LỜI NÓI ĐẦU 1 B¸o c¸o chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay người ta bắt đầu nói nhiều đén tầm quan trọng của Quản trị nhân lực Khi người ta nói đến một doanh nghiệp, một giám đốc làm ăn[.]
SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI
Nội dung phân tích công việc
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng vào một việc nếu không biết phân tích công việc.
Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. Để hiểu rõ thê nào là phân tích công việc chúng ta phải tìm hiểu về các định nghĩa liên quan như nhiệm vụ,công việc…
Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà người lao động cần phải thực hiện.
Công việc: là tất cả các nhiệm vụ, công tác cụ thể mà một người lao động cần phải hoàn thành để thực hiện được mục tiêu của tổ chức.
Có rất nhiều các khái niệm khác nhau, của các tác giả khác nhau về phân tích công việc nhưng theo định nghĩa chung nhất thì phân tích công việc là quá trình thu thập thông tin liên quan đến công việc Phân tích công việc xác định các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách thành công.
Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
2 Các thông tin trong phân tích công việc
Các thông tin cần phải thu thập trong phân tích công việc: các thông tin về nhiệm vụ cụ thể của từng công việc
Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc: Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
Thông tin về các máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
Thông tin về đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.
Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục
3 Các kết quả phân tích công việc
3.1 Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.
Nội dung của bản mô tả công việc:
Phần xác định công việc: Xác định công việc bao gồm những thông tin chủ yếu: tên công việc, mã số của công việc, người thực hiện công việc, phòng ban và địa điểm, người có trách nhiệm đã ký duyệt… Nên ghi rõ
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44 ngày tháng phân tích, điều này quan trọng vì qua đó bạn biết khi nào thì cần xem xét lại mô tả vị trí công việc này.
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và các trách nhiệm thuộc công việc
Tóm tắt công việc là mô tả những tính chất, chức năng hoặc những hoạt động cơ bản của công việc, tóm tắt về những trách nhiệm chung và các nội dung giúp phân biệt công việc này với công việc khác Phần này cũng nêu cả tình trạng công việc: công nhân viên làm việc toàn bộ thời gian, bán thời gian, làm tạm thời…
Các chức năng và nhiệm vụ thiết yếu: Các nhiệm vụ của công việc là những hoạt động tạo nên trách nhiệm hay chức năng cụ thể của từng công việc Các nhiệm vụ chủ yếu của công việc là những nhiệm vụ mà khi được thực hiện sẽ dẫn tới việc hoàn thành tốt các trách nhiệm và chức năng của vị trí công việc Liệt kê từng chức năng, trách nhiệm chính, sau đó cần phải giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ chính đó.
Ví dụ: Một trong số các nhiệm vụ chủ yếu của viên trưởng phòng nhân sự là: "chọn lựa, đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dưới" thể hiện như sau:
- Phát triển tinh thần hợp tác làm việc và hiểu biết trong công việc
- Đảm bảo cho nhân viên cấp dưới có được sự đào tạo đặc biệt theo yêu cầu cần thiết của công việc.
- Chỉ đạo việc đào tạo, bao gồm việc giảng dạy, hướng dẫn, giải thích và cố vấn cho nhân viên cấp dưới.
Các nhân tố tác động đến phân tích công việc và các phương pháp tiến hành phân tích công việc
1 Các nhân tố tác động đến phân tích công việc
- Về phía người quản lý: Khi một nhà quản lý có sự quan tâm hay không quan tâm đến phân tích công việc , hiểu biết về tầm quan trọng của phân tích công việc sẽ là một yếu tố không nhỏ quyết định đến sự thành công hay thất bại của phân tích công việc Nếu thờ ơ coi phân tích công việc chỉ là một việc làm mất thời gian và tốn kém chi phí thì có thể nói phân tích công việc đã thất bại ngay từ bước đầu thực hiện.
- Về phía nhân viên nhân sự: Nhà quản lý có thể là người quyết định đến bước đầu tiên của phân tích công việc nhưng chưa phải là quan trọng nhất mà điều đó còn tuỳ thuộc vào các nhân viên nhân sự người trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả phân tích công việc Nhân viên phải là người có trách nhiệm, đảm bảo thông tin chính xác, có đủ trình độ chuyên môn để đảm nhiệm tốt công việc Có đầu óc phân tích và tổng hợp các thông tin thu thập được để tạo ra được các kết quả phân tích công việc thực sự có ý nghĩa phát huy được hết giá trị của nó trong thực tế.
- Về phía người lao động: Ảnh hưởng cũng không nhỏ đến tiến trình phân tích công việc, nhân viên sẽ là người cung cấp thông tin cho quá trình phân tích, sự hợp tác và trung thực của họ sẽ tạo điều kiện để phân tích công việc có được những kết quả chính xác và không tốn quá nhiều thời gian và chi cho việc xác nhận lại thông tin, sửa đổi
2 Các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phân tích công việc
Việc thu thập thông tin để phân tích công việc thường do các chuyên gia về nhân sự, công nhân, nhân viên trực tiếp thực hiện công việc và các giám viên trực tiếp tiến hành.
Là phương pháp trong đó người cán bộ nghiên cứu quan sát một hay một nhóm người lao động thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ Phương pháp
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44 quan sát trực tiếp có nhiều hữu ích khi cần thu thập thông tin để phân tích công việc được thực hiện chủ yếu bằng tay, hoặc chủ yếu do sự cố gắng về thể lực của công nhân viên sản xuất thực hiện Phương pháp này không áp dụng được đối với các công việc có tính chất tình huống như công việc của y tá trong phòng cấp cứu hay công việc của người lao động trí óc.
Nên thực hiện quan sát theo chu kỳ công việc hoàn chỉnh Chu kỳ công việc là thời gian cần thiết cho việc hoàn thành, thực hiện trọn vẹn công việc.
Sau khi thu thập thông tin cần phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều chưa hiểu trong quá trình quan sát và bổ sung thêm các thông tin và người quan sát bị bỏ sót.
Có thể tiến hành quan sát vừa phỏng vấn, cách làm này nhân viên thực hiện công việc dễ bị hồi hộp hoặc bị phá vỡ nhịp điệu làm việc bình thường, làm cho kết quả quan sát khó chính xác. Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện và chi phí thấp.
Nhược điểm: Không mô tả được đầy đủ, sâu sắc công việc.
