ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KPMG VIỆT NAM
Đặc điểm chu trình tiền lương và nhân viên có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính
1.1.1 Vai trò của kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên
Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên đóng vai trò rất quan trọng trong một cuộc kiểm toán Giữa hai phía, người sử dụng lao động và người lao động lương có ý nghĩa khác nhau và thậm chí mâu thuẫn Người lao động muốn lương cao và tăng nhanh Trong khi phía người sử dụng lao động là các doanh nghiệp thì muốn ngược lại, lương thấp và tăng ít để giảm chi phí Các kiểm toán viên khi tiến hành kiểm toán, thường kiểm toán về mặt kinh tế, tức về mặt chi phí đối với doanh nghiệp Tuy nhiên, về mặt xã hội, việc đảm bảo cho lợi ích của người lao động, kiểm toán viên cũng hướng đến Do đó, kết quả kiểm toán sẽ không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, minh bạch BCTC mà còn mang lại lợi ích cho người lao động Để thấy rõ vai trò của chu trình tiền lương và nhân viên, chúng ta xem xét mối quan hệ của các chu trình cơ bản:
Sơ đồ 1: Mối quan hệ của các chu trình cơ bản
Huy động và hoàn trả vốn
Chu trình tiền lương và nhân viên được xem là một trong các chu trình kế toán quan trọng và có mối quan hệ mật thiết với quá trình hoạt động của các chu trình khác Tiền lương và nhân viên có quan hệ với tiền và chu trình hàng tồn kho.
Khi xét đến một chu trình nào đó, phải đặt trong mối quan hệ với các chu trình khác Do đó, khi tiến hành kiểm toán chu trình lương và các khoản trích theo lương, chúng ta phải xem xét các chứng từ ở khoản mục tiền và hàng tồn kho Điều này vô cùng quan trọng Nếu không xét đến tiền và hàng tồn kho, việc kiểm tra có thể thiếu và những sai phạm hay gian lận trọng yếu có thể bị bỏ qua
Chu trình tiền lương và nhân viên quan trọng do các lý do sau:
Thứ nhất, tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản chi phí rất lớn tại các doanh nghiệp, dù là thương mại, dịch vụ hay sản xuất Dù cho tự động hóa có phát triển, người lao động vẫn là nhân tố không thể thay thế.
Thứ hai, chi phí tiền lương được xem là một khoản mục trọng yếu khi xác định giá trị hàng tồn kho trong các công ty sản xuất và xây dựng do nếu tính, phân loại và phân bổ chi phí lương không đúng cho các đối tượng chịu chi phí thì sẽ dẫn đến sai sót trọng yếu trong giá trị thành phẩm dở dang và giá trị hàng tồn kho và tất nhiên ảnh hưởng tới tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ ba, tiền lương là lĩnh vực mà ở đó các nguồn lực của công ty có thể bị lãng phí, sử dụng kém hiệu quả hoặc thất thoát do gian lận của nhân viên.
1.1.2 Nhận thức về chu trình tiền lương và nhân viên
Chu trình tiền lương và nhân viên bắt đầu bằng việc tuyển dụng và thuê mướn lao động và kết thúc bằng việc thanh toán lương cho người lao động và thanh toán các khoản khác cho cơ quan nhà nước như thuế, bảo hiểm… theo quy định hiện hành Việc tìm hiểu chu trình đóng vai trò rất quan trọng khi tiến hành kiểm toán Hiểu được các giai đoạn trong chu trình, kiểm toán viên sẽ nắm được những giấy tờ, những tài liệu cần kiểm tra, những khâu nào trọng yếu và tiềm tàng sai phạm…Chu trình gồm các chức năng sau:
Thuê mướn và tuyển dụng nhân viên: Bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp thường đảm nhiệm vai trò tuyển dụng và thuê mướn nhân viên Đối với những cá nhân đủ điều kiện và được nhận, tất cả thông tin cá nhân, vị trí tuyển dụng, mức lương khởi điểm… sẽ được lưu trên hồ sơ tại hai nơi Một là phòng nhân sự để quản lý số lượng nhân viên, hai là tại phòng kế toán để kế toán lương căn cứ vào các hợp đồng thỏa thuận này tính lương Việc phân tách giữa việc tính lương, thanh toán lương và quản lý nhân sự là một hình thức kiểm soát nội bộ tốt, tránh việc thanh toán lương cho nhân viên khống Nếu các chức năng này cùng do một nơi đảm nhận, bộ phận đó có thể khai khống số nhân viên bằng các hồ sơ giả, sau đó nhận tiền lương thanh toán cho những nhân viên khống này Chính vì vậy, việc tách bạch sẽ phòng tránh gian lận và rủi ro từ hai phía.
Phê duyệt các thay đổi về mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản khác:
Những thay đổi về mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản khác thường xảy ra khi có quyết định tăng lưởng của công ty, nhân viên lên bậc, lên tay nghề, thăng chức, chuyển công tác, cơ quan làm ăn có lãi nên tăng thưởng… Những thay đổi này phải được phê duyệt bởi những người có thẩm quyền như đốc công-người theo dõi thường xuyên và chấm công người lao động, bộ phận nhân sự-theo dõi quá trình làm việc của người lao động một cách tổng quát và Giám đốc…trước khi ghi vào sổ nhân sự Cần chú ý theo dõi và xóa bỏ hồ sơ đối với những cá nhân đã nghỉ việc tại công ty để tránh tình trạng đã nghỉ việc vẫn được chi trả lương
Theo dõi, tính toán thời gian lao động và khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành: Công việc này thường giao cho đốc công tại từng bộ phận tiến hành Thông thường theo Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, chứng từ được sử dụng theo dõi tính toán là Bảng chấm công và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành, hợp đồng giao khoán Ngoài ra các công ty còn sử dụng các loại chứng từ khác liên quan như thẻ thời gian, giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai nghén, nghỉ phép…
Bảng chấm công được sử dụng phổ biến và thường theo dõi để thanh toán lương theo tháng Tất cả thời gian làm việc thực tế, nghỉ, vắng mặt của người lao động đều được ghi chép trên bảng chấm công Bảng này thường được treo tại vị trí dễ dàng quan sát cho cả hai bên, người lao động và doanh nghiệp Có sự công khai như vậy mới tránh sự thiếu tính độc lập, thiếu khách quan có thể gây mâu thuẫn chung Người lao động trên cơ sở bảng chấm công nắm được ngày giờ lao động của mình mà có thể tự tính ra lương, so sánh với số thực tế nhận được Vì thế, phỏng vấn người lao động, theo dõi những bất thường, kiện cáo về lương rất cần thiết khi tiến hành kiểm toán
Phiếu xác nhận sản phẩm lao vụ hoàn thành cho biết số lượng sản phẩm hay lao vụ mà người lao động đạt được Phiếu này do người trực tiếp giao việc lập, trên đó có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan như người lao động, người trực tiếp giao việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm hoặc lao vụ và người phê duyệt
Hợp đồng giao khoán: là bản ký kết giữa người nhận khoán và người giao khoán về công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm quyền lợi của hai bên
Thẻ thời gian: Đây là hình thức được áp dụng chủ yếu tại các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nước ngoài… Hiện tại các doanh nghiệp Việt Nam vừa và nhỏ chưa áp dụng hình thức này do chưa phù hợp Mỗi nhân viên làm việc tại doanh nghiệp sẽ được phát riêng một thẻ cá nhân Tất cả thẻ này sẽ được theo dõi bởi một cá nhân hay bộ phận độc lập khác hoặc hệ thống máy tính, thông tin tự động và phải báo cáo tình hình theo tuần Để đo thời gian lao động, doanh nghiệp sẽ trang bị thiết bị đồng hồ điện tử Khi người lao động đến làm việc đầu ngày, họ sẽ đưa thẻ vào máy, sau đó khi ra về mới rút thẻ ra Đây là một biện pháp tốt, nhưng không thể tránh được tình trạng quẹt thẻ hộ-người lao động không đi làm nhờ người khác cầm thẻ của mình quẹt hộ, tình trạng người lao động vẫn đưa thẻ vào máy, nhưng có thể đi làm việc khác, không phải công việc tại công ty Vì thế, doanh nghiệp thường phải giám sát chặt chẽ, có người theo dõi việc đút thẻ rút thẻ, theo dõi quá trình làm việc của người lao động, tránh làm việc riêng Thẻ thời gian phải được ký duyệt bởi những người giám sát trước khi chuyển đến bộ phận tính lương.
