LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP
NỘI DUNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1 Các khái niệm cơ bản
Trước khi tìm hiểu phân tích công việc chúng ta cần biết được nghề, công việc, vị trí công việc và nhiệm vụ là gì.
Nhiệm vụ: là phần công việc nhỏ nhất được chia ra từ toàn bộ hoạt động của tổ chức có tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện
Vị trí công việc: là toàn bộ nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động khi họ đảm nhiệm chức danh cụ thể nào đó
Công việc: là tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một nhóm người lao động.
Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau ở một mức độ nhất định, đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nhất định, phải có những kỹ năng, kỹ xảo, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc.
“Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc” 1
Phân tích công việc sẽ làm rõ được những nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc người lao động ở từng công việc cụ thể; làm rõ họ phải thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện công việc đó và thực hiện như
1 Giáo trình Quản trị nhân lực.,tr50 thế nào; những máy móc, thiết bị, công cụ nào được sử dụng; những điều kiện làm việc cụ thể cũng như những yêu cầu kiến thức, các kỹ năng và khả năng mà người lao động cần có để thực hiện công việc Các tư liệu, thông tin thu thập sẽ được xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích của phân tích công việc và chúng thường được hệ thống hóa dưới dạng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
2.1 Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một văn bản giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, các mối quan hệ và điều kiện thực hiện công việc. Mỗi bản mô tả công việc thường gồm ba nội dung:
- Phần xác định công việc (Phần giới thiệu về công việc): Phần này bao gồm tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, mức lương… Ngoài ra còn có một vài dòng ngắn gọn giới thiệu về mục đích, tầm quan trọng của công việc.
- Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc:
Phần này liệt kê chính xác, đầy đủ, rõ ràng, không phức tạp các nhiệm vụ (cả nhiệm vụ chính và nhiệm vụ phụ), các quyền hạn, trách nhiệm thuộc công việc Trong phần này người ta còn nêu rõ các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc, cho biết tại sao người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
- Các điều kiện làm việc: bao gồm các trang thiết bị cần thiết để thực hiện công việc (như ô tô, máy tính, điện thoại…), thời gian làm việc, các điều kiện vệ sinh môi trường, an toàn lao động và các điều kiện có liên quan khác.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích, nên sử dụng các động từ hành động có tính chất quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nhiệm vụ chính Các nội dung trong bản mô tả công việc nói chung như trên nhưng về hình thức thể hiện tùy từng tổ chức khác nhau sẽ sử dụng các hình thức khác nhau để mô tả công việc.
2.2 Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là bản liệt kê những yêu cầu mà công việc đặt ra với người thực hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, giới tính, độ tuổi, các bằng cấp, sức khỏe và các yêu cầu cụ thể khác Bản này chỉ bao gồm các yêu cầu cần có để thực hiện công việc, không liệt kê những yêu cầu mà công việc không đòi hỏi Các yêu cầu của công việc với người thực hiện có thể được viết riêng thành một văn bản, cũng có thể được viết gộp trong một văn bản cùng với bản mô tả công việc.
2.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là văn bản giải thích các tiêu chí/chỉ tiêu, tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá sự hoàn thành công việc được quy định trong bản mô tả công việc về số lượng và chất lượng Tùy từng doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể thể hiện dưới các dạng khác nhau. Để xây dựng ba văn bản trên cần phải thu thập các thông tin sau:
- Thông tin liên quan đến các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc; liên quan đến mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc Các thông tin này phải được thu thập đầy đủ, không bỏ sót.
- Thông tin về điều kiện thực hiện công việc: thu thập các thông tin liên quan đến trang thiết bị cần thiết để thực hiện công việc, các điều kiện vệ sinh môi trường, an toàn lao động và thời gian làm việc.
VAI TRÒ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
Phân tích công việc là một hoạt động rất quan trọng trong hoạt động quản trị nhân lực Đây là công cụ cơ bản của quản trị nhân lực được sử dụng trong hầu hết các hoạt động quản trị nhân lực.
Trong kế hoạch hóa nguồn nhân lực: Bản mô tả công việc cho ta biết loại công việc được thực hiện Trên cơ sở đó kết hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh để có những kế hoạch phù hợp về nguồn nhân lực của tổ chức.
Trong tuyển mộ, tuyển chọn và định hướng:
- Tuyển mộ: Bản mô tả công việc được sử dụng để biết vị trí cần tuyển, giới thiệu tóm tắt các nhiệm vụ các điều kiện làm việc của vị trí cần tuyển Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện cho biết những yêu cầu mà công việc cần tuyển đòi hỏi.
- Tuyển chọn: Sử dụng bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để biết được những điều kiện mà các ứng cử viên cần đáp ứng Trên cở sở đó có những cách thức và tiêu chuẩn tuyển chọn phù hợp.
- Định hướng: Sử dụng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 hiện công việc để làm cơ sở hướng dẫn người lao động mới được tuyển vào làm công việc đó Chẳng hạn cho các nhân viên mới biết được các thông tin về những nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ, các trang thiết bị làm việc, các tiêu chuẩn thực hiện công việc cần đạt được…
Trong bố trí nhân sự, phân tích công việc cũng có ý nghĩa quan trọng.
Nhờ có phân tích công việc, cụ thể là bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện giúp bố trí lao động phù hợp với công việc Nhờ đó tránh được sự lãng phí do bố trí lao động không hợp lý. Đồng thời, trên cơ sở đánh giá thực hiện công việc để bố trí người lao động vào vị trí cao hơn trong tổ chức.
Trong đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Nhờ bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, người quản lý thấy được khoảng cách giữa yêu cầu của công việc đặt ra và khả năng thực tế của người lao động Trên cơ sở đánh giá việc thực hiện công việc để thấy rõ sự chênh lệch giữa yêu cầu đặt ra của công việc và khả năng thực tế của người lao động để có hoạt động đào tạo phù hợp Ngoài ra, nhờ có phân tích công việc nhà lãnh đạo tổ chức có được cái nhìn tổng quát về công việc của công ty, thấy được xu hướng phát triển; kết hợp với những định hướng tương lai của công ty để có kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực một cách hợp lý.
