Khái quát về phân tích công việc
Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc
1.1.1 Các khái niệm cơ bản
Trước khi tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõ công việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hoá lao động dẫn đến nghề được chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị nhỏ hơn cấu thành nên.
- Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện (1)
Ví dụ: nhiệm vụ phô-tô tài liệu, nhiệm vụ ghi chép cuộc họp.
Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất
- Vị trí (Vị trí việc làm): là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động, kèm theo đó là các trách nhiệm tương ứng (2)
Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ của một nhân viên tuyển dụng lao động cho ta một vị trí việc làm.
Trong một tổ chức có bao nhiêu vị trí việc làm thì có bấy nhiêu người lao động
1() (2) ThS Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình Quản trị Nhân lực, trường Đại học
- Công việc: là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động (1) (1).
Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên tạp vụ hợp thành công việc tạp vụ …
“Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự, như: bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo nhân lực…” (2)
- Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ gắn kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện (3)
Ví dụ, nghề quản trị nhân lực có công việc như: “nhân viên tiền lương”,
“nhân viên tuyển dụng lao động”, “nhân viên đào tạo và phát triển nhân lực”…
Như vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trong tổ chức, thông qua sự thực hiện công việc của từng người lao động mà tổ chức hoàn thành mục tiêu đề ra.
- Phân tích công việc: là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin về công việc một cách có hệ thống nhằm xác định và làm rõ bản chất của từng công việc.
Phân tích công việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm,quyền hạn, mối quan hệ trong công việc; các máy móc, phương tiện sử dụng,điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc Tất cả các thông tin này được trình bày trong các văn bản phân tích công việc
1.1.2 Các văn bản phân tích công việc
Kết quả của quá trình phân tích công việc là thiết lập được ba văn bản là: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra, giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người thực hiện công việc, mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc.
Thực tế, bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, tuỳ các tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được trình bày khác nhau, nhưng nó thường gồm các nội dung:
- Xác định công việc: Phần này đề cập tới tên công việc, mã số công việc; tên bộ phận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh người giám sát/quản lý trực tiếp; số người dưới quyền, người thay thế khi vắng mặt; ngạch lương… Ngoài ra còn có thể gồm từ một đến hai câu mô tả ngắn gọn, tóm tắt về thực chất công việc.
- Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ: Phần này xác định chính xác người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô tả ngắn gọn thực hiện như thế nào, nêu ra phạm vi quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc.
Khi viết phần này phải đảm bảo sự chính xác, nên viết tóm tắt nhưng phải đầy đủ, nên sử dụng những động từ hành động để mô tả Nhiệm vụ, trách nhiệm nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có thể giảm dần về tầm quan trọng hoặc mức độ thường xuyên
- Điều kiện làm việc: Phần này nêu ra các điều kiện làm việc, như: thời gian làm việc, chế độ làm việc ca kíp…; số lượng, chất lượng các loại phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ… được sử dụng; điều kiện vệ sinh lao động, an toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, nhiệt độ, độ ẩm, hoá chất…; môi trường tâm lý xã hội trong thực hiện công việc…
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện
Các thông tin cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin
1.2.1 Các thông tin cần thu thập
Có rất nhiều thông tin khác nhau liên quan đến một công việc cụ thể, tuỳ vào mục đích phân tích công việc mà xác định loại thông tin cần thu thập, mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại Để xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, cần phải thu thập các loại thông tin sau:
- Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, cách thức thực hiện chúng như thế nào, mức độ quan trọng và mức độ thường xuyên của chúng; quyền hạn, các mối quan hệ của người lao động trong công việc…
- Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, như: thông tin về thời gian làm việc; thông tin về số lượng, chất lượng của các loại phương tiện, máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu… người lao động cần sử dụng trong quá trình thực hiện công việc; thông tin về vệ sinh lao động, an toàn lao động: nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, điều kiện không khí, rủi ro… trong công việc; yếu tố môi trường tâm lý xã hội.
- Thông tin về các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, như: trình độ giáo dục – đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, các thuộc tính, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể lực, tinh thần… và các yêu cầu khác cần thiết cho thực hiện công việc.
1.2.2 Các phương pháp thu thập thông tin
Phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng Trong mỗi tình huống, cán bộ phân tích công việc sử dụng phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kết hợp một vài phương pháp khác nhau Tuỳ vào các căn cứ để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin mà cán bộ phân tích công việc có thể quyết định sử dụng một trong các phương pháp sau đây:
Theo phương pháp này, bản câu hỏi được cán bộ phân tích công việc thiết kế sẵn gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc cụ thể Bản câu hỏi được phân phát tới những người lao động và người lao động có trách nhiệm điền câu trả lời vào đó theo yêu cầu và hướng dẫn
Bản câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiều người lao động khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trên phần mềm máy tính.
