ĐIỂM CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN QUỐC TẾ PNT
Mục tiêu của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Để xác định mục tiêu cho mỗi cuộc kiểm toán, KTV của Công ty PNT đều tuân thủ theo quy định chung của Chuẩn mực kiểm toán Số 200 – Về “Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối kiểm toán báo cáo tài chính” Trong chuẩn mực có quy định chung cho mọi cuộc kiểm toán là
“KTV và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận về:
- Tính trung thực hợp lý (trên các khía cạnh trong yếu),
- Tính tuân thủ pháp luật,
- Việc lập và trình bày
Của các báo cáo tài chính đã được kiểm toán.
Giúp cho đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính của đơn vị.”
Mục tiêu chung của mọi cuộc kiểm toán được cụ thể dần đối với từng loại đối tượng khách hàng và mục đích cuộc kiểm toán đó Mục tiêu cụ thể của kiểm toán Công ty PNT đối với chu trình này được thể hiện trong bảng dưới đây:
Bảng 1.1 Mục tiêu đối với nghiệp vụ mua hàng – thanh toán
Mục tiêu đối với nghiệp vụ mua hàng
Mục tiêu đối với nghiệp vụ thanh toán
1 Mục tiêu hợp lý chung
Các nghiệp vụ mua hàng đều có căn cứ hợp lý: đầy đủ chứng từ…
Các nghiệp thanh toán đảm bảo tính hợp lý chung: đầy đủ chứng từ, thời gian hợp lý…
Các nghiệp vụ mua hàng được phản ánh trong sổ là phát sinh thực tế: hàng hóa thực tế đang đi đường, hoặc vào kho…
Mọi nghiệp vụ thanh toán phản ánh trong sổ sách thực tế phát sinh: chi tiết đối tượng người bán thực tế tồn tại…
Mọi nghiệp vụ mua hàng đều được phản ánh trên sổ sách kế toán
Mọi nghiệp vụ thanh toán đều được phản ánh trên sổ sách kế toán
4 Phân loại và trình bày
Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng: chi tiết đối tượng loại hàng hóa.
Các nghiệp vụ thanh toán được phân loại đúng theo đối tượng thanh toán chi tiết.
5 Tính giá và định giá
Mọi nghiệp vụ mua hàng được tính giá và định giá đúng đắn.
Các khoản thanh toán được định giá đúng (đặc biệt chiết khấu thanh toán)
Mọi nghiệp vụ mua hàng đều được phê chuẩn bởi người có đúng thầm quyền và trách nhiệm
Mọi nghiệp vụ thanh toán cũng được phê chuẩn bởi người đúng thẩm quyền và trách nhiệm
7 Tính chính xác số học
Mọi nghiệp vụ mua hàng đều được ghi sổ, cộng sổ, chuyển sổ đúng đắn.
Mọi nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ, cộng sổ, chuyển sổ đúng đắn.
8 Tính kịp thời Mọi nghiệp vụ mua hàng được phản ánh đúng kỳ.
Mọi nghiệp vụ thanh toán phải được cập nhật kịp thời.
Những sai sót thường xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán
Việc xác định những sai sót thường xảy ra trong một chu trình là cơ sở ban đầu để KTV xác định những rủi ro có thể gặp phải khi kiểm toán Căn cứ vào những mục tiêu kiểm toán, những vi phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán được Công ty PNT xác định như sau:
Về tính hiệu lực, trọn vẹn: các nghiệp vụ mua hàng không đủ chứng từ kèm theo như hóa đơn, biên bản giao nhận hàng Sai sót trong sổ chi tiết, có thể nhầm lẫn các nhà cung cấp trong khi ghi sổ.
Về tính giá: sai lệch trong phản ánh giá trị hàng mua, có sự sai lệch giữa hóa đơn, biên bản kiểm nhận và sai hiệu đơn vị phản ánh trên sổ sách.
Về quyền và nghĩa vụ: đơn vị phản ánh hàng nhận hộ, giữ hộ trong kho là thuộc sở hữu của mình.
