CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Khái quát về vốn bằng tiền và các khoản thanh toán
1.1.1 Khái quát chung về vốn bằng tiền và các khoản thanh toán
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, tồn tại dưới dạng tiền tệ và có tính thanh khoản cao nhất Đây là chỉ tiêu thiết yếu để đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
* Phân loại vốn bằng tiền:
Phân loại theo nơi quản lý, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
+ Tiền gửi tại các ngân hàng, các tổ chức tài chính, kho bạc Nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng
Phân loại theo hình thức tồn tại, Vốn bằng tiền được phân chia thành 3 loại:
+ Tiền Việt Nam: Được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động SXKD của doanh nghiệp
Ngoại tệ là loại tiền tệ không do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành, nhưng vẫn được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam, bao gồm các đồng tiền như Đô la Mỹ (USD) và đồng Euro (EURO).
+ Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Là các loại tiền không có khả năng thanh khoản cao Nó được sử dụng chủ yếu với mục đích cất trữ
* Đặc điểm vốn bằng tiền:
Là một phần trong vốn lưu động của doanh nghiệp, thể hiện được năng lực thanh khoản trực tiếp của doanh nghiệp
Với tính thanh khoản cao, việc quản lý vốn bằng tiền là rất quan trọng để ngăn chặn sai sót và gian lận trong quá trình luân chuyển.
Việc sử dụng vốn bằng tiền đòi hỏi phải tuân thủ theo các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ mà nhà nước quy định
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên (cá nhân, công ty hoặc tổ chức) sang bên khác, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ có tính pháp lý.
* Phân loại: Các khoản thanh toán trong doanh nghiệp bao gồm:
Các khoản phải thu bao gồm phải thu khách hàng, phải thu khác và khoản tạm ứng Trong đó, khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn, phát sinh khi doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.
Các khoản phải trả bao gồm nhiều loại, như phải trả người bán, thuế và các khoản phải nộp nhà nước, phải trả người lao động, chi phí phải trả, và các khoản phải trả từ những chiếm dụng khác Trong đó, khoản phải trả người bán chiếm tỷ trọng lớn, đây là khoản nợ ngắn hạn phát sinh từ việc mua hàng hóa, dịch vụ hoặc hợp đồng xây dựng chưa thanh toán mà doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp và nhà thầu.
* Đặc điểm các khoản thanh toán:
Các khoản thanh toán liên quan đến nhiều đối tượng khách hàng và nhà cung cấp cần được phân loại rõ ràng Việc theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, thời gian và kỳ hạn là rất quan trọng để đảm bảo xử lý chính xác và kịp thời.
Các khoản thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dòng tiền của doanh nghiệp Việc giám sát chặt chẽ và tuân thủ các quy định là cần thiết để giảm thiểu tình trạng doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn.
1.1.2 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc lập các chứng từ liên quan, đảm bảo phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ phát sinh Họ cũng ghi sổ theo dõi các diễn biến thay đổi của tài khoản vốn bằng tiền và tài khoản thanh toán.
- Thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán
Việc so sánh và đối chiếu thường xuyên các số liệu giữa các sổ kế toán là cần thiết để kiểm tra và phát hiện các sai lệch Điều này giúp tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện các điều chỉnh kịp thời, đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán.
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán trong doanh nghiệp
1.2.1 Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền bao gồm tất cả các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tài sản dưới hình thức tiền tệ của doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống tài khoản 111 và 112.
1.2.1.1 Kế toán tiền mặt a Nguyên tắc hạch toán
- Kế toán sử dụng TK 111 – Tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp
Khi thực hiện việc nhập và xuất quỹ tiền mặt, cần phải có phiếu thu và phiếu chi cùng với đầy đủ chữ ký theo quy định Trong một số trường hợp đặc biệt, cần phải đính kèm lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ.
Kế toán quỹ tiền mặt yêu cầu mở sổ kế toán và ghi chép liên tục hàng ngày theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ Điều này giúp tính toán số tồn quỹ tại mọi thời điểm một cách chính xác.
Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý và thực hiện việc nhập, xuất quỹ tiền mặt Mỗi ngày, thủ quỹ cần kiểm tra số dư thực tế của quỹ tiền mặt và đối chiếu giữa sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt Kết cấu và nội dung của tài khoản 111 cũng cần được chú trọng trong quá trình này.
- Các khoản tiền nhập quỹ;
- Số tiền thừa phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt ngoại tệ tại thời điểm báo cáo
- Các khoản tiền xuất quỹ;
- Số tiền thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt ngoại tệ tại thời điểm báo cáo
Dư nợ: Các khoản tiền mặt tồn quỹ
Tài khoản 111 - Tiền mặt, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam
Tài khoản 1112 ghi nhận tình hình thu chi, chênh lệch tỷ giá, và số dư ngoại tệ trong quỹ tiền mặt, được quy đổi theo giá trị đồng tiền trong sổ kế toán Chứng từ sử dụng cho tài khoản này rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
- Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT)
- Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT)
- Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 – TT)
- Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý (Mẫu số 07 – TT)
- Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a – TT)
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, các chứng từ sẽ được ghi chép vào các sổ kế toán liên quan, bao gồm sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết từng loại ngoại tệ, vàng, cả về số lượng và giá trị Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu cũng cần được áp dụng đúng cách để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.1: Phương pháp hạch toán TK 111
(Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
1.2.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng a Nguyên tắc hạch toán
Kế toán sử dụng tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng để ghi nhận số dư hiện có và theo dõi sự biến động tăng, giảm của các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng.
Căn cứ để hạch toán TK 112 là giấy báo Có, báo Nợ hoặc sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc
Khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc Nếu phát hiện sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp và chứng từ ngân hàng, doanh nghiệp phải phối hợp với ngân hàng để xác minh và xử lý Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch, kế toán sẽ ghi sổ theo số liệu trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê.
