LÍ LUẬN CHUNG VỀ KĨ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN KHI KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN
Khái quát về thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán tài chính
1.1.1 Khái niệm và vai trò của bằng chứng kiểm toán
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500 “ Bằng chứng kiểm toán” : “ Bằng chứng kiểm toán là tất cả các tài liệu, thông tin do kiểm toán viên thu thập được liên quan đến cuộc kiểm toán và dựa trên các thông tin này kiểm toán viên hình thành nên ý kiến của mình Bằng chứng kiểm toán bao gồm các tài liệu, chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu, thông tin từ những nguồn khác ” ( Điều 5).
Khái niệm bằng chứng kiểm toán đã chỉ rõ một vai trò quan trọng của bằng chứng kiểm toán : cơ sở hình thành kết luận kiểm toán Như vậy quá trình thu thập và đánh giá bằng chứng kiểm toán của kiểm toán viên quyết định sự thành công của một cuộc kiểm toán Nếu như các bằng chứng kiểm toán thu thập được không đầy đủ hoặc không hiệu lực hoặc kiểm toán viên không đánh giá đúng các bằng chứng kiểm toán thích hợp thì kiểm toán viên không có được những kết luận kiểm toán sát với thực tế hoạt động của khách hàng, đó là một cuộc kiểm toán vô ích
Ngoài ra, bằng chứng kiểm toán còn là cơ sở để giám sát đánh giá chất lượng hoạt động của kiểm toán viên trong quá trình thực hiện kiểm toán Các công ty kiểm toán thường có hệ thống kiểm soát chất lượng của các cuộc kiểm toán do các nhà quản lý kiểm toán phụ trách Các nhà quản lý này dựa vào các bằng chứng kiểm toán được thu thập, đánh giá và lưu tại hồ sơ kiểm toán để tìm hiểu và đánh giá công việc của các kiểm toán viên Việc này sẽ làm giảm rủi ro kiểm toán, giữ được chất lượng của cuộc kiểm toán và uy tín của các công ty kiểm toán Bên cạnh đó, việc giám sát có thể do cơ quan tư pháp tiến hành đối với chủ thể kiểm toán khi xảy ra kiện tụng đối với kiểm toán viên và công ty kiểm toán Vai trò quan trọng của bằng chứng kiểm toán được quy định theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500 : “ Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp để làm cơ sở đưa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm toán ” ( đoạn 02)
1.1.2 Phân loại bằng chứng kiểm toán
1.1.2.1 Phân loại bằng chứng kiểm toán theo nguồn gốc
Bằng chứng kiểm toán do kiểm toán viên tự thu thập : bằng chứng kiểm toán được thu thập trong quá trình kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm toán dựa trên kinh nghiệm, ý kiến chủ quan của kiểm toán viên, do chính kiểm toán viên tiến hành như quan sát, kiểm kê, tính toán lại Các bằng chứng kiểm toán đó như bảng phân tích về chu trình hàng tồn kho, bảng kiểm kê thử của kiểm toán viên, Bằng chứng kiểm toán do bên thứ ba cung cấp : Các thông tin, tài liệu do bên thứ ba độc lập cung cấp nhưng các tài liệu này liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Ví dụ như thư phản hồi với thư xác nhận của kiểm toán viên, bảng sao kê của ngân hàng,
Bằng chứng kiểm toán do công ty khách hàng cung cấp : Các tài liệu được công ty khách hàng cung cấp như các chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến hàng tồn kho,
1.1.2.2 Phân loại bằng chứng kiểm toán theo loại hình
Bằng chứng kiểm toán dạng vật chất : bằng chứng kiểm toán tồn tại ở dạng vật chất như kết quả kiểm kê tài sản vật chất
Bằng chứng kiểm toán dạng văn bản : là những tài liệu do khách hàng hoặc bên thứ ba cung cấp hoặc các tài liệu do chính kiểm toán viên ghi chép và tính toán dựa trên các tài liệu được cung cấp
Bằng chứng kiểm toán dạng lời nói : là loại bằng chứng kiểm toán kiểm toán viên thu được thông qua phỏng vấn với khách hàng và bên thứ ba có liên quan
1.1.3 Tính chất của bằng chứng kiểm toán
Tính hiệu lực là tiêu chuẩn để chỉ độ tin cậy, chất lượng của bằng chứng kiểm toán Đánh giá về tính hiệu lực của kiểm toán viên chủ yếu phụ thuộc vào các yếu tố :
Loại hình hay dạng của bằng chứng kiểm toán : Có các dạng bằng chứng kiểm toán sau được sắp xếp theo độ tin cậy giảm dần : Bằng chứng vật chất (như kết quả của kiểm kê tài sản vật chất), bằng chứng tài liệu, bằng chứng bằng lời (kết quả từ phỏng vấn).
Hệ thống kiểm soát nội bộ : Hệ thống kiểm soát nội bộ có chức năng ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của khách hàng Nếu kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng tốt thì khả năng tồn tại sai phạm mà không được phát hiện thấp, bằng chứng kiểm toán thu được có độ tin cậy cao hơn.
Nguồn gốc thu thập bằng chứng kiểm toán : Tính hiệu lực của bằng chứng kiểm toán tăng khi nguồn gốc càng độc lập với đối tượng được kiểm toán Các nguồn gốc thu thập bằng chứng kiểm toán sau được sắp xếp tạo nên tính hiệu lực của bằng chứng kiểm toán giảm dần : từ chính kiểm toán viên thực hiện và đánh giá, từ bên thứ ba độc lập, từ chính khách hàng cung cấp.
Tính liên đới giữa các bằng chứng kiểm toán : Nếu như có sự kết hợp giữa các bằng chứng kiểm toán cùng xác minh một vấn đề thì độ tin cậy cao hơn một thông tin đơn lẻ
Tính đầy đủ là tiêu chuẩn chỉ số lượng và quy mô bằng chứng kiểm toán cần thiết để đưa ra kết luận kiểm toán Số lượng về bằng chứng kiểm toán để đảm bảo tính đầy đủ phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của kiểm toán viên Kiểm toán viên xét các yếu tố ảnh hưởng đến tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán :
Tính hiệu lực của bằng chứng kiểm toán : Khi kiểm toán viên đánh giá bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy thấp thì kiểm toán viên cần tăng lượng bằng chứng kiểm toán cần thu thập
Tính trọng yếu : Kiểm toán viên cần xem xét tính trọng yếu của các sai phạm thường là các sai phạm có giá trị lớn và ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính Từ đó, kiểm toán viên xét các đối tượng được kiểm toán càng mang tính trọng yếu thì số lượng bằng chứng kiểm toán càng tăng, để đảm bảo cho các ý kiến của kiểm toán viên đối với các đối tượng được kiểm toán đó.
