Khái quát chung về kiểm toán
1.1.1 Khái niệm về kiểm toán Ở Việt Nam, thuật ngữ kiểm toán mới chỉ xuất hiện từ những năm cuối thập kỷ 80 của thế kỷ 20 Trên thế giới, thuật ngữ kiểm toán đã có từ lâu, từ khi xuất hiện nhu cầu xác định tính trung thực, độ tin cậy của thông tin trong báo cáo tài chính, kế toán và thực trạng tài sản của một chủ thể trong quan hệ kinh tế Trên thực tế đã có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm toán từng tồn tại như quan điểm về kiểm toán của các chuyên gia Hoa Kỳ, của Cộng hòa Pháp hay Vương quốc Anh, quan điểm đồng nghĩa kiểm toán với việc kiểm tra kế toán trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung và quan điểm hiện đại Theo quan điểm hiện đại thì kiểm toán là một phạm trù rất rộng bao gồm các lĩnh vực chủ yếu như kiểm toán về thông tin, kiểm toán tính quy tắc, kiểm toán hiệu quả và kiểm toán hiệu năng Từ những quan điểm đó mà khái niệm về kiểm toán ra đời như hiện nay, theo đó: Kiểm toán là việc xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động cần được kiểm toán bằng phương pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý có hiệu lực.
1.1.2 Chức năng của kiểm toán
Kiểm toán có hai chức năng cơ bản là xác minh và bày tỏ ý kiến.
- Chức năng xác minh: nhằm khẳng định mức độ trung thực của tài liệu, tính pháp lý của việc thực hiện các nghiệp vụ hay việc lập các bảng khai tài chính.
- Chức năng bày tỏ ý kiến: có thể được hiểu rộng với ý nghĩa cả kết luận về chất lượng thông tin và cả pháp lý, tư vấn qua xác minh Việc thực hiện chức năng xác minh cũng khác nhau giữa các nước, khu vực hay thể chế khác nhau.
Kiểm toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo đối tượng hay chức năng, theo chủ thể kiểm toán, theo phạm vi tiến hành kiểm toán, theo phương pháp áp dụng kiểm toán Tùy thuộc vào mục đích tìm hiểu mà người ta có thể lựa chọn tiêu thức phân loại thích hợp.
Phân loại theo chức năng hay đối tượng kiểm toán bao gồm kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ, trong đó kiểm toán tài chính được xem là hoạt động đặc trưng nhất của kiểm toán bởi nó chứa đựng đầy đủ “sắc thái kiểm toán” ngay từ khi ra đời cũng như trong quá trình phát triển Đặc trưng cơ bản đó của kiểm toán tài chính bắt nguồn từ chính đối tượng kiểm toán tài chính và mối quan hệ chủ thể khách thể kiểm toán Đối tượng của kiểm toán tài chính là các bảng khai tài chính mà quan trọng nhất là các báo cáo tài chính Theo định nghĩa trong Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam: “Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ hiện hành (hoặc được chấp nhận) phản ánh các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của đơn vị” (chuẩn mực
200 - Điểm 04) Về quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán của kiểm toán tài chính đó là mối quan hệ ngoại kiểm Tính ngoại kiểm này khác nhau tùy thuộc vào mức độ độc lập của chủ thể kiểm toán và quan hệ cụ thể của chủ thể đó với một khách thể cụ thể Trong quan hệ này thì mối quan hệ của kiểm toán độc lập và kiểm toán Nhà nước có tính ngoại kiểm cao hơn kiểm toán nội bộ
Tuy mang nhiều nét đặc trưng nhưng kiểm toán tài chính vẫn nằm trong hệ thống kiểm toán chung Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế ISA số 200 và chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 200 đã nhấn mạnh mục tiêu của kiểm toán tài chính là: “giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng Báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận) có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực, hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không” Để thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến, kiểm toán tài chính cũng sử dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ tuy nhiên cách kết hợp các phương pháp trên mang nhiều nét đặc thù của kiểm toán tài chính Với mục tiêu đảm bảo tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực, một cuộc kiểm toán tài chính thường bao gồm các bước như lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán.
Chu trình Bán hàng - Thu tiền với vấn đề kiểm toán
1.2.1 Bản chất của chu trình Bán hàng – Thu tiền
Mỗi đơn vị, doanh nghiệp hoạt động có thể được nhìn nhận qua những tiêu chí nào đó, có thể là những tiêu chí tài chính hoặc tiêu chí phi tài chính hoặc là sự kết hợp của những tiêu chí này Để đánh giá hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp thì việc xem xét những tiêu chí này là hết sức quan trọng giúp đưa ra một cái nhìn toàn diện và tổng hợp về tình hình kinh tế, tài chính của doanh nghiệp Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp trước hết cần dựa vào những chỉ tiêu tài chính, có nghĩa là dựa vào các
“con số biết nói” trên bảng khai tài chính mà cụ thể là các báo cáo tài chính của doanh nghiệp cùng các chỉ tiêu khác có liên quan.
Trong kiểm toán tài chính cần khái quát được các loại quan hệ trên báo cáo tài chính để xem xét tính hợp lý chung và các hướng tổng quát trong việc xác minh các báo cáo tài chính đồng thời phải đi sâu vào từng loại quan hệ cụ thể để nghiên cứu những nét đặc thù trong việc xác minh và bày tỏ ý kiến của các quan hệ trong kiểm toán tài chính liên kết với kiểm toán nghiệp vụ và kiểm toán tuân thủ Điều này có ý nghĩa đặc biệt trong việc thực hiện chức năng chung của kiểm toán đồng thời có tác dụng thiết thực trong phân chia công việc kiểm toán thành các phần hành kiểm toán Một trong những cách cơ bản để phân chia các phần hành kiểm toán là phân chia hoạt động của đơn vị theo các chu trình căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình của hoạt động tài chính như chu trình tiền, huy động và hoàn trả, tiền lương, mua hàng- thanh toán, bán hàng – thu tiền Kiểm toán quan tâm đến các chu trình này như là một tổng thể có sự ràng buộc, liên hệ lẫn nhau tạo nên những chu trình hoạt động liên tục, đây cũng chính là sức sống của doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện nay.
Trong số các chu trình nói trên, chu trình bán hàng – thu tiền được coi là chu trình cuối cùng không những đánh giá hiệu quả của những chu trình trước đó mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Về bản chất, bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền Quá trình này chỉ kết thúc khi thu được tiền hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng thông qua đơn đặt hàng hay hợp đồng mua và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, các phương thức bán hàng – thu tiền ngày càng đa dạng và phong phú, không chỉ giới hạn ở phương thức bán hàng trực tiếp nguyên thủy, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và tăng doanh thu Một chu trình bán hàng – thu tiền hiệu quả có nghĩa là vốn được huy động đúng mức tạo tiền đề cho sản xuất và cho các chu kỳ tiếp theo được thực hiện một cách hợp lý
Hoạt động tiêu thụ thường diễn ra với số lượng lớn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại, diễn ra với nhiều đối tượng và nhiều hình thức khác nhau nên khả năng rủi ro cao, cả về rủi ro tiềm tàng cũng như rủi ro phát hiện đối với kiểm toán viên Hơn nữa, chu trình bán hàng – thu tiền có ảnh hưởng đến nhiều chỉ tiêu quan trọng trên báo cáo tài chính – đối tượng của kiểm toán tài chính Với ý nghĩa như vậy, kiểm toán viên luôn nhận định đây là một phần hành quan trọng.
1.2.2 Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền :
Với bản chất và hình thức biểu hiện trên, có thể cụ thể hóa chu trình bán hàng – thu tiền thành các chức năng và các bước công việc tương ứng. Kiểm toán viên cần hiểu được những chức năng, các chứng từ cùng quá trình luân chuyển của chúng mới có thể đưa ra những quyết định đúng đắn trong kiểm toán Về cơ bản, chu trình này bao gồm các chức năng như sau:
Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Yêu cầu của khách hàng được thể hiện trong đơn đặt hàng và được xem là điểm bắt đầu của chu trình bán hàng – thu tiền Về mặt pháp lý, đây là một lời đề nghị mua hàng theo một phương pháp cụ thể với các điều kiện đã xác định
Kiểm soát tín dụng: Quá trình bán hàng gắn liền với việc thu tiền nên sau khi quyết định bán, doanh nghiệp cần xem xét phê chuẩn phương bán hàng và quyết định thời gian thanh toán Trước khi chuyển giao hàng cho khách hàng hoặc dịch vụ cung cấp cho khách hàng thì những người có trách nhiệm của doanh nghiệp cần xem xét về khả năng thanh toán của khách hàng, hạn mức tín dụng đối với từng khách hàng cũng như số dư phải thu của khách hàng tại thời điểm bán hàng để phê chuẩn phương thức bán hàng trả chậm Điều này giúp doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa các khoản nợ khó đòi và không ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Chuyển giao hàng: là chức năng kế tiếp chức năng kiểm soát tín dụng, đánh dấu hàng hóa, thành phẩm của doanh nghiệp được chuyển giao cho khách hàng cả về quyền sở hữu hàng hóa, thành phẩm và là căn cứ để ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp Việc chuyển giao hàng hóa cũng rất đa dạng tùy theo điều khoản ghi trên hợp đồng mua bán hàng hóa Khi hàng được xuất ra khỏi doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ lập các chứng từ vận chuyển với lượng hàng hóa xuất thực tế phù hợp với phiếu báo thanh toán hoặc ủy nhiệm thu gửi cho khách hàng hoặc ngân hàng phục vụ của khách hàng.
Gửi hóa đơn cho khách hàng: Khi kế toán viên nhận được đầy đủ các chứng từ như đơn đặt hàng đã được phê duyệt, phiếu xuất kho, vận đơn, biên bản giao hàng thì cần tiến hành kiểm tra tính hợp lý, trung thực của các chứng từ này và lập hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Khách hàng có thể thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, doanh nghiệp sẽ theo dõi trên nhật ký thu tiền.Tuy nhiên, nếu khách hàng chưa thanh toán thì doanh nghiệp sẽ phản ánh trên tài khoản phải thu khách hàng và tiến hành theo dõi chi tiết cho từng khách hàng đúng số tiền và đúng lúc.
Xử lý và ghi sổ các khoản hàng bán bị trả lại, giảm giá: Các khoản hàng bán bị trả lại hay giảm giá phải được phê chuẩn trước khi ghi sổ chính xác kịp thời và phải có bằng chứng để chứng minh cho các khoản giảm trừ này.
Thẩm định và xóa sổ các khoản không thu hồi được: nếu khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc không chịu thanh toán thì doanh nghiệp sẽ thẩm định và xóa sổ theo đúng quy định về chế độ kế toán hiện hành.
Lập dự phòng phải thu khó đòi: Công việc này được thực hiện trước khi khóa sổ tài khoản và chuẩn bị lập báo cáo tài chính, khi đó doanh nghiệp phải ước lượng các khoản phải thu không có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi.
1.2.3 Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền
Khi kiểm toán viên tiến hành một cuộc kiểm toán trước hết cần phải xác định rõ phạm vi công việc và mục tiêu kiểm toán cụ thể, điều này có ý nghĩa quyết định trong việc xác định nội dung các bước công việc cần thực hiện đồng thời là căn cứ đối chiếu với các mục tiêu đã đề ra Chuẩn mực kiểm toán số 200 cũng nêu rõ tầm quan trọng của mục tiêu kiểm toán như sau:
“Mục tiêu của kiểm toán tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kiểm toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không”
Trình tự thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền
Để đảm bảo tính kinh tế, tính hiệu quả và tính hiệu lực của từng cuộc kiểm toán cũng như để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm căn cứ cho kết luận của kiểm toán viên về tính trung thực và hợp lý của các số liệu trên Báo cáo tài chính, kiểm toán viên thường tiến hành một cuộc kiểm toán tài chính nói chung và kiểm toán phần hành bán hàng – thu tiền nói riêng theo quy trình gồm ba bước như sau:
- Lập kế hoạch và thiết kế các phương pháp kiểm toán cho chu trình bán hàng – thu tiền
- Thực hiện kế hoạch kiểm toán đối với chu trình bán hàng – thu tiền
1.4.1 Lập kế hoạch kiểm toán
Kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán Việc lập kế hoạch kiểm toán cũng được quy định rõ trong Chuẩn mực kiểm toán thứ tư trong 10 Chuẩn mực kiểm toán được thừa nhận rộng rãi (GAAS) đòi hỏi : “công tác kiểm toán phải được lập kế hoạch đầy đủ và các trợ lý, nếu có, phải được giám sát đúng đắn” Như vậy, việc lập kế hoạch kiểm toán không chỉ xuất phát từ chính yêu cầu của cuộc kiểm toán mà nó còn là nguyên tắc cơ bản trong công tác kiểm toán đã được quy định thành chuẩn mực và đòi hỏi kiểm toán viên phải tuân theo đầy đủ Với ý nghĩa như vậy, đối với kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền, kiểm toán viên cũng cần phải lập kế hoạch kiểm toán cụ thể Kế hoạch kiểm toán được lập chi tiết sẽ là căn cứ để kiểm toán viên có thể kiểm soát và đánh giá công việc kiểm toán đã và đang thực hiện, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của toàn cuộc kiểm toán nói chung cũng như kiểm toán phần hành bán hàng- thu tiền nói riêng.
Trình tự lập kế hoạch kiểm toán cho phần hành kiểm toán bán hàng- thu tiền nằm trong quy trình lập kế hoạch đối với toàn bộ cuộc kiểm toán nói chung, do đó kiểm toán viên sau khi thực hiện các bước công việc lập kế hoạch cho toàn bộ cuộc kiểm toán như: đánh giá khả năng chấp nhận khách hàng, nhận diện các lý do kiểm toán của khách hàng, lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện cuộc kiểm toán và kí kết hợp đồng kiểm toán , kiểm toán viên sẽ tiến hành lập các bước kế hoạch đặc thù cho từng phần hành kiểm toán trong đó có kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền như thực hiện thủ tục phân tích, đánh giá rủi ro và thiết kế chương trình kiểm toán.
