2.3.2. Kiểm toán các khoản phải thu khách hàng
2.3.2.1. Thực hiện kiểm tra chi tiết số d tài khoản phải thu
Tài khoản phải thu là một tài khoản mà các KTV thờng cho là tài khoản trọng yếu. Nó là một chỉ tiêu cơ bản để đánh giá khả năng thanh tốn và phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp. Mặt khác, tài khoản phải thu cũng là một tài khoản chứa đựng nhiều rủi ro, sai sót nên số lợng bằng chứng cần thu thập là tơng đối íớn. KTV thu thập băng chứng kiểm toán về tài khoản phải thu bằng cách gửi th xác nhận đến khách hàng nợ của đơn vị đợc kiểm tốn. Do đó, cơng việc thu thập bằng chúng tơng đối mất thời gian. Đó cũng chính là lý do kiểm tốn viên thờng tiến hành kiểm toán khoản mục phải thu khách trớc tiên trong kiểm tốn chu trình bán hàng và thu tiền.
2.3.2.1. Thực hiện kiểm tra chi tiết số d tài khoảnphải thu phải thu
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ bán hàng trả chậm thờng chiếm một tỉ trọng lớn trong chu trình bán hàng thu tiền. Do vậy, cần phải phản ảnh rõ mối quan hệ giữa doanh thu và các khoản phải thu. Sự tăng hay giảm doanh thu thờng dẫn đến sự thăng hay hay giảm các khoản phải thu. Vì vậy khi thiết lập thủ tục kiểm toán, việc kiểm tra chi tiết các khoản phải thu khách hàng
cũng cần phải kiểm tra tính đúng đắn và hợp lý của chính sách ghi nhận doanh thu trong kỳ.
Trớc hết, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra số liệu tổng hợp của tài khoản 131 trên Bảng cân đối kế toán ngày 31-12- 2001
Bảng số 1: Biểu chỉ đạo
Cơng ty Kiểm tốn và dịch vụ tin học
Khách hàng: C.ty TNHH
United Motor Tên Ngày
Khoản mục Ngời TH Hung 28/4 Mã số __E__ Bớc công việc:
Niên độ kiểm toán: 31-
12-2001 Ngời KT Nguyên 30/4 Trang _____
Đơn vị: VNĐ Nội dung Số BC của KH 31/12/2001 Số điều chỉnh của KTV Sổ kiểm toán 31/12/200 1 Số kế toán 31/12/20 00 Phải thu khách hàng 7.639.153.7 87 487.906.8 21 7.298.916. 966 2.985.156 .500
Biểu 2: Bảng tổng hợp sai sót của Cơng ty United Motor
Cơng ty kiểm tốn và dịch vụ tin học
Khách hàng: Công ty TNHH United motor
Tên Ng ày Khoản mục: Phải thu khách
hàng
Ngời T.H Hung 28/ 4
Mã số E1____
Bớc công việc: Tổng hợp sai sót
Niên độ kiểm toán: 31/12/2001 Ngời K.T Nguy ên 30/ 4 Trang ______
1. Điểu chỉnh tăng nợ phải thu và doanh thu
Nợ TK 131 (XNK Thiết bị Hà Nội) : 73.835.000 Có TK 511 : 67.122.727
Có TK 3331 : 6.712.273
2. Do nghiệp vụ bán hàng có phát sinh trong năm nhng kế toán bán hàng đã khơng hạch tốn.
Nợ TK 113 : 91.881.821
Có TK 131 (Loncin) : 91.881.821
3. Điều chỉnh giảm doanh thu và các khoản thu do Cơng ty đã hạch tốn trớc vào trong năm nhng thực tế khách hàng đã không lấy.
