Nhờ có sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của cô giáo Trần Thị Nam Thanh và các cô chú trong phòng kế toán công ty In Tạp chí Cộng sản mà em đã hoàn thànhKhóa luận tốt nghiệp của mình với nh
Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán và công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
1.1.1.Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu
Muốn tiến hành sản xuất và tạo ra sản phẩm, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có yếu tố đầu vào là nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động Nó chính là đối tượng lao động trực tiếp cấu thành nên bản thân sản phẩm.
Nguyên vật liệu là hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động Trong các doanh nghiệp, vật liệu được sử dụng để phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hay bị tiêu hao hoàn toàn.
Là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu có vai trò và vị trí rất to lớn trong quá trình sản xuất: Điều dễ thấy đầu tiên là nguyên vật liệu cùng với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung tạo thành ba yếu tố của toàn bộ chi phí sản xuất Trong đó, chi phí nguyên vật liệu là thành phần chiếm tỷ trọng chi phí lớn nhất và tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm Do đó, cung ứng vật liệu kịp thời, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu sẽ là nhân tố đầu tiên hạ giá thành sản phẩm và tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động, dự trữ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn lưu động luân chuyển nhanh hay chậm sẽ quyết định khả năng và lợi nhuận của doanh nghiệp sản xuất Tài sản động càng nhanh và lợi nhuận tạo ra càng lớn Mà nguyên vật liệu là tài sản chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng tài sản lưu động của các doanh nghiệp sản xuất Vì vậy, việc tăng cường tốc độ luân chuyển vốn lưu động không thể tách rời việc dữ trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý tiết kiệm.
Với đặc điểm và vai trò như vậy, nguyên vật liệu thực sự là tài sản quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất Việc tìm ra phương hướng cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả và tiết kiệm nhất là một trong những điều kiện tất yếu cho sự tồn tại và phát triển của các nhà sản xuất hiện nay.
1.1.2.Yêu cầu tổ chức quản lý nguyên vật liệu
Như ta đã biết nguyên vật liệu có vai trò rất to lớn trong doanh nghiệp sản xuất Việc đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động Do đó, các doanh nghiệp cần phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu hợp lý và hiệu quả.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu được xem xét trên ba khía cạnh: tổ chức quản lý tình hình cung ứng nguyên vật liệu; tổ chức quản lý tình hình sử dụng nguyên vật liệu và tổ chức quản lý tình hình dự trữ nguyên vật liệu Yêu cầu đối với từng khâu như sau:
Tại khâu cung ứng: Hàng kỳ, bộ phận lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cần lập và thực hiện kế hoạch mua hàng về số lượng, khối lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí và chi phí mua Việc thực hiện kế hoạch phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh. Mục đích là giúp doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh được liên tục, đều đặn.
Tại khâu sử dụng nguyên vật liệu: sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguyên vật liệu góp phần giảm chi phí sản xuất, thu lợi nhuận cao Muốn vậy doanh nghiệp cần phải lập các định mức sử dụng cho từng loại nguyên vật liệu, và liên tục xem xét tình hình sử dụng để đề ra các biện pháp kịp thời khuyến khích các phân xưởng sản xuất tiết kiệm và ngăn chặn tình trạng sử dụng lãng phí nguyên vật liệu
Tại khâu bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu: cần tổ chức bảo quản nguyên vật liệu để nhằm góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm Doanh nghiệp sẽ phải tổ chức kho tàng bến bãi và trang bị đầy đủ các phương tiện đo lường cần thiết cho từng loại nguyên vật liệu Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải xác định được mức dự trữ cần thiết từng loại vật liệu đảm bảo quá trình sản xuất liên tục nhưng không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn.
Thực hiện đầy đủ các yêu cầu quản lý về nguyên vật liệu trên cả ba mặt cung ứng, sử dụng và dự trữ sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định đến khả năng cạnh tranh về giá thành sản xuất sản phẩm với các doanh nghiệp sản xuất cùng ngành khác.
1.1.3.Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
Trong phần hành kế toán nguyên vật liệu, người kế toán viên cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tổ chức phân loại và tính giá các loại nguyên vật liệu trong đơn vị đảm bảo tính thống nhất và đúng chế độ quy định.
Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình nhập - xuất và số hiện có của các loại nguyên vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, cơ cấu, giá trị và thời gian cung cấp.
Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu phải tuân thủ theo quy định của Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng như các văn bản kế toán liên quan khác.
Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, thủ tục và quy trình lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết thực hiện hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo thống nhất trong các công tác kế toán của đơn vị.
Kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phân bổ chính xác, kịp thời chi phí vật liệu vào chi phí của các đối tượng sử dụng.
Có biện pháp xử lý nhanh chóng các vật liệu ứ đọng, chưa và không cần dùng, kém phẩm chất.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán về vật tư theo các chỉ tiêu nhập - xuất - tồn theo yêu cầu quản lý.
Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
1.2.1.Tổ chức phân loại và tính giá nguyên vật liệu
1.2.1.1 Phân loại nguyên vật liệu
Trong mỗi doanh nghiệp sản xuất, số lượng chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng Có doanh nghiệp chỉ có vài loại nguyên vật liệu chủ yếu nhưng có những doanh nghiệp có hàng trăm loại Việc tổ chức hạch toán và quản lý nguyên vật liệu sẽ đạt kết quả cao nếu các công ty biết phân loại nguyên vật liệu một cách phù hợp.
Thông thường, hiện nay nguyên vật liệu được phân loại dựa trên vai trò và tác dụng của nó trong sản xuất Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm các loại:
Nguyên, vật liệu chính: là loại nguyên vật liệu mà sau khi gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm
Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức như: hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu
Nhiên liệu: là những thứ vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt
Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các vật liệu và thiếp bị mà doanh nghiệp mua về nhằm mục đích phục vụ cho quá trình xây dựng cơ bản.
Phế liệu: là các loại vật liệu thu được từ trong quá trình sản xuất kinh doanh hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài như phôi bào, vải vụn, gạch, sắt
Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các loại trên như bao bì luân chuyển, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng
Ngoài cách phân loại theo vai trò tác dụng, người ta cũng có thể phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành Theo cách này, nguyên vật liệu gồm:
Vật liệu tự chế: là loại vật liệu do doanh nghiệp tự chế tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất của công ty.
Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà phải mua từ bên ngoài vềc để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Vật liệu từ các nguồn khác: vật liệu từ góp vốn liên doanh, vật liệu từ biếu tặng, viện trợ
Hoặc các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật liệu theo mục đích, công dụng như: Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như phục vụ quản lý ở các phân xưởng, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Phân loại nguyên vật liệu là một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu hạch toán và quản lý nguyên vật liệu của các doanh nghiệp.