2.2 Bảng câu hỏi Để cho công nhân, nhân viên điền vào các bảng câu hỏi trong đó có mô tả các quyền hạn, trách nhiệm và các vấn đề có liên quan đến công việc là một phương pháp rất tốt để có được các thông tin phân tích công việc.
Yêu cầu của phương pháp này là cần xác định được:
- Nên dựa vào bảng câu hỏi, những câu hỏi như thế nào?
- Cơ cấu của câu hỏi đó ra sao?
Thông thường trong thực tế có hai thái cực trái ngược nhau về vấn đề câu hỏi là:
- Ngoài chức năng, nhiệm vụ chính, còn yêu cầu nhân viên quá nhiều các chức năng, nhiệm vụ khác nhau.
- Yêu cầu nhân viên quá sơ sài, đơn giản các chức năng nhiệm vụ chính của công việc.
Một bảng câu hỏi tốt thường khắc phục được nhược điểm của hai thái cực trên. Ưu điểm của phương pháp câu hỏi:
- Chi phí thấp hơn so với phương pháp phỏng vấn.
- Nhanh chóng thu thập được thông tin từ nhóm đông.
Nhược điểm: Hạn chế tư duy của người được hỏi do bị khống chế về nội dung trong bảng câu hỏi.
Nười tiến hành phân tích công việc sẽ phỏng vấn nhân viên để lấy thông tin về công việc, các nhiệm vụ mà họ phải hoàn thành…Qua phỏng vấn, người lao động sẽ cho biết những nhiệm vụ nào cần phải thực hiện trong công việc của họ, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó và cần phải thực hiện như thế nào
Các hình thức phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc:
- Phỏng vấn cá nhân với từng công nhân viên.
- Phỏng vấn các giám thị và những người có hiểu biết sâu sắc về công việc.
Các nội dung phỏng vấn sau:
- Nhiệm vụ của công việc
- Đặc điểm của công việc
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44
- Phát hiện được nhiều thông tin về các hoạt động, các quan hệ quan trọng trong công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra được.
- Cho ta cơ hội để giải quyết các yêu cầu và chức năng của phân tích công việc
- Sự bóp méo thông tin: Những người được phỏng vấn thường ngụ ý rằng việc phân tích công việc là nhằm thay đổi tiền lương, nâng cao định mức, giảm bớt số lượng lao động, do đó họ thường có xu hướng đề cao trách nhiệm và những khó khăn của mình và giảm bớt mức độ trách nhiệm và khó khăn của người khác.
Những câu hỏi điển hình trong phỏng vấn phân tích công việc:
- Công việc được thực hiện như thế nào?
- Các nhiệm vụ, quyền hạn chính trong công việc là gì?
- Những bộ phận hay vị trí khác nhau trong cơ thể trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện công việc?
- Trình độ văn hoá, kinh nghiệm, các văn bản chứng chỉ tốt nghiệp cần có theo yêu cầu thực hiện công việc?
- Những cơ sở tính toán và các tiêu chuẩn trong đánh giá thực hiện công việc?
- Yêu cầu về tinh thần và thể lực của nhân viên khi thực hiện công việc?
- Có sự may rủi hay yếu tố bất thường trong thực hiện công việc?
Các lưu ý khi phỏng vấn phân tích công việc:
Để phỏng vấn công việc có hiệu quả cần chú ý :
- Trước hết cần xác định người thực hiện công việc giỏi nhất và người có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thực hiện công việc giỏi nhất.
- Nhanh chóng thiết lập quan hệ với người bị phỏng vấn, sơ bộ nhắc lại mục đích phỏng vấn và giải thích vì sao lại chọn họ để phỏng vấn.
- Thực hiện phỏng vấn theo hướng dẫn của các bảng chỉ dẫn, xem lại các câu hỏi cần thiết Lưu ý hướng dẫn nhân viên trả lời theo yêu cầu và bổ sung thêm những điều bị bỏ sót.
Các bước tiến hành phân tích công việc
1 Xác định các công việc cần phải phân tích
Xác định chính sách của doanh nghiệp, mục đích phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất Thông thường một doanh nghiệp tiến hành phân tích công việc trong các điều kiện sau:
- Khi doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động
- Khi xuất hiện các công việc mới
- Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung
- Khi doanh nghiệp tiến hành rà soát tất cả các công việc theo chu kỳ
2 Lựa chọn phương pháp phân tích Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo loại hình công việc và khả năng tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc như phỏng vấn, bản hỏi, quan sát tại nơi làm việc…
3 Tiến hành thu thập thông tin
Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
4 Sử dụng thông tin thu thập
Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 3 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Viết bản nháp mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Sau đó hoàn thiện lại và truyền đạt tới nhân viên.
IV Sự cần thiết hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội
Phân tích công việc có vai trò vô cùng quan trọng đối với tất cả các tổ chức, giúp cho nhà quản lý nói chung cũng như các cán bộ nhân sự có thể thực hiện được các hoạt động quản trị nhân sự một cách thuận lợi Đó sẽ là cơ sở để nhà quản lý có thể xác định được kỳ vọng của mình đối với nhân viên từ, xác định được chính xác các yêu cầu của công việc với người lao động từ đó có thể đưa ra được các quyết định tuyển dụng nhân sự đúng đắn cũng như trong vấn đề thuyên chuyển, đề bạt Cũng là cơ sở để có thể đánh giá đúng năng lực của nhân viên, loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc phân tích nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc, tạo điều kiện kích thích người lao động làm việc nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thưởng Phân tích công việc còn có ý nghĩa rất lớn đó là công cụ hữu hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần só sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế, giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.
Giúp người lao động hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình Công việc không bị chồng chéo tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong tổ chức Tạo ra các tiêu chuẩn để người lao động có hướng phấn đấu và cố gắng thực hiện tốt công việc được giao, giảm thiểu các mâu thuẫn trong
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44 quan hệ đồng nghiệp, tránh xảy ra xô xát khi so sánh mức lương cũng như so sánh về khối lượng công việc cần phải hoàn thành.
Ngoài những đặc điểm nói trên, khi mỗi cá thể hay tập thể có một bảng mô tả công việc cho mình, doanh nghiệp có thể dựa vào đó để đánh giá thành quả lao động, từ đó làm quyết định khen thưởng hay đề bạt một cách khách quan Đây là một yếu tố không kém phần quan trọng trong việc xây dựng tính đoàn kết của doanh nghiệp
Các kết quả phân tích công việc cũng là cơ sở rõ ràng để trả lời các câu hỏi:
- Tại sao có công việc này?