Thực hiện các thủ tục phân tích: Ở giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, sau khi thu thập được các thông tin cơ sở và các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, kiểm toán viên sẽ tiến hành các thủ tục phân tích trên những thông tin đã thu thập được bằng cách sử dụng hai loại phân tích cơ bản là:
- Phân tích ngang (phân tích xu hướng): kiểm toán viên sẽ tiến hành so sánh các trị số của cùng một chỉ tiêu như chỉ tiêu doanh thu, chỉ tiêu nợ phải thu khách hàng trên báo cáo tài chính, bằng cách:
So sánh số liệu về doanh thu hoặc nợ phải thu của khách hàng ở kỳ này so với số liệu về doanh thu hoặc nợ phải thu của khách hàng ở kỳ trước, qua đó kiểm toán viên có thể nhận ra những biến động bất thường và xác định được các lĩnh vực cần quan tâm
So sánh số liệu thực tế của chỉ tiêu doanh thu hoặc nợ phải thu khách hàng với số liệu dự toán hoặc số liệu ước tính của kiểm toán viên
So sánh dữ kiện của công ty khách hàng với dữ kiện chung của ngành
- Phân tích dọc (phân tích tỷ suất): kiểm toán viên sẽ tiến hành so sánh các tỷ lệ tương quan của khoản mục doanh thu hoặc nợ phải thu khách hàng với các khoản mục khác trên báo cáo tài chính của đơn vị ( ví dụ như các tỷ suất về khả năng thanh toán, tỷ suất sinh lời ).
Thông qua việc tiến hành các thủ tục phân tích đối với chu trình bán hàng – thu tiền sẽ hỗ trợ cho kiểm toán viên trong việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán đối với phần hành này. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro trong kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền: Trên cơ sở các thông tin mang tính khách quan về khách hàng mà kiểm toán viên đã thu thập được, kiểm toán viên sẽ tiến hành nhận xét và đánh giá nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp.
- Đánh giá về tính trọng yếu: Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cho toàn bộ cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải tiến hành ước lượng mức trọng yếu cho toàn bộ Báo cáo tài chính và phân bổ mức ước lượng trọng yếu đó cho từng khoản mục trên Báo cáo tài chính Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình rất quan trọng, có ảnh hưởng đến nhiều chỉ tiêu khác nhau trên Báo cáo tài chính nên thường được đánh giá là trọng yếu và được phân bổ mức ước lượng trọng yếu là thấp nhằm làm giảm rủi ro kiểm toán, bởi vì khi kiểm toán viên phân bổ mức ước lượng trọng yếu càng thấp thì độ chính xác của các số liệu về doanh thu, nợ phải thu khách hàng hay tiền trên Báo cáo tài chính càng cao, khi đó số lượng bằng chứng mà kiểm toán viên cần phải thu thập cho phần hành này càng nhiều.
- Đánh giá rủi ro: kiểm toán viên phải thực hiện đánh giá các loại rủi ro kiểm toán có thể xảy ra đối với phần hành bán hàng và thu tiền như sau:
Rủi ro tiềm tàng (IR): kiểm toán viên phải đánh giá được rủi ro cố hữu đối với chu trình bán hàng thu tiền thông qua việc đánh giá các yếu tố ảnh hưởng như là bản chất kinh doanh của khách hàng (rủi ro tiềm tàng đối với khoản mục doanh thu ở các doanh nghiệp thương mại là cao hơn so với các doanh nghiệp sản xuất ), tính trung thực của Ban giám đốc khách hàng trong việc khai báo các khoản doanh thu, các nghiệp vụ bán hàng bất thường, các ước tính kế toán (dự phòng các khoản phải thu khó đòi)
Rủi ro kiểm soát (CR): kiểm toán viên cần tìm hiểu HTKSNB của đơn vị áp dụng đối với phần hành bán hàng – thu tiền cả về thiết kế
KSNB cũng như về hoạt động liên tục và có hiệu lực của các thủ tục kiểm soát trên cơ sở các chức năng của chu trình Cụ thể, kiểm toán viên sẽ tiến hành đánh giá sự hiện diện của các thủ tục kiểm soát có hiệu lực đối với chu trình bán hàng – thu tiền ở tất cả các khâu từ xử lý đơn đặt hàng cho đến ghi sổ kế toán Trên cơ sở kết hợp với đánh giá rủi ro trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra đánh giá về rủi ro kiểm soát của đơn vị.
Rủi ro phát hiện (DR): là khả năng xảy ra các sai sót hoặc gian lận trên Báo cáo tài chính mà không được ngăn chặn hay phát hiện bởi
HTKSNB cũng như các kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán.
Thiết kế chương trình kiểm toán đối với chu trình bán hàng – thu tiền: Chương trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về công việc kiểm toán cần thực hiện, thời gian hoàn thành và sự phân công lao động giữa các kiểm toán viên cũng như dự kiến về những thông tin, tư liệu có liên quan cần sử dụng và thu thập Trọng tâm của chương trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thiết thực hiện đối với từng khoản mục hay bộ phận được kiểm toán Chương trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền cũng nằm trong chương trình kiểm toán tài chính nói chung được thiết kế thành ba phần: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số dư, trong đó:
THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH
Khái quát về Công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Tên giao dịch tiếng Việt: Công ty TNHH Grant Thontorn Việt Nam
Tên giao dịch quốc tế: Grant Thornton Vietnam Limited
Trụ sở chính: Tầng 28 Trung tâm thương mại Sài Gòn, số 37 đường Tôn Đức Thắng, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.
Văn phòng chi nhánh Hà Nội: Tầng 8 Tòa nhà Vinaplast-Domus số 39A đường Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
Email: info@gt.com.vn
Website: www.gt.com.vn
Công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam là một thành viên độc lập của tập đoàn Grant Thornton quốc tế (Grant Thornton International), một trong những tổ chức hàng đầu trên thế giới gồm nhiều các hãng kế toán và tư vấn thành viên nhằm cung cấp các dịch vụ đảm bảo, thuế và các dịch vụ chuyên nghiệp khác cho các dự án được tài trợ, các tổ chức phi chính phủ, các doanh nghiệp tư nhân…Tập đoàn Grant Thornton quốc tế hoạt động trên 113 quốc gia với 521 văn phòng trên khắp thế giới và đội ngũ nhân viên trên 25
000 người, trong đó có 2100 giám đốc Năm 2007, Grant Thornton quốc tế đã đạt được mức doanh thu hoạt động 3.5 tỷ đô la Mỹ, đứng thứ 6 trong 15 công ty kiểm toán quốc tế có doanh thu lớn nhất thế giới (theoWorldAccountingIntelligence.com ngày 18/12/2007)
Công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam được thành lập ở Việt Nam vào tháng 5 năm 1993 dưới hình thức công ty liên doanh theo giấy phép của
Bộ Kế hoạch Đầu tư với chủ sở hữu là Bourne Griffiths Perth và hai nhà đầu tư cá nhân khác Năm 1997, nhằm đáp ứng yêu cầu mở rộng thị trường, công ty đã mở thêm chi nhánh hoạt động tại thành phố Hồ Chí Minh đồng thời chuyển đổi thành doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài và hoạt động theo Luật Đầu tư nước ngoài Đến năm 1998, cùng với sự gia nhập của Ken Atkinson và PCS, công ty trở thành thành viên đầy đủ của Grant Thornton quốc tế đồng thời xin đổi tên và tăng nguồn vốn hoạt động Cũng trong năm này, Ken Atkinson được bổ nhiệm làm tổng giám đốc của công ty Năm 1999, công ty đổi tên thành Grant Thornton Việt Nam, thiết lập cơ cấu hoạt động và giành quyền kiểm toán một dự án quan trọng của Ngân hàng thế giới lần thứ nhất.
