Trang 6 DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒSơ đồ: + 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty cổ phần cơ khí ôtô Uông Bí+ 2.2: Quy trình phân tích công việc tại công ty cổ phần cơ khí ôtô Uô
SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG
Vai trò của phân tích công việc trong doanh nghiệp
Để hiểu rõ hơn về hoạt động phân tích công việc trong tổ chức, chúng ta cần xem xét một số khái niệm liên quan.
Công việc được định nghĩa là tổng hợp các nhiệm vụ mà một cá nhân thực hiện hoặc những nhiệm vụ tương tự do nhiều người lao động thực hiện Ví dụ, các nhân viên đánh máy trong bộ phận đánh máy thực hiện những nhiệm vụ giống nhau.
Nhiệm vụ: “Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện” (2)
Ví dụ: Soạn thảo 1 văn bản tên máy tính hay trả lời điện thoại
Vị trí công việc thể hiện tất cả các nhiệm vụ mà một nhân viên thực hiện, chẳng hạn như những nhiệm vụ của một nhân viên thao tác máy tính, thư ký hay nhân viên đánh máy Đây là cấp độ thứ hai trong quy trình phân tích công việc.
Nghề là tập hợp các công việc có nội dung tương tự và liên quan đến nhau, đòi hỏi người lao động phải có kiến thức chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm đồng bộ Ví dụ, các công việc như kế toán, kiểm toán và thủ quỹ đều thuộc lĩnh vực tài chính.
Phân tích công việc là quá trình thu thập và đánh giá hệ thống các thông tin quan trọng liên quan đến công việc cụ thể trong tổ chức Mục tiêu của quá trình này là làm rõ bản chất và yêu cầu của từng công việc, từ đó hỗ trợ quản lý nhân sự và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
(1) (2) (3) (4) : Đại học kinh tế quốc dân: "Giáo trình quản trị nhân lực” NXB ĐH Kinh tế quốc dân HN-2007,tr 44
(5) : Đại học kinh tế quốc dân: "Giáo trình quản trị nhân lực” NXB ĐH Kinh tế quốc dân HN-2007,tr 48
Trình tự các bước khấu tiến hành nghiên cứu công việc nhằm làm rõ các vấn đề liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của người lao động trong công việc cụ thể Nghiên cứu này xác định các hoạt động cần thực hiện và lý do của chúng, đồng thời xem xét các yếu tố hỗ trợ như máy móc, trang thiết bị, công cụ, và điều kiện tự nhiên môi trường Ngoài ra, các yêu cầu về trình độ chuyên môn và kỹ năng làm việc cũng được đánh giá để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc.
1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới phân tích công việc Để thực hiện quá trình phân tích công việc trong cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào, ta đều phải căn cứ vào rất nhiều yếu tố liên quan hoặc có ảnh hưởng trực tiếp tới công việc cần tiến hành phân tích để thực hiện quá trình phân tích được chính xác và đạt hiệu quả cao nhất có thể Dưới đây là một vài yếu tố chủ yếu có ảnh hưởng tới quá trình phân tích một công việc cụ thể:
Quan điểm của ban lãnh đạo doanh nghiệp là yếu tố quyết định để hoạt động phân tích công việc được thực hiện theo trình tự khoa học Sự quan tâm và ủng hộ từ lãnh đạo không chỉ tạo điều kiện cho việc đầu tư về mặt vật chất mà còn đảm bảo nguồn nhân lực cần thiết cho các khâu trong quá trình phân tích công việc.
Môi trường làm việc của tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích công việc Một doanh nghiệp có điều kiện làm việc tốt sẽ nâng cao năng suất lao động, từ đó yêu cầu một phương pháp phân tích công việc khác so với doanh nghiệp có điều kiện làm việc kém Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả thực hiện công việc của người lao động.
Công nghệ sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm dây chuyền công nghệ hiện đại hay lỗi thời, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thực hiện công việc và yêu cầu trình độ kỹ năng của người lao động Sự hiện đại của dây chuyền công nghệ không chỉ quyết định hiệu quả công việc mà còn tác động đến quá trình phân tích công việc trong doanh nghiệp.
Khả năng của người lao động ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phân tích công việc, vì trình độ kỹ năng và kỹ sảo của họ quyết định cách thức thực hiện công việc Những lao động có trình độ cao hơn sẽ thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn so với những người có trình độ thấp hơn Do đó, việc áp dụng các bước trong quá trình phân tích công việc cần phải được điều chỉnh phù hợp với khả năng của từng nhóm lao động.