- Người đảm nhiệm công việc phải có trách nhiệm gì?
- Cần phải có những yếu tố nào để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Các kết quả phân tích công việc còn là nền tảng đảm bảo cho sự nhất quán trong các hoạt động giao tiếp và trong các phương thức quản lý nguồn nhân lực Chúng cũng là cơ sở cho cách hiểu thống nhất về các phận sự của công việc mà những người đảm nhiệm công việc và người quản lý của họ phải chịu trách nhiệm công khai.
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC - THỰC TRẠNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN, MÔI TRƯỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI
Quá trình hình thành phát triển của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội
và Nhà đất Hà Nội
1 Quá trình hình thành phát triển của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội
Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội được thành lập theo quyết định số 101/2003/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội căn cứ vào quyết định số 45/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ về việc thành lập Ngành Tài nguyên môi trường Tiền thân của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội là Sở Địa chính Nhà đất Hà Nội, sau đó sát nhập với quỹ môi trường để tạo nên Sở Chức năng nhiệm vụ của Sở hầu như không thay đổi so với trước đây, hiện nay bổ sung thêm một mảng môi trường hoạt động song song
Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội là cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân Thành phố, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc, bản đồ, quản lý nhà ở và công sở trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Sở Tài nguyên, Môi trường và nhà đất Hà Nội chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND Thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, quản lý về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các Bộ, Ngành có liên quan; chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội, có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước theo quy định hiện hành.
Trụ sở cơ quan đặt tại: 18 Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44
+ Trình UBND Thành phố ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, về công tác quản lý tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn, môi trường, đo đạc bản đồ, nhà ở và công sở (sau đây gọi chung là Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất) trên địa bàn Thành phố.
+ Trình UBND Thành phố về quy hoạch, chương trình, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về quản lý, phát triển, chính sách và khai thác, sử dụng tài nguyên, môi trường và phát triển Nhà ở phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của Thành phố.
+ Tổ chức, thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình sau khi được phê duyệt; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về tài nguyên, môi trường và nhà đất đến tổ chức và công dân; tham gia thẩm định các dự án công trình có nội dung liên quan đến lĩnh vực tài nguyên môi trường và nhà đất.
+ Nghiên cứu, điều tra, khảo sát và lập bản đồ về tài nguyên để có kế hoạch bảo vệ và khai thác sử dụng.
+ Chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý tài nguyên, môi trường và nhà đất ở cấp Quận, huyện, xã, phường và thị trấn.
+ Thanh tra, kiểm tra việc thi hành pháp luật, giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về tài nguyên, môi trường và nhà đất theo quy định của pháp luật Phối hợp với Ban tổ chức chính quyền thành phố và chính quyền địa phương về giải quyết tranh chấp địa giới hành chính trên địa bàn Thành phố.
+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực tài nguyên, môi trường và nhà đất theo quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính của Nhà nước.
+ Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ về quản lý tài nguyên, môi trường và nhà đất; cập nhật, xây dựng hệ thống thông tin – lưu trữ tư liệu, số liệu về tài nguyên, môi trường và nhà đất theo quy
2 1 định của pháp luật; được phép thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực quản lý của ngành theo quy định của pháp luật.
+ Quản lý về tổ chức và công chức, viên chức và người lao động; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức, cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn, làm công tác quản lý về tài nguyên, môi trường và nhà đất theo quy định của
Bộ tài nguyên và môi trường và UBND Thành phố Hà Nội.
+ Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phân cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố.
+ Kiến nghị với UBND Thành phố đình chỉ hoặc bãi bỏ những văn bản của các tổ chức, các cấp chính quyền thuộc thành phố trái thẩm quyền hoặc vi phạm quy định của Nhà nước và Thành phố về tài nguyên môi trường và nhà đất.
- Tổ chức thẩm định trình UBND Thành phố phê duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất hàng năm của Quận, huyện và kiểm tra thực hiện.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch điều chỉnh, bổ sung sử dụng đất hàng năm của Thành phố để trình Chính phủ phê duyệt; hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện.
- Trình UBND quyết định giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng nhà đất, đấu giá quyền sử dụng đất; cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của UBND Thành phố.
- Hướng dẫn UBND các Quận, huyện thực hiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở, đất ao và vườn liền kề khu vực nông thôn; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nông nghiệp, lâm nghiệp trên địa bàn thành phố.
Thực trạng phân tích công việc tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội
và Nhà đất Hà Nội
1 Quá trình phân tích công việc
Do đặc trưng của Sở là cơ quan chính quyền Nhà nước, hầu hết nhân viên trong Sở là các cán bộ công chức có trình độ cao, nhưng công tác phân tích công việc chưa thực sự được quan tâm đúng mức Mỗi một vị trí như Lãnh đạo Sở, các trưởng phó phòng ban đều được Nhà nước ban hành quy chế và được thực hiện theo đúng quy chế đó Còn các vị trí khác sẽ được các trưởng, phó phòng giao cho nhiệm vụ cụ thể Vì vậy có thể nói quá trình phân tích công việc ở đây là chưa có.
2 Hệ thống các kết quả phân tích công việc
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44
2.1 Bản mô tả công việc
Dựa vào quy chế của Nhà nước phòng Tổ chức - Hành chính sẽ xây dựng nên được một bản phân công công tác cho các Trưởng phó phòng (ngoại trừ ban Lãnh đạo Sở) Ban lãnh đạo Sở sẽ thực hiện theo đúng quy chế của Nhà nước.
2.1.1 Bản mô tả công việc của Giám đốc Sở
Giám đốc Sở là thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Sở theo chức năng nhiệm vụ đã được Uỷ ban nhân dân thành phố giao, chịu trách nhiệm cá nhân trước Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân Thành phố về toàn bộ công tác của Sở.
Quyền hạn và trách nhiệm:
- Điều hành phối hợp mọi hoạt động của Sở, giúp Uỷ ban nhân dân Thành phố thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng, thuỷ văn, đo đạc bản đồ, quản lý nhà ở và các công sự trên địa bàn Thành phố Hà Nội theo sự chỉ đạo trực tiếp của Uỷ ban nhân dân Thành phố và sự chỉ đạo hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên, Môi trường và Bộ Xây dựng; bảo đảm việc chấp hành đường lối chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước và các nghị quyết, quyết định, chỉ thị của Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Thành phố.