Từ năm 2000 trở đi, công ty liên tục tăng trưởng và chiến thắng nhiều dự án quan trọng khác như dự án của Ngân hàng phát triển Á Châu, dự án tài trợ của DFID và các dự án của Ngân hàng Thế giới lần 2,lần 3…
Là thành viên của Grant Thornton quốc tế, công ty luôn mang đến những dịch vụ có chất lượng cao nhất với nguồn lực là những chuyên gia giàu kinh nghiệm, đội ngũ kiểm toán viên trẻ và chuyên nghiệp trong công việc.Đến nay, công ty đã có gần 90 nhân viên ở cả hai văn phòng Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh bao gồm 6 chủ phần hùn Năm 2007, công ty có 9 kiểm toán viên đăng ký hành nghề kiểm toán trong đó có 2 người nước ngoài là 2 trong 3 người nước ngoài đầu tiên được cấp chứng chỉ hành nghề kiểm toán tại Việt Nam Năm 2008, công ty có 10 kiểm toán viên đăng ký hành nghề.Với sự lớn mạnh không ngừng, cho đến nay Grant Thornton Việt Nam đã trở thành một hãng kiểm toán có danh tiếng và uy tín cao trên thị trường ViệtNam, là đối thủ cạnh tranh của nhiều hãng kiểm toán lớn
2.1.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh
Qua 15 năm hoạt động, công ty đã trở thành nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hàng đầu ở Việt Nam, đặc biệt là trong giới doanh nghiệp vừa và nhỏ, tạo ra giá trị gia tăng cho hiệu quả hoạt động của mình thông qua các giải pháp mang tính thực tiễn cao dựa trên kinh nghiệm thực tế và hiểu biết sâu sắc về địa phương Công ty tập trung vào tìm hiểu hoài bão của khách hàng, đưa ra giải pháp đáp ứng cao và duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng Đây cũng là mục tiêu hoạt động của công ty kể từ khi thành lập cho đến nay và để đạt được mục tiêu đó, công ty đã không ngừng nỗ lực nhằm cải thiện và phát triển hoạt động của mình Điều đó được thể hiện ở chỉ tiêu doanh thu ngày càng tăng trưởng qua các năm.
Bảng 1: Doanh thu hoạt động của Grant Thornton Việt Nam từ năm 2002 đến năm 2006
Nhìn vào bảng trên có thể thấy được doanh thu của công ty không ngừng tăng từ năm 2002 đến năm 2006, ngoại trừ năm 2004 giảm nhẹ so với năm 2003(2.73%) Đặc biệt doanh thu của năm 2006 tăng trưởng một cách mạnh mẽ trong cùng giai đoạn, đạt mức 18,348,091,000VND với mức tăng trưởng là 31.75% Điều đó cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đang rất khởi sắc.
2.1.2 ĐẶC điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý
2.1.2.1 Đặc điểm trong cung cấp dịch vụ
Là một công ty kiểm toán được thành lập gần như sớm nhất ở Việt Nam, đến nay công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam đã có 15 năm kinh nghiệm làm việc, trở thành nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hàng đầu ở Việt Nam với 6 loại hình dịch vụ khác nhau bao gồm: Kiểm toán, tư vấn thuế, tài chính doanh nghiệp, đầu tư và quản lý, dịch vụ công ty và tư vấn chiến lược, tăng trưởng Trong đó:
- Dịch vụ kiểm toán và đảm bảo
Grant Thornton Việt Nam phát triển và cung cấp dịch vụ kiểm toán và các dịch vụ đảm bảo khác, tuân theo các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và Quốc tế Cơ sở để thực hiện kiểm toán của công ty là phương pháp luận kiểm toán Horizon và phần mềm kiểm toán Explorer được thiết kế nhằm đạt được một chuẩn mực nhất quán trong cung cấp dịch vụ kiểm toán của tất cả các công ty thành viên của Grant Thornton quốc tế Phương pháp này luôn được cập nhật theo những thay đổi mới nhất của các chuẩn mực và quy định về kiểm toán
Với sự kiểm soát chặt chẽ về chất lượng và tính khoa học trong từng bước công việc, dịch vụ kiểm toán của Công ty đem tới cho khách hàng cũng như những người sử dụng báo cáo tài chính sự tin cậy, giúp đưa ra các quyết định hợp lý trong kinh doanh, đầu tư…
Dịch vụ thuế được thực hiện chủ yếu tại trụ sở chính thành phố Hồ ChíMinh nhằm cung cấp cho các tổ chức và cá nhân có nhu cầu trong quan hệ với kiểm toán và các dự án cũng như là các dịch vụ thuế nói riêng Tùy theo yêu cầu cụ thể của khách hàng, dịch vụ thuế của công ty bao gồm việc lên kế hoạch thuế, chuẩn bị thuế, giải quyết các vướng mắc và trao đổi với cơ quan thuế Với những chuyên viên am hiểu sâu rộng về các luật thuế, công ty sẽ giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí thuế và xử lý những vướng mắc còn tồn đọng về thuế Đồng thời, thông qua tư vấn thuế, Công ty giúp khách hàng ra các quyết định đúng đắn trong kinh doanh như xây dựng cơ cấu đầu tư hợp lý thông qua việc đầu tư vào lĩnh vực có mức thuế suất thấp, giải quyết vướng mắc về thuế khi hoạt động trong các môi trường kinh doanh khác nhau Với các nhân sự nước ngoài và Việt Nam, Công ty đưa ra các hướng dẫn nhằm giảm thiểu trách nhiệm thuế ở mức thấp nhất.
- Dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp
Grant Thonrton Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính cho khách hàng nhằm giúp khách hàng đạt được những mục tiêu tài chính của mình Các dịch vụ này bao gồm: tư vấn cơ cấu chiến lược, hỗ trợ giao dịch, định giá doanh nghiệp, tư vấn cổ phần hóa, Chuẩn bị niêm yết và tài chính dự án Với các chuyên gia giàu kinh nghiệm của công ty, các dịch vụ tư vấn tài chính sẽ là lời đảm bảo tốt nhất cho sự thành công của khách hàng.
- Dịch vụ tư vấn đầu tư và quản lý
Dịch vụ được cung cấp nhằm giúp khách hàng tập trung và dẫn đầu trong cạnh tranh tại mọi giai đoạn của hoạt động kinh doanh Đó là các dịch vụ như hỗ trợ thành lập doanh nghiệp, thành lập công ty ở nước ngoài, hoạch định chiến lược kinh doanh, rà soát hoạt động kinh doanh, nghiên cứu khả thi, nghiên cứu thị trường và quản lý dự án Bên cạnh đó, công ty giúp các doanh nghiệp Việt Nam tăng thêm giá trị hoạt động kinh doanh bằng các giải pháp trong nước và chuẩn bị chiến lược kinh doanh như nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh…
Grant Thornton cung cấp một loạt các dịch vụ đa dạng cho khách hàng bao gồm các dịch vụ kế toán như cho thuê kế toán trưởng, dịch vụ kế toán và ghi sổ, các giải pháp về phần mềm kế toán nhằm giúp khách hàng tiết kiệm chi phí, thời gian và duy trì một hế thống kế toán hiệu quả Ngoài ra, công ty cũng hỗ trợ cho khách hàng trong việc quản lý nhân sự, lập bảng tính và trả lương và các vấn đề về thuế Thông qua việc kiểm tra và đánh giá, công ty tư vấn cho khách hàng về thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu năng hoạt động của khách hàng
- Dịch vụ tư vấn chiến lược và tăng trưởng
Từ việc chú trọng vào các điểm chính của hoạt động kinh doanh gồm vấn đề chiến lược, nhân lực và những người có quyền lợi liên quan, sản phẩm và thị trường, cơ sở hạ tầng và hoạt động, tài chính và các nguồn ngân quỹ, Grant Thornton Việt Nam giúp khách hàng xây dựng và thực hiện một chiến lược hữu hiệu để tăng trưởng phù hợp với giai đoạn phát triển của chu kỳ kinh doanh như mở rộng hay thu hẹp lĩnh vực hoạt động, cải tiến cơ cấu quản lý… Đồng thời, dịch vụ cũng hướng vào cung cấp cho khách hàng các chương trình phát triển doanh nghiệp thông qua các công cụ như: hội thảo chiến lược, nhiệm vụ chiến lược và các chương trình cắt giảm chi phí như PRISMA.
