PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC, ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC LÀ CƠ SỞ NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
Khái niệm quản trị nhân lực
Bất cứ một tổ chức nào cũng được tạo thành bởi các thành viên – đó chính là con người Những thành viên của tổ chức là nguồn lực chính và quyết định đến sự tồn tại và thành công của tổ chức Do đó để tổ chức đạt được các mục tiêu của mình thì công tác quản trị nhân lực phải được coi trọng Quản trị nhân lực nhằm củng cố và duy trì số lượng lao động cần thiết và bảo đảm chất lượng cho tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra.
“Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của một tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng” 1
Mục tiêu của quản trị nhân lực là nhằm cung cấp cho doanh nghiệp một lực lượng lao động có hiệu quả.
Có thể nói, với bất kì một tổ chức nào cũng cần phải quản lý tốt và có hiệu ưủa nguồn nhân lực của mình Quản trị nhân lực tốt sẽ tạo điều kiện cho các hoạt động khác của tổ chức được thực hiện hiệu quả Bởi suy cho đến cùng thì mọi hoạt động quản lý đều liên quan đến con người.
Các hoạt động quản trị nhân lực
Nội dung hay các hoạt động chủ yếu của quản trị nhân lực có thể được chia thành ba nhóm chức năng chủ yếu sau:
Nhóm thu hút nguồn nhân lực bao gồm: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực,
1 Giáo trình quản trị nhân lực, Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân ,NXB Lao động và
Thiết kế và phân tích công việc và biên chế nhân lực
Nhóm đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: nhóm này bao gồm các hoạt động giúp người lao động có được kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng mới trong quá trình làm việc Đào tạo không chỉ có đào tạo mới mà còn có đào tạo lại để người lao động thích ứng với công việc mới.
Nhóm duy trì và phát triển các mối quan hệ lao động gồm: Đánh giá thực hiện công việc; Trả công lao động hoặc trả lương thực hiện các hoạt động phúc lợi và dịch vụ cho người lao động; Xây dựng các mối quan hệ lao động, kí kết hợp đồng lao động, kí thoả ước lao động tập thể giải quyết các vấn đề về tranh chấp lao động, bất bình lao động; Cải thiện các điều kiện lao động, thực hiện các chăm sóc y tế, bảo đảm an toàn cho người lao động trong quá trình thực hiện công việc.
Ba nhóm chức năng trên đều có vai trò rất quan trọng, không một chức năng nào được phép coi nhẹ, hay coi trọng hơn, chức năng thu hút nguồn nhân lực sẽ là cơ sở tiền đề cho chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, bên cạnh đó hai chức năng này cũng sẽ là cơ sở cho duy trì và phát triển các quan hệ lao động Do vậy, trong quản lý nhân lực không được coi nhẹ hay quan trọng hoá bất kể một nội dung nào mà phải chú ý giải quyết tốt tất cả các nội dung trên Với mỗi nội dung đòi hỏi phải có phương pháp tiếp cận khoa học linh hoat.
Vai trò và ý nghĩa của quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực giữ vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà quản trị, lãnh đạo quan tâm lưu ý
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp buộc phải coi trọng yếu tố con người, coi con người là yếu tố hàng đầu quyết định đến thành công của doanh nghiệp đó Việc tìm đúng người để giao việc, hay đúng cương vị…quả không phải là dễ
Quản lý nhân sự tốt giúp các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác, biết cách đặt câu hỏi, lắng nghe, tìm ra ngôn ngữ chung với nhân viên, biết nhạy cảm với nhân viên, biết đánh giá nhân viên một cách tốt nhất, biết cách lôi kéo nhân viên say mê với công việc và tránh được các sai lầm trong việc tuyển chọn và sử dụng lao động, nâng cao chất lượng công việc, nâng cao hiệu quả tổ chức
Mặc khác, cùng với sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng, do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong bộ máy tổ chức nhằm đạt hiệu quả tốt nhất đang được mọi giới quan tâm.
Phân tích công việc
2.1 Khái niệm phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc, đồng thời là quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể
2.2 Nội dung của phân tích công việc
2.2.1 Những thông tin cần thu thập:
- Thu thập các thông tin liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm để thực hiện công việc.
- Các thông tin có liên quan đến mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc ví dụ: công việc báo cáo cho ai, giao việc cho ai vv…
- Điều kiện thực hiện công việc: các trang thiết bị cần thiết để thực hiện công việc, các điều kiện vệ sinh môi trường: ánh sáng, độ bụi, độ ồn,vv…
- Thu thập tất cả các thông tin liên quan đến yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: trình độ, tuổi, thâm niên, kinh nghiệm, kỹ năng làm việc, quan điểm, các đặc điểm cá nhân khác khi thực hiện công việc.
- Thu thập các tiêu chí, tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá sự hoàn thành công việc
2.2.2 Kết quả phân tích công việc
Kết quả của phân tích công việc bao gồm ba văn bản sau:
- Bản mô tả công việc: là một văn bản hoặc một phần văn bản giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, các mối quan hệ và điều kiện thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc gồm ba phần:
Phần giới thiệu công việc gồm có tên công việc, tên chức danh công việc, mã số công việc, bộ phận phòng ban, người lãnh đạo trực tiếp, mức lương, mục đích và tầm quan trọng của công việc.
Phần tóm tắt các nhiệm vụ và các trách nhiệm của công việc: các nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phụ, các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc, quyền hạn và trách nhiệm trong quá trình thực hiện công việc.