1.2.1.2 Tính giá nguyên vật liệu
Hiện nay, việc tính giá nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp được áp dụng theo chuẩn mực kế toán 02 “Hàng tồn kho” ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính.
Tính giá nguyên vật liệu thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của nguyên vật liệu Theo quy định của chuẩn mực 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc (giá thực tế), tức là nguyên vật liệu khi nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế.
Giá nguyên vật liệu nhập kho
Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo giá gốc và được xác định trong các trường hợp cụ thể như sau:
Nguyên vật liệu mua ngoài: giá thực tế ghi sổ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn của người bán (đã trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàn mua được hưởng), cộng các chi phí gia công hoàn thiện, cộng các loại thuế không được hoàn lại (như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt) và các loại chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí bao bì, cho phí thuê kho, thuê bãi )
Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất: giá thực tế ghi sổ là toàn bộ giá thành sản xuất thực tế của nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công: giá thực tế ghi sổ khi nhập kho gồm giá giá thực tế của vật liệu xuất thuê chế biến cùng các chi phí liên quan đến việc thuê ngoài chế biến như tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ
Nguyên vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tham gia góp vốn: giá thực tế ghi sổ là giá thoả thuận do các bên xác định hoặc tổng giá ghi trên hoá đơn giá trị gia tăng do bên tham gia liên doanh lập, cộng với các chi phí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải bỏ ra.
Phế liệu: giá trị ghi sổ của phế liệu là giá ước tính có thể sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu.
Nguyên vật liệu được tặng thưởng: giá trị ghi sổ là giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận nếu có.
Giá nguyên vật liệu xuất kho
Việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho sẽ khó khăn và phức tạp hơn việc tính giá nhập kho nguyên vật liệu Tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của bộ máy kế toán mà các doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau:
Đặc điểm của hình thức kế toán trên máy vi tính
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công tác thực hành kế toán cũng có nhiều tiến triển Thay thế dần hình thức kế toán thủ công, kế toán máy ngày càng được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Khác với việc thực hiện ghi chép và phản ánh cơ học của kế toán thủ công, kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra quyết định của các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin.
Hệ thống thông tin kế toán phụ thuộc vào hệ thống thông tin quản lý của các doanh nghiệp Một hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy vi tính đầy đủ và hoàn chỉnh gồm các yếu tố sau:
- Phần cứng: Máy tính; các thiết bị ngoại vi; các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác.
- Phần mềm: Hệ điều hành; phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm kế toán máy.
- Các thủ tục: Các thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng phần mềm và quản lý chức năng các nghiệp vụ.
- Các tiệp dữ liệu: Bao gồm các tệp cấu thành nên cơ sở dữ liệu kế toán như tệp danh mục tài khoản; tệp doanh mục khách hàng; tệp chứng từ
- Con người: Các nhân viên xử lý thông tin, các nhân viên nghiệp vụ, các nhà quản trị doanh nghiệp. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán: hình thức Nhật ký - Sổ cái, hình thức Nhật ký chung, hình thức Chứng từ ghi sổ, hình thức Nhật ký chứng từ hoặc kết hợp các hình thức kế toán với nhau Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định: Cuối tháng,cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay
Phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp .29 1.5 Chuẩn mực kế toán quốc tế và đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu tại một số
Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hành thường xuyên, định kỳ trên các mặt: khối lượng nguyên vật liệu, định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra đơn vị sản phẩm Việc phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cần gắn với phân tích tình hình cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu để có cái nhìn khái quát nhất về tình hình sử dụng và quản lý nguyên vật liệu.
Về tình hình cung ứng vật liệu:
Thông thường người ta đánh giá tình hình cung ứng nguyên vật liệu qua chỉ tiêu về số lượng Và chỉ tiêu được sử dụng là tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệu theo công thức sau:
Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng nguyên vật liệu loại i Số lượng nguyên vật liệu loại i thực tế nhập kho trong kỳ
Số lượng nguyên vật liệu loại i cần mua (theo kế hoạch trong kỳ) Để tính được số lượng nguyên vật liệu cần mua theo kế hoạch thường được tính theo số lượng thành phẩm hay chi tiết cần sản xuất trong kỳ theo công thức:
Trong đó: M(i) là nhu cầu về số lượng loại nguyên vật liệu i trong kỳ q: là số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất trong kỳ m(i): là định mức hao phí nguyên vật liệu i cho một đơn vị sản phẩm hay một chi tiết.
Từ chỉ tiêu về tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung ứng mà doanh nghiệp sẽ xác định xem tình hình cung ứng có kịp thời không để từ đó đưa ra các biện pháp tương ứng.
Về tình hình dự trữ nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu dự trữ là tất cả các loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, hiện có ở doanh nghiệp đang đợi để đưa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm Dữ trữ nguyên vật liệu là tất yếu khách quan Để xác định đúng lượng dự trữ cho doanh nghiệp cần căn cứ vào các yếu tố:
- Lượng vật tư tiêu dùng bình quân một ngày đêm.
- Tình hình tài chính của doanh nghiệp, tức là doanh nghiệp có bán và thu được tiền hàng hay không
- Trọng tải và tốc độ các phương tiện vận tải
Có thể tính chỉ tiêu sau:
Trong đó M: là khối lượng của từng loại vật tư chủ yếu t: là số ngày dự trữ m: là mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất trong một ngày đêm.
Phương pháp phân tích là người ta so sánh số lượng vật tư dự trữ thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ Cao hơn quá hoặc thấp hơn quá đều không tốt.
Về tình hình sử dụng nguyên vật liệu :
- Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm.
Trước tiên ta tính ra chỉ tiêu lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm.
Lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm = Lượng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm - Lượng nguyên vật liệu còn lại chưa sử dụng Để phân tích mức độ đảm bảo khối lượng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm cần tính ra hệ số:
Hệ số đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất
Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ + Lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ Lượng nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ t = M m Để phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất ta cần so sánh lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế M(1) với khối lượng nguyên vật liệu kỳ kế hoạch M(k) theo mức biến động tuyệt đối và tương đối:
Kết quả tính toán sẽ cho thấy khối lượng nguyên vật liệu tiêu dung fthực tế tăng hay giảm Việc tổ chức cung cấp nguyên vật liệu tốt hay xấu.
- Phân tích mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm
M: khối lượng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất sản phẩm trong kỳ
Q: khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ m: mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm
Trên cơ sở tính toán ra định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thực tế ta có thể so sánh với định mức kế hoạch hoặc định mức sử dụng kỳ trước để đánh giá cho phù hợp.
- Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu trên chỉ tiêu tổng chi phí
Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch về sử dụng NVL = Tổng chi phí nguyên vật liệu trong kỳ
Tổng chi phí nguyên vật liệu theo kế hoạch Đây là chỉ tiêu khái quát nhất và hay được sử dụng trong công tác đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp
Việc tính toán và phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu phải được tiến hành thường xuyên để kịp thời nêu lên các ưu, nhược điểm trong công tác quản lý vật tư ở đơn vị.
1.5 Chuẩn mực kế toán quốc tế và đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu tại một số nước trên thế giới
Chuẩn mực kế toán quốc tế là những quy chuẩn chung nhất về công tác kế toán mà dựa vào đó các nước xây dựng riêng cho mình hệ thống chuẩn mực kế toán riêng Liên đoàn kế toán quốc tế (IAFC) với những chuyên gia kế toán hàng đầu thế giới của mình đã nghiên cứu và xây dựng nên Hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế. Trong hệ thống chuẩn mực này, kế toán hàng tồn kho được quy định và hướng dẫn rất kỹ trong Chuẩn mực ISA 2- Hàng tồn kho Trên cơ sở chuẩn mực này Việt Nam đã xây dựng chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho Nhìn chung giữa chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho có những điểm chung và riêng như sau: Điểm giống nhau:
Tổng quan về công ty In Tạp chí Cộng sản
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty In tạp chí Cộng sản là một đơn vị trực thuộc, đặt dưới sự chỉ đạo và quản lý của Bộ biên tập Tạp chí Cộng sản (Tên viết tắt là INTACO), một doanh nghiệp của Đảng Từ khi được thành lập đến nay công ty đã có rất nhiều đóng góp phục vụ cho công cuộc xây dựng và đổi mới của Đảng cũng như của đất nước. Ngày 20/1/1968 theo quyết định số 20/VG của Thủ tướng Chính phủ, xí nghiệp In Bắc Hà (thuộc Bộ Văn Hóa) là một xí nghiệp hợp doanh và đang tham gia in tờ Tạp chí của Đảng (Tạp chí Học tập) được giao cho Bộ biên tập Tạp chí Học tập quản lý.
Và lúc này nhà in có tên là Nhà In Tạp chí Học tập, trụ sở chính tại số 38 Bà Triệu.
Là một trong những công ty có lịch sử lâu đời nhất tại Hà Nội và trải qua nhiều thăng trầm và biến cố lịch sử, công ty xứng đáng là một cơ sở đáng tin cậy của Đảng Nhiệm vụ xuyên suốt và chủ yếu suốt 39 năm qua của Công ty in Tạp chí Cộng sản là in Tạp chí Cộng sản và các tài liệu quan trọng khác của Đảng. Để thấy được lịch sử hình thành và phát triển của công ty, chúng ta sẽ nghiên cứu từng giai đoạn tồn tại và phát triển của nó:
Vào thời kỳ này tuy máy móc thiết bị đã cũ kĩ nhưng dây truyền sản xuất khá đồng bộ đủ sức in Tạp chí Học đường và một số ấn phẩm khác Cho đến cuối những năm 70 nhà in đã được trang bị thêm nhiều máy móc thiết bị hiện đại hơn so với nhiều nhà in khác Cũng trong thời kỳ này, cuộc chiến tranh chống Mỹ vấn đang diễn ra ác liệt Khắc phục mọi khó khăn nhà in vẫn hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc.Với những thành tích đã đạt được, Nhà in đã được Nhà nước tặng thưởng Huân
Chương lao động Hạng Ba Ngày 5/1/1977, Tạp chí Học đường đổ tên thành Tạp chí Cộng sản, Nhà in Tạp chí Học tập cũng đổi tên thành Nhà in Tạp chí Cộng sản.
Giai đoạn 1978-1987 Đây là thời kỳ khó khăn chung của cả nước Việt Nam vừa thoát khỏi hai cuộc chiến tranh bảo vệ đất nước lại tiếp tục chiến đấu trong cuộc chiến tranh Biên giới nên kinh tế và đời sống vô cùng khó khănvà bước vào cuộc khủng hoảng triền miên. Tiền vốn và đầu vào thiếu thốn cạn kiệt, công ty đã đứng trước những nguy cơ ngừng hoạt động Tuy nhiên với những nỗ lực phi thường của ban quản lý Nhà in và cùng với sự đồng sức, đồng lòng của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, Nhà in Tạp chí Cộng sản đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao Nhân dịp kỷ niệm 15 năm thành lập, đánh giá cao tinh thần vượt khhó xây dựng và phát triển, Nhà nước tặng Nhà in Tạp chí Cộng sản Huân Chương lao động hạng Hai.
Những năm 1988-1997 cũng là thời kỳ gặp nhiều khó khăn về kinh phí, về vốn.Không thể đổi mới thiết bị kịp thời, Nhà in lâm vào cảnh thiếu việc làm Tháng
4 năm 1990, Nhà in Tạp chí Cộng sản được giao về Ban Tài Chính - Quản trị trung ương, chịu sự quản lý trực tiếp của hội liên hiệp xí nghiệp in Nhân Dân và đổi tên thành Nhà in Nhân Dân Hà Nội II Từ năm 1993 trở đi có thể coi là thời kỳ chuỷen biến mạnh mẽ của Nhà in Để phù hợp với tình hình mới, ngày 26/5/1995 Ban Bí thư Trung ương Đảng đã quyết đinh giao Nhà in về Bộ biên tập tạp chí Cộng sản quản lý Ngày 14/11/1995 Bộ biên tập Tạp chí Cộng sản quyết định đổi tên thành Nhà in Tạp chí Cộng sản.
Giai đoạn từ 1997 đến nay
Năm 1998, đánh giá cao các thành tích đã đạt được trong những năm qua của Nhà in, nhân dịp kỷ niêm 30 năm thành lập, Nhà in được Nhà nước tặng thưởng HuânChương lao động hạng Nhất Để phù hợp với sự đổi mới của đất nước và phù hợp với cơ chế thị trường, đa dạng hóa các loại hình sản xuất kinh doanh, năm 2000 Bộ biên tập Tạp chí Cộng sản và UBND Thành phố Hà Nội quyết định nâng cấp Nhà inTạp chí Cộng sản thành Công ty In Tạp chí Cộng sản.