Nợ TK 511 : 292.900.000 Nợ TK 3331 : 29.290.000
Có TK 131 (TNHH Hồng Giang) : 322.190.000 Nhận xét :
Cơng ty đã mở sổ đầy đủ, khoa học, chứng từ lập đầy đủ theo đúng quy định của Bộ tài chính, các khách hàng đợc theo dõi trên sổ chi tiết riêng, trong năm Cơng ty đã có hoạt động đối chiếu cơng nợ. Tuy nhiên đối với khoản phải thu vẫn còn sai sót.
Để xây dựng số d của tài khoản phải thu trên Bảng cân đối kế tốn có đúng hay không KTV căn cứ vào Bảng kê nợ phải thu Tài khoản 131 để kiểm tra chi tiết số d Tài khoản 131. Sau đây ta có Bảng kê nợ phải thu Tài khoản 131 tính đến ngày 31/12/2001.
Biểu 3: Bảng kê nợ phải thu TK131 tính đến ngày 31/12/2001
Cơng ty kiểm tốn và dịch vụ tin học
Khách hàng: Cty TNHH United Motor
Khoản mục : Phải thu khách hàng
Bớc cơng việc: Kiểm tra chi tiết
Niên độ kiểm tốn: 31-12- 2001 Tên Ngày Ngời T.H Hung 28/4 Ngời K.T Nguyên 30/4 Mã số __E3.1___ Trang ______ TT Khách hàng Công nợ 1 Công ty XNK Phú Yên 1.003.857.262 * 2 Công ty TNHH Minh Phú 183.522.754 R 3 Công ty Việt Sang 201.952.146 # 4 Công ty XNK Intimex 446.451.235 * 5 Công ty XNK Hải Phịng 1.781.431.879 * 6 Cơng ty TNHH Minh Phúc 95.569.275 & 7 Công ty TNHH Anh Quân 312.659.000 *
8 Cơng ty XNK Máy móc R
9 Cơng ty XNK Thiết bị Hà Nội 280.166.393 * 10 Công ty chế tạo máy Đông Anh 2.040.385.999 # 11 Công ty TNHH Minh Tiến 538.024.860 * 12 Công ty Cokyvina 63.251.163 * 13 Công ty Loncin 691.881.821 *
14 Công ty Motorvina #
15 Khách hàng khác *
& : Công ty không đồng ý cho gửi th xác nhận.
: Đã đối chiếu khớp đúng với Bảng Cân đối kế tốn ngày
31/12/2001.
R: Đã có biên bản đối chiếu cơng nợ.
#: Đã thanh toán vào tháng 01 và đầu tháng 02/2002. *: Chọn mẫu để gửi th xác nhận.
Tiếp theo, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết số d Tài khoản phải thu khách hàng. Trên thực tế để kiểm toán chi tiết số d các khoản phải thu khách hàng kiểm toán viên th- ờng phải thực hiện việc gửi th xác nhận nợ đến khách hàng. Quy trình gửi th xác nhận nợ thờng đợc thực hiện theo các bớc sau:
QUY TRìNH GửI THƯ XáC NHậN
Thống nhất với ban Giám đốc khách hàng
Xác định phạm vi và quy mô của mẫu chọn
Quyết định kiểu nh xác nhận để gửi đi Theo dõi, xử lý các th phúc đáp và thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế
Thống nhất với ban Giám đốc khách hàng :
Trớc khi gửi th xác nhận, kiểm tốn viên phải thơng báo với Giám đốc Công ty về việc gửi th xác nhận công nợ. Trong trờng hợp ban Giám đốc khách hàng không đồng ý với việc xác nhận nợ phải thu của kiểm tốn viên thì Ban Giám đốc cần đa ra lý do, nếu lý do đó là hợp lý thì KTV có thể bỏ qua việc xác nhận ngời đó. Tuy nhiên, khơng vì thế mà KTV bỏ qua số d đó. KTV phải thực hiện các thủ tục kiểm tốn thay thế để xác minh số d đó là có thật và đúng đắn. Trong q trình hội ý Ban Giám đốc Công ty United Motor không đồng ý cho KTV gửi th xác nhận đế một khách hàng đó là Cơng ty TNHH Minh Phúc. Với lý do là: Công ty TNHH Minh Phúc là một khách hàng mới, phải mất rất nhiều công sức Công ty TNHH Minh Phúc mới chịu mua hàng cho Cơng ty. Bởi vì trớc đây Cơng ty TNHH Minh Phúc là khách hàng lớn và thờng xuyên của Công ty Thiết bị Viễn Dơng (đối thủ cạnh tranh của Công ty TNHH United Motor). Việc gửi th xác nhận đến khách hàng này có thể làm cho khách hàng hiểu nhầm là Công ty United Motor muốn địi nợ, hoặc tình hình tài chính của Cơng ty khơng lành mạnh và sẽ dẫn đến khả năng Công ty Minh Phúc huỷ bỏ hợp đông dài hạn đã ký kết. Hơn nữa, khoản nợ này có số tiền không đến mức quá lớn (95.569.275 đồng) so với các khách hàng khác và so với tổng doanh thu mà Công ty bán ra. KTV chấp nhận lý đo này và tiến.hành kiểm tra chi tiết nghiệp vụ.
