LỜI NÓI ĐẦU 1 B¸o c¸o chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay người ta bắt đầu nói nhiều đén tầm quan trọng của Quản trị nhân lực Khi người ta nói đến một doanh nghiệp, một giám đốc làm ăn[.]
Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp LI NểI ĐẦU Ngày người ta bắt đầu nói nhiều đén tầm quan trọng Quản trị nhân lực Khi người ta nói đến doanh nghiệp, giám đốc làm ăn thua lỗ, thiếu vốn, thiếu trang thiết bị, thiếu mặt bằng… mà người ta đến người khơng có đủ lực điều hành công việc thiếu trang bị kiến thức quản trị nhân thiếu kinh nghiệm chiến lược người Có thể nói quản trị nhân lực công cụ thiếu tổ chức nào, gắn liền với tổ chức, với việc xếp người vào vị trí định máy tổ chức để đảm bảo khả quản trị, điều hành doanh nghiệp lẫn tương lai Và để đáp ứng điều cơng cụ khơng thể thiếu quản trị nhân lực phải thực hiệu cơng tác phân tích cơng việc Phân tích cơng việc có vai trị vơ quan trọng ảnh hưởng tới tất mặt hoạt động quản trị nhân lực nói riêng tồn tổ chức nói chung Và thời gian 15 tuần thực tập, tiếp xúc làm việc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội, với kiến thức nhìn nhận thực tiễn thấy cơng tác phân tích cơng việc Sở chưa đánh giá mức chưa thật phát huy tác dụng Vì tơi mạnh dạn chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội” nơi tơi thực tập để phần áp dụng kiến thức học vào áp dụng thực tiễn Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội Trong trình thực viết này, xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Vũ Thị Uyên người hướng dẫn làm việc suốt thời gian qua xin chân thành cảm ơn cán công chức viên chức Sở giúp đỡ nhiều cung cấp thông tin, tài liệu kinh nghiệm thực tế Lê Thị Thanh Hờng tế lao động 44 Kinh Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHNG I SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I Nội dung phân tích cơng việc Khái niệm Phân tích cơng việc cơng việc cần phải biết nhà quản trị nhân Phân tích cơng việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị tuyển chọn nhân viên, đặt người vào vào việc khơng biết phân tích cơng việc Mục đích chủ yếu phân tích cơng việc hướng dẫn giải thích cách thức xác định cách chi tiết chức nhiệm vụ chủ yếu công việc cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí người để thực công việc tốt Để hiểu rõ thê phân tích cơng việc phải tìm hiểu định nghĩa liên quan nhiệm vụ,công việc… Nhiệm vụ: biểu thị hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà người lao động cần phải thực Công việc: tất nhiệm vụ, công tác cụ thể mà người lao động cần phải hoàn thành để thực mục tiêu tổ chức Có nhiều khái niệm khác nhau, tác giả khác phân tích cơng việc theo định nghĩa chung phân tích cơng việc q trình thu thập thông tin liên quan đến công việc Phân tích cơng việc xác định kỹ năng, lực trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực cơng việc cách thành cơng Phân tích công việc cung cấp thông tin yêu cầu, đặc điểm công việc, làm sở cho việc xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chun thc hin cụng vic Lê Thị Thanh Hờng tế lao động 44 Kinh Báo cáo chuyên đề thực tËp tèt nghiƯp Các thơng tin phân tích công việc Các thông tin cần phải thu thập phân tích cơng việc: thơng tin nhiệm vụ cụ thể công việc Thông tin nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ cần thực thuộc công việc: Các thông tin thu nhập sở công việc thực tế thực cơng việc, phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực