Công tác kế toán nguyên vật liệu tại trung tâm dịch vụ khách hàng – bưu điện hà nội

Học viện tài Lời mở đầu Chủ trơng đổi kinh tế Đảng Nhà nớc đà tạo bớc ngoặt lịch sử cho kinh tế nớc ta Trong trình chuyển đổi từ kinh tÕ tËp trung quan liªu bao cÊp sang nỊn kinh tế thị trờng theo định hớng xà hội chủ nghĩa đặc biệt xu hội nhập, toàn cầu hoá diễn mạnh mẽ đà đặt doanh nghiệp Việt Nam vào môi trờng kinh tế mới, môi trờng cạnh tranh sôi động tồn phát triển nhằm mục tiêu cuối tối đa hoá lợi nhuận Đây hội thuận lợi để doanh nghiệp bộc lộ tài nhng thách thức lớn mà doanh nghiệp phải vợt qua Muốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đến tất khâu trình sản xuất, từ doanh nghiệp bỏ vốn đến danh nghiệp thu hồi Làm để đạt đợc hiệu cao với chi phí thấp câu hỏi đặt đối víi c¸c doanh nghiƯp Cã nh vËy doanh nghiƯp míi ®¶m b¶o cã l·i, c¶i thiƯn ®êi sèng ngêi lao động, thực đầy đủ nghĩa vụ nhà nớc Để thực điều yêu cầu đặt tất doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ yếu tố chi phí đầu vào bỏ trình sản xuất kinh doanh Trong chi phí nguyên vật liệu đợc coi yếu tố đầu vào thiếu Công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu hiệu có ý nghĩa quan trọng đờng phát triển doanh nghiệp Hỗ trợ đắc lực cho công tác này, kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động cung cấp thông tin cần thiết nguyên vật liệu cho nhà quản trị doanh nghiệp Nhận thức đợc vai trò tầm quan trọng công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp với mong muèn tiÕp cËn häc hái kinh nghiÖm thùc tÕ, đợc giúp đỡ bảo tận tình thầy giáo - thạc sỹ Nguyễn Văn Dậu, lÃnh đạo, cán phòng Tài kế toán Trung tâm Dịch vụ Khách hàng Bu Điện Hà Nội, em đà vào nghiên cứu đề tài : Công tác kế toán nguyên vật liệu Trung tâm Dịch vụ khách hàng Bu điện Hà Nội Nội dung chuyên đề gồm chơng: Chơng I: Lý luận chung công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp Chơng II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu Trung tâm DVKH Chơng III: Nhận xét đánh giá tình hình công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu Trung tâm DVKH Nguyễn Thị Thuý Hà - K32 T1 Häc viƯn tµi chÝnh Hµ Néi, ngày 12 tháng 04 năm 2006 Sinh viên Nguyễn Thị Thuý Hà Chơng I Lý luận chung công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp I Sự cần thiết công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.1 Khái niệm, đặc điểm, vị trí nguyên vật liệu sản xuất Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu đối tợng lao động, ba yếu tố trình sản xuất, sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Xét mặt vật,vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh.Và tham gia vào sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn lần vào giá trị sản phẩm tạo Xét mặt giá trị vËt liƯu lµ mét bé phËn cđa vèn kinh doanh Thông thờng, vật liệu trình sản xuất doanh nghiệp phong phú chủng loại, đa dạng số lợng thờng xuyên biến động Nguyễn Thị Th Hµ - K32 T1 Häc viƯn tµi chÝnh Nguyên vật liệu chiếm vị trí vô quan träng viƯc s¶n xt s¶n phÈm cã chÊt lợng tốt, đảm bảo số lợng, yêu cầu kü tht Chi phÝ vỊ nguyªn vËt liƯu chiÕm mét tỷ trọng lớn tổng số chi phí để sản xuất sản phẩm Chính việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời đợc hay không, có đảm bảo chất lợng, yêu cầu kỹ tht hay kh«ng, sư dơng tiÕt kiƯm hay l·ng phÝ ¶nh hëng tíi t×nh h×nh s¶n xt cđa doanh nghiƯp điều có nghĩa ảnh hởng tới giá thành s¶n phÈm, tíi kÕt qu¶ kinh doanh cđa doanh nghiƯp 1.2 Tầm quan trọng nguyên vật liệu công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Đóng vai trò yếu tố trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu thành phần để cấu tạo nên sản phẩm Nguyên vật liệu đợc nhận diện dễ dàng sản phẩm tợng trng cho đặc tính dễ thấy lớn đà sản xuất Do muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tiến hành đợc đặn, liên tục phải thờng xuyên đảm bảo cho loại nguyên vật liệu, lợng đủ số lợng, kịp thời gian, qui cách, phẩm chất Đây vấn đề bắt buộc mà thiếu có trình sản xuất sản phẩm đợc Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, lợng tồn đợc Vì đảm bảo nguyên vật liệu, lợng cho sản xuất tất yếu khách quan, điều kiện chung sản xuất xà hội Tuy nhiên thiếu sót nhắc tới nguyên vật