Trong quá trình phân tích công việc, việc thu thập thông tin là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của phân tích Số lượng và chất lượng thông tin thu thập được sẽ quyết định độ chính xác và hiệu quả của công tác này Các loại thông tin có thể được phân loại thành nhiều nhóm khác nhau, mỗi nhóm mang lại những hiểu biết riêng biệt về công việc cần phân tích.
- Nhóm thông tin về nhiệm vụ, trách nhiêm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc về công việc đó.
- Nhóm thông tin về điều kiện làm việc, cơ sở vật chất phục vụ cho công việc.
- Nhóm thông tin về đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện công việc
1.1.3 Mục đích của phân tích công việc
1.1.3.1 Đối với người sử dụng lao động
Thông qua phân tích công việc, người sử dụng lao động có thể xác định kỳ vọng về trình độ và kỹ năng của người lao động Điều này giúp họ truyền đạt rõ ràng nguyện vọng của mình, từ đó hỗ trợ người lao động thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Dựa trên kết quả phân tích công việc, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định nhân sự chính xác, bao gồm kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo và quản lý thù lao.
1.1.3.2 Đối với người lao động
Phân tích công việc giúp người lao động nhận thức rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình, từ đó hiểu rõ nhiệm vụ cần thực hiện trong vị trí công tác Điều này không chỉ hỗ trợ họ trong việc định hướng nghề nghiệp mà còn nâng cao hiệu quả làm việc.
Quy trình phân tích công việc
Thông thường quy trình chuẩn để phân tích một công việc diễn ra gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Xác định công việc cần phân tích
Để đạt hiệu quả trong công tác phân tích, việc xác định đúng công việc cần phân tích là rất quan trọng Phân tích thường được tiến hành trong những trường hợp cụ thể để đảm bảo tính hữu ích và ứng dụng thực tiễn.
- Khi doanh nghiệp mới đi vào hoạt động và khi đó công tác phân tích công việc được tiến hành là lần đầu tiên.
- Khi công việc có sự mở rộng phát triển và khi đó xuất hiện một số công việc mới.
- Khi công việc có sự xáo trộn thay đổi về nội dung
- Khi bản phân tích công việc cũ không còn phù hợp với tình hình công việc hiện tại.
Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin
Dựa vào mục đích cụ thể của phân tích công việc và tình hình thực tế tại doanh nghiệp, việc lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp là rất quan trọng.
Phương pháp quan sát là kỹ thuật mà cán bộ phân tích công việc thực hiện bằng cách theo dõi và ghi chép lại quá trình làm việc của người lao động một cách chi tiết Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp thông tin chính xác và cụ thể cho một số loại công việc, đồng thời mang lại dữ liệu phong phú phản ánh thực tế công việc.
Nhược điểm của phương pháp này là không thể áp dụng cho tất cả các công việc phân tích, và thông tin thu thập được có thể mang tính chủ quan từ người thực hiện.
Phạm vi áp dụng chủ yếu liên quan đến các công việc sản xuất trực tiếp bằng tay, tức là những công việc mà hoạt động lao động được thể hiện rõ ràng bên ngoài.
Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng là cách mà cán bộ phân tích công việc ghi lại hành vi của những người thực hiện công việc hiệu quả nhất và kém hiệu quả nhất Qua đó, họ có thể khái quát và xác định các đặc trưng chung của công việc cần mô tả Ưu điểm của phương pháp này là cho thấy tính linh động trong hành vi thực hiện.
Nhược điểm: Tốn thời gian không thấy được hành vi của lao động trung bình.
Phạm vi áp dụng: Áp dụng thích hợp trong việc mô tả các công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc
Nhật ký công việc là một phương pháp hiệu quả giúp người lao động ghi chép lại quá trình thực hiện công việc của mình Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là tính tỉ mỉ và chi tiết, cho phép người dùng theo dõi từng sự kiện thực tế trong công việc hàng ngày.
Nhược điểm: Kém chính xác do người lao động ghi chép kém hiệu quả việc ghi chép không đảm bảo nhất quán chung
Phạm vi áp dụng: với những công việc thuộc về lao động trí óc nhiều hơn
Phương pháp phỏng vấn là kỹ thuật mà cán bộ phân tích công việc sử dụng để trực tiếp hỏi người lao động về các nhiệm vụ mà họ thực hiện trong công việc, cách thức thực hiện và lý do cần thiết phải thực hiện những nhiệm vụ đó Ưu điểm của phương pháp này là khả năng tìm hiểu sâu sắc về công việc, giúp nắm bắt rõ hơn các khía cạnh và yêu cầu của công việc.
Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian
Phạm vi áp dụng: Với những công việc mà người nghiên cứu không có điều kiện quan sát thực tế thực hiện công việc.