Về phân loại và trình bày: trong chu trình mua hàng và thanh toán sai sót chủ yếu là phân loại và trình bày Tìm hiểu chu trình này ta cần quan tâm đến khoản nợ phải trả nhà cung cấp nằm trong nợ ngắn hạn của doanh nghiệp
Về tính chính xác số học: cộng sổ hoặc cộng trên hóa đơn bị sai.
Về tính đúng kỳ: các khoản nợ vi phạm tính đúng kỳ khi hóa đơn và thời điểm nhận hàng khác nhau.
Ngoài ra, tùy đặc điểm của loại hình doanh nghiệp hoặc mục đích của người lập báo cáo mà các sai phạm có thể phát sinh theo những chiều hướng khác nhau Nhìn chung, các doanh nghiệp luôn muốn tình hình tài chính của mình là khả quan nên sai phạm liên quan đến TK phải trả nhà cung cấp có xu hướng phản ánh không đầy đủ, giảm Số dư Bên Có. Sai sót này khiến khả năng thanh toán của doanh nghiệp tăng lên giả tạo
1.3 Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT
Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) đã xây dựng một chương trình kiểm toán chung cho các công ty kiểm toán Việt Nam và các KTV làm mẫu Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT đã lấy chương trình kiểm toán mẫu này làm chương trình kiểm toán chuẩn cho các cuộc kiểm toán của mình Chương trình kiểm toán mẫu đã được VACPA xây dựng dựa trên kinh nghiệm của các chuyên gia trong nước cũng như nước ngoài trong lĩnh vực kiểm toán Đồng thời nó cũng được xây dựng và hướng dẫn trên cơ sở các kinh nghiệm thực hành kiểm toán của các công ty kiểm toán cũng như các hướng dẫn chi tiết của Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) Cuối cùng chương trình mẫu đã được tổng kết, sửa đổi và hoàn chỉnh để áp dụng chính thức rộng rãi trong cả nước từ tháng 11/2010, cho kỳ kiểm toán 2010/2011
Chu trình chung của một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính gồm ba giai đoạn:
- Lập kế hoạch kiểm toán,
Dưới đây là sơ đồ chương trình kiểm toán chung:
QUẢN LÝ CUỘC KIỂM TOÁN
XÁC ĐỊNH, ĐÁNH GIÁ VÀ QUẢN LÝ RỦI RO
TUÂN THỦ CHUẨN MỰC KIỂM TOÁN VIỆT NAM PHÙ HỢP VỚI CHUẨN MỰC KẾ TOÁN VIỆT NAM
Sơ đồ 1.1 Chương trình kiểm toán chung
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
1.3.1.1 Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng
Đây là giai đoạn đầu tiên của bất kỳ một cuộc kiểm toán nào Việc xem xét chấp nhận khách hàng được thực hiện trước khi ký hợp đồng kiểm toán.
Theo hướng dẫn chung của VACPA, Công ty PNT đã thực hiện công việc chấp nhận khách hàng mới hoặc xem xét, chấp nhận duy trì khách hàng cũ Đối với mỗi khách hàng, PNT chỉ thực hiện một trong hai mẫu: Khách hàng mới hoặc Khách hàng cũ Đánh giá rủi ro hợp đồng không có một mẫu chung cụ thể nào mà phụ thuộc vào chuyên môn của KTV Do đó, người thực hiện công việc này là chủ nhiệm kiểm toán và người phê duyệt – thành viên BGĐ Trường hợp hợp đồng được đánh giá là rủi ro cao, thường có sự tham khảo ý kiến của thành viên BGĐ khác (hoặc toàn bộ BGĐ) trước khi chấp thuận khách hàng
Các công ty cần căn cứ vào các yếu tố ngành nghề, mức độ quan tâm của công chúng, trình độ công nghệ và đặc thù của nguồn nhân lực của khách hàng để đưa ra hướng dẫn về đánh giá mức độ rủi ro hợp đồng Thông thường, một hợp đồng được đánh giá có mức độ rủi ro cao khi khách hàng có một số đặc điểm như: niêm yết trên thị trường chứng khoán; là công ty đại chúng; không có hệ thống KSNB hiệu quả; có dấu hiệu vi phạm pháp luật nghiêm trọng; hoặc thường xuyên thay đổi HĐQT, BGĐ, Kế toán trưởng,
Xác nhận về tính độc lập của KTV và trao đổi với BGĐ của đơn vị về kế hoạch kiểm toán:
Sau khi đánh giá rủi ro ban đầu về khả năng chấp nhận khách hàng thì trưởng nhóm kiểm toán còn phải xác định cả tính độc lập của KTV Nếu có bất kỳ yếu tố nào có thể làm ảnh hưởng đến tính độc lập , trưởng nhóm cần khẳng định các yếu tố đó đã được loại trừ một cách phù hợp.