liệu mà lại không nhắc tới tầm quan trọng công tác kế toán nguyên vật liệu Nguyên nhân tóm tắt nh sau: Chi phÝ nguyªn vËt liƯu chiÕm tû träng lín đơn vị sản phẩm so với khoản mục chi phí sản xuất khác( lao động trực tiếp sản xuất chung); - Số liệu xác nguyên vật liệu có tay phải thờng xuyên phản ánh để xác định cần đặt mua tiếp với ngời bán không làm gián đoạn sản xuất; - Một số sản phẩm cần nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất Điều đòi hỏi nhiều chứng từ gốc thủ tục kiểm tra để đảm bảo việc cung cấp nhịp nhàng đồng loại nguyên liệu cho sản xuất Tất lý đòi hỏi sổ sách phải đợc lập cách xác không công ty khó mà xác định số nguyên vật liệu cần mua lúc mua Sổ sách xác kiểm tra nội tốt đảm bảo tất nguyên vật liệu đợc cung cấp đầy đủ cho phân xởng sản xuất Nguyễn Thị Th Hµ - K32 T1 Häc viƯn tµi chÝnh cần thiết Công tác kiểm tra nội qua hệ thống ghi sổ sách nhằm đảm bảo nguồn vốn công ty đợc sử dụng theo kế hoạch 1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng nguyên vật liệu trình sản xuất kinh doanh nh đà nói trên, mục tiêu công tác quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp chủ yếu đợc trọng tập trung khâu cung ứng, dự trữ sử dụng tiết kiệm loại nguyên vật liệu, với yêu cầu nh sau: - Cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời xác nguyên vật liệu: Đây điều kiện có tính chất tiền đề cho liên tục trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có chất lợng tốt: Đây điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng suất lao động Bên cạnh việc đảm bảo cung ứng, sử dụng tiếtkiệm, dự trữ đầy đủ ảnh hởng tích cực đến tình hình tài doanh nghiệp, ảnh hởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp 1.4 Yêu cầu nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Với yêu cầu chung quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ sử dụng vật liệu nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tiến hành đợc liên tục đặn theo kế hoạch thúc đẩy trình luân chuyển nhanh vËt t, sư dơng vèn hỵp lý, cã hiƯu tiết kiệm, kế toán vật liệu cần thực tốt nhiệm vụ sau: (+) Phản ánh xác, kịp thời kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị thời gian cung cấp ; (+) Tính toán phẩn bổ xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho đối tợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực định mức tiêu hao vật liệu, phát ngăn chặn kịp thời trờng hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lÃng phí; (+) Thờng xuyên kiểm tra việc thực định mức dự trữ vật liệu, phát kịp thời loại vật liệu ứ đọng, phẩm chất, cha cần dùng có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế thiệt hại (+) Thực việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo vật liệu, tham gia công tác phân tích thực kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dùng vật liệu Nguyễn Thị Thuý Hà - K32 T1 Học viện tài (+) Thực việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo vật liệu, tham gia công tác phân tích thực kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dùng vật liệu II Phân loại đánh giá vật liệu 2.1 Phân loại vật liệu Phân loại vật liệu việc phân chia vật liệu doanh nghiệp thành loại, nhóm, thứ theo tiêu thức phân loại định Tuỳ thuộc yêu cầu quản lý để xếp thứ loại vật liệu vào tiêu thức Mỗi doanh nghiệp, tính chất đặc thù sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, loại vật liệu đợc sử dụng lại có tính lý hoá riêng Để quản lý cách chặt chẽ tổ chức hạch toán chi tiÕt tõng lo¹i, tõng thø vËt liƯu phơc vơ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải phân loại chúng theo tiêu thức định * Căn vào công dụng chủ yếu vật liệu vật liệu đợc chia thành loại nh sau: - Nguyên vật liệu ( bao gồm nửa thành phẩm mua ) : Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm đợc sản xuất nh: sắt, thép DN chế tạo máy; xi măng, gạch ngói DN xây dựng - Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng NVL hay tăng chất lợng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm nh loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm DN dệt; dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau DN khí sữa chữa; bao bì vật liệu đóng gói sản phẩm - Nhiên liệu: Là loại vật liệu đợc dùng để cung