Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại tổng công ty lương thực miền bắc

LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Bá Ngọc - Ngƣời hƣớng dẫn khoa học, nhiệt tình hƣớng dẫn hoàn thành Luận văn Tôi xin trân trọng cảm ơn hỗ trợ quý báu đơn vị, cá nhân trình thu thập tài liệu Tôi cảm ơn đồng nghiệp, bạn học góp ý cho chỉnh sửa, hoàn thiện Luận văn LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn tự thực hoàn thiện dƣới hƣớng dẫn PGS.TS Nguyễn Bá Ngọc Các số liệu sử dụng đề tài hoàn toàn trung thực với thực t , tài liệu tr ch dẫn có nguồn gốc r ràng, Nh ng k t luận khoa học luận văn chƣa đƣợc công bố Hà nội, ngày tháng Tác giả luận văn năm 2016 MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG DANH MỤC SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 10 1.1 Khái niệm nội dung phân t ch công việc 10 1.1.1 Các khái niệm .10 1.1.2 Ý nghĩa phân t ch công việc 10 1.1.3 Nội dung phân t ch công việc 12 1.2 Các thông tin cần thu thập phƣơng pháp thu thập thông tin .17 1.2.1 Các thông tin cần thu thập 17 1.2.2 Các phƣơng pháp thu thập thông tin 17 1.3 Trình tự thực phân t ch công việc 19 1.4 Các y u tố ảnh hƣởng đ n phân t ch công việc .21 1.5.Kinh nghiệm phân t ch công việc số doanh nghiệp .23 1.5.1 Kinh nghiệm số doanh nghiệp .23 1.5.2 Bài học rút cho Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc 27 KẾT LUẬN CHƢƠNG 30 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI TỔNG CÔNG TY LƢƠNG THỰC MIỀN BẮC, PHÂN TÍCH TRƢỜNG HỢP VỚI BAN XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN THỰC PHẨM 31 2.1 Một số khái quát Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc nói chung Ban xuất nhâp nông sản thực phẩm Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc nói riêng 31 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 31 2.1.2 Bộ máy quản lý điều hành Tổng công ty lƣơng thực miền Bắc 33 2.1.3 K t sản xuất kinh doanh Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc 36 2.2.Thực trạng phân t ch công việc Tổng công ty 36 2.2.1.Công tác phân t ch công việc Tổng công ty .36 2.2.2 Phân t ch công việc Ban Xuất Nhập Khẩu Nông sản Thực phẩm 41 2.3 Đánh giá công tác phân t ch công việc Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm thuộc Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc (gọi tắt Ban) 49 2.3.1 Nh ng k t đạt đƣợc 49 2.3.2 Nh ng tồn nguyên nhân 49 KẾT LUẬN CHƢƠNG 54 CHƢƠNG MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI BAN XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN THỰC PHẨM TỔNG CÔNG TY LƢƠNG THỰC MIỀN BẮC .55 3.1 Mục tiêu định hƣớng phát triển Tổng Công ty lƣơng thực miền Bắc .55 3.1.1.Mục đ ch 55 3.1.2 Định hƣớng 55 3.1.3 Vai trò phân t ch công việc mục tiêu phát triển Tổng công ty 56 3.2.Các giải pháp 57 3.2.1 Xác định r vai trò cấp 57 3.2.2 Hoàn thiện nội dung phân t ch công việc áp dụng văn phân t ch công việc vào quản lý nhân 65 3.2.3 Áp dụng văn phân t ch công việc vào quản trị nhân 81 KẾT LUẬN 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Bản mô tả công việc 13 Bảng 1.2: Bản yêu cầu câu việc 14 Bảng 1.3: Bản tiêu chuẩn thực công việc 16 Bảng 1.4: Sơ đồ phân t ch công việc 16 Bảng 2.1: K t sản xuất kinh doanh Tổng công ty 36 Bảng 2.2: Bản phân công nhiệm vụ cho Phòng Tổ chức nhân (thực chất mô tả công việc) 38 