Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần đầu tư pv inconess

Lời mở đầu Ngày vai trò, tầm quan trọng người tổ chức người, tổ chức thừa nhận Điều khẳng định qua công tác quản lý nhân ngày đặc biệt quan tâm, coi trọng Con người yếu tố mang tính định, có tính sáng tạo, nói: “con người nguồn lực nguồn lực” Tổ chức hình thành nên người, vận hành người, nguồn nhân lực quản lý nguồn lực khác tổ chức, người yếu tố định tồn lên, thành bại tổ chức Tổ chức muốn đạt mục tiêu đề phải gây dựng cho đội ngũ người lao động phù hợp số lượng, chất lượng phải tổ chức quản lý người lao động cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân phải thực cho khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi nguồn nhân lực Phân tích cơng việc công việc cần phải biết cần phải thực cho tốt nhà quản trị nhân sự, hoạt động mang tính tảng quản lý nhân Phân tích cơng việc công cụ để làm tốt công tác khác quản lý nhân như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực cơng việc, thù lao lao động, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, an tồn lao động… Chính phân tích cơng việc coi cơng cụ quản trị nhân Đối với nước phát triển giới, quản lý nhân hoạt động biết đến từ lâu đóng vai trị quan trọng tổ chức, họ ý thức tác dụng to lớn phân tích cơng việc áp dụng phổ biến gần trăm năm qua Tuy nhiên nước phát triển, Việt Nam hiên nay, phân tích cơng việc khái niệm mẻ xa lạ Phần lớn tổ chức Việt Nam chưa thực thực chưa đầy đủ công tác       GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm phân tích cơng việc Ngun nhân hoạt động quản lý nhân Việt Nam chưa nhận thức đánh giá đắn, tổ chức chưa hiểu rõ chất phân tích cơng việc, vai trị phân tích cơng việc quản lý nhân sự, chưa có đầu tư mức cho công tác Tại Công ty Cổ Phần Đầu tư PV-INCONESS, cơng tác phân tích cơng việc chưa quan tâm thực đầy đủ Hy vọng với đề tài: “Hồn thiện cơng tác phân tích công việc Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS”, em bổ sung kiến thức lý thuyết thực tế q báu phân tích cơng việc, đồng thời có ý kiến đóng góp để Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS cải tiến hồn thiện cơng tác Chun đề nghiên cứu em gồm ba chương: Chương Khái quát phân tích cơng việc Chương Thực trạng cơng tác phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS Chương Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơng tác phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS Bằng phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá, điều tra bảng hỏi, vấn… em tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này, hạn chế mặt thời gian kiến thức nên em khơng tránh khỏi sai sót, kính mong đóng góp tất người       GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm Chương Khái quát phân tích công việc Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, với cạnh tranh khốc liệt, thay đổi diễn ngày, với bùng nổ tri thức công nghệ thông tin, để tồn phát triển tổ chức cần phải hội tụ đủ nguồn lực Ngày nay, nguồn nhân lực trở thành lợi cạnh tranh quan trọng nhất, quản trị nhân lực hoạt động thiếu tổ chức Cơng tác phân tích cơng việc ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quản trị nhân lực, nên tổ chức cần hiểu rõ chất, vai trò phân tích cơng việc 1.1 Nội dung tầm quan trọng phân tích cơng việc 1.1.1 Các khái niệm Trước tìm hiểu khái niệm phân tích cơng việc, cần hiểu rõ cơng việc gì? Q trình phân cơng lao động, chun mơn hoá lao động dẫn đến nghề chia thành công việc, công việc lại gồm đơn vị nhỏ cấu thành nên - Nhiệm vụ: biểu thị hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà người lao động phải thực hiện(1) Ví dụ: nhiệm vụ phơ-tơ tài liệu, nhiệm vụ ghi chép họp Nhiệm vụ đơn vị nhỏ - Vị trí (Vị trí việc làm): tập hợp tất nhiệm vụ thực người lao động, kèm theo trách nhiệm tương ứng(2) Ví dụ: tập hợp tất nhiệm vụ nhân viên tuyển dụng lao động cho ta vị trí việc làm Trong tổ chức có vị trí việc làm có nhiêu người lao động ThS Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình Quản trị Nhân lực, trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trang 46 1() (2)       GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm - Công việc: tập hợp tất nhiệm vụ thực người lao động tập hợp tất nhiệm vụ giống thực số người lao động(1)(1) Ví dụ: tập hợp tất nhiệm vụ giống thực nhân viên tạp vụ hợp thành công việc tạp vụ … “Công việc sở để tổ chức thực hoạt động quản lý nhân sự, như: bố trí cơng việc, kế hoạch hố lao động, đánh giá thực công việc, thù lao lao động, đào tạo nhân lực…”(2) - Nghề: tập hợp công việc tương tự nội dung có quan hệ gắn kết với mức độ định với đặc tính riêng, vốn có, địi hỏi người lao động phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện(3) Ví dụ, nghề quản trị nhân lực có cơng việc như: “nhân viên tiền lương”, “nhân viên tuyển dụng lao động”, “nhân viên đào tạo phát triển nhân