Xác định quy mô mẫu chọn:
Quy mô mẫu chọn phụ thuộc vào đánh giá của KTV về khả năng sai sót Cơng ty United Motor là Cơng ty mới thành lập do vậy số lợng khách hàng không đơng. Tuy nhiên, các khách hàng của Cơng ty có cả trong và ngồi nớc. Các khách hàng nớc ngoài giao dịch mua bán với Công ty đều
thông qua văn phịng đại diện tại Việt Nam. Do đó, việc gửi th xác nhận cho các khách hàng nớc ngoài đợc thực hiện bằng cách gửi th cho các văn phòng đại diện.
Tiêu chuẩn dể chọn mẫu là các khách hàng có số d nợ lớn, những số d quá thời hạn thanh toán đã lâu, những số hàng có số phát sinh lớn, những khách hàng trong năm không Phát sinh giao dịch. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đó KTV nhận thấy rằng trong tổng số các khách hàng Cơng ty có 15 khách hàng chun giao dịch với Cơng ty, có giá trị phát sinh các nghiệp vụ lớn, … mà KTV đáng phải quan tâm. Nhng trong khi tìm hiểu KTV thấy rằng trong số 15 khách hàng đó đã có 2 khách hàng trong năm đã có đối chiếu cơng nợ, 3 khách hàng đã thanh toán số d nợ cuối năm vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm 2002. Do đó, với những khách hàng này KTV khơng chọn để gửi th xác nhận nợ.
Quyết định kiểu gửi th xác nhận:
Nh đã biết có 03 kiểu th xác nhận đó là: Th xác nhận mở, th xác nhận đóng (thụ động) , th xác nhận chủ động. Trong hầu hết các cuộc kiểm toán KTV chỉ gửi th xác nhận chủ động, bởi vì khi khơng nhận đợc th trả lời thì có nghĩa là có điều gì đó bất thờng mà KTV cần điều tra thêm. Trong khi đó với th xác nhận thụ động KTV không thể phân
biệt đợc khách hàng đồng ý hay không nhận đợc th xác nhận hoặc khách hàng không quan tâm đến việc trả lời.
Một lý do nữa khiến KTV phải chọn th xác nhận chủ động là vì KTV chỉ chọn những khách hàng có số d nợ lớn để gửi th xác nhận nên cần phải thu đợc bằng chứng có sự xác nhận số d từ phía con nợ, sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và nếu thu thập đợc thì cơng việc kiểm tra chi tiết sẽ bớt khó khăn hơn nhiều. Vì thế, nếu khơng nhận dợc th trả lời sau 02 lần gửi th xác nhận thì KTV sẽ yêu cầu khách hàng can thiệp để có đợc tối đa các thơng tin phản hồi từ phía con nợ.