Để điều chỉnh số liệu ghi sổ, cần ghi số chênh lệch vào bên Nợ TK 1381 hoặc bên Có TK 3381 Trong tháng tiếp theo, tiếp tục kiểm tra và đối chiếu để xác định nguyên nhân chênh lệch.
Phải hạch toán chi tiết TGNH theo từng tài khoản ở từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu b Kết cấu và nội dung TK 112
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ gửi vào ngân hàng;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ tại thời điểm báo cáo
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ rút ra từ ngân hàng;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ tại thời điểm báo cáo
Dư nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ gửi tại ngân hàng tại thời điểm báo cáo
Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng Đồng Việt Nam
Tài khoản 1122 - Ngoại tệ ghi nhận số tiền gửi, rút ra và số dư hiện tại tại ngân hàng bằng ngoại tệ, được quy đổi sang đồng tiền ghi sổ kế toán Chứng từ sử dụng cho tài khoản này là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý giao dịch ngoại tệ.
Giấy báo có, giấy báo nợ
Bảng sao kê ngân hàng cần được kèm theo các chứng từ gốc liên quan như Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, Séc chuyển khoản và Séc bảo chi Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong phương pháp hạch toán.
Sơ đồ 1 2: Phương pháp hạch toán TK 112
(Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC) 1.2.2 Kế toán khoản phải thu khách hàng a Nguyên tắc hạch toán
Kế toán sử dụng tài khoản 131 – Phải thu khách hàng để ghi nhận các khoản nợ phải thu từ khách hàng, bao gồm cả khoản phải thu từ người nhận thầu xây dựng cơ bản liên quan đến khối lượng công việc đã hoàn thành.
Khoản phải thu của khách hàng cần được ghi chép chi tiết cho từng đối tượng và nội dung cụ thể Việc theo dõi kỳ hạn thu hồi và ghi nhận từng lần thanh toán là rất quan trọng để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Kế toán phân loại các khoản nợ để xác định dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi và đưa ra biện pháp xử lý cho những khoản nợ không thể thu hồi.
Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác về tiền bán hàng xuất khẩu trong tài khoản này, tương tự như các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ thông thường Kết cấu và nội dung của tài khoản 131 sẽ được trình bày cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch.
TK 131 – Phải thu của khách hàng
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
- Đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng;
- Doanh thu hàng bán bị trả lại;
- Số tiền CKTT và CKTM cho người mua;
- Đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
Dư nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng
Dư có (nếu có): số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo đối tượng
Hình thức sổ kế toán
Theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC, có các hình thức ghi sổ kế toán như sau:
Hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Chương 1 đã trình bày và hệ thống hóa các vấn đề khái quát (khái niệm, đặc điểm, phân loại, vai trò) về kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán trong doanh nghiệp; nguyên tắc kế toán, kết cấu, nội dung, phương pháp hạch toán và các vấn đề khác có liên quan của các tài khoản tiền, phải thu khách hàng, phải thu khác, tạm ứng, phải trả người bán, phải trả khác theo thông tư 133/2016/TT-BTC Những cơ sở lý luận đó là tiền đề để tiến hành tìm hiểu và đánh giá thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH Minh Khôi Tam Điệp ở chương 2.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH KHÔI TAM ĐIỆP
Tổng quan về công ty TNHH Minh Khôi Tam Điệp
2.1.1 Thông tin cơ bản về công ty
Tên Công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Khôi Tam Điệp
Tên quốc tế: MINH KHOI TAM DIEP COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: MINH KHOI TAM DIEP CO., LTD
Giám đốc doanh nghiệp: Nguyễn Văn Minh
Địa chỉ tại: Thôn Nguyễn, Xã Yên Sơn, Thành phố Tam Điệp, Tỉnh Ninh Bình
Quản lý bởi: Chi cục thuế khu vực Tam Điệp – Yên Mô
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên ngoài Nhà Nước
Thành lập ngày 22 tháng 01 năm 2016
2.1.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh
Công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh đa dạng, với hoạt động chính là buôn bán nguyên vật liệu xây dựng, mang lại doanh thu lớn nhất Ngoài ra, công ty còn thi công các công trình xây dựng dân dụng như kho bãi, đường, cầu cống và nhà ở Bên cạnh đó, công ty tham gia vào các ngành nghề phụ như dịch vụ làm đất, xúc ủi, cày bừa và cung cấp suất ăn theo hợp đồng.
Bảng 2 1: BCKQKD công ty TNHH Minh Khôi Tam Điệp giai đoạn năm 2020 - 2022
(Nguồn: Tổng hợp từ BCKQKD của công ty)
(1) (2) (3) (4) (5) Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.178.636.943 4.168.962.251 10.342.880.040 (9.674.692) -0,2% 6.173.917.789 148,1%
2 Các khoản giảm trừ doanh thu - - - - - - -
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.178.636.943 4.168.962.251 10.342.880.040 (9.674.692) -0,2% 6.173.917.789 148,1%
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (50.597.938) 469.341.049 744.597.470 519.938.987 -1027,6% 275.256.420 58,6%
6 Doanh thu hoạt động tài chính 239.652 127.859 207.140 (111.793) -46,6% 79.281 62,0%
- Trong đó: Chi phí lãi vay - - - - - - -
8 Chi phí quản lý kinh doanh 101.943.979 461.148.925 742.594.085 359.204.946 352,4% 281.445.160 61,0%
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (152.302.265) 8.319.983 (181.140.790) 160.622.248 -105,5% (189.460.774) -2277,2%
13 Tổng lợi nhuận trước thuế (152.580.533) 8.319.983 (181.140.790) 160.900.516 -105,5% (189.460.774) -2277,2%
14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - 831.998 - 831.998 - (831.998) -100,0%
15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (152.580.533) 7.487.985 (181.140.790) 160.068.518 -104,9% (188.628.776) -2519,1%
Quan sát BCKQKD của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022, nhận thấy:
Doanh thu bán hàng và CCDV năm 2021 có xu hướng giảm nhẹ so với năm 2020, nhưng đến năm 2022, chỉ tiêu này đã tăng mạnh, đạt mức tăng khoảng 148,1% so với năm 2021 Sự phục hồi này phản ánh tình hình kinh tế - xã hội chung của Việt Nam trong bối cảnh đại dịch Covid-19 ảnh hưởng lớn đến nền kinh tế.