Mô tả các điều kiện làm việc: Các trang thiết bị làm việc cần thiết, điều kiện vệ sinh môi trường: tư thế làm việc, các yếu tố của môi trường: độ ồn, độ bụi vv…
- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: là bản giải thích về những yêu cầu mà công việc đặt ra đối với người thực hiện về kiến thức, kĩ năng, g….Ví dụ để hoàn thành công việc kế toán trưởng thì yêu cầu công việc đối với người nhân viên kế toán là phải có trình độ đại học, chuyên ngành kế toán, 3 năm kinh nghiệm làm kế toán tổng hợp, độ tuổi trên 30,…
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là văn bản giải thích các tiêu chí, tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá sự hoàn thành công việc của người lao động về số lượng, chất lượng.
Ví dụ: Để đánh giá sự hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng có thể sử dụng tiêu chí doanh số bán kết hợp với sự phàn nàn của khách hàng về chất lượng dịch vụ.
2.3 Phân tích công việc là công cụ của quản trị nhân lực
Phân tích công việc là công cụ của quản trị nhân lực vì nó được sử dụng trong hầu hết các hoạt động quản trị nhân lực Phân tích công việc thực hiện tốt sẽ là tạo điều kiện để thực hiện quản trị nhân lực tốt, giúp cho người lao động hiểu rõ hơn công việc của mình, hiểu rõ hơn trách nhiệm mà họ phải đảm nhiệm trong quá trình thực hiện công việc Đồng thời, phân tích công việc giúp cho người lao động hiểu rõ những kì vọng hay mong muốn của người lãnh đạo đối với bản thân người lao động từ đó họ có định hướng hoàn thành công việc.
2.3.1 Phân tích công việc được sử dụng trong công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược nguồn nhân lực Kế hoạch hoá nhân lực có thể hiểu một cách đơn giản là quá trình xác định nhu cầu về lao động để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức Do vậy, muốn thực hiện được kế hoạch hoá nhân lực thì tất yếu phải có công tác phân tích công việc.
Xuất phát từ bản mô tả công việc, các nhà quản trị nhân sự sẽ biết được mỗi công việc cần lao động như thế nào, số lượng lao động đáp ứng cho từng công việc, yêu cầu của lao động đó như thế nào để có kế hoạch thu hút nguồn lao động hợp lý, công việc nào dư thừa lao động và những ai không có khả năng đáp ứng được yêu cầu của công việc để có biện pháp khắc phục bằng cách đào tạo lại, thuyên chuyển hay sa thải…
2.3.2 Phân tích công việc và hoạt động tuyển dụng
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau đến nộp đơn, đăng kí tìm việc làm và lựa chọn trong số họ những người phù hợp nhất với công việc Vậy, muốn biết người lao động như thế nào thì phù hợp với công việc phải dựa trên bản phân tích công việc Bản mô tả công việc được sử dụng để nêu ra các vị trí cần tuyển, giới thiệu tóm tắt các nhiệm vụ, quyền hạn, các điều kiện làm việc của vị trí cần tuyển cho người lao động biết và thu hút những ai thích làm công việc đó ứng tuyển Để hạn chế số người ứng tuyển và tìm người cho phù hợp thì bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện sẽ cho người lao động những điều kiện cần phải có để có thể làm được công việc đó, do đó sẽ hạn chế được một số lượng lớn ứng cử viên không đủ tiêu chuẩn đến ứng tuyển nên tiết kiệm được thời gian và chi phí tuyển dụng.
2.3.3 Phân tích công việc và hoạt động đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
Mối quan hệ giữa phân tích công việc đánh giá thực hiện công việc nâng
có dựa trên các tiêu thức của phân tích công việc, thì các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc mới chính xác, phù hợp, khách quan và không mang tính chủ quan của nhà quản lý Đồng thời qua quá trình đánh giá thực hiện công việc, những điểm bất hợp lý sẽ được khắc phục qua việc thiết kế lại công việc.
Ví dụ qua kết quả của đánh giá thực hiện công việc, nhà quản lý thấy nhân viên đó hoàn thành công việc với mức trung bình Nhà quản lý sẽ xem xét lại năng lực, trình độ, kinh nghiệm của nhân viên đó từ đó xem công việc giao cho nhân viên đó đã hợp lý chưa và đặc biệt công việc đó có phù hợp với họ không bởi vì giao công việc không phù hợp với mỗi người lao động sẽ dẫn đến người đó vừa không thể phát huy năng lực, sở trường của bản thân, vừa thấy không thoải mái, bị ức chế cho nên không thể hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất được.
