được thiết lập từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp, nhằm đảm bảo các trình tự kế toán được thực hiện trước khi đặt ra mục tiêu kiểm soát nội bộ Mặc dù khung pháp lý về kế toán có sự khác biệt giữa các đơn vị, mỗi đơn vị vẫn có thể lựa chọn hình thức và phương thức kế toán phù hợp, dẫn đến trình tự kế toán cụ thể khác nhau Do đó, việc định sẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách là cần thiết để tạo ra một yếu tố kiểm soát hiệu quả.
Trong công tác kiểm soát, trắc nghiệm đạt yêu cầu cần tuân thủ quy định về trình tự ghi sổ để so sánh với thực tiễn của đơn vị được kiểm toán Đồng thời, cần chú ý đến các chi tiết cụ thể của tính đồng bộ, không chỉ trong trình tự mà còn trong từng sự kết hợp cụ thể.
Việc đánh số thứ tự các chứng từ là cần thiết để phòng ngừa việc bỏ sót, dấu diếm và trùng lặp các khoản phải thu cũng như ghi sổ bán hàng Để đạt được hiệu quả, việc đánh số cần có mục đích rõ ràng và tổ chức hợp lý Trong trường hợp bán hàng và vận chuyển diễn ra thường xuyên, việc kiểm soát qua số thứ tự liên tục của vận đơn là rất quan trọng nhằm tránh bỏ sót các nghiệp vụ thu tiền Cần phân công nhân viên làm hóa đơn và lưu trữ tất cả chứng từ đã được đánh số liên tục sau mỗi lần vận chuyển đã thu tiền Đồng thời, một người khác cần định kỳ kiểm tra lại các số thứ tự để phát hiện nguyên nhân của bất kỳ sự bỏ sót nào.
Trắc nghiệm kiểm soát thông thường yêu cầu chọn một dãy liên tục các chứng từ khác nhau từ hóa đơn bán hàng đã ghi vào nhật ký tiêu thụ Mục đích của trắc nghiệm này là phát hiện các trường hợp bỏ sót hoặc ghi trùng trong dãy liên tục, đồng thời cung cấp bằng chứng cho hai mục tiêu chính: hiệu lực và tính trọn vẹn của thông tin.
Các công ty có quy mô lớn trong lĩnh vực bán hàng và thu tiền thường lập bảng cân đối thanh toán hàng tháng để tổng hợp giá trị hàng bán, các khoản đã thu và các khoản phải thu Bảng cân đối này không chỉ giúp kiểm soát công việc bán hàng mà còn cần được gửi đến người mua để xác nhận quan hệ mua - bán đã phát sinh trong tháng Để đảm bảo tính khách quan, nên phân công cho người không liên quan đến thu tiền và ghi sổ lập bảng cân đối và gửi qua bưu điện, giúp người mua dễ dàng phản hồi ngay cả khi có sai sót.
Trong trờng hợp này, lập và xác nhận các bảng cân đối hàng, tiền và phải thu là công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Trắc nghiệm trong trường hợp này yêu cầu kiểm toán viên xem xét và đưa ra ý kiến về việc lập và xác nhận các bảng cân đối.
Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng là một phần quan trọng trong kiểm soát nội bộ, tập trung vào ba điểm chính: đầu tiên, việc bán chịu cần được phê duyệt cẩn thận trước khi tiến hành giao dịch; thứ hai, hàng hóa chỉ được vận chuyển sau khi có đủ chứng cứ hợp lệ như tài khoản, con dấu và chữ ký của bên mua; cuối cùng, giá bán phải được phê duyệt, bao gồm cả các khoản phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán.
Việc kiểm soát đầu tiên là cần thiết để ngăn chặn tổn thất từ việc vận chuyển đến người mua không đáng tin cậy hoặc không có khả năng thanh toán Duyệt giá giúp tránh thất thu, khuyến khích tăng thu nhập hợp lý và giải quyết hiệu quả các mối quan hệ lợi ích giữa các bên trong giao dịch mua - bán.
Để đảm bảo kiểm soát nội bộ hiệu quả, việc thực hiện trắc nghiệm đạt yêu cầu sẽ được tiến hành thông qua việc xem xét chứng từ và áp dụng các thủ tục xét duyệt phù hợp với ba điểm then chốt đã đề ra.
Phân cách nhiệm vụ trong tổ chức công tác tài chính kế toán là yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ, giúp ngăn chặn sai sót và gian lận, đặc biệt trong lĩnh vực bán hàng và thu tiền.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu thích hợp là xem xét chung sự phân công trong công tác kế toán và quan sát thực tế công việc kế toán
Tính độc lập của người kiểm tra - kiểm soát là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ Việc sử dụng kiểm toán viên nội bộ để giám sát quá trình xử lý và ghi sổ các giao dịch bán hàng và thu tiền sẽ đảm bảo chất lượng kiểm soát, đồng thời hỗ trợ tốt cho việc đạt được các mục tiêu kiểm toán.
Trắc nghiệm độ vững chãi các nghiệp vụ bán hàng
Trong quá trình lựa chọn các trắc nghiệm độ vững chãi, kiểm toán viên phải đối mặt với nhiều cơ hội và khó khăn, đặc biệt khi các mục tiêu kiểm toán đặc thù đã được xác định rõ ràng Mỗi mục tiêu kiểm toán chung có thể liên quan đến một hoặc nhiều mục tiêu đặc thù, và mỗi mục tiêu này lại có thể áp dụng nhiều trắc nghiệm độ vững chãi khác nhau Việc lựa chọn trắc nghiệm phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm của đơn vị được kiểm toán cũng như kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Các trắc nghiệm độ vững chãi tương ứng với các mục tiêu kiểm toán chỉ mang tính định hướng chung.