Lý luận chung về chu trình hàng tồn kho và thu thập bằng chứng kiểm toán
1.2.1 Bản chất của chu trình hàng tồn kho
1.2.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “ Hàng tồn kho ”: “ Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất; kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ ”.
Hàng tồn kho bao gồm hàng hóa mua về để bán (hàng hóa tồn kho, hàng hóa bất động sản, hàng mua đi đường, hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến); thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho); nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi đường; chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
1.2.1.2 Đặc điểm của hàng tồn kho ảnh hưởng đến vấn đề kiểm toán
Hàng tồn kho có nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc bản chất của doanh nghiệp Tuy nhiên, hàng tồn kho có những đặc điểm chung sau khiến kiểm toán chu trình hàng tồn kho thường phức tạp và mất nhiều thời gian, công sức :
Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng tài sản ngắn hạn, có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, rất dễ xảy ra các sai sót và gian lận lớn.
Trong kế toán, có nhiều phương pháp định giá hàng tồn kho và đối với mỗi loại hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương pháp khác nhau nhưng phải đảm bảo tính nhất quán giữa các kỳ.
Việc xác định giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán, do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm.
Tính đa dạng của các khoản mục hàng tồn kho làm cho việc xác định chất lượng, tình trạng, và giá trị hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn và phức tạp Nhiều khoản mục tồn kho rất khó phân loại và định giá như các linh kiện điện tử, trang sức đá quý,hóa chất, các tác phẩm nghệ thuật, các công trình xây dựng dở dang,….
Các công ty thường bảo quản và cất trữ hàng tồn kho ở các vị trí khác nhau, do nhiều người quản lý Việc phân tán các loại hàng tồn kho sẽ phục vụ cho sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hiệu quả, cũng như đảm bảo các điều kiện về bảo quản cho từng loại hàng tồn kho Tuy nhiên, phương thức bảo quản và cất trữ hàng tồn kho như thế khiến cho công việc kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, dễ phát sinh sai sót và gian lận.
Giá trị hàng tồn kho luôn có ảnh hưởng đến hai khoản mục có tính trọng yếu cao trong Báo cáo tài chính là tồn kho và giá vốn hàng bán Riêng đối với doanh nghiệp sản xuất, giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng và chịu sự ảnh hưởng của các khoản mục chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, các chi phí sản xuất chung Chính vì thế, chu trình hàng tồn kho gắn liền với chu trình mua hàng thanh toán, chu trình tiền lương nhân viên và chu trình bán hàng thu tiền Tóm lại, với doanh nghiệp sản xuất, khi kiểm toán chu trình hàng tồn kho, kiểm toán viên luôn xét mối quan hệ chặt chẽ giữa chu trình này với các chu trình khác.
1.2.2 Các chức năng và hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình hàng tồn kho
Khi hàng tồn kho vận động trong công ty phải có sự kiểm soát đầy đủ sự vận động và các chi phí phát sinh liên quan Vì thế, việc xem xét các chức năng của chu trình hàng tồn kho sẽ làm rõ hơn quá trình kiểm soát và các bằng chứng kiểm toán cần thu thập Các chức năng chủ yếu liên quan đến hàng tồn kho là mua hàng, nhận hàng, lưu kho, xuất kho, sản xuất và vận chuyển hàng đi tiêu thụ Ngoài ra, chức năng của chu trình hàng tồn kho còn gồm chức năng ghi sổ : ghi sổ với chi phí sản xuất và ghi sổ về hàng tồn kho
Các doanh nghiệp cần tổ chức một phòng độc lập chuyên thực hiện nghiệp vụ mua hàng nhưng không có quyền quyết định mua hàng Các chức năng mua hàng, nhận hàng và ghi sổ hàng tồn kho phải được cách ly trách nhiệm cho các phòng ban khác nhau.
Chức năng mua hàng thể hiện bắt đầu từ phiếu yêu cầu mua do bộ phận kho, bộ phận có nhu cầu hàng hóa và dịch vụ viết và chuyển lên các cấp có thẩm quyền để kiểm tra và thông qua về tính hợp lý và có thật của nhu cầu mua Sau đó, phiếu yêu cầu mua được chuyển sang phòng thu mua để lập đơn đặt mua hàng Đơn đặt mua hàng được đánh số thứ tự, và nội dung phải nêu rõ số lượng, chủng loại, qui cách sản phẩm hàng hóa dịch vụ yêu cầu Một liên đặt mua hàng gửi tới phòng kế toán, một liên cần chuyển tới phòng nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu Đơn đặt hàng được chuyển qua các cấp có thẩm quyền phê duyệt, cơ sở để ký hợp đồng mua hàng
Tất cả các hàng hóa, vật tư mua về đều phải giao cho phòng nhận hàng kiểm tra Phòng này độc lập với phòng mua hàng, phòng lưu hàng, phòng vận chuyển. Phòng nhận hàng có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhận, kiểm định lại chất lượng xem có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng, loại bỏ hàng lỗi và hỏng. Phòng nhận hàng kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng nhận về dựa vào đơn đặt mua hàng, và hóa đơn, phiếu xuất kho của nhà cung cấp Từ đó, phòng nhận hàng lập biên bản nhận hàng minh chứng cho việc kiểm tra và nhận hàng, biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự tiện cho theo dõi Sau khi được kiểm tra, hàng hóa vật tư mua về được chuyển về kho, biên bản nhận hàng được chuyển tới phòng thu mua, bộ phận kho, bộ phận các khoản phải trả.
Tất cả hàng được chuyển về kho, hàng được kiểm tra về số lượng và chất lượng sau đó được nhập kho Mỗi khi nhập kho, thủ kho lập phiếu nhập kho xác định số lượng hàng nhập kho và chuyển cho phòng kế toán Phiếu nhập kho cần đánh số thứ tự thuận tiện cho hoạt động kiểm soát Kế toán trên cơ sở các chứng từ đã có theo dõi hàng tồn kho trên sổ chi tiết
Khi hàng tồn kho lưu kho, các doanh nghiệp có các điều kiện bảo quản lưu kho và bảo vệ thích hợp Hàng tồn kho được sắp xếp khoa học và hợp lý theo loại hàng và được đánh dấu mã theo dõi Các loại hàng tồn kho đặc biệt được bảo quản trong điều kiện đảm bảo chất lượng của hàng tồn kho Mọi hàng tồn kho ra và vào doanh nghiệp đều chịu sự kiểm soát của ban bảo vệ Doanh nghiệp thực hiện các cuộc kiểm kê định kỳ, ít nhất là một năm một lần để so sánh số lượng hàng tồn kho thực tế với sổ sách kế toán kiểm tra tính hiện hữu và trọn vẹn của hàng tồn kho Nếu phát sinh chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, doanh nghiệp có những điều chỉnh phù hợp.