Nhưng việc thiết kế bản câu hỏi khá tốn kém thời gian và chi phí Một bản câu hỏi thường không thiết kế quá dài, quá chi tiết nên nếu cán bộ phân tích công việc không có kỹ năng thiết kế bản câu hỏi thì dễ dẫn đến thông tin thu thập được bị hạn chế, không sâu sắc Có những trưòng hợp người lao động điền không đầy đủ các thông tin cần thiết trong câu trả lời hoặc hiểu lầm câu hỏi dẫn đến thông tin thu được có độ chính xác không cao.
Bản câu hỏi không nên thiết kế quá dài, nên tập trung vào những thông tin quan trọng, nên có câu hỏi khai thác sâu vào thông tin cần thiết Các câu hỏi được thiết kế đơn giản, dễ trả lời, thường sử dụng câu hỏi mở hoặc câu hỏi lựa chọn
Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ phân tích công việc tiến hành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động về các thông tin liên quan đến công việc cần điều tra Cán bộ phân tích công việc chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng vấn.
Phương pháp phỏng vấn là phương pháp được áp dụng nhiều cho lao động gián tiếp: lao động quản lý, lao động chuyên môn, cho những công việc mà hành vi không bộc lộ ra bên ngoài, công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tư duy, sáng tạo như: kỹ sư công nghệ thông tin, kiến trúc sư, nhà thiết kế nội thất… Ưu điểm: Phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khác nhau, tìm hiểu sâu vào những thông tin cần thiết, thu được bức tranh rõ ràng về công việc (nếu người phỏng vấn có kỹ năng phỏng vấn)
Nhược điểm: Phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được từ phỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người được phỏng vấn.
Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệ trong khi làm việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc…
Phương pháp quan sát được áp dụng chủ yếu cho công nhân sản xuất, những công việc mà hoạt động lao động của chúng diễn ra trong thời gian ngắn, thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ dàng quan sát được
Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được chi tiết, đầy đủ,phong phú, sát với thực tế công việc
Nhưng quan sát tốn thời gian, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát Đặc biệt là người được quan sát, khi biết mình đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc Phương pháp này không dễ thực hiện với những công việc liên quan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế…
Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS
Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS
Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103017981, do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 15/6/2007 Công ty có số vốn điều lệ là 250 tỷ đồng, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ.
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Ngày 17/01/2002, Công ty TNHH Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư được thành lập Trong thời gian đầu khi mới thành lập, Công ty chỉ có 10 người lao động và mọi điều kiện khác còn hạn chế cũng như còn gặp rất nhiều khó khăn nhưng toàn bộ người lao động trong Công ty đã nỗ lực, cố gắng để Công ty hoạt động đạt hiệu quả.
Ngày 11/8/2003, Công ty TNHH Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư Tên giao dịch của Công ty là: Investment Consultant and Enterprise Support Service Joint Stock Company Tên viết tắt là: INCONESS.,JSC Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư (gọi tắt là Công ty INCONESS) có vốn điều lệ là 250 tỷ đồng, gồm 7 cổ đông sáng lập Công ty (7 cổ đông sáng lập là 7 cá nhân) Đầu năm 2006, Công ty INCONESS tổ chức hoạt động theo mô hình
“công ty mẹ - công ty con”, với 6 công ty thành viên Qua quá trình hoạt động hơn ba năm, từ ngày 11/8/2003 đến ngày 14/6/2007, Công ty INCONESS đã triển khai được một số dự án đầu tư quan trọng, đáng chú ý như hai dự án về bất động sản: Dự án Khu Đô thị Cao Xanh – Hà Khánh B, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh và Dự án 339 Cầu Bươu, xã Kiến Hưng, thành phố Hà Đông, tỉnh Hà Tây.
Ngày 15/6/2007, Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS được thành lập, với số vốn điều lệ là 250 tỷ đồng Công ty có 05 cổ đông pháp nhân sáng lập Công ty, gồm:
- Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư (INCONESS), vốn góp 122,5 tỷ đồng, chiếm 49% vốn điều lệ.
- Công ty Tài chính Dầu khí, vốn góp 52,5 tỷ đồng, chiếm 21% vốn điều lệ.
- Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kĩ thuật Dầu khí, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ.
- Công ty Cổ phần Sông Đà 7, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ.
- Tổng Công ty Sông Hồng, vốn góp 25 tỷ đồng, chiếm 10% vốn điều lệ.
Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Công ty PV-INCONESS kinh doanh trên một số lĩnh vực khác nhau, nhưng ngành nghề kinh doanh chủ yếu là Công ty là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ.
Trong số 05 cổ đông pháp nhân sáng lập Công ty PV-INCONESS, Công ty INCONESS có tỷ lệ vốn góp nhiều nhất Căn cứ theo quyết định số 15/QĐ-HĐQT ngày 11/10/2007 của Hội đồng quản trị Công ty PV-INCONESS về việc tiếp nhận và kế thừa nguyên trạng toàn bộ hoạt động của Công ty INCONESS Tại điều 1 của Quyết định này đã nêu rõ: “Công ty
Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS tiếp nhận, kế thừa nguyên trạng toàn bộ hoạt động của Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư
(INCONESS) trên cơ sở hồ sơ bàn giao của Hội đồng quản trị Công ty INCONESS”.
Như vậy một pháp nhân mới là Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS đã chính thức ra đời và đi vào hoạt động Trong quá trình sắp xếp cơ cấu tổ chức theo hình thức sáp nhập, hiện nay Công ty PV- INCONESS có các công ty con là:
- Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái;
- Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái;
- Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng Đồng Thái;
- Công ty TNHH Golf Đất Mẹ.
Tuy Công ty PV-INCONESS mới được thành lập nhưng trên cơ sở kế thừa Công ty INCONESS đã có lịch sử phát triển, đã có uy tín, thương hiệu nên Công ty PV-INCONESS đang ngày càng đi lên, được nhiều bạn hàng, đối tác trong nước và ngoài nước biết đến, hợp tác kinh doanh.
2.1.2 Ngành, nghề sản xuất - kinh doanh của Công ty
So với Công ty INCONESS, số lượng ngành, nghề sản xuất – kinh doanh của Công ty PV-INCONESS đã thu hẹp hơn nhiều, ngành, nghề sản xuất – kinh doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty PV-INCONESS gồm:
- Kinh doanh nhà nghỉ, dịch vụ du lịch sinh thái nhà vườn, dịch vụ ăn uống, giải khát và các dịch vụ khác phục vụ khách vui chơi, giải trí (cụ thể: hoạt động biểu diễn nghệ thuật, hội hoạ, thể thao và các câu lạc bộ giải trí khác theo quy định của pháp luật), (không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar);
- Tư vấn đầu tư, quản lý doanh nghiệp (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính);
- Dịch vụ sở hữu công nghiệp và quyền tác giả;
- Kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ khác phục vụ khách du lịch;
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi;
- Đo, vẽ địa hình công trình xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình, khảo sát, thiết kế xây dựng);
- Môi giới, tư vấn, cho thuê các thiết bị, máy móc thi công các công trình dân dụng và công nghiệp;
- Vận chuyển hàng hoá, hành khách bằng đường bộ và đường thuỷ;
- Môi giới và xúc tiến thương mại.
Trong đó, ngành nghề sản xuất, kinh doanh chủ yếu của Công ty PV-INCONESS là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ Hiện tại Công ty PV-INCONESS là chủ đầu tư của hai dự án: Dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái và dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf
54 lỗ hồ Yên Thắng Hai dự án này thuộc địa bàn tỉnh Ninh Bình, có tổng diện tích gần 3000ha, tổng mức vốn đầu tư hơn 3000 tỷ đồng Cụ thể, Công ty tiến hành đầu tư xây dựng các khu, trung tâm du lịch, nghỉ mát, vui chơi giải trí như: Trung tâm thể thao (Ví dụ: sân golf), khu resort, khu du lịch sinh thái, các khách sạn, biệt thự, villa, nhà hàng… Sau khi hoàn thành giai đoạn xây dựng, Công ty sẽ trực tiếp kinh doanh, vận hành, khai thác các khu, trung tâm du lịch, nghỉ mát, vui chơi này.
- Dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái có tổng diện tích 2118ha,với tổng mức đầu tư hơn 2500 tỷ đồng, giai đoạn đầu tư xây dựng dự án được chia thành ba giai đoạn, dự kiến hoàn thành vào năm 2015 Dự án xây dựng các khu nhà vườn cao cấp, các thác nước nhân tạo, các khu nuôi động vật hoang dã, các câu lạc bộ, các khu thể thao; tôn tạo và nâng cấp các động, đền phủ ; gồm các loại hình du lịch: du lịch sinh thái, du lịch văn hoá - lịch sử, du lịch mạo hiểm, như: du thuyền, cắm trại, đua thuyền, leo núi, khám phá hang động
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS
Kiến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo Công ty và phòng Tổ chức Nhân sự
3.1.1 Kiến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo Công ty
Ban lãnh đạo Công ty đóng vai trò quyết định trong công tác phân tích công việc Quan điểm, nhận thức của ban lãnh đạo cấp cao Công ty về tầm quan trọng của phân tích công việc quyết định mức độ Công ty chú trọng, đầu tư vào công tác này
Ban lãnh đạo Công ty PV-INCONESS cần thay đổi quan điểm nhìn nhận, nâng cao tầm hiểu biết, nhận thức của mình về phân tích công việc, cần nắm rõ ảnh hưởng của công tác phân tích công việc tới sự thực hiện công việc của từng nguời lao động, tới các công tác quản lý nhân sự của Công ty
Ban lãnh đạo Công ty phải quyết định có sự đầu tư hơn nữa về công sức, thời gian, tài chính cho công tác phân tích công việc Ban lãnh đạo Công ty phải có sự chỉ đạo, yêu cầu phòng Tổ chức Nhân sự thực hiện nghiêm chỉnh, hoàn thiện công tác phân tích công việc và áp dụng các kết quả của phân tích công việc để phục vụ cho các công tác khác của hoạt động quản lý nhân sự của Công ty Ban lãnh đạo đề nghị mọi phòng, ban khác, mọi người lao động trong Công ty hợp tác, phối hợp và cùng tham gia thực hiện công tác phân tích công việc Ban lãnh đạo cần khuyến khích, tạo điều kiện cho mọi người lao động, cho các phòng, ban khác hiểu rõ hơn về phân tích công việc và tham gia, phối hợp chặt chẽ với phòng Tổ chức Nhân sự trong quá trình thực hiện phân tích công việc Ban lãnh đạo cần quản lý, đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện phân tích công việc của Công ty.
Khi Ban lãnh đạo thể hiện được vai trò của mình như trên, đó là một trong những điều kiện đảm bảo cho công tác phân tích công việc được tiến hành tốt hơn, hiệu quả hơn.
3.1.2 Kiến nghị về vai trò của phòng Tổ chức Nhân sự
Phân tích công việc là một trong những công tác quản lý nhân sự, nó là nhiệm vụ, trách nhiệm của phòng Tổ chức Nhân sự Phân tích công việc là một công tác phức tạp, liên quan tới mọi công việc, mọi người lao động và tất cả các phòng, ban trong Công ty Nó chỉ thực hiện được và thực hiện tốt khi có sự phối hợp, cùng tham gia của các phòng, ban khác trong Công ty, nhưng vai trò chính phải thuộc về phòng Tổ chức Nhân sự Phòng Tổ chức Nhân sự phải khẳng định được vai trò trung tâm của mình trong phân tích công việc. Phòng Tổ chức Nhân sự có nhiệm vụ:
- Xác định trình tự tiến hành phân tích công việc
Trình tự tiến hành phân tích công việc ở các đợt khác nhau sẽ khác nhau, phòng Tổ chức Nhân sự phải xác định ở mỗi đợt thì phân tích công việc có trình tự thực hiện cụ thể như thế nào.
Với lần đầu tiên Công ty thực hiện công tác phân tích công việc thì phân tích công việc nên thực hiện theo trình tự như sau:
+ Xác định mục đích của phân tích công việc và các công việc cần phải phân tích.
+ Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công tích công việc và lựa chọn cán bộ tham gia phân tích công việc, gồm cán bộ phân tích công việc và người cung cấp là những người lao động ở các phòng, ban khác.
+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin.
+ Tiến hành thu thập thông tin.
+ Xây dựng các văn bản phân tích công việc.
+ Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ.
Với những đợt tiếp theo Công ty thực hiện phân tích công việc thì mẫu văn bản phân tích công việc đã được xây dựng và cán bộ phân tích công việc đã được xác định, nên không cần thực hiện bước này Và nếu các biểu mẫu thu thập thông tin đã được xây từ đợt phân tích công việc trước còn phù hợp với đợt phân tích công việc sau thì ở các đợt sau không nhất thiết phải thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin khác.
- Xác định mục đích của phân tích công việc và các công việc cần phải phân tích.
- Lựa chọn cán bộ phân tích công việc: Phòng Tổ chức Nhân sự cần cử một nhân viên của phòng kiêm nhiệm công tác phân tích công việc, đó chính là cán bộ phân tích công việc Công tác phân tích công việc của Công ty từ đó về sau sẽ do cán bộ này phụ trách Cán bộ phân tích công việc phải thực hiện các nhiệm vụ:
+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin.
+ Tiến hành thu thập thông tin, giải thích cho người cung cấp thông tin hiểu rõ mục đích của việc thu thập thông tin, hướng dẫn họ cách thức cung cấp thông tin; kiểm tra, thẩm định lại tính chính xác, đầy đủ của thông tin.