Không chỉ xác định tính độc lập của KTV, trưởng nhóm (hoặc chủ nhiệm kiểm toán) còn có thể thảo luận một số vấn đề về lập kế hoạch kiểm toán với Ban Giám đốc của đơn vị được kiểm toán nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện và quản lý cuộc kiểm toán. Thông thường KTV trao đổi với BGĐ đơn vị được kiểm toán về các vấn đề như:
- Phạm vi kiểm toán: Kiểm toán BCTC năm nào, tại các đơn vị trực thuộc nào,
- Kế hoạch kiểm toán sơ bộ/kết thúc năm: thời gian, nhân sự, yêu cầu sự phối hợp của đơn vị,
- Xác định các bộ phận/ phòng, ban liên quan đến cuộc kiểm toán;
- Các thay đổi quan trọng về môi trường kinh doanh, quy định pháp lý trong năm có ảnh hưởng đến đơn vị;
- Các vấn đề Ban Giám đốc quan tâm và đề nghị KTV lưu ý trong cuộc kiểm
Các trao đổi này sẽ giúp KTV nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch, giúp Ban Giám đốc đơn vị có sự chuẩn bị cần thiết để hợp tác với KTV trong quá trình kiểm toán. Ngoài ra, việc trao đổi này cũng giúp KTV thu thập được một số thông tin làm cơ sở xét đoán.
1.3.1.2 Tìm hiểu khách hàng, môi trường hoạt động và chính sách kế toán, chu trình mua hàng – thanh toán
Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động:
Theo Chuẩn mực kiểm toán Số 310 – về “Hiểu biết về tình hình kinh doanh” yêu cầu KTV cần có hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động của đơn vị:
“Để thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải có hiểu biết cần thiết, đầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá và phân tích được các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán mà theo KTV thì có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính, đến việc kiểm tra của kiểm toán viên hoặc đến báo cáo kiểm toán”
Trong bước này, KTV tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng, các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động như nhân tố bên trong, nhân tố bên ngoài tác động đến đơn vị. Đặc biệt, KTV cần xác định các nghiệp vụ, các giao dịch vụ bất thường, các rủi ro trọng yếu liên quan tới toàn bộ BCTC và TK cụ thể
Tìm hiểu chính sách kế toán, chu trình mua hàng – thanh toán: Để thu thập tài liệu, thông tin về chính sách kế toán về chu trình mua hàng và thanh toán thì KTV phải xác định xem việc thu thập đó phục vụ cho mục tiêu nào, để làm gì như:
- Thu thập để xác định và hiểu được các giao dịch và sự kiện liên quan tới chu trình, có ảnh hưởng trực tiếp tới các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các thủ tục kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế và lập chứng từ kế toán;
- Đánh giá về mặt thiết kế và thực hiện đối với các thủ tục kiểm soát chính của chu trình kinh doanh này;
- Quyết định xem liệu có thực hiện kiểm tra hệ thống KSNB hay không;
- Thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản phù hợp, hiệu quả đối với chu trình kinh doanh.
1.3.1.3 Phân tích sơ bộ các khoản mục liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán trên báo cáo tài chính
Phân tích sơ bộ BCTC chủ yếu là phân tích Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Trong trường hợp cần thiết có thể cần phân tích cả Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh BCTC Khi phân tích ở bước này, KTV thực hiện phân tích biến động, phân tích hệ số và phân tích các số dư bất thường Có hai loại thủ tục để phân tích các BCTC là phân tích dọc và phân tích ngang Một số hệ số và một số cách so sánh khi sử dụng hai loại thủ tục này được thể hiện thông qua bảng dưới đây:
Bảng 1.2 Phân tích dọc và phân tích ngang
So sánh số dư Phải trả người bán năm nay với năm trước
Tính tỷ trọng số dư Phải trả người bán so với tổng Nợ ngắn hạn, Nợ phải trả…
So sánh giá trị Hàng mua giữa các tháng trong năm, giữa năm nay với năm trước.