Trong đánh giá thực hiện công việc và trả thù lao lao động: Các tiêu chuẩn đề ra trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động Bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là cơ sở để đánh giá công việc, để thấy được giá trị của mỗi công việc trong một tổ chức Đánh giá thực hiện công việc của người lao động và đánh giá công việc là một trong những căn cứ để trả thù lao lao động.
Trong quan hệ lao động, kỷ luật lao động, an toàn và sức khỏe cho người lao động Trên cơ sở xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi người để đảm bảo quan hệ lao động tốt, tránh được những “tị nạnh”, những xung đột do người lao động không hiểu được những nhiệm vụ, trách nhiệm của mình là gì Đồng thời, bằng cách chỉ rõ những tiêu chuẩn mà người lao động phải đạt được trong quá trình thực hiện công việc, tổ chức sẽ thực hiện kỷ luật lao động tốt hơn Nhờ bản mô tả công việc ta sẽ biết được điều kiện thực hiện công việc, mức độ nguy hiểm của công việc đối với người lao động để có những biện pháp cải thiện điều kiện lao động đảm bảo các yếu tố về an toàn và sức khỏe cho người lao động.
Trong hoạt động thiết kế lại công việc: Trên cơ sở phân tích những thay đổi về nội dung công việc được ghi lại trong bản mô tả công việc để thiết kế lại công việc thuận lợi hơn.
III.VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1 Vai trò của phòng Nhân Sự
Chúng ta thấy rằng, để thực hiện được việc PTCV đòi hỏi có sự tham gia của tất cả những lao động và những người quản lý có liên quan. Trong quá trình tổ chức thực hiện PTCV thì phòng nhân lực thường đóng vai trò chính, chịu trách nhiệm chính trong quá trình thực hiện các bước của PTCV:
– Xác định mục đích của phân tích công việc, kế hoạch hoá và điều phối toàn bộ các hệ thống, các quá trình có liên quan, xác định các bước tiến hành phân tích công việc.
– Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu điều tra để thu thập thông tin.
– Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào phân tích công việc: đây là nhiệm vụ hết sức quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng PTCV.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 Điều quan trọng khi thực hiện nhiệm vụ này là phòng nhân lực phải lựa chọn được một chuyên gia PTCV, người này có thể là người của doanh nghiệp, cũng có thể là phải thuê từ bên ngoài nhưng đó phải là người am hiểu vể tình hình của doanh nghiệp và là người có kĩ năng tốt trong việc viết các bản PTCV.
2 Các bước tiến hành phân tích công việc
–Xác định công việc cần phân tích: Ở bước này chúng ta phải tìm xem vị trí nào cần phân tích công việc và lập danh mục các công việc cần phân tích.
–Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin: Việc lựa chọn phương pháp thu thập phụ thuộc nhiều yếu tố như tính chất công việc, nguồn lực để thu thập thông tin… Trên cơ sở các phương pháp thu thập thông tin đã được lựa chọn, chúng ta thiết kế các biểu mẫu, các bản hỏi phù hợp với phương pháp.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ MỎ VÀ CÔNG NGHIỆP
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ MỎ VÀ CÔNG NGHIỆP
1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Tư Vấn Đầu Tư Mỏ và Công Nghiệp ( tên giao dịch quốc tế là VINACOMIN- INVESTMENT CONSULTING JOINT STOCK COMPANY viết tắt là VIMCC ) là một đơn vị thành viên, hạch toán độc lập của Tập đoàn than khoáng sản Việt Nam.
Trụ sở chính của công ty đặt tại 565 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Nam, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội Tiền thân là viện nghiên cứu và thiết kế mỏ được thành lập theo quyết định 1139/BCNNS-
KB ngày 22/9/1965 của bộ Công Nghiệp, nhằm tập trung chuyên môn hoá hoạt động tư vấn, thiết kế xây dựng để thực hiện nhiệm vụ chung của Tổng công ty Than Việt Nam giao, đáp ứng yêu cầu phát triển chung của nền kinh tế.
Trong quá trình hình thành và phát triển của mình công ty không có sự thay đổi lớn về chức năng nhiệm vụ nhưng có sự thay đổi về tên gọi qua các giai đoạn:
–Viện Quy hoạch và Thiết kế Than (6/10/1969)
–Viện Quy hoạch Kinh tế và Thiết kế Than (4/1984)
–Công ty Khảo sát và Thiết kế Than (10/1988)
–Công ty Quy hoạch và Thiết kế Mỏ (1/1992)
–Công ty Khảo sát và Thiết kế Mỏ (6/1993)
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
–Công ty Tư vấn Xây dựng mỏ và Công nghiệp (5/1956)
Sau khi thành lập Tổng công ty Than, để tăng tính cạnh tranh Tổng công ty thành lập thêm trung tâm Tư vấn đầu tư Than, đến năm 2000 Trung tâm được sáp nhập vào công ty Tư vấn xây dựng Mỏ và Công nghiệp và đổi tên thành công ty Tư vấn Đầu tư Mỏ và Công nghiệp.
Thực hiện Nghị định của Chính Phủ về việc chuyển công ty nhà nước thành công ty cổ phần và lộ trình của Tổng Công ty Than Việt Nam, theo quyết định số 3938/QĐ-BCN ngày 30/11/2005 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp phê duyệt chuyển Công ty Tư vấn đầu tư mỏ và công nghiệp thành Công ty cổ phần Tư vấn đầu tư mỏ và Công nghiệp.
–Quy hoạch, tư vấn đầu tư xây dựng và Thiết kế các công trình mỏ. –Khảo sát đo đạc địa hình, địa chất công trình, địa chất thuỷ văn, môi sinh, môi trường phục vụ lập các dự án đầu tư, thiết kế công trình.
–Thẩm định các dự án đầu tư, thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán các dự án đầu tư.