- Thực hiện hoặc uỷ nhiệm cho Phó Giám đốc Sở thực hiện chế độ báo cáo với Thành uỷ, Uỷ ban nhân dân Thành phố, Bộ Tài nguyên, Môi trường,
Bộ Xây dựng và cơ quan Nhà nước cấp trên; trả lời hoặc uỷ quyền cho Phó Giám đốc trả lời chất vấn của Hội đồng nhân dân Thành phố, cac yêu cầu kiến nghị của cơ quan, đơn vị trực thuộc và của công dân, trả lời các cơ quan ngôn luận về những vấn đề liên quan.
- Giám đốc Sở triệu tập và chủ trì các cuộc họp theo phạm vi quản lý của Sở Tham dự các cuộc họp do cấp trên triệu tập hoặc các hội nghị của
4 5 ban, ngành Thành phố Tuỳ yêu cầu và nội dung hội nghị có thể uỷ quyền cho Phó Giám đốc họp thay.
- Những vấn đề thuộc chủ trương, phương hướng lớn như các đề án về quy hoạch, kế hoạch, phát triển kinh tế xã hội của Thành phố và của ngành về xây dựng lực lượng và cơ sở vật chất kỹ thuật của ngành, các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về quản lý ngành, báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề của Sở… công tác tổ chức cán bộ như thành lập hoặc giải thể một đơn vị, đề bạt, miễn nhiệm cán bộ, cử cán bộ đi nước ngoài học tập và công tác cân thông qua hội nghị gồm Giám đốc, các Phó Giám đốc quyết định hoặc trình lên cấp trên quyết định Trường hợp quá nửa số người dự hội nghị chưa thống nhất, nếu Giám đốc Sở vẫn quyết định thì cần báo cáo cả những ý kiến chưa thống nhất lên cấp trên.
- Giám đốc Sở dành thời gian tiếp xúc và kiểm tra các đơn vị sự nghiệp và cơ sở Hàng tháng bố trí lịch tiếp dân để nghe và giải quyết những việc mà các Phó Giám đốc Sở và các phòng ban chức năng chưa giải quyết dứt điểm hoặc những vấn đề cấp bách.
Khi Giám đốc Sở có việc đi vắng dài ngày sẽ giao cho một đồng chí Phó Giám đốc Sở thay mặt điều hành chung mọi hoạt động của Sở.
Ngoài ra Giám đốc Sở còn chủ trì hoặc tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học thuộc lĩnh vực Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Quản lý cán bộ công chức - viên chức thuộc Sở Quản lý sử dụng có hiệu quả tài chính, tài sản được giao theo quy định Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố giao.
Như vậy có thể thấy được bản phân công công tác tại Sở (có thể coi như một bản mô tả công việc) của Giám đốc Sở đã cụ thể rõ ràng từng nhiệm vụ, bao quát được tổng thể hầu hết các công việc chung cần phải hoàn thành của Giám đốc Sở trong đó còn chỉ rõ người thay thế khi vắng mặt, đảm bảo cho công việc được duy trì liên tục.
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44
Tuy nhiên bên cạnh đó việc trình bày bản mô tả công việc chưa rõ ràng, chưa nhấn mạnh được trách nhiệm công việc chính cần phải làm Không thể hiện được ngày ban hành văn bản để có thể biết chính xác được thời gian gần nhất cập nhật văn bản để có phương án sửa đổi khi thấy cần thiết.
2.1.2 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính
Là công chức được bổ nhiệm chức danh Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính, trực tiếp giúp lãnh đạo Sở quản lý, triển khai công tác tổ chức, công tác hành chính, tài chính của Sở.
Phụ trách chung toàn bộ hoạt động công tác của Phòng Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác quản lý Cán bộ viên chức, công tác quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng Cán bộ công chức, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, sử dụng cán bộ, quản lý hồ sơ cán bộ viên chức theo phân cấp của Thành phố, công tác cải cách hành chính theo mô hình một cửa Theo dõi trực tiếp công tác văn thư, phụ trách việc xây dựng nội quy, quy chế của cơ quan.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUYÊN, MÔI TRƯỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI
Phương hướng phát triển của Sở trong thời gian tới
Bảng 5: Phương hướng thực hiện các mục tiêu của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội trong năm 2006
STT Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện năm
1 Thu phí, lệ phí Triệu đồng 6.788 6.235
2 Thu tiền thuê nhà Triệu đồng 50.000 42.000
3 Thu tiền bán nhà tái định cư Triệu đồng 200.000 247.000
4 Bán nhà theo Nghị định 61/CP
Và Quyết định 20/2000/QĐ-TTg
5 Kế hoach sử dụng đất Ha 644,08 1.626
6 Gắn biển số nhà Biển 18.800 10.000
7 Sửa chữa bảo trì nhà Triệu đồng 25.196 22.019
8 Công tác phát triển nhà ở xây mới m 2 1.550.000 1.400.000
9 Cấp GCN theo Nghị định
10 Công tác thu hồi đất theo chỉ thị 15 Ha 9.7
(Nguồn: Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội)
1 Tập trung chỉ đạo làm tốt công tác soạn thảo văn bản pháp quy và ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện
Tập trung rà soát các văn bản quy định của Thành phố đang triển khai, chủ động nghiên cứu, đẩy mạnh hơn nữa công tác soạn thảo, nhanh chóng hoàn thiện các văn bản pháp luật, hướng dẫn và kiểm tra trong lĩnh vực quản
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44 lý Tài nguyên, bảo vệ môi trường và nhà đất trình UBND Thành phố ban hành nhằm quản lý chặt chẽ, khai thác hợp lý, có hiệu quả nguồn tài nguyên, cải thiện môi trường đầu tư thông thoáng; hướng dẫn triển khai thực hiện toàn diện Luật Đất đai 2003, Luật Xây dựng phù hợp với thực tiễn của Thủ đô, tạo môi trường đầu tư thuận lợi thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội, xây dựng thủ đô giàu đẹp, văn minh, hiện đại, đáp ứng nhu cầu sử dụng đất đai để hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2006
2 Quy hoạch kế hoạch sử dụng đất
Nghiên cứu điều chỉnh Quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất Thành phố đến năm 2010 trên cơ sở sau khi quy hoạch chung phát triển không gian thủ đô Hà Nội đến năm 2020 điều chỉnh được phê duyệt Hướng dẫn UBND các Quận, Huyện thực hiện công tác lập Quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đến năm 2010 (trừ một số quận nội thành đã ổn định); bổ sung và hoàn chỉnh quy hoạch phân bổ sử dụng đất của các xã ngoại thành.