Tính lương và lập bảng lương: Dựa vào những chứng từ phía trên (hồ sơ lao động, bảng tính lương…) kế toán lương sẽ tiến hành kiểm tra lại một lần nữa trước khi tính lương và lập bảng tính lương Sau khi đã chứng thực được độ chính xác của các chứng từ này, kế toán viên tiến hành tính lương, thưởng, phụ cấp Tất cả những khoản này sau đó sẽ được tổng hợp trên Bảng thanh toán lương, Bảng thanh toán tiền thưởng theo mẫu Chế độ kế toán doanh nghiệp quy định Ngoài ra, kế toán cũng phải lập, kê khai các khoản phải trả phải nộp về các khoản trích theo tiền lương Đây cũng là cơ sở kiểm tra việc thanh toán lương và thanh toán nghĩa vụ đối với các cơ quan Nhà nước Chú ý trong quá trình lập các bảng thanh toánh lương, kế toán phải tiến hành phân loại lương theo từng bộ phận sử dụng người lao động và chức năng của người lao động để làm căn cứ phân bổ tiền lương vào chi phí một cách hợp lý.
Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH KPMG Việt Nam thực hiện
1.2.1 Rủi ro thường gặp của chu trình tiền lương và nhân viên
Rủi ro về tuyển dụng phải nhân viên kém năng lực: dẫn đến chi phí đào tạo lớn, hoạt động không hiệu quả hoặc những khoản tiền phạt do vi phạm luật.
Rủi ro về xác định mức lương: Trong quy trình tiền lương, rủi ro về xác định mức lương là rủi ro có xác xuất xảy ra cao nhất và nếu rủi ro này xảy ra thì hậu quả của rủi ro này cũng sẽ là lớn nhất
Rủi ro về tính lương:
Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự:
Không đầy đủ số nhân viên hiện có trong kỳ tính lương
Tiếp tục trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc/nhân viên không có thực, đây không thực sự là chi phí phải gánh chịu nhưng gian lận ghi khống lên những khoản chi phí lương không tồn tại.
Không chính xác về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận,…
Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên được tăng lương, bị giảm lương…)
Rủi ro chấm công: chấm công không đầy đủ, chính xác và kịp thời
Rủi ro tính lương: tính không đủ; tính không đúng với chính sách của công ty; tính không kịp thời, tính sai thuế TNCN, các khoản trích BHXH, BHYT,
BHTN,KPCĐ dẫn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù cho nhân viên.
Rủi ro về chi trả lương: Chi lương không đúng theo bảng lương.
Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương: ghi chép, báo cáo không chính xác, đầy đủ chi phí lương Tính bảo mật của chi phí lương không được đảm bảo.
Như vậy, chu trình tiền lương và nhân viên có thể chứa đựng nhiều khả năng sai sót và gian lận nếu không có được cơ chế kiểm soát hiệu lực.
1.2.2 Các loại hình kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên
Các loại hình kiểm soát nội bộ thường được sử dụng phục vụ ý muốn của các nhà quản lý, nâng cao chất lượng công việc, giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót nêu trên Các loại hình kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên được thiết lập nhằm thực hiện các chức năng của chu trình một cách tốt nhất
Nghiệp vụ phê duyệt: Mỗi doanh nghiệp nên thiết lập những tiêu chí để đánh giá chọn lọc ứng viên khi tiến hành tuyển nhân sự Những tiêu chí này phải phù hợp với yêu cầu, đòi hỏi của từng vị trí Dựa vào đó, phòng nhân sự mói có thể tiến hành tuyển dụng, chọn ra những ứng viên phù hợp Nếu không, doanh nghiệp có thể sẽ chỉ tuyển chọn, thuê mướn được những lao động kém về năng lực và phẩm chất, không phù hợp và đáp ứng được yêu cầu dẫn tới tăng chi phí đào tạo, tốn kém hơn rất nhiều so với việc ngay từ ban đầu đã lựa chọn đúng ứng viên Thêm vào đó, các khoản lương, thưởng, trích theo lương đều phải được phê duyệt bởi các bên có thẩm quyền và người lao động Khi chấm công là đốc công, khi thanh toán là thủ quĩ.
Doanh nghiệp đồng thời phải duy trì một hệ thống sổ nhân sự được cập nhập liên tục Thường kỳ, doanh nghiệp tiến hành thẩm tra các thông tin liên quan với hồ sơ tuyển dụng nhân sự, xem xét xem có sự không thành thực của người lao động khi khai báo làm hồ sơ.
Bên cạnh đó, có thể thực hiện thiết lập các thủ tục rà soát đối với các mức lương, thưởng, các khoản trích theo lương, các khoản khấu trừ Song song với thủ tục rà soát, doanh nghiệp duy trì một danh sách liệt kê các mức lương, bậc lương theo từng công việc đã được phê duyệt Những điều chỉnh về sau này như chuyển việc, nghỉ việc, thăng chức… cũng phải được phê duyệt bởi các cấp lãnh đạo Nếu những việc như tăng lương, thưởng mà tiến hành không có phê duyệt thì có thể gây thất thoát tài sản do việc tự ý tiến hành Vì thế, khi có bất kỳ một sự thay đổi nào về lương, thưởng và các khoản trích, ban Giám đốc hay nhà quản lý cần công bố công khai rộng rãi tới phòng nhân sự và các đốc công của các bộ phận sản xuất nhằm tránh tình trạng trên
Ghi sổ kế toán về tiền lương: Những nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và nhân viên nên được ghi chép một cách chính xác, đúng kỳ và phân loại trình bày đúng Việc sai sót sẽ gây ảnh hưởng rất lớn tới lợi nhuận của doanh nghiệp trong năm tài chính.
Doanh nghiệp cần thiết lập ra sơ đồ hạch toán tài khoản, thường là sơ đồ chữ
T, và các thủ tục phân bổ chi phí để kiểm soát việc ghi chép sai sổ sách Việc thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống các bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí lương, sổ nhật ký lương và sổ Cái cũng cần được tiến hành song song.
Thực chi: Đây là loại hình kiểm soát việc chi trả lương cho nhân viên Do đó, khi thanh toán lương,thưởng phải dựa trên các khoản nợ đã được ghi nhận trên sổ. Thanh toán phải có các chứng từ đi kèm Các phiếu chi hoặc séc chi phải ghi rõ chi cho công việc gì, sản phẩm hay lao vụ gì Không được chi với các phiếu chi hoặc séc chi không rõ ràng Đối với các khoản chi lương chưa được phê duyệt thì doanh nghiệp phải yêu cầu tất cả các bên liên quan ký vào, khẳng định tính có thực của các phiếu chi bất thường hoặc các phiếu chi có số tiền lớn.
Tiếp cận hệ thống sổ sách: Hệ thống sổ sách kế toán thông thường được lưu trữ, cất giữ riêng tại phòng kế toán Việc bảo quản tốt sổ sách là một nhiệm vụ quan trọng của kế toán Không chỉ phân loại cất trữ khoa học tiện cho khi cần có thể lấy nhanh chóng mà còn đảm bảo ít người có thể tiếp cận nhất với các sổ sách kế toán. Việc hạn chế này nhằm đảm bảo kiểm soát được các khoản chi không đúng chỗ và những chi phí nhân công không được thông qua Thủ tục kiểm soát được sử dụng ở đây là chỉ cho những người có thẩm quyền tiếp cận hệ thống sổ sách kế toán như Giám đốc, Kế toán lương Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể đề ra các quy định cản trở nhân viên không phận sự tiếp cận các giấy tờ tài liệu bộ phận nhân sự và bộ phận tiền lương.Vị trí các phòng này nên đặt ở vị trí ít người qua lại, biệt lập.Trang bị khóa cho các phòng và tạo các tủ đựng hồ sơ Quyền phê duyệt, quyền ghi chép sổ sách và quyền thanh toán được giao cho các cá nhân, phòng ban khác nhau, tăng tính độc lập, tránh việc thông đồng cấu kết.
Phân chia trách nhiệm: Việc phân chia trách nhiệm cần thiết đối với mọi chu trình, không chỉ riêng chu trình lương và nhân viên Phân chia trách nhiệm sẽ giảm thiểu sự thông đồng, cấu kết với nhau thấp nhất giữa các bộ phận, cá nhân trong một chu trình, đảm bảo việc giám sát thời gian lao động, dịch vụ hoàn thành với việc tính lương, thưởng, chi lương, thương Trong chu trình lương và nhân viên, trách nhiệm tính toán lương, thưởng, lập bảng lương, thưởng; chi trả lương, thưởng và giám sát ghi chép thời gian lao động, lao vụ hoàn thành phải tách biệt với nhau Lấy ví dụ nếu như chức năng ghi chép thời gian lao động cấu kết với bộ phận lập bảng lương, thưởng ghi tăng thời gian thêm giờ, tăng số lượng sản phẩm hoàn thành để tăng lương hoàn toàn có thể xảy ra.
Quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH KPMG Việt Nam thực hiện
Hiện nay, tất cả các thành viên của KPMG trên toàn cầu đều thực hiện quy trình kiểm toán tuân theo phương pháp kiểm toán KAM (KPMG Audit Manual). Đây là phương pháp kiểm toán được xây dựng trên cơ sở kinh nghiệm được tích lũy trong nhiều năm của các chuyên gia hàng đầu KPMG và thường xuyên được thay đổi cho phù hợp với thực tế của từng nước cũng như sự biến động của tình hình kinh tế và sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin Việc áp dụng thống nhất phương pháp kiểm toán này đã giúp cho các cuộc kiểm toán của KPMG đều tuân theo chuẩn mực kiểm toán một cách chặt chẽ và chất lượng kiểm toán luôn đảm bảo Một cách khái quát, cuộc kiểm toán của KPMG cũng được tiến hành theo các bước tương tự như trình tự kiểm toán tài chính, tuy nhiên trong mỗi bước công việc sẽ được cụ thể hóa phù hợp với đặc điểm kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên.
Sơ đồ 4: Quy trình kiểm toán chung
Chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán Đánh giá trọng yếu, rủi ro kiểm toán
Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Thu thập thông tin cơ sở
Tìn hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát
Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và chương trình kiểm toán Thiết kế các trắc nghiệm công việc và trắc nghiệm phân tích
Thiết kế các trắc nghiệm trực tiếp số dư
Thư hẹn hoặc hợp đồng
Thư mời hoặc lệnh kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán
Trác nghiệm công việc Trác nghiệm độ vững trãi có không
Khả năng sai phạm Thấp - Vừa - Cao
Thủ tục phân tích Thủ tục kiểm tra chi tiết Thủ tục bổ sung
Thẩm tra sự kiện bất ngờ Thẩm tra sự kiện tiếp theo Đánh giá kết quả kiểm toán
Báo cáo kiểm toán Độ tin cậy của HTKSNBThấp – Trung bình - Cao
1.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên cần thiết cho mọi cuộc kiểm toán Giai đoạn lập kế hoạch tiến hành chu đáo, chuẩn xác sẽ giúp cho tiến hành các giai đoạn sau có kết quả tốt Vì vậy, kế hoạch kiểm toán phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán Kế hoạch kiểm toán phải được lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán; phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn; và đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn Kế hoạch kiểm toán trợ giúp kiểm toán viên phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với kiểm toán viên và chuyên gia khác về công việc kiểm toán.
Bước 1: Hiểu biết chung về khách hàng kiểm toán
Bước công việc này thường được thực hiện ở phần đầu tiên của quy trình kiểm toán Nói cách khác đây là bước thu thập thông tin cơ sở Những thông tin kiểm toán viên thu thập được về khách hàng như lịch sử hình thành, quá trình phát triển, ngành nghề kinh doanh, thị trường mục tiêu, luật định cho ngành nghề kinh doanh khách hàng phải tuân thủ đều góp một phần quan trọng cho một cuộc kiểm toán và thường được trình bày vào một giấy tờ làm việc riêng trên hồ sơ kiểm toán
Bước 2: Đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên của khách hàng
Thông qua trao đổi phỏng vấn với khách hàng, kiểm toán viên sẽ thu thập thông tin về chính sách tuyển dụng nhân sự, sa thải nhân viên, chính sách tính lương, trợ cấp, quy định giờ làm việc, chế độ nghỉ phép, hình thức thanh toán lương và ghi sổ kế toán Đây là những cơ sở để kiểm toán viên tiến hành thiết kế các thử nghiệm kiểm soát (khảo sát tổng quan, khảo sát tiền lương khống, thử nghiệm kiểm tra đầu-cuối ) để đưa ra các kết luận ban đầu về HTKSNB của khách hàng Đây là cơ sở quan trọng có tính quyết định tới hướng tiếp cận của toàn bộ cuộc kiểm toán.
Bước 3: Nhận diện các rủi ro trong kiểm toán:
Sau khi tìm hiểu, kiểm toán viên sẽ đánh giá về mức độ rủi ro của chu trình lương và các khoản trích theo lương Việc xác định rủi ro đi kèm bao gồm xác định rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện Đối với rủi ro tiềm tàng, kiểm toán viên dựa vào những thông tin thu thập được từ bản chất hoạt động kinh doanh của khách hàng, những đặc thù riêng của khách hàng, sự liêm khiết trung thực của ban Giám đốc, trình độ tay nghề của kế toán Đối với rủi ro kiếm soát, kiểm toán viên dựa vào thông tin về HTKSNB ở trên Rủi ro phát hiện dựa vào 2 loại rủi ro trên và rủi ro kiểm toán mong muốn
Bước 4: Đánh giá tính trọng yếu trong kiểm toán
Sau khi đánh giá rủi ro, kiểm toán viên tiến hành tính toán và đánh giá tính trọng yếu Đối với việc đánh giá này, KPMG Việt Nam tiến hành theo 3 bước: Thứ nhất là xác định mức độ trọng yếu kế hoạch (MPP- Materiality for planning purposes) dựa vào một trong các chỉ tiêu: lợi nhuận trước thuế, doanh thu hoặc tổng giá trị tài sản Mức độ trọng yếu kế hoạch là mức độ được sử dụng để xác định phạm vi kiểm toán và cho phép xác định những gian lận sai sót trọng yếu đối với BCTC Thứ hai là xác định Ngưỡng sai phạm trọng yếu (SMT- Significant misstatement threshold) Ngưỡng sai phạm trọng yếu được xác định dựa vào MPP, nhưng thường nhỏ hơn MPP (thông thường bằng khoảng 75% MPP) SMT giúp cho việc phát hiện số lượng gian lận trông đợi, có thể chấp nhận của BCTC Nếu sai sót gian lận phát hiện được lớn hơn SMT thì kiểm toán viên phải xem xét lại ý kiến kiểm toán Khoảng chênh lệch giữa MPP và SMT là khoảng thể hiện số lượng sai sót mong đợi Thứ 3 là xác định giá trị chênh lệch có thể chấp nhận đươc hay Ngưỡng sai khác phải báo cáo (ADPT- Audit difference posting threshold) Giá trị này thường được tính dựa vào SMT Trong phần lương, kiểm toán viên thường kiểm tra chi phí lương bằng cách ước tính lương và tính ra chênh lệch so với ghi chép của khách hàng Số chênh lệch này thường nếu nhỏ hơn Ngưỡng sai khác phải báo cáo thì chấp nhận, còn nếu không kiểm toán viên phải xem xét lại Nhìn chung, mức độ trọng yếu kế hoạch, ngưỡng sai phạm trọng yếu đều là những ước tính của kiểm toán viên nhiều kinh nghiệm Họ dựa vào kinh nghiệm, xét đoán của bản thân để đưa ra Đây là các ngưỡng trọng yếu sử dụng chung cho toàn bộ các chu trình bao gồm cả chu trình tiền lương.
Dựa vào những đánh giá rủi ro, trọng yếu, kiểm toán viên tiến hành thiết kế chương trình kiểm toán.
Bước 1: Thực hiện thủ tục kiểm soát
Với đánh giá ban đầu là khách thể kiểm toán có HNKSNB hoạt động có hiệu lực, khi đó thủ tục kiểm soát được thực hiện nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán về thiết kế và hoạt động của HTKSNB của chu trình tiền lương và nhân viên.
Phương pháp cụ thể thường được kiểm toán viên của KPMG áp dụng là kiểm tra từ đầu đến cuối ( Walk through test ) là sự kết hợp giữa kỹ thuật phỏng vấn, điều tra và quan sát theo trật tự diễn biến qua từng chi tiết của nghiệp vụ tiền lương và nhân viên được ghi lại trong sổ sách kế toán Kỹ thuật này đòi hỏi sự kết hợp của nhiều kỹ thuật để xác minh toàn diện hoạt động kiểm soát mà khách thể kiểm toán áp dụng với chu trình tiền lương và nhân viên.