Bảng 2.3: Bản phân công nhiệm vụ cho Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm (thực chất mô tả công việc) 44 Bảng 3.1: Bảng hệ thống chức danh công việc 66 Bảng 3.2: Mẫu “Bản Mô tả công việc” .67 Bảng 3.3: Mẫu Bản câu hỏi .70 Bảng 3.4: Bản “Mô tả công việc” cho công việc Nhân viên Nhập nông sản thực phẩm 77 Bảng 3.5: Bản “Mô tả công việc” cho Nhân viên Kỹ sƣ thi t bị 78 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 3.1: Quy trình phân t ch công việc 65 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Ngày vai trò, tầm quan trọng ngƣời tổ chức đƣợc ngƣời, tổ chức thừa nhận Điều đƣợc khẳng định qua công tác quản lý nhân ngày đƣợc đặc biệt quan tâm, coi trọng Con ngƣời y u tố mang t nh quy t định, có t nh sáng tạo, nói: “con ngƣời nguồn lực nguồn lực” Tổ chức hình thành nên ngƣời, vận hành ngƣời, nguồn nhân lực quản lý nguồn lực khác tổ chức, ngƣời y u tố quy t định tồn lên, thành bại tổ chức Tổ chức muốn đạt mục tiêu đề phải gây dựng cho đội ngũ ngƣời lao động phù hợp số lƣợng, chất lƣợng phải tổ chức quản lý ngƣời lao động cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân phải đƣợc thực cho khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi th nguồn nhân lực Phân t ch công việc công việc cần phải bi t cần phải thực cho tốt nhà quản trị nhân sự, hoạt động mang t nh tảng quản lý nhân Phân t ch công việc công cụ để làm tốt nh ng công tác khác quản lý nhân nhƣ: thi t k công việc, k hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động, bố tr lao động, đánh giá thực công việc, thù lao lao động, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, an toàn lao động… Ch nh phân t ch công việc đƣợc coi công cụ quản trị nhân Đối với nƣớc phát triển th giới, quản lý nhân hoạt động đƣợc bi t đ n từ lâu đóng vai trò quan trọng tổ chức, họ ý thức đƣợc tác dụng to lớn phân t ch công việc áp dụng phổ bi n gần trăm năm qua Tuy nhiên nƣớc phát triển, nhƣ Việt Nam nay, phân t ch công việc khái niệm mẻ xa lạ Phần lớn tổ chức Việt Nam chƣa thực thực chƣa đầy đủ công tác phân t ch công việc Nguyên nhân hoạt động quản lý nhân Việt Nam chƣa đƣợc nhận thức đánh giá đắn, tổ chức chƣa hiểu r chất phân t ch công việc, vai trò phân t ch công việc quản lý nhân sự, chƣa có đầu tƣ mức cho công tác Tại Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc, công tác phân t ch công việc có nh ng k t bƣớc đầu nhƣng chƣa đƣợc quan tâm hoàn thiện Ch nh vậy, tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện công tác phân tích công việc Tổng công ty Lương thực miền Bắc” để nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Đề tài nghiên cứu nh ng vấn đề lý luận công tác phân t ch công việc nói chung - Đánh giá thực trạng công tác phân t ch công việc Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc giới hạn Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm, từ đề xuất biện pháp, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân t ch công việc Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác phân t ch công việc Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc - Phạm vi nghiên cứu mặt tổ chức: Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm - Phạm vi nghiên cứu thời gian: Công tác phân t ch công việc Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc giai đoạn 2011 - 2014 Phƣơng pháp