lực”… Như vậy, công việc kết q trình phân cơng lao động tổ chức, thông qua thực công việc người lao động mà tổ chức hoàn thành mục tiêu đề - Phân tích cơng việc: q trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin công việc cách có hệ thống nhằm xác định làm rõ chất cơng việc Phân tích cơng việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ công việc; máy móc, phương tiện sử dụng, điều kiện làm việc, yêu cầu người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc Tất thông tin trình bày văn phân tích cơng việc (1)(1) (2) (3) Sđd, trang 46       GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm 1.1.2 Các văn phân tích cơng việc Kết q trình phân tích cơng việc thiết lập ba văn là: mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực tiêu chuẩn thực công việc  Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc văn nêu ra, giải thích nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn người thực công việc, mối quan hệ công việc, điều kiện làm việc Thực tế, mô tả công việc mẫu thống cho tổ chức, tuỳ tổ chức mục đích phân tích cơng việc mà mơ tả cơng việc trình bày khác nhau, thường gồm nội dung: - Xác định công việc: Phần đề cập tới tên công việc, mã số cơng việc; tên phận, phịng, ban; địa điểm thực công việc; chức danh người giám sát/quản lý trực tiếp; số người quyền, người thay vắng mặt; ngạch lương… Ngồi cịn gồm từ đến hai câu mô tả ngắn gọn, tóm tắt thực chất cơng việc - Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ: Phần xác định xác người lao động phải thực nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mơ tả ngắn gọn thực nào, nêu phạm vi quyền hạn, mối quan hệ công việc Khi viết phần phải đảm bảo xác, nên viết tóm tắt phải đầy đủ, nên sử dụng động từ hành động để mô tả Nhiệm vụ, trách nhiệm nên xếp theo thứ tự ưu tiên, giảm dần tầm quan trọng mức độ thường xuyên - Điều kiện làm việc: Phần nêu điều kiện làm việc, như: thời gian làm việc, chế độ làm việc ca kíp…; số lượng, chất lượng loại phương tiện, máy móc, cơng cụ, dụng cụ… sử dụng; điều kiện vệ sinh lao động,       GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm an toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, nhiệt độ, độ ẩm, hoá chất…; môi trường tâm lý xã hội thực công việc…  Bản yêu cầu công việc người thực Bản yêu cầu công việc người thực liệt kê yêu cầu cơng việc trình độ giáo dục - đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể lực… yêu cầu khác cần phải có để hồn thành cơng việc Các u cầu công việc người thực nên xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần mức độ quan trọng hay yêu cầu nhất, cần thiết Không nên đặt yêu cầu cao, nên đưa yêu cầu mức độ chấp nhận cần thiết để hồn thành cơng việc, đặc biệt khơng có u cầu thể phân biệt đối xử với người lao động, yêu cầu dân tộc, tôn giáo…  Bản tiêu chuẩn thực công việc Bản tiêu chuẩn thực công việc nêu hệ thống tiêu, tiêu chí phản ánh u cầu hồn thành cơng việc số lượng, chất lượng, thời gian… Tiêu chuẩn thực công việc kỳ vọng người quản lý kết thực công việc, hành vi, thái độ… trình làm việc người lao động Các tiêu chuẩn thực công việc nên xây dựng cụ thể, nên sử dụng tiêu chuẩn định lượng Nếu định lượng tiêu chuẩn nên dùng câu diễn đạt định tính để miêu tả Không nên đưa tiêu chuẩn thực cơng việc q cao Ba văn phân tích cơng việc thường có xu hướng viết gộp vào, trình bày chung Văn phân tích công việc viết ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viết ngắn gọn, súc tích, đọng phải xác, đầy đủ       GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm 1.1.3 Các điều kiện đảm bảo hiệu phân tích cơng việc Các văn phân tích cơng việc công cụ trực tiếp để quản lý nhân sự, tài liệu cung cấp thông tin giúp tổ chức thực hoạt động quản lý nhân khác chúng cần đảm bảo xác Hiệu cơng tác phân tích cơng việc thể việc tổ chức xây dựng hệ thống văn phân tích cơng việc xác, đầy đủ đưa văn vào sử dụng Các điều kiện đảm bảo hiệu phân tích công việc gồm: - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh cấu quyền hạn mối quan hệ tổ chức, thể quán hệ thống báo cáo Cơ cấu tổ chức cho biết mối quan hệ phịng, ban tổ chức, cơng việc khác có liên quan với nào; sở để phân công lao động tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới phịng ban, cơng việc… Cơng việc kết q trình phân cơng lao động, phân tích cơng việc hiệu phải dựa phân công lao động hợp lý Nếu cấu tổ chức không rành rọt dẫn đến chồng chéo chức năng, quyền hạn, gây khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu cơng tác phân tích cơng việc - Quan điểm, quan tâm cấp quản lý người lao động Có nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đạo tổ chức coi phân tích cơng việc công tác rườm rà, phức tạp, tốn thời gian tiền bạc, khơng có tác dụng nhiều thực tế nên định không đầu tư nhiều cho công tác Người lao động thường nghi ngờ mục đích phân tích cơng việc, họ cho phân tích cơng việc nhằm đặt nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt yêu cầu người lao động tiêu chuẩn thực công việc cao nên họ có thái độ bất hợp tác trình phân tích       GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm cơng việc Hơn ngày công việc thiết kế linh hoạt, cơng tác phân tích cơng việc phải thực thường xun vieec; văn phân tích cơng việc thể tác dụng áp dụng vào công tác khác quản lý nhân Vì hiệu phân tích cơng việc không người thấy cách trực tiếp lâu dài Đó lý khiến phân tích cơng việc chưa thực hồn thiện Việt Nam, văn phân tích cơng việc khơng xác, đầy đủ Nếu cấp quản lý người lao động hiểu biết, nhận thức vai trò nắm rõ mục đích phân tích cơng việc họ có thái độ ủng hộ, quan tâm đến phân tích cơng việc, tổ chức có đầu tư mức cho phân tích cơng việc, người lao động hợp tác để cung cấp thơng tin xác, đầy đủ… Đó điều kiện đảm bảo hiệu phân tích cơng việc - Các yếu tố thuộc cán phân tích cơng việc Cán phân tích cơng việc người chịu trách nhiệm, người có vai trị cơng tác phân tích cơng việc Do cán phân tích cơng việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu phân tích cơng việc Cán phân tích cơng việc phải người am hiểu cơng việc tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ phân tích cơng việc Họ phải biết cách lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin phù hợp, người có kỹ thiết kế biểu mẫu thu thập thơng tin; có khả thu hút người lao động tham gia vào q trình phân tích cơng việc, có kỹ tiến hành thu thập thông tin: kỹ vấn, quan sát…; có kỹ xếp, phân loại, xử lý thơng tin; có kỹ viết văn phân tích cơng việc 1.1.4 Tầm quan trọng phân tích cơng việc Phân tích cơng việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức Phân tích cơng việc cung cấp thơng tin quan trọng công việc       GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm để sử dụng hoạt động quản lý nhân sự, sở để đưa định nhân đắn  Với thiết kế lại công việc Thiết kế công việc sử dụng thông tin mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực để thấy với công việc cụ thể cần thiết kế lại yếu tố cho hợp lý  Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực Kế hoạch hố nguồn nhân lực sử dụng thơng tin mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực để xác định cơng việc mà tổ chức cần kế hoạch hố Dựa thơng tin cơng việc đó, tổ chức dự báo nhu cầu nhân lực cần thiết số lượng chất lượng để hồn thành cơng việc, đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo không thừa, không thiếu lao động, tránh bất cập lãng phí cho tổ chức  Với tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực Tuyển dụng nhân ứng dụng thông tin mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực để xác định chất công việc cần tuyển người lao động, đưa thơng tin vào tuyển mộ nhân sự, để xác định tiêu thức, tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên, đảm bảo tuyển dụng người  Với bố trí nhân lực - Với định hướng nhân lực: ứng dụng thông tin mô tả, tiêu chuẩn để truyền đạt tới người lao động nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ phải thực hiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng kết thực công việc, giúp người lao động nhanh chóng hồ nhập với cơng việc - Văn phân tích cơng việc sở để tổ chức sửa chữa sai sót bố trí lao động trước mình, bố trí lại lao động phù hợp       GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm  Với đánh giá thực công việc Đánh giá thực công việc ứng dụng thông tin mô tả công việc, tiêu chuẩn thực công việc để xác định tiêu thức đánh giá, mức cụ thể tiêu thức hệ thống đánh giá thực công việc, đảm bảo đánh giá thực công việc hiệu quả, cơng hơn, tránh việc khơng có tiêu thức đánh giá rõ ràng mức tiêu thức chung chung  Với thù lao lao động Những thông tin tất văn phân tích cơng việc sử dụng để xác định giá trị cơng việc cách có hệ thống, sở thù lao lao động; thong tin cịn giúp xác định loại phụ cấp, như: phụ cấp môi trường, điều kiện làm việc…  Với đào tạo, phát triển nguồn nhân lực Đào tạo phát triển nguồn nhân lực sử dụng mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực để xác định nhu cầu đào tạo: vị trí cơng việc cần đào tạo người lao động, kiến thức, kỹ cần đào tạo, kết đào tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn gì; từ giúp tổ chức xây dựng chương trình đào tạo thiết thực hiệu  Với kỷ luật lao động, an toàn lao động - Với kỷ luật lao động: Những thông tin mô tả công việc, tiêu chuẩn thực công việc giúp tổ chức xây dựng nên tiêu chuẩn quy định hành vi người lao động trình thực cơng việc, như: quy trình thực cơng việc, số lượng chất lượng công việc cần đạt được, thời làm việc… - Với an toàn lao động: thông tin mô tả công việc sở giúp tổ chức xác định quy trình làm việc an tồn có biện pháp đảm bảo an tồn lao động, vệ sinh lao động       GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm