ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC
Tổng quát về vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp
1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán Vốn bằng tiền trong Doanh nghiệp: 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của Vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền là một thành phần quan trọng trong vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thuộc tài sản lưu động Nó chủ yếu được hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
Tiền mặt tại quỹ bao gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý và ngân phiếu, tất cả đều được lưu giữ trong két của doanh nghiệp Những tài sản này phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý và đá quý mà doanh nghiệp gửi vào tài khoản của mình tại ngân hàng.
Tiền đang chuyển là tiền đang hoạt động để thực hiện chức năng thanh toán hoặc đang di chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác.
1.1.1.2 Đặc điểm vốn bằng tiền:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền không chỉ được sử dụng để thanh toán nợ và mua sắm vật tư, hàng hóa mà còn là kết quả từ hoạt động mua bán và thu hồi nợ Do đó, quy mô vốn bằng tiền cần được quản lý chặt chẽ, bởi tính chất linh hoạt và quan trọng của nó trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Quản lý vốn bằng tiền là rất quan trọng để ngăn chặn gian lận và tham ô, do đó, các thủ tục bảo vệ vốn cần tuân thủ nguyên tắc của Nhà nước Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng tiền mặt tại quỹ cho chi tiêu hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ đã thỏa thuận với Ngân hàng Ngoài ra, khi có tiền thu từ bán hàng, doanh nghiệp cần nộp ngay cho Ngân hàng để đảm bảo an toàn tài chính.
1.1.2 Yêu cầu quản lý Vốn bằng tiền:
Trong bối cảnh hiện nay, sự thay đổi và đổi mới trong cơ chế quản lý tài chính đã tạo ra ảnh hưởng tích cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh Việc tự chủ tài chính đóng vai trò quan trọng, giúp thúc đẩy hiệu quả kinh tế trong các doanh nghiệp.
Vốn bằng tiền là bộ phận lớn của vốn lưu động phản ánh khả năng thanh toán ngay của Công ty để tạo điều kiện cạnh tranh tốt.
Nhưng vốn bằng tiền hay bị tham ô mất mát nên đòi hỏi khâu quản lý chặt chẽ trong cả quá trình luân chuyển.
Hiện nay, thanh toán qua ngân hàng không chỉ đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh mà còn giúp tiết kiệm vốn và tăng thu nhập nhờ vào lãi suất, từ đó thúc đẩy quá trình quay vòng vốn lưu động nhanh chóng.
Giám sát chặt chẽ việc sử dụng vốn bằng tiền và tuân thủ quy định quản lý ngoại tệ là rất quan trọng, nhằm đảm bảo phản ánh kịp thời và chính xác tình hình biến động trong kỳ góp vốn Để quản lý hiệu quả vốn bằng tiền kế toán, cần thực hiện nghiêm túc những ý kiến đã đề ra.
- Kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền mặt.
- Giám sát việc chấp hành các chế độ quy định về quản lý tiền và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
1.1.3 Nhiệm vụ của Kế toán Vốn bằng tiền:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền.
- Giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng.
- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời.
1.2 Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp:
1.2.1 Nguyên tắc hạch toán Vốn bằng tiền:
- Kế toán vốn bằng tiền sử dụng 1 đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ cần được quy đổi sang "đồng Việt Nam" theo giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp và lập Báo cáo tài chính Đồng thời, cần mở sổ theo dõi nguyên tệ của các loại ngoại tệ này trên tài khoản 007.
Các loại vàng, bạc, đá quý và kim khí quý cần được định giá bằng tiền tệ tại thời điểm phát sinh, dựa trên giá thực tế của việc nhập và xuất Bên cạnh đó, việc theo dõi chi tiết về số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại là rất quan trọng.
Cuối kỳ hạch toán, cần điều chỉnh giá trị ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước công bố để đảm bảo giá trị thực tế và chính xác.
Việc thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn vốn này, từ đó chủ động hơn trong kế hoạch thu chi và sử dụng vốn một cách tối ưu.