Các khoản bán hàng đã ghi sổ đều có hiệu lực
Việc ghi sổ các khoản bán hàng không thực tế thường ít xảy ra nếu doanh thu được coi là căn cứ tính thuế Tuy nhiên, điều này có thể xảy ra khi có sự thay đổi trong chính sách thuế hoặc mức thuế suất giữa các kỳ kinh doanh Doanh thu không chỉ là cơ sở tính thuế mà còn là yếu tố quan trọng trong việc xem xét bổ sung vốn lưu động, vay vốn hoặc thu hút thêm vốn Do đó, cần chú ý đến các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình này.
- Sai sót do sơ suất hoặc do hạn chế khác của ngời ghi sổ cha đợc phát hiện, điều chỉnh hết qua kiểm soát nội bộ.
- Cố ý ghi nghiệp vụ bán hàng không nhất quán với kỳ quyết toán.
- Có khoản bán hàng đã ghi vào Nhật ký nhng thực tế cha vËn chuyÓn.
- Vận chuyển cho ngời mua “ ma” vẫn đợc ghi nh khoản bán hàng.
Trong bối cảnh xu hướng chung và những đặc thù riêng của từng cuộc kiểm toán, việc trắc nghiệm độ vững chãi cho các nghiệp vụ vô thực là cần thiết nhằm phát hiện sai sót và gian lận Thông thường, trắc nghiệm này được thực hiện khi có dấu hiệu yếu kém trong kiểm soát nội bộ, đặc biệt trong khâu bán hàng Ví dụ, qua trắc nghiệm, kiểm toán viên có thể phát hiện những thiếu sót trong năng lực kế toán của người ghi sổ Đối với các khâu yếu đã được nhận diện, kiểm toán viên chỉ thực hiện thử nghiệm tại những điểm này Bên cạnh đó, việc đối chiếu ngày ghi trên chứng từ với ngày ghi sổ của các nghiệp vụ bán hàng gần kề giữa hai kỳ kinh doanh cũng giúp phát hiện những nghiệp vụ bán hàng có thể bị ghi sai lệch.
Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý bán hàng, cần ghi lại các khoản bán hàng đã được ghi sổ nhưng không thực hiện vận chuyển từ nhật ký, nhằm đối chiếu với các chứng từ vận chuyển Nếu có nghi ngờ về tính hợp lệ của các chứng từ như hóa đơn hay vận đơn, việc đối chiếu các khoản bán hàng nghi vấn với các chứng từ như lệnh bán, duyệt bán chịu và cho phép vận chuyển là cần thiết Một phương pháp hiệu quả khác là lập bảng kê hàng bán chịu, trong đó chú ý đến nguồn gốc của các giao dịch bán hàng.
Khi khoản phải thu được ghi vào Sổ quỹ hoặc hàng hóa bị trả lại đã được nhập kho, nghiệp vụ bán hàng được xác nhận đã phát sinh Ngược lại, nếu việc bán chịu trở thành nợ khó đòi đã xóa sổ, hoặc chỉ tồn tại trên giấy ghi nhớ bán chịu mà chưa được thanh toán, cần phải xác minh thông qua việc xem xét chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng của người mua Trong một số trường hợp, việc xác minh có thể được thực hiện qua các hệ thống thông tin khác ngoài kế toán nếu thông tin này mang lại khả năng xác minh tốt hơn.
Kiểm toán bình thường không chủ yếu nhằm mục đích phát hiện gian lận, trừ khi chúng ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính Khi kiểm toán viên nhận thấy sự lỏng lẻo trong kiểm soát nội bộ, việc xác minh gian lận chỉ cần thực hiện qua trắc nghiệm độ vững chãi để đảm bảo tính chính xác của báo cáo.
Các nghiệp vụ bán hàng đợc phê chuẩn đúng đắn
Mục tiêu trong bán hàng thường gắn liền với các quyết định về bán chịu, vận chuyển và giá cả Việc trắc nghiệm độ vững chãi giúp rà soát các quyết định chính sách và thay đổi cụ thể trong từng giao dịch Những trắc nghiệm này có mối quan hệ tích cực và ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu khác, đặc biệt là trong việc định giá.
Trắc nghiệm độ vững chãi về định giá so sánh giá thực tế của hàng hóa, bao gồm phí vận chuyển và khoản bớt giá, với bảng giá đã được phê duyệt Việc thỏa thuận giá cả trong từng giao dịch cần xem xét quyền hạn của người cho phép thay đổi Các hợp đồng mua bán hàng hóa cũng cần được xem xét tương tự hoặc xác nhận từ người mua Tất cả nghiệp vụ bán hàng phải được ghi sổ đầy đủ.
Các công ty danh tiếng thường chú trọng vào việc nâng cao uy tín của mình, dẫn đến xu hướng công khai doanh thu thay vì dấu diếm Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số trường hợp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp "chụp giật" hoặc những công ty tạo "lỗ tình thế", có xu hướng dấu diếm doanh thu và thu nhập Bên cạnh đó, doanh thu và thu nhập cũng chịu ảnh hưởng từ các chính sách tài chính theo từng thời kỳ.
Do vậy, hớng chú ý cũng rất đa dạng Tất nhiên trắc nghiệm độ vững chãi không phải chỉ hớng vào phát hiện gian lận.
Nguyên tắc chung là áp dụng trắc nghiệm này khi phát hiện công việc kiểm soát nội bộ chưa được thực hiện đầy đủ.
Các khoản bán hàng ghi sổ đã đợc phân loại thích hợp
Việc phân loại chính xác các nghiệp vụ bán hàng vào các tài khoản và tiểu khoản phù hợp là rất quan trọng, giúp tránh phát sinh những vấn đề phức tạp liên quan đến các loại nghiệp vụ khác.
Các nghiệp vụ liên quan đến khoản phải thu tiền mặt và các mặt hàng tương tự với giá cả khác nhau, cũng như việc bán tài sản hoạt động không thuộc hàng hóa, thường tiềm ẩn nguy cơ vi phạm mục tiêu phân loại.