Từ bảng kê nợ Tài khoản phải thu, KTV chọn ra các khách hàng sau để gửi th xác nhận nợ:
1. Công ty XNK Phú Yên : 1.003.857.262
5. Cơng ty XNK Hải Phịng : 1.781.431.879 11. Công ty TNHH Minh Tiến : 538.024.860 13. Công ty Loncin : 691.881.821
4. Công ty Intimex : 446.451.235 9. Công ty XNK thiết bị HN: 280.166.393 12. Công ty Cokyvina : 63.251.163 7. Công ty TNHH Anh Quân : 312.659.000 Mẫu th xác nhận nh sau:
Biểu số 4: Mẫu th xác nhận nợ: Công ty TNHH UNITed motor
Địa chỉ 43 A – Nam Thành Công – Hà Nội
Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2002
Th xác nhận nợ
Kính gửi: Ban Giám đốc Cơng ty XNK Hải Phòng
Để phục vụ tốt cho công việc kiểm tốn tại Cơng ty United Motor, chúng tơi kính mong Q Cơng ty xác nhận số cơng nợ đối với Công ty United Motor tại thời điểm 31/12/2001 nh sau:
Theo số liệu sổ sách, số tiền mua hàng hoá thành phẩm Cơng ty XNK Hải Phịng cha thanh tốn cho Cơng ty United Motor tính đến 31/12/2001 là 1.781.431.879 đồng.
Bằng chữ: Một tỷ bảy trăm tám mốt triệu bốn trăm ba mốt nghìn tám trăm bảy mơi chín đồng.
Việc xác nhận số tiền này chỉ phục vụ cho mục đích xác nhận chính xác số d nợ trên báo cáo kế tốn khơng phục vụ mục đích gì khác.
Rất mong Q Cơng ty xác nhận số nợ trên và gửi th về địa chỉ:
Cơng ty Kiểm tốn và Dịch vụ tin học Số 11A - Đồn Trần Nghiệp – Hà Nội Trớc ngày 28/03/2002
Cơng ty TNHH United Motor
Giám đốc
Đồng ý:
Số chênh lệch:
Lý do chênh lệch:
Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý Công ty
Xác nhận của Quý Công ty
Ngời xác nhận
(Chức vụ, ký, đóng dấu)
* Theo dõi xử lý các th phúc đáp và thực hiện những thủ tục kiểm toán thay thế:
Để đảm bảo th xác nhận đợc gửi đầy đủ đến tay ngời nhận thì KTV sốt xét lại th xác nhận trớc khi khách hàng gửi đi. KTV kiểm tra kỹ lỡng tính đúng đắn về mặt nội dung xác nhận, quy mô số tiền, kiểm tra địa chỉ của ngời nhận và địa chỉ của AISC trên phong bì kèm theo để đảm bảo rằng th phúc đáp sẽ đến tay khách nợ và đến tay KTV.
Cuối cuộc kiểm toán, KTV tổng hợp kết quả xác nhận nợ để lập bảng kê danh sách th xác nhận đợc trả lời và không đợc trả lời.
Mỗi th trả lời KTV nhận đợc sẽ có hai khả năng: Đồng ý hoặc không đồng ý. Đối với các th trả lời không đồng ý, KTV
phải xác minh thêm để xác định xem số d của chủ nợ đúng hay số d của khách hàng đúng.
Trong số 08 khách hàng AISC chọn gửi th xác nhận thì có:
- 05 th trả lời đồng ý với số d của Công ty United Motor. - 02 th trả lời không đồng ý với số d của Cơng ty United Motor.
- 01 th khơng có thơng tin phản hồi.