Giá vốn hàng bán có mối quan hệ tỷ lệ thuận với doanh thu, vì khi doanh thu tăng mạnh, giá vốn hàng bán cũng sẽ tăng theo Tuy nhiên, trong năm 2022, tốc độ tăng doanh thu chỉ đạt 148,1%, trong khi giá vốn tăng lên tới 159,4%, cho thấy công ty chưa quản lý giá vốn một cách hiệu quả.
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty năm 2022 giảm mạnh khoảng 189 triệu đồng, tương đương mức giảm 2277,2% so với năm 2021, cho thấy tình hình kinh doanh kém hiệu quả Mặc dù công ty đã nỗ lực tăng doanh thu, nhưng chi phí tăng cao hơn nhiều đã dẫn đến sự sụt giảm lợi nhuận Đây cũng là tình trạng chung mà các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng đang phải đối mặt do giá nguyên vật liệu xây dựng và lãi suất vay tăng cao.
Bảng 2.2: Một số chỉ tiêu trên BCĐKT giai đoạn 2020 – 2022
(Nguồn: Tổng hợp từ BCĐKT của công ty)
Nhận xét rút ra từ bảng 2.2:
- Tài sản (Nguồn vốn) của công ty duy trì xu hướng tăng trong giai đoạn 2020 –
Năm 2022, tổng tài sản tăng mạnh hơn 90% so với năm 2021, trong khi năm 2021 chỉ ghi nhận mức tăng khiêm tốn khoảng 3,6% so với năm 2020 Đồng thời, vốn góp của chủ sở hữu cũng tăng thêm 1 tỷ vào năm 2021, cho thấy sự nỗ lực đáng kể trong việc cải thiện tài chính và nguồn vốn.
Tiền và tương đương tiền 25.998.441 102.620.220 75.511.802
Nợ phải trả 2.457.271.545 1.690.799.420 8.113.131.229Vốn chủ sở hữu 4.227.442.865 5.234.930.850 5.053.790.060 Vốn góp của chủ sở hữu 5.000.000.000 6.000.000.000 6.000.000.000 công ty trong việc hồi phục và mở rộng quy mô sau đại dịch Covid-19
Chỉ tiêu tiền và tương đương tiền đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ vào năm 2021, đạt khoảng 76 triệu, tương đương mức tăng 294% so với năm 2020 Tuy nhiên, vào năm 2022, chỉ tiêu này lại có xu hướng giảm, với mức giảm khoảng 27 triệu, tương ứng 26,4% so với năm 2021.
Trong năm 2022, các khoản phải thu của doanh nghiệp tăng lên hơn 4,8 tỷ so với năm 2021, cho thấy sự biến động không đều qua các năm Điều này phản ánh rằng doanh nghiệp đang có một khoản phải thu lớn, dẫn đến việc vốn bị chiếm dụng đáng kể.
Chỉ tiêu Nợ phải trả của công ty đã có sự biến động lớn qua các năm, với việc giảm hơn 700 triệu đồng vào năm 2021 so với năm 2020 Tuy nhiên, đến năm 2022, chỉ tiêu này đã tăng thêm hơn 6,4 tỷ đồng Hiện tại, Nợ phải trả của công ty vượt xa khoản phải thu khoảng 3,2 tỷ đồng, trong đó khoản nợ từ vay chiếm tỷ trọng cao.
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Minh Khôi Tam Điệp
Vai trò, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong công ty như sau:
Giám đốc là người sáng lập và đại diện pháp luật của công ty, có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Người này nắm quyền ra quyết định cho mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo sự phát triển và hoạt động hiệu quả của tổ chức.
Phó giám đốc: hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành công ty, thực hiện các công việc được giao phó bởi giám đốc
Bộ phận kế toán đảm nhận trách nhiệm quản lý tình hình thu chi của công ty, bao gồm việc ghi chép, thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh.
Giám đốc Phó Giám đốc
Bộ phận Kho vận trong công ty, phụ trách các sổ sách và Báo cáo cần thiết theo quy định của pháp luật
Bộ phận hành chính chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, bao gồm việc xử lý hợp đồng lao động và tuyển dụng nhân viên Ngoài ra, bộ phận này còn đảm nhiệm việc cung cấp bữa ăn hàng ngày cho nhân viên trong công ty thông qua nhà bếp.
Bộ phận thi công bao gồm các công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình xây dựng, thực hiện các hoạt động dịch vụ như làm đất và ủi đất theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời hỗ trợ trong việc buôn bán và giao nhận nguyên vật liệu xây dựng.
Bộ phận kho vận đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kho và chịu trách nhiệm phân phối, cung ứng vật tư hàng hóa, đặc biệt là các nguyên vật liệu xây dựng, đến tay khách hàng.
2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán
Vai trò, nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên trong bộ phận kế toán như sau:
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và giám sát công tác kế toán của công ty Họ hỗ trợ giám đốc và phó giám đốc trong việc theo dõi tình hình tài chính, đồng thời đề xuất các chính sách nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Kế toán nội bộ đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm theo dõi và quản lý công nợ, lập hóa đơn và hợp đồng kinh tế, cùng với các công việc liên quan đến tiền mặt Họ cũng ghi sổ quỹ tiền mặt và thực hiện các giao dịch với ngân hàng, đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong các hoạt động tài chính.
Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH
2.2.1 Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán sử dụng tài khoản 111 – Tiền mặt, cụ thể là tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam Tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong công ty đều liên quan đến đồng tiền Việt Nam, không có giao dịch bằng ngoại tệ do khách hàng và nhà cung cấp chỉ hoạt động trong phạm vi nội địa.
Chứng từ và sổ sách sử dụng:
Nghiệp vụ tăng tiền mặt bao gồm việc lập phiếu thu và kèm theo các chứng từ liên quan như biên lai thu tiền, hóa đơn, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa và giấy rút tiền mặt.
+ Nghiệp vụ giảm tiền mặt: phiếu chi, đi kèm các chứng từ liên quan như: hóa đơn, phiếu nhập kho, giấy nộp tiền,…
+ Căn cứ bộ chứng từ, kế toán ghi nhận vào sổ sách liên quan: sổ NKC, sổ Cái
TK 111, Sổ chi tiết TK 1111, Sổ quỹ tiền mặt a, Kế toán các nghiệp vụ tăng tiền mặt:
Các nghiệp vụ chủ yếu trong công ty bao gồm thu tiền từ việc bán nguyên vật liệu xây dựng và thi công công trình, thu tiền từ cung cấp hàng hóa và dịch vụ khác, rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, cùng với các khoản vay bằng tiền mặt.
Khi có khoản thu tiền mặt phát sinh, kế toán lập Phiếu thu với đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, người nộp tiền và người lập phiếu Thủ quỹ sẽ nhập quỹ tiền mặt, ký xác nhận vào Phiếu thu và ghi vào Sổ quỹ tiền mặt.
Kế toán hạch toán nghiệp vụ lên phần mềm, sau đó phần mềm sẽ tự động lên sổ NKC,
Sổ chi tiết, sổ Cái và các BCTC
Sơ đồ 2 3: Trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ tăng tiền mặt
Một số trường hợp cụ thể các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt trong công ty:
+ Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt:
Bộ chứng từ: Giấy rút tiền mặt, Phiếu thu
Ngày 03/10/2022, Nhân viên Nguyễn Thị Dinh rút tiền tại ngân hàng BIDV số tiền 50.000.000 đồng, nhận về Giấy rút tiền mặt của ngân hàng
Biểu 2 1: Giấy rút tiền mặt ngân hàng BIDV
Sau khi nhập quỹ tiền mặt, kế toán lập Phiếu thu, ghi Sổ quỹ tiền mặt và hạch toán trên phần mềm ACMan dựa trên Giấy rút tiền mặt
Biểu 2 2: Phiếu thu số hiệu PT/10_001
(Nguồn: Phòng kế toán) + Thu tiền hàng bằng tiền mặt:
Bộ chứng từ: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu
Vào ngày 30/12/2022, Công ty TNHH Minh Khôi Tam Điệp đã thực hiện giao dịch bán hàng cho Công ty TNHH Trường Thịnh theo hóa đơn GTGT số 68, với tổng giá trị lô hàng là 18.802.800 đồng, đã bao gồm VAT, nhưng chưa thu được tiền.
Vào ngày 31/12/2022, công ty Trường Thịnh đã thực hiện thanh toán cho lô hàng bằng tiền mặt, sau đó kế toán lập Phiếu thu và tiến hành hạch toán nghiệp vụ này trên phần mềm.
Biểu 2 3: Phiếu thu số hiệu PT/12_013
(Nguồn: Phòng kế toán) b, Kế toán các nghiệp vụ giảm tiền mặt
Các nghiệp vụ tài chính chủ yếu bao gồm: mua hàng hóa, thành phẩm và nguyên vật liệu; thanh toán bằng tiền mặt; xuất quỹ tiền mặt để nộp vào tài khoản ngân hàng; trả lương cho nhân viên; chi trả trợ cấp BHXH bằng tiền mặt; thanh toán các khoản chi phí phát sinh; và hoàn trả các khoản vay bằng tiền mặt.
Khi phát sinh chi tiền mặt, kế toán cần lập Phiếu chi với đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, người nộp tiền và người lập phiếu Thủ quỹ sẽ ký xác nhận vào Phiếu chi và tiến hành chi tiền, đồng thời ghi sổ quỹ tiền mặt Sau đó, kế toán hạch toán lên phần mềm, giúp tự động cập nhật Sổ NKC, Sổ cái TK 1111 và các báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2 4: Trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ giảm tiền mặt
Một số trường hợp cụ thể các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt trong công ty:
+ Nộp tiền vào tài khoản ngân hàng
Bộ chứng từ: Phiếu chi, Giấy nộp tiền
Vào ngày 17/10/2022, nhân viên kế toán Nguyễn Thị Dinh đã lập Phiếu chi với số tiền 561.000.000 đồng nhằm phục vụ thanh toán chuyển khoản cho nhà cung cấp Sau khi được ký duyệt, quá trình xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ đã được thực hiện.
Biểu 2.4: Phiếu chi số hiệu PC/10_014
Nhân viên Nguyễn Thị Dinh đem nộp tiền vào tài khoản ngân hàng VietinBank của công ty và nhận về Giấy nộp tiền
Biểu 2 5: Giấy nộp tiền ngân hàng VietinBank
+ Thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt:
Bộ chứng từ: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu chi
Vào ngày 29/10/2022, công ty TNHH Công nghệ INNO PAINTS Việt Nam đã thực hiện giao dịch mua hàng hóa theo hóa đơn 502 với giá trị lô hàng là 19.949.170 đồng (bao gồm VAT) và đã có phiếu nhập kho kèm theo Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt, và kế toán đã lập Phiếu chi cùng với việc hạch toán liên quan.