Phân tích công việc thực hiện tốt và chính xác sẽ là điều kiện tốt cho các hoạt động quản trị nhân lực khác được thực hiện tốt Điều này có thể thấy rõ thông qua mối quan hệ giữa phân tích công việc với các hoạt động quản trị nhân lực ở phần 2.3 của chương 1 Trong khi đó, đánh giá thực hiện công việc sẽ giúp cho nhà quản lý điều chỉnh lại các vấn đề bất cấp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự Như vậy cả hai hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc sẽ là những hoạt động cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH THỰC PHẨM THÔNG TẤN
Giới thiệu chung về công ty
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tháng 5 – 1994 thành lập cơ sở thực phẩm Thông Tấn do Bà Đào Thị Quyên làm giám đốc phân xưởng tại số 5 tổ 34, thị trấn Cầu Diễn, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội với mục đích sản xuất và chế biến các sản phẩm thực phẩm Cơ sở sản xuất phải đi thuê ở nhiều nơi: Thái Bình, Tân Mai, liên kết với các trường học như trường trung học thực phẩm Sóc Sơn để chế biến sản phẩm Điều này gây rất nhiều khó khăn cho công ty, việc quản lý và kinh doanh không thuận lợi
Từ năm 1995 đến năm 2000, công ty liên tục xuất khẩu các sản phẩm nông sản ra nước ngoài nhưng phần lớn vẫn là qua uỷ thác ( phải qua một số công ty khác vì công ty chưa có tư cách pháp nhân ) Do vậy ảnh hưởng lớn kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Trước tình hình đó 30/10/2000, CÔNG TY TNHH THỰC PHẨM THÔNG TẤN ( Tên giao dịch là: THONG TAN FOODSTUFF COMPANY LIMITED, viết tắt là TT CO., LTD) được thành lập theo giấy phép số
0102001380 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội, ông Nguyễn Văn Tấn làm giám đốc công ty với mục đích thương mại và chế biến các sản phẩm nông sản ( rau- củ - quả- muối chua - ngọt)
Sản phẩm của THÔNG TẤN không những được biết đến và ưa chuộng từ nhiều năm nay ở thị trường trong nước và nhiều nước khác trên thế giới như: Mỹ, Nga, Pháp, Tiệp Khắc, Balan, Đức, Bulgari, Rumani, Mông Cổ Nhờ vào nguồn Rau - Củ - Quả phong phú của Việt Nam mà công ty thực phẩm Thông Tấn đã không ngừng nghiên cứu để đưa ra những sản phẩm
Phó giám đốc sản xuất
Phó giám đốc kinh doanh
Phó giám đốc tài chính chất lượng cao với nhiều mẫu mã đa dạng Sản phẩm của công ty mang đậm bản sắc văn hoá ẩm thực dân gian Việt Nam, phù hợp với khẩu vị của người tiêu dùng và đảm bảo tính an toàn thực phẩm
Cơ cấu tổ chức của công ty:
- Giám đốc: Nguyễn Văn Tấn
Chức năng: quản lý toàn bộ hoạt động của công ty.
- Phó giám đốc sản xuất: Đào Thị Quyên
Chức năng: tổ chức quá trình sản xuất sản phẩm, tổ chức lao động khoa học và lao động tiền lương
- Phó giám đốc kinh doanh xuất nhập khẩu: Nguyễn Thị Quý Linh Chức năng: phụ trách về kinh doanh xuất nhập khẩu, marketing,
- Phó giám đốc: Nguyễn Văn Thông
Chức năng: phụ trách về tài chính, kế toán
Công ty có một phòng làm việc dành cho giám đốc, một phòng hành chính dành cho tất cả các nhân viên văn phòng và một xưởng sản xuất do phó giám đốc sản xuất phụ trách.
Nhận xét: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty là sơ đồ cơ cấu theo chức năng, khá đơn giản Điều này phù hợp với quy mô của công ty.
- Buôn bán nguyên liệu, vật tư thiết bị phục vụ ngành nông nghiệp và ngành thực phẩm
- Buôn bán tư liệu tiêu dùng ( chủ yếu là hàng thủ công mỹ nghệ, đồ dùng bằng gỗ, sành sứ, hàng bông vải sợi )
- Đại lý mua, đại lý bán, kí gửi hàng hoá ( chủ yếu là hàng thực phẩm)
- Buôn bán hàng nông sản, lâm sản, hải sản
- Sản xuất chế biến hàng nông sản, lâm sản, thuỷ hải sản
- Cho thuê văn phòng, kho bãi, cửa hàng và nhà ở
- Kinh doanh bất động sản
- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, nhà hàng và các dịch vụ phục vụ khách du lịch ( không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar)
- Kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại
1.3 Mục tiêu của công ty và khách hàng mục tiêu
Mục tiêu của công ty là ngày càng mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm nông sản, phát triển mạnh thương mại, đặc biệt là cung cấp các dịch vụ xuất nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác, kinh doanh bất động sản
Khách hàng mục tiêu hiện nay của công ty là các công ty nước ngoài, và các siêu thị trong nước Các sản phẩm thực phẩm nông sản công ty chủ yếu là xuất ra nước ngoài, phục vụ người Việt Nam ở các nước như: Đức, Nga, Pháp,
1.4 Đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ
1.4.1 Sản phẩm thực phẩm nông sản
Công ty sản xuất và cung cấp các sản phẩm nông sản đa dạng Các sản phẩm nông sản của công ty không chỉ đáp ứng nhu cầu của thị trường trong nước, mà còn xuất khẩu sang nhiều nước trên thế giới Các sản phẩm thường có giá trị nhỏ, chủ yếu là làm thủ công.
Một số các sản phẩm thực phẩm chính của công ty và đặc điểm kĩ thuật
Nguyên liệu và phụ gia được sử dụng gồm có: cà, dấm, muối, tỏi
Dưa cải cắt khúc túi 1kg
Dưa cải kim chi 500gr
Dưa cải muối cả cây
Dưa chuột bao tử dầm dấm
Dưa chuột to dầm dấm
Nguyên liệu và phụ gia được sử dụng gồm có: dưa chuột, đường, muối, tỏi
Nguyên liệu và phụ gia được sử dụng gồm có: dưa chuột, đường, muối, tỏi
Măng củ tươi tự nhiên đóng túi 1kg, 500gr, 350gr, đóng thùng
Măng khô ăn liền 450gr
Măng lá tươi tự nhiên 350gr, đóng lon A10, đóng thùng ( 12kg/1 thùng)
Nguyên liệu và phụ gia được sử dụng gồm có: măng, đường, dấm, ớt
Ớt chỉ thiên dầm dấm lọ 240 ml,540 ml, 720 ml,
Ớt đỏ dầm dấm 240 ml,540 ml, 720 ml
Ớt vàng dầm dấm 240 ml,540 ml, 720 ml
Nguyên liệu và phụ gia được sử dụng gồm có: ớt, đường, muối, dấm
- Các sản phẩm nông sản khô như: bánh đa cua, bánh đa nem, bánh phở,miến dong các loại, hành khô, lạc nhân, bún khô, bún riêu cua, nếp cái hoa vàng, gạo Thái, nấm hương, mục nhĩ Các sản phẩm này công ty nhập từ các hộ nông dân và các công ty khác phần lớn xuất khẩu sang thị trường nước ngoài, và các siêu thị trong nước.