+ Viết các văn bản phân tích công việc.
+ Gửi các văn bản phân tích công việc tới người lao động, người quản lý các phòng, ban trong Công ty lấy ý kiến đóng góp Tập hợp các ý kiến đóng góp lại, chỉnh sửa văn bản phân tích công việc cho hợp lý Gửi văn bản đã được phê duyệt tới các phòng, ban, người lao động.
+ Định kỳ phải kiểm tra, rà soát lại tất cả các công việc trong Công ty để kiểm tra sự phù hợp của các văn bản phân tích công việc với công việc thực tế.
Ngoài ra, ở mỗi đợt phân tích công việc phòng Tổ chức Nhân sự cần huy động những người lao động khác cùng tham gia để cung cấp thông tin và viết văn bản phân tích công việc
- Phòng Tổ chức Nhân sự phải tập huấn, đào tạo cho cán bộ tham gia phân tích công việc.
- Tổ chức các cuộc họp, hội thảo (nếu cần) theo yêu cầu đặt ra trong quá trình thực hiện
- Đưa văn bản phân tích công việc vào sử dụng: áp dụng những thông tin trong văn bản phân tích vào công tác quản lý nhân sự tại Công ty.
Như vậy phòng Tổ chức Nhân sự lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và quản lý, điều phối toàn bộ quá trình thực hiện phân tích công việc.
Kiến nghị về sự hợp tác của các phòng, ban khác trong Công ty
Các phòng, ban và mọi người lao động trong Công ty có ảnh hưởng rất lớn tới công tác phân tích công việc Công tác phân tích công việc rất cần tinh thần ủng hộ, sự phối hợp thực hiện của tất cả các phòng, ban trong Công ty. Các phòng, ban khác và mọi người lao động cần có thái độ hợp tác, tạo điều kiện cho cán bộ phân tích công việc, phòng Tổ chức Nhân sự thực hiện nhiệm vụ của mình, cần cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin liên quan đến công việc theo yêu cầu của cán bộ phân tích công việc, tham gia vào việc viết văn bản phân tích, góp ý để hoàn thiện văn bản này Đặc biệt, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc do chính các Trưởng phòng, ban thảo luận với người lao động của phòng, ban mình để viết ra Mỗi người lao động trong Công ty cần áp dụng những văn bản phân tích công việc vào quá trình thực hiện công việc của mình.
Kiến nghị về quy trình thực hiện phân tích công việc
Phòng Tổ chức Nhân sự phải xây dựng quy trình phân tích công việc phù hợp với thực tế của Công ty, các bước được xây dựng cụ thể và sắp xếp rõ ràng, để giúp chính phòng Tổ chức Nhân sự và cán bộ phân tích công việc biết mình phải làm những gì, theo trình tự nào, tránh cắt bước hay thực hiện lộn xộn giữa các bước Đây là lần đầu tiên công tác phân tích công việc được thực hiện tại Công ty PV-INCONESS, theo em công tác nên được tiến hành theo trình tự các bước như sau:
3.3.1 Xác định mục đích của phân tích công việc và công việc cần phân tích
Phòng Tổ chức Nhân sự cần xác định rõ mục đích của công tác phân tích công việc, các thông tin trong văn bản phân tích công việc được áp dụng vào công tác quản lý nhân sự cụ thể gì tại Công ty Từ mục đích của phân tích công việc giúp xác định loại thông tin liên quan đến công việc cần thu thập, mức độ chi tiết cần tìm hiểu của mỗi loại thông tin
Công ty PV-INCONESS mới được thành lập, công tác phân tích công việc lần đầu tiên được Công ty thực hiện vì vậy nên tiến hành phân tích cho tất cả các công việc trong Công ty và nhằm làm công cụ quản lý nhân sự nói chung, đặc biệt là phục vụ cho việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc, cho việc xây dựng bảng lương hay cho công tác nhân sự hiện tại đang được Công ty thực hiện nhiều là tuyển dụng nhân sự
Phân tích công việc tại Công ty nên được tiến hành phân tích theo từng chức danh công việc Trước hết, phòng Tổ chức Nhân sự cần xác định hệ thống chức danh công việc theo phòng, ban trong Công ty; sau đó tiến hành đặt mã số cho từng chức danh công việc Việc đặt mã số cho chức danh công việc giúp tạo nên hệ thống dễ sử dụng, quản lý Sau đây em xin ví dụ về bảng hệ thống và đặt mã số chức danh công việc cho một số phòng, ban trong Công ty PV-INCONESS:
Bảng 3.1: Bảng hệ thống các chức danh công việc
Mã số chức danh công việc gồm phần chữ và phần số Phần chữ là tên viết tắt của phòng, ban, gồm những chữ cái đầu tiên trong tên phòng, ban; phần số là số thứ tự của chức danh công việc trong phòng, ban.