Bước 2: Thủ tục phân tích Đối với chu trình tiền lương và nhân viên, kiểm toán viên thường phát triển mô hình phân tích tình hình chi phí tiền lương qua 12 tháng trong kì kiểm toán Dựa theo mô hình và các dữ liệu độc lập và tin cây kiểm toán viên tiến hành phân tích biến động, chênh lệch, xu hướng của nghiệp vụ Tính biến động có thể do tất yếu hoặc bất thường như do hoạt động kinh doanh của khách hàng có tính thời vụ (cần thuê thêm nhân viên làm việc bán thời gian trong thời kì cao điểm như ở Công ty XYZ) hoặc do tình hình kinh tế khó khăn cần cắt giảm chi phí lương hoặc do chiến lươc mở rộng sản xuất kinh doanh cần thêm nhân lực (như ở Công ty ABC) Mô hình phân tích này cần mô tả được cả bản chất và nguyên nhân của hiện tượng
Bước 3: Thực hiện kiểm tra chi tiết
Kiểm tra chi phí tiền lương (tính chính xác, hiện hữu, đầy đủ, trình bày, đúng kỳ) a Lập bảng tổng hợp chi phí tiền lương theo tài khoản đối ứng (tài khoản chi phí), đối chiếu với sổ cái và BCTC. b Kiểm tra chi phí tiền lương theo đơn giá và các khoản trợ cấp
Tính toán các ước tính tiền lương theo đơn giá tiền ăn ca (Chú ý đến các điều kiện Hợp đồng lao động)
So sánh số ước tính với số hạch toán thực tế, giải thích các chênh lệch cần thiết và kiểm tra các giải thích trên. Đánh giá kết quả kiểm tra c Kiểm tra việc phân bổ chi phí tiền lương
Yêu cầu khách hàng cung cấp bảng phân bổ chi phí tiền lương, đánh giá tính hợp lý của phương pháp phân bổ chi phí tiền lương Khẳng định tiêu thức phân bổ tiền lương được áp dụng nhất quán trong các kỳ báo cáo.
Nếu phương pháp phân bổ chưa phù hợp, nhất quán yêu cầu khách hàng giải thích nguyên nhân cho sự thay đổi và định lượng ảnh hưởng của nó. d Nếu trên báo cáo có trình bày về thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên cần kiểm tra việc tính toán và trình bày ghi chú này trên báo cáo tài chính. e Đánh giá kết quả kiểm tra
Kiểm tra việc trích nộp các khoản trích theo lương
Tổng hợp quỹ lương theo mục đích sử dụng, đối chiếu với sổ cái và BCTC. Tính toán lại các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cũng như tình hình thanh toán cho cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định của Pháp luật. Đánh giá kết quả kiểm tra
Kiểm tra số dư khoản phải trả cán bộ công nhân viên
Kiểm tra xem đơn vị có bị thấu chi tiền lương không? (số dư tài khoản tiền lương nhỏ hơn tiền lương còn phải thanh toán cho cán bộ công nhân viên trong năm được chi vào đầu năm sau)
THỰC TRẠNG VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VÀO KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KPMG VIỆT NAM THỰC HIỆN TẠI KHÁCH HÀNG
Thực trạng kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do Công ty TNHH
2.1.1 Giai đoạn lập kế hoạch
2.1.1.1 Tìm hiểu chung về Công ty sản xuất ABC
A, Hiểu biết chung về Công ty sản xuất ABC
Khách hàng Kì kiểm toán
I, Hiểu biết về khách hàng
A Ngành nghề môi trường kinh doanh của khách hang:
Công ty ABC (sau đây gọi là Công ty) là doanh nghiệp 100% vốn Nhật Bản, hoạt động dưới hình thức Công ty TNHH một thành viên Công ty mẹ của ABC là một Tập đoàn Nhật Bản lớn có hơn 60 năm kinh nghiệm chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa công nghiệp và dân dụng
Công ty ABC thành lập theo Giấy phép đầu tư số 212 043 000 079 ngày 9- 11-2008 tại Bắc Ninh có thời hạn đầu tư trong vòng 50 năm Nhà máy xây dựng trên tổng diện tích đất 51.500m2 (Nhà xưởng chiếm 30.000 m2) tổng mức đầu tư
52 triệu USD ( tương đương khoảng 884 tỷ đồng ) Dây chuyền chế tạo cùng 94 máy gia công các sản phẩm nhựa bảo đảm việc làm ổn định (3 ca liên tục) cho 700 lao động, thu nhập bình quân 2 triệu đồng/người/tháng Sản phẩm của nhà máy cung cấp trực tiếp cho Công ty Canon Việt Nam và xuất khẩu cho một số đối tác trên thế giới Tháng 9 năm 2010, Công ty được cấp chứng chỉ quản lý chất lượng ISO 9001 và ISO 14001.
Mục tiêu và chiến lược
Mục tiêu Chiến lược và phương pháp thực hiện Thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng Áp dụng chính sách: giao hàng chất lượng tốt, đúng thời gian. Đặc biệt, hệ thống kiểm soát chất lượng của Công ty đăm bảo rằng nhu cầu của khách hàng được đáp ứng kịp thời nhất.
Công ty có quy trình sản xuất phù hợp với chứng chỉ quản lý chất lượng ISO
Tăng lợi nhuận Giảm giá sản phẩm so với đối thủ cạnh tranh (nếu có thể) bằng cách cắt giảm chi phí tiền công (giảm giờ làm trên một sản phẩm), tiết kiệm nguyên vật liệu, chi phí quản lý…
Mua thêm máy móc hiện đại, công nghệ cao để tăng năng lực sản xuất, phát triển dây chuyền sản xuất.
Tìm kiếm khách hàng mới
Công ty có kế hoạch hợp tác với một Công ty sản xuất các thiết bị điện tại Đông Anh.
Hoạt động sản xuất kinh doanh:
Sản phẩm của Công ty được xuất khẩu trực tiếp cho các Tập đoàn lớn như Canon, Sony…
Qua trao đổi với Tổng Giám đốc Công ty, khách hàng của Công ty trong tương lai có thể là các Công ty trong nước và thị trường các nước Đông Nam Á như Thai Lan, Indonesia, Malaysia và Singapore.
Sản phẩm và dịch vụ
Công ty sản xuất và bán các bộ phận nhựa cho máy in, máy fax, máy photocopy cũng như các sản phẩm nhựa dân dụng khác.
Nhận diện các bên liên quan
Nhà cung cấp chính của Công ty là các công ty của Hồng Kông, Thái Lan,
Việt Nam Hàng hóa mua từ các nhà cung cấp bao gồm: nguyên vật liệu và máy móc phục vụ cho sản xuất.
Công ty cũng có ký kết hợp đồng với công ty Dosuka làm đại lý vận chuyển, chuyên chở.
Công ty có tài khoản tại 03 ngân hàng:
+ Ngân hàng Mitsubishi: 2 tài khoản đô la và 1 tài khoản VNĐ;
+ Ngân hàng Sumitomo Mitsui: 1 tài khoản VNĐ, 1 tài khoản đô la, 1 tài khoản Yên Nhật;
+ Ngân hàng Vietcombank chi nhánh Bắc Ninh: 1 tài khoản VNĐ, 1 tài khoản đô la.
Tại ngày 31/12/2010, tổng số nhân viên của Công ty là 248 người, bao gồm 4 chuyên gia Trung Quốc, 13 chuyên gia Nhật Bản và 220 công nhân.
Từ ngày thành lập, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc của toàn Công ty là khá thấp. Nhân viên được đánh giá hàng năm dựa trên những thước đo nhất định.
Nhân viên được tập huấn làm việc nhà quản lý đánh giá cao năng lực làm việc của nhân viên nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Trong năm tới, Công ty sẽ tiếp tục thuê thêm công nhân và nhân viên.
Phòng Quản lý chất lượng;
Phòng Quản lý hệ thống;
Phòng Quản lý sản xuất;
Phòng Tài chính-Kế toán;
Khi đầu tư vào Việt Nam, Công ty tận dụng được nhiều lợi thế như nguồn lao động giá rẻ, mối quan hệ tốt đẹp giữa người dân Nhật Bản và Việt Nam.
Tuy nhiên, hiện tại Công ty đang ở giai đoạn đầu hoạt động, phải đối mặt với nhiều vấn đề khó khăn về tìm kiếm khách hàng, đối thủ cạnh tranh, tỷ giá đồng ngoại tệ không ổn đinh.
Gần đây để thu hút đầu tư nước ngoài, Chính phủ Việt Nam đã cố gắng cải thiện thủ tục hành chính, hoàn thiện khung pháp lý để tạo ra môi trường đầu tư lành mạnh cho các nhà đầu tư như Công ty ABC.