cấp nhiệt cho trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho trình chế tạo sản phẩm diễn bình thờng.Ví dụ: xăng dầu, than củi; đốt cung cấp nhiệt lợng cho phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động - Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải DN - Thiết bị xây dựng bản: Bao gồm loại thiết bị cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, vật t xây dựng dùng cho công tác xây dựng DN - Vật liệu khác: Là loại vật liệu loại trình sản xuất chế tạo sản phẩm phế liệu thu hồi trình lý TSCĐ sử dụng bán Ví dụ: gỗ, sắt vụn, phoi bào Nguyễn Thị Thuý Hà - K32 T1 Học viện tài * Căn vào nguồn gốc NVL NVL đợc chia thành: - NVL mua ngoài: Là vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc DN mua thị trờng - NVL tự sản xuất: Là vật liệu DN tự sản xuất thuê gia công - NVL có từ nguồn khác, chẳng hạn đợc Nhà nớc cấp cÊp, nhËn vèn liªn doanh b»ng vËt liƯu, vay b»ng vật liệu * Căn vào mục đích sử dụng NVL DN đợc chia thành loại: - NVL trùc tiÕp dïng cho s¶n xuÊt s¶n phÈm - NVL dùng cho quản lý phân xởng - NVL dùng cho khâu bán hàng 2.2 Đánh giá nguyên vật liệu Tính giá vật liệu xác định giá trị vật liệu ®Ĩ ghi sỉ kÕ to¸n, ®ã nã cã ý nghĩa quan trọng việc hạch toán tình hình tài sản nh chi phí sản xuất kinh doanh * Nguyên tắc kế toán sử dụng đánh giá NVL: + Nguyên tắc giá gốc + Nguyên tắc quán + Nguyên tắc thận trọng Tính giá vật liệu phụ thuộc vào phơng pháp quản lý hạch toán vật liệu phơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ - Phơng pháp kê khai thờng xuyên phơng pháp đợc áp dụng phổ biến Đặc điểm phơng pháp nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đợc kế toán theo dõi, tính toán cách thờng xuyên theo trình phát sinh - Phơng pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm kỳ kế toán theo dõi, tính toán ghi chép nghiệp vụ nhập vật liệu, giá trị vật liệu xuất đợc xác định lần vào cuối kỳ có kết kiểm kê vật liệu cuối kỳ Trị giá Trị giá vật liệu xuấtTrị giá vật liệu hiệnTrị còngiá đầu vậtkỳliệu nhập kỳ vật liệu = kỳ + - cuối kỳ 2.2.1 Tính giá nhập nguyên vật liệu: - Vật liệu mua ngoài: Giá vật liệu nhập kho Giá mua ghi hoá đơn Chi phí thu Chiết khấu thơng mại, giảm giá đợc hởng = + mua Nguyễn Thị Thuý Hà - K32 T1 Học viện tài Trong đó: Giá mua ghi hoá đơn: Đối với đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ giá cha tính VAT Đối với đơn vị áp dụng phơng pháp trực tiếp tính thuế giá trị gia tăng vật liệu mua vào sử dụng cho phúc lợi, hành nghiệp giá có tính VAT Ngoài vật liệu mua từ nớc thuế nhập đợc tính vào giá thực tế vật liệu nhập Chi phÝ thu mua bao gåm : Chi phÝ vËn chuyển, bảo quản từ nơi mua doanh nghiệp; chi phí thuê kho bÃi; chi phí bảo hiểm hàng hoá mua; hao hụt định mức mua vật liệu; tiền công tác phí ngời mua Chiết khấu thơng mại, giảm giá đợc hởng : Khi DN mua nguyên vật liệu lần với số lợng lớn mua hàng nhiều lần khoảng thời gian định vật liệu đà mua nhng không đảm bảo qui cách phẩm chất nên ngời bán đồng ý giảm giá - Vật liệu đợc cấp nhận vốn liên doanh vật liệu hay cá nhân cổ đông gãp vèn b»ng vËt liƯu: Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu giá ghi biên bàn giao giá hội đồng định giá thẩm đình cộng thêm chi phí khác (nếu có) - Vật liệu đợc biếu tặng, đợc thởng: Giá thực tế vật liệu giá trị vật liệu đợc biếu, tặng, thởng tham khảo giá trị loại vật liệu tơng đơng thị trờng - Vật liệu phế liệu: Có hai cách tính gía: Tính theo giá kế hoạch giá ớc tính không điều chỉnh, có u điểm đơn giản nhng không xác Hoặc tính giá thực tế bán thị trờng, có u điểm tính giá phế liệu nhng nhợc điểm phức tạp 2.2.2 Tính gi¸ xt vËt liƯu Doanh nghiƯp cã thĨ sư dơng phơng pháp tính giá sau Tuy nhiên sử dụng phơng pháp tính giá phải tuân thủ nguyên tắc quán * Tính giá xuất kho vật liệu theo phơng pháp đơn giá bình quân: Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng kỳ đợc tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu = Số lợng vật liệu x Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân Nguyễn Thị Thuý Hà - K32 T1 Học viện tài Trong đó, giá đơn vị bình quân tính theo c¸ch sau: Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu tån đầu kỳ nhập kỳ (+) Giá đơn vị bình = quân kỳ dự