Trắc nghiệm độ vững chãi các nghiệp vụ bán hàng cần được phân loại theo mục tiêu định giá, đồng thời xem xét các chứng từ của mặt hàng tương tự với giá bán khác nhau Việc đối chiếu với sổ chi tiết và sổ tổng hợp là rất quan trọng Các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền mặt tại két cũng cần được kiểm tra qua các quan hệ đối ứng trên tài khoản tổng hợp Ngoài ra, các tài sản không phải hàng hóa bán trong kỳ thường ít xảy ra và có thể được phát hiện qua kết quả kiểm toán tài sản hoặc Nhật ký bán hàng.
Để ngăn ngừa việc bỏ sót các nghiệp vụ bán hàng, việc ghi sổ cần được thực hiện kịp thời theo nguyên tắc cập nhật Đồng thời với việc kiểm toán định giá và tính toàn vẹn, cần đối chiếu ngày ghi trên chứng từ vận chuyển với ngày ghi trên hóa đơn bán hàng, Nhật ký bán hàng và Sổ quỹ Những chênh lệch lớn về thời gian ghi sổ có thể chỉ ra khả năng gian lận trong việc sử dụng tiền bán hàng hoặc kê khai hàng hóa và doanh số bán hàng.
Các nghiệp vụ bán hàng đợc ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồn chính xác
Ghi chép chính xác tất cả các nghiệp vụ bán hàng vào Sổ quỹ và các sổ theo dõi thu tiền là yêu cầu thiết yếu để phản ánh mối quan hệ giữa doanh thu và thu tiền, cũng như sự tương quan giữa hàng hóa, tiền đã thu và tiền còn phải thu, đặc biệt là đối với các khoản tồn đọng.
Công việc kiểm soát nội bộ và trắc nghiệm nghiệp vụ
Cách thức và trình tự thực hiện các trắc nghiệm cho nghiệp vụ thu tiền tương tự như cho nghiệp vụ bán hàng Mỗi mục tiêu kiểm toán cần có các công việc kiểm soát nội bộ tương ứng, từ đó xác định các trắc nghiệm đạt yêu cầu để kiểm tra hiệu quả của các công việc này Những trắc nghiệm độ vững chãi được xác định dựa trên kết quả của các trắc nghiệm đạt yêu cầu cùng với các đánh giá và nghiên cứu khác trong quá trình kiểm toán Do đó, trắc nghiệm đạt yêu cầu đóng vai trò quan trọng trong việc giảm bớt trắc nghiệm độ vững chãi mà kiểm toán viên thực hiện.
Phương thức thu tiền mặt trực tiếp dễ dẫn đến việc biển thủ tiền bán hàng trước khi ghi sổ, đặc biệt khi nhân viên cố ý gian lận Để ngăn chặn tình trạng này, cần phân tách nghiệp vụ bán hàng và thu tiền trong tổ chức kiểm soát nội bộ, tùy thuộc vào quy mô và cách tổ chức của công ty Với quầy hàng nhỏ, việc tuyển chọn và sử dụng nhân viên cần được chú trọng Đồng thời, cần xây dựng hệ thống sổ sách chặt chẽ, từ giấy báo nhận tiền có đánh số đến bảng kê tiền mặt, nhằm ngăn chặn biển thủ Việc báo cáo tiền mặt về công ty kịp thời và thường xuyên kiểm soát các giấy báo, bảng kê là rất quan trọng trong kiểm soát nội bộ Cuối cùng, việc xác minh các công việc kiểm soát nội bộ thông qua trắc nghiệm độ vững chãi sẽ giúp đảm bảo tính chính xác của các khoản tiền ghi trên bảng kê hoặc báo cáo thu.
Thủ tục kiểm toán nội bộ hiệu quả đối với các khoản thu tiền bán hàng yêu cầu quy định rõ ràng về việc chuyển các khoản tiền thu trực tiếp tại công ty vào tài khoản ngân hàng.
Trình tự kiểm toán yêu cầu gửi đầy đủ các khoản thu vào ngân hàng Để kiểm tra độ vững chãi, cần đối chiếu tổng số tiền thu được và ghi vào Nhật ký thu tiền với số thực tế nộp vào ngân hàng trong cùng kỳ Mặc dù quy trình này không phát hiện được khoản thu không ghi sổ hoặc nộp muộn, nhưng có thể phát hiện những khoản tiền thu không nộp, nộp không vào sổ và các sai phạm tương tự.
Trong phơng thức thanh toán qua ngân hàng cùng các khoản thu trực tiếp nộp vào ngân hàng cần đặc biệt chú ý đến các chứng cứ thu tiền.
Khi bán hàng qua ngân hàng, giấy báo của ngân hàng là chứng cứ quan trọng và được gửi định kỳ cho công ty Kế toán cần đính kèm chứng từ chứng minh giao dịch với giấy báo, phân loại và sắp xếp giấy báo theo ngân hàng và số thứ tự liên tục Việc đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo và chứng từ gốc, cùng với các số thứ tự liên tục, là cần thiết để đảm bảo tính chính xác Nếu kiểm soát nội bộ được thực hiện đúng cách, kiểm toán tài chính sẽ dễ dàng hơn Khi phát hiện những yếu kém trong kiểm soát nội bộ, cần thực hiện trắc nghiệm độ vững chãi, đặc biệt chú ý đến các nghiệp vụ phát sinh vào thời điểm giao điểm giữa hai kỳ kế toán, vì chúng có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Kiểm toán các khoản phải thu ở ngời mua hàng
Các khoản phải thu từ người mua phát sinh trong quá trình bán hàng, tạo nên chu trình bán hàng - thu tiền Tuy nhiên, do sự chậm trễ trong việc thu tiền, số tiền trên Bảng Cân đối tài sản là lũy kế từ các giao dịch trước đó Các khoản phải thu liên quan đến nhiều người mua với đặc điểm và khả năng thanh toán khác nhau, dẫn đến nguy cơ nợ quá hạn hoặc khó đòi Do đó, việc trình bày và thuyết minh rõ ràng về các khoản phải thu là công việc kiểm soát nội bộ quan trọng Để quản lý hiệu quả, các công ty cần theo dõi thường xuyên và lập bảng cân đối giữa doanh thu, khoản đã thu và các khoản phải thu còn lại, cũng như các khoản nợ quá hạn theo thời hạn khác nhau.