So sánh giá trị Hàng mua thực tế trong năm với kế hoạch mua sắm
Khả năng thanh toán nhanh Khả năng thanh toán hiện hành Khả năng thanh toán tức thời
Số vòng quay phải trả người bán
So sánh các tỷ suất trên Với năm trước
Với số liệu bình quân ngành
Kết hợp với việc sử dụng các chỉ số và phương pháp so sánh trong hai thủ tục phân tích, KTV còn dùng hiểu biết của mình về kế toán doanh nghiệp và phân tích tài chính để phát hiện các biến động hoặc xu hướng lạ, hay việc thay đổi đột ngột của chỉ số Việc này giúp KTV phát hiện ra các rủi ro, từ đó đưa ra thủ tục kiểm toán phù hợp cho các rủi ro đó Đây là quá trình KTV sử dụng xét đoán chuyên môn của mình để thực hiện Trưởng nhóm kiểm toán cần trao đổi với Chủ nhiệm kiểm toán về các rủi ro phát hiện trong quá trình phân tích sơ bộ
1.3.1.4 Đánh giá chung về Hệ thống KSNB của đơn vị
Đánh giá hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng – thanh toán: KTV cần thu thập tài liệu quy định về chế độ mua sắm và sử dụng các kỹ thuật quan sát, phỏng vấn để đánh giá xem hệ thống KSNB đối với chu trình có tồn tại và hoạt động có hiệu quả không KTV có thể xem xét các vấn đề cơ bản như:
- Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có bộ phận mua hàng không?
- Doanh nghiệp có thực hiện tốt nguyên tắc phân công phân nhiệm (có kế toán theo dõi nợ phải trả người bán riêng không); nguyên tắc bất kiêm nhiệm (tách biệt trách nhiệm giữa bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng và bộ phận thanh toán); nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn (quy định cấp có thẩm quyền phê duyệt mua sắm).
- Doanh nghiệp có đề ra và thực hiện tốt các thủ tục và chứng từ quy định
THỰC TRẠNG VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VÀO KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN QUỐC TẾ PNT THỰC HIỆN TẠI KHÁCH HÀNG
Chương 3: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện vận dụng quy trình kiểm toán vào kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính doCông ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT thực hiện.
Chương 1: ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH
KIỂM TOÁN QUỐC TẾ PNT
1.1 Đặc điểm chu trình mua hàng – thanh toán có ảnh hưởng đến kiểm toán tài chính
1.1.1 Bản chất của chu trình mua hàng – thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa, dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chu trình thường được bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được Đây là chu trình mở đầu cho mỗi hoạt động kinh doanh của đơn vị Để việc kinh doanh được diễn ra bình thường thì chu trình này phải được tiến hành và kiểm soát một cách chặt chẽ bởi các thành viên có liên quan trong công ty Do đó, chu trình này là chu trình quan trọng không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp Tuy nhiên, mỗi công ty kinh doanh trong những lĩnh vực khác nhau mà tầm quan trọng của chu trình mua hàng và thanh toán khác nhau
Quá trình mua vào của chu trình, hàng hóa hay dịch vụ chủ yếu bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì…mà không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.
1.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm có 4 chức năng:
1.1.2.1 Xử lý đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu trình Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hóa, dịch vụ và chính sách của công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này Hầu hết các công ty đều cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức này và mua các tài sản vốn ở mức khác… Sau khi việc mua đã được phê chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Một đơn đặt hàng được gửi cho người bán với những nội dung cụ thể gồm: số lượng, chủng loại, quy cách… Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp, nó được xem như một đề nghị để mua Đối với hầu hết các mặt hàng thông thường, đơn đặt mua được dùng để chỉ rõ lời đề nghị này.
1.1.2.2 Nhận hàng hóa hay dịch vụ
Việc nhận hàng hóa của công ty từ người bán là một điểm quyết định trong chu kỳ vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan đến sổ sách của họ Khi hàng hóa nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và điều kiện. Đa số các công ty đều có phòng tiếp nhân để đưa ra một báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa.