2.1.2.2 Đặc điểm khách hàng cung cấp
Đặc điểm kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam thực hiện
2.2.1 Đặc điểm chương trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Chu trình Bán hàng – thu tiền là một chu trình hết sức quan trọng có liên quan trực tiếp và chủ yếu đến hai chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp là khoản mục doanh thu (trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) và khoản mục nợ phải thu khách hàng (trên Bảng cân đối kế toán) Mặt khác,doanh thu và nợ phải thu khách hàng cũng là những chỉ tiêu quan trọng để tính toán và phản ánh kết quả kinh doanh cũng như khả năng thanh toán của doanh nghiệp (thông qua việc tính toán các tỷ suất sinh lời, khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán hiện hành ) Với ý nghĩa đó, chu trình bán hàng – thu tiền nhận được nhiều sự quan tâm của những người thực hiện công tác kiểm toán khi đặt trong mối liên hệ với các phần hành khác.
Kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền được thực hiện theo một quy trình kiểm toán chung được thiết kế và áp dụng thống nhất trong công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam (“ Công ty”) Tuy nhiên, khi đưa vào thực tế kiểm toán ở các khách hàng khác nhau, kiểm toán viên sẽ linh động áp dụng chương trình kiểm toán theo những điểm chung và cả những điểm đặc thù của từng khách hàng nhằm đảm bảo công tác kiểm toán được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Tại Công ty, chương trình kiểm toán phần hành bán hàng –thu tiền được tiến hành dựa trên phần mềm kiểm toán Explorer từ khâu lập kế hoạch cho đến thực hiện kiểm toán
2.2.2 Chương trình kiểm toán phần hành bán hàng – thu tiền : Chương trình kiểm toán được xây dựng cụ thể như sau:
2.2.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền: các bước như đánh giá khả năng chấp nhận (hoặc chấp nhận lại) một khách hàng nào đó, ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm toán với khách hàng đó, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu về ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng để có được những thông tin chung cũng như các thông tin đặc thù về hoạt động bán hàng – thu tiền của khách hàng Việc thu thập thông tin có thể tiến hành qua nhiều phương tiện khác nhau, cụ thể Công ty có thể gửi bản yêu cầu cung cấp các tài liệu liên quan (requirement checklist) đến công việc kiểm toán cũng như phần hành bán hàng - thu tiền, xem lại hồ sơ kiểm toán năm trước và tìm hiểu những thay đổi trong hoạt động kinh doanh của khách hàng năm nay Qua đó, kiểm toán viên có thể đạt được những thông tin liên quan đến ngành nghề kinh doanh của khách hàng, các chính sách kế toán đang áp dụng, từ đó đánh giá được rủi ro tiềm tàng Đồng thời những thông tin này cũng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp,do vậy có ảnh hưởng đến hoạt động kiểm toán cho phù hợp.
Trên cơ sở các tài liệu và thông tin thu thập được, kiểm toán viên sẽ tiến hành các thủ tục phân tích sơ bộ đối với khoản mục doanh thu và nợ phải thu khách hàng để có một cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng trong năm hiện hành.
Sau đó, kiểm toán viên tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng cũng như các thiết kế và hoạt động kiểm soát đang áp dụng đối với phần hành bán hàng – thu tiền ở các giai đoạn chức năng khác nhau, đánh giá mức trọng yếu và rủi ro Đây là một phần việc hết sức quan trọng để giúp kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm toán và xây dựng cách tiếp cận kiểm toán hiệu quả đối với chu trình bán hàng – thu tiền.
2.2.2.2 Thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền a, Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát b, Thực hiện các thử nghiệm cơ bản nghiệm cơ bản đối với khoản mục doanh thu và khoản mục nợ phải thu khách hàng, bao gồm thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết Cụ thể:
* Đối với khoản mục doanh thu:
Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục phân tích đối với khoản mục doanh thu như tiến hành so sánh doanh thu kỳ này với doanh thu của kỳ trước, so sánh tỷ lệ lãi gộp của năm nay so với năm trước, so sánh tỷ lệ doanh thu hàng bán bị trả lại,các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Dựa trên việc phân tích các tỷ trọng đó, kiểm toán viên sẽ quan tâm đến những biến động bất thường và nguyên nhân của những biến động đó, sự hợp lý của các chỉ tiêu tài chính với tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng
Các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với khoản mục doanh thu được thực hiện trong mối quan hệ với các mục tiêu kiểm toán như sau:(theo hướng dẫn của phần mềm kiểm toán GT Explorer):
Các nghiệp vụ bán hàng được ghi sổ đầy đủ: Soát xét lại các chứng từ theo một dãy số liên tục đặc biệt ở các thời điểm đầu kỳ kế toán sau Tiến hành đối chiếu các hóa đơn bán hàng, hóa đơn vận chuyển với các bút toán bán hàng trong nhật ký bán hàng, sổ Cái
Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép đúng kỳ: Kiểm toán viên sẽ kiểm tra theo trình tự các bước như sau:
- Chứng minh các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi chép đúng thời điểm phát sinh bằng cách thu thập các hóa đơn bán hàng cuối cùng của năm tài chính, đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn bán hàng này đều được ghi nhận vào doanh thu của năm hiện tại, các hóa đơn bán hàng phát sinh sau đó sẽ được ghi nhận vào doanh thu của năm sau.
- Xem xét các bút toán ghi nhận doanh thu trong tháng cuối cùng của năm tài chính mà phát sinh với giá trị lớn hoặc khác thường và đảm bảo rằng chúng được ghi nhận trong kỳ kế toán thích hợp sinh lớn hoặc khác thường để chứng minh các khoản này đã được ghi nhận trong kỳ kế toán thích hợp.
Các nghiệp vụ bán hàng ghi sổ là có hiệu lực:
- Kiểm toán viên sẽ rà soát các chính sách về ghi nhận doanh thu để đảm bảo tính thích hợp và nhất quán so với năm trước, đặc biệt kiểm toán viên cần quan tâm đến những quy định và chính sách kế toán đối với các khoản hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng gửi bán, hàng đã có hóa đơn nhưng chưa được vận chuyển ,từ đó xem xét ảnh hưởng của những thay đổi về chính sách nói trên, những thay đổi về sản phẩm mới, thị trường mới, cách thức phân phối , xem xét các giao dịch một lần hoặc các giao dịch bất thường.
- Thu thập danh sách doanh thu hàng tháng theo loại sản phẩm hay theo khách hàng và đối chiếu giá trị được ghi nhận với các chừng từ liên quan
- Xem xét các khoản bán hàng với giá trị lớn hoặc có khối lượng giao dịch lớn hay khác thường ở thời điểm gần cuối năm hoặc cuối năm.