Hơn nữa, tuỳ theo thời vụ, công ty còn có các sản phẩm rau xanh ( hành, rau cải, rau thơm,rau muống,rau bắp cải ), hoa quả tươi ( ví dụ vải thiều ) xuất khẩu.
Công ty cung cấp các dịch vụ xuất nhập khẩu trực tiếp và qua uỷ thác, các dịch vụ cho thuê văn phòng và nhà xưởng.
1.5 Đặc điểm của công nghệ và quy trình sản xuất sản phẩm
Hiện tại công ty chỉ có một máy ép mí bán tự động, một máy dán ni long bán tự động, một bếp ga dùng để tiệt trùng sản phẩm Công ty chủ yếu sử dụng lao động thủ công.
Nhìn chung, công ty chưa có dây chuyền sản xuất hiện đại Số thiết bị và phương tiện này chỉ đủ tạm sử dụng trong thời gian trước mắt.
Sơ đồ quy trình chế biên các sản phẩm nông sản đóng hộp
Sản phẩm nông sản sau khi được nhập từ các vùng nguyên liệu về sẽ được chọn, phân loại, rửa sạch Tuỳ từng loại sản phẩm sẽ có các bước sơ chế tiếp theo cho phù hợp Ví dụ: dưa chuột bao tử sau khi rửa sạch sẽ được trần qua nước sôi, măng sau khi rửa sạch sẽ đem cắt tỉa và ngâm trong một khoảng thời gian nhất định tuỳ từng loại măng.
Thực trạng công tác quản trị nhân lực tại công ty
Công ty không có phòng tổ chức lao động tiền lương riêng biệt Giám đốc và các phó giám đốc sẽ cùng thực hiện các chức năng của quản trị nhân lực và tổ chức lao động khoa học, trong đó phó giám đốc sản xuất chịu trách nhiệm chính Công tác tổ chức lao động khoa học hoàn toàn thuộc chức năng của phó giám đốc sản xuất
Công ty không có phòng tổ chức lao động tiền lương là hoàn toàn hợp lý Vì quy mô của công ty nhỏ, không cần thiết phải có một phòng riêng để tổ chức lao động tiền lương
Một số khó khăn trong thực hiện phân tích công việc tại công ty
- Công ty không có cán bộ nhân sự chuyên biệt
- Công tác phân tích công việc chưa được thực hiện bằng văn bản cụ thể
- Công ty chưa hiểu rõ công tác phân tích công việc và tầm quan trọng của phân tích công việc ………
Thực trạng công tác phân tích công việc tại công ty
Thường là đầu tháng, công ty có họp giao ban để nói qua về công việc chính của từng nhân viên bao gồm: nội dung công việc, trách nhiệm…nhưng chưa thể hiện trên văn bản nên người lao động sẽ khó hiểu rõ và làm tốt của công việc của mình
Nhà lãnh đạo giao công việc cho người lao động không qua văn bản, người lao động nhiều khi không hiểu rõ công việc của mình, các trách nhiệm, nhiệm vụ nhưng không dám hỏi lại vì ngại hoặc là sợ lãnh đạo không đánh giá cao, lãnh đạo nghĩ người lao động chậm hiểu Về phía nhà lãnh đạo, do không có văn bản cụ thể nên các công việc giao cho người lao động dễ bị chồng chéo Nhiều khi người lao động phải làm nhiều việc cùng một lúc nên hiệu quả làm việc không cao
Ngoài ra, tại công ty, các nhân viên thường bị nhiều lãnh đạo cấp trên giao việc cùng một lúc Điều này dẫn đến hiện tượng chồng chéo trong làm việc, nhân viên khó có thể hoàn thành tốt cùng một lúc tất cả các nhiệm vụ được.
2.2 Kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực theo công ty là xác định nhu cầu nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức
Công ty TNHH thực phẩm Thông Tấn dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, mà cụ thể là số hợp đồng kí được với các công ty nước ngoài để xác định vùng nguyên liệu, mặt hàng nào sẽ được sản xuất nhiều Sau đó, dựa trên số lượng sản phẩm của các mặt hàng, công ty sẽ dự tính số lao động cần thiết.
Công ty chỉ xác định kế hoạch nguồn nhân lực ngắn hạn, theo từng thời vụ trong năm, chứ không xây dựng kế hoạch trung hạn và dài hạn Điều này là do đặc điểm của sản lượng nông sản thường xuyên biến động thất thường theo thời tiết, nên không thể dự báo được sản lượng hoa màu trong thời gian dài.