2.1.2 Đặc điểm và nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của Công ty
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty In Tạp chí Cộng sản là in các ấn phẩm, tạp chí, sách báo Đây là một nghành sản xuất ra đời từ rất sớm, có nhiều doanh nghiệp cạnh tranh Là một đơn vị có lịch sử lâu đời và truyền thống vượt khó đi lên, tập thể Ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong Nhà in không ngừng nỗ lực xây dựng nhà in thành một xí nghiệp vững mạnh đủ sức cạnh tranh trên thị trường Để đáp ứng nhu cầu của thị trường, Nhà in đã tiến hành đổi mới công nghệ mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao trình độ tay nghề của công nhân Phương châm hoạt động sản xuất của công ty là “Chất lượng là nềm tảng quyết định số mệnh của doanh nghiệp” Tuy là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ biên tập Tạp chí Cộng sản nhưng công ty in Tạp chí Cộng sản là một đơn vị hành chính sự nghiệp có thu Ngoài doanh thu từ hoạt động in, Công ty còn các nguồn thu từ hoạt động cho thuê nhà và hoạt động kinh doanh khác.
Trong suốt 39 năm tồn tại và phát triển, Công ty In tạp chí Cộng sản có nhiệm vụ sản xuất chủ yếu là in ấn tạp chí Cộng sản và các tài liệu khác của Đảng Ngoài ra Nhà In còn phát hành nhiều loại sách báo và tạp chí như Tạp chi Truyền Hình, Báo Sinh viên Việt nam, Hoa Học Trò, Nguyệt san Nhân Dân, Báo Thương Mại…
Ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh xuyên suốt nói trên, công ty còn phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, bảo toàn và phát triển vốn, đổi mới máy móc thiết bị công nghệ, bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân và chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên, có đóng góp cho Bộ biên tập.
Quyết định những chủ trương biện pháp hoạt động cụ thể để đẩy mạnh sản xuất, bảo đảm an toàn lao động, kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý, ứng dụng các tiến bộ kỹ thuật và sản xuất, đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh ngày càng cao.
Công ty in Tạp chí Cộng sản là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh theo luật pháp của nhà nước.
Trong nền kinh tế thị trường, việc trao đổi mua bán diễn ra sôi nổi và quyết liệt.
Có nhiều người mua kẻ bán, cạnh tranh lẫn nhau trong tiêu dùng, trong sản xuất cũng như trong tiêu thụ Để dứng vững và phát triển các doanh nghiệp phải có các phương hướng và chiến lược kinh doanh hiệu quả Với truyền thống lâu đời và tinh thần vượt khó, công ty In Tạp chí Công sản không những đứng vững trên thị trường mà còn có những thành tựu kinh doanh đáng kể Ngoài nguồn doanh thu từ hoạt dộng in ấn, công ty còn có nguồn thu từ việc cho thuê nhà và tham gia một số hoạt động kinh doanh khác Doanh thu và lợi nhuận trước thuế khá cao và tăng trưởng nhanh chóng Điều này không những góp phần làm tăng thu nhập của công ty nói chung, cán bộ nói riêng mà còn góp phần tăng nguồn thu từ thuế cho nhà nước.
Kết quả hoạt động kinh doanh trong một số năm gần đây của công ty được thể hiện trong biểu sau đây: Đơn vị: 1000đ
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
+ Doanh thu in 46 245 293 53 850 000 60 137 000 71 365 000 + Doanh thu kinh doanh 2 714 000 1 700 000 2 653 000 3 084 000 + Doanh thu cho thuê nhà 1 157 707 1 150 000 1 164 000 1 419 000 Lợi nhuận trước thuế 3 532 982 3 200 000 3 742 000 3 967 000 Thuế phải nộp 1 604 000 1 018 000 1 655 000 1 803 000
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Con người là tài sản vô giá của bất kỳ tổ chức kinh doanh nào Do đó, quan tâm đến trình độ, tay nghề cũng như đời sống và thu nhập của cán bộ công nhân viên là một trong những nhiệm vụ hàng đầu mà công ty In tạp chi Cộng sản đề ra Để thực hiện tốt nhiệm vụ đó, cán bộ lãnh đạo công ty đã biết kết hợp hài hòa giữa khả năng người lao động với thực trạng máy móc thiết bị sao cho có thể tận dụng hết được công suất hiện có.
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty In Tạp chí Cộng sản
sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty In Tạp chí Cộng sản
2.2.1 Đặc điểm, phân loại và phương pháp tính giá nguyên vật liệu
2.2.1.1 Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
Nguyên vật liệu là những tài sản ngắn hạn có thời gian chu chuyển ngắn Nó tham gia vào một chu trình sản xuất và bị tiêu hao toàn bộ Nó là các yếu tố vật chất cấu thành sản phẩm Tại công ty in Tạp chí Cộng sản, nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú bao gồm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, vật liệu khác. Điều này xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh theo đơn đặt hàng của đơn vị chủ quản và của các đối tác kinh doanh Mỗi đơn đặt hàng lại đòi hỏi những quy cách, mẫu mã, số lượng và chất lượng khác nhau Do đó số lượng các chủng loại vật liệu cũng phải đáp ứng yêu cầu sản xuất Hiện nay, công ty có hơn 400 loại nguyên vật liệu khác nhau trong kho sẵn sàng phục vụ sản xuất Trong đó giấy và mực là hai vật liệu chính tạo ra hình thái của sản phẩm Giấy của công ty rất đa dạng có tới hơn 200 loại Bên cạnh những vật liệu chính trên còn có những vật liệu phụ hay phụ tùng thay thế như cồn công nghiệp, keo dán, xăng dầu, vòng bi, bóng đèn Mỗi loại vật liệu lại có những đặc tính hoá lý khác nhau Do vậy yêu cầu bảo quản và quản lý các loại này cũng khác nhau Mặt khác, trong công ty in Tạp chí Cộng sản, hoạt động in ấn là hoạt động chủ đạo mang lại nguồn thu cho doanh nghiệp Mà đặc thù sản xuất của ngành sản xuất này là chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 70% tỷ trọng giá thành sản phẩm Đây là tỷ trọng tương đối lớn trong sản xuất công nghiệp Với đặc điểm như vậy, sự biến động của giá cả nguyên vật liệu ảnh hưởng khá lớn đến giá thành của sản phẩm in ấn Một vấn đề được đặt ra cho bộ phận thu mua và cung ứng nguyên vật liệu là phải vừa kịp thời, nhạy bén vừa có giá cả phải chăng
Ngày nay, nền kinh tế thị trường đang phát triển, có trăm người bán vạn người mua, mỗi doanh nghiệp đều đứng trước những thuận lợi và thách thức khác nhau.Thị trường cần cái gì sẽ có những nhà kinh doanh nhanh chóng đảm nhận vai trò cung ứng Giấy mực hay các vật liệu khác cho ngành in khá nhiều và dễ mua, giá cả đâu mua đến đó Vật liệu được dự trữ trong kho rất ít chỉ đáp ứng cho nhu cầu sản xuất ngắn hạn trước mắt mà thôi Xét về khả năng sử dụng vốn lưu động thì đây là một điểm mạnh khi mà công ty không phải tổ chức bảo quản vật liệu tồn kho tránh được chi phí kho bãi và nhân công Hàng tháng, căn cứ vào các đơn đặt hàng cụ thể và yêu cầu cho từng đơn hàng, phòng kinh doanh tổng hợp sẽ xét duyệt và cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất căn cứ trên định mức tiêu hao của từng loại vật liệu. Hiện nay, công ty chỉ mới xây dựng định mức tiêu hao cho giấy còn các loại khác chưa có định mức cụ thể Việc xây dựng định mức tiêu hao cho vật liệu giúp công ty giảm được những hao hụt mất mát hay lãng phí trong sản xuất Do vậy việc tiếp tục xây dựng các định mức cho tất cả vật liệu là một yêu cầu cấp thiết của công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty in Tạp chí Cộng sản.