1.2.2 Kế toán tiền mặt tại Quỹ:
Tiền mặt là vốn tiền được thủ quỹ giữ tại quỹ của doanh nghiệp, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu.
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ.
Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, và đá quý được ký cược hoặc ký quỹ bởi cá nhân hoặc đơn vị khác phải được quản lý và hạch toán như tài sản bằng tiền của đơn vị Đối với vàng, bạc, kim khí quý và đá quý, trước khi nhập quỹ, cần thực hiện đầy đủ các thủ tục cân đo, đong đếm số lượng và trọng lượng, cùng với giám định chất lượng Sau đó, các tài sản này phải được niêm phong và có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong.
Đặc điểm và tổ chức vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc
2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc
TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nằm trong tài sản lưu động Nó chủ yếu được hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền không chỉ được sử dụng để thanh toán nợ và mua sắm vật tư, hàng hóa, mà còn là kết quả của các giao dịch mua bán và thu hồi nợ Do tính luân chuyển cao, vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ để tránh gian lận và tham ô Việc hạch toán vốn bằng tiền cần thực hiện các thủ tục bảo vệ khỏi lạm dụng, đồng thời tuân thủ nguyên tắc quản lý tiền tệ của Nhà nước Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ không được vượt quá mức tồn quỹ đã thỏa thuận với ngân hàng, và tiền thu từ bán hàng cần được nộp ngay cho ngân hàng.
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam chuyển sang cơ chế thị trường, việc tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là kế toán vốn bằng tiền, trở nên cực kỳ quan trọng Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại của công ty Để duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh, công ty cần có một lượng vốn nhất định, bao gồm cả vốn cố định và vốn lưu động Trong đó, vốn bằng tiền đóng vai trò thiết yếu, vì công ty phải thường xuyên sử dụng vốn này để đáp ứng nhu cầu thanh toán trong các giao dịch mua bán vật tư, hàng hóa và cung cấp lao động.
Trong nội bộ công ty, có ba vấn đề chính cần lưu ý: dịch vụ, các khoản thuế phải nộp và tiền lương Bên cạnh đó, bảo hiểm xã hội cũng là một yếu tố quan trọng Việc thanh toán và quản lý các khoản chi phí khác bằng tiền cần được thực hiện một cách chính xác để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính của công ty.
Kế toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền cần phản ánh kịp thời và chính xác sự vận động của vốn, đồng thời thực hiện kiểm tra và đối chiếu thường xuyên số liệu hiện có Điều này bao gồm việc theo dõi tình hình thu chi các khoản vốn bằng tiền tại quỹ Công ty và các tài khoản tiền gửi tại ngân hàng.
Vốn bằng tiền ở Công ty bao gồm:
- Tiền mặt tại quỹ Công ty (TK111)
- Các khoản tiền gửi ngân hàng (TK112)
+ TK11211: Chi tiết Tiền gửi ngân hàng Techcombank.
+ TK 11212: Chi tiết Tiền gửi ngân hàng TMCP Quân đội.
Hiện nay Công ty không sử dụng các loại tiền đang chuyển.
Công ty sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán.
Trong quá trình kinh doanh, nếu Công ty sử dụng ngoại tệ, số tiền sẽ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá tạm tính và sau đó điều chỉnh theo tỷ giá hiện hành.
Sự chênh lệch giữa tỷ giá tạm tính và tỷ giá ghi sổ sẽ được ghi nhận vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ” Kế toán cần theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”.
Công ty không sử dụng vàng bạc, đá quý.
2.2 Tổ chức quản lý Vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc
Vốn bằng tiền là loại vốn quan trọng, mang lại nhiều ưu điểm, nhưng cũng dễ dẫn đến sai sót trong kế toán Do đó, việc tổ chức quản lý chặt chẽ và hiệu quả loại vốn này là rất cần thiết để tránh những tiêu cực có thể xảy ra.
3 mà lãnh đạo công ty đã đề ra các quy chế quy định công tác quản lý vốn bằng tiền cụ thể nh sau:
Tất cả các khoản thu chi tiền mặt qua quỹ công ty cần được chứng minh bằng chứng từ phê duyệt, bao gồm Phiếu thu và Phiếu chi Thủ quỹ có trách nhiệm lưu giữ một bản chính của các chứng từ này.
Sổ quỹ tiền mặt được quản lý bởi kế toán vốn bằng tiền và thủ quỹ, cần được cập nhật và đối chiếu hàng ngày để tính toán số tồn quỹ Tất cả các khoản thu và chi tiền mặt đều phải được ghi chép trong sổ quỹ tiền mặt.
+ Phiếu chi tiền mặt phải đợc kế toán trởng kiểm tra, ký xác nhận và đợc Giám đốc hoặc Phó giám đốc đợc uỷ quyền ký duyệt.
+ Các chứng từ thanh toán đính kèm theo phiếu thu,phiếu chi phải hợp pháp, hợp lệ và đợc kế toán trởng kiểm tra tríc khi lËp phiÕu
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY
Thủ tục chứng từ
Quá trình luân chuyển chứng từ trong Công ty bao gồm các khâu sau:
Giấy đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng….
Kế toán kiểm tra viết phiếu thu, phiếu chi
Kế toán vào sổ chi tiết và vào sổ Nhật ký - Sổ cái Lưu chứng từ
- Chứng từ phát sinh trước khi đến phòng kế toán gồm:
+ Thông tư kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán
+ Giấy đề nghị tạm ứng
+ Các văn bản đã được duyệt về chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ hóa đơn liên quan.
- Kiểm tra và thực hiện phần hành:
Kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra các chứng từ đã nhận và chuyển giao cho kế toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền Dựa trên các chứng từ này, kế toán sẽ lập phiếu thu, phiếu chi và sau đó trình lên kế toán trưởng để kiểm tra, trước khi gửi lên cấp trên ký duyệt.
Kế toán phần hành có nhiệm vụ cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và chuyển giao cho kế toán tổng hợp Vào cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu với Nhật ký – Sổ cái và sau đó trình tài liệu này cho kế toán trưởng để được ký duyệt.
- Tập hợp lưu trữ chứng từ:
Sau khi các chứng từ gốc được sử dụng để lập sổ Nhật ký, Sổ cái và sổ kế toán chi tiết, một bản sẽ được lưu trữ trong hồ sơ chứng từ gốc, trong khi bản còn lại sẽ được đóng thành quyển và lưu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết.
Các chứng từ này được bảo quản, lưu trữ Khi hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra hủy.
Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc
2.2.1.1 Chế độ quản lý tiền mặt tại quỹ:
Công ty thực hiện thanh toán bằng tiền mặt theo quy định và quản lý khoản tiền này hàng ngày thông qua thủ quỹ.
Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến thu chi và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Thủ quỹ không được ủy quyền cho người khác làm thay mình, trừ trường hợp có quyết định bằng văn bản từ Giám đốc.
- Tiền mặt quỹ của Công ty phải được bảo quản trong két, hòm sắt đủ điều kiện an toàn chống mất cắp mất trộm, phòng cháy.
Dựa vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc hợp lệ, cần giữ lại các chứng từ có chữ ký của người nhận tiền Cuối ngày, thủ quỹ sẽ đối chiếu các chứng từ thu, chi với số liệu trong sổ quỹ và số tiền thực tế tồn tại trong két sắt của Công ty.
2.2.1.2 Chứng từ sổ sách kế toán sử dụng:
Để quản lý thu chi hàng ngày và thanh toán các khoản phải trả, kế toán sử dụng tài khoản 111 để theo dõi dòng tiền của Công ty Sau mỗi ngày, thủ quỹ sẽ ghi chép vào sổ Quỹ tiền mặt dựa trên chứng từ thu, chi của Công ty.
Chứng từ kế toán là tài liệu ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chứng minh tính hợp lệ của những giao dịch tài chính đã được thực hiện Những chứng từ và sổ sách này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
- Sổ Nhật ký – Sổ cái.