Một năm công ty có hai thời vụ chính: vụ xuân hè và thu đông, ứng với hai vụ đó sẽ có kế hoạch nguồn nhân lực cho từng thời vụ một Dựa theo kinh nghiệm sản xuất nhiều năm, công ty tính số lao động cần thiết để hoàn thành khối lượng sản phẩm theo đơn đặt hàng, tức là xác định cầu lao động ngắn hạn Công ty không xác định cung nhân lực kể cả cung ngắn hạn Vì công ty cho rằng : lao động để sản xuất chế biến sản phẩm không cần phải có tay nghề cao, rất dễ tìm kiếm trên thị trường, dễ huy động Chính điều đó nhiều khi đã gây nên thiếu lao động, buộc công ty phải tăng ca kíp để sản xuất kịp tiến độ, gây ảnh hưởng đến sức khoẻ của người lao động
Số sản phẩm cần sản xuất trong một thời vụ được xác định dựa trên hợp đồng kí được cộng với 30% số sản phẩm dành cho khách vãng lai Sau đó công ty dựa theo kinh nghiệm sẵn có: cứ 15 người làm việc trong 10 ngày thì sẽ được một công hàng, để tính toán số lao động cần thiết, tức là xác định cầu nhân lực ngắn hạn.
2.3 Tuyển dụng và bố trí nhân lực Đối với lao động gián tiếp, nếu thiếu lao động, công ty sẽ tuyển thêm nhân viên chủ yếu qua sự giới thiệu của người quen, nhân viên trong công ty. Điều này có lợi ở chỗ, công ty sẽ biết về nhân viên định tuyển một cách rõ ràng và chính xác hơn, hơn nữa điều đó tạo cho công ty lòng tin vào nhân viên và sự đảm bảo từ người giới thiệu Công ty nếu có đăng thông tin tuyển dụng trên mạng internet thường không đăng trên các trang web được nhiều người biết đến bởi đăng tin trên các trang web đó chi phí lớn
Làm như vậy tiết kiệm chi phí tuyển dụng, nhưng sẽ khó tìm kiếm, thu hút được các nhân tài, những người lao động giỏi, có khả năng hoàn thành công việc tốt Công ty ít đăng quảng cáo tuyển dụng trên báo, hay các phương tiện thông tin đại chúng khác Đối với lao động trực tiếp, các công nhân sản xuất theo thời vụ, công ty tuyển công nhân qua trường đào tạo, các vùng nông thôn, công nhân nhàn rỗi của các nhà máy, qua báo mua bán với chi phí thấp Từ nhiều năm nay, công ty luôn có mối liên hệ chặt chẽ với trường trung cấp lương thực thực phẩm Sóc Sơn, huyện Sóc Sơn, Hà Nội Khi công ty cần lao động theo thời vụ, trường sẽ cung cấp số lao động theo nhu cầu của công ty Những lao động này đã được nhà trường tuyển chọn kĩ lưỡng qua kết quả học tập Với các vùng nông thôn, công ty làm việc với chính quyền để thu hút lao động Do đặc điểm sản xuất sản phẩm là đơn giản, lao động thủ công không cần trình độ chuyên môn nên nhiều lao động phổ thông ở các vùng nông thôn đã được công ty thuê theo thời vụ Công ty cũng tận dụng nguồn lao động nhàn rỗi từ các nhà máy như nhà máy chế biến các sản phẩm đông lạnh ở Cầu Diễn Điều này rất tốt, người lao động vừa có việc làm, có thu nhập, mà công ty lại có lao động có tay nghề và kinh nghiệm.
Tuy nhiên, lao động thời vụ này có hạn chế là: sau khi lao động làm hết công việc theo thời vụ, đa phần lao động sẽ đi tìm những công việc khác để kiếm sống, không quay trở lại công ty nữa
Sau khi tuyển được số công nhân sản xuất theo dự tính, phó giám đốc phụ trách sản xuất sẽ chia số lao động theo từng tổ: tổ 1: làm nguyên liệu, cắt thô; tổ 2: luộc trần, đóng lon Tổ 3: thành phẩm sau bảo ôn, rán tem mác Mỗi tổ sẽ có các công nhân lành nghề, đã làm việc một thời gian dài cho công ty hướng dẫn kèm cặp những công nhân mới Việc kèm cặp này thường chỉ cần trong một đến hai tuần là những công nhân mới hoàn toàn có thể tự làm việc độc lập và cho năng suất cao Những công nhân nào sau một tháng không làm tốt sẽ bị sa thải.
2.4 Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Đối với lao động gián tiếp, làm việc phòng hành chính, nhân viên mới sẽ được nhân viên cấp trên kèm cặp, hướng dẫn để quen và làm tốt công việc. Nếu thấy cần, công ty sẽ tạo điều kiện cho các nhân viên đi học các khoá bồi dưỡng để có thể đảm đương được công việc Ví dụ, do hiện nay thị trường chứng khoán ở Việt Nam khá phát triển, công ty đã cho một số nhân viên đi học các khoá bồi dưỡng về thị trường chứng khoán vào buổi tối Công ty tạo điều kiện cho nhân viên nghỉ làm sớm để có thể theo học được và có phụ cấp đi học. Đối với lao động trực tiếp, công tác đào tạo chỉ được thực hiện với các công nhân mới vào làm việc Thường một năm sẽ có 2 lần, do có 2 thời vụ phải tuyển rất nhiều lao động Phương pháp đào tạo là đào tạo trong công việc, có sự hướng dẫn của công nhân lành nghề Công nhân lành nghề sẽ kèm cặp, hướng dẫn chi tiết và tỉ mỉ cho nhân viên mới để có thể làm tốt công việc Cách đào tạo này công ty ít phải tốn chi phí mà công nhân mới có thể làm việc ngay được cho công ty Do lao động theo thời vụ, nên công nhân sản xuất ít có điều kiện được phát triển, tạo điều kiện đi học.
Các hình thức tạo động lực của công ty:
- Tăng lương Đối với những công nhân sản xuất trực tiếp, công ty sẽ tăng 10% lương nếu công nhân thoả mãn các tiêu chuẩn sau:
Đạt tiêu chuẩn chất lượng công việc Chất lượng công việc được các nhà lãnh đạo phổ biến cho người lao động từ khi bắt đầu vào làm việc cho công ty Mỗi một công việc sẽ có tiêu chuẩn riêng và sẽ được phổ biến tỉ mỉ cho người lao động hiểu.
Chấp hành các quy định của công ty
Nhận xét về công tác quản trị tại công ty
3 Nhận xét về công tác quản trị nhân lực tại công ty
Mặc dù thành lập chưa lâu nhưng Công ty TNHH thực phẩm Thông Tấn đã nhận thức được tầm quan trọng của quản trị nhân lực Công ty đã thực hiện được một số hoạt động quản trị nhân lực chủ yếu như tuyển dụng, thù lao lao động, kế hoạch hoá nhân lực, đào tạo và phát triển nhân lực.
Công ty có thưởng và khuyến khích vật chất cho người lao động Điều này thể hiện sự quan tâm của công ty tới người lao động Đối với những nhân viên hoàn thành công việc tốt, công ty có chế độ tăng 10% lương Điều này kích thích người lao động hăng hái làm việc, hoàn thành tốt công việc được giao.
Những công nhân sản xuất mới vào làm việc trong công ty, được công ty khám sức khỏe, hướng dẫn và chỉ bảo tận tình giúp công nhân nhanh chóng hiểu và làm tốt công việc.
Bên cạnh các mặt làm được còn tồn tại không ít những mặt chưa làm được đòi hỏi công ty cần khắc phục.
Hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc là nền tảng của tất cả các hoạt động nhân sự khác thì vẫn chưa được chú ý và thực hiện cho nên dẫn đến chưa tạo động lực và khuyến khích người lao động làm việc lâu dài và cống hiến hết mình cho công ty
Công tác giao việc vẫn còn chồng chéo và chưa cụ thể.
Công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực mới chỉ thực hiện được trong ngắn hạn Công ty chưa xác định được nguồn lao động trung và dài hạn, khi thời vụ dễ bị thiếu người lao động.
Lao động trực tiếp phần lớn làm việc sau một thời vụ, lại chuyển đến nơi khác, ít quay lại.
Lao động gián tiếp sau một thời gian thử việc vài tháng, khi đã có khả năng làm việc độc lập lại chuyển đi nơi khác, dẫn đến rất tốn kém chi phí cả về tiền bạc và thời gian, thường xuyên phải tuyển nhân viên thay thế cho nên hiệu quả làm việc không cao.
Mức lương trả cho người lao động so với thực tiễn trên thị trường lao động vẫn ở mức thấp, chưa khuyến khích người lao động làm việc tốt Mặc dù, công ty có chính sách tăng lương 10% cho nhân viên đạt các tiêu chuẩn đề ra nhưng chính sách đó vẫn chưa khả thi, vẫn mang tính chủ quan của nhà lãnh đạo Đối với những nhân viên hay phải đi lại nhiều bằng xe máy như nhân viên marketing, nhân viên kinh doanh công ty không có phụ cấp xăng xe, phụ cấp đi lại ( uống nước, gửi xe…)
Người lao động hầu hết không được đóng bảo hiểm xã hội Công ty cần khắc phục hạn chế này.
Công ty có nhiều chế độ khen thưởng vật chất cho người lao động, tuy nhiên chưa có các hình thức khuyến khích tinh thần Khuyến khích tinh thần như tổ chức tham quan, các cuộc vui chơi…sẽ tăng tinh thần đoàn kết của các nhân viên, người lao động sau các cuộc vui chơi tinh thần thoải mái sẽ nâng cao hiệu quả làm việc hơn.
3.3 Nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên
Mặc dù công ty đã quan tâm đến các hoạt động quản trị nhân lực nhưng do quy mô nhỏ, công ty không có cán bộ nhân sự chuyên biệt được đào tạo về nhân sự do đó các hoạt động quản trị nhân lực chưa được thực hiện có hệ thống và hoàn chỉnh.
Hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc là nền tảng của tất cả các hoạt động nhân sự khác thì vẫn chưa được chú ý và thực hiện bằng văn bản một cách hệ thống và hoàn chỉnh Chính điều này làm cho các hoạt động khác khi thực hiện vẫn còn nhiều điều bất cập, hạn chế.
Môi trường làm việc chưa chuyên nghiệp, một nhân viên phải làm rất nhiều công việc khác nhau, trong khi đó tâm lý của người lao động bao giờ cũng thích làm việc trong môi trường chuyên nghiệp và đúng ngành nghề mà họ yêu thích và mong muốn làm.