Phấn đấu thực hiện chỉ tiêu kế hoạch sử dụng đất năm 2006 của Thành phố, được HĐND Thành phố thông qua là: 1.626 ha đất; tăng cường việc đôn đốc, kiểm tra quản lý theo quy hoạch kế hoạch sử dụng đất, tập trung rà soát các quyết định giao đất đã quá 12 tháng để đề nghị thu hồi.
3 Công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thống kê đất đai hàng năm và lập hồ sơ địa chính
- Tiếp tục tăng cường kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các Quận, huyện đẩy mạnh công tác kê khai đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo Nghị định 181/2004/NĐ-CP của Chính phủ cho các hộ gia đình, cá nhân và các tổ chức sử dụng đất đối với các trường hợp mới phát sinh và bất khả kháng báo cáo UBND Thành phố xin ý kiến chỉ đạo tháo gỡ, phấn đấu thực hiện kế hoạch năm 2006 cấp 74.612 Giấy chứng nhận, nhằm mục tiêu quản lý đến từng thửa đất, từng chủ sử dụng đất.
- Duy trì đường dây nóng để tiếp nhận ý kiến và giải quyết vướng mắc của nhân dân, xử lý các cán bộ có biểu hiện cản trở, sách nhiễu nhân dân trong việc cấp Giấy chứng nhận.
- Tập trung công tác chỉnh lý biến động bản đồ, xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ địa chính và hệ thống thông tin quản lý nhà đất ở 3 cấp cho các phường, xã, thị trấn đã hoàn thành cơ bản công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Xây dựng quy chế, quản lý lưu giữ và cập nhật hồ sơ địa chính, xử lý thông tin nhanh, chính xác, phục vụ công tác quản lý và tạo điều kiện cho thị trường quyền sử dụng đất trong thị trường bất động sản hoạt động và phát triển; hoàn thành công tác thống kê đất đai của năm 2006.
4 Công tác khai thác tiềm lực từ đất
Phấn đấu thực hiện chỉ tiêu kế hoạch đấu giá quyền sử dụng đất tạo vốn xây dựng cơ sở hạ tầng năm 2006 dự kiến tổ chức đấu giá quyền sử dụng đất, nhà thuộc sở hữu nhà nước của 37 dự án với tổng diện tích là 268 ha đất, diện tích đấu giá 70 ha đất, trong đó có 32 dự án chuyển tiếp với diện tích 58 ha đất, 5 dự án mới với diện tích 12 ha đất, ước thu khoảng 2.300 tỷ đồng; thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, phối hợp với UBND các Quận, Huyện tổ chức triển khai nhanh, có hiệu quả, đúng quy định các Dự án đấu giá quyền sử dụng đất trên địa bàn Thành phố theo quy định của Luật đất đai năm 2003, nhằm phát huy nội lực, góp phần quan trọng tạo nguồn vốn thực hiện các dự án xây dựng công trình trọng điểm của Thành phố như: đường Kim Liên - Ô chợ Dừa, đường vành đai 3, cầu Vĩnh Tuy…Xây dựng quy trình thí điểm thực hiện đấu thầu xây dựng công trình và đấu giá quyền sử dụng đất để tạo vốn xây dựng công trong cùng một gói thầu.
5 Tăng cường công tác quản lý quỹ nhà thuộc Nhà nước quản lý
- Đẩy mạnh công tác bán nhà thuộc sở hữu Nhà nước cho người đang ở thuê theo Nghị định 61/CP đến hết năm 2006 sẽ kết thúc theo chỉ đạo của Chính phủ; tiếp tục hoàn thiện quy trình bán nhà ở theo hướng cải cách hành chính, loại bỏ những khâu trung gian, kiện toàn tổ chức Đẩy mạnh việc triển
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44 khai Dự án đầu tư hạ tầng kỹ thuật quỹ đất 5,2 ha tại khu Yên Hoà, thực hiện Quyết định 20/2000/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ để phấn đấu hoàn thành trong quý II/2006.
- Hoàn thành cơ bản việc giải quyết các trường hợp tồn đọng chưa ký Hợp đồng thuê nhà ở cho các hộ theo Quyết định 118/TTg và việc ký Hợp đồng thuê nhà chuyên dùng, Hợp đồng thuê đất cho các tổ chức kinh tế thuê nhà để sản xuất kinh doanh, làm việc theo Quyết định số 49/2001/QĐ-UB.
- Tăng cường việc kiểm tra, xử lý các trường hợp vi phạm trong việc quản lý và sử dụng nhà thuê, đặc biệt là quỹ nhà chuyên dùng Có biện pháp chống thất thu tiền cho thuê nhà Kiểm tra cơ chế quản lý bất động sản thuộc sở hữu nhà nước trong các doanh nghiệp, cơ quan hành chính sự nghiệp, dịch vụ công ích trên địa bàn Thành phố Hà Nội.
- Xây dựng cơ chế chính sách đất đai phù hợp với điều kiện thực tế trong từng giai đoạn
6 Về công tác thu hồi đất theo quy định của Luật đất đai năm 2003 và Chỉ thị 05/TTg của Thủ tướng Chính phủ
- Tăng cường công tác kiểm tra, kịp thời xử lý nghiêm các vi phạm trong quản lý và sử dụng Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất theo tinh thần của Luật đất đai năm 2003, Luật Bảo vệ Môi trường, Luật Khoáng sản.
- Tiếp tục thực hiện quyết liệt hơn nữa Chỉ thị 15/CT-UB của UBND Thành phố về xử lý thu hồi đất của các đơn vị để hoang hoá, sử dụng sai mục đích, vi phạm Luật đất đai; thực hiện Kháng nghị của Viện Kiểm sát nhân tối cao; tăng cường quản lý đất đai, ngăn chặn xử lý việc mua bán, chuyển nhượng, chuyển đổi mục đích sử dụng đất nông nghiệp, lâm nghiệp
- Phối hợp với các Quận, Huyện tiến hành rà soát, kiểm tra các Dự án đã được giao đất chưa triển khai, quá thời hạn quy định, tiến hành lập hồ sơ thu hồi đất các trường hợp của các tổ chức, cá nhân có vi phạm, trình UBNDThành phố quyết định.