Công ty nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật của Công ty mẹ là một công ty Nhật Bản thông qua hình thức Công ty mẹ gửi các chuyên gia sang hỗ trợ, đào tạo hướng dãn cho các kỹ sư của ABC, cho mượn các công cụ hỗ trợ nhằm mục đích sản xuất.
Công ty duy trì việc ghi chép kế toán phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt
Nam, Luật kế toán Việt Nam.
B, Đánh giá hoạt động kiểm soát của Công ty ABC
Khách hàng Kì kiểm toán
II, Đánh giá hoạt động kiểm soát
A, Mô tả hoạt động kiểm soát
Môi trường kiểm soát Đặc thù quản lý
Ban Giám đốc của Công ty chịu trách nhiệm giám sát hoạt động hàng ngày của Công ty, các chính sách kế toán và rà soát các Báo cáo tài chính.
Ban quản trị của Công ty đứng đầu là Chủ tịch hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm quản lý chiến lược và thiết lập quy định chung cho Công ty Chủ tịch hội đồng quản trị cũng kiểm tra mức độ hiệu quả trong hoạt động điều hành của Tổng Giám đốc, thảo luận các vấn đề của Công ty với Tổng Giám đốc qua điện thoại hoặc thư điện tử.
Tất cả các quyết định quan trọng cần được thông qua Ban quản trị hoặc Ban Giám đốc. Ủy ban kiểm soát có nhiệm vụ:
Giám sát sự chấp hành luật pháp, tính trung thực của Hội đồng quản trị Đánh giá tình hình kinh doanh và báo cáo cho Công ty mẹ
Tư vấn cho Công ty mẹ những giải pháp về việc sửa đổi, bổ sung cơ cấu tổ chức hoạt động của Công ty ABC
Hoạt động kiểm soát hàng ngày được xây dựng trên cơ sở các quy trình cơ bản và nguyên tắc phân công phân nhiệm.
Việc chỉ định Giám đốc thuộc quyền hạn của Hội đồng quản trị, và Giám đốc có quyền chỉ định các vị trí khác trong Công ty.
Nhân viên kế toán trực tiếp liên quan tới các hoạt động kế toán và báo cáo.
Trách nhiệm của nhân viên là thực hiện các chính sách hướng dẫn và mô tả công việc Cống hiến của nhân viên được đánh giá dựa trên quá trình thực hiện trách nhiệm đó.
Công ty cũng đã phân tích các chức năng có liên quan để đảm bảo các nguồn lực hiện có tuân theo nguyên tắc phân nhiệm.
Hệ thống thông tin kế toán
Phần mềm kế toán-hiệu quả
Công ty sử dụng phần mềm kế toán có tên “Mankichi Kanjo System”. Cho tới nay, phần mềm này vẫn đáp ứng tốt mong muốn của Công ty.
Hiện tại, Công ty cũng sử dụng Microsoft Excel để thực hiện tính toán.
Các thủ tục kiểm soát
Các báo cảo hàng tháng bao gồm Báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động được rà soát bởi Giám đốc và sau đó được gửi cho Công ty mẹ ở Nhật Bản nhằm mục đích đánh giá Đây là cơ sở để đánh giá hoạt động tài chính và quản trị. Đối chiếu Đối chiếu giữa hệ thống kế toán với tài sản vật chất được thực hiện vào cuối mỗi tháng, biên bản kiểm kê được gửi cho nhân viên kế toán.
B, Thủ tục kiểm toán để đánh giá hoạt động kiểm soát của khách hàng
Thủ tục kiểm toán để đánh giá hoạt động kiểm soát được mô tả ở trên Đánh giá về thiết kế và hoạt động
Phỏng vấn đối tượng liên quan
Khâu tiếp nhận nhân sự:
Hình thức tuyển dụng lao động: Công ty tự tổ chức tuyển dụng
Tiêu chuẩn nhân viên: Tốt nghiệp THCS đối với
Tiêu chuẩn nhân viên: Tốt nghiệp THCS đối với công nhân sản xuất, tốt nghiệp Đại học đối với nhân viên văn phòng.
Quy định về thuyên chuyển, giảm lao động hoặc
Tiêu chuẩn nhân viên: Tốt nghiệp THCS đối với chấm dứt HĐLĐ của Công ty do Giám đốc trực tiếp phê duyệt
Khâu theo dõi thời gian làm việc, Bảng tính lương và các khoản tính trên tiền lương:
Hệ thống chấm công theo từng ca, từng ngày làm
Tiêu chuẩn nhân viên: Tốt nghiệp THCS đối với việc.
Khi tìm hiểu vấn đề này Kiểm toán viên cần lưu ý
Thực trạng kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do Công ty TNHH
2.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch
2.2.1.1 Tìm hiểu chung về Công ty thương mại XYZ
A, Hiểu biết chung về Công ty thương mại XYZ
Khách hàng Kì kiểm toán
I, Hiểu biết về khách hàng
A Ngành nghề kinh doanh môi trường của khách hang:
Tiền thân của Công ty CP thương mại XYZ là Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại DH
Số Giấy phép Kinh doanh: 072679 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 09 tháng 12 năm 1999
Trụ sở chính: Bà triệu - Hà Nội.
Ngày 15/03/2007, cùng với sự phát triển của nền kinh tế trong nước và chính sách đa dạng hoá của các thành phần kinh tế để đẩy nhanh- mạnh- bền vững quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại DH đã nhận thêm vốn góp và chuyển đổi thành Công ty cổ phần CP thương mại XYZ (giấy ĐKKD số 0103015984)
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XYZ
Hình thức sở hữu vốn: Công ty cổ phần
Lĩnh vực kinh doanh: kinh doanh thời trang cao cấp
Với mục tiêu tất cả cho “Dịch vụ Vàng” trong nhiều năm qua, XYZ đã phục vụ hàng ngàn khách hàng trong nước và Quốc tế, góp phần cho sự phát triển của ngành thời trang Việt Nam
Mục tiêu và chiến lược
Mục tiêu Chiến lược và phương pháp thực hiện
Thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng
Chỉ cung cấp sản phẩm thời trang cao cấp
Hệ thống bán hàng của Công ty đăm bảo rằng nhu cầu của khách hàng ở khắp nơi được đáp ứng kịp thời nhất, thuận tiện nhất Đa dạng sản phẩm, hình thức kinh doanh, hình thức thanh toán.
Tăng lợi nhuận Tìm kiếm khách hàng mới ở cả trong nước và nước ngoài.
Mở rộng mạng lưới kinh doanh ở các tỉnh thành lớn.
Hoạt động sản xuất kinh doanh:
Thời trang Việt: mở rộng và chiếm lĩnh thị trường Theo nhận xét chung của nhiều người, các hãng thời trang công sở ngày càng có cơ hội tăng thị phần và mở rộng mạng lưới.
Công ty kinh doanh các sản phẩm thời trang cao cấp của các thương hiệu nổi tiếng trong nước như Nem, Eva… bao gồm đa dạng sản phẩm từ thời trang trẻ em, thời trang công sở, thời trang dạ hội…
Nhận diện các bên liên quan
Nhà cung cấp chính của Công ty là các công ty sản xuất may mặc, công ty sản xuất giày
Tại ngày 31/12/2010, tổng số nhân viên của Công ty là 242 người, bao gồm 50 nhân viên hành chính và 192 nhân viên bán hàng
Nhân viên bán hàng được đánh giá hàng năm dựa trên tỷ lệ doanh thu đóng góp.
Công ty có các phòng ban sau:
Phòng Tài chính-Kế toán;
Phòng Hành chính nhân sự
Niên độ kế toán: niên độ kế toán từ 1/1 đến 31/12 dương lịch hàng năm
Chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 do Bộ tài chính ban hành. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng Các đồng tiền khác phát sinh được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
B, Đánh giá hoạt động kiểm soát của Công ty thương mại XYZ
Khách hàng Kì kiểm toán
II, Đánh giá hoạt động kiểm soát
A, Mô tả hoạt động kiểm soát
Môi trường kiểm soát Đặc thù quản lý
Hội đồng Quản trị do các bên liên doanh nhất trí bầu ra, có trách nhiệm triệu tập, chủ trì các cuộc họp, tổ chức giám sát việc thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng quản trị.
Tổng Giám đốc có trách nhiệm trình HĐQT phê duyệt: Kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh 01 năm, 03 năm, 05 năm trên cơ sở định hướng vàNghị quyết của ĐHĐCĐ và HĐQT; Thay đổi cơ cấu bộ máy điều hành: Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể phòng ban, bộ phận…
Hệ thống thông tin kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung Theo mô hình này, tại phòng kế toán sẽ thực hiện hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập báo cáo toàn Doanh nghiệp.