Một bản sao của nó thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả Để ngăn ngừa sự ăn cắp và lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phải chuyển trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất (nếu có).
1.1.2.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán
Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng mực của của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ biên lai hoặc sổ Nhật ký Các khoản phải trả Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải so sánh, mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt mua và khi nào áp dụng được, với báo cáo nhận hàng Nếu sử dụng hệ thống biên lai, các chứng từ được phân bổ một số biên lai Sau đó, nghiệp vụ mua được ghi vào sổ biên lai như một khoản nợ, một khoản chi phí, hoặc tài sản, và số tiền được chuyển vào sổ phụ Các khoản phải trả.
1.1.2.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Hầu hết đối với các công ty, các biên lai do kế toán Các khoản phải trả lưu giữ cho đến khi thanh toán Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản Trong đó, bản gốc gửi cho nhà cung cấp và một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo dõi nhà cung cấp Trong hầu hết các trường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưng đôi khi ghi một hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt.
Trên đây là bốn chức năng chính của chu trình mua hàng – thanh toán Tuy nhiên, cụ thể tại mỗi đơn vị kinh doanh phụ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động và đối tượng khách hàng thì các chức năng của chu trình này có thể được giảm bớt hoặc mở rộng thêm.
1.1.3 Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình
Một số chứng từ, sổ sách thường dùng trong chu trình mua hàng và thanh toán:
Phiếu yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa và dịch vụ.
Lệnh mua: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng để báo cho họ biết khách hàng sẵn sàng hàng hóa hay dịch vụ để đề xuất.
Phiếu giao hàng: tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp hàng Phiếu giao nhận thường được ký nhận bởi khách hàng để chỉ ra hàng hóa đã được nhận.
Phiếu nhận hàng: tài liệu nhận được của nhà cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã được chuyển giao.
Nhật ký mua hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng loại hàng tồn kho của đơn vị, như: nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ, hàng hóa Sổ nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (mua chịu) Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng cũng ghi vào sổ này.
Sổ cái nhà cung cấp hàng: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ Tổng số của tài khoản nhà cung cấp hàng trong sổ cái phải bằng tài khoản tiền ghi ở dòng ở người cung cấp trong sổ cái chung.
Sổ chi tiết thanh toán với người bán: dùng để theo dõi việc thanh toán với người bán theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán.
Phiếu nhập kho: nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VÀO KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN QUỐC TẾ PNT THỰC HIỆN
TY TNHH KIỂM TOÁN QUỐC TẾ PNT THỰC HIỆN
3.1 Nhận xét về thực trạng vận dụng quy trình kiểm toán vào kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Quốc tế PNT thực hiện
3.1.1 Những ưu điểm trong khi thực hiện
Về quy trình kiểm toán:
Quy trình kiểm toán do PNT thực hiện được tiến hành theo đúng trình tự kiểm toán mẫu của hiệp hội kiểm toán Việt Nam quy định Do vậy, quy trình kiểm toán của công ty là phù hợp với quy trình kiểm toán của các đơn vị được kiểm toán Chương trình kiểm toán này khá đầy đủ và hoàn chỉnh, được xây dựng cho từng phần hành cụ thể, tạo cơ sở cho KTV thực hiện kiểm toán dễ dàng hơn, góp phần nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí
Giai đoạn lập kế hoạch
- Thực hiện thủ tục phân tích:
Phân tích tình hình khách hàng là một trong những lĩnh vực rất quan trọng không những được quan tâm bởi các nhà quản trị mà còn rất nhiều đối tượng có quyền lợi kinh tế liên quan Trong kiểm toán nói riêng, việc phân tích được xem xét dưới những góc độ và phạm vi khác nhau nhằm phục vụ cho những mục tiêu nhất định trong từng giai đoạn của quy trình kiểm toán như đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, khả năng hoạt động liên tục trong giai đoạn lập kế hoạch và đưa ra những kết luận cuối cùng khi hoàn thành kiểm toán.