Mục đích chính của công việc kiểm soát là đảm bảo các quan hệ thanh toán được thực hiện công bằng và nâng cao hiệu quả kinh doanh Do đó, việc trình bày trong kiểm toán cần được chú trọng đầy đủ, và các trắc nghiệm phân tích phải được áp dụng triệt để trong lập kế hoạch cũng như thực hành kiểm toán Hàng hóa và tiền mặt là những tài sản cụ thể có thể kiểm kê kết hợp với các phương pháp kiểm toán khác, trong khi các khoản phải thu lại khó xác minh hơn.
Trong kiểm toán các khoản phải thu, phương pháp điều tra qua chọn mẫu và lấy xác nhận được xem là một đặc thù quan trọng, giúp thực hiện hiệu quả các mục tiêu và thủ tục kiểm toán liên quan.
Xác nhận các khoản phải thu là một thủ tục thiết yếu nhằm đảm bảo hiệu lực, định giá chính xác và tuân thủ thời hạn Theo tiêu chuẩn quốc tế, việc xác nhận các khoản phải thu cùng với kiểm kê tài sản là hai yêu cầu phổ biến trong quản lý tài chính.
Xác nhận này được kết hợp với các trắc nghiệm công việc nhằm xác minh và phát hiện sai phạm liên quan đến các khoản phải thu không có thật, số tiền chưa rõ ràng, hoặc các khoản nợ khó đòi.
Mặc dù xác nhận này không đảm bảo phát hiện tất cả các sai sót, nhưng nó đáng tin cậy hơn các trắc nghiệm nghiệp vụ, vì cung cấp bằng chứng từ nguồn độc lập bên ngoài đơn vị được kiểm toán.
Về loại xác nhận : Có 2 loại thông dụng cho xác nhận khoản phải thu là xác nhận khẳng định và xác nhận phủ định.
Xác nhận khoản nợ tiền hàng giữa người mua và người bán yêu cầu sự khẳng định rõ ràng từ người mua trên tất cả các giấy yêu cầu xác nhận Các phản hồi từ người mua sẽ được phân loại thành đúng, sai hoặc có lưu ý Trong tình huống này, mọi giấy yêu cầu xác nhận từ kiểm toán viên sẽ được trả lời đầy đủ.
Xác nhận phủ định yêu cầu người mua thông báo khi không đồng ý với số tiền ghi trên giấy yêu cầu xác nhận và báo cáo hàng tháng.
Giấy xác nhận được gửi đến người mua để kiểm tra số dư của các tài khoản phải thu trên Bảng Cân đối tài sản Do đó, ngày gửi giấy xác nhận nên gần với ngày lập Bảng Tuy nhiên, nếu cần hoàn thành công việc kiểm toán gấp, giấy xác nhận có thể được gửi trước ngày lập Bảng Trong trường hợp này, điều này có thể chấp nhận nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả và không có rủi ro nào dẫn đến mất khả năng thanh toán.
Nếu quyết định xác nhận khoản phải thu trước ngày cuối năm, cần kiểm tra kỹ lưỡng các nghiệp vụ phát sinh giữa ngày xác nhận và ngày lập Bảng Cân đối tài sản.
Khi xác nhận các khoản mục phải thu, cần chú ý đến quy mô số dư và thời gian tồn tại của chúng Thông thường, các khoản có số dư lớn và đã kéo dài nhiều tháng sẽ là trọng tâm của quá trình xác nhận Tuy nhiên, cũng cần lựa chọn ngẫu nhiên một số khoản mục còn lại để đảm bảo tính toàn diện.
Theo dõi và xử lý các khoản không trả lời thường được thực hiện theo trình tự chặt chẽ Nếu không nhận được giấy xác nhận sau lần gửi đầu tiên, cần gửi tiếp lần thứ hai Nếu sau lần thứ hai vẫn không nhận được phản hồi, cần có cách hỗ trợ để xác minh tính hiệu lực của số tài khoản Với mọi xác nhận khẳng định không nhận được phản hồi từ người mua, có thể áp dụng các phương pháp hỗ trợ phù hợp.
- Trắc nghiệm các khoản phải thu tiền mặt tiếp sau:
Giấy xác nhận không được phản hồi có thể do khoản phải thu không còn hiệu lực hoặc đã có thỏa thuận thanh toán Do đó, việc xem xét các bằng chứng thu tiền mặt thông qua đối chiếu chứng từ nhận tiền và sổ chi tiết khoản phải thu là cách hiệu quả để hỗ trợ cho các giấy xác nhận chưa được phản hồi, cũng như giải quyết các khoản không khớp giữa nghiệp vụ bán hàng và số tiền đã thu.
- Thẩm tra các chứng từ bán hàng và thu tiền nh:
Hóa đơn bán hàng xác định thông tin bên mua và ngày lập hóa đơn để tính tiền, trong khi chứng từ vận chuyển chứng minh tính hợp lệ của nghiệp vụ vận chuyển.
Khi nhận được kết quả xác nhận, việc đầu tiên là xác định nguyên nhân gây ra các khoản chênh lệch giữa sổ sách và kết quả xác nhận Thông thường, những chênh lệch này có thể bao gồm nhiều yếu tố khác nhau.
- Khoản tiền phải thu ghi sổ đã đợc thanh toán.
- Ngời mua cha hoặc không nhận đợc hàng.
- Hàng bán bị trả lại.
- Sai lệch trong quá trình ghi sổ hoặc bán hàng.
Thực tế quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
Tổng quan về Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học (AISC)
Tên gọi : Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học
Tên giao dịch: Auditing and Information Service Company( viết tắt là AISC) Địa chỉ: 142 Nguyễn Thị Minh Khai , Quận 3 TPHCM.