2.2.1.3 Thủ tục thu, chi lập chứng từ kế toán.
- Phiếu thu: Biểu hiện số tiền thu do bán hàng hóa sản phẩm hoặc do các khoản thu khác Phản ánh được nội dung thu tiền cho Công ty.
Để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm cơ sở cho thủ quỹ ghi sổ quỹ, kế toán cần ghi chép tất cả các khoản thu liên quan đến tiền mặt.
Phiếu thu phải được đóng thành quyển và sử dụng trong một năm Trong quá trình lập phiếu, cần ghi rõ số quyển và số phiếu thu, đảm bảo số phiếu được ghi liên tục mà không nhảy số Ngày, tháng, năm lập phiếu thu cần được ghi đầy đủ, cùng với họ tên và địa chỉ của người nộp tiền Tất cả thông tin phải được ghi rõ ràng, sạch sẽ, không có tẩy xóa hay sửa chữa.
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, sử dụng giấy than, được viết sau khi ghi đầy đủ thông tin và ký tên Liên 1 được lưu lại tại bộ phận kế toán để làm căn cứ ghi sổ, liên 2 được giao cho người nộp, và liên 3 được giao cho thủ quỹ để làm căn cứ ghi sổ.
Khi thanh toán các khoản nợ và phí liên quan đến hoạt động kinh doanh, kế toán sử dụng các chứng từ như hóa đơn GTGT và giấy đề nghị thanh toán đã được phê duyệt Thủ quỹ sẽ chi tiền dựa trên phiếu chi sau khi có chữ ký của kế toán trưởng và Giám đốc Công ty Người nhận tiền phải ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi, sau đó thủ quỹ sẽ đóng dấu đã chi Thủ quỹ ghi lại số tiền thực chi vào sổ quỹ và vào cuối ngày sẽ chuyển cho kế toán vốn bằng tiền để ghi sổ.
- Phiếu chi: biểu hiện số tiền phải chi ra mua vật tư, hàng hóa và các mục đích khác.
Phiếu chi cần được đóng thành quyển, với mỗi tờ được đánh số liên tục và không có sự nhảy số Mỗi quyển sổ phải ghi chép đầy đủ các khoản chi tiêu một cách rõ ràng, sạch sẽ, không có tẩy xóa hay sửa chữa.
Phiếu chi cần được lập thành 02 liên bằng giấy than và chỉ được xuất quỹ sau khi có đủ chữ ký của Giám đốc Công ty và thủ quỹ Liên 1 sẽ được lưu giữ tại nơi lập phiếu, trong khi Liên 2 sẽ được thủ quỹ sử dụng để ghi sổ quỹ và sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán.
Tất cả các khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty phải tuân thủ các quy định về chứng từ thanh toán theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Trong các trường hợp chi tiêu không có hóa đơn tài chính, như thuê cá nhân hoặc chi hoa hồng môi giới, người giao nhiệm vụ phải lập báo cáo chi tiết về số tiền đã chi Báo cáo này cần có sự xác nhận của Trưởng phòng trực tiếp quản lý và phải được Giám đốc phê duyệt trước khi thực hiện chi tiêu.
2.2.1.4 Quy trình kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Hoàng Quốc:
Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Kể từ khi thành lập, Công ty TNHH Hoàng Quốc đã đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt là sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các tổ chức kinh tế khác Tuy nhiên, công ty đã nỗ lực đáng kể trong việc cải thiện bộ máy quản lý để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Công ty, với quy mô kinh doanh vừa và hạch toán kinh tế độc lập, đã xây dựng một bộ máy quản lý hiệu quả, chú trọng đến tinh thần đoàn kết trong nội bộ Ban lãnh đạo luôn khuyến khích cán bộ rèn luyện đạo đức, tinh thần và kỹ năng nghiệp vụ, tạo động lực để mọi người cùng phấn đấu Công tác quản lý và hạch toán kinh doanh, đặc biệt là kế toán, đã được củng cố và hoàn thiện, trở thành công cụ quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty.