Nói đến quản lý nguyên vật liệu chính là nói đến tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu Cụ thể tại công ty in Tạp chí Cộng sản, thực tế quản lý nguyên vật liệu như sau:
- Về cung ứng nguyên vật liệu: công ty tổ chức bộ phận chuyên môn phụ trách thu mua và cung ứng vật liệu riêng Trên cơ sở nhu cầu sản lượng cần sản xuất đã tính toán, phòng kinh doanh tổng hợp lập bản dự toán cung ứng vật liệu Bản dự thảo ngân sách cung ứng được xác định dưới dạng vật chất: số lượng, loại nguyên vật liệu với chất lượng đảm bảo tương ứng Theo bản dự thảo này sau khi đã được phòng kinh doanh phê chuẩn, bộ phận cung ứng sẽ nhanh chóng tiến hành thu mua đáp ứng kịp thời và liên tục cho sản xuất.
- Về sử dụng nguyên vật liệu: nguyên vật liệu sau khi mua về nhập kho hoặc sẽ chuyển trực tiếp cho bộ phận sản xuất trên cơ sở vật liệu sẵn có, công nhân tiến hành in ấn theo quy trình công nghệ của sản phẩm Hầu hết công nhân viên là những người có kinh nghiệm và tay nghề cao nên vật liệu được sử dụng hợp lý và tận dụng tối đa.
- Về bảo quản và dữ trữ nguyên vật liệu: là yêu cầu cần thiết đảm bảo sản xuất liên tục và kịp thời Như đã nói ở trên, công ty chỉ dự trữ một lượng rất nhỏ nguyên vật liệu vì cần đến đâu thì mua đến đó Tuy tiết kiệm được chi phí về lưu trữ và bảo quản nhưng công ty có thể gặp khó khăn khi thị trường giấy mực phục vụ in ấn khan hiếm vật liệu và biến động.
Doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty in Tạp chí cộng sản nói riêng cần phải có nguyên vật liệu mới tồn tại được Vì vậy, đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện tiên quyết mà công ty in Tạp chí Cộng sản luôn luôn phải chú trọng và quan tâm thích đáng Cung ứng và dữ trữ liên tục kịp thời, xây dựng định mức vật liệu cho từng loại là nhiệm vụ cả trong hiện tại và tương lai mà công ty đang phấn đấu hoàn thành
2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu
Như ta đã biết, công ty in Tạp chí Cộng sản là một doanh nghiệp thực hiện sản xuất ra các sản phẩm in ấn như: sách, bao, tạp chí Mỗi loại sách báo lại đòi hỏi mẫu mã quy cách và chất lượng khác nhau nên số lượng vật liệu trong công ty rất đa dạng và phong phú Căn cứ vào đặc điểm, vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất mà công ty phân loại như sau:
- Nguyên vật liệu chính: là các loại nguyên vật liệu cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm là các trang in, ấn phẩm Nguyên vật liệu chính bao gồm khoảng 217 loại giấy, các loại mực in khoảng 43 loại, 34 loại bản in.
Các loại giấy: trong các yếu tố cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm thì giấy chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị sản xuất Chất lượng của giấy quyết định phần lớn đến chất lượng mẫu mã của sản phẩm Mặt khác, giấy là vật liệu dễ hỏng nát, hư hại và giảm chất lượng do tác động của môi trường bên ngoài.
Do đó, trong công tác mua sắm, dự trữ và nảo quản giấy cần phải hết sức cẩn thận. Hiện nay, công ty có 217 loại giấy khác nhau gồm các loại giấy Bãi Bằng, giấy Tân Mai, giấy Couches với định lượng và kích cỡ khác nhau.
Các loại mực in: mực cũng là một thành phần quan trọng hình thành nên nội dung của sản phẩm in ấn công ty có khoảng 43 loại mực khác nhau của nhiều nước như Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Đức, Anh Chất lượng của mực cũng quyết định đến chất lượng của trang in.
Các bản in: bản in có tới 34 loại bảng in khác nhau và chủ yếu là kẽm Trung Quốc Ngoài ra còn có bản in KoDak, kẽm FuJi, kẽm Hàn Quốc, kẽm Italia Bên cạnh đó còn có các loại phim, vải chống thấm
- Vật liệu phụ: vật liệu phụ là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, là đối tượng lao động không trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm , được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để thay đổi màu sắc, hình dáng hoặc dùng để phục vụ các hoạt động của công nhân viên chức Công ty có khoảng 100 vật liệu phụ với các công dụng, tính năng vô cùng đa dạng, trong đó có các loại khác nhau như: cao su, keo nóng, đế ghim, xà phòng, băng dính, găng tay
- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu dùng cung cấp năng lượng, nhiệt năng trong quá trình sản xuất như dùng cho xe chạy, chạy máy phát khi mất điện Các loại nhiên liệu như xăng, dầu Roto, dầu máy BP, dầu máy Total, dầu hoả, dung dịch làm mát máy
Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty In Tạp chí Cộng sản
Khi nền kinh tế càng phát triển mau lẹ thì cơ hội cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh càng lớn Nắm bắt được cơ hội để tồn tại và phát triển là một yêu cầu tất yếu khách quan của các doanh nghiệp Công ty In Tạp chí Cộng sản là một doanh nghiệp lâu năm trong nghề và đã có vị thế nhất định trong nghành in ấn Để có được thành công đó phải kể đến sự tận tuỵ cống hiến rất nhiều của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là các nhân viên trong phòng Kế toán - phòng đảm nhận lĩnh vực then chốt của công ty Qua bao nhiêu năm phát triển và trưởng thành, công tác kế toán, tài chính do phòng đảm nhận luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ nhờ có những chính sách về phân công lao động kế toán và những chính sách kế toán chung áp dụng tại công ty phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp Sau đây có thể thấy qua được những ưu và nhược điểm của công tác kế toán tại công ty này.