Phương pháp sử dụng bảng hỏi (phiếu điều tra) cho phép người lao động nhận bản câu hỏi đã được thiết kế sẵn, trong đó liệt kê các nhiệm vụ chức năng và mức độ thực hiện công việc Người lao động sẽ được hướng dẫn cách trả lời để thu thập thông tin một cách dễ dàng Ưu điểm của phương pháp này là dễ dàng thu thập và xử lý thông tin với chi phí thấp Tuy nhiên, nhược điểm là việc thiết kế bảng hỏi có thể tốn thời gian và chi phí.
Phạm vi áp dụng: Với những công việc mà hoạt động lao động của người lao động ít thể hiện ra bên ngoài
Hội thảo chuyên gia là phương pháp hiệu quả, nơi các chuyên gia trong ngành tham gia thảo luận để đóng góp ý kiến nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc Ưu điểm của phương pháp này là thông tin thu thập được có tính ứng dụng cao và thường rất sát thực, chính xác, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.
Nhược điểm: Rất tốn kém cả về thời gian và chi phí
Phạm vi áp dụng: với những công việc khó thu thập thông tin chính xác
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin
Trong quá trình thu thập thông tin, việc phân loại thông tin thành các nhóm liên quan là rất quan trọng để thuận lợi cho công việc Các nhóm thông tin cần chú ý bao gồm: nhiệm vụ và trách nhiệm, điều kiện làm việc, cơ sở vật chất phục vụ công việc, yêu cầu công việc đối với người thực hiện, và các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí
Sau khi thu thập thông tin liên quan đến công việc, chúng ta tiến hành xây dựng các kết quả cụ thể có giá trị cho hoạt động quản trị nhân sự Kết quả bao gồm ba văn bản: Bản mô tả công việc, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện Những văn bản này sẽ được áp dụng vào quản trị nhân sự trong đơn vị.
Tóm lại, việc áp dụng và tuân thủ các bước trong quá trình phân tích công việc sẽ mang lại hiệu quả cao cho hoạt động này.
1.3 Sự cần thiết phải thực hiện Phân tích công việc tại Công ty Cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí
1.3.1 Sự cần thiết của Phân tích công việc với một tổ chức nói chung
Phân tích công việc giúp người sử dụng lao động xác định rõ kỳ vọng đối với nhân viên, từ đó giúp người lao động hiểu và thực hiện công việc hiệu quả hơn Khi hiểu rõ nhiệm vụ và cách thức thực hiện, nhân viên sẽ nắm bắt được chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc.
Phân tích công việc cung cấp những thông tin về công việc như: nội dung, đặc điểm và các trang thiết bị phục vụ cho công việc đó.
Công cụ quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong các quy trình như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, quản lý thù lao lao động, cùng với đánh giá hiệu suất công việc.
1.3.2 Đối với Công ty Cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí
Hoạt động phân tích công việc là rất cần thiết trong công ty, đặc biệt khi đội ngũ công nhân viên chủ yếu là công nhân kỹ thuật thực hiện các công tác lao động phổ thông.
Giúp người lao động nhận thức rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong công việc, từ đó tạo điều kiện cho họ nhanh chóng nắm bắt công việc và đạt hiệu quả cao.
Đảm bảo sự công bằng trong trả lương là yếu tố quan trọng giúp người lao động trong công ty cảm thấy hài lòng với công việc của mình, từ đó tạo ra động lực làm việc hiệu quả hơn.
Quá trình PTCV tại Công ty, với đặc thù là các công việc cơ khí phức tạp, giúp người lao động nắm rõ nhiệm vụ cụ thể và chi tiết Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo họ thực hiện nhiệm vụ một cách tốt nhất có thể.
1.3.2.2 Với người sử dụng lao động
Thông qua phân tích công việc tốt sẽ là công cụ quan trọng giúp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại công ty.
Tại Công ty cổ phần cơ khí ôtô Uông Bí công tác phân tích công việc còn nhiều hạn chế:
Chưa xác định được các văn bản quan trọng như Bản mô tả công việc, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, và Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện công việc.
- Kết quả phân tích công việc còn ở dạng quy định chức năng, nhiệm vụ sơ sài cho một số vị trí chủ chốt.
Công tác phân tích công việc hiện nay vẫn chưa được thực hiện dựa trên các căn cứ khoa học vững chắc, mà chủ yếu phụ thuộc vào kinh nghiệm thực tế của một số cán bộ có nhiều năm kinh nghiệm.