công việc, yếu tố thành phần công việc Thông tin máy móc, thiết bị, cơng cụ, ngun vật liệu u cầu đặc điểm, tính tác dụng, số lượng, chủng loại máy móc, trang bị dụng cụ sử dụng q trình sử dụng cơng việc Thơng tin địi hỏi cơng việc người thực bao gồm tất yêu cầu nhân viên thực công việc học vấn, trình độ chun mơn, kỹ năng, kiến thức hiểu biết liên quan đến thực công việc, thuộc tính cá nhân Các thơng tin điều kiện thực công việc: bao gồm thông tin liên quan đến vấn đề điều kiện làm việc cố gắng thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục Các kết phân tích cơng việc 3.1 Bản mô tả công việc Bản mô tả cơng việc văn viết giải thích nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc vấn đề có liên quan đến cơng việc cụ thể Nội dung mô tả công việc: Phần xác định công việc: Xác định công việc bao gồm thông tin chủ yếu: tên công việc, mã số công việc, người thực công việc, phịng ban địa điểm, người có trách nhiệm ký duyt Nờn ghi rừ Lê Thị Thanh Hờng tế lao động 44 Kinh Báo cáo chuyên đề thực tËp tèt nghiƯp ngày tháng phân tích, điều quan trọng qua bạn biết cần xem xét lại mơ tả vị trí cơng việc Phần tóm tắt nhiệm vụ trách nhiệm thuộc cơng việc Tóm tắt cơng việc mơ tả tính chất, chức hoạt động cơng việc, tóm tắt trách nhiệm chung nội dung giúp phân biệt công việc với công việc khác Phần nêu tình trạng cơng việc: cơng nhân viên làm việc toàn thời gian, bán thời gian, làm tạm thời… Các chức nhiệm vụ thiết yếu: Các nhiệm vụ công việc hoạt động tạo nên trách nhiệm hay chức cụ thể công việc Các nhiệm vụ chủ yếu công việc nhiệm vụ mà thực dẫn tới việc hoàn thành tốt trách nhiệm chức vị trí cơng việc Liệt kê chức năng, trách nhiệm chính, sau cần phải giải thích cơng việc cụ thể cần thực nhiệm vụ Ví dụ: Một số nhiệm vụ chủ yếu viên trưởng phòng nhân là: "chọn lựa, đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dưới" thể sau: - Phát triển tinh thần hợp tác làm việc hiểu biết công việc - Đảm bảo cho nhân viên cấp có đào tạo đặc biệt theo yêu cầu cần thiết công việc - Chỉ đạo việc đào tạo, bao gồm việc giảng dạy, hướng dẫn, giải thích cố vấn cho nhân viên cấp Các điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc: Liệt kê điều kiện làm việc đặc biệt phải làm ca đêm, làm thêm giờ, mức độ tiếng ồn, nhiễm, may rủi cơng việc Lª Thị Thanh Hờng tế lao động 44 Kinh Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ngoi cũn liệt kê thêm mối quan hệ: Cần ghi rõ mối quan hệ chủ yếu người thực công việc với người khác ngồi doanh nghiệp Trưởng phịng nhân doanh nghiệp có mối quan hệ chủ yếu doanh nghiệp: - Thực báo cáo thường kỳ với phó giám đốc phụ trách nhân - Làm việc với tất uỷ viên hội đồng quản trị doanh nghiệp lãnh đạo phòng ban - Thực lãnh đạo, giám sát việc thực cơng việc phịng nhân - Quan hệ với tổ chức bên ngồi xí nghiệp: văn phịng dịch vụ lao động, nghiệp đoàn lao động, sở lao động Các yêu cầu mô tả công việc: Để xây dựng mô tả công việc tốt cần phải đảm bảo yêu cầu sau: - Sắp xếp nhiệm vụ trách nhiệm theo trình tự thực Hãy bắt đầu nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian mang trách nhiệm lớn - Không nên liệt kê tất nhiệm vụ, sử dụng cách diễn đạt “các nhiệm vụ trách nhiệm bản” đoạn đầu kết thúc với câu “thực nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu” - Thể nhiệm vụ riêng biệt cách rõ ràng ngắn gọn Không sử dụng ngôn ngữ chun mơn đưa vào ví dụ cụ thể nhiệm vụ lúc - Bản mơ tả cơng