Các nghiệp vụ bán hàng được định giá đúng:
- Rà soát các hợp đồng bán hàng quan trọng với các điều khoản quy định về giá, chế độ bán hàng và kiểm tra tính thích hợp của việc ghi nhận doanh thu, các hóa đơn có tuân thủ với nội dung của hợp đồng, tính toán lại các con số trên hóa đơn bán hàng
Các nghiệp vụ bán hàng được trình bày và khai báo thích hợp
* Đối với khoản mục phải thu khách hàng
Thực trạng công tác kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam thực hiện
2.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán cho phần hành bán hàng – thu tiền
Lập kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền nằm trong quy trình lập kế hoạch chung cho toàn bộ cuộc kiểm toán tài chính Đối với một công ty kiểm toán, để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất thì công ty kiểm toán cũng như các kiểm toán viên phải có sự chuẩn bị thật chi tiết bao gồm các bước công việc như sau:
2.3.1.1 Khảo sát và đánh giá khả năng chấp nhận khách hàng
Quy trình kiểm toán được bắt đầu khi kiểm toán viên và công ty kiểm toán thu nhận một khách hàng Thu nhận khách hàng là một quá trình gồm hai bước: thứ nhất, phải có sự liên lạc giữa kiểm toán viên với khách hàng tiềm kiểm toán khách hàng đó hay không Trường hợp này, công ty sẽ tiến hành các thủ tục đánh giá khách hàng mới trước khi quyết định ký kết hợp đồng kiểm toán bằng cách hoàn thành các thông tin trong biểu mẫu đánh giá khách hàng mới (Potential new assurance –related client consideration) với các hướng dẫn chi tiết như thu thập thông tin sơ bộ về khách hàng mới, cân nhắc những rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của kiểm toán viên hoặc làm hại đến uy tín của công ty kiểm toán khi chấp nhận khách hàng đó Trên cơ sở thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết cũng như đánh giá được các rủi ro có liên quan, giám đốc kiểm toán và giám đốc điều hành phê chuẩn quyết định chấp nhận kiểm toán Trường hợp đối với các khách hàng thường niên, kiểm toán viên sẽ quyết định liệu có tiếp tục kiểm toán hay không? Kiểm toán viên phải thực hiện các thủ tục chấp nhận tiếp tục kiểm toán cho khách hàng (client retention procedures) bằng cách trả lời các câu hỏi liên quan đến những thay đổi của khách hàng trong năm hiện tại, tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng liệu có bảo đảm được nguyên tắc hoạt động liên tục hay không? Đã từng có sự tranh chấp hoặc bất đồng nào giữa chủ sở hữu hoặc nhân viên trong công ty khách hàng hay không? ,từ đó đưa ra quyết định kiểm toán cuối cùng.
Công ty TNHH ABC (“ABC”) được thành lập tại nước CHXHCN Việt Nam vào năm 2003 dưới hình thức công ty TNHH với thời gian hoạt động là 30 năm theo giấy phép kinh doanh số 4561278091 ngày 18 tháng 2 năm 2003 do
Bộ Kế hoạch và Đầu tư tỉnh N cấp Hoạt động chủ yếu của Công ty là kinh doanh các khu nghỉ mát theo tiêu chuẩn quốc tế tại N Trong năm 2007, sau một quá trình tìm hiểu lẫn nhau, ABC và Grant Thornton Việt Nam đã chính thức ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm toán cho năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2007. quyền và nghĩa vụ của Công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam cũng như của phía khách hàng trong việc cung cấp và sử dụng dịch vụ kiểm toán, được lập trên cơ sở các quy định và pháp lệnh hợp đồng Hợp đồng được ký quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các Bên, nội dung dịch vụ, Báo cáo kiểm toán, phí dịch vụ và phương thức thanh toán, các cam kết và thời gian thực hiện hợp đồng, hiệu lực, ngôn ngữ và thời hạn hợp đồng và các phụ lục hợp đồng về thời gian biểu chi tiết cũng như các tài liệu cần cung cấp, giá phí đối với các nhân viên kiểm toán trong nhóm kiểm toán Sau khi ký kết hợp đồng, Grant Thornton chính thức trở thành nhà cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
2.3.1.3 Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng
Quá trình thu thập thông tin về ngành nghề hoạt động kinh doanh của Công ty đối với khách hàng ABC là một bước rất quan trọng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán bởi vì nó giúp cho kiểm toán viên có được cái nhìn tổng quan về khách hàng kiểm toán, hơn thế nữa ABC cũng là khách hàng mới của Công ty nên việc tìm hiểu ngành nghề hoạt động càng trở nên cần thiết Đối với những khách hàng thường niên thì việc thu thập tương đối đơn giản hơn, kiểm toán viên và công ty kiểm toán sẽ dựa vào các thông tin đã có trong hồ sơ kiểm toán năm đồng thời cập nhật thêm các thông tin liên quan đến những thay đổi quan trọng của công ty đó tại năm hiện hành Ngược lại, trong trường hợp ABC là khách hàng mới, do đó kiểm toán viên và công ty kiểm toán sẽ phải thu thập tất cả các thông tin liên quan đến quá trình kiểm toán bằng cách hoàn thành Bảng câu hỏi dành cho khách hàng mới (Questionnaire for new clients) với các thông tin về nghĩa vụ pháp lý, hệ thống kế toán của ABC, tình hình hoạt động kinh doanh Đồng thời, Công ty cũng tiến hành gửi bản liệt kê các yêu cầu kiểm toán cho khách hàng (requirement checklists) để khách hàng có thể chuẩn bị sẵn các tài liệu phục vụ cho cuộc kiểm toán
Hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh một khu nghỉ mát (Resort) theo tiêu chuẩn quốc tế tại tỉnh N, Việt Nam Công ty cung cấp những dịch vụ chính bao gồm thuê phòng nghỉ cùng các dịch vụ đi kèm với tiêu chuẩn quốc tế, các dịch vụ nhà hàng chuyên nghiệp,quầy bar mini, trung tâm thương mại, trung tâm giải trí Đây cũng được coi là nguồn ghi nhận doanh thu chủ yếu của công ty.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi các rủi ro trọng yếu và quyền sở hữu đã được chuyển giao cho người mua Doanh thu dịch vụ được ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là lượng dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng tại ngày lập báo cáo Doanh thu sẽ không được ghi nhận khi khả năng thu tiền,ước tính hợp lý các chi phí của việc bán hàng hay khả năng hàng bán bị trả lại là không chắc chắn Lợi nhuận từ chênh lệch lãi suất được ghi nhận vào báo cáo kết quả kinh doanh theo tỷ lệ tại thời điểm chuyển đổi dựa trên phương pháp lãi suất hiệu quả.
2.3.1.4 Các hoạt động kiểm soát nội bộ có liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền của công ty TNHH ABC
Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và các thủ tục kiểm soát nói riêng áp dụng cho phần hành bán hàng – thu tiền cũng như đánh giá rủi ro kiểm soát của các thủ tục này là một phần việc hết sức quan trọng mà kiểm toán viên phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán để lập kế hoạch kiểm toán và xác định bản chất, thời gian và phạm vi của các cuộc khảo sát phải thực hiện.