Để khắc phục những hạn chế hiện tại, công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí cần hoàn thiện quy trình phân tích công việc, nhằm biến phân tích công việc thành công cụ hiệu quả cho quản trị nhân sự Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị nhân sự trong công ty.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ Ô TÔ UÔNG BÍ
Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí
Nhà máy cơ khí ôtô, được thành lập vào ngày 01/07/1971, là một đơn vị trực thuộc công ty xây dựng mỏ than Trong những năm đầu, nhà máy đã trải qua nhiều khó khăn do cơ chế kinh tế hạn chế và sự phát triển chậm của nền kinh tế Những thử thách này đã thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong công ty nỗ lực vượt bậc, góp phần tạo nên những thành tựu đáng kể hiện nay.
Công ty bắt đầu với chức năng sửa chữa, bảo dưỡng ôtô cho các doanh nghiệp mỏ, nhưng gặp nhiều khó khăn do cơ chế kinh tế thiếu năng động Dù có lúc tưởng chừng ngưng hoạt động, sự nỗ lực của ban giám đốc và công nhân viên đã giúp công ty vượt qua giai đoạn khó khăn và đạt được những thành tựu nhất định Từ ngày 01/01/2007, công ty chính thức chuyển đổi thành Công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí, đầu tư vào công nghệ mới để nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Nhờ nỗ lực của các thành viên, nhà máy đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển, giành được lòng tin từ bạn hàng không chỉ trong tập đoàn mà còn ở nhiều nơi khác Doanh thu của công ty luôn đạt và vượt kế hoạch đề ra, chứng tỏ sự phát triển bền vững và hiệu quả.
Công ty đã trải qua sự phát triển mạnh mẽ, từ những ngày đầu chỉ có một số ít công nhân, hiện nay đã mở rộng quy mô với 390 nhân viên Trong số đó, có 75 người có trình độ đại học và cao đẳng, 39 người có trình độ trung cấp, và phần còn lại đều được đào tạo qua các lớp công nhân kỹ thuật.
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ cơ khí cho ngành than, tập trung vào chế tạo phụ tùng và thiết bị cũng như sửa chữa thiết bị phục vụ sản xuất Hiện tại, chúng tôi đang mở rộng sản xuất cả về quy mô và chất lượng Chúng tôi tin tưởng rằng trong tương lai, công ty sẽ tiếp tục phát huy những thành tựu đã đạt được, không ngừng nâng cao và hoàn thiện quy trình sản xuất của mình.
Với mục tiêu chất lượng sản phẩm là yếu tố sống còn, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể cho đến nay.
- Huân chương lao động hạng 3 do nhà nước trao tặng năm 1997
- Giải khuyến khích chất lượng Việt Nam năm 1999
- Giải thưởng bạc chất lượng năm 2000
- Bằng khen của bộ công nghiệp năm 2004
- Nhiều bằng khen của tập đoàn than khoáng sản Việt Nam
Công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí đang nỗ lực phát triển mạnh mẽ, với những thành tích đã đạt được làm động lực cho tập thể cán bộ công nhân viên Trong giai đoạn phát triển sản xuất mới, việc hoàn thiện hoạt động quản trị nhân sự trở thành một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của Công ty.
2.2 Một số đặc điểm của Công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí có ảnh hưởng tới công tác phân tích công việc
2.2.1 Đặc điểm cơ cấu tổ chức
Công ty cổ phần chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm như vì chống lò, ắc quy và sửa chữa xe máy móc, phục vụ chủ yếu cho các doanh nghiệp trong ngành kinh doanh than Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm Hội đồng quản trị và các bộ phận phòng ban phân xưởng sản xuất, mỗi bộ phận đảm nhận những chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhằm tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh Cụ thể, cơ cấu tổ chức được minh họa trong sơ đồ 2.1.
Cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết kế theo mô hình Trực tuyến - chức năng, như thể hiện trong sơ đồ 2.1 Mô hình này giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Ban lãnh đạo Công ty cần nắm rõ tình hình hoạt động tổng quát để đưa ra chỉ thị hiệu quả cho cán bộ công nhân viên, từ đó giảm bớt gánh nặng quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chưc bộ máy hoạt động của công ty cổ phần cơ khí ôtô
(Nguồn: Phòng Hành chính – Tổng hợp)
PGĐ kỹ thuật đầu tư
PGĐ kinh tế đời sống
PX chế tạo vì lò Ban kiểm soát
Công ty cam kết phát huy tối đa khả năng sáng tạo của đội ngũ công nhân viên, tạo động lực mạnh mẽ để họ phát triển tài năng cá nhân Sự khuyến khích này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực trong toàn bộ tập thể.