Chi nhánh tại Hà Nội: 39B Thụy Khuê-HN.
Hình thức sở hữu vốn: Vốn nhà nớc, vốn tự có, vốn vay.
Tài khoản Công ty tại Ngân hàng Công thơng : số 710A02227
Lĩnh vực kinh doanh: Kiểm toán, t vấn tài chính kế toán, t vấn đầu t và dịch vụ tin học.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin học (AISC) là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở Tài chính TP.HCM, chuyên cung cấp dịch vụ kiểm toán, tư vấn tài chính kế toán và các giải pháp công nghệ thông tin.
Công ty được thành lập theo thông báo số 637 / TC/ CĐKT vào ngày 21 tháng 3 năm 1994 của Bộ Tài chính và Quyết định số 1292/QĐ-UB-TM ngày 29 tháng 4 năm 1994 của Ủy ban Nhân dân thành phố Hồ Chí Minh.
AISC hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 103020 do Trọng tài kinh tế thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 4/5/1994.
Trụ sở giao dịch chính của công ty 142 Nguyễn Thị Minh Khai- Quận 3 thành phố Hồ Chí Minh
AISC đã nỗ lực phát triển dịch vụ kiểm toán chất lượng ổn định từ khi thị trường chứng khoán ra đời, và được Uỷ ban chứng khoán nhà nước công nhận đủ năng lực kiểm toán các doanh nghiệp niêm yết Năm 2000, công ty đã tham gia kiểm toán một số doanh nghiệp trong lĩnh vực này, bao gồm TRánimẽ, doanh nghiệp đầu tiên đưa cổ phiếu ra thị trường, và Công ty gạch ngói Long Bình, Thủ Đức, đơn vị chuẩn bị niêm yết cổ phiếu.
Tổng số vốn đầu t ban đầu là 2 tỉ VNĐ ( vốn pháp định là 300 triệu VNĐ) -Vốn cố định : 600 triệu -Vốn lu động: 1400 triệu.
Vốn ngân sách đạt 436,224 triệu VNĐ đang ngày càng hoàn thiện trong các lĩnh vực hoạt động, đồng thời số lượng chi nhánh của Công ty tại các tỉnh và thành phố cũng đã tăng lên đáng kể.
Chi nhánh tại Hà Nội: 39B Thuỵ Khê - HN. §T: 048473960.
Chi nhánh miền Trung: 92A Quang Trung- Đà Nẵng. §T: 0511895619.
Văn phòng đại diện miền Tây: 64 Nam Kỳ Khởi Nghĩa – Cần Thơ. §T: 071 813004.
AISC đã trải qua một quá trình tăng trưởng ấn tượng, từ một doanh nghiệp nhỏ khi mới thành lập đến việc đạt doanh thu ổn định từ 4-5 tỷ đồng mỗi năm trong giai đoạn từ năm 1998 đến nay Công ty luôn đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu nộp ngân sách, đồng thời thu nhập của cán bộ và kiểm toán viên tại AISC cũng nằm trong mức khá so với các doanh nghiệp kiểm toán độc lập trong khu vực.
2.1.2 Những nét chính về chi nhánh AISC tại HN.
Chi nhánh tại Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 4485/QĐ-UB ngày 9/8/2001 của UBND thành phố Hà Nội và hoạt động dựa trên Giấy phép kinh doanh số 314886 do Sở cấp.
Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp ngày 4/8/2001.
Khách hàng của chi nhánh bao gồm các doanh nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế, đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài, cơ quan nhà nước, đoàn thể công cộng và tổ chức xã hội Họ hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực như ngân hàng, thương mại, xây dựng, dịch vụ, bưu chính viễn thông và công nghiệp, trải rộng trên toàn quốc.
Chi nhánh AISC tại Hà Nội có khoảng 20 nhân viên, tất cả đều có trình độ nghiệp vụ cao và đạo đức nghề nghiệp tốt Đội ngũ cán bộ và cộng tác viên của chi nhánh bao gồm nhiều chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán và pháp lý Họ đã được đào tạo bài bản và tốt nghiệp từ các trường đại học, sau đại học trong và ngoài nước, trong đó có nhiều chuyên gia đã từng làm việc ở nước ngoài.
Nguyên tắc hoạt động của chi nhánh là độc lập về nghiệp vụ chuyên môn, tự chủ về tài chính, khách quan, chính trực.
Chi nhánh phải tuân thủ sự kiểm tra và kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước theo quy định của pháp luật Việt Nam Chi nhánh có trách nhiệm đảm bảo tính trung thực, chính xác và bảo mật của các số liệu, tài liệu mà mình kiểm tra hoặc cung cấp cho các doanh nghiệp, đồng thời cam kết được xã hội và các cơ quan pháp luật, Nhà nước tôn trọng.
Chi nhánh AISC Hà Nội hoạt động theo cơ chế thị trường, vừa là căn cứ vừa là đối tượng cho các hoạt động kinh doanh Chi nhánh chịu trách nhiệm về việc kinh doanh có lãi, đồng thời bảo toàn và phát triển vốn Với giá cả và lệ phí dịch vụ hợp lý cùng chất lượng dịch vụ cao, AISC Hà Nội đã xây dựng được uy tín và đạt được hiệu quả kinh doanh tốt.
2.1.3 Những dịch vụ AISC cung cấp. a) Kiểm toán.
- Kiểm toán báo cáo tài chính
- kiểm toán dự toán và quyết toán công trình XDCB.
- Xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá theo luật định.
- Thẩm đinh giá trị tài sản và góp vốn liên doanh. b) T vấn quản lý- tài chính- kế toán -thuế.
- Tiến hành đăng ký chế độ kế toán
- Hớng dẫn áp dụng chế độ kế toán chính thống kê- thuế theo luật định.
- T vấn cải tổ hệ thống kế toán và quản trị kinh doanh, môi trờng kiểm soát nội bộ
- Hớng dẫn và thực hiện kế toán , lập các báo cáo tài chính , báo cáo thuế.