nghiên cứu - Luận văn đƣợc thực sở vận dụng tổng hợp phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ phân t ch, so sánh, thống kê, tổng hợp, … Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, k t luận, mục lục, danh mục ch vi t tắt, danh mục bảng biểu, danh mục tài liệu tham khảo, k t cấu phần nội dung luận văn gồm 03 chƣơng: Chƣơng Cơ sở lý luận phân t ch công việc Chƣơng Thực trạng công tác phân t ch công việc Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm Tổng công ty Lƣơng thực miền Bắc Chƣơng Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác phân t ch công việc Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩmTổng công ty Lƣơng thực miền Bắc Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm nội dung phân tích công việc 1.1.1 Các khái niệm Để tìm hiểu khái niệm phân t ch công việc, trƣớc h t ta phải hiểu th công việc Bên cạnh đó, công việc lại đƣợc xây dựng từ khái niệm nhiệm vụ Vậy nhiệm vụ gì? - Nhiệm vụ: Biểu thị hoạt động lao động riêng biệt với t nh mục đ ch cụ thể mà ngƣời lao động phải thực - Công việc: Là tập hợp tất nhiệm vụ đƣợc thực ngƣời lao động tập hợp tất nhiệm vụ giống đƣợc thực số ngƣời lao động - Phân t ch công việc: Là trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin công việc cách có hệ thống nhằm xác định làm r chất công việc (Nguồn: Giáo trình Quản trị Nhân lực, Ths.Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, trƣờng Đại học Kinh t quốc dân) Phân t ch công việc xác định r tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ công việc; phƣơng tiện sử dụng, điều kiện làm việc, yêu cầu ngƣời lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc Tất thông tin đƣợc trình bày văn phân t ch công việc 1.1.2 Ý nghĩa phân tích công việc Phân t ch công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ch cho tổ chức Phân t ch công việc cung cấp nh ng thông tin quan trọng công việc để sử dụng hoạt động quản lý nhân sự, sở để đƣa quy t định nhân đắn a/ Với thiết kế lại công việc Thi t k công việc sử dụng nh ng thông tin mô tả công việc, yêu cầu công việc ngƣời thực để thấy với công việc cụ thể cần 10 Số ngƣời dƣới quyền (n u có): Ngƣời thay th vắng mặt (n u có): Xin Ông (Bà) mô tả tóm tắt công việc Ông (Bà) thực hiện: Nh ng nhiệm vụ mà Ông (Bà) phải thực công việc: (Xin Ông (Bà) vui lòng ghi cụ thể nhiệm vụ, xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần mức độ quan trọng lựa chọn mức độ thường xuyên ghi vào cột “mức độ thường xuyên”: - Hàng ngày - Hàng quý - Hàng tuần - Hàng năm - Hàng tháng - Khác (xin ghi cụ thể, ví dụ: tháng, năm ) Stt Nhiệm vụ Mức độ thƣờng xuyên ………………………………………………… …………………… ………………………………………………… …………………… ………………………………………………… …………………… … ………………………………………………… …………………… Các đối tƣợng Ông (Bà) có mối quan hệ công việc: (Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết chức danh công việc đối tượng, lựa chọn vai trò Ông (Bà) mối quan hệ: - Quản lý, đạo - Phối hợp, hợp tác - Kiểm tra, giám sát - Chấp hành - Cố vấn, giúp đỡ - Đàm phán, thuyết phục - Phục vụ - Vai trò khác (Xin ghi cụ thể)) Phạm vi Chức danh công việc (của đối tƣợng) Vai trò Ông (Bà) Trong Công ty …………………………………………… …………………………………………… …………………………… …………………………… Ngoài Công ty …………………………………………… …………………………………………… …………………………… …………………………… Theo Ông (Bà), công việc Ông (Bà) thực đòi hỏi ngƣời lao động có trình độ đào tạo: 71 (Xin đánh dấu vào ô tương ứng với phương án lựa chọn)  PTTH  Cao đẳng  Sơ cấp  Trung cấp  Đại học  Trên Đại học Theo Ông (Bà), công việc Ông (Bà) thực đòi hỏi ngƣời lao động có ki n thức: (Xin Ông (Bà) vui lòng lựa chọn loại kiến thức ghi vào cột “kiến thức” theo thứ tự ưu tiên giảm dần mức độ cần thiết, đánh dấu vào cột “mức độ hiểu biết” - Kỹ thuật - Kinh tế - Quản lý - Luật - Công nghệ thông tin - Xã hội - Kiến thức khác (Xin ghi cụ thể)) Stt Kiến thức Mức độ hiểu biết Nắm qua Nắm đƣợc Nắm Hiểu biết sâu Theo Ông (Bà), công việc Ông (Bà) thực đòi hỏi ngƣời lao động có kỹ năng: (Xin Ông (Bà) vui lòng lựa chọn loại kỹ ghi vào cột “kỹ năng” thứ tự ưu tiên giảm dần mức độ cần thiết, đánh dấu vào cột “mức theo độ thành thạo” - Ngoại ngữ -Làm việc nhóm - Tin học - Giải vấn đề - Giao tiếp - Soạn tháo văn - Ra định - Kỹ khác (Xin ghi cụ thể)) Stt Kỹ Mức độ thành thạo Biết qua Sử dụng đƣợc 72 Thành thạo Rất thành thạo Theo Ông (Bà), khả cần thi t ngƣời lao động đảm nhận công việc Ông (Bà) thực hiện: (Xin đánh dấu vào ô lựa tương ứng với phương án lựa chọn)  Sáng tạo  Chịu áp lực công việc  Lập k hoạch  Phân t ch, tổng hợp  Lãnh đạo  Xử lý tình  Khả khác Theo Ông (Bà), ngƣời lao động đảm nhận công việc Ông (Bà) thực cần có đặc điểm t nh cách: (Xin đánh dấu vào ô tương ứng với phương án lựa chọn)  Trung thực  Nguyên tắc  Cởi mở, nhiệt tình  Quy t đoán  Bình tĩnh  Khác Theo Ông (Bà), công việc Ông (Bà) thực đòi hỏi ngƣời lao động có kinh nghiệm tối thiểu năm? 10 Xin Ông (Bà) cho bi t loại phƣơng tiện, máy móc, trang thi t bị Ông (Bà) sử dụng trình thực công việc: 11 Theo Ông (Bà) y u tố đặc biệt điều kiện làm việc Ông (Bà) là:  Không có y u tố đặc biệt  Độ ồn  Nhiệt độ Điều kiện không kh  Ánh sáng  Các y u tố khác 12 Theo Ông (Bà), với công việc Ông (Bà) thực hiện, k t thực công việc ngƣời lao động nhƣ th đƣợc coi hoàn thành công việc? Xin chân thành cảm ơn Ông (Bà)! 73 - Phương pháp vấn Cán phân t ch công việc( Cán thuộc Phòng Tổ chức nhân k t hợp với Trƣởng Ban Xuất Nhập Khẩu nông sản thực phẩm) ti n hành vấn ngƣời thực công việc ngƣời giám sát, quản lý trực ti p; ti n hành vấn ngƣời nhóm ngƣời thực công việc để ti t kiệm thời gian Để vấn hiệu quả, cán phân t ch công việc phải có kỹ vấn Cán phân t ch công việc cần: + Chuẩn bị sẵn câu hỏi vấn: cách đặt câu hỏi th ch hợp, x p câu hỏi hợp lý Phỏng vấn thƣờng sử dụng câu hởi mở + Chọn địa điểm vấn yên tĩnh, tránh bị ngƣời khác cắt ngang + Bƣớc vào vấn, tạo bầu không kh thân mật, thoải mái, giải th ch cho ngƣời đƣợc vấn mục đ ch, tầm quan trọng buổi phóng vấn, giới thiệu sơ qua nội dung buổi vấn + Nêu câu hỏi cách r ràng, hƣóng dẫn, gợi ý cho ngƣời đƣợc vấnhiểu trả lời trọng tâm câu hỏi Em xin trình bày mẫu câu hỏi vấn Mẫu câu hỏi vấn Công việc Ông (Bà) thực gì? Ông (Bà) nhân viên phòng, ban Công ty? Trong công việc, Ông (Bà) báo cáo công việc với ai? Ông (Bà) có giám sát, quản lý trực ti p không? Ông (Bà) giám sát, quản lý trực ti p ngƣời? (N u có) Ông (Bà) có ngƣời thay th vắng mặt không? Chức danh công việc ngƣời gì? (N u có) Ông (Bà) mô tả tóm tắt công việc mình? Nh ng nhiệm vụ mà Ông (Bà) thực công việc gì? Ông (Bà) thực nh ng nhiệm vụ nhƣ th nào? 74 Điều kiện, hoàn cảnh thực công việc Ông (Bà) có y u tố đặc biệt không? Đó y u tố