Do không có hoạt động phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc thực hiện bài bản, hệ thống, mức lương trả cho người lao động vẫn ở mức trung bình so với trên thị trường lao động, người lao động làm thêm không được trả thêm lương vì mức lương của công ty áp dụng đối với nhân viên lao động gián tiếp tính theo ngày,công ty có đề ra các chế độ khuyến khích nhưng thực hiện vẫn còn hạn chế do đó người lao động sẽ không thích làm việc lâu dài cho công ty.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH THỰC PHẨM THÔNG TẤN
Hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công tác
Trên cơ sở kết quả của phân tích công việc, tôi xin đề xuất biện pháp hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc như sau:
2.1 Xác định rõ mục tiêu đánh giá thực hiện công việc
Việc đánh giá bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc Nhà lãnh đạo cần xác định các công việc, các kết quả nào cần đánh giá và các yếu tố này liên hệ với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào Công ty Thông Tấn với mục tiêu đánh giá là để trả lương, khen thưởng, khuyến khích người lao động làm việc tích cực thì mục tiêu đánh giá tập trung vào khối lượng công việc, chất lượng công việc, ý thức chấp hành kỉ luật, nhiệt tình trong công việc,
2.2 Lựa chọn phương pháp đánh giá:
Trên cơ sở mục tiêu đánh giá, ta sẽ tiến hành lựa chọn phương pháp đánh giá Với mục tiêu của công ty là trả lương, thưởng, khuyến khích …thì phương pháp đánh giá tốt nhất là phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ Dựa trên các nhiệm vụ và các tiêu chuẩn thực hiện công việc của bản phân tích công việc của từng nhân viên sẽ thiết lập bảng đánh giá cho phù hợp
MẪU BẢN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
STT Nhiệm vụ, tiêu chuẩn hành vi, tiêu chuẩn thực hiện công việc
Hệ số ( tầm quan trọng )
Tổng điểm bình quân =Tổng/N
Căn cứ vào tổng điểm bình quân tiến hành xếp loại: loại xuất sắc, hoàn thành tốt, hoàn thành, cần cố gắng ( trung bình) và không hoàn thành (kém).
2.3 Xác định chu kì đánh giá:
Do đặc điểm của công ty sản xuất theo mùa vụ nên việc đánh giá sẽ được thực hiện khi kết thúc vụ xuân hè và vụ thu đông tức là một năm thực hiện đánh giá hai lần vào cuối tháng 5 âm lịch và cuối tháng 11 âm lịch.
2.4 Lựa chọn người đánh giá:
Do công ty có quy mô nhỏ do đó giám đốc và các phó giám đốc sẽ thực hiện đánh giá
2.5 Đào tạo người đánh giá:
Giám đốc sẽ đọc các tài liệu, văn bản hướng dẫn đánh giá về quy trình, tiêu thức, cách thức đánh giá, mẫu văn bản đánh giá Giám đốc sẽ nghiên cứu và thực hiện việc đánh giá.
Nhà lãnh đạo trên cơ sở các kết quả đánh giá sẽ tìm cách tiếp cận phù hợp với từng loại lao động để đạt được mục tiêu đã đề ra Nhà lãnh đạo lựa chọn địa điểm và thời gian phỏng vấn để thông báo trước cho người lao động Khi tiến hành phỏng vấn: quy tắc cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động là Khen – chê – khen, phải nhấn mạnh những ưu điểm của người lao động trong quá trình thực hiện công việc, tuyệt đối tránh thái độ phê phán đối với người lao động
Nhà lãnh đạo có thể áp dụng một trong ba cách tiếp cận sau tuỳ thuộc vào từng nhân viên:
- Kể (trình bày) và thuyết phục
- Trình bày ( nhận xét) và lắng nghe
Chú ý khi thực hiện phỏng vấn
- Chú trọng đến các hành vi thực hiện công việc mà không chú trọng đến các đặc điểm thuộc về nhân cách
- Tránh phê phán, tranh cãi với người lao động vì phỏng vấn nhằm mục tiêu hoàn thiện công việc chứ không phải để kỉ luật lao động.
Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc là nền tảng để nâng
Cùng với kết quả của Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc, công ty sẽ hoàn thiện các hoạt động quản trị nhân lực khác nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, khuyến khích người lao động cống hiến hết mình cho công việc.
3.1 Tuyển dụng và bố trí nhân sự
Tuyển dụng có vai trò rất quan trọng nhằm đáp ứng số lao động cần thiết cho công ty Sau khi xây dựng xong bản phân tích công việc cho các công việc, nhà lãnh đạo dựa vào các bản phân tích công việc đó để tiến hành tuyển các nhân viên phù hợp với công việc Chỉ những người lao động nào có đủ tiêu chuẩn theo bản yêu cầu của người thực hiện công việc mới được tuyển. Các thông tin trên bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được sử dụng để đăng tin tuyển dụng trên các báo, tạp chí, trên mạng tuyển dụng…Với công nhân sản xuất, nhà lãnh đạo có thể gửi thông tin trên các bản kết quả của phân tích công việc đến các trường đào tạo nghề, các trung tâm môi giới việc làm để tuyển công nhân cho phù hợp với công việc.
Dựa trên kết quả đánh giá thực hiện công việc, những nhân viên hoàn thành công việc kém, sau khi phỏng vấn đánh giá nếu thấy nhân viên đó không phù hợp với công việc được giao, nhà lãnh đạo có thể thay đổi công việc cho họ, để họ có thể hoàn thành công việc tốt hơn Những nhân viên không đủ tiêu chuẩn thực hiện công việc và kết quả đánh giá thực hiện công việc có thể cho họ nghỉ việc để tuyển người khác.