- Đào tạo bồi dỡng kế toán trởng và kiểm toán viên néi bé. c) Dịch vụ tin học
- T vấn về việc lựa chon các thiết bị tin học, cài đặt các hệ thống thông tin trong quản trị kinh doanh.
Chúng tôi cung cấp các phần mềm tin học chuyên dụng cho quản trị kinh doanh, kế toán, thuế doanh nghiệp, quản lý kế hoạch khách sạn, quản lý ngân sách Nhà nước và quản lý các định mức xây dựng cơ bản (XDCB).
- Cung cấp các loại giấy vi tính, giấy văn phòng.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh AISC Hà Nội
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh
AISC tại Thành phố Hà Nội
Giám đốc điều hành Giám đốc nhân sự
Phòn g hành chÝn h tổn g hợp
KiÓm toán x©y dùng cơ bản
Phòng đào tạo và t vÊn
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh AISC Hà Nội hoạt động tương đối độc lập, với chức năng và nhiệm vụ tương tự như của Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh.
Chi nhánh AISC tại Hà Nội do ông Đào Tiến Đạt làm giám đốc, có quyền điều hành và quyết định mọi hoạt động của chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật Nhà nước.
Giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về tất cả các hoạt động của Chi nhánh Để hỗ trợ cho giám đốc, Chi nhánh sẽ có một phó giám đốc và một kế toán trưởng.
Mỗi phòng ban tại Chi nhánh được lãnh đạo bởi một trưởng phòng, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Các phòng nghiệp vụ hoạt động theo đúng chức năng và nhiệm vụ được phân công.
Quá trình thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng và
2.2.1 tìm hiểu về khách hàng
Việc tìm hiểu khách hàng là yếu tố quan trọng giúp kiểm toán viên nắm bắt thông tin cần thiết về khách hàng, từ đó định hướng và thiết kế phương pháp kiểm toán một cách phù hợp.
Công ty TNHH United Motor Việt Nam, viết tắt là Công ty, là một doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập bởi Công ty Chế tạo máy móc Trùng Khánh từ Trung Quốc.
Công ty hoạt động theo giấy phép số 23/CP-ACP-HL ngày 30/03/2000.
Trụ sở chính của Công ty : Xã Quang Tiến- Sóc Sơn- Hà Néi.
Văn phòng đại diện: 43A- Nam Thành Công- Hà Nội
Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất và lắp ráp các linh kiện phụ tùng xe gắn máy 2 bánh và sản xuất mũ bảo hiểm cho ngêi ®i xe.
Thị trờng tiêu thụ: Chủ yếu các sản phẩm của Công ty tiêu thụ tại Hà Nội, một phần để xuất khẩu.
Công ty tuân thủ Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam và các quy định hiện hành Hàng năm, báo cáo tài chính của công ty cần được kiểm toán theo yêu cầu của Luật đầu tư nước ngoài trước khi gửi đến các cơ quan chức năng để công bố công khai.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý, với việc phân công công tác kế toán tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công phân nhiệm rõ ràng Kiểm toán viên nhận thấy rằng các quy định này được thực hiện đúng đắn, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kế toán.
Chế độ kế toán mà Công ty áp dụng:
Công ty thực hiện hạch toán theo chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định 1141/QĐ/CĐ ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Đối với năm đầu tiên hoạt động, niên độ kế toán sẽ bắt đầu từ ngày 01/04/2000 và kết thúc vào ngày 31/12/2000.
Hình thức mở sổ kế toán: theo hình thức Nhật kí chứng từ Đồng tiền sử dụng trong hạch toán là Việt Nam đồng (VNĐ).
Trong kỳ, các giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ sẽ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán, và vào cuối kỳ, sẽ quy đổi theo tỷ giá thực tế Sự chênh lệch tỷ giá phát sinh trong quá trình thanh toán sẽ được ghi nhận vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
Tại ngày 31/12/2001, các khoản nợ phải thu và phải trả được thanh toán sẽ được quy đổi từ ngoại tệ sang VND theo tỷ giá mua bán bình quân của ngân hàng.
Công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp với hình thức trả chậm, nhằm phù hợp với môi trường thị trường cạnh tranh khốc liệt Khi thực hiện các giao dịch bán hàng, trưởng phòng kinh doanh sẽ thảo luận trực tiếp với khách hàng để thống nhất giá cả và các điều khoản khác.
Hợp đồng mua bán sẽ được ký bởi phó Tổng giám đốc phụ trách bán hàng, sau đó phòng kinh doanh sẽ lập hóa đơn và giao hàng cho khách, đồng thời được sự phê duyệt của trưởng phòng kinh doanh Chứng từ sẽ được chuyển cho phòng tài chính kế toán để ghi sổ Nếu khách hàng thanh toán ngay, phòng tài chính kế toán sẽ lập phiếu thu và nhập tiền vào quỹ Trong trường hợp khách hàng mua trả chậm, phòng kinh doanh sẽ đề xuất và Ban giám đốc phê chuẩn phương thức bán chịu Đối với các khoản phải thu khó đòi, Công ty sẽ lập dự phòng theo quy định.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi hai điều kiện được thoả mãn: sản phẩm đã được cung cấp cho khách hàng và khách hàng đã thực hiện thanh toán ngay hoặc chấp nhận hình thức thanh toán.
Tài khoản phải thu khách hàng đợc mở sổ để theo dõi chi tiết cho từng khách hàng
Sau khi nắm bắt đợc khái quát về tình hình của khách hàng, AISC tổ chức cơ cấu nhân sự để tiến hành kiểm toán.
Bảng Số 1: cơ cấu nhân sự thực hiện kiểm toán tại Công ty TNHH United Motor
T Họ tên Chức vụ Công việc
2.2.2 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền, KTV của AISC đã thực hiện việc kiểm tra các giấy tờ nh: bản sao điều lệ của khách hàng, quy chế về việc ghi nhận doanh thu, theo dõi khách hàng, chiết khấu, giảm giá, bớt giá, lập dự phòng phải thu khó đòi, xoá sổ.