gì? (N u có) 10.Ai ngƣời Ông (Bà) có mối quan hệ thực công việc? Chức danh công việc ngƣời đó? Loại quan hệ gi a Ông (Bà) ngƣời đó? 11 Khi thực công việc Ông (Bà) sử dụng phƣơng tiện, máy móc gì? 12 Công việc mà Ông (Bà) thực đòi hỏi ngƣời lao động có trình độ nhƣ th nào? Có chuyên môn đào tạo lĩnh vực gì? 13 Để thực công việc Ông (Bà) thực hiện, ngƣời lao động cần có loại ki n thức gì? Mức độ cần hiểu bi t loại ki n thức? 14 Để hoàn thành công việc Ông (Bà) cần sử dụng nh ng kỹ gì? Mức độ thành thạo kỹ đó? 15 Công việc Ông (Bà) yêu cầu ngƣời lao động phải có nh ng khả năng, tố chất gì? 16 Công việc Ông (Bà) có đòi hỏi ngƣời lao động có kinh nghiệm làm việc không? Bao nhiêu năm? (N u có) 17 Để đƣợc đánh giá hoàn thành công việc, k t thực công việc Ông (Bà) phải nhƣ th khối lƣợng, chất lƣợng, thời gian?  Lao động trực tiếp Lao động trực ti p thƣờng có công việc chân tay, hoạt động lao động biểu nhiều nênd ễ dàng quan sát đƣợc, cán phân t ch công việc nên sử dụng phƣơng pháp quan sát để thu thập thông tin Cán phân t ch công việc thi t k mẫu phi u quan sát, sau trực ti p quan sát trình thực công việc ngƣời lao động ghi chép nh ng thông tin cần thi t theo mẫu phi u Khi quan sát, cán phân t ch công việc cần quan sát theo chu kỳ hoàn chỉnh công việc Một mẫu phi u quan sát thƣờng gồm thông tin: hoạt động ngƣời lao động; k t hoàn thành công việc số lƣợng, thời gian; mối quan hệ công việc; phƣơng tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ sử dụng; điều kiện làm 75 việc Phƣơng pháp quan sát tốn thời gian vào thời điểm cán phân t ch quan sát đƣợc ngƣời lao động, n u Công ty muốn ti t kiệm thời gian, chi phí sử dụng phƣơng pháp tự ghi chép Cán phân t ch thi t k sẵn mục cần ghi chép cho ngƣời lao động, tƣơng tự phi u quan sát, ngƣời lao động tự ghi chép lại thông tin theo mẫu Với hai phƣơng pháp n u cán phân t ch có nh ng thông tin chƣa r , có nh ng chỗ thắc mắc trao đổi, thảo luận với ngƣời lao động để đƣợc giải đáp 3.2.2.4 Tiến hành thu thập thông tin Cán phân t ch công việc cán tham gia công tác phân t ch công việc cần phải đƣợc tập huấn trƣớc phƣơng pháp thu thập, sau áp dụng phƣơng pháp chọn để thu thập thông tin liên quan đ n công việc Trƣớc ti n hành thu thập, cán phân t ch công việcgiải th ch r vai trò, mục đ ch công tác phân t ch công việc việc thu thập thông tin với ngƣời lao động, để nhận đƣợc ủng hộ, hợp tác cung cấp thông tin từ họ Cán phân t ch cần hƣớng dẫn họ cách thức cung cấp thông tin, gợi ý họ trả lời câu hỏi (n u cần thi t) Cán phân t ch công việc xử lý: phân t ch, tổng hợp, phân loại, x p thông tin thu thập đƣợc N u thấy có thông tin chƣa đầy đủ, r ràng cần có biện pháp bổ sung, điều chỉnh, nhƣ thảo luận với ngƣời cung cấp thông tin 3.2.2.5 Xây dựng văn phân tích vị trí công việc Khi có thông tin cần thi t, cán phân t ch công việc ( Cán chuyên trách thuộc phòng Tổ chức nhân thƣờng Phó phòng Tổ chức nhân k t hợp với Trƣởng ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm) với k thợp nh ng ngƣời lao động Ban vi t văn phân t ch công việc hoàn chỉnh theo mẫu “Bản Mô tả công việc” thi t k bƣớc Phần tiêu chuẩn thực công việc,cán phân t ch công việc không trực ti p vi t mà Trƣởng ban vi t 76 phối hợpcủa nh ng ngƣời lao động ban Cán phân t ch công việc có trách nhiệm hƣớng dẫn cách thức vi t, giám sát trình vi