Hình thức kế toán đang áp dụng tại Công ty là hình thức Nhật ký Chung kết hợp với xử lý số liệu bằng máy vi tính.
Các thủ tục kiểm soát
Các báo cảo hàng tháng bao gồm Báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động được rà soát bởi Giám đốc và sau đó được gửi cho Công ty mẹ ở Nhật Bản nhằm mục đích đánh giá Đây là cơ sở để đánh giá hoạt động tài chính và quản trị. Đối chiếu Đối chiếu giữa hệ thống kế toán với tài sản vật chất được thực hiện vào cuối mỗi tháng, biên bản kiểm kê được gửi cho nhân viên kế toán (mức tồn kho, tiền mặt)
B, Thủ tục kiểm toán để đánh giá hoạt động kiểm soát của khách hàng
Thủ tục kiểm toán để đánh giá hoạt động kiểm soát được mô tả ở trên Đánh giá về thiết kế và hoạt động
Phỏng vấn đối tượng liên quan
Khâu tiếp nhận nhân sự:
Hiện tại, đối với nhân viên văn phòng, khi có nhu cầu về lao động Giám đốc là người trực tiếp tìm kiếm ứng viên phù hợp với yêu cầu thông qua mối quan hệ và tư vấn của nhân viên hiện tại.
Thủ tục kiểm toán để đánh giá hoạt động kiểm soát được mô tả ở trên Đánh giá về thiết kế và hoạt động
Tham chiếuThực hiện tiếp tại của hàng và do phụ trách cửa hàng phỏng vấn và trình Giám đốc phê duyệt.
Tiêu chuẩn nhân viên: Tốt nghiệp THCS đối vớiKhâu theo dõi thời gian làm việc
Mỗi cán bộ nhân viên đều có một bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc phân công rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng người Hàng tháng, ngoài tiền lương cơ bản cán bộ nhân viên văn phòng còn được hưởng tiền lương hiệu quả công việc
Lương = Lương cơ bản x Hệ số lương hiệu quả + Các khoản phụ cấp - BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Hệ số lương hiệu quả được tính dựa trên một số tiêu chí:
Nhân viên không vi phạm kỷ luật của Công ty, đi làm đúng giờ, nghỉ phải có lý do, không nghỉ quá phép
Nhân viên hoàn thành nhiệm vụ sớm hoặc đúng thời hạn.
Nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng tốt.
Tại Công ty, không phát sinh thuế thu nhập cá nhân vì thu nhập của phần lớn cán bộ nhân viên trong Công ty chưa đến mức đánh thuế theo quy định của Nhà nước, phần còn lại các cá nhân kê khai thuế trực tiếp với cơ quan quản lý thuế.
Khâu thanh toán tiền lương:
Toàn bộ nhân viên của Công ty nhận lương vào ngày
Tiêu chuẩn nhân viên: Tốt nghiệp THCS đối với
Hình thức thanh toán hoàn toàn bằng tiền mặt
Thủ tục kiểm toán để đánh giá hoạt động kiểm soát được mô tả ở trên Đánh giá về thiết kế và hoạt động
Chi phí lương nhân viên văn phòng được hạch toán vào Chi phí QLDN
Chi phí lương nhân viên bán hàng được hạch toán vào
Thủ tục kiểm tra đâu-cuối
•Thu thập Hợp đồng lao động của chị Nguyễn Thị Chiên – Kế toán toán tổng hợp ký ngày 1/7/2007 và Quyết định gia hạn hợp đồng của Giám đốc ngày 1/7/2009
•Thu thập Bảng chấm công tháng 9 năm 2010 từ phòng Kế toán, dơn vị quản lý chị Chiên
•Truy suất số ngày làm việc từ Bảng tính lương lập tại ngày 30/9/2010
•Đối chiếu số tiền chi phí tiền lương giữa Bảng tính lương và Sổ cái.
•Hợp đồng lao động được lập bằng tiếng Việt Tất cả các điều khoản cần thiết được thỏa thuận.
•Số ngày làm việc trong Bảng tính lương và trong Bảng chấm công là giống nhau
•Công việc tính toán trên Bảng tính lương là chính xác Tham chiếu Z150
•Tổng số chi phí lương tháng 9 trên Bảng tính lương khớp đúng với Sổ cái
Kết luận: Không phát hiện sai phạm
Hiệu quả/Hiệu quả một phần/Không hiệu quả
Cơ sở hợp lý: Đánh giá bước đầu, Công ty có
Lưu ý kiểm soát thiếu: Không có vấn đề quan trọng được ghi nhận.
2.2.1.2 Nhận diện các rủi ro trong kiểm toán Công ty thương mại XYZ
Khách hàng Kì kiểm toán
Rủi ro kiểm toán mong muốn
5 Tiền lương và nhân viên
Thấp Cao hơn trung bình
Thấp Cao Cao hơn trung bình
2.2.1.3 Đánh giá tính trọng yếu trong kiểm toán Công ty thương mại XYZ
Công tác đánh giá trọng yếu được tiến hành tương tự như ở Công ty ABC ĐÁNH GIÁ TRỌNG YẾU
Khách hàng Kì kiểm toán
TrangNT 15/12/2010 B500 Đơn vị: nghìn đồng
Mức trọng yếu kế hoạch
(MPP- Materiality for planning purposes)
Ngưỡng sai phạm trọng yếu
Ngưỡng sai khác phải báo cáo
(ADPT- Audit difference posting threshold)
Cơ sở tính mức trọng yếu kế hoạch: Tổng tài sản – 92 tỷ đồng * 2%
2.2.2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
2.2.2.1 Thực hiện thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm tra đâu-cuối
Khách hàng: Công ty XYZ GTLV Z150
Kì kiểm toán: 31/12/2010 Thực hiện NHDuy
Về: Thử nghiệm đầu-cuối Ngày 9-Dec-11 Đơn vị: VNĐ
Mục tiêu Kiểm tra lại việc tính toán tiền lương và các chi phí liên quan đối với chị Nguyễn Thị Chiên
Chị Chiên hiện là kế toán tổng hợp của công ty
Số ngày làm việc khớp đúng với Bảng chấm công của đơn vị quản lý
Theo trao đổi với kế toán trưởng trợ cấp ăn trưa 15,000 VNĐ là phù hợp với Hợp đồng lao động (từ 10,000 VNĐ đến 20,000 VNĐ)
Tổng số lương ứng trước của công ty là 16,000,000 Chúng tôi đã kiểm tra sổ sách và không phát hiện sai khác nào
Theo trao đổi với kế toán trưởng quỹ BHXH, BHYT, BHTN được tính trên mức lương cơ bản là 730,000 VNĐ.
8.5% của tổng quỹ lương khớp đúng với số tiền trích cho các quỹ này.
Kết luận: Chi phí lương được tính toán và phản ánh đúng định kỳ hàng tháng Ứng trước tiên lương
Kiểm toán viên tiến hành tổng hợp lương gộp của cả hai bộ phận nhân viên văn phòng và nhân viên bán hàng theo từng tháng trong năm Do đặc điểm tính lương cho nhân viên có dựa trên Hệ số lương hiệu quả tính (phụ thuộc vào doanh thu bán hàng) nên kiểm toán viên phát triển mô hình phân tích mối liên hệ giữa tiền lương trung bình tháng của 1 nhân viên và doanh thu bán hàng để đánh giá tính hợp lý trong khâu tính lương cũng như tình hình biến động kinh doanh theo mùa vụ.Qua phân tích có thể thấy chi phí tiền lương được phản ánh hợp lý với thực tế hoạt động của Công ty XYZ.
Khách hàng: Công ty XYZ GTLV Z 410
Kì kiểm toán: 31/12/2010 Thực hiện NHD
Về: Thủ tục phân tích lương gộp Ngày 5-Jan-11 Đơn vị: nghìn đồng
Mục tiêu Thu thập bằng chứng kiểm toán về việc tiền lương gộp được phản ánh đúng.