–Tư vấn xuất nhập khẩu thiết bị phụ tùng phục vụ cho ngành mỏ và các ngành công nghiệp khác.
–Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông loại vừa và nhỏ, đường dây và trạm điện từ 35 kv trở xuống
–Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ, chuyển giao công nghệ phục vụ ngành mỏ và các đơn vị có nhu cầu.
–Hợp tác sản xuất kinh doanh, tiêu thụ than, vật liệu xây dựng và các dịch vụ khác.
3.Quy trình công nghệ sản phẩm
Sản phẩm của công ty là các công trình thiết kế mỏ Quy trình thiết kế được thực hiện như sau:
–Tổng hợp tài liệu địa chất thăm dò, địa chất công trình các khoáng sản, các mỏ, chuẩn bị các tài liệu cơ sở về môi trường, môi sinh phục vụ lập các dự án ( tài liệu về vị trí mỏ, địa hình xung quanh mỏ, xác định công suất tuổi thọ mỏ, biên giới mỏ )
+ Thiết kế khai thông, mở vỉa.
+ Thiết kế đường đi vào mỏ ( độ rộng, độ sâu của mỏ,thiết kế các giếng đứng, giếng nghiêng ).
+ Thiết kế và tính toán các trụ bảo vệ các công trình trong lò và trên mặt bằng
+ Thiết kế đào chống lò, sơ đồ sân ga, đáy giếng, xác định lượng nước đổ vào mỏ.
+ Thiết kế sơ đồ hệ thống thông gió, hệ thống cung cấp điện,hệ thống thoát nước trong lò.
+ Thiết kế dây truyền công nghệ: lắp đặt thiệt bị bốc dỡ vận tải, thiết bị thoát nước, hút bùn, ép khí,lắp đặt các thiết bị mỏ ( băng tải, tời trục ), hệ thống người đi bộ.
+ Thiết kế bố trí tổng mặt bằng mỏ (đường ôtô, đường sắt, các công trình phòng hộ bảo vệ mặt bằng và chống trôi lấp mặt bằng mỏ,hệ thống thoát nước trên mặt đất,cứu hoả, ).
–Thiết kế sau khi được duyệt sẽ chuyển sang bên thi công.
4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Nhiều năm qua công ty luôn tìm các biện pháp để nâng cao chất lượng công tác tư vấn thiết kế của mình để thu hút khách hàng và điều đó thể hiện qua nhiều dự án công ty tham gia như các dự án quy hoạch cùng than Cẩm Phả, Uông Bí, thiết kế nâng cao công suất mỏ Mạo Danh,thiết
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 kế cải tạo lại mỏ Cọc Sáu Trong những năm qua công ty hoạt động tương đối có hiệu quả có thể thấy được qua kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 1.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh các năm Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
Doanh thu thuần 24.831.693.943 34.688.289.917 61.164.259.859 Lợi nhuận trước thuế 317.820.523 1.563.845.979 1.586.971.250 Thuế thu nhập DN 101.702.567 437.876.874 444.351.950 Lợi nhuận sau thuế 216.117.956 1.125.969.105 1.142.619.300
Nguồn : Phòng Tài chính kế toán
Từ báo cáo trên ta thấy, tình hình kinh doanh của công ty khá hiểu quả Lợi nhuận tăng qua các năm:
Lợi nhuận năm 2004 tăng 1.246.025.456đ tương ứng tăng 392.05% so với năm 2003
Lợi nhuận năm 2005 tăng 23.125.271đ tương ứng tăng 1.48% so với năm 2004
Hoạt động kinh doanh của công ty khá hiệu quả điều này làm cho thu nhập nhập của người lao động tăng theo và khá ổn định giúp cho người lao động yên tâm trong công tác.
5 Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Việc xác định phương hướng phát triển là vấn đề mang tính chất quyết định cho sự phát triển của công ty Lãnh đạo công ty phải xác định hướng đi phù hợp cho từng giai đoạn, đồng thời phải có những biện pháp thực hiện cụ thể để đem lại hiệu quả.
Công ty xác định phương hướng phát triển trong thời gian tới: ngoài các ngành nghề truyền thống hiện đã có và đang phát huy tốt là tư vấn thiết kế mỏ than, các năm tới công ty xây dụng kế hoạch theo hướng mở rộng ngành nghề sang các lĩnh vực khác như: chuyển giao công nghệ khai thác, đào lò, vận tải cơ giới hoá cho các mỏ than, tư vấn thiết kế khai thác, tuyển quặng bốc xít, luyện alumin và nhôm Tăng cường công tác thương mại và hợp tác quốc tế nhằm tăng sản lượng dịch vụ mua bán, xuất nhập vật tư thiết bị ngành than.
6.Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban
6.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG
1 Tổng quan về công tác phân tích công việc tại công ty
Phân tích công việc có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản trị nhân lực ở mỗi tổ chức nói chung và ở Công ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Mỏ và Công Nghiệp nói riêng Tuy nhiên, thực tế ở Công ty phân tích công việc chưa thực sự phát huy được vai trò của nó do hoạt động phân tích công việc chưa được quan tâm đúng mức: phân tích công việc chưa thực sự được thực hiện trong tất cả các phòng, ban, xí nghiệp trực thuộc, chưa có chương trình phân tích công việc, chưa tiến hành phân tích công việc hoàn chỉnh, chưa thiết kế được các văn bản PTCV cho từng vị trí công việc cụ thể Đặc biệt khi Công ty chuyển đổi sang loại hình công ty Cổ Phần bắt đầu từ 30/11/2005 thì công tác phân tích công việc đã được chú ý hơn.Vì sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức đã làm xáo trộn cơ cấu công việc trong công ty, điều này sẽ làm giảm hiệu quả làm việc của người lao động trong công ty nếu công ty không tiến hành phân tích công việc.
Công ty bắt đầu quan tâm đến việc xây dựng được các văn bản phân công nhiệm vụ, trách nhiệm, cho từng vị trí công việc thông qua tập quy chế của công ty Nhưng các văn bản này không thể thay thế cho các văn bản phân tích công việc được Chúng ta sẽ tìm hiểu hệ thống văn bản này và tác dụng của nó đối với công tác quản lý của công ty.