Chức năng xuất vật tư hàng hóa
THỰC TẾ VẬN DỤNG CÁC KĨ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN KHI KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY
Tổng quan về Công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
2.1.1.1 Thông tin chung về Công ty
Tên Công ty : Công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán Tên giao dịch quốc tế: Auditing and accounting financial consultancy service company – AASC Địa chỉ : Số 1 Lê Phụng Hiểu, Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại : 84-4-4241990/1
Email : aasc-ndd@hn.vnn.vn
Website : www.aasc.com.vn
Tư cách pháp nhân, quyền nghĩa vụ dân sự
Con dấu riêng theo quy định của Nhà Nước
Số đăng ký kinh doanh : 0102031353
Người đại diện cho pháp luật : Tổng giám đốc : Ngô Đức Đoàn
_ Dịch vụ kiểm toán: Kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tài chính vì mục đích thuế và dịch vụ quyết toán thuế, kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán nội bộ, kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành (kể cả báo cáo tài chính hàng năm), kiểm toán báo cáo quyết toán dự án, kiểm toán thông tin tài chính,kiểm toán thông tin tài chính trên cơ sở các thủ tục được thoả thuận trước;
_ Dịch vụ tư vấn : tư vấn tài chính, tư vấn về kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế, tư vấn nguồn nhân lực, tư vấn ứng dụng công nghệ thông tin, tư vấn quản lý, tư vấn tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp); _ Dịch vụ kế toán;
_ Dịch vụ thẩm định : thẩm định giá tài sản, thẩm định dự toán, tổng dự toán dự án đầu tư xây dựng cơ bản;
_ Dịch vụ làm thủ tục về thuế;
_ Dịch vụ đào tạo về tài chính, kế toán, kiểm toán và đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý khác;
_ Sản xuất phần mềm và kinh doanh dịch vụ phần mềm;
_ Kinh doanh thiết bị công nghệ thiết bị tin học gắn với phần mềm;
_ Dịch vụ soát xét báo cáo tài chính;
_ Các dịch vụ liên quan khác về tài chính, kế toán, thuế theo quy định của pháp luật.
2.1.1.2 Các giai đoạn phát triển của Công ty
Ngày 13/05/1991, Công ty dịch vụ kế toán Việt Nam (Accounting service company- ASC) được thành lập theo giấy phép số 957/PPLT của Thủ Tướng.Trong giai đoạn đầu, chức năng chủ yếu của Công ty là cung cấp dịch vụ kế toán.
Ngày 14/09/1993, theo Quyết định số 164- TC/QĐ/TCCB của Bộ Tài Chính, Công ty bổ sung thêm chức năng kiểm toán, đổi tên là Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán ( Auditing and accounting financial consultancy service company- AASC ).
Ngày 18/11/2004, theo Quyết định số 322/QĐ-UBCK của Chủ tịch Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước, Công ty được chấp thuận kiểm toán cho các tổ chức phát hành, tổ chức niêm yết và tổ chức kinh doanh chứng khoán.
Tháng 4/2005, AASC chính thức trở thành Hội viên Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam ( VACPA ).
Tháng 7/2005, AASC chính thức trở thành thành viên của tổ chức kế toán và kiểm toán quốc tế INPACT Châu Á Thái Bình Dương.
Xác định giá trị doanh nghiệp và tư vấn cổ phần hoá DN Đào tạo, hỗ trợ tuyển dụng, dịch vụ khác Thẩm định giá
Tư vấn tài chính, thuế
Tháng 11/2005, AASC đã liên danh kiểm toán với Hãng tư vấn Anh Bannock và
Văn phòng kiểm toán Nhà Nước Vương quốc Anh thực hiện dự án hỗ trợ, nâng cao năng lực cho kiểm toán Nhà Nước Việt Nam để hội nhập kiểm toán và kế toán với các nước trong khu vực, các nước thuộc khối Liên minh Châu Âu ( EU)
Ngày 02/07/2007, Công ty chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà Nước sang Công ty
TNHH từ 2 thành viên trở lên, đổi tên thành Công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán, hoạt động theo luật doanh nghiệp và thông lệ kiểm toán và kế toán quốc tế Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội đã cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho Công ty với vốn điều lệ 9.683.000.000 đồng.
Ngày 02/12/2008, Ông Iraj Talai – Giám đốc quản lý tài chính khu vực đã ký công văn chấp thuận cho AASC kiểm toán các Dự án được tài trợ bởi Ngân hàng thế giới tại Việt Nam.
2.1.2 Đặc điểm kinh doanh của Công ty
2.1.2.1 Các lĩnh vực hoạt động của Công ty
Theo sự phát triển chung của nền kinh tế, các dịch vụ Công ty cung cấp ngày càng đa dạng và đáp ứng được yêu cầu của thị trường Cho đến nay, Công ty cung cấp các dịch vụ như sau : kiểm toán, dịch vụ kế toán, tư vấn tài chính thuế, thẩm định giá, xác định giá trị doanh nghiệp và tư vấn cổ phần hoá doanh nghiệp, đào tạo hỗ trợ tuyển dụng, dịch vụ khác Các dịch vụ được trình này tổng quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ các dịch vụ của Công ty
Từ sơ đồ trên, ta đi tìm hiểu rõ hơn về các dịch vụ này
Kiểm toán : bao gồm kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư
Kiểm toán Báo cáo tài chính được chia làm hai phần : kiểm toán Báo cáo tài chính của các doanh nghiệp và kiểm toán Báo cáo tài chính của các dự án như dự án khoản tài trợ xoá đói giảm nghèo, tài trợ cho y tế giáo dục Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư gồm kiểm toán đối với dự án các công trình và các dự án đầu tư vào nhà máy và các công trình tại Việt Nam
Các loại dịch vụ kế toán bao gồm:
-Xây dựng các mô hình tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp mới thành lập, xây dựng hệ thống thông tin kinh tế nội bộ phục vụ công tác quản trị - kinh doanh;
-Rà soát, phân tích, cải tổ, hợp lý hoá bộ máy kế toán - tài chính đã có sẵn;
-Tư vấn giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng các qui định về việc lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở và ghi sổ kế toán, việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, soát xét theo qui định.