Việc cơ cấu tổ chức bộ máy công ty thành nhiều bộ phận và phòng ban sản xuất với các chức năng nhiệm vụ khác nhau sẽ ảnh hưởng lớn đến công tác phân tích công việc Điều này đòi hỏi phân tích công việc cho từng phòng ban phải được thực hiện một cách phức tạp và theo trình tự khoa học Quá trình xây dựng hệ thống phân tích này sẽ tốn kém về thời gian và kinh phí Để đạt hiệu quả cao nhất, cần có sự quan tâm và đầu tư từ tập thể ban lãnh đạo cùng cán bộ công nhân viên trong công ty đối với hoạt động này.
2.2.2 Đặc điểm cơ cấu lao động của công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí
Nguồn lực con người là yếu tố thiết yếu trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của tổ chức Nhận thức rõ tầm quan trọng của yếu tố này, Tập thể ban lãnh đạo Công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông đã chú trọng đầu tư vào phát triển nguồn nhân lực.
Công ty Bí chú trọng đến việc đầu tư và hỗ trợ cho hoạt động nhân sự, với tổng số 420 cán bộ công nhân viên Sự phân công lao động trong công ty được thể hiện rõ ràng qua các khía cạnh cụ thể.
2.2.2.1 Cơ cấu lao động phân theo tuổi và giới tính của công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí (Bảng 2.1: Thể hiện cơ cấu lao động theo tuổi và giới tính qua các năm)
Bảng 2.1 Cơ cấu lao động phân theo tuổi và giới tính thời kỳ 2007 -2009
( Nguồn: phòng hành chính - tổng hợp) ĐVT: Người
II Phân theo giới tính
Nhận xét: Từ bảng số liệu trên ta thấy
+ Xét về góc độ độ tuổi lao động trong Công ty
Phân tích thực trạng công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí
2.3.1 Quan điểm nhận thức của ban lãnh đạo công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí về phân tích công việc
Ban lãnh đạo công ty cam kết phát triển toàn diện trong tương lai bằng cách hoàn thiện bộ máy quản lý và nâng cao hoạt động quản trị nhân lực Mặc dù hiện nay còn nhiều vấn đề trong quản trị nhân sự, việc thực hiện chưa dựa trên cơ sở khoa học và chưa phát huy hiệu quả tối đa Nhận thức được điều này, ban lãnh đạo đã xác định rõ quan điểm về phân tích công việc, hoàn toàn ủng hộ và khuyến khích các hoạt động nhân sự nhằm đạt kết quả cao nhất Mỗi cá nhân và bộ phận trong công ty sẽ được giao trách nhiệm cụ thể để đảm bảo công tác phân tích được thực hiện hiệu quả.
Giám đốc công ty giao cho Phó giám đốc đời sống kinh tế trực tiếp phụ trách vấn đề này
PGĐ đồi sống kinh tế là người chịu trách nhiệm chính trong việc phân công nhiệm vụ cho các phòng ban và bộ phận Họ cũng có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện các nhiệm vụ này.
Cán bộ phụ trách nhân sự có trách nhiệm xây dựng kế hoạch và đề xuất giải pháp hiệu quả, đồng thời phân tích và phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ chuyên trách Họ cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban chuyên môn, tư vấn về phương pháp thực hiện, nhằm đảm bảo hoàn thành công việc với hiệu suất cao nhất.
Các cán bộ chuyên môn thuộc các bộ phận sản xuất: Có nhiệm vụ nhiệt tình hợp tác để hoàn thành nhiệm vụ.
Tập thể công nhân viên trong công ty luôn tích cực phối hợp, nhằm đảm bảo quá trình thu thập thông tin của cán bộ phân tích diễn ra nhanh chóng và hiệu quả nhất.
2.3.2 Quá trình phân tích công việc tại công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí
Quá trình phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Cơ khí Ô tô Uông Bí được thực hiện theo một trình tự cụ thể, được mô tả chi tiết trong sơ đồ 2.2.
Sơ dồ 2.2: Biểu diễn quá trình phân tích công việc tại công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí
Tương ứng với sơ đồ trên ta có các bước thực tế như sau:
+ Bước 1: Lựa chọn công việc cần phân tích
Căn cứ vào nhu cầu và mục đích của Công ty, việc lựa chọn công việc cần phân tích là rất quan trọng Tuy nhiên, hiện nay, phân tích công việc chỉ được thực hiện cho các vị trí chủ chốt như Trưởng các bộ phận và Quản đốc phân xưởng Đối với hầu hết các vị trí khác, chưa có sự xây dựng chi tiết, mà chỉ dựa vào chức năng của từng bộ phận để suy ra nhiệm vụ cho các vị trí còn lại.