Hiện nay, Công ty TNHH Hoàng Quốc đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, đồng thời áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ với sự phân công công việc rõ ràng cho từng kế toán viên Nhân viên kế toán không ngừng nâng cao trình độ thông qua đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, đồng thời biết vận dụng linh hoạt giữa lý thuyết và thực tiễn.
Công ty đã áp dụng phương pháp kế toán vừa tập trung vừa phân tán để phù hợp với quy mô kinh doanh rộng lớn, đảm bảo tính thống nhất và tổng hợp thông tin cho lãnh đạo Việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp giúp nâng cao năng suất và hiệu quả trong công tác kế toán, đồng thời cải thiện quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty.
Hạch toán vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán tại Công ty Nhận thức được điều này, Công ty đã triển khai các biện pháp hiệu quả để tổ chức hạch toán, quản lý và sử dụng vốn bằng tiền một cách tối ưu.
Việc bảo quản tiền mặt trong két đảm bảo an toàn cao, với thông tin kinh tế được cập nhật hàng ngày, giúp duy trì tính liên tục và chính xác Quá trình kế toán tổng hợp được tối ưu hóa, cho phép ghi chép kịp thời các hiện tượng kinh tế liên quan đến biến động của vốn tiền.
Hệ thống tài khoản được thiết lập nhằm theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền, hoàn toàn tuân thủ các quy định hiện hành và được chi tiết hóa tối đa cho từng loại tiền tệ.
Sự chi tiết trong báo cáo tài chính đã giúp ban lãnh đạo nắm bắt được số liệu cụ thể về vốn bằng tiền, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và hợp lý.
Sổ sách kế toán được lập và ghi chép rõ ràng, giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin hiệu quả Việc thực hiện trên máy vi tính cho phép doanh nghiệp chỉ in ra các sổ sách cần thiết cho công việc kinh doanh và quản lý Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí mà còn giảm lượng chứng từ và sổ lưu trữ tại kho.
Công ty TNHH Hoàng Quốc, đặc biệt là phòng kế toán, đã có những nhận xét tích cực về khả năng tìm kiếm các giải pháp kinh doanh hiệu quả.
Việc tập hợp số liệu chứng từ sổ sách gặp khó khăn do địa bàn hoạt động rộng, dẫn đến báo cáo kế toán định kỳ thường không được lập đúng hạn Điều này gây ra sự chậm trễ trong quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một tài liệu tài chính quan trọng, phản ánh các khoản thu chi tiền của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính Nó giúp chủ doanh nghiệp dự đoán dòng tiền từ các hoạt động trong tương lai và cho phép nhà quản lý đánh giá khả năng thanh toán trong kỳ hoạt động tiếp theo Do đó, hầu hết các doanh nghiệp đều lập báo cáo này, tuy nhiên, Công ty vẫn chưa tận dụng được vai trò của báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Hiện nay, công ty vẫn sử dụng máy tính để lưu trữ số liệu và sổ sách nhưng chỉ thực hiện các phần mềm thông thường như Word và Excel Việc này khiến doanh nghiệp chưa phát huy hết vai trò của máy tính trong công tác kế toán, dẫn đến việc chưa tiết kiệm được lao động của nhân viên kế toán, cũng như thời gian lập, ghi chép, tổng hợp số liệu và chuyển sổ.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ cái, tuy có ưu điểm nhưng cũng gặp nhiều nhược điểm như khó phân công lao động và áp dụng công nghệ tính toán Đặc biệt, khi doanh nghiệp mở rộng và khối lượng nghiệp vụ tăng lên, hình thức này trở nên cồng kềnh và phức tạp Do đó, Công ty nên chuyển sang hình thức nhật ký chung, ghi nhận toàn bộ nghiệp vụ kinh tế - tài chính theo trật tự thời gian Hình thức này giúp đơn giản hóa quy trình, thuận tiện cho phân công lao động trong phòng kế toán và dễ dàng áp dụng công nghệ thông tin Một trong những mục tiêu cải cách hệ thống kế toán của Nhà nước là thúc đẩy ứng dụng tin học vào hạch toán, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế.