3.2 Công tác đào tạo và phát triển nhân lực
Dựa vào bản mô tả công việc, đối với lao động gián tiếp, nhân viên mới sẽ được các nhân viên và các nhà lãnh đạo hướng dẫn, giải thích để hoàn thành các nhiệm vụ Nhân viên mới nhờ có bản phân tích công việc sẽ hiểu rõ công việc của mình cho nên hạn chế sự bỡ ngỡ, sai sót trong khi làm việc.Một số nhân viên mới khi được tuyển nếu thiếu một số yêu cầu so với bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện đề ra nhưng vẫn được tuyển vào công ty thì có thể tự khắc phục bằng cách đi học bồi dưỡng thêm, hoặc nhà lãnh đạo cử đi học…
Kết thúc mỗi thời vụ sản xuất của công ty, dựa trên kết quả đánh giá thực hiện công việc, với những nhân viên hoàn thành công việc với kết quả kém, nhưng nhà lãnh đạo nhận thấy họ có ý chí vươn lên, luôn muốn học hỏi, trung thực, nhiệt tình… thì có thể đào tạo, bồi dưỡng thêm, cử đi học để họ có thể hoàn thành công việc tốt hơn Còn với những nhân viên đã hoàn thành công việc với kết quả kém nhưng các tiêu chuẩn hành vi đạo đức không thể chấp nhận được thì có thể loại bỏ ngay Đối với những nhân viên có kết quả đánh giá thực hiện công việc tốt và xuất sắc, ngoài tăng lương, khen thưởng nhà lãnh đạo có thể cử họ đi học thêm các lớp bồi dưỡng để tạo cơ hội cho họ thăng tiến làm các chức vụ quan trọng của công ty.
3.3 Tạo động lực cho người lao động
Nhà lãnh đạo khi thấy người lao động không muốn làm việc, họ làm việc uể oải, chống đối, không hoàn thành công việc, vi phạm kỉ luật thì không nên trách cứ, phạt hay đuổi việc, họ ngay mà cần tìm hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến các tình trạng trên Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó: công việc đơn điệu, nhàm chán, lương thấp, cơ hội phát triển không có, hoàn cảnh gia đình gặp nhiều khó khăn, môi trường làm việc không phù hợp vv…Từ đó nhà lãnh đạo có biện pháp để thoả mãn, làm như vậy công ty mới giữ lại được những nhân viên tốt, trung thành Nhà lãnh đạo có thể cải thiện một số biện pháp tạo động lực cũ và áp dụng nhiều biện pháp tạo động lực mới nhằm kích thích người lao động khao khát và đem hết nỗ lực của bản thân để đạt được các mục tiêu.
Việc tăng lương 10% cho công nhân sản xuất và nhân viên văn phòng theo các tiêu chí mà công ty đã đề ra là không phù hợp vì các tiêu chí đó chưa rõ ràng, người lao động cũng không hiểu rõ để cố gắng
Nhà lãnh đạo nên căn cứ vào bảng kết quả đánh giá thực hiện công việc của người lao động để quyết định tăng lương Với những nhân viên có số điểm cao, có kết quả tốt và xuất sắc thì nhà lãnh đạo tăng lương cho họ ví dụ nhân viên hoàn thành công việc tốt có thể tăng lương 10%, nhân viên hoàn thành công việc xuất sắc có thể tăng lương 15%.
Cũng tương tự như tăng lương, dựa theo bản đánh giá thực hiện công việc, những nhân viên có các ý kiến sáng tạo, hoàn thành xuất sắc công việc, có các tiêu chuẩn hành vi lao động tốt thì lãnh đạo có thể thưởng vật chất và cả tinh thần ( tiền, quần áo, vé xem phim cho cả gia đình, bộ nồi …)
Kết thúc từng thời vụ, công ty làm ăn thuận lợi, bán được nhiều hàng, doanh thu cao thì công ty nên tổ chức cho tất cả nhân viên đi chơi, liên hoan, picnic…Điều đó vừa thể hiện sự quan tâm của công ty đến các nhân viên, vừa tạo tâm lý vui tươi thích thú, thoải mái cho người lao động sau những ngày làm việc mệt nhọc.
Các biện pháp tạo đông lực như tạo cơ hội đi học, mua nhà trả góp khá tốt nhà lãnh đạo cần duy trì.
Ngoài ra còn rất nhiều biện pháp tạo động lực khác, công ty có thể tuỳ theo tình huống và điều kiện để áp dụng như: áp dụng kĩ thuật công nghệ mới, đáp ứng nhu cầu hiện tại của nhân viên, tăng sự hấp dẫn của công việc,vv…
Thù lao lao động trả cho người lao động nhằm đảm bảo tái sản xuất sức lao động cho người lao động Trả thù lao hợp lý giúp doanh nghiệp giữ chân được lao động tốt, kích thích người lao động làm việc.
Công ty cần căn cứ vào bản mô tả công việc, người lao động phải làm công việc với các nhiệm vụ được giao để tính lương cho hợp lý, mức lương không được quá thấp Nếu mức lương thấp không đủ nuôi sống người lao động, họ sẽ bỏ đi tìm công việc khác gây tốn kém và thiệt hại cho doanh nghiệp cụ thể là tốn chi phí phải tuyển người mới, chi phí và thời gian đào tạo nhân viên mới lại từ đầu Đồng thời sau mỗi thời vụ theo kết quả đánh giá thực hiện công việc công ty cần có chính sách tăng lương cho người lao động hợp lý
Những nhân viên sử dụng phương tiện đi lại trong khi làm việc, công ty nên có phụ cấp đi lại ( xăng xe, uống nước, phí gửi xe khi đi làm việc ). Những nhân viên làm thêm cần có tiền lương làm thêm và phụ cấp làm thêm giờ…Các khoản phụ cấp này trả cho người lao động cùng với mức lương cơ bản, nhưng cần giải thích rõ cho người lao động từng mức phụ cấp
Nhà lãnh đạo cần quan tâm và hỏi ý kiến người lao động xem với mức lương hiện tại họ đã thoả mãn với mức lương đó chưa, họ còn gặp khó khăn như thế nào, và có biện pháp giúp người lao động có được mức lương mà họ mong muốn như là cho họ làm thêm, tăng nhiệm vụ ….