Có TK 1111: 19.949.170 Biểu 2.6: Phiếu chi số hiệu PC/10_004
CÔNG TY TNHH MINH KHÔI TAM ĐIỆP
Thôn Nguyễn - Xã Yên Sơn - TP Tam Điệp - Ninh Bình Đơn vị tính: Đồng
Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có
17/10/2022 PC/10_014 17/10/2022 Nộp tiền vào TK x … 1121 1111 561.000.000 561.000.000
29/10/2022 PC/10_019 29/10/2022 Thanh toán tiền hàng - HĐ 502 x … 1561 1111 18.135.609 18.135.609 29/10/2022 PC/10_019 29/10/2022
Thanh toán tiền hàng - HĐ 502 - VAT x … 1331 1111 1.813.561 1.813.561
31/12/2022 PT/12_013 31/12/2022 Trường Thịnh thanh toán x … 1111 1311 18.802.800 18.802.800
Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Ban hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ Trưởng BTC
Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng
Biểu 2 8: Trích Sổ quỹ tiền mặt
CÔNG TY TNHH MINH KHÔI TAM ĐIỆP
Thôn Nguyễn - Xã Yên Sơn - TP Tam Điệp - Ninh Bình Đơn vị tính: Đồng
Thu Chi Ngày CT Thu Chi Tồn
17/10/2022 PC/10_014 17/10/2022 Nộp tiền vào TK 1121 561.000.000 130.356.602
29/10/2022 PC/10_019 29/10/2022 Thanh toán tiền hàng - HĐ 502 1561 18.135.609 224.140.571 29/10/2022 PC/10_019 29/10/2022
Thanh toán tiền hàng - HĐ 502 - VAT
31/12/2022 PT/12_013 31/12/2022 Trường Thịnh thanh toán 1311 18.802.800 81.378.602
Cộng phát sinh 68.802.800 580.949.170 Tổng cộng x 9.051.418.753 9.016.357.545 x
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ trưởng BTC Ban hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC
(Ký, ho tên, đóng dấu)
Biểu 2 9: Trích Sổ cái TK 1111
(Nguồn: Phòng kế toán) 2.2.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng
Công ty mở 2 tài khoản ngân hàng phục vụ cho việc giao dịch:
+ Ngân hàng VietinBank: Số tài khoản 113607136666
+ Ngân hàng BIDV: Số tài khoản 48810000066380
Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 1121 để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TGNH Đơn vị tính: Đồng
Số Ngày Trang STT Nợ Có
17/10/2022 PC/10_014 17/10/2022 Nộp tiền vào TK … … 1121 561.000.000
29/10/2022 PC/10_004 29/10/2022 Thanh toán tiền hàng - HĐ 502 … … 1561 18.135.609
Thanh toán tiền hàng - HĐ 502 - VAT
31/12/2022 PT/12_013 30/12/2022 Trường Thịnh thanh toán … … 1311 18.802.800
Tổng phát sinh trong kỳ 9.051.418.753 9.016.357.545
SỔ CÁI : 1111 - Tiền Việt Nam
CÔNG TY TNHH MINH KHÔI TAM ĐIỆP Mẫu số S03b - DNN
Thôn Nguyễn - Xã Yên Sơn - TP Tam Điệp - Ninh Bình Ban hành theo thông tư 133/2016/TT- ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Để tăng trưởng ngân hàng, các nghiệp vụ quan trọng bao gồm: Giấy báo Có, hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, giấy nộp tiền, ủy nhiệm thu và đề nghị thanh toán.
Nghiệp vụ làm giảm TGNH bao gồm các tài liệu quan trọng như giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa, đề nghị thanh toán và giấy rút tiền mặt Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát dòng tiền, giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính.
+ Các sổ sách liên quan: Sổ quỹ TGNH, sổ NKC, Sổ chi tiết TK 1211, Sổ Cái
Khi khách hàng thanh toán qua chuyển khoản, kế toán công ty có thể dựa vào lịch sử giao dịch trên Internet Banking của ngân hàng để hạch toán ghi nhận sự tăng giảm của khoản tiền gửi ngân hàng.
Để thực hiện giao dịch trực tiếp tại ngân hàng, cần sử dụng các chứng từ như Ủy nhiệm chi, Giấy nộp tiền, và Giấy rút tiền mặt Kế toán phải lập giấy theo mẫu quy định của ngân hàng, đảm bảo có đầy đủ chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng Sau khi giao dịch hoàn tất, kế toán sẽ nhận lại chứng từ và dựa vào đó để hạch toán trên phần mềm kế toán.
Vào cuối tháng, kế toán sẽ đến ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để nhận sao kê và sổ phụ ngân hàng Họ sẽ tiến hành đối chiếu các chứng từ ngân hàng với chứng từ gốc nhằm kiểm tra tính chính xác, kịp thời phát hiện chênh lệch và xử lý Đồng thời, kế toán cũng ghi nhận các nghiệp vụ tăng tài sản ngân hàng.
Đánh giá thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung là một phương pháp đơn giản và hiệu quả, giúp kế toán dễ dàng ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh Việc áp dụng hình thức này không chỉ tạo thuận lợi cho công việc của kế toán mà còn giúp ban quản lý dễ dàng giám sát các sổ sách kế toán Chế độ kế toán của công ty được thiết lập phù hợp với thực trạng và tuân thủ các quy định của nhà nước.
Phần mềm kế toán ACMan mang đến giao diện đơn giản và dễ sử dụng, giúp bộ phận kế toán làm việc hiệu quả Với máy tính hiện đại và đầy đủ trang bị, việc quản lý tài chính trở nên thuận lợi hơn Đơn vị tính sử dụng trong phần mềm là Đồng.