3.3.2 Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công việc và lựa chọn cán bộ tham gia phân tích công việc
Phòng, Ban Chức danh công việc Mã số
Phòng Tổ chức Nhân sự
Phó phòng tiền lương và chế độ chính sách TCNS-02
Phó phòng phụ trách nhân sự tại Ninh Bình TCNS-03 Nhân viên tuyển dụng và bảo hiểm xã hội TCNS-04
Nhân viên nhân sự tại Ninh Bình TCNS-05
Phó chánh văn phòng VPTH-02
Trợ lý Tổng Giám đốc VPTH-04 Thư ký Tổng Giám đốc VPTH-05 Nhân viên Phiên dịch VPTH-06
Nhân viên Lễ tân VPTH-07
Nhân viên văn thư VPTH-09
Nhân viên hành chính VPTH-10 Nhân viên cấp dưỡng - tạp vụ VPHT-11
Nhân viên Lái xe VPTH-12
Nhân viên Hành chính điện nước VPTH-13
Phòng Tổ chức nhân sự cần xây dựng mẫu trình bày chung cho văn bản phân tích công việc của tất cả công việc trong Công ty, điều này tạo điều kiện dễ dàng cho việc quản lý tài liệu và so sánh văn bản phân tích công việc giữa các công việc Phòng Tổ chức Nhân sự có thể thiết kế gộp ba văn bản phân tích công việc: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, vào chung một văn bản có tên là “ Bản mô tả công việc” (Xem phụ lục 3)
Cán bộ tham gia phân tích công việc gồm: cán bộ phân tích công việc và những người lao động ở các phòng, ban khác đóng vai trò là người cung cấp thông tin
Phòng Tổ chức Nhân sự cần phải giao công tác phân tích công việc cho một người lao động trong phòng mình đảm nhiệm, đó chính là cán bộ phân tích công việc, người này sẽ chuyên trách công tác phân tích công việc từ nay về sau của Công ty Cán bộ phân tích công việc nên được chọn là người am hiểu về các công việc trong Công ty Hiện nay, sự hiểu biết về phân tích công việc của những người lao động trong phòng Tổ chức Nhân sự còn hạn chế, vì vậy người được chọn là cán bộ phân tích công việc cần được cử đi tham dự một khoá học, khoá đào tạo để bồi dưỡng, nâng cao kiến thức và kỹ năng. Theo em, công tác phân tích công việc nên được giao cho Phó phòng về tiền lương và chế độ chính sách đảm nhiệm.
Người quản lý trực tiếp các phòng, ban và người lao động thực hiện công việc sẽ là những người có trách nhiệm cung cấp các thông tin có liên quan đến công việc cần phân tích
3.3.3 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu thu thập thông tin
Cán bộ phân tích công việc dựa trên những căn cứ lựa chọn phương pháp thu thập thông tin để chọn phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kết hợp một số phương pháp khác nhau Đối với những loại lao động khác nhau nên sử dụng phương pháp thu thập thông tin khác nhau, cán bộ phân tích công việc có thể tham khảo một số cách sau đây:
Với lao động gián tiếp
Lao động gián tiếp thường có công việc thuộc về trí não, hoạt động lao động không biểu hiện ra bên ngoài nhiều, để thu thập thông tin cán bộ phân tích công việc nên áp dụng phương pháp bản câu hỏi hoặc phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp bản câu hỏi
Cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu bản câu hỏi, phân phát bản câu hỏi tới những người lao động, hướng dẫn cách trả lời và yêu cầu họ trả lời một cách đầy đủ, chính xác. Để thu thập được thông tin một cách đầy đủ và chính xác thông qua bản câu hỏi, cán bộ phân tích công việc nên thiết kế bản câu hỏi không quá dài, có thể từ 4 đến 6 trang, phải tập trung vào những thông tin chính, đặt trọng tâm vào các thông tin cần nghiên cứu chi tiết Các câu hỏi được thiết kế thuận tiện cho người trả lời: đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời, câu trả lời ngắn gọn. Bản câu hỏi thường sử dụng câu hỏi lựa chọn hoặc câu hỏi mở
Khi các thông tin thu thập được từ không đầy đủ, rõ ràng, cán bộ phân tích công việc phải thảo luận, trao đổi lại với người lao động
Em xin trình bày một mẫu bản câu hỏi (Xem phụ lục 4).