Dưới đây là bảng thống kê một số vị trí cơ bản trong các bộ phận dùng để tiến hành phân tích công việc theo bộ phận.
Lựa chọn công việc cần phân tích Tiến hành thu thập thông tin
Quá trình xử lý thông tin thu thập được
Xây dựng các văn bản quy đinh chức năng nhiệm vụ với vị trí cần phân tích
Trình phê duyệt lãnh đạo công ty
TH Áp dụng thực hiện
Bảng 2.9: Bảng tổng hợp các vị trí công việc dùng để phân tích theo bộ phận
STT Phòng ban - Bộ phận Vị trí công việc phân tích
1 Phòng Hành chính – Tổng hợp Trưởng phòng
2 Phòng khách hàng Trưởng phòng
3 Phòng tài chính kế toán Trưởng phòng
4 Phòng cơ điện Trưởng phòng
5 Phòng kỹ thuật Trưởng phòng
6 Phòng vật tư Trưởng phòng
+ Bước 2: Quá trình thu thập thông tin
Hiện nay, để phục vụ cho công tác phân tích công việc tại Công ty người ta sử dụng các phương pháp thu thập thông tin chủ yếu sau:
Phương pháp quan sát là một kỹ thuật phổ biến trong các vị trí công việc liên quan đến sản xuất, như tổ trưởng và quản đốc phân xưởng Kết quả của phương pháp này phụ thuộc vào việc quan sát thực tế công việc hàng ngày và tổng hợp ý kiến từ các bộ phận chuyên môn để báo cáo lãnh đạo Ưu điểm của phương pháp quan sát là cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ, đồng thời cho phép thu thập dữ liệu từ các sự kiện thực tế, phản ánh tinh thần làm việc của người lao động.
Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều thời gian để thu thập thông tin cần phân tích Thông tin thu được có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát Hơn nữa, địa chỉ áp dụng của phương pháp này cũng bị hạn chế, chỉ phù hợp với một số công việc cụ thể.
Phương pháp thông qua kinh nghiệm thực tế là một cách tiếp cận trong phân tích công việc, dựa vào tên công việc và chức năng nhiệm vụ của nó, cùng với kinh nghiệm của cán bộ phân tích Phương pháp này có ưu điểm là tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời mang lại kết quả nhanh chóng, mặc dù vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Nhược điểm của việc phân tích công việc là do thiếu căn cứ và thực tế, dẫn đến kết quả áp dụng không hiệu quả Nội dung công việc không phù hợp với thực tế, làm giảm tác dụng của phân tích công việc trong quản trị nhân sự Phân tích chỉ được áp dụng cho các địa chỉ công việc với quy định chức năng và nhiệm vụ chung chung.
Công ty hiện chỉ áp dụng hai phương pháp thu thập thông tin, dẫn đến độ chính xác của dữ liệu phục vụ phân tích công việc thường không cao và mang tính chủ quan Điều này làm giảm hiệu quả của hoạt động phân tích Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn và kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin đa dạng hơn để đảm bảo nguồn dữ liệu chính xác và đầy đủ, từ đó tối ưu hóa hiệu quả phân tích.
+ Bước 3: Xử lý các thông tin thu thập được
Sau khi thu thập và xử lý thông tin cần thiết cho nghiên cứu, cán bộ phân tích công việc sẽ tổ chức các thông tin này theo các nhóm chức năng Những thông tin đã được phân loại sẽ được gửi đến các cán bộ chuyên trách của phòng ban phụ trách công việc phân tích.
+ Bước 4: Xây dựng các văn bản quy định chức năng nhiệm vụ công việc cần phân tích
Các cán bộ phụ trách sẽ xây dựng bản Mô tả công việc, bao gồm các chức năng và nhiệm vụ cần phân tích, sau đó gửi lại cho bộ phận nhân sự của Công ty.
+Bước 5: Trình duyệt và áp dụng vào thực tế
Bản mô tả công việc cần có đủ ba chữ ký của trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp, Phó giám đốc đời sống kinh tế và Giám đốc công ty để được coi là hợp lệ Sau khi văn bản được xác nhận hợp lệ, một bản sẽ được lưu tại phòng hành chính và một bản sẽ được gửi đến các bộ phận liên quan.