Số Ngày Trang STT Nợ Có
12/07/2022 TL/07_001 12/07/2022 Lĩnh trợ cấp BHXH … … 1121 26.980.000
12/07/2022 PC/07_016 12/07/2022 Chi trả tiền trợ cấp
30/11/2022 TL/11_001 30/11/2022 Trích lương đóng BH … … 334 5.846.564 30/11/2022 TL/11_002 30/11/2022 Chi phí đóng BH … … 6422 11.971.536
Tổng phát sinh trong kỳ 140.874.427 140.874.427
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Ngày ghi sổ Chứng từ
Diễn giải NKC TK đối ứng
SỔ CÁI : 338 - Phải trả, phải nộp khác
CÔNG TY TNHH MINH KHÔI TAM ĐIỆP Mẫu số S03b - DNN
Thôn Nguyễn - Xã Yên Sơn - TP Tam Điệp - Ninh Bình Ban hành theo thông tư 133/2016/TT- ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ
Công ty hạn chế việc thu và chi tiền mặt, chủ yếu chỉ thực hiện cho việc trả lương cho nhân viên, đặc biệt là những người không sử dụng tài khoản ngân hàng do độ tuổi trung bình cao Việc chi trả lương bằng tiền mặt giúp tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên Đồng thời, công ty cũng quản lý lượng tiền mặt tồn quỹ một cách hợp lý, tránh tình trạng thất thoát và thể hiện khả năng sử dụng hiệu quả nguồn tiền nhàn rỗi cho các hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết.
Công ty áp dụng nhiều hình thức giao dịch ngân hàng như Internet Banking, Ủy nhiệm chi và nộp tiền mặt, trong đó phương thức chuyển tiền qua Internet Banking được sử dụng phổ biến nhất Phương thức này cho phép công ty thực hiện thanh toán nhanh chóng, tiện lợi và linh hoạt mà không cần lập chứng từ như UNC hay Giấy nộp tiền, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và công sức mà không cần đến ngân hàng trực tiếp Đối với các giao dịch và hóa đơn trên 20 triệu đồng, công ty luôn tuân thủ quy định về thu và chi bằng tiền gửi ngân hàng.
Công ty luôn chủ động thanh toán đúng hạn các khoản phải trả như người bán, người lao động, và các nghĩa vụ với nhà nước như BHXH, giúp duy trì uy tín với nhà cung cấp và tạo lòng tin với nhân viên Việc thanh toán đúng hạn không chỉ tránh được các khoản phạt mà còn nâng cao hình ảnh công ty như một nơi làm việc chuyên nghiệp và có trách nhiệm, từ đó củng cố sự tin cậy từ các đối tác.
Hạn chế trong tổ chức bộ máy kế toán của công ty hiện tại là việc chỉ có một kế toán nội bộ đảm nhiệm nhiều vai trò, bao gồm cả thủ quỹ và ghi chép sổ quỹ tiền mặt cũng như thực hiện giao dịch ngân hàng Điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, làm tăng rủi ro về việc kế toán có thể cố ý sai phạm trong thu chi tiền, dẫn đến khả năng sử dụng tiền của công ty cho mục đích cá nhân hoặc chiếm đoạt tài sản.
Không tiến hành kiểm kê tiền mặt định kỳ có thể dẫn đến rủi ro nghiêm trọng cho công ty, khi không phát hiện được chênh lệch giữa số tiền mặt thực tế và số liệu ghi trên sổ kế toán Hệ quả là công ty sẽ không kịp thời phát hiện sai sót và gian lận, dẫn đến thất thoát tiền mặt nghiêm trọng nếu tình trạng này kéo dài.
Việc không có quy trình tạm ứng trong công ty dẫn đến việc các khoản chi tạm ứng cho ban giám đốc và mua sắm không được hạch toán vào tài khoản 141 – tạm ứng cho đến khi có chứng từ phát sinh Mặc dù điều này giúp giảm bớt công việc cho kế toán và thực hiện chi tiêu nhanh chóng, nhưng nó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro lớn Các nghiệp vụ này làm tăng nợ phải thu và giảm tiền mặt, do đó việc không ghi nhận chúng khiến số liệu kế toán không phản ánh đúng thực trạng công ty Hơn nữa, công ty có nguy cơ mất mát các khoản tiền tạm ứng, và khi không có chứng từ chứng minh, trách nhiệm về sự thất thoát sẽ thuộc về kế toán và thủ quỹ.
Việc không trích lập dự phòng phải thu khó đòi có thể gây ra thiệt hại lớn cho công ty, đặc biệt trong ngành xây dựng và vật liệu xây dựng, nơi việc thu hồi vốn thường chậm và số tiền cần thu hồi rất lớn Rủi ro không thu hồi được công nợ là rất cao, và thực trạng này không hiếm gặp ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay Do đó, việc chú trọng đến trích lập dự phòng là cần thiết để hạn chế tổn thất tài chính.
Công ty thiếu chính sách và phương pháp quản lý công nợ hiệu quả, không trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi Việc theo dõi công nợ chỉ dựa trên từng đối tượng khách hàng mà không xem xét tuổi nợ, lịch sử thanh toán hay phân loại các khoản nợ Thêm vào đó, công ty có khoản ứng trước lớn cho người bán trong thời gian dài, dẫn đến việc chiếm dụng vốn và ảnh hưởng tiêu cực đến lưu thông vốn, làm giảm cơ hội mở rộng quy mô và tăng đầu tư.
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Ban lãnh đạo cần nhận thức rõ ràng về những hạn chế hiện tại trong công ty, cũng như những nguy cơ và rủi ro tiềm ẩn, nhằm điều chỉnh cách thức tổ chức và quản lý bộ máy kế toán một cách hiệu quả hơn.
Công ty hoạt động dựa trên "sự tín nhiệm" giữa nhân viên và ban giám đốc, điều này được thể hiện qua việc không thực hiện kiểm kê và không có quy trình tạm ứng cho nhân viên Mặc dù lãnh đạo và nhân viên có mối quan hệ thân thiết và lâu dài, việc thiếu kiểm soát này tiềm ẩn nguy cơ gian lận và có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng cho công ty Suy nghĩ này cần được xem xét lại để đảm bảo an toàn tài chính và quản lý hiệu quả.
Công ty cần xây dựng các chính sách và quy định chặt chẽ về quản lý thu chi, cũng như các khoản phải thu và phải trả, để nâng cao tính chuyên nghiệp trong quy trình làm việc Việc tổ chức bộ máy quản lý hiện tại còn lỏng lẻo và tồn tại nhiều lỗ hổng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty.
Công ty quy mô nhỏ thường tiết kiệm chi phí bằng cách chỉ duy trì một kế toán nội bộ, một kế toán tổng hợp và một kế toán trưởng Điều này dễ dẫn đến vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Để đơn giản hóa công việc, kế toán thường không thực hiện trích lập dự phòng và không kiểm kê quỹ.
Chương 2 đã nêu ra những thông tin cơ bản về công ty TNHH Minh Khôi Tam Điệp, về bộ máy quản lý và bộ máy kế toán và các chính sách kế toán của công ty Trong chương này đã trình bày một cách rõ ràng và cụ thể thực trạng về cách thức và quy trình hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền và các khoản thanh toán, các chứng từ, sổ sách liên quan được sử dụng tại công ty
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH KHÔI TAM ĐIỆP
Định hướng phát triển của công ty TNHH Minh Khôi Tam Điệp trong giai đoạn 2023-2025
Trong năm 2022, tài sản của công ty đã tăng gần gấp đôi so với năm 2021, nhờ nỗ lực mở rộng quy mô của ban lãnh đạo Từ 2023 đến 2025, công ty sẽ tiếp tục tăng cường nguồn vốn thông qua việc gia tăng đầu tư từ chủ sở hữu và vay vốn ngân hàng Sự gia tăng này sẽ hỗ trợ mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, với mục tiêu đạt tài sản khoảng 16 tỷ đồng vào năm 2025.
Mục tiêu ngắn hạn của công ty là mở rộng tệp khách hàng để tăng doanh thu, tập trung vào kinh doanh vật liệu xây dựng do chi phí nhân công thấp hơn so với thi công công trình Công ty sẽ nghiên cứu thị trường và nhu cầu người tiêu dùng để nhập khẩu vật liệu xây dựng nội thất chất lượng cao Để hỗ trợ cho việc mở rộng, công ty sẽ xây thêm kho, bãi và xưởng để lưu trữ nguyên vật liệu Đồng thời, công ty cũng sẽ tìm kiếm các nhà cung cấp nguyên vật liệu chất lượng với giá thành hợp lý, nhằm nâng cao chất lượng và giảm chi phí giá vốn.
Trong giai đoạn 2023 – 2025, ngành xây dựng và vật liệu xây dựng đối mặt với nhiều khó khăn, công ty đã lên kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh sang lĩnh vực nông nghiệp Việc này không chỉ giúp bù đắp những ảnh hưởng tiêu cực từ ngành xây dựng mà còn mở ra tiềm năng phát triển cho công ty trong tương lai.
Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH Minh Khôi Tam Điệp
Trong chương 2, đã chỉ ra rằng bộ máy quản lý và kế toán của công ty còn nhiều nhược điểm nghiêm trọng, bao gồm vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thiếu quy trình hạch toán khoản tạm ứng, không trích lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi, và hiệu quả thu hồi công nợ kém Những vấn đề này, cùng với việc không kiểm kê quỹ định kỳ, có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình tài chính, luân chuyển dòng tiền và hoạt động kinh doanh của công ty Công ty đang đối mặt với nguy cơ thất thoát vốn, thông tin kế toán không phản ánh đúng thực trạng, và người làm kế toán có thể gặp phải rủi ro pháp lý.
Trong bối cảnh hiện tại, các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng và vật liệu xây dựng đang đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức Giá nguyên vật liệu xây dựng tăng cao, tình hình bất động sản kém sôi động, lãi suất vay tăng, và việc huy động vốn trở nên khó khăn đã tạo ra rủi ro lớn cho các doanh nghiệp Điều này dẫn đến việc thu hồi công nợ gặp khó khăn, dòng tiền sụt giảm mạnh và thiếu hụt vốn kinh doanh.
Để đối phó với những nguy cơ và thách thức hiện tại, công ty cần khắc phục các vấn đề tài chính nhằm đạt được sự ổn định, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu rủi ro không mong muốn.
Giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công
3.3.1 Tổ chức lại bộ máy kế toán
Công ty cần khắc phục tình trạng một kế toán kiêm nhiệm nhiều vị trí để tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, gây ra rủi ro nghiêm trọng Ban giám đốc và Kế toán trưởng nên tuyển dụng thêm nhân viên kế toán và phân công nhiệm vụ hợp lý Thủ quỹ không nên đồng thời làm kế toán để ngăn chặn gian lận và chiếm đoạt tài sản Tổ chức lại bộ máy kế toán sẽ giảm bớt khối lượng công việc, tạo môi trường làm việc hài hòa và tích cực cho kế toán viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
3.3.2 Kiểm kê quỹ định kỳ
Công ty cần thực hiện kiểm kê quỹ hàng tháng với sự tham gia của nhân viên kế toán và thủ quỹ Ngoài ra, kiểm kê đột xuất có thể được tổ chức với sự tham gia của Giám đốc hoặc Phó giám đốc để nâng cao tinh thần và ý thức trách nhiệm của kế toán trong công việc hàng ngày Trong quá trình kiểm kê, kế toán sử dụng mẫu Bảng kiểm kê quỹ theo thông tư 133/2016/TT-BTC.
Khi phát hiện sự chênh lệch, cần ngay lập tức thông báo cho giám đốc và kế toán trưởng để tiến hành điều tra nguyên nhân và đưa ra phương án xử lý kịp thời Việc thiết lập các quy định nghiêm ngặt, công bằng và minh bạch trong việc xử phạt những kế toán có hành vi gian lận hoặc cố ý sai phạm là rất cần thiết, nhằm răn đe và giảm thiểu khả năng xảy ra gian lận trong tương lai.