Bằng việc phân tích khả năng thanh toán của khách hàng, KTV có thể đánh giá được chất lượng hoạt động tài chính, nắm được việc thực hiện quy định về thanh toán, đánh giá được sức mạnh tài chính, tương lai cũng như dự đoán được tiềm lực trong thanh toán và an ninh tài chính của khách hàng Vì thế, có thể nói qua phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp, các nhà quản lý có thể đánh giá được chất lượng và hiệu quả hoạt động tài chính Đó cũng chính là mục đích của phân tích tình hình và khả năng thanh toán.
Nội dung và mục đích của quy trình phân tích được quy định rõ trong Chuẩn mực kiểm toán Số 520 – VAS :
“Quy trình phân tích bao gồm việc so sánh các thông tin tài chính, như:
- So sánh thông tin tương ứng trong kỳ này với các kỳ trước;
- So sánh giữa thực tế với kế hoạch của đơn vị (Ví dụ: Kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng );
- So sánh giữa thực tế với ước tính của kiểm toán viên (Ví dụ: Chi phí khấu hao ước tính );
- So sánh giữa thực tế của đơn vị với các đơn vị trong cùng ngành có cùng quy mô hoạt động, hoặc với số liệu thống kê, định mức cùng ngành (Ví dụ: Tỷ suất đầu tư, tỷ lệ lãi gộp ).”
Vì vậy, kiểm toán viên đã so sánh khoản phải trả của từng đối tượng năm kiểm toán với năm trước, kiểm tra và phát hiện những biến động bất thường, phỏng vấn phòng kinh doanh về sự thay đổi nhà cung cấp chính, thường xuyên và những đối tượng có liên quan tới vấn đề bất thường phát hiện được
- Sử dụng ý kiến của chuyên gia:
Lĩnh vực hoạt động của khách hàng tương đối đa dạng, tạo ra những nét đặc thù riêng cho mỗi cuộc kiểm toán Kiến thức của kiểm toán viên có thể gặp những giới hạn nhất định, kiểm toán viên đã sử dụng chuyên gia thuê ngoài để đảm bảo cho chất lượng cuộc kiểm toán Ngoài ra, kiểm toán viên còn sử dụng sự thông tin trên internet để tham khảo và giảm bớt chi phí cần thiết
- Về đánh giá rủi ro và trọng yếu:
Công tác kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán về thực chất là việc kiểm toán viên thu thập bằng chứng để xác minh không có gian lận hoặc sai sót làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính Hoặc nếu có gian lận, sai sót thì nó phải được phát hiện và được loại trừ thông qua việc sửa chữa hoặc trình bày trong báo cáo tài chính Tuy nội dung của kế hoạch kiểm toán bao gồm nhiều thành phần như thông tin chủ yếu, kiểm soát nội bộ, mục tiêu, phạm vi, giới han kiểm toán,… Nhưng có thể thấy rằng, để dự kiến được những công việc cần phải làm và cách thức tiến hành cốt lõi, cơ bản nhất của kế hoạch kiểm toán chính là nhận biết được khả năng có những gian lận và sai sót có thể xảy ra trong chu trình mua hàng – thanh toán gây ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính, có thể tạo nên rủi ro nếu nó không được phát hiện và loại trừ, trên cơ sở đó mà đề ra phương pháp kiểm toán thích hợp nhằm loại trừ rủi ro đó
Trên cơ sở nhìn nhận một cách nghiêm túc những hoạt động thực tiễn trong công tác báo cáo khảo sát lập kế hoạch, cùng với việc nâng cao nhận thức về lý luận, có thể thấy kiểm toán viên Công ty PNT đã và đang củng cố những thiếu sót trong việc đánh giá rủi ro và xác định mức trọng yếu Như việc tận dụng sử dụng kết quả lần kiểm toán trước trong việc nhận diện và đánh giá rủi ro nhằm xác định mức trọng yếu Sử dụng các ước tính kế toán theo hướng dẫn của chương trình kiểm toán mẫu do VACPA xây dựng.