việc phải khách quan xác Mơ tả cơng việc theo cách phải thực thực tế Đảm bảo chức danh vị trí cơng việc phản ánh trách nhiệm khụng h thp ngi lm vic Lê Thị Thanh Hờng tế lao động 44 Kinh Báo cáo chuyên đề thùc tËp tèt nghiƯp - Sử dụng từ có tính hành động Nhấn mạnh mà người đảm nhiệm công việc cần phải làm mà không cần phải giải thích quy trình cần áp dụng Ví dụ nhiệm vụ người lễ tân ghi chép hẹn Mô tả công việc cần phải nêu “ghi chép hẹn” “cần phải lưu lại ghi chép hẹn” Tránh dùng từ “cấp thấp” “cấp cao” có thể, khơng dùng chức danh “quản lý” “giám sát” với công việc mà trách nhiệm đa phần không thuộc lĩnh vực quản lý - Đề cập tới chức danh vị trí người cụ thể Bản mô tả công việc nên đơn giản ngắn gọn, khơng nên rườm rà, dài dịng mơ tả công việc không làm tăng tầm quan trọng công việc Các yêu cầu người viết mô tả công việc: Người viết mô tả công việc cơng việc phải có hiểu biết rõ ràng trách nhiệm vị trí cơng việc chức vị trí Người cần biết vị trí cơng việc lại quan trọng phịng ban vị trí hỗ trợ cho mục đích mục tiêu tổ chức Các câu hỏi then chốt phải đặt là: - Tại lại có vị trí này? - Tại vị trí lại quan trọng? - Vị trí hỗ trợ cho mục đích mục tiêu doanh nghiệp nào? 3.2 Bản yêu cầu công việc người thực Bản yêu cầu công việc người thực liệt kê yêu cầu công việc người thực hiện, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục đào tạo cần thiết; đặc trưng tinh thần thể lực; yêu cầu cụ thể khác vị trí cơng việc Các cơng việc đa dạng nên yêu cầu công việc đa dạng, phong phú Những yêu cầu chung yêu cầu công việc người thực là: Lê Thị Thanh Hờng tế lao động 44 Kinh Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Trỡnh độ văn hố, chun mơn khố đào tạo qua - Các môn học chủ yếu khố đào tạo, kết thi mơn học chủ yếu tốt nghiệp - Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ mức độ đọc, nghe viết - Thâm niên công tác nghề thành tích đạt - Tuổi đời - Sức khoẻ - Ngoại hình - Năng khiếu đặc biệt yêu cầu đặc biệt ghi tốc ký, đánh máy Đảm bảo yêu cầu liệt kê mức độ thiết yếu công việc Đơi người ta có xu hướng liệt kê yêu cầu mong muốn yêu cầu thực cần thiết Việc yêu cầu mong muốn có ảnh hưởng tới việc tuyển dụng, đề bạt, tính tốn tiền lương tiền thù lao Khi cần tuyển chọn nhân viên đào tạo, điều xác định thơng qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân viên, điều tra, trắc nghiệm vấn Tuy nhiên vấn đề trở nên phức tạp cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo họ trước họ thức giao thực công việc Tuyển chọn nhân viên để đào tạo vào: + Thực phân tích cơng việc xác định nên đánh giá thực công việc nào? (Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá) + Xác định yêu cầu, đặc điểm xác cá nhân mà ta dự đốn làm cơng việc thực tốt như: bàn tay khéo léo, trí thơng minh, mức độ nhạy cảm tâm lý Lê Thị Thanh Hờng tế lao động 44 Kinh Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp + Chọn lựa ứng viên theo yêu cầu doanh nghiệp + Yêu cầu ứng viên làm việc đánh giá việc thực công việc ứng viên + Phân tích mối quan hệ nét yêu cầu việc thực công việc ứng viên Từ rút kết luận cần thiết yêu cầu ứng viên 3.