Cán bộ phân tích công việc tiến hành phỏng vấn người thực hiện công việc hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp; có thể tiến hành phỏng vấn từng người hoặc nhóm người thực hiện công việc để tiết kiệm thời gian Để phỏng vấn hiệu quả, cán bộ phân tích công việc phải có kỹ năng phỏng vấn Cán bộ phân tích công việc cần:
+ Chuẩn bị sẵn câu hỏi phỏng vấn: cách đặt câu hỏi thích hợp, sắp xếp câu hỏi hợp lý Phỏng vấn thường sử dụng câu hởi mở.
+ Chọn địa điểm phỏng vấn yên tĩnh, tránh bị người khác cắt ngang. + Bước vào phỏng vấn, tạo bầu không khí thân mật, thoải mái, giải thích cho người được phỏng vấn về mục đích, tầm quan trọng của buổi phóng vấn, giới thiệu sơ qua về nội dung buổi phỏng vấn.
+ Nêu các câu hỏi một cách rõ ràng, có thể hưóng dẫn, gợi ý cho người được phỏng vấn hiểu và trả lời đúng trọng tâm câu hỏi.
Em xin trình bày một mẫu câu hỏi phỏng vấn (Xem phụ lục 5).
Với lao động trực tiếp
Lao động trực tiếp thường có công việc chân tay, hoạt động lao động biểu hiện nhiều ra ngoài nên dễ dàng quan sát được, cán bộ phân tích công việc nên sử dụng phương pháp quan sát để thu thập thông tin.
Kiến nghị về việc ứng dụng văn bản phân tích công việc vào công tác quản lý nhân sự tại Công ty PV-INCONESS
Phân tích công việc nhằm phục vụ hoạt động quản lý nhân sự, vì vậy điều quan trọng là phải áp dụng hiệu quả văn bản phân tích công việc vào hoạt động này, có như vậy thì mới biến phân tích công việc trở thành công cụ của quản lý nhân sự Phân tích công việc không có ý nghĩa khi các văn bản của nó được xây dựng nên nhưng không được sử dụng
3.4.1 Ứng dụng vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, dự kiến cầu nhân lực, cung nhân lực, từ đó lập kế hoạch để cân đối giữa cung và cầu nhân lực.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng, giúp Công ty chủ động hơn, có biện pháp đảm bảo phù hợp cả về số lượng và chất lượng lao động. Công ty PV-INCONESS cần xây dựng kế hoạch nhân lực cụ thể cho từng giai đoạn dài, trung, ngắn hạn, chứ không phải là những kế hoạch nhân sự ngắn hạn và chung chung, như hiện nay.
Từ kế hoạch sản xuất - kinh doanh, Công ty xác định khối lượng công việc cần thực hiện Thông tin trong văn bản phân tích giúp Công ty xác định bản chất của các công việc cần kế hoạch, yêu cầu của công việc đối với người lao động để họ hoàn thành công việc đó và tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Đó là cơ sở để Công ty dự đoán cầu nhân lực: số lượng, chất lượng lao động cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất - kinh doanh
3.4.2 Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân sự
Tuyển dụng lao động có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng lao động của tổ chức, bất kỳ một tổ chức nào cũng đều muốn tuyển dụng đúng người. Muốn vậy, tuyển dụng phải được thực hiện tốt từ quá trình tuyển mộ đến tuyển chọn
Khi có nhu cầu tuyển mộ lao động ở vị trí công việc nào thì Công ty lấy những thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu của công việc đối với người lao động trong văn bản phân tích để đưa vào thông báo tuyển mộ Đó là căn cứ để các ứng viên hiểu rõ về công việc và xác định xem mình có phù hợp với vị trí đang tuyển hay không, có nộp hồ sơ xin việc hay không Điều này giúp Công ty sàng lọc được ngay những ứng viên không đạt yêu cầu trong quá trình tuyển mộ, nhưng không vì thế mà số ứng viên nộp hồ sơ ít đi. Điều đó chỉ thêm khẳng định rằng Công ty làm việc chuyên nghiệp, tuyển dụng dựa trên những căn cứ rõ ràng, đảm bảo độ chính xác, tạo ra ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với ứng viên về Công ty
Các thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là cơ sở giúp Công ty xác định các tiêu thức, tiêu chí cụ thể, hợp lý, chính xác để đánh giá, sàng lọc ứng viên qua các bước của tuyển chọn Đồng thời nó cũng giúp xác định với loại công việc, người lao động nào nên thi, phỏng vấn theo hình thức nào, đặt ra những câu hỏi trong đề thi và phỏng vấn như thế nào cho phù hợp
3.4.3 Ứng dụng vào bố trí nhân lực