Hiện nay, Công ty đã áp dụng máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán, tuy nhiên hệ thống sổ sách và trình tự ghi sổ vẫn chưa được thực hiện trên phần mềm kế toán chuyên dụng, mà chỉ sử dụng chương trình Excel Điều này đã làm giảm hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ vào hạch toán Do đó, Công ty cần áp dụng phần mềm kế toán phù hợp để nâng cao hiệu quả công việc.
- Giảm bớt khối lượng ghi chép và tính toán.
- Tạo điều kiện cho việc thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhan chong, kịp thời về tình hình tài chính của Công ty.
- Tạo niềm tin vào các báo cáo tài chính mà Công ty cung cấp cho các đối tượng bên ngoài.
Để nâng cao hiệu quả công việc, công ty cần giải phóng các kế toán viên khỏi những công việc tìm kiếm và kiểm tra số liệu nhàm chán, giúp họ có thêm thời gian cho các nhiệm vụ sáng tạo hơn Việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ là cần thiết để các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác Hiện tại, công ty chưa có định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể và kế hoạch thanh toán công nợ thống nhất, dẫn đến tình trạng tiền mặt không ổn định, gây khó khăn trong chi tiêu cho sản xuất kinh doanh và làm chậm vòng quay vốn Để khắc phục, công ty nên xây dựng định mức tiền mặt cụ thể cho từng kỳ hạch toán dựa trên kế hoạch thu chi, đảm bảo không tăng hoặc giảm quá mức, gây bất ổn cho quỹ tiền mặt Đồng thời, công ty cũng cần lập kế hoạch thu hồi và thanh toán công nợ để cân đối số tiền phải trả và thu hồi, đảm bảo nhu cầu tài chính Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội và văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh để xúc tiến thương mại, quảng bá, tìm kiếm đầu tư và nghiên cứu thị trường.
Công ty có 8 lý và chỉ đạo chính, đóng vai trò đầu mối giao dịch để triển khai các hoạt động tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam Mặc dù chi phí phát sinh cho các dự án và gói thầu lớn ở khu vực này khá cao, văn phòng đại diện lại không tuyển kế toán viên, dẫn đến việc kiểm soát chi phí và tập hợp chứng từ thường chỉ diễn ra vào cuối tháng Nhân viên kỹ thuật phải thu thập chứng từ và gửi qua bưu điện đến kế toán Công ty, điều này gây ảnh hưởng lớn đến báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, dễ dẫn đến thất lạc chứng từ trong quá trình gửi hoặc khi chứng từ đến tay kế toán nhưng không được trực tiếp nhận.
Để khắc phục những hạn chế hiện tại, Công ty cần tuyển một nhân viên kế toán tại văn phòng Qua việc xem xét các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12/2010 và bảng cân đối kế toán, tôi nhận thấy Công ty chưa phát sinh các khoản tạm ứng cho công nhân viên Việc thanh toán cho công nhân viên cần được thực hiện theo các trường hợp cụ thể để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
Nếu hàng hóa có giá trị nhỏ, nhân viên trong công ty sẽ tự chi trả khi mua sắm hoặc tiếp khách và sau đó nộp hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) để được công ty hoàn trả.
- Nếu hàng có giá trị lớn thì thanh toán qua tài khoản ngân hàng, hoặc thanh toán theo hình thức trả chậm…
Một số hàng hóa và dịch vụ có thể được đặt hàng qua điện thoại, với người bán sẽ giao hàng tận nơi Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng.
Công ty nên áp dụng tài khoản 141 – tạm ứng cho công nhân viên, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch giữa nhân viên và khách hàng Điều này không chỉ giúp nhân viên có trách nhiệm hơn với công việc của mình mà còn thúc đẩy tiến độ công việc của Công ty diễn ra nhanh chóng.