Nh vậy 02 th có số d khơng trùng khớp với sổ sách của Cơng ty United Motor đó là:
1. Cơng ty Loncin.
2. Cơng ty .XNK Thiết bị Hà Nội.
Công việc của KTV lúc này là tìm ngun nhân tại sao lại có sự sai lệch đó. Muốn vậy KTV phải thực hiện việc xem xét chi tiết sổ sách, chứng từ để tìm ra câu trả lời. Sai lệch trên đợc KTV xem xét và phát hiện nguyên nhân nh sau. Với Công ty Loncin, chi tiết các khoản mua và thanh toán nh sau:
Biểu 5. Giấy làm việc của KTV
Cơng ty kiểm tốn và dịch vụ tin học
Khách hàng: Cty TNHH United Motor
Khoản mục : Phải thu khách hàng
Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết
Niên độ kiểm toán: 31-12- 2001 Tên Ngày Ngời T.H Hùng 28/4 Ngời K.T Nguyên 30/4 Mã số E 4.1 Trang ______
Chi tiết các khoản mua
Ngày Khu ng xe (chi ếc) Thành tiền Mặ t nạ (chi ếc) Thành tiền Đồn g hồ (chi ếc) Thành tiền Tổng 24/2/2 001 150 195.000. 000 260 42.900. 000 650 44.850. 000 282.750. 000 15/3/2 001 390 507.000. 000 75 11.700. 000 250 17.500. 000 536.200. 000 11/7/2 001 110 143.000. 000 450 70.200. 000 160 10.880. 000 224.080. 000 28/9/2 001 250 312.500. 000 150 21.750. 000 90 6.300.0 00 340.550. 000 3/11/2 001 600 761.400. 000 350 52.150. 000 170 11.645. 000 825.195. 000 9/12/2 001 125 140.625. 000 180 26.460. 000 50 3.745.0 00 170.560. 000 Cộng 1.0 95 2059525 000 1.4 65 225160 .000 1.3 70 94.650. 000 322.394. 000
(Biểu này do Cơng ty Loncin cung cấp)
Chi tiết các lần thanh tốn
Ngày Số phiếu thu Số đã thu Số còn phải thu
24/02/2001 245 200.000.000 82.750.000 14/03/2001 573 200.000.000 -117.250.000
15/03/2001 598 418.950.000 0 11/7/2001 1.023 224.080.000 0 28/9/2001 1.458 300.000.000 97.250.000 30/10/2001 1.996 97.250.000 0 15/11/2001 2.543 100.000.000 725.195.000 9/12/2001 2.788 33.313.179 691.881.821 25/12/2001 2.798 91.881.821 600.000.000 Cộng 1.665.474.830 600.000.000
(BIểu này do Cơng ty Loncin cung cấp)
Vậy tính đến ngày 31/12/2001 Cơng ty Loncin cịn nợ Cơng ty United Motor là 600.000.000đ (sáu trăm triệu đồng chẵn). Nhng trong bảng kê nợ của Cơng ty United Motor thì số d nợ của Cơng ty Loncin là 691.881.821 đồng. Để xác minh con số chênh lệch trên là có thật hay khơng thì KTV phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng hoá đơn bán hàng, phiếu thu với sổ chi tiết. Sau khi đối chiếu cho thấy kết quả ngày 25/12/2001 Công ty Loncin đã trả cho công ty United Motor là 91.881.821 đồng (chín mơi mốt triệu tám trăm tám mốt nghìn tám trăm hai mơi mốt) theo hoá đơn (phiếu thu) số 2798. Nh vậy kế tốn thanh tốn đã khơng phản ánh số tiền thu đợc trên vào sổ. Do đó phải điều chỉnh các khoản phải thu và điều chỉnh tăng tài khoản tiền. Việc điều chỉnh này đợc hạch toán nh sau:
Nợ TK 113 : 91.881.821
Có TK 131 (Loncin) : 91.881.821
Với Công ty XNK Thiết bị Hà Nội, thông qua gửi th xác nhận KTV nhận thấy rằng có sự chênh lệch giữa sổ sách của Công ty United Motor và sổ sách của Công ty XNK Thiết bị Hà Nội. Số d của Tài khoản phải thu trên sổ sách của Công ty
United Motor nhỏ hơn số d của Công ty Thiết bị Hà Nội. Cụ thể nh sau:
Biểu 6: Giấy làm việc của KTV