t họ Bảng 3.4: Bản “Mô tả công việc” cho công việc Nhân viên Nhập nông sản thực phẩm Tổng Công ty Lƣơng thực miền Bắc BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh công việc: Nhân viên Nhập nông sản thực phẩm Mã số công việc: XNKNSTP-05 Phòng/Ban: Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm Nơi làm việc: Hà Nội Báo cáo cho: Trƣởng ban Số ngƣời dƣời quyền (n u có): Ngƣời thay th vắng mặt (n u có): Ngạch lƣơng: Ngày áp dụng: / /  Mô tả chung công việc: Phụ trách việc lập hợp đồng, thực giao dịch mua nông sản thực phẩm, toán, nhận hàng, đảm bảo chất lƣợng hàng hóa giao dịch  Nhiệm vụ, trách nhiệm - Lập chứng từ theo hợp đồng Trƣởng ban Phó Trƣởng ban phụ trách nhiệm vụ Nhập - Soạn thảo hợp đồng ngoại thƣơng nhập hàng hóa theo phân công Trƣởng ban Phó Trƣởng ban phụ trách nhiệm vụ Nhập - Lập hồ sơ lý hợp đồng theo phân công - Liên hệ với hãng tàu để thực công việc - Làm thủ tục hải quan để nhập hàng hóa - Thực nh ng nhiệm vụ khác Trƣởng ban giao  Quyền hạn - Đƣa ý ki n đóng góp  Các mối quan hệ thực công việc 77 - Trong Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm + Với Trƣởng ban Phó ban phụ trách nhiệm vụ Nhập khẩu: chấp hành mệnh lệnh, chịu quản lý; + Với ngƣời lao động: Phối hợp để thực nhiệm vụ chung - Ngoài Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm: + Phối hợp có yêu cầu để thực nhiệm vụ chung Tổng Công ty  Điều kiện làm việc - Môi trƣờng làm việc: Môi trƣờng làm việc thuận lợi - Thời gian làm việc: Thứ - Thứ 6, ti ng/ngày; Sáng thứ 7, ti ng - Phƣơng tiện, máy móc sử dụng: sử dụng điện thoại bàn, máy fax, máy photo  Yêu cầu công việc người thực - Trình độ đào tạo: Đã tốt nghiệp đại học ngoại thƣơng tƣơng đƣơng, có C Ti ng Anh, B máy t nh văn phòng - Có kỹ đối đáp, giao ti p - Có khả quan sát - Lịch sự; thân thiện, cởi mở; nhanh nhẹn; bi t lắng nghe  Các tiêu chuẩn thực công việc - Có kinh nghiệm làm việc lĩnh vực Nhập năm trở lên; - Nói, vi t Ti ng Anh thành thạo - Vi t nh văn phòng thành thạo - Có khả quan hệ tốt với quan nhà nƣớc Tổng Giám đốc Trƣởng phòng Tổ chức Nhân Bảng 3.5: Bản “Mô tả công việc” cho Nhân viên Kỹ sƣ thiết bị Tổng Công ty Lƣơng thực miền Bắc 78 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh công việc: Nhân viên Kỹ sƣ thi t bị Mã số công việc: XNKNSTP-06 Phòng/Ban: Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm Nơi làm việc: Hà Nội Báo cáo cho: Trƣởng ban Số ngƣời dƣời quyền (n u có): Ngƣời thay th vắng mặt (n u có): Ngạch lƣơng: Ngày áp dụng: / /  Mô tả chung công việc: Phụ trách việc lập hợp đồng, thực giao dịch mua, bán thi t bị vật tƣ nông sản  Nhiệm vụ, trách nhiệm - Lập chứng từ theo hợp đồng Trƣởng ban - Soạn thảo hợp đồng ngoại thƣơng xuất, nhập thi t bị vật tƣ theo phân công Trƣởng ban - Lập hồ sơ lý hợp đồng theo phân công - Liên hệ với hãng tàu để thực công việc - Làm thủ tục hải quan để nhập hàng hóa - Thực nh ng nhiệm vụ khác Trƣởng ban giao  Quyền hạn - Đƣa ý ki n đóng góp  Các mối quan hệ thực công việc - Trong Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm + Với Trƣởng ban Phó ban phụ trách nhiệm vụ xuất, nhập thi t bị vật tƣ nông sản: chấp hành mệnh lệnh, chịu quản lý; + Với ngƣời lao động: Phối hợp để thực nhiệm vụ chung - Ngoài Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm: + Phối hợp có yêu cầu để thực nhiệm vụ chung Tổng Công ty  Điều kiện làm việc - Môi trƣờng làm việc: Môi trƣờng làm việc thuận lợi - Thời gian làm việc: Thứ - Thứ 6, ti ng/ngày; Sáng thứ 7, ti ng 79 - Phƣơng tiện, máy móc sử dụng: sử dụng điện thoại bàn, máy fax, máy photo  Yêu cầu công việc người thực - Trình độ đào tạo: Đã tốt nghiệp đại học tƣơng đƣơng, có C Ti ng Anh, B máy t nh văn phòng - Có kỹ đối đáp, giao ti p - Có khả quan sát - Lịch sự; thân thiện, cởi mở; nhanh nhẹn; bi t lắng nghe  Các tiêu chuẩn thực công việc - Có kinh nghiệm làm việc lĩnh vực thi t bị vật tƣ nông sản năm trở lên; - Nói, vi t Ti ng Anh thành thạo - Vi t nh văn phòng thành thạo - Có khả quan hệ tốt với quan nhà nƣớc Tổng Giám đốc Trƣởng phòng Cán phân t ch công việc gửi “bản mô tả công việc” tới ngƣời lao động để lấy ý ki n đóng góp họ Ai có ý ki n đề xuất trực ti p với cán phân t ch công việc phòng Tổ chức Nhân Cán phân t ch công việc tập hợp tất ý ki n đóng góp lại, dựa sửa lại “bản mô tả công việc” cho hợp lý Ti p theo, Phòng Tổ chức Nhân tổ chức buổi hội thảo với tham gia Ban lãnh đạo Tổng Công ty, Trƣởng Ban Xuất Nhập Khẩu nông sản thực phẩm để đƣa đánh giá, nhận xét góp ý cho“bản mô tả công việc”; theo cán phân t ch công việc sửa lại lần cuối để hoàn thiện “bản mô tả công việc” Thời gian lấy ý ki n chỉnh sửa “bản mô tả công việc” từ – 10 ngày nửa tháng tuỳ khối lƣợng thực t phát sinh Sau hoàn thiện “bản mô tả công việc”, Trƣởng phòng Tổ chức Nhân phê duyệt trình Tổng Giám đốc ký duyệt Cán phân t ch công việc gửi “bản mô tả công việc” đƣợc Tổng Giám đốc ký duyệt tới Ban Xuất Nhập nông 80 sản thực phẩm lƣu lại Phòng Tổ chức Nhân 3.2.3 Áp dụng văn phân tích công việc vào quản trị nhân 3.2.3.1 Đưa vào sử dụng cập nhật định kỳ Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm ngƣời lao động phải áp dụng “bản mô tả công việc” vào trình thực công việc mình; phòng Tổ chức Nhân sử dụng cho nh ng mục đ ch xác định từ bƣớc “Bản mô tả công việc” phải đảm bảo ch nh xác phù hợp ảnh hƣởng đ n hoạt động nhân khác Tổng Công ty Định kỳ cán phân t ch công việc cần phải kiểm tra, rà soát lại công việc, để đảm bảo nh ng thông tin “bản mô tả công việc” phản ánh công việc Hiện công việc đƣợc thi t k theo xu hƣớng mở rộng hơn, linh hoạt, thay đổi công việc diễn thƣờng xuyên hơn, nên Tổng Công ty định kỳ hai năm kiểm tra, rà soát công việc lần để kịp thời có nh ng thay đổi, cập nhật phù hợp với thực t công việc Phân t ch công việc nhằm phục vụ hoạt động quản lý nhân sự, điều quan trọng phải áp dụng hiệu văn phân t ch công việc vào hoạt động này, có nhƣ bi n phân t ch công việc trở thành công cụ quản lý nhân Phân t ch công việc ý nghĩa văn đƣợc xây dựng nên nhƣng không đƣợc sử dụng 3.2.3.2 Áp dụng quản trị nhân Từ việc xây dựng cách chuẩn xác phân t ch công việc, Trƣởng ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm nhìn ch nh xác vị tr công việc ban, nhìn nhận đƣợc yêu cầu vị tr công việc từ có phân công công việc hợp lý, đƣa nh ng k hoạch đề xuất với Phòng Tổ chức nhân nhƣ Ban Lãnh đạo Tổng Công ty lƣơng thực miền Bắc lao động phù hợp cho phân ngƣời việc Ban Xuất Nhập nông sản thực phẩm vận hành tốt nhất, giúp Ban Xuất Nhập Khẩu nông sản thực phẩm sửa ch a nh ng sai sót bố tr lao động trƣớc Dựa so sánh gi a ngƣời lao động công việc mà họ thực với thông tin văn phân t ch để Ban Xuất Nhập Khẩu