- Định hướng nhân lực: các thông tin trong văn bản phân tích được đưa vào một chương trình định hướng giúp lao động mới vào Công ty hoặc lao động được bố trí vào một vị trí công việc mới biết mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, quyền hạn như thế nào, điều kiện làm việc ra sao, kết quả thực hiện công việc cần đạt được Từ đó giúp họ chủ động trong công việc, rút ngắn thời gian làm quen với công việc
- Với bố trí lại lao động: Văn bản phân tích giúp Công ty bố trí lao động thích hợp, sắp xếp đúng người, đúng việc, giúp Công ty sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động trước đây của mình Dựa trên sự so sánh giữa người lao động hiện tại và công việc mà họ thực hiện với thông tin trong văn bản phân tích để Công ty bố trí lại họ vào những vị trí thích hợp hơn
3.4.4 Ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá tình hình thực hiện công việc của mỗi người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn thực hiện công việc đã được xây dựng trước Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở cho hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực, thù lao, khen thưởng, thăng tiến, kỷ luật , nó ảnh hưởng đến sự thực hiện công việc, thái độ làm việc của người lao động Vì vậy Công ty PV-INCONESS cần phải xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá thực hiện công việc chính xác, công bằng. Để xây dựng được hệ thống đánh giá thực hiện công việc, Công ty phải thiết lập hệ thống “các tiêu chuẩn thực hiện công việc” và các tiêu thức đánh giá trong phương pháp đánh giá Các thông tin về công việc trong văn bản phân tích công việc giúp Công ty xây dựng nên hệ thống tiêu thức, tiêu chí đánh giá, như về khối lượng, chất lượng, thời gian, hành vi, thái độ trong thực hiện công việc Các tiêu chuẩn thực hiện công việc trong văn bản phân tích công việc là mốc chuẩn trong thực hiện công việc, dựa trên đó Công ty đo lường thực tế thực hiện công việc của người lao động Các tiêu chuẩn thực hiện công việc của hệ thống đánh giá được xây dựng từ những thông tin trong văn bản phân tích đảm bảo sự đầy đủ, hợp lý và khách quan
3.4.5 Ứng dụng vào thù lao lao động
Sự công bằng trong thù lao là yếu tố chính quyết định tới sự hài lòng trong công việc, ảnh hưởng tới thực hiện công việc của người lao động, Công ty PV-INCONESS cần xây dựng cho mình một hệ thống thù lao đảm bảo công bằng, chính xác
Giá trị công việc là yếu tố cơ bản để xây dựng hệ thống thù lao củaCông ty Để có thể thực hiện một chương trình đánh giá công việc có hệ thống thì Công ty cần có các văn bản phân tích công việc được viết một cách chi tiết, đầy đủ, chính xác Dựa vào những thông tin trong văn bản phân tích công việc, Công ty phân tích và xác định: mức độ quan trọng, phức tạp của những nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc, những yêu cầu đối với người lao động, điều kiện lao động ; từ đó xác định giá trị của công việc.
Sau khi đã xác định được giá trị các công việc, Công ty tiến hành xác định các ngạch tiền lương/tiền công và ấn định khoảng tiền lương/tiền công cho từng ngạch Để khuyến khích người lao động thực hiện công việc tốt hơn, Công ty chia ngạch lương thành các bậc lương với hệ số tăng lương luỹ tiến.
3.4.6 Ứng dụng vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện nay được các tổ chức ngày càng quan tâm vì chất lượng nguồn nhân lực đã trở thành lợi thế cạnh trạnh của tổ chức; hoạt động đào tạo, phát triển nguồn nhân lực là hoạt động giúp Công ty duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của mình.
Xác định nhu cầu đào tạo là xác định vị trí công việc, số lượng người, kiến thức, kỹ năng cần đào tạo Công ty so sánh giữa thực tế thực hiện công việc của người lao động với tiêu chuẩn thực hiện trong văn bản phân tích để xác định xem người lao động có hoàn thành công việc hay không, nếu không cần xác định xem nguyên nhân là do đâu Nếu nguyên nhân do trình độ người lao động không đáp ứng đòi hỏi của công việc thì cần có biện pháp đào tạo người lao động Công ty tiến hành so sánh giữa kiến thức, kỹ năng thực tế người lao động có với các yêu cầu người lao động cần có trong văn bản phân tích, từ đó xác định ra những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của người lao động, hoặc xác định sự chênh lệch, khoảng cách giữa thực tế và yêu cầu, để Công ty có biện pháp đào tạo bổ sung, nâng cao cho người lao động.
3.4.7 Ứng dụng vào kỷ luật lao động và an toàn lao động