3.1.1 Những ưu điểm trong công tác kế toán tại đơn vị Đầu tiên là việc tổ chức và phân công lao động kế toán đã được đặt ra một cách hợp lý và gọn nhẹ Phòng kế toán của công ty có năm nhân viên đảm nhận các chức năng và nhiệm vụ khác nhau Mỗi người đều có sự độc lập tương đối trong công tác Những nhân viên kế toán này được tổ chức trong bộ máy quản lý theo cơ chế tập trung, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng Hình thức quản lý tập trung này đảm bảo cho công việc giải quyết nhanh chóng, theo cơ chế một cấp chỉ đạo trực tiếp, tránh chồng chéo trong việc phân công nhiệm vụ từ nhiều lãnh đạo cấp trên Bên cạnh đó về mặt cán bộ phòng Kế toán đều là những người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, giỏi về nghiệp vụ chuyên môn, mỗi người đảm nhận các lĩnh vực khác nhau phù hợp với chuyên môn của mình Ngoài việc làm việc với tinh thần độc lập và tự giác cao, tinh thần tác nghiệp phối hợp hài hoà giữa các nhân viên là một thế mạnh của bộ máy kế toán doanh nghiệp.
Về việc áp dụng các chính sách chung của công ty cũng có những điểm nổi bật. Tận dụng được sự phát triển của công nghệ thông tin, công ty đã sử dụng phương pháp kế toán máy thông qua một phần mềm do công ty máy tính Hà Thắng và các cán bộ trong phòng kế toán thiết kế riêng Điều này tạo điều kiện cho công tác kế toán nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như phân công lao động Cứ tưởng tượng với một quy mô sản xuất tương đối, mỗi loại vật tư lên tới con số hàng trăm thể loại nếu thực hiện theo phương pháp thủ công thì khối lượng nhân viên sẽ là bao nhiêu Kết hợp với phần mềm kế toán máy, công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ để phù hợp với quy mô và đặc thù sản xuất Việc tổ chức công tác kế toán tuân thủ chặt chẽ chế độ kế toán hiện hành là quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 Chứng từ kế toán được chú trọng, tránh được tình trạng chứng từ lập sai nguyên tắc hoặc không hợp lệ Tổ chức hệ thống tài khoản được công ty sử dụng hợp lý, các tài khoản không cần thiết thì công ty không sử dụng. Các sổ kế toán dùng trong hình thức chứng từ ghi sổ được in ra từ máy định kỳ theo tháng, quý hoặc năm Trong quá trình cập nhật vào máy tính các kế toán đã rất cẩn thận nên ít các nghiệp vụ kế toán bị bỏ sót Do đó, các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết tương đối đầy đủ và thường xuyên được đối chiếu với nhau Các báo cáo cũng được in từ trong máy theo định kỳ. Đó là những ưu điểm nói chung của công tác kế toán đơn vị Trong lĩnh vực kế toán nguyên vật liệu nói riêng công ty cũng có những điểm mạnh nhất định:
Một là: Trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công ty in Tạp chí Cộng sản sử dụng phương pháp thẻ song song Đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện và còn kết hợp với phần mềm kế toán máy nên các nghiệp vụ kế toán được phản ánh thường xuyên, không phải đợi đến cuối kỳ hạch toán.
Hai là: Công ty sử dụng phương pháp bình quân liên hoàn hay bình quân mỗi lần nhập để tính giá nguyên vật liệu xuất kho Phương pháp này đối với đơn vị áp dụng kế toán thủ công sẽ rất khó khăn trong việc tính toán và dễ gây nhầm lẫn.
Nhưng tại công ty in Tạp chí Cộng sản với sự trợ giúp của phần mềm kế toán máy thì máy tính sẽ tự động tính giá nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập xuất Đây là phương pháp vừa giảm khối lượng lao động và thời gian làm việc của kế toán nguyên vật liệu lại vừa tạo ra sự chủ động không phải đợi đến cuối kỳ mới tính được giá hàng xuất kho.
Ba là: Công ty đã xây dựng được hệ thống danh mục vật tư để phục vụ trong công tác quản lý vật tư hàng hoá và thuận lợi trong công tác kế toán Điều này xuất phát từ nhu cầu thực tế của công ty in Tạp chí Cộng sản Trong công ty, số lượng vật liệu lên tới hơn 400 loại chính phụ Mỗi loại lại có những đặc điểm, tính chất và công dụng khác nhau Không những thế, chúng lại có quy cách về khối lượng, về kích cỡ và xuất xứ khác nhau Với những đặc điểm như vậy công ty đã tiến hành mã hoá được từng loại vật tư theo phương pháp phân lớp, giúp kế toán có khả năng theo dõi chi tiết từng loại vật tư một cách dễ dàng và tránh được sự nhầm lẫn.
Bốn là: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức vật tư cho các loại nguyên vật liệu chính, đặc biệt là giấy Hệ thống định mức vật tư sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí, hạ giá thành cho sản xuất, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh cho công ty.
Năm là: Trong công tác quản lý nguyên vật liệu, công ty đã xây dựng được một hệ thống kho bãi chứa nguyên vật liệu tương đối tốt Các loại vật liệu trong kho được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp, dễ phân loại và thuận tiện khi sử dụng.
Sáu là: Song song với việc xây dựng hệ thống kho bãi, công ty thường tiến hành thu mua nguyên vật liệu khi cần thiết vì điều này sẽ giảm được chi phí xây dựng thêm những kho hàng mới và giảm chi phí trông giữ kho Để thực hiện tốt được phương hướng này, công ty đã xây dựng được uy tín với các nhà cung cấp, đặt sự hữu nghị hợp tác lên hàng đầu Do vậy nhu cầu hàng của công ty luôn được đảm bảo.
Tất cả những ưu điểm đó tạo nên một hệ thống kế toán vững mạnh của công ty
In Tạp chí Cộng sản.
3.1.2 Một vài điểm hạn chế
Trong công tác kế toán nguyên vật liệu của mình, công ty đã thực hiện tương đối đầy đủ theo các quy định của chế độ kế toán Việt Nam và có những chính sách kế toán áp dụng ưu việt Bên cạnh những ưu điểm đó, công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị còn một vài hạn chế.
Về khâu thu mua nguyên vật liệu: công ty tiến hành mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp quen thuộc nên khi hàng về nhập kho bộ phận thu mua không tiến hành kiểm nghiệm vật tư mà chỉ kiểm tra sơ sài Chỉ đối với các mặt hàng hư hỏng mà có thể nhìn thấy được, công ty mới yêu cầu đổi lại.