2 Hệ thống các văn bản quản lý của công ty
2.1 Hệ thống các văn bản quản lý
Quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, phạm vi giải quyết công vịêc của Ban Giám đốc công ty, các phòng, ban; các xí nghiệp trực thuộc.
Căn cứ vào quy chế mà các phòng ban chức năng biết được nhiệm vụ cụ thể của phòng mình là gì, tránh được việc chồng chéo công việc.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
Ví dụ: phòng Tổ chức lao động thực hiện các công tác quản trị nhân lực, kiểm tra nhân sự theo sự phân cấp ở đơn vị Phòng kỹ thuật phụ trách các mảng công việc liên quan đến vấn đề về kỹ thuật như: quản lý kỹ thuật an toàn bảo hộ lao động trong toàn công ty, quản lý công tác tiến bộ kỹ thuật, sáng kiến cải tiến trong toàn công ty Các xí nghiệp trực thuộc ngoài việc thực hiện nhiệm vụ riêng của từng xí nghiệp mình như: tư vấn thiết kế các công trình nhỏ và vừa, xây dựng các công trình dân dụng còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác do công ty giao
Quy chế làm việc quy định tổ chức bộ máy và hoạt động của các xí nghiệp trực thuộc và các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của các đơn vị trong công ty.
2.1.2 Thoả ước lao động tập thể
Thoả ước lao động tập thể do đại diện của bên người sử dụng lao động ( Giám đốc công ty) và đại diện tập thể người lao động ( Chủ tịch công đoàn công ty ) cùng thoả thuận ký kết các điều khoản:
Hợp đồng lao động Đảm bảo việc làm
Thời gian làm việc và nghỉ ngơi
Tiền lương - tiền thưởng- thu nhập
An toàn - Vệ sinh lao động
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
Nội quy lao động quy định cụ thể thời gian làm việc, nghỉ ngơi trong công ty.( ngày làm việc 8h: sáng 8h-12h; 13-17h)
Quy định về trật tự trong công ty
An toàn lao động, về sinh lao động ở nơi làm việc
Bảo vệ tài sản của công ty
Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, các hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
2.1.4 Quy chế phân phối tiền lương và thu nhập
Công ty áp dụng hình thức trả lương khoán Quy chế quy định về nguyên tắc phân phối tiền lương và thu nhập. Đối tượng áp dụng: áp dụng cho các đơn vị thuộc khối cơ quan công ty và các xí nghiệp trực thuộc.
Cách tính lương và trả lương cho người lao động
Tổ chức chi trả lương trong công ty.
2.1.5 Quy định về nâng bậc lương hàng năm
Quy định chung, đối tượng áp dụng
Nguyên tắc nâng bậc lương
Nâng bậc lương đối với CBCNV: diện nâng bậc lương đúng thời hạn, diện nâng bậc lương trước thời hạn.
2.1.6 Quy chế thi đua khen thưởng
Mục đích yêu cầu của thi đua khen thưởng Đối tượng, nguyên tắc khen thưởng
Mức thưởng, quyền hạn xét thưởng
Thủ tục và trình tự xét duyệt khen thưởng
Danh hiệu khen thưởng: lao động giỏi, tập thể lao động giỏi, chiến sĩ thi đua cơ sở, tặng các cá nhân và các tập thể có thành tích xuất sắc
2.1.7 Quy định về quản lý hệ thống trang thiết bị
Quy định về thời gian sử dụng
Quy định khi hỏng hóc phải báo ngay cho bộ phận quản lý
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
2.2 Quy trình tiến hành viết các văn bản đó
Hàng năm công ty tiến hành sửa đổi, bổ sung hoặc viết lại các quy chế để phù hợp với mục tiêu, kế hoạch cùng sự thay đổi do công nghệ, mở rộng hoạt động kinh doanh, thay đổi chiến lược kinh doanh, thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty.
Việc viết tập quy chế được thực hiện bởi các bộ phận có liên quan và theo một trình tự nhất định.
Một số văn bản như: quy chế làm việc, nội quy lao động tất cả các phòng, ban, xí nghiệp tiến hành nghiên cứu, soạn thảo Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm hướng dẫn các bộ phận cách viết các phần liên quan đến bộ phận mình.
Một số văn bản khác do các phòng chức năng viết như: các quy chế về phân phối tiền lương và thu nhập, quy chế về côg tác thi đua khen thưởng, quy chế nâng bậc lương hàng năm, quy định về quản lý hệ thống trang thiết bị do phòng tổ chức hành chính viết dực trên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Các văn bản quản lý này được viết trên cơ sở các quy định của Tập đoàn Than Khoáng Sản Việt Nam và tuân theo các quy định của pháp luật Việt Nam.
Sau khi viết xong bản thảo, các văn bản này được Đại hội công nhân viên chức trong công ty đưa ra thảo luận và nhất trí thông qua, mọi người lao động trong công ty có trách nhiệm thực hiện theo đúng quy chế Sau Đại hội, phòng tổ chức hành chính tập hợp, hoàn chỉnh các văn bản theo những gì đã thống nhất tại đại hội và viết thành các văn bản được sử dụng trong hoạt động quản lý công ty.
Trong quá trình thực hiện nếu thấy có những điểm chưa hợp lý cần sửa chữa, các cán bộ có ý kiến phản ánh bằng văn bản để Giám đốc xem xét bổ sung trình Đại hội năm sau cho phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty.
2.3 Sử dụng các văn bản đó trong quản lý
Tất cả các cán bộ công nhân viên có trách nhiệm thực hiện theo các quy định trong các văn bản trên.
Quy chế làm việc của công ty được sử dụng để phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận giúp các đơn vị hoạt động hiệu quả.