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc Bản tiêu chuẩn thực công việc hệ thống tiêu/tiêu chí phản ánh yêu cầu số lượng chất lượng hoàn thành nhiệm vụ quy định mô tả công việc Bản tiêu chuẩn thực công việc thước đo dựa sở kỳ vọng kết công việc vị trí Bản tiêu chuẩn thực công việc sử dụng để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc so với kỳ vọng Nói cách khác, tiêu chuẩn đánh giá kết mong muốn đạt người giữ công việc thực tốt công việc Nội dung: Bản tiêu chuẩn thực công việc bao gồm ba phạm trù chất lượng, số lượng suất lao động thời hạn hồn thành cơng việc Ví dụ việc yêu cầu người đánh máy chữ khơng phép có q hai lỗi tả mười trang đánh máy tiêu chuẩn chất lượng Yêu cầu người đánh máy chữ đánh mười một tiêu chuẩn suất Yêu cầu người đánh máy chữ hoàn thành toàn nhiệm vụ cụ thể giao vào lúc hết làm việc ngày thứ sáu tiêu chuẩn thực công việc thời hạn… Các bước tiến hành: Bước việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá hồn thành cơng việc xác định nhiệm vụ quan trọng đo lường vị trí cơng vic Lê Thị Thanh Hờng tế lao động 44 Kinh Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Cỏc nhiệm vụ đo lường nhiệm vụ mà kết đầu lượng hố đánh giá định tính Đây nhiệm vụ cần phải hoàn thành khoảng thời gian định Phải xem xét phần trách nhiệm phân tích cơng việc xem xét nhiệm vụ phụ mơ tả, tìm xem nhiệm vụ cụ thể đo lường Một nhiệm vụ cụ thể nhân viên tuyển dụng vấn ứng viên Có thể đặt mục tiêu kỳ vọng cho nhiệm vụ cách sử dụng loại thước đo hay kết hợp ba loại thước đo xác định Các thước đo là: kiểu người nào, có vấn đưa lời mời nhận việc Bước thứ hai xác định tiêu chuẩn kết công việc mức độ thực công việc mà cá nhân có khả đào tạo đầy đủ đạt thực vị trí cơng việc Quan hệ phân tích công việc hoạt động quản trị nhân lực khác 4.1 Đối với thiết kế công việc + Dựa vào kết phân tích cơng việc nhà quản lý thiết kế lại cơng việc, có định thiết kế công việc để kết hợp công việc với mục tiêu tổ chức tạo động lực công việc 4.2 Đối với kế hoạch hố nguồn nhân lực + Được sử dụng để mơ tả công việc cần người quảng cáo vị trí làm việc + Được sử dụng để xác định kỹ hoạt động lấy để định lựa chọn người vào làm việc cơng ty + Tìm kiếm người nội doanh nghiệp để đưa vào vị trí thiếu, cách so sánh thơng tin lao động người với yêu cầu cơng việc + Thiết lập tiêu chí lựa chọn cho vị trí cơng việc Lê Thị Thanh Hờng tế lao động 44 Kinh Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp + nh hướng nhân viên công việc cần phải làm 4.3 Đối với q trình tuyển dụng + Phân tích công việc đưa công việc vào cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực lên kế hoạch để lấp đầy chỗ trống + Hiểu biết yêu cầu công việc để phục vụ cho trình hoạch định nguồn nhân lực + Cung cấp thông tin kiến thức kỹ lực có doanh nghiệp + Đưa công việc doanh nghiệp thừa, thiếu nhân lực để người làm công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực đưa giải pháp để giải 4.4 Đối với đào tạo phát triển + Đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua xác định hoạt động mà người lao động phải có để thực cơng việc + Thiết kế chương trình đào tạo cho doanh nghiệp dựa kỹ cụ thể cần thiết + Thiết kế chương trình phát triển cá nhân phục vụ cho việc phát triển nhân viên doanh nghiệp 4.5 Đối với đánh giá thực công việc + Là sở yếu tố để hệ thống đánh giá thực + Là mốc để xem xét mức độ hồn thành cơng việc + Là tiêu chí để xem xét mức độ phù hợp hệ thống đánh giá công việc 4.6 Đối với thù lao lao động + Là sở để xây dựng cấu trả công hợp lý công bằng cách đánh giá giá trị cơng việc địi hỏi thực tế người lao động làm 4.7 Đối với quan hệ lao động + Là sở để giải tranh chấp lao động án + Giúp cho quan hệ lao động bớt gay gắt trỏnh xy mõu thun Lê Thị Thanh Hờng tế lao ®éng 44 Kinh