7 Các công trình trọng điểm
Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích công việc
1 Xây dựng quy trình phân tích công việc
1.1 Xác định công việc cần phân tích
Do trong Sở chưa có được các bản mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí công việc vì vậy nên tiến hành phân tích công việc đối với tất cả các vị trí công việc (trừ những vị trí công việc tương tự nhau về nhiệm vụ) tuy nhiên trong khuôn khổ bài viết tôi chỉ tiến hành phân tích công việc đối với các chức vụ
- Chuyên viên phụ trách vấn đề tiền lương
- Chuyên viên phụ trách về khen thưởng…
1.2 Tiến hành lập bảng hỏi và phỏng vấn đối với từng nhân viên
Sau khi lựa chọn các công việc cần phân tích sẽ xây dựng một mẫu bảng hỏi phân tích công việc gửi đến tất cả các nhân viên, các câu hỏi phải dễ hiểu, tránh gây hiểu lầm Và thiết kế các câu hỏi chuẩn bị phỏng vấn, phải tiến hành lựa chọn câu hỏi phỏng vấn phù hợp với tâm lý của từng nhân viên, tạo được tâm lý thân thiện và hợp tác trong trả lời
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44
- Công việc: tên công việc, chức danh, nhiệm vụ quyền hạn, chức năng của người nhân viên khi thực hiện công việc, phương pháp tiến hành công việc, các mối quan hệ trong khi thực hiện công việc … trong quá trình phân tích công việc.
- Yêu cầu đối với người thực hiện: đó là những yêu cầu về sự hiểu biết, trình độ giáo dục và đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm, những yêu cầu về phẩm chất của nhân viên, các điều kiện khác cần có để tiến hành thực hiện công việc …
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: đó là những tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, thời hạn hoàn thành, những tiêu chuẩn về hành vi, thái độ của nhân viên đê đánh giá sự hoàn thành công việc của cán bộ công chức viên chức trong Sở
- Các thông tin liên quan khác như điều kiện khí hậu , máy móc thiết bị cần có để có thể thực hiện công việc…
Các cán bộ phân tích công việc có thể trực tiếp hoặc kết hợp với các trưởng phó phòng ban là người giám sát trực tiếp công việc của cán bộ công chức viên chức trong Sở để xây dựng nên phần mô tả công việc và yêu cầu của công việc đối với người thực hiện Nhờ những thông tin thu thập được và dựa vào kinh nghiệm quản lý, các cán bộ phân tích công việc sẽ viết ra được các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho các vị trí, phản hồi thông tin đến người lao động, sửa đổi lại và viết bản chính trình lên Trưởng phòng Tổ chức
- Hành chính phê duyệt sau đó gửi lên cán bộ quản lý cấp cao hơn Sau đó ứng dụng kết quả phân tích công việc vào thực tiễn quản lý tại Sở
2 Xây dựng các kết quả phân tích công việc
Hoàn thiện bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với các chức danh như trên (thiết kế theo phụ lục 1)
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1 Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội
2 Nhóm công việc: Tổ chức
3 Phòng: Tổ chức hành chính
5 Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính
Theo dõi và thực hiện công tác tiền lương, công tác phí hàng tháng của
Sở, công tác Bảo hiểm xã hội, hưu trí, tử tuất, thai sản, ốm đau của cán bộ công chức viên chức Sở và các công tác đột xuất do lãnh đạo phòng giao.
Các nhiệm vụ cơ bản
+ Làm sổ Bảo hiểm xã hội, báo cáo Bảo hiểm xã hội theo quý với cơ quan Bảo hiểm xã hội
+ Tiến hành chi thai sản, hưu trí, dưỡng sức
+ Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu, lưu giữ giấy tờ của cán bộ công chức viên chức trong Sở.
Trách nhiệm chính của công việc này là hàng tháng, hàng quý tiến hành lập bảng báo cáo lương đến đồng chí Trưởng phòng duyệt và gửi xuống phòng tài vụ chi theo quy định.
Sắp xếp thời gian để có thể lên cơ quan Bảo hiểm xã hội tiến hành làm sổ Bảo hiểm xã hội cho cán bộ công chức viên chức, ghi chép thời gian công
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44 tác, lương và số tiền Bảo hiểm xã hội mà cán bộ công chức viên chức phải đóng và báo cáo lên cơ quan Bảo hiểm xã hội
Giải thích trực tiếp những thắc mắc của cán bộ công chức viên chức về những vấn đề lương và Bảo hiểm xã hội.
Quản lý hồ sơ công chức, sắp xếp hồ sơ theo từng phòng ban, theo trình tự, thông thường phải bổ sung những thông tin liên quan đến hồ sơ của cán bộ công chức viên chức ví dụ như bổ sung các chứng chỉ đào tạo, quyết định nâng lương.
Bảo đảm việc quản lý ngân quỹ, tránh thâm hụt, đảm bảo chi đúng người cần hưởng và chi đủ tránh xảy ra mâu thuẫn.
Cập nhật thông tin vào phần mềm quản trị nhân sự hiện có trong Sở để
Sở Nộ vụ có cơ sở cập nhật thông tin thông qua mạng nội bộ được kết nối với
Tiếp cận các thông tin, quy định của Nhà nước về vấn đề tiền lương và Bảo hiểm xã hội. Đóng vai trò liên lạc giữa cán bộ công chức với cơ quan Bảo hiểm xã hội
Chữ ký của trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1 Chức danh: Chuyên viên đào tạo và tổ chức
2 Nhóm công việc: Tổ chức
3 Phòng: Tổ chức hành chính
5 Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính
Hỗ trợ phòng trong công tác đào tạo, văn thư, tổ chức, Bảo hiểm xã hội và các công tác đột xuất do Lãnh đạo phòng giao.
Các nhiệm vụ cơ bản
+ Phụ trách công tác đào tạo, cử người đi học các lớp chính trị, quản lý hoặc chuyên môn
+ Soạn và trình ký cá quyết định, công văn cử người đi học.
+ Tổ chức, sắp xếp các công việc của Sở, của phòng và đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế trong toàn Sở
+ Hỗ trợ công tác tiền lương, thưởng, và Bảo hiểm xã hội
Trách nhiệm chính của công việc này là tổ chức, sắp xếp các lớp đào tạo ngắn hạn và dài hạn về chuyên môn nghiệp vụ theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Tổ chức các lớp học dưới sự chỉ đạo của đồng chí phó phòng về ISO trong công tác hành chính theo định kỳ.