2.3.3 Các kết quả của phân tích công việc và thực tế ứng dụng tại công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí
2.3.3.1 Các kết quả của phân tích công việc tại công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí kếtả của phân tích công việc tại Công ty cổ phần cơ khí ôtô Uông Bí chủ yếu được thể hiện đưới dạng văn bản quy định chức năng nhiệm vụ cho từng vị trí nghiên cứu
Ví dụ: Dưới đây là một bảng thể hiện kết quả công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần cơ khí ôtô Uông Bí
Bảng 2.10: Bảng quy định chức năng, nhiệm vụ của vị trí cán bộ phòng
(Nguồn: Phòng Hành chính – Tổng hợp)
Vị trí công việc Đơn vị
Cán bộ quản trị nhân sự
Phòng Hành chính – Tổng hợp
1.Thực hiện các công tác quản lý người lao động trong Công ty về các hoạt động cụ thể sau:
+ Tổ chức định biên lao động.
+ Xây dựng quỹ lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.
+ Xây dựng các báo cáo thường niên về hoạt động nhân sự.
+ Trực tiếp quản lý và thực hiện các chính sách về nhân sự.
2 Tổ chức các chương trình đại hội, hội nghị, hội thảo Tổng hợp và soạn thảo các báo cáo trình đại hôij.
3.Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng, và ban lãnh đạo giao cho
2 Yêu cầu 1.Cử nhân tốt nghiệp Đại học chuyên ngành quản trị nhân sư, hoặc kinh tế lao động.
2.Tin học văn phòng thành thạo.
3 Ngoại ngữ: Có thể sự dụng Tiếng anh.
4.Thâm niên: 1 năm công tác trong nghề.
2.3.3.2 Ứng dụng kết quả của phân tích công việc vào hoạt động quản trị nhân sự tại công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ Ô TÔ UÔNG BÍ
Các giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí
Kết luận: Để đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất trong bối cảnh công ty ngày càng lớn mạnh, việc phân tích công việc cần được chú trọng đặc biệt Điều này nhằm phù hợp với các đặc điểm nhân lực hiện tại, từ đó khai thác hiệu quả nguồn lực con người sẵn có.
Hiện nay tình hình về cấu trúc vốn của Công ty được thể hiện qua bảng như sau:
Bảng 2.5: Cơ cấu nguồn vốn Công ty các năm 2007 – 2009
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán) ĐVT: Triệu đồng
Vốn thuộc sở hữu nhà nước 69.790,8 201.029,4 263.591,4
Vốn thuộc sở hữu tư nhân 46.527,2 134.019,6 175.727,6
Từ bảng số liệu trên ta có thể tính toán các chỉ số thể hiện khả năng sinh lợi của đồng vốn trong Công ty như sau:
- Khả năng sinh lợi của đồng vốn (ROE):
ROE = Lợi nhuận sau thuế/ Vốn chủ sở hữu
- Khả năng sinh lợi của doanh thu thuần (ROS):
ROS = Lợi nhuận sau thuế/ Doanh thu thuần
Ta có bảng sau thể hiện các chỉ tiêu trên của Công ty trong gian gần đây
Bảng 2.6: Bảng thể hiện các chỉ tiêu ROE và ROS của Công ty
Trong giai đoạn gần đây, Công ty đã nỗ lực tăng cường các chỉ tiêu ROE và ROS, cho thấy lợi nhuận hàng năm luôn được cải thiện Cụ thể, lợi nhuận trên mỗi đồng vốn đầu tư đã tăng từ 0,183 vào năm 2007 lên 0,21 vào năm 2009 Điều này chứng tỏ rằng Công ty đang ngày càng thực hiện hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
Với gần 60% vốn chủ sở hữu thuộc về nhà nước, công ty phải tuân thủ sự điều chỉnh của hội đồng quản trị, điều này ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị nhân sự Hệ quả là, phân tích công việc chưa được chú trọng đúng mức và không thực hiện theo trình tự khoa học, dẫn đến việc chưa phát huy hết hiệu quả trong quản lý nhân sự.
2.2.4 Đặc điểm thị trường, đối thủ cạnh tranh
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, chất lượng sản phẩm trở thành yếu tố hàng đầu mà các công ty cần chú trọng Để đáp ứng yêu cầu này, các doanh nghiệp cần cải thiện toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình, đặc biệt là quản trị nhân sự Việc phân tích công việc cần được thực hiện theo quy trình khoa học, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và phát huy tối đa tác dụng của nó Điều này giúp phân tích công việc trở thành công cụ quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Trong bối cảnh mở rộng thị trường, số lượng đối thủ cạnh tranh của công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí ngày càng gia tăng, tạo ra thách thức lớn trong việc duy trì và phát triển Trong nền kinh tế hội nhập hiện nay, các doanh nghiệp phải chú trọng vào việc phát triển các hình thức cạnh tranh để tối ưu hóa doanh số bán hàng Để tồn tại và phát triển bền vững, Uông Bí cần hoàn thiện các hoạt động của mình, đặc biệt là nâng cao sức cạnh tranh thông qua việc cải thiện hoạt động nhân sự, một yếu tố quan trọng trong thế mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp.