nông sản thực phẩm bố tr lại họ vào nh ng vị tr 81 th ch hợp Xác định lại nhu cầu đào tạo Ban Xuất Nhập Khẩu nông sản thực phẩm xác định vị tr công việc, số lƣợng ngƣời, ki n thức, kỹ cần đào tạo Trƣởng Ban Xuất Nhập Khẩu nông sản thực phẩm so sánh gi a thực t thực công việc ngƣời lao động với tiêu chuẩn thực văn phân t ch để xác định xem ngƣời lao động có hoàn thành công việc hay không, n u không cần xác định xem nguyên nhân đâu N u nguyên nhân trình độ ngƣời lao động không đáp ứng đòi hỏi công việc cần có biện pháp đào tạo ngƣời lao động Trƣởng ban ti n hành so sánh gi a ki n thức, kỹ thực t ngƣời lao động có với yêu cầu ngƣời lao động cần có văn phân t ch, từ xác định nh ng ki n thức, kỹ thi u ngƣời lao động, xác định chênh lệch, khoảng cách gi a thực t yêu cầu, để Trƣởng ban Xuất Nhập có biện pháp đào tạo bổ sung, nâng cao cho ngƣời lao động Các văn phân t ch sở để Ban Xuất Nhập Khẩu xây dựng nên điều khoản quy định hành vi ngƣời lao động trình làm việc, nhƣ: tiêu chuẩn thực công việc số lƣợng, chất lƣợng mà ngƣời lao động cần đạt đƣợc, thời gian làm việc Các thông tin điều kiện làm việc nêu văn phân t ch giúp Ban Xuất Nhập có nh ng biện pháp đảm bảo vệ sinh, an toàn chongƣời lao động nhƣ cải thiện điều kiện làm việc, cung cấp phƣơng tiện bảo hộ lao động,tránh y u tố nguy hiểm, có hại cho sức khoẻ ngƣời lao động KẾT LUẬN Việt Nam gia nhập Tổ chức Thƣơng mại Th giới (WTO), kinh t Việt Nam hội nhập sâu sắc với kinh t th giới, doanh nghiệp nƣớc tự đặt cho nh ng yêu cầu mới, sức ép cạnh tranh gi a doanh nghiệp Việt Nam với doanh nghiệp nƣớc ngày gay gắt Các doanh nghiệp Việt Nam đứng trƣớc nh ng hội thách thức lớn tham gia vào sân chơi quốc t Đứng trƣớc hội hòa nhập mà không bị hòa tan phải tạo cho nh ng bƣớc đệm v ng chắc, nguồn nhân lực 82 doanh nghiệp đƣợc xem quan trọng bậc Tại Tổng Công ty lƣơng thực miền Bắc nói chung Ban Xuất Nhập nông sản miền Bắc nói riêng, công tác phân t ch công việc chƣa đƣợc Ban quan tâm, đầu tƣ mức; công tác chứa đựng nhiều tồn tại, bất cập có nh ng ảnh hƣởng không tốt tới hoạt động quản lý nhân nói chung Tổng Công ty Hy vọng thời gian ngắn tới công tác phân t ch công việc Ban Xuất Nhập Khẩu nông sản thực phẩm có nh ng thay đổi t ch cực, tạo nh ng sở v ng Ban Xuất Nhập Khẩu nông sản thực phẩm nói riêng, Tổng Công ty lƣơng thực miền Bắc phát triển bền v ng TÀI LIỆU THAM KHẢO Business Edge (2006), Phân tích công việc, giảm thiểu “tị nạnh” công việc, NXB trẻ, Hà Nội Business Edge (2006), Đánh giá hiệu làm việc - Phát triển lực nhân viên, NXB trẻ, Hà Nội Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2005), Giáo trình Quản trị Nhân lực, 83 NXB Lao Động - Xã Hội, Hà Nội Trần Kim Dung (2005), Quản trị Nguồn Nhân lực, NXB Thống Kê, Hà Nội Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2004), Giáo trình quản trị nhân lực, Nhà xuất Lao động- Xã hội, Hà Nội Mai Thanh Thuỷ (2007), Phân tích công việc đánh giá thực công việc nhằm nâng cao công tác quản trị nhân lực công ty TNHH thực phẩm Thông Tấn, Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn H u Thân (2007), Quản trị nhân lực, Nhà xuất Lao động - Xã hội, Luận văn thạc sĩ www.businessedge.com.vn www.kienthuckinhte.com.vn 10 www.vinafood1.com 11 www.quantri.vn 12 www.moj.gov.vn 13 www.eduviet.vn 14 www.myopera.com 15 www.youtemplates.com 84