Dịch vụ tư vấn được đa dạng hóa phù hợp với nhu cầu của khách hàng :
-Tư vấn lập Báo cáo tài chính doanh nghiệp; tư vấn lập báo cáo dự án; tư vấn lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư; tư vấn xây dựng, lựa chọn mô hình kế toán doanh nghiệp; tư vấn lựa chọn hình thức kế toán; tư vấn soạn thảo hồ sơ thành lập doanh nghiệp; tư vấn thực hiện các thủ tục đăng ký kế toán, ….
-AASC đã đưa ra các ý kiến tư vấn hoặc trực tiếp xây dựng giúp các doanh nghiệp sắp xếp lại tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, soạn thảo và hướng dẫn thực hiện các qui định về quản trị - kinh doanh, phân cấp quản lý, phân cấp tài chính, thực hiện cơ chế khoán phù hợp với từng loại hình hoạt động của các doanh nghiệp.
Dịch vụ xác định giá trị doanh nghiệp và tư vấn cổ phần hoá
Vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính đối với công ty XYZ
2.2.1 Thu thập bằng chứng kiểm toán trong giai đoạn khảo sát và lập kế hoạch kiểm toán 2.2.1.1 Thu thập bằng chứng kiểm toán từ chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán
Công ty XYZ đã là khách hàng thường xuyên của công ty trong vòng 6 năm trở lại đây, nên trong năm nay khi Ban giám đốc của AASC liên lạc với Ban quản lý của công ty XYZ, họ đã có yêu cầu kiểm toán Ban giám đốc tiến hành đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán với công ty XYZ.
Trước hết, vì công ty XYZ là khách hàng thường xuyên và lâu năm nên Ban giám đốc tiến hành xác minh tài liệu xem xét hồ sơ kiểm toán từ những năm trước, phỏng vấn kiểm toán viên tiến hành kiểm toán năm trước, thu thập thông tin từ các nguồn báo chí và các bên hữu quan có liên hệ với Công ty XYZ thấy không có yếu tố bất thường xảy ra tại công ty khách hàng mà ảnh hưởng đến khả năng chấp nhận yêu cầu kiểm toán của khách hàng Một yếu tố nữa, Ban giám đốc xét thấy mức phí kiểm toán hợp lý và công ty khách hàng đã chấp nhận mức phí đó.
Từ những thông tin trên và kinh nghiệm kiểm toán qua các năm, Ban giám đốc nhận diện lý do kiểm toán của khách hàng Công ty XYZ là công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán nên cần công bố Báo cáo tài chính đã được kiểm toán cho các nhà đầu tư theo quy định của Nhà nước Đồng thời, Công ty XYZ yêu cầu kiểm toán để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán cũng như các hoạt động kinh doanh của mình.
Dựa trên các thông tin đã thu thập được, Ban giám đốc nhận định đây là hợp đồng kiểm toán có quy mô rộng và phức tạp, đòi hỏi đội ngũ nhân sự lớn và có trình độ chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm Ban giám đốc bố trí nhân sự : một kiểm toán viên là trưởng nhóm có trình độ chuyên môn cao và 10 năm kinh nghiệm, một kiểm toán viên trình độ chuyên môn và đã 5 năm trong nghề, và một trợ lý kiểm toán viên cấp 4 và hai trợ lý kiểm toán viên cấp 2.
Cuối cùng, Ban giám đốc tiến hành ký kết hợp đồng, thỏa thuận những nội dung cụ thể sẽ tiến hành như thời gian thực hiện, tiến độ công việc, giá phí,…
2.2.1.2 Thu thập bằng chứng kiểm toán từ thu thập thông tin cơ sở
Sau khi hợp đồng kiểm toán được ký kết, trưởng nhóm kiểm toán tiến hành triển khai cuộc kiểm toán Trước hết, trưởng nhóm phân công các đồng nghiệp thu thập các thông tin cơ sở về Công ty XYZ nói chung và về hàng tồn kho nói riêng.
Các kiểm toán viên tiến hành xem xét hồ sơ kiểm toán năm trước, chú trọng đến thuyết minh báo cáo tài chính đã được kiểm toán năm trước Kiểm toán viên kết hợp phỏng vấn kiểm toán viên tiền nhiệm Đó chỉ là cuộc phỏng vấn đơn giản, như một cuộc nói chuyện giữa các đồng nghiệp để hiểu thêm về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty XYZ và thực trạng hàng tồn kho trong năm kiểm toán trước.
Kiểm toán viên kết hợp giữa kỹ thuật xác minh tài liệu và phỏng vấn đã đạt được những hiểu biết chung về Công ty XYZ và hàng tồn kho tại công ty khách hàng. Đặc điểm chung của Công ty XYZ :
Công ty XYZ là công ty cổ phần được thành lập theo Quyết định số 21/2004/QĐ-BCN ngày 30 tháng 3 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ công nghiệp khi chuyển sang loại hình công ty cổ phần Vốn điều lệ là 115.000.000.000 VNĐ và có các ngành nghề kinh doanh :
Sản xuất các sản phẩm thủy tinh, thiết bị chiếu sáng, vật tư thiết bị điện, phích nước
Dịch vụ kỹ thuật, chuyển giao công nghệ
Xuất nhập khẩu trực tiếp
Tư vấn, thiết kế, sửa chữa, lắp đặt các thiết bị chiếu sáng trong dân dụng và công nghiệp
Dịch vụ quảng cáo thương mại và vận chuyển Đặc điểm bộ máy kế toán
Niên độ kế toán : 1/1 đến 31/12 hàng năm
Đơn vị tiền tệ : Việt Nam Đồng ( VNĐ )
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn kèm theo.
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ
Thông tin về hàng tồn kho :
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : kê khai thường xuyên
Hàng tồn kho tính theo giá gốc :
Giá gốc của hàng tồn kho mua ngoài gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến mua hàng tồn kho.
Giá gốc của hàng tồn kho do đơn vị tự sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung đã phát sinh khi chuyển hóa nguyên vật liệu sang thành phẩm Các chi phí sản xuất chung được phân bổ theo sản lượng
Sản phẩm dở dang cuối kỳ được đánh giá theo phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Giá trị nguyên vật liệu, thành phẩm, công cụ dụng cụ cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền từng tháng
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm bằng chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được.