trữ Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ Cách tính có u điểm đơn giản, dễ làm, tính giá trị vật liệu xuất sử dụng kỳ tơng đối xác nhng nhợc điểm công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác toán nói chung Nguyễn Thị Thuý Hà - K32 T1 Học viện tài Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc) Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc) Cách đơn giản phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ nhiên không xác không tính đến biến động giá vật liệu kỳ (+) Giá đơn vị bình Giá thực tế VL tồn kho sau lần nhập = quân sau lần nhập Lợng thực tế VL tồn kho sau lần nhập Cách tính khắc phục đợc nhợc điểm phơng pháp trên, vừa xác vừa cập nhật Tuy nhiên phơng pháp tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần, thờng áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng loại vật liệu, số lần nhËp vËt liƯu th¸ng Ýt * TÝnh gi¸ xt kho theo phơng pháp giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Theo phơng pháp này, giả thiết số vật liệu nhập trớc xuất trớc, xuất hết số nhập trớc đến số nhập sau theo giá thực tế số hàng xuất Nói cách khác, sở phơng pháp giá thực tế vật liệu mua trớc đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ giá thực tế số vật liệu mua vào sau Phơng pháp thích hợp trờng hợp giá ổn định có xu hớng giảm * Phơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp giả định vật liệu mua sau đợc xuất trớc tiên, ngợc với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc Phơng pháp nhập sau, xuất trớc thích hợp trờng hợp lạm phát * Phơng pháp giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp vật liệu đợc xác định theo đơn lô giữ nguyên từ lúc nhập vào lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu tính theo giá thực tế vật liệu Do phơng pháp có tên gọi phơng pháp trực tiếp phơng pháp đặc điểm riêng Ưu điểm phơng pháp vật liệu đợc tính xác theo giá nhập nhng nhợc điểm không phù hợp với giá thực tế thị trờng, sổ sách theo dõi vất vả (+) Giá đơn vị bình quân cuối = kỳ trớc III Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu việc ghi chép , phản ánh biến động nhập, xuất, tồn cho loại vật liệu vật giá trị kho Nguyễn Thị Thuý Hà - K32 T1 Häc viƯn tµi chÝnh toµn doanh nghiƯp Công việc hạch toán chi tiết vật liệu đợc theo dõi hai nơi: kho phòng kế toán thờng công việc tốn nhiều công sức Chứng từ hạch toán: Kế toán tình hình nhập, xuất vật liệu thờng liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, bao gồm chứng từ cã tÝnh chÊt buéc lÉn nh÷ng chøng tõ cã tÝnh chất hớng dẫn tự lập Tuy nhiên dù loại chứng từ phải đảm bảo có đầy đủ yếu tố bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý phận có liên quan yêu cầu ghi sổ kiểm tra kế toán Chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất sử dụng vật liệu bao gồm loại sau: - Các chứng từ gốc: + Chứng từ phản ánh nguồn nhập nh thu mua, tự sản xuất, nhận vốn góp cấp phát , chẳng hạn nh hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phơng pháp khấu trừ) hay hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phơng pháp trực tiếp ) trêng hỵp doanh nghiƯp tù thu mua + Chøng từ phản ánh mục đích xuất kho bao gồm chứng tõ mƯnh lƯnh ( lƯnh xt) vµ chøng tõ thùc - Biên kiểm nhận vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05-VT): Đây chứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho ngời cung cấp , ngời quản lý tài sản cán nghiệp vụ quản lý số lợng, chủng loại, chất lợng - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT): chứng từ phản ánh lợng hàng đợc nhập qua kho trớc xuất dùng xuất bán PhiÕu nhËp kho cã thĨ c¸n bé cung øng kế toán vật t lập Thờng đợc lập liên: Liên 1: để lu Liên 2: ngời nhập hàng giữ Liên 3: thủ kho, kế toán luân chuyển giữ - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT): đợc dùng để theo dõi chặt chẽ số lợng vật t, sản phẩm hàng hoá xuất kho cho sản xuất tiêu thụ Phiếu xuất kho để kế toán tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, định mức tiêu hao, giá vốn hàng tiêu thụ Ngoài có số chứng từ sau:  ThỴ kho ( MÉu sè 06-VT)  PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bé (MÉu sè 03-VT)  PhiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc ( MÉu số 04-VT) Nguyễn Thị Thuý Hà - K32 T1