(phòng giao dịch : tất cả các hóa đơn, chứng từ phát sinh sẽ chuyển về phòng giao dịch hay phòng lễ tân)
(1): Doanh thu của khu Resort đến từ các bộ phận chủ yếu bao gồm: phòng thuê, nhà hàng, siêu thị, trung tâm giải trí, trung tâm thương mại
Trung tâm giải trí thị Điện thoại
(1) Ghi chép các giao dịch phát sinh
Phòng giặt là café Terrace
Kiểm soát viên ban đêm
Kiểm soát doanh thu accountant Nhật ký chung
Phòng giao dịch của bộ phận đó để ghi chép và chuẩn bị hóa đơn đồng thời thu tiền Nếu khách hàng muốn trả vào chi phí thuê phòng, khi đó bộ phận bán hàng có thể viết một phiếu chuyển (transfer slip) và chuyển cho phòng giao dịch để cộng vào hóa đơn thuê phòng của khách hàng Tiền được lưu giữ trong một két an toàn và khi hết ca, người thu ngân của ca cuối cùng sẽ bàn giao tiền cùng với một bản báo cáo hoạt động của ca đó cho người thu ngân ở ca sau Cuối ngày, tất cả các hóa đơn, chứng từ và tiền sẽ được chuyển cho phòng giao dịch.
Về tiền đặt cọc: Khách hàng sẽ phải đặt cọc trước một lượng tiền khi đăng ký các dịch vụ ở Resort Tiền đặt cọc dựa trên mỗi hợp đồng, thông thường từ 30%- 50% tổng giá trị hợp đồng Số tiền này sẽ được tính bù vào khoản phải thu khi khách hàng thanh toán hóa đơn Nếu khách hàng không sử dụng các dịch vụ như đã đăng ký và hủy bỏ, khách hàng sẽ chịu một khoản tiền phạt và không có khả năng nhận lại tiền đặt cọc.
Về thanh toán: khi khách hàng thanh toán, hóa đơn sẽ được phát hành Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng và phải ghi rõ phương thức thanh toán trên hóa đơn Nếu thanh toán bằng tiền mặt, thu ngân của phòng giao dịch sẽ thu tiền và sau đó nộp lại cùng các chứng từ cho người thu ngân chính Thu ngân chính có trách nhiệm chuẩn bị các phiếu thu và đưa cho kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, quy trình tương tự được áp dụng Trong trường hợp này, thu ngân chính phải đối chiếu giá trị trên hóa đơn với báo cáo ngân hàng Nếu khách hàng trả sau, kế toán phải thu chịu trách nhiệm theo dõi và đối chiếu.
Dự phòng phải thu khó đòi : Trên thực tế, khách hàng không có chính sách cho việc lập dự phòng Các khoản nợ xấu sẽ được theo dõi trong một giai đoạn và sau đó cân nhắc khả năng có thể thu hồi được hay không Nếu các khoản nợ không thể thu hồi được (khách hàng trì hoãn việc chi trả hoặc không có khả năng chi trả), khi đó các khoản này sẽ được xóa bỏ Kế toán phải thu sẽ chuẩn bị
Kiểm soát viên: Cứ 10h tối mỗi ngày, các kiểm soát viên trực đêm sẽ khóa tất cả hệ thống sử dụng Smile và điều hành chương trình kiểm toán Night Họ sẽ thu thập các báo cáo và chứng từ của phòng giao dịch và thực hiện kiểm tra đối chiếu cẩn thận giữa các biên lai hóa đơn, phiếu chuyển, các loại thanh toán và các báo, sau đó hàng ngày chuẩn bị các báo cáo doanh thu trên phần mềm
Excell Tất cả các giao dịch đều bị đóng trước 2h sáng để thay đổi kiểm soát viên của ngày hôm sau Kế toán doanh thu sẽ kiểm tra lại tất cả các giao dịch vào sáng ngày hôm sau trước khi gửi báo cáo cho kế toán trưởng. Đến sáng ngày hôm sau, tiền và báo cáo của mỗi ca sẽ được chuyển cho thủ quỹ của phòng kế toán và các hóa đơn được chuyển cho kế toán doanh thu Trên cơ sở các hóa đơn, kế toán doanh thu sẽ chuẩn bị các phiếu thu và đối chiếu với giá trị thực tế được thu thập bởi thủ quỹ.
Các hóa đơn, phiếu thu và các chứng từ khác sẽ được rà soát bởi kế toán trưởng và được phê duyệt bởi Kế toán quản lý (accounting manager).
Các giao dịch khi được nhập vào hệ thống Smile sẽ được đối chiếu với số liệu của kế toán doanh thu (giá trị, ngày tháng, số chứng từ) Kế toán trưởng sẽ kiểm tra và đưa lên kế toán quản lý phê duyệt.
Sơ đồ luân chuyển thanh toán
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH GRANT THORNTON VIỆT NAM
Nhận xét chung về phương thức thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng –
3.1.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính
Sự phát triển kinh tế của Việt Nam trong những năm gần đây đã và đang được các nước trên thế giới đánh giá cao, đặc biệt là từ sau sự kiện Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO đầu tư lớn bởi tình hình chính trị ổn định và sự hấp dẫn của một nền kinh tế đang phát triển nhanh chóng Tuy nhiên, để có thể thu hút được nhiều nguồn vốn đầu tư trong và ngoài nước đồng thời sử dụng nó một cách có hiệu quả, một trong những công việc cần phải làm là đổi mới chính sách, quy định pháp luật phù hợp với chuẩn mực chung của quốc tế nhằm đáp ứng một cách phù hợp và linh hoạt với bối cảnh các quan hệ kinh tế ngày càng đa dạng hóa.
Cùng với sự gia nhập vào WTO, ngành kiểm toán của Việt Nam đã và đang phát triển mạnh mẽ chưa từng thấy Từ một ngành nghề còn mới mẻ ở Việt Nam nhưng trong những năm gần đây, ngày càng nhiều các công ty kiểm toán mới được thành lập với đội ngũ nhân viên kiểm toán đông đảo, chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu của thị trường Cũng từ nhu cầu đó, hệ thống chuẩn mực kiểm toán và các quy định pháp lý có liên quan đang được hoàn thiện dần Hiện nay, Luật kế toán, kiểm toán đã được Quốc hội ban hành, bên cạnh đó hệ thống chuẩn mực kế toán và kiểm toán Việt nam cũng đang được hoàn thiện để có tính thực tiễn cao và đảm bảo công việc kiểm toán được thực thi có hiệu lực Đồng thời, sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã được ứng dụng vào tất cả các mặt của đời sống kinh tế, xã hội Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kiểm toán cũng là một tất yếu khách quan Sự kết hợp giữa chương trình kiểm toán và công nghệ lập trình sẽ cho ra đời các sản phẩm phần mềm kiểm toán chuyên sâu phục vụ đắc lực cho công việc của kiểm toán viên Kể từ khi có phần mềm chương trình kiểm toán, kiểm toán viên và công ty kiểm toán có thể giảm thiểu thời gian thực hiện các thủ tục kiểm toán, tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, nâng cao hiệu suất và tăng lợi nhuận, từ đó mở rộng thị trường và ngày càng củng cố uy tín của mình trên thị trường cạnh tranh Tuy nhiên, không chỉ thường xuyên tiến hành cập nhật phần mềm kiểm toán mà các công ty kiểm toán hiện nay cũng tăng cường đầu tư vào nguồn nhân lực kiểm toán nhằm tạo ra một đội ngũ các kiểm toán viên trẻ trung, năng khách hàng đa dạng của mình.
Với đặc điểm chung của chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp đã cho thấy vai trò quan trọng của nó đối với các nhà quản lý không chỉ bởi sự phát sinh thường xuyên của các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền mà còn bởi tính ảnh hưởng của chu trình đến các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền luôn được chú trọng trong các cuộc kiểm toán của công ty và tất nhiên nếu đạt kết quả tốt với chu trình này có thể tạo nên thế mạnh cho Công ty Do đó, các thủ tục kiểm toán bán hàng – thu tiền phải thường xuyên được chú trọng, cải thiện hơn nữa về thủ tục cũng như quy trình, góp phần nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán nói chung.