Nội dung hàng tồn kho :
So sánh cách vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính đối với Công ty
2.4.1 Sự giống nhau trong cách vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính đối với Công ty XYZ và đối với Công ty ABC
Kiểm toán viên tiến hành kiểm toán chu trình hàng tồn kho đối với hai công ty đều theo quy trình chung bao gồm ba giai đoạn, trong mỗi giai đoạn có các bước theo quy trình chung theo quy định. Đối với cả hai công ty, kiểm toán vận dụng chương trình kiểm toán mẫu vào từng điều kiện khách quan một cách linh hoạt Với những đánh giá ban đầu, kiểm toán viên đã thiết kế được chương trình kiểm toán nói chung và chương trình kiểm toán với chu trình hàng tồn kho nói riêng một cách phù hợp Kiểm toán viên thiết kế cách vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng một cách khéo léo để đảm bảo thu được những bằng chứng kiểm toán đảm bảo tính đầy đủ và độ tin cậy nhưng vẫn tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức. Điểm giống nhau nữa trong cách vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán hàng tồn kho là đối với cả công ty, kiểm toán viên áp dụng kỹ thuật tính toán để tính giá hàng tồn kho giống nhau Vì phương pháp tính giá của hai công ty giống nhau nên việc vận dụng kỹ thuật này vào hai công ty giống nhau Kỹ thuật phân tích và xác minh tài liệu được áp dụng tại công ty có nét tương đồng về phương pháp.
2.4.2 Sự khác nhau trong cách vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính đối với Công ty XYZ và đối với Công ty ABC
Có sự khác biệt rõ ràng giữa hai công ty khách hàng này là Công ty XYZ là khách hàng quen thuộc đã nhiều năm, còn Công ty ABC là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên Chính vì thế, cách vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán hàng tồn kho cũng có những nét khác biệt xuất phát từ đặc điểm này
Trước hết, ngay trong giai đoạn chuẩn bị lập kế hoạch, kỹ thuật thu thập thông tin để đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán đã khác nhau Đối với khách hàng kiểm toán năm đầu tiên, kiểm toán viên tiến hành thu thập và đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán dưới góc độ thận trọng hơn Kiểm toán viên cần đầu tư công sức để thu thập từ nhiều nguồn thông tin đa dạng và không áp dụng được công việc xem xét hồ sơ năm trước hay phỏng vấn kiểm toán viên tiền nhiệm Kiểm toán viên có thể áp dụng nhưng rất khó, vừa liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm, vừa phải có sự đồng ý của công ty khách hàng Ngoài ra, còn đối với một số công ty khách hàng, đây là cuộc kiểm toán đầu tiên, không có tài liệu cơ sở cho các kiểm toán viên thực hiện cuộc kiểm toán này. Ngoài ra, đó cũng là khó khăn cho kiểm toán viên khi tiến hành thu thập thông tin cơ sở, thông tin về nghĩa vụ pháp lý Kiểm toán viên phải thực hiện các kỹ thuật thu thập bằng chứng thay thế : phỏng vấn Ban quản trị và nhân viên của công ty khách hàng, xác minh tài liệu liên quan đến Báo cáo tài chính, trao đổi với chuyên gia,… Đặc điểm này còn khiến kiểm toán viên thận trọng hơn khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Công ty ABC so với Công ty XYZ Vì lần đầu tìm hiểu về công ty khách hàng, nên kiểm toán viên không có kinh nghiệm với khách hàng này, để đảm bảo giảm rủi ro, kiểm toán viên chú trọng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ với hai công ty khách hàng, kiểm toán viên có những kết luận khác nhau Công ty XYZ có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt, trong khi đó hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty ABC không tốt Từ đó, kiểm toán viên thiết kế chương trình kiểm toán đối với Công ty ABC : không thực hiện thử nghiệm kiểm soát, tăng thử nghiệm cơ bản Trong khi đó, với Công ty XYZ,kiểm toán viên thiết kế chương trình theo hướng tăng thử nghiệm kiểm soát, giảm thử nghiệm cơ bản
Chính vì chương trình kiểm toán thiết kế theo hướng đó nên việc vận dụng kỹ thuật quan sát và phỏng vấn của Công ty XYZ đa dạng hơn so với Công ty ABC Đó là do Công ty XYZ tăng thử nghiệm kiểm soát, tăng phạm vi sử dụng kỹ thuật quan sát và phỏng vấn hơn nhiều so vơi Công ty ABC- kiểm toán viên không thực hiện thử nghiệm kiểm soát.
Ngoài ra, việc vận dụng kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán hàng tồn kho tại hai công ty còn khác nhau ở kỹ thuật quan sát kiểm kê Vì Công ty ABC là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên nên kiểm toán viên không thể tham gia và quan sát cuộc kiểm kê vào cuối niên độ kế toán như đối với Công ty XYZ Kiểm toán viên tiến hành chú trọng vào thu thập các tài liệu liên quan đến hàng tồn kho và phỏng vấn những người có trách nhiệm trong cuộc kiểm kê cuối niên độ đó và kiểm kê mẫu một số loại hàng tồn kho theo đánh giá về tính trọng yếu.
Hai công ty còn có điểm khác nhau ảnh hưởng đến quá trình vận dụng kỹ thuật gửi thư xác nhận Đó là Công ty ABC không có hàng gửi bán cũng như giữ hộ, nên kiểm toán viên không áp dụng kỹ thuật gửi thư xác nhận như đối với Công ty XYZ.
Cuối cùng, điểm khác nhau giữa hai công ty còn là việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty ABC không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nên kiểm toán viên không thu thập được các tài liệu liên quan mà đưa ý kiến với khách hàng để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đối với Công ty XYZ, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra các tài liệu liên quan và cách lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Kiểm toán viên có thể tiến hành tính toán lại để tính toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã hợp lý chưa. Điểm khác rõ nét nhất là hai công ty khác nhau về quy mô nên quy cách đánh giá trọng yếu hay tiến độ và gánh nặng công việc khác hẳn nhau Quy mô của công ty cũng ảnh hưởng đến quá trình chọn mẫu sao cho mẫu mang tính đại diện cho tổng thể, để kiểm toán viên suy xét tổng quát.