Về việc xử lý đối với các khoản chênh lệch khi kiểm kê:
+ Tài sản thừa chưa tìm ra nguyên nhân: kế toán hạch toán ghi tăng tài sản và ghi
+ Tài sản thiếu chưa tìm ra nguyên nhân: kế toán hạch toán ghi giảm tài sản và ghi Nợ TK 1381
+ Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, cần lập biên bản xử lý và thực hiện hạch toán vào các tài khoản có liên quan
3.3.3 Xây dựng quy trình tạm ứng:
Công ty cần thiết lập một chính sách tạm ứng chi tiết và rõ ràng nhằm giảm thiểu rủi ro Để thực hiện điều này, công ty có thể xây dựng quy trình tạm ứng cụ thể như sau:
Khi có yêu cầu tạm ứng từ phía nhân viên hoặc ban lãnh đạo công ty, người có yêu cầu lập Giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 12)
Người lập giấy đề nghị tạm ứng cần xin ký duyệt từ các cá nhân có thẩm quyền như giám đốc, kế toán trưởng và trưởng bộ phận Sau khi được ký duyệt, người đề nghị sẽ gặp thủ quỹ để nhận tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản Khi chi tiền, kế toán sẽ hạch toán và hoàn thiện các chứng từ liên quan như phiếu chi, ủy nhiệm chi, và ghi sổ nghiệp vụ tạm ứng.
Có TK 1111 (hoặc Có TK 1121)
Sau khi sử dụng khoản tạm ứng, người đề nghị cần lập Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Phụ lục 13) kèm theo các chứng từ liên quan và chuyển cho bộ phận kế toán để hạch toán Nếu khoản tạm ứng không được sử dụng hết, kế toán sẽ thu hồi số tiền còn lại và thực hiện hạch toán hoàn ứng.
Nợ TK 1111 (hoặc Nợ TK 1121)
Nếu khoản tạm ứng không đủ, cần chi trả số tiền còn thiếu cho người đề nghị Kế toán sẽ xuất tiền, hạch toán vào phần mềm và lập, lưu trữ các chứng từ liên quan.
Nhân viên có thể tự ứng trước tiền của mình cho các chi phí công việc được công ty chấp thuận và lập Giấy đề nghị thanh toán kèm chứng từ để chuyển cho kế toán Kế toán sẽ kiểm tra và thực hiện chi trả, đồng thời hạch toán trên phần mềm Công ty cần quy định rõ thời hạn thanh toán và mức tạm ứng cho từng cá nhân để hạn chế tình trạng tạm ứng quá nhiều, từ đó nâng cao khả năng kiểm soát tài chính và giảm nguy cơ chiếm dụng vốn.
3.3.4 Xây dựng chính sách thu hồi công nợ với khách hàng hiệu quả
Công ty có thể theo dõi công nợ khách hàng một cách chi tiết dựa trên Hóa đơn cho các giao dịch bán hàng hóa và theo dõi theo Hợp đồng đối với các công trình xây dựng.
Kế toán cần theo dõi chi tiết khoản phải thu khách hàng và ghi chép lịch sử công nợ để đánh giá chính xác khả năng thanh toán, từ đó tạo thuận lợi cho mối quan hệ trong tương lai Việc phân loại nợ thành các nhóm như nợ có thể trả đúng hạn, nợ có nguy cơ chậm thu hồi và nợ khó thu hồi là rất quan trọng, giúp kế toán tiến hành trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
Khi xử lý các khoản nợ không thu hồi được, kế toán ghi nhận chênh lệch vào chi phí quản lý kinh doanh sau khi trừ dự phòng phải thu khó đòi Nếu công ty thu hồi được khoản nợ này sau đó, kế toán sẽ ghi nhận vào tài khoản 138 – Thu nhập khác.
Trong quá trình thu hồi nợ, kế toán và các bộ phận liên quan cần thường xuyên nhắc nhở khách hàng về nghĩa vụ thanh toán Các biện pháp hiệu quả bao gồm: gọi điện nhắc nhở khách hàng hàng tuần sau khi hết hạn thanh toán, cử nhân viên đến văn phòng khách hàng để chờ thanh toán, gửi văn bản đề nghị thanh toán, và cuối cùng, nếu khách hàng vẫn không thực hiện nghĩa vụ, có thể đưa vụ việc ra trước pháp luật.
Khi bán chịu hàng hóa và dịch vụ, công ty cần đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng Đối với những khách hàng có lịch sử thanh toán trễ hạn, công ty nên cân nhắc việc hạn chế hoặc không cho phép bán chịu Mặc dù điều này có thể làm giảm số lượng khách hàng, nhưng nó sẽ nâng cao chất lượng khách hàng và bảo vệ nguồn vốn của công ty Việc ưu tiên hiệu quả kinh doanh hơn là chỉ tập trung vào doanh số bán hàng có thể giúp tránh rủi ro không thu hồi được vốn.
Công ty có thể áp dụng hạn mức tín dụng cho khách hàng, yêu cầu họ thanh toán một phần nợ khi đến mức nhất định, ngay cả khi chưa đến thời hạn Điều này giúp kiểm soát mức độ nợ của khách hàng và hạn chế rủi ro không có khả năng chi trả.
3.3.5 Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Kế toán cần thực hiện việc trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi theo quy định pháp luật, nhằm bảo vệ an toàn cho nguồn vốn kinh doanh của công ty và hạn chế tổn thất có thể xảy ra.
Kế toán cần thực hiện trích lập dự phòng như sau:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng:
+ 30% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 - 2 năm
+ 70% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 - 3 năm
+ 100% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn 3 năm trở lên
(Thông tư 48/2019/TT-BTC ban hành ngày 8/8/2019)