3.1.2 Nhận xét chung về quá trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền do Công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam thực hiện
Công ty TNHH Grant Thornton Việt Nam là một trong những thành viên độc lập của Tập đoàn Grant Thornton International, là công ty 100% vốn nước ngoài, là một trong những công ty kiểm toán quốc tế đầu tiên được cấp giấy phép hoạt động tại Việt Nam trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tại Việt Nam Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, đặc biệt là trong giới doanh nghiệp vừa và nhỏ, Công ty mong muốn tạo ra giá trị gia tăng cho hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua giải pháp mang tính thực tiễn cao dựa trên kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về địa phương.
Dịch vụ kiểm toán của Công ty tập trung vào việc hỗ trợ các công ty có vốn đầu tư trong và ngoài nước, các nhà tài trợ và các tổ chức phi chính phủ ở Việt Nam Grant Thornton cũng là một trong những công ty kiểm toán quốc tế đầu tiên được cấp giấy phép kiểm toán cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước Với ban quản lý chuyên nghiệp, một đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt tình và có chuyên môn cao, Công ty đang ngày một gắt hái được nhiều động tư vấn tài chính kế toán Khách hàng của công ty ngày một đa dạng veh loại hình, bao gồm các công ty tư nhân trong và ngoài nước, các dự án của trung ương, dự án của địa phương hay các dự án do các tổ chức phi lợi nhuận quốc tế đầu tư Công ty cũng là một trong số ít các công ty kiểm toán được Ngân hàng thế giới( World Bank) phê duyệt đủ tiêu chuẩn kiểm toán các dự án do tổ chức này tài trợ như Dự án truyền máu trung ương, Dự án phát triển nông thôn Quảng Ngãi
Bên cạnh việc phát triển thị trường, mở rộng phạm vi khách hàng, Công ty cũng rất chú trọng đầu tư đào tạo nguồn nhân lực, không ngừng phát triển nâng cao chuyên môn cũng như đạo đức nghề nghiệp cho các kiểm toán viên Đào tạo chứng chỉ Kế toán viên công chứng của Vương quốc Anh (ACCA) và chứng chỉ kiểm toán viên trong nước( CPA Việt Nam) là một trong những chính sách cơ bản, lâu dài và quan trọng nhất của công ty Các kiểm toán viên được hỗ trợ rất nhiều để hoàn thiện quá trình học tập nói riêng cũng như để nâng cao trình độ chuyên môn nói chung thông qua những chương trình đào tạo cụ thê, các buổi hội thảo trong và ngoài nước, giao lưu học hỏi với các kiểm toán viên đến từ các công ty kiểm toán tại nhiều quốc gia khác nhau
Tuy vậy, quá trình hoạt động của Công ty cũng gặp phải một số khó khăn.
Là công ty 100% vốn nước ngoài, Công ty không nhận được nhiều sự hỗ trợ từ phía chính phủ như các công ty kiểm toán của Nhà nước.Môi trường cạnh tranh gay gắt buộc doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình để tồn tại và phát triển.
Với sự cố gắng không ngừng của Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, Grant Thornton đang ngày một vươn lên, trở thành một trong những công ty cung cấp dịch vụ tin cậy, chất lượng cao trong lĩnh vực kiểm toán nói riêng và kế toán tài chính nói chung. Để có được nhận xét chung về kiểm toán chu trình Bán hàng- Thu tiền do Grant Thornton thực hiện, cần xem xét việc kiểm toán chu trình này qua từng giai đoạn:
*Giai đoạn thu thập thông tin về khách hàng và lập kế hoạch kiểm toán:
Các khách hàng của Công ty có thể là khách hàng cũ cũng có thể là khách hàng mới và việc tiếp cận khách hàng cũng theo đó được xây dựng sao cho hiệu quả và tiết kiệm Với các khách hàng thường niên, sau khi kết thúc kiểm toán một giai đoạn tài chính, Công tu gửi Thư mời kiểm toán cho và ngỏ ý muốn được tiếp tục hợp tác trong thời gian tiếp theo Đối với khách hàng mới, Công ty gửi thư mời thầu và tiến hành đấu thầu trực tiếp như các công ty kiểm toán khác. Với một đội ngũ nhân viên nhiệt tình, cởi mơ, công việc tìm hiểu và tiếp cận khách hàng của Công ty được tiến hành hiệu quả và tiết kiệm, góp phần mở rộng thị trường cho Công ty.
Tuân thủ theo đúng Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 300- Chuẩn mực về Lập kế hoạch kiểm toán, Công ty tiến hành lập kế hoạch kiểm toán cụ thể sau khi đã ký kết được hợp đồng với khách hàng Chương trình kiểm toán được lập phụ thuộc vào khách hàng cụ thể để công việc tiến hành được hiệu quả Thông thường một chương trình kiểm toán được lập bao gồm các thông tin như thông tin chung về khách hàng, mục tiêu kiểm toán, phạm vi kiểm toán, thời gian, địa điểm, nội dung thực hiện kiểm toán và nhân sự cho cuộc kiểm toán Kiểm toán viên thực hiện kiểm toán chu trình Bán hàng- Thu tiền cũng như kiểm toán viên thực hiện kiểm toán các chu trình khác sẽ có một chương trình phù hợp, bao gồm các công việc chung cũng như các công việc riêng để thực hiện một cách hiệu quả Bên cạnh chương trình có sẵn, kiểm toán viên, đặc biệt là các kiểm toán viên chính phụ trách cuộc kiểm toán(auditors in- charge) cần có cái nhìn linh động để chương trình kiểm toán được thực hiện phù hợp với khách hàng ở mức cao nhất. được phân công kiểm toán độc lập các phần hành theo một loạt các thủ tục( procedures) phù hợp đã được xây dựng, tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán, kiểm toán Việt Nam cũng như chuẩn mực quốc tế được chấp nhận tại Việt Nam Bên cạnh đó, các thông tư, văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền như các thông tư của cơ quan thuế, thông tư về hướng dẫn đầu tư sẽ là những văn bản hỗ trợ cho các kiểm toán viên thực hiện công việc. Để hoàn thành các thủ tục trên, kiểm toán viên có một thời gian nhất định làm việc tại chính cơ quan của khách hàng( field work) và một thời gian nhất định trước khi phát hành báo cáo chính thức Trong giai đoạn này, kiểm toán viên phải thu thập được các bằng chứng đầy đủ, phù hợp, minh chứng cho mức độ trung thực và hợp lý( true and fair view) của các báo cáo tài chính của khách hàng.
*Giai đoạn kết thúc kiểm toán: Đây là giai đoạn cuối cùng của mọi cuộc kiểm toán, bao gồm việc tổng hợp, hoàn thiện công việc và phát hành báo cáo kiểm toán.
Tại Grant Thornton, ngoài kiểm toán viên chính của cuộc kiểm toán(senior auditor in –charge) có trách nhiệm kiểm tra quá trình thực hiện công việc của các kiểm toán viên, còn có các cấp kiểm soát cao hơn như giám sát kiểm toán(audit supervisor), phụ trách kiểm toán(audit mânger), và cuối cùng là sự phê duyệt của giám đốc kiểm toán(audit partner) Các ý kiến kiểm toán cuối cùng cũng như báo cáo kiểm toán phải qua 3 cấp xét duyệt mới được ban hành một cách chính thức Vì vậy, tính chính xác của công việc được đảm bảo ở mức cao.