CHƯƠNG III : NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÁCH THỨC VẬN DỤNG CÁC KĨ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN KHI KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN
TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN THỰC HIỆN
Ưu điểm trong vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán hàng tồn kho
3.1.1 Ưu điểm trong công tác kiểm toán nói chung, cơ sở để vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán hàng tồn kho
Công ty luôn giữ vững được vị trí của mình trên thị trường kiểm toán, tạo niềm tin đến những người sử dụng báo cáo kiểm toán Và chính công tác tổ chức kiểm toán có hiệu quả đã là một phần quan trọng tạo nên thành công đó Ưu điểm trước hết là công ty có bộ máy quản lý hiệu quả, có tính khoa học Đặc điểm đầu tiên của bộ máy quản lý là Ban lãnh đạo của công ty đều là những cán bộ không chỉ có kỹ năng về chuyên môn, kinh nghiệm qua 18 năm hoạt động của công ty, mà phương thức lãnh đạo của họ cũng rất linh hoạt và hiệu quả Ban lãnh đạo là những kiểm toán viên thế hệ đầu nên họ có khả năng quản lý hoạt động kiểm toán để có chất lượng tốt nhất và có những kinh nghiệm truyền lại cho các nhân viên trong công ty. Điều này khiến công ty phát triển vững mạnh và ngày càng mở rộng về quy mô.
Tuy bộ máy hoạt động hiệu quả nhưng bộ máy quản lý lại gọn nhẹ, khoa học luôn tạo nên sự chuyên môn hoá nhưng vẫn có sự hỗ trợ linh hoạt với nhau, tạo một môi trường làm việc thân thiện mà vẫn giữ được tính chuyên nghiệp cao Môi trường này sẽ tạo điều kiện cho các nhân viên phát huy khả năng của mình, và cống hiến cho sự phát triển của công ty Hơn nữa, bộ máy quản lý luôn tạo nên tính logic và chặt chẽ, hạn chế được những rủi ro khi thực hiện kiểm toán, bảo đảm chất lượng kiểm toán Bộ máy quản lý của công ty luôn có sự kiểm soát xuyên suốt, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, đảm bảo mọi nhân viên luôn có trách nhiệm với công việc của mình.
Một ưu điểm trong công tác tổ chức kiểm toán và cũng là lợi thế của công ty đó là lực lượng nhân viên đông đảo và có khả năng chuyên môn cao Lực lượng này là nhân tố chính của công ty vì các công ty kiểm toán có nhân lực là có thể thành công. Những nhân viên này luôn học hỏi để thích ứng với sự phát triển của nền kinh tế cũng như sự thay đổi của các văn bản pháp lý Công ty cũng có nhiều chương trình đào tạo để nâng cao trình độ của các nhân viên Nhân viên không chỉ có tinh thần học hỏi mà còn có tính đoàn kết, tất cả vì sự phát triển của công ty Đó cũng là một phần sức mạnh của công ty, mang lại cho công ty những thành quả như ngày hôm nay
Bên cạnh đó, phương pháp kiểm toán của công ty có nhiều ưu điểm, đưa ra được những nguyên tắc chung khi kiểm toán Phương pháp kiểm toán của công ty là sự vận dụng các chuẩn mực kiểm toán vào tình hình của công ty một cách sáng tạo, khoa học, và hiệu quả Trong đó, quy trình kiểm toán có tính logic và phù hợp với các hợp đồng Quy trình kiểm toán chặt chẽ và tuân theo chuẩn mực nên là một cơ sỏ vững chắc cho các kiểm toán viên thực hiện kiểm toán.
Hơn nữa, công ty còn chú trọng đến quá trình kiểm soát chất lượng của quá trình kiểm toán Chính vì thế, công tác kiểm toán của công ty luôn song hành với hoạt động kiểm soát Các chính sách và thủ tục của công ty để đảm bảo chất lượng kiểm toán chặt chẽ nhưng cũng có tính linh động tạo mọi điều kiện cho các nhân viên phát huy hết khả năng.
Cuối cùng là ưu điểm trong việc lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán, Hồ sơ kiểm toán được lập bám sát với tình hình thực tế mà tuân theo các quy định của Nhà Nước.Cách tổ chức lập và lưu trữ hồ sơ luôn có mẫu quy định, tạo nên sự thống nhất trong cả công ty, tạo một đường lối nhất định cho các nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm toán cũng như hoạt động trong công ty Cách sắp xếp trong hồ sơ luôn theo quy tắc tham chiếu của công ty tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên lập và sắp xếp dễ dàng Hơn thế, các giấy tờ, tài liệu được hình thành luôn theo quy tắc nhất định, có mối quan hệ giữa các phần trong hồ sơ.
3.1.2 Ưu điểm trong vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng trong kiểm toán hàng tồn kho
Các kĩ thuật bằng chứng được vận dụng trong kiểm toán hàng tồn kho linh hoạt và hiệu quả, tạo được các bằng chứng đáng tin cậy trong thời gian ít nhất Để đạt được điều đó, Công ty đã có nhiều cố gắng để ngày càng hoàn thiện các kĩ thuật.
Xét thấy trong bước đầu tiên của quá trình kiểm toán, kiểm toán viên đã chú trọng thu thập các thông tin cơ sở của khách hàng để lập kế hoạch phù hợp, đồng thời đó cũng là những thông tin quan trọng phục vụ cho các giai đoạn sau.
Bên cạnh đó, Công ty đã xây một chương trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ theo chu trình hàng tồn kho Đây là cơ sở tốt để hướng dẫn kiểm toán viên kết hợp sử dụng các kĩ thuật : quan sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu Những kĩ thuật được kết hợp để đánh giá theo tiêu chí đã đặt ra của Công ty Điều này làm công việc diễn ra thuận lợi và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng dưới nhiều khía cạnh, từ đó kiểm toán viên có thể quyết định tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ đó để giảm các thủ tục cơ bản không Công ty xây dựng được chương trình đánh giá cho riêng chu trình hàng tồn kho sẽ tạo điều kiện cho các kiểm toán viên giảm nhẹ công việc và áp lực, đồng thời tăng chất lượng kiểm toán và giảm rủi ro trong kiểm toán.
Sau khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên tiến hành các thử nghiệm Công ty cũng có một thiết kế trắc nghiệm cho riêng chu trình kiểm toán hàng tồn kho Các trắc nghiệm được thực hiện theo đúng chỉ dẫn để tìm ra các sai sót còn tồn tại trong công ty khách hàng Thiết kế trắc nghiệm chỉ ra từng kĩ thuật được áp dụng như thế nào, cần sử dụng những chứng từ gì và cách thực hiện từng kĩ thuật, Việc thiết kế các trắc nghiệm một cách chi tiết đã tạo thuận lợi cho công việc của kiểm toán viên, đồng thời các kĩ thuật được vận dụng không chỉ phù hợp với tình hình thực tế mà còn đạt được hiệu quả cao.