Thoả ước lao động tập thể, nội quy lao động sử dụng trong quản lý toàn bộ lao động trong công ty, người lao động căn cứ vào đó để làm việc đúng theo quy định, hạn chế được các tranh chấp do các thoả thuận đã được quy định rõ trong thoả ước
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN TƯ VẤN ĐẦU TƯ MỎ VÀ CÔNG NGHIỆP
Lập kế hoạch phân tích công việc
Phòng tổ chức là phòng tiến hành lập kế hoạch phân tích công việc bao gồm: xác định mục đích, danh mục các công việc cần phân tích, thành lập
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 nhóm phân tích, dự trù kinh phí và thời gian tiến hành, thực hiện nhiệm vụ truyền đạt đến tất cả nhân viên trong công ty mục đích của chương trình ptcv.
Mục đích của việc tiến hành ptcv: nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị nhân lực của công ty Việc xác định mục đích là cơ sở định hướng cho tiến hành phân tích công việc.
Nhóm phân tích: khoảng 10 người gồm trưởng phòng tổ chức, cán bộ nhân sự, cán bộ nghiệp vụ về tổ chức, trong đó trưởng phòng tổ chức là người phụ trách chính điều hành toàn bộ quá trình phân tích công việc Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng người trong nhóm cần được phân định rõ ràng để công việc đạt hiệu quả cao nhất Những cán bộ này cần được đào tạo các phương pháp các kỹ năng về ptcv và có những hiểu biết nhất định về ptcv, có khả năng phân tích và tổng hợp,
Thời gian: do công ty có quy mô tương đối lớn, và công việc không có sự thay đổi nhiều nên có thể là 6 tháng.
Sau khi tổng hợp toàn bộ kết quả ptcv của các công việc cần đưa các văn bản vào sử dụng chính thức cho hoạt động quản trị nhân lực của công ty.Tuyên truyền đến tất cả các nhân viên được biết.
Xác định công việc cần phân tích
Phân tích tất cả các công việc trong công ty, đánh mã số cho từng công việc cụ thể Điều này sẽ thuận lợi hơn trong công tác quản lý vì khi đó không cần biết ai làm công việc đó mà chỉ cần công việc đó được làm như thế nào và yêu cầu ra sao
Thiết kế mẫu các văn bản ptcv
Thiết kế văn bản ptcv áp dụng cho tất cả các công việc trong công ty, văn bản này gồm 3 phần: phần mô tả công việc, yêu cầu công việc đối với người thực hiện và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc
Nhiệm vụ: Điều kiện làm việc:
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 Ơ
Yêu cầu công việc đối với người thực hiện
Tiêu chuẩn thực hiện công việc
Yêu cầu về số lượng
Yêu cầu về chất lượng
Lựa chọn phương pháp, thu thập và xử lý thông tin
4.1 Xác định thông tin cần thu thập
Công tác phân tích công việc có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào thông tin thu thập được Do vậy cần thu thập các thông tin cần thiết sau:
Thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm và các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc theo mức độ thường xuyên của công việc theo chức năng ( tổ chức, kỹ thuật, kế hoạch ) của công ty, ai làm công việc đó, điều kiện làm việc như thế nào, yêu cầu công việc ra sao… Đối tượng cung cấp thông tin thường là người thực hiện công việc, cán bộ quản lý, các chuyên gia chuyên môn và công việc cần phân tích Điều này có những thuận lợi là: người thực hiện công việc cung cấp thông tin chi tiết, thực tế về công việc họ đang làm; cán bộ quản lý cho biết công việc phù hợp như thế nào với mục tiêu và chức năng hoạt động của bộ phận đó.
4.2 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu a Phương pháp bảng hỏi
Mục đích: thu thập thông tin từ những người cùng thực hiện một loại công việc để lấy được thông tin phong phú, đầy đủ (không thể tiến hành phỏng vấn tất cả những người làm cùng một công việc vì như vậy là không cần thiết, tốn chi phí và thời gian) Đối tượng phát bảng hỏi là tất cả các cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn, công việc của họ là công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ.
Người phát bảng hỏi có khả năng giao tiếp tốt, hướng dẫn cho đối tượng điền thông tin Bảng hỏi cần gồm những câu hỏi mở lấy thông tin phong phú,
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
PHẦN I: THÔNG TIN CÁ NHÂN
2 Giới tính: Nam Nữ Tuổi
7 Báo cáo công việc với:
PHẦN II: THÔNG TIN LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG VIỆC
1 Những nhiệm vụ mà Ông/ Bà đang làm( liệt kê theo mức độ thường xuyên giảm dần)
2 Khi thực hiện công việc ông/bà thường xuyên làm việc với nhân viên ở vị trí nào?
3 Môi trường làm việc có yếu tố nào gây ảnh hưởng đến quá trình làm việc không?
4 Ông / bà vui lòng liệt kê các loại thiết bị, công cụ, dụng cụ nào cần sử dụng trong quá trình làm việc.
5 Theo ông/bà trình độ học vấn và chuyên ngành đào tạo nào là cần thiết cho công việc đang làm.
6 Theo ông/ bà để thực hiện tốt công việc này ngoài trình độ học vấn chuyên môn cần biết thêm kiến thức kỹ năng gì?
7 Để thực hiện tốt công việc trên, theo ông/ bà cần có kinh nghiệm tối thiểu là bao lâu?
Xin cảm ơn sự hợp tác của ông/ bà
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
Tiến hành thu thập và xử lý thông tin:
Cán bộ phân tích xác định số lượng bảng hỏi theo chức năng và đến từng bộ phận phát bảng hỏi. Để công việc tiến hành được thuận lợi thì trước khi phát bảng hỏi, cán bộ phân tích cần gặp trước trưởng các bộ phận giải thích rõ mục đích, yêu cầu của cuộc điều tra để họ biết được giúp cho quá trình thu thập thông tin nhanh chóng hơn Sau đó đến gặp gỡ các đối tượng nghiên cứu giải thích về mục đích và lợi ích của cuộc điều tra và hướng dẫn họ điền thông tin vào bảng hỏi.
Thu lại bảng hỏi ngay cuối ngày hoặc ngày hôm sau.