Kết quả tìm hiểu cho thấy, cán bộ phòng kế toán sở hữu chuyên môn nghiệp vụ cao và có tính liêm khiết, đáng tin cậy Việc phân công và phân nhiệm trong phòng kế toán được thực hiện rõ ràng, giúp đảm bảo các số liệu được đối chiếu đầy đủ và chính xác.
Qua nghiên cứu hoạt động kinh doanh và hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty United Motor, kiểm toán viên nhận thấy hệ thống này được thiết kế và hoạt động hiệu quả Công ty đã xây dựng và thực thi các thủ tục kiểm soát cho chu trình bán hàng và thu tiền, bao gồm chính sách quản lý tiền mặt, ghi nhận doanh thu, và theo dõi các khoản nợ Kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức trung bình, từ đó có thể thiết kế phương pháp kiểm toán dựa vào kết quả kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện kiểm tra chọn mẫu cho từng khoản mục cụ thể.
KTV thực hiện các thủ tục phân tích nhằm có cái nhìn tổng quát hơn về quy trình bán hàng và thu tiền của công ty NIIH United Motor.
2.3 THực Hiện CáC THử NGHIệM CƠ BảN ĐốI VớI CHU TRìNH BáN HàNG Và THU TIềN
2.3.1 Thực hiện các thủ tục phân tích tổng quát
Sau khi đánh giá tổng quan tình hình kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành phân tích chi tiết từng tài khoản trong quy trình bán hàng và thu tiền, bao gồm tài khoản doanh thu, tài khoản phải thu khách hàng và tài khoản tiền, bao gồm cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Kết thúc kiểm toán
2.4.1 Kiểm tra giấy tờ làm việc:
KTV kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ làm việc trớc khi lập tờ trình về kết quả kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền.
Công việc này được thực hiện bởi một kỹ thuật viên khác, không phải do kỹ thuật viên tự lập các giấy tờ Mục đích của việc này là nhằm tạo ra sự kiểm tra chéo giữa các kỹ thuật viên Trưởng phòng kiểm toán sẽ tiến hành xem xét toàn bộ giấy tờ làm việc của các kỹ thuật viên lần cuối để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
2.4.2 Lập tờ trình về kết quả kiểm toán của chu trình bán hàng và thu tiền:
Sau khi hoàn tất quá trình kiểm toán, kiểm toán viên chính sẽ tổng hợp các bằng chứng và kết quả để lập Tờ trình, trong đó đánh giá tính chấp nhận được của doanh thu và phải thu khách hàng Việc này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến ý kiến của kiểm toán viên đối với toàn bộ Báo cáo tài chính của đơn vị khách hàng Tài khoản doanh thu và phải thu khách hàng là những chỉ tiêu quan trọng trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, do đó, tính chính xác của các chỉ tiêu này có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất và kết quả kinh doanh.
Biểu 13: Tờ trình của KTV chính
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
Khách hàng: Cty TNHH United Motor
Khoản mục : Doanh thu, phải thu
Bớc công việc: Tờ trình của KTV chÝnh
Công ty TNHH United Motor là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, được thành lập bởi Công ty Chế tạo máy móc Trùng Khánh Công ty hoạt động theo giấy phép số 23/CP-ACP-HL, cấp ngày 30/03/2000.
Công ty chuyên sản xuất và lắp ráp các linh kiện phụ tùng xe gắn máy 2 bánh và sản xuất mũ bảo hiểm.
Một vài số liệu chính về tình hình hoạt động
1 Ưu điểm : Công ty TNHH United Motor có đội ngũ kế toán trình độ, trung thực cho nên việc mở sổ kế toán khoa học, đầy đủ theo quy định của Bộ Tài chính, hàng tháng đều có đối chiếu kiểm tra giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp Hoá đơn chứng từ lu giữ đầy đủ.
Một số hóa đơn bán hàng không có hợp đồng kèm theo, thường do khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc bằng miệng mà không có giấy đặt hàng Điều này dẫn đến tình trạng dễ xảy ra là hàng hóa đã được chuẩn bị nhưng khách hàng lại không đến nhận.
- Việc ghi sổ doanh thu và các khoản phải thu cha đợc làm chính xác, đầy đủ.
- Việc đối chiếu rà soát giữa kế toán và các bộ phận cha thực sự đạt hiệu quả cao
Sau khi thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên đã phát hiện một số sai sót liên quan đến số dư của tài khoản phải thu và doanh thu Những sai sót này được ghi chép rõ ràng trong tờ tổng hợp sai sót Nguyên nhân chính của các sai sót này chủ yếu là do kế toán ghi sai hoặc ghi thiếu trong quá trình sổ sách.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty United Motor không phát hiện ra các sai sót trong quá trình kiểm toán, mặc dù có dấu hiệu kiểm tra đối chiếu Do việc đối chiếu diễn ra hàng tháng trong khi số lượng nghiệp vụ bán hàng lớn, nên sai sót là điều khó tránh khỏi Để cải thiện tình hình, công ty nên thực hiện kiểm tra và đối chiếu thường xuyên hơn, có thể là hàng tuần hoặc hai tuần một lần Ngoài ra, việc áp dụng kế toán máy sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác tài chính kế toán.
Các bút toán điều chỉnh đợc đa ra trong biểu chỉ đạo Các điều chỉnh này đã đợc KTV thông qua Ban Giám đốc và đợc chấp nhận.
Kế toán Công ty đã thực hiện các bút toán điều chỉnh. ý kiến của KTV chính:
Sau khi kiểm tra KTV nhận thấy các bút toán điều chỉnh đã đợc thực hiện đầy đủ.
Dựa trên cơ sở đã thực hiện công việc kiểm toán tuân theo các chuẩn mực kiểm toán, chế độ kế toán và quy trình kiểm toán.