Về việc sử dụng nguyên vật liệu: Tuy công ty đã xây dựng được hệ thống định mức vật tư cho vật liệu nhằm tiết kiệm chi phí trong sản xuất nhưng hệ thống này chỉ dừng lại ở các vật liệu chính như Giấy Còn với các loại vật tư khác công ty chưa xây dựng được định mức sử dụng Điều này chưa tạo ra sự đồng bộ trong hệ thống định mức vật tư và chưa hoàn toàn giúp giảm bớt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại đơn vị Bên cạnh đó, công ty thường phát vật tư cho các phòng ban theo từng tháng chứ không căn cứ vào yêu cầu của sản xuất Việc làm này không tạo được tinh thần tiết kiệm trong sử dụng.
Về dự trữ nguyên vật liệu: Công ty thông thường chỉ tiến hành thu mua nguyên vật liệu khi công ty có nhu cầu sản xuất Điều này tuy tiết kiệm chi phí lưu kho, lưu bãi nhưng sẽ khiến công ty khó khăn trong vấn đề dự trữ khi mà thị trường biến động và nguồn hàng khan hiếm.
Về việc quản lý nguyên vật liệu: Công việc kiểm kê định kỳ là một trong những yêu cầu cần thiết trong công tác quản lý nguyên vật liệu Nhưng tại công ty in Tạp chí Cộng sản chỉ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và vật liệu mỗi năm một lần vào ngày 01/01 của năm tiếp theo Việc kiểm kê 1 lần khiến cho việc kiểm soát vật liệu không đạt hiệu quả tối đa, công ty không theo dõi được thường xuyên nguyên vật liệu.
Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty In Tạp chí Cộng sản
sử dụng nguyên vật liệu tại công ty In Tạp chí Cộng sản
3.2.1.Nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu
Sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những yêu cầu thiết thực đối với công ty In Tạp chí cộng sản nhằm giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm Công ty có thể tăng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu bằng cách xây dựng hoàn chỉnh thêm hệ thống định mức vật liệu rộng rãi Hiện nay công ty đã xây dựng được một hệ thống định mức sử dụng vật tư riêng biệt nhằm tiết kiệm một cách tối đa vật liệu chính và chủ yếu nhất - Gíấy in Thay vì chỉ xây dựng định mức chi phí cho các loại Giấy thì công ty nên xây dựng định mức cho cả các loại vật liệu chính khác như Mực in hay bản kẽm Việc tạo ra một hệ thống định mức vật tư đồng bộ và hoàn chỉnh sẽ góp phần không nhỏ trong việc sử dụng khoa học và hiệu quả nguyên vật liệu tại công ty Đối với các vật liệu phát theo tháng cho các phòng ban, công ty có thể xây dựng hạn mức cấp vật tư theo khối lượng sản xuất.
Trong phiếu xuất vật tư theo hạn mức này sẽ thể hiện cả số lượng vật tư được cấp theo hạn mức và thể hiện cả số lượng vật tư thực nhận của các phòng ban Vào ngày đầu tháng, phòng kế hoạch sản xuất xác định hạn mức sử dụng vật tư sau đó gửi thông báo đến phòng vật tư Phiếu xuất kho theo hạn mức sẽ được phòng vật tư lập theo từng tháng Mỗi khi có nghiệp vụ xuất kho vật liệu thủ kho sẽ viết một phiếu xuất kho bình thường, đồng thời ghi nhận số lượng xuất vào Phiếu xuất kho theo hạn mức Người nhận vật tư sẽ có trách nhiệm ký tên vào phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức
Mẫu Phiếu xuất kho theo hạn mức được thể hiện dưới đây:
CÔNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
38 Bà Triệu – Hà Nội ĐỘC LẬP- TỰ DO -HẠNH PHÚC
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Bộ phận sử dụng : Văn phòng quản lý
Lý do xuất : Văn phòng phẩm
STT Mã VT Tên VT ĐVT
Hạn mức được duyệt trong tháng
12 VT7100 Mực xanh TOYO Kg 5 2 2 4
Ngày 31 tháng 03 năm 2006 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách phòng vật tư Thủ kho
Biểu 18 : Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức
Từ phiếu xuất này, phòng vật tư và kế toán sẽ biết được chính xác tình hình sử dụng vật liệu là tiết kiệm hay lãng phí Chẳng hạn, theo bảng trên văn phòng đã sử dụng 650 tờ giấy Bãi Bằng tăng so với hạn mức 50 tờ Như vậy, giấy Bãi Bằng được sử dụng chưa thực sự tiết kiệm và cần phải có các biện pháp điều chỉnh cho phù hợp. Để quản lý tốt vật liệu công ty nên tiến hành kiểm kê thường xuyên hơn theo định kỳ Việc chỉ tiến hành kiểm kê một lần vào ngày 01/01của kỳ kế toán năm tiếp theo chưa thể đáp ứng được yêu cầu quản lý thường xuyên nguyên vật liệu tại công ty Số lượng nguyên vật liệu quá lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều và khi đến cuối mỗi kỳ mới tiến hành kiểm kê không phản ánh kịp thời và chính xác tình hình thừa thiếu vật tư cũng như chất lượng, tình trạng vật tư trong từng giai đoạn sản xuất kinh doanh Mỗi quý, công ty nên tổ chức bộ phận kiểm kê vật tư Bộ phận này bao gồm những người liên quan đến công tác bảo quản hàng tồn kho và cả người hiểu biết về kỹ thuật Định kỳ, ban chuyên trách này sẽ tiến hành kiểm kê vào ngày 01/01 tháng đầu của mỗi quý Sau khi kiểm kê, ban kiểm kê sẽ lập Biên bản kiểm kê để làm căn cứ quy trách nhiệm pháp lý cho những đối tượng liên quan.
Cũng cần quản lý tốt cả khâu thu mua bằng công tác kiểm nghiệm vật tư mua về bởi những người có kinh nghiệm và hiểu biết Thông thường nghiệp vụ mua hàng và nhập kho rất đơn giản Khi hàng về tới kho kèm theo hoá đơn, thủ kho và bộ phận vật tư chỉ quan tâm đến số lượng là chính rồi cho nhập kho mà không hề lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá mua về Khi xảy ra những tình huống xấu như chất lượng vật liệu không đáp ứng yêu cầu nhưng lại không có chứng từ minh chứng nghiệp vụ nên khó có thể quy trách nhiệm pháp lý cho các nhà cung cấp hay những đối tượng liên quan Để khắc phục tốt hạn chế này, Công ty nên sử dụng Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho khi vật liệu về kho:
Ví dụ: Theo đơn đặt hàng số 123 của công ty, ngày 8/3/2007 Công ty TNHH HồngBàng giao hàng đến Sạu khi kiểm nghiệm vật liệu ban kiểm nghiệm thấy rằng các mặt hàng này đều đúng quy cách, số lượng cũng như chất lượng Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập như sau:
CÔNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN
Phòng kế toán Mẫu số 05-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ vào đơn đặt hàng số: 123 ngày 5 tháng 3 năm 2007 của Trưởng phòng vật tư
Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Trần Đình Hà : Đại diện bên mua - Trưởng ban Ông : Nguyễn Xuân Thanh: Đại diện bên bán - Uỷ viên
Bà : Nguyễn Tuyết Mai: Bên mua - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên, quy cách, phẩm chất vật tư Mã VT Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo HĐ
Số lượng đúng quy cách, phẩm chất
Số lượng sai quy cách, phẩm chất
3 Cân, đếm Tờ 1.900 1.900 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Các vật tư đều đúng quy cách, phẩm chất và số lượng.