Thực hiện Thu thập Bảng lương
Phỏng vấn khách hàng về các sai khác
Tháng Một Hai Ba Bốn Năm Sáu Bảy Tám Chín Mười M.Một M.Hai Tổng
PR :Khớp đúng với Bảng lương (Agreed to Payroll)
C/c: Chính xác số học(Calculation checked)
Một Hai Ba Bốn Năm Sáu Bảy Tám Chín Mười M.Một M.Hai
Lương trung bình (h)=c / g Doanh thu
2.2.2.3 Thực hiện kiểm tra chi tiết
A, Kiểm tra chi tiết chi phí tiền lương theo tài khoản chi phí
Công ty XYZ là một công ty thương mai chuyên kinh doanh sản phẩm thời trang cao cấp mua từ các nhà cung cấp là các công ty may Vì vậy đội ngũ nhân viên của Công ty chỉ bao gồm hai bộ phận: các nhân viên văn phòng hoạt động quản lý hành chính và các nhân viên bán hàng tại các của hàng trong hệ thống Việc phân bổ chi phí lương cũng khá rõ ràng cho hai tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng Các mục chi tiết của chi phí tiền lương như lương gộp, thưởng, các khoản trích theo lương, dự phòng lương cũng được phân bổ theo tiêu thức đơn vị quản lý người lao động vào hai loại chi phí như sau:
Theo chính sách tiền lương của công ty, tiền lương của nhân viên được tính theo công thức sau:
Trong đó Hệ số lương hiệu quả được tính hàng tháng dựa theo Doanh thu thực tế của tháng đó.
Công thức tính lương: Lương = Lương cơ bản x Hệ số lương hiệu quả
Diễn biến của lương trung binh tháng chủ yếu phụ thuộc vào sự thay đổi của Doanh thu và số lượng nhân viên.
So sánh kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai Công ty trên
Với mỗi một khách hàng kiểm toán, do những đặc thù riêng về hoạt động sản xuất kinh doanh, chính sách nhân sự, hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh hay yếu kiểm toán viên áp dụng phương pháp kiểm toán khác nhau sao cho phù hợp nhất, tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức Với 2 Công ty trên chúng ta có thể thấy những khác biệt: Ở Công ty ABC, kiểm toán viên kiểm tra chi phí lương theo tài khoản chi phí Kiểm toán viên cũng tiến hành so sánh với năm trước do có biến động tăng thêm lao động phục vụ mở rộng sản xuất Ở Công ty XYZ thì kiểm toán viên áp dụng khác Do đặc thù Công ty XYZ có 2 chi nhánh ( Bà triệu và Láng Hạ) nên kiểm toán viên tiến hành tổng hợp lương chinh nhánh.
Khi kiểm tra lương, do không có cơ sở và số lượng nhân viên lớn nên tại khách hàng ABC, kiểm toán không thể sử dụng mô hình ước tính lương Kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu và kiểm tra chi tiết Ở XYZ, do số lượng nhân viên ít hơn và biến động về lương đi kèm biến động về doanh thu nên kiểm toán viên sử dụng lương trung bình Sử dụng mô hình phân tích sẽ giúp cho kết quả hợp lý hơn so với chọn mẫu kiểm tra chi tiết Tránh trường hợp chọn mẫu kém đại diện. Đối với các khoản dự phòng, chỉ có Công ty XYZ kiểm toán viên hành tính toán lại theo đúng chế độ của Công ty và so sánh với ghi chép của khách hàng. Đối với thuế thu nhập cá nhân, chỉ có Công ty ABC kiểm toán viên đối chiếu giữa tờ khai thuế và ghi chép của khách hàng Tuy nhiên, ở Công ty ABC, do người nước ngoài nhiều hơn và lương của họ là lương net nên trước khi tính PIT phải gộp(gross up) số này lên mới tính thuế Các phần khác đều tính như nhau. Đối với khoản trích theo lương, ở cả hai Công ty kiểm toán viên thực hiên ước tính theo tỷ lệ quy định Điều này phù hợp với quy mô số lương nhân viên của doanh nghiệp lớn.
Ngoài các tài khoản chi phí thông thương liên quan đến chi phí lương, ở Công ty ABC kiểm toán viên còn phải tiến hành kiểm tra chi tiết cho Phí hỗ trợ kỹ thuât do phí này lớn và được các bên liên quan tính toán dựa vào tiền lương của chuyên gia.
Ngoài những vấn đề khác biệt nêu trên, nhìn chung quy trình tiến hành ở cả 2Công ty đều giống nhau Tuy có khác biệt trong phương pháp nhưng hoàn toàn phù hợp với từng khách hàng kiểm toán, tiết kiệm mọi mặt và mang lại hiệu quả cao.
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VÀO KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN
Ưu điểm về kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên
Về từng bước tiến hành kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên:
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán
Bất kỳ một cuộc kiểm toán nào do KPMG thực hiện đều được lập kế hoạch một cách chi tiết và bám sát theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như các Chuẩn mực kiểm toán Quốc tế Thông thường, bước công việc này đều được thực hiện bởi các trưởng nhóm kiểm toán Những người này có kinh nghiệm và thâm niên nên chất lượng thông tin thu được rất chính xác Đây là những thông tin vô cùng quan trọng Với 2 Công ty khách hàng trên, có thể thấy thông tin về ngành nghề kinh doanh đã giúp cho kiểm toán viên chọn lựa những phương pháp kiểm toán khác nhau với khoản mục chu trình tiền lương và nhân viên Điều này mang lại hiệu quả cao do các kiểm toán viên vốn có thời gian làm việc rất ngắn với khách hàng, tầm 1 tuần 1 khách hàng, có được cái nhìn tổng quan nhất về thị trường, đối thủ cạnh tranh, những chế độ luật mới áp dụng cho khách hàng cũng như các thông tin về kế toán: ghi sổ, chuyển sổ, năm tài chính… trợ giúp đắc lực cho các kiểm toán viên trong công việc.
Các kiểm toán viên của KPMG luôn nhận thức được tầm quan trọng của việc tìm hiểu thông tin về chu trình mà mình tiến hành Nhận biết được các chính sách tuyển dụng, sa thải, trả lương, dự phòng trợ cấp, nghỉ phép… là công cụ đắc lực cho kiểm toán viên hiểu được cách làm của khách hàng đồng thời sử dụng được mô hình ước tính Việc thu thập các những thông tin mới nhất giúp cho chương trình kiểm toán được vạch ra thay đổi theo từng năm, đảm bảo cập nhật và phù hợp với khách hàng và môi trường bên ngoài. Để đánh giá rủi ro trọng yếu, kiểm toán viên có thể căn cứ vào lợi nhuận trước thuế hoặc tổng doanh thu hoặc tổng tài sản Nếu căn cứ vào lợi nhuận trước thuế thì ước lượng ban đầu về tính trọng yếu không vượt quá 5% lợi nhuận trước thuế Nếu căn cứ vào tổng doanh thu hoặc tổng tài sản thì ước lượng ban đầu về tính trọng yếu không vượt quá 2% tổng doanh thu hoặc tổng tài sản Từ đó ngưỡng sai phạm trọng yếu được xác định bằng 75% mức trọng yếu kế hoạch Đây là cơ sở để kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu, quyết định các bút toán điều chỉnh
Bước 2: Thực hiện kiểm toán:
Tại bước này, kiểm toán viên tiến hành các bước công việc nhìn tổng quát là giống nhau đối với mọi khách hàng Tuy nhiên với mỗi công việc cụ thể, kĩ thuật và phương pháp khác nhau Quá trình làm việc đạt hiệu quả cao do trình độ của kiểm toán viên thực hiện phần hành lương thường đã vững vàng Sự phân công phân nhiệm chọn người tiến hành rất tốt Các kiểm toán viên hỗ trợ nhau, sử dụng tham chiếu để liên kết công việc đã được thực hiện bởi kiểm toán viên khác, giúp tiết kiệm thời gian, công sức cũng như giúp những người có thể không hiểu gì về kế toán, kiểm toán khi nhìn vào giấy tờ làm việc được trình bày rõ ràng, dễ hiểu có thể hiểu được Một vấn đề cũng luôn được các kiểm toán viên đề cao là trình bày GTLV.Với phần hành lương, cách tiến hành ra sao, làm những gì đều được thể hiện rất tốt trên GTLV như ta đã thấy ở hai ví dụ trên.