Gắn kết các kết quả phân tích công việc với các hoạt động quản trị nhân lực tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội
Các kết quả phân tích công việc chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó được truyền đạt tới các nhân viên và được ứng dụng một cách có hiệu quả và hệ thống trong các hoạt động quản trị nhân lực Lúc đó nó sẽ trở thành công cụ cơ bản cho các hoạt động khác, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các công tác kế hoạch hoá, công tác tuyển dụng, đào tạo….
1 Gắn kết với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Công tác lập kế hoạch hoá nguồn nhân lực muốn thành công đòi hỏi phải thực hiện thật chặt chẽ công tác phân tích công việc Hiện nay công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực tại Sở chưa được quan tâm đúng mức khiến cho số lượng công chức hàng năm càng ngay càng tăng mặc dù khối lượng và chất lượng công việc không được nâng cao Do đó để tránh tình trạng này xảy ra, cần phải có một sự phân tích công việc khoa học, có được bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện thực sự có ích để từ đó có thể xác định được công việc này cần bao nhiêu người, có thể thay thế hay tuyển thêm người mới Nếu có thể thay thế sẽ có các quyết định thuyên chuyển hay đề bạt đúng, nếu cần tuyển thêm mới thì hiện tại công việc đó cần có số lượng là bao nhiêu, từ đó có thể lập được kế hoạch nguồn nhân lực chính xác tránh tình trạng tốn kém lãng phí không cần thiết, tiết kiệm được một khoản ngân sách không nhỏ.
2 Đối với công tác tuyển dụng nhân lực và định hướng nhân viên
Việc ứng dụng các bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là một khâu không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân lực đúng và đáp ứng được yêu cầu Khi có một vị trí công việc cần tuyển người cần phải xem xét bản mô tả công việc để có thể phần nào đó giúp các ứng viên có thể hình dung được công việc cần phải làm, có bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện giúp xác định những tiêu chuẩn có phù hợp với yêu cầu hay không Điều này không những giúp cho các ứng viên giúp ứng viên có thể giảm bớt chi phí mà còn góp phần cho Sở có thể giảm được những khoản không cần thiết, thời gian bỏ ra để tiến hành việc sàng lọc thông tin, tiến hành phỏng vấn… Và đặc biệt là có thể tuyển được đúng người đúng việc, chất lượng công tác tuyển dụng được tăng lên tránh tình trạng chỉ dựa vào kinh nghiệm của các cán bộ tuyển dụng xảy ra việc dựa vào ý kiến cá nhân chủ quan Giúp nhân viên mới định hướng được công việc của mình trong tương lai, không mất thời gian của người hướng dẫn phải chỉ bảo.
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44
3 Đối với công tác bố trí nhân lực
Phân tích công việc chỉ thực sự phát huy được hết vai trò của nó khi các kết quả phân tích công việc ứng dụng vào thực tế để có thể sắp xếp đúng người, đúng việc và đúng trình đô từ đó sẽ hạn chế được tình trạng công việc chồng chéo, gây mất đoàn kết và rối loạn tổ chức Thông qua các kết quả phân tích công việc chúng ta có thể biết được trong công việc này cần đòi hỏi những người như thế nào, yêu cầu về trình độ chuyên môn ra sao, từ đó có thể rà soát lại trong tổ chức Sở xem xét những người đáp ứng yêu cầu để sắp xếp vào vị trí công việc đó
4 Đối với công tác đánh giá thực hiện công việc
Hiện nay công tác đánh giá thực hiện công việc trong Sở chưa được thực hiện thường xuyên và toàn diện mà mới chỉ dừng lại ở việc hàng năm xét thi đua khen thưởng đối với cán bộ công chức viên chức và việc đánh giá này mang tính chất chung chung, cào bằng Do đó, việc áp dụng các kết quả phân tích công việc vào đánh giá thực hiện công việc là rất cần thiết Kết quả phân tích công việc sẽ chỉ ra được các công việc nào chúng ta cần phải đánh giá xem các nhân viên đã thực hiện đúng công việc được giao chưa, họ thực hiện như thế nào và các tiêu chí để đánh giá việc thực hiện công việc, về khối lượng, chất lượng, thời gian hoàn thành công việc Từ đó, sẽ đưa ra được quyết định thù lao, khen thưởng và kỷ luật đúng đắn Việc này phải được tiến hành hàng tháng, hàng quý,…Từ đó sẽ giải quyết được những bất bình của người lao động, thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn
5 Đối với công tác đào tạo và phát triển nhân lực
Do đặc thù của Sở là lao động hành chính sự nghiệp, công tác đào tạo của Sở chỉ dừng lại ở cử cán bộ đi nghiên cứu tại các trung tâm trong nước và nước ngoài Và không tiến hành bất cứ hình thức đào tạo nào khác kể cả đào tạo lại Do đó, việc áp dụng các kết quả của phân tích công việc vào công tác này hầu như là không có Chính vì vậy, trong thời gian tới việc áp dụng các kết quả của phân tích công việc vào công tác đào tạo và phát triển nhân lực là
7 9 rất cần thiết vì khi đó chúng ta sẽ xác định đúng người lao động nào cần phải đào tạo, tại sao phải đào tạo, đào tạo như thế nào Khi thực hiện như vậy sẽ tránh được sự lãng phí cho việc đào tạo không cần thiết gây ra.
6 Đối với công tác thù lao lao động
Thông qua bản mô tả công việc, người quản lý có thể đánh giá được mức độ phức tạp của công việc, đánh giá được tầm quan trọng của mỗi công việc trong Sở để có thể tính thưởng và phụ cấp khoa học và chính xác Thông qua bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện có thể đưa ra được các tiêu chí rõ ràng từ đó có thể xác định mức tiền thưởng cho nhân viên Nếu kết hợp giữa phân tích công việc với đánh giá thực hiện công việc tốt sẽ tạo nên được hệ thống trả công hợp lý và công bằng
Như vậy có thể thấy phân tích công việc có thể được áp dụng rất hiệu quả trên tất cả các mặt hoạt động quản trị nhân lực trong Sở sẽ góp phần làm cho hoạt động này trở nên nhịp nhàng và trôi chảy hơn Điều này sẽ một phần nào đó có thể giúp cải thiện được tình trạng cơ cấu tổ chức cồng kềnh không hiệu quả hiện nay ở trong Sở.