Trưởng ban Đại diện bên bán Thủ kho
Biểu 19: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Bên cạnh đó, phản ánh các nghiệp vụ nhập kho vật liệu thừa và phế liệu thu hồi trên sổ kế toán góp phần xác định chính xác và giảm bớt chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất Các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu thừa và phế liệu cần lập phiếu nhập kho như các nghiệp vụ mua ngoài Khi có lượng vật liệu thừa từ sản xuất hay phế liệu thu hồi nhập kho, thay vì để tự bộ phận sản xuất xử lý, công ty sẽ cử ban chuyên trách về kiểm nghiệm vật tư đánh giá và xác định giá trị thực của vật liệu thừa và phế liệu Sau khi đánh giá tiến hành nhập kho, bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho thành 2 liên Một liên giữ tại phòng vật tư và một liên giao cho thủ kho. Phiếu nhập kho phế liệu thừa từ sản xuất có thể như sau:
CÔNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN
Chi tiết: Vật liệu thừa, phế liệu
Bộ phận sản xuất : Phân xưởng sách
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Thành tiền Chi tiết
1 Bãi Bằng 58g, 86x121 Tờ 1.600 936.500 Vật liệu thừa
Trưởng phòng vật tư Bộ phận sản xuất Thủ kho
3.2.2.Chi tiết hoá hệ thống tài khoản nguyên vật liệu
Như đã nói ở phần trên, hệ thống tài khoản chi tiết của tài khoản nguyên vật liệu mới chỉ dừng lại ở tài khoản cấp 2 Trong khi đó, doanh nghiệp có hơn 400 loại nguyên vật liệu khác nhau Các loại nguyên vật liệu này được phân chia thành các nhóm khác nhau tuỳ theo công dụng và tính chất phục vụ sản xuất Việc phân cấp cho tài khoản chi tiết nguyên vật liệu tại cấp 2 mới chỉ phản ánh được các khoản mục chi phí theo cách phân loại nguyên vật liệu tại công ty Mặt khác, mỗi lần muốn xem xét, đối chiếu hay theo dõi tình hình của một loại vật liệu cụ thể kế toán vừa phải nhập mã tài khoản cấp 2 vừa phải tìm theo mã vật tư Điều này chưa thuận lợi cho hạch toán kế toán Chúng ta có thể xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết dựa trên các tài khoản cấp 2 và danh mục vật tư có sẵn Danh mục vật tư được công ty xây dựng rất hoàn chỉnh và cụ thể về cả chủng loại, quy cách Mỗi loại vật tư được mã hoá bằng các chữ số nếu được kết hợp với tài khoản chi tiết cùng phần mềm kế toán máy sẽ tạo sự chính xác, khoa học và tiện lợi Cách mã hoá cụ thể như sau:
Mã tài khoản chi tiết = Mã tài khoản cấp 2 + Mã vật tư
Cụ thể : Bốn số đầu tiên là số hiệu tài khoản chi tiết Các tài khoản chi tiết này là chi tiết cấp 2 bao gồm các mã sau: 1521, 1522, 1523, 1524, 1528 Và bốn số tiếp theo là mã vật tư cập nhật từ mã vật tư trong dang mục vật tư.
Ví dụ: TK 1521-1001: Nguyên vật liệu chính - giấy Bãi Bằng 58g, 86 x 121
TK 1521-3002: Nguyên vật liệu chính - giấy Phấn 80g, 86 x 121
TK 1522-6001: Nguyên vật liệu phụ - Cao su lót Đức, khổ 1.55
TK 1522-6003: Nguyên vật liệu phụ – Cao su R700
Với hệ thống tài khoản chi tiết được mã hoá theo danh mục vật tư này, công ty sẽ dễ dàng theo dõi trên sổ sách tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật tư cũng như nhanh chóng trong việc kết xuất số liệu sổ sách kế toán khi có nhu cầu.
3.2.3.Sử dụng sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
Tuy công ty đã chấp hành khá đầy đủ và chính xác các quy định về sổ sách trong việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng lại thiếu xót trong việc lưu trữ và hệ thống hoá chứng từ ghi sổ vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ như một liên thứ 2 của chứng từ ghi sổ, vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để đối chiếu và kiểm tra với Bảng cân đối số phát sinh Sổ chứng từ ghi sổ có dạng sau:
CÔNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN
Phòng kế toán Mẫu số S02b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 21: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
3.2.4.Thiết lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Trên thực tế, công tác kế toán tại công ty in Tạp chí Cộng sản chưa sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu Do vậy mà nguyên vật liệu cho từng đơn đặt hàng chưa được xác định một cách đúng đắn nhất Khi kế toán nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, các chi phí này chỉ được hạch toán một cách ước chừng khi có nhiều đơn hàng cùng một lúc Nên sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau:
CÔNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU
Người lập Kế toán trưởng
Biểu 22: Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu không những giúp kế toán theo dõi chính xác chi phí cho từng đơn đặt hàng mà còn giúp theo dõi chi phí nguyên vật liệu theo từng khoản mục phí.
3.2.5.Hoàn thiện hạch toán kế toán tổng hợp
Trong công việc kế toán tổng hợp nguyên vật liệu còn nhiều bất cập và cần phải sửa đổi bổ sung như đã trình bày ở trên Có thể hoàn thiện thêm như sau: Để phản ánh đầy đủ và chính xác nghiệp vụ nhập kho vật liệu thừa và phế liệu nhập kho, kế toán sử dụng bút toán sau:
Nợ TK 152 (chi tiết): Vật liệu thừa, Phế liệu thu hồi
Có TK 621, TK 627: Giảm chi phí sản xuất Đối với nguyên vật liệu mua ngoài sai quy cách, phẩm chất trả lại người bán cần lập bút toán ghi hàng bán bị trả lại tương ứng với số hàng trả lại người bán như sau:
Nợ TK 331, TK 111, TK 112: Số tiền hàng tương ứng
Có TK 152 (chi tiết) : Giá chưa thuế
Có TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