Một điểm nữa là các công việc tiến hành đều được xem xét lại bởi các kiểm toán viên cấp cao hơn Đây là một điểm rất đáng phát huy Điều này thể hiện việc kiểm soát chất lượng kiểm toán rất tốt Những bình luận góp ý của các kiểm toán viên cấp cao giúp các kiểm toán viên thực hiện phần hành sửa chữa bổ sung các giấy tờ làm việc, hoàn thiện với khả năng chính xác cao nhất Đó cũng là những điểm kiểm toán viên rút ra sau mỗi cuộc kiểm toán thành kinh nghiệm quý báu cho mình Do đó, cứ sau mỗi một mùa kiểm toán, các kiểm toán viên đều trưởng thành cả về kiến thức cũng như kĩ năng KPMG Việt Nam cũng chú trọng cho các kiểm toán viên mới Với những khách hàng mà phần hành lương không quá khó, có thể giao cho trợ lý kiểm toán viên năm 1 làm Theo dõi, xem xét, hướng dẫn vẫn được chú trọng Lương không phải là một phần hành dễ, nếu không nói là phức tạp đối với những người bắt đầu làm Nhưng với sự tình thần làm việc theo nhóm rất tốt, các kiểm toán viên của KPMG Việt Nam luôn hoàn thành tốt và đúng hạn của công việc.
Trong khi tiến hành, việc chọn mẫu trong kiểm tra chi tiết rất quan trọng. Chọn mẫu có điển hình hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn Đối với công đoạn này, kiểm toán viên thường chọn những cá nhân đặc biệt và có số lương lớn, thường là các thành viên ban Giám đốc hay ban quản lý Kết quả thường là rất chính xác.
Bước 3: Kết thúc kiểm toán:
Khi kết thúc, trưởng nhóm kiểm toán thu thập và tổng hợp các GTLV, chuyển cho các cấp cao hơn từ Chủ nhiệm kiểm toán tới Giám đốc kiểm toán và cuối cùng là Tổng Giám đốc (chủ phần hùn) xem xét sau khi chính các trưởng nhóm đã xem và bình luận, nhận được phản hồi lại từ kiểm toán viên chu trình tiền lương và nhân viên Quy trình kiếm soát chất lượng đã giúp cho các Báo cáo kiểm toán ban hành luôn tuân theo các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và Quốc tế Sau đó, những vấn đề cần tư vấn cho khách hàng sẽ được đưa vào thư quản lý Thư quản lý sẽ giúp cho khách hàng nâng cấp sửa chữa những yếu kém còn tồn tại trong hệ thống kế toán, kiếm soát Đây không chỉ có ý nghĩa với khách hàng mà còn giúp cho các kiểm toán viên năm sau khi tiến hành bớt công sức khi khách hàng đã sửa đổi được những thiếu sót khiếm khuyết
Các bước công việc kết thúc kiểm toán BCTC của KPMG luôn đảm bảo tính khoa học và bảo mật của khách hàng Tuy nhiên khi có vấn đề phát sinh liên quan đến việc điều chỉnh hay sửa lại BCTC của khách hàng thì kiểm toán viên vẫn có trách nhiệm xem xét lại và rút ra bài học kinh nghiệm.
Ngoài ra, KPMG luôn cập nhật các phương pháp kỹ thuật và phần mềm kiểm toán hiện đại, triển khai chương trình bồi dưỡng kiểm toán viên của KPMG toàn cầu nhằm nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán của mình.
Nhược điểm kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên
Đối với bước tìm hiểu thông tin chung và thông tin về chu trình tiền lương và nhân viên: Thông thường đối với những khách hàng cũ, kiểm toán viên chỉ lưu ý tới những thông tin mới xuất hiện trong năm, còn những thông tin cũ thường bỏ qua.Điều này có thể gây ra sự chủ quan khi tiến hành công việc kiểm toán Cộng thêm việc áp lực công việc trong mùa bận khiến các kiểm toán viên thường bỏ qua những thông tin chung này do không đủ thời gian Đối với bước thực hiện, do đặc thù chung của mùa bận rộn, kiểm toán viên thường xuyên chịu áp lực cao nên các kiểm toán viên thường dùng các giấy tờ làm việc của các năm trước và thay vào số liệu mới, có những thay đổi cho phù hợp với biến động trong năm của khách hàng Do đó, kiểm toán viên có thể bỏ sót những bước công việc cần thiết Do mỗi năm có những tình hình khác nhau nên có thể phải áp dụng các thủ tục khác
Trong quá trình chọn mẫu, kiểm toán viên thường chọn các mẫu đại diện có giá trị lớn Có thể những mẫu nhỏ nhưng tiềm tàng những sai phạm mang tính hệ thống đã bị bỏ qua Và việc xác định MPP thường mang tính chủ quan của các Chủ nhiệm kiểm toán (manager) nên việc dựa vào đây tính ra mẫu có độ chính xác không phải là tuyệt đối.
Việc phân công công việc thực hiện phần hành lương cũng có thể gây bất lợi cũng như rủi ro cao Do công việc thực hiện thường là những kiểm toán viên có kinh nghiệm ít nhất 1 năm nhưng do có những khách hàng nhỏ, trưởng nhóm phân công cho kiểm toán viên ít kinh nghiệm hơn Điều này có thể gây rủi ro khi thực tế tiến hành gặp những khó khăn nhất định và kiểm toán viên này không đủ khả năng để giải quyết tốt nhất Khi phỏng vấn khách hàng do thiếu kinh nghiệm nên có khả năng gây khó chịu cho khách hàng Phần lương không chỉ có lương, các khoản trích mà bao gồm cả thuế thu nhập cá nhân Loại thuế này có những thay đổi mà nếu không nắm vững, đặc biệt thuế áp cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam tại các khách hàng là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (doanh nghiệp FDI) sẽ gây lúng túng và không thể giải quyết.
Thêm một khó khăn là sự bận rộn khi đến mùa kiểm toán Trong khoảng gần nửa năm liên tục các khách hàng này đến các khách hàng khác, kiểm toán viên luôn bị các hạn phát hành báo cáo gây áp lực Công việc tuần này chưa kết thúc, tuần sau đã đến khách hàng khác Do đó, khi tiến hành công việc, kiểm toán viên sẽ có xu hướng tìm biện pháp làm xong việc Chất lượng kiểm toán do đó có thể giảm sút.Hơn nữa, việc chậm trễ trong đưa giấy tờ làm việc sẽ gây ra những rắc rối nhất định Nếu có sai sót mà kiểm toán viên không phát hiện, đến khi trưởng nhóm kiểm toán phát hiện thì đã sang khách hàng khác, không thể quay lại khách hàng cũ để yêu cầu khách hàng này cung cấp nữa Việc này gây ấn tượng không tốt cho các kiểm toán viên cấp cao, đánh giá về năng lực kiểm toán viên sẽ thấp và ảnh hưởng tới tiến độ ra báo cáo Việc sai hạn ra báo cáo do lỗi của kiểm toán viên sẽ ảnh hưởng tới uy tín của chính Công ty kiểm toán
Về thủ tục phân tích tại khách hàng, KPMG chủ yếu sử dụng phân tích ngang, ít sử dụng phân tích dọc (phân tích tỷ suất) Việc phân tích chỉ sử dụng số liệu của 2 năm liền kề là năm kiểm toán và năm trước đó, kiểm toán viên không mở rộng phân tích cho giai đoạn 5 năm liên tiếp.Việc so sánh với các Công ty cùng ngành, cùng lĩnh vực hoạt động, cùng quy mô hoạt động cũng không được thực hiện Điều này dẫn đến việc kiểm toán viên thiếu hiểu biết đầy đủ về môi trường kinh doanh, tình hình tài chính của khách hàng Bên cạnh đó, do khuôn khổ của GTLV mà việc giải thích cho các mô hình còn sơ lược và mang tính hình thức. Kiểm toán viên chưa đi sâu vào phân tích, lý giải chi tiết.
Về việc tính toán mức trọng yếu, KPMG Việt Nam chỉ tính cho toàn bộ Báo cáo tài chính mà không phân bổ cho các khoản mục nhỏ, trong khi điều này là quan trọng vì bằng chứng thu thập thường là cho khoản mục chứ không cho toàn bộ báo cáo Do đó, như chu trình tiền lương và nhân viên, không có một mức trọng yếu cụ thể, làm giảm hiệu quả của cuộc kiểm toán Chu trình tiền lương và nhân viên là một chu trình quan trọng và tất yếu ở mọi khách hàng, vì thế một mức trọng yếu thấp hơn được phân bổ cho chu trình là hợp lý Việc này cũng đòi hỏi kiểm toán viên phải thu thập nhiều bằng chứng kiểm toán hơn để đạt được mục tiêu kiểm toán. Đối với đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, một trong 3 phương pháp (Bảng câu hỏi, vẽ lưu đồ, Bảng tường thuật) miêu tả hệ thống kiểm soát nội bộ dễ theo dõi là sử dụng lưu đồ thì Công ty không sử dụng Vì thế, nên chú ý xem xét đưa lưu đồ vào đánh giá HTKSNB của khách hàng thì người xem xét sẽ dễ theo dõi hơn.