Bên cạnh đó, Công ty còn xây dựng mức trọng yếu riêng cho chu trình hàng tồn kho Bảng xây dựng mức trọng yếu sẽ hỗ trợ cho kiểm toán viên trong quá trình chọn mẫu để kiểm tra chi tiết, chủ yếu phục vụ cho kĩ thuật xác minh tài liệu và tính toán lại Bảng xây dựng mức trọng yếu sẽ là cơ sở để kiểm toán viên đánh giá về quy mô của các nghiệp vụ cũng như đánh giá về các mức chênh lệch, kiểm toán viên sẽ xác định được thế nào là mức chênh lệch có thể chấp nhận được
Mức sai phạm đối với chu trình hàng tồn kho
< 10% mức trọng yếu kế hoạch 10-15% mức trọng yếu kế hoạch >= 15% mức trọng yếu kế hoạch
Mức rủi ro Thấp Trung bình Cao
Bảng 3.1 Bảng đánh giá mức trọng yếu
Ngoài ra, các kiểm toán viên còn vận dụng mối quan hệ giữa chu trình hàng tồn kho với các chu trình khác như chu trình TSCĐ, chu trình tiền lương,… Việc kết hợp giữa các chu trình giúp kiểm toán viên giảm nhẹ được công việc đồng thời tránh được trùng lặp, tốn thêm thời gian và công sức và kiểm toán, đề cao được tinh thần đoàn kết của các nhân viên, tạo hiệu quả công việc tốt nhất Các chu trình luôn có mối quan hệ với nhau, kiểm toán chu trình này có thể tạo kết quả phục vụ cho kiểm toán các chu trình khác Các nhân viên đã vận dụng tốt mối quan hệ này để tạo sự thống nhất và chính xác cho kết quả cuộc kiểm toán.
Hơn nữa, kiểm toán viên đã vận dụng thủ tục phân tích xuyên suốt trong cuộc kiểm toán Việc vận dụng kĩ thuật phân tích đã giúp kiểm toán viên có được những nhận xét tổng quan các yếu tố tài chính cũng như phi tài chính Những đánh giá này đã định hướng quy trình kiểm toán và cách vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng một cách rõ ràng, đúng hướng, không sa đà vào những yếu tố không trọng yếu.
Các thử nghiệm cơ bản được thực hiện hợp lý vừa thu thập được các bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy cao và đảm bảo tính đầy đủ để rút ra các kết luận kiểm toán, vừa đảm bảo tiết kiệm thời gian công sức và chi phí kiểm toán Các kỹ thuật trong giai đoạn này được sử dụng kết hợp nhuần nhuyễn và linh hoạt để thu thập được các bằng chứng kiểm toán đúng theo yêu cầu, đảm bảo các mục tiêu kiểm toán đã xây dựng.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán được thực hiện một cách thận trọng Kiểm toán viên luôn soát xét lại cả quá trình kiểm toán, kiểm soát chất lượng kiểm toán theo từng phần hành và từng thành viên trong nhóm kiểm toán Kiểm toán viên trước khi đi đếnBáo cáo kiểm toán cuối cùng luôn có sự thống nhất ý kiến và số liệu với Công ty khách hàng Bước công việc này giúp cho Công ty khách nhận diện được các vấn đề phát sinh và có những giải trình cụ thể, từ đó, kiểm toán viên tổng hợp, đánh giá chung để lên báo cáo.
Nhược điểm và nguyên nhân trong cách thức vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán hàng tồn kho
3.2.1 Nhược điểm và nguyên nhân trong công tác kiểm toán nói chung, cơ sở để vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán hàng tồn kho
Tuy công tác tổ chức kiểm toán có nhiều ưu điểm gắn với các thành công nhất định nhưng công tác vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục, bắt nguồn từ những nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan.
Trước hết, công ty còn gặp vấn đề về nhân lực So với các công ty khác, đội ngũ nhân viên của công ty có số lượng lớn Tuy vậy, do nhu cầu kiểm toán cao nên đội ngũ nhân viên vẫn chưa đáp ứng đủ, nhiều nhân viên chịu nhiều áp lực công việc, đặc biệt trong mùa kiểm toán - số lượng đặt hàng khá lớn Áp lực đối với các kiểm toán viên có thể giảm hiệu quả công việc, có nhiều khả năng xảy ra rủi ro kiểm toán Bên cạnh đó, nhiều kiểm toán viên có năng lực và kinh nghiệm chuyển đi gây thiếu hụt về nhân lực.Trong khi đó, các nhân viên mới vào chưa đủ trình độ và kinh nghiệm để thay thế Những nhân viên mới này khó có thể xử lý các hợp đồng có tính phức tạp, quy mô rộng.Vấn đề này khó giải quyết trong nhất thời, có thể làm giảm chất lượng kiểm toán của công ty Những kiểm toán viên chuyển đi có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý nên có thể ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát của công ty
Các kiểm toán viên chuyển đi còn mang theo nhiều hợp đồng kiểm toán có giá trị Những hợp đồng còn lại cũng chịu sự cạnh tranh của các công ty khác, nên công ty luôn cố gắng duy trì chất lượng để giữ được khách hàng Công việc được thực hiên thận trọng hơn, vì vậy cũng tốn nhiều thời gian và công sức hơn Công ty cũng nhận được nhiều khách hàng mới Chính vì kiểm toán năm đầu tiên nên công ty cũng tốn nhiều thời gian tìm hiểu hơn so với các hợp đồng cũ
Vấn đề về nhân lực còn gặp khó khăn khi công ty có nhiều hợp đồng ở các khu vực xa mà nhiều kiểm toán viên có kinh nghiệm do điều kiện khách quan không thể tham gia, trong khi đó các nhân viên trẻ chưa có khả năng độc lập phụ trách một hợp đồng Điều này đối với công ty cũng là một vấn đề khó giải quyết ,đó cũng là thực trạng chung mà các công ty kiểm toán phải đối mặt.
Mặt khác, công ty mới chuyển đổi sang công ty TNHH hai thành viên trở lên, nên công ty vẫn còn nhiều điều mới mẻ chưa thích ứng kịp Việc chuyển đổi hình thức cũng tạo nên những thay đổi trong hình thức và phương pháp quản lý Công ty cần thời gian để đi vào quỹ đạo ổn định hơn trong thời gian tới.