2.2.5 Các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để đánh giá kết quả hoạt đông sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí trong thời gian vừa qua, ta căn cứ vào các kết quả kinh doanh của công ty về các mặt cụ thể như sau:
2.2.5.1 Về sản lượng sản phẩm
Công ty luôn nỗ lực mở rộng thị trường bằng cách gia tăng sản lượng sản xuất Kết quả cụ thể cho thấy công ty không chỉ hoàn thành kế hoạch sản xuất mà còn vượt qua các mục tiêu đã đề ra, như thể hiện trong bảng 2.5 về kết quả sản lượng sản xuất.
Bảng 2.6: Tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí theo sản phẩm qua các năm
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Trung đại tu ôtô thiết bị Cái 132 114 118 120
Gông lò các loại Bộ 92.732 89.976 140.000 136.122
Vì chống lò các loại Vì 37.525 95.168 117.000 123.210 Đèn mỏ Cái 8.264 6.049 3.950 4.300
Mũ lò Cái 17.538 20.580 25.000 30.449 Ắc quy Bình 2.053 4.923 5.500 5.886
Giá nạp đèn mỏ Giá 66 45 43 28
Nhận xét: Từ kết quả ở bảng số liệu trên ta thấy
Công ty đã đầu tư mạnh mẽ vào các sản phẩm chủ chốt như vì chống lò, gông lò và mũ lò, dẫn đến sự gia tăng đáng kể về số lượng sản phẩm Cụ thể, sản phẩm vì chống lò đã tăng gần 4 lần từ năm 2007 đến 2009, trong khi số lượng mũ lò tăng gần gấp đôi trong hai năm Số lượng gông lò cũng tăng lên gần 40,000 bộ trong cùng khoảng thời gian Ngoài ra, sản xuất bình ắc quy đã tăng hơn hai lần trong hai năm Tuy nhiên, một số sản phẩm như giá nạp đèn mỏ và số lượng đèn mỏ sản xuất lại giảm xuống gần một nửa trong hai năm qua.
Công ty đã điều chỉnh tiến trình phát triển của mình để phù hợp với tình hình thị trường hiện tại, nhằm phục vụ tốt nhất theo nhu cầu của khách hàng.
Dựa trên tình hình sản xuất thực tế của công ty, cần điều chỉnh một số công việc phục vụ sản xuất để phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh Trong đó, hoạt động phân tích công việc cần được điều chỉnh cụ thể dựa vào thực tế công việc, nhằm đạt được kết quả tốt nhất cho công tác quản trị nhân lực trong công ty.
2.2.5.2 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần cơ khí ô tô Uông Bí trên lĩnh vục doanh thu lợi nhuận
Bài viết dưới đây sẽ phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, tập trung vào doanh thu và lợi nhuận Bảng 2.6 trình bày tình hình doanh thu và lợi nhuận của công ty trong các năm qua, trong khi Bảng 2.7 cung cấp cái nhìn tổng quan về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Doanh thu thuần của Công ty đã tăng đều qua các năm, từ 118.558 triệu đồng vào năm 2007 lên 401.117 triệu đồng vào năm 2009, cho thấy doanh thu gần gấp đôi trong hai năm, điều này thể hiện sự phát triển khả quan của Công ty Hơn nữa, lợi nhuận của Công ty cũng tăng lên theo thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho sự gia tăng tổng tài sản Thành tích này không chỉ khẳng định sự lớn mạnh của Công ty mà còn là động lực khích lệ cho những bước phát triển tiếp theo.
Trong giai đoạn 2007 - 2009, Công ty đã ghi nhận kết quả hoạt động sản xuất khả quan, tạo nền tảng vững chắc cho việc đạt được những mục tiêu cao hơn trong tương lai.
2.2.5.3 Tình hình thu nhập bình quân của người lao động qua các năm
Kết quả sản xuất kinh doanh và lợi nhuận của công ty đã liên tục tăng trưởng qua các năm, đồng thời thu nhập bình quân đầu người của người lao động cũng có xu hướng tăng Điều này được thể hiện rõ qua bảng 2.7, cho thấy tình hình thu nhập bình quân đầu tháng của người lao động.
Bảng 2.8: Tổng kết thu nhập bình quân của người lao động
(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)
Bảng số liệu cho thấy tiền lương bình quân của công nhân công ty trong ba năm qua đạt mức khá cao, với mức trung bình trên 4 triệu đồng.