Kiến nghị
1 Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở
Quan điểm của Lãnh đạo Sở thực sự có ý nghĩa rất quyết định đến sự thành công hay thất bại của phân tích công việc Tuỳ theo cách nhìn nhận của họ về tầm quan trọng của phân tích công việc hiện nay ở trong Sở, thì phân tích công việc có được chú trọng hay không Vì vậy để cho phân tích công việc phát huy được tác dụng thực sự của nó và trở thành công cụ của quản trị nhân lực thì Lãnh đạo Sở nên quan tâm đến quá trình phân tích công việc tạo điều kiện để phòng Tổ chức - Hành chính và các phòng ban khác thực hiện công tác này và sau khi thu được các kết quả phân tích công việc sẽ có những ý kiến đóng góp, có những chỉ thị và là người đi đầu trong việc thực hiện theo các kết quả phân tích công việc đã được tạo ra từ đó các nhân viên sẽ theo gương làm cho bộ máy của Sở hoạt động trôi chảy hơn, nhịp nhàng hơn.
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44
2 Kiến nghị với phòng Tổ chức - Hành chính
Phòng Tổ chức - Hành chính đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình phân tích công việc là người tham gia trực tiếp xây dựng các kết quả phân tích công việc Phải cử ra người có chuyên môn chịu trách nhiệm khởi xướng, tổ chức, thúc đẩy quá trình phân tích công việc, tìm hiểu để có được các phương pháp thích hợp thu thập thông tin, xử lý thông tin cũng như trong quá trình tiến hành viết các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Và đặc biệt là vấn đề truyền đạt các tài liệu này như thế nào đến các nhân viên Đó là câu hỏi làm đau đầu các nhà quản lý nhân lực hiện nay Bởi thực tế các nhà quản lý cấp cao (ban lãnh đạo Sở) phải bận bịu với việc giải quyết các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của mình Các trưởng phó phòng ban chuyên môn chủ yếu phải lo toan các công việc chuyên môn Khi tuyển thêm một người phụ trách nguồn nhân lực thì người này được giao chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động truyền đạt thông tin Việc xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc có chất lượng tốt đóng vai trò quan trọng đối với việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực Tuy nhiên việc truyền đạt những tài liệu này tới tất cả mọi người trong tổ chức thậm chí còn quan trọng hơn Ví dụ hãy hình dung một công ty nhỏ thuê một nhà tư vấn viết một bản mô tả công việc thật hay cho tất cả các vị trí công việc của công ty nhưng không một ai ngoài nhà quản lý hiểu được các tài liệu này Liệu khi đó có thể nghĩ rằng những tài liệu này có ích hay không? Câu trả lời tất nhiên là không.
Truyền đạt các kết quả phân tích công việc tới nhân viên là một quá trình liên tục, bởi vì các kết quả phân tích công việc được cập nhật liên tục.Doanh nghiệp không thể chờ cho đến khi các kết quả phân tích công việc được làm xong mới phổ biến chúng tới các nhân viên Việc truyền đạt các tài liệu này có thể bắt đầu bằng quá trình phân tích công việc thông qua việc lôi cuốn các nhân viên tham gia vào phát triển bản mô tả công việc, bản yêu cầu
8 1 của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của họ Cũng có thể áp dụng một số phương pháp truyền đạt thông tin sau:
Lôi cuốn sự tham gia của nhân viên: Việc lôi cuốn những người đảm nhiệm công việc, những người quản lý trực tiếp của họ và các nhân viên có liên quan khác tham gia vào quá trình phân tích công việc là rất quan trọng không chỉ bởi họ là nguồn thông tin mà còn do họ là những người sẽ triển khai thực hiện các kết quả phân tích công việc đã được xây dựng Việc lôi cuốn các nhân viên tham gia xây dựng bản phân tích công việc và kết quả phân tích công việc sẽ giúp họ:
- Và điều quan trọng hơn cam kết thực hiện các ý tưởng và quy chế được đề ra trong các kết quả phân tích công việc.
Sổ tay hướng dẫn: Có thể truyền đạt các kết quả phân tích công việc này bằng cách tập hợp toàn bộ các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của tất cả các vị trí công việc hiện tại (và tương lai) vào trong sổ tay hướng dẫn của doanh nghiệp và cho phép tất cả các nhân viên tiếp cận được chúng.
Bảng thông báo: Bảng thông báo của doanh nghiệp là một phương pháp khác để truyền đạt cho nhân viên Có thể đưa lên bảng thông báo các kết quả phân tích công việc hoặc bất cứ sự thay đổi nào trong các kết quả phân tích công việc Để thực hiện có hiệu quả việc này, cần phải có các quy tắc về việc sử dụng bảng thông báo của doanh nghiệp Bảng thông báo của doanh nghiệp phải được đặt tại các khu vực mà tất cả các nhân viên có thể tiếp cận chúng dễ dàng.
Bản tin: Một số doanh nghiệp thường phân phát bản tin tới tất cả các nhân viên của mình Bản tin có thể bao gồm các kết quả phân tích công việc và nó là một công cụ quý báu phục vụ cho việc truyền đạt thông tin đến các nhân viên.
Lê Thị Thanh Hờng Kinh tế lao động 44
Chương trình định hướng nhân viên: Chương trình này đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với những người mới vào làm việc tại doanh nghiệp Các chương trình định hướng cũng là một công cụ phục vụ cho việc cập nhật những thay đổi trong các kết quả phân tích công việc của các nhân viên hiện có.
3 Kiến nghị về vai trò của cán bộ công chức viên chức tại Sở
Phải tạo điều kiện để phòng Tổ chức - hành chính có thể thực hiện được nhiệm vụ xây dựng nên các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện Xét cho cùng thì người phụ trách quản lý nguồn nhân lực không thể hiểu hết các công việc của từng nhân viên trong Sở bằng những người giám sát trực tiếp hay các trưởng phó phòng ban Và các trưởng phó phòng ban là những người biết nhiều hơn về thực trạng đặc điểm của công việc trong Sở phải chịu trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào và thông tin phản hồi và thực hiện theo các văn bản kết quả phân tích công việc Sau khi các kết quả phân tích công việc đã được xây dựng xong thì các trưởng phó phòng ban có thể sử dụng chúng như là công cụ để quản lý nhân viên và truyền đạt những kết quả phân tích công việc này là rất quan trọng Trong quá trình này, sự hiểu biết và cộng tác giữa những người quản lý đóng vai trò then chốt cho sự thành công.