Một vấn đề nữa xuất phát từ quy trình kiểm toán của công ty, quy trình được lập khá chặt chẽ nhưng do hoàn cảnh, nhiều khi quy trình được thực hiện không sát với quy định đó Đặc biệt trong thủ tục phân tích, các thủ tục ít được thực hiện mặc dù điều đó mang lại nhiều lợi ích khi tiến hành kiểm tra chi tiết và để có cái nhìn tổng quát về công ty khách hàng Nhược điểm này không chỉ làm tăng khối lượng công việc, tốn nhiều thời gian công sức hơn mà còn ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán. Hơn nữa, do đặc điểm kế toán của công ty khách hàng – kế toán thủ công, các kiểm toán viên khó thực hiện kiểm toán qua máy tính, gây mất thời gian và công sức, và có thể xảy ra rủi ro khi thực hiện kiểm toán thủ công Điểm đáng chú ý nữa trong quy trình kiểm toán là quá trính đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Công việc này sẽ giảm nhẹ các công việc kiểm toán phải thực hiện nhưng thực chất kiểm toán ít thực hiện được công việc này Đặc biệt đối với công ty khách hàng chỉ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đơn giản và không hiệu quả, công ty gặp nhiều khó khăn khi thực hiện kiểm toán những công ty này
Trong quá trình thực hiện kiểm toán, các kiểm toán viên còn gặp nhiều khó khăn khi gặp các khách hàng chưa có ý thức nhiều kiểm toán, coi kiểm toán chỉ là hình thức, không điều chỉnh sửa đổi theo tư vấn của kiểm toán viên Hơn nữa, nhiều công ty khách hàng còn không tạo điều kiện cho các kiểm toán có thể áp dụng quy trình kiểm toán Những khó khăn này gây nhiều trở ngại cho kiểm toán viên để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất Mặt khác, những công ty này không khắc phục những yếu điểm của mình làm công việc kiểm toán không còn hiệu quả mà vẫn mất thời gian và công sức
Cuối cùng, công ty còn nhược điểm trong quá trình lập và lưu trữ hồ sơ Theo quy định, hồ sơ được lập một cách logic và đầy đủ Trong thực tế, do công việc quá nhiều, các kiểm toán viên đã bỏ qua một số quy định như ghi đầy đủ trên giấy làm việc, hay việc sắp xếp hồ sơ và nguyên tắc ghi chú vẫn có hiện tượng không chính xác hay đầy đủ Việc hồ sơ không được sắp xếp thep chuẩn gây khó khăn cho quá trình kiểm soát của công ty cũng như các kiểm toán viên khi cần những thông tin trong hồ sơ trong quá trình kiểm toán Điều này không chỉ làm giảm chất lượng kiểm toán mà còn gây mất thời gian với những người sử dụng hồ sơ.
3.2.2 Nhược điểm và nguyên nhân trong cách thức vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán hàng tồn kho
Tuy quá trình vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán hàng tồn kho có nhiều ưu điểm nhưng vẫn còn tồn tại những thiếu sót Công ty nên khắc phục những tồn tại này để việc vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng được hiệu quả cao nhất.
Một nhược điểm trong kiểm toán chu trình hàng tồn kho là do điều kiện khách quan Đó là do tính chất của hàng tồn kho, hàng tồn kho thường đa dạng và có quy mô lớn Đặc biệt có những hàng tồn kho, kiểm toán viên cần sự hỗ trợ của các chuyên gia trong ngành để kiểm tra Công việc đó sẽ tăng thời gian và chi phí kiểm toán.
Ngoài ra, việc vận dụng kĩ thuật quan sát và phỏng vấn trong đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình hàng tồn kho vẫn chưa hoàn thiện Công ty sử dụng kết hợp kỹ thuật quan sát và phỏng vấn để đưa ra những đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty thường áp dụng Bảng câu hỏi mẫu để đưa ra những đánh giá cuối cùng về hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty xây dựng một bảng hỏi cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng bảng câu hỏi chủ yếu là các câu hỏi “ đóng”, ít câu hỏi “ mở”, và không kết hợp với các phương pháp khác trong quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Việc đó sẽ không đào sâu được quá trình tìm hiểu và đôi khi không có được cái nhìn tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho, khiến kiểm toán viên đánh giá sai về hệ thống đó, dẫn tới việc xây dựng các trắc nghiệm và phương thức vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng không được đúng hướng để phát hiện sai sót.
Bên cạnh đó, kiểm toán viên tuy sử dụng kĩ thuật phân tích nhưng chưa vận dụng hết hiệu quả của thủ tục phân tích Các kiểm toán viên chủ yếu là phân tích số liệu tổng hợp giữa các năm để xem xét sự biến động Nguyên nhân có thể do kiểm toán viên chưa coi trọng kĩ thuật phân tích dù kĩ thuật này mang lại hiệu quả khá cao, giúp đỡ các công việc kiểm tra chi tiết hay đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ và có cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty khách hàng nói chung và tình hình của chu trình của hàng tồn kho nói riêng Đôi khi, thời gian không đủ để kiểm toán thực hiện Đặc biệt, các kiểm toán viên thường không vận dụng kĩ thuật phân tích với các thông tin phi tài chính hoặc ít vận dụng Những phân tích thông tin phi tài chính nếu được vận dụng chính xác sẽ không mất quá nhiều thời gian mà vẫn có những đánh giá để tìm được những bằng chứng kiểm toán có độ chính xác cao.
Ngoài ra, nhược điểm nằm trong các phương pháp chọn mẫu của các kiểm toán viên khi áp dụng kĩ thuật kiểm tra tài liệu hay tính toán Điều khó khăn là các kiểm toán viên cần chọn mẫu có tính đại diện để có những đánh giá tổng hợp từ các mẫu đã chọn Thường việc chọn mẫu được xác định theo kinh nghiệm của kiểm toán việc và quy mô về giá trị của nghiệp vụ phát sinh Việc chọn mẫu thiên về xét đoán không phải là phương pháp chọn mẫu tối ưu, luôn chứa tỷ lệ rủi ro kiểm toán cao
Do điều kiện khách quan, kỹ thuật gửi thư xác nhận cũng tồn tại nhiều rủi ro trong quá trình chọn mẫu để gửi thư xác nhận hay kiểm toán viên không thể biết liệu bên thứ ba có thực sự độc lập Kinh tế nước ta nhiều khi vẫn còn sự vận động dựa trên cảm tính nên tính độc lập bên thứ ba cần xem xét kỹ, liệu thư xác nhận có độ tin cậy cao hay không.