Thông tin thu được tổng hợp theo nội dung các văn bản phân tích công việc. b Phương pháp phỏng vấn
Mục đích: thu thập thông tin sâu hơn về các công việc của lao động gián tiếp đặc biệt là cán bộ quản lý cấp cao. Đối tượng phỏng vấn là các cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ thực hiện công việc ở mức đạt yêu cầu ( vì cần xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng và năng lực càn có để thực hiện công việc đó).
Công ty có quy mô tương đối lớn nên khối lương thông tin nhiều việc thiết kế mẫu phiếu phỏng vấn sẽ giúp tổng hợp thông tin dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Các câu hỏi phỏng vấn là câu hỏi dễ hiểu, câu hỏi mở để thu được thông tin phong phú.
Kết quả điều tra sẽ giúp cho việc thiết kế và viết các bản mô tả được thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn.
1 Vị trí công việc hiện tại của ông/bà tại công ty:
3 Ai là người quản lý trực tiếp:
4 Ông /bà có quản lý nhân viên nào không? nếu có bao nhiêu người?
5 Nhiệm vụ hiện tại của ông/bà là gì?
6 Ông /bà có phải thực hiện thêm nhiệm vụ khác không thuộc chuyên môn hoặc không thuộc thẩm quyền của mình không?
7 Phương tiện, trang bị được sử dụng phụ vụ cho công việc của ông/bà? Các phương tiện đó có đáp ứng được yêu cầu công việc không? Có cần thêm phương tiện nào không?
8 Điều kiện làm việc hiện nay của ông/bà thế nào? ( không gían, ánh sáng, nhiệt độ ) có phù hợp không?
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
9.Theo ông /bà yêu cầu tối thiểu về trình độ học vấn để hoàn thành công việc đang thực hiện như thế nào là phù hợp.
10 Để thực hiện tốt công việc người lao động cần có kỹ năng gì và mức độ thành thạo như thế nào?
11 Công việc của ông/bà đòi hỏi kinh nghiệm ở lĩnh vực gì, bao lâu?
Yêu cầu về thể lực, tinh thần là gì?, có yêu cầu đặc biệt khác không?
Xin cảm ơn sự hợp tác của ông bà!
Tiến hành xử lý và thu thập thông tin:
Xác định nội dung cần phỏng vấn và soạn thảo các văn bản phục vụ cho quá trình phỏng vấn
Xác định đối tượng phỏng vấn: tạo mối quan hệ tốt đối với người được phỏng vấn, thông báo trước cho họ chính xác thời gian và địa điểm phỏng vấn Địa điẻm phỏng vấn cần yên tĩnh và thoải mái.
Thời gian phỏng vấn từ 20-30 phút
Xác định số lượng người được phỏng vấn: mỗi loại công việc phỏng vấn một người tiêu biểu
Khi tiến hành phỏng vấn cần tạo cho người lao động cảm giác thoải mái, thân mật giúp cho người được phỏng vấn thấy thực sự dễ chịu, hoàn toàn gần gũi thân thiện không có áp lực.
Nói rõ ràng mục đích của cuộc phỏng vấn để người được phỏng vấn hiểu được vai trò và trách nhiệm của họ và thông tin mà họ cung cấp mang lại lợi ích cho công ty, cho công việc của họ như thế nào.
Khuyến khích người lao động nói, giữ cho cuộc phỏng vấn luôn sống động nhằm thu được thông tin, không nên vội vàng, gấp gáp giục người lao động mà để người lao động có đủ thời gian nghĩ, hình dung và trả lời câu hỏi khi đó câu trả lời sẽ chất lượng hơn Cố gắng thu thập tất cả các thông tin cần thiết về công việc mà người lao động có thể cung cấp Trong quá trình phỏng vấn cần sử dụng những ngôn từ dễ hiểu, rõ ràng
Khi kết thúc phỏng vấn tổng kết thông tin chính mà người lao động cung cấp Thông tin sau khi thu được sẽ tổng hợp lại theo nội dung của các bản phân tích công việc và sử dụng để viết các văn bản đó.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
5 Viết các bản phân tích công việc
Các bản phân tích công việc cần sử dụng từ ngữ rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, súc tích, có tính bao quát.
Viết các bản thảo của phân tích công việc gồm: bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng vị trí công việc cụ thể theo những thông tin thu được từ quá trình trên.
Lấy ý kiến đóng góp của người lao động và người lãnh đạo bộ phận có liên quan (cán bộ quản lý, người thực hiện công việc ) nhằm lấy thông tin phản hồi để kiểm tra tính chính xác, tính đầy đủ, khách quan của thông tin) Nếu chưa đạt yêu cầu thì chỉnh sửa thông tin sai lệch, bổ sung thông tin còn thiếu sau đó gửi lại các bộ phận có liên quan tiếp tục quá trình đến khi đạt yêu cầu và nhận được sự nhất trí của những thông tin và kết quả của phân tích công việc Nếu bản thảo đạt yêu cầu thì soạn thành bản chính.
Trình bản chính lên Giám đốc xem xét, ký duyệt để các văn bản đó được sử dụng chính thức trong công ty.
Sao thành nhiều bản lưu lại phòng tổ chức và gửi tới các bộ phận có liên quan.
Phòng Tổ chức lao động lưu giữ và cập nhật các văn bản PTCV
Phòng Tổ chức lao động lưu giữ tất cả các văn bản phân tích công việc.Một bản ptcv được sao làm 3 bản: 1giao cho người lao động, 1người quản lý trực tiếp, 1lưu tại phòng Tổ chức Đồng thời tiến hành cập nhật định kỳ 2 năm một lần Nhân viên phòng Tổ chức lao động sẽ rà soát lại toàn bộ các công việc và tiến hành phân tích lại các công việc có sự thay đổi lớn về nội dung tính chất công việc và tiến hành phân tích các công việc mới phát sinh.
XÂY DỰNG THÍ ĐIỂM PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO MỘT SỐ VỊ TRÍ
Trong khuôn khổ thời gian có hạn nên trong đề tài chỉ tiến hành xây dựng thí điểm một số công việc tại khối văn phòng công ty.
Cách thu thập và xử lý thông tin: sử dụng phương pháp bảng hỏi, phương pháp phỏng vấn như trên.
Viết các bản phân tích công việc cho các vị trí: cán bộ nhân sự, kỹ sư kinh tế mỏ, kế toán. Để xây dựng ptcv cho một số công việc trên thì số bảng hỏi phát ra và thu về là 15 bảng, phỏng vấn 3 người ở các vị trí trưởng, phó phòng trong 3 ngày.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
Bản Mô Tả Công Việc
Chức danh công việc: Chuyên viên đào tạo và tổ chức
Mã số công việc: TC01
Phòng: Tổ chức lao động
Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức Lao động
Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng về quản lý nghiệp vụ, chuyên môn, kỹ thuật cho cán bộ, nhân viên và công nhân toàn công ty. Triển khai tổ chức các lớp học nghiệp vụ, chuyên môn, ngoại ngữ tổ chức tại công ty, thep dõi và lập báo cáo định kỳ về công tác đào tạo.
Theo dõi pháp chế về hoạt động sxkd của công ty, hướng dẫn các đơn vị thuộc công ty hoạt động đúng luật Tham gia công tác về an ninh quốc phòng với địa phương. Điều kiện làm việc: 8h theo giờ hành chính( 8-12h; 13-17h) Được cung cấp các máy móc thiết bị có trong văn phòng: máy vi tính, máy phô tô, máy in và các thiết bị khác.
Làm thêm giờ theo đúng pháp luật hiện hành
Yêu cầu công việc với người thực hiện
Tốt nghiệp Đại học về Quản trị nhân lực hoặc kinh tế lao động.
Có kiến thức về quản trị nhân lực
Hiểu biết luật lao động
Nắm vững quy định về đào tạo
Có khả năng giao tiếp tốt
Biết sử dụng máy vi tính, khả năng đánh máy nhanh chính xác, sử dụng tốt phần mền quản lý nhân lực
Có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm trong lĩnh vực nhân sự
Sức khoẻ: có sức khoẻ tốt
Tiêu Chuẩn Thực Hiện Công Việc
Lập kế hoạch đạo tạo đúng người, đúng trình độ cần đào tạo và hoàn thành trước 1 tháng để có kế hoạch tổ chức đào tạo
Chuẩn bị công văn giấy tờ nhanh chính xác
Cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy đủ
Tổ chức các lớp học hiệu quả, tiết kiệm chi phí
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
2 Kỹ Sư Kinh tế mỏ
Bản Mô Tả Công Việc
Chức danh công việc: Kỹ sư kinh tế mỏ
Mã số công việc: KTM01
Phòng, ban: Kinh tế mỏ
Người kiểm tra: Trưởng phòng kinh tế mỏ
Xác định nhu cầu vốn đầu tư, tính giá thành, lập và phân tích hiệu quả của các dự án đầu tư
Lập dự toán thi công chi tiết cho các hạng mục công trình xây dựng cơ bản
Xây dựng đơn giá chi tiết, định mức đơn giá tổng hợp đầu tư xây dựng Điều kiện làm việc:
8h theo giờ hành chính( 8-12h; 13-17h) Được cung cấp các máy móc thiết bị có trong văn phòng: máy vi tính, máy phô tô, máy in và các thiết bị khác.
Làm thêm giờ theo đúng pháp luật hiện hành Ơ
Yêu cầu công việc đối vời người thực hiện
Tốt ngiệp Đại học chuyên ngành kinh tế đầu tư hoặc ngành kinh tế của trường Đại học Mỏ Địa Chất
Có kiến thức về thiết kế, đọc được bản vẽ, kiến thức về đầu tư Hiểu biết pháp luật
Có khả năng phân tích tổng hợp
Khả năng làm việc độc lập
Sử dụng thành thạo phần mềm tin học văn phòng
Kinh nghiệm : 2năm kinh nghiệm trở lên
Sức khoẻ: Đảm bảo sức khoẻ tổt
Tiêu chuẩn thực hiện công việc Đánh giá và lập dự án chính xác
Hoàn thành công việc kịp tiến độ của công trình
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
Bản Mô Tả Công Việc
Chức danh công việc: Kế toán
Mã số công việc: KT01
Phòng, ban: Tài chính kế toán
Người kiểm tra: Trưởng phòng Tài chính kế toán
Theo dõi biến động về tài chính của công ty Lập báo cáo thuế, bảng cân đối kế toán hàng tháng Lập nhật ký chứng từ hàng tháng
Hướng dẫn nghiệp vụ cho các kế toán tại xí nghiệp Điều kiện làm việc:
8h theo giờ hành chính( 8-12h; 13-17h) Được cung cấp các máy móc thiết bị có trong văn phòng: máy vi tính, máy phô tô, máy in và các thiết bị khác.
Làm thêm giờ theo đúng pháp luật hiện hành
Yêu cầu công việc đối vời người thực hiện Trình độ học vấn:
Tốt nghiệp đại học chính quy về tài chính kế toán
Nắm vững các chế độ kế toán của Nhà Nước
Hiểu biết pháp luật về kế toán, chính sách tài chính
Sử dụng được các thiết bị phục vụ cho công việc
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng( word, excel)
Có kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán ít nhất là 1 năm
Tiêu chuẩn thực hiện công việc
Số liệu lập hàng tháng chính xác đến hàng đơn vị
Chứng từ hàng tháng phải được lập đầy đủ, chính xác vào ngày 30
Tất cả các chứng từ hoá đơn phải hoàn thành đảm bảo theo đúng tiến độ
KIẾN NGHỊ NHẰM VẬN DỤNG CÁC VĂN BẢN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MỎ VÀ CÔNG NGHIỆP
Các văn bản phân tích công việc của tất cả các công việc sau khi được xây dựng cần được thực sự đưa vào sử dụng trong tất cả các hoạt động quản trị nhân lực nhưng sử dụng như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất Dưới
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 đây là một số ý kiến đóng góp trong việc sử dụng các văn bản này đối với từng chức năng quản trị nhân lực trong công ty.