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ:
Nền kinh tế nước ta đang phát triển và từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế giới, thị trường chứng khoán còn khá mới mẻ nhưng đã thu hút sự tham gia của rất nhiều công ty trong nước Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty muốn niêm yết là vô cùng quan trọng Sự đảm bảo hợp lý từ dịch vụ kiểm toán tính hữu hiệu của hệ thốngKSNB là cơ sở để kết luận khả năng vi phạm trọng yếu các chính sách và thủ tục kiểm soát không được ngăng ngừa và phát hiện là rất thấp và có thể giúp kiểm toán viên giảm bớt thời gian và chi phí cho mỗi cuộc kiểm toán.
Hệ thống kiểm sóa nội bộ, một bộ phận không thể thiếu của hệ thống quản trị doanh nghiệp, đã và đang trở nên một vấn đề được nhiều nhà đầu tư quan tâm sau hàng loạt vụ bê bối tài chính dẫn đến sự phá sản của các công ty trên toàn thế giới Yêu cầu cung cấp một báo cáo về mức độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là yếu cầu mang tính pháp lý nhằm đảm bảo một môi trường kinh doanh minh bạch mà còn là đòi hỏi chính đáng của các nhà đầu tư để đánh giá trách nhiệm các nhà quản lý trong quản trị doanh nghiệp Bên cạnh đó, đây cũng là cơ sở để các nhà đầu tư đánh giá năng lực của các nhà quản lý và thúc đẩy họ duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu Nhận thức rõ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, kiểm toán viên của Công ty PNT đã thực hiện đánh giá rất kỹ lưỡng và cẩn thận Điều đáng chú ý nữa là việc đánh giá hệ thống KSNB được công ty rất coi trọng. Trong quá trình kiểm toán khách hàng ABC – khách hàng kiểm toán năm đầu – đã được nhóm kiểm toán tìm hiểu rất kỹ và phân tích sâu Điều này giúp cho cuộc kiểm toán giảm được rủi ro và đồng thời nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán Không chỉ vậy, kết quả của cuộc kiểm toán này sẽ làm tiền đề và tư liệu hữu ích, đáng tin cậy cho các cuộc kiểm toán sau Tuy tìm hiểu kỹ sẽ mất thời gian và tiền bạc tại cuộc kiểm toán trước mắt nhưng lại sẽ giảm được chi phí cho các cuộc kiểm toán sau này – tương lai lâu dài.
Công ty xây dựng được Bảng hỏi đánh giá hệ thống KSNB đối với chu trình này. Bảng hỏi là một trong những cách phổ biến mà các công ty kiểm toán trên thế giới sử dụng Nó được các KTV có kinh nghiệm xây dựng dựa trên hệ thống KSNB chuẩn giúp KTV đánh giá hệ thống KSNB dễ dàng.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Giai đoạn này bao gồm đầy đủ cả thủ tục kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ (nếu hệ thống KSNB của khách hàng được đánh giá sơ bộ là có hiệu quả và đáng tin cậy) và thử nghiệm cơ bản Thủ tục kiểm tra hệ thống KSNB vẫn được PNT đánh giá thận trọng và đảm bảo cho bước tiếp theo – thử nghiệm cơ bản – hạn chế rủi ro kiểm soát đến mức thấp nhất có thể Trong thử nghiệm cơ bản thì gồm thủ tục phân tích các tài khoản quan trọng trong chu trình mua hàng – thanh toán và kiểm tra chi tiết đối với các tài khoản đó
Tại bước này, Công ty đa số sử dụng gửi thư xác nhận để kiểm tra tính chính xác của số dư Phải trả người bán Đặc biệt là thư xác nhận dạng khẳng định, thư loại này có độ tin cậy cao hơn thư phủ định và có khả năng được hồi đáp trả lại Ngoài ra, công ty còn sử dụng thủ tục phân tích để đánh giá sự biến động số dư của các tài khoản
Ngoài ra, chọn mẫu là việc không thể thiếu trong giai đoạn này Để kiểm tra được toàn bộ tổng thể của toàn bộ nghiệp vụ trong cả một năm tài chính là điều vô cùng khó thực hiện Nên kiểm toán viên đã lựa chọn phương pháp chọn mẫu để giảm bớt quy mô,giảm chi phí và giảm bớt được cả thời gian cho cuộc kiểm toán Kiểm toán viên cố gắng lựa chọn quy mô mẫu chọn ở mức hợp lý để vừa đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán
