Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty cổ phẩn tư vấn đầu tư mỏ và công nghiệp

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Em chân thành cảm ơn cô giáo Th.S Nguyễn Vân Thuỳ Anh- người tận tình hướng dẫn, bảo, giúp đỡ em suốt q trình thực tập hồn thành chuyên đề Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể cán nhân viên phòng Tổ chức lao động nói riêng cơng ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Mỏ Cơng Nghiệp nói chung tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình thực tập hoàn thành chuyên đề Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Bất doanh nghiệp tạo thành thành viên người hay nguồn nhân lực Do đó, nói nguồn nhân lực nhân tố quan trọng định tồn phát triển doanh nghiệp đặc biệt giai đoạn nay, xu hướng hội nhập diễn mạnh mẽ đặt nhiều hội thách thức tất tổ chức Vì vấn đề đặt phải sử dụng cho có hiệu nguồn lực người Đúng người, việc mục tiêu quản lý nhân đại Nhiệm vụ công tác cao thấp lực nhân viên ảnh hưởng khơng tốt đến hiệu suất công tác họ Do vậy, để nhân viên phát huy tối đa hiệu khả mình, nhà quản lý nhân phải biết rõ lực nhân viên mà cịn phải phân tích xác định nội dung chi tiết công việc để sở đưa yêu cầu cụ thể cho vị trí cơng tác Phân tích cơng việc công cụ giúp nhà quản lý thực điều đồng thời hỗ trợ cho hoạt động quản trị nhân lực khác hoạt động hiệu Phân tích cơng việc có vai trị quan trọng tổ chức nhận thức hết tầm quan trọng Cơng ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Mỏ Công Nghiệp Vì sau thời thời gian thực tập công ty em chọn đề tài: “ Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc cơng ty Cổ Phẩn Tư Vấn Đầu Tư Mỏ Công Nghiệp” Với mong muốn đóng góp phần việc nâng cao hiệu hoạt động quản trị nhân lực công ty qua việc đưa giải pháp hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Do hạn hẹp thời gian nên đề tài nghiên cứu phạm vi văn phòng cơng ty Trong q trình thực đề tài em sử dụng phương pháp nghiên cứu : vấn, bảng hỏi, phân tích, tổng hợp Chuyên đề gồm chương: Chương I: Lý luận chung hoạt động phân tích cơng việc doanh nghiệp Chương II: Thực trạng phân tích cơng việc cơng ty Cổ Phần Tư Vấn Đầu Tư Mỏ Công Nghiệp Chương III: Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc cơng ty SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP I NỘI DUNG CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Các khái niệm Trước tìm hiểu phân tích cơng việc cần biết nghề, cơng việc, vị trí cơng việc nhiệm vụ Nhiệm vụ: phần cơng việc nhỏ chia từ toàn hoạt động tổ chức có tính mục đích cụ thể mà người lao động phải thực Vị trí cơng việc: tồn nhiệm vụ thực người lao động họ đảm nhiệm chức danh cụ thể Cơng việc: tất nhiệm vụ thực người lao động tất nhiệm vụ giống thực nhóm người lao động Nghề: tập hợp công việc tương tự nội dung có liên quan với mức độ định, địi hỏi người lao động phải có trình độ chun mơn định, phải có kỹ năng, kỹ xảo, kinh nghiệm cần thiết để thực cơng việc “Phân tích cơng việc q trình thu thập tư liệu đánh giá cách có hệ thống thơng tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể tổ chức nhằm làm rõ chất cơng việc”.1 Phân tích công việc làm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc người lao động công việc cụ thể; làm rõ họ phải thực hoạt động nào, phải thực cơng việc thực Giáo trình Quản trị nhân lực.,tr50 SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp nào; máy móc, thiết bị, công cụ sử dụng; điều kiện làm việc cụ thể yêu cầu kiến thức, kỹ khả mà người lao động cần có để thực cơng việc Các tư liệu, thông tin thu thập xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích phân tích cơng việc chúng thường hệ thống hóa dạng mô tả công việc, yêu cầu thực công việc người thực tiêu chuẩn thực công việc 2.Nội dung 2.1 Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc văn giải thích nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ điều kiện thực công việc Mỗi mô tả công việc thường gồm ba nội dung: - Phần xác định công việc (Phần giới thiệu công việc): Phần bao