Kiểm toán viên chính đề nghị phát hành Báo cáo kiểm toán của phần hành bán hàng và thu tiền dới hình thức sau :
Chấp nhận toàn bộ : Ngoại trừ :
Trong quá trình giám sát kiểm toán tại Công ty TNHH United Motor, tôi đã kiểm tra các giấy tờ làm việc và nhận thấy một số sai sót trong việc phản ánh thông tin về chu trình bán hàng và thu tiền, nhưng đã được điều chỉnh đúng yêu cầu của kiểm toán viên Các kiểm toán viên đã tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực kiểm toán, chế độ kế toán và quy trình kiểm toán Tôi đồng ý với ý kiến của kiểm toán viên chính về việc phát hành Báo cáo kiểm toán cho chu trình bán hàng và thu tiền là hoàn toàn chấp nhận.
Trởng phòng kiểm toán (Ký tên)
Hớng hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty kiểm toán và dịch vụ tin học AISC.
3.1 Nhận xét chung và những bài học kinh nghiệm rút ra qua thực tiễn kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền của công ty AISC
Trong thời gian thực tập tại Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học, tôi đã nhận được sự hỗ trợ quý báu từ các đồng nghiệp, giúp tôi hiểu rõ hơn về quy trình kiểm toán thực tế Quá trình kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền tại AISC, được thực hiện một cách đầy đủ từ khâu lập kế hoạch đến phát hành báo cáo, tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán quốc tế và quy định của Nhà nước Việt Nam Công ty đã phát huy tính sáng tạo và linh hoạt trong việc áp dụng các thủ tục kiểm toán cho từng khách hàng, nhằm đưa ra các kết luận chính xác và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho khách hàng.
3.1.1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán Đây là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán Trớc hết, AISC thực hiện công việc tìm hiểu khách hàng, sau đó lập kế hoạch kiểm toán Trong bớc công việc này kiểm toán viên của AISC căn cứ vào nội dung, yêu cầu công việc, tính chấ phức tạp, điều kiện của khách hàng để xác định mục đích, nội dung, phơng pháp kiểm toán, đánh giá rủi ro và những vấn đề trọng tâm cần giải quyết Thực tế cho thấy công tác chuẩn bị đợc AISC tiến hành nhanh chóng, không gây khó khăn cho khách hàng, đa ra các quy định đi đến chấp nhận kiểm toán và ký kết hợp đồng Nhìn chung giai đoạn này đợc AISC coi trọng và thực hiện khá tốt.
3.1.2 Giai đoạn lập kế hoạch.
Trong quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, kiểm toán viên AISC đã nghiên cứu từ những vấn đề chung liên quan đến báo cáo tài chính đến các vấn đề cụ thể của từng phần hành kiểm toán Việc tìm hiểu khách hàng và kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ cùng hệ thống kế toán không chỉ giúp đánh giá rủi ro và xác định tầm quan trọng của các vấn đề mà còn cung cấp những ý kiến đóng góp giá trị để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và công tác tài chính của khách hàng Từ đó, kiểm toán viên AISC lập kế hoạch kiểm toán phù hợp, xác định phạm vi, nội dung yêu cầu và các trọng tâm công việc cần thực hiện.
3.1.3 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Kiểm toán phụ thuộc vào quá trình lập kế hoạch, trong đó kiểm toán viên đánh giá tính trọng yếu của các khoản mục Việc kiểm tra chi tiết tài khoản và thực hiện các thủ tục phân tích được áp dụng khác nhau cho từng loại tài khoản Đặc biệt, kiểm tra chi tiết đối với khoản nợ phải thu và doanh thu được thực hiện đầy đủ và phù hợp với từng khách hàng AISC đã triển khai các khảo sát chi tiết nhằm đảm bảo độ tin cậy với chi phí tối ưu nhất.
3.1.4 Giai đoạn hoàn thành kiểm toán
AISC tiến hành soát xét công việc kiểm toán trên hồ sơ của khách hàng bởi những chuyên gia độc lập, có trình độ và kinh nghiệm Tất cả giấy tờ làm việc liên quan đến các mục tiêu trọng tâm đều được kiểm tra bởi người có trách nhiệm như trưởng phòng hoặc giám đốc Kết luận kiểm toán được đưa ra một cách độc lập và khách quan, từ đó tạo dựng uy tín với khách hàng và các bên liên quan.
Việc thực hiện đầy đủ ba bước cơ bản là cách hiệu quả để giảm thiểu rủi ro trong kiểm toán, ngăn ngừa việc đi lệch hướng hoặc đưa ra kết luận vội vàng mà thiếu các thủ tục kiểm tra chi tiết cần thiết Chu trình bán hàng và thu tiền là thành phần quan trọng trong báo cáo tài chính (BCTC), vì vậy, kết quả kiểm toán của chu trình này có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quá trình kiểm toán.
Việc thực hiện các bước này nhằm mục đích thu thập đầy đủ và phù hợp các bằng chứng kiểm toán, từ đó làm cơ sở cho những ý kiến nhận xét của kiểm toán viên về báo cáo tài chính (BCTC) của doanh nghiệp.
Hớng hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình bán hàng
Nhận xét chung về hoàn thiện bài học kinh nghiệm rút
ra qua thùc tiễn kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền của công ty AISC
3.1.1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán3.1.2 Giai đoạn lập kế hoạch
3.1.3 Giai đoạn thực hiện kiểm toán 3.1.4 Giai đoạn hoàn thành kiểm toán
3.2 Những đánh giá và đề xuất phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng - tiền tiền tại AISC 3.2.1 Lợi ích kiểm toán mang lại cho các doanh nghiệp 3.2.2 Sự cạnh tranh giữa các công ty kiểm toán
3.2.3 Vấn đề thực hiện công tác kế toán tại các đơn vị đợc kiểm toán
3.2.4 Vấn đề chọn mẫu kiểm toán