1 Kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực muốn thành công đòi hỏi phải thực hiện thật chặt chẽ công tác phân tích công việc Khi lập kế hoạch nhân sự trước hết công ty phải dựa trên mục tiêu chiến lược kinh doanh (trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn ), nguồn vốn được cấp và môi trường kinh doanh để dự báo công việc cần phải thực hiện.
Bản mô tả công việc sẽ cho biết mức độ phức tạp của công việc từ đó xác định số lượng lao động cho từng công việc và dự báo số lượng lao động cần thiết đáp ứng nhu cầu theo kế hoạch kinh doanh trong tương lai.
Bản yêu cầu công việc với người thực hiện giúp phòng Tổ chức xác định được người lao động làm việc ở một vị trí công việc cần phải đáp ứng các yêu cầu gì về kiến thức, kỹ năng, trình độ, khả năng
Do vậy các bản phân tích công việc là cơ sở xác định được công việc này cần bao nhiêu người, có thể thay thế hay tuyển mới Nếu có thể thay thế sẽ có các quyết định thuyên chuyển hay đề bạt hợp lý; nếu cần tuyển mới thì hiện tại công việc đó cần có số lượng là bao nhiêu, từ đó có thể lập được kế hoạch nguồn nhân lực chính xác, tránh tình trạng tốn kém, lãng phí không cần thiết, tiết kiệm được chi phí.
Việc ứng dụng các bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện là một khâu không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân lực đúng và đáp ứng được yêu cầu Khi có một vị trí công việc cần tuyển người cần phải xem xét bản mô tả công việc để có thể phần nào đó giúp các ứng viên có thể hình dung được công việc cần phải làm, có bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện giúp xác định được những tính chất có phù hợp với yêu cầu hay không Điều này không những giúp cho các ứng viên có thể giảm bớt chi phí mà còn góp phần cho công ty có thể giảm được thời gian bỏ ra để tiến hành sàng lọc thông tin, tiến hành phỏng vấn Và đặc biệt là có thể tuyển được đúng người, đúng việc, chất lượng tuyển dụng được nâng lên tránh tình trạng chỉ dựa vào kinh nghiệm, ý kiến chủ quan của các cán bộ tuyển dụng Đồng thời giúp nhân viên mới định hướng được công việc của mình trong tương lai, không mất thời gian của người hướng dẫn.
3 Đào tạo và phát triển
Ngày nay đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, chất lượng nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng giúp cho công ty có thể tồn tại và đứng vững trên thị trường, tăng khả năng cạnh tranh của công ty Do đó mà việc đào tạo ngày càng có vai trò quan trọng trong công ty, công ty có thể đánh giá lại toàn bộ cán bộ công nhân viên theo định kỹ hàng năm Các bản phân tích công việc sẽ góp phần giúp cho công việc này thuận lợi hơn.
Bản mô tả công việc dùng xác định nhu cầu đào tạo phù hợp với các nhiệm vụ của công việc Thông tin trong bản mô tả cùng việc phân tích người lao động là cơ sở để phòng tổ chức xác định ai là người cần đào tạo.
Bản yêu cầu công việc với người thực hiện: thiết kế chương trình đào tạo các kỹ năng thực hiện công việc Căn cứ vào các yêu cầu đó để xác định những yêu cầu của công việc đối với người lao động.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là căn cứ để đánh giá kết quả đào tạo Tiêu chuẩn thực hiện công việc kết hợp với thực tế công việc để đánh giá xem người lao động còn kém ở những khâu nào, những tiêu chuẩn nào người lao động chưa thực hiện được, khoảng cách giữa các yêu cầu của công việc với khả năng thực tế của người lao động, những kiến thức, kỹ năng nào cần phải bổ sung thêm cho người lao động để từ đó có kế hoạch đào tạo sao cho đáp ứng được các yêu cầu của công việc.
SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45
4 Đánh giá thực hiện công việc
Hiện nay công tác đánh giá thực hiện công việc ở công ty chưa được thường xuyên và toàn diện mà mới chỉ dừng lại ở việc hàng năm xét thi đua khen thưởng đối với cán bộ công nhân viên và việc đánh giá này mang tính chất chung chung, cào bằng Do đó, việc áp dụng các bản phân tích công việc vào đánh giá thực hiện công việc là rất cần thiết Kết quả phân tích công việc sẽ chỉ ra được các công việc nào chúng ta cần phải đánh giá, xem các nhân viên đã thực hiện đúng công việc được giao chưa, họ thực hiện như thế nào và các tiêu chí để đánh giá về khối lượng, chất lượng, thời gian hoàn thành công việc Từ đó sẽ đưa ra được quyết định thù lao, khen thưởng và kỷ luật đúng đắn, sẽ giải quyết được những bất bình của người lao động, thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn.
Giá trị của công việc thực hiện là yếu tố quan trọng để xây dựng nên một hệ thống thù lao công bằng và hợp lý.
Thông qua bản mô tả công việc, người quản lý có thể đánh giá được mức độ phức tạp của công việc, đánh giá được tầm quan trọng của mỗi công việc trong công ty để tính thù lao lao động một cách công bằng và hợp lý.
Hơn nữa, thông qua bản mô tả công việc đã được xây dựng ở trên công ty có những tiêu chuẩn thực hiện công việc, dựa vào đó có thể xác định tỷ lệ chia lương hợp lý từ đó xác định mức tiền lương cho người lao động.
Thông qua bản tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể đưa ra các tiêu chuẩn rõ ràng từ đó xác định mức tiền thưởng cho nhân viên Nếu kết hợp giữa phân tích công việc với đánh giá thực hiện công việc tốt đồng thời nếu đánh giá kết quả được thực hiện đúng và gắn trực tiếp với chế độ thù lao thì nó sẽ giúp cho công ty có được một hệ thống thù lao công bằng, hợp lý đối với người lao động.