gồm tên công việc (chức danh công việc), mã số công việc, tên phận hay địa điểm thực công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người lãnh đạo quyền, mức lương… Ngoài cịn có vài dịng ngắn gọn giới thiệu mục đích, tầm quan trọng cơng việc - Phần tóm tắt nhiệm vụ trách nhiệm thuộc cơng việc: Phần liệt kê xác, đầy đủ, rõ ràng, không phức tạp nhiệm vụ (cả nhiệm vụ nhiệm vụ phụ), quyền hạn, trách nhiệm thuộc công việc Trong phần người ta cịn nêu rõ mối quan hệ q trình thực công việc, cho biết người lao động phải thực nhiệm vụ - Các điều kiện làm việc: bao gồm trang thiết bị cần thiết để thực công việc (như ô tô, máy tính, điện thoại…), thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh mơi trường, an tồn lao động điều kiện có liên quan khác SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, súc tích, nên sử dụng động từ hành động có tính chất quan sát để mơ tả hoạt động cụ thể nhiệm vụ Các nội dung mơ tả cơng việc nói chung hình thức thể tùy tổ chức khác sử dụng hình thức khác để mô tả công việc 2.2 Bản yêu cầu công việc người thực Bản yêu cầu công việc người thực liệt kê yêu cầu mà công việc đặt với người thực kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, giới tính, độ tuổi, cấp, sức khỏe yêu cầu cụ thể khác Bản bao gồm yêu cầu cần có để thực công việc, không liệt kê yêu cầu mà cơng việc khơng địi hỏi Các u cầu cơng việc với người thực viết riêng thành văn bản, viết gộp văn với mô tả công việc 2.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc Bản tiêu chuẩn thực công việc văn giải thích tiêu chí/chỉ tiêu, tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá hồn thành cơng việc quy định mô tả công việc số lượng chất lượng Tùy doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực cơng việc thể dạng khác Để xây dựng ba văn cần phải thu thập thông tin sau: - Thông tin liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm thực công việc; liên quan đến mối quan hệ q trình thực cơng việc Các thông tin phải thu thập đầy đủ, khơng bỏ sót - Thơng tin điều kiện thực công việc: thu thập thông tin liên quan đến trang thiết bị cần thiết để thực công việc, điều kiện vệ sinh mơi trường, an tồn lao động thời gian làm việc SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Thông tin liên quan đến yêu cầu cơng việc người thực hiện: trình độ, chuyên môn, tuổi, thâm niên công tác, cấp chứng khác, sức khỏe… - Thu thập tiêu chí, tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá hồn thành công việc Các phương pháp thu thập thông tin phân tích cơng việc Để thu thập thơng tin phân tích cơng việc người ta thường sử dụng phương pháp sau: 3.1 Phương pháp quan sát Đây phương pháp người thu thập thơng tin đến nơi quan sát hay nhóm người lao động thực công việc ghi lại đầy đủ nhiệm vụ mà người lao động thực hiện, cách thực điều kiện thực công việc Tất thơng tin ghi chép lại mẫu quy định Phương pháp cho phép người thu thập thông tin theo kiện thực tế lại tốn thời gian gặp phải phản ứng người lao động chịu ảnh hưởng chủ quan người quan sát người bị quan sát Nó áp dụng cho số cơng việc mang tính chất thủ cơng dễ quan sát thấy, không áp dụng với công việc hoạt động quản lý, lao động trí óc 3.2 Ghi chép kiện quan trọng Các hành vi thực công việc người lao động làm việc tốt không tốt người nghiên cứu ghi chép lại Thông qua người thu thập thơng tin khái qt lại phân loại đặc trưng chung công việc cần mơ tả địi hỏi cơng việc Phương pháp cho thấy đa dạng q trình thực cơng việc, cho kiện thực tế; không cho thấy hành vi thực công việc người đánh giá mức độ trung bình, đồng thời việc phân SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp loại hành vi thực cơng việc địi hỏi phải có thời gian định Do đó, phương pháp thích hợp cho việc xác định xây dựng tiêu chuẩn thực công việc 3.3 Nhật ký công việc Đây phương pháp người lao động tự ghi lại nhiệm vụ, trách nhiệm q trình thực cơng việc, họ tự ghi lại mối quan hệ trình làm việc đưa yêu cầu mà công việc địi hỏi Phương pháp cho ta có thông tin chi tiết, cụ thể công việc đồng thời tiết kiệm chi phí; chất lượng thông tin bị hạn chế việc cung cấp thông tin người lao động không hệ thống 3.4 Phỏng vấn Đây phương pháp người thu thập thông tin trao đổi trực tiếp với người lao động Phương pháp cho có thơng tin sâu hơn, chi tiết hơn, xác hơn; người thu thập thơng tin thay đổi cách hỏi, giải thích câu hỏi để người lao động cung cấp cho họ thông tin mục tiêu đặt phương pháp tốn thời gian việc xử lý thông tin phức tạp 3.5 Phiếu điều tra Ở phương pháp này, người thu thập thông tin thiết kế bảng hỏi có câu hỏi liên quan đến thông tin cần thu thập (nhiệm vụ thực hiện, cách thực hiện, điều kiện làm việc, địi hỏi trình độ, kỹ năng, kiến thức, tiêu chí đánh giá…) đưa cho người lao động Người lao động có trách nhiệm trả lời theo yêu cầu hướng dẫn ghi bảng hỏi Phương pháp tiết kiệm thời gian, thuận lợi cho việc xử lý thông tin; câu hỏi không rõ ràng cụ thể mức độ xác thông tin bị ảnh hưởng, việc thiết kế bảng hỏi địi hỏi nhiều thời gian Người nghiên cứu khơng tiếp SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp xúc trực tiếp với đối tượng nên dễ gây tình trạng hiểu lầm câu hỏi 3.6 Hội thảo chuyên gia Trong phương pháp này, người ta mời chuyên gia họp để thảo luận vấn đề có liên quan đến cơng việc Phương pháp bổ sung thơng tin cịn thiếu hay chưa đưa phương pháp tốn thời gian tiền của, công tác chuẩn bị địi hỏi phải tốt Khơng có phương pháp phù hợp với tình phương pháp có ưu điểm hạn chế riêng Tùy cơng việc, tình mà người thu thập thơng tin sử dụng phương pháp cho phù hợp II VAI TRỊ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Phân tích cơng việc hoạt động quan trọng hoạt động quản trị nhân lực Đây công cụ quản trị nhân lực sử dụng hầu hết hoạt động quản trị nhân lực Trong kế hoạch hóa nguồn nhân lực: Bản mơ tả cơng việc cho ta biết loại công việc thực Trên sở kết hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh để có kế hoạch phù hợp nguồn nhân lực tổ chức Trong tuyển mộ, tuyển chọn định hướng: - Tuyển mộ: Bản mô tả cơng việc sử dụng để biết vị trí cần tuyển, giới thiệu tóm tắt nhiệm vụ điều kiện làm việc vị trí cần tuyển Bản yêu cầu công việc người thực cho biết yêu cầu mà công việc cần tuyển địi hỏi - Tuyển chọn: Sử dụng mơ tả công việc yêu cầu công việc người thực để biết điều kiện mà ứng cử viên cần đáp ứng Trên cở sở có cách thức tiêu chuẩn tuyển chọn phù hợp - Định hướng: Sử dụng mô tả công việc tiêu chuẩn thực SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp công việc để làm sở hướng dẫn người lao động tuyển vào làm cơng việc Chẳng hạn cho nhân viên biết thông tin nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ, trang thiết bị làm việc, tiêu chuẩn thực công việc cần đạt được… Trong bố trí nhân sự, phân tích cơng việc có ý nghĩa quan trọng Nhờ có phân tích cơng việc, cụ thể mơ tả cơng việc yêu cầu công việc người thực giúp bố trí lao động phù hợp với cơng việc Nhờ tránh lãng phí bố trí lao động khơng hợp lý Đồng thời, sở đánh giá thực công việc để bố trí người lao động vào vị trí cao tổ chức Trong đào tạo phát triển nguồn nhân lực: Nhờ yêu cầu công việc người thực hiện, người quản lý thấy khoảng cách yêu cầu công việc đặt khả thực tế người lao động Trên sở đánh giá việc thực công việc để thấy rõ chênh lệch yêu cầu đặt công việc khả thực tế người lao động để có hoạt động đào tạo phù hợp Ngồi ra, nhờ có phân tích cơng việc nhà lãnh đạo tổ chức có nhìn tổng qt cơng việc công ty, thấy xu hướng phát triển; kết hợp với định hướng tương lai công ty để có kế hoạch đào tạo phát triển nguồn nhân lực cách hợp lý Trong đánh giá thực công việc trả thù lao lao động: Các tiêu chuẩn đề tiêu chuẩn thực công việc sở để đánh giá kết thực công việc người lao động Bản mô tả công việc yêu cầu công việc người thực sở để đánh giá công việc, để thấy giá trị công việc tổ chức Đánh giá thực công việc người lao động đánh giá công việc để trả thù lao lao động Trong quan hệ lao động, kỷ luật lao động, an toàn sức khỏe cho SVTH: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: QTNL 45